IMPORTANCIA DE LA GESTION DE PROYECTOS EN LAS INSTITUCIONES

EDUCATIVAS.

Los proyectos nacen como la solucin a unas marcadas necesidades de una

comunidad que en nuestro caso es educativa, los proyectos se definen como

secuencias bien definidas de eventos con un principio y un fin, dirigidos a

alcanzar un objetivo (Cano ,2003).

Los proyectos presentan requerimientos especficos desde su concepcin hasta

su finalizacin siendo los ms importantes la organizacin, definir los objetivos,

proyectar los posibles resultados, y tener definidas las responsabilidades de cada

uno de los integrantes, podramos entonces definir la gerencia de proyectos como

una disciplina que organiza y administra los recursos para que estos lleguen a un

feliz trmino dentro de los parmetros de tiempos y costos predefinidos. Sin

embargo sea de carcter macro o micro el proyecto presenta una serie de

dificultades que hay que solventar, estas dificultades pueden ser conocidas y las

ms complejas que son las desconocidas, las cuales deben ser abordadas por el

grupo de gestin y planificacin de riesgos, realizando reuniones continuas con el

propsito de planificar y analizar los factores de riesgos.

Cabe anotar que la fase de planificacin de cualquier proyecto cubre momentos o

instancias cruciales con la integracin de acciones como definir alcances, tiempos

y costos, sin estos corremos el riesgo de no finalizar o retrasar nuestra

investigacin.

Ahora bien si analizamos la importancia que tiene cada una de las fases de un

proyecto y mxime de orden educativo encontraremos que la fase de integracin

es una de las ms importante ya que en este punto estructuramos los procesos y

actividades que necesitamos realizar para llevar a cabo nuestra investigacin,

debemos entonces despegar con un acta de inicio (constitucin) donde deben ir

plasmados todas las funciones del director del proyecto y l es quien marca las

pautas para dar inicio.

La Gestin de la Integracin del Proyecto incluye los procesos y actividades

necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos

procesos y actividades de la direccin de proyectos dentro de los grupos de

procesos de direccin de proyectos.

La gestin de la integracin es la razn de ser del Gerente del Proyecto, en l el

Gerente del Proyecto tiene como responsabilidad fundamental que el proyecto

vaya bien, es quien planifica lo que pasara a lo largo del proyecto, por tanto gran

parte de su trabajo se basa en; desarrollar el acta de constitucin del proyecto,

desarrollar el plan para la direccin del proyecto, dirigir y gestionar la ejecucin del

proyecto, monitorear y controlar el trabajo del proyecto.

En el plan para la direccin del proyecto se; define, prepara, integra y coordinan

todos los planes ante cualquier cambio del aprobado en el proyecto (tiempo,

proyecto. Alcance, costo, calidad etc). Debe tener la respuesta al cmo ejecutar,

monitorear y cerrar el proyecto.

En el proceso de direccin y gestionamiento, es donde se llevan a cabo los

producidos definidos en el proyecto, se realiza la implementacin de cambios

aprobados, manifestados como acciones correctivas, acciones preventivas y

reparacin de defectos.

El proceso de monitoreo y control lo realiza el Gerente de Proyecto, incluye

recolectar, medir y distribuir la informacin del rendimiento del proyecto, pero a su

vez explotar esta informacin elaborando tendencias, ajustando mtricas y

mejorando los procesos. Es una actividad constante del equipo del proyecto

determinar acciones correctivas y preventivas o re planificar algn aspecto de tal

manera que solucione un problema encontrado durante el ciclo de vida del

proyecto.

Sin duda, la Gerencia de Proyectos es una profesin que cada vez produce mayor

y mejores estndares, y se enriquece con las experiencias, investigaciones y

mejores prcticas de los profesionales que la practican y que se encuentran en

posiciones de liderazgo, supervisin o dirigiendo actividades de proyectos.

Otro aspecto a tener en cuenta es el alcance del proyecto en el que se debe

enumerar los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo lo

que requiere para cumplir con el producto solicitado, este debe incluir: iniciacin

del proyecto, planificacin del alcance, cuales son las metas esperadas, las

caractersticas del producto a entregar. Antes de definir el alcance del proyecto se

debe tener clara la informacin que se plasm en el acta de constitucin del

proyecto, a la hora de hacer esta definicin hay que realizar una estructura de

desglose de trabajo (EDT), segn (Rada, 2011 ) una EDT es la encargada de

organizar y definir el alcance del proyecto, para ello se debe cumplir bsicamente

los siguientes aspectos: tener definidos los objetivos del proyecto, una breve

descripcin del alcance del producto a entregar, cuales son los requisitos mnimos,

definir las restriccin de l y cules son las posibles limitaciones de los fondos a

invertir en el proyecto.

De igual manera delimitar el alcance es imprescindible ya que se debe planificar y

proyectar los recursos financieros y logsticos que son tan importantes para que un

proyecto se lleve a un feliz trmino. El objetivo principal de la Gestin del Alcance

del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el

proyecto.

La gestin del tiempo nos establece las pautas para la finalizacin del proyecto

dentro de las fechas previamente definidas. Para asegurar que un proyecto

escolar sea terminado a tiempo se debe: definir cada actividad, hacer una

secuenciacin, establecer el manejo de recursos, duracin y un cronograma, en el

cronograma se debe especificar lo siguiente: identificar las actividades que se

deben desarrollar con el fin de dar cumplimiento con el producto esperado,

establecer una secuencia, los recursos y duracin de las actividades, analizar

constantemente el desarrollo de las actividades.

El plan de gestin del costo es quizs uno de los retos ms grandes que presenta

un proyecto ya que en la mayora de las instituciones educativas los recursos son

muy limitados, volvindose el factor econmico un hecho muy crtico, ya que si los

costos son muy elevados terminaran por archivar el proyecto, por esto el manejo

del costo debe ir de la mano de la determinacin del presupuesto. Esta gestin del

costo del proyecto es determinante en la aprobacin o rechazo del proyecto, ya

que en este aspecto se incluyen la cantidad de recursos a invertir en cuanto al

capital o especie por parte de los implicados en el proyecto, tambin se definen los

procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete dentro del

presupuesto aprobado. Para ello es necesario que se realicen las siguientes

acciones: determinar que recursos (personas, equipos, materiales) y en qu

cantidades de cada uno se deben utilizar para desarrollar las actividades del

proyecto, establecer una estimacin de costos de los recursos necesarios para

completar cada una de las actividades del proyecto, realizar un control a los

cambios que se puedan dar en el presupuesto del proyecto.

En sntesis la planificacin correcta de los momentos planteados en la gerencia de

proyecto determinan el xito o el fracaso de un proyecto escolar, por esto quien lo

administre debe asegurarse que las personas que se involucren en cada uno de

estos momentos lo hagan de forma correcta basndose en la planificacin inicial y

calculando las posibles dificultades que puedan presentarse en el proyecto

educativo.

BIBLIOGRAFIA

CORDOBA, C. Y. (23 de JULIO de 2014). http://clubensayos.com/Tecnolog

%C3%ADa/IMPORTANCIA-DE-LA-GERENCIA-DE/1887207.html.

Recuperado el 6 de OCTUBRE de 2014, de

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GERENCIA-DE/1887207.html: http://clubensayos.com/Tecnolog

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