IT

ITbid

La solución racional para la solicitud de ofertas

y negociación con sus proveedores

ITbid

2 Highlights: ¿qué es y qué hace ITbid?

ITbid es una solución de eSourcing (negociación y relación con proveedores)

orientada a:

Reducir los costos de adquisición de productos y servicios

Automatizar tareas repetitivas que no aportan valor en la negociación

Adaptar la negociación al usuario, mejorando el control de la misma

ITbid incluye subastas inversas (de precio y de ranking), solicitudes de

presupuesto (RFQ), de propuestas (RFP) y negociaciones eTender-MRO (tipo

hoja de cálculo consolidada, multilínea)

ITbid se adapta a su imagen gráfica, y es multidioma y multiuso horario

ITbid se opera 100% a través de Internet

Requisitos para los usuarios compradores o proveedores

Sólo necesitan un ordenador con conexión a Internet, un navegador y una cuenta de

correo en la que recibir notificaciones del sistema

ITbid

3

66,6 65,9

11,7 11,7

12,9 12,9

8,8 9,5

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

BAIT

Otros / Amort

Personal

Compras

Los retos de la nueva función de compras

Permitir la descentralización

sin pérdida del control

Unificación de método,

mejores prácticas de

negociación

Mejora del control de gastos,

trazabilidad del proceso

Permitir la descentralización

sin pérdida del control

Mejores precios de

adquisición y de otras

condiciones

Incrementar la competencia

entre proveedores

Ahorro de costes en el

proceso de negociación

Eliminación de tareas que no

aportan valor

Disminución del nivel de

stocks

Reducción del ciclo de

compra

1%

8%

Fuente: AERCE

Reto Objetivo

ITbid

4 Disfunciones en la negociación de compras

Disfunción Solución

Sistema de ayuda en la toma

de decisiones

Dificultad de evaluación de

ofertas no uniformes

Auto documentación del

proceso, total trazabilidad de

la negociación

Ofertas sobre soportes

diferentes, constancia

documental

Mayor transparencia, mayor

competencia

Alternativas y dudas reiterativas

de proveedores

Sencilla metodología basada

en mejores prácticas

Falta de uniformidad en método

negociador en entornos

descentralizados

Acceso inmediato al histórico

de negociaciones

Dificultad de acceso a

documentación de

negociaciones similares

IT bidIT bid

ITbid

5 Negociación tradicional

Utilización de una diversidad de

medios

Envío y recepción en diferentes

formatos

Realización de tareas repetitivas o

sin valor, dificultad de documentar,

menor transparencia

Resultado: tiempo invertido, mayor

precio y otras condiciones de

adquisición,

ITbid

6 Negociación mediante ITbid

Unifica los procedimientos de

negociación

Facilita la descentralización

Mejora el control

Aumenta la transparencia

Auto documenta la negociación

Facilita la toma de decisiones

ITbid se organiza a partir de una

base de datos

Empresa Proveedores

Ficheros adjuntos

Nego- ciación

ITbid

7 ITbid: Ámbito de aplicación

Aplicable a la mayoría de negociaciones:

Excepto cuando existen muy pocos proveedores a nivel global

Diferentes tipos de negociación:

Mejora de las condiciones de adquisición

Simplificación de trámites administrativos

Subasta Inversa

Complejidad de la negociación (menor número proveedores)

Baja Alta

Baja

A

lta

Imp

acto

fin

an

cie

ro

MRO

Solicitud de Presupuesto

(RFQ) Solicitud de Propuestas

(RFP)

NO APLICABLE

PRODUCTOS APALANCADOS

PRODUCTOS ESTRATÉGICOS

PRODUCTOS RUTINARIOS

“CUELLOS DE BOTELLA”

Fuente: Matriz de Kraljic. HBR, 61, 1983

ITbid

8 Alcance y Funcionalidades

Compradores Proveedores

Negociaciones

Pedido Selección

mejor oferta

Envío de la petición de oferta

Preparación petición de oferta

Pedido Selección

mejor oferta

Negociación Ofertas de

proveedores

Envío de la petición de oferta

Selección de

proveedores

Preparación petición de oferta

ERP ITbid

Administración

Integración

Familias / Categorías

ITbid mejora

sustancialmente

los procesos de

compras en los

que se negocia

con varios

proveedores

ITbid

9

Tecnología Sin inversiones

Robustez y

seguridad

ITbid

Solución

Racional

Negocio Ahorro costes

Ahorro tiempo

Trazabilidad

Usuario Facilidad uso

Negociación

natural

Rentabilidad Retorno

inmediato de la

inversión

ITbid: solución altamente racional

ITbid

10 Ventajas para el Negocio

Ahorro de costes en compras

Mayor transparencia del proceso

Diversas modalidades de negociación

Ahorro de tiempo y esfuerzo de la

negociación

Proceso optimizado

Total accesibilidad

Ayuda en la valoración de ofertas

Automatización de tareas

Total trazabilidad de la negociación

Mayor control

Auto documentación

Descentralización

Subastas de compras Breves, sólo precio Precio o ranking visible

Solicitudes de Presupuesto (RFQ) Negociación natural Factores adicionales

Solicitudes de Propuestas (RFP) Entorno colaborativo con

proveedores

Basadas en artículos (eTender MRO) Precatalogados por el

comprador

Tipos de negociación

ITbid

11 Mecanismos de subasta inversa

Orientadas totalmente al ahorro de costes

Negociación dinámica, en tiempo real

Sólo se tiene en cuenta el precio de cada proveedor

Tipos de subasta inversa

De Precio visible: la nueva oferta ha de superar la mejor absoluta en cada momento

De Ranking visible: cada proveedor puede mejorar su propia oferta y ver la posición competitiva que ocupa

Otras funcionalidades

Elección del % de mejora entre ofertas

Ponderación de proveedores (bonus/malus)

Autoextensiones. Limitación de duración máxima

Ranking Incentivan la competencia Mayor número de ofertas,

más dinamismo Menor transparencia Precio En función del diferencial,

no incentivan la participación

Menor número de ofertas, pero más orientadas al ahorro

Mayor valor para el proveedor

¿De precio o de ranking?

ITbid

12 Mecanismos de RFx (Presupuestos y Propuestas)

Orientadas tanto al la obtención del precio como de los factores que pueden afectarlo

Se pueden añadir criterios adicionales al precio, y ver cómo influyen en el precio (configuraciones)

Se puede pedir cotización de productos similares pero distintos (versiones)

Cada proveedor puede crear ilimitadas ofertas en función de distintas configuraciones y versiones

Otras funcionalidades

Valoración automática de ofertas recibidas en función de la importancia de los criterios

Contraofertas al proveedor (manifestación de factores de mejora de su oferta)

Tipo de respuesta del proveedor

Número, fecha, lista de preferencias ordenadas, lista de opciones

Selección de la mejor respuesta: “más alto”, “más bajo”, “entre”, “más cercano a”

Importancia del criterio 5 niveles: desde “muy alta”

hasta “muy baja” Valoración de ofertas Mediante algoritmo propio

(lógica no lineal)

Criterios

ITbid

13 Mecanismos e-Tender MRO

Las negociaciones están basadas en un catalogo del comprador, y se realizan sobre productos fácilmente identificables.

Se seleccionan del catalogo los productos específicos que se requieren.

Seleccionas el producto y lo vas “hechando al carrito de súper”

Muy sencillo de crear negociación.

Los precios se pueden comparar por producto o por proveedor

Se propone el pedido optimo, en función de los precios individuales.

Se almacenan los precios históricos, actuales y las ofertas rechazadas.

ITbid

14 Especificabilidad y tipo de negociación

Subasta Inversa

eTender MRO

Solicitud de Presupuesto (RFQ)

Solicitud de Propuestas

(RFP)

Especificabilidad

Baja Alta

Baja

A

lta

Niv

el

de C

om

pete

ncia

Competencia alta:

Los proveedores compiten sin posible acuerdo

Exceso de oferta

Volumen atractivo

Especificabilidad alta:

Atributos del bien perfectamente definidos y los proveedores pueden cotizar especificaciones no ambiguas

ITbid

15 Duración de acuerdos y coste de cambio

Acuerdos a largo

plazo cuando:

El proveedor se

involucra

profundamente

en el desarrollo

del producto

Coste de cambio

elevado cuando:

Se encuentra

regulado (p.e.

sector farmacia) o

cambio es muy

caro (p.e. sector

automóvil)

Solicitud de Presupuesto (RFQ)

Coste de cambio de proveedor

Baja Alta

Baja

A

lta

Du

ració

n d

el acu

erd

o

Subasta Inversa

MRO

Solicitud de Propuestas

Y Presupuestos (RFX)

ITbid

16 Impacto en el usuario

Bajo impacto sobre el usuario

Negociación “natural”

Sin instalar nuevo software

Rápida formación

Ventajas para el usuario comprador

Flexibilidad de negociación

Facilidad de análisis

Acceso histórico

Automatización de tareas sin valor

Poder para el usuario; control para el responsable

Ventajas para el proveedor

Sensación de mayor transparencia

Independiente del tiempo/lugar

La facilidad de uso tiende a soslayar el principal freno a la incorporación de estas tecnologías: el propio temor al cambio

Facilidad de uso

ITbid

17 Proyecto técnico sencillo (versión ASP - “hosted”)

Sin cambios en el hardware ni software

Sin nuevas inversiones

Altamente escalable

Puesta en marcha inmediata

Robustez, seguridad, alta disponibilidad

PHP + Java

Confidencialidad

Seguridad y disponibilidad

Capacidad de integración

Integración con ERP (API)

Tecnología estándar

INTERNET

Múltiples proveedores de conectividad (DNS principal)

Acceso Internet de backup

(DNS secundaria)

Servidor Principal

Servidor secundario

Usuario (comprador o proveedor)

Réplica mediante Red Privada Virtual (VPN)

ITbid

18 Tecnología (versión ASP)

Aplicación desarrollada en PHP y AJAX, para su utilización en modo

ASP (multiplataforma, actualmente bajo Unix)

Servidores redundantes propios, dedicados, a prueba de fallos (doble

alimentación, RAID 5), alta disponibilidad

Servidor principal alojado en granja de alta seguridad

• Doble línea de suministro eléctrico, SAI y generadores

• Multiplicidad de proveedores de conexión (Telefónica, Colt, BT)

Servidor secundario en ubicación distinta, sincronizado con el principal por

VPN

Política de copias de seguridad diaria y semanal, con ciclos de rotación

Monitorización de eventos y seguimiento de alarmas

Disponibilidad: 99,4% Servicio 24 x 7, soporte y respuesta

ITbid

19 Modo licencia: Integración y personalización total

Alta portabilidad

Servidores Unix

(recomendado) o Windows

BBDD SQL compatible

(Oracle, DB2, SQLServer,

PostgreSQL,...)

Integración con ERP

Evitar duplicidades

Personalización de

funcionalidades

Para cubrir sus

necesidades específicas

Tiempo de respuesta

INTERNET

Proveedores

LAN Comprador

ERP ITbid

API PHP

ITbid

20 Servicios profesionales

Consultoría

Alcance. Fases

Familias y categorías

Puesta en marcha

Personalización

Mensajes y textos

Integración con ERP

Formación

Maximizar la comprensión, tanto para compradores como para proveedores

Soporte

Presencial (en algunos casos), telefónico y vía e-mail

Los compradores y también los proveedores disponen de todo el soporte del Equipo ITbid para adquirir el conocimiento y experiencia necesarios en cada fase

Acelerar las obtención de ventajas

ITbid

21 Estructura

Estructura jerárquica, roles definibles, autorizaciones y notificaciones

Nivel Operativo

Empresa

Delegación Familias Proveedores

Las negociaciones se realizan sobre

las categorías

Nivel Administrativo

Gerentes / Auditores

Responsables

Compradores Contactos Categorías Circuito

de

info

rmació

n

y a

uto

riza

cio

nes

Productos (eTender)

IT

Capturas de pantallas

ITbid

23 Entorno privado y con la imagen corporativa

Al acceder, se identifica al usuario y, en función de su perfil, se le muestran las tareas pendientes. ITbid incluye un sencillo y potente circuito de autorizaciones

ITbid

24 RFQ: Preparación de nueva negociación

Una nueva operación puede prepararse bien directamente o mediante plantillas

Pueden añadirse ficheros o criterios distintos del mero precio

Crear una negociación (subasta, RFx o eTender) es sumamente fácil: se trata de un formulario sencillo pero muy completo, donde todos los campos son autoexplicativos y casi todos obligatorios.

ITbid

25 RFQ: Transparencia para los proveedores

Todos los proveedores seleccionados tienen acceso a la misma información así como a una zona de mensajes (tipo foro abierto) donde solucionar sus dudas

ITbid

26 RFQ: La oferta del proveedor

El proveedor puede diferenciar su oferta por criterios creados por el comprador distintos al precio, y puede ofertar condiciones distintas en función de la configuración. En función de la importancia fijada a cada criterio, el sistema valorará de forma automática las ofertas recibidas.

ITbid

27 RFQ: El análisis de las ofertas recibidas

El comprador dispone de una visión rápida sobre las ofertas y su idoneidad, incluso por diferentes versiones

Un análisis propio puede realizarse fácilmente exportando las ofertas a Excel

ITbid

28 RFQ: El análisis de las ofertas recibidas en Excel

ITbid

29 RFQ: Negociación natural con contraofertas al proveedor

El comprador puede realizar controfertas al proveedor. El proceso de negociación es similar a una negociación tradicional

ITbid

30 Creación de una Subasta

En una subasta, se elige la fecha, hora, duración y extensiones, pero no hay

versiones ni criterios

(sólo precio)

ITbid

31

Subasta de ranking

Subasta de precio visible

Subasta de precio: el mejor precio es visible en todo momento por los proveedores

Subasta de ranking: el proveedor no ve el mejor precio, sino su posición (Ranking)

Subastas: Desde el lado del proveedor

ITbid

32 Gráficos de subasta: Lo que ve el comprador

En subastas (donde sólo incide el precio), el comprador puede acceder a una presentación gráfica de su desarrollo, tanto en valores reales como en valores ponderados (con bonus/malus)

ITbid

33

Subastas de precio

Ventajas Son muy “justas”

Pueden ser más rápidas

El proveedor que no gana, al menos obtiene

información del mercado

Inconvenientes Pueden desanimar directamente al

proveedor

Retraen las pujas, son menos dinámicas

Un proveedor casi inactivo obtiene el premio

de la info de mercado

Utilización Cuando preveamos pocas diferencias de

precio entre proveedores muy similares

Proveedores conocidos

Mejoras muy pequeñas (absolutas)

Extensiones ilimitadas o muy altas

Subastas de ranking

Ventajas Son muy dinámicas, generan “piques” y se

origina mucho juego

No damos a conocer el precio final

No damos información a la gente que

apenas participa

Inconvenientes Suelen durar más (¡¡OJO!!)

Los buenos proveedores no son premiados

con info del mercado

Utilización Diferencias de precio que puedan ser

notables

Algunos proveedores poco conocidos o

nuevos

Mejoras razonables (0,5-1%-1,5%)

Extensiones limitadas

REGLAS: ronda adicional en subasta de

precio si diferencia muy pequeña

Subastas: de Precio o de Ranking?

ITbid

34 eTender MRO: Creación de una nueva negociación

Seleccionas de un Catalogo los productos

específicos que requieres y los agregas a la lista de

compra

ITbid

35 MRO: desde el lado del Proveedor

ITbid

36 Auto documentación y automatización de tareas

ITbid guarda un registro detallado del desarrollo de toda la operación y se encarga de automatizar muchas de las tareas de comunicación con proveedores

ITbid

37 Informes

Incluye un sencillo y potente gestor de informes, a partir del cual el usuario o auditor puede verificar el desarrollo de las operaciones actuales o pasadas

Todos los informes pueden ser exportados a Excel para un análisis posterior

ITbid

38

VENTAJA SOLUCION Reducción de Adquisición de Productos y Servicios Incrementar la competencia entre proveedores

Encontrar mejor oferta del mercado tienes mas ofertas, puedes

invitar mas proveedores.

Transparencia Se le da misma información a proveedores. Tu puedes supervisar a tu

comprador para ver diferentes ofertas.

Automatizar tareas sin valor Haces solicitud de cotización una sola vez, ahorrándote mucho tiempo.

Ahorrar costos internos Necesitas menos gente, mas efectiva

Reducir Ciclo de compra Negociacion es mas rápida, puedes tener menos inventario

Mejor control de información. Puedes saber a cuanto lo compraste la vez

pasada etc.

Guarda toda tu información.

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Tel: +52 55 1209 6554

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