factura electrónica con sap
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Factura electrónica con SAP. Best PracticesTRANSCRIPT
100% Factura electrónica
con SAP® Et a p a s se g ur a s
p a r a d e j a r e l p a p e l
www.esker.es
ESKER
Introducción ..............................................................................................................3
Retos de la facturación manual .......................................................................................4
Más allá del envío automático de faxes y de correo electrónico .................................................6
Ventajas de la facturación automática de cuentas a cobrar ......................................................8
Las mejores prácticas en la entrega de facturas de cuentas a cobrar ........................................ 10
Mail on Demand ....................................................................................................... 11
Validez a nivel internacional ......................................................................................... 13
Listado de tareas para ponerse en marcha ........................................................................ 14
Estudio de casos de facturación de cuentas a cobrar ............................................................ 15
Acerca de Esker ........................................................................................................ 18
Contenido
WHITE PAPER
ESKER
Pr á c ti c a m e nt e to d a s l a s c o m p a ñ í a s q u e utiliz a n so lu c io n es SAP® q u i e r e n a d o p t a r l a e ntr e g a e l e c tró n i c a d e l a s f a c tur a s a los c li e nt es. La s v e nt a j a s d e l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a so n c l a r a s: es m á s r á p id a , m e n os c a r a y m á s fi a b l e q u e l a f a c tur a c ió n m a nu a l y e lim in a d e l p ro c eso l a in e fi c a c i a d e l p a p e l.
La f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a d e c u e nt a s a c o b r a r se o c u p a d e un a a m p li a g a m a d e c u estio n es, c o m o e l c o ntro l d e los c ost es o p e r a tiv os, l a s lim it a c io n es d e l a c a p a c id a d d e l a s so lu c io n es int e gr a d a s p a r a l a a uto m a tiz a c ió n d e p ro c esos, l a s d ifi c u lt a d es d e l d e p a rt a m e nto d e c orr e os y l a g estió n d e l a s d isc r e p a n c i a s d e f a c tur a c ió n . Y a l a u m e nt a r l a v e lo c id a d y p r e c isió n d e l a f a c tur a c ió n m e d i a nt e l a a uto m a tiz a c ió n d e los p ro c esos d o c u m e nt a l es, l a s org a n iz a c io n es p u e d e n r e un ir e l e f e c tiv o m á s r á p id a m e nt e p u esto q u e l a s f a c tur a s se e ntr e g a n c o n a nt e riorid a d .
La inv estig a c ió n d e los a n a list a s d e TI c o nst a nt e m e nt e ll e g a a l a c o n c lusió n d e q u e un a c o m p a ñ í a est a d o un id e nse m e d i a p u e d e a h orr a r m illo n es d e d ó l a r es a nu a lm e nt e m e d i a nt e e l e nv ío e l e c tró n i c o d e l a s f a c tur a s. En su tr a b a jo c o n e m p r es a s q u e im p l e m e nt a b a n l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a d e l a s c u e nt a s p e n d i e nt es, Esk e r h a ll e g a d o a l a c o n c lusió n d e q u e l a e lim in a c ió n d e los p ro c esos m a nu a l es p u e d e r e c ort a r los c ost es d e f a c tur a c ió n h a st a e n un 80 p or c i e nto . El e nv ío d e l a s f a c tur a s e n ti e m p o r e a l p u e d e r e d u c ir d e f orm a im p ort a nt e e l p e rio d o m e d io d e c o b ro y , a l p e rm itir q u e los c li e nt es p u e d a n se g u ir su p ro p io ritm o e n a d o p t a r los p ro c esos e l e c tró n i c os, a d e m á s d e l a e ntr e g a m á s r á p id a , p r e c is a y e fi c a z d e l a s f a c tur a s, se p u e d e o b t e n e r un a m a yor s a tisf a c c ió n d e los c li e nt es.
N o o bst a nt e , satisfacer las distintas preferencias de los clientes a la hora de recibir las facturas consume recursos internos. P a r a o b t e n e r l a s v e nt a j a s d e l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a d e l a s c u e nt a s p e n d i e nt es, l a s e m p r es a s n e c esit a n un a f orm a p r á c ti c a d e r eso lv e r los problemas de gestión de contactos. Y m i e ntr a s a lg un os c li e nt es c o m p r e n d e n q u e t a m b i é n e llos se p u e d e n b e n e fi c i a r d e l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a , a l a c e l e r a r los m o v im i e ntos m o n e t a rios, r e d u c ir los g a stos d e l a s c u e nt a s a p a g a r y e lim in a r l a g estió n m a nu a l d e l a s f a c tur a s d e los p ro v e e d or es, h a y m u c h os q u e a ún n o est á n p r e p a r a d os p a r a m o d ifi c a r sus c ostu m b r es e n l a g estió n d e f a c tur a s e n p a p e l. A l a h or a d e c o nsid e r a r l a e v o lu c ió n d e l p ro c eso d e f a c tur a s a c li e nt es, l a s e m p r es a s p u e d e n e l e g ir un a d e l a s tr es o p c io n es sig u i e nt es:
1. N o h a c e r n a d a y r e nun c i a r a im p ort a nt es m e jor a s e n e fi c i e n c i a (m i e ntr a s los c o m p e tid or es l a s est á n c o nsig u i e n d o).
2. Int e nt a r q u e to d os los c li e nt es a d o p t e n l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a r á p id a m e nt e (y f a ll a r c o n c a si p l e n a se g urid a d).
3. Asu m ir los c ost es y l a c o m p l e jid a d q u e c o n ll e v a e l d ise ñ a r p ro c esos p e rso n a liz a d os p a r a los d if e r e nt es c li e nt es, e n fun c ió n d e sus d if e r e nt es n iv e l es d e sofi sti c a c ió n .
La so lu c ió n id e a l c o nsist e e n un t é rm in o m e d io p or e l q u e l a s e m p r es a s e nv í e n to d a s sus f a c tur a s d e f orm a e l e c tró n i c a y q u e a l m ism o ti e m p o p e rm it a q u e los c li e nt es l a s r e c ib a n d e l m o d o q u e m á s l es g ust e , y a se a p or c orr e o p ost a l, c orr e o e l e c tró n i c o o c u a lq u i e r o tro c a n a l e l e c tró n i c o , o un a c o m b in a c ió n d e éstos. T a l so lu c ió n c o nsistirí a e n e l e nv ío d e l a s f a c tur a s d ir e c t a m e nt e d esd e l a s a p li c a c io n es SAP y p e rm itirí a :
Enviar las facturas automáticamente en los formatos preferidos por los clientes, d esd e e l p a p e l a l f orm a to e l e c tró n i c o .
Reducir el soporte interno p a r a l a e ntr e g a d e l a s f a c tur a s d e c u e nt a s a c o b r a r.
Archivar las facturas y los documentos a so c i a d os o e nv i a rlos a un sist e m a d e a lm a c e n a m i e nto .
Mantenerse y adaptarse a m e d id a q u e c a d a v ez m á s c li e nt es a d o p t e n l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a .
Ayudar a que los clientes eliminen el papel y a p oy a r l a s in i c i a tiv a s d e sost e n ib ilid a d / e c o lo g í a .
Integrarse a la perfección con las aplicaciones SAP.
Pero, ¿existe?En est e d o c u m e nto se exp li c a q u e e n l a a c tu a lid a d ese tip o d e so lu c ió n exist e , c o m o so ftw a r e tr a d i c io n a l y c o m o so ftw a r e c o m o se rv i c io , c o n un a a m p li a list a d e éxitos d e e m p r es a s q u e h a n c o nse g u id o e v o lu c io n a r h a c i a l a f a c tur a c ió n 100% e l e c tró n i c a d e l a s c u e nt a s a c o b r a r.
3
Introducción
WHITE PAPER
ESKER
Potencial limitado para obtener más eficacia en los procesosEl p ro c eso típ i c o d e f a c tur a c ió n a c li e nt es c o n f orm a to p a p e l se c o m p o n e d e un a se ri e d e p a sos l a b oriosos q u e c o nsu m e n m u c h o ti e m p o y c o n l a g estió n m a nu a l p r ese nt e e n to d o e l p ro c eso . Esto p ro d u c e un os e l e v a d os c ost es d e p ro d u c c ió n , a sí c o m o un a f a lt a d e v isib ilid a d y d e c o ntro l. En p o c a s p a l a b r a s, l a f a c tur a c ió n m a nu a l im p id e q u e l a e m p r es a p u e d a m e jor a r l a g estió n d e f a c tur a s a c li e nt es y r e d u c ir e l c i c lo d e c o b ros.
H a st a q u e l a s e m p r es a s e n c u e ntr e n un a a lt e rn a tiv a p a r a g estio n a r l a e ntr e g a c o nv e n c io n a l p or c orr e o p ost a l d e l a s f a c tur a s, su p ot e n c i a l p a r a m e jor a r l a e fi c i e n c i a d e ntro d e l p ro c eso d e c u e nt a s a c o b r a r est a r á se ri a m e nt e lim it a d o .
Tiempo y dineroÉstos so n los c ost es a so c i a d os a l e nv ío m a nu a l p or c orr e o p ost a l c l á si c o , d e l a s f a c tur a s:
Tr a b a jo
H a rd w a r e y m a nt e n im i e nto
D e p e n d e n c i a d e e q u ip os d e p ro d u c c ió n:
> Im p r esor a s
> Pl e g a d or a s
> Se ll a d or a s
Im p r esió n
Enso b r a d o e int e rc a l a d o
fr a n q u e a d o
Error es y tr a m it a c ió n d e exc e p c io n es
A rc h iv a d o y a lm a c e n a m i e nto
C a lid a d d e l p ro c eso (c o ntro l, e m isió n d e in f orm es, e t c .)
Se g ún los c á l c u los d e un p ro v e e d or SAP, e l c ost e to t a l d e e nv i a r un a f a c tur a p or c orr e o p u e d e a sc e n d e r h a st a a m á s d e 10 €.
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Retos de la facturación manual
Impresión dela factura
Copia parael archivo
Doblar, ensobrar
Franquear Entregar enCorreos
Entrega en el cliente
SAP
Juntar los documentos
TIEMPO DE GESTIÓN 4 minutos TIEMPO DE ENVÍO 2 días COSTE DE ENVÍO DE 1 FACTURA !1.08
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Transición a la facturación 100% electrónicaC o n e l o b j e tiv o d e e nv i a r e l e c tró n i c a m e nt e to d a s l a s f a c tur a s d e c li e nt es, l a s e m p r es a s p u e d e n p ro d u c ir t a nto f orm a tos e l e c tró n i c os c o m o e n p a p e l q u e se a d a p t e n a l a s d istint a s p r e f e r e n c i a s d e los c li e nt es. Esto p e rm it e :
C r e a r un w orkfl o w a uto m á ti c o p a r a e l e nv ío y e ntr e g a a los c li e nt es.
Ll e v a r l a g estió n d e to d os los c li e nt es a uto m á ti c a m e nt e .
D e j a r q u e los c li e nt es a d o p t e n l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a a su p ro p io ritm o .
Ev it a r l a int e rru p c ió n d e los p ro c esos d e c u e nt a s a c o b r a r o los d e c u e nt a s a p a g a r d e los c li e nt es.
Elementos esencialesUn a so lu c ió n e fi c a z p a r a a se g ur a r l a tr a nsi c ió n d e l f orm a to e n p a p e l a l f orm a to e l e c tró n i c o n e c esit a v a ri a s c a p a c id a d es fun c io n a l es c l a v es, e ntr e e ll a s l a d e e nv i a r t a m b i é n l a s f a c tur a s p or f a x, c orr e o e l e c tró n i c o y c orr e o p ost a l. T a m b i é n d e b e rí a in c lu ir e l a c c eso a l a s f a c tur a s m e d i a nt e a rc h iv o e l e c tró n i c o p a r a e l d e p a rt a m e nto d e A t e n c ió n a l C li e nt e y e l d e C o b ros, y o fr e c e r p osib ilid a d es d e susc rip c ió n e n lín e a a l f orm a to e l e c tró n i c o .
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factura electrónica
Factura papel
Volu
men
Tiempo
Cuentasa Cobrar
Correo
Fax
suscripciónonline
a e-factura
Portal deFacturas
Firma digital
Archivo
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Superación de las limitaciones del fax automático y el correo electrónicoLa s so lu c io n es SAP p u e d e n p ro p orc io n a r l a c a p a c id a d d e e nv i a r l a s f a c tur a s p or c orr e o e l e c tró n i c o o f a x. Pe ro l a s e m p r es a s q u e c o nsid e r a n q u e esto d e b e c o nsid e r a rse c o m o f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a , d e b e rí a n p l a nt e a rse a lg un a s p r e g unt a s c l a v e .
¿Se a uto m a tiz a r e a lm e nt e e l p ro c eso?
¿ C u e nt a c o n l a v isib ilid a d n e c es a ri a ?
¿H a st a q u é p unto e l p ro c eso es e l q u e d ese a n los c li e nt es?
La f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a a uto m á ti c a d e l a s c u e nt a s p e n d i e nt es v a m á s a ll á d e l f a x y e l c orr e o e l e c tró n i c o b á si c os p a r a r a c io n a liz a r l a e ntr e g a d e f a c tur a s y r e d u c ir los c ost es.
Entrega de facturas en tiempo real según las preferencias del clienteC o n un a so lu c ió n d e f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a d e p l e n a c a p a c id a d , l a s f a c tur a s se p u e d e n e nv i a r p or f a x, p or c orr e o e l e c tró n i c o o p or c orr e o p ost a l c o n f orm e a l a s p r e f e r e n c i a s d e l c li e nt e . La f a c tur a c ió n se p u e d e r e a liz a r m e d i a nt e un a ún i c a t a r e a d e im p r esió n d esd e e l sist e m a SAP.
Inclusión automática de la documentación adicional con las facturasLa s e m p r es a s a m e nu d o ti e n e n q u e esf orz a rse m u c h o p a r a r e m itir r á p id a m e nt e l a s f a c tur a s p u esto q u e los c li e nt es e xig e n l a p r ese nt a c ió n d e los justifi c a nt es d e e ntr e g a u o tr a d o c u m e nt a c ió n a nt es d e p ro c e d e r a l p a g o . La f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a d e l a s c u e nt a s p e n d i e nt es p u e d e p ro p orc io n a r un m e d io p a r a a c e l e r a r e l p a g o o a l m e n os p a r a e v it a r l a s b a rr e r a s q u e los c li e nt es su e l e n p o n e r a nt es d e e f e c tu a rlo . Los d o c u m e ntos g e n e r a d os d ur a nt e un a tr a ns a c c ió n se p u e d e n a lm a c e n a r y r e c u p e r a r d esp u és p a r a r e m itir un p a q u e t e c o m p l e to d e d o c u m e ntos justifi c a tiv os junto c o n l a f a c tur a . A c o ntinu a c ió n se d e t a ll a n a m o d o d e e j e m p lo a lg un a s p osib ilid a d es:
Re c o p il a c ió n a uto m á ti c a d e los d o c u m e ntos d e f a c tur a c ió n e n un p a q u e t e int e gr a l.
Justifi c a nt es d e e ntr e g a r e c ib id os a tr a v és d e XML d esd e un t e rm in a l p ort á til.
D o c u m e ntos c o nv e rtid os a PDF y a rc h iv a d os.
Justifi c a nt es d e e ntr e g a y c a rt a d e a c o m p a ñ a m i e nto fi rm a d a c u a n d o l a so lu c ió n SAP r e m it e l a f a c tur a .
F a c tur a s a gru p a d a s p or n o m b r e d e c li e nt e .
Env ío d e un só lo m e ns a j e d e c orr e o e l e c tró n i c o a d junt a n d o v a ri a s f a c tur a s d e l m ism o c li e nt e .
Acuses de recibo avanzadosLos c li e nt es p u e d e n r e c ib ir un m e ns a j e d e c orr e o e l e c tró n i c o e n e l q u e se in c luy a un v ín c u lo a un p ort a l b a s a d o e n w e b d o n d e p u e d a n v isu a liz a r sus f a c tur a s. Un a v ez q u e e l c li e nt e h a y a a c c e d id o a un a f a c tur a , se p u e d e r e m itir un a n otifi c a c ió n a l sist e m a SAP.
Administración de contactos en autoservicioLa s fun c io n a lid a d es d e list a s d e susc rip c ió n p e rm it e n q u e los p ro v e e d or es b rin d e n l a o p ortun id a d a sus c li e nt es d e est a b l e c e r l a s p r e f e r e n c i a s d e r e c e p c ió n d e f a c tur a s, c o n lo q u e se a liv i a a l p e rso n a l d e a t e n c ió n a l c li e nt e d e l a c a rg a d e l a a d m in istr a c ió n d e c o nt a c tos.
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Más allá del envío automático de faxes y mensa jes de correo electrónico
WHITE PAPER
ESKER
Envío por correo electrónico de copias de las facturas externa e internamenteC o n l a p osib ilid a d d e id e ntifi c a r l a in f orm a c ió n d e c o nt a c to m á s a ll á d e l a p e rso n a p rin c ip a l, se p u e d e n c o p i a r o tr a s d ir e c c io n es d e c o nt a c to e n e l m e ns a j e d e c orr e o e l e c tró n i c o q u e in c luy e l a f a c tur a . T a m b i é n es p osib l e id e ntifi c a r a los r e p r ese nt a nt es d e v e nt a s y d e m á s c o nt a c tos int e rn os y c o p i a r su in f orm a c ió n m e d i a nt e a li a s d e c orr e o e l e c tró n i c o .
Soporte mediante un portal de clientesLa a uto m a tiz a c ió n p e rm it e q u e t a nto los usu a rios e m p r es a ri a l es c o m o los c li e nt es c o ntro l e n l a c o m un i c a c ió n d e los d o c u m e ntos d e c u e nt a s p e n d i e nt es. En fun c ió n d e l a sofi sti c a c ió n n e c es a ri a p a r a e l p ro c eso d e f a c tur a c ió n c o n c r e to ( e l c u a l, e v id e nt e m e nt e , p u e d e e v o lu c io n a r c o n e l ti e m p o), un a e m p r es a p u e d e d e c id ir c ó m o se g estio n a n sus p r e f e r e n c i a s so b r e e ntr e g a d e f a c tur a s d e c u e nt a s p e n d i e nt es.
El m a nt e n im i e nto d e l a s p r e f e r e n c i a s d e l m o d o d e e ntr e g a se p u e d e tr a nsf e rir a los c li e nt es m e d i a nt e un a fun c ió n d e susc rip c ió n a tr a v és d e un a int e rf a z w e b e n l a q u e los c li e nt es e lij a n c ó m o d ese a n r e c ib ir l a s f a c tur a s y d e m á s d o c u m e ntos. T a l p ort a l t a m b i é n p u e d e p e rm itir q u e los c li e nt es b usq u e n y r e c u p e r e n sus f a c tur a s e n lín e a . C o m o p ro v e e d or es, l a s e m p r es a s p u e d e n se l e c c io n a r l a s o p c io n es d e m e d io d e e ntr e g a q u e d ese a n o fr e c e r a los c li e nt es y a p ro v e c h a r l a s fun c io n es d e se g u im i e nto e n lín e a p a r a c o m p ro b a r c u á n d o se h a n v isto sus f a c tur a s.
Los clientes del proveedor tienen la posibilidad de:
Busc a r y r e c u p e r a r to d a s sus f a c tur a s e n lín e a .
Se l e c c io n a r e l m e d io d e e ntr e g a p r e f e rid o m e d i a nt e l a susc rip c ió n e n lín e a .
El proveedor puede:
H a c e r e l se g u im i e nto e n lín e a d e c u á n d o se h a v isto un a f a c tur a .
Se l e c c io n a r l a s o p c io n es d e m e d io d e e ntr e g a q u e d ese a n o fr e c e r a los c li e nt es.
El a b or a r in f orm es so b r e l a s f a c tur a s r e m itid a s m e d i a nt e c a d a tip o d e m e d io .
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WHITE PAPER
ESKER
Eficacia de los procesos empresariales Re d u c c ió n d e l ti e m p o d e g estió n d o c u m e nt a l d e h a st a e l 96%
Re c ort e d e los c ost es d e e nv ío d e l a d o c u m e nt a c ió n d e f a c tur a c ió n e n un 40–80%
Re d u c c ió n d e los e rror es d e f a c tur a c ió n y l a s d e v o lu c io n es d e h a st a e l 90%
Pr e v e n c ió n d e l a s p é rd id a s d e f a c tur a s y d o c u m e ntos r e l a c io n a d os
M e n os ti e m p o n e c es a rio d e l p e rso n a l d e a t e n c ió n a l c li e nt e
Visibilidad Se g u im i e nto e n ti e m p o r e a l
Reso lu c ió n d e d isc r e p a n c i a s in m e d i a t a
El a b or a c ió n d e in f orm es
Tiempos de acceso y reacción D o c u m e ntos d e f a c tur a c ió n d isp o n ib l es a l m o m e nto
Se rv i c io a l c li e nt e y c o b ros
So li c itu d es d e los c li e nt es
Disminución del periodo medio de cobroLos p ro c esos d e f a c tur a c ió n c o nv e n c io n a l es n orm a lm e nt e in c luy e n e l p ro c es a m i e nto y e nv ío d e f a c tur a s a l fi n a l d e un p e rio d o d e ti e m p o est a b l e c id o . Y a se a se m a n a l o m e nsu a lm e nt e , l a s f a c tur a s p r e p a r a d a s h a n d e esp e r a r h a st a q u e se c u m p l a e l p l a zo est a b l e c id o . Pe ro , c u a nto a nt es c o nsig a l a e m p r es a q u e l a f a c tur a est é e n p o d e r d e sus c li e nt es, a nt es p o d r á r e c ib ir e l p a g o . El e nv ío d e f a c tur a s e n ti e m p o r e a l a m e d id a q u e se p r e p a r a n p e rm it e q u e los c li e nt es in i c i e n in m e d i a t a m e nt e sus p ro c esos int e rn os d e p a g o , lo q u e p u e d e d ism inu ir d e f orm a im p ort a nt e e l p e rio d o m e d io d e c o b ro .
Efectivo adicionalIm a g in e m os un a e m p r es a q u e g a n e 100 m illo n es d e e uros a l a ñ o utiliz a n d o p ro c esos d e f a c tur a c ió n c o nv e n c io n a l es. C o n 250 d í a s l a b or a l es a l a ñ o y si to d os los c li e nt es p a g a n a ti e m p o , l a e m p r es a p o d rí a in gr es a r 400 000 € a l d í a . Por su p u esto , l a r e a lid a d d i c e q u e los c li e nt es a m e nu d o n o p a g a n a ti e m p o . Pe ro , in c luso c o nsid e r a n d o e l su p u esto c o nse rv a d or d e q u e l a m it a d p a g u e n t a rd e , l a e m p r es a in gr es a rí a 200 000 € a l d í a .
Un a r e d u c c ió n d e 7 d í a s d e l p e rio d o d e c o b ro m e d io a tr a v és d e l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a d e l a s c u e nt a s p e n d i e nt es su p o n d rí a 1,4 m illo n es d e e uros e n p ro nto p a g o . C o n un a r e c u p e r a c ió n d e l a inv e rsió n m e d i a d e l 5%, e l c o b ro t e m p r a n o p o d rí a g e n e r a r p a r a l a e m p r es a 70 000 € a d i c io n a l es e n e l b a n c o .
8
Venta jas de la facturación automática de cuentas pendientes
REDU
CC
IÓN
EN D
SO
PRONTOS PAGOS
EMPRESA CON100 MILLONES !
DE VENTAS
10 DÍAS
8 DÍAS
7 DÍAS
6 DÍAS
4 DÍAS
2 DÍAS
400,0
00
800,0
00
1,200
,000
1,400
,000
1,600
,000
2,000
,000
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Cobro continuoA l c o ntr a rio d e lo q u e su c e d e c o n los m é to d os d e f a c tur a c ió n c o nv e n c io n a l es, e n los q u e e l c o b ro d e e f e c tiv o d e p e n d e d e los lot es d e f a c tur a s e nv i a d os a fi n a l es d e m es c uyos p a g os só lo se e f e c tú a n e n m o m e ntos c o n c r e tos, es p osib l e r e c ib ir p a g os d e f orm a c o ntinu a gr a c i a s a l a e ntr e g a a uto m a tiz a d a e n ti e m p o r e a l d e l a s f a c tur a s.
Transición a la entrega electrónicaLa s c u e nt a s a p a g a r es un p ro c eso fun d a m e nt a l d e c u a lq u i e r e m p r es a . P a r a m u c h a s, n o es un p ro c eso q u e est é n d isp u est a s a ún a c a m b i a r, só lo p a r a a h orr a rl es ti e m p o y d in e ro a los p ro v e e d or es. Pe ro l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a a c li e nt es p u e d e h a c e rse sin q u e su p o n g a n in g ún c a m b io p a r a los c li e nt es. Los p ro v e e d or es p u e d e n c o m p a g in a r su n e c esid a d d e f a c tur a c ió n a uto m á ti c a c o n e l d ese o d e los c li e nt es d e r e c ib ir l a s f a c tur a s e n p a p e l. Y, a m e d id a q u e los c li e nt es est é n p r e p a r a d os p a r a a d o p t a r l a s f a c tur a s e l e c tró n i c a s, l a s e m p r es a s p o d r á n s a tisf a c e r f á c ilm e nt e e l c a m b io d e p r e f e r e n c i a s y p e rso n a liz a r l a e ntr e g a d e l a s f a c tur a s a l a s c irc unst a n c i a s d e c a d a c li e nt e .
La s e m p r es a s p u e d e n o p t a r p or un a so lu c ió n r e a list a , p a so a p a so , q u e c r e e un c o ntinu o e ntr e los so p ort es tr a d i c io n a l es y los m e c a n ism os d e f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a d e l futuro . Est a rut a d e f a c tur a c ió n m a nu a l- a uto m a tiz a d a -e l e c tró n i c a sig u e l a s c urv a s d e a d o p c ió n p or p a rt e d e los c li e nt es, d e m o d o q u e l a s e m p r es a s p u e d e n c o m e nz a r in m e d i a t a m e nt e a o b t e n e r r e n d im i e ntos y r e d u c ir c ost es. La s so lu c io n es d e n iv e l su p e rior p a r a l a f a c tur a c ió n d e c u e nt a s p e n d i e nt es p e rm it e n q u e l a s e m p r es a s e nv í e n inst a nt á n e a m e nt e f a c tur a s e l e c tró n i c a s y e n p a p e l t a nto a los gr a n d es c li e nt es c o m o a los m á s m o d estos, e lim in a n d o e l ti e m p o y los g a stos d e g estió n a so c i a d os a l a s c ostos a s o p e r a c io n es d e los d e p a rt a m e ntos d e c orr e os u o tros m e d ios d e e ntr e g a m a nu a l.
Solución paso a paso
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ELECTRÓNICO
AUTOMATIZADO
MANUAL
SAP
TIEMPO DE GESTIÓN 10 segundos TIEMPO DE TRÁNSITO 1 a 2 días COSTE DE ENVÍAR UNA FACTURA 0.68!
ARCHIVADO
CENTRO DE CORREO POSTAL DEL PROVEEDOR CLIENTES
MAIL FACTORY
Entrega enCorreos
DISTRIBUCIÓN
DOCUMENTOSDE SOPORTE
Si el cliente aceptala e-factura
Si no, la factura es enviadapor correo postal
Email con lafactura en adjunto
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DISTRIBUCIÓN
MAIL FACTORY
Entrega en Correos
PLATAFORMA DE AUTOMATIZACIÓN
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TIEMPO DE GESTIÓN 10 segundos TIEMPO DE TRÁNSITO Instantáneo COSTE DE ENVÍAR UNA FACTURA 0.20!
ELE C TR Ó NI C O
AUT O M ATIZA D O
M A NUAL
ELE C TR Ó NI C O
AUT O M ATIZA D O
M A NUAL
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Cómo funciona la automatizaciónLa s so lu c io n es Esk e r a p li c a n l a s m e jor es p r á c ti c a s p a r a los p ro c esos d e f a c tur a c ió n a c li e nt es m e d i a nt e l a o p tim iz a c ió n d e l e nv ío d e f a c tur a s d ir e c t a m e nt e d esd e l a s a p li c a c io n es SAP. P a r a e l r e m it e nt e , esto su p o n e q u e to d a s l a s f a c tur a s d e los c li e nt es se p u e d e n e nv i a r, a rc h iv a r y h a c e r su se g u im i e nto d e f orm a a uto m á ti c a y e l e c tró n i c a . Por o tro l a d o , l a s f a c tur a s p u e d e n ll e g a r p or c orr e o ord in a rio , c o m o si e m p r e (p a p e l e n so b r es) o c o m o a d juntos d e c orr e o e l e c tró n i c o , e n fun c ió n d e r e g l a s d e l a e m p r es a est a b l e c id a s e n b a se a l a s p r e f e r e n c i a s d e r e c e p c ió n d e l c li e nt e . Así, l a s e m p r es a s p u e d e n o b t e n e r d e f orm a in m e d i a t a r e n d im i e ntos y a h orros p or l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a sin p ro d u c ir un im p a c to n e g a tiv o e n l a s a tisf a c c ió n d e l c li e nt e . D e h e c h o , es to d o lo c o ntr a rio . A d e m á s d e p ro p orc io n a r a los c li e nt es un a g a m a m á s a m p li a d e o p c io n es p a r a r e c ib ir l a s f a c tur a s d e los c li e nt es, l a m e jor a d e los p ro c eso d e f a c tur a c ió n c o n l a s so lu c io n es Esk e r g e n e r a n un a m a yor s a tisf a c c ió n d e los c li e nt es p u esto q u e r e d u c e n e l ri esg o d e e rror es hu m a n os, p r ese nt a n d o l a s f a c tur a s e n ti e m p o r e a l y p e rm iti e n d o q u e l a s e m p r es a s h a g a n e l se g u im i e nto d e c a d a un a d e l a s f a c tur a s.
La f a c tur a c ió n d e c u e nt a s a c o b r a r a uto m a tiz a d a c o n l a s so lu c io n es Esk e r sim p lifi c a l a s o p e r a c io n es d e f a c tur a c ió n y l a a d m in istr a c ió n d e r e c ursos p a r a q u e e l g a sto se a m ín im o , e lim in a n d o e fi c a zm e nt e los c ost es d ir e c tos y l a s d esv e nt a j a s a so c i a d a s a l a g estió n m a nu a l d e l a s f a c tur a s e n p a p e l. P a r a los c li e nt es q u e a ún n o est á n p r e p a r a d os p a r a r e c ib ir l a s f a c tur a s e l e c tró n i c a m e nt e , un a e m p r es a p u e d e o b t e n e r r e n d im i e ntos p or l a a uto m a tiz a c ió n e v it á n d ose e f e c tu a r d ir e c t a m e nt e l a e ntr e g a d e f a c tur a s e n p a p e l a tr a v és d e se rv i c ios o n-d e m a n d int e gr a d os e n su so lu c ió n Esk e r. La s a p li c a c io n es SAP p u e d e n e nv i a r l a s f a c tur a s d ir e c t a m e nt e a un c e ntro d e p ro d u c c ió n d e Esk e r, d o n d e se o c u p a r á n d e im p rim ir, d o b l a r, e nso b r a r, fr a n q u e a r y e nv i a r los d o c u m e ntos a l a ofi c in a d e c orr e os.
Entr e l a s fun c io n es d e l a s so lu c io n es d e c u e nt a s a c o b r a r d e Esk e r se e n c u e ntr a n l a int e gr a c ió n c o n los sist e m a s SAP, l a n otifi c a c ió n d e l est a d o d e e ntr e g a d e l a s f a c tur a s y e l e nv ío a uto m á ti c o d e c o p i a s d e l a s f a c tur a s. La s f a c tur a s orig in a l es a rc h iv a d a s p u e d e n est a r d isp o n ib l es h a st a d ur a nt e 10 a ñ os, c o n a lm a c e n a m i e nto y a c c eso in d e p e n d i e nt es p a r a p ro v e e d or y c li e nt e . La s so lu c io n es Esk e r p ro p orc io n a n un a c c eso e n lín e a se g uro a los d o c u m e ntos a rc h iv a d os e n f orm a to PDF, c o n fun c io n es d e b úsq u e d a , fi ltr a d o y d esc a rg a . Se p u e d e e n c a rg a r e n lín e a l a r e a liz a c ió n d e un a c o p i a d e se g urid a d d e l a s f a c tur a s e n un so p ort e d ig it a l o su e nv ío a uto m á ti c o d e f orm a r e g u l a r.
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Las mejores prácticas en el proceso de facturación de cuentas pendientes
SAPGestor delProveedor
23M
onday May 23
202
Sunday May 22
201
22
Contabilidadde clientes
Administradordel Proveedor
10 años de archivado
El cliente elige el mediopreferido de recepción
de factura Routing basadoen medio preferido
del cliente
Comprueba la validezde la factura
Factura recibida via email con adjunto
Factura recibida via portal solo
Factura recibida por correo postal
Factura por fax
Email debienvenida al
especialista AP
Método de entrega de facturaMedio permitido a clientesCopia
Exportacióndatos clientes
Portal Cliente
Auditoría
El proveedor compruebala entrega de
la factura
Routing
Base de Datos
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¿Qué es?M a il o n D e m a n d es un se rv i c io d e e ntr e g a d e d o c u m e ntos e m p r es a ri a l es. Se int e gr a a l a p e rf e c c ió n c o n los p ro c esos e xist e nt es, c o m o l a f a c tur a c ió n d e c u e nt a s a c o b r a r. Se e nv í a n los d o c u m e ntos d ir e c t a m e nt e d esd e un a a p li c a c ió n e m p r es a ri a l a o tr a , e lim in a n d o a sí to d a s l a s c o m p li c a c io n es d e los d e p a rt a m e ntos d e c orr e o . El e nv ío p or c orr e o d e f a c tur a s in d e p e n d i e nt es o p or lot es d e c u a lq u i e r tip o se d esp a c h a in m e d i a t a m e nt e , sin n in g ún r e tr a so o c a sio n a d o p or l a g estió n m a nu a l o los p ro c esos int e rn os. El r esu lt a d o in m e d i a to so n un os c ost es r e d u c id os, un p ro c eso d e f a c tur a c ió n a c li e nt es a c e l e r a d o y un se g u im i e nto m e jor a d o d e l a d o c u m e nt a c ió n .
M a il o n D e m a n d p u e d e g estio n a r gr a n d es v o lú m e n es y p u e d e d a r c u e nt a d e c a d a d o c u m e nto in d iv id u a lm e nt e . M i e ntr a s q u e un a e m p r es a d e r e p a rto d e c orr esp o n d e n c i a ext e rn a p u e d e exig ir q u e los d a tos v e n g a n e n un f orm a to esp e c ífi c o , Esk e r p u e d e r e c ib ir e l c orr e o e n c u a lq u i e r f orm a to q u e v e n g a d ir e c t a m e nt e d e l a s a p li c a c io n es e m p r es a ri a l es b á si c a s a tr a v és d e v a rios m e c a n ism os d e tr a nsf e r e n c i a . La s f a c tur a s se e ntr e g a n e l e c tró n i c a m e nt e a un c e ntro d e p ro d u c c ió n d e Esk e r o n D e m a n d , d o n d e se p ro c es a n e in c orp or a n a l c a u c e p ost a l e n m e n os d e 24 h or a s. M a il o n D e m a n d se int e gr a a l a p e rf e c c ió n e n l a s so lu c io n es SAP, sin n e c esid a d d e m o d ifi c a r l a s a p li c a c io n es e xist e nt es y , c o m o su f a c tur a c ió n se r e a liz a p or e l sist e m a d e p a g o p or e nv ío , p ro p orc io n a un c o ntro l y un a p r e v isió n d e c ost es int e gr a l.
¿Cuáles son las ventajas?
Frente a las empresas de reparto de correspondencia:
A uto m a tiz a c ió n d e l p ro c eso , n o es t a n só lo un a su b c o ntr a t a c ió n
A use n c i a d e p ro b l e m a s d e f orm a to / tr a nsf e r e n c i a d e a rc h iv os
C ó d ig os d e b a rr a s p a r a e l c o ntro l d e c a lid a d
Env ío d e c orr e o p or lot es o p or tr a ns a c c io n es (sin m ín im os, e nv í e só lo un a s p o c a s f a c tur a s a l a v ez y r e c ib a los p a g os m á s r á p id a m e nt e )
Se g u im i e nto d e los tr a b a jos e n ti e m p o r e a l, d o c u m e nto a d o c u m e nto
N otifi c a c ió n d e l est a d o e n e l sist e m a SAP
V ist a p r e lim in a r a nt es d e l p ro c es a m i e nto
Sin n e c esid a d d e r e p ro gr a m a c ió n p e rso n a liz a d a
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Mail on Demand
SAP
Internet
CENTRO DE CORREO POSTAL DE ESKER Clientes
MAIL FACTORY
Entregraen Correos
Distribución
Aplicación defacturación
facturasde clientes
Impresión Doblado,ensobrado
Franqueado
CORR
EO P
OSTA
L
Archivado10 años por
tercero
Archivado10 años
o
Routing porel media preferido
por el cliente
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Frente a los departamentos internos de correo:
A use n c i a d e c ost es d e e q u ip os y m a nt e n im i e nto
Re d u c c ió n d e c ost es d e p e rso n a l
Sin n e c esid a d d e m a nt e n im i e nto d e e q u ip o
N otifi c a c ió n d e l est a d o e n e l sist e m a SAP
V ist a p r e lim in a r a nt es d e l p ro c es a m i e nto
Sin n e c esid a d d e r e p ro gr a m a c ió n p e rso n a liz a d a
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Certificados y firmas electrónicosEn un a e c o n o m í a g lo b a l c o m o l a a c tu a l, l a c a p a c id a d d e fi rm a r l a s f a c tur a s d ig it a lm e nt e m e d i a nt e c e rtifi c a d os c o nstituy e un a c o nsid e r a c ió n im p ort a nt e d e c a r a a l c u m p lim i e nto d e l a s n orm a s int e rn a c io n a l es. Esk e r o fr e c e c e rtifi c a d os y fi rm a s d ig it a l es líd e r es p a r a m á s d e 30 p a íses e n to d o e l m un d o , c o n c o ntro l es d e c u m p lim i e nto e n c a d a jurisd i c c ió n .
La s e m p r es a s o b ti e n e n l a c a p a c id a d d e d e c id ir q u é fi rm a s a p li c a r y c o m p ro b a r, e n fun c ió n d e los r e q u isitos c o n c r e tos d e c a d a p a ís, c o n f orm e a un p ro b a d o m e c a n ism o d e a sig n a c ió n d e c u m p lim i e nto q u e d o c u m e nt a y m a nti e n e los d a tos p a r a s a tisf a c e r los r e q u isitos lo c a l es.
Funciones de auditoría de impuestosJunto c o n l a fi rm a y l a est a m p a c ió n d e f e c h a y h or a , l a s so lu c io n es Esk e r p ro p orc io n a n v a lid a c ió n e n n o m b r e d e l c li e nt e y un p ort a l d e r e v a lid a c ió n p a r a l a s a u d itorí a s d e im p u estos.
Archivado de tercerosA tr a v és d e a li a nz a s estr a t é g i c a s, Esk e r o fr e c e l a p osib ilid a d a d i c io n a l d e c u m p lir c o n l a l e g isl a c ió n d e los p a íses d e l a UE. Se p u e d e c o ntr a t a r e l a rc h iv a d o p or p a rt e d e t e rc e ros d e l a s f a c tur a s r e m itid a s a Euro p a p or un p e rio d o fi jo d e 10 a ñ os, c o n a c c eso e n lín e a se g uro a los d o c u m e ntos a rc h iv a d os.
InteroperabilidadD a d o q u e m u c h os p ro v e e d or es y sus c li e nt es y a est á n e q u ip a d os c o n p l a t a f orm a s p a r a d istint a s fun c io n es d e f a c tur a c ió n , o tr a c o nsid e r a c ió n fun d a m e nt a l es a se g ur a rse d e q u e to d os los sist e m a s d e c u e nt a s p e n d i e nt es p u e d a n fun c io n a r juntos. La s so lu c io n es Esk e r a d m it e n l a int e ro p e r a b ilid a d p u esto q u e p ro p orc io n a n v a ri a s o p c io n es d e so p ort e p a r a c o n e c t a rse c o n los sist e m a s e xist e nt es.
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Cumplimiento a nivel internacional
Certificado DigitalFirma Digital
El certificado digitalda la Autenticidad
Firmas válidaslocalmente
Herramientas paraauditorías fiscales eficientes
Documentos fiscales paratodas las jurisdicciones
Proceso válido entodos los países
La Integridades garantizada
por las firmas digitales
Supplier Services Buyer Services
Validate,timestamp,package
Audit Tools
Sign, validate,timestamp,package
Re-validate archived
e-invoices
+ + = Suppliers Buyers
Supplier requirements
Signing, time-stamping, validation, storage, signature, verification
Applicable law(s)
Applicable law(s)Outsourcing, storage, agreements, notifications
Buyer requirements
Signature verification Applicable law(s)
Applicable law(s)Outsourcing, storage, agreements, notifications
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Cómo empezar
Obtener apoyo directivo
Ase g ur a rse d e q u e los d ir e c tiv os so n c o nsc i e nt es d e to d os los b e n e fi c ios
Los c li e nt es se p u e d e n b e n e fi c i a r d e l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a
Establecer expectativas realistas
La a d o p c ió n in m e d i a t a a l 100% n o es p r á c ti c a
Se r c o nsc i e nt e d e l a s h a b ilid a d es t é c n i c a s p ro p i a s y l a s d e los c li e nt es p a r a a c e p t a r l a s f a c tur a s e l e c tró n i c a s
H a c e r se n c illo e l c a m b io p a r a los c li e nt es
Elegir el tipo adecuado de automatización para la empresa y para los clientes
Re d es d e p ro v e e d or es
Su b c o ntr a t a c ió n d e p ro c esos e m p r es a ri a l es
Pl a t a f orm a c o m ún p a r a l a g estió n d e los p ro c esos d o c u m e nt a l es y l a a d m in istr a c ió n d e c o nt a c tos
Por dónde empezar
¿Cuántas facturas se envían al mes?
¿El p ro c eso est á c e ntr a liz a d o o d esc e ntr a liz a d o?
¿Todas las facturas son nacionales o hay alguna al extranjero?
¿Cómo son sus clientes?
C o nsu m id or es
Em p r es a s
Grandes empresas: pocos clientes
Mezcla de grandes, medianas y pequeñas: un número considerable de clientes
PYMES principalmente: un gran número de clientes
Modelos de implantación
Opción de subscripción
O fr e c e r l a o p ortun id a d a los c li e nt es d e r e c ib ir l a s f a c tur a s e l e c tró n i c a m e nt e
O fr e c e r in c e ntiv os y b u e n a s r a zo n es p a r a h a c e rlo
Ritm o d e a d o p c ió n m á s l e nto , p e ro m e jor es r e l a c io n es c o n los c li e nt es
¿El p ro c eso est á c e ntr a liz a d o o d esc e ntr a liz a d o?
Opción de exclusión
A d v e rtir a los c li e nt es d e q u e a p a rtir d e un a d e t e rm in a d a f e c h a l a s f a c tur a s só lo se r á n e l e c tró n i c a s
P a r a e v it a rlo , los c li e nt es est a r á n o b lig a d os a n otifi c a rlo
C o b r a r un a p e n a liz a c ió n p or n o p a rti c ip a r
N orm a lm e nt e es l a o p c ió n q u e e m p l e a n l a s gr a n d es c o m p a ñ í a s
14
Lista para ponerse en marcha
WHITE PAPER
ESKER
Fabricante de circuitos digitales
Desafíos
Im p r esió n m a nu a l d e 100 000 f a c tur a s a nu a l es p a r a c li e nt es d e to d o e l m un d o , uso d e los a ntig u os f orm u l a rios e n p a p e l p ij a m a
Pro c es a d o m a nu a l p or lot es d e l a s f a c tur a s a Asi a y e nv ío a d i a rio m e d i a nt e C orr e o Urg e nt e
N e c esid a d d e a rc h iv a d o m a nu a l d e l a s f a c tur a s p a r a Euro p a p a r a l a s a u d itorí a s d e IV A
C ost e a nu a l estim a d o d e 67 000 €
Resultados
Env ío a uto m á ti c o d e l a s f a c tur a s a Esk e r D e liv e ryW a r e , d o n d e se r e f orm a t e a n
Pro c es a d o d ur a nt e e l d í a d e l a s f a c tur a s a Asi a , c o nv e rsió n a PDF y e nv ío m e d i a nt e sitio w e b se g uro; e l c li e nt e r e c ib e un m e ns a j e d e c orr e o e l e c tró n i c o c o n un v ín c u lo a l a f a c tur a p ro c es a d a
A rc h iv a d o e l e c tró n i c o d e los d o c u m e ntos p a r a Euro p a , c o nv e rtid os a PDF y r e m itid os p or c orr e o e l e c tró n i c o ( c o m o a d juntos o m e d i a nt e un v ín c u lo a w e b)
A h orro a nu a l d e 46 500 €
Re c u p e r a c ió n d e l a inv e rsió n e n 3 m eses
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Estudio de casos de facturación de cuentas a cobrar
APLICACIONES SAP®
Facturas enviadas desde el sistema SAP, enviadas en el mundo.
Facturas impresas en formato verde
Las facturas para Asiason agrupadas y enviadas
por FedEx todos los días.
Cliente
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ASIA EUROPA
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ARCHIVO
Agrupación automática diaria y envío en PDF/Email securizado(o por email con vínculo securizado via interfaz Esker Web)
Reformateo por Esker DeliveryWare
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Fabricante de productos alimentarios
Desafíos
Im p r esió n y e nv ío p or c orr e o ord in a rio d e l a s f a c tur a s
Im p r esió n y e nv ío p or c orr e o ord in a rio d e extr a c tos (3500 x 10 p á g in a s p or se m a n a a p rox.)
La b oriosid a d
In e fi c i e n c i a
F a c ilid a d p a r a q u e se p ro d uzc a n e rror es
Resultados
Facturas
Pr e f e r e n c i a s d e e nv ío d e t e rm in a d a s d esd e e l e n c a b ez a d o
C o nv e rsió n d e f orm a to p a r a b l a n c o y n e gro e n e l c a so d e e nv ío p or f a x
Extractos
Pr e f e r e n c i a s d e e nv ío d e t e rm in a d a s d esd e e l e n c a b ez a d o
C o nv e rsió n d e f orm a to p a r a b l a n c o y n e gro e n e l c a so d e e nv ío p or f a x
C o nv e rsió n d e f orm a to p a r a l a im p r esió n a d o b l e c a r a p a r a m in im iz a r los c ost es d e p a p e l / fr a n q u e o a tr a v és d e un c e ntro d e p ro d u c c ió n d e Esk e r
APLICACIONES SAP®
Agrupar facturas
Doblado,ensobrado
franqueado CorreosAgrupar recibos
APLICACIONES SAP®
Facturas
notificación de
estado de envío
recopilación de impresosa doble cara
DeliveryPreference
Canal de envío preferido
Recibos
Mail on Demand
Fax on Demand
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ESKER
Opinión de los clientes de Esker sobre la facturación electrónica de cuentas pendientes
"Esk e r n os h a p e rm itid o o p tim iz a r int e gr a lm e nt e los p ro c esos d e f a c tur a c ió n y m e jor a r nu estro p e rio d o d e c o b ro m e d io . A h or a d isp o n e m os d e un a v isib ilid a d to t a l e n los p ro c esos d e f a c tur a c ió n , p o d e m os m o d ifi c a r e l f orm a to se g ún se a n e c es a rio y h e m os e lim in a d o l a n e c esid a d d e a lm a c e n a r p a p e l c o n m e m b r e t e . Y to d o se h a lo gr a d o sin m o d ifi c a r nu estro sist e m a n i e l m a nt e n im i e nto , gr a c i a s a lo se n c illo q u e es inst a l a r l a so lu c ió n ."
— D ir e c tor a d m in istr a tiv o y fi n a n c i e ro , Sa msun g El e c tro n i cs
"Nu estros c li e nt es e m p ez a ro n a p a g a r a l m e n os 3 o 4 d í a s a nt es, lo q u e su p uso un e n orm e e in esp e r a d o b e n e fi c io . A un q u e p r e v e í a m os b a st a nt es m e jor a s e n est a á r e a , n os sorp r e n d ió l a m a g n itu d d e l a s v e nt a j a s c o nse g u id a s."
— D ir e c tor d e TI y sist e m a s e m p r es a ri a l es, C a rto n Se rv i c e , In c .
"El e nv ío d e f a c tur a s p or f a x y p or c orr e o ord in a rio n o só lo c o nsu m í a m u c h o ti e m p o , sin o q u e n os o c a sio n a b a gr a n d es c ost es d e im p r esió n y fr a n q u e o . D e m a si a d o a m e nu d o , l a s f a c tur a s e n «p a p e l v o l a d or» se c o lo c a b a n e n sitios e rró n e os, se p e rd í a n o j a m á s a l c a nz a b a n a l a p e rso n a a l a q u e se d irig í a n . N o r e c ib í a m os los p a g os a ti e m p o y n e c esit á b a m os un a so lu c ió n p a r a a uto m a tiz a r e l p ro c eso d e l e nv ío d e f a c tur a s. D esd e q u e im p l e m e nt a m os Esk e r, h e m os e lim in a d o p or c o m p l e to l a s f a c tur a s e n p a p e l, r e d u c id o los c ost es a l a m it a d , a h orr a d o 250 h or a s a l a se m a n a , d ism inu id o e l p a g o t a rd ío a un m ín im o d e 5 d í a s y g a r a ntiz a d o l a r e c e p c ió n d e l 100 p or 100 d e los justifi c a nt es d e e ntr e g a ."
— D ir e c tor d e c r é d itos n a c io n a l es, V isy In d ustri es
"H e m os e xp e rim e nt a d o un os b e n e fi c ios e n orm es d esd e q u e tr a b a j a m os c o n Esk e r. H e m os r e d u c id o los c ost es p u esto q u e y a n o c o m p r a m os p a p e l n i o tros m a t e ri a l es a so c i a d os a l a im p r esió n , h e m os d e j a d o d e g a st a r d in e ro e n los e nv íos p or c orr e o ord in a rio y h a m e jor a d o e n g e n e r a l nu estr a p r e c isió n a l a h or a d e c u m p lir c o n los p e d id os. T a m p o c o n e c esit a m os y a p a g a r h or a s e xtr a s a l p e rso n a l p a r a im p rim ir, e nso b r a r y d irig ir l a s f a c tur a s p a r a l a e ntr e g a p or c orr e o p ost a l."
— D ir e c tor d e IT, A l c a n C o m p osit es USA
"To d a s l a s n o c h es im p rim í a m os l a s f a c tur a s p or lot es e n nu estr a s inst a l a c io n es. Un o p e r a rio v e n í a e im p rim í a l a s f a c tur a s y a l a m a ñ a n a sig u i e nt e se l a s e ntr e g a b a a nu estro d e p a rt a m e nto int e rn o d e c orr e o . A llí e nto n c es se c l a sifi c a b a n y e nso b r a b a n y se e ntr e g a b a n a un a e m p r es a d e r e p a rto d e c orr esp o n d e n c i a . Lo q u e p ro c es a m os a p e n a s h a c a m b i a d o , p e ro l a gr a n d if e r e n c i a es lo q u e p o d e m os h a c e r. C o n Esk e r, so m os c a p a c es d e e nv i a r f a xes o m e ns a j es d e c orr e o e l e c tró n i c o d ir e c t a m e nt e d esd e nu estr a so lu c ió n SAP, o b t e n e m os un a c o nfi rm a c ió n m e jor d e l a s c o m un i c a c io n es y t e n e m os l a c a p a c id a d d e g e n e r a r los d a tos m a estros e n nu estro sist e m a SAP. N os h e m os lib r a d o d e l a e nso b r a d or a y d e l m a nt e n im i e nto , a sí c o m o d e un a im p r esor a q u e y a n o n os h a c í a f a lt a , lo q u e h a su p u esto un a h orro im p ort a nt e e n h a rd w a r e . La p r e c isió n t a m b i é n h a m e jor a d o . Un d e t e rm in a d o p orc e nt a j e d e nu estr a s f a c tur a s in c lu í a n v a ri a s p á g in a s. A nt es, d e b í a m os lo c a liz a rl a s y e nso b r a rl a s p or se p a r a d o , c o n e l c o nsig u i e nt e ri esg o d e e rror p u esto q u e es un p ro c eso m uy m a nu a l. Y c o m o r e c ib im os n o tifi c a c io n es, t e n e m os v isib ilid a d so b r e c u á n d o h a n s a lid o l a s f a c tur a s."
— D ir e c tiv o , Se rv i c ios d e a p li c a c ió n , St a t e In d ustri a l Pro d u c ts
"N os l a nz a m os c o n e l o b j e tiv o in m e d i a to d e a c e l e r a r e l e nv ío d e f a c tur a s, p e ro un a v ez c o n o c im os Esk e r, e m p ez a ro n a a b rirse p u e rt a s c o n m u c h a s m á s p osib ilid a d es d e e ntr e g a d e d o c u m e ntos. Esk e r h a r e v o lu c io n a d o to t a lm e nt e nu estr a c a p a c id a d d e d istrib u c ió n , f a c ilit a n d o l a a c e l e r a c ió n c o ntinu a d e nu estros p ro c esos r e l a c io n a d os c o n l a s c o m un i c a c io n es a los c li e nt es."
— D ir e c tiv o d e SI G , M A N Ro l a n d
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ESKER
Líderes en automatización de documentosEsk e r es un r e c o n o c id o p ro v e e d or d e so lu c io n es p a r a l a g estió n d e fl u jos d o c u m e nt a l es. La s org a n iz a c io n es e lig e n l a s so lu c io n es Esk e r p a r a e lim in a r los p ro c esos m a nu a l es, a u m e nt a r l a v isib ilid a d y e l c o ntro l d e los p ro c esos, m e jor a r l a p r e c isió n y r e d u c ir e l uso d e p a p e l m e d i a nt e l a a uto m a tiz a c ió n d e los fl u jos d e d o c u m e ntos, t a nto d e ntro c o m o fu e r a d e l a e m p r es a . Los c li e nt es o b ti e n e n r e n d im i e ntos o p e r a tiv os im p ort a nt es e in m e d i a tos, a h orr a n e n los c ost es y r e c u p e r a n l a inv e rsió n e n un p e rio d o r e d u c id o d e tr es a se is m eses.
C o n su p l a t a f orm a int e gr a l d e a uto m a tiz a c ió n d e los p ro c esos d o c u m e nt a l es, Esk e r p ro p orc io n a l a s v e nt a j a s d e l p ro c es a m i e nto d e d o c u m e ntos sin p a p e l, t a nto c o m o un a so lu c ió n in situ c o m o un se rv i c io b a jo d e m a n d a . Est a s so lu c io n es a uto m a tiz a n c a d a f a se y c a d a tip o d e int e rc a m b io d e in f orm a c ió n e m p r es a ri a l b a s a d a e n d o c u m e ntos e n los c i c los d e c o m p r a s y d e v e nt a s, in c lu id a l a g estió n d e p e d id os d e v e nt a , l a f a c tur a c ió n e l e c tró n i c a , l a s c o m p r a s e l e c tró n i c a s y l a s c u e nt a s a p a g a r.
Fun d a d a e n 1985, Esk e r es un o p e r a d or g lo b a l c o n m á s d e 80 000 c li e nt es y m illo n es d e usu a rios c o n li c e n c i a e n to d o e l m un d o . La se d e c e ntr a l m un d i a l d e Esk e r est á Lyo n , Fr a n c i a , y l a d e Ib e ri a y A m é ri c a La tin a , e n M a d rid , Esp a ñ a .
Soluciones
Automatización del C iclo de Compras y del C iclo de VentasLa s so lu c io n es d e Esk e r c u b r e n los c i c los d e c o m p r a y d e v e nt a d e l a s e m p r es a s, p a r a a yu d a r a q u e d e j e n d e utiliz a r e l f orm a to p a p e l, a c e l e r e n l a r e c u p e r a c ió n d e c o b ros, a u m e nt e n l a s a tisf a c c ió n d e sus c li e nt es, m e jor e n l a c a d e n a d e a p ro v isio n a m i e nto a sí c o m o l a r e nt a b ilid a d e n g e n e r a l.
Automatización de Pedidos de C lientes p a r a a uto m a tiz a r l a e ntr a d a y d ir e c c io n a m i e nto d e p e d id os
Automatización de Facturas a C lientes p a r a a uto m a tiz a r e l e nv ío d e d o c u m e ntos fi n a n c i e ros e n e l c a n a l d e c o m un i c a c ió n q u e los c li e nt es p r e fi e r a n p a r a f a c ilit a r e l p a g o
Automatización de Facturas de Proveedores p a r a a uto m a tiz a r l a e ntr a d a y d ir e c c io n a m i e nto d e f a c tur a s e ntr a nts
Automatización de Pedidos de Compra p a r a a uto m a tiz a r e l e nv ío d e d o c u m e ntos p a r a e l a p ro v isio n a m i e nto se g ún l a p r e f e r e n c i a d e c a n a l d e los p ro v e e d or es
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Acerca de Esker
E-COMPRAPROCESO PEDIDOS DE VENTA
E-FACTURA PROCESO DE FACTURAS DE PROVEEDORES
Sus ProveedoresSus Clientes Su empresa
Pedido deCliente
Factura deCliente
Factura deproveedor
Pedido deCompra
P PAGO PAGO
CICLO DE VENTAS CICLO DE COMPRAS
WHITE PAPER
WP-ESKER-ES-001-A
FILIALES EN EL MUNDO
Asi a w w w . esk e r. c o m .sg
A ustr a li a w w w . esk e r. c o m . a u
A l e m a n i a w w w . esk e r. d e
EE.UU w w w . esk e r. c o m
It a li a w w w . esk e r. es
Re in o Un id o w w w . esk e r. c o .uk
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