MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

OCTUBRE

2015

Índice

Contenido Página

INTRODUCCION ......................................................................................................................... i

OBJETIVOS ................................................................................................................................ 1

GENERAL ............................................................................................................................... 1

ESPECIFICOS ........................................................................................................................ 1

MANUALES ADMINISTRATIVOS .......................................................................................... 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................................ 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................. 3

i

INTRODUCCION

Este manual de procedimientos tiene como finalidad describir paso a paso los

procesos que se realiza en la empresa “El Supercito”. Contribuyendo a

uniformizar la acción del personal, al establecimiento de medidas de calidad

donde pueda facilitar la ejecución de los procedimientos en cada departamento,

dando a conocer una información sistematizada al personal que conforman a la

empresa permitiendo mejorar la eficiencia de la misma para alcanzar un nuevo

nivel de éxito.

1

OBJETIVOS

GENERAL

Determinar los pasos o procedimientos que un área utiliza para que sirva de

base en el adiestramiento y capacitación del personal para alcanzar un nuevo

nivel de éxito.

ESPECIFICOS

Fijar las políticas y así mismo establecer sistemas administrativos de la

empresa.

Dar a conocer los pasos a seguir de un trabajo.

Concientizar al personal sobre los procedimientos que cada área utiliza

para ejecutar un proceso.

2

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y

orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de

desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los

objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones

procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene

información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los

objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que

sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse

en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más

de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que

intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener

información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,

máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar

al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra

registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de

auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los

empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una

descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada

empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar

las copias que de los mismos se realizan.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Supercito

Fecha de vigencia

30-10-2015

Fecha de revisión

15-11-2015

Manual de procedimientos

Procedimiento de Gerente

Elaborado por: Glenda Corazón Gerente general

Aprobado por: Álvaro Reyes Representante Legal

Hoja 1 de 6

Paso

Cargo:

Descripción

1 Gerente

Escoge su campo de actividades con gran cuidado.

2 Gerente Contrata con cuidado y está dispuesto a despedir al personal.

3 Gerente Crea un medio ambiente productivo.

4 Gerente

Define lo que el considere algo éxitos, y la manera de como los empleados pueden medir sus logros.

5 Gerente Crear comodidad en compañía de otras personas y ser eficaz al comunicar sus ideas.

6 Gerente Desarrolla la capacidad de sus empleados para que puedan hacer su trabajo.

7 Gerente Fortalece la moral del personal.

8 Gerente Asume proyectos por su cuenta.

9 Gerente No adopta dos veces la misma decisión.

10 Gerente Informa a su personal a quien se debe las responsabilidades.

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El Supercito

Fecha de vigencia

30 -10-2015

Fecha de revisión

15-11-2015

Manual de procedimientos

Procedimiento de cajero

Elaborado por: MIRNA HERRERA Coordinadora de

comité de calidad.

Aprobado por: ALVARO REYES Gerente general

Hoja 2 de 6

Paso Cargo Descripción

1 Cajero Recupera la “Planilla de Movimientos y de Arqueo de Caja” preparada el día anterior y verifica que el saldo coincida con el saldo contable.

2 Cajero Recuenta los medios de pago existentes en su poder y completa el espacio reservado a tal efecto en la Planilla.

3 Cajero Sella con la fecha del día y numera los comprobantes de caja que representen ingresos, los suma e ingresa en la Planilla

4 Cajero Verifica la correlación numérica de los comprobantes, completando el correspondiente Formulario de control de numeración

5 Cajero Sella con la fecha del día y numera los comprobantes de caja que representen egresos, los suma e ingresa en la Planilla

6 Cajero Calcula el saldo de la Planilla Movimientos y Arqueo de Caja.

7 Cajero Verifica que el saldo del arqueo coincida con el saldo real de medios de pago en su poder. Si los saldos no coinciden, analiza la diferencia hasta obtener una explicación de la misma

8 Cajero Firma en señal de conformidad

9 Cajero Anota el Saldo resultante la Planilla del día siguiente

10 Cajero Archiva la primer vía

11 Cajero Entrega el legajo de Caja del día, compuesto por la vía 2 de la Planilla, con los comprobantes engrapados, sellados y numerados, a Contaduría

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El Supercito

Fecha de vigencia

30 -10-2015

Fecha de revisión

15-11-2015

Manual de procedimientos

Procedimiento de contador

Elaborado por: Mirna Herrera Jefe de finanzas

Aprobado por: Álvaro Reyes Gerente General

Hoja 3 de 6

Paso

Cargo Descripción

1 Contador Solicita la patente de comercio.

2 Contador RTU para conocer el régimen a que está escrito.

3 Contador Formulario de declaraciones juntadas.

4 Contador Determinar la pista de auditoria de la empresa es suficiente.

5 Contador Revisa las políticas del sistema de registro existente en tu pequeña empresa.

6 Contador

Examina el proceso mediante el cual los documentos financieros se entregan actualmente al departamento de contabilidad.

7 Contador Crea un sistema para monitorear los controles internos de la empresa.

8 Contador Toma en cuenta las leyes contables e impositivas que la empresa debe acatar.

9 Contador Emplea las prácticas de auditoria.

10 Contador Hace una referencia cruzada a cada parte del sistema contable de la empresa.

11 Contador Hace un informe de auditoría.

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El Supercito

Fecha de vigencia

30 -10-2015

Fecha de revisión

15-11-2015

Manual de procedimientos

Procedimientos de vendedor

Elaborado por: Sucely corazón Área de Ventas

Aprobado por: Álvaro Reyes Jefe de Ventas

Hoja 4 de 6

Paso Cargo Procedimientos

1 Vendedor Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir importante al cliente.

2 Vendedor

Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva nota por escrito o forma electrónica. Cada vendedor debe ir a cada supermercado para retomar nuevamente el pedido periódicamente.

3 Vendedor

Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el control de su trabajo para luego entregar ese informe a su superior.

4 Vendedor

Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del grupo y se debe ofrecer el catálogo con la variedad de productos, que la tienda tenga.

5 Vendedor

Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los obsequios que la compañía le pueda regalar por ser cliente del supermercado.

6 Vendedor

Conocer, entender y saber los beneficios, nutriente, componentes de lo que está vendiendo, para ello debe estudiar cada producto.

7 Vendedor

Conocer los precios, la disponibilidad de demanda que pueda existir y todo lo logra haciendo estudios detallados.

8 Vendedor

Realizar una supervisión del sector donde se encuentra el supermercado, donde el grupo surte sus productos, tomando nota de que clase gente vive, que actividades frecuenta.

9 Vendedor Capacitarse de acuerdo a la variedad de productos que existe.

10

Vendedor

Leer manuales o libros de ventas, estar siempre activo e investigando la mejor manera de vender.

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El Supercito

Fecha de vigencia

30 -10-2015

Fecha de revisión

15-11-2015

Manual de procedimientos

Procedimiento de bodeguero

Elaborado por: Veraly Manuel Jefe de área ventas

Aprobado por: Álvaro Reyes Gerente General

Hoja 5 de 6

Paso Cargo Descripción

1 Bodeguero Limpiar la bodega todos los días.

2 Bodeguero Velar la por el ambiente del producto.

3 Bodeguero Revisa el inventario del producto que ingresa.

4 Bodeguero Revisar las fechas de cada producto.

5 Bodeguero Esquivar los productos de acuerdo a su área que son ingresados a diario.

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30 -10-2015

Fecha de revisión

15-11-2015

Manual de procedimientos

Procedimiento de seguridad

Elaborado por: Elizabeth López Supervisora de Área

Aprobado por: Álvaro Reyes Gerente General

Hoja 6 de 6

Paso Cargo

Descripción

1 Seguridad Cumplir con las órdenes impartidas por sus superiores jerárquicos.

2 Seguridad Ser extremadamente discretos a la hora de brindar cualquier tipo de respuesta.

3 Seguridad Mantener el orden dentro de las instalaciones.

4 Seguridad Tener una conducta intachable, tanto dentro como fuera de su trabajo.

5 Seguridad Cuidar las instalaciones y bienes de lugar de trabajo.

6 Seguridad Tener el uniforme o vestimenta en impecables condiciones.

7 Seguridad No debe consumir ningún tipo de alimentos o bebidas alcohólicas durante el servicio.

8 Seguridad

No entablar relaciones de amiguismo ni de confidencia con los demás operario y empleados del súper mercado.