Las organizaciones, son sistemas abiertos. Por tal motivo, sus partes se vinculan entre sí y con su entorno, intercambiando un flujo de información, energía, materiales y recursos.

1.Todas aquellas actividades identificables,intangibles, que son el objeto principal de una operación que se concibe para proporcionar la satisfacción de necesidades de los consumidores.

2.Todo acto o función que una parte puedeofrecer a otra, que es esencialmente intangible y no da como resultado ninguna propiedad. Su producción puede o no puede vincularse a un producto físico

Esta gente puede desempeñar un papel de "producción" u "operativo", pero también puede tener una función de contacto con el cliente en las organizaciones de servicios, su comportamiento puede ser tan importante como para influir en la calidad percibida de un servicio como el comportamiento de un personal de ventas.

El profesional de archivos, está obligado no sólo a servir y entregar para su consulta el documento o expediente que se le solicite y que él conserva, sino que ha de facilitar y difundir los medios para su conocimiento y su acceso.

Según Theodore Schellenberg, engloba las diversas y variadas actividades del archivero para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos en general y a los documentos en particular

La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y facilitarla a los usuarios

El proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus organizaciones materializado en representaciones que permitan su identificación y localización y la recuperación para la gestión o la investigación

Desproporción entre demanda y servicio de la información

Niveles de descripción y paralelismo con las agrupaciones documentales y los instrumentos de descripción

Plan de descripción Estudios o etapas en un plan de

descripción Difusión y publicación