la calidad como una visión de largo plazo- facultad de ingeniería
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UNIVERSIDADNACIONALAUTNOMADEMXICOFACULTADDEINGENIERA
SECRETARA
ADMINISTRATIVA
COORDINACIN
DE
ASIGNACIN
Y
CONTROL
PRESUPUESTAL
Y
DEL
SISTEMA
DE
GESTIN
DE
LA
CALIDAD
PONENCIA
XVI
CONGRESO
INTERNACIONAL
DE
CALIDAD
PARA
MiPyMEs
2012
La
calidad
como
una
visin
de
largo
plazo
Caso:
UNAM,
Facultad
de
Ingeniera
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Muy buenas tardes. El da de hoy tengo el gusto de
presentar ante ustedes el trabajo que la UNAM ha
desplegado,
desde
hace
varios
aos,
orientado
a
implementar modelos de calidad, que permitan que las
diversas Entidades y Dependencias que la conforman
trabajen bajo esquemas demejora continua tendientes a
lograr el trnsito de una organizacin en donde la
duplicacindefunciones, losretrabajos,eldesperdicioson
el da a da hacia una organizacin administrada bajo
principios
de
eficiencia
y
eficacia,
de
transparencia
y
de
rendicindecuentas.
LaUNAMhatenidosiempreuncompromisoineludiblecon
elpas.Comosesabe,paraalgunaspersonaslaUniversidad
hasidolaprimera,y aveceslanicaopcin, paramejorar
lascondicionesdevidadelamayorpartedelapoblacin.Es
decir,tenemos
la
conviccin
de
que
los
recursos
asignados
alaUNAM, debenserusadosdemaneraptimaybuscando
entonces, que las estrategias que se desplieguen para su
administracinygestin,estndiseadasbajolosprincipios
quelaadministracinporcalidadbrinda.
Como es sabido, los recursos con los que trabaja la
Institucin,en
un
alto
porcentaje,
provienen
del
subsidio
queotorga el gobierno federal y el cual ascendi,para el
ao 2012, a poco ms de 28 mil millones de pesos que
sumado a los ingresos propios que la Institucin genera,
permiticontarconuningresototaldepocomsde31mil
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millonesdepesos. Porello,laspersonasalasquenostoca
disear, ejecutar y operar soluciones de mejora estamos
obligadasacomprometernoscon lavisininstitucionalque
lleva,afinal
de
cuentas,
atener
que
entregar
buenas
cuentasalasociedad.
Esclaro,que los resultadosenestamateria sonderivados
delasreasdeinfluenciaydeatencinquetienencadauna
delasfuncionessustantivasdelaUNAM,lase,laDocencia,
la Investigacin y la Difusin de la Cultura. Por ello, gran
cantidadde
programas
acadmicos
estn
acreditados
ante
organismos nacionales y extranjeros. Tal es el caso, por
ejemplo, de la Facultad de Medicina Veterinaria y
Zootecnia la cual est certificada por la Asociacin
Americana de Medicina Veterinaria (AMVA) tanto en sus
procesos sustantivos comoen susprocesosdeapoyoo la
Facultad de Ingeniera, la cual logr, por segunda vez
consecutiva,la
acreditacin
de
sus
12
programas
acadmicos ante el Consejo de Acreditacin de la
EnseanzadelaIngenieraA.C.(CACEI)
Areservadeloimportantequeesloanterior,elmbitoque
hoynos interesaexponeraustedeseselreferentealde la
gestinadministrativa
ya
que
en
este
rubro
es
en
donde
la
UNAM ha desplegado estrategias de orden institucional,
logrando adoptar cabalmente, una visin sistmica de la
calidad. Es decir, el proceso a travs del cual las reas
administrativas, llamadas en la UNAM Secretaras
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AdministrativasoJefaturasdeUnidadAdministrativa,delas
130 entidades y dependencias universitarias de la UNAM
estn certificadas bajo la Norma ISO 9001:2008 en la
Gestinyejecucin
de
los
servicios
administrativos
aplicablesa losprocesosbsicosdePersonal,Presupuesto,
BienesySuministrosyServiciosGenerales.Conello,hemos
demostrado lacapacidadpara implementarymantenerun
SistemadeGestindelaCalidadbajolaNormaISO.
Por supuesto, que en sus orgenes el proyecto tena un
objetivomuy
modesto:
buscaba
tan
solo
la
Certificacin
Administrativayaqueesperaba,almenoslanormalizacin
de losprocesosadministrativosqueeranrealizadospor las
reasadministrativas.
Con el conocimiento adquirido, se despleg para la
Institucin una ventana de oportunidades que la llev a
entender,que
la
meta
poda
ser
mucho
ms
audaz
que
la
sola simplificacin de trmites y procesos administrativos.
As, de aquellos esfuerzos desvinculados de bsqueda de
modelosdeaseguramientodecalidadde losaos 90, se
pas a esquemasque incluan en losplanesdedesarrollo
rectorales, programas estratgicos tendientes a buscar la
normalizacinde losprocesosadministrativosqueatravs
delneas
estratgicas
de
accin,
les
permitieran
adherirse
aesquemas de estandarizacin, certificacin y muy
recientemente,deevaluacindeldesempeoparaconello
satisfacer las necesidades de nuestros usuarios,
cumpliendo con la normatividad aplicable a travs de la
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mejoracontinuadelosProcesosdelSistemadeGestinde
la Calidad y cumplir con el mandato de hacer un uso
ptimoy eficientedelosrecursosfinancieros,materialesy
humanosde
las
UNAM.
AsdesdelagestindelRectordelaFuentehastaelPlande
Desarrollo 20112015 de nuestro actual Rector el doctor
JosNarro Robles, se le ha dado una importancia toral a
esteproceso.
Elcompromiso
de
la
Direccin
estaba
orientado
afacilitar
ybrindartodoelsoporteparaquelaUNAMcontaraconuna
nuevaorganizacinadministrativaqueestuvieraalservicio
de la tarea acadmica buscando la simplificacin de los
trmitesyprocesosadministrativos, impulsandoesquemas
dedescentralizacinydesconcentracin, profesionalizando
alosfuncionariosyalpersonaladministrativodelamisma.
Ladependencia
de
la
Administracin
Central
responsable
de
ejecutarestemandatofuelaDireccinGeneraldeServicios
Administrativos y cuyo Director General, a la postre se
erigira, en el Representante de la Direccin de nuestro
SGC.
Enestemarco,laSecretaraAdministrativadelaFacultadde
Ingenieraemprendi
el
inicio
de
su
proyecto
de
calidad,
peronofue,sinohastalallegadadelactualtitularqueeste
esfuerzoseestructurenproyectosestratgicossealados
de losPlanesdeDesarrolloanterioryactualdelMtro.Jos
GonzaloGuerreroZepeda.
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ElmarcoenelqueelSistemadeGestinde laFacultadde
Ingenierasedebadesenvolvereraaquelquecontemplaba
unatendencia
general
hacia
la
automatizacin
de
losservicios administrativos, buscando que tuvieran como
condicionesinherentes:
Calidad,comolamaneraatravsdelacualsesatisfagandemanera natural las necesidades y expectativas de la
comunidad; que fueran simplificados , para facilitar los
apoyosque
merece
la
comunidad
para
dedicar
la
mayor
atencina las laboressustantivasde laentidad;esbeltos,para que bajo el principio depoka yoke sean diseados,
desde su origen, robustos, amigables y asequibles para
todos los miembros de la comunidad; que garanticen la
transparenciayrendicindecuentas paraelevar,internayexternamente, los niveles de confianza; que sean
sustentables,
evitandoel
uso
de
papel
ydisminuyendo
el
consumo de energa; que haga un uso extensivo de los
recursos tecnolgicos disponibles; que valoren lapertinenciade la inclusindealumnosentodoproyectoaemprender; as como que sean desarrollados bajosprincipiosde ticayresponsabilidadsocial.
Derivadodeesto,laSecretaraAdministrativadelaFacultad
de Ingeniera model su esquema de trabajo con cuatro
lneasbsicasdeaccin:
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1.El enfoque a procesos, aplicacin en piso de ste,permitiendo con ello un perfecto conocimiento de la
secuencia e interaccin de los procesos, la definicin
declientes,
clientes
internos
ypartes
interesadas
en
nuestros trmites y servicios orientados hacia el
cumplimiento de requisitos y satisfaccin de las
necesidadesexplcitaseimplcitasdenuestrosclientes.
2.Tomadedecisionesbasadaenhechos,a travsde locualseprivilegia lageneracinde informacin,datos,
estadsticas,indicadores,etc.,quepermitanlatomade
decisionespara
la
definicin
de
lineamientos,
polticas
ynormasconestavisindecalidad.
3.La sistematizacin de los trmites y serviciosadministrativos teniendo como base el uso de lastecnologas de informacin, privilegiando los valoresantessealados.
4.
Las
organizaciones
modernas
pueden
hacer
mejoras
sustantivas en la calidad y nivel de atencin de sus
clientesatravsdedosgrandesesquemas:lainversin
en tecnologaparaeldesarrollode lacompetitividad
y/oatravslamejoradelosprocesosadministrativosbajoesquemasdemejoracontinuaenlacalidadenelservicio, sta ltima el esquema abordado por esta
SecretaraAdministrativa
para
el
logro
de
su
SGC.
AdemsdelclarocompromisodelaDireccinporlacalidad,
de laparticipacinplenaycomprometidadelpersonalque
sustenta el sistema, del slido sistema de gestin de
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calidad con el que se cuenta yqueha sido sometido a la
certificacin y recertificacin por parte del organismo de
certificacin, Instituto Mexicano de Normalizacin y
Certificacin
A.C.(IMNC),
el
SGC
de
la
Facultad
de
Ingeniera, utiliz y potenci cualidades que le son
inherentes. Es decir, de sus carreras, de sus filas, de sus
estudiantes contamos con lamateria prima que permiti,
atrevernos a alcanzar aquellameta audaz ya propuesta y
llevaralSGCde laSecretariaAdministrativade laFacultad
de Ingeniera ,haciaunmodeloqueutilizara,porsupuesto
lafilosofa
yprincipios
de
la
normatividad
ISO,
de
la
administracinporcalidadperode maneraprimordial las
tecnologas de informacin (TICs) para el desarrollo de
soluciones y sistemas, queatendieran lasnecesidadesde
nuestrosusuarios:
Eluso intensivode lasTIC`snospermiti imaginary
podercrear,
de
manera
real,
un
ambiente
de
colaboracin basado en el uso de sistemas
informticosyendondea travsde laestructuracin
de un slido ncleo de desarrollo, generar bases de
datos centralizadas relacionales, ptimas y que
interactan demanera gil y flexible, a fin de poder
brindar soluciones para todademandade serviciosy
atencinde
trmites.
Estediseodenuestraplataforma informticanosha
permitido adems, poder hacer un uso extensivo de
todaslasbasesdedatosdeinformacininstitucionales
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No `se si todos los ingenieros sean as, pero mis
usuarios fueron una laboratorio excepcional de
experimentacin ya que odian el uso de artefactos
antediluvianoscomo
los
son
lpices,
plumas
yformatos
enpapel.
El uso de TIC`s nos ha permitido transitar
verdaderamentehaciaunaadministracinesbeltayen
donde la sustentabilidad es real, haciendo un uso
racional, o incluso ninguno, de papel y con un alto
ahorrode
energa.
Es
decir
hemos
podido
sustituir
papelpor tramosdecontrolquesoloal finalgeneren
los registros de calidad, introduciendo, adems,
protocolosdeautentificacin,autorizacin bajoaltos
esquemasdeseguridad.
ElusodeTIC`s hamejoradonotablementeelambiente
laboraldenuestraorganizacinyaqueademsqueha
evitado la duplicacin o invasin de funciones,
permitiendo hacer partcipes a todo el personal de
base de nuestra organizacin de la mejora que
proponemos. Primero, porque de ellos hemos
recogido,aprovechadotoda laexperienciaoperativay
buenas
prcticas
que
realizaban,
pero
adems,
y
principalmente al ser ellos la cara de la Secretara
Administrativaanteelusuario,loshemosempoderado
yloshemoshechosserpartedel universo.Ellosson
los quehan recibido,en lamayorade los casos, las
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felicitaciones directas de los alumnos y profesores
usuariosdenuestrossistemas.
El
uso
de
TIC`s
nos
ha
obligado
avoltear
la
mirada
hacianuestrosalumnos.Losjvenesegresadosde las
carreras de ingeniera industrial y de ingeniera en
computacinsehanincorporadoanuestrasfilasconel
fin de realizar su servicio social, han podido atender
sus proyectos escolares y en el mejor de los casos,
derivado de su prctica profesional, han logrado
titularsecomoingenieros conbaseenesamodalidad.
Es importante entender que adems de la virtuoso que
resulta estructurar y ordenar a una organizacin bajo el
modelodeunsistemadegestindelacalidad basadoenla
Norma ISO 9001: 2008 por todas las ventajas de su
propuesta,el
uso
de
tecnologas
de
informacin
es
la
herramienta, es la palanca que de manera real permite
elevar, mejora la calidad en el servicio de las empresa,
organizaciones y negocios. Adems por la forma en que
estas soluciones sedebendesarrollar, sonpropuestasque
llegaronparaquedarse.Al realizarsebajo losesquemasya
descritos, son soluciones cuyas potencialidades y virtudes
sonde
largo
alcance
Yen
la
vorgine
actual
de
cambio,
reestructura,reinvencinycrisisquehoyvivenlosnegocios
elapostarporestasolucineslamejordecisin.
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As pues, estimado auditorio se preguntaran para que
presentamos a las MiPyMES este ejemplo de buena
prctica. Parece inalcanzable? Parece costoso? Parece
difcilde
adoptar?
La
realidad
es
que
no.
Ahora,cmopuedelaUNAMyenespecficolaFacultadde
Ingenieraayudaraesosmicronegocios,aesaspequeasy
medianasempresas,muchasde lascualesestnpresentes
eldadehoya implementareste tipodebuenasprcticas
como lamencionadaeldadehoy.Pues,acercndoseasu
Universidadyalas
diferentes
entidades
de
la
UNAM
que
conforman el proyecto incubador de empresas llamado
INNOVA UNAM y cuyas sedes son las FES Acatln,
CuautitlnyAragn,laEscuelaNacionaldeArtesPlsticasla
Facultad de Contadura y Administracin, la Escuela
NacionaldeArtesPlsticasylasfacultadesdeArquitectura,
Economa y por supuesto y principalmente, que se
acerquenala
Facultad
de
Ingeniera
para
recibir
apoyo,
asesora y acompaamiento en el proceso de generacin,
mantenimientoymejoradelasmicro,pequeasymedianas
empresas.
Inclusive,atravsdeconveniosdecolaboracin quenoles
cuestan un centavo, personal de INNOVA UNAM, Unidad
Ingeniera,lase
profesores
yalumnos
de
la
misma,
se
erigenenconsultoresyfacilitadoresparalatransicindeun
negocio hacia uno rentable, demandado, competitivo,
productivo, sustentable y con los cimientos para ser un
negocio en crecimiento y diversificacin. Y para aquellas
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empresasdel interiordelpas,no sedesanimenyaque la
Secretara de Economa en coordinacin con diversas
universidadespblicasestatalescomo ladePuebla,Toluca
entreotras,
tienen
instrumentados
tambin
este
tipo
de
mecanismos.
Adems, les invitamos a que conozcan nuestro stand en
dondepodrnconocermsacercadeestaoferta,adems
de que les podremos ofrecer como primicia, el esquema
denominadoAceleradordeEmpresas,endondederivado
dela
experiencia
eintelligence
adquirido,
hemos
podido
estructurar modelos ms acabados de incubadoras de
empresas.
La pgina electrnica, los telfonos y el nombre de las
personas a las que se pueden dirigir, se presentan en la
diapositiva.
Conesto,todoelequipodetrabajoqueenestemomento
yorepresento,cumplimosdemaneracabal,conlaspalabras
con lasquenos comprometenuestro seorRector, yque
dice,
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LaconstruccindelaUNAMesunproceso
inacabadoeinacabable.
Nadie,
nunca
debe
suponer
que
no
hay
nada
porhacer,nadapormejorar,nadaporque
luchar.
Pormirazahablaraelespritu
Mxico,DF,
11
de
octubre
de
2012