lineamientos de auditorÍa -...

LINEAMIENTOS DE AUDITORÍA

POR QUÉ ?

• Unificación de críterios a nivel nacional.

• Próximos cambios a la Guía V4.

Lineamientos Iniciales

Guía para

certificar

Competencias

Laborales

2.1.1

1.4

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO

DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN

debidamente firmada por el responsable del

proceso de ECCL del Centro o Empresa.

Registro del evaluador en Formato Código:

GCC-F-033

Verificar la firma y fecha: 11 DE Marzo

de 2016

Guía para

certificar

Competencias

Laborales

2.2.3

Recibo de servicios públicos original,

preferiblemente teléfono. En caso de no tener

línea de teléfono fija presentar el recibo del

agua.

Cambia en la Guía, se permite copia del

cualquier servicios Público.

Guía para

certificar

Competencias

Laborales

2.2.3

En los casos de alianza, la empresa puede

presentar la constancia laboral por su grupo de

empleados, relacionando listado con números

de identificación, cargo, funciones y experiencia

( definiendo tiempo de experiencia).

Se complementa a la Guía, se permite

anexar la experiencia laboral realizada en

otras empresas que tengan las mismas

funciones; así en la empresa actual lleve

menos tiempo del solicitado.

Se permite que los certificados laborales

que adjunte el candidato adicional a los

que la empresa relaciones en caso de

alianza, vengan en fotocopia.

Guía para

certificar

Competenci

as Laborales

5

Para reportar las novedades siempre se debe

levantar el acta firmada por el comité

aceptando o no dichas novedades, proyectando

comunicación con evidencia física y su

notificación puede ser vía correo certificado o

electrónica.

SE CONTEMPLA EN LA GUIA

Guía para

certificar

Competenci

as Laborales

2.2.3

La experiencia de los que los candidatospresentan como requisito puede ser certificadapor misma empresa y/o por otra empresadonde haya laborado.

Registro del evaluador en Formato

Código: GCC-F-033

Verificar la firma y fecha: 11 DE Marzo

de 2016


Guía para

certificar

Competenci

as Laborales

Los informes de auditoría se deben presentar

por proyecto, por norma o por grupo. No se

deben mezclar varios proyectos en un mismo

informe de auditoría

SE CONTEMPLA EN LA GUIA

CIRCULAR

17076

23-10-2014

Numeral 1

literal e.

Frente a la aplicación de la prueba de oportunidad en los niveles intermedio y avanzado, se

mantiene el porcentaje de aprobación en la prueba inicial del 60%, sin embargo, los candidatos que

obtengan el porcentaje en el nivel intermedio y por su propia voluntad decidan que quieren el

certificado en este nivel, se les permitirá acceder al mismo, sin necesidad de aplicar a la

oportunidad.

Si los candidatos desean presentar la oportunidad para tener la posibilidad de alcanzar el nivel

avanzado y lo logran, serán certificados en este nivel . Ver circular.


EXPEDIENTE DEL PROCESO DEL CANDIDATO (En aplicativo y/o físico)

1. Constancia de trabajo, certificación laboral mínimo de 12 meses de experiencia relacionada con la descripción de las funciones del aspirante que ha realizado o realiza actualmente y su relación con la norma a evaluar.

2. Documento de identidad.3. Recibo de servicios públicos.4. Registro de Inscripción Candidato.5. Plan de Evaluación y Ejecución de Evidencias de ECCL.6. Hoja (s) de respuesta (s) de los instrumentos utilizadas en la primera

evaluación, como en la oportunidad.7. Verificar acta de apertura y cierre de la prueba de conocimiento.8. Verificar las Hoja (s) de respuesta (s) HR frente a la Clave de Respuestas CR9. Listas de Chequeo de desempeño y Listas de Chequeo de producto.10. Referencia a la NCL en la que se evalúa al candidato.



EXPEDIENTE DEL PROCESO DEL COORDINADOR DE LA EMPRESA Y/O CENTRO DE

FORMACION (Procesos por Alianza o Demanda Social).

• Solicitud del servicio al proceso de Evaluación Certificación.

• Respuesta a la solicitud de interés de vinculación al proceso de Evaluación

Certificación.

• Verificar creación del comité de certificación del Centro

• Verificación de aprobación de áreas clave.

• Verificación de duración del proceso por NCL

• Notificación del subdirector a cada uno de los actores, la designación del rol en el

PECCL

• Verificar línea de atención

• Verificar perfil del evaluador

• Verificar el Registro de aceptación de las condiciones que dispongan las partes

para el caso de Alianza.

EXPEDIENTE DEL PROCESO DEL COORDINADOR DEL EN LA EMPRESA y/o CENTRO DE

FORMACION (Procesos por Alianza o Demanda Social).

• Verificación del registro del proyecto en el aplicativo: Línea de atención, Cronograma,

evaluador(es).

• ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN debidamente

firmada por el responsable del proceso de ECCL del Centro o Empresa.

• Registro de correos electrónicos donde se evidencie la solicitud y su respectiva

respuesta de instrumentos de evaluación al Banco Nacional de instrumentos de

Evaluación BNI.

• Acta de entrega de instrumentos por parte del líder.

• Acta de devolución de instrumentos por parte del evaluador.

• Listado de Participantes a sensibilización e Inducción GCC-F-029

• Presentación Sensibilización 2014 - (Magnético o impreso)

• Listado de los candidatos inscritos en el proyecto por parte del Líder al evaluador.

• Solicitud del líder y Respuesta del coordinador Misional de la solicitud de auditoría.

• Los candidatos asistentes, corresponden a los citados y al 25% de la muestra.

• Verificar: acciones correctivas, correcciones, observaciones

• Verificar los hallazgos en los informes de auditorías realizadas al Centro.

EXPEDIENTE DEL EVALUADOR

1. Certificado vigente de la formación como “evaluador de competenciaslaborales para el área técnica de su dominio" del Centro autorizado, o laactualización en Guía para evaluar y certificar Competencias LaboralesVersion2_2014.

2. Normatividad del sector emitida por entes reguladores, relacionada con lascompetencias a certificar, siempre y cuando estén dispuestas para uso público.

3. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN GCC-F-033

4. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD PARA LA ELABORACIÓN DE ITEMS EINDICADORES DE EVALUACIÓN GCC-F-028

5. Las Novedades (de candidato y de ECCL) presentadas son atendidas y se les darespuesta por parte del Subdirector de centro( representante del Comité deECCL)

6. Certificación Juramentada por parte del evaluador que no ha sido formador delos aspirantes a evaluar.

EJECUCIÓN DE AUDITORÍA

Lineamientos asignados

No.

LINEA DE

ATENCIÓN

(Alianza o

demanda

social)

NOMBRE DE

LA EMPRESA

(Alianza)

RADICADO -CODIGO

PROYECTO

(2016-11-XXXX-XXX-

PXXXXX)

NORMA (CÓDIGO Y TITULO)

No. TOTAL

CANDIDATOS

FORMALIZADOS

EN APLICATIVO

Nº TOTAL DE GRUPOS

A AUDITAR

NOMBRES Y APELLIDOS DE

EVALUADOR/ES

NOMBRES Y APELLIDOS

COORDINADOR EMPRESA

FECHA DE EMISION DE

JUICIO

cumplida o proyectada

(dd-mm-aaaa)

FECHA SOLICITADA

PARA LA AUDITORIA

(dd-mm-aaaa)

LUGAR DE LA AUDITORIA

(Documental y entrevista)

AUDITOR

ASIGNADO

1

Nota:

Si la auditoria se debe realizar utilizando otros medios de comunicación (video conferencias, llamadas telefonicas), se debe tramitar la autorización del Coodinador Misional Regional, antes de la concertación del plan de auditoria. Lo anterior teniendo en cuenta

que la guìa establece:"Entrevista en forma presencial, sin embargo en casos excepcionales (espacios-temporales y financieros), el Coordinador misional autoriza el uso de otros medios de comunciación. Bajo concidiciones especiales: debe estar contemplado en el

plan de auditoria y soportado con la autorización" .

Líder PECCL:

Formato para solicitud de auditoria del Proceso de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales

CENTRO DE FORMACIÓN:

Fecha de solicitud:

Subdirector:

Solicitud de auditoría


Fecha:

Interna

Sistema No. de Proyecto

Auditor:

Fecha y hora reunión de apertura:

Fecha y hora reunión de cierre:

Fecha - Hora Auditado Auditor

Líder del equipo auditor Firma:

Lider del proceso centro Firma:

Regional-Centro a auditar:

ANA LUCIA DORADO PEREZ

Alcance de la auditoría:

Criterios de la auditoría:

Auditor en formación:

Actividad

AGENDA DE LA AUDITORIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROCESO DE GESTIÓN CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

Formato Plan de Auditorías

Objetivo de la auditoría:

Externa

Equipo auditor:

Líder del equipo auditor:

Proyecto

Tipo de auditoría:

Clase de auditoría: x

Plan de auditoría

OBJETIVO 5

Verificar el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y

lineamientos para la evaluación y certificación establecidos por la

Coordinación Nacional de Competencias Laborales del SENA de los

siguientes proyectos.

SE CONTEMPLA EN

LA GUIA

ALCANCE 5

Me debe definir donde inicia, donde termina la auditoría.

Características del proceso a auditar.

Ejemplo: auditar el proceso de evaluación y certificación de

competencias laborales del proyectos:

2016-85-9519-1223-P47690; 280601049, VRS 2 Alistar vehículos

automotores articulados de transporte de carga de acuerdo con

especificaciones técnicas y políticas de la empresa; 1 grupo de 40

candidatos.

SE CONTEMPLA EN

LA GUIA


CRITERIOS

DE

AUDITORÍA

5

Guía V3 para evaluar y certificar competencias laborales con el

respectivo marco normativo, correo enviado por EL GCCL, el 26 de

junio 2014 con asunto cumplimiento de metas, circulares: SENA 03-

2014-000105 y 0190_2014, aspectos Operativos BNIE - 2015,

resolución 3597 del 2013 del Ministerio de Trabajo, resolución SENA

No. 2340 de 2010, Circular 1-7070, radicado 3-2016-000013,

presentación video conferencia del 24 de Febrero de 2016, Norma (s)

de Competencia Laboral con código: Ejemplo :280601049;

280601050; 270101113; 270101058

SE CONTEMPLA EN

LA GUIA



ACTA No.

REUNION DE APERTURA AUDITORIA DE PROCESO P…….

CIUDAD Y FECHA:

HORA DE INICIO:

HORA FIN:

LUGAR:

DIRECCIÓN GENERAL / REGIONAL / CENTRO

TEMAS: 1. Presentación de los participantes. 2. Lectura y confirmación del plan de auditoria. 3. Presentación de los métodos a utilizar durante la auditoria, establecimiento de canales de

comunicación y reporte de los hallazgos. 4. Tratamiento de los riesgos de la auditoria. 5. Confirmación de los temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información. 6. Condiciones bajo las cuales se puede suspender la auditoria. 7. Proposiciones y varios

OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: Formalizar el inicio de la auditoria al proyecto 2016-50-9532-989-p….

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Presentación de los participantes: 2. Lectura y confirmación del plan de auditoria 3. Presentación de los métodos a utilizar durante la auditoria, establecimiento de canales de

comunicación y reporte de los hallazgos: Métodos a utilizar en la auditoria: De acuerdo a lo contemplado en la Guia ECCL V3 las técnicas que se emplearan en la presente auditoria son; la entrevista in situ, y la revisión documental in situ con la participación del auditado. La verificación documental se realizara de forma aleatoria a cada uno de los registros y documentos del proceso con una muestra del 25%, dicha muestra podrá ser incrementada o disminuida de acuerdo con los hallazgos que se encuentren durante el proceso. Es importante resaltar que este proceso de auditoria no es una auditoria a personas por lo tanto el auditor no establece ningún tipo de responsabilidad durante o posterior al ejercicio de la auditoria. Canales de comunicación: Durante el ejercicio de la auditoria la comunicación será directa con los actores del proceso y si por alguna circunstancia especifica después de terminado el ejercicio se requiere enviar o recibir información, esta se deberá enviar por medio electrónico institucional y a través del Lider del Proceso en el Centro. Durante el ejercicio si alguno de los auditados no comprende lo que el auditor solicita es importante que soliciten las aclaraciones pertinentes. Clasificaciones de hallazgos de No conformidad: Los hallazgos dentro de una auditoria corresponden a los siguientes:

- CONFORMIDAD: Cuando se tiene eficacia de las actividades verificadas. Cumplimiento de los requisitos.

- NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. - NO CONFORMIDAD MAYOR: Fallas críticas que afecten en forma negativa la integridad, los

principios, las características establecidas para el sistema de evaluación de competencias laborales o cuando no hay opción de corrección del hallazgo.

- NO CONFORMIDAD MENOR: Identificación de una o más detecciones en el sistema de certificación que admitan corrección a la mayor brevedad y no afecte de manera negativa la confiabilidad del proceso de evaluación y certificación. Varias no conformidades menores pueden conformar una mayor.

- OPORTUNIDAD DE MEJORA: Identificación de una o más deficiencias potenciales en el sistema que no se cataloga como una no conformidad pero que señala una oportunidad de mejoramiento.

Los hallazgos de no conformidad quedaran abiertos y se deberá diligenciar un formato de acciones correctivas establecido para tal concepto. Los hallazgos de no conformidad sobre los cuales pueden realizarse una corrección durante el término de la reunión de cierre y antes de la elaboración del informe, quedaran registrados con no conformidades con corrección, el proyecto cerrado, pero la no conformidad quedara abierta y se deberá diligenciar el formato de acciones correctivas establecido para tal fin.

1. Tratamiento de los riesgos de auditorías: Teniendo en cuenta el objetivo de la auditoria se identifican los siguientes riesgos:

N° RIESGO CAUSAS CORRECCION

1

Incumplimiento de los tiempos establecidos en la agenda de trabajo del plan de auditoria

El plan de auditorías es aprobado sin tener en cuenta factores externos como: desplazamiento, logística y demás que puedan afectar el cumplimiento del tiempo .

Solicitar a la Coordinadora Misional Regional la aprobación para programar la continuidad de la auditoria.

2

El evaluador o El Líder por fuerza mayor o caso fortuito no pueden atender la auditoria

Para el día, fecha y hora de la auditoria al evaluador o El Líder se le presenta una situación de fuerza mayor o caso fortuito que le impide atender la auditoria.

Solicitar soporte de la situación presentada y continuar la auditoria en compañía del líder o su delegado. De no ser posible reprogramar auditoria

3

Incumplimiento de la muestra mínima establecida para llevar a cabo la entrevista con los candidatos.(pág. 65 de la Guía CCL v2)

Para el día, fecha y hora de la auditoria el (los) candidato(s) citado(s) a la auditorias por fuerza mayor o caso fortuito no pueden asistir a la entrevista.

Invitar de manera inmediata al número de candidatos faltantes para dar inicio a la entrevista, de no ser posible, se programa una nueva entrevista y si persiste el incumplimiento se solicita autorización a la Coordinadora Misional Regional para llevar a cabo la entrevista por otros medios.

Acta de apertura


Desarrollo de la reunión de apertura

1. Presentación de los participantes.

2. Lectura y confirmación del plan de auditoría.

3. Presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, establecimiento de

canales de comunicación y reporte de los hallazgos.

4. Tratamiento de los riesgos de la auditoría.

5. Confirmación de los temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la

información.

6. Condiciones bajo las cuales se puede suspender la auditoría.

7. Proposiciones y varios


Acta de cierre

ACTA No. 60

REUNION DE CIRRE AUDITORIA DE PROCESO P4….

CIUDAD Y FECHA:

HORA DE INICIO:

HORA FIN:

LUGAR:

DIRECCIÓN GENERAL / REGIONAL / CENTRO

TEMAS: 1. Cumplimiento del plan de Auditoria 2. Tratamiento de los riesgos de auditoria 3. Hallazgos encontrados

OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: Dar cierre a ------

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Cumplimiento de plan auditoria 2. Tratamiento de los riesgos de auditoria 3. Hallazgos Encontrados

TIPO DE HALLAZGO

CANTIDAD OBSERVACIONES

No conformidad mayor (NCM)

No conformidad menor (NCM)

Oportunidad de mejora

Aspectos positivos

CONCLUSIONES

LISTADO DE CANDIDATOS A CERTIFICAR

COMPROMISOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

ASISTENTES

NOMBRE CARGO/DEPENDENCIA/ENTIDAD FIRMA

INVITADOS (Opcional)

NOMBRE CARGO ENTIDAD

Página 1 de __2__

Desarrollo de la reunión de cierre

1. Cumplimiento del plan de Auditoria2. Tratamiento de los riesgos de auditoría3. Hallazgos encontrados4. Listados de candidatos recomendados para la certificación.

EJEMPLO NO CONFORMIDAD

Declaración: El Comité de Evaluación y Certificación de Competencias

Laborales, no analizó, valoró ni comunicó las novedades.

Requisito: Numeral 5 párrafo 1, página 75 de la Guía para ECCL v2

Evidencias: Durante el proceso se presentan dos (2) novedades la

cancelación del candidato 79359858, comunicación oficial emitida con

radicación 11_9209_000230 y un retiro voluntario de 79759456_.

Recibido con radicado 2015-05-011540 y Rta emitida con 1-2015-05-00192

del 12/03/2015. La primera se encuentra documentada en el Comité de

Evaluación y Seguimiento del proyecto y la segunda no.



Informe de auditoría

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROCESO GESTIÓN DE CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

Formato Informe de Auditoría

1. INFORMACIÓN BÁSICA AUDITORÍA

Fecha de presentación del informe de auditoría:

Tipo de auditoría: Interna Externa

Clase de auditoría: Proceso Sistema

Fecha de realización de la auditoría:

Duración en horas desde la reunión de apertura, hasta la reunión de cierre:

2. EQUIPO AUDITOR

Líder del equipo auditor: Auditor(es):

Proyectos auditados:

3. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

5. CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

6. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

6.1 Aspectos positivos:

6.2 Oportunidades de mejora:

6.3 No conformidades: Indicar en cada uno de los hallazgos, si la no conformidad es de sistema o de proceso.

6.3.3 Mayores:

6.3.2 Menores:

PROCESO SISTEMA

No Conformidad Mayor (NCM) 0 0

No Conformidad menor (NCm) 0 0

TOTAL 0 0

7. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

8. ESTADO DEL PROYECTO: Abierto Cerrado

9. INFORME DE LA AUDITORÍA

Firma del líder del equipo Auditor:

Firma del líder del proceso de evaluación y Certificación de competencias laborales del centro:

Anexos (relacionarlos):

Documentos Adjuntos al informe

1. Informe de Auditoría.2. Plan de Auditoría.3. Acta de Reunión de Apertura.4. Registro de asistencia de los candidatos que asistieron a entrevista.5. Acta de Reunión de Cierre.

Puntos a tener en cuenta para el informe

1. En el alcance mencionar, la Regional – Municipio- Centro.


1. Los informes de auditoría solo se recibirán en el correo auditorí[email protected].

2. En procura de acelerar los procesos de certificación; por parte de la Dirección Generalse autoriza la certificación de los candidatos que durante la auditoría, cumplen con losrequisitos, inmediatamente después de finalizada cada auditoría, el listado de candidatosse anexará en el acta de cierre.

EL encargado SECCL, deberá cargar los certificados una vez reciba el acta de cierre deauditoría con el listado de los candidatos a certificar.Se mantendrán los 3 días para la entrega del informe final donde se verán reflejadas lasoportunidades de mejora y las no conformidades que se declararon.

3. Se debe enviar la programación de auditorías de cada regional al correoauditorí[email protected] cada mes.


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

GRACIAS

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