lfc35 anex-o1 conceptos de metodología foda

Conceptos de la Conceptos de la metodología FODAmetodología FODA

Etapa III. Diagnostico

Proyecto Reingeniería LFC

Coordinación

Luz y Fuerza del Centro Proyecto de Reingeniería de Procesos

1

Es una herramienta de la Planeación estratégica que ayuda a la organización a encontrar sus factores

estratégicos críticos para usarlos, una vez identificados, y apoyar en ellos los cambios

organizacionales: consolidando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las ventajas de las oportunidades, y eliminando o

reduciendo las amenazas.

El análisis FODA permite llevar a cabo una serie de estrategias de acuerdo con la importancia de cada uno

de los factores internos y externos, así como ordenarlas de acuerdo con la relación que exista entre

cada una de ellas.

¿Para que sirve el Análisis FODA?

2

Fases del proceso de Diagnóstico

Análisis del Entorno

Análisis Interno

Formulación de la Misión y Visión

Diseño de objetivos y estrategias

3

Implementación evaluación y control

Diagnostico de Luz y Fuerza del Centro (LFC)

Por Subdirecciones

Análisis

Externo

Amenazas

Oportunidades

Análisis

Interno Fortalezas

Debilidades

4

Análisis de Recursos y

Capacidades

Análisis del entorno

AMENAZAS: Situación desfavorable, actual o futura, que presenta el entorno de la Subdirección, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o minimizar los daños potenciales sobre el desempeño y la supervivencia de la misma.

OPORTUNIDADES: Es una situación favorable, actual o futura, que ofrece el entorno de la Subdirección, cuyo aprovechamiento adecuado o oportunidad mejoraría su posición de competencia.

5

Análisis Interno

FORTALEZA: Es una posición favorable que posee la Subdirección en relación con alguno de sus elementos (recursos, procesos, etc.) y que la sitúa en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o ante una amenaza.

DEBILIDAD: Es una posición desfavorable que tiene la Subdirección con respecto a alguno de sus elementos y que la ubica en condiciones de no poder responder eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno.

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Análisis Externo

Macroentorno: Común a todos los organismos, Instituciones públicas y privados (conjunto de valores culturales y sociales, normas legales y políticas, condiciones económicas, demográficas y tecnológicas de la Sociedad. (macroentorno de la Subdirección en análisis).

Microentorno: Específico para cada Subdirección (individuos, grupos y organizaciones con las que el área interactúa directamente).

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Subdirección en análisis

LFC

Entorno

EntornoSociedad

Entorno

8


• Situación socio-económica: población actual y tendencias, nivel de empleo, grado de desarrollo económico, evolución y perspectivas de los distintos sectores económicos, etc.

• Análisis de los factores demográficos: número potencial de clientes

• Factores políticos: situación legal, prioridades gubernamentales en política energética, Programa Sexenal, etc.

• Análisis de la demanda: características de los usuarios del servicio, necesidades de la sociedad, evaluación de comportamientos.

• Estudio de la oferta: valoración de la competencia, dificultad de ampliación del mercado.

• Valoración de los factores tecnológicos: impacto de las TIC´s sobre la eficiencia de los procesos propios de la Subdirección

9

Análisis Interno

Recursos y capacidades: Determinan las posibilidades de la Subdirección en aquellas actividades que ejecuta, y la aptitud que tiene para el desarrollo de otras nuevas.

Las aptitudes: son las potencialidades de la Subdirección para crear y usar sus capacidades distintivas, apoyándose en un sistema de dirección y en las rutinas organizativas que facilitan la creación de recursos y la adaptación del área al entorno.

Las actitudes: son los sentimientos y supuestos que determinan en gran medida la percepción de los empleados respecto de su entorno, su compromiso ante las acciones previstas y, en última instancia su comportamiento.

10

Análisis Interno

Fuente de competencias esenciales que puede desarrollar la Subdirección. Apreciar cómo cada actividad genera valor.

• Estudio de los componentes organizativos: Red de comunicaciones, estructura organizativa, estilos de dirección, mecanismos de control, etc.

• Estudio de la Situación financiera: fuentes de financiación, estructura y distribución de presupuesto, inversiones, capacidad para la captación de recursos, etc.

• Análisis de la prestación del servicio: oferta del servicio, atención a clientes, determinación de procesos, nivel de satisfacción de los usuarios, quejas, resultados alcanzados.

• Inventario de medios materiales: espacios físicos, instalaciones, equipamiento, tecnología aplicada, servicios sociales, administrativos, etc.

• Proyección de la imagen de la Subdirección: valoración de la imagen que proyecta.

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Análisis Interno

• Es importante establecer un orden de importancia de dichos factores. En este análisis se incluirían las debilidades internas, relacionadas con las barreras que, de no eliminarse, coartarían el desarrollo de algunos puntos fuertes de la Subdirección

• Las fortalezas internas hacen referencia a elementos de la Subdirección basados en recursos y capacidades que le pueden suministrar el liderazgo en determinadas actuaciones.

Recursos y Capacidades

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FODA

ANÁLISIS

INTERNO

ANÁLISIS

EXTERNO

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS MATERIALES

RECURSOS FINANCIEROS

COSTOS/MÁRGENES

TECNOLOGÍA E INSTALACIONES

CARACTERISTICAS SERVICIO

PROVEEDORES/CLIENTES

COMPETIDORES EN EL SECTOR

SITUACIÓN MACROECONOMICA

SITUACIÓN DEL MERCADO

MARCO LEGAL/NORMATIVO13

Misión: Describe, en términos amplios, la actividad de la organización (unidad en análisis) y contribuye como una referencia permanente en el proceso de planificación estratégica.

Expresa la razón de ser de la Subdirección y se comunica a través de una oración que define el propósito fundamental de su existencia, estableciendo, así, la diferencia en relación a las otras Subdirecciones.

Visión: Apreciación idealizada de lo que los grupos desean como resultado del proceso de reingeniería, debe ser precisa, simple y al mismo tiempo retadora.

La visión debe ser conocida y compartida por todos los miembros de la institución y también por aquellos que se relacionan con ella.

14

Objetivos y Proyectos

Objetivos: Los objetivos se definen como resultados a largo plazo ( ) y los proyectos como resultado a corto plazo

Especificidad: Los objetivos se establecen en términos generales y amplios mientras que los proyectos poseen un mayor nivel de especificidad.

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Metodología FODA

Creación de una base de datos

16

Diagrama de flujo Metodología aplicación FODA

1. Análisis estratégico• Análisis externo• Análisis interno• Elaboración matriz FODA inicial

2. Consulta a expertos• Selección del grupo de expertos (analistas) • Diseño del cuestionario y pretest• Realización de entrevistas• Tabulación de resultados

3. Ampliación del análisis estratégico• Elaboración de la matriz FODA modificada• Elaboración de la matriz de confrontación• Elaboración de la matriz FODA reconvertida

4. Diseño de las opciones estratégicas• Elección de las taxonomías de estrategias• Despliegue de las estrategias• Elaboración de la matriz de estrategias

5. Ponderación de las estrategias• Determinación del peso de cada estrategia• Valoración de las estrategias

6. Contrastación de los resultados• Selección de estudios empíricos y análisis de resultados• Comparación con el estudio realizado

7. Formulación de estrategias• Elaboración de la matriz FODA con acciones estratégicas

FO

DA

17

Elaboración de la Matriz FODA

Elaboración de una matriz FODA inicial.

Reducción de datos.

• Posibilidad de elaborar FODAS por Subdirección (se elaboran por parte de los grupos de trabajo)

•Elaboración de la matriz de confrontación:

-Detección de las incidencias del entorno de LFC. Adopción de criterios que vinculen las Amenazas y Oportunidades con Debilidades y Fortalezas (agrupar o eliminar)

En esta primera fase se elaborará una Matriz Inicial utilizando la Técnica de Grupo Nominal (TNG) con el número de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades que los grupos consideren.

18

TNG

19

Se presentará un diagnóstico previo por cada Subdirección.

Los grupos dispondrán de la documentación necesaria, referida a:

Identificación de procesos por su relación con los fines básicos de la empresa:

o Macro-procesos y sus procesos componentes.o Procesos de Soporte.

Según su ámbito de aplicación:

o Normativos centralizados.o Operativos específicos.

Según su ámbito de ejecución:

o Realizados por una sola unidad organizacional dentro de la estructura de organización.

o Realizados con la participación de más de una unidad organizacional dentro de la estructura de organización; por ejemplo: Administración, Asuntos Jurídicos, Recursos Humanos.

Según sus procedimientos operativos (flujo, volúmenes, frecuencias, duración de ciclo).

Según las características de los insumos o entradas y los productos o salidas (información, materiales, otras) y la identificación de las áreas (internas o externas) que las proveen o reciben.

Priorización según su nivel de responsabilidad y contribución en el cumplimiento de los Indicadores de Gestión establecidos en el Convenio de productividad del 16 de marzo de 2008 y otros que se adopten.

Impacto de los procesos, tanto en áreas internas como externas.

Identificación de traslapes de actividades.

Identificación, de criterios y opiniones sobre:

oProblemáticas

oSoluciones posibles

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•La estructura organizacional.•Manual de organización.•Manual de funciones.•Manuales de procedimientos.•Marco legal (Constitución Política, Programa Nacional, sectorial, Contrato Colectivo de Trabajo, etc.)•Memorias , •Informes, etc

La información que servirá de soporte documental para el trabajo de losGrupos deberá estar disponible a través de la Web, distinguiendo 3 niveles:

• Un primer nivel de información con acceso libre.

• Un segundo nivel, en el que la información podrá ser consultada por miembros participantes del proyecto.

• Un tercer bloque de documentación, restringida únicamente a las personas que formaban parte de los Grupos de Trabajo.

21

•Diseño de cuestionarios: la batería de preguntas deberá de ser diseñada de manera inteligente para obtener información necesariamente útil para la consolidación del FODA

•Realización de entrevistas

•Tabulación de resultados

22

Elaboración de la Matriz FODA inicial (modificada, después de tabulación de resultados, derivada de las

entrevistas)

FODA

FO

RT

AL

EZ

AS

F1

F2

F3

F4

F5

DE

BIL

IDA

DE

S

D1

D2

D3

D4

D5

AM

EN

AZ

AS

A1

A2

A3

A4

A5

OP

OR

TU

NID

AD

ES

O1

O2

O3

O3

O5

23

Criterios de Valoración Matriz de Confrontación

24


Amenazas Oportunidades

Interno

Fortalezas

1. (--) muy negativa. Disminuye significativamente la fortaleza

1. (++) muy positiva. Se potencia significativamente la fortaleza.

2. (-) negativa. Disminuye la fortaleza

2. (+) positiva. Se potencia la fortaleza

3. (0) Sin relación 3. (0) sin relación

Debilidades

1. (--)muy negativa. Potencia significativamente la debilidad

1. (++) muy positiva. Disminuye significativamente la debilidad

2. (-) negativa. Se potencia la debilidad

2. (+) positiva. Disminuye la debilidad

3. (0) nula sin relación 3. (0) sin relación



A1 A2 A3 O1 O2 O3

Interno

Debilidades

D1 -- -- 0

D2 -- 0 -

D3 -- 0 - 0

D4 0 0 0 ++

D5 -- - 0 +

Fortalezas

F1 0 - -- 0 0 0

F2 0 0 - 0 0 0

F3 - 0 -- ++

F4 0 -- -

F5 - - 0 0

Matriz de Confrontación

25

Elaboración de la matriz FODA Reconvertida

• A partir del análisis de la matriz de confrontación se obtiene la matriz reconvertida

• Matriz que proporciona la información necesaria para ultimar el análisis estratégico. Aparecen ya simplificados y agrupados los ítems del FODA modificado

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FO

RT

AL

EZ

AS

F1

F2

F3

F4

F5

DE

BIL

IDA

DE

S

D1

D2

D3

D4

D5

AM

EN

AZ

AS

A1

A2

A3

A4

A5

OP

OR

TU

NID

AD

ES

O1

O2

O3

O3

O5

FODA RECONVERTIDO

27

Diseño de las Opciones Estratégicas: Etapas

• Elección de una taxonomía de estrategias

• El despliegue de la estrategia

• Elaboración de la matriz de estrategias

28

Elección de la Taxonomía de Estrategias

Viene sugerida por las estrategias que resultan de la intersección entre filas y columnas

TIPOS DE ESTRATEGIAS

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Tipología de Estrategias

Las estrategias de supervivencia (DA): Destinadas a eludir los efectos que las situaciones del entorno puedan tener sobre los aspectos internos.

Las estrategias defensivas (FA): Pretenden dar respuestas a situaciones del entorno no favorables apoyándose para ello en puntos fuertes de la Subdirección en análisis.

Las estrategias de reorientación (DO): Tratan de aprovechar una situación positiva del entrono para corregir carencias o debilidades internas de la institución.

Las estrategias ofensivas (FO): Tratan de obtener el máximo provecho de una situación favorable del entorno.

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Matriz FODA

Fortalezas (F) Debilidades (D)

Oportunidades (O)

Estrategia Ofensiva (FO) ¿si acentuamos la fortaleza podré aprovechar mejor la

oportunidad?

Estrategia de reorientación (DO) ¿Si supero mi

debilidad podré aprovechar mejor mi oportunidad?

Amenazas (A)

Estrategia Defensiva (FA) ¿Si acentuamos la fortaleza

podré minimizar la Amenaza?

Estrategia de Supervivencia (DA) ¿Si supero mi

debilidad podré minimizar la Amenaza?

Factores internos

Factores externos

31

Despliegue de las Estrategias

Relación Estrategia Descripción

E.S. (DA)

A1-D1 ES1 MINIMIZAR TIEMPOS EN SOLUCION DE QUEJAS

A1-D3 ES2 OFRECER CURSOS DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL SOBRE ACTITUD AL CAMBIO

A5-D1 ES3

E.R (DO)

E.D. (FA)

E.O. (FO)

32



A1 A2 A3 O1 O2 O3

Interno

Debilidades

D1 ES1 ER1 ER4

D2 ER2ER1

D3 ES2 ER3

D4 ES3

D5

Fortalezas

F1

F2

F3

F4

F5

Elaboración de la Matriz de Estrategias

33

Ponderación de Estrategias

Determinar la importancia relativa de la estrategias consideradas

• Determinación del peso correspondiente a cada estrategia en cada grupo (número de veces que aparece la estrategia y de su participación porcentual en el total del grupo).

• Valoración de las estrategias en cada grupo.

34

Jerarquización de estrategias de Supervivencia

Código Estrategia %

ES2 5 29.41

ES3 5 29.41

ES1 4 23.53

ES5 2 11.77

ES4 1 5.88

TOTAL 17 100

35

Jerarquización de estrategias Defensivas


ED1 7 22.59

ED3 6 19.35

ED4 6 19.35

ED2 3 9.68

ED5 3 9.68

ED6 2 6.45

ED7 2 6.45

ED8 2 6.45

TOTAL 31 10036

Jerarquización de estrategias de Reorientación


ER3 5 31.25

ER1 2 12.50

ER5 2 12.50

ER6 2 12.50

ER8 2 12.50

ER2 1 6.25

ER4 1 6.25

ER7 1 6.25

TOTAL 16 100

37

Jerarquización de Estrategias OfensivasCódigo Estrategia %

EO7 4 13.79EO13 4 13.79EO3 2 6.90EO5 2 6.90EO6 2 6.90EO8 2 6.90EO9 2 6.90EO1 1 3.45EO2 1 3.45EO4 1 3.45

EO10 1 3.45EO11 1 3.45EO12 1 3.45E014 1 3.45EO15 1 3.45EO16 1 3.45EO17 1 3.45E018 1 3.45TOTAL 29 100

38

Código

Estrategias

Total %supervivencia (DA) reorientación (DO) Defensivas (FA) ofensivas (FO)

ES1=ER=ED4=EO7 4 5 6 4 19 20.40

ES2=ER7=ED3=EO17 5 1 6 1 13 13.98

ES3 5 5 5.38

ES4 1 1 1.08

ES5 2 2 2.15

ER1 2 2 2.15

ER2 1 1 1.08

ER4=EO15 1 1 2 2.15

ER5=EO9 2 2 4 4.30

ER6 2 2 2.15

ER8=ED1=EO13 2 7 4 13 13.98

ED2=EO5 3 2 5 5.38

ED5=EO6 3 2 5 5.38

ED6=EO8 2 2 4 4.30

ED7 2 2 2.15

ED8=EO2 2 1 3 3.20

EO1 1 1 1.08

EO3 2 2 2.15

EO4 1 1 1.08

EO10 1 1 1.08

EO11 1 1 1.08

EO12 1 1 1.08

EO14 1 1 1.08

EO16 1 1 1.08

EO18 1 1 1.08

TOTALES 17 16 31 29 93 100

% 18.28 17.21 33.33 31.18 100 39

Formulación de las estrategias

La formulación de estrategias constituye la fase final del FODA, en donde se elabora la matriz con las acciones estratégicas a desarrollar por las Subdirecciones.

40

AMENAZAS OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

A1 A2 A3 A4 A5

O1 O2 O3 O4 O5

D1 Estrategia de supervivencia Estrategia de reorientaciónD2D3D4D5FORTALEZAS F1 estrategia defensiva Estrategia ofensivasF2F3F4F5

Matriz FODA y Acciones Estratégicas

41

Debilidades Fortalezas

FODA

CAPACIDADES

RECURSOSDotación de recursos

actual

Capacidades básicas

Mecanismos de integración

Generación de rentas

Capacidades dinámicas

Transformar recursos (depende del pasado de la

organización, dotación de recursos

actual, procesos organizativos

Competitividad, limitada a la competencia,

mantenimiento,

Reglas, manuales y rutinas

Coordinación y movilización de

recursos

VRIO

Tipología

Análisis de recursos y capacidades y FODA

lfc35 anex-o1 conceptos de metodología foda

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