maagtic

Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones(MAAGTIC)

Descripcin de los Productos de los Procesos, base de los Formatos sugeridos

Julio de 2010

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONES

I. INTRODUCCIN. El presente documento forma parte del MAAGTIC, presenta la descripcin general de la totalidad de los Productos que son generados en los procesos del Marco rector de procesos del MAAGTIC, como referencia que complementa la descripcin de las actividades y factores crticos de cada uno de los procesos as como de su correspondiente diagrama de flujo de informacin.

Al finalizar cada una de las descripciones se seala el anexo en el cual se encontrar el formato sugerido correspondiente a cada Producto. Los productos que tienen formato libre, no indican ningn nmero de anexo/formato.

Cabe aclarar que, de acuerdo la indicacin que se encuentra en el MAAGTIC, existir un Anexo para cada proceso, este recibe una numeracin secuencial de acuerdo al orden que siguen los procesos en el Manual, esto es, dese el anexo nmero 1 al nmero 30, y los Formatos asociados a los Productos a los que les aplique un Formato, tambin siguen un nmero secuencial de acuerdo al orden en el que son resultados de las actividades del Proceso al que correspondan.

Notas: Asimismo es muy importante sealar las descripciones de cada producto sealan la informacin que mnima que necesariamente debe contener.

Los formatos sugeridos son una referencia adaptable de acuerdo a las necesidades de cada UTIC.

Los Anexos conteniendo los formatos sugeridos por la UGD se integrarn en breve en www.normateca.gob.mx > TIC, en el apartado de anexos del MAAGTIC.

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Proceso: 5.1.1 Establecimiento del modelo de gobernabilidad de TIC Descripcin de productos Nombre: Descripcin:

Documento de Documenta las siguientes definiciones: integracin y Objetivos operacin del Grupo Miembros del grupo de trabajo para la direccin de TIC Roles y responsabilidades de cada miembro Responsabilidades del Grupo de trabajo para la direccin de TIC Operacin bsica de las sesiones del grupo Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 1, Formato 1 Documento de Establece las definiciones bsicas siguientes: integracin y Objetivos operacin del Grupo Miembros del grupo de trabajo estratgico de TIC Roles y responsabilidades de cada miembro Responsabilidades del Grupo de trabajo estratgico de TIC Operacin bsica de las sesiones del grupo Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 1, Formato 2 Descripciones de roles y responsabilidades En ste se definen, usualmente mediante una matriz de asignacin los roles y responsabilidades para las actividades de un proceso. Esta matriz se conoce como matriz RACI, acrnimo de sus siglas en ingls: Responsible, Accountable, Consulted and Informed. Debe considerar al menos lo siguiente: Cruce total de roles sobre alguna y, en caso de ser necesario, ms de una de las 4 diferentes posibilidades de accin de la matriz: responsable de la ejecucin, responsable de rendir cuentas, responsable de asesorar o proporcionarPgina 3 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: consultora y responsable de mantenerse informado (que debe ser informado). Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 1, Formato 3 Segregacin de roles y responsabilidades Este documento debe contener, al menos, la definicin de: La divisin de roles y sus correspondientes responsabilidades de manera se que excluya la posibilidad que un solo individuo tenga cubra una actividad, o conjunto de actividades crticas de un proceso. Los tramos, que contengan las actividades, en los que se debe segregar el proceso de que se trate, y que deben ser asignados a los diversos actores ste. Los criterios para identificar y prevenir irregularidades en la gestin de los procesos originados por roles y responsabilidades indebidamente asignados y/o ejecutados, de manera que sea posible evitar discrecionalidades o errores. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 1, Formato 4 Lista de asuntos y acuerdos directivos Este documento, a manera de minuta de la sesin de trabajo del Grupo de trabajo para la direccin de TIC, debe contener al menos los siguientes datos: Fecha, hora de inicio y hora de finalizacin de la sesin Lista de participantes Lugar de la sesin Lista de asuntos tratados, indicando los proyectos o servicios involucrados as como los procesos que impacta Lista de acuerdos tomados, incluyendo fechas compromiso, responsables, acciones principales y acciones de seguimiento Firmas de asistencia Firmas de revisin y autorizacin Fecha de la prxima sesin

Anexo 1, Formato 5

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Proceso: 5.1.2 Planeacin estratgica de TIC Descripcin de productos Nombre: Matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) Descripcin: Constituye una herramienta para efectuar el anlisis analizar elementos internos o externos de programas y proyectos Contiene la informacin de fortalezas y debilidades, resultado del anlisis del entorno interno as como, las amenazas y oportunidades resultado del anlisis del entorno externo, tambin es denominada matriz FODA. Los resultados que provee son a nivel estratgico. Formato libre. Documento estratgico de TIC Este documento las definiciones estratgicas de la UTIC, stas deben haber sido revisadas y aprobadas por el titular de la Institucin, deber contener al menos: Misin Visin Objetivos generales Indicadores institucionales relacionados Indicadores estratgicos de TIC Iniciativas estratgicas Proyectos y reas patrocinadoras Programas o Que definen las acciones necesarias a corto plazo as como las de mediano y largo plazo previamente definidas y que se relacionan directamente.

Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 2, Formato 1 PETIC, en DAS-IT Documenta la informacin relativa a la planeacin estratgica de la UTIC para la Institucin, describe al menos los siguientes aspectos: Anlisis del ambiente externo e interno Misin y visin de la UTICPgina 5 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Inventario de iniciativas de inversin de TIC Portafolio de proyectos autorizados Presupuesto Priorizacin de iniciativas y proyectos Mecanismos de comunicacin Mecanismos de seguimiento, control y evaluacin Firmas de realizacin, revisin y autorizacin del PETIC Este documento debe ser registrado en el sistema DAS-IT de acuerdo a la informacin requerida por ste. Formato de registro ya definido por el propio sistema. No se presenta formato en el Anexo correspondiente. Mapa estratgico de la UTIC Permite la visualizacin de manera grfica de las estrategias definidas por la UTIC. Al construir el Mapa debern considerarse, al menos, las perspectivas siguientes: Perspectiva financiera Perspectiva del usuario Perspectiva de procesos Perspectiva de desarrollo de personal y aprendizaje Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Para cada perspectiva se debern definir o identificar, y plasmar en el mapa, las lneas estratgicas y sus objetivos correspondientes. Anexo 2, Formato 2 Cuadro de mando integral El cuadro de mando concentra, de manera cuantitativa, las metas y los indicadores que permiten visualizar el punto de inicio, los avances y desviaciones el cumplimiento de la estrategia de la Institucin. Por medio de este se debe obtener una medicin del cumplimiento de las estrategias de TIC, los compromisos de la UTIC, en las perspectivas ya citadas anteriormente: Perspectiva financiera Perspectiva del usuario Perspectiva de procesosPgina 6 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Perspectiva de desarrollo de personal y aprendizaje

Anexo 2, Formato 3 Relacin de Iniciativas de TIC y/o proyectos estratgicos de la UTIC En este documento se integran las Iniciativas de inversin de TIC y/o Proyectos estratgicos de la UTIC que fueron identificados, y en su oportunidad, evaluados y autorizados. stos iniciativas y proyectos, son sustento a la estrategia de la Institucin en materia de TIC. Debe contener la informacin formalizada de acuerdo a lo que se establezca en el proceso de Administracin del portafolio de proyectos. Anexo 2, Formato 4 Reportes de seguimiento del PETIC reporte del DAS-IT Documento que contiene la evidencia de la realizacin de sesiones de presentacin de avances sobre el cumplimiento del PETIC de la UTIC a los mandos medios y superiores; dichos reportes debern contener informacin relativa a: Fecha y participantes Situacin actual de los indicadores del cuadro de mando integral Identificacin de desviaciones en caso de existir Registro y estado de las acciones correctivas

Este reporte es generado por medio del sistema DAS-IT, por lo que su formato ya est definido por el propio sistema. No se presenta formato en el Anexo correspondiente. Repositorio de Iniciativas de TIC y/o proyecto estratgico de la UTIC En este repositorio se almacenan desde su inicio las Iniciativas de TIC y los Proyectos estratgicos de la UTIC, se mantienen actualizadas por medio de las actividades/procesos involucrados. Este repositorio contendr los datos necesarios para el seguimiento a nivel estratgico de las iniciativas y o proyectos, de acuerdo a las necesidades de cada institucin. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato

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Proceso: 5.1.3 Determinacin de la direccin tecnolgica Descripcin de productos Nombre: Descripcin de roles y responsabilidades del Grupo de trabajo de la arquitectura tecnolgica Descripcin: Documento en el que se establece el objetivo del grupo as como las bases para su operacin y, de manera detallada, los roles y responsabilidades necesarios para la operacin del grupo. El documento deber contener al menos: Descripcin de cada Rol, responsabilidad y autoridad asociada Servidor o servidores pblicos o personal que desempearn cada rol que se especifique Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 3, Formato 1 Directrices rectoras para la arquitectura tecnolgica Documento estratgico en el que se establecen los principios tecnolgicos de alto nivel, entendindolos como las lneas o directrices que deben guiar la las definiciones para la seleccin de la plataforma tecnolgica de la Institucin as como de sus mecanismos de gobierno. Para cada directriz se deber indicar, al menos, lo siguiente: La conceptualizacin de la directriz Los servicios necesarios y fututos que cubre El dominio tecnolgico asociado y las capacidades actuales de la UTIC La tecnologa existente y las tendencias viables que pueden ser aplicables Estimaciones de presupuesto Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 3, Formato 2 Programa de tecnologa El programa deber contener, al menos, lo siguiente: La visin de la arquitectura tecnolgica de la Institucin La direccin tecnolgica de la Institucin en trminos de servicios de TICPgina 8 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Las directrices rectoras para la arquitectura tecnolgica El programa de iniciativas y/o proyectos de tecnologa a los que se dar cobertura Los programas de adquisicin de TIC estimados, por dominio tecnolgico/servicio Las estrategias de migracin para pasar del estado actual de las arquitecturas tecnolgicas al estado esperado al que llevar el programa de tecnologa. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Formato libre. Mecanismo de seguimiento al desarrollo tecnolgico y sus tendencias Documento que define un conjunto de elementos estructurados con el objetivo de dar seguimiento, principalmente a: Fuentes y periodicidad del seguimiento o o o o Los desarrollos y tendencias tecnolgicas, Los programas y actividades del sector, Los asuntos de infraestructura y cambios a requerimientos Los cambios en disposiciones regulatorias relacionadas con la materia de TIC, los procesos del marco rector del MAAGTIC y los servicios de TIC

Variaciones comparativas cuantificables en las que sea aplicable Reportes comparativos en caso de variables no cuantificables Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Formato libre. Repositorio de requerimientos tecnolgicos administrados En este repositorio se almacenan los datos de los requerimientos tecnolgicos, en su lnea base y sus diversas actualizaciones, derivados de las necesidades, objetivos, estrategias, proyectos y servicios que debern ser sustentados por el Programa de tecnologa. Este repositorio contendr los datos necesarios para el seguimiento del Programa de tecnologa, de acuerdo a las necesidades de cada institucin. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato

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Proceso: 5.2.1 Administracin de la evaluacin de TIC Descripcin de productos Nombre: Objetivos e indicadores del sistema de evaluacin de TIC Descripcin: Documento que define, al menos los siguientes elementos: Los objetivos del proceso de Administracin de la evaluacin de TIC Los objetivos y alcances del Sistema de evaluacin de TIC Los elementos del Sistema y sus interrelaciones Los insumos, productos, proveedores y clientes del Sistema Los indicadores bsicos para su correcta operacin y entrega de datos al proceso OSGP La forma de operacin del sistema en trminos de tiempos de recepcin y entrega de insumos y productos respectivamente Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 4, Formato 1 Mtricas y modelos de clculo del sistema de evaluacin de TIC Documento que contiene, al menos, lo siguiente: Los modelos y frmulas de clculo del sistema de evaluacin de TIC La definicin de las mtricas (parmetros y variables) para la operacin de los indicadores: o o o o Nombre Categora Unidad de medida Periodicidad de su generacin

El diseo de cada indicador Los responsables de las mtricas, Los responsables del diseo de cada indicador Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 4, Formato 2Pgina 10 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Mecanismos de recoleccin y almacenamiento de datos Descripcin: La definicin de los mecanismos que se establezca en el documento deber contener, al menos, lo siguiente. Proceso que provee el dato Responsable (rol) que provee el dato Periodicidad con la cual debe entregar el dato Recoleccin ordenada de entrega-recepcin del dato: o o o o Formato de entrega Validacin de la recepcin de los datos Validacin de la consistencia e integralidad de los datos recibidos Verificacin del almacenamiento de los datos: automatizado o semi automatizado.

Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de entrega, revisin y autorizacin correspondientes

Anexo 4, Formato 3 Herramientas de recoleccin y almacenamiento de datos Se refiere a aquellas herramientas y/o sistemas de software que sea posible a la UTIC implementar de manera que pueda agilizarse la recoleccin y el almacenamiento de los datos necesarios para la operacin del Sistema de evaluacin de TIC. Formato libre. Mtodos de anlisis Este producto consiste en un documento que define los mtodos de anlisis de manera del sistema de detallada. evaluacin de TIC Los diversos mtodos que se especifiquen en este documento debern ser seleccionados de acuerdo a la naturaleza de los datos (parmetros/variables) que sern insumo del Sistema, de manera que habiliten el anlisis de los indicadores y reportes que produzca el propio Sistema de evaluacin de TIC. Deber contener, al menos, lo siguiente: Los diversos mtodos a utilizar y su justificacin. Especificar los periodos en los cuales se revisar que los mtodos estn siendo efectivos y proveyendo los resultados necesarios. Especificar los criterios para evaluar la utilidad de los mtodos, y los resultados de la actividad de medicin y anlisis. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantesPgina 11 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Firmas de revisin y autorizacin

Formato libre. Herramientas de anlisis de datos ste producto define las herramientas que sern utilizadas para el Anlisis de los datos de manera que provean de un adecuado registro, almacenamiento, actualizacin y recuperacin de stas en el repositorio de mtricas; as como permitan la elaboracin gil de los informes de medicin y anlisis. Las herramientas pueden ser automatizadas o semi-automatizadas, de acuerdo a las estrategias y recursos de la UTIC. Formato libre. Repositorio de mtricas Es un almacn de datos utilizado para recolectar y poner a disposicin de los involucrados en el proceso de Administracin de la evaluacin de TIC, y otros que se relaciones, los datos de las mtricas del Sistema de evaluacin de TIC. No aplica el concepto de formato Reportes de resultados obtenidos en la revisin Este reporte deber contener al menos lo siguiente: Lista de verificacin de los datos insumo para la totalidad de las mtricas: o o Consistencia e integridad de los datos Validez del periodo colectado

Resultados del anlisis de la lista de verificacin. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 4, Formato 4 Informes de medicin y anlisis Este reporte deber contener al menos lo siguiente: El resultado de la operacin de los indicadores Periodo al que corresponden Conclusiones preliminares sobre el impacto a los procesos, servicios y recursos. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 4, Formato 5

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Informes ejecutivos de evaluacin de TIC Descripcin: Estos reportes debern disearse para presentar, a los niveles superiores, al menos lo siguiente: Datos relevantes, sintetizados, que muestren, el grado en el que se estn cumpliendo los niveles esperados de desempeo Los resultados de la operacin de los indicadores en el cuadro de mando integral de TIC Conclusiones finales revisadas sobre el impacto a los procesos, servicios y recursos Los controles y acciones realizadas para la mitigacin de los riesgos identificados en la UTIC, durante el periodo que comprenda el reporte Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 4, Formato 6 Programa de Mejora Este documento deber contener al menos los elementos siguientes: Las acciones preventivas y correctivas definidas en base a los resultados de la operacin de los indicadores y las conclusiones finales sobre el impacto a los procesos, servicios y recursos El programa de implementacin de las acciones de mejora, conteniendo fechas de inicio y terminacin, responsable o responsables, participantes, recursos a aplicar, resultados esperados Los resultados de las acciones, una vez que sean ejecutadas Comparativo de resultados esperados y resultados obtenidos Conclusiones documentadas Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 4, Formato 7

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Proceso: 5.2.2 Administracin de riesgos de TIC Descripcin de productos Nombre: Descripcin de roles y responsabilidades del Grupo de trabajo de riesgos de TIC Descripcin: Documento en el que se establece el objetivo del grupo as como las bases para su operacin y, de manera detallada, los roles y responsabilidades necesarios para la operacin del mismo. El documento deber contener al menos: Descripcin de cada Rol, responsabilidad y autoridad asociada Servidor o servidores pblicos o personal que desempearn cada rol que se especifique Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 5, Formato 1 Directriz rectora del Documenta las lneas estratgicas para implantar la administracin de riesgos de TIC en proceso de el contexto de la Institucin, debe establecer, al menos: administracin de Justificacin para la implantacion de la administracin de riesgos de TIC. riesgos de TIC o Antecedentes, eventos previos, requerimientos y/o compromisos con otras instituciones o tendencias del negocio o de TIC Objetivos y alcance de la directriz rectora del proceso de Administracin de riesgos Requerimientos regulatorios identificados para los procesos del marco rector del MAAGTIC y para los servicios que provee la UTIC La asignacin de roles y responsabilidades para a la aplicacin y cumplimiento de la directriz. Los elementos para la administracin de riesgos en materia de TIC, entre otros: o o o Umbrales de la tolerancia al riesgo de TIC de la Institucin. Los mecanismos y mtodos por medio de los cuales se medir el proceso y la administracin de riesgos en materia de TIC. Herramientas que sern usadas para administrar los riesgos de TIC, pueden ser automatizadas o semi automatizadas, segn las capacidades de la Institucin. Las medidas para corregir las desviaciones sobre los lmites dePgina 14 de 94

o

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: exposicin al riesgo as como sobre los niveles de tolerancia al riesgo. Definicin del mecanismo de difusin a todo el personal involucrado, de la UTIC y de la Institucin Definir el mecanismo para la ejecucin de revisiones del cumplimiento de la directriz, deber definirse el o los responsables de estas revisiones, debern definirse las acciones correctivas aplicando criterios de impacto, en al menos tres categoras: severo, alto, medio, bajo. Definicin del mecanismo de revisin peridica de la eficiencia de la directriz, la revisin peridica deber efectuarse en plazos no mayores de un ao. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 5, Formato 2 Matrices de riesgo En este documento se deben especificar los diversos escenarios de riesgo, tomando en de TIC actualizadas consideracin: Incidentes que se hayan registrado, activos y servicios de TIC crticos, amenazas potenciales internas y externas, tanto a la UTIC como a la Institucin. Deber incluir la definicin de los aspectos indicados en la actividad ARTI-2 Evaluar los Riesgos de TIC as como y los que se enlistan a continuacin: Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Descripcin del Riesgo o o o Tipo de amenaza y agente que la provoca Proceso o servicio de TIC Activos involucrados

Probabilidad de ocurrencia, parmetros utilizados para el clculo de la probabilidad Descripcin del impacto o los diversos impactos que el Riesgo pueda causar o Nivel de impacto (severidad)

Severidad del riesgo o o o en trminos del impacto a los servicios de TIC en operacin a los servicios de TIC comprometidos a los proyectos en curso

Impactos que alcanzan a la Institucin (en trminos de imagen al ciudadano y sus organizaciones y en trminos de relacin de intercambio de servicios con otras instituciones)Pgina 15 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Tratamiento del riesgo o acciones de mitigacin Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 5, Formato 3 Declaraciones de aplicabilidad (SoA) Documentan, para cada riesgo, la identificacin y seleccin de los controles que debern implantarse para reducir el riesgo a niveles aceptables por la entidad o dependencia; describe al menos los siguientes elementos: Activo de TIC, proceso del MAAGTIC o servicio de TIC en riesgo Riesgo asociado Control o controles actuales Control o controles seleccionados para mitigacin del riesgo o o o Justificacin para su seleccin Otras controles alternativos Ventajas del o los controles seleccionados sobre los no seleccionados

Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 5, Formato 4 Programas de mitigacin de riesgos Establece el programa de implantacin de los controles seleccionados con el fin de mitigar los riesgos; en ste se deben describir al menos los siguientes elementos: Activo de TIC, proceso del MAAGTIC o servicio de TIC en riesgo Riesgo y control o controles seleccionados Actividades calendarizadas para la implantacin de los controles Fecha de verificacin de la implantacin Responsable de la implantacin Responsable de verificar el cumplimiento Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 5, Formato 5

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Programas de contingencia Descripcin: Documenta las acciones y decisiones en caso de un evento o incidente que tenga un impacto potencial para la Institucin; debe incluir al menos lo siguiente: Para cada Riesgo: Equipo de respuesta al Riesgo o o o o Procedimiento en caso que ocurra la contingencia. Procedimiento de activacin del programa de contingencia al Riesgo que se presenta Levantamiento de informacin despus de finalizadas las acciones de contingencia para mitigar el riesgo Evaluacin preliminar del dao Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Periodo de actualizacin del programa Firmas de revisin y autorizacin Estructura, organizacin Responsabilidades del equipo de respuesta al riesgo Lista de contactos internos y externos

Anexo 5, Formato 6 Repositorio de riesgos de TIC actualizado En este repositorio se almacenan los datos que son generados, recopilados y actualizados dentro del proceso de Administracin de riesgos de TIC, tanto en su lnea base como en sus diversas actualizaciones. Segn sea el caso ser actualizado por los procesos relacionados. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato

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Proceso: 5.3.1 Administracin del portafolio de proyectos de TIC Descripcin de productos Nombre: Criterios de evaluacin de iniciativas de TIC Descripcin: En este documento se deben establecer las caractersticas cualitativas y cuantitativas de los criterios que se establecen para evaluar las Iniciativas de TIC. Los criterios mnimos para la evaluacin de Iniciativas de TIC son los siguientes: Alineacin/contribucin a los objetivos y estrategias de la Institucin Criterios financieros Criterios de riesgos Criterios de aspectos normativos y legales Criterios de recursos humanos Criterios tcnicos Criterios de impacto y capacidad de la Institucin Criterio de contrataciones relacionadas Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Fechas o periodos de actualizacin de los criterios Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 6, Formato 1 Caso de negocio Debe contener la justificacin tcnica y econmica que permita visualizar el valor que va a generar una Iniciativa o proyecto de TIC. Un caso de negocio se fundamenta en indicadores cualitativos y cuantitativos, consiste en la obtencin y validacin de los datos de, entre otros: Los recursos a invertir para la habilitacin del bien o servicio a proveer Las capacidades tcnicas, operativas y de negocio por desarrollar La rentabilidad financiera (en caso de que aplique) u otros resultados no financieros pero determinantes para decidir el valor de la iniciativa, inclusive intangibles, dada la naturaleza de los servicios que proveen las Instituciones. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Fechas o periodos de actualizacin de los criterios Firmas de revisin y autorizacinPgina 18 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Anexo 6, Formato 2 Repositorio de iniciativas de TIC En este repositorio se almacenan los datos que son generados, recopilados y actualizados dentro del proceso de Administracin de riesgos de TIC, tanto en su lnea base y sus diversas actualizaciones. Este repositorio, segn sea el caso ser actualizado por los procesos relacionados. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. Deber contener los datos de las iniciativas de TIC, al menos: Datos de la informacin de identificacin (como nombre, fuente de la iniciativa, patrocinador, cliente, principales interesados), Alcance de alto nivel (objetivos, alcance, beneficios cuantitativos y cualitativos, recursos, entregables y riesgos), Estructura de gobierno recomendada para administrar, controlar y sustentar la iniciativa, incluyendo la asignacin de un administrador de la iniciativa Seguimiento (estado, cambios aprobados, incidentes)

No aplica el concepto de formato Reporte de evaluacin de iniciativas de TIC Reporte que documenta el resultado de la evaluacin de las Iniciativas de TIC propuestas. Este documento es el fundamento para la seleccin, priorizacin y autorizacin de las Iniciativas de TIC que habrn de llevarse a efecto, contiene al menos: Para cada Iniciativa de TIC: o o Factores de la evaluacin, de acuerdo a los indicados en la actividad APP-3 Evaluar, seleccionar y priorizar iniciativas de TIC. Representacin grfica de la evaluacin de las iniciativas de TIC, de acuerdo a su valor y resultado: Iniciativas de TIC autorizadas Iniciativas de TIC no autorizadas Fechas de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 6, Formato 3 Portafolio de proyectos de TIC Este producto contiene la totalidad de los datos relevantes de los proyectos y/o programas derivados de las Iniciativas de TIC autorizadas para su ejecucin.Pgina 19 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Asimismo debe incluir los datos de avance y desempeo de los proyectos para su seguimiento en el Tablero de control de proyectos. Formato libre. Bitcora de cambios En sta se incluye la informacin relacionada con las solicitudes de cambio a las al portafolio de iniciativas o proyectos contenidos en el Portafolio de proyectos de TIC. proyectos de TIC Las solicitudes de cambio se producen despus de analizar los resultados de la evaluacin del impacto al cambio y solo si se obtiene la autorizacin respectiva. Se deben integrar, al menos los datos siguientes: La informacin de las decisiones tomadas o o Casos de suspensin, continuacin o cancelacin, y su justificacin Cambios derivados del resultado una re-priorizacin o del balanceo del Portafolio de proyectos

Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 6, Formato 4 Tablero de control de proyectos Este producto es una herramienta de administracin y control de iniciativas y proyectos de TIC. Por medio de ste se tiene una visualizacin del estado del Portafolio de proyectos que permita identificar situaciones fuera de los compromisos, programas o cronogramas autorizados que se han establecido y que deben regir el desarrollo y desempeo de los proyectos. La herramienta puede ser automatizada o semi automatizada, segn las capacidades tcnicas y de recursos de la Institucin. Formato libre. Cronograma ejecutivo para el programa de proyectos de iniciativas de TIC Lista calendarizada a nivel macro actividades de la totalidad de los proyectos de las Iniciativas de TIC en curso, debe contener al menos: Fechas previstas de inicio y final Asignacin de recursos Hitos crticos y riesgos potenciales sobre stos Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacinPgina 20 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Anexo 6, Formato 5 Informe de seguimiento y control del rendimiento del programa Reporte por medio del cual se presenta de manera organizada y sintetizada, al menos: La informacin sobre el avance de los proyectos de TIC y de los Programas que integran tales proyectos. Debe presentar los resultados del anlisis comparativo del avance real y planeado tanto de los Programas como de los proyectos que contiene cada uno de ellos. Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 6, Formato 6 Informes de medicin de rendimiento del programa Este producto consiste en un reporte, que contenga al menos: Los resultados de la operacin de los indicadores definidos para la medicin del desempeo del Portafolio de proyectos: o o Los Programas definidos y, Los proyectos que cada uno de ellos contenga

Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

En caso de que se cuente con una herramienta automatizada o semi automatizada deber considerarse que presente esta informacin y las desviaciones del desempeo por medio de visualizaciones tipo semforos que permitan identificar niveles crticos y llevar a definicin de acciones correctivas. Anexo 6, Formato 7 Estrategia para administrar el programa de proyectos Deber contener el diseo de una estrategia para el mejor control y administracin del programa de proyectos. Deber ser definida e instrumentada por el Administrador de la iniciativa de TIC conjuntamente con las unidades responsables involucradas. La Estrategia deber contener al menos: Informacin base relevante requerida para dirigir y controlar el programa, incluyendo: o Costos, o Recursos, o Cronogramas, o Alcances, o Riesgos Informacin de lneas de accin, con apego a lo establecido por el proceso dePgina 21 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Administracin de proyectos de TIC: o Lneas de comunicacin crticas y de contingencia o Acciones inmediatas por incidentes o Acciones alternativas por contingencia Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Formato libre. Estrategia para la realizacin de beneficios Estrategia que establece, para cada resultado clave del programa/proyecto, al menos lo siguiente: El responsable del logro del resultado, La fecha estimada de obtencin del beneficio El mecanismo de seguimiento El registro detallado de los beneficios globales esperados, Los riesgos que pueden amenazar el cumplimento de cada resultado clave, situaciones bajo las cuales podran presentarse y cmo estos riesgos se pueden mitigar. Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Formato libre. Informe de rendimiento de los componentes del Portafolio de proyectos de TIC Consiste en reportes que organizan y sintetizan la informacin recopilada de cada componente del Portafolio de proyectos de TIC, tomando en consideracin para efectuar la evaluacin, al menos los elementos siguientes: Interdependencias Alcances Riesgos Eventualidades Resultados clave Avances sobre lo programado Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

El reporte deber contener tambin:


TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Informe de rendimiento del portafolio de proyectos de TIC Descripcin: Reporte que organizan y sintetiza la informacin recopilada sobre el anlisis del avance global del Portafolio de proyectos sobre lo planeado. Deber contener al menos: Los resultados integrales de la operacin de los indicadores definidos para la medicin del desempeo del Portafolio de proyectos: El reporte deber contener tambin: Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

En caso de que se cuente con una herramienta automatizada o semi automatizada deber considerarse que presente esta informacin y las desviaciones del desempeo por medio de visualizaciones tipo semforos que permitan identificar niveles crticos y llevar a definicin de acciones correctivas. Anexo 6, Formato 9 Informe final de iniciativa de TIC Informe final que integra los resultados y hallazgos de la revisin de resultados de los proyectos que la componen, elaborado al cierre de la iniciativa de TIC. Deber contener las lecciones aprendidas para mejorar la eficacia y eficiencia de la administracin de portafolios. El reporte deber contener tambin: Fecha de elaboracin y datos generales relevantes Firmas de revisin y autorizacin

Formato libre.

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Proceso: 5.3.2 Administracin de proyectos de TIC Descripcin de productos Nombre: Descripcin:

Acta de constitucin Documento con el que se autoriza formalmente el inicio del proyecto, se especifican los del proyecto datos relevantes del proyecto incluyendo la designacin del administrador del proyecto. El Acta de constitucin del proyecto es emitida por el patrocinador del proyecto cuando es autorizado en el proceso de Administracin del portafolio de proyectos de TIC. Deber contener las firmas de revisin y aprobacin de la totalidad de los involucrados. Anexo 7, Formato 1 Documento del ciclo Deber establecer la estrategia de desarrollo del proyecto, las fases en que dividir el de vida del proyecto proyecto de que se trate, conectando el inicio de un proyecto con su fin. Deber describir ambiente en el cual se desarrollar el proyecto, con el propsito de facilitar su gestin. La definicin del ciclo de vida del proyecto que se trate deber apegarse a la definicin de los diversos ciclos de vida que se establezcan en el proceso OSGP Operacin del sistema de gestin y mejora de procesos de la UTIC. Anexo 7, Formato 2 Repositorio central del proyecto En este repositorio se deber integrar el conjunto de datos e informacin, resultado de la ejecucin de las actividades durante el ciclo de vida del proyecto, tanto en su lnea base, como sus diversas actualizaciones. Segn sea el caso ser actualizado por los procesos relacionados. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato Alcance del proyecto Establece el alcance del proyecto; la documentacin mnima que debe contener es la siguiente: Objetivos detallados del proyecto Necesidades y caractersticas del producto o solucin tecnolgica Supuestos y restricciones del producto o solucin tecnolgica Requerimientos del proyectoPgina 24 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Criterios de aceptacin para los entregables Fases del proyecto.

Anexo 7, Formato 3 Estructura de La estructura de desglose de trabajo (EDT) se trata de la definicin de una desglose del trabajo descomposicin jerrquica del trabajo a efectuar para obtener el producto comprometido por el proyecto de que se trate. En el documento debern estar definidas diversas divisiones en funcin del trabajo que debe ser ejecutado por el equipo del proyecto para obtener cada uno de los productos parciales o entregables necesarios y, que en su conjunto, integren la entrega del producto final comprometido como objetivo del proyecto y del alcance establecido. Anexo 7, Formato 4 Documento de planeacin del proyecto/fase y Documento de planeacin del proyecto/fase (actualizado) Establece de manera formal la estrategia, responsabilidades y planes a seguir para lograr los objetivos del proyecto, e integra la totalidad de la informacin requerida para administrar el proyecto. Deber integrar en este documento, al menos lo siguiente: Supuestos, interdependencias, restricciones y exclusiones. Lneas base para el control del tiempo (cronograma), costo (presupuesto) y alcance (incluyendo la EDT), ambiente de trabajo del proyecto (servidores, equipos de desarrollo, equipos de pruebas, herramientas, infraestructura). Planes especficos de: o Programa del alcance. Define la metodologa para la definicin del alcance, la creacin de la EDT, la aprobacin de entregables y el control de cambios del alcance. Programa del tiempo. Define la metodologa para la creacin y el control de cambios del cronograma. Programa del costo. Define la metodologa para la creacin y el control de cambios del presupuesto. Programa de calidad. Define la metodologa para la planeacin de la calidad, el establecimiento de los objetivos de calidad y las actividades de aseguramiento y control de la calidad. Programa de comunicaciones. En este Programa se identifican los requerimientos de informacin de los interesados y se determina cmo se va proporcionar la informacin necesaria durante la realizacin del proyecto. El Programa de comunicacin detalla, entre otros, qu informacin se va a comunicar, a quin, con que propsito, el medio y la frecuencia. Programa de riesgos. Define la metodologa para la identificacin, clasificacin, anlisis, atencin y seguimiento de los riesgos.Pgina 25 de 94

o o o

o

o

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: o Programa de recursos humanos. Define la estructura organizacional del proyecto, establece roles y responsabilidades, define la metodologa para la integracin, desarrollo y administracin del equipo de trabajo del proyecto. Incluye el Programa de capacitacin y entrenamiento, as como el sistema de incentivos y recompensas. Programa de adquisiciones. Define qu se va a adquirir, cmo se van a contratar los servicios/productos, los criterios de seleccin de proveedores, cundo se debe contratar, cul es el presupuesto para cada contrato, el tipo de contrato y el esquema de contratacin. Programa de configuracin y cambios. Define la metodologa y el sistema de control de cambios, incluyendo los tipos de cambios y los niveles para la autorizacin de cambios al proyecto.

o

o

Este documento deber ser actualizado durante el desarrollo del proyecto, segn sea necesario. Anexo 7, Formato 5 Repositorio central de proyectos En este repositorio se almacenan los datos que son generados, recopilados y actualizados dentro del proceso de Administracin de proyectos de TIC. Deber integrar la informacin de cada uno de los proyectos en ejecucin dentro de la UTIC. Segn sea el caso ser actualizado por los procesos relacionados. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato Registro de riesgos Consiste en la lista de Riesgos del proyecto, los riesgos tienen asociadas las acciones para mitigarlos o bien el Programa de contingencia que lo prev. El registro de Riesgos deber contener al menos: Identificacin del riesgo Fecha de registro Descripcin detallada del riesgo Tipo de riesgo Descripcin del impacto posible Probabilidad estimada de ocurrencia Estimacin de impacto Disparadores/ sntomas que indican la posibilidad latente del riesgo.Pgina 26 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Responsable designado para enfrentar el riesgo. Programa de mitigacin. Programa de contingencia. Fecha de seguimiento Observaciones Firmas de revisin y aprobacin

Anexo 7, Formato 6 Informes de rendimiento del programa de proyecto Informes y reportes que organizan y sintetizan la informacin del avance del proyecto y presentan los resultados del anlisis comparativo del avance alcanzado en un periodo determinado versus lo planeado. Anexo 7, Formato 7 Actas de aceptacin stas debern elaborarse conjuntamente con el usuario responsable de la solicitud del de entregables producto o solucin tecnolgica, es la evidencia del acuerdo que reconoce que un conjunto de tareas y de entregables se han realizado segn lo establecido y que cumplen con los requerimientos acordados en el alcance del proyecto y todas aquellas definiciones del producto comprometido. Debe contener al menos: Identificacin y nombre del proyecto Fecha del Acta Objetivo Comparativo de tareas efectuadas y comprometidas Comparativo de entregables elaborados y entregables comprometidos Firmas de conformidad del producto o involucrados servicio por parte de la totalidad de

Anexo 7, Formato 8 Solicitudes de cambio Solicitudes para ampliar o reducir el alcance de un proyecto. Deber contener al menos los datos siguientes: Fecha de solicitud Nmero de solicitud Nombre del proyecto Nombre del solicitante y rol en el proyecto Tipo de cambioPgina 27 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Descripcin del cambio Anlisis del impacto del cambio (tiempo, costo, alcance, calidad) Recursos estimados Firmas re revisin y aprobacin Observaciones y documentacin de soporte

Formato libre. Lista de asuntos y acuerdos Este documento, a manera de minuta de sesiones de desahogo de asuntos relacionados con el proyecto, facilita el registro de acuerdos, su administracin y cumplimiento, debe contener al menos los siguientes datos: Fecha, hora de inicio y hora de finalizacin de la sesin Lista de participantes Lugar de la sesin Lista de asuntos tratados, indicando el o los proyectos involucrados as como los procesos o servicios que impacta Lista de acuerdos tomados, incluyendo fechas compromiso, responsables, acciones principales y acciones de seguimiento Firmas de asistencia Firmas de revisin y autorizacin Fecha de la prxima sesin

Formato libre. Tablero de control del proyecto Herramienta automatizada o semi automatizada en la cual se muestran los puntos de control que permitan identificar las variaciones con respecto al Documento de planeacin del proyecto/fase. Constituye el elemento para dar seguimiento al avance proyecto y al rendimiento del proyecto. Formato libre. Acta de cierre Documento en el que los involucrados relevantes reconocen el cierre del proyecto, debe contener al menos: Documento de planeacin del proyecto/fase actualizado Cronogramas actualizados La validacin de stos de que el proyecto ha generado el producto y/o serviciosPgina 28 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: establecidos y acordados. Firmas de revisin y aprobacin

Anexo 7, Formato 9 Cuestionario de retroalimentacin de la ejecucin del proyecto Documento en el cual se recopila informacin sobre la ejecucin del proyecto. Debe recoger las opiniones de los participantes e involucrados en el proyecto, relacionados con el desarrollo del proyecto y los resultados obtenido, sobre los incidentes, trabajo en equipo/colaboracin, entre otros. Debe presentar un documento anexo con las conclusiones en base al anlisis de los cuestionarios recopilados mencionados en el punto anterior.

Anexo 7, Formato 10 Producto/servicio final Es el resultado final del proyecto; paquete del producto, solucin tecnolgica o un servicio de TIC. No aplica el concepto de formato.

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Proceso: 5.4.1 Operacin del sistema de gestin y mejora de los procesos de la UTIC Descripcin de productos Nombre: Mapa general del proceso Descripcin: Modelo grfico por medio del cual se debern representar los procesos del Marco rector de procesos del MAAGTIC, deber mostrar la jerarqua, relacin e interaccin entre procesos, incluyendo al menos, las descripciones relativas a: Objetivo y propsito de cada uno de los procesos. Responsables de cada uno de los procesos. Lmites: Inicio y fin de cada uno de los procesos. Entradas y salidas (insumos y productos). Proveedores y clientes (usuarios) de cada uno de los procesos. Mecanismos de medicin: Indicadores de cada uno de los procesos. Recursos de los procesos: humanos, financieros, infraestructura y ambiente de trabajo. Representaciones grficas: Mapa general del proceso. Factores crticos de cada uno de los procesos. Interrelaciones con otros procesos: Especificar secuencias e interacciones de los procesos con el propsito de asegurar que existe una apropiada integracin entre ellos, incluyendo conexiones con procesos internos y externos Cabe aclarar que los diagramas de flujos de informacin y de actividades son la representacin desagregada del mapa general del Marco rector de procesos del MAAGTIC. Anexo 8, Formato 1 Documento de administracin del proceso Documento que deber integrar, para cada proceso del Marco rector del MAAGTIC, los elementos necesarios para la direccin, ejecucin y control del proceso, en el contexto de la UTIC que se trate, al menos debe contener: Objetivos y metas del proceso Reglas y estndares del proceso Roles y responsabilidades de los involucrados en el proceso incluyendo los roles y responsabilidades del dueo del proceso Procedimientos requeridos para la ejecucin de as actividades del proceso. Documentos y registros sujetos a control de cambios y versionesPgina 30 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Definicin de los objetivos de calidad y los requerimientos para los productos resultantes Actividades de verificacin, validacin, monitoreo, inspeccin y pruebas especficos para los productos resultantes Criterios para la aceptacin de los productos resultantes Registros para demostrar que los procesos y productos cumplen con los requerimientos Mtricas e informes de medicin y anlisis, indicadores Recursos (infraestructura y personal) necesarios para la realizacin del proceso, incluyendo las competencias de los recursos humanos que participan en el proceso que se trate Cada una de las definiciones que se establezcan en los puntos anteriores deber apegarse a la definicin, objetivos y orientacin de los 30 procesos del MAAGTIC. Anexo 8, Formato 2 Modelos de ciclo de vida En este documento se definen los diversos Ciclos de vida vlidos a ser utilizados dentro de la UTIC para los diferentes tipos de proyectos identificando bajo qu condiciones deben ser utilizados. La descripcin de cada Ciclo de vida debe de contemplar la conceptualizacin, adquisicin, desarrollo, operacin y retiro de los productos. Anexo 8, Formato 3 Guas de adaptacin El documento de definicin de Guas de adaptacin, establece las Guas que permiten que, para los diversos proyectos que debe ejecutar la UTIC, sea posible establecer una adaptacin vlida de los procesos de la UTIC que resulten involucrados en el proyecto de que se trate, quedando adecuados (los procesos y los proyectos) a las necesidades especficas de cada proyecto. Estas guas debern de proveer informacin de cundo un elemento del proceso es obligatorio, opcional o puede ser personalizado. Anexo 8, Formato 4 Estndares de ambiente de trabajo Contiene la relacin de las caractersticas de los elementos que constituyen el ambiente de trabajo de los equipos de proyecto, esto incluye mnimamente el software, hardware y espacio fsico. Anexo 8, Formato 5Pgina 31 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Repositorio de activos de procesos Descripcin: Es el almacn de datos en el que se integrar la informacin sobre los activos de procesos, deber contener al menos: Documentacin de los procesos estndares, incluyendo los planes de administracin de procesos Materiales de capacitacin Lecciones aprendidas Plantillas y listas de verificacin Reglas de operacin aplicables Disposiciones institucionales aplicables

No aplica el concepto de formato Documento de planeacin para la implementacin de mejora de procesos Documento que establece el plan con las especificaciones para la implementacin de las mejoras de procesos que se hayan definido, ste debe contener mnimamente, las siguientes definiciones: Objetivo de la implementacin de la mejora que se trate Firmas de revisin y aprobacin del plan Alcance de la mejora o mejoras a implementar Situacin actual Identificacin de proyectos piloto reas de proceso que sern parte del piloto Estrategia y cronograma generales Capacitacin formal: preparacin y ejecucin de talleres Junta de inicio de la fase de implementacin Roles y responsabilidades en la ejecucin del plan Ejecucin de los proyectos de mejora de procesos que se hayan establecido en el plan Soporte y asesora a proyectos de mejora de procesos Mecanismos de comunicacin y administracin bsica del cambio Administracin de cambios y mejora continua del proceso Liberacin de procesos mejorados Difusin del proceso mejorado Formalizacin y documentacin del proceso mejoradoPgina 32 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Conducir auditorias de aseguramiento de la calidad a proyectos piloto Revisiones peridicas

Anexo 8, Formato 6 Proyecto de implementacin de mejora de procesos Documentacin del proyecto de implementacin de mejora de procesos que contiene las especificaciones para la implementacin de las mejoras de procesos. Este documento debe contener al menos: Objetivo del proyecto Las especificaciones del Documento de planeacin de proyecto/fase Firmas de revisin y aprobacin del proyecto Alcance Situacin actual Debe alinearse a documento de planeacin para la implementacin de mejora de procesos, de acuerdo a la mejora especfica de que se trate. Anexo 8, Formato 7 Lecciones aprendidas Documento en el que se registran las lecciones aprendidas que aportan valor para incrementar el conocimiento de la UTIC con respecto a sus procesos y activos de procesos. Anexo 8, Formato 8 Repositorio de mtricas de procesos Es el almacn de datos utilizado para recolectar y mantener disponibles los datos de los procesos relacionados con el Sistema de evaluacin de TIC, ver el proceso Administracin de la evaluacin de TIC. No aplica el concepto de formato Documento de planeacin de evaluacin Documento que se genera para planear y establecer evaluaciones y auditoras en la de los procesos de la UTIC. Este documento debe contener al menos: Tabla de contenido y de registro de cambios Objetivo de la evaluacin/auditora Registro de firmas de revisin y aprobacin Objetivo de la evaluacin/auditora Objetivo de mejora Alcance de la evaluacin de los procesos de TICPgina 33 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Identificacin de procesos/proyectos a evaluar/auditar Cronograma de actividades, roles y responsabilidades: Grupo evaluador Restricciones de la evaluacin Riesgos de la evaluacin Confidencialidad de la evaluacin Acuerdo de confidencialidad (para el caso de personal externo) Entregables de la evaluacin

Al definir el alcance y las restricciones de la evaluacin se deben considerar la totalidad del los procesos del Marco rector incluyendo los procesos que se ejecutan como instancias a nivel proyecto. Anexo 8, Formato 9 Anlisis comparativo Documento con los resultados del anlisis comparativo del rendimiento/desempeo entre procesos del Marco rector que puedan relacionarse para propsitos de comparacin de rendimiento. Anexo 8, Formato 10 Reporte de evaluacin de procesos Mediante este documento se tiene un registro completo de la evaluacin de los procesos y se definen las conclusiones de la evaluacin o auditora. Debe estar referido y alinearse al Programa de evaluacin de TIC en lo referente a los objetivos, alcance, equipo, fechas y criterios. Debe incluir tambin: El resumen del proceso de evaluacin o auditora La confirmacin del cumplimiento de los objetivos Las reas no cubiertas Las opiniones divergentes sin dirimir Las inconformidades encontradas Las recomendaciones para la mejora y los planes de accin de seguimiento

Anexo 8, Formato 11 Solicitudes de mejoras de procesos Documento necesario para registrar, dar seguimiento y administrar las reas de oportunidad de mejora en los procesos de la UTIC. Se identifica como una solicitud para la implementacin de alguna accin de mejora.Pgina 34 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Anexo 8, Formato 12 Repositorio de solicitudes de mejora En este repositorio se almacenan los datos que son generados, recopilados y actualizados para dar seguimiento al estado de las solicitudes de mejora de procesos durante todo su ciclo de vida, tanto en su lnea base y sus diversas actualizaciones. Ser actualizado por el proceso de Operacin del sistema de gestin y mejora de los procesos de la UTIC y, de ser el caso, por otros procesos de los que as lo requieran el propio Sistema. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato Informes de medicin y anlisis Reportes generados peridicamente con base en el Sistema de evaluacin de TIC, para informar sobre el resultado de las mediciones de procesos. Al respecto de su contenido mnimo, debe apegarse a integrar la informacin generada y/o actualizada en la actividad OSGP-4 Ejecutar las acciones de mejora de los procesos de la UTIC. Anexo 8, Formato 13 Resultados de mejoras implementadas Documento que describe los resultados de la ejecucin del Proyecto de implementacin de mejora de procesos. Al respecto de su contenido mnimo, debe apegarse a integrar la informacin generada y/o actualizada en la actividad OSGP-4 Ejecutar las acciones de mejora de los procesos de la UTIC. Anexo 8, Formato 14

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Proceso: 5.5.1 Administracin del presupuesto de TIC Descripcin de productos Nombre: Descripcin:

Presupuesto Documento que contiene el presupuesto asignado a la UTIC para realizar sus funciones. asignado a la UTIC Formato libre., deber utilizarse el que se recibe del rea responsable en la materia de presupuestos. Lista de conceptos de TIC etiquetados en el presupuesto de TIC Documento que en el cual se encuentran etiquetados de acuerdo al catlogo de identificadores del gasto, los componentes de los Portafolios de proyectos y servicios de TIC as como todos aquellos componentes de gasto. Anexo 9, Formato 1 Dictmenes de disponibilidad presupuestal solicitados Documento mediante el cual se informa de la disponibilidad presupuestal a ser aplicada a la adquisicin de un determinado bien o servicio, de manera que se pueda llevar a cabo el cumplimiento de un compromiso contractual adquirido o por adquirir. Formato libre., deber utilizarse el que se recibe del rea responsable en la materia de presupuestos y contratacin de bienes y servicios. Reportes del seguimiento del ejercicio del presupuesto Reportes peridicos que informan sobre el uso de los recursos financieros, en comparacin con el presupuesto asignado, indicando el presupuesto ejercido o por devengar. Igualmente sealan las desviaciones con respecto a las estimaciones de costo y a la programacin del presupuesto. Estos reportes debern contener informacin de seguimiento a las acciones correctivas establecidas para controlar y administrar el presupuesto.

Anexo 9, Formato 2 Lista de iniciativas de inversin de TIC categorizada por los escenarios y propuestas de priorizacin Lista de las iniciativas de TIC catalogadas de acuerdo al Portafolio de proyectos y servicios de TIC. La lista deber estar categorizada de acuerdo a los escenarios y propuestas que se tomarn en cuenta para dar prioridades a los requerimientos de presupuesto de las iniciativas de TIC. Anexo 9, Formato 3Pgina 36 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Estimacin del presupuesto de TIC Descripcin: Documento en el que se registran las estimaciones del presupuesto previsto para TIC en el siguiente ejercicio fiscal, en base a los requerimientos para el desarrollo de los proyectos e iniciativas contemplados en el Portafolio de proyectos y de servicios de TIC. Deber contener los datos relevantes de las iniciativas/proyectos de TIC para los diversos rubros que se hayan presupuestado. Anexo 9, Formato 4

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Proceso: 5.5.2 Administracin de proveedores de productos y servicios de TIC Descripcin de productos Nombre: Copia del contrato TIC Descripcin: Copia simple del contrato establecido con el proveedor de que se trate. Formato libre. Lista de verificacin Identifica los compromisos contractuales. Este documento es la base para el seguimiento de compromisos de las actividades del proveedor. contractuales Al menos debern considerarse los siguientes elementos al integrar el documento: Nombre del administrador del contrato Nombre del administrador de o los proyectos para el cumplimiento de los compromisos contractuales Nmero de contrato Nombre del proveedor Fecha de formalizacin y de trmino del contrato Compromisos en trminos de productos, plazos y entregas Trminos y condiciones Fianzas Penalizaciones

Anexo 10, Formato 1 Reporte de hallazgos Contiene el registro de las desviaciones y/o defectos encontrados durante las evaluaciones de capacidades del proveedor, considerando al menos, integrar: Hallazgos o o o o Clasificacin del hallazgo con base en su gravedad Estatus del hallazgo Acciones para la resolucin del hallazgo Responsable de la resolucin del hallazgo


TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin:

Reporte del avance Documento ejecutivo que muestra el resumen del avance en la ejecucin del contrato en del trabajo del un periodo determinado. Los siguientes puntos deben considerarse en el documento: proveedor Principales logros del perodo Desempeo en trmino de niveles de servicio Penalizaciones y/o deducciones, aplicadas y/o por aplicar Principales riesgos y problemticas

Anexo 10, Formato 3 Evaluacin de rendimiento del proveedor Reporte que indica el concentrado de las evaluaciones al rendimiento/desempeo del proveedor, incluye nivel de satisfaccin, de capacidad tcnica y de calidad. Anexo 10, Formato 4 Informe de estado del contrato Describe el grado de apego al contrato tanto por parte del proveedor como del cliente. Los siguientes puntos deben considerarse: Desviaciones crticas y la manera en que se solventan Riesgos potenciales, as como las acciones para su mitigacin Recomendaciones y, en su caso, dictamen por parte del rea jurdica Incidencias, penalizaciones y deducciones de acuerdo a los trminos establecidos en el contrato.

Anexo 10, Formato 5 Manifestacin de conformidad para la liberacin del pago al proveedor Documento por medio del cual se manifiesta que el proveedor ha cumplido con un determinado compromiso contractual (puede ser parcial o total) a satisfaccin del rea solicitante, autorizando se efecte el pago correspondiente. Anexo 10, Formato 6 Carta de cierre de actividades de contrato Documento para formalizar el cierre del contrato, basado en lo establecido por los Manuales Generales de Recursos Financieros. Los siguientes puntos deben considerarse en el documento: Nombre del responsable de la aprobacin Fecha Caractersticas de la solucin tecnolgica y/o servicio adquirido Referencia a las especificaciones de las garantas y condiciones de su aplicacinPgina 39 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Anexo 10, Formato 7 Documento de notificacin para liberacin de fianza Documento mediante el cual se indica que se han finalizado los compromisos contractuales a satisfaccin de la UTIC, con el propsito de que el rea facultada proceda a liberar las fianzas correspondientes al contrato concluido, de conformidad con la legislacin aplicable en la materia. Anexo 10, Formato 8

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Proceso: 5.5.3 Administracin de Adquisiciones de TIC Descripcin de productos Nombre: Seguimiento al Programa de adquisiciones de bienes y servicios de TIC autorizado Solicitudes de informacin sobre soluciones tecnolgicas (RFI) Solicitud de propuesta de soluciones tcnicas (RFP) Descripcin: Documento que contiene la informacin calendarizada para el seguimiento del Programa de adquisiciones de bienes y servicios de TIC, sern realizados por la Institucin. Anexo 11, Formato 1 Documento donde se solicita al proveedor la descripcin de los bienes y servicios de TIC que ofrece, as como su experiencia y capacidad en la entrega. Anexo 11, Formato 2 Documento de solicitud de propuesta a potenciales proveedores representativos del mercado. Debe contener un planteamiento detallado preliminar del requerimiento con el objeto de confirmar que el requerimiento es claro, susceptible de ser atendido y para conocer los precios, tiempo y esfuerzo que el suministro del bien o servicio demanda. Anexo 11, Formato 3 Propuesta de Documento que integra las respuestas de los proveedores a la solicitud de propuesta de Estudio de mercado soluciones tcnicas, que concluye con el anlisis de viabilidad tcnica y financiera. Este documento es un insumo para cubrir los requisitos y regulaciones presupuestales y tcnicas de la adquisicin programada. Anexo 11, Formato 4 Propuesta de Anexo tcnico Documento en el que se establecen, entre otros, los requerimientos tcnicos, las especificaciones tcnicas funcionales y no funcionales, las condiciones de aceptacin de entregables y niveles de servicio requeridos; de los bienes y servicios que se espera adquirir, usualmente mediante un proceso de adjudicacin. Anexo 11, Formato 5 Propuesta de Trminos y condiciones Documento que establece las condiciones generales concernientes para la elaboracin de las bases de adjudicacin del bien o servicio a adquirir. En ste se establece conjunto de especificaciones de la solucin tecnolgica y/o servicio, que debern ser incorporados a los compromisos contractuales derivados de la adquisicin, segn sea el caso: Derecho a actualizacionesPgina 41 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Garantas Soporte a fallas Tiempos de respuesta a fallas Niveles de servicio Penalizaciones aplicables Condiciones de pago

Anexo 11, Formato 6 Paquete para la adquisicin autorizada Documentos que contienen los requisitos solicitados por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y su Reglamento y por la normatividad vigente en la materia, en los que se definen, entre otros, el objeto y alcance de la contratacin, los requisitos legales y administrativos, los requisitos tcnicos: Anexo tcnico Requisitos tcnicos Trminos y condiciones Documentacin de soporte

Formato libre. Notificacin de estado del proceso de contratacin Documento que comunica el estado en el que se encuentra el proceso de contratacin a los grupos involucrados. Anexo 11, Formato 7 Contrato suscrito Copia simple del contrato firmado y aceptado por el proveedor y el solicitante. Formato libre. Informacin del avance en el proceso de adquisiciones Contiene la recopilacin del los documentos tcnicos, requerimientos y especificaciones que proporcionan informacin sobre el avance del proceso de adquisiciones. Anexo 11, Formato 8

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Proceso: 5.6.1 Administracin del portafolio de servicios de TIC Descripcin de productos Nombre: Caso de negocio de servicio de TIC Descripcin: Este producto debe contener la justificacin tcnica y econmica que permita visualizar el valor que va a generar un Servicio de TIC. Sustenta las decisiones de construccin de un servicio desde su cero, o de su la adquisicin de una solucin en el mercado, o de la adecuacin de un servicio existente, inclusive los casos de mantenimiento en operacin o retiro de un servicio. As mismo un caso de negocio se sustenta en indicadores cualitativos y cuantitativos, consiste en la obtencin y validacin de los datos de, entre otros: Recursos a invertir para la habilitacin servicio a proveer Capacidades tcnicas, operativas y de negocio que se deben desarrollar Rentabilidad financiera (en caso de que aplique) u otros resultados no financieros pero determinantes para decidir el valor de la iniciativa, inclusive intangibles, dada la naturaleza de los servicios que proveen las Instituciones. Fecha de elaboracin, y datos generales relevantes Fechas o periodos de actualizacin de los criterios Firmas de revisin y autorizacin

Anexo 12, Formato 1 Repositorio del Portafolio de servicios de TIC Es el almacn de datos que contiene la informacin sobre los servicios de TIC. Deber incluir los datos de los servicios de TIC durante todo su ciclo de vida, desde su conceptualizacin, diseo, transicin, operacin hasta su retiro de la operacin. El Repositorio del Portafolio de servicios de TIC, incluye el Catlogo de servicios de TIC. En caso de que sea necesario, las instituciones podrn tomar como una alternativa para la implementacin del Portafolio de servicios de TIC la de integrar su informacin de manera estructurada en la base de datos de configuraciones (CMDB). Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato Categoras de servicios de TIC Agrupaciones para los diversos tipos de Servicios de TIC que permiten facilitar la Administracin del portafolio de servicios de TIC.

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Formato libre. Valoracin de servicios de TIC

Documento que contiene la relacin de los servicios de TIC con el valor nico que se asigna a los servicios de TIC del portafolio, para determinar su prioridad en funcin de su contribucin al logro de los objetivos de la Institucin, sus beneficios, costos, nivel de riesgo y su rendimiento actual o potencial. Formato libre.

Catlogo de servicios de TIC

Es el elemento del Portafolio de servicios que se publica para conocimiento de los usuarios, apoya la comunicacin con stos y la entrega de servicios de TIC. El catlogo de servicios debe incluir al menos la informacin siguiente: Propietario del servicio Descripcin resumida del servicio Descripcin detallada del servicio Arquitectura del servicio Horario del servicio Horario de mantenimiento del servicio Calidad del servicio Mtricas y reportes del servicio Disponibilidad Roles y responsabilidades de los involucrados en el servicio

Formato libre. Solicitud de cambios al portafolio de servicios de TIC Solicitud para realizar un cambio al Portafolio de servicios de TIC, debe contener al menos: El Servicio de TIC del que se requiere cambio Las razones y justificacin de la solicitud de cambio Los Servicios de TIC en operacin y/o Proyectos que impacta Las firmas de revisin y/o autorizacin

Anexo 12, Formato 2

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Bitcora de cambios al portafolio de servicios de TIC Descripcin: Incluye informacin acerca del estado de las solicitudes de cambio al Portafolio de servicios de TIC. Debe registrar el resultado de las decisiones de conservar, reemplazar, racionalizar, renovar o retirar servicios de TIC, segn la solicitud de cambio que las origin. Anexo 12, Formato 3 Iniciativas de servicios de TIC Documentacin de las iniciativas de proyectos destinados a la creacin, mantenimiento o modificacin de servicios de TIC, de acuerdo a las categoras de servicios del Portafolio de servicios de TIC y a los criterios de evaluacin establecidos en el proceso de Administracin del portafolio de proyectos de TIC. La documentacin de la iniciativa incluye los requerimientos de informacin del Servicio y la documentacin de su Caso de negocio. Formato libre. Reporte de resultados de evaluacin Reporte de la evaluacin peridica que se realiza al Portafolio de servicios de TIC, con el propsito de determinar si las prioridades asignadas a los servicios de TIC permanecen vigentes y validar que exista un equilibrio adecuado en las inversiones autorizadas. Anexo 12, Formato 4 Informe del rendimiento del Portafolio de servicios de TIC Reporte que presenta el estado global del rendimiento y el cumplimiento de los objetivos y metas del Portafolio de servicios de TIC. Anexo 12, Formato 5

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Proceso: 5.6.2 Diseo de servicios de TIC Descripcin de productos Nombre: Paquete de diseo del servicio de TIC Descripcin: Documentacin integrada de los resultados del diseo de soluciones de servicios de TIC. El contenido del paquete de diseo del servicio, debe ser al menos el siguiente: Requerimientos: o Requerimientos de informacin desde la perspectiva del usuario. o Requerimientos del uso del servicio. o Contactos del personal clave y otros involucrados en el diseo, transicin y operacin del servicio. Diseo del servicio: o Requerimientos funcionales del servicio. o Requerimientos de niveles de servicio. o Requerimientos de operacin y de administracin del servicio. o Arquitectura y diseo del servicio, incluyendo: El modelo y definicin del servicio para la transicin y operacin. Todos los componentes del servicio e infraestructura (de preferencia dentro de la base de datos para la administracin de la configuracin. Requerimientos de documentacin necesaria para los usuarios, procesos, servicios, componentes, transicin, soporte y operacin. Procesos, procedimientos, mtricas y mediciones y reportes asociados al servicio. Evaluacin del grado de preparacin de la Institucin incluyendo: evaluacin financiera, evaluacin tcnica, evaluacin de recursos y evaluacin organizacional, en conjunto con detalles de las habilidades, competencias y conocimientos requeridos por la UTIC, sus proveedores, los servicios de tercero y contratos. Planes del ciclo de vida del servicio. o Planes generales de alto nivel para cada una de las fases del ciclo de vida del servicio, incluyendo un cronograma de alto nivel para la transicin, la operacin y mejoras subsecuentes de los servicios. Criterios de aceptacin del servicio.

Anexo 13, Formato 1

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Repositorio del Portafolio de servicios de TIC Descripcin: Es el almacn de datos con informacin sobre los servicios de TIC. Incluye los servicios durante su ciclo de vida, desde su conceptualizacin, diseo, transicin, operacin hasta su retiro de la operacin. El Repositorio del Portafolio de servicios de TIC incluye el Catlogo de servicios de TIC. Una alternativa para la implementacin del Portafolio de servicios de TIC es integrar su informacin de manera estructurada en la base de datos de configuraciones (CMDB). Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato Diseo de la arquitectura de servicios de TIC Documento que contiene los modelos que describen los componentes de la arquitectura tecnolgica y sus relaciones. Esta arquitectura se considera en el diseo de los servicios de TIC. Anexo 13, Formato 2 Programa de capacidad de los recursos de TIC El Programa de capacidad se usa para gestionar los recursos de TIC requeridos para proveer los servicios de TIC incluidos en el Portafolio de servicios de TIC. El Programa contiene escenarios para distintas predicciones de demanda de los servicios y las opciones valoradas para proveer los niveles y metas de servicios acordados. El Programa de capacidad incluye los factores para cumplir los requerimientos de desempeo y disponibilidad actuales y futuros de los servicios. El contenido tpico del Programa de capacidad incluye: Descripcin del entorno y alcance considerado en el Programa de capacidad incluyendo: Los servicios actuales, tecnologa y recursos. Los niveles actuales de capacidad de la Institucin. Incidentes y problemas experimentados debido a una falta o exceso de capacidad. El grado de cumplimiento de los niveles de servicio. Los cambios que se han realizado desde la ltima emisin del Programa. Resumen ejecutivo, incluyendo una sntesis de los principales asuntos, opciones, recomendaciones y costos. Escenarios de demanda y provisin de los servicios. Alcance de los recursos de TIC que estn considerados en el Programa. Mtodos usados para recolectar la informacin que sustenta al Programa. Supuestos. Resumen de los servicios considerados en el Programa.Pgina 47 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Uso actual de los recursos de TIC y predicciones de los niveles de uso futuros. Opciones para mejorar la eficacia y la eficiencia de la entrega de servicios de TIC. Estimados de costos. Recomendaciones en trminos de : o Beneficios para la Institucin. o Impacto potencial si se lleva a cabo la recomendacin. o Riesgos involucrados. o Recursos requeridos. o Costos de adquisicin y de operacin asociados. Anexo 13, Formato 3 Programa de disponibilidad de servicios de TIC Programa que define las condiciones de disponibilidad de los servicios en base a los requerimientos de niveles de servicio y la capacidad de la instalada. Anexo 13, Formato 4 Anlisis de impacto al negocio Documento que contiene la informacin obtenida a partir del anlisis de impacto al negocio, en caso de interrupcin en los servicios de TIC. Anexo 13, Formato 5 Programa de continuidad de servicios de TIC Programa que define los pasos necesarios para recuperar uno o ms servicios, define los disparadores del Programa y el personal involucrados, entre otros elementos. El Programa de continuidad de los servicios deber ser parte de un sistema de continuidad de la operacin en la Institucin, y considerar, como mnimo: Las condiciones y las responsabilidades para activar el Programa y/o informar a niveles superiores. Estrategias de recuperacin, incluyendo la secuencia de actividades necesarias. Requerimientos mnimos para mantener un nivel adecuado de operacin y de niveles de servicio con recursos disminuidos. Procedimientos de emergencia. Procedimientos de respaldo. Procedimientos temporales de operacin. Procedimientos para la recuperacin del servicio. Programa de pruebas y mantenimiento.Pgina 48 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Actividades de entrenamiento, educacin y concientizacin. Responsabilidades de los individuos involucrados en las acciones del Programa Regulaciones que deben ser observadas Inventario de recursos crticos, incluyendo informacin actualizada de los contactos necesarios para ejecutar los procedimientos de emergencia, recuperacin y respaldo Instalaciones alternativas de acuerdo a lo establecido en el Programa Proveedores alternativos para recursos crticos Programa de comunicaciones

Anexo 13, Formato 6

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Proceso: 5.7.1 Definicin de requerimientos de soluciones Descripcin de productos Nombre: Documento de requerimientos de la solucin solicitada Descripcin: Documento que integra los requerimientos que deber cumplir el producto o la solucin tecnolgica solicitada, deber contener al menos lo siguiente: Caractersticas de funcionalidad o o Procesos que automatiza Procesos que apoya

Servicios de TIC, sistemas o procesos que son insumo de datos o disparan acciones sobre la solucin a desarrollar Servicios de TIC, sistemas o procesos de los cuales la solucin a desarrollar es proveedor de datos o dispara acciones sobre stos Caractersticas no funcionales o o o o o o Tipos de proceso que deber considerar: en lnea, lote, entre otros. Volumen de datos Volumen de transacciones Concurrencia de usuarios Tiempos y fechas pico Acceso a usuarios: perfiles y permisos

Regulaciones y estndares que aplican al proceso que automatiza o producto que proveer Proyecciones de crecimiento: o o o Funcionalidad Datos Concurrencia de Usuarios/transacciones

Factores crticos de xito/riesgos y restricciones

Anexo 14, Formato 1 Propuesta de Anexo tcnico Documento en el que se establecen, las especificaciones tcnicas de los bienes o servicios que se espera adquirir, deber contener al menos lo siguiente: Requerimientos tcnicos de la solucinPgina 50 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Especificaciones tcnicas funcionales y no funcionales Condiciones tcnicas de aceptacin de entregables Cronograma propuesto para el desarrollo y entrega de la solucin requerida Niveles de servicio que debern cumplirse Requerimientos de arquitectura tecnolgica Restricciones e interfaces con otros elementos

Anexo 14, Formato 2 Propuesta de Trminos y condiciones Documento que en el que se establecen aspectos que debern ser incorporados a los compromisos contractuales derivados de la adquisicin, segn sea el caso, deber contener al menos lo siguiente: Garantas Soporte a fallas Tiempos de respuesta a fallas Derecho a actualizaciones Niveles de servicio Penalizaciones aplicables Condiciones de pago y entrega de la solucin que se trate

Anexo 14, Formato 3 Propuesta de Documento que contiene la investigacin concluyente, con datos relevantes bsicos de Estudio de mercado probables proveedores que, de manera preliminar, manifiestan tener las capacidades necesarias para proveer de la solucin requerida. Contiene aspectos: econmicos, tecnolgicos, de capacidades de respuesta, de calificaciones de personal que intervendra en caso de servicios asociados a la adquisicin de la solucin. Anexo 14, Formato 4 Resultado de las revisiones de avances Reporte en el que se presentan los avances en el desarrollo de las actividades del proveedor. Permite visualizar el cumplimiento o no cumplimiento de los acuerdos establecidos, debe contener al menos: Compromisos Programados por cumplir en el perodo Compromisos cumplidos en el perodoPgina 51 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Asuntos y su estatus Riesgos y su estatus

Anexo 14, Formato 5 Reporte de revisiones de procesos Este documento presenta el resultado de la revisin de los procesos del proveedor que fueron seleccionados para su revisin, este documento deber integrar para cada proceso revisado, al menos, la siguiente informacin: Nombre de proceso revisado Fecha de la revisin Responsable de la revisin Criterios para la revisin Hallazgos o o o Impacto Prioridad asignada para su solucin Planteamiento de solucin al hallazgo Anexo 14, Formato 6 Matriz de rastreo y trazabilidad del contrato Documento en el que se relacionan los requerimientos de la solucin con los trminos y condiciones establecidos en el contrato, incluyendo los niveles de servicios. Asimismo debe contener la relacin de cruce de los requerimientos de la solucin con los productos entregados y los criterios de aceptacin establecidos contractualmente, para asegurar el cumplimiento de las caractersticas y funcionalidad del entregable o producto que se recibe. Anexo 14, Formato 7 Carta de aceptacin de la solucin tecnolgica Es el documento que avala que la solucin tecnolgica adquirida fue entregada y satisface plenamente los requerimientos definidos. Enunciado de las caractersticas de la solucin tecnolgica adquirida/ implementada o Descripcin detallada de los entregables o productos recibidos. Seguimiento de la accin correctiva Cierre del hallazgo

Firmas de revisin y aprobacin del responsable tcnico de la verificacin.Pgina 52 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Datos generales relevantes del contrato y de la solucin Fecha de la carta de aceptacin Firmas de revisin y aprobacin del responsable de la aceptacin.

Anexo 14, Formato 8

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Proceso: 5.7.2 Desarrollo de soluciones tecnolgicas Descripcin de productos Nombre: Modelo de flujo de negocio Descripcin: Contiene una representacin del proceso de negocio que ser cubierto por medio de la solucin tecnolgica o servicio de TIC a desarrollar. Incluye las interacciones con otros procesos y/o servicios de Tic ya implementados (posibles interfases). Anexo 15, Formato 1 Documento de visin del producto o servicio Documento que las principales necesidades y caractersticas del producto o servicio de TIC a desarrollar, en un contexto preliminar que establece un panorama general de los requerimientos esenciales y restricciones crticas de la solucin tecnolgica que se pretende desarrollar. Proporciona las bases para establecer el alcance del proyecto de desarrollo as como para definir de manera detallada los requerimientos tecnolgicos. El documento de visin debe considerar al menos: Definiciones, abreviaturas y referencias Objetivo de la solucin a desarrollar Oportunidades de negocio que aborda la solucin a desarrollar Descripcin de la situacin actual o problema Identificacin unidades responsables involucradas Principales necesidades de los involucrados y unidades responsables. Cobertura y caractersticas del ambiente del usuario Estndares y regulaciones aplicables Requerimientos funcionales, caractersticas del producto Requerimientos no funcionales: o o o Requerimientos del sistema Requerimientos de desempeo y capacidad Requerimientos de ambiente

Documentacin requerida de la solucin


TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Documento de especificacin de requerimientos de soluciones tecnolgicas Descripcin: Documento que describe los componentes o productos asociados a una solucin a desarrollar. Establece las relaciones entre los componentes y/o los requerimientos de la solucin a desarrollar. Establece el diagrama de flujo del negocio detallado y las reglas del negocio que operan para proveer la funcionalidad del proceso que automatiza. Anexo 15, Formato 3 Repositorio central de requerimientos Es el almacn de datos que integra los requerimientos de la solucin que se trate. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato Diagrama conceptual de la solucin tecnolgica Registro de validacin de requerimientos Diagrama en el que se muestran los componentes de la solucin y las principales relaciones entre stos. Anexo 15, Formato 4 Documento en el que se registran los datos asociados a las validaciones de cada uno de los requerimientos. Las validaciones se registran una vez que se cuenta con de la conformidad del responsable de la solicitud de la solucin con respecto al conjunto de entregables que sern desarrollados. La validacin se efecta de acuerdo a lo establecido en el Documento de especificacin de requerimientos. El documento deber contener, al menos, la informacin resultante de la actividad DST-4 Analizar y validar los requerimientos del proceso DST. Anexo 15, Formato 5 Repositorio de administracin de la configuracin Es el almacn de datos denominado CMDB, que integra los elementos de la configuracin y activos previamente definidos. Para el proceso DST se consideran todos aquellos componentes de planeacin del trabajo, componentes y entregables de la solucin y de cambios de requerimientos (incluyendo las lneas base que apliquen). Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina.

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: No aplica el concepto de formato Repositorio de solicitudes de cambios Es el almacn de datos donde se integrarn los datos de las solicitudes de cambios desde su registro y para su seguimiento durante todo su ciclo de vida. Es utilizado por todos los procesos que requieren el registro formal de cambios, incluyendo en este caso, el proceso DST. Se deber construir un modelo E-R de acuerdo a los requerimientos que la UTIC defina. No aplica el concepto de formato Matriz de rastreo y/o trazabilidad Documento que tiene como propsito representar los requerimientos y los entregables o productos de manera relacionada (casos de uso, clases, componentes, casos de prueba, entre otros), a lo largo del ciclo de vida del desarrollo. Este documento permite identificar las interdependencias (e inconsistencias que pudieran surgir) en los requerimientos, as como para evaluar el impacto de un cambio en los requerimientos. Al menos debe cubrir los siguientes elementos: Descripcin del requerimiento. Tipo de requerimiento Prioridad Estatus Producto de trabajo de X nivel (repetible) Estado del producto de trabajo Solicitud de cambio asociada

Anexo 15, Formato 6 Modelo de arquitectura de soluciones tcnicas Contiene la informacin del diseo de la solucin tcnica en el ambiente de la plataforma tecnolgica en la cual quedar establecida dicha solucin. Define los componentes y las relaciones, de y entre, los diversos dominios de la arquitectura de TIC de la UTIC que habilitarn los requerimientos no funcionales de la solucin. Anexo 15, Formato 7 Reporte de evaluacin de alternativas de solucin. Documento que contiene el resultado de la revisin, anlisis y evaluacin de las diversas alternativas para identificar la mejor opcin que ser seleccionada para la solucin. Entre otros datos, deber contener: Responsable del anlisis y evaluacinPgina 56 de 94

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONESNombre: Descripcin: Fecha del anlisis y datos generales de la solucin a desarrollar y el proyecto respectivo Listado de criterios de evaluacin Tipo de anlisis Resultado del anlisis. Justificacin

Anexo 15, Formato 8 Documento de diseo Describe las especificaciones de los requerimientos de la solucin tecnolgica, debe incluir a menos: La arquitectura de la solucin tecnolgica El diseo funcional El diseo de interfases Las estructuras de datos Las estructuras de componentes y objetos Los flujos de informacin necesarios

Este documento apoya como una abstraccin para el diseo detallado y la construccin del cdigo fuente. Se emplea como una entrada esencial para las actividades de implementacin y pruebas. Anexo 15, Formato 9 Reporte de evaluacin de componentes Contiene la evaluacin de diversos componentes que pudieran ser aprovechables para la solucin tecnolgica en proceso de desarrollo. En este documento se plasman los anlisis de viabilidad efectuados para la reutilizacin de componentes o soluciones tecnolgicas existentes en el contexto del diseo de la solucin que ya se ha elaborado. Tambin reporta la evaluacin de c

maagtic

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