la redacción

7/18/2019 La Redacción

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LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA EN ELSECTOR PÚBLICO

LIC. CASTO S. CARTAYA I. (*)

INTRODUCCIÓNEl presente trabajo que a continuación desarrollaré, ha sur ido co!o una necesidad " una obli ación de !i parte, en dar respuestas a tantas pre untas #or!uladas con respecto a este te!a, las cuales !e han reali$ado en los talleres que sobre redacción de in#or!es " halla$ os de auditor%a he dictado en al unas Instituciones del &ector '(blico) Con toda hu!ildad, espero que lo que desarrolle en estas l%neas, contribu"a de al una !anera en la elaboración de esos interesantes in#or!es que los auditores internos, !is cole as, preparan en sus instituciones)

DE&*RRO++ODurante el proceso de la auditor%a que se lle a a cabo en las entidades, departa!entos,unidades, secciones, o#icinas entre otras, del &ector '(blico, se deben co!unicar oportuna!ente los halla$ os a las personas co!pro!etidas en los !is!os, a #in que en un pla$o #ijado, presenten sus aclaraciones o co!entarios sustentados docu!entada!ente, para su e aluación oportuna " consideración en el in#or!e correspondiente) 'ara los e#ectos de este trabajo, los halla$ os de auditor%a se re#ieren a presuntas de#iciencias o irre ularidades, identi#icadas co!o resultado de la aplicación de los procedi!ientos de auditor%a)

-.U/ E& UN 0*++*12O3+a palabra 4halla$ o5 tiene !uchos si ni#icados " connotaciones, ade!6s trans!ite una idea di#erente a distintas personas) En auditor%a7 se les e!plea en un sentido cr%tico se re#iere a cualquier situación de#iciente " rele ante que se deter!ine !ediante procedi!ientos de auditor%a sobre 6reas cr%ticas) &ur en de un proceso de co!paración entre 4lo que debe ser5 " 4lo que es5) El tér!ino halla$ o no abarca las conclusiones del auditor basadas en el an6lisis del si ni#icado e i!portancia de los hechos " otra in#or!ación, " las reco!endaciones " disposiciones resultantes, es decir,un halla$ o es la base para una o !6s conclusiones, reco!endaciones " disposiciones pero éstas no constitu"en parte del !is!o)

RE.UI&ITO& 89&ICO& EN UN 0*++*12O DE *UDITOR:*+os si uientes constitu"en los requisitos b6sicos de cualquier halla$ o de auditor%a7• I!portancia relati a que a!erite su desarrollo " co!unicación #or!al)• 8asado en hechos " e idencias precisos que #i uren en los papeles de trabajo)• Objeti o, al #unda!entarse en hechos reales)• 8asado en una labor de auditor%a su#iciente para respaldar las conclusiones resultantes)• Con incente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditor%aCon iene destacar que un halla$ o no es #a orable a la entidad auditada) +a cantidadde labor necesaria para desarrollar " respaldar un halla$ o depende de las circunstancias " el juicio pro#esional del auditor) Es i!portante que la presentación del halla$ o no condu$ca a conclusiones erróneas " que su contenido esté plena!ente justi#icado por la labor de auditor%a e#ectuada)

;*CTORE& * &ER CON&IDER*DO& *+ DE&*RRO++*R +O& 0*++*12O& DE *UDITOR:*



+os auditores que participen en el equipo de auditor%a, deben estar capacitados en las técnicas para desarrollar halla$ os en #or!a objeti a " tener un punto de ista realista para hacer juicios " lle ar a conclusiones) +os #actores que se deben tener en cuenta son los si uientes7• +as condiciones " circunstancias e<istentes al !o!ento en que ocurrió el hecho o se e#ectuó la transacción bajo e<a!en " no aquellas e<istentes al !o!ento de e#ectuar el e<a!en)• +a %ndole, co!plejidad " !a nitud de las operaciones que se est6n e aluando)*pesar de que el auditor sie!pre est6 interesado en !ejorar el rendi!iento, no ha" que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es per#ecto) El adoptar un punto de

ista de esta naturale$a, no si ni#ica que no se in#or!ar6 a la ad!inistración de la entidad sobre asuntos i!portantes, junto con las reco!endaciones " disposiciones para lo rar !ejoras)• +a necesidad de so!eter el halla$ o potencial o un an6lisis honesto " cr%tico)+a pr6ctica de hacer el papel de 4abo ado del diablo5 es !u" (til para identi#icar puntos débiles en los halla$ os potenciales) 'or lo tanto, el auditor debe obser ar nor!as !u" altas de objeti idad " estar en uardia para e itar halla$ os que requieren ran in ersión de tie!po " es#uer$o al tratar de desarrollarlos adecuada!ente, sin alcan$ar buenos resultados)• +a labor de auditor%a debe ser lo su#iciente!ente co!pleta para presentar una base sólida para las conclusiones, disposiciones " reco!endaciones " para poder de!ostrar clara!ente su propiedad " racionalidad a terceras personas en #or!a con incente) No se puede asu!ir que otros aceptar6n las conclusiones, disposiciones " reco!endaciones si!ple!ente porque el auditor las !ani#iesta)• Di#erencias de opinión*l ejercer las #acultades discrecionales, los #uncionarios de la entidad pueden to!ar decisiones con las cuales el auditor no est6 de acuerdo) No deben criticarse tales decisiones si parecen estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles en el !o!ento) Ta!poco debe critic6rselas sola!ente porque el auditor tiene una opinión distinta acerca de la naturale$a de la decisión que deb%a haber sido to!ada)• No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los #uncionarios de la entidad)En estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones " reco!endaciones deben basarse en los resultados o el e#ecto de la decisión en cuanto al pro ra!a, operaciones, astos,entre otros, de la entidad)

'*&O& * &E2UIR&E EN E+ DE&*RRO++O DE +O& 0*++*12O& DE *UDITOR:

INTERN*El proceso de desarrollo de un halla$ o i!plica por lo re ular, los si uientes pasos7=> Identi#icar la condición o asuntos de#icientes, se (n se les !ida en co!paración con criterios aceptables, que eneral!ente son #or!as de!ostradas de hacer !ejor las cosas) *l unos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las directi as o pol%ticas de la e!presa, " si éstos no han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos " enunciarlos con su!o cuidado)?> Identi#icar las l%neas de autoridad " de responsabilidad con respecto a las operaciones i!plicadas)@> Deter!inar las causas de la de#iciencia)

A>

Co!probar si la de#iciencia es un caso aislado o una condición !u" di#undida)B> Deter!inar los e#ectos ne ati os que produce la de#iciencia)



> Obtener co!entarios de las personas u or anis!os directa!ente interesados, que pueden estar a#ectados en #or!a ad ersa por el halla$ o)

> Deter!inar las conclusiones de auditor%a, con base en la e idencia acu!ulada)> Deter!inar las acciones correcti as, disposiciones o reco!endaciones que per!itan

introducir !ejoras) +a labor e#ectuada, la in#or!ación obtenida " las conclusiones alcan$adas en el desarrollo de los halla$ os deben estar a!plia!ente respaldadas " docu!entadas en los papeles de trabajo, con#or!e se a e#ectuando la labor)Este paso no debe di#erirse nunca hasta que la #ase de preparación del in#or!e esté en proceso) El desarrollo total de un halla$ o e<i e que se in#or!e al titular o !6<i!a autoridad de la entidad) Todo el proceso de desarrollo de un halla$ o requiere la acu!ulación de in#or!ación apropiada para in#or!ar adecuada!ente de acuerdo con las nor!as, caracter%sticas " requeri!ientos b6sicos de la auditor%a)=> Identi#icar la condición de#iciente " su co!paración con los criterios establecidos) Este paso inclu"e la co!paración de operaciones reales con los criterios o requeri!ientos establecidos, "a sea en #or!a de re la!entos, nor!as técnicas,nor!as de rendi!iento, presupuestos operati os, pol%ticas o directi as del ni el superior de la entidad)?> Identi#icación de las l%neas de autoridad " de responsabilidad en la entidad con respecto a los asuntos de#icientes) Es necesario identi#icar a las personas directa!ente responsables de las condiciones de#icientes " los ni eles !6s altos de responsabilidad para saber con quién debe discutirse el proble!a " a quién debe diri irse las co!unicaciones pertinentes)@> Deter!inar las causas de la de#iciencia) Resulta de ital interés identi#icar " co!prender las causas de una de#iciencia si se pretende re isarla en #or!a i!parcial " e#ica$!ente, para su erir acciones correcti as e#ecti as) Debe a eri uarse por qué tu o lu ar la situación ad ersa, por qué si ue e<istiendo " si han establecido procedi!ientos internos para e itarla o si aquellos establecidos han sido ine#icaces o !al i!plantados) En oportunidades al co!prender la causa de la de#iciencia, se pueden identi#icar otros proble!as que requerir6n ser re isados durante la auditor%a)A> Deter!inar si la de#iciencia es aislada o !u" di#undida) Esta deter!inación es necesaria para7• +le ar a las conclusiones apropiadas acerca de la i!portancia relati a de la de#iciencia) Esto es esencial en el es#uer$o por alentar a los #uncionarios de la e!presa a to!ar !edidas correcti as) Ta!bién para decidir sobre el ni el jer6rquico apropiado para co!unicar el halla$ o)•

E!itir reco!endaciones o deposiciones apropiadas para que se to!en acciones correcti as) &i el auditor est6 con encido de que la condición est6 !u" di#undida " es probable que uel a a ocurrir, debe reco!endar a la entidad que to!e las !edidas necesarias para i!pedir errores si!ilares en el #uturo, tanto co!o identi#icar ", si es posible, re!ediar los errores anteriores) +as pruebas de auditor%a deben ser su#icientes co!o para !ostrar si la condición est6 !u" di#undida) &in e!bar o, debe reco!endarse que la entidad to!e las acciones necesarias para deter!inar la e<tensión total de la de#iciencia) *unque un tipo espec%#ico de de#iciencias oirre ularidades no sea #recuente o no esté !u" di#undido, los casos indi iduales pueden ser en ocasiones lo su#iciente!ente i!portantes, por su naturale$a, !a nitud,

o peli ro potencial co!o para requerir su desarrollo total) *s%, una condición ad ersapercibida en un pro ra!a relati a!ente nue o puede no estar !u" di#undida a(n, pero



podr%a tener i!plicaciones o posibilidades i!portantes si no se le eli!ina oportuna!ente)B> Establecer la i!portancia del halla$ o identi#icando los e#ectos ne ati os que enera la de#iciencia) Deben considerarse co!pleta!ente los e#ectos o i!portancia del halla$ o) El auditor debe considerar no sólo el resultado in!ediato, sino los e#ectos colaterales, intan ibles u otros, tanto reales co!o potenciales) Cuando sea posible,debe deter!inarse los e#ectos #inancieros o la pérdida causada por una de#iciencia identi#icada)

> Obtener opiniones de los #uncionarios " entidades directa!ente relacionadas) Una realidad de los resultados de la labor de auditor%a es la i!parcialidad de la que debe estar re estida, la cual se lo ra !ediante el an6lisis objeti o de las operaciones, " principal!ente de la discusión de las de#iciencias con los #uncionarios encar ados, paraobtener sus co!entarios u opiniones, de ser posible debida!ente docu!entados) *l obtener las opiniones de los #uncionarios se acu!ula in#or!ación i!portante di#%cil de conse uir directa!ente de los archi os de la entidadF ade!6s, se lo ran alidar los resultados de la auditor%a durante el proceso de ejecución " per!ite presentar el in#or!e del estudio bajo una perspecti a equitati a e i!parcial)

> Deter!inar las conclusiones de auditor%a con base en la e idencia acu!ulada) Conbase en toda la e idencia de auditor%a desarrollada a tra és de condiciones, criterios,causas, e#ectos, co!entarios de los #uncionarios de la entidad " otra in#or!ación, el auditor debe lle ar a conclusiones concretas sobre cada co!ponente cali#icado co!o 6rea cr%tica a ser incluida en el in#or!e de auditor%a)

> Deter!inar las acciones correcti as, disposiciones " reco!endaciones) +os halla$ os " conclusiones nor!al!ente deben estar se uidos con reco!endaciones " disposiciones a los #uncionarios responsables para corre ir las de#iciencias deter!inadas o e itar su reaparición) No sie!pre se puede reco!endar espec%#ica!ente las acciones que eli!inar6n un de#ecto) +a #unción b6sica de auditor%es identi#icar las de#iciencias " pr6cticas a ser corre idas o #ortalecidas) +a ad!inistración de la entidad es responsable de to!ar las !edidas pertinentes) 'or otra parte, el estudio del proble!a por el auditor eneral!ente ser6 lo su#iciente!ente a!plio co!o para per!itir hacer su erencias constructi as acerca de las !edidas correcti as apropiadas que se deben to!ar) Dichas reco!endaciones o disposiciones deben dar co!o resultado un #ortaleci!iento de los procedi!ientos o pr6cticas se uidas para e itar la reaparición de la de#iciencia) Debe considerarse sie!pre, sin e!bar o, el costo de la aplicación de las !edidas reco!endadas en

relación con los bene#icios) Es con eniente traer a colación lo que se establece en el*rt%culo G? de la +e" Or 6nica de la Contralor%a 2eneral de la Rep(blica " del &iste!Nacional de Control ;iscal, publicada en 2aceta O#icial de la Rep(blica 8oli ariana deHene$uela, N @ )@A de #echa, lunes = de dicie!bre de ?JJ=, " que re$a entre otroaspectos, que las !6<i!as autoridades, los ni eles directi os, " erenciales de los or anis!os p(blicos que no acaten las reco!endaciones que conten an los in#or!es de auditor%a o de cualquier acti idad de control, co!pro!eten su responsabilidad ad!inistrati a)

*TRI8UTO& DE +O& 0*++*12O& DE *UDITOR:* INTERN*Es de i!portancia pri!ordial que el auditor desarrolle total!ente las oportunidades de

!ejora!iento, para poder in#or!ar co!pleta " clara!ente sobre los halla$ os) 'or lo



tanto, debe rabar en su !e!oria los atributos de un halla$ o de auditor%a, que son los si uientes7• CONDICIÓN • CRITERIO • C*U&*E;ECTO CONDICIÓN7 &ituaciones actuales encontradas) +o que es)Este tér!ino se re#iere al hecho irre ular o de#iciencia deter!inada por el auditor interno, cu"o rado de des iación debe ser de!ostrada " sustentada con e idencias)CRITERIO7 Unidades de !edidas o nor!as aplicables) +o que debe ser)Es la nor!a o est6ndar técnicoKpro#esional, alcan$able en el conte<to e aluado, que per!iten al auditor tener la con icción de que es necesario superar una deter!inada acción u o!isión de la entidad, en procura de !ejorar la estión)C*U&*7 Ra$ones de des iación) -'or qué sucedió3Es la ra$ón #unda!ental por la cuaocurrió la condición, o el !oti o por el que no se cu!plió el criterio o nor!a) &u identi#icación requiere de la habilidad " juicio pro#esional del auditor " es necesaria para el desarrollo de las reco!endaciones constructi as que pre en a la ocurrencia de la condición) +as causas deben reco erse de la ad!inistración acti a, de las personas o actores responsables de las operaciones que ori inaron la condición, " estas deben ser por escrito, a los e#ectos de e itar incon enientes en el !o!ento de la discusión del in#or!e, en el sentido de que después puedan ser ne adas por los responsables, o se di a que tales causas #ueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conoci!iento claro " e<acto de lo ocurrido)E;ECTO7 I!portancia relati a del asunto, pre#erible en tér!inos !onetarios) +a di#erencia entre lo que es " lo que debe ser)Es la consecuencia real o potencial cuantitati a o cualitati a, que ocasiona la obser ación, indispensable para establecer su i!portancia " reco!endar a la ad!inistración acti a que to!e las acciones requeridas para corre ir la condición) &ie!pre " cuando sea posible, el auditor debe re elar en su in#or!e la cuanti#icación del e#ecto)

*N9+I&I& &O8RE 'RELI&*& 89&IC*& DE +O& *TRI8UTO&El si uiente esque!a es aplicable al considerar las pre!isas b6sicas en las que se basan los halla$ os de auditor%a7a> &i CRITERIO es i ual a CONDICIÓN no ha" C*U&* ni E;ECTO b> &i CRITERIO di#iere de CONDICIÓN si ha" C*U&* " E;ECTO c> &i ha" C*U&* deber6 e<istir RECOLEND*CIÓN " deber6 e<istir cuanti#icación del E;ECTO si es posible)CONDICIONE& L9& COLUNE&

=> +os criterios no se aplican o lo ran)?> +os criterios se est6n aplicando o lo rando parcial!ente)CRITERIO& T:'ICO&a> Disposiciones por escrito7• +e"es " re la!entos)• Instrucciones en #or!a de planes estraté icos, !anuales, directi as,procedi!ientos, acuerdos, circulares " otros si!ilares) Objeti os, pol%ticas " !etas)b> &entido co!(n)c> E<periencia del auditor sobre la !ateria de estudio)d> Opiniones independientes de e<pertos)

e>

'r6cticas co!erciales prudentes)#> Instrucciones escritas)



> E<periencias ad!inistrati as)h> 'r6cticas eneral!ente obser adas)i> Indicadores de estión) j> :ndices de dese!peMo de aMos anteriores o de entidades co!parables bajo circunstancias i uales)

C*U&*& T:'IC*&a> ;alta de capacitación)b> ;alta de co!unicación siste!a de in#or!ación de#iciente>)c> ;alta de conoci!iento de los requisitos)d> Ne li encia o descuido)e> Nor!as inadecuadas, ine<istentes, obsoletas o i!pr6cticas)#> Consciente decisión o instrucción de des iarse de las nor!as) > ;alta de recursos hu!anos, !ateriales o #inancieros)h> ;alta de buen juicio o sentido co!(n)i> ;alta de honestidad) j> Inad ertencia de bene#icios potenciales)> ;alta de es#uer$o e interés su#iciente)l> ;alta de super isión adecuada)!> ;alta de oluntad para ca!biar)n> Institución de#ectuosa o desactuali$ada)o> ;alta de dele ación de autoridad)p> *uditor%a interna de#iciente)q> *centuada concentración de autoridad)*qu%, es con eniente aclarar que no es que las causas deben ser escritas tal co!o se est6n e<poniendo en causas t%picas, lo cual ser%a "a a re ar juicios de alores pparte de los auditores, " real!ente esto es trabajo "a de los abo ados en !ateria de procedi!ientos ad!inistrati os) No obstante, tales causas le per!itir6n al auditor situarse en las posibles respuestas a ser dadas por la ad!inistración acti a)

E;ECTO& T:'ICO& a> 'érdida de in resos potenciales)b> 2astos indebidos)c> In#or!es o re istros poco (tiles, poco si ni#icati os o ine<actos)d> Control inadecuado de recursos o de acti idades)e> Inse uridad en el cu!pli!iento del trabajo)#> Des!oti ación del personal)

T*8U+*CIÓN DE +O& 0*++*12O& +a tabulación de los halla$ os es para identi#icar aquellos que se relacionan con el!is!o te!a, con el #in de a ruparlos o, de ser el caso, inte rarlos en uno solo)

&E+ECCIÓN DE 0*++*12O& IL'ORT*NTE&Cuando se han tabulado los halla$ os, es decir, inte rado por te!as si!ilares, se procede a identi#icar los que tienen !a"or i!portancia para la parte auditada)

RED*CCIÓN DE 0*++*12O& ;IN*+E&To!ando en consideración los atributos antes !encionados condición, criterio, causa,e#ecto>, se procede a la redacción de los halla$ os) 'ara e#ectos de una presentación !6s detallada de có!o deben ser redactados los halla$ os de auditor%a, se uida!ente

presentaré unos cuadros que a"udar6n a la co!prensión " orientación de la redacción



de cada uno de los atributos que deben contener éstos, de !anera tal que sea entendible por el usuario del in#or!e)El Cuadro N = se re#iere a la Condición, esta debe responder a ciertas pre untas queper!iten ubicar con !a"or precisión el proble!a)

la redacción

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