TALLER DE CAPACITACION EN NORMAS DE ADQUISICION DE LUMINA

CONCEPTOS GENERALES

POLITICAS GENERALES

Lumina es su etapa de proyecto debe tener en cuenta que:

Los requerimientos deben ser para fines específicos, esto significa que los fondos deben ser utilizados para lograr obtener el alcance del proyecto.

En la utilización de los fondos se conceda debida atención a los factores de economía y eficiencia.

Las adquisiciones se realicen mediante procedimientos que promuevan la competencia abierta.

Los procedimientos buscan la obtención de la calidad requerida y la oportunidad del caso

PRINCIPIOS BASICOS DE LA POLITICA DE ADQUISICIONES DE LUMINA

PRINCIPIO BASICO POLITICA DE LUMINA

ECONOMIA Y EFICIENCIA

A igualdad de condiciones técnicas, la Variable determinante es el precio.

COMPETENCIA ABIERTA TRANSPARENCIA

3 Cotizaciones hábiles, invitaciones yProcesos competitivos y equitativos

CALIDAD Y OPORTUNIDADEspecificaciones tecnicas o terminos deReferencia clara y precisamente Especificados, entregas de acuerdo al RAS

POR QUE SON IMPORTANTES LAS ADQUISICIONES

SON EL “MOTOR” DEL PROYECTO SU CORRECTA EJECUCIÓN, ASEGURA

UNA OPORTUNA IMPLEMENTACIÓN. ESTAS SOPORTAN LA TRIPLE

RESTRICCION DE UN PROYECTO Y SON DETERMINENTES EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS MISMAS, CON ENFASIS EN EL TIEMPO Y COSTO

IMPORTANCIA DE LAS PROCEDIMIENTOS

SUS PRESCRIPCIONES PERMITEN A LUMNINA PREDICTIBILIDAD Y POR ENDE CONFIANZA

PERMITE QUE LOS DIFERENTES FUNCIONARIOS TRABAJEN DE LA MISMA MANERA

CONTIENEN PRACTICAS COMERCIALMENTE ACEPTADAS

SON UN SOPORTE YA QUE SON PROCEDIMIENTOS AUDITABLES

RESPONSABILIDADES Y RELACIONES EN LOS PROCESOS DE ADQUISICION

PROVEEDORCONTRATISTACONSULTOR

LOGISTICA LUMINA

LicitaciónContratosBienes entregadosServicios ejecutadasProductos y/o informes

APLICACIÓNDE

PROCEDIMIENTOS

Practica corrupta: Significa el ofrecimiento,suministro,aceptación o solicitud de cualquier cosa de valor para influir en la actuación de un funcionario de Lumina

Practica fraudulenta: Significa la tergiversación de los hechos con el fin de influir en un proceso de adquisiciones o en la ejecución de un contrato en perjuicio del Prestatario.

FRAUDE Y CORRUPCION

FRAUDE Y CORRUPCION ¨SOBORNO (COHECHO)¨ significa todo acto u omisión que, en

función de su cargo o investidura, realice un funcionario de Lumina o quien actúe en su lugar, postores o terceros, contrario a sus deberes y en especial el ofrecer, dar, recibir o solicitar cualquier cosa de valor que sea capaz de influir en las decisiones durante el proceso de compra o durante la ejecución del contrato correspondiente.

“EXTORSION O COACCION” significa el hecho de amenazar a otro con causarle a él mismo o a un miembro de su familia, en su persona, honra o bienes, un mal que constituyera delito, para influir en las decisiones durante el proceso de compra o durante la ejecución del contrato correspondiente, ya sea que el objetivo se hubiese o no logrado.

“FRAUDE” significa la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de una licitación o la fase de ejecución del contrato, en perjuicio de la empresa y de los participantes.

“COLUSION” significa las acciones entre los postores destinadas a que se obtenga precios de licitación a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privar a Lumina de los beneficios de una competencia libre y abierta.

FRAUDE Y CORRUPCION

Correspodera a la empresa: Rechazar todo el proceso de

Adjudicación si se determina la existencia de practicas fraudulentas o corruptas.

Despedir al funcionario de Lumina que corresponda, ademas de abrir las acciones judiciales correspondientes

Declarará que la firma es inelegible.

CONFLICTO DE INTERESES

Si bien en general no es tipificado directamente como fraude o corrupción el conflicto de intereses no es aceptado como una practica aceptable en Lumina Hay conflictos de intereses cuando existe

familiares involucrados Cuando es consecuencia de trabajos

anteriores. Tengan conflicto de intereses por trabajos

con terceros.

ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS MENORES

Normas de Lumina de Noviembre del 2008

INICIO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN Todo proceso de selección será

eficiente a la medida que se parta de una base clara de las necesidades que tenemos.

En este sentido la elaboración de los Tor, especificaciones o expedientes son un elemento clave para poder realizar un proceso de adquisición exitoso.

INICIO DE UNA CONTRATACIÓN

Según el tipo de adquisición la fijación de nuestras necesidades esta definido como:

OBRASEXPEDIENTE

TECNICO

BIENESESPECIFICACIONES

TECNICAS

CONSULTORIATERMINOS DEREFERENCIA

METODOS DE ADQUISICIONC OMPARACION DE PRECIOS

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA COMPARACION DE PRECIOS

ADECUADA Y OPORTUNA NOTIFICACION

IGUALDAD DE ACCESO PLAZO RAZONABLE PARA PREPARAR Y

PRESENTAR LAS OFERTAS CONDICINES CONTRACTUALES EQUITATIVAS

IGUALDAD DE TRATAMIENTO CRITERIOS DE SELECCIÓN EXPLICITOS ESPECICACIONES NO DISCRIMINATORIOS

PASOS DE UNA CPL

ELABORACON DE ESPECIFICACIONESEXPEDIENTE TECNICO

Y DOCUMENTOS DE LICITACION

1

INVITACIONES

2CONSULTAS

Y ABSOLUCION

DE CONSULTAS

3

CONSULTAS Y

ABSOLUCION

4

PRESENTACIONDE LAS OFERTAS

5

EVALUACION DELAS OFERTAS

7

ADJUDICACIONDEL CONTRATO

8EJECUCION

DELCONTRATO

9

ANALISIS Y EVALUACION DE LAS OFERTAS

OBJETIVO: DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE CADA

OFERTA CON LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACION

DETERMINAR EL PRECIO DE COMPARACION DE CADA OFERTA

SELECCIONAR PARA ADJUDICACION DEL CONTRATO A LA OFERTA QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS Y RESULTE SER LA DE PRECIO EVALUADO MAS BAJO.

ANALISIS Y EVALUACION DE LAS OFERTAS

PROCEDIMIENTOS: LA CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO ES

FUNDAMENTAL PARA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA EVALUACION

LAS ACLARACIONES SE PERMITEN SIEMPRE QUE NO MODIFIQUEN LA ESENCIA DE LA OFERTA NI SU PRECIO

EXAMEN PARA VERIFICAR: OFERTA ESTE FIRMADA GARANTIAS PLAZO DE ENTREGA CUMPLIMIENTO SUSTANCIAL Y OFERTA COMPLETA

ADJUDICACION DEL CONTRATO

DEBE ADJUDICARSE, AL POSTOR CUYA OFERTA: ES LA MAS BAJA EVALUADA CUMPLE SUSTANCIALMENTE CON LOS

REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACION

ESTA CAPACITADO PARA EJECUTAR EL CONTRATO.

QUE ES UN TOR

Los términos de referencia indican que es lo que vamos a contratar, por tanto es la base por la cual deben los ofertantes elaborar sus propuestas, en ese sentido deben contar como mínimo con una definición clara de: Objetivos Alcances Metodología Informes/productos entregables Cronograma Personal mínimo requerido Criterios de evaluación Recursos a disposición del consultor

QUÉ, CUÁNDO, CUÁNTO• La gestión de un proyecto implica

necesariamente el realizarnos estas tres preguntas básicas, sin ellas no se puede realizar una gestión apropiada ni un control del proyecto.

• Estas preguntas aunque parezcan muy primarias, están relacionadas con la triple restricción del proyecto.

• El que: es la determinación del alcance

• El cuando es la determinación del tiempo

• El cuanto es la determinación del costo

CONSTITUCION DEL POA El POA debe estar constituido por tres instrumentos

operativos relacionados con la triple restricción.

Proyecto “ElGaleno”

concalidad

tiempocosto

alcance

PLAN ALCANCE

PLAN DE ADQUISICIONES

PLAN DE DESEMBOLSOS

PROBLEMAS COMUNES EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES DE PROYECTOS

Carecer de una adecuada planificación de compras No medir los resultados de la gestión de la procura Recursos humanos sin las competencias necesarias Documentos que inician la adquisición incompletos,

con defectos o fuera de fecha (términos de referencia, especificaciones técnicas, o expedientes de obra)

Desconocimiento de las normas del Préstamo y/o de adquisiciones

Los usuarios no se involucran Expectativas irreales por parte de los usuarios

internos o externos Falta del juicio de expertos sobre las ET (o TDR)

PROBLEMAS COMUNES EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES DE PROYECTOS

No se gestiona la relación con lo proveedores

No se dispone de documentación estandarizada

No hay archivo del proyecto. No comprenden la complejidad de la

dirección de proyectos.

ComprarComprar

RentarRentar

ArrendamientoFinanciero (Lease)

ArrendamientoFinanciero (Lease)

Hacer ó de

Proveedor único

Múltiplesproveedores

ó

elecciones…elecciones…elecciones….se deben considerar las condiciones actuales del mercado

OutsourcingOutsourcing

Planificación de las Adquisiciones

¿QUÉ OPCIÓN DE ADQUISICIÓN TIENE EL PROYECTO?

MODELO DE PLAN

Una vez que existe claridad sobre el alcance de las actividades del año y su relación con el diseño, es necesario poder tener en cuenta la siguiente restricción el tiempo, dado que las normas y políticas de contrataciones demandan procesos pre establecidos y los mismos tienen relación directa con la ejecución de las actividades, el mejor predictor del tiempo es el plan de adquisiciones, con la limitación que no muestra el cash flow mas si el tiempo desde la elaboración del termino de referencia, especificación técnica o expediente de obra hasta su contratación, esta limitación es cubierta con el plan de desembolsos.

Independiente de la herramienta que se utilice el plan necesariamente debe comprender los pasos por cada método que ya están pre establecidos en la norma

Finalmente se debe comprender que el plan de adquisiciones solo es valioso si es que se respeta su interacción con el Plan operativo y el plan de desembolsos, es una elaboración interactiva e iterativa

Modelo de plan

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Pagos, cambios,garantía

Plan deAdquisiciones

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES (PMBOK)

BUENAS PRACTICAS

planificación de las adquisiciones Empaquetar las adquisiciones Llevar ratios de control sobre los tiempos

en cada fase del proceso logístico Trabajar con el efecto de Pareto Dar prioridad a la ruta critica Evaluar los riesgos en procura Seleccionar el método adecuado de

contratación o adquisición