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Introducción. El sistema Cret@ (Control de Recaudación por Trabajador) es el nuevo sistema de cotización y recaudación creado por la TGSS con la finalidad de sustituir el actual sistema de liquidación (Sistema Red). Con este cambio se pretende simplificar el proceso de comunicación minimizando los errores de comunicaciones ya que la TGSS asume el control y aplicación de las normas de cotización y de esta forma mejorar la relación con las empresas y despachos profesionales creando una mayor transparencia. Se pasa de un sistema de autoliquidación en el que la información sobre la cotización se realiza y envía desde las empresas y despachos profesionales a la Tesorería General de la Seguridad Social, a un sistema de facturación donde la TGSS es quien envía la información de los datos disponibles en su base de datos y de este modo facturar a la empresa en función de dicha información. Las empresas solamente tendrán que comprobar que la información obrante en la base de datos de la TGSS es la correcta para hacer la liquidación correspondiente. Por lo tanto es muy importante que las empresas mantengan un riguroso control del estado de afiliación, comunicando en plazo las altas y bajas de trabajadores, así como las It’s producidas en el mes ya que la TGSS realizará la liquidación mensual con la información existente en el FGA y bases de datos externas (INSS, SEPE Y MUTUAS). Es importante señalar que mientras que en el actual sistema de cotización la empresa tiene la responsabilidad de realizar el cálculo de la liquidación, en el Sistema Cret@ la obligación de la empresa consiste en comunicar los cambios necesarios a la TGSS en el plazo correspondiente, recayendo la responsabilidad del cálculo de la liquidación sobre la propia TGSS. - 1 -

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Cuadro comparativo del cambio en la comunicación de datos

Sistema RED Sistema Cret@

Obligaciones de la empresa

Obligaciones de la TGSS

Obligaciones de la empresa

Obligaciones de la TGSS

Horas Trabajadas þ × þ × Bases de Cotización þ × þ × Deducciones por IT þ × þ × Bonificaciones y/o Reducciones þ × × þ TC2 þ × × þ TC 1 þ × × þ

El nuevo Sistema de Liquidación Directa será obligatorio para el año 2015, aunque la incorporación al mismo se realizará previo comunicado de la Tesorería General de la Seguridad Social al usuario, existiendo entonces un periodo de prueba de tres meses durante el cual convivirán ambos sistemas. Se iniciará solamente en aquellos autorizados que cumplan los siguientes requisitos:

• Tengan solamente empresas encuadradas en el régimen general (0111). • En la modalidad de pagos normales (domiciliación y pago electrónico). • Periodicidad del pago mensual.

¿Cómo se cotiza en la fase de pruebas? Durante la fase de pruebas los autorizados RED transmitirán sus datos al Sistema RED por dos medios:

• Sistema RED: Corresponde al actual sistema de envío de ficheros FAN. Esta modalidad de momento seguirá siendo obligatoria para la cotización y liquidación.

• Sistema Cret@: La finalidad que se persigue con la puesta en marcha de este sistema es:

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.- Familiarizarse con la construcción de Tramos. Con el Sistema Cret@ aparece el concepto de tramo. El tramo es cada una de las partes en que se fracciona un período de liquidación en el que las condiciones de cotización de un trabajador de alta en la empresa no varían. Mostramos algunos ejemplos de los tramos que se generan en distintas situaciones.

Con Cret@ la empresa sólo deberá comunicar a la TGSS aquellos datos de los trabajadores que ésta no pueda calcular o desconozca, como bases de cotización que hayan cambiado con respecto al mes anterior, el importe de la formación continua, coeficientes de ERE’s, etc. .- Probar el nuevo sistema de intercambio de ficheros. Pasaremos de una comunicación mediante ficheros en formato txt a formato xml. .- Verificar el sistema de cálculos. Mediante estas comunicaciones la TGSS podrá comprobar todos los cálculos que deberán de realizar mensualmente.

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APLICACIONES DE LA TGSS UTILIZADAS PARA LA COMUNICACIÓN DE DATOS DE

COTIZACIÓN

APLICACIÓN FICHEROS

SISTEMA RED WINSUITE FAN

SISTEMA CRET@

WINCRETA

DE SOLICITUD DE TRABAJADORES Y TRAMOS “SOLTRT01”

DE BASES “BAS05131”

SOLICITUD DE BORRADOR “SOLBOR04”

DE CONFIRMACIÓN “SOLCON01”

SOLICITUD DE CALCULOS “SOLCAL01”

El resto de autorizados se iran incorporando de forma progresiva.

¿Cómo funcionará?

Cada mes, la TGSS remitirá un boletín a la empresa que esté integrada en este sistema en el que aparecerán los datos del trabajador, se le aplicarán directamente las bonificaciones y determinará las cuotas sociales que deba abonar a la Seguridad Social.

Con el desarrollo e implantación del nuevo sistema, se agilizará el cálculo y pago de las cotizaciones sociales de los trabajadores. Para ello, la Seguridad Social facilitará a las empresas un borrador online que sólo tendrán de revisar y confirmar (de manera similar a como funcionan los borradores de la renta), por lo que vendrá a sustituir al actual modelo TC1.

Con este proyecto, la TGSS va a conocer la situación del trabajador en todo momento, por ejemplo, si ha tenido cambios de contrato, una baja médica o ha iniciado una bonificación. Esto va a ser posible porque dispondrá de una base de datos única que nivelará con organismos como el SEPE, las mutuas, afiliación y el INSS, lo cual le permitirá validar los datos de cotización.

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Así, las empresas sólo tendrán que comunicar una pequeña parte de la información, pero deberán mantener un riguroso control del estado de la afiliación de cada uno de sus trabajadores y velar por que, cada mes, todos sus trabajadores estén consolidados con la TGSS, ya que si con el actual sistema es la propia empresa la responsable del cálculo de la liquidación, en el Sistema Cret@ la obligación de la empresa consiste en comunicar los datos necesarios a la Seguridad Social en plazo, ya que será ésta la responsable del cálculo de la liquidación.

Los principales objetivos son:

• Disminuir los errores al asumir la TGSS la aplicación de las reglas de cotización y contrastar los datos con carácter previo a la liquidación.

• Mejorar la relación con las empresas y despachos profesionales basada en un sistema plenamente telemático, eliminando totalmente el soporte papel y la necesidad de actuaciones presenciales.

• Aumento de la transparencia al simplificar la obligación de cotizar de las empresas y reducción las cargas administrativas para las empresas y despachos.

Empresas y autorizados obtendrán importantes beneficios con este sistema de facturación, ya que además de simplificar el cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social, la liquidación de cuotas por la TGSS aporta mayor seguridad jurídica a las actuaciones realizadas. Por otra parte, los trabajadores tendrán acceso a la información relacionada con sus cotizaciones a la Seguridad Social.

INFORMACIÓN DE LOS FICHEROS QUE SE TRANSMITEN AL CRET@ Los datos transmitidos durante la fase de pruebas no tendrán efecto de presentación, por lo tanto, se deberá seguir realizando la cotización de los trabajadores a través del actual Sistema Red.

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El envío y recepción de ficheros se realizará a través de la aplicación, WinCreta. Aplicación muy similar a la Winsuite, por lo que su uso resultará familiar en la mayor parte de sus opciones.

I.- Los ficheros que se transmitirán a través de esta aplicación, todos en formato xml, son: → Fichero SOLTRT01. Solicitud de Trabajadores y Tramos. Su uso es optativo. La finalidad de este fichero es solicitar a la TGSS los datos obrantes en su base de datos. De esta manera podemos comparar los datos de la aplicación y los datos que utilizará la Tesorería para realizar la liquidación correspondiente. Ambas bases de datos deben de ser coincidentes para que la cotización sea la correcta. Datos que contiene el fichero: Nº de autorizado, nombre del fichero, CCC, tipo y periodo de liquidación. La estructura del esquema xml de este fichero es el siguiente:

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→ Fichero BAS05131. Envío de Bases. Este fichero se utilizará en la primera liquidación que una empresa envía a la TGSS utilizando el Sistema Cret@. A partir de ahí, se utilizará cuando se tengan que comunicar variaciones en las bases de cotización de cada trabajador en cualquiera de sus tramos. Y también para aceptar las bases de cotización del mes anterior para que la TGSS confeccione la liquidación L00 correspondiente al mes actual de los trabajadores que no sufren cambios. No será necesario enviar los datos de todos los trabajadores. Sólo se enviaran las bases de los trabajadores que sean necesarios. Para un mismo mes se podrán enviar tantos ficheros de bases como el usuario requiera. El único requisito para la comunicación de bases es que la liquidación no esté confirmada*.

* La confirmación de una liquidación se produce cuando se genera el Recibo de Liquidación de la Cotización. Éste puede ser realizado por el usuario RED o de oficio por la TGSS cuando la modalidad de pago sea Cargo en Cuenta, Pago Electrónico o los saldos de la liquidación sea Acreedor o Cero.

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Datos que contiene el fichero: Bases de Cotización para cada tramo, importe de las compensaciones por IT, bonificación por formación continua, modalidad de salario (mensual o diario), nº de horas en caso de tiempo parcial, coeficiente de tiempo parcial (en caso de EREs parciales), nº de horas complementarias. La estructura del esquema xml de este fichero es el siguiente:

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→ Fichero SOLBOR04. Solicitud de Borrador. Este fichero lo utilizará el usuario cuando quiera solicitar a la TGSS el borrador de la liquidación. Se incluyen los datos de todas las empresas que comunican datos al Cret@. Datos que contiene el fichero: Nº de autorizado, nombre del fichero, régimen, CCC, periodo y tipo de liquidación para cada empresa. La estructura del esquema xml de este fichero es el siguiente:

→ Fichero SOLCON01. Solicitud de Confirmación. Este fichero será el que se utilice para comunicar a la TGSS su conformidad con los datos remitidos para las liquidaciones indicadas en el mismo. Datos que contiene el fichero: Nº de autorizado, nombre del fichero, régimen, CCC, periodo y tipo de liquidación para cada empresa.

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La estructura del esquema xml de este fichero es el siguiente:

→ Fichero SOLCAL01. Solicitud de Cálculos. Este fichero será el que se utilice el usuario para solicitar a la TGSS el cálculo de la liquidación. Cabe la posibilidad de solicitar el cálculo con el detalle por trabajador y tramo. Datos que contiene el fichero: Nº de autorizado, nombre del fichero, régimen, CCC, periodo y tipo de liquidación para cada empresa. La estructura del esquema xml de este fichero es el siguiente:

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II.- Para cada envío de fichero, la TGSS devolverá al menos un fichero de respuesta. Los posibles ficheros que se pueden recibir son: → Fichero de Respuesta. Este fichero será el que utilice la TGSS para informar a los usuarios de errores y/o avisos detectados en cualquiera de los ficheros remitidos. Se entenderá también como aviso, la información facilitada en el fichero que indica que la operación se ha realizado correctamente. Existe un fichero de respuesta para cada tipo de envío.

• El fichero de respuesta asociado al fichero de solicitud de trabajadores y tramos informará, además de errores o avisos a nivel de liquidación, de errores existentes en tramos de la liquidación por datos referidos a las peculiaridades de cotización del trabajador para cada uno de los tramos, si es que existe.

• El fichero de respuesta asociado a los ficheros de solicitud de borrador, solicitud de confirmación o de bases informará, además de los errores o avisos existentes a nivel de liquidación, de los errores o avisos detectados a nivel de datos de liquidación, mes liquidativo, trabajador o datos del tramo. No se facilitará información en el fichero de respuesta sobre trabajadores y/o tramos para los que se pueda calcular la liquidación y no sea necesario comunicar ningún aviso.

• El fichero de respuesta asociado al fichero de bases además, incorporará errores de los datos no tratados cuando el usuario haya comunicado datos no existentes en el Fichero General de Afiliación de la TGSS (FGA).

• El fichero de respuesta asociado al fichero de solicitud de cálculos informará de errores o avisos a nivel de liquidación.

→ Fichero de Trabajadores y Tramos. Este fichero llegará junto al Fichero de Respuesta como contestación al envío de Solicitud de Trabajadores y Tramos. Este fichero llevará la totalidad de tramos de recaudación informando de los datos identificativos por NAF, fecha desde y fecha hasta, así como los datos que el usuario debe de aportar para cada uno de los tramos. Para liquidaciones L00, se incorporarán los valores de bases del mes anterior para los trabajadores que no tengan cambios. → Fichero de Cálculos. Este fichero será el que utilice la TGSS como respuesta a la solicitud de cálculos, tiene la finalidad de informar al usuario de los cálculos de la liquidación. Si la liquidación tiene algún trabajador conciliado:

• Siempre se facilitarán los cálculos a nivel de liquidación.

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• Solo se facilitarán los cálculos a nivel de tramos si expresamente el usuario lo ha solicitado.

→ Fichero de Relación Nominal de Trabajadores (RNT). Este fichero será el que utilice la TGSS para informar al usuario de la relación nominal de trabajadores tanto en estado de borrador como tras la confirmación. Podemos decir que cumple la misma función que el Modelo Tc2. Podrá contener:

• La totalidad de los trabajadores de la liquidación (cálculo TOTAL). • Una parte de ellos (cálculo PARCIAL).

→ Fichero de Documento de Cálculo de Liquidación (DCL). Se generará un fichero de este tipo para cada liquidación objeto de tratamiento. Este fichero se podrá generar como consecuencia de:

• Que todos los trabajadores de la liquidación estén conciliados sin haber confirmado la liquidación (cálculo TOTAL).

• Que se haya solicitado una confirmación, todos los trabajadores de la liquidación estén conciliados (cálculo TOTAL) y la liquidación esté afectada por moratorias, diferimientos o exoneraciones, y todos o parte de los trabajadores estén afectados por esta circunstancia.

• Que se haya solicitado, mediante el servicio online, una solicitud de borrador cuando no todos los trabajadores estén conciliados, la siguiente acción que realice el usuario sea la confirmación de la liquidación y la liquidación esté afectada por moratorias, diferimientos o exoneraciones (cálculo PARCIAL).

→ Fichero de Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC). Será el fichero que utilizará la TGSS para informar a los usuarios de los recibos de liquidación de cotizaciones asociados a las liquidaciones en el momento de su confirmación. Cumple la misma función que el Modelo Tc1. Se generará un fichero de este tipo por cada liquidación objeto de tratamiento. El recibo de liquidación de cotizaciones podrá contener el cálculo de:

• La totalidad de los trabajadores de la liquidación (cálculo TOTAL). • Una parte de ellos (cálculo PARCIAL). Este caso sólo será posible si, después del

día 24, se solicita mediante el servicio online una solicitud de borrador, y posteriormente el usuario confirma la liquidación sin tener todos los trabajadores conciliados.

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III.- Plazos y proceso de presentación. Cuando la TGSS recibe a través de Cret@ un fichero de bases, realiza las comprobaciones oportunas para verificar que los datos que se envían son coincidentes con los datos existentes en el Fichero General de Afiliación (FGA). Los datos se revisarán por tramos dando lugar a una de las siguientes situaciones:

• Datos Correctos. En este caso hay coincidencia en el trabajador, sus tramos y bases.

• Datos con Errores. No hay coincidencia en algún tramo de al menos un trabajador.

• Datos Inexistente. Este caso se da cuando se comunican datos de algún tramo que no figura en el FGA.

Con el Cret@ los plazos de presentación y liquidación no tienen porqué ser coincidentes en el tiempo.

• Plazo de Presentación: Se podrán hacer envío de ficheros (borradores o bases) hasta el penúltimo día del mes.

• Plazo de Ingreso: Se podrá realizar el ingreso hasta el último día del mes. Plazos

Detalle de los plazos:

• Día 20: La TGSS liquidará las liquidaciones con cargo en cuenta y que hayan aceptado el borrador.

• Día 24: Si como consecuencia de la liquidación por parte del ususario no se ha podido calcular la totalidad de la liquidación, por existir trabajadores no conciliados, el usuario podrá:

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Corregir los errores comunicados, ya sea haciendo de nuevo el envío de bases o actualizando el FGA.

Ingresar la liquidación por los trabajadores conciliados mediante solicitud online de borrador de liquidación parcial.

• Día 28: A partir de este día, se genera una liquidación automática de todos los trabajadores que estén conciliados.

• Día 30: Ultimo día del mes para liquidar todos los envíos recibidos y conciliados.

OPERATORIA PARA UTILIZAR EL SISTEMA CRET@ EN NCS LABORAL Los requisitos que debe cumplir el usuario de NCS para poder trabajar con el Sistema Cret@ son: .- Trabajar con la Base de Datos SQL. .- Una vez dentro de la aplicación debe marcar en la pantalla de Empresas, la opción de “Usar Proyecto Cret@”.

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.- Debe de tener instalada la aplicación Wincreta. Puede configurar la ruta del ejecutable de la aplicación dentro del Menú de Tablas / Sistema Red/ Parametros Generales.

Generación de Ficheros. Los ficheros se generarán desde dos pantallas, Control de Ficheros y Detalle de Bases. Se accede a las mismas desde el menú principal de la aplicación.

Pantalla de Control de Ficheros. Desde esta pantalla, ademas de poder generar la mayor parte de los ficheros para su envío, se encuentra recogida la información sobre el envío de ficheros generados para cada empresa. De esta manera manera el usuario podrá saber en todo momento los ficheros enviados y los pendientes para cada empresa.

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Presentación de la pantalla

El funcionamiento es sencillo, tras el cálculo de la nómina en la pantalla apareceran automaticamente por cada empresa y mes, tantos registros como tipos de liquidaciones y CCC se hayan calculado. Las liquidaciones automáticas son:

Liquidaciones Automáticas Clave Descripción L00 Liquidación normal L02 Liquidación correspondiente a salarios de tramitación L03 Liquidación correspondiente a nóminas de atrasos L13 Liquidación correspondiente a vacaciones retribuidas y no disfrutadas

Junto a estas liquidaciones tambien se podrán enviar las correspondientes a liquidaciones complementarias. Para el caso de las liquidaciones complementarias, será el usuario quien deberá de introducir manualmente en la pantalla el registro correspondiente a la liquidación. Las posibles liquidaciones que se pueden generar son:

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Liquidaciones Manuales

Clave Descripción L90 Liquidación complementaria por incremento de bases L91 Liquidación complementaria por nuevos trabajadores y/o tramos

L92 Liquidación complementaria por situaciones asimiladas al alta correspondientes a salarios de tramitación, calculadas de oficio por la TGSS

L93 Liquidación complementaria por situaciones asimiladas al alta correspondientes a vacaciones retribuidas y no disfrutadas, calculada de oficio por la TGSS

En las liquidaciones automáticas, al generarse los registros en la pantalla, solamente aparecerá marcado por defecto el indicador de la columna “Bases Anteriores”. Este marcador indicará en el fichero de envío de bases que se aceptan las bases del mes anterior para la liquidación L00 del mes actual, en este caso no se enviarán las bases de los trabajadores. En caso de no querer enviar la aceptación de datos, antes de generar el fichero deberá desmarcar el marcador de campo. Conforme se vayan generando los distintos ficheros de cada empresa, la aplicación irá marcando en pantalla el tipo de fichero que se ha creado. Desde esta pantalla se podrán generar cuatro de los cinco ficheros que se pueden enviar por el Sistema Cret@. Son: .- Solicitud de trabajadores y tramos (fichero optativo). .- Solicitud de borrador. .- Solicitud de confirmación. .- Solicitud de cálculo. Para generar cualquiera de los ficheros, en primer lugar debe de seleccionar en pantalla los registros de aquellas empresas que desea incluir en el fichero, para despues elegir el tipo de fichero que va a generar.

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Una vez seleccionado el fichero le aparece la siguiente ventana indicando el tipo de fichero que ha seleccionado y el nº de empresas que se incluirán en el mismo.

Finalmente, una vez generado el fichero aparecerá una ventana informativa, donde se aparecerá la ruta donde se guarda el fichero y el nombre del mismo. Utilizando el botón de Visualizar puede ver el contenido del fichero generado.

Pantalla de Control de Bases. Desde esta pantalla, podrá generar el fichero de envío de bases. Al entrar visualizará los tramos que se van a comunicar en el fichero. La operatoria es sencilla, al calcular la nómina de un trabajador, en pantalla aparecerán los tramos que se comunicarán de la nómina calculada. Indicando en cada tramo, el nombre del trabajador, numero de afiliación (NAF), grupo de código de cuenta de cotización (general, aprendices, administradores o socios cooperativistas), mes de envío, días que abarca el tramo, tipo de liquidación, código de las bases/horas que se comunican e importe de la base u horas. - 19 -

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Para aquellas liquidaciones que son manuales (L90, L91, L92 y L93), se añadirán los registros manualmente, deberá de seleccionar el trabajador, código de base/hora y los importes. En cada tramo, ademas de las columnas con la información que hemos mencionado, existen 4 columnas mas que nos indican: Rectificación: Campo manual. Debe de marcarlo cuando vaya hacer el envío de bases de liquidaciones ya consolidadas. Al marcarlo en el fichero irá aparecerá un marcador que le indicará a la TGSS que se esta haciendo una rectificación. Enviar: Este indicador va marcado por defecto el primer mes que calcula la nómina para enviar por el Sitema Cret@. Muestra los tramos que se incluirán en el fichero por defecto. Es decir, en el caso de que el usuario haga una selección de tramos, exclusivamente se incluirán los tramos seleccionados. Para los siguientes meses comprueba si varian las bases respecto de el mes anterior. Borrado: Este botón permite el borrado de los registros existentes en pantalla. El borrado de nóminas borra los registros de bases y control de ficheros correspondientes. Fichero: Muestra el nombre del último fichero donde se ha incluído el tramo. Vamos a verlo con un ejemplo: Trabajador con IT y permiso sin retribución en el mismo mes. Calendario del trabajador

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Los registros que se generan de la nómina de este ejemplo serían los siguientes: Tramos que se comunican por el Sistema Cret@

Para generar el fichero de bases, existen 2 opciones: a)- Para generar el fichero de varias empresas al mismo tiempo, seleccionamos el boton de Sistema Cret@ y nos abre una ventana donde podremos seleccionar las empresas que queremos que incluya en el fichero.

Una vez seleccionadas, al aceptar nos genera el fichero de bases con todos los registros que tengan marcado el campo “Enviar”

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b)- Seleccionar los registros en pantalla de los que queremos hacer el envío de una sola empresa. En este caso se generará el fichero con los registros seleccionados.

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