Jorge Him Tesorero Regional 2010 -2011

IEEE REGION 9 Taller Básico de

Automatización de Información Financiera con

REUNION REGIONAL 2012 CIUDAD DE MEXICO

Tabla de Contenidos Introducción  Proceso de Selección Ventajas del NetSuite La tecnología del NetSuite Pantalla de Inicio User Wellcome Asiento de diario Registro de Ingresos (Depositos) Registro de Egresos (Cheques o pagos) Demo en vivo.

11/04/232

Introducción

De donde sale la idea del NetSuite??

Como resultado del análisis hecho por el Comité de Auditoría 2008-2010 , se llega a la conclusión de que el proceso de  obtención de los reportes L50  todavía es un poco retrasado y que la consolidación de los mismos no es muy eficiente.  Para resolver este problema el comité recomienda buscar una solución que le permita a las secciones del IEEE completar y proveer sus reportes financieros en una manera mas eficiente. Esto sería posible con la adquisición de un programa de finanzas que sea accesible a través de la red (vía Internet).IEEE empieza a evaluar diversas aplicaciones contables.

11/04/233

Proceso de SelecciónAntes del año 2009 - Las siguientes soluciones fueron revisadas   para su consideración:– Net Ledger, Quickbooks, Peach-Tree - derechos de licencia demasiado caros– Estudios dirigidos a las Unidades Geográficas demostraron que las mismas no  estaban en la 

mejor disposición para absorber el costo financiero de estas opciones.– Muy pocas opciones de funcionalidad con relación al reporte L50 y la falta de integración con 

los libros generales en Oracle.

11/04/234

2010 - Nuevas soluciones fueron revisadas   para su consideración: NetSuite fue elegido.– Solución basada en Oracle - Integración con Oracle 11i  y Oracle 12i– Los costos serán absorbidos por la Corporación IEEE y no se pasarán a las Unidades Geográficas– Cumplimiento,  Transparencia y Disponibilidad de Reportes han sido los puntos mas fuertes 

para esta decisión.– Estados Financieros y riesgos de declaración de impuestos han sido mitigados con esta solución

Ventajas de NetSuiteRiesgos de los Estados financieros son mitigados con la presentación de informes en línea y con el acceso a los informes financieros de las Unidades Geográficas.NetSuite permite el procesamiento automatizado y continuo durante todo el año. Esto Incluye:– Desarrollo para integrar cuentas bancarias de las unidades geográficas  dentro y fuera de 

CBRS, al igual que el uso de vTools (Reuniones y PayPal). vTools es una herramienta que puede ser indirectamente integrada a la aplicación.

– Emisión de cheques y el registro de ingresos a través de depósitos, con opción de reconciliación automática de cuentas bancarias.

– Mantenimiento de gastos a través de pagos ó contabilidad en las cuentas de los libros generales.

– Asientos diarios y registros de actividad financiera de forma directa a través de libros generales y registros dentro del sistema financiero en Oracle.

– Una forma mas eficiente para que la oficina principal del IEEE pueda consolidar y reportar las actividades financieras de las unidades geográficas, permitiendo a MGA y Contaduría cumplir con los requerimientos de auditoria y comentarios administrativos.

Nota:  Esto se cumple siempre y cuando la información sea ingresada a tiempo.

11/04/235

Ventajas (continuación)

11/04/236

Cada unidad geográfica tendrá la habilidad de reportar actividades financieras a través de la base de datos de NetSuite en tiempo real durante el transcurso del año. El uso de diferentes monedas al igual que el dólar (USD) estarán disponibles para todas las unidades geográficas. El cambio de moneda será administrado de manera centralizada y la aplicación podrá ser utilizada en 12 idiomas.

Regiones, secciones y capítulos serán accesibles de acuerdo a la posición dentro de la unidad. Una estructura de jerarquía estará disponible para que las Oficinas Regionales ó Secciones tengan visibilidad de otras unidades dentro de su respectiva organización. Reportes Financieros y Tablero de Instrumentos pueden ser creados de manera fácil y eficiente.

La producción manual del L50 será reemplazado con esta aplicación.

La Tecnología del Netsuite

La seguridad y la integridad de los datos han sido dirigidos  por el departamento de IT de IEEE.  El acceso, Seguridad, Integración, Arquitectura Técnica y Mantenimiento cumplen con los estándares de PCI. (Payment card Industry)Los temas de Auditoría cumplen con  SAS 70 nivel II. Plataforma basada en la red (Web) permitirá reducir los costos de servidores en los próximos añosLos costos son solamente por licencias de uso anual - El uso de NetSuite elimina el costo de servidores dedicados y de mantenimiento. Más del 99.5% de acceso sin interrupción. Apoyo al cliente de 24/7.– El SLA indica: Tiempo de Interrupción = Reembolso

Esto permite a IEEE la posibilidad de redistribuir valiosos recursos de Información y Tecnología para apoyar aplicaciones y sistemas de la compañía.

11/04/237

La Tecnología del Netsuite(continuación)

11/04/238

Integración con aplicaciones como CBRS y Quickbooks está disponible y la asignación y vinculación tanto a la base de datos de IEEE en Oracle como a los estados financieros está disponible a través de Oracle 11i en USD. También se tienen disponibles reportes en moneda local ó en USD.Los derechos de administración serán mantenidos por las Unidades Geográficas.NetSuite es accesible desde cualquier lugar de forma remota.NetSuite esta disponible en divisas múltiples e idiomas múltiples. Consolidación de datos financieros es en USD. Incluye material de entrenamiento completo.

Conceptos importantes para recordar

11/04/239

Sistemas de registros contables

•Registro sencillo o de efectivo Solo se registra cuando se cobra o paga una transacción.

•Registro x devengo (incluye CxC y CxP)

•Las NIFF/NIC requieren que la contabilidad se lleve en base a la opción de devengo.

•Actualmente la mayoría de las empresas se rigen por normas NIFF IEEE es una de ellas.

Conceptos importantes para recordar

11/04/2310

LEY de la conservación del dinero

Activos = pasivo + capital

Esta igualdad financiera nos induce a utilizar el sistema contable:

Sistema de registro contable de partida doble.

Lo que tengo = Lo que debo + Lo que no deboActivos = deudas + patrimonio

Pantalla de Inicio de Sesión:

04/11/2311

11/04/2312

Entrada fácil de Usuario:

Asiento Diario:

11/04/2313

1- Seleccione la cuenta que va a registrar en la parte de abajo.2- Coloque el monto a registrar ya sea debito o crédito.3- Escriba el monto del ingreso o gasto.4- Ponga el nombre del cliente o proveedor.5- Escriba el departamento de la operación que se esta haciendo.6- Agregue una o mas líneas para que la transacción cuadre contablemente.

Nuevo Depósito:

11/04/2314

1- Seleccione la cuenta en la que va a depositar el dinero.2- En la parte de abajo seleccione el cliente que nos pago el dinero.3- Escriba el monto del deposito.4- Seleccione la cuenta del ingreso.5- Escriba el método de pago 6- Escriba los números de cheque y /o de referencias en notas.

Nuevo Cheque:

11/04/2315

1- Seleccione la cuenta de la que va a hacer el pago.2- Escriba el beneficiario del pago.3- Escriba el monto a pagar.4- Escriba el numero de cheque igual al de la chequera real.

11/04/2316

Ahora trataremos de ver una demostración en vivo

www.netsuite.com

11/04/2317

Para cualquier duda y solicitud de accesos deben contactar a:

Christian DeFelice c.defelice@ieee.org

04/11/2318

?Preguntas

04/11/2319

Gracias!!