Implementación de la Factura Electrónica

ORGANIZA: Confederación Vallisoletana de Empresarios

COLABORAN: ASI 2010-ANF, AC TRADISE

PRESENTAN: Julio Ignacio Pírez y Francisco Bas

Salón de Actos CVE

Planta 1ª Plaza de Madrid, 4 47009 VALLADOLID

Fecha: 10 mayo de 2012

Hora: 19,00h

Estado actual de la e.factura, costes y objetivo Introducción

Desde finales del año 2003 todos los perfiles de

empresas pueden optar por eliminar la facturación en

papel adoptando la

e.factura.

Sin embargo, a finales del

año 2011 se estimaba que

sólo un 5% de las empresas

había adoptado la facturación telemática

Mantener el papel como soporte

de las facturas traslada sobre los

asesores, administradores y

empresas receptoras el coste de tratamiento manual de las mismas

El objetivo de esta jornada

es dar a conocer la situación

actual, identificar los elementos clave que permitan obtener el

máximo ahorro y eficiencia con

la implantación de la e.factura y dar a conocer distintas

soluciones reales a través de la

formación.

ASI 2010

ASI 2010

Paso 1: Pasado - Ayer

Paso 2: Ayer - Hoy

Factura en papel –Factura telemática

Factura telemática- e Factura

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e-Factura • ¿Qué es?

– La factura electrónica es el documento digital que sustituye a la factura tradicional.

– Su uso conlleva beneficios económicos derivados de la reducción de costes, mejora en los plazos de cobro, optimización de procesos y beneficios medioambientales.

• ¿Qué no es? Es importante diferenciar entre una factura electrónica con

valor legal y fiscal, y una factura enviada telemáticamente en formato electrónico. Esta no dejaría de ser un fichero que contiene una factura, pero el envío y almacenaje del original ha de ser en papel por lo que esta no podrá ser considerada una factura electrónica con validez legal y fiscal mientras este fichero no esté tiene firmado con una firma electrónica avanzada.

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Objetivos de la implantación de la factura electrónica

• Cumplir la normativa legal vigente: (Europea y Nacional)

• Reducir los costes soportados actualmente en : - Tiempo

- Dinero (Según MINETUR : Emisión 0,70€ y Recepción 2,78€)

- Espacio: Pasar de archivar en M2 a hacerlo en Cm2

• Aumentar la seguridad en la gestión diaria - Reduce errores de manipulación

- Simplifica tareas administrativas

- Evita perdidas de documentación

- Aumenta la confianza en la emisión-recepción

- Facilita el control interno

• Reducir y mejorar los plazos de cobro: - Derivados de la Ley de Morosidad

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Diversas y variadas

Directivas y leyes

europeas

Debe tenerse en cuenta

que la factura telemática a

efectos fiscales ya existía previamente con los

sistemas EDI y la figura del

tercero de confianza

El nuevo marco normativo

prioriza el uso de la firma

electrónica como instrumento de

autenticidad e integridad

del documento digital

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Directiva de Facturación

(2010/45 UE)

Directiva1999/93 de 13-

12-93 Marco Comunitario

para la Firma Electrónica

LEGISLACION EUROPEA

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LEGISLACION ESPAÑOLA-1 • Equivalencia firma electrónica y firma manuscrita

– Ley 59/2003 de firma electrónica y Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

• Valor de prueba documental – Ley 34/2002 De servicios a las Sociedad de la Información y de

Comercio Electrónico

• Identificación y autentificación – Ley11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a las

Administraciones Públicas. – RD 209/2003 registros y notificaciones telemáticas

• Desmaterialización – ORDEN ITC 1475/2005 sobre el uso del comercio electrónico sobre la

compulsa de documentos en el ámbito del M. Industria, Turismo y Comercio

– ORDEN EHA 962/2007 disposiciones sobre la facturación electrónica y su conservación

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LEGISLACION ESPAÑOLA-2 • Administraciones publicas: - Ley 30/2007 de 30 de octubre , de Contratos del Sector Público

Otras Ordenes y resoluciones:

• ORDEN EHA/962/2007, 10 de abril, disposiciones sobre factura telemática y

conservación electrónica de facturas contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre de 2003, por lo que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

• ORDEN PRE (297/2007/ 5 de octubre) (BOE 15-10-2007) sobre la expedición de

facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de los mismos sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados ó dependientes de aquella y sobre la presentación ante la Administración General del Estado ó sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidos entre particulares

• Resolución de 24/octubre/2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplada en la orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

• Etc., Etc., Etc.

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Comisión de Factura Electrónica CEOE

BORRADOR (Extracto)

• Barreras actuales para la adopción de la Factura Electrónica

- Desconocimiento y desconfianza

- Percepción de que la implantación de la factura electrónica conlleva un encarecimiento de los costes de gestión

- Marco Regulatorio complejo.

- Requisitos que deben cumplir los emisores/receptores de la Factura Electrónica.

a) La elección del certificado adecuado para firmar facturas

b) La complejidad en la verificación de las firmas electrónicas

- Elevado número canales de comunicación y de Terminología Técnica.

• Interoperabilidad, accesibilidad, calidad y la seguridad en materia de factura electrónica.

• Ayudas públicas para la incorporación de la factura electrónica

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CONCLUSIONES CEOE-1

• CEOE considera indispensable el impulso de la facturación electrónica en España, por los beneficios que puede aportar su uso a las empresas usuarias.

• La CEOE considera imprescindible eliminar barreras en la aplicación de la factura electrónica en España de manera que ésta pueda ser implementada por las empresas que así lo deseen.

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CONCLUSIONES CEOE-2

• CEOE considera que el mejor método para promover el uso de la facturación electrónica es mediante un procedimiento claro y sencillo, sustentado por una regulación que dote a los operadores de la necesaria seguridad jurídica.

• La CEOE considera indispensable que las AAPP dispongan de medios necesarios para la recepción de facturas electrónicas garantizando, al mismo tiempo, la ordenación del caos actual al que ha llevado la dispersión de soluciones y sistemas de “entrega” (interoperabilidad) en las AAPP.

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CONCLUSIONES CEOE-3 • Asimismo, resulta necesario que se impulse la uniformidad

en las exigencias sobre Facturación Electrónica por parte de todos los niveles de las AAPP (Nacional, Autonómico y local)

• Es intención de la CEOE, siempre desde la premisa de la agilización y simplificación del procedimiento de facturación para el sector empresarial, dentro de la necesaria seguridad jurídica, impulsar y recomendar los estándares que establezca la AGE.

• Por otra parte, en materia de simplificación de la factura electrónica como elemento facilitador de su uso, CEOE recomienda que el Gobierno apoye la línea de simplificación que contempla la Directiva 2010/45/UE.

Directiva de Facturación (Entrada en vigor: 01/01/2013) ASI 2010

Directiva de Facturación: (Parte que corresponde a la eFactura)

La e-factura • Mismo tratamiento factura en papel y electrónicas.

Las facturas deben garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad ya sea en papel ó e-factura.

• Nueva definición e-factura: Factura recibida y expedida en cualquier formato electrónico que

contenga y cumpla con lo establecido en la Directiva.

• Aceptación por el destinatario Se mantiene la necesidad de que el destinatario acepte la

recepción de la e-factura para lo cual este tendrá que dar su mail al emisor de forma cierta. ASI 2010

• Autenticidad del origen.

- La garantía de la identidad del proveedor de los bienes o del prestador de los servicios.

- La garantía de la identidad del emisor de la factura: Tanto electrónica como en papel.

• Integridad del contenido.

El contenido de la factura electrónica o en papel no ha sido modificado.

• Corresponde al SP (Receptor) garantizar la Integridad y Autenticidad.

El sujeto pasivo debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura ya sea en papel o eFactura desde su expedición y durante su conservación.

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• Sistema de garantía a elección del SP - Controles de gestión o de auditoría preferentemente.

- Conexión entre la realidad de la operación y la factura que la documenta.

- Aceptable cualquier sistema que elija el SP y garantice

integridad y contenido.

• En e-factura las presunciones de tecnologías que garantizan la autenticidad e integridad son:

- Firma electrónica con certificado reconocido.

- Sistema EDI (Intercambio Electrónico de Datos)

• Sin perjuicio de los demás que elija el SP. ASI 2010

¿Cómo unifico las

facturas que siga

recibiendo en papel y las

facturas electrónicas?

+

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Posibles entradas de documentos

PDF

Gestión

documental

Contabilidad

Procesado de datos Papel

eFactura

Digitalización

Conversión

XML

ASI 2010

Tipos de factura válidos Conceptos Facturación electrónica

La factura en papel debe

ser impresa por la entidad

emisora y remitida al

cliente. El actual envío en

PDF sin firmar y con

impresión en destino no es

legal ni fiscalmente valido,

si bien se está tolerando

La e.factura o factura

telemática consiste en

un documento

electrónico vinculado

a una firma electrónica

generada por el emisor

o un tercero autorizado

por éste. Cumple

absolutamente toda la

normativa en vigor.

Una tercera

modalidad de factura

válida consiste en

digitalizar y certificar

facturas recibidas en

papel. Se conserva

solo la copia digital

firmada

electrónicamente

Las facturas en soporte

digital deberán ser

conservadas en un entorno

que permita el acceso

mediante búsquedas.

Tanto las recibidas

electrónicamente como las

digitalizadas y firmadas

ASI 2010

A)

B)

C)

!! Importante¡¡

Formatos de eFactura Conceptos Facturación electrónica

El formato más habitual para la emisión de e.factura es el PDF

por las ventajas de visualización

que aporta y la facilidad de

generación desde cualquier

aplicación informática

El objetivo a largo plazo es conseguir la estandarización real

de la e.factura en base a un

formato basado en el lenguaje

XML pero esto requiere un largo

proceso de armonización, si bien

se está avanzando tanto a nivel UE

como a nivel nacional

ASI 2010 ASI 2010

Opciones de reducción de costes

Las facturas en papel pueden

digitalizarse y firmarse

electrónicamente, aplicando una

solución OCR para capturar los

datos que permitan su

contabilización y archivo

Facturas en papel

Pueden solicitarse las facturas

emitidas en PDF y aplicar el proceso

de extracción de datos automático

sin necesidad de manipular las

facturas en papel

Facturas en PDF

El ahorro obtenido es

reducido y no requiere

inversión, pero libera archivos

El ahorro obtenido es mayor y

no requiere equipos dedicados

Curso eFactura y Administración de Fincas ASI 2010

ASI 2010

Elementos de la factura electrónica

Requerimientos equivalentes a las

facturas en papel en cuanto a los

datos obligatorios Contenido

Firma

Archivo

La integridad se verifica mediante

el hash del documento original

El certificado digital vigente permite

acreditar la autenticidad

El sello de tiempo permite

contrastar la validez del certificado

después de su caducidad

El archivo debe permitir la

búsqueda y visualización de

facturas y sus firmas

ASI 2010

ASI 2010

¿Qué tipos de solución

ofrece el mercado para la

e.factura? ASI 2010

SOLUCIONES:

La mejor solución es no imprimir, pero ya desde el origen

Lo que no se imprime es lo que no genera costes

1) Soluciones gratuitas para emisión y recepción de facturas:

- Solución I.D.E.A. (Invoice Data Extraction for Accounting)

2)Soluciones en función del perfil de usuario: - Micropyme y Autónomos - Pymes - Gran Empresa y Cooperativas (Solución de Autofactura) 3) Notificaciones certificadas: - e Notificación: Servicio web para eMails y SMS,s certificados - Legal Printer: Emisión de notificaciones telemáticas certificadas desde aplicaciones 4) Licencias para empresas desarrolladoras de software

ASI 2010

Tradise I.D.E.A. Invoice Data for Extraction Accounting

• Tradise ofrece las únicas soluciones gratuitas del mercado para emisión y recepción basadas en la tecnología PDFHíbrido que aporta las ventajas del estándar XML con la facilidad del PDF.

• La tecnología del PDFHíbrido y la disponibilidad de soluciones gratuitas provocan un impacto inmediato de ahorro en los perfiles de entidades mas relacionadas con las facturas.

¿Quiénes pueden obtener un mayor beneficio?

• - Empresas con elevado numero de facturas emitidas y/o recibidas

• - Empresas desarrolladoras

• - Servicios de gestión contable

• - Administradores de Fincas

PDFactura Solución de envío de e.factura interoperable a partir de

documentos PDF. Genera metadatos en XML para

automatizar tratamiento por parte del receptor

eFacturaOK

Solución de recepción y archivo automático de e.factura

interoperable a partir de documentos PDFHíbrido o

convencional. En el caso de recibir un PDF sin

metadatos aplica la tecnología de extracción en destino

Soluciones gratuitas

Tradise Paperless

Solución recepción eFactura en PDFHíbrido o convencional

Paperless Nano

Paperless Zen

Emisión, recepción y digitalización certificada para PYMES

Paperless Gaia Añade digitalización certificada, emisión y notificaciones

Version componentizada para empresas desarrolladoras

Paperless Binary

Opciones

Soluciones de eficiencia

Extracción y exportación de datos de facturas en PDF PDFConta

eFacturaPrinter Módulo de emisión masiva de e.factura basada en PDFHíbrido

Solución envío de notificaciones certificadas por e-mail y SMS

LegalPrinter

Utilidad para separación, personalización y envío nóminas

AutoFactura

EcoNóminas

Para empresas y cooperativas con esta modalidad

¿Cómo facilitar la implantación?

CON FORMACION ASI 2010

¿A quién se dirigen los cursos? La realidad de la facturación en el ámbito de las empresas implica a tres entidades, el emisor de la factura, el cliente que la recibe y el asesor contable ó Departamento de Contabilidad de cada uno de ellos (en su caso). Tanto los cursos desarrollados como las soluciones funcionales propuestas asumen esta realidad para convertir a los emisores/receptores en elementos activos que promuevan la adopción de la e.factura

El proveedor emite la factura... ... el cliente la recibe

... y el asesor externo/Departamento de Contabilidad la contabiliza

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CARACTERISTICAS DE LOS CURSOS

• A) Los cursos se han desarrollado en dos versiones en función de las necesidades de gestión de facturas que se producen tanto en el ámbito de la micropyme y profesionales autónomos como en el de la PYME

• B) El objetivo final de los cursos es viabilizar la adopción real de la e.factura como instrumento de ahorro cierto en las empresas, por ello, cada curso integra un conjunto de sesiones tanto teóricas como prácticas basadas en las soluciones de emisión y recepción

• C) Cursos on line

• D) Financiados por la Fundación Tripartita

• E) En el precio va comprendido el coste de la licencia de la solución a implantar durante un año

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Aspectos técnicos y formales

1) Acceso a contenidos a través de Internet, recomendado navegador html5 2) Ordenador con salida de audio 3) Sesiones prácticas mediante webinars registrados y foro permanente con tutor personal 4) Periodo de soporte mediante tutoría personalizada 6 semanas 5) Dedicación estimada 40 horas 6) La emisión del certificado de aprovechamiento requiere la realización de más del 80 de las prácticas propuestas 7) La licencia de prácticas para las soluciones empleadas tiene una vigencia de 12 meses para consolidar y aplicar de forma práctica los procesos de facturación telemática presentados en el curso 8) Financiados por la Fundación Tripartita

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Ventajas de la implantación

• Sencillez y gratuidad en la aplicación para clientes y proveedores de despachos

• Simplificación de procesos, lo que conlleva ahorros muy importantes

• Procesos de formación acogidos a la Fundación Tripartita trabajando con la solución real elegida

• Posibilidad de negocio viral para profesionales

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Contacto

Asesoría Servicios Integrales

asi@asi2010.es

ASI 2010

Francisco Bas Peña Mail: fbas@asi2010.es Julio Ignacio Pírez Mail: julio@asi2010.es

Muchas gracias

por su atención

ASI 2010