UNIDAD 5- FASE PLANEACION

Figura 4- 1- Metodologa de la auditoria administrativa- Fase Planeacin

Estudio preliminar El objeto de esta fase del proceso de auditoria, es el de obtener informacin sobre la entidad, organismo o empresa, la cual deber servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin general del personal de auditora que se incorpore a la ejecucin del trabajo.El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto de la empresa que est auditando a travs del estudio de:

Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve la empresa y que inciden en la administracin de la operacin que se revisa.

La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y control).

Los antecedentes respecto a las deficiencias detectadas a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.

Algunos lineamientos que permitirn al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operacin que revisar en particular, estn: 1) el estudio ambiental y 2) el estudio de la gestin administrativa.

Estudio Ambiental

En esta fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de gran vala que permitir al equipo auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del equipo auditor. Los principales aspectos a investigar sern los siguientes:

- La importancia que para la empresa representa la operacin que se audita, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendran si se mejorara su eficiencia.

- Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.

- Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se revisa.

- Legislacin nacional, departamental y municipal que rige las prcticas de manejo de la operacin.

- Informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de una operacin similar.

Estudio de la gestin administrativa

Con respecto a la gestin administrativa de la empresa (planeacin, organizacin, direccin y control), el auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de conocer, en trminos generales sus caractersticas y posibles deficiencias, la evaluacin de esta instrumentacin se har en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarizacin al auditor nicamente le interesa conocer las caractersticas esenciales de la misma.

Durante el proceso de investigacin preliminar para efectos de familiarizacin es lgico que el auditor entre en contacto con los diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operacin y que, mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto caractersticas especficas como problemas de la operacin misma.

Tipo de informacin a recopilar

En esta fase se debe recopilar la mxima informacin til en el tiempo ms corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos:

Antecedentes Por qu y para qu se cre la empresa o entidad Cambios en los objetivos iniciales Informes financieros recientes Informes tcnicos recientes Marco Legal Disposicin legal de creacin Estatutos Reglamentos Pacto o Convenio Laboral Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa. Organigrama Asignacin de Responsabilidad Delegacin de autoridad o grado de autonoma Manual de Funciones Reglamento Interno o Manual General Administrativo Operaciones

Operaciones o actividades de importancia

Manuales de procedimiento

Financiamiento Fuentes de Financiamiento

Presupuesto

Control Manual de Auditora Interna

Manuales especficos de control

Informacin Adicional

La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la Auditora Operacional.

Caractersticas del Estudio Preliminar

La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes caractersticas:

No es una lectura detallada de informacin o de manuales Es un proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante entrevistas con funcionarios. Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de reas crticas, no se deben examinar; solamente se dejar constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar

A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditora.

Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Director o Gerente, Directivos encargados) y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin sobre los aspectos esenciales de la organizacin. Recopilacin de la informacin sobre dichos aspectos. Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, observar directamente sus operaciones y conocer brevemente a los funcionarios responsables. Clasificacin y referenciacin de la Informacin. En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la auditora financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora, y, en que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso.

Fuentes de estudio para la Investigacin Preliminar

Las fuentes de estudio para la investigacin preliminar son los entes internos y externos a los que se recurren para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor. A continuacin presentamos una clasificacin de las fuentes segn su origen y tipo. Fuentes de estudio segn su ubicacin:

Fuentes de estudio internasFuentes de estudio externas

rganos de Direccin: Junta Directiva y Direccin General

rganos de control interno: revisora fiscal y auditora interna

Entes funcionales de la organizacin

Grupos y comits de trabajo

Sistema (s) de Informacin

Normas y Reglamentos

Normativa del Sector u organismos anlogos

Gremio al que pertenece el sector

Organismos internacionales y nacionales reguladores

Redes de informacin sobre el sector y las actividades de la organizacin

Proveedores

Clientes o Usuarios

Fuentes de estudio segn el tipo de informacin

Normativa

Administrativa

Mercado

Localizacin geogrfica

Aspectos Financieros

Aspectos Econmicos

Modelo de Programa General para la Ejecucin de la Fase del Estudio Preliminar

En las pginas siguientes se presenta un modelo del Programa de Auditora para el desarrollo de la Fase de la Investigacin Preliminar de la auditora de un organismo. Este programa debe ser preparado por el Coordinador y el Lder, y debe ser dado a conocer y explicado al analista y el personal encargado del trabajo de campo. 4.1.2. COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA

En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la entidad, organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta Directiva o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

Actividades Mnimas para Comprender la Entidad Auditada

Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul fue la necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin. Determinar si los objetivos iniciales han cambiado durante el transcurso del tiempo. Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial. Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propsitos de cada actividad. Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pblica. Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operacional el equipo auditor habr adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando como auditora interna o externa, que le permita intercambiar opiniones vlidamente con los funcionarios de la administracin.

Una de las evidencias de que el Auditor ha cumplido con los objetivos de la fase, es la presentacin grfica de la misin primordial, los objetivos principales y las operaciones o actividades ms significativas, jerarquizando su importancia mediante la asignacin de un nmero en orden consecutivo correspondiendo el No.1 a la mayor jerarqua. 4.1.3. IDENTIFICACIN Y SELECCION DE LAS AREAS DEBILES O CRITICAS QUE SERAN AUDITADAS

Aspectos Bsicos

El alcance ilimitado de la auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requieren varios aos de auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados.

El hecho de que la auditoria se aplique a slo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan general.

La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cules reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin. Por principio de auditora, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora operacional.

El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la Auditoria Interna o la Direccin conoce previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditora y sea conveniente un examen; o los resultados e informes de auditoria indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditoras.

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no ser ptima.

Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. De otra parte, si la Auditoria Interna ha realizado auditora financiera previamente a la auditora administrativa que se practicar, la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditoria administrativa, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a examinar y evaluar.

Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control interno que efecte la Auditoria Interna en ejercicio de la auditora financiera, no slo se enfoque a los propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a futuras auditoras administrativas.

De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditora administrativa se revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la accin de auditora administrativa.

Para el efecto con base en la informacin acumulada en las dos fases anteriores, se seleccionarn operaciones tpicas y representativas de todas las actividades, examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre:

Forma en que se efectan las operaciones en la realidad. Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas.

El auditor operacional considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea de actividades, los elementos bsicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluacin del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluar los elementos relativos al proceso de control interno de carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin.

Control Interno Operacional

El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes:

El Desarrollo de los Objetivos

El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto.

La Efectividad del control interno operacional est relacionada directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas.

La medicin de los resultados

Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente.

Comparacin del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestas

Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos dbiles en el proceso.

-Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones

-Determinar por que resultaron las desviaciones significativas.

La determinacin de la accin gerencial apropiada

-Al analizar la situacin es necesario determinar que accin correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.

La toma de accin

La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos. Verifica si hay una toma de accin rpida en respuesta a la bsqueda de solucin de problemas y correccin de desviaciones.

Revisin continua

Despus de haber efectuado la accin correctiva es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.Seleccin de las reas dbiles o crticas

Al finalizar la evaluacin del control interno, el auditor con base en los resultados de esta evaluacin establecer las reas dbiles o crticas, que son las que presentan debilidades de control interno y seleccionar dentro de stas las de mayor importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora operacional.

El alcance del examen detallado estar relacionado con los recursos disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medicin y de informacin sobre los resultados obtenidos en la ejecucin de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto tambin podr reducir su examen a las operaciones o actividades ms importantes del rea crtica seleccionada para efectuar su evaluacin en un tiempo razonable.

Para poder identificar las reas Dbiles o Crticas, el auditor operacional debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin y en las reas tanto de administracin como sustantivas.

En dicha matriz presentar a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha se titularn los objetivos del Control Interno, los sistemas de administracin y las reas de la entidad. Con una x se marcar, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en el ltimo rengln se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administracin y cada rea de la entidad. Los sistemas y reas con ms x sern los sistemas y las reas dbiles o crticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor operacional seleccionar las ms importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la Fase de identificacin y seleccin de reas crticas y dbiles, y dentro de estas, escoger las ms propicias para el examen detallado.

FACTORES A REVISAR EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ELEMENTOPROPOSITOSUBELEMENTOS

PlaneacinDefinicin del marco de actuacin de la organizacin Visin

Misin

Objetivos

Metas

Estrategias/Tcticas

Polticas

Procedimientos

Programas

Enfoques

Niveles

Horizonte

OrganizacinDisear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin Estructura organizacional

Divisin y distribucin de funciones

Cultura organizacional

Recursos Humanos

Cambio Organizacional

Estudios administrativos

Instrumentos tcnicos de apoyo

DireccinTomar las decisiones pertinentes para normar la gestin de la organizacin. Liderazgo

Comunicacin

Motivacin

Grupos y equipos de trabajo

Manejo del estrs y conflicto

Informacin y tecnologa

Toma de decisiones

Creatividad e innovacin

ControlMedicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo Naturaleza

Sistemas

Niveles

Proceso

reas de aplicacin

Herramientas

Calidad

FACTOR A REVISAR EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA

ElementoSubelemento

Planeacin Investigacin

Elaboracin de Planes

Proyectos

Investigacin y Desarrollo Investigacin

Diseo de productos

Produccin Ingeniera de procesos

Operaciones

Admn. de insumos

Calidad

Compras Nacionales

Internacionales

Ventas Preventa

Venta

Posventa

Administracin Direccin Subdireccin

Finanzas Tesorera Contabilidad

Almacn Inventarios

Sistemas Hardware Software

Seguridad Inteligencia Diseo de planes

Operaciones

Mantenimiento Edificios

Maquinarias

Equipos

Herramientas

4.1.4. Diseo del plan general de la auditoria

Una vez realizado el proceso de investigacin preliminar e identificacin y seleccin de las reas crticas y dbiles, el equipo auditor estar en posibilidades de dar orden a sus ideas y con fundamento en los hechos que haya observado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado y ordenado para entrar en la fase de ejecucin. Para ello, se define: 1) la metodologa, 2) se determina la conformacin del equipo y se asignan funciones, 3) se definen los instrumentos de control a aplicar (cronograma y presupuesto) para supervisar la realizacin de la auditoria. Adicionalmente, el Coordinador debe preparar una carta de propuesta de la auditora y un contrato de servicios, si se trata de un equipo externo. Este Programa debe ser preparado por el Supervisor del Coordinador del equipo de Auditora con la colaboracin del Lder y el Analista y debe ser sometido a la aprobacin de la Direccin especfica a la cual corresponda la entidad que se est auditando. Igualmente, deber ser adaptado a las caractersticas de la entidad, organismo o entidad pblica respectiva. El uso de programas estndar se considera aceptable en la medida en que se haga la adecuacin pertinente al caso especfico que se investiga.Trminos de Referencia del Plan General de Auditoria

Cuando se considere necesario, especialmente si se trata de una primera auditora operacional que se efectuar en una entidad, la organizacin a travs de su Director o el rea de Auditoria Interno, puede preparar los trminos de referencia de la auditora, los cuales resumirn los aspectos principales del plan general de la auditora. Dichos trminos tienen como objetivo permitir que tanto las autoridades, tanto de la entidad u organismo que se va a auditar como del equipo auditor externo cuando ste sea el caso, tomen pleno conocimiento de la naturaleza, objetivos, alcance y metodologa de la auditora que se realizar, as como de la composicin del equipo profesional que deber llevarla a cabo y del apoyo que la entidad auditada debe prestar para el xito de la auditora. Los trminos de referencia, deben ser preparados por el Director especfico de rea o sector con el apoyo del Coordinador del equipo de auditora y son consecuencia de la planeacin general del trabajo.

El contenido del Plan general de auditor es el siguiente:

Entidad

Objeto de estudio: describir el problema que es sujeto de estudio Justificacin: explicar la pertinencia e importancia del estudio para la organizacin

Objetivos: explicar los resultados que se pretenden alcanzar

Alcance: indicar el rea o reas a abordar en el ejercicio de la auditora.

Equipo auditor: indicar la conformacin y los roles asignados. Aclarar si es un equipo interno, combinado o mixto. Metodologa: indicar y describir las tcnicas elegidas y los instrumentos a utilizar, justificando su escogencia. Deben adicionarse al informe en el item anexos.

Cronograma de actividades

Presupuesto

Anexos

Designacin del Equipo de Auditora

El cuidado que se debe tener en la designacin del equipo de profesionales que efectuar una auditora operacional tiene gran trascendencia. De la calidad de sus miembros depende el logro de los objetivos y la oportunidad en alcanzarlos.

Es entendible que en las primeras auditoras operacionales que realice la Auditoria no sea posible que el personal tenga la experiencia necesaria en la materia para formar parte del equipo. Por lo tanto el Director especfico de rea o sector, deber seleccionar los integrantes del mismo consultando su experiencia en auditoria financiera, su habilidad para la evaluacin de controles internos preferiblemente bajo el enfoque de auditora de sistemas de administracin, su capacidad de iniciativa y de anlisis, sus conocimientos adicionales a los que da la formacin bsica profesional, sus estudios de auditoria administrativa y el entrenamiento que haya tenido en aula en la ejecucin de esta clase de auditora.

Igualmente, dicho Director deber tener el cuidado de integrar un grupo multidisciplinario que, desde luego, incluya auditores profesionales y otros profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros o analistas de sistemas y de ser posible se incorporar desde el inicio un especialista de acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la entidad que se va a auditar. La cantidad de profesionales que integrarn el equipo estar dada por el alcance que tendr la auditora y la oportunidad en que se desean obtener los resultados; pero en general la experiencia indica que un equipo de auditora operacional debe estar integrado por lo menos por cinco profesionales calificados.

Metodologa de la Auditoria Administrativa

Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos relativos al trabajo y a la documentacin base de la opinin del auditor administrativo.

Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa es ms importante el control administrativo.

En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est obteniendo informacin til para las decisiones y acciones que debe tomar. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para proveerla. Por lo tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con los gerentes, y un profundo estudio del sistema de informacin.

En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se requieren polticas y procedimientos bien definidos que eviten cualquier confusin.

La metodologa de auditora se define como: las tcnicas de investigacin y anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos y circunstancias relativas a la operacin o ente, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. Las tcnicas de auditoria elegidas dan origen a los procedimientos de investigacin y prueba que el auditor utiliza en la prctica para lograr la informacin y comprobacin necesaria para poder emitir su opinin profesional. En resumen, la aplicacin de una o ms tcnicas de auditora da origen a los procedimientos de auditora, y estos a su vez forman una metodologa de auditora administrativa.

Tcnicas de auditora

Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general, los detalles de operacin de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rgidos de pruebas para efectuar auditoras. Por esta razn el auditor deber, aplicando su criterio profesional, decidir cul tcnica o procedimiento de auditora o conjunto de ellos, sern aplicables en cada caso para obtener la certeza moral que fundamente una opinin objetiva y profesional.

Algunas tcnicas de auditora administrativa son:

Observacin

Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Consiste en la presencia fsica de cmo se realiza ciertas operaciones o hechos, donde el auditor se da cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza.

Es recomendable que el Auditor responsable presida la observacin directa y comente y discuta la percepcin con su equipo de trabajo, para asegurar el consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea.

Inspeccin

Es el examen fsico de bienes materiales o de documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un bien u operacin.

Investigacin documental

Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio elementos de juicio a la auditora.

Acceso a redes de informacin de la organizacin

Estas redes pueden ser Internet e Intranet. Permite obtener informacin sobre socios, proveedores, clientes, empleados, organizaciones del sector y el gremio.

Muestreo

Consiste en examinar una parte de la poblacin para poder inferir comportamientos generalizados. Se debe aplicar mediante un proceso cientfico que asegure la validez y confiabilidad de los resultados. El auditor tiene la obligacin de obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente para as poder emitir su opinin. Para esto el auditor no est obligado a examinar todas las transacciones que tenga la empresa, ya que puede basar su opinin en una muestra representativa de stas partidas.

Tomar una muestra en auditora significa aplicar los procedimientos de auditora a un nmero seleccionado de elementos o transacciones de alguna cuenta. El muestreo se basa en la premisa de que una muestra ser representativa de todo el universo, lo que permite al auditor hacer inferencias sobre ciertas caractersticas del universo. Una poblacin son todas las transacciones en un tipo de transacciones, como por ejemplo, todas las cuentas de una cuenta del balance general.

Al seleccionar una muestra, el auditor desea obtener una serie de elementos que tengan las mismas caractersticas de la poblacin. Sin embargo, el auditor debe aceptar el riesgo que corre al obtener su conclusin basndose en una muestra pues sta podra ser diferente si toda la poblacin hubiera sido auditada. A este tipo de riesgo se le conoce como el riesgo del muestreo y se define como el riesgo de que las caractersticas de una muestra difieran de la realidad debido a que el auditor no realiz los procedimientos de auditora en todos los elementos de la poblacin.

Para justificar una evaluacin del riesgo de control que est por debajo del mximo, el auditor identifica controles especficos para cada afirmacin con el fin de prevenir o detectar declaraciones errneas en dichas afirmaciones. Existen dos tipos de riesgos al evaluar incorrectamente el riesgo de control en una muestra: Riesgo de evaluar el riesgo de control muy alto: es el riesgo de que la muestra no soporte el riesgo de control planeado por el auditor cuando la efectividad en los controles justifica dicha evaluacin.

El riesgo de evaluar el riesgo de control muy bajo: es el riesgo de que la muestra soporte el riesgo de control planeado por el auditor cuando en realidad los controles no son efectivos.

Cuando los resultados del muestreo hacen que el auditor evale el riesgo de control ms alto de lo que es, se realizan ms pruebas sustantivas que las requeridas; por el contrario, si los resultados causan que el auditor evale el riesgo de control ms bajo de lo que realmente es, se realizan menos pruebas sustantivas, por lo que este ltimo riesgo puede causar que la auditora sea menos eficiente.

El riesgo del muestreo vara inversamente con el tamao de la muestra: entre ms grande sea la muestra, menor ser el riesgo del muestreo, y viceversa. Los costos de realizar la auditora a una muestra muy grande tienden a ser muy altos.

Adicionalmente, al evaluar una muestra los auditores tambin incurren en el riesgo del auditor, es decir, el riesgo humano: por ejemplo, que el auditor no reconozca errores al llevar a cabo los procedimientos de auditora, o utilice procedimientos de auditora ineficientes.

Interrogatorio Es la aplicacin de cuestionario en forma oral o escrita para indagar aspectos de inters para la auditora administrativa. Se puede utilizar la entrevista o el cuestionario mediante encuesta oral o escrita. La entrevista consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Ofrece la posibilidad de obtener informacin precisa y amplia, puesto que el entrevistador al tener contacto con el entrevistado puede percibir actitudes y escuchar comentarios aclaratorios sobre una situacin o un hecho en particular. Requiere una planificacin previa contemplando los siguientes aspectos:

Objetivo claro

Contar con una gua para la aplicacin de la entrevista

Concretar cita previa

Clasificar la informacin obtenida a fin de definir si se requiere otra segunda entrevista complementaria y si los datos obtenidos satisfacen el objetivo planteado.

Los cuestionarios son un recurso valioso para la ejecucin de la auditora administrativa porque permiten captar informacin de una organizacin por rea y rubro especfico, tocando los temas y las variables que son pertinentes a la naturaleza, giro, objeto y grado de evolucin del negocio. Los cuestionarios permiten no slo la recopilacin de datos, sino tambin, la percepcin del medio ambiente, la cultura organizacional y el nivel de calidad del trabajo. En su diseo se tiene en cuenta el objetivo de la auditora a fin de obtener la exploracin y profundizacin exhaustiva de la informacin que se desea, de tal modo, que debe adaptarse a las condiciones particulares de las condiciones que rodean a cada organizacin en particular. La tcnica exige que las preguntas sean comprensibles y de fcil respuesta, a fin de obtener una informacin precisa, concisa y homognea a partir de preguntas predefinidas, secuenciadas y definidas por temticas especficas. De acuerdo con el grado de complejidad exige un instructivo para su diligenciamiento. Comparacin

Efectuar examen de una informacin de resultados de un periodo a otro para establecer si hay cumplimiento o desviacin en lo planeado. Rastreo

Anlisis

Esta tcnica generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer como estn integrados.

Confirmacin o ConciliacinEs la obtencin de una comunicacin escrita de una persona, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, de informar de una manera vlida sobre ella. Una forma de confirmacin que ms utilizaremos, ser la confirmacin por investigacin, que consiste en obtener informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Otra forma es la confirmacin mediante el envio de correspondencia a clientes, proveedores, contratistas, para confirmar informacin financiera o referente a contratos o asuntos que sean manejados por stos. Un ejemplo es la circularizacin de cuentas por cobrar en la cual se pide a los deudores que confirmen los saldos pendientes por pagar a la organizacin, y de esta manera, se confirma la informacin contenida en libros de contabilidad.

Clculo.

Es la verificacin matemtica de alguna partida o clculo.

Registro mediante fotografa, grabacin o filmacin

Obtener evidencias mediante el registro en medios audiovisuales. Mtodo PERT y CPMEl mtodo PERT (Proyect Evaluation and Review Technique) se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminacin (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la investigacin. El mtodo CPM (Critical Path Method) es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la combinacin costo duracin de cada actividad, para lograr el costo total mnimo de las operaciones. Metodo GANTT

Es el mtodo mediante el cual se relacionan en una matriz actividades y tiempos asignados para evaluar avances o demoras en lo planeado vs lo ejecutado. Cdulas

Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el objetivo de la auditora. Son formularios que agrupan en forma homognea la informacin obtenida para facilitar su revisin y anlisis. Las cdulas de trabajo consisten en formularios con casillas, bloques y columnas que permiten agrupar y dividir la informacin obtenida. Papeles de trabajo

El auditor utiliza documentos llamados papeles de trabajo para registrar las tcnicas y los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Los papeles de trabajo son el soporte principal que incluye observaciones, hechos, desviaciones, situaciones detectadas y argumentos para respaldarlos. NO deben estar cargados de informacin tcnica, ya que ello corresponde a las cdulas, sino a informacin resumida relevante.

Es preciso que el auditor los prepare y conserve como respaldo de la aplicacin de la auditora. Son confidenciales excepto que reciba instruccin de mostrarlos como evidencia.

Debe contener los siguientes elementos:

Plan de auditora

ndices de los documentos aportados como soporte del informe

Formatos utilizados para la recoleccin de informacin aplicados

Cdulas y resmenes del trabajo realizado

Evidencia de los hallazgos detectados en fotografas, videos, grabaciones, cuadros, grficos, clculos, anlisis documental, etc.

Observaciones sobre el desarrollo del trabajo

Anotaciones sobre informacin relevante

Ajustes realizados durante su ejecucin

Lineamientos por rea o fase de aplicacin

Reporte de irregularidadesProcedimientos de auditora de aplicacin general.

Son el conjunto de tcnicas aplicables a una Operacin o Actividad determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia, economa o eficiencia (hallazgo de auditora) y de ser as, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucin pertinente.Como ya lo comentamos, la aplicacin de una o ms tcnicas de auditora da origen a los procedimientos de auditora, y estos a su vez forman una metodologa de auditora administrativa. La metodologa que a continuacin se comenta se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis, y diagnstico, las que tienen un carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el desarrollo de la revisin. La metodologa que a continuacin se comenta se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis, y diagnstico, las que tienen un carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el desarrollo de la revisin.

Extensin o alcance de los procedimientos de auditora.

Dado el hecho de que muchas de las operaciones de las empresas son de caractersticas repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un examen detallado de todas las operaciones individuales que forman los procedimientos. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de operaciones y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinin general sobre la partida global. Este procedimiento no es exclusivo de la auditora, sino que tiene aplicacin en muchas otras disciplinas, en el campo de la auditora se le conoce con el nombre de pruebas selectivas.La relacin de las partidas examinadas del total de las partidas individuales que forman el universo, es lo que se conoce como alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin es uno de los elementos ms importantes en la planeacin de la propia auditora.El auditor debe considerar en primer trmino los objetivos especficos de auditora que debe alcanzar, lo que le permitir determinar el procedimiento de auditora o combinacin de procedimientos ms indicados para lograr tales objetivos. Adems cuando el muestreo de auditora es apropiado, la naturaleza de la evidencia de auditora buscada y las condiciones de error posible u otras caractersticas relativas a tal evidencia ayudarn al auditor a definir lo que constituye un error y el universo que deber utilizarse para el muestreoProgramas de Auditora Operacional

Los programas de Auditora Operacional describen especficamente como se debe llevar a cabo la ejecucin de una Auditora. Contienen la relacin ordenada de forma secuencial y lgica de las diferentes actividades para desarrollar los procedimientos. Los programas de auditora tienen suma importancia pues son los medios que relacionan los objetivos propuestos para una auditora especfica con la ejecucin real del trabajo.Generalmente los programas de auditora presentan inicialmente una relacin directa con los motivos y objetivos de la auditora respectiva e identifican la informacin que debe reunirse y los pasos ms importantes para la evaluacin ya sea de la eficacia, economa o de la eficiencia.Es necesario destacar que los programas de trabajo deben de conducir a desarrollar las evidencias que se obtengan, de tal forma que se puedan formular recomendaciones validas y pertinentes, producto esencial de la auditora administrativa. Por lo tanto los programas de auditora deben planificarse con el mximo cuidado profesional, pero sin llegar a una rigidez absoluta, pues en auditora administrativa se requiere mantener una actitud mental despierta y amplia que permita cambiar de rumbo en la ejecucin de un programa cuando las circunstancias as lo aconsejen. Esto ltimo no quiere decir que la flexibilidad de un programa llegue al extremo de justificar una planificacin inadecuada.

Cronograma de actividades

La presupuestacin del tiempo a insumir en la ejecucin de una auditora operacional es de por s difcil; pero lo es an mas cuando se trata de una primera auditora para una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecucin de cada una de las cinco fases del proceso de auditora operacional, como resultado de la planeacin general del trabajo que dio origen a los Trminos de Referencia. Presupuesto

El presupuesto contiene el clculo del costo de la auditoria en trminos financieros del uso de recursos: fsicos, materiales y humanos. Requiere detallar rubros, las unidades a consumir, el costo unitario y el costo total, para obtener el costo global proyecto de la auditora. 4.1.5 Capacitacin del equipo de trabajo

Es preciso capacitar al equipo de trabajo sobre el manejo de los medios de investigacin, los roles de cada elemento del equipo, el cronograma de actividades y los mecanismos de coordinacin y reporte establecidos y la actitud. 4.1.6. Sensibilizacin de los niveles de la organizacin involucrados en el estudio

Es necesaria para promover un clima de confianza y colaboracin. FASES DE LA INSTRUMENTACION

Conocer las tcnicas de recoleccin de informacin y anlisis administrativo que se emplean en una auditora administrativa.

Es la etapa de la auditora en la se dan las siguientes fases:

1) se aplican las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables, de acuerdo con el tipo de auditora a efectuar,

2) aplicacin de las cdulas de trabajo definidas en la planeacin.

3) se efectan hallazgos y se detectan evidencias,

4) se recogen las evidencias y se detectan los hallazgos5) se efecta la supervisin necesaria para obtener los resultados esperados.

Aplicacin de los instrumentos de recoleccin de informacin;

Esta tarea debe enfocarse a detectar todo tipo de hallazgos y evidencias que hagan posible su examen objetivo. Es una etapa crucial en el estudio por cuanto los errores causan no recoleccin de los datos relevantes, retrasos, necesidad de recaptura de informacin, reprogramar la auditora e incluso suspenderla.

Aplicacin de las cdulas de trabajo

En primer lugar, se aplican las cdulas de trabajo definidas para la recoleccin de informacin, destacando los hallazgos y evidencias detectados y, en segundo lugar, se desarrollan aquellas que controlan el cronograma de actividades y el presupuesto. Todos estos documentos dan soporte al informe final y hacen parte de los papeles de trabajo. Se efectan hallazgos y se detectan evidencias

La evidencia es la prueba de los hallazgos obtenidos en el ejercicio de la auditora y permiten fundamentar juicios y conclusiones por parte del equipo auditor.

Dado el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que genera es preciso definir el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que sta tenga mediante la siguiente comprobacin:

La evidencia es suficiente? Establecer si puede sustentar el hallazgo, las conclusiones y recomendaciones del auditor.

La evidencia es competente? Establecer si es consistente, convincente y ha sido validada.

La evidencia es pertinente? Establecer si tiene relacin lgica y patente con el objetivo del estudio.

La evidencia puede clasificarse en las siguientes clases:

Fsica. Se obtiene por observacin directa. Se obtiene evidencia a travs de muestras, fotografas, mapas y grficos complementarios para documentar su ubicacin.

Documental. Se obtiene por anlisis documental de cartas, contratos, registros, actas, facturas, recibos y toda clase de documentos y comunicaciones internas y externas.

Testimonial. Se consigue a travs de declaraciones durante la aplicacin de la auditora.

Analtica. Se desprende de clculos, comparaciones, razones e inferencias a partir de anlisis de informacin.

Supervisin

Esta funcin recae sobre el Coordinador del Equipo Auditor quien a su vez delega en el Lder del Equipo.

Las fases de la supervisin contemplan las siguientes acciones:

Revisin del cumplimiento de los lineamientos de la auditora

Revisin del programa de trabajo en cuanto a manejo del tiempo y recursos

Vigilancia constante y cercana del trabajo de los auditores

Aclaracin de dudas

Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo para efectuar las observaciones y ajustes necesarios a tiempo.

Celebrar reuniones peridicas de seguimiento.

Validar los reportes y hallazgos con la revisin y firma del Coordinador.

Llevar un registro minucioso del cronograma de trabajo y los avances obtenidos que sirva de apoyo para el informe de logros y resultados.SENSIBILIZACION NIVELES ORGANIZACIONALES INVOLUCRADOS EN EL ESTUDIO

CAPACITACION EQUIPO AUDITOR

DISEO PLAN DE AUDITORIA

IDENTIFICACION AREAS CRTICAS O DEBILES

COMPRENSION ENTIDAD AUDITADA

ESTUDIO PRELIMINAR

INICIO

Sistema econmico

Naturaleza y ritmo de crecimiento de la economa

Aspectos sociales

Variables demogrficas

Relaciones con el exterior

Presupuesto de inversin

Presupuestos de caja

Presupuesto de gastos

Programas de financiamiento

Evaluacin financiera

Localizacin

Caractersticas del terreno

Distribucin fsica de las instalaciones

Distancia y costo del transporte

Situacin actual de redes de comunicacin entre unidades instaladas

Situacin de conexiones con unidades proyectadas

Productos y Servicios

reas: poblacin, ingresos y factores limitantes

Comportamiento de la demanda : situacin actual, caractersticas, demanda proyectada

Comportamiento de la oferta: situacin actual, anlisis del rgimen de mercado, proyeccin

Determinacin de precios

Organigramas

Planta de Personal

Manuales Administrativos de Funciones y Procedimientos

Sistemas de normalizacin y certificacin

Inventario de Muebles y Equipo

Caractersticas del Sistema de Informacin

Definicin del sistema de anlisis para el anlisis de problemas

Indicadores de gestin

Memorias de los Estudios de mejoramiento

Auditoras administrativas previas

Escritura de Constitucin

Certificado de Existencia y Representacin Legal de la Cmara de Comercio

Ley Marco, Decretos, Acuerdos, Normas

Tratados y Convenios

Oficios y Circulares

Reglamentos Internos generales y especficos

FIN

FASE PLANEACION AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PAPELES DE TRABAJO

DOCUM. EXTER NOS

DOCUM. INTERNOS

PLAN DE AUDITORIA

MATRIZ IDENTIFICACION AREAS CRTICAS

PROGRAMA IDENTIFICACION AREAS CRTICAS

MATRIZ ASPECTOS CLAVES

PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINAR