1. INTRODUCCIN

El presente documento es una ayuda prctica para la implementacin y mejora en el tiempo del proceso de Inventario, que sugiere actividades y buenas prcticas.2. DEFINICIN

Un Inventario corresponde al registro ordenado, completo y actualizado de los bienes que posee el establecimiento, que se realiza en forma peridica y planificada.

3. CONTENIDO DEL INVENTARIO

Para mantener un inventario que refleje fielmente los bienes existentes en el interior del establecimiento, la persona responsable coordina las actividades que se enumeran a continuacin:

Levantamiento inicial del inventario. Corresponde a la actividad de registrar todos los bienes que forman parte del inventario del equipamiento tecnolgico. Esta es la actividad inicial para establecimientos que no cuentan con un inventario. Actualizacin del inventario. Para mantener un inventario actualizado, es necesario agregar al inventario cada bien que se incorpore al establecimiento.De igual forma, es necesario actualizar el inventario cada vez que un bien cambia de estado, ubicacin, responsable o es dado de baja. Control del inventario. Es una revisin fsica de todos los bienes registrados en el inventario, con el fin de identificar los posibles cambios, verificar su estado y detectar prdidas (entre otros). Es deseable que se realice una vez por semestre, o al menos una vez al ao.

3.1. LEVANTAMIENTO INICIAL DEL INVENTARIO

Para llevar a cabo un adecuado conteo y registro de los bienes en el inventario, es necesario definir un orden, de modo que se contabilice la totalidad de los bienes y no se omita alguno de ellos.

Primero se deber comenzar con la planificacin y preparacin de la actividad. Para ello es necesario definir los tipos de bienes a ser considerados para su registro en el inventario (Vase Anexo 1).Luego, identificar todas las dependencias del establecimiento con equipamiento computacional y dems bienes.

Otras consideraciones

El levantamiento inicial puede durar ms de un da por eso, se recomienda que se fije un da para que el establecimiento este temporalmente sin servicio. Durante el tiempo que dure esta actividad, es importante que no se traslade el equipo computacional, con el fin de evitar confusiones en el registro de los bienes. Consultar si hay bienes que estn fuera de las dependencias (reparacin, garanta, etc.).Cada dependencia, deber identificar todos los bienes a ser ingresados en el inventario. Para cada bien ingresar la siguiente informacin:

#Invent: Cdigo generado para individualizar el bien en el inventario. (Vase el Anexo 2, ejemplo de cmo generar las claves). Tipo: Tipo de bien a inventariar. Por ejemplo: PC fijo, Monitor plano, PC porttil, notebook, impresora, mesa, entre otros. Marca: Marca del bien. Modelo: Modelo del bien. N de Serie: Nmero de serie del equipo. Licencia: Licencia de software en el equipo. Estado: Estado en el que se encuentra el bien. Estos pueden ser: Operativo. Bien que puede ser utilizado sin problema (Bueno, Regular, Malo). De baja. Bien que es dado de baja, que no puede ser utilizado (Activo, Inactivo). Responsable: Nombre o cargo de la persona responsable o que tiene asignado el cuidado y/o el uso del bien detallado.Es recomendable que se asigne a una persona responsable del proceso de inventario en el establecimiento, con competencias, tiempo y recursos acordes a las tareas que debe desarrollar. El perfil comnmente asignado, es un asistente de educacin de perfil administrativo. Ubicacin: Nombre de la dependencia donde se encuentra el bien. Fecha de ingreso: Fecha de adquisicin del bien. Fecha de baja: Fecha en que es dado de baja el bien (si corresponde). Observaciones: Observaciones relacionadas al estado del bien u otras como motivos por el que fue dado de baja. SO: Sistema operativo del equipo. Distribucin: nombre de la versin del sistema operativo. RAM: Capacidad de la memoria interna. N. Procesador: Cantidad de procesadores del equipo. Velocidad: Indicador de la frecuencia en que se procesar las operaciones en el equipo. HDD: Capacidad de almacenamiento. Precio: Valor monetario del equipo en su conjunto.

Una vez registrado el bien en la Ficha de Inventario y comprobada, se debe etiquetar el bien con el cdigo del inventario que lo identifica en el registro. Esta etiqueta con el cdigo de inventario indica que el bien se encuentra inventariado y es propiedad del establecimiento.Cada bien debe ser etiquetado, una vez que se termina de etiquetar se contina con la siguiente dependencia, hasta que todos sean registrados en el inventario del establecimiento.Finalizado el registro, se deber almacenar en un dispositivo la Ficha de Inventario, (Vase el Anexo 3, se muestra una plantilla). Es importante que, una vez completado el registro digital del inventario, se recomienda respaldar, tanto en el dispositivo como en papel.

3.2. ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO

Cada vez que ingrese al establecimiento algn bien, es necesario registrarlo en la Ficha de Inventario y etiquetarlo, antes de ser enviado a otro departamento para su utilizacin. Es recomendable actualizar la Ficha de Inventario con los movimientos de los bienes, sobre todo si se presenta alguna de las siguientes situaciones:

Recomendaciones para la actualizacin:

Cuando se traslada un equipo, se cambia la Ubicacin a la nueva dependencia. Cuando cambia el Estado de un equipo. Por ejemplo, una pantalla a la que se le quemaron algunos pixeles pasa de estado Bueno a Malo, hasta que la pantalla sea repuesta y se sugiere detallar la fecha y los motivos. Cuando un bien sale fuera del establecimiento (por ejemplo, un equipo en servicio tcnico o en garanta), se sugiere sealarlo en las Observaciones en el registro del inventario. Cuando cambie el Responsable de un bien, modificando el Cargo del Responsable en el registro del inventario. Cuando un bien es dado de baja, se cambia el Estado del equipo por De baja, indicando adems la Fecha de baja y las Observaciones/Motivos de baja.

Esto ayudar a llevar un control detallado de los bienes y su ubicacin, evitando confusiones y/o prdidas. Luego, si es necesario se realiza el traspaso de esta informacin al medio digital.

3.3. CONTROL DEL INVENTARIO

El control del inventario se realiza de una manera similar a la actividad de levantamiento inicial del inventario, pero en este caso, se comparara la informacin registrada en el inventario con los bienes existentes en las distintas dependencias.

Para realizar el control de inventario, es importante contar con:Una copia actualizada del registro del inventario. Para usarlo como base para verificar cambios en las dependencias del establecimiento.Varias copias de la Ficha de Inventario en blanco. Pueden ser necesarias para registrar nuevos bienes no inventariados con anterioridad, y etiquetas, para codificar los nuevos bienes ingresados.

Anexo 1. Lista de bienes considerados para un Inventario.CATEGORATIPO DE BIEN

Equipo computacionalPC Fijo

Monitor

Monitor LCD

PC Porttil

Software educativo Licenciado

Proyector

Impresora

Escner

Impresora Multifuncional

Sistema de Audio

Cmara Fotogrfica Digital

Webcam

Disco Duro Externo

Cmara de Video

Pizarra Interactiva

Access Point

Router

Switch o Hub

Anexo 2. Generar cdigos para etiquetar los bienes.Para poder identificar cada bien que se ingresa al inventario en forma nica, es necesario utilizar un cdigo.TIPO DE BIENSIGLA

PC Fijo PCF

Monitor LCD LCD

Notebook NTB

Proyector PRY

Impresora IMP

Multifuncional MLT

Escner ESC

Router RTR

Access Point ACP

Notebook NEB

Anexo 3. Ficha de Inventario.Secretaria de AdministracinDireccin de PatrimonioReporte de Resguardo en: Hardware - SoftwareUNIVERSIDAD DE LA SIERRA SUREmpleado 13405 ARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANO

rea 5876 VICE-RECTORIA ACEDEMICA

AREA: 5876 VICE-RECTORIA ACEDEMICAEQUIPO DE COMPUTO: ACTIVO#InventTipoMarcaSerieModeloRAMN. P.Vel.HDDSODist.LicenciaEstadoPrecioFecha de ingresoUbicacinFecha de bajaResponsableObservaciones

PCF001EscritorioDELL101G8Y1Optiplex 7010813.2 GHz500 GBWindows, LinuxSeven, Ubuntu 14.04-BUENO$11,793.7229/06/2015CETICNo AplicaARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOCon cable FADOES

PCF002EscritorioDELL10DD8Y1Optiplex 7010813.2 GHz500 GBWindows, LinuxSeven, Ubuntu 14.04-BUENO$11,793.7229/06/2015CETICNo AplicaARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOCon cable FADOES

PCF003EscritorioDELL10HD8Y1Optiplex 7010813.2 GHz500 GBWindows, LinuxSeven, Ubuntu 14.04-BUENO$11,793.7229/06/2015CETICNo AplicaARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOCon cable FADOES

PCF004EscritorioDELL10FF8Y1Optiplex 7010813.2 GHz500 GBWindows, LinuxSeven, Ubuntu 14.04-BUENO$11,793.7229/06/2015CETICNo AplicaARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOCon cable FADOES

PCF005EscritorioDELL107D8Y1Optiplex 7010813.2 GHz500 GBWindows, LinuxSeven, Ubuntu 14.04-BUENO$11,793.7229/06/2015CETICNo AplicaARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOCon cable FADOES

PCF006EscritorioDELL7FB1BY1Optiplex 7010813.2 GHz500 GBWindows, LinuxSeven, Ubuntu 14.04-BUENO$11,793.7229/06/2015CETICNo AplicaARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOCon cable FADOES

PCF007EscritorioDELL7FTFBY1Optiplex 7010813.2 GHz500 GBWindows, LinuxSeven, Ubuntu 14.04-BUENO$11,793.7229/06/2015CETICNo AplicaARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOCon cable FADOES

Nota: Me comprometo a dar buen uso y mantener en buen estado el mobiliario y equipo a mi cargo. Por lo que deber notificar de cualquier movimiento en la ubicacin del mismo al rea responsable de los inventarios, de conformidad con los, arts. 16. 22. 39. 42. 43 y 46 del reglamento para regular el uso los bienes muebles de la administracin pblica estatal, en caso contrario se proceder de acuerdo con el artculo 48 del mismo reglamento del mismo reglamento, as como lo estableci en la ley de responsabilidades de los servidores pblicos del estado y municipios de Oaxaca.

__________________________________________ ____________________________________________ __________________________________________ARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANOFRANSISCO JAVIER MENDEZ JARQUIN RUTH LUCIA REYES LOPEZ TECNICO JEFE DE AREA JEFE DE DEPARTAMENTO VICE-RECTORIA ACEDEMICA DEPARTAMENTO DE ADQUISICION Y RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE ADQUISICION Y RECURSOS MATERIALES