la organizacion por darwin collantes
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administración de empresasTRANSCRIPT
AUTOR:
COLLANTES DARWIN
FECHA: 2012-2-21
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de
comportamiento, deben sujetarse a todos sus
miembros y así, valerse el medio que permite a una
empresa alcanzar determinados objetivos.
La organización como sistema
Proceso de la administración encargado de crear la
estructura orgánica, establecer los niveles de
autoridad y responsabilidad y la forma como se
realizan las funciones administrativas, sus
actividades, deberes, y atribuciones en
correspondencia con los fines trazados
Se logra mediante políticas y normas
Un propósito Colectivo
Personas que realizan tareas
distintas aunque
relacionadas
La Cadena
de Mando
Características de la organización como sistema
Equilibrio /homeostasis
Manifestaciones de una organización formal deficiente
•Funciones mal distribuidas
•Objetivos sin lograr
•Aumento de conflictos
•Ineficiencia
•Subutilización de recursos
•Aumento de costos
•Baja producción social
Entropía
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIÓN CONTROLEVALUACIÓN
ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN DIRECCIÓN
EL GERENTE
La organización como función administrativa
La organización es la segunda fase del
proceso administrativo. A través de ella el
sistema establece la división del trabajo y la
estructura necesaria para su
funcionamiento.
Define la distribución de funciones y
actividades inherentes al plan.
Articula los recursos y designa
responsabilidades a los miembros del
sistema.
2.creando un
Sistemas de
organización
¿Cómo se logra crear laEstructura de una organización?
Principios generales
1. Santibáñez (1998), define los
principios como
declaraciones, enunciados o
preceptos que guían al dirigente.
1. Se han reconocido principios que
deben observarse al organizar una
empresa o institución o en toda
organización.
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN
Principios generales
1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la
organización debe establecer los fines permanentes o (teología)
hacía los cuales se encamina la organización.
2. Principio de los canales de supervisión bien definida: Según
este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de
supervisión que deben estar conectados por canales de
comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de
jerarquía mayor.
3. Principio del espacio de control: De acuerdo con este
principio, se debe establecer el número de personas que deben
depender de otra directamente. Se aconseja que el número de
personas esté entre 7 y 8, tomando en cuenta: a) la naturaleza
del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la preparación de los
subordinados. d) el medio ambiente físico.
Principios generales
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN
4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad: De
acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del
ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de
una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la
responsabilidad total final por la autoridad delegada.
5. Principio de fijación de responsabilidades: Este principio
establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser
mayor de la que implica la autoridad delegada, ni debería ser
menor.
6. Principio de la selección y adiestramiento del personal: Se
enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado
debidamente y en forma previa, luego debe ser
adiestrado, recibiendo entrenamiento.
7. Principio de especialización: establece que a
medida que la empresa se amplia y diversifica, debe
crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que
trabajen en una sola especialidad o área de
actividades.
8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica:
establece que debe existir una cadena de relaciones
directas de autoridad desde el directivo superior
hasta el último subordinado y que esta debe
funcionar claramente a través de toda la
organización.
9. Principio de la unidad de mando: Afirma que
el subordinado no debe recibir órdenes de más de
un jefe sobre la misma materia.
Principios generales
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN
6. Principio de la selección y adiestramiento del personal:
2. Principio de los canales de supervisión
1. Principio del Objetivo
4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad:
5. Principio de fijación de responsabilidades
3. Principio del espacio de control:
9. Principio de la unidad de mando
8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica:
7. Principio de especialización:
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIÓN
Principios generales
2.Sistemas de organización
La organización, como función administrativa, define
la distribución de funciones y actividades inherentes
al plan.
Las funciones se definen como el conjunto de
actividades afines, dirigidas a proporcionar a las
unidades de una organización los recursos y servicios
necesarios para hacer factible la operación
institucional.
Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener buenos resultados en la
gestión, la organización debe encontrar sus propias condiciones, que le permitan
construir una estructura organizativa que facilite la fluidez en el trabajo y una
participación eficaz; se pueden establecer de acuerdo a las necesidades del
municipio, posibilidades de obtención de recursos tanto humano como
financiero, objetivos y metas primordiales a solucionar, Analizando los puntos de
vistas débiles y fuertes de la organización.
Representan las diferentes formas decoordinación sistemática los diferenteselementos humanos y materiales de laorganización
Obedecen a la naturaleza y objetivos de laorganización.
Los principales son:
1. Sistema funcional (horizontal)
2. Sistema lineal (vertical)
3. Sistema circular
4. Sistema matricial.
2.Sistemas de organización
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIÓN
1. SISTEMA FUNCIONAL
(HORIZONTAL)
Se diseña en forma piramidal de
izquierda a derecha o viceversa, para
dividir el trabajo y establecer
especialización, desde el gerente hasta
el obrero, para que cada hombre
ejecute el menor de funciones posibles.
Fluye de arriba hacia abajo en forma
piramidal. Es el diseño que más se utiliza para
representar la estructura formal burocrática o
tradicional. También es conocido como
organigrama militar por ser el usado por tal
órgano.
2. SISTEMA LINEAL
(VERTICAL)
Se presenta la estructura
organizacional en forma circular.
Está basado en los principios de
división de trabajo y las órdenes se
pueden emanar de diferentes niveles
de la organización.
3. Sistema circular
Es aquel donde en la organización
existen simultáneamente dos tipos de
diseño. En este tipo de
organizaciones se pueden formar
equipos de trabajo determinados
proyectos
4. Sistema matricial
3. INSTRUMENTOS
METODOLÓGICOS
PERMITEN ESTABLECER DE MANERA FORMAL (ESCRITA ) LA ESTRUTURA Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN.
ORGANIGRAMAS
MANUALES.
ORGANIGRAMAS
•MANUALES.
ORGANIGRAMAS
ES LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA QUE MUESTRA CÓMO ESTAN RELACIONADAS LAS UNIDADES DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN.
DESCRIBE GRAFICAMENTE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO, RESPONSABILIDAD, NIVELES DE AUTORIDAD, CANALES DE SUPERVISIÓN Y COMUNICACIÓN.
REGLAS DEL DISEÑO
Ventajas de los organigramas
Muestran la posición de cada departamento en la estructurainterna de una organización.
Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cadadepartamento, sección, etc., de la organización.
Facilitan los procedimientos con que trabaja la dirección, laorganización y el control.
Dejan claramente definidas las líneas de mando y deresponsabilidad dentro de la organización.
Muestran los organismos asesores y aquellos otros con losque se establecen las coordinaciones dentro de laorganización.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
MANUALES
Es un documento que contiene o incluye
de forma sistematizada las actividades a
ser cumplidas por los miembros de la
organización y las formas en que las
mismas deberán ser realizadas.
Suministra información para la acción.
Sirve de guía para la ejecución del trabajo.
Instruye sobre los
objetivos, políticas, funciones, autoridad,
normas, procedimientos, etc, de la
institución.
El manual de organización: es un instrumento que contiene detalles sobrela empresa o institución, tales como: Los objetivos de la empresa. Lasdiferencias entre las líneas de organización y las de la comunidad. Laestructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó dichaestructura. La relación entre la función de línea y la de asesoría. Losdeberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.
El manual de política: incluye en forma escrita las políticas de laempresa, que son la guía básica para la acción; así mismo, prescriben loslímites generales dentro de los cuales deben realizarse las actividades.Una correcta formulación de las políticas, en un manual, permitirá:Agilizar el proceso decisorio. Establecer líneas o guías al personaldirectivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivosde la institución. Facilitar la descentralización. Servir de base para unaconstante y efectiva revisión.
El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual deoperación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás elmanual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta ysistematiza la actividad operativa de la empresa o institución. El manualde procedimiento incluye la descripción de normas, la descripción deprocedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios deregistro y sus respectivos instructivos.
PASOS ESENCIALES EN EL
PROCESO DE ORGANIZAR
1. PLANTEARSE EL OBJETIVO, OBJETIVOS, MISIÓN Y VISIÓN DE LAORGANIZACIÓN.
2. IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y TAREAS PARAALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
3. DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS EN DIFERENTESCARGOS.
4. PREPARAR EL ORGANIGRAMA QUE MEJOR SE Exprese LOSASPECTOS ANTES MENCIONADOS.
5. PREPARAR EL MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS.SELECCIONAR EL PERSONAL IDONEO PARA LOS CARGOS
6. IDENTIFICAR Y CUANTIFICAR LOS RECURSOS MATERIALESNECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS.
7. CONSEGUIR Y ACONDICIONAR EL ÁREA FÍSICA PARA ELFNCIONAMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.
PRESIDENTE
SECRETERIA
MONITORES
ABOGADO
COORDINACIÓNCOOPERATIVA
Coordinación Técnica
y de Planificación
COORDINACIÓN DE DEPORTE INICIACIÓN Y DESARROLLO
Coordinación Administrativa
COORDINACIÓNACTIVIDAD FÍSICA
RECREATIVA Y PARA LA SALUD
COORDINACIÓN DE CONVENIOS
E INTERINSTITUCIONAL