la calidad como una visión de largo plazo- facultad de ingeniería

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  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    UNIVERSIDADNACIONALAUTNOMADEMXICOFACULTADDEINGENIERA

    SECRETARA

    ADMINISTRATIVA

    COORDINACIN

    DE

    ASIGNACIN

    Y

    CONTROL

    PRESUPUESTAL

    Y

    DEL

    SISTEMA

    DE

    GESTIN

    DE

    LA

    CALIDAD

    PONENCIA

    XVI

    CONGRESO

    INTERNACIONAL

    DE

    CALIDAD

    PARA

    MiPyMEs

    2012

    La

    calidad

    como

    una

    visin

    de

    largo

    plazo

    Caso:

    UNAM,

    Facultad

    de

    Ingeniera

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    Muy buenas tardes. El da de hoy tengo el gusto de

    presentar ante ustedes el trabajo que la UNAM ha

    desplegado,

    desde

    hace

    varios

    aos,

    orientado

    a

    implementar modelos de calidad, que permitan que las

    diversas Entidades y Dependencias que la conforman

    trabajen bajo esquemas demejora continua tendientes a

    lograr el trnsito de una organizacin en donde la

    duplicacindefunciones, losretrabajos,eldesperdicioson

    el da a da hacia una organizacin administrada bajo

    principios

    de

    eficiencia

    y

    eficacia,

    de

    transparencia

    y

    de

    rendicindecuentas.

    LaUNAMhatenidosiempreuncompromisoineludiblecon

    elpas.Comosesabe,paraalgunaspersonaslaUniversidad

    hasidolaprimera,y aveceslanicaopcin, paramejorar

    lascondicionesdevidadelamayorpartedelapoblacin.Es

    decir,tenemos

    la

    conviccin

    de

    que

    los

    recursos

    asignados

    alaUNAM, debenserusadosdemaneraptimaybuscando

    entonces, que las estrategias que se desplieguen para su

    administracinygestin,estndiseadasbajolosprincipios

    quelaadministracinporcalidadbrinda.

    Como es sabido, los recursos con los que trabaja la

    Institucin,en

    un

    alto

    porcentaje,

    provienen

    del

    subsidio

    queotorga el gobierno federal y el cual ascendi,para el

    ao 2012, a poco ms de 28 mil millones de pesos que

    sumado a los ingresos propios que la Institucin genera,

    permiticontarconuningresototaldepocomsde31mil

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    millonesdepesos. Porello,laspersonasalasquenostoca

    disear, ejecutar y operar soluciones de mejora estamos

    obligadasacomprometernoscon lavisininstitucionalque

    lleva,afinal

    de

    cuentas,

    atener

    que

    entregar

    buenas

    cuentasalasociedad.

    Esclaro,que los resultadosenestamateria sonderivados

    delasreasdeinfluenciaydeatencinquetienencadauna

    delasfuncionessustantivasdelaUNAM,lase,laDocencia,

    la Investigacin y la Difusin de la Cultura. Por ello, gran

    cantidadde

    programas

    acadmicos

    estn

    acreditados

    ante

    organismos nacionales y extranjeros. Tal es el caso, por

    ejemplo, de la Facultad de Medicina Veterinaria y

    Zootecnia la cual est certificada por la Asociacin

    Americana de Medicina Veterinaria (AMVA) tanto en sus

    procesos sustantivos comoen susprocesosdeapoyoo la

    Facultad de Ingeniera, la cual logr, por segunda vez

    consecutiva,la

    acreditacin

    de

    sus

    12

    programas

    acadmicos ante el Consejo de Acreditacin de la

    EnseanzadelaIngenieraA.C.(CACEI)

    Areservadeloimportantequeesloanterior,elmbitoque

    hoynos interesaexponeraustedeseselreferentealde la

    gestinadministrativa

    ya

    que

    en

    este

    rubro

    es

    en

    donde

    la

    UNAM ha desplegado estrategias de orden institucional,

    logrando adoptar cabalmente, una visin sistmica de la

    calidad. Es decir, el proceso a travs del cual las reas

    administrativas, llamadas en la UNAM Secretaras

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    AdministrativasoJefaturasdeUnidadAdministrativa,delas

    130 entidades y dependencias universitarias de la UNAM

    estn certificadas bajo la Norma ISO 9001:2008 en la

    Gestinyejecucin

    de

    los

    servicios

    administrativos

    aplicablesa losprocesosbsicosdePersonal,Presupuesto,

    BienesySuministrosyServiciosGenerales.Conello,hemos

    demostrado lacapacidadpara implementarymantenerun

    SistemadeGestindelaCalidadbajolaNormaISO.

    Por supuesto, que en sus orgenes el proyecto tena un

    objetivomuy

    modesto:

    buscaba

    tan

    solo

    la

    Certificacin

    Administrativayaqueesperaba,almenoslanormalizacin

    de losprocesosadministrativosqueeranrealizadospor las

    reasadministrativas.

    Con el conocimiento adquirido, se despleg para la

    Institucin una ventana de oportunidades que la llev a

    entender,que

    la

    meta

    poda

    ser

    mucho

    ms

    audaz

    que

    la

    sola simplificacin de trmites y procesos administrativos.

    As, de aquellos esfuerzos desvinculados de bsqueda de

    modelosdeaseguramientodecalidadde losaos 90, se

    pas a esquemasque incluan en losplanesdedesarrollo

    rectorales, programas estratgicos tendientes a buscar la

    normalizacinde losprocesosadministrativosqueatravs

    delneas

    estratgicas

    de

    accin,

    les

    permitieran

    adherirse

    aesquemas de estandarizacin, certificacin y muy

    recientemente,deevaluacindeldesempeoparaconello

    satisfacer las necesidades de nuestros usuarios,

    cumpliendo con la normatividad aplicable a travs de la

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    mejoracontinuadelosProcesosdelSistemadeGestinde

    la Calidad y cumplir con el mandato de hacer un uso

    ptimoy eficientedelosrecursosfinancieros,materialesy

    humanosde

    las

    UNAM.

    AsdesdelagestindelRectordelaFuentehastaelPlande

    Desarrollo 20112015 de nuestro actual Rector el doctor

    JosNarro Robles, se le ha dado una importancia toral a

    esteproceso.

    Elcompromiso

    de

    la

    Direccin

    estaba

    orientado

    afacilitar

    ybrindartodoelsoporteparaquelaUNAMcontaraconuna

    nuevaorganizacinadministrativaqueestuvieraalservicio

    de la tarea acadmica buscando la simplificacin de los

    trmitesyprocesosadministrativos, impulsandoesquemas

    dedescentralizacinydesconcentracin, profesionalizando

    alosfuncionariosyalpersonaladministrativodelamisma.

    Ladependencia

    de

    la

    Administracin

    Central

    responsable

    de

    ejecutarestemandatofuelaDireccinGeneraldeServicios

    Administrativos y cuyo Director General, a la postre se

    erigira, en el Representante de la Direccin de nuestro

    SGC.

    Enestemarco,laSecretaraAdministrativadelaFacultadde

    Ingenieraemprendi

    el

    inicio

    de

    su

    proyecto

    de

    calidad,

    peronofue,sinohastalallegadadelactualtitularqueeste

    esfuerzoseestructurenproyectosestratgicossealados

    de losPlanesdeDesarrolloanterioryactualdelMtro.Jos

    GonzaloGuerreroZepeda.

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    ElmarcoenelqueelSistemadeGestinde laFacultadde

    Ingenierasedebadesenvolvereraaquelquecontemplaba

    unatendencia

    general

    hacia

    la

    automatizacin

    de

    losservicios administrativos, buscando que tuvieran como

    condicionesinherentes:

    Calidad,comolamaneraatravsdelacualsesatisfagandemanera natural las necesidades y expectativas de la

    comunidad; que fueran simplificados , para facilitar los

    apoyosque

    merece

    la

    comunidad

    para

    dedicar

    la

    mayor

    atencina las laboressustantivasde laentidad;esbeltos,para que bajo el principio depoka yoke sean diseados,

    desde su origen, robustos, amigables y asequibles para

    todos los miembros de la comunidad; que garanticen la

    transparenciayrendicindecuentas paraelevar,internayexternamente, los niveles de confianza; que sean

    sustentables,

    evitandoel

    uso

    de

    papel

    ydisminuyendo

    el

    consumo de energa; que haga un uso extensivo de los

    recursos tecnolgicos disponibles; que valoren lapertinenciade la inclusindealumnosentodoproyectoaemprender; as como que sean desarrollados bajosprincipiosde ticayresponsabilidadsocial.

    Derivadodeesto,laSecretaraAdministrativadelaFacultad

    de Ingeniera model su esquema de trabajo con cuatro

    lneasbsicasdeaccin:

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    1.El enfoque a procesos, aplicacin en piso de ste,permitiendo con ello un perfecto conocimiento de la

    secuencia e interaccin de los procesos, la definicin

    declientes,

    clientes

    internos

    ypartes

    interesadas

    en

    nuestros trmites y servicios orientados hacia el

    cumplimiento de requisitos y satisfaccin de las

    necesidadesexplcitaseimplcitasdenuestrosclientes.

    2.Tomadedecisionesbasadaenhechos,a travsde locualseprivilegia lageneracinde informacin,datos,

    estadsticas,indicadores,etc.,quepermitanlatomade

    decisionespara

    la

    definicin

    de

    lineamientos,

    polticas

    ynormasconestavisindecalidad.

    3.La sistematizacin de los trmites y serviciosadministrativos teniendo como base el uso de lastecnologas de informacin, privilegiando los valoresantessealados.

    4.

    Las

    organizaciones

    modernas

    pueden

    hacer

    mejoras

    sustantivas en la calidad y nivel de atencin de sus

    clientesatravsdedosgrandesesquemas:lainversin

    en tecnologaparaeldesarrollode lacompetitividad

    y/oatravslamejoradelosprocesosadministrativosbajoesquemasdemejoracontinuaenlacalidadenelservicio, sta ltima el esquema abordado por esta

    SecretaraAdministrativa

    para

    el

    logro

    de

    su

    SGC.

    AdemsdelclarocompromisodelaDireccinporlacalidad,

    de laparticipacinplenaycomprometidadelpersonalque

    sustenta el sistema, del slido sistema de gestin de

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    calidad con el que se cuenta yqueha sido sometido a la

    certificacin y recertificacin por parte del organismo de

    certificacin, Instituto Mexicano de Normalizacin y

    Certificacin

    A.C.(IMNC),

    el

    SGC

    de

    la

    Facultad

    de

    Ingeniera, utiliz y potenci cualidades que le son

    inherentes. Es decir, de sus carreras, de sus filas, de sus

    estudiantes contamos con lamateria prima que permiti,

    atrevernos a alcanzar aquellameta audaz ya propuesta y

    llevaralSGCde laSecretariaAdministrativade laFacultad

    de Ingeniera ,haciaunmodeloqueutilizara,porsupuesto

    lafilosofa

    yprincipios

    de

    la

    normatividad

    ISO,

    de

    la

    administracinporcalidadperode maneraprimordial las

    tecnologas de informacin (TICs) para el desarrollo de

    soluciones y sistemas, queatendieran lasnecesidadesde

    nuestrosusuarios:

    Eluso intensivode lasTIC`snospermiti imaginary

    podercrear,

    de

    manera

    real,

    un

    ambiente

    de

    colaboracin basado en el uso de sistemas

    informticosyendondea travsde laestructuracin

    de un slido ncleo de desarrollo, generar bases de

    datos centralizadas relacionales, ptimas y que

    interactan demanera gil y flexible, a fin de poder

    brindar soluciones para todademandade serviciosy

    atencinde

    trmites.

    Estediseodenuestraplataforma informticanosha

    permitido adems, poder hacer un uso extensivo de

    todaslasbasesdedatosdeinformacininstitucionales

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  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    No `se si todos los ingenieros sean as, pero mis

    usuarios fueron una laboratorio excepcional de

    experimentacin ya que odian el uso de artefactos

    antediluvianoscomo

    los

    son

    lpices,

    plumas

    yformatos

    enpapel.

    El uso de TIC`s nos ha permitido transitar

    verdaderamentehaciaunaadministracinesbeltayen

    donde la sustentabilidad es real, haciendo un uso

    racional, o incluso ninguno, de papel y con un alto

    ahorrode

    energa.

    Es

    decir

    hemos

    podido

    sustituir

    papelpor tramosdecontrolquesoloal finalgeneren

    los registros de calidad, introduciendo, adems,

    protocolosdeautentificacin,autorizacin bajoaltos

    esquemasdeseguridad.

    ElusodeTIC`s hamejoradonotablementeelambiente

    laboraldenuestraorganizacinyaqueademsqueha

    evitado la duplicacin o invasin de funciones,

    permitiendo hacer partcipes a todo el personal de

    base de nuestra organizacin de la mejora que

    proponemos. Primero, porque de ellos hemos

    recogido,aprovechadotoda laexperienciaoperativay

    buenas

    prcticas

    que

    realizaban,

    pero

    adems,

    y

    principalmente al ser ellos la cara de la Secretara

    Administrativaanteelusuario,loshemosempoderado

    yloshemoshechosserpartedel universo.Ellosson

    los quehan recibido,en lamayorade los casos, las

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    felicitaciones directas de los alumnos y profesores

    usuariosdenuestrossistemas.

    El

    uso

    de

    TIC`s

    nos

    ha

    obligado

    avoltear

    la

    mirada

    hacianuestrosalumnos.Losjvenesegresadosde las

    carreras de ingeniera industrial y de ingeniera en

    computacinsehanincorporadoanuestrasfilasconel

    fin de realizar su servicio social, han podido atender

    sus proyectos escolares y en el mejor de los casos,

    derivado de su prctica profesional, han logrado

    titularsecomoingenieros conbaseenesamodalidad.

    Es importante entender que adems de la virtuoso que

    resulta estructurar y ordenar a una organizacin bajo el

    modelodeunsistemadegestindelacalidad basadoenla

    Norma ISO 9001: 2008 por todas las ventajas de su

    propuesta,el

    uso

    de

    tecnologas

    de

    informacin

    es

    la

    herramienta, es la palanca que de manera real permite

    elevar, mejora la calidad en el servicio de las empresa,

    organizaciones y negocios. Adems por la forma en que

    estas soluciones sedebendesarrollar, sonpropuestasque

    llegaronparaquedarse.Al realizarsebajo losesquemasya

    descritos, son soluciones cuyas potencialidades y virtudes

    sonde

    largo

    alcance

    Yen

    la

    vorgine

    actual

    de

    cambio,

    reestructura,reinvencinycrisisquehoyvivenlosnegocios

    elapostarporestasolucineslamejordecisin.

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    As pues, estimado auditorio se preguntaran para que

    presentamos a las MiPyMES este ejemplo de buena

    prctica. Parece inalcanzable? Parece costoso? Parece

    difcilde

    adoptar?

    La

    realidad

    es

    que

    no.

    Ahora,cmopuedelaUNAMyenespecficolaFacultadde

    Ingenieraayudaraesosmicronegocios,aesaspequeasy

    medianasempresas,muchasde lascualesestnpresentes

    eldadehoya implementareste tipodebuenasprcticas

    como lamencionadaeldadehoy.Pues,acercndoseasu

    Universidadyalas

    diferentes

    entidades

    de

    la

    UNAM

    que

    conforman el proyecto incubador de empresas llamado

    INNOVA UNAM y cuyas sedes son las FES Acatln,

    CuautitlnyAragn,laEscuelaNacionaldeArtesPlsticasla

    Facultad de Contadura y Administracin, la Escuela

    NacionaldeArtesPlsticasylasfacultadesdeArquitectura,

    Economa y por supuesto y principalmente, que se

    acerquenala

    Facultad

    de

    Ingeniera

    para

    recibir

    apoyo,

    asesora y acompaamiento en el proceso de generacin,

    mantenimientoymejoradelasmicro,pequeasymedianas

    empresas.

    Inclusive,atravsdeconveniosdecolaboracin quenoles

    cuestan un centavo, personal de INNOVA UNAM, Unidad

    Ingeniera,lase

    profesores

    yalumnos

    de

    la

    misma,

    se

    erigenenconsultoresyfacilitadoresparalatransicindeun

    negocio hacia uno rentable, demandado, competitivo,

    productivo, sustentable y con los cimientos para ser un

    negocio en crecimiento y diversificacin. Y para aquellas

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    empresasdel interiordelpas,no sedesanimenyaque la

    Secretara de Economa en coordinacin con diversas

    universidadespblicasestatalescomo ladePuebla,Toluca

    entreotras,

    tienen

    instrumentados

    tambin

    este

    tipo

    de

    mecanismos.

    Adems, les invitamos a que conozcan nuestro stand en

    dondepodrnconocermsacercadeestaoferta,adems

    de que les podremos ofrecer como primicia, el esquema

    denominadoAceleradordeEmpresas,endondederivado

    dela

    experiencia

    eintelligence

    adquirido,

    hemos

    podido

    estructurar modelos ms acabados de incubadoras de

    empresas.

    La pgina electrnica, los telfonos y el nombre de las

    personas a las que se pueden dirigir, se presentan en la

    diapositiva.

    Conesto,todoelequipodetrabajoqueenestemomento

    yorepresento,cumplimosdemaneracabal,conlaspalabras

    con lasquenos comprometenuestro seorRector, yque

    dice,

  • 7/23/2019 La Calidad Como Una Visin de Largo Plazo- Facultad de Ingeniera

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    LaconstruccindelaUNAMesunproceso

    inacabadoeinacabable.

    Nadie,

    nunca

    debe

    suponer

    que

    no

    hay

    nada

    porhacer,nadapormejorar,nadaporque

    luchar.

    Pormirazahablaraelespritu

    Mxico,DF,

    11

    de

    octubre

    de

    2012