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Las organizaciones - y las bibliotecas escolares no son una excepción- deberán desarrollar las actividades y establecer las redes de autoridad y comunicación necesarias para el logro de los planes. En otras palabras se debe organizar y el mecanismo fundamental para que se materialice en acción es su adscripción en los manuales de organización (manual de funciones/puestos)
Existen dos instrumentos principales a través de los cuales se explicitan las estructuras organizativas:
- Organigrama.
- Manual de Organización.
EXPLICITACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Es la representación gráfica de la estructura organizativa.
Es un modelo abstracto y sintético, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización.
El organigrama tiene una doble finalidad:
• Desempeñar un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales.
•Servir de instrumento para el análisis estructural, al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.
Organigrama
Requisitos generales:
* Claridad.* Actualidad.* Uniformidad.
Organigrama
El organigrama constituye en instrumento sumamente útil, pudiendo señalase las siguientes ventajas:
Proporciona una imagen formal de la organización, favoreciendo la familiarización de los miembros de la organización con las características de la misma al informar sobre la ubicación y funciones de su unidad y las relaciones de dependencia que existen.
Ayuda a descubrir problemas estructurales.
Colabora en el análisis, conocimiento y diseño de la organización estructural.
Organigrama
El organigrama no es suficiente para precisar el contenido de los distintos puestos en términos de responsabilidad y autoridad, ni tampoco el alcance de los distintos tipos de relaciones que excedan la línea jerárquica.
La limitación del organigrama como medio de La limitación del organigrama como medio de comunicación organizacionalcomunicación organizacional
EL ORGANIGRAMA DE LA BIBLIOTECA ESCOLAR
BIBLIOTECA/BIBLIOTECARIA
DIRECCIÓN/ VICEDIRECCIÓN
El manual de funciones permite informar de lasmúltiples funciones que se realizan en la bibliotecaescolar:
FUNCIONES TECNICAS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES PEDAGÓGICAS
OTRAS FUNCIONES
El MANUAL DE ORGANIZACIÓN describe las características de la organización formal, indicando:
• OBJETIVOS, • FUNCIONES, • AUTORIDAD, • RESPONSABILIDAD de los puestos de trabajo que componen su estructura
Típicamente se construyen a partir de los Organigramas y de las Descripciones de Cargos.
La DESCRIPCIÓN DE PUESTOS, complementa esta falta de información, ya que permite precisar el contenido y relaciones de las distintas posiciones definidas en el organigrama. Ella consiste en una descripción escrita de los puestos ejecutivos y, según las necesidades, podrá ser breve, indicando sólo las relaciones de autoridad y los principales deberes del cargo, o detallada, incluyendo además aspectos de autoridad, comunicación, etc.
Los manuales contendrán la información necesaria para identificar claramente las responsabilidades sobre los recursos y elementos que deben utilizar en el desempeño de las funciones.
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
La necesidad de los manuales:La necesidad de los manuales:
• POR SU CONTENIDO: según la información que contienen (de historia, de organización, de políticas, de procedimientos, de contenido múltiple, etc.)
• POR SU FUNCION ESPECIFICA: función que consideran (de compras, de ventas, de finanzas, de personal, de capacitación, etc.)
• GENERALES: abarcan a toda la organización.
• ESPECÍFICOS: abarcan un sector, departamento o área
Tipos de manuales:Tipos de manuales:
Manual de organización.- Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
ANALISIS DEPUESTO/ CARGO
DESCRIPCION DELPUESTO/CARGO
MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ORGANI- ORGANI- GRAMAGRAMA
CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES:
1.- Misión.- (Contribución del área a los objetivos generales de la organización)
2.- Funciones.- (Definición funcional del cargo).
3.- Autoridad,. (amplitud de la autoridad del cargo especificando de quién recibe autoridad y
sobre quién la tiene).4.- Relaciones.- (indicaciones sobre
relaciones de autoridad y los canales de comunicación).
5.- Requisitos para el cargo (definición del perfil estableciendo: conocimientos requeridos, experiencia, condiciones personales, etc.)
Las funciones y tareas básicas deben reflejar:
• Demandas/expectativas de nuestros clientes (externos y/o internos)• Contribución a la misión de la empresa/organización• Interconexión y relaciones con otros sectores (sinergia estratégica)• Información estratégica (Tablero de Comando)• Otras funciones y tareas
CAPÍTULO III.DE LA ESTRUCTURA.
Art. 5
La Biblioteca está conformada por las siguientes áreas:
a) Jefatura
b) Procesos Bibliográficos
c) Servicios al Público
Biblioteca DGSCA - Nuevo León
CAPÍTULO III. DE LA ESTRUCTURA.
Art. 6Las funciones de cada una de las áreas son:
a) Jefatura
• Planear y organizar, conjuntamente con las Coordinaciones del Centro Nuevo León y de las Bibliotecas de la DGSCA, las actividades a desarrollar.
• Establecer mediante la elaboración de manuales de organización y procedimientos, las políticas y lineamientos adecuados para el buen funcionamiento de la Biblioteca.
• Elaborar instrumentos de trabajo que faciliten la evaluación deservicios.
• Informar a la Coordinación de Bibliotecas DGSCA y a la Coordinacióndel Centro Nuevo León, sobre el desarrollo de las actividades que se lleven a cabo en la Biblioteca.
Biblioteca DGSCA - Nuevo León
b) Procesos Bibliográficos.
* Seleccionar y adquirir el material documental en apoyo a los programas de docencia e investigación que se imparten en el Centro Nuevo León.
* Organizar el material bibliográfico de acuerdo a las Normas establecidas en el Sistema Bibliotecario de la UNAM.
Biblioteca DGSCA - Nuevo León
c) Servicios al Público.
* Organizar, controlar y evaluar los diferentes servicios que se otorgan a los usuarios.
* Proporcionar al usuario el préstamo del material documental que forma parte del acervo bibliográfico a través de sus diversas modalidades: préstamo en sala, a domicilio e interbibliotecario.
* Promover y difundir los servicios bibliotecarios a través de diferentes medios.