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C Á M A R A M E X I C A N A D E L A I N S D U S T R I A D E L A C O N S T R U C C I Ó N
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CONSTRUCCIÓN A.C.
D E L E G A C I Ó N T A B A S C O
ELABORACIÓN DE MANUAL DE CALIDAD PARA LAS ÁREAS DE
SEGUIMIENTO FÍSICO, CONTROL DOCUMENTAL Y LICITACIONES Y
COSTOS DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL Y AUDITORÍA A OBRA
PÚBLICA DE LA SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA DEL GOBIERNO
DEL ESTADO DE TABASCO.
Tes is q u e p a r a ob tener e l Título d e M a e s t r o en Adm in i s t r ac i ón d e la Cons t r ucc i ón p r e s e n t a e l C. Ing . J o s é Ánge l V a s c o n c e l o s López.
Estudios con reconocimiento de validez oficial por la Secretaría
de Educación Pública, conforme al acuerdo No. 954061 de
fecha 07 de marzo de 1995.
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€«i«€ir<» Mexicano «fe la hKhisirkt á& to <«»*lr»*ciéa
AGRADECIMIENTOS
A la Cámara Mexicana de la Industria de la
Construcción Delegación Tabasco, por
permitirme hacer uso de las instalaciones
para formarme académicamente.
A mi esposa.
A mis padres.
Hermanos.
A mis suegros.
A mis amigos.
A todas las personas que me brindaron su apoyo.
Maestría en Administración de la Construcción £. r a M l . ^ de la ladusirta ele la €»»rtr»««¡«»
RESUMEN
La presente investigación titulada Elaboración de Manual de Calidad para
las Áreas de Seguimiento Físico, Control Documental y Licitaciones y
Costos de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública de la Secretaría
de la Contraloría del Gobierno del Estado de Tabasco, se debe a la
problemática que impera en la referida Dirección, en virtud de que no existen
procedimientos documentados de procesos que definan las actividades a realizar
de manera específica en las áreas de Registro Documental, Licitaciones y Costos,
y Seguimiento físico de Obras de conformidad a las facultades que le confieren la
Leyes aplicables en materia de obra Pública y servicios relacionados con la
misma.
Por tal motivo, la justificación para el desarrollo de esta investigación es la
necesidad de elaborar un manual de calidad que sea utilizado por responsables de
las áreas antes citadas y personal que las integran, con la finalidad de contar con
la información completa, ordenada y clara respecto a su Estructura
Organizacional, Identificación de Procesos, Funciones, Líneas de Mando y
Comunicación que permitan a los usuarios del Sistema de Gestión de la Calidad
dar un mejor servicios a sus clientes como son las Dependencias y Entidades del
Ejecutivo del Estado.
En Virtud de lo anterior, se trabajará en el desarrollo de la investigación,
iniciando con la identificación de los requerimientos de los clientes, para sentar
bases sólidas para que el documento que resulte, cuente con los elementos
necesarios para el correcto funcionamiento de la Dirección de Control y Auditoría a
Obras Pública de la Secretaría de Contraloría.
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Comoro wte aseso ve ¡a industria 4e lo <®»ilr»«€¡a>8
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
CAPITULO 1 1. MARCO TEÓRICO
Página
1.1. La Administración. 01 1.2. Principios de calidad. 09 1.3. Manual de calidad. 45 1.4. Manual de organización. 54
CAPITULO 2 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
2.1. Antecedentes. 59 2.2. Descripción del entorno. 60 2.3. Estructura orgánica de las Secretarías. 61 2.4. Características. 65 2.5. Identificación del problema. 65 2.6. Fortalezas y debilidades. 66 2.7.
CAPITULO 3 3. SOLUCIÓN PROPUESTA
3.1. Planteamiento de la propuesta de solución. 69
CAPITULO 4 4. MANUAL DE CALIDAD
4.1. Introducción. 71 4.2. Antecedentes históricos. 72 4.3. Marco jurídico. 73 4.4. Atribuciones. 75 4.5. Misión. 77 4.6. Visión. 77 4.7. Estructura orgánica. 78 4.8. Objetivo y aplicación. 80
cmic Maestría en Administración de la Construcción , . „ . , ,
tomara mexicano «Se So I»<áwslria é& te Coftstrucc¡«a
4.9. Términos y Definiciones. 80 4.10.Sistema de gestión de calidad. 100 4.11. Responsabilidad de la dirección. 102 4.12.Planificación. 104 4.13. Revisión de la dirección. 105 4.14.Gestión de recursos. 106 4.15. Realización del servicio. 107 4.16. Diseño y desarrollo. 109 4.17.Producción y prestación del servicio. 109 4.18.Control de dispositivos de medición. 111 4.19.Medición, análisis y mejora. 111 4.20.Análisis de datos. 113 4.21.Mejora. 114
BIBLIOGRAFÍA. 116
CONCLUSIÓN. 117
RECOMENDACIONES. 119
APÉNDICES Y ANEXO 120
cmic Maestría en Administración de la Construcción , _ _ „ . . ^ ,
{«uñara mexitona «c ¡a
- «#Z¿ñr*íéi» iñémkrm é® lo Construcción
INTRODUCCIÓN
La elaboración del Manual de Calidad de la Dirección de Control y Auditoría
a Obra Pública, tiene como propósito contar con la información ordenada y
sistemática respecto a su Estructura Organizacional, así como dar a conocer las
funciones, líneas de mando y de comunicación.
Este Manual es de observancia general, como instrumento de información y
consulta, en todas las áreas que conforman la Dirección, así como para coadyuvar
a la incorporación en las actividades encomendadas del personal de nuevo
ingreso.
Tiene como objetivos fundamentales proporcionar un instrumento que sirva
como guía rectora para el desarrollo específico de cada una de las actividades que
esta Dirección tiene encomendadas en concordancia con la Ley Orgánica del
Poder Ejecutivo del Estado y el Reglamento Interior de la Secretaría.
El presente Manual da a conocer una visión en conjunto de la Dirección,
está dirigido fundamentalmente al personal que labora en la misma con la finalidad
de ayudar a su integración, a conocer y establecer un compromiso con los
objetivos de su área. También es un medio para familiarizarse con la Estructura
Orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que la conforman.
Su consulta permite identificar con claridad las funciones y
responsabilidades de cada uno de los diferentes puestos que existen, y evitar la
duplicidad de funciones; conocer las líneas de mando y de comunicación;
promover la adecuada selección de personal y proporcionar los elementos para
alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables
que le permitirán visualizar el contexto que regirá su actuación y la de sus
compañeros en el logro de los objetivos que le señala la alta Dirección.
Maestría en Administración de la Construcción , M . . , Camera Meaeosa «le is litdvstrk» de la Construcción
Este Manual deberá ser actualizado cuando exista cambio orgánico
funcional al interior de la Dirección.
Tiene como Hipótesis "Es posible generar un manual de Calidad para la
Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública".
En el desarrollo de éste trabajo de investigación se determinan para su
estudio los procesos de Asistencia a concursos de obras que tiene como finalidad
verificar que se cumpla con la normatividad establecida al efecto y sean
transparentes los procesos, éste proceso aplica a invitaciones que se reciben para
asistencia a concursos de las diversas Dependencias y Entidades en los que nos
faculta la Ley y cuenten con inversión autorizada.
De igual forma, se considera el proceso de verificación de costos; que
consiste en verificar que los costos de obra contratados o ejercidos por
administración directa, sean en términos generales aceptables y correspondan en
lo general con los de mercado y es aplicable a los proyectos incluidos en la
muestra y ejecutados mediante contrato o administración directa, revisando las
comprobaciones (presupuestos y estimaciones).
Otro de los procesos analizados es el de Control Documental y se refiere a
la acción de recibir de las dependencias del Ejecutivo toda la documentación
contractual y del ejercicio del gasto de proyectos de obra pública, para efectuar su
seguimiento documental y aplica a toda la obra pública que realizan las
Dependencias y Entidades del Estado de Tabasco.
También es considerado el proceso de Verificación física para seguimiento
de obra que tiene la finalidad de dejar constancia de que la obra pública muestra
se ejecuta cumpliendo los términos contractuales y la normatividad aplicable en la
materia cuyo campo de aplicación es a las Dependencias y Entidades del Estado.
Maestría en Administración de la Construcción , ^ ¿ ? ^ ^ , , €««<iríi Mexicana 4c l# iftdwstrki de lo t«»ítr«€€Í«»íi
Finalmente se consideran dos procesos como parte indispensable como lo
son: La Gestión de Recursos que proporciona los recursos necesarios para lograr
la conformidad de la prestación del servicio con los requisitos y del SGC, y la
Mejora continua que tiene como objetivo incrementar la probabilidad de aumentar
la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.
Para el desarrollo de éste documento de investigación, la metodología
utilizada consistió esencialmente en la recopilación de información en las fuentes
disponibles, así como de la selección adecuada de la misma, también se integro
información producto de la experiencia laborar que se tiene en el conocimiento del
tema, permitiendo de ésta manera complementar la información.
Como resultado obtenido, se logró la integración del documento en cuatro
Capítulos como son:
• Capítulo I: Marco Teórico.
• Capítulo II: Identificación del Problema.
• Capítulo III: Solución.
• Capítulo IV: Manual de Calidad.
Cabe mencionar, que el documento logrado, es de gran utilidad para el
personal que labora en la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública de la
Secretaría de la Contraloría, en los departamentos de Seguimiento Físico, Control
Documental y Licitaciones y Costos, así como también al personal que presta sus
servicios en cualquier otra área de la misma Secretaría o cualquier otra
Dependencia o Entidad, ya que permite conocer la metodología aplicada que dá
los elementos necesarios para el desarrollo de otros manuales específicos para
otras áreas, así como también sirve de apoyo al personal de nuevo ingreso para
su integración rápida, éstos en las áreas en cuestión.
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1YC Maestría en Administración de la Construcción . vam©f« hi*txK«>M*i tie la faífastri-s «Je le. tttmif »«ta«
CAPÍTULO 1 MARCO TEÓRICO T ^
«•kWU^ c A INTRODUCCIÓN CA
El marco conceptual que se desarrolla en este capítulo, pretende ser una
recopilación de diversa literatura respecto a la administración, calidad y
organización a través de la consulta e investigación de la literatura disponible. Al
final del mismo se logrará el objetivo del capítulo, que es ubicarnos en el área
donde se desarrollará el presente trabajo, con el conocimiento de la teoría de esta
ciencia, misma que permitirá utilizar las herramientas adecuadas para el mejor
resultado en nuestro Manual de Calidad.
1.1 LA ADMINISTRACIÓN.
1 . 1 . 1 A n t e c e d e n t e s .
En las antiguas civilizaciones al Oeste de Mesopotamia y en los escritos
que nos legaron los egipcios, los cuales se remotan aproximadamente al año
1200 A.C., se aprecia un conocimiento y la utilización de la administración en la
dirección de los asuntos políticos. Por otra parte, la Grecia antigua y el Imperio
Romano nos brindan amplias y considerables evidencias del acontecer
administrativo canalizado fundamentalmente al establecimiento de autoridad y
actividad gubernamental, la constitución de tribunales y un incipiente esfuerzo de
unidad de grupo que incuestionablemente no se compara con la unidad actual.
1
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Si el estudiar la civilización occidental se considera también a la iglesia, se
vera que mediante una estructura orgánica mundial clásica y el uso de la
autoridad en la tarea administrativa, esta organización ha aportado a la disciplina
que estudiamos variables importantes en el análisis de su composición y
estructura y por tanto de la forma especifica en que se aplica la administración en
la organización religiosa denominada iglesia.
A mediados del siglo XVIII las naciones de Europa occidental usaban los
mismos métodos de producción que habían sido empleados durante más de 20
siglos. Pero en un tiempo relativamente breve, de algunas décadas, se presenta
un acontecimiento que conmocionaría al mundo: La Revolución Industrial. En
dicha época:
• Se emplean en forma intensiva las maquinas.
• Se hace más notoria la separación entre clientes o demandantes y
productores u oferentes.
• Se origina una mayor centralización de las actividades de
producción.
• Se manifiesta más claramente la división del trabajo.
Es natural que estos cambios tan importantes conduzcan a pensar que los
medios y objetivos resultaran diferentes a los inicialmente planteados. Al no ser
éstos enteramente satisfactorios, se tuvieron que replantear situaciones que
facilitaran el logro de mejoras administrativas.
Se debe recalcar que la administración como área especifica de estudio se
inició a fines del siglo pasado, como ya se menciono con la Revolución Industrial,
surgiendo como integrantes del sistema económico capitalista con el propósito
fundamental de incrementar las utilidades de las organizaciones industriales,
presentando en su evolución una importancia cada vez más grande en el
contexto social
2
i x c wmmmmmmmmmmmmmmmmmmmk^S^^ Maestría en Administración de la Construcción ,. „ . , . Chinero mnxHmtm 0c ie« ia<JMslrm #e lo €»o%irm?U-n
Una de las razones que hacen importante el estudio de la administración,
es porque ésta ciencia permite emplear con eficiencia los recursos humanos,
financieros y materiales. Establece como obtener las oportunidades de actividad
y actuación, además de representar el valor fundamental para planear, organizar,
dirigir y controlar a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las
organizaciones, debe destacarse que en nuestro país el 80% al 90% de las
empresas fracasan por una mala administración1. Por lo tanto esta unidad entre
la actividad productiva y la administración se hacen evidente, incluso al observar
superficialmente la actividad conjunta de lo hombres, pero el hombre es un ser
social y su actividad individual lo es también, está es la razón por la que la
administración debe conceptualizarse como una función social.
1 . 1 . 2 C o n c e p t o s d e A d m i n i s t r a c i ó n .
La Administración es una actividad inherente a cualquier organismo social.
A partir de esto es posible conceptualizarla y definirla. Para evitar las
confusiones, hay que estar consiente de que el término "administración" con
frecuencia se utiliza en distinta formas. A continuación se dan algunas
definiciones sobre el tema a tratar:
Administración:
"Proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio
de personas y otros recursos organizacionales" (Samuel C. Certo).
Implica la coordinación de recursos humanos y materiales para el logro de
objetivos" (Kast y Rosonzweig).
"El proceso de trabajar con y a través de otras persona a fin de lograr los
objetivos de una organización formal" (R.F. Buchele).
1 RODAS CARPIZO, A "Administración básica", Ed. Limusa, México 1991, Pág 22
3
Maestría en Administración de la Construcción r ^ „ . , . te¿»sírí« «Je fri C* í i * t fBí«e«
"Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras
personas para obtener determinados resultados" (I. Guzmán Valdivia).
"Es un proceso para planear, organizar, integrar, dirigir, controlar y
coordinar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la
utilización de recursos para alcanzar un objetivo determinado"2.
"Proceso de conseguir que se realicen las actividades eficientemente con
otras personas y por medio de ellas"3
Planeación, administración, dirección y control, de las personas que
trabajan en una organización y de la serie de tareas y actividades que
desempeñan"4.
Definiremos los conceptos más usuales sobre la administración:
Administrador:
Es una persona que asigna los recursos humanos, materiales y dirige las
operaciones de un departamento u organización entera5.
Organización:
Es un grupo de personas que trabajan en común en el cumplimiento de
ciertas metas que los individuos no podrían alcanzar solos6.
2 Rodríguez Valencia, J. "Teoría de la administración", Pág. 57. 3 P Robbins, S. "Administración teoría y práctica"; Ed. Prentice Hall, México 1994, Pág 5 4 Hellriegel D. "Administración"; Ed. Soluciones empresariales, México 1998, Pág 6 5 Ibid ,p 5 6 Ibid.,p.5
4
cmic Maestría en Administración de la Construcción , m » . .
lisdwslrl-s de lo C©aílrue««*
Proceso administrativo:
"Proceso de llevar a cabo las cosas a través y con la gente operando en
grupos organizados." (H. Fayol)
"Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se hace
efectiva la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integral." (Munich y García)
"Una serie de partes separadas, o funciones que constituyen un proceso
total." (Stoner)
"Las funciones fundamentales (planeación, organización, ejecución y
control) son los medios por los cuales administra un gerente." (Terry y Franklin)7.
Acto administrativo:
Según M. Duhal Kraus: "Es el acto encaminado a lograr la máxima
eficiencia en la organización y funcionamiento de los grupos formalmente
estructurados para alcanzar objetivos comunes, que individualmente no es
posible lograr8.
1 . 1 . 3 C o r r i e n t e s d e l p e n s a m i e n t o a d m i n i s t r a t i v o .
En la bibliografía sobre administración, se advierte que temas como
categorización científica de la disciplina, ya sea como ciencia o como técnica,
quedan librados al buen criterio de cada uno, como si estuvieran operando en el
campo de la filosofía; no faltan, además, los autores para quienes la
administración es un arte, el de dirigir una empresa y tomar dediciones.
7 Rodríguez Valencia, J. "Teoría de la administración", Pág. 66. 8 Ibid ,p.69
5
ETC if Maestría en Administración de la Construcción Cateara Í Í X Í { « Ü « de ín
¡scfaslrk» él io CísfisS-f»«!««
Entre las principales corrientes de pensamiento administrativo están las
desarrolladas por Taylor y Fayol.
Frederick Winsíow Taylor (1861 -1915):
Ingeniero Industrial, fundador de la Administración Científica, también se le
considera padre de la administración, ya que fue el primero que publicó una obra
acerca de esta disciplina9.
Para Taylor la administración es ciencia no regla empírica, aunque su idea
de la ciencia está totalmente desvirtuada y nada tiene que ver con el verdadero
concepto científico10. El objetivo principal de la administración es asegurar el
máximo de prosperidad al patrón y al mismo tiempo, el máximo de prosperidad al
empleado.
Principios básicos de administración científica:
s Principio de planeamiento: Sustituir en el trabajador la improvisación.
s Principio de preparación: Preparar a los trabajadores y entrenarlos para
que produzcan mejor.
s Principio de control: Controlar el trabajo para cerciorarse de que está
siendo ejecutado.
•/ Principio de ejecución: Distribuir las responsabilidades del trabajo.
En su enfoque de la administración destacan los aspectos:
• Económicos.
• Físicos.
• Técnicos de la relación hombre - trabajo.
9 Rodas Carpizo, A. "Administración básica"; Ed Limusa, México 1991, Pág 53 10 Herminda Jorge. "Administración y Estrategia"; Ed Macchi, México 1996, Pág 6
6
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\ * s - ,.,•' <¿ff**J,--*'».»uff****i!*9'" . * ; j . « » , » . ,
De acuerdo con su opinión estas tres variables analizadas anteriormente
son necesarias para lograr una buena producción.
La administración, de acuerdo con Taylor y los principios que propuso, se
sintetiza de la siguiente manera:
• Estudios de tiempo y movimiento.
• División del trabajo.
• Sistema de incentivos o castigos.
• Selección y capacitación del personal.
Herí Favol (1841 -1925):
Industrial e Ingeniero Civil y de minas. Para este autor, la administración
es una doctrina administrativa, además del arte de gobernar a la empresa11. Al
igual la define de la siguiente manera: Administrar es prever, organizar, mandar,
coordinar y controlar12.
Establece principios de administración como guías para obtener una
organización racional y efectuar una dirección eficiente. Contrastan sus puntos
de vista con los de Taylor en los que para él, es el trabajo y el hombre.
Sus principales aportaciones consisten en que concibe a las
organizaciones industriales como una serie de funciones que se ¡nterrelacionan
entre sí y de cuya eficiencia depende el éxito de la empresa.
Los principios administrativos que propuso Fayol son los siguientes:
1. Principios de la división del trabajo.
11 lbid.,p.6 12 Rodas Carpizo, A. "Administración básica"; Ed. Limusa, México 1991, Pág 59.
7
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2. Principios de autoridad - responsabilidad.
3. Principios de la disciplina.
4. Principios de unidad de mando.
5. Principios de unidad de dirección.
6. Principios de la subordinación del interés particular al interés general.
7. Principio de la remuneración del personal.
8. Principio de la centralización.
9. Principio de jerarquía.
10. Principio de orden.
11. Principio de equidad.
12. Principio de iniciativa.
1 . 1 . 4 F u n c i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s .
A principios de este siglo, un industrial francés cuyo nombre era Henri
Fayol, escribió que todos los administradores desempeñan cinco funciones
administrativas: Planean, Organizan, Comandan, Coordinan y Controlan13.
Actualmente se han resumido en cuatro funciones básicas:
• Planeación.
• Organización.
• Dirección.
• Control.
Definamos lo que abarcan estas funciones:
13 P. Robbins, S. "Administración teoría y práctica", Ed. Prentice Hall, México 1994, Pág.
8
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**"? .»#i»**«5Sér» .„ÜP-* &«#>*** «^- f r ' „* t* ¿^S^.-í - \.-«^M4gM> •• >
Planeación:
Define las metas, establece la estrategia y desarrolla subplanes para
coordinar las actividades.
Organización:
Determina lo que se necesita hacer, cómo se llevara a cabo y quien lo
hará.
Dirección:
Dirige y motiva a todas las personas involucradas y resuelve los conflictos.
Control:
Vigila las actividades para cerciorarse de que se realizan conforme a lo
que se planeó.
Estas conducen a alcanzar el objetivo declarado en la administración.
1.2 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD.
Para conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que
ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Se puede lograr el
éxito implementando y manteniendo un sistema de gestión que esté diseñado para
mejorar continuamente su desempeño mediante la consideración de las
necesidades de todas las partes interesadas. La gestión de calidad de una
organización comprende la gestión de la calidad entre otras disciplinas de gestión.
Se han identificado ocho principios de gestión de la calidad que pueden ser
utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una
mejora en el desempeño.
9
cmic Maestría en Administración de la Construcción ,
*»<smoro tterjccrtc» «e le
Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y 1.0
por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y *"*"
futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y D • J*
esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. ["""
Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósitos y la O
orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un -~\
ambiente interno en el cual el personal puede llegar a involucrarse
totalmente en el logro de los objetivos de la organización.
Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la
esencia de una organización y su total compromiso posibilita que
sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza
más eficientemente cuando las actividades y los recursos
relacionados se gestionan como un proceso.
Enfoque de sistema para la Gestión: Identificar, entender y
gestionar los procesos interrelacionados como un sistema,
contribuye a la eficacia y a la eficiencia de una organización en el
logro de sus objetivos.
Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la
organización debería ser un objetivo permanente de ésta.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las
decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la
información.
D'l 's
a
10
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ^ p » , ,
• Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una
organización y sus proveedores son interdependientes, y una
relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos
para crear valor.
Estos ocho principios de gestión de calidad constituyen la base de las
Normas de Sistemas de Gestión de la Calidad de la familia de Normas ISO 9000.
1 . 2 . 1 S i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d
f u n d a m e n t o s y v o c a b u l a r i o .
Esta norma internacional describe los fundamentos de los sistemas de
gestión de la calidad, los cuales constituyen el objeto de la familia de Normas ISO
9000 y define los términos relacionados con los mismos.
• Las organizaciones que buscan ventajas por medio de la
implementación de un sistema de gestión de la calidad.
• Las organizaciones que buscan la confianza de sus proveedores en
que sus requisitos para los productos serán satisfechos.
• Los usuarios de los productos.
• Aquellos interesados, en el entendimiento mutuo de la terminología
utilizada en la gestión de la calidad (por ejemplo: proveedores,
clientes, entes reguladores).
11
cmic Maestría en Administración de la Construcción , « • « , ,
Todos aquellos, que perteneciendo o no a la organización evalúan
o auditan el sistema de gestión de la calidad para determinar su
conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001 (por ejemplo:
auditores, entes reguladores, organismos de certificación/registro).
Todos aquellos, que perteneciendo o no a la organización asesoran
o dan formación sobre el sistema de gestión de la calidad adecuado
para dicha organización.
Aquellos quienes desarrollan normas relacionadas.
1.2.2 Fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad.
1.2 .2 .1 B a s e r a c i o n a l p a r a l o s s i s t e m a s d e g e s t i ó n d e l a
c a l i d a d .
Los sistemas de gestión de la calidad pueden ayudar a las organizaciones a
aumentar la satisfacción del cliente.
Los clientes necesitan productos con características que satisfagan sus
necesidades y expectativas. Estas necesidades se expresan en la especificación
del producto y son generalmente denominadas como requisitos de cliente. Los
requisitos de cliente pueden estar especificados por el cliente de forma contractual
o pueden ser determinados por la propia organización. En cualquier caso, es
finalmente el cliente quien determina la aceptabilidad del producto. Dado que las
necesidades y expectativas y a los avances técnicos, las organizaciones deben
12
Maestría en Administración de la Construcción r „_ M . Mm ^ .. Camero mexicana o* la t« Jwstr» de I» €»»stf««té»
mejorar continuamente sus productos y procesos.
El enfoque a través de un sistema de gestión de la calidad anima a las
organizaciones a analizar los requisitos del cliente, definir los procesos que
contribuyen al logro de productos aceptables para el cliente y a mantener estos
procesos bajo control. Un sistema de gestión de la calidad puede proporcionar el
marco de referencia para la mejora continua con objeto de incrementar la
probabilidad de aumentar la satisfacción del cliente y de otras partes interesadas.
Proporciona confianza tanto a la organización como a sus clientes, de su
capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de forma
consistente.
1 . 2 . 3 . R e q u i s i t o s p a r a l o s s i s t e m a s d e g e s t i ó n d e
l a c a l i d a d y r e q u i s i t o s p a r a l o s p r o d u c t o s .
La familia de Normas ISO 9000 distingue entre requisitos para los sistemas
de gestión de la calidad y requisitos para los productos.
Los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad se especifican en
la Norma ISO 9001. Los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad son
genéricos y aplicables a organizaciones de cualquier sector económico e industrial
con independencia de la categoría del producto ofrecido. La Norma ISO 9001 no
establece requisitos para los productos.
Los requisitos para los productos pueden ser especificados por los clientes
o por la organización anticipándose a los requisitos del cliente o por disposiciones
reglamentarias. Los requisitos para los productos, y en algunos casos, los
procesos asociados pueden estar contenidos en, por ejemplo, especificaciones
técnicas normas de producto, normas de proceso, acuerdos contractuales y
13
1TC Maestría en Administración de la Construcción CíTIIC
tftciustríü «fe le €»»slr»«ieís
requisito reglamentarios.
1 . 2 . 4 E n f o q u e d e s i s t e m a s d e c a l i d a d .
Un enfoque para desarrollar e implementar un sistema de gestión de la
calidad comprende diferentes etapas tales como:
determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de
otras partes interesadas.
Establecer la política y objetivos de la calidad de la
organización.
Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias
para el logro de los objetivos de la calidad.
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro
de los objetivos de la calidad.
Establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia de
cada proceso.
Aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de
cada proceso.
Determinar los medios para prevenir no conformidades y
eliminar sus causas.
Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del
sistema de gestión de la calidad.
Un enfoque similar es también aplicable para mantener y mejorar un sistema de
gestión de la calidad ya existente.
Una organización que adopte el enfoque anterior genera confianza en la
capacidad de sus procesos y en la calidad de sus productos, y proporciona una
14
CÍTIIC Maestría en Administración de la Construcción , m . . ,
Cámara Mtexicofta a* m laduslrk» ée io C»»str»«l©« *\s v ^ " * s ^ * *? - * l a i i V # ^
base para la mejora continua. Esto puede conducir a un aumento de la
satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas y al éxito de la
organización.
1 .2 .4 .1 En foque b a s a d o e n p r o c e s o s .
Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para
trasformar entradas en salidas puede considerarse como un proceso.
Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar
y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan. A menudo la
salida de un proceso forma directamente la entrada del siguiente proceso. La
identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización
y en particular las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque
basado en procesos".
Esta Norma Internacional pretende fomentar la adopción del enfoque
basado en procesos para gestionar una organización.
1 . 2 . 5 P o l í t i c a d e l a c a l i d a d y o b j e t i v o s d e l a
c a l i d a d .
La política de la calidad y los objetivos de la calidad se establecen para
proporcionar un punto de referencia para dirigir la organización. Ambos
determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar sus
recursos para alcanzar dichos resultados. La política de la calidad proporciona un
marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. Los
objetivos de la calidad tienen que ser consistentes con la política de la calidad y el
compromiso de mejora continua y su logro puede poder medirse. El logro de los
15
cmic Maestría en Administración de la Construcción . „ , . ,
Industrio de le €»wtr»«!éa
objetivos de la calidad puede tener un impacto positivo sobre la calidad del
producto, la eficacia operativa y el desempeño financiero y en consecuencia sobre
la satisfacción y la confianza de las partes interesadas.
1 . 2 . 6 P a p e l d e l a a l t a d i r e c c i ó n d e n t r o d e l s i s t e m a
d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d .
A través de su liderazgo y sus acciones, la alta dirección puede crear un
ambiente en el que el personal se encuentre completamente involucrado y en el
cual un sistema de gestión de la calidad puede operar eficazmente. Los principios
de la gestión de la calidad pueden ser utilizados por la alta dirección como base de
su papel, que consiste en:
• Establecer y mantener la política de la calidad y los objetivos de
la calidad de la organización.
• Promover la política de la calidad y los objetivos de la calidad a
través de la organización para aumentar la toma de conciencia,
la motivación y la participación.
• Asegurarse de que se de el enfoque hacia los requisitos del
cliente en toda organización.
• asegurarse de que se implementan los procesos apropiados
para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes
interesadas para alcanzar los objetivos de la calidad.
• Asegurarse de que se ha establecido, implementado y
mantenido un sistema de gestión de la calidad eficaz y eficiente
para alcanzar los objetivos de la calidad.
• Asegurarse de la disponibilidad de los recursos necesarios.
• Revisar periódicamente el sistema de gestión de la calidad.
• Decidir sobre las acciones en relación con la política y con los
16
Í T C 1 " " • — • - — — - — i ^ _ . 1 emie Maestría en Administración de la Construcción , m , . . Cámara M«xt«tn« ©e te Industrio de leí €»«$trw«?¡»»
objetivos de la calidad.
• Decidir sobre las acciones para la mejora del sistema de gestión
de la calidad.
1 . 2 . 7 D o c u m e n t a c i ó n .
1 .2 .7 .1 V a l o r d e l a d o c u m e n t a c i ó n .
La documentación permite la comunicación del propósito y la consistencia
de la acción. Su utilización contribuye a:
• Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora
de la calidad.
• Proveer la información apropiada.
• La repetibilidad y la trazabilidad.
• Proporcionar evidencia objetivas, y
• Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de
gestión de la calidad
La elaboración de la documentación no debería ser un fin en si mismo, sino
que debería ser una actividad que aporte valor.
1 . 2 .7 .2 T i p o s d e d o c u m e n t o s u t i l i zados e n l o s s i s t e m a s d e
g e s t i ó n d e l a c a l i d a d .
Los siguientes tipos de documentos que son utilizados en los sistemas de
gestión de calidad:
• Documentos que proporcionan información coherente, interna y
externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la
17
I T C • * » • » • • • « • — • — Í ^ M . cmic Maestría en Administración de la Construcción r m . . . Cámara Msxicooa ©e te Industrio de la Constrttccléa
organización; tales documentos se denominan manuales de
calidad.
• Documentos que describen cómo se aplica el sistema de
gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato
especifico; tales documentos se denominan planes de la
calidad.
• Documentos que establecen requisitos; tales documentos se
denominan especificaciones.
• Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias,
tales documentos se denominan guías.
• Documentos que proporcionan información sobre como efectuar
las actividades y los procesos de manera consistentes, tales
documentos pueden incluir procedimientos documentados,
instrucciones de trabajo y planos.
• Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las
actividades realizadas o resultados obtenidos, tales documentos
son conocidos como registros.
Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y
los medios a utilizar. Esto depende de factores tales como el tipo y el tamaño de la
organización, la complejidad e interacción de los procesos, la complejidad de los
productos, los requisitos de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean
aplicables, la competencia demostrada del personal y el grado en que sea
necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la
calidad.
18
m Maestría en Administración de la Construcción , „ » . .
Comoro W«x»««»o ©8 le lettosirk» «Je le Construccioa
1 . 2 . 8 E v a l u a c i ó n d e l o s s i s t e m a s d e g e s t i ó n d e l a
c a l i d a d .
1.2.8.1 P rocesos de eva luac ión den t ro de l s i s tema de gest ión de la ca l i dad .
Cuando se evalúan sistemas de gestión de la calidad, hay cuatro preguntas
básicas que deberían formularse en relación con cada uno de los procesos que es
sometido a la evaluación.
• ¿Se ha identificado y definido apropiadamente el proceso?
• ¿Se han asignado las responsabilidades?
• ¿Se han implementado y mantenido los procedimientos?
• ¿Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?
El conjunto de las respuestas a las preguntas anteriores puede determinar
el resultado de la evaluación. La evaluación de un sistema de gestión de la calidad
puede variar en alcance y comprender una diversidad de actividades, tales como
auditorias y revisiones del sistema de gestión de la calidad y auto evaluaciones.
1 . 2 .8 .2 A u d i t o r i a s d e l s i s t e m a d e g e s t i ó n d e c a l i d a d .
Las auditorias se utilizan para determinar el grado en que se han alcanzado
los requisitos del sistema de gestión de la calidad. Los hallazgos de las auditorias
se utilizan para evaluar la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para
identificar oportunidades de mejora.
19
E T C mmmmmmmmmmmmmmmmmm^^.cmc Maestría en Administración de la Construcción _. „ . . .
C«R»srft Meat©»© #e m industrio de la €»»str««f®«
Las auditorias de primera parte son realizadas con fines internos por la
organización, o en su nombre, y pueden constituir la base para la auto-declaración
de conformidad de una organización. *T"^ J[ T C ^
•: L i O T E C A Las auditorias de segunda parte son realizadas por los clientes de una
organización o por otras personas en nombre del cliente.
Las auditorias de tercera parte son realizadas por organizaciones externas
independientes. Dichas organizaciones, usualmente acreditadas, proporcionan la
certificación o registro de conformidad con los requisitos contenidos en normas
tales como la Norma ISO 9001.
La Norma ISO 9001 proporciona orientación en el campo de las auditorias:
Los resultados se revisan, cuando es necesario, para determinar oportunidades
adicionales de mejora. De esta manera, la mejora es una actividad continua. La
información proveniente de los clientes y otras partes interesadas, las auditorias, y
la revisión del sistema de gestión de la calidad pueden, asimismo utilizarse para
identificar oportunidades para la mejora.
1 . 2 .8 .3 R e v i s i ó n d e l s i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d .
Uno de los papeles de la alta dirección es llevar a cabo de forma regular
evaluaciones sistemáticas de la conveniencia, adecuación eficacia y eficiencia del
sistema de gestión de calidad con respecto a los objetivos y a la política de
calidad. Esta revisión puede incluir considerar la necesidad de adaptar la política y
objetivos de la calidad en respuesta a las cambiantes necesidades y expectativas
de las partes interesadas. Las revisiones incluyen la determinación de la
necesidad de emprender acciones.
20
cmic Maestría en Administración de la Construcción , m , . . iftdttslrkt é@ lo €»«s;tr»«i«8
Entre otras fuentes de información, los informes de las auditorias se utilizan
para la revisión del sistema de gestión de la calidad.
1 . 2 . 8 . 4 A u t o e v a l u a c i ó n .
La autoevaluación de una organización es una revisión completa y
sistemática de las actividades y resultados de la organización con referencia al
sistema de gestión de la calidad o a un modelo de excelencia.
La auto evaluación puede proporcionar una visión global del desempeño de
la organización y del grado de madurez del sistema de gestión de la calidad.
Asimismo, puede ayudar a identificar las áreas que precisan mejora en la
organización y a determinar las prioridades.
1 . 2 . 9 M e j o r a c o n t i n u a .
El objetivo de la mejora continua del sistema de gestión de la calidad es
incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de otras
partes interesadas. Las siguientes son acciones destinadas a la mejora:
• Análisis y evaluación de la situación existente para
identificar áreas para la mejora.
El establecimiento de los objetivos para la mejora.
La búsqueda de posibles soluciones para lograr objetivos.
La evaluación de dichas soluciones y su selección.
La implementación de la solución seleccionada.
La medición, verificación, análisis y evaluación de los
resultados de la implementación para determinar que se
han alcanzado los objetivos.
21
cmic Maestría en Administración de la Construcción ,. M , . , Cámara Mes«c«»« ®e l« faistestrie és le €®¡8stt"««íé«
• La formalización de los cambios.
1 . 2 . 1 0 P a p e l d e l a s t é c n i c a s e s t a d í s t i c a s .
El uso de técnicas estadísticas puede ser de ayuda para comprender la
variabilidad y ayudar por lo tanto a las organizaciones a resolver problemas y a
mejorar, la eficacia y la eficiencia. Asimismo estas técnicas facilitan una mejor
utilización de los datos disponibles para ayudar en la toma de decisiones.
La variabilidad puede observarse en el comportamiento y en los resultados
de muchas actividades, incluso bajo condiciones de aparente estabilidad. Dicha
variabilidad puede observarse en las características medibles de los productos y
los procesos, y su existencia puede detectarse en las diferentes etapas del ciclo
de vida de los productos, desde la investigación de mercado hasta el servicio al
cliente, y su disposición final.
Las técnicas estadísticas pueden ayudar a medir, describir, analizar,
interpretar y hacer modelos de dicha variabilidad, incluso con una cantidad
relativamente limitada de datos. El análisis estadístico de dichos datos puede
ayudar a proporcionar un mejor entendimiento de la naturaleza, alcance y causas
de la variabilidad, y a promover la mejora continua.
22
Maestría en Administración de la Construcción r . ^ r 1 ! * * ^ , Cámara M C » C C M Í « 99 1« ladustrku de lo Coftstrwctfóft
1 . 2 . 1 1 S i s t e m a s d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d y o t r o s
s i s t e m a s d e g e s t i ó n .
El sistema de gestión de la calidad es aquella parte del sistema de gestión
de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los
objetivos de calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de
las partes interesadas, según corresponda. Los objetivos de la calidad
complementan otros objetivos de la organización tales como aquellos relacionados
con el crecimiento, recursos financieros, rentabilidad, el medio ambiente, la
seguridad y salud ocupacional.
Las diferentes partes del sistema de gestión de una organización pueden
integrarse conjuntamente con el sistema de gestión de la calidad, dentro de un
sistema de gestión único, utilizado elementos comunes. Esto puede facilitar la
planeación, asignación de recursos, establecimientos de objetivos
complementarios y la evaluación de la eficacia global de la organización. El
sistema de gestión de la organización puede evaluarse comparándolo con los
requisitos del sistema de gestión de la organización. El sistema de gestión puede
asimismo auditarse contra los requisitos de Normas Internacionales tales como
ISO 9001 e ISO 14001. Estas Auditorías del sistema de gestión pueden llevarse a
cabo de forma separada o conjunta.
1 - 2 . 1 2 R e l a c i ó n e n t r e s i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a
c a l i d a d y l o s m o d e l o s d e e x c e l e n c i a .
Los enfoques de los sistemas de gestión de la calidad dados en la familia
de Normas ISO 9000 en los modelos de excelencia para las organizaciones están
basados en principios comunes. Ambos enfoques.
23
cmic Maestría en Administración de la Construcción . m , A .
Comoro m«xt<«ft« oe lo !»*telr ie é<¡ lo l»m%krmttié»
• Permiten a la organización identificar sus fortalezas y sus
debilidades.
• Posibilitan la evaluación frente a modelos genéricos.
• Proporcionan una base para la mejora continua, y
• Posibilitan el reconocimiento externo.
La diferencia entre los enfoques de los sistemas de gestión de la calidad de
la familia de Normas ISO 9000 y los modelos de excelencia radica en su campo de
aplicación. La familia de normas ISO 9000 proporciona requisitos para los
sistemas de gestión de la calidad y orientación para la mejora del desempeño; la
evaluación de los sistemas de gestión de la calidad determina el cumplimiento de
dichos requisitos. Los modelos de excelencia contienen los criterios que permiten
la evaluación comparativa del desempeño de la organización y que son aplicables
a todas las actividades y partes interesadas de la misma. Los criterios de la
evaluación en los modelos de excelencia proporcionan la base que para que una
organización pueda comparar su desempeño con el de otras organizaciones.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Producto:
Se define como el resultado de un proceso.
Proceso:
Se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman entradas y salidas.
24
Maestría en Administración de la Construcción . M , „ , ladustri-a «to lo Construccieft
1 . 2 . 1 3 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l a c a l i d a d .
Calidad:
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Nota 1: El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como
pobre, buena o excelente.
Nota 2: "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo,
especialmente como una característica permanente.
Requisito:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Nota 1: "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común
para la organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o
expectativa bajo consideración esté implícita.
Nota 2: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de
requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestión de la
calidad, requisito del cliente.
Nota 3: Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un
documento.
IU >ta 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.
Clase:
Categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos,
procesos o sistemas que tienen el mismo uso funcional.
25
Maestría en Administración de la Construcción , M , . , « « o r e Mext€«»« <J» lo fagteirla de ie t«»skrw«f®s
Ejemplo: Clases de billetes de una compañía aérea o categorías de hoteles en
una guía de hoteles.
Nota: Cuando se establecen requisito de calidad, generalmente se específica la
clase.
Satisfacción al cliente:
Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
Nota 1: Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja
satisfacción del cliente, pero la ausencia de las mismas no implica necesariamente
una elevada satisfacción del cliente.
Nota 2: Incluso cuando los requisitos del cliente han acordado con el mismo y
éstos han sido cumplidos, esto no asegura necesariamente una elevada
satisfacción del cliente.
Capacidad:
Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto
que cumple los requisitos para ese producto.
1 . 2 . 1 4 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l a g e s t i ó n .
Sistema:
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que ¡nteractúan.
26
CffliC Maestría en Administración de la Construcción , .
Industrio de i» €»»strti«ié»
Sistema de gestión:
Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.
Nota: Un sistema de gestión de una organización podría incluir diferentes sistemas
de gestión, tales como un sistema de gestión de calidad, un sistema de gestión
financiera o un sistema de gestión ambiental.
Sistema de gestión de calidad:
Sistema de gestión de calidad para dirigir y controlar una organización con
respecto a la calidad.
Política de calidad:
Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad
tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
Nota 1: Generalmente la política de la calidad es coherente con la política global
de la organización y proporciona un marco de referencia para el establecimiento
de los objetivos de la calidad.
Nota 2: Los principios de gestión de la calidad presentados en esta Norma
Internacional pueden constituir la base para el establecimiento de la política de la
calidad.
Objetivos de la calidad:
Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
Nota 1: Los objetivos de la calidad generalmente se basan en la política de la
calidad de la organización.
Nota 2: Los objetivos de la calidad generalmente se especifican para los niveles y
27
cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ . M , industria de i« C»»ítrer«?««
funciones pertinentes de la organización.
Gestión:
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
Alta dirección:
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización.
Gestión de la calidad:
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo
relativo a la calidad.
Nota: La Dirección y control, en lo relativo a la calidad, generalmente incluye el
establecimiento de la política de la calidad y los objetivos de la calidad, el control
de la calidad, el aseguramiento de la calidad y la mejora de la calidad.
Planificación de la calidad:
Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los
objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios
y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.
Nota: El establecimiento de planes de la calidad puede ser parte de la planificación
de la calidad.
Control de calidad:
Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos
de la calidad.
28
cmic Maestría en Administración de la Construcción ,. M . J t
Cámara Ste»««»« de la te«f»strlü síl« i o C»astr»«cié»
Aseguramiento de la calidad:
Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de
cumplir con los requisitos de la calidad.
Mejora continua:
Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
Nota: El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican
oportunidades para la mejora es un proceso continuo a través del uso de los
hallazgos de la Auditorías, las conclusiones de la Auditoría el análisis de los datos,
la revisión por la dirección u otros medios, y generalmente conduce a la acción
correctiva y preventiva.
Eficacia:
Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.
Eficiencia:
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
1 . 2 . 1 5 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l a o r g a n i z a c i ó n .
Organización:
Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
Estructura de la organización:
Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el
personal.
29
¡TC — i — • • " ! — • — I ^ Í «nie Maestría en Administración de la Construcción . „ . . . Ceretor© Mexico»® se lo tothMstfkü ¡de lo € » « ! « « » »
Nota 1: Dicha disposición es generalmente ordentfd|. H I C_y
• c, L I Ü T E C A Nota 2: Una expresión formal de la estructura de la organización se incluye
habitualmente en un manual de la calidad o en un plan para un proyecto.
Nota 3: El alcance de la estructura de la organización puede incluir interfaces
pertinentes con organizaciones externas.
Infraestructura:
Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de una organización.
Ambiente de trabajo:
Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza un trabajo.
Nota: Las condiciones incluyen factores físicos, sociales, psicológicos y
medioambientales (tales como temperatura, esquemas de reconocimiento,
ergonomía y composición atmosférica).
Cliente:
Organización o persona que recibe un producto.
Ejemplo: Consumidor, usuario final, minorista, beneficiario y comprador.
Nota: El cliente puede ser interno o externo a la organización.
Proveedor:
Organización o persona que proporciona un producto.
Ejemplo: Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador
de un servicio o información.
30
CffllC Maestría en Administración de la Construcción , . . , t
Cámara Mexicano oe te industrio «Je lo C@aslru««lés
Nota 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.
Nota 2: En una situación contractual un proveedor puede denominarse
"Contratista".
Parte interesada:
Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una
organización.
Ejemplo: Clientes, propietarios, personal de una organización, proveedores,
banqueros, sindicatos, socios o la sociedad.
Nota: Un grupo puede ser una organización, parte de ella, o más de una
organización.
1 . 2 . 1 6 T é r m i n o s r e l a c i o n a d o s a l p r o c e s o y a l
p r o d u c t o .
Proceso:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman entradas en salidas.
Nota 1: Las entradas para un proceso son generalmente salidas de otros
procesos.
Nota 2: Los procesos de una organización son generalmente salidas de otros
procesos.
Nota 3: Los procesos de una organización son generalmente planificados y
31
A*•*»#* • ^ • • ^ • • • • • • • • • • ^ • ^ • i ^ ^ ^ ^ v i , cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ , . t
fasfcstrk» de lo € ¡»« i f !«««•%
« * * * -¡s' .p '*' •"¥ *.
puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor.
Nota 4: Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante, no puede
ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso
especial".
Producto:
Resultado de un proceso.
Nota 1: Existen cuatro categorías genéricas de productos:
• Servicios (por ejemplo, transporte);
• Software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
• Hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor);
• Materiales procesados (por ejemplo, lubricantes).
La mayoría de los productos contienen elementos que pertenecen a
diferentes categorías genéricas de producto. La denominación del producto en
cada caso como servicio, software, hardware o material procesado depende del
elemento dominante.
Por ejemplo, el producto ofrecido "automóvil" esta compuesto por hardware
(por ejemplo, los programas informáticos de control del motor, el manual del
conductor), y el servicio (por ejemplo, las explicaciones relativas a su
funcionamiento proporcionadas por el vendedor).
Nota 2: Un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una
actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible.
La prestación de un servicio puede implicar, por ejemplo:
32
cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ , . .
Císfoesre l e w w s c TO lo Industrio de fe C»»struct»*
• Una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el
cliente (por ejemplo, reparación de un automóvil).
• Una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el
cliente (por ejemplo, la declaración de ingresos necesaria para preparar la
devolución de los impuestos).
• La entrega de un producto intangible (por ejemplo, la entrega de
información en el contexto de la transmisión de conocimiento).
• La creación de una ambientación para el cliente (por ejemplo, en hoteles y
restaurantes).
El software consiste de información y generalmente es intangible, puede
presentarse bajo la forma de propuestas, transacciones o procedimientos.
El hardware es generalmente tangible y su cantidad es una característica
contable. Los materiales procesados generalmente son tangibles y su cantidad es
una característica continua. El hardware y los materiales procesados
frecuentemente son denominados como bienes.
Nota 3: El aseguramiento de la calidad esta principalmente enfocado en el
producto que se pretende.
Nota 4: En español el término ingles "software" tiene un alcance más limitado del
que se le da en esta norma, no quedando este limitado a los programas
informáticos.
1 . 2 . 1 6 . 1 P r o y e c t o .
Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y
controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un
33
cmic Maestría en Administración de la Construcción ,. M . . . cámara Mext«M)<i «fe to Industria de in €©itstr«c«é«
objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costo y recursos.
Notal: Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de un proyecto
mayor.
Nota 2: En algunos proyectos, los objetivos se afinan y las características del
producto se definen progresivamente según evoluciones el proyecto.
Nota 3: El resultado de un proyecto puede ser una o varias unidades de producto.
1 . 2 . 1 6 . 2 D i s e ñ o y D e s a r r o l l o .
Conjunto de procesos que transforma los requisitos en características
especificadas o en la especificación de un producto, proceso o sistema.
Notal: Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como
sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el
proceso de diseño y desarrollo.
Nota 2: Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se esta
diseñando y desarrollando (por ejemplo diseño y desarrollo del producto o diseño
y desarrollo del proceso).
1 . 2 . 1 6 . 3 . P r o c e d i m i e n t o .
Forma especifica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Notal: Los procesos pueden estar documentados o no.
34
Maestría en Administración de la Construcción M . . . í f t í tetr la ém la Ceasir »«Ioo
Nota 2: Cuando un procedimiento esta documentado, se utiliza con frecuencia el
término "procedimiento escrito" o "procedimiento documentado". El documento que
contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento".
1 . 2 . 1 7 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l a s c a r a c t e r í s t i c a s .
1 - 2 . 1 7 . 1 C a r a c t e r í s t i c a s
Rasgo diferenciador:
Notal: Una característica puede ser inherente o asignada.
Nota 2: Una característica puede ser cualitativa o cuantitativa.
Nota 3: Existen varias clases de características, tales como:
• Físicas, (por ejemplo, características mecánicas, eléctricas, químicas o
biológicas).
• Sensoriales, (por ejemplo, relacionadas con el olfato, el tacto, el gusto, la
vista y el oído).
• De comportamiento (por ejemplo, cortesía, honestidad, veracidad).
• De tiempo, (por ejemplo, puntualidad, confiabilidad, disponibilidad).
• Ergonómicas, (por ejemplo, características fisiológicas, o relacionadas con
la seguridad humana).
• Funcionales, (por ejemplo, velocidad máxima de un avión).
Características de la calidad:
Característica inherente de un producto, proceso o sistema relacionada con
un requisito.
35
1TC !MI^HMaia i lHH^Al CfTHC Maestría en Administración de la Construcción . m . . . Cawore MCXKQÍKI efe ío imámirm de So C®!wtra««»É
Nota 1: Inherente significa que existe en algo, especialmente como una
característica permanente.
Nota 2: Una característica asignada a un producto, proceso o sistema (por
ejemplo, el precio de un producto, el propietario de un producto) no es una
característica de la calidad de ese producto, proceso o sistema.
Seguridad de funcionamiento:
Término colectivo utilizado para describir el desempeño de la disponibilidad
y los factores que la influencian: desempeño de la confiabilidad, de la capacidad
de mantenimiento y del mantenimiento de apoyo.
Nota: Seguridad de funcionamiento se utiliza únicamente para una descripción
general en términos no cuantitativos.
Trazabilidad:
Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que esta bajo consideración.
Notal: Al considerar un producto, la trazabilidad puede estar relacionada con:
• El origen de los materiales y las partes.
• La historia del procesamiento.
• La distribución y localización del producto después de su entrega.
1 . 2 . 1 8 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l a c o n f o r m i d a d .
Datos que poseen significado.
36
IXC |>*HI^MBHHIBBB^^H^^^ CITIIC
Maestría en Administración de la Construcción . „ . . . Coseré mexicana «Se m iñéoskrm fie I» €»f»tr »«!»«
Documento:
Información y su medio de soporte.
Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma.
Notal: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de estos.
Nota 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones
y registros, se denominan "documentación".
Nota 3: Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están
relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos
diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado
por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).
Especificaciones:
Documento que establece requisitos.
Nota: Una especificación puede estar relacionada a actividades (por ejemplo,
procedimiento documentado). Especificación de proceso y especificación de
ensayo/prueba, o a productos (por ejemplo, una especificación de producto, una
especificación de desempeño y un plano.
Manual de la calidad:
Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
organización.
Nota: Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para
37
ccmic Maestría en Administración de la Construcción . ^ Ua , ,„ . Comerá mext«<MKi #8 le toíwílri-Q <ie lo {««sslruecto»
adecuarse al tamaño complejidad de cada organización en particular.
Plan de la calidad:
Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso,
producto o contrato específico.
Nota 1: Estos procedimientos generalmente incluyen a los relativos a los procesos
de gestión de la calidad y a los procesos de realización del producto.
Nota 2: Un plan de la calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual
de la calidad o a procedimientos documentados.
Nota 3: Un plan de la calidad es generalmente uno de los resultados de la
planificación de la calidad.
Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de
actividades desempeñadas.
Notal: Los registros pueden utilizarse por ejemplo, para documentar la
trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, accione preventivas y
acciones correctivas.
Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de
revisión.
38
CfYlIC Maestría en Administración de la Construcción . „ u , . ,
Cámara we«««»« Je m industria «fe Is €esiifw«í©»
1 . 2 . 1 9 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l e x a m e n .
Evidencia objetiva:
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Nota: La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación,
medición, ensayo/prueba u otros medios.
Inspección:
Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen,
acompañada cuando sea apropiado de medición, ensayo/prueba o comparación
con patrones.
Ensayo/prueba:
Determinación de una o más características de acuerdo a un procedimiento.
Verificación:
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
Nota 1: El término "verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente.
Nota 2: La confirmación puede comprender acciones tales como:
• La elaboración de cálculos alternativos.
• La comparación de una especificación, de un diseño nuevo con una
especificación de un diseño similar probado.
• La realización de ensayos/pruebas y demostraciones, y
• La revisión de los documentos antes de su liberación
39
cmic Maestría en Administración de la Construcción , m , . . ¡»«#9slri« éc le €©«sfaro«!«ft
Validación:
Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
Notal: El término validado se utiliza para designar el estado correspondiente.
Nota 2: Las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o
simuladas.
Proceso de calificación:
Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos
especificados.
Nota 1: El término calificado se utiliza para designar el estado correspondiente.
Nota 2: La calificación puede aplicarse a personas, productos, procesos o
sistemas.
Ejemplos: Proceso de calificación del auditor, proceso de calificación de material.
Revisión:
Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y
eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Nota: La revisión puede incluir la determinación de la eficiencia.
Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y del desarrollo, revisión de
los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.
40
cmic Maestría en Administración de la Construcción . « - , . * „ * .
Comeres MextcoiMí «le i s ladustrlka <l« la Construido*
1 . 2 . 2 0 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l a a u d i t o r i a .
Nota: Los términos y definiciones han sido elaborados con anticipación a la
publicación de la Norma ISO 9011. Es posible que se modifiquen en dicha norma.
Auditoria:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.
Nota: Las auditorias internas denominadas en algunos casos como auditorias de
primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para fines
internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una
organización.
Las auditorias externas incluyen lo que se denomina generalmente
"auditorias de segunda o tercera parte".
Las auditorias de segunda parte se llevan a cabo por partes un tienen un interés
en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre.
Las auditorias de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones
independientes externas. Tales organizaciones proporcionan la certificación o el
registro de conformidad con requisitos como los de las Normas ISO 9001 e ISO
14001.
Cuando se auditan sistemas de gestión ambiental y de la calidad juntos, se
denominan "auditoria combinada".
Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un
41
cmic Maestría en Administración de la Construcción . „ . Catnars fne»c«ft«i oc m i«d«xírl« de la €©¡8stre«is«
único auditado se denomina "auditoria conjunta.
Programa de la auditoria:
Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito especifico.
Criterios de auditoria:
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Evidencias de la auditoria:
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
Nota: La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.
Hallazgo de la auditoria:
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los
criterios de auditoria.
Nota: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad
con los criterios de auditoria, u oportunidades de mejora.
Conclusiones de la auditoria:
Resultados de una auditoria que proporciona en equipo auditor, tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Cliente de la auditoria:
Organización o persona que necesita una auditoria.
42
m. %mllll%» Maestría en Administración de la Construcción . «» s « , ,
iiidusirk» de ie C»»str»««®ft
Auditado:
Organización que es auditada.
Auditor:
Persona con la competencia para llevar cabo una auditoria.
Equipo auditor:
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.
Nota 1: Un auditor del equipo auditor se designa generalmente como auditor jefe
del equipo.
Nota 2: El equipo auditor puede incluir auditores en formación y, cuando se
precise, expertos técnicos.
Nota 3: Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan
como parte del mismo.
Experto técnico:
Auditoria, persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con
respecto a la materia que se vaya a auditar.
Nota 1. La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimientos o
experiencia en la organización, proceso, o actividad a ser auditada, así como
orientaciones lingüísticas o culturales.
Nota 2. Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor.
Competencia:
Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
43
cmic Maestría en Administración de la Construcción . m .
canoero Mexitaira oc la Iftífwstri-a <J« i« C*fl*trttf«»»
1 . 2 . 2 1 T é r m i n o s r e l a t i v o s a l a s e g u r a m i e n t o d e l a
c a l i d a d p a r a l o s p r o c e s o s d e m e d i c i ó n .
Sistema de control de las mediciones:
Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan necesarios para
lograr la confirmación metrológica y el control de los procesos de medición.
Procesos de medición:
Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de una magnitud.
Confirmación metrológica:
Conjunto de operaciones para asegurar que el equipo de medición cumple
con los requisitos para su uso previsto.
Nota 1: La confirmación metrológica generalmente incluye calibración y/o
verificación, cualquier ajuste necesario o reparación y posterior recalibración,
comparación con los requisitos metrológicos para el uso previsto del equipo de
medición, así como cualquier sellado y etiquetado requeridos.
Nota 2: La confirmación metrológica no se consigue hasta que se demuestre y
documente la adecuación de los equipos de medición para la utilización prevista.
Nota 3: Los requisitos relativos a la utilización pueden incluir consideraciones tales
como el rango, la resolución, los errores máximos permisibles, etc.
Nota 4: Los requisitos de confirmación metrológica normalmente son distintos de
los requisitos del producto y no se encuentran especificados en los mismos
44
E T C BTTWfW^iWWWWilUBmBMWBWWWBBi^^^^^S:^^^ Maestría en Administración de la Construcción . m , . , €*«»r© Mexicano oe to iastetrkt «le ¡a €esstr««}e«
Equipo de medición:
Instrumento de medición, software, patrón de medición, material de
referencias o equipos auxiliares o combinación de ellos, necesarios para llevar a
cabo un proceso de medición.
Característica metrológica:
Rasgo distintivo que puede influir sobre los resultados de la medición.
Nota 1: El equipo de medición usualmente tiene varias características
petrológicas.
Nota 2: Las características metrológicas pueden estar sujetas a calibración.
Funciones metrológicas:
Función con responsabilidad en la organización para definir e implementar
el sistema de control de las mediciones.
1.3 MANUALES DE CALIDAD.
Un manual de calidad debe consistir o referirse a los procedimientos
documentados del sistema de calidad, que tienen como propósito la planeación y
administración de todas las actividades que afectan la calidad en una
organización.
Un manual debe cubrir todos los criterios aplicables de la norma del sistema
de calidad requerido por una organización. El contenido de los manuales de
calidad es tratado a detalle; los procedimientos documentados relativos al sistema
de calidad que no se contemplen en la norma seleccionada del sistema de calidad,
45
cmic Maestría en Administración de la Construcción . „ . Camore M«xt«in<t «e te
pero necesarios para el control adecuado de las actividades, deben agregarse al
manual, o se deben hacer referencia a ellos cuando sea necesario.
1 . 3 . 1 P r o p ó s i t o s d e l o s m a n u a l e s d e c a l i d a d .
Los manuales de calidad pueden ser desarrollados y usados para los siguientes
propósitos de una organización, pero no estarán limitados a:
• Comunicar la política de la organización, sus procedimientos y
requisitos; describir e implantar un sistema de calidad efectivo.
• Proporcionar un mejor control de las prácticas y facilitar las
actividades de aseguramiento.
• Proporcionar las bases documentadas para auditar el sistema de
calidad.
• Proporcionar la continuidad del sistema de calidad y sus requisitos
durante circunstancias cambiantes.
• Capacitar al personal en los requisitos del sistema de calidad y sus
métodos de cumplimiento.
• Presentar el sistema de calidad para propósitos externos, tales
como demostrar el cumplimiento con NMX-CC-003, NMX-CC-004 o
NMX-CC-005, demostrar el sistema de calidad con los requisitos de
calidad en condiciones contractuales.
46
cmic Maestría en Administración de la Construcción _ Cámaro ww»««»<8 éz ta laduslrk» «fe In €©a$Srrt*««i««
1 . 3 . 2 E s t r u c t u r a y f o r m a t o .
Aunque no existe una estructura o formato definido para un manual de
calidad, éste debe comunicar la política de calidad, los objetivos y los
procedimientos documentados que rigen a la organización de manera exacta,
completa y concisa.
Un manual puede ser:
• Una compilación directa de los procedimientos documentados del
sistema de calidad.
• Un agrupamiento o sección de los procedimientos documentados
del sistema de calidad.
• Una serie de procedimientos documentados para facilidades y
aplicaciones especificas.
• Más que un documento o nivel.
• Tener un documento básico común con los anexos adecuados.
Establecerse solo o de otra manera.
Hacer referencia a otros documentos aplicables con base en las
necesidades de la organización
47
cmic Maestría en Administración de la Construcción ,. „ , „ , ted«sírlo 4% i® C»aslr»«cí*«
1 . 3 . 3 P r o c e s o p a r a p r e p a r a r u n m a n u a l d e
c a l i d a d .
Una vez que la administración toma la decisión de documentar un sistema
de calidad en un manual de calidad, el proceso efectivo iniciará con la asignación
del trabajo de coordinación a un grupo competente delegado por la gerencia, el
cual puede ser un individuo o un grupo de individuos de una o más funciones de la
organización.
La actividad concreta de la redacción debe ser desarrollada y controlada
dentro del grupo competente delegado o dentro de las diferentes unidades
funcionales, según sea apropiado. El uso de documentos existentes y referencias
puede reducir significativamente el tiempo para desarrollar el manual, así como
ayudar a la identificación de aquellas áreas donde se detecten inadecuaciones con
el sistema de calidad que sea necesario consignar o corregir.
El organismo competente puede iniciar las siguientes acciones según sea
aplicable:
• Establecer y enlistar las políticas, objetivos y procedimientos
documentados existentes y aplicables al sistema de calidad; o
desarrollar los planes para tal fin.
• Decidir que criterios del sistema de calidad aplican de acuerdo con
la norma de sistema de calidad seleccionada.
• Obtener datos acerca del sistema de calidad y prácticas existentes
por varios medios, tales como cuestionarios y entrevistas.
48
\cmic Maestría en Administración de la Construcción , m , . ,
• Requerir y obtener documentación de fuentes adicionales o
referencias de unidades operacionales.
• Determinar la estructura y formato del manual a preparar.
• Clasificar los documentos existentes de acuerdo con la estructura y
el formato propuesto.
• Utilizar cualquier otro método aplicable dentro de la organización
para completar el borrador del manual de calidad.
1 - 3 . 4 P r o c e s o d e a p r o b a c i ó n , e m i s i ó n y c o n t r o l d e l
m a n u a l d e c a l i d a d .
Revisión final y aprobación:
Previo a su emisión, el documento debe estar sujeto a una revisión por el
personal responsable de asegurar la claridad, exactitud, adecuación y estructura
adecuada. Los usuarios también deben tener la oportunidad para evaluar y
comentar la facilidad de uso del documento. La liberación del nuevo manual de
calidad debe ser aprobada por la administración responsable de su implantación.
Distribución:
El método de distribución del manual autorizado, ya sea en su totalidad o en
secciones, proveerá el aseguramiento de que todos los usuarios tengan acceso
apropiado. A la distribución y control adecuados puede ayudar, por ejemplo, la
numeración de las copias entregadas a los receptores.
49
CfYIIC Maestría en Administración de la Construcción . é, . ^ , ,
Ceoor© Mexicana «fe la Int lustfr» cl« le C»ssiriit«.««»
La administración debe asegurar que el personal esté familiarizado con el
contenido del manual apropiado a cada usuario dentro de la organización.
Cambios: . —, r C "~*. &
Cuando surjan propuestas de cambios al manual, debe tenerse un método
que norme su revisión, incorporación y control. Esta tarea debe de ser asignada a
la función encargada del control de documentos. Cuando se realicen cambios
aplicará el mismo proceso de revisión y aprobación utilizados en el desarrollo del
manual básico.
1 . 3 . 5 G e n e r a l i d a d e s .
Un manual de calidad debe contener normalmente lo siguiente:
• Titulo, alcance y campo de aplicación.
• Tabla de contenidos
• Páginas introductorias acerca de la organización y del manual en
sí.
• La política de calidad y los objetivos de la organización.
• Una descripción de la estructura organizacional, las
responsabilidades y autoridades.
• Una descripción de los elementos del sistema de calidad y
cualquier referencia a los procedimientos documentados de éste.
50
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ^ „ ,M . , Cámaro fmssjseeft© ©e l<» fr-é'jfirm áe l« €*ftstr««**»
• Una sección de definiciones si se requiere.
• Un anexo para los datos de soporte si se requiere.
Nota: El orden del contenido del manual de calidad puede ser cambiado de
acuerdo con las necesidades del usuario.
TÍTULO:
El título y alcance del manual de calidad definirán claramente la
organización a la cual aplica el manual. Esta sección del manual de calidad
también definirá la aplicación de los elementos del sistema de calidad.
Para asegurarnos claridad y evitar confusión, puede ser apropiado el uso de
limitaciones (Ejemplo: Qué es lo que no cubre el manual de calidad y las
situaciones en que no debe ser aplicado). Alguna o toda esta información puede
ser localizada en el título de la página.
TABLA DE CONTENIDO:
La tabla de contenido de un manual de calidad debe mostrar los títulos de
las secciones dentro de él y cómo pueden localizarse. El sistema de numeración o
codificación de secciones, subsecciones, páginas, figuras, cuadros, diagramas,
tablas, etc., debe ser claro y lógico.
INTRODUCCIÓN:
La introducción de un manual de calidad debe proporcionar información
general acerca de la organización de que se trate y del manual de calidad en sí.
51
y y ^ Maestría en Administración de la Construcción c<1„„„ M „ i t o n „ „._,. i»cí«í t r l« «Je I» C»a*trwe««ft
La información mínima acerca de la organización debe se su nombre, sitio,
localización y medios de comunicación. También puede ser incluida información
adicional acerca de la organización tal como su línea de negocios, una descripción
breve de sus antecedentes, historia o tamaño.
La información acerca del manual de calidad en si, debe incluir:
La edición actual, fecha de vigencia o identificación de su entrada en vigor,
fecha de emisión y efectividad e identificación de las correcciones efectuadas.
Una breve descripción de cómo se revisa y mantiene el manual de calidad,
quién revisa su contenido y con que frecuencia, quién está autorizado para
efectuar cambios y quién esta autorizado para aprobar; ésta información puede
también darse bajo los criterios del sistema adoptado; si es adecuado, puede
incluirse un método para determinar el historial de cambios a lo procedimientos.
Una breve descripción de los procedimientos documentados usados para
identificar el estado y control de la distribución del manual de calidad, ya sea que
contenga o no información confidencial, que sea solamente para propósito de uso
interno o que pueda estar disponible para uso externo.
La evidencia de aprobación de los responsables de autorizar el contenido
del manual de calidad.
POLÍTICA Y OBJETIVO DE CALIDAD:
Esta sección de un manual de calidad debe establecer la política y los
objetivos de calidad de la organización. Es aquí donde se presenta el compromiso
52
I«IA HH^^HMHIHIB^I^H^^H^L CfnIC Maestría en Administración de la Construcción . „ . . ,
Camera MBXKOM de !« ladustrk» éc la €íwstr««í*«
de la organización hacia la calidad y se delinean sus objetivos de calidad. Esta
sección también debe describir, como se hace del conocimiento y entendimiento
de todos los empleados la política de calidad y como se implanta y se mantiene en
todos los niveles. Las declaraciones específicas de la política de calidad, pueden
también ser incluidas bajo los elementos del sistema concerniente.
DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:
Esta sección de un manual de calidad debe proporcionar una descripción
de los más altos niveles de la estructura organizacional. Puede incluirse un
organigrama que indique la estructura de las responsabilidades, niveles de
autoridad e interrelaciones. En subsecciones dentro de esta sección o en un
procedimiento de referencia de un elemento del sistema, se deben proporcionar
los detalles de las responsabilidades, los niveles de autoridad y de jerarquía de
aquellas funciones que administran, ejecutan y verifican trabajos que afectan la
calidad.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD:
Lo que resta del manual debe describir todos los elementos aplicables del
sistema de calidad. La descripción debe ser dividida en secciones lógicas que
revelen un sistema de calidad bien coordinado. Esto puede hacerse al incluir o
hacer referencia a los procedimientos documentados del sistema de calidad.
Un sistema de calidad y un manual son únicos para cada organización; por
lo tanto, esta norma no pretende definir una estructura, formato, contenido o
método único de presentación para la descripción de los elementos del sistema de
calidad, los cuales pueden ser aplicados a todos los productos o al menos alguno,
incluyendo servicios.
53
cmic Maestría en Administración de la Construcción , . „ . . , Iftttostria «fe le €©astm«fé¡s
Los requisitos para los elementos de los sistemas de calidad son previstos
por la familia de normas mexicanas NMX-CC o por las normas aplicables usadas
por la organización.
1.4 MANUAL DE ORCANIZACIÓN.
La tarea de un administrador es organizar, delegar, supervisar y vitalizar o
estimular. Esta definición muy simplificada pero efectiva, subraya una secuencia
aceptada de acciones de la gerencia, y fundamentalmente indica:
• Que los bienes humanos y materiales deben ser organizados para
el trabajo, antes que puedan delegarse los puestos de trabajo.
• Que la delegación que incluye el establecimiento de normas de
trabajo debe proceder al acto de supervisión.
• Que se motiva al personal cuando las normas de trabajo son
delegadas y vitalizadas y cuando se reconoce y recompensa la
ejecución del trabajo por parte de los supervisores.
El acto de organizar no se limita o dirige tan solo al desarrollo de un manual
de organización. La planeación de esta última, por lo contrario, comprende la
cristalización de los objetivos de la compañía; el análisis de los productos,
ingeniería, mercado y otros aspectos fundamentales; la estimación de los
presupuestos de mano de obra que puede sostenerse, y una apreciación de las
habilidades y posibilidades del personal con que se cuenta. De una estimación de
estos y otros factores relacionados entre sí, se deriva el plan organizador que se
expresa comúnmente en una gráfica de organización.
Los manuales de muchas compañías contienen sólo gráficas de
organización. Otras suplementan dichas gráficas con material cuyo propósito es
54
I ve
clarificar:
Maestría en Administración de la Construcción
"WS¿
cmic C<unora Mexk«íio tie le l«d«utrk« tl« te €»«*tr»«t«»
Los objetivos de la empresa.
La diferencia entre las líneas de organización y las de
comunicación.
El concepto corporativo de control.
La base sobre la que se diseño la estructura de organización (por
productos, geográficamente, industria, etcétera.)
La relación entre organización del personal de línea y el asesor.
Los deberes y responsabilidades específicos del personal directivo.
Un manual de organización no es el producto final del planteamiento
organizativo. La amplitud en que el manual contenga gráficas al día y material
suplementario como el que acabamos de mencionar, indica, en muchos casos, el
monto de consideración que la dirección general ha dado a su responsabilidad
básica de organizar los bienes humanos de la empresa y de anunciar sus
decisiones al respecto a todas las personas involucradas. El manual de
organización es, por lo tanto, un producto final, tangible, de la planeación
organizativa. Cuando el manual no existe, cuando no está al corriente, o se limita
únicamente a gráficas, es razonable suponer que la planeación no ha sido
considerada con cuidado.
1 . 4 . 1 D i s e ñ o d e l m a n u a l .
La siguiente lista de comprobación define los principales aspectos que
deben tenerse en cuenta al diseñar un manual de organización:
• Prólogo o introducción.
• Carta de organización de la alta dirección.
55
cmic Maestría en Administración de la Construcción rMM ^ „ , _ . . Ca«i«re» Mexicana ae m Industrie de la Construccloft
Interpretación de la estructura básica de organización en la cual el
ejecutivo en jefe explica cosas tales como:
El modo de organización (geográfico, por producto, etcétera).
Amplitud de la centralización o descentralización.
La relación entre el personal asesor y de línea.
Gráficas divisionales o departamentales.
Descripciones de trabajos para cada miembro de la dirección.
Políticas de organización con aspectos fundamentales de la
dirección, tales como:
Planeación
Comunicaciones.
Control.
Desarrollo del personal directivo,
índice (Lista alfabética del personal directivo con referencias
cruzadas a los números de la gráfica de organización).
La gráfica ilustra un diseño en el cual la gráfica de organización y las
descripciones compendiadas de los distintos trabajos se han integrado para
facilitar s comprensión y referencias.
56
Maestría en Administración de la Construcción cmrc
Cámara Mexkono «le lo Industrio de la C»nstr»c«í««
organización
Gerente de Proceámíentos y Estudios Especiales
Supervisorde Estudios Especiales
57
Maestría en Administración de la Construcción ,. „ . . . . Comer» me»««ae «le I»
lachnlrki ¡tie to Ce»slr»«€»a
La gráfica ejemplifica un método de presentar las relaciones entre la
organización del personal asesor y el de líneas en el cual dichas relaciones
difieren ampliamente.
Gerente de procedimientos y estudios especiales:
Planea, organiza y dirige las actividades relacionadas con los estudios
administrativos especiales; el análisis y mejoramientos de los sistemas,
procedimientos y métodos de oficina; formulación de manuales; de cuentas, de
investigación de tarjetas perforadas y electrónicas; control de formas;
estandarización del equipo y compra de equipo y artículos de oficina.
Procedimientos del subgerente:
Supervisa las actividades de análisis de procedimientos formulación de
manuales y planeación de cuentas. Dirige las funciones de control de formas y
equipos y de las compras.
Supervisor de procedimientos:
Evalúa los procedimientos y métodos de oficina dentro de la división de
contraloría, para asegurar que estén de acuerdo con la política de la empresa y
que empleen las técnicas más económicas y efectivas de contraloría.
Supervisor de planeación de cuentas:
Proporciona un catalogo de cuentas abarcando todas las actividades
contables de rutina y las políticas y controles relativos. También suministra
interpretaciones e instrucciones para transacciones contables especiales.
58
i x c mmmmmmmmmmmmmmmmm^^L^ cmc
Maestría en Administración de la Construcción , m . , . Camero i e » < « 8 « d * m Industrio de lo €»sstr»e«!©«
CONCLUSION CAPITULAR
Una vez recopilada la información, se esta en condiciones de continuar
trabajo, ya que ahora se tienen los elementos, datos y guías referente a la
Administración, Calidad y Organización que enriquecen y permiten el desarrollo
del presente trabajo. Es importante tener en cuenta aspectos de la administración
tradicional, como son las partes de que se compone la Organización. Igualmente
este trabajo tendrá un mejor resultado para la Dirección de Control y Auditoría a
Obra Pública al tomar en cuenta que se sentarán las bases para posteriormente
llevar a cabo el sistema de gestión de la calidad, de tal forma que se facilitará el
realizar los procedimientos de calidad y la organización antes referida tendrá como
resultado un mejor servicio a las Dependencias del Ejecutivo, Municipios y
Ciudadanía en general.
CAPITULO 2 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
2.1 ANTECEDENTES DEL CAPITULO.
En este capítulo, en forma clara y concisa se planteará la problemática que
desde el año 1983 fecha en que se crea la Secretaría de Contraloría, ha venido
presentando en su funcionamiento la actual Dirección de Control y Auditoría a
Obra Pública de la Dirección General de Auditoría de la Gestión Pública, de lo cual
de manera generalizada se darán a conocer las carencias y requerimientos para
59
CIYIIC Maestría en Administración de la Construcción , « , . ,
Isítelrm «le le €»«strti«»«
ITC
que se pueda desarrollar de manera profesional la función que el Ejecutivo del
Estado le tiene encomendada.
2 . 2 DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO.
Para entender la importancia de las funciones que se realizan en la
Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública, es importante destacar que ésta
depende de la Dirección General de Auditoría de la Gestión Publica que ésta a su
vez depende de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de
Tabasco.
Es relevante mencionar, que es el área que tiene el personal técnico
capacitado para verificar de manera puntual física y documentalmente las
acciones referidas a la Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma que
realizan las Dependencias y Entidades del Estado de Tabasco en su ámbito de
competencia, la cual se integra para el desempeño de sus actividades de la
siguiente manera:
60
I ve Maestría en Administración de la Construcción c cmic Comoro M«x¡<oft« 4® lo Industrio «le la €#estr 8«!»«
2 . 3 ESTRUCTURA ORGÁNICA
Dependencias y Entidades Ejecutivo del Estado] «Sector: Administración Central
«Sector: Agropecuario, Forestal y Pesca
«Sector: Comunicaciones, Asentamientos y Obras Públicas!
«SectorXuTturaTRecreacion y D e p 0 [ ^ e ^ ^ ^ ~ ~ ^ ^ ^ ^ ^
• Sedor-DesarrolloEconómico y T u r i s m o ^ jj
«Sector: Desarrollo Social y Protección al Medio Ambiente^
• Sector: Educación mtt*™mPma®*F®sm^;
' Sector. Salud, Asistencia y Seguridad Social
• Organismos Desconcentrados
Sector Seguridad Pública y Procuración de Justicia
Sector- Trabajo v Previsión Social
2 . 3 . 1 S e c t o r : A d m i n i s t r a c i ó n C e n t r a l .
s Secretaría de Contraloría (SECOTAB).
S Secretaría de Finanzas (SEFIN).
s Oficialía Mayor.
s Gubematura.
• Secretaría Particular de Gobierno.
• Coordinación General de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
• Coordinación General de Planeación.
• Representación del Gobierno del Estado en el Distrito Federal.
• Comisión de Modernización e Innovación Gubernamental.
61
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ^ ^ . _ .. ,
Comoro Mexicano «Je la fiídustria <fe la €»«ítr»«!»«
2 . 3 . 2 S e c t o r : A g r o p e c u a r i o , F o r e s t a l y P e s c a .
Organismos Desconcentrados:
• Central de Maquinaria Agrícola (CEMAGRO).
• Instituto para el Desarrollo de Sistemas de Producción del Trópico Húmedo de
Tabasco (ISPROTAB).
• Coordinación Plan Balancan - Tenosique.
• Coordinación Plan Chontalpa.
2 . 3 . 3 S e c t o r : C o m u n i c a c i o n e s , A s e n t a m i e n t o s y
O b r a s P ú b l i c a s ( S C A O P ) .
s Secretaría de Comunicaciones Asentamientos y Obras Públicas.
Organismos Desconcentrados:
• Instituto de Vivienda de Tabasco (INVITAB).
• Comité Administrador del Programa Estatal de Construcción de Escuelas
(CAPECE).
• Junta Estatal de Caminos (JEC).
• Servicio de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Tabasco (SAPAET).
• Administración Portuaria Integral de Tabasco (APITAB).
• Central de Maquinaria de Tabasco (CEMATAB).
62
cmic Maestría en Administración de la Construcción . M . . .
tadtaslrkt é® io €»8Jtr»«*!«a
2 . 3 . 4 S e c t o r : C u l t u r a , R e c r e a c i ó n y D e p o r t e s .
v' Secretaría de Cultura Recreación y Deporte (SECURED).
Organismos Desconcentrados:
• Instituto del Deporte de Tabasco (INDETAB).
• Comisión de Radio y Televisión de Tabasco (CORAT).
2 . 3 . 5 S e c t o r : D e s a r r o l l o E c o n ó m i c o y T u r i s m o .
s Secretaría de Desarrollo Económico y Turismo (SEDET).
2 . 3 . 6 S e c t o r : D e s a r r o l l o S o c i a l y P r o t e c c i ó n a l
M e d i o A m b i e n t e .
s Secretaría de Desarrollo Social y Protección del Medio Ambiente (SEDESPA).
Organismos Desconcentrados.
• Instituto de Capacitación para el Desarrollo Regional de Tabasco (ICADET).
• Centro de Interpretación y Convivencia con la Naturaleza (YUMKÁ).
• Instituto de la Juventud de Tabasco (INJUTAB).
2 . 3 7 . S e c t o r : E d u c a c i ó n .
s Secretaría de Educación (SE)
63
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ^ A M , M t. . iadwjitrkt «fe te €©«$!?««»«
2 . 3 8 S e c t o r : S a l u d , A s i s t e n c i a y S e g u r i d a d S o c i a l .
• Secretaría de Salud (SS).
2 . 3 . 9 O r g a n i s m o s D e s c o n c e n t r a d o s .
Administración de la Beneficencia Pública.
Hospital Dr. Gustavo A. Rovirosa Pérez.
Hospital Dr. Juan Graham Casasus.
Hospital Rodolfo Nieto Padrón.
Hospital de la Mujer.
Hospital de Salud Mental.
Laboratorio de Salud Pública.
Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF TABASCO).
2 . 3 . 1 0 S e c t o r : S e g u r i d a d P ú b l i c a y P r o c u r a c i ó n d e
J u s t i c i a .
S Secretaría de Seguridad Pública (SSP).
Organismos Desconcentrados:
• Instituto de Readaptación Social por el Trabajo.
s Procuraduría General de Justicia (PGJ).
64
cmic Maestría en Administración de la Construcción ,. m .
Costara wle»«»rte d» lo Industrio de lo <»aitr»«Í»ft
2 . 3 . 1 1 S e c t o r : T r a b a j o y P r e v e n c i ó n S o c i a l .
S Secretaría de Gobierno (SEGOB).
Organismos Desconcentrados:
• Coordinación Estatal para la Tenencia de la Tierra (CERTT).
• Coordinación General de Apoyo al Desarrollo Municipal (CADEM).
2.4 CARACTERÍSTICAS.
En Virtud de lo anterior, analizando la información antes mencionada, la
Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública de la Secretaría de Contraloría
juega un papel de vital importancia en los Sectores del Ejecutivo Estatal que
ejecutan Obra Pública, ya sea ésta de manera Directa o Convenidas con las
mismas Dependencias (SCAOP: a través de la DGOP) o en su caso con los H.
Ayuntamientos Municipales.
2.5 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA.
Como se puede observar, es sumamente amplia el área de acción de la
Dirección en cuestión, por lo que, se hace manifiesta la necesidad de contar con
un documento que determine los procedimientos que permitan a los
departamentos que la integran como son; Seguimiento Físico, Control
Documental y Licitaciones y Costos, realizar de manera concreta y concisa la
labor que para tal efecto tiene encomendado cada uno de ellos.
65
€ cmic Maestría en Administración de la Construcción . „ . . .
* & « / « ; « . Por lo cual, para lograr una participación correcta, eficiente y responsable
en los procedimientos que le corresponden a las áreas, es necesario revisar de
manera exhaustiva los procedimientos que actualmente se están realizado para el
desarrollo de las actividades, e identificar las deficiencias de éstos, lo anterior,
para trabajar en el análisis de los procesos definidos en función a los servicios que
se proporcionan, para que de esta manera se logre la integración de un Manual
de Calidad que le indique claramente a cada funcionario público que ingrese a
laborar a la Dependencia y a los que ya se encuentren laborando en ella en su
respectivo cargo, cuales deberían ser los mecanismos, criterios y secuencias de
las actividades a realizar para lograr los objetivos de calidad previamente
establecidos.
Para lograr un mejor desempeño de las actividades que se tienen
encomendadas realizar de acuerdo a la Política de Calidad de la Dependencia,
para cumplir con los procesos y cumplir con los objetivos, se hace indispensable
analizar profundamente las cualidades, características y virtudes que tiene el
personan que conforma la Dirección de Control y Auditoría Obra Pública
identificando de ésta manera las siguientes:
2 . 6 . 1 F o r t a l e z a s .
s Personal con tres años mínimo de experiencia en la Administración Pública.
s Personal con más de 20 años de experiencia en la Administración Pública
encargados de las Jefaturas de Departamentos.
66
cmic Maestría en Administración de la Construcción €ümttm meskmñ d
industrio é% la €»«str»««!«»
•/ Personal Titulado y con Cédula Profesional en un 50 %.
s Disponibilidad de la Alta Dirección para promover cursos de capacitación
del personal.
s Cómodo ambiente de trabajo.
S Disponibilidad de Equipos para realización de pruebas.
s Renovación con personal joven.
2 . 6 . 2 D e b i l i d a d e s .
s Baja remuneración económica del personal de nivel de mandos medios
hacia los niveles más bajos.
s Baja disponibilidad para tomar cursos de capacitación.
s Poca disposición para trabajar en equipos.
s Amplio campo de acción de la Dirección en comparación con la capacidad
en infraestructura y técnica instalada.
S Realización de actividades.
s Dificultad para adaptarse a los cambios.
67
Maestría en Administración de la Construcción f CfflIC
Cantare Mttxk<Mi« d * lo Industria <l« te €»«$tr««los
DIAGRAMA C A U S A - EFECTO
Atraso en las Dependencias
ríode~fér jntación
Duplicidad en la realización de .lasjfc^gwdaTtes'*
>ar
Malas condiciones
Uas
CONCLUSION CAPITULAR
En éste capítulo tiene la finalidad de dar a conocer que la problemática
identificada en la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública, se ha venido
presentando a través de los años, a partir de la fecha se su creación, de igual
manera, se da a conocer el organigrama de las Dependencias del Ejecutivo para
que el lector identifique de manera clara y concreta el área de acción y la
importancia de la referida Dirección
De igual manera, se a conocer que la Dirección en cuestión es el órgano de
Ejecutivo del Estado, facultado para intervenir en lo referente a la Obra Pública y
68
IXC M^Bi^HVBBBMIHBB^H^HI^^^ftJL CflfllC Maestría en Administración de la Construcción , . „ , . .
Cismare ÍSWWIK» «fe l« industrio ác lo C#«ítr»«!©»
Servicios Relacionados con las Mismas que ejecuten las Dependencias del
Estado.
Por lo anterior, se hace necesario la identificación del problema, así como
las Fortalezas y Debilidades del personal que labora en dicha área.
CAPITULO 3
SOLUCIÓN
3 .1 SOLUCIÓN PROPUESTA.
3 . 1 . 1 P l a n t e a m i e n t o d e l a p r o p u e s t a d e s o l u c i ó n .
En base a la situación laborar en que encuentra la Dirección General de
Auditoría de la Gestión Pública específicamente en la Dirección de Control y
Auditoría a Obra Pública a cusa de la falta de planeación, programación,
duplicidad de funciones e identificación de las actividades y funciones para las
cuales está creada la citada Dirección de área.
Analizando la situación actual y con la finalidad de buscar los medios que
permitan facilitar y agilizar el funcionamiento en cuanto a la calidad del servicio de
las diversas áreas que la integran como son: las jefaturas de los departamentos de
Licitaciones y Costos, Control Documental y Seguimiento de Obras, al respecto se
plantean como propuestas de solución para el citado problema las siguientes:
s La resestructuración y redistribución del personal asignado para cada
actividad específica que se realiza en igual número de los Departamentos.
69
U L Ü l Maestría en Administración de la Construcción ^ J ^ J l . ^ u Industria de te Construccíó*
s Análisis y evaluación del perfil académico del personal que integran
cada jefatura de departamento en sus respectivas competencias, con la
finalidad de capacitarlos para que tengan la debida formación para hacerlos
competentes en las áreas a que correspondan.
•/ Considerar la creación de un manual de calidad el cual permita
identificar los procesos a desarrollar y conocer los requisitos del cliente para un
mejor servicio y funcionamiento de los Departamentos que la integran.
s La elaboración de un Manual de Organización que tenga como
finalidad la identificación de las actividades para lograr su realización de
manera eficaz y correcta que permitan cumplir con los objetivos fijados con
anterioridad.
s Considerar la adquisición de equipos de tecnología de punta que
permitan desarrollar de manera sistemática y fácil las actividades especificadas
para cada departamento.
Considerando todas las posibles propuestas de solución para el referido
problema, como lo es la falta de procedimientos específicos que nos permitan
desarrollar de manera eficaz y eficiente cada una de las actividades
encomendadas, se considera como propuesta viable la elaboración de un Manual
de Calidad que permita un mejor manejo hacia el interior de la citada Dirección y
esta a la vez, reflejará hacia el exterior proporcionando un mejor servicio a las
diferentes Dependencias del Ejecutivo del Estado así como a las Entidades.
Este manual se considera que deberá contener como componentes
primordiales, la definición de los objetivos de calidad, organigrama, descripción de
procesos, glosario de términos.
70
CfTIÍC Maestría en Administración de la Construcción . m ,
industria de la <oftstr»ccÍOft
CAPITULO 4
MANUAL DE CALIDAD
4.1 INTRODUCCIÓN.
La elaboración del Manual de Calidad de la Dirección de Control y Auditoría
a Obra Pública, tiene como propósito contar con la información ordenada y
sistemática respecto a su Estructura Organizacional, así como dar a conocer las
funciones, líneas de mando y de comunicación.
Este Manual es de observancia general, como instrumento de información y
consulta, en todas las áreas que conforman la Dirección, así como para coadyuvar
a la incorporación en las actividades encomendadas del personal de nuevo
ingreso.
El presente Manual da a conocer una visión en conjunto de la Dirección,
está dirigido fundamentalmente al personal que labora en la misma con la finalidad
de ayudar a su integración, a conocer y establecer un compromiso con los
objetivos de su área. También es un medio para familiarizarse con la Estructura
Orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que la conforman.
Su consulta permite identificar con claridad las funciones y
responsabilidades de cada uno de los diferentes puestos que existen, y evitar la
duplicidad de funciones; conocer las líneas de mando y de comunicación;
promover la adecuada selección de personal y proporcionar los elementos para
alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables
71
cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ . ... , n i u w u m i í i i n u VH.IMV,IVII ww •« VWH-1.IMVW w. £ a a w m Mexicano tfe l«
ludvslrkk ¡Je lo C»estr««!«ft * ....«k ^ * ,.,M,. V * - % % * , * . . . W l * t l % * •»• * que le permitirán visualizar el contexto que regirá su actuación y la de sus
compañeros en el logro de los objetivos que le señala la alta Dirección.
Este Manual deberá ser actualizado cuando exista cambio orgánico
funcional al interior de la Dirección.
4.2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS.
La Secretaría de Contraloría se crea en 1983 con las facultades de llevar el
control de la ejecución del Gasto Público, en su estructura aparece la Dirección de
Supervisión y Control de Obras, que es la encargada de vigilar la aplicación
transparente de la inversión autorizada para la ejecución de obra pública.
Las facultades y encomiendas de la Secretaría de Contraloría son
modificadas en 1995, por lo que se denominó Secretaría de Contraloría y
Desarrollo Administrativo y la Dirección de Supervisión y Control de Obras, toma el
nombre de Dirección de Fiscalización y Control de Obra Pública.
El 22 de marzo del 2002; se publicó en el Periódico Oficial No. 8
extraordinario, el Decreto 063 mediante el cual se aprobó la Nueva Ley Orgánica
del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco; estableciéndose en su artículo 26; las
Dependencias que contará el Titular del Poder Ejecutivo para el estudio,
planeación y despacho de los asuntos de las diversas ramas de la Administración
Pública; dentro de las cuales destaca la Secretaría de Contraloría.
Por lo que con base en el transitorio noveno de la invocada Ley Orgánica; el
2 de noviembre del 2002, se publicó en el suplemento No. 6277 del Periódico
Oficial, el Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría; que en su artículo 4
establece las Direcciones Generales, Direcciones, Coordinaciones y Unidades que
72
¡Tc Í M H M H M ^ ^ cmie Maestría en Administración de la Construcción . M . . . . Cíwwwsa M«»c«ft« efe te
Industria é® l& €®ñ%krm<ím®
la conforman, dentro de las cuales está considerada la Dirección de Control y
Auditoría a Obra Pública, adscrita a la Dirección General de Auditoría de la
Gestión Pública.
Mediante las funciones de esta Dirección, el Ejecutivo Estatal busca
eficientar el gasto en materia de obra pública, implementando la realización de
acciones coordinadas para que las obras cumplan con las especificaciones y
alcances proyectados garantizando la satisfacción de la sociedad y que se cumpla
con las acciones de Gobierno de manera transparente, dando cumplimiento a las
disposiciones legales vigentes aplicables en la materia y coadyuvando a que las
Dependencias integren la documentación generada para cada proyecto, en forma
completa y ordenada en un expediente unitario.
4.3 MARCO JURÍDICO.
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de
Tabasco.
• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco.
• Ley Estatal de Planeación del Estado de Tabasco.
• Ley de Planeación.
• Presupuesto General de Egresos de la Federación.
• Ley General de Egresos.
73
CffllC Maestría en Administración de la Construcción e _ _ „ , _ ,
Comoro Mextcooo se lo Sstfwstria df« lo C#flstr»«!»a
Plan Nacional de Desarrollo.
Plan Estatal de Desarrollo.
Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
Reglamento de la Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto
Público.
Ley de Desarrollo Urbano y Ordenamiento Territorial del Estado de
Tabasco.
Reglamento de Construcciones del Municipio del Centro.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas
del Estado de Tabasco.
Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las Mismas
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados
con las Mismas del Estado de Tabasco.
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados
con las Mismas.
Ley de Coordinación Fiscal.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de
Tabasco.
74
cmic Maestría en Administración de la Construcción C a m mmkmñ „
Industr io de l<i €»aslrsK«?é»
• Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría.
• Manual de Fiscalización.
• Manual de Normas Presupuestarias.
4.4 ATRIBUCIONES.
El Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría, publicado en el
Diario oficial del 2 de noviembre de 2002, señala en su artículo 21, las siguientes
atribuciones conferidas a la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública.
• Vigilar que el ejercicio del gasto en materia de obras públicas en el Estado,
se ejerza conforme a la Planeación, Programación y Presupuestacion
aprobada.
• Practicar Auditorías y revisiones a las obras públicas, con el objeto de que
la normatividad aplicable sea cumplida desde su aprobación hasta su
entrega.
• Establecer las normas y criterios de carácter general respecto de los
trabajos de supervisión de obra pública.
• Definir y establecer los elementos que deberán incluirse en la
documentación comprobatoria relativa a obra pública, a efecto de que se
soporte plenamente la erogación correspondiente.
75
cmic Maestría en Administración de la Construcción , Ca«iare Me»«e»*t «Se i® Industr ia ám l a €®«str i««»»
• Verificar que se cumpla conforme a la ley, el procedimiento de contratación,
ejecución y recepción de obra pública ejecutada por terceros y directamente
por parte de la Administración pública.
• Establecer los lineamientos para la realización de los trabajos de control y
vigilancia en las obras públicas ejecutadas por terceros y directamente por
las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.
• Proponer las acciones que fueren necesarias para el correcto cumplimiento
del programa de inversión de la Administración Pública, a fin de que se
ajusten las normas acordadas y objetivos establecidos.
• Establecer los requisitos de los programas de trabajo de las personas
físicas o jurídicas colectivas, encargadas de la supervisión externa de obra
pública.
• Proponer al Director General, conjuntamente con la Dirección de
Normatividad, los lineamientos a que deberá sujetarse la Administración
Pública Estatal o Municipal en su caso, así como los contratistas, para el
trámite y pago de estimaciones de obra pública.
• Supervisar selectivamente las obras que se realicen en las diferentes
regiones del Estado, con recursos federales, conforme a los procedimientos
establecidos al respecto y;
• Establecer las bases generales para la realización de los trabajos de
supervisión en las obras ejecutadas por la Administración Pública;
76
Maestría en Administración de la Construcción t m , i»d«sírk» tfe lo €©#slr «««!«•
4.5 MISIÓN.
Asegurar a través del seguimiento de la obra, la correcta aplicación de los
recursos que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal
destinan a Obra Pública, generando transparencia para lograr confianza y
credibilidad a través del trabajo honesto y eficaz de un equipo técnico
interdisciplinario.
4.6 VISION.
Ser la Dirección que se distinga por su capacidad y experiencia en el
seguimiento de la correcta aplicación de los recursos de Obra Pública, ofreciendo
resultados veraces, confiables y oportunos de manera imparcial, a través de la
mejora continua y con la finalidad de abatir los índices de corrupción.
77
cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ . . ,
Cámara M«x«®ft© de ta industrio de lo €»«str»«ié»
4 . 7 ESTRUCTURA ORGÁNICA.
1. Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública.
1.1. Subdirección de Control de Obras
1.1.1 Departamento de Licitaciones y Costos
1.1.2 Departamento de Control Documental
1.2. Subdirección de Auditoría a Obra Pública
1.2.1 Departamento de Seguimiento de Obras Zona Centro/Ríos
1.2.2 Departamento de Seguimiento de Obras Zona Sierra
1.2.3. Departamento de Seguimiento de Obras Zona Chontalpa
1.2.4. Departamento de Atención a Quejas de Obras
1.2.5 Departamento de Auditoría a Obra Pública
78
Maestría en Administración de la Construcción Caraftro ftlexicoao de l o lachistrio ém i » Ceastrutd©»
í f „ .MÍIÍ**** "4-* -CwtVA, 4 •aíí#4\-Síí\ \ - ^
4.7.1 Estructura organizacional.
Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública
Subd i recc ión de Contro l de Obras
Departamento de Licitaciones y Costos
Departamento de Control Documental
]
)
Subdi recc ión de Audi tor ía a Obra Públ ica
Departamento de Seguimiento de Obras Zona Centro/Ríos
Departamento de Seguimiento de Obras Zona Sierra
Departamento de Seguimiento de Obras Zona Chontalpa
Departamento de Atención a Quejas de Obra
Departamento de Auditoría a Obra Pública 1
79
CfflIC Maestría en Administración de la Construcción €nmstm mmh&m ^ te
fe¿«str!« «ie la C©askr««ia»
4.8 OBJETIVO Y APLICACIÓN
El presente Manual toma como referencia las normas:
• ISO 9000:2000 (Sistema de Gestión de la Calidad- Fundamentos y
Vocabulario).
• ISO 9001:2000 (Sistema de Gestión de la Calidad-Requisitos).
Tiene como objetivos fundamentales: Proporcionar un instrumento que
sirva como guía rectora para el desarrollo específico de cada una de las
actividades que esta Dirección tiene encomendadas en concordancia con la Ley
Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado y el Reglamento Interior de la Secretaría.
4.S TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
A ACTA: Documento en que se da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones
efectuadas en la celebración de una reunión, y que es redactada por la persona
autorizada para hacerlo.
ACTA CIRCUNSTANCIADA: Documento derivado de una auditoria en el que se
hacen constar los hechos.
ACTA CONSTITUTIVA: Documento o constancia notarial en la que se registran
los datos referentes a la formación de una sociedad o agrupación. Se especifican
bases, fines, integrantes de la agrupación, funciones específicas de cada uno,
80
cmic Maestría en Administración de la Construcción . » , . , Cámara M*xi*«»« oe í« industria «le la €®mbrmtmti
firmas autentificadas y demás información fundamental de la sociedad que se
constituye.
ADEUDO: Pasivo, deuda. Cantidad que se ha de pagar por concepto de
contribuciones, impuestos o derechos.
ADEUDOS DE EJERCICIOS FISCALES ANTERIORES: Conjunto de
obligaciones contraídas, devengadas, contabilizadas y autorizadas dentro de las
asignaciones presupuestarias que no fueron liquidadas a la terminación o cierre
del ejercicio fiscal correspondiente.
ADJUDICACIÓN: Acto administrativo a través del cual la Administración Pública,
una vez cubiertas las formalidades del procedimiento de contratación, asigna a
una persona física o jurídico colectiva un contrato para la adquisición de bienes,
prestación de servicios o realización de obras.
La adjudicación es por adjudicación directa, cuando se otorga a una persona física
o jurídico colectiva de un grupo de cuando menos tres posturas, o de cuando
menos cinco posturas según el origen de los recursos, eligiendo aquélla que
presente la mejor propuesta técnica-económica, y con menor riesgo de
cumplimiento; o por convocatoria pública, cuando proviene de un concurso público
convocado para elegir la mejor propuesta técnico-económica y con la mayor
garantía de su ejecución.
ADJUDICACIÓN CONTRATOS: Procedimiento de contratación, a través del cual
las entidades recaban, analizan, comparan y seleccionan las cotizaciones
formuladas por los postores, con el objeto de formalizar los compromisos para el
ejercicio del gasto público por concepto de obras publicas.
AFECTACIÓN: Es la limitación y condiciones que se imponen por la aplicación de
una ley al uso de un predio o un bien particular o federal, para destinarlos total o
parcialmente a obras de utilidad pública.
81
cmic Maestría en Administración de la Construcción . „ ^ _ . A . , tad»s l r i« de í«a Ce»sir»<cia«
AFIANZAR: Dar fianza por alguna persona para seguridad o resguardo de
intereses o caudales.
AFIRMATIVA FICTA (NEGATIVA FICTA) Decisión normativa de carácter
administrativo por la cual todas las peticiones por escrito de los ciudadanos,
usuarios, empresas o entidades que se hagan a la autoridad pública, si no se
contestan en el plazo que marca la ley o las disposiciones administrativas se
consideran aceptadas, bastando para ello conservar la copia del acuse de la
solicitud realizada ante la instancia competente. La negativa ficta es la decisión
normativa en el sentido opuesto.
AMORTIZACIÓN: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de
tiempo; la extinción gradual en pagos de estimaciones por concepto del anticipo
otorgado al contratista.
AMPLIACIÓN: A menudo se confunden los términos ampliación y mejora, para
aclarar tal confusión las ampliaciones son aquéllas que constituyen una inversión
complementaria para aumentar los equipos, edificios, etc.; mientras que las
mejoras son aquéllas que se introducen en los elementos ya existentes
sustituyendo ciertas piezas.
AÑO FISCAL: Año presupuestario y contable para los cuales se presupuestan los
ingresos y gastos brutos, y para los que se presentan cuentas, sin incluir ningún
periodo complementario durante el cual puedan mantenerse abiertos los libros
contables después del comienzo del periodo fiscal siguiente. En México el año
fiscal abarca del 1 de enero al 31 de diciembre.
APLICACIÓN DE LOS RECURSOS: Destino específico que se le da al uso de los
recursos (compra de maquinaria y equipo, compra de materias primas, pago de
pasivo, capital de trabajo, etc.).
82
cmic Maestría en Administración de la Construcción .. ^ «» J , * « - . ,«
Castora M*»c#»« de m industrio de la €ai»tr«c€»ít
ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA: Importe destinado a cubrir las erogaciones
previstas en programas, subprogramas, proyectos y unidades presupuestarias,
necesarias para el logro de los objetivos y metas programadas. Esta se divide en
asignación original y asignación modificada.
AUDITORIA DE OBRA PÚBLICA: Es la revisión que se efectúa a las
dependencias y entidades del sector público presupuestario para comprobar que
la planeación, adjudicación, ejecución y destino de las obras públicas y demás
inversiones físicas se hayan ajustado a la legislación y normatividad aplicables. A
través de ella se verifica el cumplimiento de los programas de obra pública; la
correcta aplicación del presupuesto asignado, en términos de eficacia, eficiencia,
economía y honradez; la observancia de la normatividad aplicable en la materia; la
comprobación del cumplimiento de los programas de obra establecidos en los
contratos; la revisión de que las obras contratadas se inicien y concluyan en las
fechas pactadas; y que se supervisen en todas las fases conforme a las normas y
procedimientos que al efecto se establezcan, entre otros aspectos.
AUDITORIA OPERACIONAL: Es una revisión y evaluación parcial o total de los
procedimientos constructivos de una obra pública, con la finalidad principal de
auxiliar a la Dependencia a eliminar las deficiencias por medio de la
recomendación de medidas correctivas.
Comprende además, el examen y evaluación de la planeación, organización,
dirección y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y economía con
que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los
resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los
objetivos propuestos.
AVANCE FÍSICO: Reporte que permite conocer en una fecha determinada el
grado de cumplimiento en términos de metas que van teniendo cada uno de los
programas de la Administración Pública y que posibilita a los responsables de los
mismos conocer la situación que guardan durante su ejecución.
83
cmic Maestría en Administración de la Construcción tmmm^ ms¡mm ^
Industr io d« l e €©»$tr»«?o»
AVANCE FINANCIERO: Reporte que permite conocer los resultados de las metas
programadas en relación con los recursos del gasto utilizados en un periodo
determinado.
AVISO DE REINTEGRO: Modalidad de documento, por medio del cual las
dependencias reintegran recursos presupuestarios a la Tesorería de la
Federación, o a las Secretarías de Finanzas Estatales, por concepto de pagos en
demasía o indebidos.
c CADUCIDAD: Extinción de un derecho, una facultad, una instancia o un recurso,
por haber transcurrido el tiempo fijado por la ley para ejercitarlo.
CALENDARIO DE METAS: Instrumento de programación y presupuestación a
través del cual se establecen fechas y periodos de avance físico, en los que deben
cumplirse las metas programadas por las dependencias y entidades.
CAPITAL CONTABLE: Es la diferencia entre los activos y pasivos de la empresa
y está constituido por la suma de todas las cuentas de capital, es decir, incluye
capital social, reservas, utilidades acumuladas y utilidades del ejercicio.
CATALOGO: Instrumento administrativo que presenta en forma sumaria,
ordenada y sistematizada, un listado de cosas o eventos relacionados con un
fenómeno en particular.
CATALOGO DE UNIDADES DE MEDIDA: Instrumento técnico que contiene la
identificación y tipificación uniforme de las unidades de medición más
representativas que lleva a cabo la Administración Pública, las cuales permiten el
84
Maestría en Administración de la Construcción , ,,; tnémtrm «fe ia C*astrti«I«»
ffcpifc- * * * ¥ ^ , W P P ^ < < * P V '•«a*,8' N-AshwfcW'
registro, control, seguimiento y evaluación de las metas contenidas en los
programas.
CONCILIACIÓN: Resultado que se formula en detalle o de modo condensado,
con el objeto preciso de establecer y tomar en consideración las discrepancias que
existen entre dos o más puntos de vista relacionadas entre sí, y que al parecer son
contrarias o arrojan saldos diferentes en la obra pública.
CONCURSO: Procedimiento mediante el cual se permite una amplia participación
de los oferentes de mercancías, materias primas o bienes y servicios que adquiere
el Sector Público. A través de él, los diversos proveedores o contratistas se
enteran de las bases del procedimiento de contratación, de los precios y otras
condiciones ofrecidas por todos los que intervienen, así como de la forma en que
adjudican los pedidos o contratos correspondientes.
CONTRATO A PRECIO ALZADO: Es el que se celebra para la construcción de
obras, cuya remuneración se fija en una cifra global que incluye el costo de la obra
y la utilidad del constructor.
CONTROL: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la
administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y
corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la
formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el
propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las
estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.
COSTO: Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de
invertirse para la producción de un bien. El precio y gastos que tienen una cosa,
sin considerar ninguna ganancia.
85
CíTIIC Maestría en Administración de la Construcción r m . . ,
iméustrm é«¡ i« Cesstrw««€»«
COSTOS DIRECTOS: Son los cargos por concepto de material, de mano de obra
y de gastos, correspondientes directamente a la fabricación o producción de un
artículo determinado o de una serie de artículos o de un proceso de manufactura.
COSTOS INDIRECTOS: Desembolsos que no pueden identificarse con la
producción de mercancías o servicios específicos, pero que sí constituyen un
costo aplicable a la producción en general. Se conocen generalmente como
gastos indirectos.
DCAOP: Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública
DEPENDENCIA: Es aquella institución pública subordinada en forma directa al
Titular del Poder Ejecutivo en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho
de los negocios del orden administrativo que tiene encomendados. Las
dependencias de la Administración Pública son las Secretarías de Estado,
Direcciones Generales y los Departamentos Administrativos según lo establece la
Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. El acuerdo de sectorización
reserva el concepto de dependencias a los organismos públicos del Sector Central
que no son coordinadores de sector y da la denominación de secretaría a los que
sí lo son.
DIFERIR: Es la acción de posponer los efectos de un gasto, de un ingreso o de un
procedimiento de contratación.
DISPONIBLE (PRESUPUESTO): Es el saldo o remanente resultante de restar a
una asignación presupuestaria autorizada, las cantidades ejercidas y los
compromisos legalmente contraídos con cargo a la misma.
86
m Maestría en Administración de la Construcción r _ ¿ í r ^ Í ! ^ . ias>«slrla ém to Coaslru»!»»
E EFECTIVIDAD: Cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos planteados.
EFICACIA: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los
recursos disponibles en un tiempo predeterminado.
Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y
objetivos establecidos.
EFICIENCIA: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y
errores.
Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de
recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización.
EJERCICIO FISCAL: Es el periodo comprendido entre el 1ro. de enero y el 31 de
diciembre de cada año para los propósitos fiscales.
EMPRESA: Unidad productora de bienes y servicios homogéneos para lo cual
organiza y combina el uso de factores de la producción.
Organización existente con medios propios y adecuados para alcanzar un fin
económico determinado. Compañía o sociedad mercantil, constituida con el
propósito de producir bienes y servicios para su venta en el mercado.
EQUIPO: La maquinaria, el mobiliario, las herramientas, los vehículos, los enseres
y demás objetos similares, necesarios para el servicio o explotación de un
negocio. El equipo no incluye los terrenos, los edificios, ni ninguna otra clase de
inmuebles, pero si comprende la maquinaria y otros bienes muebles, aún cuando
estén inmovilizados, así como el costo de instalación correspondiente.
87
UyH Maest r ía en Administración de la Construcción «J^SST» „ ledustrfe tíe la <#asifs««©e>
ESTIMACIÓN: Determinación del valor o valores del o los parámetros de un cierto
modelo con base en la observación de los resultados de un proyecto en ejecución.
F FACTURA: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que
aparece la fecha de la operación, los nombres del comprador y vendedor, las
condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo
vendido. Se hace constar también el número de la factura, el nombre del
comisionista o agente vendedor, la forma del embarque y otros datos adicionales
relativos a cada operación.
FACULTAD: Aptitud o potestad otorgada por la ley a servidores públicos
determinados, para realizar actos administrativos válidos de los cuales surgen
obligaciones, derechos y atribuciones.
FIANZA: Contrato de garantía en el que una persona llamada fiador, se
compromete con el acreedor de otra persona a pagar por ésta, si ella no lo hace.
Se conoce también como responsiva.
Depósito realizado por un acusado para asegurar su comparecencia ante los
tribunales.
FISCALIZACIÓN: Es un mecanismo de control que tiene una connotación muy
amplia; se entiende como sinónimo de inspección, de vigilancia, de seguimiento
de Auditoría, de supervisión, de control y de alguna manera de evaluación, ya que
evaluar es medir, y medir implica comparar. El término significa, cuidar y
comprobar que se proceda con apego a la ley y a las normas establecidas al
efecto.
88
cmic Maestría en Administración de la Construcción .. M . . , IinJwstrío «fe ?«s €e«i i r««! ís¡ i
FONDO: Partida económica que representa una disponibilidad destinada a
afrontar un determinado gasto.
Suma de dinero que constituye a una entidad contable independiente, que se
reserva para propósitos determinados y se utiliza conforme a limitaciones o
restricciones expresas.
o GARANTÍA: Acción y efecto de afianzar por medio de documentos, prenda o
hipoteca lo estipulado. Aval que asegura y protege contra algún riesgo o
eventualidad.
Forma establecida por la ley para que la Administración Pública Federal asegure
el cumplimiento de las obligaciones contraídas con ella por los proveedores,
arrendadores, prestadores de servicios o contratistas.
GASTOS DE INSTALACIÓN: Son todas las erogaciones que se hacen para
acondicionar las instalaciones de acuerdo a las necesidades de operación de una
dependencia, así como para darle cierta comodidad y presentación.
I INCREMENTO: Cualquier aumento en el valor de un bien o servicio en un
intervalo de tiempo. Aplicarse también a la diferencia entre el valor, cantidad, peso
o medida anterior respecto del posterior.
89
cmic Maestría en Administración de la Construcción . m , A . tñévsitm de lo Construcción
INDICADOR: Magnitud utilizada para medir o comparar los resultados
efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa o actividad.
Resultado cuantitativo de comparar dos variables.
INDICADOR DE DESEMPEÑO: Parámetro de medición que permite dar
seguimiento y evaluar el cumplimiento de los objetivos de la actividad institucional
o el programa especial.
INDICADOR DE EFICIENCIA: Elemento de estadística que permite identificar la
relación que existe entre las metas alcanzadas, tiempo y recursos consumidos con
respecto a un estándar, una norma o una situación semejante. Posibilita
dimensionar el logro del máximo de resultados con el mínimo de recursos
utilizados.
INSUMOS: Son los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo las
unidades económicas y que, con el trabajo de los obreros y empleados y el apoyo
de las máquinas, son transformados en otros bienes o servicios con un valor
agregado mayor.
INVERSION AUTORIZADA: Erogaciones destinadas para obra pública y
adquisiciones, autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o la
Secretaría de Finanzas del Estado a las dependencias y entidades, a través del
oficio de autorización, a nivel de programa, subprograma y proyecto.
LICITACIÓN PÚBLICA: Acto de subastar o someter a concurso público los
contratos de obras o servicios, compras, adquisiciones etc. del Gobierno Federal o
Estatal con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los
contratistas o proveedores. Las licitaciones públicas pueden ser nacionales o
internacionales, según participen solo proveedores nacionales, o cuando puedan
90
Maestría en Administración de la Construcción , ¿ ? ^ ^ , , Iñéutirm de I® C»i»tr»t«?o«
concursar proveedores tanto de nacionalidad mexicana o extranjera. Es
importante mencionar que también hay licitaciones por invitación restringida en la
que concursan cuando menos tres proveedores en el ámbito Federal y cuando
menos cinco en el ámbito Estatal.
M MANUAL: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
MANUAL DE NORMAS PRESUPUESTARIAS: Instrumento administrativo que se
actualiza anualmente cuando es necesario y que contiene en forma ordenada y
sistemática las normas y procedimientos para el ejercicio presupuestario,
fundamentadas en las disposiciones emitidas en los ordenamientos legales
vigentes y en la normatividad administrativa en materia de servicios personales,
inversión y obra pública, adquisiciones, arrendamientos y servicios, deuda pública,
ayudas, subsidios y transferencias, y fondos, fideicomisos y mandatos
principalmente.
Instrumento en el que se consignan metódicamente, las actividades que deben
seguirse para cumplir eficientemente con las funciones encomendadas en materia
de ejercicio del gasto público.
MARCO JURÍDICO: Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a
los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones
que tienen encomendadas.
üuSI
91
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ~ , A ,fc .
ladwstrks «fe l« €©a$tr«e«®«
MARCO NORMATIVO: Conjunto general de normas, criterios, metodologías,
lineamientos y sistemas, que establecen la forma en que deben desarrollarse las
acciones para alcanzar los objetivos propuestos en el proceso de programación-
presupuestación.
MÉTODO: Proceso o camino sistemático establecido para realizar una tarea o
trabajo con el fin de alcanzar un objetivo predeterminado.
MUESTREO: Técnica empleada en el análisis parcial de un grupo de casos o
eventos, a efecto de obtener cierta probabilidad o certidumbre en relación a las
características del universo analizado.
MUNICIPIO: Base o célula soberana de la división territorial y de la organización
política y administrativa de los estados miembros de la Federación. La localización
que es sede de su gobierno se denomina cabecera municipal.
NORMA: Ordenamiento imperativo de acción que persigue un fin determinado con
la característica de ser rígido en su aplicación.
Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular acciones de
los distintos agentes económicos, o bien para regular los procedimientos que se
deben seguir para la realización de las tareas asignadas. Se traduce en un
enunciado técnico que a través de parámetros cuantitativos y/o cualitativos sirve
de guía para la acción.
Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la
observen.
92
cmic Maestría en Administración de la Construcción , M . . , Industr io <de la Coart i r»**»»
«i* Í!
O OBRA PÚBLICA: La obra pública es todo trabajo que tenga como objeto la
creación, construcción, conservación o modificación de los bienes inmuebles o de
capital del gobierno.
OBRAS PÚBLICAS POR ADMINISTRACIÓN: Presupuestariamente son las
asignaciones destinadas a cubrir el monto de las erogaciones que realice
directamente la Administración Pública en las construcciones, reconstrucciones,
ampliaciones, adaptaciones, mejoras y supervisión de obras públicas por
administración directa.
OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATO: Presupuestariamente son las
asignaciones destinadas a cubrir el pago de obras públicas que la Administración
Pública, contrate con personas físicas o jurídico colectivas. Estas pueden ser:
construcciones, reconstrucciones, adaptaciones, mejoras, servicios y estudios
relacionados con las mismas.
OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE INVERSIÓN: Documento presupuestario
mediante el cual se autoriza a las dependencias y entidades el presupuesto de
inversión física, bajo dos modalidades: autorización especial y autorización
definitiva.
ORGANISMO PÚBLICO: Término genérico con el que se identifica, a cualquier
dependencia, entidad o institución que tenga o administre un patrimonio o
presupuesto formado con recursos o bienes estatales.
ORGANISMO DESCENTRALIZADO: Entidad de la Administración Pública creada
por ley o decreto del Congreso o por decreto del Ejecutivo Estatal, con
personalidad jurídica y patrimonio propio, cualquiera que sea la estructura legal
que adopte, constituida con fondos o bienes provenientes de la Administración
93
IXC •(^••^^••••MIHHB^H^HI^^MJL CffliC Maestría en Administración de la Construcción , M , . ,
Ca»ar« rwex»«e»« de i« l«d«sir¡« «fe le C#«strw«!#a
Pública Federal o Estatal; su objetivo es la prestación de un servicio público o
social, la explotación de bienes o recursos propiedad de la Nación o del Estado, la
investigación científica y tecnológica y la obtención o aplicación de recursos para
fines de asistencia o seguridad social.
ÓRGANO DESCONCENTRADO: Forma de organización que pertenece a las
Secretarías de Estado y Departamentos Administrativos para la más eficaz
atención y eficiente despacho de los asuntos de su competencia. Los órganos
desconcentrados no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propio,
jerárquicamente están subordinados a las dependencias de la administración
pública a que pertenecen, y sus facultades son específicas para resolver sobre la
materia y ámbito territorial que se determine en cada caso por la ley.
p PERSONA FÍSICA: Es todo individuo sujeto a un gravamen fiscal. En términos
genéricos se conoce también como causante.
PERSONA JURÍDICO COLECTIVA: Es toda sociedad mercantil u organismo que
realice actividades empresariales, se consideran también las instituciones de
crédito y las sociedades y asociaciones civiles. Se denominan también con el
término genérico de causante.
PÓLIZA: Contrato de seguros. Documento en el que se libra una orden para
recibir o cobrar algún dinero.
PRECIO: Cantidad de dinero dada a cambio de una mercancía o servicio, es
decir, el valor de una mercancía o servicio en términos monetarios. En la compra
de bienes y algunos servicios se denomina "precio" al valor en que se adquieren;
en el alquiler de los servicios del trabajo "salarios", "sueldo", etc.; en el préstamo
de dinero o capital "interés"; en el alquiler de la tierra o un edificio "renta".
94
cmic Maestría en Administración de la Construcción . Cámara MextcaiKt 09 la Industrio de la €»aslríte*i»»
PRECIO ALZADO: Importe de la remuneración o pago total que debe cubrirse a
un contratista por la obra de trabajo totalmente terminada; ejecutada conforme al
proyecto, especificaciones y normas de calidad requeridas y cuando sea el caso,
probada y operando sus instalaciones.
Es aquél que se señala a un bien en forma estimativa y que no está sujeto a
fluctuaciones por eventos futuros.
PRESUPUESTACIÓN: Proceso de consolidación de las acciones encaminadas a
cuantificar monetariamente los recursos humanos, materiales y financieros,
necesarios para cumplir con los programas establecidos en un determinado
periodo; comprende las tareas de formulación, discusión aprobación, ejecución,
control y evaluación del presupuesto.
PRESUPUESTO DISPONIBLE: Estimación del saldo o remanente de recursos
susceptibles de ser utilizados, el cual resulta de restar a una asignación
presupuestaria, las cantidades ejercidas y comprometidas con cargo a dicha
asignación.
PRESUPUESTO EJERCIDO: Importe de las erogaciones realizadas respaldado
por los documentos comprobatorios (facturas, notas, nóminas, etc.) presentados a
la dependencia o entidad una vez autorizadas para su pago, con cargo al
presupuesto autorizado.
PRESUPUESTO MODIFICADO: Es la asignación original consignada en el
presupuesto, más las ampliaciones líquidas, menos las reducciones líquidas a la
fecha. Comprende las variaciones que afectan al presupuesto autorizado durante
su ejercicio, las cuales se sustentan en un proceso de modificaciones
programático-presupuestarias.
PROCESO DE PROGRAMACIÓN - PRESUPUESTACIÓN: Etapas
interrelacionadas que forman parte del proceso de control administrativo en las
95
CfftlC Maestría en Administración de la Construcción , M , A . .
t»«f*«lri« de i« CeMtrw*<?e»
que se definen objetivos y metas, así como los recursos que se requieren para
alcanzarlos. Constituye la estrategia de acción a corto plazo que se utiliza para
definir competencias, responsabilidades y actividades a realizar tanto por las
entidades globalizadoras como por las coordinadoras de sector y las entidades
coordinadas sectorialmente en la formulación del proyecto de Presupuesto de
Egresos del Estado. Las etapas que lo integran son formulación, ejecución, control
y evaluación.
PROGRAMA DE OBRAS: Es el conjunto de construcciones e instalaciones que
en un tiempo determinado, ejecutan las Dependencias y Entidades del sector
público como parte del programa de inversiones.
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA): Instrumento que traduce los
lineamientos generales de la planeación nacional del desarrollo económico y
social del Estado, en objetivos y metas concretas a desarrollar en el corto plazo,
definiendo responsables, temporalidad y especialidad de acciones, para lo cual se
asignan recursos en función de las disponibilidades y necesidades contenidas en
los balances de recursos humanos, materiales y financieros.
PROYECTO: Conjunto de obras que incluyen las acciones del sector público
necesarias para alcanzar los objetivos y metas en un programa o subprograma de
inversión tendientes a la creación, ampliación y/o conservación de patrimonio
nacional. Permite identificar el origen de los recursos que requiere la ejecución de
los proyectos de inversión física, necesarios para la construcción, ampliación o
remodelación de inmuebles y los estudios de preinversión, ya sean por contrato o
por administración.
PROYECTO DE INVERSIÓN: Inversiones del Sector Público cuyo propósito es
incrementar o conservar los activos fijos. Son de hecho los proyectos de obra
pública, los cuales deben ser sometidos a una evaluación de costo beneficio.
96
cmic Maestría en Administración de la Construcción (amaro M«»t«#ie de to Industrio «fe lo C»«stro«ci»«
R RECURSOS: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con
que cuenta y utiliza una dependencia, entidad, u organización para alcanzar sus
objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.
RECURSOS PROPIOS: Ingresos de las entidades provenientes de la venta de
bienes y servicios, incluyéndose como tales los ingresos originados por
operaciones ajenas.
REDUCCIÓN LIQUIDA: Disminución al monto de una clave presupuestaria que
modifica el presupuesto del sector o dependencia de que se trate.
REDUCCIONES PRESUPUESTARIAS: Son los recursos que se disminuyen a
una clave presupuestaria, y que pueden tener un efecto líquido o compensado.
Modificación que disminuye la asignación de una clave presupuestaria ya
existente.
REFRENDO: Renovación para el ejercicio inmediato siguiente de la autorización
de una inversión o gasto no realizado o efectuado parcialmente dentro del ejercicio
presupuestario para el que fue aprobado originalmente.
REGLAMENTO: Disposición legislativa expedida por el Poder Ejecutivo en uso de
sus facultades constitucionales para hacer cumplir los objetivos de la
Administración Pública Estatal. Su objeto es aclarar, desarrollar o explicar los
principios generales contenidos en la ley a que se refiere para hacer más exigible
su aplicación.
REINTEGROS: Bonificaciones a la clave presupuestaria que realiza la Tesorería
de la Federación o a la Secretaría de Finanzas del Estado a las dependencias,
97
cmic Maestría en Administración de la Construcción _ m . M . ,
• j í # « ** * Air1*** >,«* T «- „ *^
organismos, empresas o prestadores de servicios mediante un aviso de reintegro
enviado por las entidades de la Administración Pública de Control.
REPROGRAMACIÓN: Acción de reformular los programas mediante la
verificación y análisis del proceso de programación que permite la selección
adecuada y oportuna de las medidas correctivas necesarias al detectarse los
desequilibrios entre las metas programadas y las alcanzadas por cada una de las
entidades responsables, propiciando con ello un desarrollo adecuado de las
actividades conforme a lo programado
s SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
SALARIO MÍNIMO: Cantidad menor que debe recibir en efectivo el trabajador por
los servicios prestados en una jornada de trabajo. Pueden ser generales por una o
varias áreas geográficas y extenderse a una o más entidades federativas, o
pueden ser profesionales para una rama determinada de actividad económica o
para profesiones, oficios o trabajos especiales dentro de una o varias áreas
geográficas. Los salarios mínimos se fijan por la Comisión Nacional de los Salarios
Mínimos integrada por representantes de los trabajadores, patrones y el Gobierno,
la cual se puede auxiliar de comisiones especiales de carácter consultivo. El
salario mínimo de acuerdo con la ley deberá ser suficiente para satisfacer las
necesidades normales de un jefe de familia en el orden material, social y cultural, y
para proveer la educación básica a los hijos.
SERVIDORES PÚBLICOS: Son los representantes de elección popular, los
miembros de los poderes judicial, estatal, los funcionarios y empleados, y en
general toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier
naturaleza en la Administración Pública Estatal, en las Entidades, en la Cámara de
98
cmic Maestría en Administración de la Construcción , . M . ^ , Cámaro MexK*ft« W le fftdwstrl« de te C»«strw««¿«
Diputados, quienes serán responsables por los actos u omisiones en que incurran
en el desempeño de sus respectivas funciones.
SOCIEDAD ANÓNIMA: Es una entidad mercantil capitalista, con denominación y
capital fundacional, representada por acciones nominativas suscritas por
accionistas que responden hasta por el monto de su aportación.
SOCIEDAD DE CAPITAL VARIABLE: Es aquélla cuyo capital es susceptible de
aumento por aportaciones posteriores de los socios o por admisión de nuevos
socios y de disminución de dicho capital por retiro parcial o total de las
aportaciones sin necesidad de reformar los estatutos sociales.
SUBEJERCICIO: Gasto realizado en menor cantidad en relación al presupuesto
original, independientemente de que el pago se realice dentro del año por el cual
fue formulado este último, o en el siguiente.
TECHO FINANCIERO: Límite máximo del presupuesto que se asigna en un
periodo determinado, generalmente un año, a una Dependencia o Entidad del
Gobierno Estatal el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.
u UNIDAD ADMINISTRATIVA: Es una Dirección General o equivalente a la que se
le confieren atribuciones específicas en el reglamento interno. Puede ser también
un órgano que tiene funciones propias que lo distinguen de los demás en la
institución. Elemento de la clave que identifica y clasifica el gasto público por
Entidades, según la organización interna de cada institución.
99
cmic Maestría en Administración de la Construcción ttMM^ MMS ,^ rffr ,„
l»i«strkí «te lo Coastruccloft
UNIDAD DE MEDIDA: Expresión con la cual es susceptible de medir el producto o ¡ n
resultado final. Se clasifican en legales (universalmente aceptadas) y ^ J
convencionales, de acuerdo a su grado de aceptación; y en simples cuando se
utiliza un solo término de identificación y compuestas cuando se combinan varios
términos con base en su complejidad. ' )ml
UNIDAD EJECUTORA: Es el área administrativa subordinada a una unidad pn ^
responsable, en la cual se desconcentra parte del ejercicio presupuestario con el
propósito de cumplir con eficiencia la misión encomendada; puede estar ubicada "te»
en un área geográfica distinta a la unidad responsable. Por lo mismo, se
responsabiliza de llevar el registro contable de sus operaciones.
v VIDA ÚTIL: Vida normal de operación de un bien en términos de utilidad para su
propietario.
VIGENCIA: Periodo de obligatoriedad en el cumplimiento de una ley.
4.10 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
4 . 1 0 . 1 R e q u i s i t o s G e n e r a l e s .
En la DCAOP se establece un Sistema de Gestión de Calidad d onde se
identifican los procesos para la prestación de los servicios, así como los diferentes
procesos para el cumplimiento de la norma ISO 9001:2000 de referencia. La
interrelación de los procesos dentro del SGC se define el Mapa de Procesos
(apéndice I), los criterios y métodos necesarios para asegurar la operación y
100
cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ . , , €«isaro M«xi<«iitt de te Industrio de I® Construccio*
control de los mismo se determinan en las hojas de proceso correspondientes
(apéndice 2); se miden, se da seguimiento y se analizan, llevándose a cabo la
implementación de las acciones necesarias para la mejora continua y lograr los
objetivos planteados, como lo indican los procesos.
4 . 1 0 . 2 R e q u i s i t o s G e n e r a l e s d e
D o c u m e n t a c i ó n .
La documentación del SGC nos sirve como referencia para la implantación,
mantenimiento y mejora del sistema. Está dada por los cinco tipos de
documentos que son:
1.- Política de calidad y Objetivos de calidad.
2.- Manual de calidad.
3.- Procedimientos documentados.
4.- Hojas de Proceso, instructivos, guías.
5.- Registros.
4 . 1 0 . 3 M a n u a l d e C a l i d a d .
La DCAOP desarrolla y mantiene el presente Manual de Calidad para
describir en forma genérica, como se cubren los requisitos de la Norma ISO
9001:2000 de referencia.
4 . 1 0 . 4 C o n t r o l d e D o c u m e n t o s .
Se cuenta con un procedimiento documentado de control de documentos
(apéndice 3), en él nos asegura la distribución de las copias con el propósito de
101
CfflIC Maestría en Administración de la Construcción _ m .
Camera Mextcooo «le m tasiaslrki de lo Coastrucclófi
utilizar solamente información vigente, la revisión y autorización de los
documentos, así como su estado de revisión en forma que sean legibles e
identificables, la identificación de los documentos de origen interno y externo.
4 . 1 0 . 5 C o n t r o l d e R e g i s t r o s .
Los registros son un tipo especial de documento que se establecen y
mantienen para mostrar evidencia de la conformidad de actividades realizadas
dentro del SGC, y particularmente del cumplimiento de requerimientos aplicables
por lo que se cuenta con un procedimiento documentado de control de registros
(apéndice 4), en él se tienen controles de identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de estos registros,
los cuales permanecen legibles y fácilmente identificables, así como recuperables.
4.1 1 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.
4 . 1 1 . 1 C o m p r o m i s o d e l a D i r e c c i ó n .
La Dirección proporciona evidencia de su compromiso de la implementación
del SGC, por medio de:
• Reuniones con el personal de la DCAOP, dando a conocer la
importancia de satisfacer, tanto los requisitos del usuario, como los
reglamentarios.
102
cmic Maestría en Administración de la Construcción . „ . . , Cafftcir» M«xK6ft<k de ¡a iftdysírici de So Ceasiriícclsa
• El establecimiento de la política de calidad (ver punto 4.11.3) y de
los objetivos de calidad (apéndice 7).
• Llevando revisiones periódicas al SGC.
El director implementa y difunde los documentos establecidos en el SGC,
apoyando al personal operativo involucrado en la calidad de los servicios, por
medio de pláticas de difusión, mesas de trabajo, así como actividades de
verificación.
4 . 1 1 . 2 E n f o q u e a l U s u a r i o .
La DCAOP trabaja con un enfoque al usuario por lo que se sugiere la
aplicación de encuestas de entrada para determinar sus requisitos (apéndice 5) y
de satisfacción del usuario para aplicar un seguimiento al grado de cumplimiento
(apéndice 6).
4 . 1 1 . 3 P o l í t i c a d e C a l i d a d .
El Comité de Calidad ha elaborado la política de calidad la cual es revisada
anualmente para asegurar su adecuación, de acuerdo a las necesidades de la
DCAOP y del usuario.
El Comité de Calidad se asegura que la política de calidad se difunde a
través de diferentes medios de comunicación, como son: gafetes, reuniones,
publicaciones, etc.
"Los Servidores Públicos de la Secretaria de la Contraloría realizamos
estricto sentido ético, honestidad, profesionalismo y transparencia, la
103
cmic Maestría en Administración de la Construcción Cómoro McjckonQ dc
Industrio de lo Construcción
aplicación de las facultades que la ley nos confiere en la vigilancia del
ejercicio de los recursos públicos; capacitándonos para generar calidad y
mejora continua en la prestación de nuestros servicios"
4.12 PLANIFICACIÓN,
4 . 1 2 . 1 O b j e t i v o s d e C a l i d a d .
El Comité de Calidad además de la política de calidad también ha
establecido los objetivos de calidad que son medibles y coherentes con la política,
el desempeño de los objetivos se emite mensualmente de acuerdo al (apéndice
7).
4 . 1 2 . 2 R e s p o n s a b i l i d a d , A u t o r i d a d y C o m u n i c a c i ó n .
4 . 1 2 . 2 . 1 R e s p o n s a b i l i d a d y A u t o r i d a d .
La responsabilidad y autoridad se encuentra designada en todos los
procesos y documentos SGC, así como en la estructura organizacional
Organigrama (Ver punto 4.7.1.), Descriptores de Puestos (apéndice 13) y en la
Matriz de Responsabilidades (apéndice 8), en está última nos indica la
responsabilidad del SGC por proceso, documentos base y de acuerdo a los
requisitos de la norma.
Se ha definido un Comité de Calidad (apéndice 14) que esta integrado por
personas de diferentes áreas que tienen a su cargo algún requisito del SGC de
acuerdo a la norma.
104
cmic Maestría en Administración de la Construcción cómoro Mcxfcono dc lo
Industrio de la Construcción
4 . 1 2 . 3 R e p r e s e n t a n t e d e l a d i r e c c i ó n .
El director designa a su representante (apéndice 14), otorgándole la
responsabilidad y autoridad necesaria para:
• Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios del SGC.
• Informar sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora;
y
• Promover la toma de conciencia de los requisitos del usuario a todos los
niveles.
4 . 1 2 . 4 C o m u n i c a c i ó n i n t e r n a .
La comunicación se establece dentro de la DCAOP por diferentes medios
como son en forma verbal y física en (pizarrones, memorandos, circulares, etc.) en
la que se indica el desempeño del SGC como son el cumplimiento de objetivos,
resultado de satisfacción del usuario, resultado de las 5's (anexo 9)
principalmente pero no limitativo a estos puntos.
4.13 REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN.
El Comité de Calidad realiza una revisión cuando menos de manera
semestral a todo el SGC, también puede aplicar revisiones parciales al SGC para
asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del mismo y así alcanzar los
105
cmic Maestría en Administración de la Construcción CómQr? McxU^ f, in
Industrio de lo Cor ' ->
objetivos establecidos. Esta revisión se establece en el proceso de Mejora
Continua (apéndice 2).
4.1 4 GESTIÓN DE LOS RECURSOS.
4 . 1 4 . 1 P r o v i s i ó n d e l o s R e c u r s o s .
La dirección determina y provee los recursos necesarios para implantar,
mantener y mejorar el SGC principalmente mediante la definición y aplicación del
presupuesto anual y a través de la requisición derivadas del proceso o cualquier
otro mecanismo de detección de recursos.
4 . 1 4 . 2 . R e c u r s o s H u m a n o s .
Se ha determinado que todo el personal que realice trabajos que afectan la
calidad del servicio sean competentes con base en su educación, formación,
habilidades y experiencia necesarias para el desempeño de sus funciones,
establecidos para cada puesto (apéndice 14).
4 . 1 4 . 3 . C o m p e t e n c i a , t o m a d e c o n c i e n c i a y
f o r m a c i ó n .
El Comité de Calidad determina la competencia del personal con base a su
formación experiencia, educación, por medio del descriptor de competencia del
personal.
106
cmic Maestría en Administración de la Construcción Canmm mdmm é& u ItaAwtrk* «i« la €®»sfertí«í»B
4 . 1 4 . 4 I n f r a e s t r u c t u r a .
La DCAOP cuenta con la infraestructura necesaria para el óptimo desarrollo
de sus servicios, asimismo detecta necesidades de infraestructura mediante la
aplicación de auditorias internas o mediante la aplicación de las 5's aplicando una
evaluación como mínimo cada seis meses.
4 . 1 4 . 5 A m b i e n t e d e T r a b a j o .
El Comité de Calidad mantiene el ambiente de trabajo adecuado para el
mejor desempeño del servicio y del personal; aplicando auditorias internas o por
medio de la ¡mplementación de las 5's (anexo 9) aplicando una evaluación como
mínimo cada seis meses.
4.15 REALIZACIÓN DEL SERVICIO.
4 . 1 5 . 1 P l a n i f i c a c i ó n d e l a R e a l i z a c i ó n d e l S e r v i c i o .
La DCAOP a través del Mapa de procesos (apéndice 1), identifica y
planifica los procesos necesarios para la realización del servicio tomando en
cuenta:
• Los requisitos del servicio.
• Las actividades requeridas establecidas en las hojas de proceso de la
prestación del servicio.
• Los registros necesarios que evidencian el cumplimiento del servicio.
107
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ., . ,
Comoro Stex«o»« oe lo i«d»$trki ém lo Coasir w«l*w*
Lo anterior se realiza considerando los resultados de la encuesta de
entrada, en los que se describen los requerimientos del usuario (apéndice 5).
4 . 1 5 . 2 P r o c e s o s r e l a c i o n a d o s c o n e l u s u a r i o .
4 . 1 5 . 2 . 1 D e t e r m i n a c i ó n d e l o s r e q u i s i t o s r e l a c i o n a d o s c o n e l
s e r v i c i o .
Se determinan las necesidades de los usuarios por medio de las encuestas
de entrada y lo relacionado con los servicios que presta la DCAOP, además de los
requisitos Normativos o legales establecidos, con la finalidad de proporcionarle al
usuario un servicio de calidad.
4 . 1 5 . 2 . 2 R e v i s i ó n d e l o s r e q u i s i t o s r e l a c i o n a d o s c o n e l
s e r v i c i o .
En el momento que se establecen los acuerdos para la prestación del
servicio mediante una indicación verbal se confirma esta información relacionada
con el servicio, además de que, anualmente se revisan los requisitos del servicio y
se aplican encuestas de entrada al usuario.
4.15.2.3 Comunicación con el cliente.
Con la finalidad de mantener comunicación con el usuario se le proporciona
información respecto al servicio, al avance o recepción y seguimiento de sus
necesidades, quejas mediante oficios, entrevistas personales, etc.
108
cunte Maestría en Administración de la Construcción ,. „ . . ,
Industria ém la €»n$lar{í«i¿«
4.1 6 DISEÑO Y DESARROLLO.
No aplica este requisito debido a que los servicios que proporciona la
DCAOP son conforme a los requisitos definidos en las leyes, donde determina las
facultades asignadas.
a. 17 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL
4 . 1 7 . 1 C o n t r o l d e l a P r o d u c c i ó n y P r e s t a c i ó n d e l
S e r v i c i o
El proceso para la prestación de los servicios se realiza de acuerdo a lo
planificado en las hojas de proceso.
4 . 1 7 . 2 V a l i d a c i ó n d e l o s p r o c e s o s d e l a
p r o d u c c i ó n y d e l a p r e s t a c i ó n d e l s e r v i c i o .
A las actividades que se desarrollan dentro de los procesos definidos, se les
da seguimiento, desde la indicación de la prestación del servicio que se finaliza,
con la finalidad de detectar alguna desviación y corregirla y se continua con el
proceso por lo que en la DCAOP no tiene procesos especiales; por tal motivo
queda excluido este requisito de la norma en el SGC.
109
Maestría en Administración de la Construcción cmic €*Mwer» MexfcaAo <fe lo Indusirki «>« la €0#str«cci««
'-T&Í7 * * t ó » ^ .« . « i*^
4 . 1 7 . 3 I d e n t i f i c a c i ó n y T r a z a b í l i d a d .
La identificación y trazabilidad de los servicios que presta la Dirección de
Control y Auditoría a Obra Pública de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno
del Estado de Tabasco, se da inicialmente de conformidad al Número de Proyecto
que es asignado por la Dependencia o Entidad Ejecutora.
Posteriormente, la identificación puede lograrse con la asignación de un
número al expediente de cada obra, el cual será asignado por el personal del
Departamento de Control Documental y deberá ser integrado por: Número de
Identificación de la Dependencia, numero de proyecto y año como mínimo.
Dicho número asignado, permitirá al usuario conocer de manera rápida y
eficaz la historia de la obra o proyecto en cuestión.
4 . 1 7 . 4 P r o p i e d a d d e l u s u a r i o .
Toda la información que proporciona el usuario para la realización de los
servicios, se maneja de manera confidencial, si por alguna razón se pierde o daña
esta información se solicita una copia de dicha información al usuario y se notifica
lo que sucedió.
110
cmic Maestría en Administración de la Construcción , . M , . , Industria de te¡ C»askro«»a
4 . 1 7 . 5 C o n s e r v a c i ó n d e l P r o d u c t o .
Dado que el producto que otorga es un servicio y este no incluye
actividades de preservación, manipulación, embalaje, almacenamiento y
protección del servicio, se excluye este requisito del SGC. Los resultados
generados de la prestación de los servicios se consideran registros y para el
control de los mismos se aplica el Control de Registros.
4. IB CONTROL DE DISPOSITIVOS DE
MEDICIÓN.
No aplica este requisito debido a que los servicios que proporciona la DCAOP son
conforme a los requisitos definidos en las leyes, donde determina las facultades
asignadas, y no es medido con dispositivos o equipos de medición.
4.19 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.
4 . 1 9 . 1 G e n e r a l i d a d e s .
Con el propósito de demostrar la conformidad del servicio prestado,
asegurarse que el SGC sea conforme, y mejorar su eficacia, se establece y aplica
el proceso de Mejora Continua (apéndice 2), para planificar e implementar las
mejoras.
111
Uyyi M a e s t r í a e n Administración de la Construcción ^ J S T ^ u i&émtrhx de la íenmktuméft
4 . 1 9 . 2 S e g u i m i e n t o y m e d i c i ó n .
4 . 1 9 . 2 . 1 S a t i s f a c c i ó n d e l u s u a r i o .
Para conocer el grado en el que se da cumplimiento a los requisitos del
servicio, se establece una encuesta de satisfacción al usuario, como mínimo se
aplica aleatoriamente al 10% del total de los usuarios atendidos en el mes, el
resultado de las encuestas se analiza y se reporta de manera mensual, en estas
encuestas se incluye las quejas que presente el usuario.
4 . 1 9 . 2 . 2 A u d i t o r i a I n t e r n a .
Se realizan Auditorias Internas (apéndice 12) al menos cada seis meses,
contando con un grupo de auditores internos quienes las realizan de acuerdo al
procedimiento de Auditorías Internas.
El Comité de Calidad aprueba un programa considerando el estado y la
importancia de los procesos, para cada una de las auditorias se realiza un plan de
auditoria de las actividades en sitio, como política los auditores no auditan su
propio trabajo; para el seguimiento de las no conformidades detectadas se aplica
el procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas por el responsable del
área de manera inmediata sin causa justificada.
4 . 1 9 . 2 . 3 S e g u i m i e n t o y m e d i c i ó n d e l o s p r o c e s o s .
Se determina el seguimiento y medición de los procesos (apéndice 15) en
el Comité de Calidad, cuando no se alcancen los resultados esperados se llevan a
112
cabo correcciones, acciones correctivas o preventivas según sea necesario
(apéndice 10).
4 . 1 9 . 2 . 4 S e g u i m i e n t o y m e d i c i ó n d e l s e r v i c i o .
Se verifica y se hace un seguimiento a las características del servicio, esto
esta determinado en las Hojas de Proceso, además de que se realizan encuestas
de satisfacción del usuario para determinar el grado de cumplimiento de dichas
características., en caso de no cumplirse se aplica el procedimiento de Control de
Servicio No Conforme.
4 . 1 9 . 3 C o n t r o l d e l S e r v i c i o N o C o n f o r m e .
Las no conformidades (apéndice 11) se detectan a través de la aplicación
de las encuestas de satisfacción del usuario, de una queja al momento de prestar
el servicio ya sea que lo identifique el mismo o la persona encargada de prestar el
servicio. Se aplica un procedimiento con el fin de evitar no conformidades en el
servicio, de manera mensual se analizan las no conformidades generadas y de
acuerdo a su recurrencia se aplica el procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas.
4.20 ANÁLISIS DE DATOS.
De manera mensual se recolectan y analizan los datos para verificar el
desempeño de los procesos y la conformidad del servicio, derivado de este
análisis se identifican oportunidades de mejora del SGC, iniciando Proyectos de
Mejora, Acciones Correctivas y/o Preventivas como sea necesario. El análisis
mayor de datos se lleva a cabo mediante las reuniones del Comité de Calidad y en
las revisiones por la Dirección donde se toman decisiones para la mejora.
113
cmic Maestría en Administración de la Construcción , . , , ináwtírm «Je lo C*»strs»«í#ft
4.21. MEJORA.
4 . 2 1 . 1 M e j o r a C o n t i n u a .
Se aplica una mejora (apéndice 2) de la eficacia del SGC a través del
análisis de datos, auditorias internas, aplicación de Política y Objetivos de Calidad,
desempeño de los procesos y de las características del servicio, aplicando
Acciones Correctivas y Acciones Preventivas y por el proceso de Revisión por la
Dirección, donde se detectan y gestionan los proyectos detectados, los resultados
esperados, los tiempos de realización, los responsables y los recursos necesarios,
enfocados a la satisfacción del usuario y mejoras al SGC y a la prestación de los
servicios.
4 . 2 1 . 2 A c c i ó n c o r r e c t i v a y p r e v e n t i v a .
Se ha establecido que cuando se detecte alguna no conformidad (apéndice
11) (Real para Acciones Correctivas y Potencial para Acciones Preventivas) y
dependiendo de la magnitud de está y de la manera en que afecta al SGC, a la
satisfacción del usuario o a la prestación del servicio, se aplica el procedimiento de
Acciones Correctivas y/o Preventivas (apéndice 10), con la intención de evitar que
dichas no conformidades vuelvan a suceder, este procedimiento considera un
análisis de la causa raíz, determina las acciones para eliminar la no conformidad,
verificar la aplicación y eficacia de las mismas.
114
cmic Maestría en Administración de la Construcción Csmem mmimm étJm
imámkrm de i«¡ €©«»tf »e«©ft
CONCLUSIÓN CAPITULAR
En éste capítulo tiene la finalidad de dar a conocer la estructura del Manual
de Calidad para el Sistema de gestión de la Calidad de la Dirección de Control y
Auditoría a Obra Publica de la Secretaría de la Contraloría.
Es de suma importancia mencionar que el uso y aplicación de los criterios
establecidos en éste manual en cuanto a la identificación de los requisitos
generales del cliente, requisitos generales de la documentación, control de
documentos, control de registros, responsabilidad de la dirección, la gestión de los
recursos, serán indispensables para que la DCAOP dé a las Dependencias y
Entidades del Ejecutivo del Estado un servicio de Calidad.
115
cmic Maestría en Administración de la Construcción , m , . ,
BIBLIOGRAFÍA
RODAS CARPIZO, A. "Administración básica"; Ed. Limusa, México 1991.
Rodríguez Valencia, J. "Teoría de la administración".
P. Robbins, S. "Administración teoría y práctica"; Ed. Prentice Hall, México
1994.
Hellriegel D. "Administración"; Ed. Soluciones empresariales, México
1998.
Herminda Jorge. "Administración y estrategia"; Ed. Macchi, México 1996.
Manual ISO TC 176. o Date: 2000-12-15 o ISO 9000:2000 (ES) o Sistemas de gestión de la calidad. o Manual.
Directrices para desarrollar manuales de calidad.
Norma Mexicana IMNC.
116
cmic Maestría en Administración de la Construcción _ m .
CONCLUSIÓN
Como resultado de éste trabajo de investigación, se logro el cumplimiento
del objetivo e hipótesis planteada referente a la problemática que impera en las
áreas de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública, como lo es la falta de
procedimientos establecidos que definan de manera específica las actividades a
realizar por cada personal involucrado en las mismas, ya que fue posible
desarrollar de manera integral los elementos que conforman el manual de calidad
de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública de la Secretaría de
Contraloría del Gobierno del Estado de Tabasco, para las áreas de Licitaciones y
Costos con los procesos de Asistencia a Concursos de Obra Pública y Revisión de
Costos, Control Documental con el proceso de Registro Documental, y
Seguimiento de Obra con el proceso de Verificación Física para Seguimiento de
Obra.
Para conocer más acerca de los temas referidos en los procesos de cada
una de las áreas, se realizó la recopilación de información teórica y metodológica
que hace posible conocer lo referente al concepto de Administración, Sistemas de
Gestión de la Calidad, Manual de Calidad, y Manual de Organización.
Para lograr la Integración del referido Manual de Calidad, se hizo
necesario el estudio y análisis de las Normas ISO 9000:2000 (Fundamento y
Vocabulario) y 9001:2000 (Requisitos).
Para que la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública de la
Secretaría de la Contraloría de un mejor servicio a las Dependencias y Entidades
del Ejecutivo del Gobierno del Estado, deberá hacer uso del Manual de Calidad
logrado, esto con la finalidad de evitar duplicidad de funciones y lograr la Calidad
en el Servicio.
117
cmic Maestría en Administración de la Construcción . M ^ M(k. „ . ,
tatfastrkt «Je l« itmstrmz'mn
Es importante mencionar que los elementos más significativos y
necesarios para el desarrollo del Manual de Calidad, es el Desarrollo de los
Procesos por áreas donde éstos se componen por elementos como Objetivos,
Alcance del Proceso, Desarrollo, Entradas, Salidas, Registros y Notas.
De igual manera, y para llevar el control del Sistema de Gestión de la
Calidad del cual forma parte el Manual de Calidad, se tienen que desarrollar
procedimientos que forman parte del mismo sistema como son: Control de
Documentos, Control de registros, Auditorías Internas, Control del Servicio No
Conforme y Acciones Preventivas y Correctivas, los cuales a su vez son
integrados por elementos cómo: Objetivos, Alcances, Definiciones, Desarrollo,
Registros y Notas, así como también el desarrollo de documentos que
complementan el Sistema de Gestión de la Calidad de la DCAOP.
De esta manera, se puede decir que si fue posible cumplir de manera
puntual con los objetivos planteados para el desarrollo de este documento.
También se pretende que esta información recopilada, organizada en
forma lógica y metodológica sea utilizada y aplicada en otras áreas de funciones
similares a la DCAOP tanto del sector público como privado.
118
cmic Maestría en Administración de la Construcción . m . . ,
l»«l»siri« «le i® €»«s l r8*«ée
RECOMENDACIONES
De acuerdo a los resultados obtenidos en este trabajo de investigación,
respecto a la problemática identificada, la obtención de información teórica y
metodológica y la propuesta de solución, para lo cual fue necesario el desarrollo
de los procesos para las áreas de Licitaciones y Costos "Asistencia a Concursos
de Obra Pública" y "Revisión de Costos", Control Documental con el proceso de
"Registro Documental", y Seguimiento de Obra con el proceso de "Verificación
Física para Seguimiento de Obra", así como la implementación de los
procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, se recomienda estar en
constante actualización y adecuación de los procesos, de conformidad con las
exigencias de las Dependencias y Entidades para prestación del Servicio.
Para lograr lo anterior planteado, se deberá llevar un estricto control de
registros de los servicios no conformes identificados en cada una de las áreas,
que permitan realizar las acciones correctivas y preventivas especificadas en el
procedimiento, así como también estar aplicando de manera constante el proceso
de mejora continua.
En caso de realizar las acciones antes referidas, se deberá modificar el
Manual de Calidad de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública
presentado, o en su caso el del área que se haya desarrollado similar al del motivo
de esta investigación.
Esto es de manera simple lo que se puede recomendar al lector del
presente documento, para que en trabajos posteriores se apliquen los
conocimientos adquiridos y dé como resultado mejores organizaciones y mejores
servicios en los sectores públicos y privados.
119
cmic Maestría en Administración de la Construcción , . » Comoro mex»co»e «Je io tssdwstrki ele io €©»str««!«»
Apéndice 1 Mapa de Interrelación de
120
Maestría en Administración de la Construcción cmic
€a*arf t Wessf««»« <Je le Industrio éc ta €»»str««!»»
Mapa de procesos
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MEJORA CONTINUA
(BESTIÓN DEÍ RECURSOS
121
ITC Maestría en Administración de la Construcción Cámaro Mexicano de lo industrio é<& lo €»ajtro«fó«
w»Si
Interrelación de procesos SALIDAS
í
PROCESO
MEJORA CONTINUA
GESTIÓN DE RECURSOS
ASISTENCIA A
CONCURSOS DE OBRA
REVISIÓN DE COSTOS
REGISTRO DOCUMENTA
L
VERIFICACIÓ N FÍSICA DE SEGUIMIENT
0 A OBRA
MEJORA CONTINUA
Desempeño del proceso y
servicio. Propuesta de
mejora.
Desempeño del proceso y
servicio. Propuesta de
mejora.
Desempeño del proceso y
servicio Propuesta de
mejora.
Desempeño del proceso y
servicio. Propuesta de
mejora.
Desempeño del proceso y
servicio. Propuesta de
mejora.
GESTIÓN DE RECURSOS
Mejora hacia el proceso y
servicio. Identificación
de necesidades y
servicios.
Necesidades de recursos humanos y materiales.
Necesidades de recursos humanos y materiales..
Necesidades de recursos humanos y materiales.
Necesidades de recursos humanos y materiales.
ASISTENCIA A
CONCURSO S DE OBRA
Mejora hacia el proceso y
servicio. Identificación
de necesidades y
servicios.
Asignación y programación de Recursos humanos y materiales.
Resultado de la revisión de
costos.
NA
REVISIÓN DE COSTOS
Mejora hacia el proceso y
servicio. Identificación
de necesidades y
servicios
Asignación y programación de Recursos humanos y materiales.
Solicitud de revisión de
costos
Estimaciones.
REGISTRO DOCUMENT
AL
Mejora hacia el proceso y
servicio. Identificación
de necesidades y
servicios.
Asignación y programación de Recursos humanos y materiales.
Expediente de Concurso.
Reporte de Costos.
Informe de Actvs. de
Seguimiento de Obra
VERIFICACI ÓN FÍSICA
DE SEGUIMIENT 0 DE OBRA
Mejora hacia el proceso y
servicio. Identificación
. de necesidades y servicios.
Asignación y programación de Recursos humanos y materiales.
NA
NA
Expediente de Obra.
122
Maestría en Administración de la Construcción cmic Cámaro Mexicano 4» §« tosít¡$irl« de te €®»$kr««i»«
Apéndice 2
123
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Cámaro M«xi<aft« «le la isdwstr» de la C»astariic<1é«
Mejora Continua
Objetivo del Proceso: Incrementar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, de los procesos, los servicios, detectar necesidades de recursos y gestionar Proyectos de Mejora.
Alcance del Proceso:
Aplica a todo el Sistema de Gestión de Calidad sus áreas, procesos y servicios.
Desarrollo:
Entradas.
Proveedor Producto Características del producto
Documentos de referencia
Comité de Calidad
Información relativa a: desempeño de procesos y servicios, retroalimentación del usuario (identificación de requisitos, satisfacción, quejas), propuestas y avances de Proyectos de Mejora, resultados de auditorias (internas y externas), estado de acciones correctivas y preventivas, resultados de revisiones previas, cambios que afecten al SGC (estructura
Que corresponda al período a analizar, de acuerdo a indicadores establecidos, que indique el responsable de elaboración, completa y correcta.
Las propuestas de mejoras o Proyectos de Mejora enfocados a incrementar la satisfacción del usuario.
Presentar cambios o problemas, con propuestas de solución.
Rev. 00 Pág. 1 de 5 Autorizo HP-DCAOP-MJ-01
124
M "».
Maestría en Administración de la Construcción f cmic
• * • < .
€a«»r*t JA«XÍ«MK> é® le ledüslrw *t« lo €»ttstrtic«¡»íi
organizacional, infraestructura, formas de trabajo), resultados de Gestión de Recursos, Política y Objetivos de Calidad.
Desarrollo.
Actividad
Program ar las Revision es por la Direcció n Preparar informac ion
Responsable
Director y Comité de
Calidad
Comité de Calidad y
Responsables de Procesosl
Herramientas
NA
NA
Controles
Elaborar el Programa Anual de Revisión por la Dirección indicando que son trimestralmente con el Comité de Calidad.
Los responsables de área incluyendo a la Dirección entregan la información (actuación y responsabilida d) en un Análisis Ejecutivo, que es revisado una semana antes de la revisión. Líder del Comité de Calidad verifica que la información sea completa y congruente con las actividades realizadas en
Documentos de
referencia NA
Programa Anual y la información del desempeño del SGC.
Rev. 00 Pág 2 de 5 HP-DCAOP-MJ-01
125
Maestría en Administración de la Construcción cmic Cássar» M*x¡c«tt« ¿e I®
Ejecució n de la Junta
,..
Director y Comité de
Calidad
.» * * : f '
NA
iadtistrk» ém la <©íislrM«í»a
ese trimestre, en caso de ser necesario aclara o solicita información con el responsable que la genero. Cada integrante del Comité de Calidad indica resultados de la información correspondiente y proporcionar soluciones a los problemas encontrados. Los acuerdos y decisiones se determinan mediante factibilidad de aplicación y/o votación, según sea al caso. Cuando se detecte no conformidades o mejoras aplica procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. Se identifican mejoras y Proyectos de Mejora, registrándolos en la minuta de reunión, la revisión del cumplimiento de los acuerdos será aplicado en todas las reuniones.
Informes del Desempeño del SGC, Minutas (reunión actual y anterior), Procedimien to de Acciones Correctivas y Preventivas, Proyectos de Mejora y Control de Proyectos.
Actividad
Detecció n de Proyecto s de Mejora
Responsable
Director y Comité de
Calidad
Herramientas
NA
Controles
Define Equipo de Mejora que tenga conocimientos de la mejora a realizar, de 4 a 8 integrantes, asignando Líder. Definir responsabilidades, autoridades, actividades,
Documentos de
referencia Proyecto de Mejora, Control de Proyectos.
Rev 00 Pág 3 de 5 HP-DCAOP-MJ-01
126
Maestría en Administración de la Construcción €Ám&m frt6»€«<»« la
!^Ll,''rf»";£.r \¿fe¿jfo*~4Jí
teífastrkt «le i» C»aslr««l«a
Elaborac ion de las minuta
Comité de Calidad
Equipo de computo
logros esperados, fechas de inicio y término en Proyecto de Mejora. Asigna un número de control al proyecto con dos dígitos (número consecutivo) un guión y otros dos dígitos del año de detección, se registra en Control de Proyectos. Mensualmente se informa al Director los avances, incluyendo problemática. Se elabora Minuta incluyendo resultados, los compromisos acordados, los responsables y las fechas de inicio y termino de los mismos, lleva un control de las asistencias del personal a la reunión. La Minuta es revisada por el Director antes de comunicarla, en caso de alguna duda, realiza aclaración y en su caso modificación.
Informes del Desempeño del SGC, Minuta, Proyectos de Mejora y Control de Proyectos.
Salidas.
Cliente o Receptor para el siguiente
proceso Dirección de Control y Auditoria a Obra Pública
Producto
Minuta, Solicitud de Mejoras, Proyectos de Mejora y Control de Proyectos.
Características del producto
Mejoras al SGC, servicio y procesos, para incrementar la satisfacción del usuario.
Documentos de referencia
Minuta, Solicitud de Mejoras, Proyectos de Mejora y Control de Proyectos.
5. Registros.
Rev. 00 Pág. 4 de 5 HP-DCAOP-MJ-01
127
CffliC Maestría en Administración de la Construcción Caft>ttm m%kñm 49 u
Istlwstrki «le lo t®mirmtm®
RG-DCAOP-SG-01 Programa Anual de Revisiones por la Dirección. RG-DCAOP-SG-02 Minuta. RG-DCAOP-SG-03 Proyecto de Mejora. RG-DCAOP-SG-04 Control de Proyectos de Mejora.
6. Notas.
Rev 00 Pág 5 de 5 HP-DCAOP-MJ-01
128
ITC Maestría en Administración de la Construcción cmic
->»«#" **\>> --.-fc«
Cámara Mexltoao de lo l«d»*lrl« «fe lo €»8Shr»«fé»
Asistencia a concursos de Obra Pública.
Objetivo: Verificar que se cumpla con la normatividad establecida al efecto y sean transparentes los procesos.
Alcance: Aplica a invitaciones que se reciben para asistencia a concursos; en los que nos faculta la Ley y cuenten con inversión autorizada.
Definiciones:
Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del Estado de Tabasco (LOPySRMET). Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas (LOPySRM). Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del Estado de Tabasco (Reglamento de la LOPySRMET). Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas (Reglamento de la LOPySRM). Oficio circular No: SC-DGAGP-DCAOP-SCO-LC-002/2004 (9 ENE/04) (Circular 002). Programa Operativo Anual (POA).
Descripción del proceso:
Entradas.
Proveedor
Dependencia o Entidad
Producto
• Oficio de invitación
Anexos: • Bases de
licitación
Características del producto
Indicando: • fechas y hora de
los actos • No. de proyecto. • No. de concurso • procedencia de
recursos.
• Individualizadas
Documentos de referencia
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento de la
LOPySRMET •Reglamento de la
LOPySRM. •Circular 002
Rev. 00 Pág. 1 de 8 Autorizo HP-DCAOP-AP-01
129
Maestría en Administración de la Construcción cmic
.^.•flíf--.^, «SW'MjÜilsá ••• T»l%fc<
Cámaro W«i«e»® rfe la Industria d* lo €®»strtiee?é»
Desarrollo.
Actividad
Turna invitación.
• Invitaciones a contratistas (en su caso)
por concurso • Conteniendo
aspectos legales.
Responsable
Jefe de departamento de Licitaciones
y Costos.
Herramienta
• Equipo de cómputo.
• Sistema Integral de Consulta.
Controles
• No. de proyecto.
• Procedencia de recursos.
• Fecha en tiempo.
• No. de proyecto.
• Modalidad de ejecución.
• Documentación anexa en
papel o lógica. • Impresión de
inversión (verificación).
• Sistema integral de consulta.
¿Procede? Si: Se turna con
instr ucció n
No: Se turna con Instrucción.
De acuerdo al resultado se turna invitación para que se genere el oficio de contestación.
Documentos de referencia
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento
de la LOPySRMET
•Reglamento de la LOPySRM.
•Circular 002 • POA • Programas
de Inversión Federales.
Rev. 00 Pág. 2 de 8 HP-DCAOP-AP-01
130
Maestría en Administración de la Construcción cmíc
€émoro Mex¡t«n« tf# lo ladwslrki de ia Coastructloa
Registro de Invitación.
Integración de
Expediente de
concurso:
Coordinador
Coordinador y/o analista
• Equipo de cómputo.
• Impresora
• Equipo de cómputo.
• Impresora
1. Designación de representante. 2. No asistencia. 3. Observaciones al procedimiento. El oficio puede contener una combinación de lo anterior, de acuerdo a lo que la Ley nos faculta. ¿Existe en el Sistema Integral de Consulta?
Si: Se capturan datos de oficio de invitación con personal designado y se genera oficio de contestación, el cual es firmado por el Director o Director General. No: Se capturan los datos de oficios de invitación con personal designado en Archivo electrónico de relación total de concursos 2004 y se genera oficio de contestación el cual es firmado por el Director o Director General. • Convocatoria o
invitaciones (en su caso).
• Bases de concursos y
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento
de la LOPySRMET
•Reglamento de la LOPySRM.
•Circular 002 • POA • Programas
de Inversión Federales.
• Sistema integral de consulta.
• Relación de contratistas
Incumplidos.
Rev. 00 Pág 3 de 8 HP-DCAOP-AP-01
131
Asistencia a concurso
Coordinador (Analista)
1. Vehículo
anexos y Datos del contrato.
• Se evalúa lo anterior con check-list
¿Procede? • Si: se continúa con el proceso y; Se integran: Check-List Datos de propuestas. Calificación de cumplimiento del concurso Análisis de Dictamen y fallo
No: Se informa y se procede a elaborar el oficio que indica el incumplimiento y plazo para contestación. • Los actos se verifiquen en la fecha y hora señalados. • El personal designado por escrito esté presente en el acto, revise y acepte o deseche las propuestas de acuerdo a lo asentado en las bases y en la normatividad. • Se lea en voz alta los plazos, importe de
Rev. 00 Pág. 4 de 8 HP-DCAOP-AP-01
132
Maestría en Administración de la Construcción cmic
fes* i^fK? cíe la C©aslrac«lri*
propuestas aceptadas. • Se firmen: carta de compromiso, programa y presupuesto. • Se levante(n) Acta(s) de apertura(s) Contendrá: Fecha, hora y sitio del acto. Nombres de participantes y representantes así como servidores públicos e invitados. Datos generales del concurso. Nombre del que preside el acto. Propuestas aceptadas Propuestas desechadas y sus causas. Firmada cuando menos por dos licitantes y un servidor público.
Acta de Fallo o comunicación por escrito. Contendrá: Fecha, hora y sitio del acto. Nombres de participantes y representantes así como servidores
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento
de la LOPySRMET
•Reglamento de la LOPySRM.
•Circular 002 • POA • Programas
de Inversión Federales.
• Sistema integral de consulta.
• Relación de contratistas
Incumplidos.
Rev 00 Pág 5 de 8 HP-DCAOP-AP-01
133
Maestría en Administración de la Construcción <cmíc
€émm& M««e«<i <íe lo laámtrm «Je lo C»nstraíts»«
~!m\,k§r públicos e invitados. Datos generales del concurso. Nombre del que preside el acto. Propuestas a la que se adjudica. Propuestas desechadas y sus causas. Propuestas que quedan como solventes. Se firma por los participantes y se entrega copia. Se requisiten: Datos de propuestas. Calificación de cumplimiento del concurso Análisis de Dictamen y fallo Se reciba copia del Acta de fallo.
Salidas. Cliente o Receptor para el siguiente proceso Departamento de Control Documental.
producto
expediente de concurso
Características del producto • Convocatoria o
Invitación • Inversión (en su
caso) • Oficio de
invitación y de contestación
• Check-List requisitados.
• Acta de apertura (s)
• Datos de
Documentos de referencia
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento de
la LOPySRMET •Reglamento de
la LOPySRM. •Sistema integral
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134
Maestría en Administración de la Construcción Cámaro M«xic«6« la iitówskría éc Ira C«flSlr»««*«-«
Dependencia ejecutora
Unidad de Asuntos Jurídicos
Oficio de designación de representante. Actas firmadas Oficio con Observaciones al procedimiento.
propuestas. • Calificación de
cumplimiento del concurso
• Análisis de Dictamen y fallo Se reciba copia del Acta de fallo.
• Acta de fallo
Servidor público designado por la Contraloría.
El señalamiento del incumplimiento y el plazo para contestar.
de consulta. •Relación de
contratistas Incumplidos
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento de
la LOPySRMET •Reglamento de
la LOPySRM.
Registros.
RG-DCAOP-AP-01 RG-DCAOP-AP-02
RG-DCAOP-AP-03
RG-DCAOP-AP-04
RG-DCAOP-AP-05
RG-DCAOP-AP-06
RG-DCAOP-AP-07
RG-DCAOP-AP-08
Contenido de Convocatoria de Obra Pública Estatal. Contenido mínimo de invitaciones a cuando
menos cinco personas o adjudicación directa. Contenido mínimo de bases para licitación
pública o invitación a cuando menos cinco personas. Contenido del contrato por licitación pública o
invitación a cuando menos cinco personas. Contenido mínimo de invitaciones a cuando
menos tres personas. Contenido mínimo de bases para licitación
pública federal o a cuando menos tres personas. Contenido del contrato por licitación pública
federal o invitación a cuando menos tres personas Listado para servicios relacionados con obras
públicas estatales.
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135
ETC Maestría en Administración de la Construcción cmic
RG-DCAOP-AP-09
RG-DCAOP-AP-10 RG-DCAOP-AP-11 RG-DCAOP-AP-12 RG-DCAOP-AP-13 RG-DCAOP-AP-14
.»"« \«*P**« •*»*
€as»ro Mexl«®»« d« la Industria de l« €»»$tr»«I©«
Listado para servicios relacionados con obras públicas federales. Datos de propuestas. Análisis de dictamen y fallo. Calificación de cumplimiento de concurso. Resumen de licitaciones Relación de asistencia a concursos durante 2004.
Notas.
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136
ITC Maestría en Administración de la Construcción , M . fa~!»strks «fe la €»íss>tr»srf»»
Verificación de Costos
Objetivo:
Verificar que los costos de obra contratados o ejercidos por administración directa, sean en términos generales aceptables y correspondan en lo general con los de mercado.
Alcance:
Aplica a la verificación de la inversión pública de los proyectos incluidos en la muestra y ejecutados mediante contrato o administración directa, revisando las comprobaciones (presupuestos y estimaciones).
Definiciones:
Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del Estado de Tabasco (LOPySRMET). Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas (LOPySRM). Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del Estado de Tabasco (Reglamento de la LOPySRME). Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas (Reglamento de la LOPySRM). Oficio circular No: SC-DGAGP-DCAOP-SCO-LC-002/2004 (9 ENE/04) (Circular 002). Catálogo de Costos Directos del Sector Salud 2001 Catálogo de Costos Directos de Caminos 2001 Catálogo de Costos Horarios de Maquinaria 2003 (ACERVO TÉCNICO DE PRECIOS UNITARIOS). Normas y Costos de Construcción Plazota Vol. 1-1981 Normas y Costos de Construcción Plazota Vol. 2-1981 Costos y Tiempo en Edificación, Suárez Salazar-1930
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137
Maestría en Administración de la Construcción
Descripción dei proceso: «Jí* „ V
Cámara M«xk«ft« ótt ^ la fockistrk» de I» €»íKlr»e«»s
Entradas.
Proveedor
Depto. de control documental
Producto
Expediente de obra, incluidos presupuestos y/o estimaciones
Características del producto
•Antecedentes de adjudicación
•Análisis de precios unitarios
•Estimación con: Conceptos, unidades, cantidades, P.U., importes, periodo de ejecución, firmada. •Tipo de
estimación.
Documentos de referencia
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento de la
LOPySRMET •Reglamento de la
LOPySRM.
Desarrollo.
Actividad
Verificación de estimaciones y/o presupuestos.
Responsable
Coordinador-Analista
Herramient as
•Equipo de cómputo.
•Software Opus 2000
Controles
Presupuesto: se revisa que conceptos y cantidades coincidan con el catálogo concursado. Estimaciones: que los precios unitarios estimados coincidan con los del presupuesto de concurso, se verifica de
Documentos de referencia
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento de la
LOPySRMET •Reglamento de la
LOPySRM •Catálogo de
insumos. •Catálogo de obras
tipo. •Tabulador de precios
unitarios de SCAOP •Acervo técnico de
precios unitarios.
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138
1TC CíYHC Maestría en Administración de la Construcción r ^ ¡z"?TL ... I
€«f»«»r« Memento ee la lrtáw*lri« tie le C»Bílri»«I»«
Reporte de resultados.
Coordinador-Jefe de Departamento
•Equipo de cómputo.
•Sistema integral
•Relación de Estimación es(Archivo electrónico )
manera aleatoria precios unitarios, de acuerdo al catálogo de insumos, catálogo de obras tipo, tabulador de precios unitarios de SCAOP y acervo técnico de precios unitarios. ¿Cumplen? Si: Se elabora reporte de estimación o de presupuesto. No: se determinan las observaciones en deductivas de costos y se notifica mediante tarjeta informativa a la dirección. ¿Observaciones ? Si: De acuerdo a tarjeta informativa y al tipo de observación, puede llegar a generarse un oficio a la Dependencia indicando observaciones y plazo para solventarlas. No: Se genera el reporte de costos con
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139
Maestría en Administración de la Construcción cmic €a»«ro ftta««ft« #e __ te f*»ílwslrl« «le la Ce»*tra«««»
cantidades y porcentajes de los diferentes tipos de cargos y el resultado de la revisión.
Salidas.
Cliente o Receptor para el siguiente
proceso Expediente
Dirección
Dependencia ejecutora
Producto
Reporte de revisión.
Tarjeta y deductiva de costos
Oficio de observaciones
Características del producto
Importes y porcentajes parciales y acumulados de los diferentes tipos de estimación generada.
Observación que se presenta y resultado de la deductiva.
Datos generales del proyecto, observación, anexo con deductiva que se observa y plazo para contestar.
Documentos de referencia
•LOPySRMET •LOPySRM •Reglamento de
la LOPySRMET
•Reglamento de la LOPySRM
Registros.
Formatos RG-DCAOP-RV-01 RG-DCAOP-RV-02
Notas.
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140
Maestría en Administración de la Construcción Ccmic
Objetivo del Proceso: Proporcionar los recursos necesarios para lograr la conformidad de la prestación del servicio con los requisitos y del SGC.
Alcance del Proceso:
Aplica a la gestión de recursos humanos, capacitación, materiales, infraestructura y/o ambiente de trabajo involucrados en el servicio.
Definiciones:
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Educación: Grado académico necesario para desempeñar las funciones del puesto. Habilidad: Destreza para desarrollar algún tipo de actividad. Experiencia: Tiempo desarrollando alguna actividad u oficio.
Desarrollo:
Entradas.
Proveedor
Jefes de Departamento, Subdirectores y Director.
Producto
Oficio o requisición, solicitud de personal competente (verbal)
Características del producto
Concepto, especificaciones o descripción, cantidad.
Documentos de referencia
Reglamento Interno de la SECOTAB
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141
Maestría en Administración de la Construcción c cmic Comoro Mexicano 4* la l»d«slrki «le lo <oflítrí»«?6»
Desarrollo.
Actividad
Planificaci ón de Provisión de Recursos
Detección de la necesidad
Determina Competen cia del Personal
Responsable
Director, Subdirector y Jefes de Departamento
Subdirector y Jefes de Departamento
Responsable de Competencia de Personal
Herramie ntas
Equipo de
cómputo
NA
NA
Controles
Elabora Oficio indicando los Requerimientos de Necesidades, solicitando a los Subdirectores y Jefes de Departamento sus requerimientos de recursos en el año, se envía como propuesta a la Coordinación de Administración e Innovación Gubernamental, para su consideración en el presupuesto. Mensualmente envían un Vale al Almacén solicitando la papelería que necesita en el mes para la Dirección. Evaluar la importancia del recurso y analizar si afecta la calidad de los servicios, así como derivado del desempeño del SGC, ¿Necesario? SI determina cantidad y especificaciones, para la requisición o memorando; NO se termina el proceso. Compara el Descripción de Puestos contra Expediente a personal de nuevo ingreso y anualmente
Documentos de referencia
Vale de Salida de Almacén.
Reglamento Interno de la SECOTAB, Competencia de Personal, Infraestructura y Ambiente de Trabajo.
Descripción de Puesto, Expediente y Evaluación de Competencia.
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142
Maestría en Administración de la Construcción CfYIIC
Costara Mexí«sft« «fe fo ladustrk* de i® iosMirméé»
Realiza Evaluado n del Desempe ño
Director, Subdirector y Jefes de Departamento
NA
a todo el personal o cuando exista actualización de las descripciones, el resultado se determina en la Evaluación de Competencia, en caso de no cumplir se determinan acciones necesarias. Aplica la Evaluación del Desempeño semestralmente, para evaluar desarrollo de funciones y determinar eficacia de capacitación al aplicar conocimientos en sus actividades. ¿Eficaz? SI se evalúa anualmente la competencia y el desempeño NO establecer otras acciones para cubrir la necesidad detectada.
Evaluación de Desempeño
Actividad
Programa de Capacitaci on
Responsable
Responsable de Competencia de Personal y Director
Herramie ntas
Equipo de
Computo
Controles
De acuerdo a necesidades detectadas en la Evaluación de Competencias, la Evaluación de Desempeño y Cursos considerados en el Presupuesto. Se turna con el Director para su autorización, en caso de cambios
Documentos de referencia
Evaluación de Competencia, Evaluación de Desempeño, Presupuesto, Programa de Capacitación.
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143
Maestría en Administración de la Construcción cmic
# ¡ J : W J R \ »?¿:*\.íí,*38
r k» de Its C«»str»c«léi
->#K',
Elaborar requisició n o memoran do
Envió de requisició n o memoran do
Verificar los recursos solicitados
Equipo de
cómputo
NA
NA
se realizan, hasta que sea autorizado. Indicar el la requisición o Memorando, concepto, especificaciones, cantidad, fecha de requisición, de entrega y la firma de autorización. Solicitar acuse de recibo del departamento proveedor del recurso. Cuando llega al Almacén el recurso notifica a la Dirección. Comparar requisición o Memorando contra el recurso, para constatar el cumplimiento de las especificaciones, ¿Aceptado? SI se controla la requisición o memorando a través del Control de Registros y se hace uso del recurso, NO se devuelve el recurso y se elabora nuevamente la requisición o memorando o se ajusta (cuando aplique). Dentro de la Dirección se controla la distribución de los recursos de acuerdo a las necesidades.
Formato de fotocopiado, Oficio de Comisión, Informe de Comisión Desempeñada, Relación de Gasto de Viáticos de Camino, Reglamento Interno de la SECOTAB Oficio de Comisión, Informe de Comisión Desempeñada, Relación de Gasto de Viáticos de Camino, Reglamento Interno de la SECOTAB
Formato de fotocopiado, Oficio de Comisión, Relación de Gasto de Viáticos de Camino, Reglamento Interno de la SECOTAB, Requisición o Memorando, y Control de Registros Control del Vehículo, Control de Combustible Bitácora de Combustible por Vehículo y Control de llamadas telefónicas.
Salidas.
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I ve Maestría en Administración de la Construcción \cmic Camero Mex¡c«n« «le ta industria d« la Ce»itrac«oa
Cliente o Receptor para el
siguiente proceso Dirección de Control y Auditoria a Obra Pública
Producto
Recurso solicitado
Características del producto
Verificar las especificaciones de la Requisición o Memorándum.
Documentos de referencia
Requisición, Memorándum y Reglamento Interno de la SECOTAB.
Registros.
RG-DCAOP-SG-01 Evaluación de Desempeño RG-DCAOP-SG-02 Evaluación de Competencia RG-DCAOP-SG-03 Descripción de Puesto RG-DCAOP-SG-04 Programa de Capacitación RG-DCAOP-SG-05 Presupuesto Anual RG-DCAOP-SG-06 Memorando RG-DCAOP-SG-07 Requisición u Oficio RG-DCAOP-SG-08 Vale a Almacén RG-DCAOP-SG-09 Expediente de Personal
Notas.
En la Descripción de Puesto, se establece la escolaridad requerida, sin embargo puede ser compensada con experiencia dentro del ámbito y la experiencia requerida, es compensada con capacitación en el puesto, estas necesidades se definen en cada descripción cuando aplique.
Se verifica la Competencia del Personal cuando: se contrata a nuevo personal, exista algún cambio y a todo el personal una vez al año, así como la actualización de las Descripciones de Puesto.
Se establece un expediente por persona, el cual se controla de acuerdo al Control de Registros, con los siguientes documentos: currículo, evidencias que sustenten información del mismo y la Evaluación de la Competencia.
Forma de aplicación de Evaluaciones de Desempeño: Director a Subdirectores, Subdirectores a Director y a Jefes de Departamento y Jefes de Departamento a Personal a su cargo.
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145
Maestría en Administración de ia Construcción cmic
C««ero Mexicano rfe la fftcftfsirk» de lo C»#sl:r»*«í«s
^ > f
Registro documental
Objetivo del Proceso: Recibir de las dependencias del Ejecutivo toda la documentación contractual y del ejercicio del gasto de proyectos de obra pública, para efectuar su seguimiento documental.
Ámbito de aplicación: Toda la obra Pública que realiza el Gobierno del Estado.
Descripción del proceso:
Entradas.
Proveedor
Dependencias del Poder Ejecutivo
Producto
Contrato y estimaciones
Características del producto
contrato, presupuesto, programa de obra
Estimaciones, generadores y documentación anexa.
Documentos de referencia
Contrato y estimaciones.
Desarrollo.
Actividad
Recepción de Documentos
Responsable
Analistas de Control Documental
Herramienta
sello
Controles
Relación de documentos Vale
Documento de referencia - Contratos - Estimacio
nes
Actividad
Revisión y registro de documentos Sellado del Formato IECO, si no existe observación Llenado de
Responsable
Analistas de control documental Analistas de Control Documental
Analistas de
Herramienta
Computadora
SELLO
Controles
Base de datos
Formato IECO
Formato
Documento de referencia
Sistema integral
IECO
Formato de Rev. 00 Pág. 1 de 5 Autorizo HP-DCAOP-CD-01
146
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Cémore M«xíc«na áe __ l« l»dwstri« de )a C»aslr««i«a
Formato de solicitud de documentado n faltante Devolución del Formato IECO debidamente sellado si no existen documentado n faltantea las Dependencia ejecutoras Devolución del formato IECO debidamente sellado o en su caso sin sellar anexando el formato de solicitud de documentos Elaboración de informe
Revisión de reporte Envío de documentació n al Área de archivo Elaboración de oficio en caso de observaciones Mecanografía do de oficio de observaciones
Envío de oficio
Seguimiento
Control Documental
Analistas de control documental
Analistas de control documental
Analistas de control documental Jefe del Departamento Analistas de control documental
Jefe del Departamento
Secretaria del Jefe de Departamento
Encargado de correspondencia Analistas de
Formato IECO
Computadora
Computadora
Computadora
Computadora
Vehículo
Computadora
IECO
Vale de recepción de Documentos
Ninguno
Sistema integral
Relación de documentos recibidos
Expediente
Registro consecutivo de números de oficios y archivo de los mismos Relación
Base de
solicitud de documentación faltante
IECO
IECO Solicitud de documentos
Reporte
Reporte
Manual de organización del Departamento
Oficio
Oficio
Oficio
Copia de oficio
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Maestría en Administración de la Construcción cmic
Cctfttortt Mewceao ét la Iftdwstrkt é'¿ lo í#«tlr»«Í®a
de cumplimiento de observaciones Entrega al jefe del Departamento de relación de documentos recibidos en la semana Elaboración de atenta nota de notificación a las otras Áreas de documentació n recibida Firma de la atenta nota de notificación Entrega de la atenta nota de notificación de documentació n recibida Elaboración de Programa de Visitas a las Dependencias Elaboración de oficios de comisión Visita a las Dependencias
Elaboración de Informe
Revisión de informe de visitas a las Dependencias
control Documental
Analistas de control documental
Secretaria del Departamento
Subdirector de Control Documental Secretaria del Departamento
Analistas de control documental
Secretaria del departamento
Analistas de control documental Analistas de control documental Jefe de Departamento
Computadora
Computadora
Ninguno
Ninguno Analistas de control documental
Computadora
Vehículo
Computadora
datos
Día de entrega (Miércoles)
Día de elaboración (miércoles)
Ninguno
Firmas o sellos de recibido
Periodo de elaboración del 1 al día 5 de cada mes
Número de oficio
Registro de documentad ón recibida
Relación de documentos
Atenta nota
Atenta nota
Atenta nota
Programa de vistas
Oficio de comisión
Oficio de comisión
Reporte
Reporte
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148
Maestría en Administración de la Construcción ccmic
<»&&¡Éí
támara Masieese «te ia Industria líe la Conslruetle»
Salidas.
Cliente o receptor para el
siguiente proceso
Dependencia Ejecutora Subdirección de Auditoría y Departamento de Licitaciones y Costos
Producto
Formato IECO
Atenta nota
Características del Producto
Debidamente sellado
Atenta nota y relación de documentación recibida en la semana
Documentos de Referencia
IECO
Atenta nota
Actividades de Medición del Proceso.
Actividad Verificar que se cuente con la documentación de toda la obra Pública iniciada por las Dependencias del Ejecutivo
Frecuencia Mensual
Responsable Jefe de Departamento y Analistas de Control Documental
Actividades de Seguimiento del Producto.
Actividad Solicitud de documentación, que no ha sido presentada por las Dependencias ejecutoras
Frecuencia Mensual
Responsable Jefe de Departamento y Analistas de Control Documental
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149
Maestría en Administración de la Construcción
Actividades de Medición del Producto.
cmic Comctra i e á a i e ée te laelüstti-a Je lo C»»stri»f«»es
Actividad Elaboración de Informe de ejercicio del gasto de los proyectos de obra pública indicando la documentación que se tiene de cada uno de ellos Revisión y análisis de informe mensual de ejercicio del gasto de los proyectos de obra pública
Frecuencia Mensual
Mensual
Responsable Analistas de control Documental
Jefe del Departamento.
Rev. 00 Pág 5 de 5 HP-DCAOP-CD-01
150
Maestría en Administración de la Construcción CÍTUC
ladustrk» de ta t®mstrm%m»
Verificación física para seguimiento de obra
Objetivo:
Dejar constancia de que la obra pública muestra se ejecuta cumpliendo los términos contractuales y la normatividad aplicable en la materia.
Campo de aplicación:
Aplica a la etapa de ejecución de la obra pública que se realiza con recursos Estatales y Federales, por las Dependencias del Ejecutivo o convenidos con otros niveles de Gobierno.
Definiciones:
Fichas de datos (FID). Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con la misma del Estado de Tabasco (LOPySRMET). Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con la Misma (LOPySRM). Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con la misma del Estado de Tabasco (Reglamento de la LOPySRMET). Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con la misma (Reglamento de la LOPySRM). Registro Auxiliar de Obras (RAO). Sistema informático de red interno (Sistema Informático). Reglamento Interno de la SECOTAB (Reglamento Interno).
Descripción del proceso:
Entradas.
Proveedor
Supervisor
Producto
FID
Características del producto
-Identificación del proyecto -Ejercicio presupuestal -Modalidad de ejecución
Documentos de referencia
Manual de fiscalización FID
Rev. 00 Pág. 1 de 5 Autorizo HP-DCAOP-VF-01
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Maestría en Administración de la Construcción cmic
Ca««ro fite»€«sfta tie l«
Desarrollo.
Actividad
Programación de actividades
Visita de obra
Responsable
Coordinador
Supervisor
Herramientas
Equipo de computo
Flexometro, Cinta, Tabla de trabajo y Odómetro
Controles
Elabora: Programa diario de actividades indicando: -Número y nombre del proyecto -Localidad -Kilometraje Resumen semanal de actividades: -Periodo de ejecución -Nombre del supervisor -Fechas de visitas Se turna para Vo. Bo. Con el jefe de departamento, en caso de algún error se modifica Verificar trabajos: -Realizados -Proceso -Pendientes de ejecutar -Calidad de los materiales -Fuerza de trabajo -Equipo de trabajo Se realizan mediciones de volúmenes,
Documentos de referencia
LOPySRMET Reglamento de la LOPySRMET LOPySRM Reglamento de la LOPySRM FID
LOPySRMET Reglamento de la LOPySRMET LOPySRM Reglamento de la LOPySRM FID Hoja de campo
Rev 00 Pág 2 de 5 HP-DCAOP-VF-01
152
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Casero frte»«o«e de lo industria de i o Ceastmccfoft
» *»
Elaboración de reporte
Coordinador Supervisor
* # • f
Equipo de computo Sistema integral
-« ¡ t t *
registrando resultados en hoja de campo firmada por el supervisor. Cuando se trate de visitas posteriores, se considerara como referencia la hoja de campo anterior. El supervisor en base a los resultados de la hoja de campo determina el avance y observaciones técnicas constructivas de obras en el Informe de actividades de seguimiento de obra, siendo estas fundamentadas , el cual se turna para Vo. Bo. y enterado al coordinador y jefe de departamento respectivament e; en caso de algún error, se modifica. ¿Existe observación? Si: se elabora oficio o tarjeta informativa
** ***«#»"'*"
Reglamento Interno Sistema Informático
Rev 00 Pág 3 de 5 HP-DCAOP-VF-01
153
Maestría en Administración de la Construcción Cassoro le» isssteirkí de lo Ceastroc-»?»
Elaboración de documento
Jefe de Departamento Subdirector Director Director General
Equipo de computo
No: termina proceso Oficio o Tarjeta Informativa, indicando datos de obra, observaciones y fundamento legal, el cual se turna para Vo. Bo. y firma de resultados por el subdirector, Director y Director General
LOPySRMET Reglamento de la LOPySRMET LOPySRM Reglamento de la LOPySRM FID
Salidas.
Cliente o Receptor para el siguiente
proceso
Dependencias Secretario Director General Expediente de obras
Expediente de obras
Producto
Oficio o Tarjeta Informativa
Informe de actividades de Seguimiento de obra
Características del producto
-Datos de la obra, -Observaciones y fundamento legal
-Croquis de localización -Datos de contrato -Observaciones -Datos complementarios
Documentos de referencia
LOPySRMET Reglamento de la LOPySRMET LOPySRM Reglamento de la LOPySRM FID LOPySRMET Reglamento de la LOPySRMET LOPySRM Reglamento de la LOPySRM FID
Registros.
RG-DCAOP-VF-01 RG-DCAOP-VF-02 RG-DCAOP-VF-03 RG-DCAOP-VF-04 RG-DCAOP-VF-05
Rev 00
FID. Programa diario de actividades. Resumen semanal de actividades. Oficio. Tarjeta informativa y Acta circunstanciada
Pág 4 de 5 HP-DCAOP-VF-01
154
cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ , . «
taémirm ém 1» C»mttrmtmm
RG-DCAOP-VF-06 Hoja de campo. RG-DCAOP-VF-07 Informe de actividades de seguimiento de obra.
Notas.
Establecer ciertas reglas que aclaren o determinen la realización o condición para una actividad.
Rev 00 Pág 5 de 5 HP-DCAOP-VF-01
155
Maestría en Administración de ia Construcción CffllC
Control de Documentos
156
cmic Maestría en Administración de la Construcción , m , . ,„
§#sfwslrki <§« lo Ceuslrüícíoft
Procedimiento documentado para el Control de Documentos
Objetivo:
Establecer las actividades para la revisión, aprobación, actualización y distribución de documentos que conforman la estructura del Sistema de Gestión de Calidad.
Alcance:
Aplica a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de origen interno y externo.
Definiciones:
Documento: Información y su medio de soporte (papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o combinación de estos).
Documento interno: Es aquel que me proporciona información para el desarrollo de las actividades, generado en el área (manual de organización, procedimientos del SGC, manual de calidad, hojas de proceso, política y objetivos de calidad).
Documento externo: Es aquel que me proporciona información para el desarrollo de las actividades y no se genera en el área (leyes, reglamentos).
Desarrollo:
Ver flujo gramas.
Registros.
RG-DCAOP-SG-01 Lista Maestra de Documentos. RG-DCAOP-SG-02 Lista de Distribución de Documentos. RG-DCAOP-SG-03 Bitácora de Cambios.
Rev. 00 Pág. 1 de 5 Autorizo PC-DCAOP-SG-01
157
cmic Maestría en Administración de la Construcción c ,maro Mcjckono dc J o
Industr io dc la Censtru«"s=,-s
Notas.
Estructura de la codificación: TT-DDDDD-NN-##
TT Tipo de documento:
MC Manual de Calidad. PC Procedimiento. RG Registro. HP Hoja de Proceso. DP Descriptor de puestos.
DDDDD Nombre de la dirección.
DCAOP (Dirección de Control y Auditoria a Obra Pública).
NN Nombre del Proceso
MC Mejora Continua. GS Gestión de Recursos. AP Asistencia a Concursos. RV Revisión de Costos. CD Registro Documental. VF Verificación Física. SG Sistema de Gestión de Calidad.
## Número consecutivo:
Ejemplo:
Documento en cada área MC-DCAOP-SG-01 Manual de calidad PC-DCAOP-SG-01 Procedimiento de Control de Documentos
• La autorización se determina en la primera hoja de cada documento con la firma del Director de Control y Auditoria a Obra Pública.
• La revisión se determina por número iniciando desde el 00, cuando se realiza algún cambio a algún documento se cambia, se modifica en consecutivo el número por 01, 02, 03, etc.
• En caso de existir alguna duda con el vocabulario consultar la norma ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario.
Rev. 00 Pág. 2 de 5 PC-DCAOP-SG-01
158
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ¡«tlustri-s ti« i« €»mstrmwé
Los sellos que indican el control de los documentos (Copia Controlada No. , Copia No Controlada, Documento Obsoleto) que se determinen solo en la primera página de cada uno.
El responsable del área revisa que la información sea correcta, completa y se aplique.
El responsable de control de documentos revisa formato: revisión, codificación, autorización, páginas, objetivo, alcance, desarrollo, registros y notas.
En caso de que sea necesario conservar algún documento obsoleto se sella como Documento Obsoleto y en la Lista Maestra de Documentos se indica que es de Consulta Necesaria y se aplica el control a las copias que existan.
Pág. 3 de 5 PC-DCAOP-SG-01
159
Maestría en Administración de la Construcción Camero Mexicana rfe te¡ Industrio se la €e«tf8«i»fs
CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
RESPONSABLE DEL AREA RESPONSABLE CONTROL DOCUMENTOS TITULAR DE LA UNIDAD
( INICIO j
Elabora o modifica documento
Revisa la información determinada y realiza
modificaciones hasta que sea correcta
Revisa formato estableado en eISGC
Autorización para la implementaaon del
documento
Guarda documento inmediato antenor, sella como Documento Obsoleto, los antenores se destruyen y registra cambios en Bitácora de
Cambios
Se registra en la Lista Maestra de Documentos
Imprime documento, identifica quen requiere documento y seta como
Copia Controlada No
Revision de documentos al menos una vez al año
Elabora Lista de Dtstnbucion de Documentos
( ñ N )
Rev. 00 Pág 4 de 5 PC-DCAOP-SG-01
160
I ve Maestría en Administración de la Construcción cmic Cámaro üextceo© «le la
CONTRa DE DOCUMENTOS EXTERNOS
PERSONAL RESPONSABLE DEL AREA RESPONSABLE CONTRa DOCUMENTOS
( wao ~)
Reabe y tuna doa/rento
aláreairvolLcraoa
Ana ta irtormaocny
determna áreas que
deten conócela
NO
Se identifica a i Usta Maestra de
DoanErtDS como DocuTErto Obsoleto
de Consüta Necesaria, sella corro
Doarrerto Obsoleto y controlan copas en
casodeeMsbr
d a d a doa/rento inmedato anterior, sela
corro Docurento Obsoleto, los anteriores se
destripen y regstra cantaos en Bitácora de
Cantaos
Registradoairerto ocarrtaosen
Usta Maestra de Doafrentos
Identifica corro Copa
CortrolacteNo y elabora Lista
de Dstnbuocnde Doamantos
ReviacndedciarrBtos
al menos i r a vez al año
* ^ FIN ^
Rev 00 Pág. 5 de 5 PC-DCAOP-SG-01
161
cmic Maestría en Administración de la Construcción Ceroor» M«xt«ia<i efe la ísémkrm ds te C»astrue«Í»«
Apéndice 4 Control de Registros
162
ccmic Maestría en Administración de la Construcción , .
fcA»lrKi «le la C»«str»«í«» * " . « * ,t-t£* ; ^ r ^ - ^ v ^ * , ' « \ A / „£» ,
Procedimiento documentado para el Control
Objetivo:
Establecer las actividades para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros.
Alcance:
Aplica a los registros que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
Definiciones:
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (informe de actividades de seguimiento de obra, cuadro de diferencias de volúmenes de obra, estadístico mensual de actividades, registro de contratos, formato de deductivas de costos, acta de sitio, acta circunstanciada, ficha de datos (FID), lista maestra de documentos, solicitud de mejora, lista de control de registros).
Desarrollo, ver flujograma:
Registros.
RE-DCAOP-SG-04 Lista de Control de Registros
Notas.
Aclaraciones:
Identificación: Es a través de la codificación o clave y nombre del registro.
Almacenamiento, Protección y Secuencia de Archivo: La forma en que se almacenan (librero, archivero, cajón, gaveta, computadora, disco 3/2, CD, etc.), la protección el tipo de contenedor
Rev. 00 Pág. 1 de 3 Autorizo PC-DCAOP-SG-02 163
CffliC Maestría en Administración de la Construcción , „ . „ ,
imómkrm ele i» Coüstrifttíoit
(carpetas, fólderes, etc.) localizados en las áreas, mismas que son revisadas anualmente para asegurarse que los registros no hayan sufrido algún daño o deterioro y la secuencia de archivo (fecha, tipo, número consecutivo, alfabético, etc).
Recuperación:
Los registros son legibles y de fácil recuperación, esta puede ser por medio físico o electrónico, de alguna copia que exista en otro lugar o que la resguarde otra persona. resguarde otra persona
Retención: Está en función del personal que los genera o requiere para el desempeño de sus funciones, el tiempo que los guarda en su área a su alcance.
Disposición: Una vez concluido el tiempo de retención, el registro puede pasar a archivo muerto o a su destrucción.
Mensualmente se verifica por lo menos en dos áreas que la información establecida en el Control de Registros por el área, se aplique.
Cuando los controles de un registro sean modificados, el responsable de dicho registro notificará al responsable del Control de Registros en el Comité de Calidad para que actualice la Lista de Control de Registros.
En caso de existir alguna duda con el vocabulario consultar la norma ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario.
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164
Maestría en Administración de la Construcción cmic lodüsír» «le la Cs«*lr»«í»a
CONTROL DE REGISTROS
RESPONSABLE CONTROL REGISTROS
( INIQO J
i r Solicita información de registros y controles
aplicados de acuerdo a lo establecido
Revisa información
establecida para controlar
los registros identificados
^ ^ ^ ¿ . e s conforme a fc>"--^""--^establecido'? ^ ^ - -
T SI
Venfica por lo menos una vez al mes que se mantenga el
control de los registros a dos áreas
i ( ™ )
^ NO
RESPONSABLE DEL ÁREA
t
Identifica registros que requieren control y
determina información solicitada
i Determina la infomación de
los controles que aplica a
los registros identificados
Realiza cambios de la
información para los
controles establecidos
• *
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165
Maestría en Administración de la Construcción
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cmic Cenara fñmimtm «Je I# tusteirk» de la €©«ítr«e*!®«
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Apéndice 5
166
Maestría en Administración de la Construcción cmic
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E n c u e s t a d e R e q u e r i m i e n t o s
Fecha: Dependencia:
Nombre del funcionario encuestado: Cargo del funcionario encuestado:
instrucciones: marque con una "X" la opción que considere. Solo señale una opción por pregunta.
No
1
2
3
4
5
Pregunta
¿Es suficiente la información que se remite mensualmente de obras prioritarias? ¿Le interesaría un reporte de cuantas invitaciones a concurso se reciben y a cuantos de éstos se asiste? ¿Le gustaría conocer de las inconformidades presentadas en concursos, cual ha sido la opinión técnica de esta Dirección? ¿Le interesaría contar con un archivo electrónico con precios de insumos de la construcción? ¿Le parece adecuada la forma en que se estructura la información?
SI NO
Si tiene alguna(s) observación(es) o sugerencia(s), favor de anotarla(s):
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167
Maestría en Administración de la Construcción cmic €ám«re> MttxfoMMi d * te Iftthulrfa de la C©a»tr»<«lé»
\f»i%!f&$£i&Sa
Apéndice 6
168
Maestría en Administración de la Construcción cmic §Aé»$kfm ém l a €«a$lr a««f«>«i¡
E n c u e s t a d e A s i s t e n c i a a C o n c u r s o s d e O b r a P ú b l i c a
Fecha: Dependencia:
Nombre del funcionario encuestado: Cargo del funcionario encuestado
Instrucciones: marque con una "X" la opción que considere. Solo señale una opción por pregunta.
Nos interesa conocer su opinión del personal de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública que le prestó el servicio.
No
1
2
3
4
5
Pregunta
¿Cómo considera la puntualidad en la prestación del servicio? ¿Cuál es su opinión respecto a la presentación y acreditación? ¿Cómo califica los conocimientos normativos y técnicos? ¿Qué opina de la honestidad?
¿Cómo considera la participación en procedimientos de adjudicación?
Excelente
Muy Buen
a
Buen a
Regular
Mala
Si tiene alguna(s) observación(es) o sugerencia(s), favor de anotarla(s)'
Rev 00 Pág 1 de 1 Autorizo RG-DCAOP-SG-15
169
Maestría en Administración de la Construcción cmic Carnora M«x£<«8« é® la lut tetrk* é* la €»j«lr««féa
E n c u e s t a d e R e v i s i ó n d e C o s t o s
Fecha: Dependencia:
Nombre del funcionario encuestado: Cargo del funcionario encuestado:
Instrucciones: marque con una "X" la opción que considere. Solo señale una opción por pregunta.
Nos interesa conocer su opinión del personal de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública que le prestó el servicio.
No
1
2
3
4
5
Pregunta
¿Cómo considera la puntualidad en la prestación del servicio? ¿Cuál es su opinión respecto a la presentación y acreditación? ¿Cómo califica los conocimientos normativos y técnicos? ¿Qué opina de la honestidad?
¿Cuál es su opinión de la revisión de presupuestos y de precios unitarios?
Excelente
Muy Buen
a
Buen a
Regular
Mala
Si tiene alguna(s) observación(es) o sugerencia(s), favor de anotarla(s):
Rev 00 Pág. 1 de 1 Autorizo RG-DCAOP-SG-16
170
Maestría en Administración de la Construcción cmic
témi&m M«xlcoiM» «fe ta Iftthstrks <J« la Cíwstr u«efé«t
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Fecha: Dependencia:,
Nombre del funcionario encuestado: Cargo del funcionario encuestado:
Instrucciones: marque con una "X" la opción que considere. Solo señale una opción por pregunta.
Nos interesa conocer su opinión del personal de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública que le prestó el servicio.
No
1
2
3
4
5
Pregunta
¿Cómo considera la puntualidad en la prestación del servicio? ¿Cuál es su opinión respecto a la presentación y acreditación? ¿Cómo califica los conocimientos normativos y técnicos? ¿Qué opina de la honestidad?
¿Cómo califica la verificación del envío de la documentación?
Excelente
Muy Buen
a
Buen a
Regular
Mala
Si tiene alguna(s) observación(es) o sugerencia(s), favor de anotarla(s):
Rev. 00 Pág. 1 de 1 Autoriz RG-DCAOP-SG-17
171
Maestría en Administración de la Construcción cmic
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Industria ¡tf» le C»»stra«*l»B
E n c u e s t a d e V e r i f i c a c i ó n F í s i c a p a r a e l S e g u i m i e n t o
Fecha: Dependencia:
Nombre del funcionario encuestado: Cargo del funcionario encuestado:
Instrucciones: marque con una "X" la opción que considere. Solo señale una opción por pregunta.
Nos interesa conocer su opinión del personal de la Dirección de Control y Auditoría a Obra Pública que le prestó el servicio.
No
1
2
3
4
5
Pregunta
¿Cómo considera la puntualidad en la prestación del servicio? ¿Cuál es su opinión respecto a la presentación y acreditación? ¿Cómo califica los conocimientos normativos y técnicos? ¿Qué opina de la honestidad?
¿Cómo cataloga la actuación durante el seguimiento de obra?
Excelente
Muy Buena
Bue na
Regular
Mala
Si tiene alguna(s) observación(es) o sugerencia(s), favor de anotarla(s):
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cmic Maestría en Administración de la Construcción , „ , . . Cerner» M«XKOAO 4& m industria <de la €#»$tar««I®s
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Apénd ice Objetivos de Calidad
173
Maestría en Administración de la Construcción
~" VK,
Objetivos de Calidad
Castor» Mexicano tte la Industria «le i o €©«$tf »«.«««
Objetivos
Asistir puntualmente al 90% de los concursos programados
Contestar en un plazo máximo de 2 días los
'oficios de invitación para participar en concursos de obra
Revisar el 60% de los precios unitarios de los concursos asistidos.
Registrar el 60% de los Contratos de Obra Pública autorizados en el ejercicio fiscal de recursos fiscales ordinarios
Cumplir con el seguimiento del 40% de las Obras autorizadas al ejecutivo de recursos federales y estatales
Obtener trimestralmente el 80% de avances físicos de la obra pública autorizada al ejecutivo de los recursos que se incluyen en la cuenta pública
Forma de Medir
Base de datos de Concursos
Base de datos de Concursos
Programado vs Real
Informes mensuales de avances, programado vs real
Informes mensuales de avances, programado vs real
Informe trimestral de avances, programado vs real
Fecha de logro
Noviembre 2004
Noviembre 2004
Permanente
Diciembre 2004
Diciembre 2004
Diciembre 2004
Estrategia a seguir
1. Programar el uso de los vehículos. 2. Solicitar que se turnen las invitaciones oportunamente a la Dirección General.
1. Incorporar campos en la base de datos para medir tiempos. 2. Monitorear semanal de tiempos de respuesta.
1. Redistribución de tiempos. 2. Realizar seguimiento del programa para distribuir cargas de trabajo.
1. Distribuir la carga de trabajo por Dependencias. 2. Gestionar la adquisición de dos equipos de cómputo. 3. Visitar a las dependencias para verificar el cumplimiento del envió de la documentación.
1. Seleccionar mensualmente un porcentaje de obras autorizas mensualmente. 2. Elaborar programa de visitas semanal. 3. Asignar un equipo de cómputo por cada dos supervisores.
1. Iniciar el seguimiento de avances 20 días antes de la terminación del trimestre correspondiente. 2. Elaborar un programa semanal con el total de obras a verificar.
Responsable del cumplimiento de la
estrategia
1. Jefe de Departamento de Licitaciones y Costos. 2. Subdirector de Control de Obras de la DCAOP.
1. Coordinador de Licitaciones. 2. Jefe de Departamento de Licitaciones y Costos.
1. Jefe de Departamento de Licitaciones y Costos.
1. Jefe de Departamento de Control Documental. 2. Subdirector de Control de Obras de la DCAOP. 3. Coordinador de Control Documental. 4. Analistas de Control Documental.
1. Jefe de Departamento de Seguimiento Físico. 2. Coordinador de Seguimiento Físico. 3. Supervisores de Obras.
1. Jefe de Departamento de Seguimiento Físico. 2. Coordinador de Seguimiento Físico. 3. Supervisores de Obras.
174
cmic Maestría en Administración de la Construcción „ ^ * . „ ,
Cámara MexicoAO éz l« Industrio de ia €#»str »««»»«
Apéndice 8 Matriz de
175
Matriz de Responsabilidades
PROCESO
Mejora Continua
Gestión de Recursos
Asistencia a Concursos de
Obra
Revisión Precios
Unitarios
Registro Documental
Verificación Fisica de
seguimiento a Obra
PUESTO
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176
Maestría en Administración de la Construcción cmic
tummm Mexí««ift« de ^ lo l»<#«sirki «le le €»»%tmmma
Matriz de Responsabilidades
PROCEDIMIENTOS Y OTROS DOCUMENTOS
Control de Documentos
Control de Registros
Auditoria Interna
No Conformidad en el Servicio
Acciones correctivas y preventivas
Manual de Calidad
1
1
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1
1
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1
1
1
1
R
R
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1
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1
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R, responsable 1, involucrado, NA No Aplica
cmic Maestría en Administración de la Construcción , ^ , Cantora Mexicano ée l*t Industria de lo €»nstr««!«ft
Anexo 9
178
$*GU ft Ei. fSTANOAR (Shrtsuksi Convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos áf^L,
estableados y estandanzados füc H ^ .
¿Cómo lograrlo? %^¿F 1 Que cada trabajador aprenda haciendo mostrándole como hacerlo
1 Dejando que lo hagan 2 Repetirlo hasta que lo comprenda 3 Que se haga un hábito
2 Respetando las normas y estándares estableados para conservar el strjo de trabajo impecable
3 Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización
4 Promover el hábito de auto controlar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas estableadas
5 Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración
6 Mejorar ei respeto de su propio ser y de los demás Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5S
7 Asumir con entusiasmo la implantación de las 5S 8 Colaborar en su difusión del conocimiento
empleando las lecciones de un punto 9 Disertar y respetar los estándares de conservación del lugar de
Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en tos iugare de trabajo se mantiene la Disciplina Su aplicación nos garantes que la segundad será permanente la productividad se mejore progresivamente y la calidad de tos productos sea excelente Ser inconstante provoca • insatisfacción pérdida de tiempo esfuerzo y recursos • Dificultad para obtener resultados satisfactorios • Pérdida de objetivos • Desconfianza
NOTAS
10 Realizar las auditorias de ruina establecidas 11 Pedir ai jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para
implantar las 5S 12 Participar en la formulación de planes de mejora continua para
elimina' problemas y defectos det equipo y áreas de trabajo 13 Participar activamente en la promoción de ¡as 5S
Las personas No deben Incumplir recomendaciones sobre aseo y segundad Ser impuntual y no tener conaencta del tiempo Menospreciar e incumplir las normas
- Dear NO SE PUEDE" Podremos obteier ios benetaos alcanzados con las primeras "S" por largo
tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares estableados
•HWO«UKS<S4UL
Protaüooitw «> Sftt tmn i» Callo*) S C tguo Blanco «6 1SS0J Ct» San Kutn YÉmaca
O* Affi*»tz«leis Tt» 52363 fl Rentetotsr
Dirección General de Auditoria de la Gestión Publica
Dirección de Control y Auditoria a Obra Publica
5 s + 1 Guia de ' a p a c i i a c . o n } Aphcacwrt
¿Qué se busca en la aplicación de las 5 s • P Optimizar espacios manteniendo solo lo necesano ¿signando un lugar pera cada cosa y cada rosa en su lugar conservando el área en excelentes condiciones de orden y limpieza
Es eieg' entre los artículos existentes del área los necesarios para realizar eficientemente las labores y retirar los innecesarios
6Que es? Debe desecharse o retirarse
s Artículos y matenales mnecesanos o en exceso / Documentos innecesarios S Mobiliario o estantería sobrante / Artículos obsoletos o dañados J Equipos herramientas o maquinaria que no se utilicen </ Matenales cuyo proceso se lia suspendido y no exista fecha cercana
para reanudarlo
Clasificación del tipo de artículos en el área / Necesarios •/ Personales •/ Decorativos s En tránsito
Necesario Son los indispensables para desempeñar Eficientemente nuestro trabap
És. <SÍ
Conserve solo ¡o necesano en cantidades adecuadas y en buenas condiciones
Personales Los estrictamente necesarios de preferencia no mezclarlos con los artajios necesarios para el traba» "Evitar las colecciones particulares"
¿3>
- 4 «O
Maestría en Administración de la Construcción Camero í«t fíMftstrkst ele lo €»»ítr»«i«¡a
Apéndice 10
180
cmic Maestría en Administración de la Construcción , m . . ,
tedustrk» de 1*» €®»skr ««le»
Acciones Preventivas y Correctivas.
Objetivo:
Establecer las directrices para la implementación y el control de Acciones Correctivas y Preventivas para eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales.
Alcance:
Aplica a todas las Acciones Correctivas y Preventivas iniciadas por el personal a causa de no conformidades reales o potenciales relativas al servicio, a los procesos, a las Auditorias Internas, Externas y al análisis de datos del desempeño del Sistema de Gestión de Calidad.
Definiciones:
No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencia/mente indeseable. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Desarrollo, ver flujograma.
Registros.
RG-DCAOP-SG-12 Solicitud de Acciones de Mejora RG-DCAOP-SG-13 Control de Acciones de Mejora
Notas.
Estructura del folio de las solicitudes: NN-NC
NN Dos últimos dígitos del año en que inicia la solicitud 04
NC Número consecutivo de las solicitudes iniciadas comenzando con 01.
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Maestría en Administración de la Construcción CffIÍC
Ejemplo: 04-01
"M- : . ^ í . > # l
Cámaro M*xk«ft6 <J« i® l»dwslri« «le S« C*BStr»««}éa
Las fuentes de información para las acciones correctivas son:
Las quejas del usuario. Los informes de no conformidad. Los informes de auditoria interna. Los resultados de la Revisión por la Dirección. Los resultados del análisis de datos. Los resultados de las mediciones de satisfacción. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad. El personal de la DCAOP. Las mediciones de procesos.
Las fuentes de información para las acciones preventivas son:
La revisión de las necesidades y expectativas del usuario. El análisis del mercado. Los resultados de la Revisión por la Dirección. Los resultados del análisis de datos. Los resultados de las mediciones de satisfacción. Las mediciones de procesos. Las lecciones aprendidas de experiencias pasadas. El personal de la DCAOP
En caso de existir alguna duda con el vocabulario consultar la norma ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario.
Aplicación: se encuentra planificado, pero no se realiza, encuentra documentado o esta mal así como se estableció.
Documental: no se
Queja (comentarios o sugerencias de la percepción del usuario con respecto al cumplimiento de sus requisitos, No conformidad (puede ser incumplimiento de requisitos del usuario, legales, del área o del servicio), Observación (también puede ser incumplimiento de requisitos pero parcial) y Oportunidad de Mejora (no se incumple el requisitos, sin embargo se puede mejorar), de donde se origino la no conformidad.
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182
Maestría en Administración de la Construcción cmic Cámaro M«»««»« #e ^ i® ladwslrk» de lo C®8tír»c«í«ft
8B*""S;v'í¥'"'íx 1- "iis wg. : V ^
CONTROL DE ACCIONES DE MEJORA
RESPONSABLE DEL ÁREA RESPONSABLE DE ACCIONES • CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
AUDITOR INTERNO
c INICIO D Identifica y describe el hecho y la naturaleza <D
Turna al área involucrada
Analiza la Solicitud de Acciones de Mejora
Analiza causa raíz de la No Conformidad real o
potencial, con et personal involucrado
Determina las acciones necesarias y fechas
compromiso de ¡nieto y termino, para eliminar la
causa real o potencial
Coordina y/o participa en la implementation de tas -
acciones establecidas, para eliminar la causa raíz de la no conformidad real o potencial
£. Inicia nuevamente todas las actividades e indica el nuevo
número en la anterior
Asigna número de folio, revisa que incluya la
información solicitada
Registra Solicitud de Acciones de Mejora en Control de Acciones de
Mejora
Un mes después de la fecha de terminación de
las acciones para eliminar la causa raíz real o
potencial la turna para verificar efectividad
Venftca la efectividad las acciones tomadas y registra resultados en la Solicitud de
Acciones de Mejora
Revisa resultado de la verificación de la
efectividad
NO ¿efectivas?
S I
Indica como CERRADA en la Solicitud de Acciones de Mejora y registra resultado en Control de Acciones de
Mejora
< FIN D
Rev. 00 Pág. 3 de 3 PC-DCAOP-SG-03
183
Maestría en Administración de ia Construcción (cmic
Camera Mexicano «te la tñémírm de le €«M»tr n«k>»
Apéndice 1 1 Control del Servicio No
Conforme
184
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Cámara M¡ssk«t«« «le 1« ¡ndwslrkí ém la C»f«tr»«í«rs
i s ^ ^ ^ V ^ . " ^ *
Control del Servicio no Conforme
Objetivo:
Identificar y controlar los servicios que son no conformes con los requisitos, para prevenir la prestación del mismo.
Alcance:
Aplica a los servicios que no cumplen con los requisitos identificados por el personal o el usuario, durante y después de la prestación del mismo.
Servicio
Asistencia a Concursos de
Obra
Revisión de Costos
Tipo de no conformidad No se llena adecuadamente el check-list del Contenido de convocatoria. No se llena adecuadamente el check-list del Contenido de bases. No se llena adecuadamente el check-list del Contenido del contrato. No se llena adecuadamente el formato Factores de sobre costo. No se llena adecuadamente el formato Calificación de concurso. No se llena adecuadamente el formato Análisis y dictamen de fallo.
No se revisan los precios unitarios de los conceptos fuera de presupuesto. Mala integración de precios unitarios.
Corrección Se regresa al analista responsable para su corrección y/o complementación. Se regresa al analista responsable para su corrección y/o complementación. Se regresa al analista responsable para su corrección y/o complementación. Se regresa al analista responsable para su corrección y/o complementación. Se regresa al analista responsable para su corrección y/o complementación. Se regresa al analista responsable para su corrección y/o complementación. Se solicitan los precios unitarios de los conceptos fuera de presupuesto a las dependencias para su revisión. Se indican los errores al
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185
Maestría en Administración de la Construcción CfTlIC
tomara M«xk<Mio de §& tmémkrm de I® Ceastrtfctlaft
'satsS-'JS*' . . i . í á a ^ . -XiííS(£áSíSiS5tes«»fi&S¡
Registro Documental
Seguimiento de Obra
Recepción de documentación incompleta. Recepción de documentos que no corresponden al proyecto. Captura de datos erróneos. El sistema no cuenta con todos los programas de obra. Equivocación en el alta del proyecto con relación al número de muestra El contratista no esta dado de alta. Elaboración de informe o reporte con errores.
No existencia del expediente de obra.
Falta de documentos en el expediente de obra.
Reportes incompletos en la descripción de observaciones. Falta de criterio para seleccionar los conceptas a verificar. Cancelación de visitas de obra programadas. Error(es) en los datos que se integran al reporte. Reporte incompleto.
Las observaciones reportadas no se sustentan en base a lo contractual y normativo.
analista responsable y se hace la corrección. Se solicita a la dependencia la documentación faltante. Se solicita a la dependencia la documentación correspondiente. Se solicita a informática su corrección. Se solicita su alta a Evaluación ó se captura la información fuera del sistema.
Se solicita a Informática su corrección. Se solicita su alta al Departamento de Licitaciones y Costos. Se regresa al analista responsable para su corrección. Se notifica al Departamento de Control Documental y/o se solicita a la dependencia ejecutora. Se solicita al Departamento Control Documental y/o a la dependencia ejecutora. Se regresan al supervisor responsable para su complementación. Se amplia la muestra de conceptos seleccionados.
Se reprograman. Se regresa al supervisor responsable para su corrección. Se regresan al supervisor responsable para su complementación. Se solicita al supervisor responsable indique el sustento documental y normativo de las
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186
Maestría en Administración de la Construcción
-iÁ*A^I^^8iiS5JBIv.- *i%tr;ii<'\^^WMM^l•á^%SM^r-iiim¿~?%fW'9i"' *" «ÁX'JS1?
cmic Camero M«jtk«>»«» é® ia tí»«J«£trl« «le la €»»$tr»«Ié«
observaciones realizadas.
Definiciones:
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Servicio No Conforme: Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos establecidos.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Corrección:
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Desarrollo, ver flujo grama:
Registros.
RG-DCAOP-SG-011 Control de Servicios No Conformes.
Notas.
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187
Maestría en Administración de la Construcción cmic Cáws«>ro M B » € « » « «le la
PERSONAL RESPONSABLE DE ÁREA RESPONSABLE CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME
COMITÉ DE CALIDAD
(^ INICIO ~~)
Identifica servicio que no cumple con los
requisitos
Realiza corrector) al momento de contar con tos
elementos
Determina tratamiento para realizar corredón
Notifica SNC detectado y tratamiento
Revisa SNC, tratamiento y autoriza de acuerdo a la no
conformidad
Realza corredón para dar cumpim'ento con el
requisito
Registra en Control del SNC diariamente los detectados
Recopila las hojas de Control de SNC cada quince días
Revisa Encuestas de Satisfaca'ón, Quejas y Sugerencias, registra los
SNC detectados en Control de SNC
Realza análisis de la recurrencia de los SNC
cada mes
Aplica el procedimientos de Acciones Correctivas y Preventivas, indicando el
número de la soicitud
Notifica merejamente los SNC detectados y las
soluciones que se dieron a
Aplica el procedimientos de Acciones Correctivas y
Preventivas, indicando el número de la solicitud
- » ( FIN )
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188
cmic Maestría en Administración de la Construcción ,
Industrio é<e la €©#stirti««®í*
Apéndice 12 Auditorías Internas
189
cmic Maestría en Administración de la Construcción .. _ M , _ . .
lathislrkk de la C»»slr»*«lo«
Auditorías internas >^¿fil
Objetivo:
Establecer las actividades desde la planificación, desarrollo, ejecución y cierre de las Auditorias Internas, para determinar la conformidad del SGC con lo planificado y con la norma ISO 9001:2000.
Alcance:
Aplica a todas las Auditorias Internas programadas y no programadas al SGC.
Definiciones:
Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Evidencia de auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verifícables. Hallazgos de auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Conclusiones de auditoría: resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Auditado: organización o persona que es auditada. Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Equipo Auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Alcance de auditoría: extensión y límites de una auditoría.
Desarrollo, ver flujograma.
Registros.
RG-DCAOP-SG-05 Programa de Auditorias
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Maestría en Administración de ia Construcción cmic
RG-DCAOP-SG-06 RG-DCAOP-SG-07 RG-DCAOP-SG-08 RG-DCAOP-SG-09 RG-DCAOP-SG-10
CósBíCsro Mexicono <#e lo taémkfm ém le C»í»trw«f««
Plan de Auditoria Lista de Verificación ISO 9001:2000 Lista de Asistencia Informe de Auditoria Evaluación de Auditor
Notas.
Las Observaciones (OB) y Oportunidades de Mejora (OM) recibirán el mismo tratamiento que las no conformidades únicamente se indicará en la Solicitud de Mejora la clasificación, aplicando el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
Las No Conformidades, Observaciones y Oportunidades de Mejoras detectadas en Auditorias de segunda y tercera parte se atenderán de acuerdo a lo planificado en este procedimiento y aplicando el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
El Programa y Plan de Auditoría se elaboran apoyándose en la Matriz de Responsabilidades, anexo del Manual de Calidad.
Las auditorias Internas a todo el Sistema de Gestión de Calidad se llevarán acabo cada 6 meses, y las Auditorias Internas No Programadas dependerán del estado y la importancia de los procesos así como del resultado de auditorias previas.
El Auditor Líder será asignado primeramente en función de su calificación y posteriormente en función de su desempeño.
Claves utilizadas en el Diagrama de Flujo
• NC-No Conformidad • OB-Observación • OM-Oportunidad de Mejora
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191
Maestría en Administración de la Construcción
§í¡**1t ''-' •', )'h^Íi^if¡A£^i%'J^&S<ij--.M0ki todwslrw «le la €®i«l¡ree«f®e
.^hA. ^^^ {«S 4%t ^
AUDITOR ÜDER DEL EQUIPO EQUIPO AUDITOR DIRECTOR DE DCAOP
c INICIO D Elabora el programa de Auditorias de acuerdo a estado de procesos
Revisa y aprueba el Programa de Auditorias
PubKca el Programa de
Selecciona a Equpo de Auditor de acuerdo a Auditoria y desempeño
del mismo
Elabora o modifica el Plan de Auditoria
estableciendo agenda
Distribuye el Plan de Auditoria al Equipo Audftory a los Auditados
Recibe el Plan de Auditoria al menos 2 dfas antes
Dirige junta de apertura indicando Alcance Objetivo de Auditona soKclando el registro a la junta
Preparación de documentos necesarios Listas de
Verificación y Asistencia Sotcrtudes de Mejora
Efectúa Auditoria y registra hallazgos en la Ksta de
Verificación
Inicia Solicitud de Mejora indicado hecho y naturaleza de la no
conformidad detectada
ApSca procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas determina
causas de no conformidad y acciones para ebminartas
Realiza resumen de situación general del SGC indicando NC
OByOM
Realiza Evaluación de Auditor para verificar su desempeño
Elabora Informe de Auditona
Realza reunión de cierre y da a conocer los resultados solicita el
registro en isla de asistencia
Aprueba para su detnbuoón y publicación
Da seguimiento al Programa de Auditoria y analiza resultados de
Evaluación de Auditores aplica mejoras
c 3
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192
Maestría en Administración de la Construcción Comoro Mexicano de in Inclustrki cíe fo Co-.tí-uccion
Apéndice 13
193
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mexicano efe la Industr io de lo Construcción
; v va&ssi?
Denominación del Puesto:
Director de Control y Auditoría a Obra Pública.
Jefe Inmediato Superior:
Director General de Auditoría de la Gestión Pública.
Jornada de Trabajo: 8:00 - 16:00 hrs.; Tiempo complementario (19:00 - 21:00 hrs.) de lunes a viernes
Descripción de Actividades del Puesto
4
4
4
Coordinar las acciones de seguimiento físico a las obras que ejecutan las Dependencias
del Ejecutivo del Estado y Convenidas con las Entidades.
Coordinar las acciones de Auditorías a las obras que ejecutan las Dependencias del
Ejecutivo del Estado y Convenidas con las Entidades.
Coordinar las acciones de Atención Técnica a Quejas y Denuncias a las obras que
ejecutan las Dependencias del Ejecutivo del Estado y Convenidas con las Entidades
Coordinar las acciones de Asistencia a Procedimientos de Contratación que ejecutan las
Dependencias del Ejecutivo del Estado y Convenidas con las Entidades.
Revisar, Validar y Enviar un informe mensual al C. Contralor.
Revisar, Validar y Enviar un informe de actividades relevantes al C. Contralor.
Asistencias a Reuniones en las Dependencias y Entidades.
Coordinar acciones de capacitación paras las Dependencias y Entidades.
Las demás funciones que le asigne el Director General de Auditoría de la Gestión Pública.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del programa de Trabajo, evaluación del desempeño.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Tres años en la Administración Pública.
Formación: Conocimiento en Proyectos y Procedimientos de Construcción, manejo de la Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia Obra Pública, conocimientos de Auditorías Técnicas, Operativas e Integrales a las Obras Públicas.
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Maestría en Administración de la Construcción cmic Comoro Mcxkeinct ele lo IncJustrks cic lo Consírufeio i
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto
Indistinto.
Titulado y con Cédula Profesional.
Noviembre de 2004.
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195
Maestría en Administración de la Construcción « cmic Comoro Mexicano de lo Énduskn-o de ¡a Construcción
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Subdirector de Auditoría a Obra Pública.
Director de Control y Auditoría a Obra Pública
8:00 - 16:00 hrs.; tiempo complementario (19:00 - 21:00 hrs.) de lunes a viernes
Descripción de Actividades del Puesto
•i Coadyuvar en las acciones de vigilancia del ejercicio del gasto destinado a obra pública,
para que este se ejerza conforme a lo planeado, programado y presupuestado.
4 Dar seguimiento físico a las obras públicas que realizan las Dependencias y Entidades.
4 Dar seguimiento a los distintos programas de inversión destinados a obra pública
autorizados a las Dependencias y Entidades de la administración pública.
4 Apoyo técnico para la atención y seguimiento a quejas y denuncias de obra pública.
4- Participar en representación del director en reuniones de trabajo con Dependencias y
Entidades de la administración pública, responsables de la ejecución de la obra pública.
4- Someter a consideración del director el programa de trabajo de la subdirección a su cargo.
4 Dar seguimiento al cumplimiento del programa de trabajo.
4- Realizar auditorías a obras públicas según la muestra.
4- Participar en la integración de los comités de obras públicas.
± Forma parte del comité de calidad de la DCAOP.
4 Las demás funciones que le asigne el director.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo, identificación de maquinaria para la construcción, manejo de equipos para pruebas no destructivas.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del Programa de Trabajo, evaluación del desempeño.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la administración pública ó seis meses bajo supervisión en el desempeño del cargo.
Formación: Conocimiento en procedimientos de construcción, manejo de la legislación y normatividad aplicable en la administración pública y en materia obra pública, manejo de auditorías técnicas.
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196
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comorts Mcxkcin« de io industria de !a Construction
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto.
Indistinto.
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
197
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mexicana de 'o Industrio de la Constrwu -t
.***» iímhW^" ly& >"«*
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Subdirector de Control de Obras
Director de Control y Auditoría a Obra Pública
8:00 - 16:00 hrs.; tiempo complementario (19:00 - 21:00 hrs.) de lunes a viernes.
Descripción de Actividades del Puesto
4- Coadyuvar en las acciones de vigilancia del ejercicio del gasto destinado a obra pública,
para que este se ejerza conforme a lo planeado, programado y presupuestado.
4 Participar en los procedimientos de contratación de obra pública que realice la
administración pública; conforme a la legislación y normatividad aplicable a la materia.
4- Dar seguimiento a los distintos programas de inversión destinados a obra pública
autorizados a las Dependencias y Entidades de la administración pública.
4- Verificar que las Dependencias y Entidades de la administración pública, integren la
documentación comprobatoria del gasto conforme a la normatividad aplicable a la materia
4* Participar en representación del director en reuniones de trabajo con Dependencias y
Entidades de la administración pública, responsables de la ejecución de la obra pública.
4 Someter a consideración del director el programa de trabajo de la subdirección a su cargo.
4 Dar seguimiento al cumplimiento del programa de trabajo.
4 Coordinar la elaboración del informe mensual de actividades de la dirección.
+. Participar en la Integración de los comités de obras públicas.
4 Coordinar los trámites administrativos de la dirección.
4 Formar parte del comité de calidad de la DCAOP.
i - Las demás funciones que le asigne el director.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar con base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del programa de trabajo y evaluación del desempeño.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto u otra licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la administración pública ó seis meses bajo supervisión del desempeño del cargo.
Formación: Conocimiento en la Legislación y Normatividad aplicable en la administración pública y en materia de obra pública, conocimiento de maquinaria y equipo.
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198
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mcxicono de Industrio de lo Constn. -
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto.
Indistinto.
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
199
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mexicano -Industrkt de lo Constt
i.
w Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Jefe de Departamento de Seguimiento
Subdirector de Auditoria a Obra Pública
8:00 - 16:00 hrs.; tiempo complementario (19:00 - 21:00 hrs.) de Lunes a Viernes
Descripción de Actividades del Puesto
4 Verificar que se lleven acabo las acciones de supervisión de la Obra Pública que realice la
Administración Pública.
4 Mantener actualizado los datos técnicos y de comprobación de la Obra Pública.
4 Participar en representación del Subdirector en reuniones de trabajo con Dependencias y
Entidades de la Administración Pública, responsables de la ejecución de la Obra Pública.
4 Informar periódicamente los resultados obtenidos de las acciones de seguimiento
realizadas
4 Elaboración de informes de Obras específicas cuando estas sean solicitadas.
4 Elaboración de oficios de observaciones referente a la Obra Pública.
4 Elaboración de un informe mensual con las actividades, metas y actuaciones realizadas.
4 Elaborar fichas técnicas de la obra pública representativa.
4 Coordinar trimestralmente las actividades relacionadas con la autoevaluación del ejemplo.
4 Coordinar el Comité de las 5's.
4 Forma parte del Comité de Calidad de la DCAOP.
4 Las demás funciones que le asigne el Subdirector.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del programa de trabajo, evaluación del desempeño.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Administración Pública ó seis meses bajo supervisión en el desempeño del cargo.
Formación: Conocimiento en la Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública, programas de computación, conocimiento de procedimientos constructivos.
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200
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mex<<an< J i lne¡ustrk> de I " (ot-J^'^
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de efiro&tación:
25 años en adelante.
Indistinto.
Preferentemente casado.
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
201
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mexicano fíe lo Ificlustrl-o cíe ir. Consfr tx i 's -
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Coordinador de Seguimiento de Obra.
Jefe de Departamento de Seguimiento de Obra.
8:00-16:00 hrs.
Descripción de Actividades del Puesto
4 Elaborar el programa semanal de actividades de supervisión.
4- Proporcionar copia del programa semanal de actividades al supervisor.
4 Elaboración de base de datos en Excel de todos los programas existentes en el Sistema
Integral.
¿ Revisión y análisis de la Ficha de Identificación de Datos de las Obras Públicas.
4- Revisión y análisis de los reportes de Seguimiento de Obras.
4- Captura de avances físicos de todos los programas en el Sistema Integral trimestralmente.
± Elaboración de reporte de actividades diarias.
4 Proporcionar información sobre los avances de los proyectos de la muestra al Jefe de
Departamento.
4- Formar partes de los Comités de Obras.
4 Revisión y análisis del resultado de la Verificación Física de Estimaciones en el Registro
Auxiliar de Obras (RAO).
±- Forma parte del Comité de Calidad de la DCAOP.
4 Las demás funciones que le asigne el Jefe de Departamento.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del programa de Trabajo, evaluación del desempeño.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Pública o en la Iniciativa Privada.
Administración
Formación: Conocimiento en la Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública, programas de computación (Microsoft Office), conocimiento en procedimientos constructivos.
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202
Maestría en Administración de la Construcción « cmic I ne Í J í t r k " ' c ?o Co< ' :~<
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
20 años en adelante.
Indistinto
Preferentemente casado.
Preferentemente Titulado y con Cédula Profesional
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
203
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Como ro Mexicano de *' Itiííustri-Q de In Cciflífar. •„»
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Supervisor de Seguimiento de Obra.
Coordinador de Seguimiento de Obra
8:00-16:00 hrs.
Descripción de Actividades del Puesto
4 Llenado de la Ficha de Identificación de Datos de las Obras Públicas (análisis técnico
documental).
4 Realizar visitas a las Obras.
4 Llenado de la hoja de campo.
4t Captura de avances físicos en el Sistema Integral.
+• Impresión de informe de actividades de seguimiento de obras.
4- Llenado del registro auxiliar de obra (RAO).
4- Proporcionar sobre los avances de los proyectos de la muestra al coordinador
4> Forma parte del Sistema de gestión de calidad de la DCAOP.
±- Las demás funciones que le asigne el coordinador.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del programa de trabajo, evaluación del desempeño.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Pública o en la Iniciativa Privada.
Administración
Formación: Conocimiento en la Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública, Programas de computación (Microsoft Office), conocimiento en procedimientos constructivos.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 Autorizo DP-DCAOP-SG-01
204
Maestría en Administración de la Construcción ('c,("n»-o Mcjt icono cíe f n " M Í L;*rU de io Construíste'?
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
23 años en adelante.
Indistinto.
Preferentemente soltero.
Titulado y con Cédula Profesional.
Agosto de 2004.
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Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro M c x k a o o <fc lo Hdust rk t de la Construcri© .
Denominación del Puesto:
Jefe de Departamento de Licitaciones y Costos
Jefe Inmediato Superior:
Subdirector de Control de Obras
Jornada de Trabajo: 8:00 - 16:00 hrs.; tiempo complementario (19:00 - 21:00 hrs.) de Lunes a Viernes
Descripción de Actividades del Puesto
4 Coordinar la participación en los procedimientos de contratación de Obra Pública que
realice la Administración Pública; conforme a la Legislación y Normatividad aplicable a la
materia.
4 Dar seguimiento a las fechas de inicio de los proyectos de distintos programas de inversión
destinados a Obra Pública autorizados a las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública.
4 Verificar que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública, integren
correctamente sus precios unitarios.
4 Participar en representación del Subdirector en reuniones de trabajo con Dependencias y
Entidades de la Administración Pública, responsables de la ejecución de la Obra Pública.
4 Someter a consideración del Subdirector el programa de trabajo del Departamento su
cargo.
•i- Integrar la relación de contratistas incumplidos.
4 Participar en el análisis de la documentación de las personas físicas y jurídicas colectivas
que deseen registrarse en el Padrón de Contratistas,
-t Forma parte del Comité de Calidad de la DCAOP.
4 Las demás funciones que le asigne el Subdirector.
Requerimientos Habilidad: Manejo de Personal, Trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, Trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del Programa de Trabajo.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Administración Pública ó seis meses bajo supervisión del desempeño del cargo.
Formación: Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública, manejo de paquetes de Precios Unitarios, Conocimiento de Integración de Propuestas de Licitaciones.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 Autorizo DP-DCAOP-SG-01
206
Maestría en Administración de la Construcción Comoro Mexico::? I tcJustrki ele !o Co
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto.
Indistinto.
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
207
Maestría en Administración de la Construcción «8 cmic ' " « i m f f i M c i "
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Coordinador de Licitaciones.
Jefe de Departamento de Licitaciones y Costos
8:00-1600 hrs.
Descripción de Actividades del Puesto
4 Coordinar la Asistencia a los concursos de obras públicas.
4 Verificar notas informativas de los concursos efectuados.
4 Verificar los programas de inversión autorizados.
± Llevar un control interno de expedientes.
4 Verificar en los concursos el cumplimiento de la normatividad.
4 Verificar el cumplimiento de las bases de concursos.
4 Forma parte del Sistema de Gestión de Calidad de la DCAOP.
4 Las demás funciones que le asigne el Coordinador.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del programa de Trabajo.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto, u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Administración Pública o en la Iniciativa Privada.
Formación: Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en matena de Obra Pública, Programas de computación (Precios Unitarios), conocimiento de contabilidad.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 Autorizo DP-DCAOP-SG-01
208
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mexicano de ! t Industrio de lo Construceiii
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
20 años en adelante
Indistinto
Preferentemente soltero (a)
Titulado y con Cédula Profesional
Noviembre de 2004
Rev 00 Pág 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
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Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mexicano efe So Industr io ele lo Construcción
^US.
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior:
Coordinador de Costos.
Jefe de Departamento de Licitaciones y Costos
Jornada de Trabajo: 8:00-16:00 hrs.
Descripción de Actividades del Puesto
4 Revisa que los precios unitarios de las estimaciones se apeguen a los contratados.
4 Revisar que los precios unitarios de obras por adjudicación directa se encuentren dentro de
los parámetros aceptables, igualmente los conceptos no previstos en el catalogo de
conceptos.
4 Revisar la normatividad en caso de los ajustes de costos,
i- Forma parte del Sistema de Gestión de Calidad de la DCAOP.
4 Las demás funciones que le asigne el Jefe de Departamento.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del programa de Trabajo.
Educación: Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico Electricista, Arquitecto, u otra Licenciatura relacionada con la rama de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Administración Pública o en la Iniciativa Privada.
Formación: Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública, Programas de computación (Precios Unitarios).
Rev. 00 Pág. 1 de 2 Autorizo DP-DCAOP-SG-01
210
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mexicano ele la Industr ie de íci <©f»sfc«-u<ei©íi
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto.
Indistinto.
Titulado y con Cédula Profesional.
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
211
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro M e x k o n o ele lo Industr io de lo Construcción
•%•:#;,' t ^m^.^^'Sñ^ÉfmSiWJítí-'0
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Jefe de Departamento de Control Documental
Subdirector de Control de Obras
8:00 - 16:00 hrs.; tiempo complementario (19:00 - 21:00 hrs.) de Lunes a Viernes
Descripción de Actividades del Puesto
4 Verificar que las Dependencias y Entidades del Poder ejecutivo remitan la Documentación
contractual y comprobatoria del gasto en materia de Obra Pública.
4 Establecer las Políticas y acciones para cumplir con los objetivos de la Dirección.
A Elaborar informes documentales de los proyectos muestra.
4 Verificar que se realice el registro documental.
4 Elaboración de un informe mensual de las actividades realizadas por la DCAOP.
4- Implementar, integrar y operar el padrón de contratista.
4 Verificar la integración de los expedientes de obras.
± Forma parte del Comité de Calidad de la DCAOP.
4 Las demás funciones que le asigne el Subdirector.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del Programa de Trabajo.
Educación: Licenciado Administración, Licenciado en Derecho, Ingeniero Civil, Arquitecto, Mecánico Electricista, Contador Público u otra Licenciatura relacionada con la rema de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Administración Pública y en el ramo de la construcción.
Formación: Conocimiento en la Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 Autorizo DP-DCAOP-SG-01
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Maestría en Administración de la Construcción cmic
^ *
Comoro M c x k o n o cíe lo Sisdusírkí «!c lo Construction
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto.
Indistinto.
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
213
Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mcxkono de lo Industrio de io Construcción
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Coordinador de Control Documental
Jefe de Departamento de Control Documental
8:00 - 16:00 hrs.; tiempo complementario (19:00 - 21:00 hrs.) de Lunes a Viernes
Descripción de Actividades del Puesto
4 Coordinar y Verificar que las Dependencias y Entidades del Poder ejecutivo remitan la
Documentación contractual y comprobatoria del gasto en materia de Obra Pública.
4 Elaborar informes documentales de los proyectos muestra.
4- Verificar que se realice el registro documental.
4 Verificar la elaboración de un informe mensual de las actividades realizadas por la DCAOP.
4 Implementar, integrar y operar el padrón de contratista.
4 Verificar la integración de los expedientes de obras.
4- Forma parte del Comité de Calidad de la DCAOP.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del Programa de Trabajo.
Educación: Licenciado Administración, Licenciado en Derecho, Ingeniero Civil, Arquitecto, Mecánico Electricista, Contador Público u otra Licenciatura relacionada con la rema de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Administración Pública y en el ramo de la construcción.
Formación: Conocimiento en la Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 Autorizo DP-DCAOP-SG-01
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Maestría en Administración de la Construcción m cmic Comoro Mexi«tn<t cíe lo industr io cíe ¡o Construcción
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto.
Indistinto.
Noviembre de 2004.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 DP-DCAOP-SG-01
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Maestría en Administración de la Construcción
^m^imsmguasseatm
cmic Comoro Mczkono de la Industrio de la Construcción
Denominación del Puesto: Jefe Inmediato Superior: Jornada de Trabajo:
Analista Documental.
Coordinador de Control Documental.
8:00-16:00 hrs.
Descripción de Actividades del Puesto
4 Recepción de Contratos y Estimaciones de Obra Pública que presentan las Dependencias
y Entidades del Poder Ejecutivo.
4» Revis ión de documentac ión recib ida.
4 Registro en el Sistema Integral.
4 Elaboración de reportes y estimaciones.
4 Integración de expedientes de obra de proyectos muestra.
± Visita a las dependencias para la revisión de integración de expedientes unitarios.
4 Elaboración de informes en las fechas establecidas.
4- Ordena los expedientes y el área de archivo.
± Forma parte del Comité de Calidad de la DCAOP.
i- Las demás funciones que le asigne el Jefe de Departamento.
Requerimientos Habilidad: Manejo de personal, trabajar en base a objetivos, facilidad de palabra, manejo de software, trabajo en equipo.
Forma de Evaluar: Cumplimiento del Programa de Trabajo.
Educación: Licenciado Administración, Licenciado en Derecho, Ingeniero Civil, Arquitecto, Mecánico Electricista, Contador Público u otra Licenciatura relacionada con la rema de la construcción.
Experiencia: Dos años en la Administración Pública y en el ramo de la construcción.
Formación: Conocimiento en la Legislación y Normatividad aplicable en la Administración Pública y en materia de Obra Pública.
Rev. 00 Pág. 1 de 2 Autorizo DP-DCAOP-SG-01
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Maestría en Administración de la Construcción cmic
Comoro Mcikcino efe lo Incisistrk? cíe ¡o Construcción
P E R F I L
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Observaciones:
Fecha de elaboración:
25 años en adelante.
Indistinto.
Indistinto.
Noviembre de 2004.
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cmic Maestría en Administración de la Construcción r M . , .
Comoro Mcxicona de io Industrio de la Construcción
Apéndice 14 Comité de Calidad
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Maestría en Administración de la Construcción Cámaro Mexkona de ¡o Industrio de lo Construcción
Comité de Calidad
Cargo Alta Dirección
Control de Registros y Documentos
Competencia, Toma de Conciencia y Formación
Infraestructura Satisfacción al Cliente
Auditoría Interna Acciones Preventivas y Correctivas
Responsable Director de Control y Auditoría a Obra
Pública Jefe de Departamento de Control
Documental Subdirector de Control de Obras
Jefe de Departamento de Seguimiento Jefe de Departamento de Licitaciones y
Costos Subdirector de Control de Obras
Subdirector de Auditoría a Obra Pública
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cmic Maestría en Administración de la Construcción r M .
Comoro Mexicono de lo Industrio de lo Construcción
Apéndice 15
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Maestría en Administración de la Construcción
?Í; WÍ^XSS -Í
« cmic Comoro Mexicono de io Industrio de !o Construcción
Proceso
Registro Documental
Asistencia a Concurso de Obra
Revisión de Costos
Verificación Física para Seguimiento
de Obra
Actividades principales (inicio y termino)
Recibe documentación de contratos de obra
Revisa y emite informe de doumentación recibida
Programa y realiza visitas
Emite Informe de situacón documental Recepción de invitación a consurso
Análisis de documento y emisión de oficio de respuesta
Registro en base de datos y sistema integral
Programación y asistencia a concurso
Llenado de checklist y elaboración de acta
Entrega de expediente de concurso al área
Verificación de estimaciones y/o presupuestos
Reporte de resultados Expediente
Recepción de queja, Programa anual de trabajo u Oficio de inicio de obra
Solicitud de expediente de obra al Departamento de Control Documental o a la Dependeincia
Revisión con base en el FID y captura de datos en el sistema integral
Análisis y evaluación de documentación
Notificar a Control Documental la falta de documentos
participantes (jefes y
operativos)
Analistas, Jefe de Departamento y Subdirector
Analistas, Coordinador de
licitaciones, Jefe de
Departamento, Subdirector y
Secretaria
Analistas, Coordinador de Costos, Jefe de Departamento, Subdirector y
Secretaría
Supervisores, Jefe de
Departamento, Coordinadores
Objetivo del proceso -
Integrar el expediente de manera completa de acuerdo con los lineamientos normativos
Verificar que se cumpla con la nonnatividad establecida al efecto y sean transparentes los procesos
Verificar que se cumpla con la nonnatividad establecida al efecto y sean transparentes los procesos
Verificar que la documentación
de la obra cumpla con las características necesarias en
tiempo y forma, como establece la nonnatividad
Indicadores claves de desempeño
1 Integración total de los expedientes determinados en la muestra 2. Cumplimiento del checklist de la integración del expediente individual por etapa
1 Cumplimiento de programa anual de participación a concursos. 2. Cumplimiento del checklist en el concurso 3. Calificación déla calidad del concurso.
1. Cumplimiento de programa anual de revisión del 60 % de los costos.
1. Solicitado vs real, programado vs real 2. Como máximo un
día para realizar el análisis
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