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LA GESTION DE LOS INMUEBLES Y SERVICIOS DE SOPORTE - FACILITY

MANAGEMENT (F M )MANAGEMENT (F.M.)

Ángel Tejedor Velasco4 de Marzo de 2013FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.

INDICEINDICE

1. Definición y Objetivos del F.M.

2. Modelo de Gestión del F.M.

3 Ámbito de la Gestión del F M3. Ámbito de la Gestión del F.M.

2FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.

1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.

Definición Estándar Europeo de FM

CEN 15221 1 T i l í D fi i i FMCEN 15221-1 Terminología y Definiciones en FM

“ La integración de procesos en una organización para mantener y La integración de procesos en una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que dan soporte y mejoran la eficacia de las actividades principales de dicha organización”

- El desarrollo de los distintos conceptos de FM depende de:

- Desarrollo económico de cada paísDesarrollo económico de cada país- Cultura de cada país- Idiosincrasias propias (geografía, influencia extranjera, historia)



• Primera Conclusión:

““No existe un único concepto FM en el mundo”No existe un único concepto FM en el mundo

“Pero si hay aspectos comunes y tendencias generales”Pero si hay aspectos comunes y tendencias generales

F.M. = Gestión de los Activos o Recursos Materiales y de los Servicios de Soporte (Infraestructura) necesarios para elServicios de Soporte (Infraestructura) necesarios para el desarrollo de las actividades de una Empresa u Organización.

Profesión multidisciplinar que abarca teorías y principios deProfesión multidisciplinar que abarca teorías y principios dela Arquitectura, Ingeniería, Diseño, Contabilidad, Finanzas, Gestión y Ciencias del Comportamiento (BOMI)



L CEN 15 221 1 d TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES DEL F MLa norma CEN 15.221-1 de TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES DEL F.M.

es la primera Norma de AENOR que sale en España sobre Facility

Management por medio de la cual se define desarrolla y regula por finManagement, por medio de la cual se define, desarrolla y regula, por fin,

esta actividad.

Con el fin de manejar un lenguaje común, esta norma trata de describir

funciones básicas de la gestión de inmuebles y definir los términosfunciones básicas de la gestión de inmuebles y definir los términos

relevantes que son necesarios.



LAS FUNCIONES BASICAS DEL FM SON:

1. Distribución y Acondicionamiento de los Espacios donde las Empresas realizan sus actividades.

2. Mantenimiento y Operación de los Edificios, Sistemas e Instalaciones propias de la actividad.

3 Pro isión Gestión de los Ser icios de Soporte a las Acti idades a3. Provisión y Gestión de los Servicios de Soporte a las Actividades y a las Personas.

4 Seguridad de las Personas y de los Bienes y la Protección4. Seguridad de las Personas y de los Bienes y la ProtecciónMedioambiental.



El concepto Facility Management engloba todos los costes relativosp y g gal espacio : seguridad, alquiler, mantenimiento, limpieza, vending,catering,….

Supone el segundo centro de coste, después de los RecursosHumanos.

El F.M. es la disciplina que se ocupa de dotar a las personas de las infraestructuras y los servicios necesarios para que las Organizaciones consigan sus objetivos empresarialeslas Organizaciones consigan sus objetivos empresariales.

El F M d l i ti h i t té iEl F.M. son modelos organizativos, herramientas y técnicas de gestión cuyo objetivo es la optimización de la relación entre las infraestructuras, las personas y las actividades

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principales que realizan las compañías

La gestión del F.M. cubre e integra un amplísimo campo de


procesos, servicios, actividades y medios.

Cada Organización decide de manera individual la diferencia entre actividades principales y servicios de apoyo.

El campo relacionado con la Gestión del F.M. puede p presumirse bajo dos títulos principales:

- Espacio e Infraestructuras- Personas y OrganizaciónPersonas y Organización

Para gestionar el F.M. de una Organización–Empresa, el Facility Manager debe:g> Conocer y entender la estructura de la empresa. > Comprender el negocio y la estrategia de la empresa.> Desarrollar la estrategia del área de Facilities Management.

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Desarrollar la estrategia del área de Facilities Management.

FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.

1. DEFINCIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.

Esta Norma tiene como objetivo definir los términos en el Área de Gestión de Inmuebles, con el fin de :

1.- Mejorar la comunicación entre las partes implicadas.

2 M j l fi i d l ti id d i i l d l2.- Mejorar la eficacia de las actividades principales, y de los procesos de Gestión de Inmuebles, así como la calidad de su rendimiento.

3.- Desarrollar herramientas y sistemas.3. Desarrollar herramientas y sistemas.

4.- Tener un documento principal en cuanto a la Gestión de Inmuebles se refiere.

No se pueden llevar a cabo iniciativas en cuanto a otras normas, directrices y especificaciones técnicas sin consultar este documento principal.


OBJETIVOS F M

OBJETIVOS Ó

ALINEACIÓN ESTRATEGICA DE LOS OBJETIVOS DEL F.M.:

F. M. CORPORACIÓN

Creación de ValorMantener el valor del Activo

Gestionar el Activo para mante-ner,como mínimo, su valor inicial y sus prestaciones.

Eficiencia en Costes e Inversiones

Eficiencia

Optimizar los CostesPartiendo del establecimiento de los componentes de coste, darservicio y aplicar criterios demejora continua

Organizativa

Eficacia en la Gestión Cambio

Maximizar la Calidad de los Servicios

Los Servicios deben perseguir la consecución de la etiqueta deexcelencia

j

Compartir Conocimiento

Desarrollo Nuevos Negocios

Desarrollar el Mercado Interno de los

Servicios

Buscar nuevos servicios y evolucionar los existentes, capa-citando a la dirección paraasumirlos y proveerlos.

Desarrollo de RR.HH.

NegociosAprovechar el Conocimiento

El conocimiento es un activo que se incorpora a la gestión yque contribuye al desarrollode las personas.

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CrecimientoMejorar Servicio al Cliente

Conocer y anticiparse a lasnecesidades de los Clientespara poder satisfacerlos.

2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES

Definición de un Modelo de Gestión de InmueblesDefinición de un Modelo de Gestión de Inmuebles según la Norma “EN 15221-1”:

“Un modelo de Gestión de Inmuebles será aquel que se base en una estructura que describa los procesos de Gestiónde Inmuebles que prestan apoyo a las actividades principalesde Inmuebles que prestan apoyo a las actividades principales de una Organización.

Un modelo deberá abordar la relación entre la demandaUn modelo deberá abordar la relación entre la demanday el suministro de servicios, y presentará los diferentesniveles de una posible interacción en la Gestión de Inmuebles”.


ASPECTOS GENERALES:


ASPECTOS GENERALES:PROCESOS PRINCIPALES PROCESOS DE APOYO

ESTRATEGICO

AC

ION

DO

R

A CO

S

RODE

ClienteContratante

Interno

TACTICO

RG

AN

IZA

RO

VEED

DEM

AN

DA

SLA

SSP

ECIF

IC

UM

INIS

TR

NTR

EGA

DK

PISCliente

Ordenante y/o

Externo

OPERATIVO

OR PRD ES SUEN

UsuarioFinal

Externo

ACTIVIDADES PRINCIPALES SERVICIOS AL INMUEBLE

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12ACUERDO DE GESTION DE INMUEBLESFORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.


Los pilares en los que se debe basar un Modelo de Gestión son:

- Profesionalización / Formación

- Eficiencia / Competitividad

- Mejora Continua- Mejora Continua

- Innovación

- Acuerdos de Nivel de Servicios e Indicadores

- Sostenibilidad


El F ilit M h d “f ilit ” l di i


El Facility Manager ha de “facilitar” los medios necesarios paraque el espacio se optimice de acuerdo con las necesidadesfuncionales de la Empresa (productividad) y para que sea unespacio agradable para trabajar (retención)

Según estudios internacionales realizadosel incremento de productividad

espacio agradable para trabajar (retención)

ppuede llegar al 20 %.

++ 20%

PoliticaF.M.

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Productividad +FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.

CONCLUSION:


CONCLUSION: Un modelo de Gestión de inmuebles efectivo será aquel que permita a los profesionales desarrollar y mejorar el futuro de la Gestión de Inmuebles.

Impulsando la integración de los diferentes procesos de servicios

Creando una fluida articulación entre los niveles estratégicos, tácticos y g , yoperativos

Asegurando una comunicación consistente (ascendente y descendente)

Desarrollando la relación y asociación entre clientes ,usuarios y proveedores de serviciosp

Apoyando la conexión entre hechos históricos, trabajos actuales y necesidades futuras.


ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN EL MERCADO RELATIVAS AL F M

3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN EL MERCADO RELATIVAS AL F.M.

ACTIVOSINMOBILIARIOS ESPACIOS SISTEMAS SERVICIOS SEGURIDADINMOBILIARIOS

ConsultoríaPlanes Inversión Consultoría Consultoría ExplotaciónPROCESOS Planes InversiónY DesinversiónRentabilización

Planificación

Proyecto EspAgencia Inmob

Consultoría ExplotaciónPlanes Explotación Operación

PROCESOS

ESTRATEGICOS

Desarrollo de Modelos de GestiónProyectos Explotación

Implantación

Proyecto Esp.InteriorismoConstrucción

Agencia Inmob.ProyectosConstrucción

PROCESOS

TÁCTICOS

Gestión PropiedadesGest. Patrimonial

Gestión de la Operación o Explotación

PROCESOS

16

Servicios Integrados (Multiservicios)Servicios Individualizados

OPERATIVOS

1º


1

6º

RO

LAR OBJETIVO:

SOPORTEACTIVIDADESDE NEGOCIO

2º5º

CO

NT DE NEGOCIO

173º4º


3. ÁMBITO DE LA GESTION DEL F.M.

EXPLOTACIÓNUSO o

EXPLOTACIÓNINVERSIÓN DESINVERSIÓNEXPLOTACIÓNEXPLOTACIÓNADQUISICIÓNALQUILER GESTIÓN DE:

VENTA DESALQUILER

CONSTRUCCIÓN

GESTIÓN DE:ESPACIOSSISTEMASSERVICIOS

DECONSTRUCCIÓN DEMOLICIÓN

REVALORIZACIÓN

SERVICIOSSEGURIDAD

Ó

GESTIÓN EXPLOTACIÓN

GESTIÓN PATRIMONIAL


Modelo de los Costes del Activo Inmobiliario


100 Costes (%)

Tiempo10

2-5Años

Planificación y Construcción

50Años

Utilización hasta demolición

FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.19


OBJETIVOSEMPRESA

SATISFACCION PRODUCTIVIDAD COSTES

F M

REQUERIMIENTOS SERVICIOS

F.M.

USUARIOS

CALIDAD CANTIDAD

SERVICIOS FACILITADOS

COSTE TIEMPO DEL PROCESO

FRECUENCIA TIEMPO RESPUESTA

TIEMPO DEL PROCESO

20

PROGRAMASMEJORA CONTINUA

AUDITORIASCALIDAD

CONTROLCOSTES ++ESTO EXIGE AL F.M.


El Catálogo Global de Servicios del F.M. lo podemosagrupar en los siguientes tipos :

S i i d lt í Servicios de consultoría

Servicios Mantenimiento Valor del Activo.

Servicios de Soporte a las Personas Servicios de Soporte a las Personas

Servicios Soporte al Negocio.


Servicios de Consultoría:3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.

Servicios de Consultoría:• Estudio de mercado, estudio de alternativas, necesidades, diseño, …• Project Manager• Commissioning del inmuebleCommissioning del inmueble• Consultoría para definir el mapa de servicios• Definición de especificaciones, alcance y niveles de servicio• Preselección de proveedores de servicio• Preselección de proveedores de servicio• Licitación, alineamiento técnico y renegociación económica de las

ofertas recibidas• Contratación de los servicios• Contratación de los servicios• Confección de especificaciones técnicas a cumplir por los futuros

comerciantes al implantar su actividad en el centro• Comercialización de los espacios• Comercialización de los espacios• Commissioning de las implantaciones comerciales de los inquilinos• Property Management

G tió i ió d l i i

2222

• Gestión y supervisión de los servicios


Servicios de Consultoría (Cont ):


Servicios de Consultoría (Cont.):• Gestión de ciclos de vida de los activos• Gestión de inventario de activos• Coordinación de acti idades entre los pro eedores de ser icio• Coordinación de actividades entre los proveedores de servicio• Gestión de Seguridad y Salud (coordinación de actividades

empresariales)• Gestión medio ambiental y sostenibilidad• Gestión medio ambiental y sostenibilidad• Plan de emergencia• Gestión de brigadas de emergencia• Gestión económico financiera• Benchmarking• Dirección de seguridad• Centro de atención de los usuarios• Asesoramiento jurídico• Planes de comunicación


Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo:


• Operación de las instalaciones• Mantenimiento Técnico Legal

Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo:

• Mantenimiento Predictivo y Preventivo• Mantenimiento Correctivo• Mantenimiento Modificativo

C bl d t t d Climatización Ventilación Extracción Instalaciones eléctricas

BT

Plataformas de muelles de carga y descarga

Góndolas Barreras de acceso vehículos

P t t áti

Cableado estructurado Electrónica de red CPD Telefonía Equipos Audio Visuales

BT Instalaciones eléctricas

AT Instalaciones eléctricas

de continuidad (UPS y grupos electrógenos)

Puertas automáticas Sistemas control de accesos

parking Sistema detección CO Sistemas de Detección PCI

q p Paramentos verticales Paramentos horizontales Estructura Cubiertas Pinturagrupos electrógenos)

Pararrayos y sistemas de puesta a tierra

Instalaciones de gas Sistemas de gestión de

instalaciones (BMS)

Sistemas de Extinción PCI Prevención Legionella Calidad de aire interior Potabilidad de agua Megafonía

Pintura Carpintería interior y exterior Inspección técnica de edificios Mobiliario Saneamiento

2424

instalaciones (BMS) Transporte vertical Escaleras mecánicas

g CCTV Instalaciones de control de

accesos y antintrusión

Instalaciones de fontanería Producción de ACS Fuentes ornamentales Fuentes de agua potable


Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo (Cont.) :

• Gestión Energética

• Limpieza

• DDD

• Gestión de residuos

• JardineríaJardinería

• Servicio de seguridad física

2525

• Seguridad electrónica

FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L. 2525


Servicios de soporte a las personas:

• Servicios de lavandería• Transporte personal• Flota de vehículos

Centro de información al usuario

Catering y Vending• Flota de vehículos• Parking para empleados• Parking clientes

Catering y Vending Cajeros automáticos Consigna

• Lavado de coches• Servicio de mecánica

rápida

Azafatas Centro de objetos

perdidosrápida• Vestuarios y duchas• Servicio Medico

Servicio de guardería Help Desk



Servicios de soporte al negocio:

• Centralita telefónica• Transporte de mercancías

• Servicios de reprografía• Archivo• Transporte de mercancías

• Servicios de logística interna y externa

• Correspondencia y Mensajería

• Archivo• Almacén• Promociones

M t i l d fi i• Correspondencia y Mensajería• Administrativas “Back Office“• Tratamiento y destrucción de

documentación confidencial

• Material de oficina• Gestión de tarjeta de crédito• Redes informáticas

documentación confidencial • Aplicaciones informáticas• Conserjería

FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L. 2727

Actualmente3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.

VALORAÑADIDOHasta el 2005

GESTOR DEF.M. Hasta Inicios de 2001

PROACTIVOHasta mitad de los 90

REACTIVOHasta los 80

APAGAFUEGOS


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