Metodologas y herramientas deIdentificacin y Reduccin de prdidasSesin 2 Mayo de 2012 Resultados de Encuesta de Prdidas. Anlisis de Prdidas y Fuentes Definicin de Indicadores de Desempeo Acciones para las perdidas a trabajar Agenda Resultados Encuestas Prdidas 18 encuestas recibidas 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18Exceso de inspeccinMal uso de espacio en obraExceso de InventarioTraslados de personalPrdida de materiales y/o herramientasSobreproduccinTransporte de materiales y herramientasTrabajos innecesariosMovimientos excesivosPrdida de tiempoEsperasIncumplimiento de plazosTrabajos rehechosPercepcinde Prdidas Ms Importantes# menciones 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18Trabajos innecesariosMovimientos excesivosPrdida de tiempoEsperasIncumplimiento deplazosTrabajos rehechos5 Prdidas Ms Nombradas# menciones Sobre el 75% de la muestra nombr entre las 3 prdidas ms importantes Trabajos Rehechos Esperas Incumplimiento de Plazos Prdidas a Trabajar Trabajos rehechos Esperas (entre procesos, por materiales, herramientas, recursos, etc.) Prdida de materiales y/o herramientas Incumplimiento de plazos Movimientos excesivos (en operaciones) 0 2 4 6 8 10 12 14 16No coordinar bien instalacin de faenaMala coordinacinDistancia muy amplia entre instalacin deNo proteger instalaciones terminadasInformacin defectuosaFalta de supervisinInformacin faltante para realizar el trabajoProcesos no definidos o poco clarosExceso de informacinFalta de materiales en bodegaInformacin poco claraUso de personal poco idneoReuniones poco efectivas/productivasFalta de inspeccinIndefiniciones del proyectoMala comunicacin entre las reasProceso de compras lentoDemora en aprobacin de orden de compraModificaciones de proyectoFuentes mencionadas como siempre u ocasional # menciones 0 5 10 15 20Falta de inspeccinIndefiniciones del proyectoMala comunicacin entre las reasProceso de compras lentoDemora en aprobacin de orden decompraModificaciones de proyectoFuentes mencionadas como siempre u ocasional por ms del 70% de las encuestas # menciones Fuentes principales identificadas INFORMACIN Modificaciones de proyecto Indefiniciones del proyecto ADMINISTRACIN Demora en aprobacin de orden de compra Proceso de compras lento Mala comunicacin entre las reas RECURSOS Falta de inspeccin ANLISIS DE PRDIDAS Definir para cada prdida: Descripcin de la prdida. Fuentes ms relevantes. Posibles procedimientos de medicin y herramientas de deteccin de prdidas a utilizar Debe compartir con los dems sus conclusiones Luego dividiremos las prdidas para trabajarlas por grupo Trabajen en grupos de 3-4 personas durante 15 minutos. Actividad Grupal Medicin del Desempeo para la Gestin en la Construccin Introduccin A travs de la seleccin de indicadores de desempeo (qu medir), herramientas de medicin (cmo medir), una empresa comunica a sus miembros las prioridades, objetivos, y valores que la empresa busca en el cumplimiento de sus objetivos estratgicos. Casi todas las actividades que no agregan valor se convierten en invisibles dentro de un sistema de control tradicional, ya que ste centra su atencin en las actividades de conversin e ignora las actividades de flujo. Nuevas Mediciones son Necesarias Para qu Medir? Necesidad de Medir y Comparar Desempeos para : Identificar Fortalezas y Debilidades de las empresas y proyectos. Identificar Oportunidades de Mejoramiento. Mejoramiento Continuo. Criterios Clsicos de Medicin de Desempeo (1) Efectividad: una medida del logro de las cosas "correctas": A tiempo (oportuno); como debe ser (calidad); todas las cosas correctas (calidad); donde las "cosas" son metas, objetivos, actividades, etc.. Eficiencia:una medida de utilizacin de recursos. Puede representarse como la razn entre los recursos programados divididos por los recursos realmente consumidos. Calidad: una medida de conformidad con las especificaciones. En proyectos de construccin, calidad tiene dos dimensiones: la primera se refiere, a la del proyecto terminado funcionando a satisfaccin del mandante; mientras la segunda tiene relacin con los numerosos detalles que envuelven la produccin de este resultado. Criterios Clsicos de Medicin de Desempeo (2) Productividad : tericamente se define como la razn entre la cantidad producida y los recursos empleados. Calidad de vida en el trabajo: es una medida de la respuesta afectiva de los empleados al trabajo y la vida en un sistema organizacional. Innovacin: es el proceso creativo de adaptacin de productos, servicios, procesos o estructuras en respuesta a demandas, necesidades o presiones tanto externas como internas. Rentabilidad: es una medida o conjunto de medidas de las relaciones entre recursos financieros y usos para esos recursos.Por ejemplo, relacionesingreso / costo, retorno sobre la inversin, retorno sobre activos, etc. Mediciones en Proyectos Chilenos (Grillo 97)0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%Avance FsicoControl de Calidad y Especificaciones Costo de RecursosSeguridadConsumo de HH Horas Hombre por EspecialidadRendimientosBalance ContableConsumo de HM Horas MquinaMano de ObraAvance Fsico con FotografasNivel de Actividad de la ObraCarta de BalanceAvance FinancieroConsumo de CombustiblesFrecuenciaMedidas Tradicionales de Desempeo Costos Plazos Calidad Productividad Otras Limitaciones de Sistemas Actuales La mayora de las mediciones de desempeo son derivadas de informacin contable. La informacin que estos sistemas de medicin brindan no permite analizar el desempeo de procesos.Una de las mayores deficiencias existentes es el no tener en cuenta la perspectiva del cliente, ya sea interno o externo. Las actuales mediciones por lo general no permiten tomar acciones correctivas.Se puede decir que son autopsias y no diagnsticos 20 Nuevas Estructuras de Medicin del Desempeo Medidas de efectividad Apariencia Puntualidad Exactitud Rendimiento Confiabilidad Posibilidad de servicio Posibilidad de uso Durabilidad Costos Comprensin Adaptabilidad Responsabilidad Efectividad de ProveedoresConformidad de los pedidos luego de un mes de enviada la orden de compra Cantidad conforme16%Cantidad excedida21%Cantidad deficienteparcial27%Cantidad deficientetotal36%(Excedidos 10% en promedio)(Deficientes 45% en promedio)(Deficientes 100 %)Medicin de Defectos PRINCIPALES DEFECTOS O DISCONFORMIDADESDETECTADOS EN LA VIVIENDA.02468101214CAERIAS BATUCO PAPELMURALSUCIOTEJAS BULL-DOG TINA147643 3N PERS.Medidas de eficiencia Tiempo de procesamiento Recursos gastados por unidad de output Costodelvaloragregadoporunidadde output Porcentaje de tiempo con valor agregado Costo de la mala calidad Tiempo de espera por unidad Tiempo de Respuesta a Problemas de Tiempo de Respuesta a Problemas deDiseo Diseo0%5%10%15%20%25%30%35%40%45%50%0 to 6 7 to 13 14 to 20 21 to 27 28 y ms% ObservacionesProyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 457%25%8%4%6%Espera materiales(externo)Modificar/rehacer trabajo(construccin)Espera materiales (bodega)Espera herramientasOtrasMedidas de adaptabilidad 1. Tiempo promedio que se necesita para procesar la solicitud especial de un cliente en comparacin con los procedimientos estndares. 2. Porcentaje de solicitudes especiales que se devuelve. 3. Aumento del porcentaje de solicitudes con tiempo especial. GEPUC 27 Nmero de Pedidos Urgentes Efectividad de la Planificacin (PPC) Tiempos de Transporte Indice de Accidentes Rendimiento de mano de obra Medicin Trabajos Rehechos Toneladas de Escombros TP, TC, TNC Prdidas Etc... Ejemplo de Indicadores LLUVIA DE IDEAS Realice un listado de los ndices de desempeo utilizados en Manquehue. De qu manera se utiliza cada ndice?. Realice un anlisis crtico del sistema de medicin de desempeo actual a la luz de los resultados de la encuesta de prdidasQu cambios realizara?, existen ndices que eliminara?, agregara alguno?. Trabajen en grupos de 3-4 personas durante 15 minutos. Actividad Grupal Cmo implementarlo? Etapas principales Definicin Estratgica Definir objetivos Seleccionar tema o reas a mejorar Seleccionar indicadores claves Definicin de la forma y puesta en marcha Establecer procedimientos de: Medicin Anlisis Poner mediciones en marcha Identificar oportunidades Primer Paso: Definicin de objetivos Defina y comunique los objetivos de la organizacin o empresa Dialogue en torno a los objetivos del uso y alcance de ID Asegure la participacin de todos los actores claves ... Segundo Paso: Seleccionar tema o reas a mejorar Definir areas crticas para materializar objetivos Establecer procesos claves dentro de las areas anteriormente definidas Si mejoro esos procesos encamino a la organizacin hacia los objetivos? Establezca metas claras y transparentes Tercer Paso: Seleccionar indicadores claves Genere un lluvia de ideas en torno a ID de las reas claves y si estos incentivan el logro de los objetivos (Obras inician proponiendo ID factibles) Asegure la participacin de todos para facilitar implantacin y evitar barreras futuras Adhiera a la ley de los 100 Km Evite influencias entre participantes a lo largo del proceso Asegure la asistencia de todos los actores claves Selecciones un nmero acotado de ID, pero registre en acta los dems para futuros esfuerzos PROCEDIMIENTOS DE MEDICIN Objetivo: Definir en forma detallada cada uno de los pasos a seguir que permitan materializar la medicin de un ID. Responder: Cmo? Quin? Cundo? Cada cunto? Dnde? Cmo se mostrar? Como Capturar los datos de Terreno Crear las planillas de medicin Definir los responsables que medirn Definir responsables que traspasarn la informacin medida a formato electrnico PROCEDIMIENTO Definir coordinador de medicin de indicadores PROCEDIMIENTOS DE MEDICIN Como Capturar los datos de Terreno Crear las planillas de medicin Definir los responsables que medirn Definir responsables que traspasarn la informacin medida a formato electrnico Definir coordinador de medicin de indicadores Tamao de la muestra Nmero de muestras Frecuencia del Muestreo PROCEDIMIENTOS DE MEDICIN Objetivo: Definir en forma detallada cmo sern visualizados los datos para su posterior anlisis. Visualizacin de Datos Tipos de Visualizacin: Grficas y/o Tablas: ID: M3 de Hormign por da0510152025303529-Jun 1-Jul 3-Jul 5-Jul 7-Jul 9-Jul 11-Jul 13-JulIDMediaVisualizacin de Datos Tipos de Visualizacin: Grficas y/o Tablas: ID: M3 de Hormign0123456781 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11Tiempom3/HD05101520253035N Hombres/ DIDN H/DVisualizacin de Datos Tipos de Visualizacin: Grficas y/o Tablas: Relacin: M3 hormign v/s PAC051015202530350 10 20 30 40 50 60 70 80 90PACm3 H/DIDVisualizacin de Datos Objetivo:Definir los mecanismos de anlisis para la toma de acciones. Variabilidad Tendencias Correlaciones Comparaciones Anlisis de Datos Variabilidad ID: M3 de Hormign por da0510152025303529-Jun 1-Jul 3-Jul 5-Jul 7-Jul 9-Jul 11-Jul 13-JulIDMediaAnlisis de Datos Tendencias ID: M3 de Hormign por da0510152025303529-Jun 1-Jul 3-Jul 5-Jul 7-Jul 9-Jul 11-Jul 13-JulIDMediaLineal (ID)Anlisis de Datos Correlaciones Relacin: M3 hormign v/s PACR2 = 0,898705101520253035400 10 20 30 40 50 60 70 80 90PACm3 H/DIDLineal (ID)Anlisis de Datos Comparaciones ID: M3 de Hormign por da0510152025303529-Jun 1-Jul 3-Jul 5-Jul 7-Jul 9-Jul 11-Jul 13-JulIDPresupuestoAnlisis de Datos PLAN DE MEDICIN Realice un plan de cmo realizarn las mediciones para monitorear las prdidas, este debe incluir: Cmo? Quin? Cundo? Cada cunto? Dnde? Cmo se mostrar? Trabajen en grupos de 3-4 personas durante 15 minutos. Actividad Grupal Implementacin de Indicadores Barreras para la Implementacinde Sistemas de Medicin del Desempeo Muyfrecuentementelamedicindedesempeoest fuertementeasociadaconelsistemaderecompensas ycastigos.-->Difcilconvencerapersonalque mediciones no son para buscar culpables. Difcilconvenceralosinvolucradosdelautilidaddel sistema. Resistenciademandosmediosquesientenvulnerado su territorio. Tiempo y recursos. Recomendaciones para la Implementacinde Sistemas de Medicin del Desempeo Lamedicindeldesempeodebeestarorientadahaciala bsquedadeoportunidadesdemejoramiento,dondetodoslos participantesestnactivamenteinvolucradosenelesfuerzode mejoramiento. Se debe definir y comunicar claramente objetivos del sistema. Se debe lograr el compromiso de la administracin superior Fomentar participacin en la definicin de indicadores.