PROCESOS FINANCIEROS

3.1. METODOLOGIA

Para el desarrollo de la investigacin y la realizacin del estudio financiero, se utilizaron tcnicas de observacin, entrevistas y cuestionarios; con los cuales se obtuvo la informacin necesaria de las actividades y procesos, que desarrollan los colaboradores de la institucin.

3.2. PROCESOS FINANCIEROS

Se entiende como, la serie de pasos necesarios para coordinar la marcha financiera de la institucin, de conformidad con los lineamientos administrativos-financieros y con fundamento en las leyes, reglamentos y procedimientos establecidos en su mbito. Para desarrollar los objetivos, la Coordinacin Departamental por medio del Plan Operativo Anual POA-, establece las necesidades de la institucin y los recursos necesarios para realizar sus actividades durante un periodo de un ao.

3.3. UNIDAD FINANCIERA

La unidad financiera es el rea que gestiona las operaciones relacionadas con flujos monetarios, incluye bsicamente, la ejecucin presupuestaria, gestin del fondo rotativo y diversas actividades relacionadas con la ejecucin del presupuesto en el cumplimiento de los programas de alfabetizacin. Esta unidad es la encargada de coordinar la actividad presupuestaria, consolidar y presentar a la sede central la programacin financiera de la ejecucin del presupuesto.

3.3.1. FONDO ROTATIVO

El Fondo Rotativo es la disponibilidad de efectivo que el Ministerio de Finanzas Pblicas autoriza a las Instituciones de Gobierno para su funcionamiento, con rgimen y lmites establecidos por medio de Tesorera Nacional, quien entrega los fondos necesarios con carcter de anticipo, autoriza la apertura y manejo de cuentas corrientes para facilitar la administracin.[footnoteRef:2] [2: ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 06-98, del Ministerio de Finanzas Publicas. Artculo 2.]

La institucin cuenta con un monto de Q.25,000.00 el cual fue autorizado por CONALFA Central, el mismo se opera como fondo revolvente[footnoteRef:3] de acuerdo a las normas de ejecucin presupuestaria, destinado para cubrir nicamente gastos urgentes de funcionamiento, de poca cuanta, y que por su naturaleza no pueden esperar el trmite normal de la orden de pago por medio del Comprobante nico de Registro (CUR), cuya suma se restablecer peridicamente en su monto original en una cantidad equivalente al total de los desembolsos efectuados. [3: Fondo Revoltente: Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarn en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobacin respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.]

3.3.2. Combustible

El Manual de Clasificaciones Presupuestaria para el Sector Pblico de Guatemala, define a los combustibles y lubricantes como los gastos de compra de petrleo crudo y parcialmente refinado; productos derivados del petrleo, tales como gasolina, aceite disel y grasas lubricantes.Para el rengln de combustibles y lubricantes, se tuvo asignado para el ao 2012 un monto de Q.44,110.00 y en el 2013 de Q.18,975.00, los cuales fueron distribuidos proporcionalmente por el Tcnico Financiero de la institucin en los meses del ao presupuestado y de conformidad en lo establecido en el Plan Operativo Anual.

Los gastos correspondientes a este rengln, son controlados por el Tcnico Financiero, a travs de cupones de combustible por montos de Q.50.00 y Q.100.00, valor que depende de la distancia y el vehculo a utilizar en la comisin a realizarse. Existe un control por parte del Tcnico Financiero para el manejo de remanentes de combustible, el cual cosiste en complementar por medio de la asignacin de cupones, los montos faltantes necesarios para realizar la nueva comisin. El registro por gasto de combustibles se realiza en un libro auxiliar autorizado por la Contralora General de Cuentas, en el cual se registra la fecha, el nmero de cupn, la persona que lo solicito, el monto asignado y la firma del solicitante. Este libro es custodiado por el Tcnico Financiero de la institucin.

3.3.3. Viticos

Es la prevencin, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje[footnoteRef:4] [4: Diccionario de la Real Academia Espaola. http://buscon.rae.es/drae/srv/search?val=vi%E1tico]

En la actualidad la mayora de entidades reconoce cierta remuneracin adicional a sus colaboradores, cuando estos efectan actividades fuera de la institucin y guarden relacin con las funciones que desempean.

Asignacin de Viticos

En la Direccin Departamental esta funcin est a cargo del Tcnico Financiero, las actividades que desarrolla para llevar a cabo dicha funcin se describen acontinuacin: Entregar los formularios de solicitud y liquidacin de viticos respectivos, a la persona asignada para la comisin. Recibir la papelera necesaria para liquidar los viticos (nombramiento, vitico constancia, vitico liquidacin, informe de comisin). Revisar la documentacin que se encuentre debidamente llenada y que cumpla los requisitos establecidos. Emitir el cheque para liquidar los viticos. Ingresar la operacin en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

La debilidad detectada es que, no obstante exista un reglamento general que deben observar todas las dependencias del estado para la asignacin de viticos, no existe un reglamente especfico que se adecue a las necesidades de la Coordinacin Departamental de Baja Verapaz. Cabe mencionar que toda normativa relacionada con el tema de viticos debe tener armona con el Acuerdo Gubernativo Nmero 397-98 del Presidente de la Repblica de Guatemala Reglamento de Gastos de Viticos, ya que dicho reglamento es general para todas las entidades del estado y un reglamento especfico debera adecuar dichas normas a la idiosincrasia de la Coordinadora Departamental.

3.3.4. Almacn

Se define como el local, edificio o parte de este que sirve para depositar o guardar gran cantidad de artculos, productos o mercancas para su posterior venta o distribucin. [footnoteRef:5] [5: http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n]

En CONALFA el rea de almacn se encuentra asignada una persona, la cual se encarga del manejo correcto de los inventarios, esto es necesario para garantizar un perfecto funcionamiento y control de los materiales y suministros; es encargada de realizar las solicitudes de materiales y suministros a CONALFA central, por medio de una proforma o requisicin de materiales. El encargado tambin registra los ingresos y egresos de materiales y suministros del almacn, llevando un registro de existencias por medio de tarjetas Kardex autorizadas por la Contralora General de Cuentas; esto permite controlar las existencias y mantener un inventario adecuado.

El manejo de las solicitudes de materiales por parte de los coordinadores municipales, para ejecutar los programas de alfabetizacin, es por medio de una proforma de transferencia de materiales la cual es firmada por el coordinador municipal. Tiene a su cargo las tarjetas de control de mantenimiento y reparaciones de los vehculos, ella es la encargada de registrar todo lo que se eroga por dichas reparaciones y mantenimientos, para ello tiene a la vista la papelera correspondiente como la factura de los servicios o repuestos para dejar constancia de que el trabajo fue el que se realiz y de esta manera constatar con una reparacin posterior para que no se dupliquen los mantenimientos o reparaciones.

3.3.5. Compras

Es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institucin. Adems del servicio que solicita la compra, participa la oficina de compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra.[footnoteRef:6] [6: 2014. Buenos Aires, Argentina. Consultado el 12/04/2014. Disponible en:http://www.proyectoangel.net/ManualAngel/WebHelp/concepto_de_compras.htm]

El proceso de compras el conjunto de operaciones coordinadas y ejecutadas para la adquisicin de suministros, bienes y/o contrataciones de servicios que demanden la Coordinacin Departamental, con la finalidad de contar con los recursos necesarios para el cumplimiento de los compromisos que conlleva el desarrollo del programa de alfabetizacin a nivel departamental.

La Coordinacin Departamental, no cuenta con un departamento de compras, sin embargo las compras de bienes y servicios las realiza CONALFA central, las cuales son agrupadas en distintos rubros, utilizando el manual de clasificaciones presupuestarias para el sector pblico. Las compras que realiza la Coordinacin Departamental, son aquellas que sobrepasen Q 30,000.00 y no excedan de Q.900,000.00, las mismas son realizadas por medio de cotizacin. El Tcnico Financiero realiza tres cotizaciones a diferentes proveedores, posteriormente las traslada al Coordinador Departamental quien elige la propuesta que cumple las necesidades de costo y calidad; el coordinador autoriza la compra y el Tcnico Financiero hace el desembolso correspondiente.

3.4. ANLISIS DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA, EJERCICIO FISCAL2012 Y 2013

El anlisis presupuestario es el examen y explicacin de los principales componentes de los ingresos y gastos de la entidad, y su respectivo impacto en las actividades econmicas y sociales expresadas en el presupuesto.

La ejecucin presupuestaria consiste en realizar todas las actividades u obras contempladas en el presupuesto para ejecutarlos como se ha planeado por medio del -POA- y as lograr los objetivos proyectados y alcanzar las metas propuestas.

3.4.1. Ejecucin presupuestaria 2012 y 2013

La ejecucin presupuestaria del ao 2012 se encuentra integrada por cinco renglones y para el ao 2013 han desaparecido el rengln 002, Servicios Administrativos y Financieros; y rengln 004, Alfabetizacin Yo Si puedo. Al desaparecer dichos renglones el presupuesto del ao 2013 distribuy dentro de los tres renglones que quedaron, lo presupuestado en el ao 2012.

En lo que respecta al rengln 003, alfabetizacin espaol, para el ao 2013 se increment lo presupuestado en Q1,120,869.00, equivalente a un 31.69% en comparacin al ao 2012. En la educacin Bilinge hubo una disminucin de Q73,644.00 en el ao 2013, equivalente al 5.86%; y para la inversin fsica hubo un recorte de Q289,994.00 correspondiente a un 98.11% para el ao 2013, en relacin a lo presupuestado para el ao 2012.

3.4.2. Ejecucin presupuestaria en relacin al presupuesto inicial.

El presupuesto inicial (PI) asignado para el ao 2013 tiene una variacin en comparacin al ao 2012 es de Q46,036.00 equivalente al 78%, esto quiere decir que para el ao 2013 se asign un presupuesto menor en relacin al del ao 2012. Sin embargo loplanificado en los dos aos es similar considerando que esta variacin es inferior al 1%.

La variacin en lo que respecta al monto no ejecutado es de Q.527,232.30 que corresponde al 28.12%. Para el ao 2012 no se ejecut del total del presupuesto asignado el 31.81%, y para el ao 2013 el 23.05% del total del presupuesto asignado.

3.4.3. Ejecucin presupuestaria por tipo de gasto

Anualmente se realiza la ejecucin presupuestaria por tipo de gasto de acuerdo a lo establecido en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala. Con esta clasificacin el destino del gasto se agrupa en los diferentes programas, subprogramas, proyectos, actividades y obras que ejecuta -CONALFA- Baja Verapaz.

Segn se estableci cuando se presenta la ejecucin por tipo de gasto, stos se ordenan en grupos (1 decimal) y subgrupos (2 decimales), especficamente, en el caso de CONALFA se tienen identificados 5 grupos para el ao 2012 y 4 grupos para el ao 2013 como se puede observar en los cuadros 11 y 12, Ejecucin Presupuestaria por Tipo de Gasto 2012 y 2013.5

Ejecucion presupuestaria por el tipo de gasto 2012

El presupuesto total asignado no tuvo una variacin significativa del ao 2012 al 2013, ya que aunque hubo una disminucin de Q.46,036.00, este monto no supera el 1% de variacin entre los dos aos.

En el ao 2012 se tenan cinco grupos de gastos principales, sin embargo la estructura para el ao 2013 fue modificada, ya que el grupo de Transferencia Corrientes no figura en dicho ao, el cual tena asignado un monto considerable.

Citando siempre el ao 2013, se form un nuevo subgrupo denominado Personal por Jornal y a Destajo, por lo que en esencia se hizo un cambio en la estructura para que se reflejarn de mejor forma los gastos, ya que al considerar valores absolutos aument en Q.96,000.00 aproximadamente. Tambin es oportuno resaltar que el subgrupo de productos metlicos fue eliminado en el ao 2013, su asignacin era de Q.500.00.

El grupo de gastos de Servicios Personales, es donde se registran los gastos concernientes a las remuneraciones de personal. Se subdivide en cuatro subgrupos, los ms importantes son: Personal Temporal y Personal por Jornal y a Destajo (este ltimo integrado en el presupuesto del ao 2013). La asignacin presupuestaria para el personal temporal tuvo un aumento del 4% del ao 2012 al 2013, lo cual muestra que permaneci la tendencia en lo relativo a los sueldos en general, ya que los restantes subgrupos Aportes Patronales y Otras Prestaciones no tuvieron una variacin significativa en la asignacin del presupuesto.

Los servicios no personales son el segundo grupo de gastos que conforman el presupuesto, aqu se incluyen todos los gastos relacionados con los servicios que son necesarios para realizar el proceso de alfabetizacin. Es importante hacer nfasis en el subgrupo de divulgacin, impresin y encuadernacin ya que ste se redujo en aproximadamente un 10% con relacin al ao 2012, lo que puede ocasionar que no se alcance un grado de difusin adecuado hacia la poblacin y respecto al conocimiento de los programas que se imparten en esta institucin.

En lo que respecta a viticos, transporte y almacenaje se ha reducido la asignacin presupuestaria, y se debe centrar la atencin en otros servicios no personales, ya que aument de forma significativa. Los gastos por mantenimiento y reparacin tambin aumentaron en la asignacin presupuestaria. Para el ao 2013 se presupuestaron Q.72,000.00, para servicios tcnicos y profesionales, que son para mejorar el rea tcnica de la institucin.

Los materiales y suministros, son los gastos necesarios para la elaboracin de material didctico, tiles y materiales, y stos a su vez son los utilizados para impartir los cursos de alfabetizacin en las diferentes etapas.

La propiedad, planta y equipo integran el ltimo grupo de gastos, el cual disminuy en Q.289,995.00, y se presupuest para el ao 2013 nicamente Q.5,580.00, lo cual supone que los activos fijos con los que cuentan estn en buenas condiciones de uso, y no se harn adquisiciones significativas. En relacin con el presupuesto ejecutado, al hacer un anlisis comparativo, se estableci que los servicios personales aumentaron, es decir, se pag ms en concepto de sueldos y las remuneraciones relativas al proceso de alfabetizacin, lo cual indica que mantuvo el mismo nivel de trabajo para alcanzar el objetivo de reducir el analfabetismo. Ejecucin presupuestaria por tipo de gasto 2013

Es importante mencionar que en el subgrupo de gastos de divulgacin, impresin y encuadernacin, el monto ejecutado en el ao 2013 fue de Q.10,398.40 que representa el 4.45% del total asignado para este ao. Es evidente que se le ha dado ms prioridad a gastos de personal que a otros gastos que son fundamentales para poder combatir el analfabetismo en Baja Verapaz.

Los gastos de viticos se ejecutaron en su mayor parte (77.10%). Los arrendamientos por ser una erogacin fija fue la misma en los dos aos (2012 y 2013). Se presupuestaron gastos de transporte, almacenaje, textiles, vestuarios y servicios tcnicos y profesionales, que no fueron utilizados y no se logr establecer la causa de no usar estos fondos.Los productos de papel, cartn e impresos, tuvieron un aumento del 77%, por tanto, el material didctico para las diferentes etapas fue suficiente para cubrir con las personas participantes, pero aun as no se ejecut ni el 50% del total asignado para cubrir este subgrupo de gastos. En general los materiales y suministros, no se ejecutaron a un nivel esperado.

La variacin entre los fondos asignados y los ejecutados han sido en promedio el 27%, lo cual en cifras para el ao 2013 fueron Q.1,347,593.39 monto considerable, el cual se puede utilizar para beneficio del proceso de alfabetizacin.

3.4.4. Ejecucin presupuestaria por fuente de financiamiento.

Fuente de Financiamiento: Se refiere al origen de los recursos (o ingresos) con los cuales se espera cubrir el pago de los bienes y servicios necesarios para desarrollar los programas y proyectos contenidos Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado correspondiente a un perodo anual.Existen varias fuentes de financiamiento y las mismas se encuentran mencionadas (o clasificadas) en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala.

Ejecucin presupuestaria por fuente de financiamiento 2012 y 2013

Los ingresos corrientes segn el presupuesto asignado para el ao 2012 es mayor en Q.170,809.00, correspondiente a un 5.54% en relacin al ao 2013 y lo ejecutado segn los ingresos corrientes para el ao 2013 se redujo en Q.299,631.39, equivalente a un 14.55% segn comparacin con el ao 2012.

En lo que corresponde a la disminucin de caja y bancos de recursos del tesoro el presupuesto asignado para el ao 2013 es Q.185,926.00, correspondiente a un 44.98% mayor a lo que fue en el ao 2012, y lo ejecutado fue por Q.685,353.55, equivalente a un 71.66% mayor del ao 2013 en comparacin al ao 2012. Cabe destacar que el presupuesto asignado segn esta fuente de financiamiento es menor a lo ejecutado para ambos aos, en detalle para el ao 2012 se ejecut un 137.63% ms del presupuesto asignado, y para el ao 2013 se ejecut un 209.29% ms del presupuesto asignado.

Para otros recursos del tesoro con afectacin especfica la variacin es la siguiente: lo presupuestado asignado para el ao 2013 sufri una disminucin de Q.61,173.00, correspondiente a un 2.55% en comparacin al ao 2012, y lo presupuestado-ejecutado para el ao 2013 fue mayor en Q.95,414.14, correspondiente a 6.86% en relacin a lo ejecutado en el ao 2012.

En este anlisis se refleja como la Coordinacin Departamental, planifica en su Plan Operativo Anual, de acuerdo a las fuentes de financiamiento, sin embargo en el transcurso del ejercicio fiscal se realizan ajustes al presupuesto que se relacionan con las fuentes de donde provienen los recursos, ejemplo de eso es que la fuente 12 Disminucin de caja y bancos del recurso del tesoro tiene una asignacin baja pero a medida que transcurre el ejercicio, los recursos provenientes de esa fuente son mayores hasta en un 109% de lo presupuestado inicialmente.

3.4.5. Evaluacin comparativa de la ejecucin presupuestaria 2012 y 2013

Ejecucin presupuestaria en relacin al presupuesto inicial 2012 y 2013

El presupuesto Inicial Asignado para el ao 2013 tuvo un disminucin de Q.46,036.00, correspondientes al 78% (menos del 1%) en relacin al ao 2012. El presupuesto Ejecutado-Devengado para el ao 2013 fue mayor en Q.481,136.30, equivalente al 11.97% en relacin a lo ejecutado para el ao 2012.

La variacin de lo no ejecutado para el ao 2013 fue menor en un Q.527,172.30, que equivalen al 28.12% en relacin al ao 2012 debido a que se ejecut un porcentaje mayor en el ao 2013.

3.4.6. ndice de ejecucin presupuestaria

Ejecucin presupuestaria en relacin al presupuesto vigente 2012 y 2013

El ndice de ejecucin presupuestario es el indicador que mide el nivel de ejecucin de los recursos presupuestales de la entidad, en funcin del total asignado en un perodo vigente, con corte a un perodo determinado; el resultado se expresa en porcentaje, el cual indica el nivel de ejecucin de los recursos presupuestales de la Coordinacin Departamental asignado en un perodo. En el ao 2012 el ndice fue de 67.79% y en el 2013 aument a 82.68%, diferencia equivalente al monto de Q.485,685.00.

El presupuesto ejecutado devengado segn la cuadro anterior es Q.481,136.30, correspondiente al 11.97% mayor para el ao 2013 en relacin al ao 2012, y lo vigente fue en un 8.19% menor para el ao 2013 porque se ejecut ms en ese ao que en el anterior.