factura electrónica
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Factura Electrónica. Factura Electrónica. Conjunto de normas abertas multi-sectoriais, mundialmente reconhecidas, que facilitam todos os processos negociais, incluindo o comércio electrónico e a rastreabilidade. Identifica inequivocamente bens, produtos, serviços e locais. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Factura Electrónica
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• Conjunto de normas abertas multi-sectoriais, mundialmente reconhecidas, que facilitam todos os processos negociais, incluindo o comércio electrónico e a rastreabilidade.
• Identifica inequivocamente bens, produtos, serviços e locais.
• Cobre 90% da economia mundial.
• Reduz os custos operacionais de qualquer cadeia de valor, aumentando a sua produtividade e eficiência.
Factura Electrónica
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O que é uma Factura?
• A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente.
• Elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.
• Factura Comercial
• Factura Mensurável
• Factura Próforma
• Factura Recapitulativa
• Auto Facturação
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Definição
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FORNECEDOR
Factura/ Sist. Inform.Factura/ Sist. Inform. Factura Factura
CTTCTT
LeituraLeituraDigitação / Sist. Inform.Digitação / Sist. Inform.
EnvioEnvioEntregaEntrega
CLIENTE
Recepção Recepção ContabilidadeContabilidade
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Fluxo no envio de factura
Cic
lo d
e P
ag
am
en
to
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FORNECEDOR
Factura/ Sist. Inform.Factura/ Sist. Inform. Factura Factura
LeituraLeituraDigitação / Sist. Inform.Digitação / Sist. Inform.
EnvioEnvioEntregaEntrega
CLIENTE
Recepção Recepção ContabilidadeContabilidade
EDI CTTCTT
Emissão de factura
Factura Electrónica
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Custos estimados no envio de uma factura em suporte papel
Custos estimados na recepção de uma factura em suporte papel
Factura ElectrónicaFactura Electrónica
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O que é uma Factura Electrónica?• A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou
serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente, mas reduzido a um formato electrónico.
• Tem o mesmo valor probatório que a factura em papel, desde que respeite a legislação vigente no mercado nacional.
• Exigências legislativas:
• Conteúdo
• Assinatura Digital Avançada ou EDI
• Armazenamento / Arquivo (Repositórios)
• Mapa Recapitulativo
• ERP / Sistemas de informação
• Timestamping (opcional)
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Definição
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EE
ERP/SI
EE
EE
EE
Integração
ERP/SI
Fornecedor ClienteRepositório / Storage Arquivo Digital
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2B
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ERP/SIEE
Fornecedor
Cliente A
Repositório / Storage Arquivo Digital
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2C
Portal
Cliente B
Cliente C
Cliente D
EE
Visualização online
Download Excel/PDF
Registo e adesão
Envio por e-mail
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ERP/SIEE
FornecedorRepositório / Storage
Arquivo Digital
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2B2C
PortalEE
BVisualização online
CDownload Excel/PDF
AARegisto e adesão
DEnvio por e-mail
ERP/SI
Cliente
EE
Repositório Clientes Finais
Portal
Visualização online Registo e adesão
E
Envio por e-mail G
Download Excel/PDFF Clientes
Finais
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Factura ElectrónicaFactura Electrónica
Possíveis ganhos no envio de uma factura electrónica
Possíveis ganhos na recepção de uma factura electrónica
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PÚBLICAS
Fornecedor
Cliente
FORNECEDOR
PRIVADA CLIENTE
PRIVADA
PÚBLICA
PÚBLICA
Assinatura electrónica sem cifra
Factura Electrónica
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PÚBLICAS
Fornecedor
Cliente
PRIVADA
PRIVADA
PÚBLICA
PÚBLICAFORNECEDOR
CLIENTE
Assinatura electrónica com cifra
Factura Electrónica
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EE
ERP/SI EE
EE
EE
ERP/SI
FornecedorClienteRepositório / Storage
Arquivo Digital
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Plataforma B2B - Pagamentos
Banco do Banco do FornecedorFornecedor
Portal Portal
Integração
Banco do ClienteBanco do Cliente
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Para implementação da Factura Electrónica deve-se ter em conta, sumariamente, os seguintes aspectos:
Legais Estabelecimento de contratos entre as partes e processos de certificação junto das entidades competentes e ou apropriadas. Conhecimento profundo da legislação em vigor.
Técnico - FuncionaisDefinição de todo o ambiente de comunicações, protocolos, formatos, segurança, validação de certificados e de parceiros comerciais, desenvolvimento da comunidade electrónica, integração, processamento, armazenamento e consulta das facturas e auditoria.
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Aspectos
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A Facturação Electrónica leva a consequências distintas do ponto de vista do emissor e do receptor:
Emissor de facturas:Elimina a obrigação de imprimir e enviar as facturas em papel, aproveitando o documento electrónico da factura para dar validade legal à mesma mediante uma assinatura digital.
Receptor das facturas - Cliente:Melhora a gestão do processo de recepção, tratamento, introdução e conferência das facturas dentro das aplicações de gestão para iniciar o ciclo de pagamento.
Receptor das facturas - Consumidor Final:Benefícios no tratamento documental, consultas, conferência e optimização dos ciclos de pagamento.
Factura ElectrónicaFactura Electrónica Consequências
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Factura ElectrónicaFactura Electrónica
Benefícios de Segurança
•Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas
Benefícios de Segurança
•Menor erros de introdução de dados•Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas•Monotorização rigorosa das facturas enviadas
Benefícios Financeiros
•Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc)•Redução significativa com os custos de arquivo
Benefícios de Tempo
•Facturas transaccionadas mais rapidamente•Menor manuseamento de papel
Benefícios de Tempo
•Facturas transaccionadas mais rapidamente •Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais•Prazos de pagamento menores•Menor nº de facturas que entrem em litigio•Contabilização automatica das facturas•Menor manuseamento de papel
Benefícios para os emissores das facturas
Mensagens Ñ EstruturadasMensagens Estruturadas
Benefícios Financeiros
•Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc)•Redução significativa com os custos de arquivo•Infraestutura técnica menos pesada
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Factura ElectrónicaFactura Electrónica
Benefícios de Segurança
•Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas
Benefícios de Segurança
•Menor erros de introdução de dados•Garantia de autenticidade e integridade das facturas recepcionadas•Monotorização rigorosa das facturas recepcionadas
Benefícios Financeiros
•Redução significativa com os custos de arquivo
Benefícios de Tempo
•Facturas transaccionadas mais rapidamente•Menor manuseamento de papel
Benefícios de Tempo
•Facturas transaccionadas mais rapidamente •Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais•Prazos de pagamento menores•Menor nº de facturas que entrem em litigio•Contabilização automatica das facturas•Menor manuseamento de papel
Benefícios para os receptores das facturas
Mensagens Ñ EstruturadasMensagens Estruturadas
Benefícios Financeiros
•Redução significativa com os custos de arquivo•Infraestutura técnica menos pesada
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Recomendação1994/820/CE
Portugal
Directiva2001/115/CE
Directiva1999/93/CE
Directiva95/46/CE
Directiva77/388/CE
Resolução137/2005
DL357/99
DL256/2003
DL290-D/99
DL Regulamentarde 31 Agosto de 2006
Revogação
Regulamentação
Transposição
Referência
Referência
Referência
Privacidade dos Dados
Assinaturas Electrónicas
Transposição
Definição de EDIContrato Tipo
Sexta Directiva do IVAComunidade Europeia
Enquadramento Legal
Fonte: UMIC – Guia da Factura Electrónica
DL196/2007
Regulamentação
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Código do IVA - Arquivo N.º 3 do artigo 45.º / n.º 3 do artigo 48.º do Código do IVA
Conteúdo das listagens (1):• N.º do documento e data;
• NIF (do emissor ou do receptor);
• Preço líquido de imposto, taxa de IVA aplicável e o montante de imposto devido;
• Data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente;
• A quantidade e denominação usual dos serviços prestados ou dos bens transmitidos;
• Data e hora da constituição e envio da mensagem;
• Discriminação das anomalias ocorridas durante cada transmissão;
• A denominação e a versão do software utilizado.
(1) Apesar de a Administração Fiscal ainda não se ter pronunciado relativamente ao conteúdo dos mapas recapitulativos, prevê-se que os mesmos devam vir a conter estes elementos.
Enquadramento Legal
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Validação cronológica independente
EE
Repositório de Fornecedor e Cliente
ERP/SI
Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio
Cifra para confidencialidade
EE EE
Repositório Emissor
Repositório Receptor
EE
Integração
RRSS
Notificação de entrega com sucesso
SS
Notificação de recepção com sucesso
1
3
5
6
8
Notificação de integração com sucesso
ERP/SI
7
Fornecedor Cliente
2 4
Repositório
RepositóriosRepositórios Repositório comum
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EE EE
Repositório Emissor
Repositório Receptor
Integração
RRSS
Notificação de entrega com sucesso
SS
6
8
Notificação de integração com sucesso
ERP/SI
7
Cliente
2
4
Repositórios
RepositóriosRepositórios
3
ERP/SI
Notificação de recepção com sucesso
Fornecedor
Validação cronológica independente
EE
Cifra para confidencialidade
Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio
1
EE
5
Repositório diferente
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Aplicação deFacturação
Factura AplicaçãoEAI
AplicaçãoComunicação
FTP
Envio da CODIPOR
Factura
Data
SistemaE-Factura
Recepção pelaAzertia
AplicaçãoComunicação
FTP
Factura
FacturaFactura
Acesso ao Sistemavia WEB
FormatoCliente
FormatoEDI
FormatoEDI
FormatoEDI Assinado
FormatoEDI Assinado
Notificação porEMAIL
para o Emissor
Notificação porEMAIL
para o Receptor
Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica
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Esquema funcional
FacturasReceptor
INTERNET
INTERNET
FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj
DadosFacturasemissor
DepósitoFacturas
Assinadas
FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj
AssinaturaAZERTIA
FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj
FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj fjdskfj
FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj
fjdskfj
AC
FacturaAssinada
Consulta, verifica, visualiza, lança e imprime
FacturasEmissor
FacturaEmissor
CertificadoAZERTIA
Assinatura
TRADUÇÃODE FORMATOSConsulta, verifica, visualiza,
lança e imprime
FacturasReceptor
FjksdaFjsdkf+Fjdksfjjfkdsjfj
Fornecedor
Comprador
Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica
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• Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos
• Fotocopiar 30 Segundos
• Envelopagem 30 Segundos
• Arquivo físico na pasta de facturas 45 Segundos
• Arquivo físico na pasta de fotocópias 45 Segundos
• Verificação e assinatura da factura 30 Segundos
• Digitalização (carta + factura) 120 Segundos
• Anexação das imagens nas respectivas referências 60 Segundos
Total Individual 480 Segundos
Produção de uma factura em papel
Factura Electrónica - conclusões
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• Correio normal € 0.30
• Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08
• Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15
• Custo dos envelopes € 0.09
• Custo de impressão € 0.01
• Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01
Total Individual € 0.64
Outros Custos unitários (sem inclusão de recursos)
Factura Electrónica - conclusões
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• Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos
• Fotocopiar 30 Segundos
• Envelopagem 30 Segundos
• Arquivo físico na pasta de facturas 45 Segundos
• Arquivo físico na pasta de fotocópias 45 Segundos
• Verificação e assinatura da factura 30 Segundos
• Digitalização (carta + factura) 120 Segundos
• Anexação das imagens nas respectivas referências 60 Segundos
Produção de uma factura electrónica
Total Individual 120 SegundosTotal Individual 480 Segundos
Factura Electrónica - conclusões
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PortugalCODIPOR
• Correio normal € 0.30
• Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08
• Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15
• Custo dos envelopes € 0.09
• Custo de impressão € 0.01
• Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01
• Custos do Serviço por factura € 0.25
Outros custos unitários (sem inclusão de recursos)
Total Individual € 0.25Total Individual € 0.64
Factura Electrónica - conclusões
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Tempo de processamento em papel
133 Horas e 20 Minutos
Custos envioem papel€ 640.00
Custos envio em formato electrónico
€ 310.00
Empresa que processe 1000 facturas por ano, com cerca de 200 clientes
Redução aproximadamente em
50%
Redução aproximadamente em
75%
A redução de custos não têm em consideração os valores da aquisição de um Tradutor, assinatura digital (caso se justifique), mapeamentos, etc.
Tempo de processamento em formato electrónico33 horas e 20 Minutos
Factura Electrónica - conclusões
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Emissor
Custos directos
Impressão
Papel Electrónico
Consumíveis, Impressões, Envelopes
ExpediçãoSelos, Transporte, CTT
Armazenamento
Espaço e material de arquivo
Custos indirectos
Overheads
Receptor
Custos directos
Re-Impressão
ArmazenamentoCustos indirectos
Overheads
Processo Administrativo
Introdução dos dados
Conclusões
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ERP/SIEE
FornecedorRepositório / Storage
Arquivo Digital
PortalEE
BVisualização online
CDownload Excel/PDF
AARegisto e adesão
DEnvio por e-mail
ERP/SI
Cliente
EE
Repositório Clientes Finais
PortalVisualização online Registo e adesão E
Envio por e-mail G
Download Excel/PDFF Clientes
Finais
Conclusões
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Conclusões
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CODIPOR – Associação Portuguesa de
Identificação e Codificação de Produtos
R. Prof. Fernando da Fonseca, 16 – Esc.II
1600-618 Lisboa
T. +351 21 752 07 40
F. +351 21 752 07 41
W. www.gs1pt.org
João Picoito
IT/E-Commerce Manager