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LDS eMarket Agosto 2013

Solicitantes Las secciones 1 hasta 8 Sections 1 through 8 and 10 están para ayudar a los solicitantes en colocar una orden en LDS eMarket y de recibirlo al entregarlo.

Aprobadores La sección 9 contiene material para asistir a los aprobadores de aprobar pedidos desde LDS eMarket.

Compradores Los compradores debe familiarizarse con el contenido de todas las secciones del documento.

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Table of Contents Sección 1 – Creyendo una requisición en LDS eMarket Log in (entrar) a LDS eMarket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Navegar para crear una requisición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Sección 2 – Función General Message Board . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Búsqueda de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Búsquedas recientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 My Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 FAQ (Preguntas frequentes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Logout (Saliendo del sistema) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Ícono del carrito (Shopping Cart) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Búsquedas abiertas (wild card) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Sección 3 – Búsqueda sencillo Búsqueda sencillo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Artículos preferidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Opciones de los artículos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Ejemplo de descripción /Buscando con palabra clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Ejemplo de una búsqueda ACQ-XXXX / PAACQ-XXXX (Supplier Part #). . . . 11

Características adicionales de una búsqueda sencilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Comparar la funcionalidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Refinir los resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Limitar los resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Did You Mean? (¿Quiso decir?) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Plurales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Búsquedas relacionados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Guardar un favorito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Viendo información adicional del producto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Sección 4 - My Suppliers (Mis Proveedores) My Suppliers (Mis Proveedores) . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Explicación de los íconos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Eliminación de un catálago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Agregando un catálago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Moviendo agrupaciones de categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Buscar utilizando mis proveedores (My Suppliers) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Ejemplo de búsqueda usando una palabra clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

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Ejemplo de búsqueda usando la referencia del proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Ejemplo de búsqueda de un catálago Punchout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Sección 5 – Todos los Proveedores (All Suppliers) Todos los Proveedores (All Suppliers) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Elegir una categoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Búsqueda usando todos los proveedores (All Suppliers) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Sección 6 – Tipos de órdenes Tipos de órdenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 e-Forms (formularios electrónicos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Formulario de requisición no catálago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Orden rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Listas personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Paquetes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Carritos salvados (Saved Carts). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Último carrito activo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Sección 7 – Presentar una órden Página de revisar y enviar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Dirección de entrega y Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Fehca de entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Cuentas de General Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Actualizaciones masivas para cuentas, direcciones de entrega, y fechas . . . . . . . 30 Comentarios de Header, linea (Line), y adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Página de resumen de requisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Enviando la órden para aprobación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Características adicionales de LDS eMarket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Nombre de la requisición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Eliminando una linea de una órden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Agregando productos adicionales / cuentas múltiples . . . . . . . . . . . . . . . 35 Compras de pedidos especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Retroalimentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Sección 8 – Mantenimiento de requisiciones Imprimiendo una requisición. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Cancelando requisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 La reapeertura de requisiciones canceladas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Viendo las aprobaciones de una requisición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 La modificiación de una requisición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Historia de una requisición (Life Line). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

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Notificaciones de Email recibidos por solicitantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Sección 9 – Aprobaciones Revisión del Comprador de un pedido especial (Special Requests). . . . . . . . . . . 45 eMail para revision por el Comprador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Lista de trabajo (Worklist) para revision del Comprador . . . . . . . . . . . . . 46 Página de estatus de requisiciones para los Compradores. . . . . . . . . . . . . 46 Aprobaciones de montos (Amount) y cuentas (Chartfield). . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Aprobación por eMail en Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Vínculo (link) eMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Lista para aprobadores (Worklist for Approvers) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Actualizaciones masivas de aprobación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Delgando su autoridad de aprobar cuando esta fuera de la oficina . . . . . 50

Sección 10 – Recepción Menu de recibir artículo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Pasos para recibir un artículo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Viendo artículos recibidos en Manage Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Sección 11 – Proceso de cargar catálagos La creación de un catálago Punchout (con un link directo al proveedor) . . . . . . 57 La creación del Purchasing Reference Guide (PRG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Viendo el PRG en la linea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 La creación de un catálago de un proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Cargando un catálago en LDS eMarket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Aprobando un catálago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Configuración de Vinimaya de um PRG y catálago de proveedor . . . . . . . . . . . . 68

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

1 Section 1 ‐ Creating a Requisition August 2013

LDS eMarket Sección 1 – Creyendo una requisición en LDS eMarket

Entrar en LDS eMarket

De un browser de Internet, escirba: purchasing.ldschurch.org

Ingresa su cuenta LDS (LDS Account) y contraseña.

Crear una requisición

Del menu principal, navegar a LDS eMarket – Create Requisition.

Algunos usuários (mayormente fuera de EE.UU.) tendrá que especificar su business unit y solicitante (requester group), mientras otros (mayormente dentro de EE.UU.) pueden omitir este paso.


Incorpore cualquier línea defectos debajo de Define Requisition section

En la lengüeta, haga un click en el link LDS eMarket.

Ingrese su criteria para busqueda usando un palabra clave en la caja y haga un click en la caja en Search.


Encuentre el artículo que busca, ingrese la cantidad deseada y haga un click en Add to Cart.

Sigue buscando y agregando los artículos que necesite.

Al ingresar todo lo que quiere en esta occasion, mantenga su cursor sobre el ícono del carrito (Shopping Cart) y haga un click en View Cart .


Revise los artículos en su carrito y Checkout.

Vaya a Review and Submit para revisar su pedido. Agrege ship to (dirección de entrega) y las cuentas. A continuación, envíe su pedido.

5 Section 2 – General Functionality August 2013

LDS eMarket Sección 2 – Función General

Message Board LDS eMarket contiene un Message Board (foro) hubicado en la parte izquierda de la pantalla. Revise periódicamente el Message Board. Contendrá mensajes de LDS eMarket. Si hay un problema o hay algo nuevo, la noticia aparecerá allí .

Búsqueda de productos

El menu de la búsqueda de productos (Product Search) contiene las últimas cinco (5) búsquedas hechas (Recent Searches) y los salvados como favoritos (Favorites). De este mene, es fácil de iniciar una búsqueda para artículos o productos pedidos previamente.

MySettings El link de My Settings esta hubicado en la esquina superior a la derecha de LDS eMarket. Use My Settings Para personalizar su vista de LDS eMarket.


Tipos de búsquedas Puede desactivar Search Type al quitar el cheque en la caja. La sugerencia es de quitar el cheque en Manufacturer Part #, ya que no se usa esto. Menu Settings Desactive un tipo de pedido por quitar el cheque allí. Default Settings Eliga los default settings abajo para personalizar su vista de LDS eMarket

Búsqueda (Product Keyword, Supplier Part #, or Browse Internal Catalogs)

Lengua (Inglés o Español)

Vista de los resultados de la búsqueda (Thumbnail View or Classic View)


FAQ (Preguntas frequentes) Para acesar toda la documentación nueva de LDS eMarket, haga un click enel link FAQ dentro de LDS eMarket.

Logout Haciendo u n Click en el link de Logout le transfiere de vuelta a LDS eMarket

Ícono del carrito (Shopping Cart) Haciendo un click en el ícono del carrito (Shopping Cart) muestra cuantos artículos y su costo. Haciendo un click en el link View Cart le transerirá al contenido del carrito conde se puede comprar.

Búsquedas abiertas (Wild Card) LDS eMarket apoya el uso de * como una búsqueda abierta en el camp de búsqueda (Search). Se usa para mostrar todos los artículos en un catálago.

8 Section 3 – Simple Search August 2013

LDS eMarket Sección 3 – Búsqueda sencillo

Búsqueda sencillo

La página de la búsqueda sencillo (Simple Search) es la página inicial cuando entra a LDS eMarket.

En el campo de búsqueda, ingrese cualquier de la siguiente información.

Una descripción

Una palabra clave

Un número de artículo ACQ-XXXXX

Un número de artículo A PAACQ-XXXXX

Número de refencia del proveedor


La página de búsqueda sencillo (Simple Search) esta diseñado de tener artículos preferidos que aparecen primero. Todos los productos de catálagos aparecerán primeros.

En este ejempmlo, un artículo preferido será designado por un ícono verde.

Opciones de artículos

Algunos artículos tal vez tendrán opciones como colores, tomaños, terminaciones, etc. En el ejemplo mencionado arriba, este ícono representa un artículo con opciones.

Cuando se agrege un artículo con opciones a su carrito, aparecerá una nueva página permitiendo la elección de la opción.

En este ejemplo, las dos opciones son color y terminación.

Usando la lista, elige la primera opción.

Haga un click en el botón Add to Cart (agregar al carrito) para agregar el artículo al carrito.

Las opciones llegan a ser parte de la descripción del artículo en la orden de compra.


Ejemmplo de una búsquedda usando una palabra clave

Ingresa Mesa en el campo de búsqueda.

Haga un Click en el botón azul Search.

Los resultados de la búsqueda se mostrará

Los artículos preferidos se muestran primero, anotado por el ícono verde de un artículo preferido.

Ingrese la Cantidad y elegir Add to Cart (agregar al carrito) para colocar su artículo al carrito.

Para ver lo que contiene el carrito, haga en link Click here to view your cart O haga un click en Shopping Cart Basket en la esquina superior derecha.


Ejemplo de una búsqueda ACQ-XXXX / PAACQ-XXXX

Ingrese el número de item del PRG con un prefijo ACQ (si esta dentro de EE.UU/Candada) o PAACQ (si esta en el Pacífico)

Agrege su artículo al carrito.


Características adicionales de la búsqueda sencillo

La funcionalidad de comprarar

Para comparar dos artículos, haga un click izquierdo en el imágen del artículo y To compare two items, left click on the item’s image and arrástrelo en las plazas de comparar.

Haga un Click en el botón de Compare (comparar).

Verá las especificaciones de cada artículos que esta comparando. Haciendo un Click en el botón Add to Cart agregará el artículo a su carrito.


Refinar los resultados Para refinar la búsqueda de Mesa para encontrar solamente mesas de banquete, ingrese la palabra banquete en el campo de Refine Search (refinar la búsqueda) Haga un Click. La lista de mesas se reducirá a solo mesas de banquete. Reduciendo los resultados Se puede reducir los resultados de la búsqueda por precio, palabras claves, o por proveedores. Do You Mean? (¿Quiso Decir) Si por casulidad no escribe bien una palabra, verá unas palabras surgeridas para considerar. En este ejemplo, la palabra piano fue escrito mal como paino. Do you mean aparecerá surgeriendo alternativas para buscar. Haciendo un Click en la sugerencia on the search terms will pondrá en marcha otra búsqueda.


Plurales Plurales funciona ahora en LDS eMarket. En el ejemplo abajo, pianos fue ingresado. La búsqueda entcontró a artículos con piano también. Búsquedas relacionados Algunas búsqueds, tal como mesas, devuelvan otras búsquedas relacionadas. En este instante, mesas regresó la búsqueda relacionada de tablero.


Guardar un favorito Si queire guardar un artículo como favorite, ponga un cheque en la caja a la izquierda del artículo y haga un Click en el botón Save as Favorite (guardar como favorite) Búsquedas favoritas se puede usar al usar el menu de Product Searches.

Exportar ¿Sabia que se puede exportar los contenidos de una búsqueda a una planilla de Excel? Para hacer esto, haga un click en el botón Export. Una segunda ventana abrirá y le preguntará si quiere Export All Rows (exportar todo la búsqueda) Después de hacer su selección, el data estará cargado en una planilla de Excel.

Viendo mas información del producto Haga un Click en la parte azul de cualquier descripción de un artículo para ver mas información tal como tiempo de entrega, referencia del proveedor, etc.

16 Section 4 – My Suppliers August 2013

LDS eMarket Sección 4 - My Suppliers (Mis proveedores)

My Suppliers (Mis proveedores)

La página My Suppliers muestra todos los catálagos. Esta página esta diseñado para que pueda personalizar los catálagos para sus propios necesidades.

Al entrar en la página My Suppliers, se ven todos los catálagos. Se puede quitar catálagos de la página My Suppliers al hacer un click en el botón Edit List al lado derecho de la página. Se puede agregar catálagos al elegir un proveedor en Add a Supplier (agregar un proveedor) en el lado izquierdo de la página y al poner un cheque en el botón Add to My Suppliers


Explicación de los íconos

(Go to site ) Este ícono le llevará al punchout o sitio de internet del proveedor.

Al pasar por encima, el ícono

Info mostrará detalles del

catálago.

Haciendo un Click en este ícono Clicking on the (+ Icon) se expande la vista de otros catálagos en la sub-categoría.

Eliminación de un catálago

Haga un Click en el botón Edit List situado en al lado derecho de la página.

La página aparecerá en The page will now appear en edit mode (el modo de edición)

Para To eliminar un catálago, haga un click en el X rojo cerca del catálago. Salve sus cambios.


Adición de un catálago

Para agregar un catálago a su lista:

Elige un catálago de la lista de catálagos.

Ponga un cheque en la caja.

Haga un Click en el botón Add to My Suppliers.

Moviendo grupos de categorías

Los grupos de categorías (Portlets) se puede mover alrededor de la página.

Para hacer esto:

Ponga su cursor en el área sombreada de la caja,

Haga un click izquierdo en la caja, mantegalo , y muévelo a la nueva posición.

Verá una caja moverse junto con la caja del grupo de categoría que le mostrará donde estará si le quita al cursor.


Búsquedas usando My Suppliers

Búsqueda en la página My Suppliers se puede hacer usando palabras claves o referencias de los proveedores.

Haga un Click en el botón on the radio button al lado de Product Keyword o Supplier Part # para cambiar el tipo de búsqueda.

La opción Search Internal Catalogs (buscar catálagos internos) limitará su vista a los catálagos solamente

No se debe usar a Manufacturer Part # y se peude apagarlo debajo de My Settings.

Ejemplo de una búsqueda usando una palabra clave

En este ejemplo, ingrese table (mesa) en la caja de búsqueda.

Tiene que escoger un catálago específico o un grupo de catálagos para hacer esta búsqueda. Si se olvida de elegir un proveedor, recibirá un mensaje indicandole de hacerlo.

Haga un Click en el botón de Search para hacer la búsqueda.


Ejemplo de una búsqueda usando Supplier Part #

En este ejemplo, ingrese ACQ-10001 en la caja de búsqueda. Observe que el botón de Supplier Part # esta elegido.

Seleccionar un catálago específico o grupo de categoría para hacer la búsqueda. En este ejempmlo, elegy el grupo de categoría – Purchasing Reference Guides. Se marca automáticamente todos los catálagos es ese grupo.

Haga un Click en el botón de Search para hacer la búsqueda.

Ejemplo de catálagos Punchout (sitio de internet de proveedores)

Para entrar en un sitio de internet de un proveedor, haga un click en el link Go to site al lado del catálago.

Este le llevará al sitio de internet del proveedor donde se puede agregar artículos a su carrito.

21 Section 5 – All Suppliers August 2013

LDS eMarket Sección 5 - All Suppliers (Todos los proveedores)

All Suppliers (Todos los proveedores)

La página All Suppliers muestra todos los catálagos en page displays all of the catalogs por orden alfabético.

El lado ezquirdo de la página muestra las categorías debajo Select a Category (elegir una categoría)

El lado derecho muestra los catálagos debajo Select a Supplier (elegir un proveedor)

Seleccione una categoría

Utilice esta función para ver los catálagos en una categoría específica. Poniendo un chque en la caja de categoría. Placing a checkmark in a category box se reducirá la lista de catálagos. En este ejempmlo, la categoría MAINTENANCE(MRO) esta selecionado. Solo los catálagos en esta categoría se muestra debajo de la sección de Supplier (proveedor).

Tenga en cuenta la selección All (todos). Haciendo un Click le mostrará todos los proveedores.

22 Section 5 – All Suppliers August 2013

Búsquedas usando All Suppliers (Todos los proveedores)

Se puede buscar en la página All Suppliers usando palabras claves o referencia de proveedor similar de la página My Suppliers. Se puede ver Punchouts (links a los sitios de internet de los proveedores) en la página All Suppliers.

En este ejemplo, la palabra clave fue table (mesa)

El catálago elegido fue Meetinghouse-USA (capillas de EE.UU).

Tenga en cuenta la columna Search Within muestra que la búsqueda sucederá dentro del catálago Meetinghouse-USA.

23 Section 6 – Order Types August 2013

LDS eMarket Sección 6 – Tipos de órdenes

Tipos de órdenes En la lista de Order Types (tipos de órdenes) se encuentra algunas formas alternativas para comprar productos de LDS eMarket.

e-Forms Debajo del menu e-Forms (formularios electrónicos) es el formulario Non-Catalog Requisition Form (Requsición no catálago). Se usa esta página para pedir algo que no se encuentra en un catálago. Estos pedidos serán enviados automáticamente a un comprador al terminar la órden.

Supplier Name (nombre del proveedor) – Elige UnKnown (desconocido) como el nombre del

proveedor.

Supplier Part # - Ingrese la referencia del proveedor. Si no conoce esto, pong un X.

Qty – Ingresar la cantidad.

Unit of Measure – Ingrese la unidad de medida.

Price Estimate – Ingrese la estimación de precio.

UNSPSC – Elige el mejor código para representar el artículo que esta comprando de la lista disponible en la lupa a la derecha.

Haga un Click en al botón Add to Active Cart (agregar al carrito).


Orden Rápida Quick Order (orden rápida) le permit pedir artículos rapidamente de un catálago por medio de una lista. Si se usa de forma habitual al Quick Order, tal vez le convendria crear una Personal List (Lista personal) de artículos Quick Order Es rápido y fácil. En este ejemplo, el catálago es Meetinghouse – USA (capillas EE.UU). Estos referencias de proveedores pertenecen a pizarras. Quiero crear una Personal List de pizzaras. Después que los artículos han sido ingresado a la lista, haga un click en Add to Order (agregar al pedido). La siguiente pantalla aparecerá.

Duplicate Items(s) – Cree una duplicación de todas las lineas. Add to Personal List – Elegiendo este botón creará una lista personal para poder pedir estos artítuclos rapidamente en el futuro. Add Selected Item(s) to Cart – Solo agrega los artículos elegidos a su carrito. Add All Item(s) to Cart – Agrege todos los artículos a su carrito.


Puedo ver las pizarras pedidos debajo de Personal List porque elegy Add to Personal List antes de Add All Item(s) to Cart, (agregando todos los artículos al carrito).

Packages (Paquetes)

Se encuentra Packages (paquetes) también debajo del menu Order Type. Los paquetes le permite pedir una lista de artículos predefinidas hechos por Ud. por su representante de compras.


Saved Carts (Carritos salvados)

Cada vez que pide algo, su last active cart (última carrito) se salva automáticamente debajo de Saved Carts.

Esto es útil en caso que necesita pedir la misma cosa en su próximo pedido. La información de su carrito último se actualize cada vez que pide algo.

También, es posible guardar cualquier de sus carritos antes de check out al hacer un click en el botón Save Cart localizado en el carrito. Si esta salvando un carrito, prove un nombre del carrito cuando se lo pide. Después que este salvado, aparecerá en la lista Saved Cart para su uso en cualquier tiempo en el futuro.

27 Section 7 – Submitting an Order August 2013

LDS eMarket Sección 7 – La presentación de una órden

La presentación de una órden Después de salir de LDS eMarket, la terminación de la órden sucede en la página Review and Submit (repasar y enviar). Revisar/entrar la siguiente información antes de enviar la órden para aprobación:

Dirección de entrega y Location

Fecha de entrega (Fecha de embarque)

Cuentas

Commentarios

Adjuntos

Proveer retroalimentación


Direcciones de entrega y Locations

Al hacer un click en el botón de search en el campo de Ship To enLDS eMarket, una lista de las direcciones de entrega que ha usado en los últimos dos años se aparecerán. Selecionar la direccion al hacer un click en el link de Select.

Si no se ve la dirección que busca en la lista, ponga un chequito en la caja de Advanced Search (búsqueda avanzada).

Se abrirá una nueva página que le permite buscar su dirección por descripción, país, estado, ciudad o cualquier combinación de estas opciones.

Después que selecione su dirección y salva la órden, la dirección selecionada aparecerá en la primera lista. No tendrá que buscar la dirección de neuvo al r una órden futura.

Si no se encuentra la dirección o es incorrecta, devuelve a la página Review & Submit y ingrese un código de Ship To (normalmente un número de una propriedad) en el campo de Ship To. Haga un Click en el link Modify Shipping Address al lado del campo.

Ingrese la nueva dirección o corriga la dirección que existe.


Si quiere que esta nueva dirección llega a ser un registro permanente, ponga un cheque en la caja ‘Add as a permanent location?.

Su solicitud enviará un email al personal de Compras.

Recibirá de Compras un email con su nuevo código de ship to (dirección de entrega).

Fecha de entrega (Fecha de embarque) La preferencia es de dejar vacio el campo Due Date (fecha de entrega) a menos que haya una fecha específica en la cual se necesita el artículo. Cuentas Cuando se haya solicitado previamente la cuenta, dept id, y product codes (códigos de producto) aparecerán por defecto. Revíselos. Cambie cualquier que este incorrect.

Si no hay códigos por defecto, tendrá que ingresarlos manualmente. Hable con su representante de compras para hablar de la posibilidad de que aparezcan por defecto.


Header Comments, Line Comments, Standard Comments and Attachments Requise los comentarios del jefe se exhiben en el fondo de la revisión y someten la página. Los comentarios del jefe aparecen en la tapa de cada orden de compra como información al vendedor cuando el enviar a la caja del vendedor se comprueba.. El texto se puede omitir en el campo de comentario del jefe. Si usted quisiera la información del comentario del jefe omitida en sus órdenes, entre en contacto con por favor a su representante que compra Note que más comentarios se ligan en el fondo de la página.

Los accesorios se pueden agregar al comentario del jefe chascando en este acoplamiento.

El uso de un comentario estándar está también disponible bajo más acoplamiento de los comentarios.


La línea comenta y los accesorios se pueden agregar a cualquier línea de la orden chascando la burbuja del comentario en el derecho de cada línea.

La línea comentarios se agrega en el área de texto grande que aparecerá después de chascar en la burbuja del comentario. Recuerde comprobar el enviar a la caja del vendedor para hacer que sus comentarios aparezcan en la orden de compra. También observe que los comentarios estándares se pueden utilizar como línea comentario.

Attachments Agregue los accesorios chascando el botón del accesorio de la adició. Seleccione el email a la caja del vendedor e incorpore un comentario en la línea caja de texto del comentario para tener el accesorio enviado al vendedo. Los accesorios pueden ser vistos seleccionando el botón de la visión. Los accesorios múltiples se pueden agregar a cada línea


Pagelet de Resumen de Requisición El Pagelet de resumen de requisición se encuentra en al lado izquierda de su página. Después de regresar de su carrito de LDS eMarket, el pagelet muestra un resumen rápido de los artítulos y cantidades de su pedido. Tambien muestra la cantidad de líneas y el monto total de su pedido para su referencia rápida.


Enviando la órden para aprobación

Cuando la órden este terminado, haga un click en el botón Submit for Approval (enviar para aprobación) en la parte inferior de la página. Si quisiera mantener la órden, se puede selecionar Save for later (salvar para mas tarde). Haciendo esto salvará la requisición pero no será enviado para aprobación. Tendrá que editar la requisición y enviarla para aprobación (Submit for Approval) cuando este listo. El botón Cancel requisition anulará a su pedido.

Después que la requisción ha sido enviado para aprobación, una página de confirmación (Confirmation page) aparecerá y le mostrará información de la requisición, incluyendo el número de la requisición y quien es responsible para aprobarla.


Carácteristicas adicionales de LDS eMarket Nombre de la requisición Tal vez habrán ocaciones cuando quiere nombrar a una requisición. Por ejempmlo, tal vez quisiera incluir un nombre de un edificio o el nombre de un proyecto. Para ingresar un nombre en una requisición, haga un click en el lengüete Define Requisiton (definir requisición) y ingrese el nombre deseado. Nota: este tipicamente se debe hacer antes de ir a la página Review and Submit.

Requisition Names (el nombre de requisición) se puede usar para buscar requisiciones bajo Manage Requisitions (manejar requisiciones) y se puede ver en las pantallas de aprobaciones. Se puede usar el mismo nombre para multiples requisiciones.


Eliminación de una línea de una órden

Es fácil de eliminar una línea de su pedido. De la página Review and Submit, haga un click en el ícono del basurero en el lado derecho de la línea. Haciendo esto elimina esta línea de su órden.

Agregando otros artículos

Si necesita agregar artículos adicionales después de salir del LDS eMarket y estan en la página Review and Submit, todavía se puede agregar artículos adicinales en la misma requisición. Se hace esto simplemente al devolver a la página Add Items page (agregando artículos), haciendo un click enLDS eMarket, agregando artículos a su carrito y saliendo de nuevo. Se puede agregar artículos a una requisición existente hasta que se apruebe la requisición.


Compras de Special Request (pedido especial)

Habrá un occasion cuando no encuentra el artículo que necesita en los catálagos de LDS eMarket. Ingrese este tipo de pedido en la página Special Request (pedido especial) de LDS eMarket.

Ingrese la descripción de artículo

Ingrese un precio. Una estimación es suficiente.

Ingrese una cantidad de unidad de medida.

Ingrese un comentario se sea necesario. Si el comentario se debe enviar al proveedor haga un click en la caja Send to Vendor (enviar al proveedor).

Haga un Click en el botón Add Item (agregar artículo).

Vaya a “Review and Submit” para terminar la solicitud. El comprador recibirá su requisición y trabajará con Ud. y el proveedor para terminar el pedido.


¡Háganos llegar su retroalimentación!

¡Valoramos su retroalimentación! Esparcidos por las páginas de LDS eMarket hay links Provide Feedback (proveer retroalimentación). La retroalimentación enviada es monitorado y actuado en forma regular por los gerentes de esta aplicación.

38 Section 8 – Requisition Maintenance August 2013

LDS eMarket Sección 8 – Mantenimiento de las requisiciones

Mantenimiento de las requisiciones

Antes de crear una órden de compra, una requisición puede ser anulada, editada, imprimida, y abierto otra vez (si ha sido anulado). Se puede ver las aprobaciones actualizdas y pendientes de una órden. Esto se hace por medio de Manage Requisition (manejando las requisiciones).

Imprimiendo una requisición

Después de enviar su órden para aprobación, haga un click en View printable version (ver version impreso) en la parte inferior de la página. En la mayoria de ocasiones no es necesario imprimir en papél las requisiciones.


Una segunda ventalla se abre donde se puede elegir de ver la información de distribución de cuentas al poner un cheque en la caja Show Distribution Information. El botón Print Requisition (imprimir la requisición) enviará la infomración a su impresora. Selecione el botón Close Window para cerrar la ventana. Anulando Requisiciones

Si necesita anular una requisición solo se puede hacer esto si no se ha creado una órden de compra. Para anular una requisición, vaya a Manage Requisitions, encuentre la requisición que necesita anular, y selecione Cancel Requisition (anular

requisición) de la lista de opciones y haga un click en el botón Go.


Haga un Click en el botón Cancel Requisition (anular requisición). Las requisiciiones se cambiará al estatus Canceled (anulado). Reapertura de requisicions anuladas LDS eMarket permite la reapertura de requisiciones anuladas. Para hacer esto, vaya a Manage Requisitions , encuentre la requisición que necesita y selecione Re-open Requisition de la lista de opciones y haga un click en el botón Go. Haga un Click en el botón Re-open Requisition. Este pone la requisición en estatus Open (abierto) donde se puede editarla y enviarla para aprobación.


Viendo las aprobaciones de las requisiciones

Se puede determinar facilmente quien aprobó una requisición o quien falta aprobarla. Para hacer esto, vaya a Manage Requisitions, encuentre la requisición, selectione View Approvals de la lista de opciones y hacer un click en el botón Go.

Se verá una página mostrando los aprobadores y el estatus actual de la requisición. Si el color de las cajas es azul, la requisición esta en estatus pending (esperando aprobación). Si el color de las cajas es verde, la requisición esta aprobada. Si las cajas son rojo, la requisición fue negada.


Editando una Requisición

Se puede hacer cambios en una requisición que no ha sido procesado a una órden de compra en la página Manage Requisition. Para hacer esto, vaya a Manage Requisitions, encuentre la requisición que necesita ediar y selecione Edit Requisition de la lista de opciones. Haga un Click en el botón Go. Será transferido a las páginas de ingreso de la requisición. Cuando se hace cambios en una requisición, es necesario aprobarla de nuevo y nuevos emails se enviará a los aprobadores. Línea de vida (historia) de una Requisición

La línea de vida (Requisition Life Line) se refiere a un serie de íconos encontrados en la página de Manage Requisitions. Si queire encontrar el número de la órden de compra, fecha de pago, monto de factura, etc. para su pedido, se puede encontrarlo en Manage Requisitions. Al progresar la órden por el proceso de pagar se activan los íconos correspondientes y la línea de vida o historia se activa. Cuando hace un click en uno de los íconos activos, se ve una nueva página con información que corresponde a ese ícono. Se puede seguier el progreso de su órden al ver cuales íconos son activos.


Para ver el Life Line (historia) haga un click en el punto al lado del número de la requisición en la página de Manage Requisition. Emails recibidos por los solicitantes Denied Orders (orden negado)

Si una órdne esta negado, el solicitante recibirá el email siguiente. Selecione el hyperlink.

Editar la órden si se desea. Sigue la instrucciones de editar la requisición que se encuentra antes en este documento.


Òrdenes aprobadas

Cuando su pedido este aprobado, los solicitantes recibirán el siguiente email. Haga un click en el hyperlink para ver lo que sucede con la órden.

45 Section 9 – Approvals August 2013

LDS eMarket Sección 9 - Aprobaciones

Aprobaciones Repaso del comprador de pedidos especiales Un Special Request (pedido especial) es una línea de requisición creado usando el lengüeta Special Request o menu eForm en LDS eMarket. Es un artículos que no se encuentra en el catálago. Los pedidos especiales estan enviados al comprador para repasar la información del proveedor y el precio. Hay tres maneras que un comprador puede encontrar a los pedidos especiales – eMail, Worklist (lista de trabajo), y el pagelent de requsiciones en estatus Pending de LDS eMarket. eMail para repaso del comprador Cuando se hace un pedido especial (Special Request) en LDS eMarket, se envia un email inmediatemente al comprador informandole del pedido. El comprador puede hacer un click en el link dentro del email para acesar el pedido especial. El comprador esta The buyer esta transferido a la página de aprobación. Haciendo un Click en el botón de Edit Requisition le lleva al comprador donde puede ver la información del proveedor y precios. Esta línea aparece en amarillo.


Worklist (lista de trabajo para el comprador)

Cada persona tiene un Worklist (lista de trabajo). Se puede acesarlo al hacer un click en el ícono de Worklist en la parte superior a la derecha de su pantalla. Cuando se hace un Special Request en LDS eMarket, aparece inmediatemente en la lista de trabajo del comprador. El comprador puede hacer un click en el link para acesar la página de aprobación. Haciendo un Click en el botón Edit Requisition le lleva al comprador a la página donde puede ver la información del proveedor y precios. La línea de Special Request aparece en amarillo. El Pagelet del estatus de pedidos pendientes para los compradores

Los compradores pueden Buyers can encender el pagelet de pedidos pendientes por medio del link Content en la esquina superior izquierda de la pantalla.

El pagelet muestar todas las requisiciones en estatus pending para un comprador particular quien tiene que aprobar la requisición. Cualquier requisición con el nombre del comprador como aprobador require atención. Los compradores pueden acesar a la requisición por medio de su Worklist, Manage Requisitions or email.


Aprobación del Amount (monto) y Chartfield (cuentas) Hay cuatro maneras que un aprobador puede aprobar en LDS eMarket – eMail en Outlook, un Link en un eMail, Worklist (lista de trabajo), y muchas a la vez desde el menu de aprobación (Approval Menu).

Aprobación de eMail en Outlook Cuando se envia una requisición para aprobación, los aprobadores reciben un email. Los aprobadores pueden aprobar la requisición directemente de Outlook.

Esto se hace al hacer un click en el adjunto del email ApprovalForm.html . Esto abre el browser.

Repasa la requisición.

Selecione Approve (aprobar).

Haga un click en el botón Submit.

Se pueden poner comentarios también.

Recibirá una confirmación anotando su aprobación.

Cierre la ventana. La aprobación se ha completado.


Link de aprobación de eMail

Cuando una requisición se envia para aprobación, los aprobadores reciben un email. En la parte inferior de cada email se encuentra un link. El aprobador puede hacer un click en el link. Esto abrirá la página de aprobación donde el aprobador puede repasar la requisición. La aprobación o negación se hace por medio de los botónes debidos. Un aprobador también puede ingresar comentários.


Worklist (lista de trabajo) para Aprobadores

Cada persona tiene un Worklist. Se puede acesarlo al hacer un click en el ícono de Worklist en la parte superior derecha de su pantalla. Cuando una requsición se envia para aprobación, los aprobadores la recibem en su worklist. Haga un Click en el link de worklist. Esto abrirá la página de aprobación de la requisición donde el aprobador puede repasar la requisición. La aprobación o negación se hace al hacer un click en el botón debido. Un aprobador también puede agregar comentários.


Aprobaciones multiples a la vez

Dentro de LDS eMarket, es posible aprobar multiples requsiciones a la vez. Para hacer esto, vaya a Approve Requisitions en LDS eMarket. Esto le traerá una lista de requisiciones listas para su aprobación. Para aprobar todas las requisiciones:

Selecione Mark All: Approve. Esto cambiará el estatus de todas las requisiciones a aprobado.

Haga un Click en el botón Submit.

Recibirá una página de confirmación. Haga un Click en OK.

Todas las requisiciones estarán aprobadas.

Delegando su autoridad de aprobar cuando este fuera de la oficina

Cuando esta fuera de la oficina es posible delegar su seguridad de aprobar montos y/o cuentas para requisiciones y órdnenes de compra (incluyendo órdenes de cambio) en LDS eMarket.

Vaya a My System en la página de entrada ( Home Page).

En el campo de Alternate User ID (usuário alternative), ingrese el User ID de la persona quien estará aprobado pedidos de parte suya mientras este fuera de la oficina. Esto les da temporalmente aceso a sus business units y grupos de solicitantes. Este individuo tendrá que tener la función de aprobador para montos y chartfield (cuentas), pero que no tiene aceso a los mismos business units y grupos de solicitantes que Ud. tiene.


Elementos a considerar:

Cualquier requisición hecho antes que designe un aprobador alternativo todavía require su aprobación. Un aprobador alternative solo puede aprobar pedidos creados después que Ud. haya actualizado su perfil.

Recuerdese de quitar el aceso del aprobador alternative cuando regrese a la oficina. Esto no sucederá automáticamente.

Si la requsición fue hecho en LDS eMarket, se apruebe la requsición en LDS eMarket. Si la órden de compra hecho con la requisición este modificado, la creación de una órden de cambio y su aparobación se hace por medio de la parte “core” de PeopleSoft y no por medio de LDS eMarket.

52 Section 10 – Receiving August 2013

LDS eMarket Sección 10 - Recepión

Recepión Vaya en LDS eMarket al menu Receive Items.

LDS eMarket le mostrará una lista de sus artículos que necesitan ser recibidos. No podrá ver artículos de las listas de otros, solo el suyo. Las órdenes tienen que estar en el estatus dispatched (despachado) para aparecer en esta lista. Nota: Se puede ver la recepción parcial si hay una cantidad en la caja “Accepted to Date”.

Se puede comparar los artículos recibidos contra el número de la requisición como se ve arriba o se puede compararlos a una órden de compra al hacer un click en el lengüete de Purchase Order Details mostrado en la próxima página.


Esta vista muestra los números de la requisición y la órden de compra tal como la descripción para ayaudarle a escoger la órden correcto para recibir. También se puede hacer un click el el número de la

órden de compra para ver mas detalles. Selecione la cajita al lado del artículo que quiere recibir. Nota: Se puede selecionar uno o mas artículos para recibir a la vez You can select one or more items to receive at a given time siempre que los artículos pertenecen a la misma órden de compra.

Para recibir el artículo:

Haga un Click en el botón Receive Selected en la parte superior de la pantalla.

Cambie la cantidad recibida (Received Qty) al lado del artículo, si sea necesario. Por ejemplo, si se recibe solo un artículo en vez de dos, cambiará la cantidad a 1.

Haga un click en Save Receipt


Haga un Click en Return to Receiving para seguir recibiendo mas artículos.

Cuando se recibe el artículos esta sacado de la lista de artículos de recibir.


Viendo los artículos recibidos en Manage Requisitions Bajo Manage Requisitions, se puede ver en la columna de estatus cuales requisiciones se han creado, despachados al proveedor, y recibirdos.

Al recibir artículos su estado individual cambiará a recibido (Received). Después que todos los artículos de una requisición se han recibido el estatus general cambiará a recibido (received).


Para manejar o hacer cambios en los artículos recibidos haga un click en el ícono de Receiving. Aqui se puede ver cuando la órden se recibió y cuantos artículos fueron recibidos. También se puede anular la recepción que devolverá el artículo de vuelta a la lista de recibir (Receive Items list).

57 Section 11 – Catalog Load Process August 2013

LDS eMarket Sección 11 – Proceso de cargar catálagos

Proceso de cargar catálagos Hay tres tipos de catálagos en LDS eMarket:

Punch-Out – Un catálago de internet que pertenece a un proveedor usando la codificación de HTML

PRG – Un catálago de artículos usando itemes en el sistema

Catálago de proveedor – Una planilla de Excel cargado al sistema hecho por compras junto con el proveedor y usuário

La creación de un catálago Punchout

El catálago Punchout esta creado por Vinimaya con un proveedor que tiene el software cXML. El proveedor tendrá un catálago electrónico en el internet hecho para la Iglesia con artículos especificados por la Iglesia con precios negociados.

El comprador identifica el proveedor que esta disponible de hacer esto en LDS eMarket.

El comprador prove al personal técnica con los nombres de los individuos del proveedor con lo cual pueden trabajar para crear el punchout.

El personal técnica de la Iglesia enviará estos nombres a un gerente de Vinimaya quien se comunicará con las personas indicadas. Vinimaya quisiera obtener información credencial (URL, User Name , Password, etc) y tipo de conección (OCI, cXML) para establecer un link entre el proveedor y Vinimaya.

Una reunion de empiezo será arreglado por el comprador.

Las preguntas entre Vinimaya y el proveedor tendrá que ser resolvido por ambos y el comprador.

Al establecer el link por Vinimaya en su base de datos de desarollo, el comprador verificará el contenido del catálago.

Cuando el comprador verifica que todo es correcto, Vinimaya moverá el catálago a producción.


Nota en el despacho de cXML: Los proveedores que proveen un catálago de punchout tambiém puede recibir las órdenes de compra por via el despacho cXML si la Iglesia tiene un acuerdo/contrato válido con el proveedor.

Durante las pláticas/charlas con el personal técnico del proveedor, el comprador y el personal técnico de la Iglesia averiguará la posibilidad de enviar órdnenes por via cXML. El personal técnica de la Iglesia necesitará información credencial del proveedor (URL, User Name, Password, etc) para establecer el link entre la Iglesia y el proveedor para despachar via cXML.

La creación de un Purchasing Reference Guide (PRG)

El PRG esta creaado por itemes dentro del archivo de itemes. Algunos itemes esta asemblados para crear un catálago PRG. Cambios de los precios y descripciones de los artículos estan actualizados automaticamente dentro del PRG y se envia diariamente al LDS eMarket. El comprador define cuales itemes de incluir en un PRG.

Vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – PRG Maintenance

Crear una identificación para el catálago (Catalog ID) y haga un click en el botón Add.

Sugerencias para crear la identificación de un catálago

La identificación o nombre tiene que ser único.

Coloque un prefijo con el código de dos letras del país de origin.

Ponga un Place a guión entre el código de país y el nombre del catálago.

El nombre del catálago debe ser lo mas corto posible – no más de 10 carácteres.


Llenar información del catálago de PRG describiendolo.

Ingrese el Catalog Name (nombre del catálago). Este es el nombre que quiere que aparezca en LDS eMarket.

Ingrese el Catalog Description (descripción del catálago). Este texto aparecerá en la burburja amarilla al lado del nombre del catálago en LDS eMarket.

Ingrese el SetID del archivo del item usado para crear el catálago.

Indicar el comprador responsible para el catálago PRG.

Use el campo de Notes (notas) para cualquier detalle que quiere guardar del catálago.

Ingrese el currency code (código de moneda).

Indique la categoría (Vinimaya category) bajo lo cual el catálago debe aparecer en LDS eMarket.

Haga un Click en el link Related Business Units. Ingrese los business units que debe poder ver al catálago.

Haga un Click en al botón de Save en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Al salvar, un red aparecerá en la parte inferior del la pantalla.

Ingrese los números de itemes del archivo de itemes para incluirse en el catálago de PRG.

Definir un grupo de PRG. Este es un formulario que le permite definir los grupos bajo los cuales los artículos aparecerán el la página PRG.


Al terminarse, haga un click en el botón Save otra vez.

Aprobar el catálago al hacer un click en la cajita debida.

Si se ven una caja roja como se ve arribe, hay un problema con el item en el archivo de itemes. Los itemes con cajas rojas al lado no aparecerán en el catálago de PRG hasta que se resuevle el problema.

Nota que cuando el texto en el nombre del catálago, categoria de Vinimay, o descripción del catálago cambie el sistema envia un email al personal técnico de la Iglesia para actualizar estos campos en Vinimaya.

Viendo un PRG

Vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – Purchase Reference Guide (PRG).

También se puede verlo en la página de intranet de la Iglesia en Tools & Services – Purchasing Reference Guides.


La creación de catálagos de proveedores

Se determina si un catálago debe contener un solo proveedor o multiples proveedores. Preparación del archivo El process de crear un catálago de proveedor empieza con el comprador indentificando un proveedor de incluir entre los catálagos de LDS eMarket catalog repository.

El comprador envia al proveedor un archivo de catálago en Excel.

El comprador y proveedor trabajan juntos para definir los artículos de incluir en al catálago usando precios negociados.

El proveedor prepara el archivo de Excel y es responsible de manterner actualizados los precios y descripciones de los artículos.

El proveedor envia la planilla terminada en Excel al comprador.

El nombre del archivo debe empezar con el código de dos letras del país de donde viene seguido por un guión, el nombre del proveedor y su número de proveedor de PeopleSoft. Ejemplo: US-nombre del proveedor 3243.xlsx

Excel File Format for Vendor Catalog

Detail Record

FIELD NAME REQUIRED Maximum FIELD SIZE

1 Supplier Part Number Required 30

2 UOM Required 3

3 Product Short Description Required 60

4 Product Long Description Required 254

5 Currency Code Required 3

6 Contract Price Required 9.5

7 Typical Lead Time In Days Required 3

8 UNSPSC Optional 8

9 Product URL Image Link Optional 150

10 Thumbnail URL Image Link Optional 150

11 Option 1 Optional 254


12 Option 2 Optional 254

13 Preferred Item – Y/N (Blank means N) Optional 1

Cargado el archivo al LDS eMarket

El comprador The SRM supervise la carga inicial del catálago al LDS eMarket y lo apruebe cuando este cargado al sistema.

El archivo tiene que estar convertido en el formato .csv file. Esto se hace al abrir un archivo de Excel; selecionando ‘File – Save As’; y cambiando el tipo de archivo a ‘CSV (Comma delimited) (*.csv)’ como se ve en el diagram abajo.

Salva el archvio .csv file en el I-Drive bajo Input_files\VendorLoad\FSPR89.


Dentro de LDS eMarket, vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – Vendor Catalog. Haga un Click en Add a New Value.

Crear un Catalog ID y haga un click en el botón Add.

Sugerencias para crear un Catalog ID (nombre del catálago) El nombre tiene que ser único. Ponga un prefijo el código de dos letras del país de donde viene el archivo. Ponga un guión entre el código de país y el nombre del catálago. El nombre del catálago debe ser lo mas corto posible – no mas que 10 carácteres.

Ejemplos: US-DSRTBK, BR-INFO, AR-HUB, AU-BGC, US-RSD

Llenar la información del catálago de proveedor describiendo el catálago. o Ingrese el Catalog Name (nombre del catálago). Este es el nombre como quiere que

aparezca en LDS eMarket. o Ingrese el tipo de catálago (Catalog Type). Vendor Catalog es el tipo que se usa para

un proveedor solo. Catalog Fragment y Catalog Shell trabajan juntos para crear un catálago con multiples proveedores. Cada proveedor será definido como un fragmento. Cada fragmento contendrá artículos cargados de una planilla de Excel. Los fragmentos se junta bajo un “concha”, que contieneFragments are gathered together under the shell, which contains campos de header-type.

o Ingrese el Catalog Description (descripción de catálagos). Este texto aparecerá en la burbuja amarilla al lado del catálago en LDS eMarket.

o Ingrese el Vendor ID (número del proveedor) o Indique el comprador responsible para el catálago o Ingrese el nombre del archivo .csv (.csv file) en el I-Drive bajo

Input_files\VendorLoad\FSPR89. o El campo de notas (Notes) se debe usar para cualquier detalle que quiere guardar del

catálago. o Ingrese el currency code (código de moneda)


o Indquie la categoria de Vinimaya (Vinimaya category) bajo lo cual el catálago debe aparecer en LDS eMarket.

o Haga un Click en Related Business Units. Ingrese los business units que deben poder ver a este catálago.

o Haga un Click en el botón de Save en la parte inferior izquierda de la página de catálagos de proveedores.

Nota que cuando el texto del nombre de catálago, categoria de Vinimaya, o descripción del catálago cambia, se envia un email al personal técnico de la Iglesia para que puedan actualizar estos campos en Vinimaya.


Ejecutar el proceso de cargar catálagos. Con el archivo en el I-Drive y el nombre del catálago creado, se puede cargarlo.

o Vaya a Acquisitions LDS – eProcurement – Vendor Catalog Load.

o Selecione un run control que existe o agrege otro.

o Ingrtese el Catalog ID en la página de run control page.

o Haga un Click en el botón de Run.

o Haga un Click en el botón OK en la página Process Scheduler Request.


o Haga un Click en el link Process Monitor.

o Asegurese que el proceso C_PV_CATALOG llege a Success. Si el estatus indica No

Success, pare y pide ayuda del personal técnico de la Iglesia. Si el proceso indica Success, el archivo esta cargado.

Aporobando el catálago

Después que el catálago haya sido cargado al LDS eMarket, esta listo para aprobación.

o Vaya a Acquisitions – LDS – eProcurement – Vendor Catalog y ingrese el nombre del catálago (Catalog ID).

o Repsar el contenido del catálago. o Verificar los precios. o Verificar que las descripciones de los artículos son correctas. o Verificar que el número de artículos en el archivo Excel equivale el número de

artículos en el catálago. o Aprobar el catálago al hacer un click en la cajita Approve.


Nota: Tal vez recibirá un mensaje al aprobar un catálago que el código UNSPSC, tiempo de entrega o unidad de medida no es válido. Si sucede esto, haga las corecciones en la planilla de Excel, cargar de nuevo el catálago y aprobarlo de nuevo. (Pasos 2 y 3)


La instalación de un PRG Vinimaya y un catálago de proveedor

Después que un catálago esta cargado al LDS eMarket, también tiene que estar cargado al Vinimaya’s SmartSearch Catalog Admin tool por el personal técnico de la Iglesia. Cuando el catálago aparece en la página abajo, es una indicación al personal técnico de la Iglesia de hacer este paso en Vinimaya.

Un nuevo proveedor creado dentro de Vinimaya como anotado en el diagram en la página previa.

La seguridad de Business Unit y categoria se and Category security se concede al catálago dentro de Vinimaya para que sea visible a los usuários de LDS eMarket.

Los catálagos de PRG estan configurados por el personal técnico de la Iglesia para translader automáticamente a la base de datos de Vinimaya.

Una vez que este cargado un catálago en la base de datos de Vinimaya el catálago esta desplegado. El proceso de despliegue adoThe Deployment process compruebe si hay errores y permite el uso del catálago en LDS eMarket.

Actualizaciones de precios y descripciones de los artículos

Las actualizaciones y descripciones de los artículos se gestionan por el comprador en el archive de los itemes. Los catálagos de PRG se envian automáticamente a Vinimaya la sugiente mañana.


Detalles adicionales de la página de configuración inicial del catálago:

(1) Ready to be Setup – Muestra los catálagos nuevos listo para enviarse a Vinimaya. Al terminarse, se pone un cheque en la caja ‘Vinimaya Setup Dev/Prod’ y esta salvado.

(2) Ready to Send Emails – Nuevos catálagos que estan listos para el proceso de FTP de Vinimaya. El botón ‘Send Email’ se presione para enviar a Vinimaya una notificación que pueden modificar su proceso de FTP para permitir la carga de los catálagos. La caja ‘Vinimaya Email New Files’ se actualize automáticamente cuando se presione el botón ‘Send Email’. Vinimaya envia un email cuando el proceso se ha actualizado.

(3) Ready for FTP Init – Esta búsqueda encuentra catálagos listo para enviarse al ambiente de desarollo de Vinimaya’s. Los catálagos se selecionan cuando el se presione el botón ‘Init FTP-D’. El data esta transferido a Vinimaya. Se envia un email al personal técnico de la Iglesia avisando cuantos catálagos fueron enviados a Vinimaya. Vinimaya envia un email cuando cuando la carga es completa. Se reconcila la cuenta entre los dos email. Se actualize el ’Vinimaya Initial FTP’.

(4) Ready for FTP Prod – Nuevos catálagos listos para el ambiente de produccción de Vinimaya. Al presionar el botón ‘Init FTP-P’ se transfiere la información de producción a Vinimaya. Se intercambia Emails y las cantidads confirmados. Esta actualizado el ‘Vinimaya Initial FTP Production’ .

5) Ready to be Deployed – Después que los nuevos archivos estan After the new files are desplegados por Vinimaya, el personal técnico de la Iglesia actualize los catálagos en ‘Vinimaya File Deployed’. La transferencia esta completo.

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