ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA TERMINAL DE TRANSPORTE S.A.

JUAN SEBASTIÁN GONZÁLEZ RAMÍREZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

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ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA TERMINAL DE TRANSPORTE S.A.

JUAN SEBASTIÁN GONZÁLEZ RAMÍREZ

INFORME FINAL

ASESOR ESAP: Francisco Javier Bernal Bernal.

ASESOR ENTIDAD: Terminal de Transporte S.A. Andrés Corredor Ávila

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

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Doy gracias a Dios por haberme dado la posibilidad de formarme como profesional, a mi madre la cual sin su apoyo y esfuerzo no habría alcanzado este objetivo.

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AGRADECIMIENTOS

Seneca decía que “no nos atrevemos a muchas cosas porque son difíciles, pero son difíciles porque no nos atrevemos”. El iniciar una carrera universitaria y poderla concluir con éxito en nuestro país se convierte en un privilegio más que un derecho. El presente trabajo ha sido posible gracias al apoyo, asesoramiento y seguimiento del docente, tutor y amigo Francisco Javier Bernal, a la colaboración de los directivos de las diferentes empresas encuestadas, a la Institución y a mi madre la cual con su dedicacion y esfuerzo me impulsaron a cada instante pala la obtención de este logro.

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INTRODUCCION La práctica administrativa se convierte en una excelente oportunidad para materializar los conocimientos adquiridos y los debates inconclusos, que durarte el desarrollo de la carrera, se transformó en el marco teórico del saber hacer en el contexto de la administración pública. El tener la posibilidad de llevar a cabo esta práctica en empresas del Estado, permite a los estudiantes del pregrado en administración pública uno opción diferente de la monografía de grado, que a la vez que investiga, le permite la adquisición de experiencias y contacto directo con el que hacer administrativo y la resolución de problemáticas y situaciones reales; correr riesgos y asumir responsabilidades, que ayudan en la formación integral del pasante. Esto adquiere mayor relevancia cuando la práctica se realiza en una empresa de la envergadura de La Terminal de Transporte de Bogotá. La Terminal de Transporte S.A., es una sociedad de economía mixta del orden Distrital de segundo grado y cuyo capital esta compuesto de la siguiente manera: capital autorizado 15.000.000.000, capital suscrito y pagado 11.574.580.000 y capital por suscribir 3.425.420.000. La Terminal concentra el mayor número de transportadores terrestres que prestan servicio a todo el territorio nacional. Dentro de sus principales accionistas se encuentran Bogotá Distrito Capital, Alcaldía Mayor con una participación del 51.49%, el Instituto de Desarrollo Urbano – IDU- con el 17.11%, la Corporación de Abastos de Bogotá – CORABASTOS- con un 7.27%, El Ministerio de Transporte con el 11.96%, y accionistas privados con un 12.16%. Actualmente la Terminal de Transporte S.A. esta vinculada a la Secretaria de la Movilidad, conforme a lo establecido en la ley 489 de 1998 y el decreto ley 1421 de 1993, los artículos 105, 107 y 108 del acuerdo 257 de 2006, el Código de Comercio y demás normas concordantes y reglamentarias. Debido a su carácter de empresa de economía mixta, La Terminal debe cumplir los requisitos establecidos por las leyes de contratación para empresas del Estado. Por lo tanto, la adquisición de bienes y servicios se hacia a través de las modalidades establecidas por la ley 80 de 1993 (actualización realizada por esta practica administrativa), otorgando el contrato a la persona natural o jurídica que presente la mejor propuesta de acuerdo a las requisiciones de la empresa. La Terminal de Transporte de Bogotá, D.C. inició operaciones el 14 de Marzo de 1984 y por su naturaleza y misión, tiene como clientes a la ciudadanía usuaria del transporte intermunicipal de pasajeros por carretera, y las empresas

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transportadoras, además de diferentes entidades distritales y gubernamentales como el Ministerio de Transporte, la Secretaría de la movilidad, la policía de Carreteras, entre otras. Dado que es una organización comprometida con la alta calidad en el servicio, enfocada en el mejoramiento continuo, la innovación de sus procesos y la satisfacción de la ciudadanía y los transportadores, era de vital importancia la actualización de su manual de contratación, pues su estado le podría acarrear sanciones y multas de los entes de control. Es aquí donde el objetivo general de esta práctica cobra relevancia y sentido, pues se aplica de manera concreta los conocimientos adquiridos durante la carrera. Este manual le permitirá a la Terminal de Transporte mejorar los procesos de contratación en cuanto a tiempo, selección, costos y calidad de los servicios contratados, ya que la contratación es un proceso jurídico en virtud del cual, se ejecutan significativamente los recursos de funcionamiento e inversión de las entidades, para lo cual resulta imperativo estructurar mecanismos que permitan ejercer esta función de la manera más racional, oportuna, pertinente y transparente. Además de ponerlo acorde con la nueva ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 066 de 2008 que han introducido cambios significativos en los procesos de contratación. Debido a todas estas necesidades se presento la propuesta para la actualización del manual de contratación, que se divide en dos partes: en la primera se realiza la presentación de la práctica administrativa y en la segunda se plantean los resultados obtenidos en el desarrollo de las diferentes fases: exploratoria, de comparación, de depuración, de actualización y creación de formatos y de aprobación, protocolización y legalización del nuevo manual de contratación.

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I PARTE

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

Este proyecto esta relacionado, de manera directa, con el tipo de practica administrativa de asesoría y consultoría, pues lo que se le propuso a la entidad seleccionada fue la revisión y actualización de su manual de contratación, que se encontraba bajo la vigencia de la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, lo que hacia necesario su adecuación a la ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 066 de 2008.

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1. Objetivo General: Actualizar el manual de contratación de la Terminal de Transporte S.A.

2.2. Objetivos Específicos:

• Incluir en el actual manual de contratación los cambios que se incluyeron con la Ley 1150, Decreto 066 de 2008 y Normas reglamentarias.

• Dotar a la Institución de una herramienta que propenda por la eficacia y la

calidad en los procesos de contratación. • Modificar los diferentes formatos utilizados en la contratación para

actualizarlos con los nuevos parámetros exigidos por las normas vigentes. • Adoptar los procesos y procedimientos de las diferentes modalidades de

contratación establecidos en la ley, incorporando también los establecidos por ICONTEC como indicadores de calidad, para el desarrollo de actividades propias de la contratación

2.3. Resultados Esperados: Un manual de contratación actualizado que contenga los procesos y procedimientos, y los formatos para la contratación administrativa, de acuerdo con los estándares nacionales e internacionales en la materia.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1. Marco Teórico. En las democracias modernas ha cobrado especial relevancia el control de la corrupción como forma de optimizar la utilización de los recursos y de esta manera garantizar la equidad en su distribución y la eficiencia en su gasto. Dentro de esta política se encuentra la función administrativa la cual debe crear mecanismos que permitan mejorar los procedimientos de contratación. La intención de la constitución del 91 en su articulo 209 es dar las directrices para que la contratación se haga con principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. De esta manera se crea una ética de la contratación que permitirá a los proveedores y contratistas tener unas reglas claras y preestablecidas, que facilitara la competencia en las mejores condiciones. Esto a su vez generara mejores escenarios para el establecimiento de empresas más sólidas y generadoras de empleo. Los manuales de contratación se convierten en el arma mas eficaz para el cumplimiento de los mandatos de la constitución nacional, pues son los que establecen los procedimientos pertinentes para cada entidad del Estado. Sin estos el caos y la corrupción serian los garantes de la contratación pública. Los manuales de contratación permiten a su vez el seguimiento y veeduría por parte de los organismos de control. Por tanto un buen manual de contratación asegura la eficiencia y transparencia en la ejecución de los recursos.

3.2. Marco Conceptual. Se tomó como marco conceptual para el desarrollo de la práctica lo preceptuado por el capítulo 2, artículo 112, que establece la regulación normativa de la función pública, en lo referente a las actuaciones de los Servidores Públicos como representantes directos del Estado Colombiano. Las actuaciones públicas forman parte del Derecho Público, del Derecho Constitucional y del Derecho Administrativo. Por lo tanto, la Contratación Administrativa esta reglamentada por estas ramas del Derecho.

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El Derecho Publico se define como aquel poder del Estado encaminado a regular las actuaciones entre estados, entre el mismo estado y entre el estado y los particulares. Forma parte del Derecho Público el Derecho Constitucional. El Derecho Constitucional se define como lo norma madre que establece los principios ideológicos y políticos de la nación y del estado colombiano, establece la organización del estado, las ramas del poder público y las actuaciones de los servidores públicos, etc. Forma parte del Derecho Constitucional y del Derecho Administrativo. El derecho Administrativo está encaminado a regular las actuaciones y responsabilidades de los Servidores Públicos. Dentro del Derecho Administrativo se encuentra la Contratación Administrativa. En donde la Contratación Administrativa está encaminada a reglamentar las actuaciones de los servidores públicos en la celebración de los contratos del Estado para demanda y oferta de obras, servicios y suministros. El Manual de contratación es un instrumento que tienen la Administración Pública como los servidores públicos para desarrollar la labor de contratación de acuerdo con la normatividad Pública, Constitucional y Administrativa, observando el principio de legalidad de los actos administrativos, y los principios administrativos, establecidos en la Constitución de 1991, de manera eficiente, eficaz y efectiva. Por lo tanto la practica administrativa está encaminada a la actualización de un manual de contratación, lo cual obliga a limitarse a lo establecido en la ley 80 de 1993 o Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; ley 1150 de 2007 de eficiencia y la transparencia y los decretos reglamentarios. Estas leyes y decretos serán ampliados en el marco legal. Dentro del desarrollo de manual de contratación de la Terminal de Transporte S.A., nos hace necesario conocer de una manera de profunda toda la reglamentación vigente el tema, para lo cual hace necesario realizar una seria de investigaciones que nos permiten establecer que ha cambiado y cuales son los cambios que se introducen en el tema contractual. Los conceptos de uso común en esta clase de documento, se elaboraron en la página 31 de este documento, y se tomaron como el GLOSARIO especializado para la comprensión del Manual en su futura aplicación.

3.3. Marco Contextual O Geográfico. El marco geográfico en el cual se desarrollará la practica administrativa, se encuentra ubicado en la Secretaria General de la Terminal de Transporte S.A.,

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ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., esto dada que esta dependencia el la encargada de desarrollar todo lo relacionado con el tema de contratación. De igual manera se debe tener en cuenta que la Terminal de Transporte S.A., es una sociedad de economía mixta de orden distrital, de segundo grado u orden, vinculada a la Alcaldía Mayor de Bogotá que cuesta con el siguiente organigrama:

Figura 1. Organigrama de La Terminal de Transporte S.A.

3.3.1 Ubicación

Figura 2. Mapa de Bogota

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Figura 3. Terminal de Transporte de Bogota y su entorno

Figura 4. Vista aérea de la Terminal de Transporte

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3.3.2 Aspecto general de sus instalaciones

Figura 5. Plano general de la Terminal de Transporte Para lograr el cumplimiento de su misión, la Terminal de Transporte de Bogotá cuenta con una distribución en 5 módulos que facilitan al usuario la ubicación de los servicios requeridos de la siguiente forma: MÓDULO 1: Destinos al sur del país. MÓDULO 2: Destinos al oriente y occidente del país. MÓDULO 3: Destinos al norte del país. MÓDULO 4: Taxis interdepartamentales MÓDULO 5: Descenso de pasajeros

3.3.3. Plan Estratégico 2008 Misión Ofrecer un excelente servicio a las empresas transportadoras y conjuntamente con ellas, el comercio y las entidades públicas y privadas, a todos los ciudadanos.

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Visión Ser la mejor terminal de transporte del país, integrada con el desarrollo actual y futuro de la ciudad y la región. Política de Calidad La Terminal es una organización comprometida con la alta calidad en el servicio, enfocada en el mejoramiento continuo, la innovación de sus procesos y la satisfacción de la ciudadanía y los transportadores. Valores Éticos Relaciones • Probidad • Respeto por la ley • Integridad • Honestidad • Transparencia

• Solidaridad • Respeto por las personas • Trabajo en equipo • Confianza

Gestión • Responsabilidad • Proactividad • Vocación de servicio • Puntualidad • Cumplimiento

• Productividad • Austeridad • Simplicidad • Seguridad • Innovación

3.4. Marco Histórico. La Terminal de Transporte S.A., es una sociedad de economía mixta del orden Distrital de segundo grado u orden, inicialmente estuvo vinculada a la Secretaría de Tránsito y Transporte, concebida por el acuerdo 33 de 1967, el cual se expidió con base en estadísticas que reflejaron la necesidad de construir la Terminal de Transporte de Bogotá; fue constituida el 9 de noviembre de 1979, fecha para la cual ostentaba el cargo de Alcalde del Distrito Especial de Bogotá, el Dr. Hernando Durán Dussan, constituida como sociedad anónima mediante escritura pública No. 8058 del 6 de noviembre de 1979, dotada de personería jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa, cuya actividad estará sujeta al control y vigilancia de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

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Actualmente la Terminal de Transporte S.A. esta vinculada a la Secretaria de la Movilidad, conforme a lo establecido en la ley 489 de 1998 y el decreto ley 1421 de 1993, los artículos 105, 107 y 108 del acuerdo 257 de 2006, el Código de Comercio y demás normas concordantes y reglamentarias Su desarrollo histórico se puede resumir así: • Estudios estadísticos realizados en 1965, demostraron que en Bogotá en lo

que se refiere al movimiento de transporte terrestre de pasajeros, se contaba con 60 empresas de transporte, 6570 buses y con un movimiento promedio de 60 mil pasajeros por día.

• En 1967, mediante el Acuerdo 33 se crea la Terminal de Transporte de Bogotá,

como una sociedad de economía mixta. • Para 1973 en la fase dos de desarrollo, se determinó una prelocalización para

las instalaciones físicas; sitio ideal entre las Avenidas 68, Boyacá y El Dorado. • En 1975, una misión de la ONU establece como ubicación de la Terminal el

sector señalado y se determinan 40 hectáreas como área de superficie para su desarrollo.

• En 1978, la Corporación Financiera del Transporte inicia su participación para

la construcción de 22 terminales. • En 1979, se constituye la Empresa Terminal de Transporte S.A., en atención al

Decreto 2363, mediante escritura pública No. 8058 de la notaria 5 del circulo de Bogotá; conformada por:

• Ministerio de Obras Públicas • El Distrito Capital • El Instituto de Desarrollo Urbano – IDU • El INTRA • La Corporación Financiera del Transporte • Los Ferrocarriles Nacionales • Corabastos • En abril de 1980, Supersociedades otorga la licencia de funcionamiento y se

negocia con la Beneficencia de Cundinamarca la adquisición del terreno. • En 1981, la sociedad colombiana de ingenieros, realiza un concurso de

arquitectos para adjudicar los diseños de la obra y en 1982, se inicia con un costo de $2100 millones de pesos.

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• Para 1984, se termina la edificación, con un área de 37665 M2, una zona operativa de 76837M2 y una de bodegas de 2890 M2.

• En 1985, La Junta Nacional de Terminales de Transporte según el Acuerdo

002 de 1985 otorga la respectiva licencia. La Terminal de Transporte de Bogota D.C. inició operaciones el 14 de Marzo de 1984, siendo Presidente de la Republica el Dr. Belisario Betancurt Cuartas, Ministro de Obras Públicas y Transporte Hernán Betz Peralta, Alcalde mayor de Bogotá D.C. Augusto Ramírez Ocampo, Gerente de la Terminal de Transporte S.A. Antonio Vargas Valle, dando respuesta a la necesidades imperante de agrupar a las empresas de transporte Intermunicipal en un sitio adecuado y con operaciones nacionales. Entre sus principales funciones, se tienen las siguientes: • La contribución a la solución de los problemas de tránsito y transporte de todo

el país, en especial de la ciudad de Bogotá D.C. y su área metropolitana. • La construcción y explotación de terminales de transporte tendientes a

asegurar una adecuada administración y mejoramiento del servicio de transporte terrestre automotor.

• De conformidad con las normas legales vigentes podrá realizar la construcción,

enajenación, poseer, administrar y explotar las áreas comerciales, residenciales, hoteleras y de parqueaderos. Podrá definir el uso y destino y coordinar los bienes dentro de los edificios que sea copropietario, los servicios que allí se presten como los financieros, turísticos, de recreación, alimentación, culturales, religiosos, de salud, deportivos, educativos, de comunicaciones, encomiendas, vehiculares, entre otros, especialmente, todos los relacionados con los servicios conexos al transporte terrestre automotor, los automotores y para los pasajeros.

• Realizar las operaciones bancarias y bursátiles y en especial la negociación

de títulos valores que a criterio de la Administración sean necesarias para garantizar la rentabilidad financiera de los excedentes de tesorería.

• Estudiar, promover, construir, explotar, articular y complementar los diversos

sistemas de transporte. • Controlar, verificar y realizar el cobro de las tasas de uso, el cumplimiento de

las normas internas y externas de tránsito, las rutas de acceso Distrital de buses y vehículos intermunicipales, en aplicación de lo establecido en las normas que específicamente regulen la materia y el manual operativo.

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• Construir, usar, tomar o dar en arrendamiento, adquirir a titulo oneroso o gratuito bienes inmuebles o muebles, o enajenar, los edificios, instalaciones y equipos que requiera para el cumplimiento de su objeto.

• Comercializar las áreas y espacios de la Terminal de Transporte S.A. • Obtener concesiones o privilegios de cualquier naturaleza, patentes de

invención, marcas y dibujos industriales y explotarlos. • Ejecutar contratos de mutuo con o sin interés, para la sociedad como de la

sociedad para con terceros, sin que ello signifique intermediación financiera por parte de la Terminal y teniendo en cuenta de ser necesario el cupo de endeudamiento que le sea asignado por la autoridad competente, si a ello hubiere lugar.

• Promocionar vender inclusive con financiación bienes y servicios que guarden

relación de medio a fin con el objeto social principal. Los socios de la Terminal de Transporte S.A son: Bogotá Distrito Capital, Alcaldía Mayor con una participación del 51.49%, el Instituto de Desarrollo Urbano – IDU- con el 17.11%, la Corporación de Abastos de Bogotá – CORABASTOS- con un 7.27%, El Ministerio de Transporte con el 11.96%, y accionistas privados con un 12.16%. El capital esta compuesto así: capital autorizado 15.000.000.000, capital suscrito y pagado 11.574.580.000 y capital por suscribir 3.425.420.000. En la actualidad, la administración de la Terminal de Bogotá D.C. se encuentra a cargo de dos entes: El primero, conformado por la empresa Terminal de Transporte S.A. y otro por la empresa denominada Terminal Bogotá Copropiedad.

3.5. Marco Normativo O Legal. Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación, se enuncian las siguientes, sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso el cual, se entenderán incluidas.

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3.5.1 Constitución ARTICULOS OBJETO Art. 209 Función administrativa está al servicio de los intereses

generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Art. 267 El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la nación. (…)

3.5.2 Leyes

LEYES OBJETO Ley 80/93

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Decreto ley 1421/93

Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa fe de Bogotá

Ley 190 de 1995 Anti-corrupción

Ley 527 de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 789 de 2002

Art. 50: Control de la evasión de los recursos parafiscales. Parágrafos: 1 y 3. Parágrafo 2 derogado por el articulo 32 de la Ley 1150 de 2007. Entra a regir la Ley 1150 de 2007 en su artículo 23, mediante el cual se modifica el artículo 41 (parcial) de la Ley 80 de 1993.

Ley 828 de 2003

Por la cual se expiden normas para el Control de la Evasión del sistema de Seguridad Social

Ley 816 de 2003

Por el cual se apoya la industria nacional a través de la contratación publica

Ley Por medio del cual se introducen medidas para la eficiencia y la

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1150/07 transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

3.5.3 Decretos DECRETOS OBJETO

Decreto 679/94 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993.

Decreto 287/96

Por el cual se reglamenta los artículos 24, 25, 29 y 30 de la ley 80 de 1993.

Decreto 1477/95

Por el cual se reglamenta la Ley 190 del 6 de junio de 1995 en materia de publicación de contratos en el Diario Único de Contratación Pública

Decreto 280/02

Por el cual se reglamenta parcialmente el articulo 25 numeral 19 de la ley 80 de 1993

Decreto 1696/02 Por el cual se reglamenta el articulo 36 de la Ley 80 de 1993

Decreto 327/02

Por medio del cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. (Publicación).

Decreto 781/97

Por el cual autoriza una cobertura inferior a los mínimos propuestos para la garantía única en el articulo 17 del Decreto 679 de 1994, reglamentario del articulo 24 de la ley 80 de 1993.

Decreto 2170/02

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Vigentes: 6; 9 y 24. Derogados: 1;2;3;4;5;7;8;10;11;12:13;14;15;16;17;18;19;20;21;22;23;25;26;27; 28;29 fueron derogados por el Decreto 066 de 2008.

Decreto 3512/03

Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones

Decreto 2178/06

Por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública

Decreto 1896/04 Por el cual se reglamenta el articulo 13 de la Ley 80 de 1993

Decreto 3629/04 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993

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Decreto 066/2008

Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva y se dictan otras disposiciones.

3.5.4 Resoluciones Resolución 2125

de 1994 Superintendencia

de industria y comercio.

Determina los libros para cumplir la finalidad del registro de proponentes

Resolución 2497 de 1994

Señala las especificaciones técnicas para el suministro de información sobre contratos, multas, sanciones licitaciones, concursos ante el registro de proponentes

Resolución 403 de 1995

Modifica las especificaciones técnicas para el suministro de información sobre contratos, multas, sanciones licitaciones, concursos ante el registro de proponentes

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4. METODOLOGÍA

4.1. Tipo De Estudio, Método Y Técnicas De Recolección De Información. El desarrollo del trabajo de actualización, de los diferentes componentes del manual de contratación, en la Secretaria General de la Terminal de Transporte S.A., se llevó a cabo coadyuvando a la asesoría en el desarrollo de las diferentes cuadros de comparación que se instituyeron, para de esta manera detectar las diferentes modificaciones que se establecieron en al estatuto general de la contratación publica, así como mediante la identificación y modificación de los procesos que se llevaban a cabo en la Secretaria General de la Terminal de Transporte, en la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República. Como se pudo evidenciar en el desarrollo de la presente práctica administrativa, el tipo estudio que se adelantó contiene elementos explicativos y descriptivos principalmente, así como el método que se aplicó que fue exploratorio, respecto del proceso de implementación mismo, por otro lado las técnicas y los procedimientos para la recolección de información que se desarrollaron correspondieron a un estudio de comparación y para catalizar el manual en relación con la normatividad; también se llevo a cabo el diseño de matrices analíticas para así poder establecer que aspectos del actual manual eran necesarios y susceptibles de modificaciones dado a los nuevos procesos establecidos por la ley.

4.2. Fases Y Actividades.

Fase exploratoria: En esta primera fase se llevo a cabo la lectura minuciosa y detallada del manual de contratación y los formatos de la gestión contractual, para elaborar un diagnostico que diera cuenta del estado en que se encontraba, para de esta manera implementar los cambios necesario para su actualización.

Fase de comparación En esta segunda fase se diseñaron, aplicaron y sistematizaron cada uno de los ítems con las nuevas leyes sobre contratación para establecer su grado de desactualizacion.

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Fase de depuración.

Es esta tercera fase se eliminaron, se transformaron y se actualizaron los artículos y los formatos de la gestión contractual que presentaron inconvenientes, dejando intactos los que no necesitaron ningún tipo de modificación.

Fase de actualización y creación de formatos de la gestión contractual.

En esta cuarta fase se diseñaron nuevos formatos acordes con la normatividad vigente.

Aprobación, protocolización y legalización del nuevo manual de contratación.

Uno vez realizadas las anteriores fases se procedió a la presentación del nuevo manual de contratación para aprobación, mediante la Resolución Nº 037 del 8 de Mayo de 2008. Actividades:

• Reconocimiento del sistema de funcionamiento del Terminal de Transporte S.A. en su parte operativa y legal.

• Estudio de la nueva ley contratación mediante la realización de cuadros para tener un nuevo elemento de trabajo.

• De acuerdo a la nueva normatividad existente se reviso el actual manual de contratación y se establecieron que puntos eran necesarios incluir y cuales eran susceptibles de ser reformados.

• Fue necesario incluir los cambios que se realizaron y se establecieron las modificaciones necesarias a los que fue preciso establecerle a los distintos formatos utilizados en la entidad.

• Se estructuro un modelo para ser utilizado en la elaboración definitiva del manual de contratación.

• Se incorporaron las normas ICONTEC requeridas en los distintos procesos para así cumplir con los parámetros de certificación.

• Desarrollar un documento con los cambios requeridos con la cual la empresa pueda desarrollar su actividad de contratación.

4.3. Fuentes De Información. Se realizo un proceso de asesoria para la revisión y actualización del manual de contratación, para lo cual las fuentes de información fueron las siguientes:

4.3.1. Fuentes de Información Primarias.

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Como principales fuentes de información primaria, se tuvieron en cuenta el Manual de Contratación existente, y la ley 80 de 1993 con sus decretos reglamentarios; y las bases de datos de la entidad.

4.3.1. Fuentes de Información Secundarias. Como fuentes de información segundaria se tuvieron en cuenta los decretos, leyes y normatividad especializada en la materia, las cuales se tomaron para la elaboración del marco de referencia y que están consagradas en la bibliografía.

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II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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CAPITULO I

5. MANUAL DE CONTRATACIÓN

5.1. GLOSARIO ACTA DE AUDIENCIA: informativa: Documento que consigna la reunión que se lleva a cabo para recibir las observaciones o comentarios que tengan los interesados en participar en el proceso de selección. Se debe consignar en el acta los nombres de las personas que participan, las preguntas que formulan, las respuestas que emitan en la diligencia, se hace constar las preguntas que no se pueden responder en la diligencia. Es de tener en cuenta que la audiencia informativa no es obligatoria, se realiza cuando la entidad lo estima necesario. Son analizadas las observaciones y si se consideran pertinentes las observaciones se verán reflejadas en el pliego definitivo. ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS: Documento que consigna la reunión que se lleva a cabo para aclarar los pliegos de condiciones o términos de referencia, donde los interesados en el proceso de selección que se abrió formulan sus observaciones o inquietudes y si en la audiencia se da respuesta a dichas inquietudes se consigan en el acta o se deja la constancia de que se atenderán con posterioridad. En el acta deben consignar los nombres de las personas que participan, las preguntas que formulan y las respuestas que emitan en la diligencia. ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO: Documento suscrito entre las partes contratantes y el interventor o supervisor, en el cual se deja constancia de haberse cumplido los requisitos necesarios para la iniciación formal de actividades y contempla la fecha a partir de la cual se inicia el plazo de ejecución del contrato. ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: Documento suscrito por el ordenador del gasto y el contratista, el interventor o supervisor, en el cual se hace un balance y se deja constancia de la ejecución total o parcial de un contrato, de los pagos efectuados por la entidad y recibidos por el contratista; los ajustes autorizados, revisiones, multas impuestas, descuentos efectuados, acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegan las partes; saldos a favor o en contra del contratista, así como la constancia del contratista haber cumplido con el pago de salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales y a la seguridad social del personal que laboró en la ejecución del contrato.

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ACTA DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE OFERTAS: Documento que se elabora el día del cierre del proceso de selección y donde se consigna el nombre de las personas que participan en la diligencia, el número de ofertas recibidas, los datos de nombre del oferente, valor de la oferta, plazo de ejecución, póliza de seriedad de la oferta, (si de acuerdo a lo establecido en el pliego procede). ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN: Documento donde se describe el estado de los bienes y servicios recibidos por el usuario. ACTA DE REINICIACIÓN DEL CONTRATO: Documento suscrito por el ordenador del gasto y el contratista en el cual consta la voluntad de las partes de reanudar, a partir de una fecha determinada, las obligaciones derivadas del contrato y se deja constancia de la nueva fecha de terminación, así como de los demás aspectos relevantes del contrato. ACTA DE SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Documento suscrito por el ordenador del gasto y el contratista donde consta que, de común acuerdo o por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, las partes suspenden la ejecución temporal del contrato. En dicho documento se indicará la fecha de suspensión, las circunstancias que originan la suspensión, la fecha de reiniciación y los demás aspectos que se consideren pertinentes. ADENDA: Documento mediante el cual se modifican apartes del pliego de condiciones o términos de referencia, se comunica a quienes a la fecha de su expedición hayan adquirido el pliego, se publica en la página Web de la entidad y se inserta a los pliegos o términos de referencia que se vendan con posterioridad. ADJUDICACIÓN: Es el acto administrativo por el cual se selecciona un proponente; se materializa en una resolución motivada. El acto de adjudicación pone fin al proceso de selección, es irrevocable, no admite recursos por la vía gubernativa y obliga al contratista y a la administración. ANTICIPO: Valor girado por la entidad pública contratante, antes de iniciarse la ejecución del contrato, a buena cuenta del contrato y con destino a su ejecución. El monto no puede exceder el 50% del valor total del respectivo contrato. El anticipo sigue formando parte de los activos de la entidad contratante y la administración ejerce Interventoría sobre el destino de los recursos. Para efectuar el pago del anticipo, debe estar perfeccionado el contrato y constituida y aprobada la garantía que cubra su correcto manejo. El manejo de los recursos entregados

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al contratista a título de anticipo en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral 1º del articulo 24 de la Ley 80 de 1993, (es decir, para cuantías superiores a 500 SMMLV), deberá manejarse en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad estatal. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al tesoro. (Decreto 2170 de 2002, artículo 7). CADUCIDAD: Es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre (Artículo 18 Ley 80 de 1993). CAPACIDAD PARA CONTRATAR: Es la aptitud y la posibilidad de intervenir como sujeto activo o pasivo de relaciones jurídicas. Dicha capacidad, comprende tanto el poder para ser titular de derechos y obligaciones, e igualmente, la facultad de actuación o ejercicio para hacer reales y efectivos dichos derechos. La Ley 80/93, reguló tanto la capacidad de los sujetos públicos como la capacidad o competencia de los sujetos privados que intervienen en las relaciones jurídicas a que dan lugar los contratos estatales. En tal virtud, estableció que están habilitados para celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes (artículo 6), por consiguiente, no pueden acordar contratos con las entidades estatales, las personas incapaces, las cuales según el régimen de la contratación estatal, son quienes se catalogan tales conforme a la ley civil o comercial y otros estatutos, e igualmente las que estén incursas en causales de inhabilidad e incompatibilidad. (Sentencia C-178, expediente D-974, abril 29/96. M.P. Antonio Barrera Carbonel). CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el Jefe de Presupuesto, o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto, mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente Registro Presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades. (Decreto 568 de 1996, artículo 19).

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CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL: Documento expedido por la Cámara de Comercio, en el cual consta la constitución de una persona jurídica, su razón social, NIT, vigencia, objeto social, nombre del representante legal y sus facultades, capital social y dirección de notificación, entre otras. CERTIFICADO VISITA DE OBRA: Documento que consigna la asistencia de los posibles oferentes a la visita de obra requerida en la fecha y obra solicitada en el proceso contractual. CONCILIACIÓN: La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismo la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. (Articulo 64 ley 446 de 1998, y, ley 640 de 2001). CONSORCIO: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. (Artículo 7 ley 80 de 1993). Tanto el consorcio como la unión temporal, son figuras que nacen, viven y mueren a propósito y con ocasión de un contrato estatal. Su inspiración estriba en la necesidad de unir fuerzas y especialidades diferentes en beneficio de la ejecución de un contrato. A sus integrantes no les interesa entablar una relación permanente para la ejecución de actividades y negocios, sino que su interés se circunscribe al aprovechamiento de las especialidades y fortalezas de cada uno para una mejor ejecución del contrato estatal. No se requiere de escritura pública ni de trámites notariales para su nacimiento. Basta un escrito en que sus integrantes de manera clara expresen la intención de constituir el consorcio o la unión temporal para tal o cual proceso licitatorio y ejecución ulterior del contrato, la determinación precisa de sus integrantes y de la persona que ha de representar al consorcio o a la unión y las reglas básicas que regulen las relaciones de sus componentes. El consorcio y la unión temporal, se inspiran en la libre iniciativa, el libre comercio y la libre asociación. CONTRATACIÓN DIRECTA: Procedimiento mediante el cual se selecciona un contratista para ejecutar una obra, prestar un servicio o suministrar un bien

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requerido por la Entidad Estatal, sin acudir al mecanismo de la licitación o concurso público, en el cual, igualmente se observan los principios de economía, transparencia y selección objetiva. CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que tiene a su cargo la ejecución de un contrato. Es la parte que al responder el llamado de una entidad estatal, le corresponderá ejecutar las obras, suministrar los bienes, prestar los servicios, y en general, ejecutar las prestaciones relacionadas con la ejecución del contrato. El contratista asume las responsabilidades de colaborador de la administración para la consecución de los fines del Estado y está llamado a responder como los servidores públicos, igualmente, cuando formule propuestas en que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato, por ocultar al contratar inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones, por haber suministrado información falsa y por la buena calidad del objeto contratado. (Artículos 5 y 26 de la Ley 80 de 1993). CONTRATO: Documento jurídico que contiene las obligaciones que adquieren el contratante y el contratista y los requisitos mínimos que se deben cumplir en la ejecución del contrato, fecha, plazo, monto, etc, debidamente legalizado CONTRATO DEBIDAMENTE LEGALIZADO: Es el documento jurídico que contiene las obligaciones que adquieren el contratante y el contratista (La Terminal y adjudicatario) y los requisitos mínimos que se deben cumplir en la ejecución del contrato, fecha, plazo, monto, etc, debidamente legalizado, es decir con la aprobación de las pólizas, debidamente acreditados los pagos de publicación y de timbre y con el registro presupuestal respectivo. CONTRATO ADICIONAL: Contrato derivado de un contrato principal con el objeto de incrementar su valor, siempre en cuantía inferior al 50% del valor inicialmente pactado, expresado éste en salarios mínimos mensuales legales vigentes. Para el efecto debe contarse con la respectiva disponibilidad presupuestal en cuanto se comprometan recursos de la vigencia en curso. Para la ejecución se ampliará la garantía única en los amparos pertinentes, se modificará el registro presupuestal, se hará la publicación en el DUC y se cancelará el Impuesto de Timbre, en caso de requerirse. CONTRATOS ESTATALES: Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad y que se requieren para el cumplimiento de los fines estatales. Los principales contratos estatales son: obra, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública, comodato, empréstito, explotación de recursos naturales, leasing, ínteradministrativos, donación, arrendamiento, permuta, compraventa, entre otros.

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Los contratos no sólo son aquellos documentos con formalidades plenas, sino también toda aquella actividad contractual que se desarrolla comúnmente bajo la denominación de órdenes directas. Para la actividad La Terminal, es importante hacer mención al contrato de prestación de servicios. Este tipo de contratos lo celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo pueden celebrarse con personas naturales, cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso, el contrato de prestación de servicios, genera relación laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el término estrictamente indispensable. (Sentencia C 154/97, marzo 19/97. Expediente D-1430, M. P. Hernando Herrera Vergara). DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Se materializa en un acto administrativo debidamente motivado que pone fin al proceso de selección y procede por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenta propuesta alguna, o ninguna propuesta se ajuste al pliego de condiciones o términos de referencia, o en general, cuando falte volunta de participación. Es importante aclarar, que al abrir un proceso de selección se conduce a dos situaciones específicas: se adjudica o se declara desierto el proceso. Una vez recibidas las propuestas, nace la obligación para la entidad estatal de evaluarlas y determinar si se ajustan o no a los requisitos del pliego de condiciones o términos de referencia. La declaratoria de desierta del proceso de selección se produce dentro del mismo plazo previsto para la adjudicación. Al declarar desierto el proceso de selección, de persistir la necesidad, se adelanta un proceso de selección para contratación directa. DELEGACIÓN: Facultad del Jefe o Representante Legal de la Entidad para transferir la realización de licitaciones o concursos o para la celebración de contratos, en los servidores públicos que desempeñen cargos de nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. La delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario. La autoridad delegante puede en cualquier tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario. (Constitución Política, artículos 209 y 211; Ley 80 de 1993, artículos 12 y 25.10).

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ESTUDIO DE MERCADO: Trámite que consiste en la solicitud de información, no vinculante para La Terminal, relacionada con el valor del objeto que se pretende contratar y las condiciones de la contratación en el mercado. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: Documento que contiene consolidada la evaluación jurídica, financiera, técnica y económica que realiza el comité de evaluaciones. La evaluación de las ofertas se pone a disposición de los oferentes para que se formulen las observaciones del caso y una vez atendidas dichas observaciones se consolida la evaluación definitiva que soporta la adjudicación. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o en garantía bancaria, que tiene como finalidad asegurar el cumplimiento de los ofrecimientos que contenga cada propuesta en una licitación o concurso y la seguridad de que el adjudicatario suscriba el contrato. GARANTÍA ÚNICA: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o en Garantía Bancaria, que tiene como finalidad asegurar la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato o el pago de indemnizaciones y amparar los riesgos a que pueda quedar expuesta la entidad estatal, tales como: buen manejo y correcta inversión del anticipo o pago anticipado; cumplimiento del contrato; estabilidad de obra; pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales; calidad del bien o servicio; correcto funcionamiento de equipos; provisión de repuestos y accesorios, entre otros. Comprenderá la vigencia del contrato y la extensión de sus efectos. A la liquidación del contrato puede exigirse la prolongación de los amparos pertinentes. Es requisito indispensable para iniciar la ejecución del contrato, que la Garantía Única esté debidamente aprobada por La Terminal. INCOMPATIBILIDADES: Asuntos que la constitución y la ley prohíben a los contratistas estatales. Son las establecidas en la Constitución Política, artículos 122, 180 numeral 4, y, en el artículo 8 de la ley 80 de 1993. La sentencia C- 349 de 1994, establece: “El señalamiento constitucional de incompatibilidades, implica necesariamente la consagración de límites y excepciones a la actividad de la persona, la cual no estaría cobijada por ellos si no fuera por el cargo que desempeña. Desde ese punto de vista comporta un trato diferente aplicable para los demás pero justificado en razón de los superiores intereses públicos”. La incompatibilidad significa imposibilidad jurídica de coexistencia de dos actividades.

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Por su parte, la sentencia C-181 de 1997, señaló: “La incompatibilidad confronta una prohibición dirigida al titular de una función pública a quien, por ese hecho, se el impide ocuparse de ciertas actividades o ejercer simultáneamente, las competencias propias de la función que desempeña y las correspondientes a otros cargos o empleos, en guarda del interés superior que puede verse afectado por una indebida acumulación de funciones o por la confluencia de intereses poco confiables y capaces, en todo caso, de afectar la imparcialidad y la independencia que deben guiar las actuaciones de quien ejerce la autoridad en nombre del estado”. INHABILIDADES: Impedimentos de orden constitucional o legal para participar en licitaciones o concursos, para celebrar contratos con el Estado o para mantener el vínculo contractual. (Ver artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993). Las inhabilidades, son aquellas circunstancias creadas por la constitución o la ley que impiden o imposibilitan que una persona sea elegida o designada en un cargo público, y en ciertos casos, impiden el ejercicio del empleo a quienes ya se encuentran vinculados al servicio, y tienen como objetivo principal lograr la moralización, idoneidad, probidad e imparcialidad de quienes van a ingresar o ya están desempeñando empleos públicos. INFORME DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR DEL CONTRATO: Documento realizado por el funcionario nombrado, que realiza las funciones de supervisor o interventor donde consta la entrega de los bienes o servicios, objetos del contrato. MULTAS: Sanción consistente en el pago de un dinero al tesoro público por el incumplimiento de obligaciones a cargo del contratista. Su inclusión en los contratos estatales sólo se da por acuerdo entre las partes, en virtud de la amplitud de posibilidades que sobre condiciones y estipulaciones otorga el artículo 40 de la ley 80/93. Las multas no se establecen dentro de las cláusulas excepcionales, sino en cláusula separada y corresponde al incumplimiento que se haga constar en el contrato y que el contratista autoriza deducirlo de la liquidación del contrato. Las multas se reportan a la Cámara de Comercio. OTRO SÍ: Documento contractual cuya finalidad es aclarar alguna cláusula contractual.

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PAGO ANTICIPADO: Forma de pago que consiste en la cancelación del valor del contrato antes de su ejecución, el cual debe estar pactado y debidamente garantizado. Las sumas así entregadas, pasan a la propiedad del contratista quien podrá disponer libremente de él sin afectar la responsabilidad que tiene en la ejecución del contrato. Para efectuar el pago anticipado debe estar perfeccionado el contrato y constituida y aprobada la garantía que cubra su correcto manejo. El monto del pago anticipado no puede exceder del 50% del valor del respectivo contrato. (Parágrafo Art. 40, ley 80/1983) PLAN DE COMPRAS: Documento mediante el cual se estiman anticipadamente las adquisiciones que la entidad requiere para su normal funcionamiento en cada vigencia fiscal. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Documento preliminar que contiene la información o la necesidad de adquirir un bien, un servicio o contratar la ejecución de una obra pública por parte de una entidad estatal, se publica en la página Web de la entidad estatal, con el fin de suministrar al público la información que le permita formular observaciones, las cuales deben ser respondidas y, en caso de ser pertinentes, conllevan su inclusión en el Pliego de Condiciones Definitivo. PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO: Documento que contiene las modificaciones producto de las observaciones formuladas al proyecto de pliego, aprobadas por la entidad o las que unilateralmente ésta considere. Documento definitivo que contiene las disposiciones generales que regirán el contrato y las disposiciones de orden legal, técnico y financiero, así como el procedimiento de selección, señala las etapas perentorias y preclusivas de participación, evaluación de ofertas y reglas de adjudicación y liquidación del contrato. RÉGIMEN TRIBUTARIO: De acuerdo con la legislación vigente, se deben identificar los impuestos aplicables al contrato y su responsable. REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación, se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. (Art. 20. D.568/96).

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REPORTE DE PUBLICACIÓN: Es el documento que se elabora para informar mediante aviso de prensa y en medios de comunicación tecnológicos que el pliego ya es definitivo y se da a conocer para que los interesados en participar en el proceso de selección conozcan los requisitos para participar y participen si lo estiman pertinente. RESOLUCIÓN DE APERTURA: Acto administrativo suscrito por el Ordenador del Gasto que ordena la apertura del respectivo proceso, indicando objeto, presupuesto y fechas en que se surtirán las etapas del proceso y demás aspectos que se estimen necesarios. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES: Documento que contiene las preguntas que formulan los interesados en los procesos de selección, sea a través de la audiencia informativa cuando esta se lleva a cabo o por que haga llegar las observaciones mediante otros medios, las respuestas a dichas preguntas y que no implican modificaciones al pliego de condiciones o términos de referencia. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA: Acto administrativo que contiene la decisión de la entidad sobre la persona natural o jurídica a la que se le adjudica el contrato o en su defecto la declaratoria de desierta. En caso de adjudicación, el acto administrativo en mención debe ser notificado al favorecido y publicado en el Portal Único de Contratación. RESPONSABILIDAD EN LA CONTRATACIÓN: La responsabilidad del servidor público frente a los procesos contractuales es civil, penal, fiscal y disciplinaria, se produce como consecuencia de actuaciones u omisiones antijurídicas en cualquiera de las etapas contractuales. RESPONSABILIDAD CIVIL: Es la originada en el daño patrimonial surgida por conductas contrarias a derecho, desarrolladas por las partes durante la celebración y ejecución de los contratos. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA: Sanción aplicable al servidor público o particular que ejerce funciones públicas por inobservancia de sus deberes, obligaciones, extralimitaciones u omisiones en la actividad contractual. (Ley 734 de 2002, artículo 58 de la Ley 80 de 1993).

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RESPONSABILIDAD FISCAL: Se origina en el daño patrimonial que con motivo de la selección, celebración, o ejecución de un contrato pueda sufrir el erario público, como consecuencia de la actuación de un servidor público. RESPONSABILIDAD PENAL: Violación de uno o varios tipos penales consagrados como delitos dentro de la legislación, como violación del régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades, Interés ilícito en la celebración de contratos, celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales. (Artículos 408, 409 y 410 del Código Penal). SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO: Determina si el proyecto en estudio posee las condiciones básicas para que efectivamente resuelva el problema para que fue diseñado, garantizando los elementos requeridos para su operación y la generación de los beneficios concebidos desde la iniciación. (buen usufructo de los bienes, el mantenimiento preventivo y correctivo) prioridad indispensable para el Terminal de Transporte S.A. UNIÓN TEMPORAL: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. (Artículo 7, numeral 2º, ley 80 de 1993). Para el caso concreto de uniones temporales, deben especificarse las condiciones, términos y extensión de participación de cada integrante, es decir, establecerse las actividades y acciones a cargo de cada miembro en la ejecución del contrato. VEEDURÍA CIUDADANA: Sistema de participación ciudadana que permite vigilar la gestión pública y sus resultados. (Decreto 2170 de 2002, artículo 9; Constitución Política, artículo 270).

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5.2. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN La Terminal de Transporte S.A., aplicará en los procesos contractuales, los siguientes principios generales. En aplicación de los mandatos propios de los artículos 209 y 267 la Constitución Política, 13 de la Ley 1150 de 2007 y demás normatividad aplicable, los principios que regirán la contratación serán los siguientes principios rectores que regirán su actividad contractual: • Principios De La Función Administrativa Artículo 209 De La Constitución

Política De Colombia IGUALDAD: En virtud del principio de igualdad, la Terminal de Transporte S.A. dará igual tratamiento de acuerdo a la ley según el caso en cada etapa, a los interesados, oferentes y contratistas, quienes tendrán los mismos derechos y recibirán igual trato, busca que todas las personas naturales y/o jurídicas que se encuentren en la misma situación reciban el mismo tratamiento. MORALIDAD ADMINISTRATIVA: Este principio irradia toda la actuación dentro de las organizaciones que cumplen funciones públicas, enmarcada en los parámetros de la Constitución y la Ley. En todas las actuaciones contractuales las autoridades de la Terminal de Transporte S.A., buscarán el cumplimiento de los fines propios de su objeto social, la plena satisfacción del interés general y el acatamiento de las normas a las cuales se encuentran sometidas. EFICACIA: Las acciones contractuales que se adelanten, deben cumplir satisfactoriamente los fines de la Terminal de Transporte S.A. y la obtención de los resultados esperados, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales, evitando decisiones inhibitorias como consecuencia de la ejecución de los procedimientos establecidos en este reglamento. Los trabajadores de la Terminal de Transporte S.A., deberán actuar con miras a la obtención de las metas y objetivos propuestos, sin dejar de lado la oportunidad y efectividad de la actividad de la Empresa ECONOMÍA: En virtud de este principio, se tendrá en cuenta que las normas y procedimientos se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de gastos, las autoridades de La Terminal, actuarán de forma que los trámites contractuales sean lo menos onerosos posible, de tal manera que sólo se realicen las etapas y procedimientos estrictamente indispensables, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de

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presentación personal si no cuando la ley lo ordene de forma expresa. Los procesos serán realizados, permitiendo la agilidad de los trámites y obteniendo como resultado final la propuesta más conveniente para las partes. CELERIDAD: En todos los trámites contractuales se observará la máxima diligencia de quienes en ella intervienen, garantizando prontitud y oportunidad debida, sin dilatar injustificadamente el procedimiento contractual. Para ello los trabajadores de La Terminal, tendrán el impulso oficioso de los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán formularios para actuación en serie y medios electrónicos y tecnológicos que contribuyan a ello sin relevar a las autoridades de considerar los argumentos y pruebas necesarios. Los mensajes de datos en los términos de la ley 527 de 1.999, y demás disposiciones legales y reglamentarias constituyen prueba de la actuación. IMPARCIALIDAD: En virtud de este principio, los trabajadores de La Terminal, deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos es la de asegurar y garantizar los derechos de todas las personas, dándoles igualdad de trato respetando el orden en que actúan ante la administración. PUBLICIDAD: Tiene como finalidad informar, persuadir y conseguir la participación de las personas interesadas en los procesos de contratación de La Terminal, al igual que permitir el acceso a los documentos públicos, salvo las excepciones legales. Para el efecto, La Terminal tiene a disposición la página Web www.terminaldetransporte.gov.co • Principios Del Control Fiscal Articulo 267 De La Constitución Política De

Colombia EFICIENCIA: En virtud de éste principio La Terminal en los procedimientos y contratos garantiza, que el manejo y gestión de los recursos serán racionales, razonables y adecuados, buscando el máximo rendimiento con los menores costos en el logro de los objetivos y desarrollo de los asuntos propios del objeto social. EQUIDAD: La Terminal tendrá en consideración que sus actuaciones en la contratación, tienen como connotación justicia e igualdad social con responsabilidad y valoración de la individualidad, llegando a un equilibrio entre las dos cosas, teniendo en consideración la equidad como lo justo a plenitud. Es ecuanimidad y propensión a juzgar con imparcialidad y de acuerdo con la razón, exige una moderación en los contratos o en el precio de las cosas, es la Justicia

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aplicada al caso concreto. Como principio general del derecho se tiene que "La equidad habrá de ponderarse en la aplicación de las normas jurídicas, y las resoluciones sólo podrán descansar de manera exclusiva en ella cuando la ley expresamente lo permita". Constituye uno de los postulados básicos de tales Principios Generales del Derecho y nos indica que está íntimamente ligada a la justicia, no pudiendo entenderse sin ella. VALORACION DE COSTOS AMBIENTALES: La Terminal en la contratación, tendrá como principio la valoración de los costos ambientales consagrados en el artículo 267 de la Constitución Política, el artículo 8 de la ley 42 de de 1.993, por lo que adoptará las nuevas tendencias mundiales sobre la protección de los recursos naturales y del ambiente, la cuantificación del impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y del medio ambiente, adoptará las recomendaciones de los órganos de control y especializados en estas materias, de tal manera que los proyectos que desarrolle la administración deberán determinar las acciones que ejecute la administración para proteger y conservar los recursos naturales, así como las actuaciones que se llevarán a cabo para mitigar el impacto sobre estos recursos. • Otros Principios Constitucionales Y Legales TRANSPARENCIA: Garantiza que la contratación se efectué por procedimientos y reglas claras que lleven a la selección objetiva de los contratistas. RESPONSABILIDAD: Los servidores tienen la obligación de planear, ejecutar y coordinar todo el proceso de contratación, respondiendo por sus actuaciones u omisiones. BUENA FE: Toda negociación y contratación debe ser realizada de buena fe, vale decir, con entera lealtad, con intención recta y positiva, para que así pueda realizarse cabal y satisfactoriamente la finalidad social, pública y privada a que obedece la contratación. La buena fe implica que tanto al momento de la negociación como en el perfeccionamiento del contrato, su ejecución y liquidación, se debe velar por el cumplimiento satisfactorio de los intereses de la otra parte. ENRIQUECIMIENTO SIN CAUSA: Nadie podrá enriquecerse sin justa causa a expensas de otro. Si una de las partes se enriquece a costa de la otra, y su

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patrimonio aumenta y correlativamente el patrimonio de la otra parte disminuye, el equilibrio entre las partes se rompe y debe reestablecerse. RESPONSABILIDAD SOCIAL: Es la capacidad de respuesta que tiene la empresa o la sociedad, frente a los efectos e implicaciones de sus acciones sobre los diferentes grupos con los que se relaciona. PLANEACIÓN. Las actuaciones contractuales de la Empresa obedecerán a una rigurosa planeación de los procedimientos y recursos. LIBERTAD DE COMPETENCIA. Las autoridades de La Terminal deberán actuar buscando incentivar la libre competencia entre los interesados, oferentes y contratistas, evitando prácticas restrictivas o limitativas de la competencia. LIBERTAD DE EMPRESA. En virtud de este principio, La Terminal puede destinar sus bienes para la realización de actividades económicas para la producción e intercambio de bienes y servicios dirigidos a la obtención de un beneficio o ganancia. AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD. La actuación contractual de La Terminal se regirá por la autonomía de la voluntad, exenta de los vicios del consentimiento de tal manera que en la determinación del tipo negocial a celebrar y del contenido del contrato, la empresa tendrá la libertad que otorga esta autonomía. Además de los principios en mención en todo caso se aplicará el régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades, consagrado en el artículo 8 y 9 de la ley 80 de 1.993, el artículo 15 de la ley 1150 de 2.007 y demás normas legales y reglamentarias.

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5.3. MARCO NORMATIVO O LEGAL Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación, se enuncian las siguientes, sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso el cual, se entenderán incluidas. CONSTITUCIÓN ARTICULOS OBJETO Art. 209 Función administrativa está al servicio de los intereses

generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Art. 267 El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Esta podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia se realice por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial. (…).

LEYES

LEYES OBJETO Ley 80/93

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

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Decreto ley 1421/93

Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa fe de Bogotá

Ley 190 de 1995 Anti-corrupción

Ley 527 de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 789 de 2002

Art. 50: Control de la evasión de los recursos parafiscales. Parágrafos: 1 y 3. Parágrafo 2 derogado por el articulo 32 de la Ley 1150 de 2007. Entra a regir la Ley 1150 de 2007 en su artículo 23, mediante el cual se modifica el artículo 41 (parcial) de la Ley 80 de 1993.

Ley 828 de 2003

Por la cual se expiden normas para el Control de la Evasión del sistema de Seguridad Social

Ley 816 de 2003

Por el cual se apoya la industria nacional a través de la contratación publica

Ley 1150/07

Por medio del cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

DECRETOS DECRETOS OBJETO

Decreto 679/94 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993.

Decreto 287/96

Por el cual se reglamenta los artículos 24, 25, 29 y 30 de la ley 80 de 1993.

Decreto 1477/95

Por el cual se reglamenta la Ley 190 del 6 de junio de 1995 en materia de publicación de contratos en el Diario Único de Contratación Pública

Decreto 280/02

Por el cual se reglamenta parcialmente el articulo 25 numeral 19 de la ley 80 de 1993

Decreto 1696/02

Por el cual se reglamenta el articulo 36 de la Ley 80 de 1993

Decreto 327/02

Por medio del cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. (Publicación).

Decreto 781/97

Por el cual autoriza una cobertura inferior a los mínimos propuestos para la garantía única en el articulo 17 del Decreto 679 de 1994, reglamentario del articulo 24 de la ley 80 de 1993.

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Decreto 2170/02

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Vigentes: 6; 9 y 24. Derogados: 1;2;3;4;5;7;8;10;11;12:13;14;15;16;17;18;19;20;21;22;23;25;26;27; 28;29 fueron derogados por el Decreto 066 de 2008.

Decreto 3512/03

Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones

Decreto 2178/06

Por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública

Decreto 1896/04

Por el cual se reglamenta el articulo 13 de la Ley 80 de 1993

Decreto 3629/04 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993

Decreto 066/2008

Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva y se dictan otras disposiciones.

RESOLUCIONES Resolución 2125

de 1994 Superintendencia

de industria y comercio.

Determina los libros para cumplir la finalidad del registro de proponentes

Resolución 2497 de 1994

Señala las especificaciones técnicas para el suministro de información sobre contratos, multas, sanciones licitaciones, concursos ante el registro de proponentes

Resolución 403 de 1995

Modifica las especificaciones técnicas para el suministro de información sobre contratos, multas, sanciones licitaciones, concursos ante el registro de proponentes

Resolución Interna 37 de

2008

Por la cual se adopta el Manual Interno de Contratación de la Terminal de Transporte S.A.

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5.4. REGÍMEN DISCIPLINARIO APLICABLE

Los trabajadores de la Terminal de Transporte S.A., tendrán calidad e trabajadores privados incluido su representante legal y estarán sujetos a lo previsto en su respectivo contrato de trabajo, la convención colectiva y el reglamento de trabajo, de conformidad con lo establecido con el Código Sustantivo de Trabajo, el Articulo 97 de la Ley 489 de 1998, el articulo 53 de la Ley 734 de 2002, el articulo 125 del Decreto Ley 1421 de 1993 y demás normas concordantes y reglamentarias y la Jurisprudencia. De manera especifica, lo relativo al reglamento de trabajo de la Terminal de Transporte S.A., el régimen penal y el fiscal.

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5.5. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

Las modalidades de contratación que utilizará entidad serán las siguientes y se aplicaran a plenitud después de la vigencia de la Resolución 37 de 2008 de la Terminal de Transporte S.A:

1. LICITACIÓN

La Terminal seleccionará al Contratista para la ejecución de proyectos estratégicos de la misma, o proyectos comunes siempre que el valor del contrato a suscribir supere la suma de DOS MIL OCHOCIENTOS (2.800) SMLMV.

2. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA.

Para las contrataciones cuyo monto sea superior a CIENTO VEINTIOCHO (128) SMLMV y menor de DOS MIL OCHOCIENTOS (2.800) SMLMV, La Terminal seleccionará al contratista, previa realización de una Solicitud Pública de Oferta.

3. CONTRATACIÓN CON UNA OFERTA. Se podrá contratar con una sola oferta, teniendo en cuenta las condiciones y precios del mercado, en los siguientes casos:

1. Cuando el valor estimado del contrato no supere la cuantía de ciento veintiocho (128) SMLMV

2. Prestación de servicios profesionales, Los servicios profesionales corresponden a aquellos de naturaleza intelectual que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, o para la realización de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas.

3. Prestación de servicios de apoyo, Servicios de apoyo a la gestión serán aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad.

4. Contratos para la ejecución de proyectos de gestión comunitaria para ejecutar recursos públicos y/o privados

5. Contratos para la ejecución de proyectos de capacitación, bienestar social o estímulos laborales.

6. Contratos en los que La Terminal como contratista deba cumplir las obligaciones emanadas de los dueños de los recursos, entidades contratantes; por delegación o convenio.

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7. Los convenios o contratos ínter administrativos. 8. Cuando no exista pluralidad de oferentes, es decir, cuando el contratista sea propietario de los derechos de autor o propiedad industrial; o cuando de acuerdo con la información que se pueda obtener, solo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios en el mercado local. 9. Cuando se trate de adquisición de bienes y/o servicios cuyos precios estén fijados y/o regulados por autoridad competente 10. Cuando el proveedor sea único o exclusivo del bien y/o servicio a adquirir. 11. Cuando tenga por objeto adquirir nuevas tecnologías (know how), por transferencia o desarrollo de las mismas en La Terminal. 12. Contratos para la actualización, ampliación o modificación de software o la adquisición de licencias de uso. 13. Contratos de asesoría en comunicación, publicidad y mercadeo. 14. Cuando sean bienes y/o servicios de socios estratégicos. 15. De arrendamiento o adquisición de inmuebles. 16. En los demás casos en los que la Gerencia General, previa justificación técnica, económica o jurídica, determine.

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5.6. COMITÉS DE CONTRATACIÓN Los comités son órganos internos de asesoría y consulta para los procesos contractuales que adelanta La Terminal, que tienen como fin garantizar una gestión contractual acorde con los principios rectores de la contratación establecidos en la constitución y las leyes. Comité de contratación El comité de contratación estará conformado por el Gerente General, el Secretario General, como líder del mismo, los profesionales de la Secretaría General, los líderes de proyecto que presenten o tengan a cargo la contratación y los asesores externos de La Terminal para casos específicos. Conocerá de los procesos de Licitación y Solicitud Pública de Oferta regulados en el artículo decimonoveno de la Resolución Nº 37 de 2008, así como conceptuar sobre adiciones, prorrogas, liquidaciones y demás actuaciones relacionadas con la ejecución de los contratos y conocerá de forma residual de los procesos de Única Oferta. Comité de compras El comité de compras estará conformado por el Gerente Administrativo y Financiero, como líder del mismo, la Auditoria Interna, un profesional de la Secretaria General, los líderes de proyecto que presenten o tengan a cargo la contratación y los asesores externos de La Terminal para casos específicos. Conocerá exclusivamente de la presentación y aprobación de procedimientos de Única Oferta.

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5.7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.7.1 PARA EL PROCESO DE LICITACION

Actividad No. 1: Recibir documentos los documentos de los proyectos

Puesto de trabajo: Comité de Compras o de Contratación

La Secretaria General recibe los documentos para el estudio respectivo.

Establece la fecha de presentación del proyecto.

Actividad No. 2: Estudio de la documentación de los proyectos

Puesto de trabajo: Secretaria General y Gerente de Control

Revisa y verifica que la documentación radicada este completa.

Registra en el Banco de Proyectos

Actividad No. 3: Direccionar Puesto de trabajo: Secretaria

General y Líder del Proyecto. Remite documentación al líder del proyecto en el caso de que falte algún

requisito. El líder del proyecto completa, aclara y radica nuevamente los documentos del

proyecto. Actividad No. 4: Estudia Documentación

Puesto de trabajo: Secretaria General y Líder del Proyecto.

REVISIÓN Y EVALUACIÓN: Labor que realiza el Secretario General de La Terminal, al revisar el proyecto presentado por los lideres de proyectos, en cuanto, los aspectos técnicos, económicos, financieros y jurídicos. REQUISITOS: ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD: El análisis de

conveniencia y sostenibilidad del proyecto por parte del líder del mismo o el asesor técnico respectivo. Mediante este requisito se pretende que haya un estudio o una evaluación de prefactibilidad que permita identificar la

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conveniencia o no del objeto a contratar. Todo análisis de conveniencia debe contener como mínimo: la identificación real de la problemática, el impacto sobre la Terminal con la ejecución del proyecto, la evaluación de las diferentes alternativas de solución que permitiera la formulación del proyecto a contratar, la justificación del proyecto y los beneficios reportados con la consecuencia del proyecto.

ESTUDIOS DE PRECIOS DE MERCADO: los cuales deben realizarse mínimo

con dos cotizaciones. Este estudio se realiza para establecer costos reales y vigentes y verificará si se encuentran dentro del presupuesto para realizar la contratación, así como también para realizar las respectivas verificaciones técnicas.

CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS: y valor promedio resultante de las

cotizaciones presentadas. PROYECTO INCLUIDO EN EL PRESUPUESTO Y LAS ACTIVIDADES

COINCIDEN CON LA LAS DESCRITAS EN LA LEYENDA DEL RUBRO: Estudia que el proyecto este incluido en el presupuesto de funcionamiento e inversión del Terminal de Transporte S.A. para lo cual deberá anexarse copia del Plan de Inversiones y/o presupuesto. (Si el gasto corresponde a algún rubro que fue adicionado, debe anexarse copia del acta en donde se realizó el respectivo traslado presupuestal).

FORMULACIÓN DEL PROYECTO: Estudia la formulación del proyecto,

requisito indispensable para inscribir un proyecto en el Banco de proyectos; en ella se encuentra en forma sistematizada los datos principales del proyecto. Un proyecto se considera debidamente formulado y evaluado cuando cumple con las exigencias metodológicas en lo referente a los siguientes aspectos formales: 1. Dependencia y líder del proyecto 2. Nombre del Proyecto General. 3. Nombre del componente o proyecto especifico. 4. Rubro presupuestal imputable 5. Clase de Gasto 6. Valor asignado al proyecto. (Resulta del precio promedio del estudio de

precio de mercado realizado). 7. Objeto del proyecto 8. Descripción del problema a resolver o actividad que se pretende crear,

mejorar o fortalecer 9. Componentes, actividades, obligaciones especificas y especificaciones

técnicas 10. Forma de pago propuesta 11. Antecedentes y descripción de la situación actual.

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12. Objetivos, estudio de alternativas, descripción del proyecto, metas físicas, beneficios, costos (estructura de costos por componentes), aspectos institucionales.

13. Perfil especifico de los proponentes. (Deben especificarse los requisitos que se exigen a los proponentes relativos a su formación académica y experiencia profesional, si es persona natural y, si es persona jurídica, también debe definirse su objeto social y experiencia y cumplimiento en actividades similares al objeto que se pretende contratar.

14. Plazo o duración del proyecto. (Este plazo debe coincidir con las cotizaciones que sirvieron de base para el estudio de precios de mercado realizado).

15. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO: Determina si el proyecto en estudio posee las condiciones básicas para que efectivamente resuelva el problema para que fue diseñado, garantizando los elementos requeridos para su operación y la generación de los beneficios concebidos desde la iniciación. (buen usufructo de los bienes, el mantenimiento preventivo y correctivo) prioridad indispensable para el Terminal de Transporte S.A.

16. VIABILIDAD TÉCNICA Y ECONÓMICA DEL PROYECTO: Suscrita por el líder del proyecto o el asesor técnico.

AVAL TÉCNICO: Todo proyecto que pretenda ser registrado en el Banco de proyectos, deberá contar con un aval técnico que permita verificar su coherencia interna, así como la compatibilidad con las normas vigentes y su congruencia con los planes de acción de la Sociedad, de manera que garantice la mayor eficiencia en el uso de los recursos. Su expedición es competencia del líder del proyecto. CONCEPTO DE VIABILIDAD: Lo emite el líder del proyecto, teniendo en cuenta los análisis técnicos, económicos, financieros y jurídicos. ESTUDIO TÉCNICO: Es la parte de ingeniería del proyecto, su objetivo es procurar la información para cuantificar el monto de la inversión y de los costos pertinentes en esta área. Se realiza un análisis de posibles opciones tecnológicas, variedad de diseños, presupuestos, cálculos y análisis de precios por unidad y estudio de presupuesto. Además de la formulación, los proyectos deben incluir los siguientes documentos: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Características específicas del bien o

servicio que se pretende contratar. (deben elaborar el formato número de los dos establecido para tal fin).

Para los proyectos de Obra: Los estudios deberán incluir:

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Las cantidades de obra y presupuesto detallado, con los respectivos soportes de los estudios de precio de mercado.

Los cálculos estructurales. Los planos arquitectónicos. Los estudios previos y diseños. (La exigencia de diseños no regirá cuando

el objeto de la contratación sea la construcción o fabricación con diseños de los proponentes).

La Licencia de construcción. (si no requiere, deberá indicarse la disposición o fundamento del por que no se exige, con su respectivo documento soporte).

El documento soporte de la titularidad de la propiedad de La Terminal sobre el bien en donde se realizará la obra.

La obras civiles que impliquen adecuación, restauración, terminación, construcción de obra nueva, cerramientos entre otras, requieren tener licencia de construcción, siempre y cuando implique aumento del número o metros cuadrados construidos; si el proyecto no tiene esta licencia, La Terminal, deberá en primer instancia formular el trámite de obtención de la misma, con cargo al presupuesto del proyecto. O contratarlo directamente.

Verificación de la obra. En la cual se verifica que el espacio donde se realizará la obra y que esta no esta siendo realizada por otra entidad o persona y que no afecte ningún bien común o servicio público.

Estudio de suelos. Para los proyectos de Compra Venta de Inmuebles: El líder del proyecto, debe remitir para el estudio del proyecto, de otra parte la siguiente documentación: El área aproximada que deberá tener el inmueble para el cumplimiento de los

objetivos del proyecto. Un listado de los inmuebles de La Terminal, que puedan resultar idóneos para

el desarrollo del proyecto. El concepto favorable del uso del suelo del inmueble emitido por Planeación

Distrital. El Certificado de Libertad y tradición del inmueble.

Copias de las escrituras públicas del inmueble, para la realización del estudio

de títulos. El líder del proyecto con cargo al presupuesto del proyecto, deberá formular y

solicitar la contratación del avalúo comercial del inmueble.

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Para los proyectos de Compraventa: Se hace necesario un análisis o estudio de precios del mercado que permita fijar el tope del presupuesto oficial asignado para determinado proyecto. En la formulación del proyecto deberá incluir los componentes técnico económico, jurídico y financiero. Para los proyectos de Arrendamiento: El objeto social que desarrollan las diferentes empresas transportadoras es netamente comercial, al igual lo es, el fin para el que se crearon esos inmuebles por parte de La Terminal, lo cual es, para el desarrollo de la actividad comercial. En consecuencia, se determina que el tipo de contrato que rige esta clase de arrendamientos es el Comercial y que por tanto se deben cambiar y modificar todos los contratos existentes aclarando que se regulan por el Código de Comercio, las normas de arrendamiento comercial y demás concordantes y reglamentarias. La Terminal, teniendo en cuenta su calidad de sociedad de economía mixta, considerará que los inmuebles ofrecidos en arrendamiento sean sometidos a ofrecimiento público, en aras de aplicar los principios propios de la contratación estatal; en consecuencia de ello la adjudicación se realizará a quien presente la oferta más favorable para La Terminal, de acuerdo a los principios establecidos en la Resolución No.37 del 8 de mayo de 2008. Los precios de arrendamiento serán los aplicables a la actividad comercial por lo que no serán aplicables los de vivienda urbana. Para los proyectos de inversión: Planeación de todos los proyectos conforme a este manual de contratación, para lo cual debe tenerse en cuenta principalmente: Identificación: de todos los proyectos de inversión deben estar previamente definidos e identificados en el Plan de Inversiones aprobado por la Asamblea General de Accionistas, como cada uno de sus subproyectos, componentes, actividades y cuantías. Definición de Estudios Previos: Una vez identificados los proyectos, debe definirse si sus estudios previos van a ser desarrollados por personal interno o externo. Las consultarías externas son la regla general, sin embargo a criterio del Comité de Contratación podrán adelantarse internamente.

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Formulación y Viabilización: Una vez realizadas las consultarías se deben llenar los formatos de la viabilización de proyectos y radicarlos con toda la documentación exigida en la Secretaria General. Se deben radicar solamente los proyectos aprobados por el comité de contratación para ser programados dentro de cronograma de ejecución contractual establecido. En lo relativo a los proyectos que requieran el proceso licitatorio debe tenerse en cuenta que deben estar viabilizados, formulados y radicados con la documentación completa mínimo diez días antes del inicio del procedimiento seleccionado. Será competencia única del Comité de Contratación, la autorización del inicio de los procesos contractuales relativos a los proyectos de inversión. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN. La solicitud de contratación por parte del

líder del proyecto, al Gerente General. Es un oficio suscrito por el líder del proyecto dirigido al Gerente General, solo podrá solicitarse una vez se haya cumplido con el lleno de los requisitos establecidos en este manual.

INDICADORES DE GESTIÓN. Una vez implementado el sistema de Control de

Gestión, debe anexarse el reporte del respectivo indicador de Gestión. Actividad No. 5: Aprobación del proyecto

Puesto de trabajo: Comité de contratación Comité de Compras

Abre carpetas Contractuales con todos los soportes del proyecto y previo

debate y análisis del proyecto, elabora el acta de aprobación del proyecto firmada por todos los miembros del respectivo comité.

Actividad No. 6: Elaborar Pliegos de Condiciones

Puesto de trabajo: Secretaria General

Estudia los parámetros de contratación establecidos legalmente de acuerdo con la Resolución No. 37 del 8 de mayo de 2008, precisando si se adelanta el proceso de Licitación, Solicitud Pública de Oferta o Contratación con una oferta.

Adendos - Prórroga: Cuando resulte conveniente se expedirán las modificaciones al pliego, según lo debatido en la audiencia de aclaración de pliegos y se podrá prorrogar el plazo de la licitación. Actividad No. 7: Recibir Ofertas Propuestas

Puesto de trabajo: Analista de la Secretaria General

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Recibe las propuestas dentro de los términos legales. Elabora Acta o relación de Propuestas en la que conste: la cantidad e

identificación de los proponentes, una vez vencidos los términos legales de la invitación, la cual hace firmar por cada uno de los proponentes o quien radica la propuesta. Posteriormente, deberá abrir la propuesta y verificar que este debidamente foliada, de lo contrario la foliará, de lo cual también dejará constancia en el acta respectiva.

Levanta acta en la que conste tal evento, indicándose el número de propuestas

presentadas, nombre del representante legal y el valor de la propuesta. Actividad No 8: Evaluar Ofertas Propuestas

Puesto de trabajo: Comité Técnico de la Licitación o Invitación

Evalúa las propuestas así: Estudio Jurídico, los profesionales de la Secretaria

General o Secretario General. La evaluación financiera, el Gerente Administrativo o Jefe del Departamento Financiero; y, la evaluación Técnica, el líder del proyecto.

Obligatoriamente implica un análisis comparativo de las mismas, el cual se

traduce en el “Cotejo de los diferentes ofrecimientos recibidos, la consulta de precios o condiciones de mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Durante el término de evaluación podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables. Tanto la solicitud de aclaraciones y explicaciones se harán por escrito y no podrán adicionar o modificar aspectos sustanciales de la propuesta.

Durante el análisis y evaluación de las propuestas, serán estrictamente reservados y no se permitirá intervención alguna por parte de los proponentes, de sus representantes o de terceras personas. Elabora Cuadro Evaluativo con los estudios técnicos, económicos y jurídicos

de las propuestas. Asignados los puntajes, se clasificarán las propuestas en orden descendentes.

Sugiere al Gerente General, la propuesta más favorable para la Entidad.

Remite a la Gerencia General, las propuestas, el acta y el cuadro evaluativo

debidamente firmado por los integrantes del Comité, para la selección del contratista por parte del Gerente General.

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Actividad No. 9: Adjudicación Puesto de trabajo: Gerente General

La escogencia se hace al ofrecimiento mas favorable de acuerdo con la

evaluación presentada, adjudica al proponente que obtenga mayor puntaje, de acuerdo con las condiciones establecidas en los respectivos pliegos.

Remite al Secretario General para las respectivas notificaciones

Actividad No. 10: Elaborar Resolución de Adjudicación

Puesto de trabajo: Profesionales Secretaria General

Elabora la Resolución de Adjudicación una vez efectuada la evaluación de las

propuestas y se remite paraa la firma del Gerente General. Notifica al proponente favorecido y comunica a los no favorecidos en el caso

de invitación pública. Archiva notificación y documentos del proponente favorecido en la carpeta

contractual, para la correspondiente revisión legal. Actividad No. 11: Elaborar Minuta del contrato

Puesto de trabajo: Profesionales Secretaria General

Revisa carpeta contractual analizando la documentación anexa y elabora

minuta del contrato. Actividad No. 12: Revisar Minuta

Puesto de trabajo: Auditoria Interna, Departamento Financiero

Revisa la carpeta contractual analizando la documentación anexa y la minuta

del contrato. Revisa proyecto de la minuta elaborada.

Si hay objeciones las comunica al Secretario General.

Comunica la aprobación de la minuta al líder del proyecto y remite a la Gerencia General para la firma del Contrato Actividad No. 13: Perfeccionar el Contrato

Puesto de trabajo: Secretaria General Departamento Financiero

Perfecciona el contrato mediante la suscripción de las partes: Firma del

Gerente General y el adjudicatario.

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Remite copia del contrato para legalizar al Departamento Financiero, para la

elaboración de la Reserva presupuestal. Hacer exigible el pago del impuesto de timbre y demás obligaciones a que

hubiere lugar Actividad No. 14: Elaborar Reserva Presupuestal

Puesto de trabajo: Departamento Financiero

Verifica la disponibilidad presupuestal asignada para el contrato y elabora el

certificado de reserva presupuestal. Registra en el Libro de Ejecución Presupuestal los asientos del certificado de

reserva presupuestal de acuerdo a los soportes suministrados y los códigos de imputación presupuestal afectados.

Verifica y cruza información de la disponibilidad y la reserva teniendo en cuenta

las fechas de expedición o elaboración de los mismos. Remite certificado de Reserva Presupuestal debidamente diligenciado y

firmado a la Secretaria General. Guarda copia de la minuta correspondiente para control de pagos.

Actividad No. 15: Legalizar Contrato

Puesto de trabajo: Secretaria General

Recibe del Contratista: Garantía constituida que ampara los riegos de cumplimiento, de calidad de los bienes o de los equipos; de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, anticipo, responsabilidad civil extracontractual o estabilidad de la obra dependiendo el caso. APROBACIÓN GARANTÍA: Requisito Previo e indispensable para la ejecución de un contrato, por lo que su aprobación es fundamental para iniciar su ejecución y legalizar la vinculación del asegurador. La aprobación se efectuara por el Secretario General, para lo cual se expedirá el correspondiente documento. Los requisitos para perfeccionamiento del contrato y realiza el formato de

autocontrol.

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Actividad No. 15.1: Preparación de Contrato

Puesto de trabajo: Analista Secretaria General

Recibe reserva presupuestal del Departamento Financiero.

Estudia documentos y aprueba pólizas.

Remite los respectivos soportes contractuales a la responsable de ejecución

presupuestal de La Terminal para efectos de los pagos estipulados en el contrato, previa expedición del certificado de los requisitos de ejecución.

Actividad No. 16: Nombramiento del Interventor

Puesto de trabajo: Gerencia General - Secretaria General

Una vez se cumpla con los requisitos de ejecución, la Secretaria General notificará al respectivo trabajador que sea designado por el Gerente General, como interventor del contrato, a quien se le enviara copia de la propuesta ganadora, del contrato y de la respectiva aprobación de la garantía, documentos sin los cuales no podrá suscribir la correspondiente acta de iniciación. Para todas sus actividades, deberá cumplir por lo establecido en el manual del interventor, el cual hace parte integrante del presente documento. Actividad No. 17: Efectuar Pago Puesto de trabajo: Gerencia

Administrativa Pago Anticipo Estudia contrato legalizado para efectuar pago del anticipo.

Para pagar, previamente a ello, verifica que se haya expedido el respectivo

certificado del cumplimiento de los requisitos de ejecución, expedido por la Secretaria General.

Pago Parcial Estudia el pago parcial correspondiente y recibe la certificación a satisfacción

del interventor para diligenciar el correspondiente pago. Pago Final El contrato debe contener:

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Acta de iniciación. Acta de recibo Final, o Actas de satisfacción firmada por el interventor. Certificación de ingreso al Almacén cuando el contrato es de compra venta.

Actividad No. 18: Elaborar Orden de Pago

Puesto de trabajo: Gerencia Administrativa

Elabora orden de pago debidamente diligenciada en original y dos copias.

Remite orden de pago para la firma del responsable de presupuesto y

ordenador del gasto. Actividad No. 19: Firma Orden de Pago

Puesto de trabajo: Gerencia Administrativa

Revisa orden de pago y autoriza mediante la firma el correspondiente pago.

Remite a la Secretaria General, para archivar los documentos en el expediente

del contrato. Actividad No. 20: Liquidación y archivo del contrato

Puesto de trabajo: Interventor

Una vez cumplido el objeto del contrato, expedido el certificado de

cumplimiento por parte del interventor del mismo y firmada el acta de terminación, se procederá a liquidar el contrato cuando se trate de contratos de obra o de tracto sucesivo

Se debe anexar al documento de liquidación el documento de control y ejecución

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5.7.2 PARA EL PROCESO DE SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA.

Actividad No. 1: Recibir documentos los documentos de los proyectos

Puesto de trabajo: Comité de Compras o de Contratación

La Secretaria General recibe los documentos para el estudio respectivo.

Establece la fecha de presentación del proyecto.

Actividad No. 2: Estudio de la documentación de los proyectos

Puesto de trabajo: Secretaria General y Gerente de Control

Revisa y verifica que la documentación radicada este completa.

Registra en el Banco de Proyectos

Actividad No. 3: Direccionar Puesto de trabajo: Secretaria

General y Líder del Proyecto. Remite documentación al líder del proyecto en el caso de que falte algún

requisito. El líder del proyecto completa, aclara y radica nuevamente los documentos del

proyecto. Actividad No. 4: Estudia Documentación

Puesto de trabajo: Secretaria General y Líder del Proyecto.

REVISIÓN Y EVALUACIÓN: Labor que realiza el Secretario General de La Terminal, al revisar el proyecto presentado por los lideres de proyectos, en cuanto, los aspectos técnicos, económicos, financieros y jurídicos. REQUISITOS: ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD: El análisis de

conveniencia y sostenibilidad del proyecto por parte del líder del mismo o el asesor técnico respectivo. Mediante este requisito se pretende que haya un estudio o una evaluación de prefactibilidad que permita identificar la conveniencia o no del objeto a contratar. Todo análisis de conveniencia debe

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contener como mínimo: la identificación real de la problemática, el impacto sobre la Terminal con la ejecución del proyecto, la evaluación de las diferentes alternativas de solución que permitiera la formulación del proyecto a contratar, la justificación del proyecto y los beneficios reportados con la consecuencia del proyecto.

ESTUDIOS DE PRECIOS DE MERCADO: los cuales deben realizarse mínimo

con dos cotizaciones. Este estudio se realiza para establecer costos reales y vigentes y verificará si se encuentran dentro del presupuesto para realizar la contratación, así como también para realizar las respectivas verificaciones técnicas.

CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS: y valor promedio resultante de las

cotizaciones presentadas. PROYECTO INCLUIDO EN EL PRESUPUESTO Y LAS ACTIVIDADES

COINCIDEN CON LA LAS DESCRITAS EN LA LEYENDA DEL RUBRO: Estudia que el proyecto este incluido en el presupuesto de funcionamiento e inversión del Terminal de Transporte S.A. para lo cual deberá anexarse copia del Plan de Inversiones y/o presupuesto. (Si el gasto corresponde a algún rubro que fue adicionado, debe anexarse copia del acta en donde se realizó el respectivo traslado presupuestal).

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

FORMULACIÓN DEL PROYECTO: Estudia la formulación del proyecto,

requisito indispensable para inscribir un proyecto en el Banco de proyectos; en ella se encuentra en forma sistematizada los datos principales del proyecto. Un proyecto se considera debidamente formulado y evaluado cuando cumple con las exigencias metodológicas en lo referente a los siguientes aspectos formales: 1. Dependencia y líder del proyecto 2. Nombre del Proyecto General. 3. Nombre del componente o proyecto especifico. 4. Rubro presupuestal imputable 5. Clase de Gasto 6. Valor asignado al proyecto. (Resulta del precio promedio del estudio de

precio de mercado realizado). 7. Objeto del proyecto 8. Descripción del problema a resolver o actividad que se pretende crear,

mejorar o fortalecer 9. Componentes, actividades, obligaciones especificas y especificaciones

técnicas 10. Forma de pago propuesta 11. Antecedentes y descripción de la situación actual.

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12. Objetivos, estudio de alternativas, descripción del proyecto, metas físicas, beneficios, costos (estructura de costos por componentes), aspectos institucionales.

13. Perfil especifico de los proponentes. (Deben especificarse los requisitos que se exigen a los proponentes relativos a su formación académica y experiencia profesional, si es persona natural y, si es persona jurídica, también debe definirse su objeto social y experiencia y cumplimiento en actividades similares al objeto que se pretende contratar.

14. Plazo o duración del proyecto. (Este plazo debe coincidir con las cotizaciones que sirvieron de base para el estudio de precios de mercado realizado).

15. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO: Determina si el proyecto en estudio posee las condiciones básicas para que efectivamente resuelva el problema para que fue diseñado, garantizando los elementos requeridos para su operación y la generación de los beneficios concebidos desde la iniciación. (buen usufructo de los bienes, el mantenimiento preventivo y correctivo) prioridad indispensable para el Terminal de Transporte S.A.

16. VIABILIDAD TÉCNICA Y ECONÓMICA DEL PROYECTO: Suscrita por el líder del proyecto o el asesor técnico.

AVAL TÉCNICO: Todo proyecto que pretenda ser registrado en el Banco de proyectos, deberá contar con un aval técnico que permita verificar su coherencia interna, así como la compatibilidad con las normas vigentes y su congruencia con los planes de acción de la Sociedad, de manera que garantice la mayor eficiencia en el uso de los recursos. Su expedición es competencia del líder del proyecto. CONCEPTO DE VIABILIDAD: Lo emite el líder del proyecto, teniendo en cuenta los análisis técnicos, económicos, financieros y jurídicos. ESTUDIO TÉCNICO: Es la parte de ingeniería del proyecto, su objetivo es procurar la información para cuantificar el monto de la inversión y de los costos pertinentes en esta área. Se realiza un análisis de posibles opciones tecnológicas, variedad de diseños, presupuestos, cálculos y análisis de precios por unidad y estudio de presupuesto. Además de la formulación, los proyectos deben incluir los siguientes documentos: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Características específicas del bien o

servicio que se pretende contratar. (deben elaborar el formato número de los dos establecido para tal fin).

Para los proyectos de Obra: Los estudios deberán incluir:

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Las cantidades de obra y presupuesto detallado, con los respectivos

soportes de los estudios de precio de mercado.

Los cálculos estructurales.

Los planos arquitectónicos.

Los estudios previos y diseños. (La exigencia de diseños no regirá cuando el objeto de la contratación sea la construcción o fabricación con diseños de los proponentes).

La Licencia de construcción. (si no requiere, deberá indicarse la disposición

o fundamento del por que no se exige, con su respectivo documento soporte).

El documento soporte de la titularidad de la propiedad de La Terminal sobre

el bien en donde se realizará la obra.

La obras civiles que impliquen adecuación, restauración, terminación, construcción de obra nueva, cerramientos entre otras, requieren tener licencia de construcción, siempre y cuando implique aumento del número o metros cuadrados construidos; si el proyecto no tiene esta licencia, La Terminal, deberá en primer instancia formular el trámite de obtención de la misma, con cargo al presupuesto del proyecto. O contratarlo directamente.

Verificación de la obra. En la cual se verifica que el espacio donde se

realizará la obra y que esta no esta siendo realizada por otra entidad o persona y que no afecte ningún bien común o servicio público.

Estudio de suelos.

Para los proyectos de Compra Venta de Inmuebles: El líder del proyecto, debe remitir para el estudio del proyecto, de otra parte la siguiente documentación: El área aproximada que deberá tener el inmueble para el cumplimiento de los

objetivos del proyecto. Un listado de los inmuebles de La Terminal, que puedan resultar idóneos para

el desarrollo del proyecto.

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El concepto favorable del uso del suelo del inmueble emitido por Planeación Distrital.

El Certificado de Libertad y tradición del inmueble.

Copias de las escrituras públicas del inmueble, para la realización del estudio

de títulos. El líder del proyecto con cargo al presupuesto del proyecto, deberá formular y

solicitar la contratación del avalúo comercial del inmueble. Para los proyectos de Compraventa: Se hace necesario un análisis o estudio de precios del mercado que permita fijar el tope del presupuesto oficial asignado para determinado proyecto. En la formulación del proyecto deberá incluir los componentes técnico económico, jurídico y financiero. Para los proyectos de Arrendamiento: El objeto social que desarrollan las diferentes empresas transportadoras es netamente comercial, al igual lo es, el fin para el que se crearon esos inmuebles por parte de La Terminal, lo cual es, para el desarrollo de la actividad comercial. En consecuencia, se determina que el tipo de contrato que rige esta clase de arrendamientos es el Comercial y que por tanto se deben cambiar y modificar todos los contratos existentes aclarando que se regulan por el Código de Comercio, las normas de arrendamiento comercial y demás concordantes y reglamentarias. La Terminal, teniendo en cuenta su calidad de sociedad de economía mixta, considerará que los inmuebles ofrecidos en arrendamiento sean sometidos a ofrecimiento público, en aras de aplicar los principios propios de la contratación estatal; en consecuencia de ello la adjudicación se realizará a quien presente la oferta más favorable para La Terminal, de acuerdo a los principios establecidos en la Resolución No.37 del 8 de mayo de 2008. Los precios de arrendamiento serán los aplicables a la actividad comercial por lo que no serán aplicables los de vivienda urbana. Para los proyectos de inversión: Planeación de todos los proyectos conforme a este manual de contratación, para lo cual debe tenerse en cuenta principalmente:

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Identificación: de todos los proyectos de inversión deben estar previamente definidos e identificados en el Plan de Inversiones aprobado por la Asamblea General de Accionistas, como cada uno de sus subproyectos, componentes, actividades y cuantías. Definición de Estudios Previos: Una vez identificados los proyectos, debe definirse si sus estudios previos van a ser desarrollados por personal interno o externo. Las consultarías externas son la regla general, sin embargo a criterio del Comité de Contratación podrán adelantarse internamente.

Formulación y Viabilización: Una vez realizadas las consultarías se deben llenar los formatos de la viabilización de proyectos y radicarlos con toda la documentación exigida en la Secretaria General. Se deben radicar solamente los proyectos aprobados por el comité de contratación para ser programados dentro de cronograma de ejecución contractual establecido. En lo relativo a los proyectos que requieran el proceso licitatorio debe tenerse en cuenta que deben estar viabilizados, formulados y radicados con la documentación completa mínimo diez días antes del inicio del procedimiento seleccionado. Será competencia única del Comité de Contratación, la autorización del inicio de los procesos contractuales relativos a los proyectos de inversión. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN. La solicitud de contratación por parte del

líder del proyecto, al Gerente General. Es un oficio suscrito por el líder del proyecto dirigido al Gerente General, solo podrá solicitarse una vez se haya cumplido con el lleno de los requisitos establecidos en este manual.

INDICADORES DE GESTIÓN. Una vez implementado el sistema de Control de

Gestión, debe anexarse el reporte del respectivo indicador de Gestión. Actividad No. 5: Aprobación del proyecto

Puesto de trabajo: Comité de contratación Comité de Compras

Abre carpetas Contractuales con todos los soportes del proyecto y previo

debate y análisis del proyecto, elabora el acta de aprobación del proyecto firmada por todos los miembros del respectivo comité.

Actividad No. 6: Elaborar Pliegos de Condiciones

Puesto de trabajo: Secretaria General

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Estudia los parámetros de contratación establecidos legalmente de acuerdo con la Resolución No. 37 del 8 de mayo de 2008, precisando si se adelanta el proceso de Licitación, Solicitud Pública de Oferta o Contratación con una oferta.

Adendos - Prórroga: Cuando resulte conveniente se expedirán las modificaciones al pliego, según lo debatido en la audiencia de aclaración de pliegos y se podrá prorrogar el plazo de la licitación. Actividad No. 7: Recibir Ofertas Propuestas

Puesto de trabajo: Analista de la Secretaria General

Recibe las propuestas dentro de los términos legales.

Elabora Acta o relación de Propuestas en la que conste: la cantidad e

identificación de los proponentes, una vez vencidos los términos legales de la invitación, la cual hace firmar por cada uno de los proponentes o quien radica la propuesta. Posteriormente, deberá abrir la propuesta y verificar que este debidamente foliada, de lo contrario la foliará, de lo cual también dejará constancia en el acta respectiva.

Levanta acta en la que conste tal evento, indicándose el número de propuestas

presentadas, nombre del representante legal y el valor de la propuesta. Actividad No 8: Evaluar Ofertas Propuestas

Puesto de trabajo: Comité Técnico de la Licitación o Invitación

Evalúa las propuestas así: Estudio Jurídico, los profesionales de la Secretaria

General o Secretario General. La evaluación financiera, el Gerente Administrativo o Jefe del Departamento Financiero; y, la evaluación Técnica, el líder del proyecto.

Obligatoriamente implica un análisis comparativo de las mismas, el cual se

traduce en el “Cotejo de los diferentes ofrecimientos recibidos, la consulta de precios o condiciones de mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Durante el término de evaluación podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables. Tanto la solicitud de aclaraciones y explicaciones se harán por escrito y no podrán adicionar o modificar aspectos sustanciales de la propuesta.

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Durante el análisis y evaluación de las propuestas, serán estrictamente reservados y no se permitirá intervención alguna por parte de los proponentes, de sus representantes o de terceras personas. Elabora Cuadro Evaluativo con los estudios técnicos, económicos y jurídicos

de las propuestas. Asignados los puntajes, se clasificarán las propuestas en orden descendentes.

Sugiere al Gerente General, la propuesta más favorable para la Entidad.

Remite a la Gerencia General, las propuestas, el acta y el cuadro evaluativo

debidamente firmado por los integrantes del Comité, para la selección del contratista por parte del Gerente General.

Actividad No. 9: Adjudicación Puesto de trabajo: Gerente

General La escogencia se hace al ofrecimiento mas favorable de acuerdo con la

evaluación presentada, adjudica al proponente que obtenga mayor puntaje, de acuerdo con las condiciones establecidas en los respectivos pliegos.

Remite al Secretario General para las respectivas notificaciones

Actividad No. 10: Elaborar Resolución de Adjudicación

Puesto de trabajo: Profesionales Secretaria General

Elabora la Resolución de Adjudicación una vez efectuada la evaluación de las

propuestas y se remite para la firma del Gerente General. Notifica al proponente favorecido y comunica a los no favorecidos en el caso

de invitación pública. Archiva notificación y documentos del proponente favorecido en la carpeta

contractual, para la correspondiente revisión legal. Actividad No. 11: Elaborar Minuta del contrato

Puesto de trabajo: Profesionales Secretaria General

Revisa carpeta contractual analizando la documentación anexa y elabora

minuta del contrato. Actividad No. 12: Revisar Puesto de trabajo: Auditoria

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Minuta Interna, Departamento Financiero

Revisa la carpeta contractual analizando la documentación anexa y la minuta

del contrato. Revisa proyecto de la minuta elaborada.

Si hay objeciones las comunica al Secretario General.

Comunica la aprobación de la minuta al líder del proyecto y remite a la Gerencia General para la firma del Contrato Actividad No. 13: Perfeccionar el Contrato

Puesto de trabajo: Secretaria General Departamento Financiero

Perfecciona el contrato mediante la suscripción de las partes: Firma del

Gerente General y el adjudicatario. Remite copia del contrato para legalizar al Departamento Financiero, para la

elaboración de la Reserva presupuestal. Hacer exigible el pago del impuesto de timbre y demás obligaciones a que

hubiere lugar Actividad No. 14: Elaborar Reserva Presupuestal

Puesto de trabajo: Departamento Financiero

Verifica la disponibilidad presupuestal asignada para el contrato y elabora el

certificado de reserva presupuestal. Registra en el Libro de Ejecución Presupuestal los asientos del certificado de

reserva presupuestal de acuerdo a los soportes suministrados y los códigos de imputación presupuestal afectados.

Verifica y cruza información de la disponibilidad y la reserva teniendo en cuenta

las fechas de expedición o elaboración de los mismos. Remite certificado de Reserva Presupuestal debidamente diligenciado y

firmado a la Secretaria General. Guarda copia de la minuta correspondiente para control de pagos.

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Actividad No. 15: Legalizar Contrato

Puesto de trabajo: Secretaria General

Recibe del Contratista: Garantía constituida que ampara los riegos de cumplimiento, de calidad de los bienes o de los equipos; de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, anticipo, responsabilidad civil extracontractual o estabilidad de la obra dependiendo el caso. APROBACIÓN GARANTÍA: Requisito Previo e indispensable para la ejecución de un contrato, por lo que su aprobación es fundamental para iniciar su ejecución y legalizar la vinculación del asegurador. La aprobación se efectuara por el Secretario General, para lo cual se expedirá el correspondiente documento. Los requisitos para perfeccionamiento del contrato y realiza el formato de

autocontrol. Actividad No. 15.1: Preparación de Contrato

Puesto de trabajo: Analista Secretaria General

Recibe reserva presupuestal del Departamento Financiero.

Estudia documentos y aprueba pólizas.

Remite los respectivos soportes contractuales a la responsable de ejecución

presupuestal de La Terminal para efectos de los pagos estipulados en el contrato, previa expedición del certificado de los requisitos de ejecución.

Actividad No. 16: Nombramiento del Interventor

Puesto de trabajo: Gerencia General - Secretaria General

Una vez se cumpla con los requisitos de ejecución, la Secretaria General notificará al respectivo trabajador que sea designado por el Gerente General, como interventor del contrato, a quien se le enviara copia de la propuesta ganadora, del contrato y de la respectiva aprobación de la garantía, documentos sin los cuales no podrá suscribir la correspondiente acta de iniciación. Para todas sus actividades, deberá cumplir por lo establecido en el manual del interventor, el cual hace parte integrante del presente documento.

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Actividad No. 17: Efectuar Pago Puesto de trabajo: Gerencia

Administrativa Pago Anticipo Estudia contrato legalizado para efectuar pago del anticipo.

Para pagar, previamente a ello, verifica que se haya expedido el respectivo

certificado del cumplimiento de los requisitos de ejecución, expedido por la Secretaria General.

Pago Parcial Estudia el pago parcial correspondiente y recibe la certificación a satisfacción

del interventor para diligenciar el correspondiente pago. Pago Final El contrato debe contener: Acta de iniciación. Acta de recibo Final, o Actas de satisfacción firmada por el interventor. Certificación de ingreso al Almacén cuando el contrato es de compra venta.

Actividad No. 18: Elaborar Orden de Pago

Puesto de trabajo: Gerencia Administrativa

Elabora orden de pago debidamente diligenciada en original y dos copias.

Remite orden de pago para la firma del responsable de presupuesto y

ordenador del gasto. Actividad No. 19: Firma Orden de Pago

Puesto de trabajo: Gerencia Administrativa

Revisa orden de pago y autoriza mediante la firma el correspondiente pago.

Remite a la Secretaria General, para archivar los documentos en el expediente

del contrato. Actividad No. 20: Liquidación y archivo del contrato

Puesto de trabajo: Interventor

Una vez cumplido el objeto del contrato, expedido el certificado de

cumplimiento por parte del interventor del mismo y firmada el acta de

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terminación, se procederá a liquidar el contrato cuando se trate de contratos de obra o de tracto sucesivo

Se debe anexar al documento de liquidación el documento de control y ejecución

5.7.3 PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN CON UNA OFERTA.

Actividad No. 1: Recibir documentos los documentos de los proyectos

Puesto de trabajo: Comité de Compras o de Contratación

La Secretaria General recibe los documentos para el estudio respectivo.

Establece la fecha de presentación del proyecto.

Actividad No. 2: Estudio de la documentación de los proyectos

Puesto de trabajo: Secretaria General y Gerente de Control

Revisa y verifica que la documentación radicada este completa.

Registra en el Banco de Proyectos

Actividad No. 3: Direccionar Puesto de trabajo: Secretaria

General y Líder del Proyecto. Remite documentación al líder del proyecto en el caso de que falte algún

requisito. El líder del proyecto completa, aclara y radica nuevamente los documentos del

proyecto. Actividad No. 4: Estudia Documentación

Puesto de trabajo: Secretaria General y Líder del Proyecto.

REVISIÓN Y EVALUACIÓN: Labor que realiza el Secretario General de La Terminal, al revisar el proyecto presentado por los lideres de proyectos, en cuanto, los aspectos técnicos, económicos, financieros y jurídicos.

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REQUISITOS: ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD: El análisis de

conveniencia y sostenibilidad del proyecto por parte del líder del mismo o el asesor técnico respectivo. Mediante este requisito se pretende que haya un estudio o una evaluación de prefactibilidad que permita identificar la conveniencia o no del objeto a contratar. Todo análisis de conveniencia debe contener como mínimo: la identificación real de la problemática, el impacto sobre la Terminal con la ejecución del proyecto, la evaluación de las diferentes alternativas de solución que permitiera la formulación del proyecto a contratar, la justificación del proyecto y los beneficios reportados con la consecuencia del proyecto.

ESTUDIOS DE PRECIOS DE MERCADO: los cuales deben realizarse mínimo

con dos cotizaciones. Este estudio se realiza para establecer costos reales y vigentes y verificará si se encuentran dentro del presupuesto para realizar la contratación, así como también para realizar las respectivas verificaciones técnicas.

CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS: y valor promedio resultante de las

cotizaciones presentadas. PROYECTO INCLUIDO EN EL PRESUPUESTO Y LAS ACTIVIDADES

COINCIDEN CON LA LAS DESCRITAS EN LA LEYENDA DEL RUBRO: Estudia que el proyecto este incluido en el presupuesto de funcionamiento e inversión del Terminal de Transporte S.A. para lo cual deberá anexarse copia del Plan de Inversiones y/o presupuesto. (Si el gasto corresponde a algún rubro que fue adicionado, debe anexarse copia del acta en donde se realizó el respectivo traslado presupuestal).

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. FORMULACIÓN DEL PROYECTO: Estudia la formulación del proyecto,

requisito indispensable para inscribir un proyecto en el Banco de proyectos; en ella se encuentra en forma sistematizada los datos principales del proyecto. Un proyecto se considera debidamente formulado y evaluado cuando cumple con las exigencias metodológicas en lo referente a los siguientes aspectos formales:

1. Dependencia y líder del proyecto 2. Nombre del Proyecto General. 3. Nombre del componente o proyecto especifico. 4. Rubro presupuestal imputable 5. Clase de Gasto

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6. Valor asignado al proyecto. (Resulta del precio promedio del estudio de precio de mercado realizado).

7. Objeto del proyecto 8. Descripción del problema a resolver o actividad que se pretende crear,

mejorar o fortalecer 9. Componentes, actividades, obligaciones especificas y especificaciones

técnicas 10. Forma de pago propuesta 11. Antecedentes y descripción de la situación actual. 12. Objetivos, estudio de alternativas, descripción del proyecto, metas

físicas, beneficios, costos (estructura de costos por componentes), aspectos institucionales.

13. Perfil especifico de los proponentes. (Deben especificarse los requisitos que se exigen a los proponentes relativos a su formación académica y experiencia profesional, si es persona natural y, si es persona jurídica, también debe definirse su objeto social y experiencia y cumplimiento en actividades similares al objeto que se pretende contratar.

14. Plazo o duración del proyecto. (Este plazo debe coincidir con las cotizaciones que sirvieron de base para el estudio de precios de mercado realizado).

15. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO: Determina si el proyecto en estudio posee las condiciones básicas para que efectivamente resuelva el problema para que fue diseñado, garantizando los elementos requeridos para su operación y la generación de los beneficios concebidos desde la iniciación. (buen usufructo de los bienes, el mantenimiento preventivo y correctivo) prioridad indispensable para el Terminal de Transporte S.A.

16. VIABILIDAD TÉCNICA Y ECONÓMICA DEL PROYECTO: Suscrita por el líder del proyecto o el asesor técnico.

AVAL TÉCNICO: Todo proyecto que pretenda ser registrado en el Banco de proyectos, deberá contar con un aval técnico que permita verificar su coherencia interna, así como la compatibilidad con las normas vigentes y su congruencia con los planes de acción de la Sociedad, de manera que garantice la mayor eficiencia en el uso de los recursos. Su expedición es competencia del líder del proyecto. CONCEPTO DE VIABILIDAD: Lo emite el líder del proyecto, teniendo en cuenta los análisis técnicos, económicos, financieros y jurídicos. ESTUDIO TÉCNICO: Es la parte de ingeniería del proyecto, su objetivo es procurar la información para cuantificar el monto de la inversión y de los costos pertinentes en esta área. Se realiza un análisis de posibles opciones tecnológicas, variedad de diseños, presupuestos, cálculos y análisis de precios por unidad y estudio de presupuesto.

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Además de la formulación, los proyectos deben incluir los siguientes documentos: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Características específicas del bien o

servicio que se pretende contratar. (deben elaborar el formato número de los dos establecido para tal fin).

Para los proyectos de Obra: Los estudios deberán incluir:

Las cantidades de obra y presupuesto detallado, con los respectivos soportes de los estudios de precio de mercado.

Los cálculos estructurales.

Los planos arquitectónicos.

Los estudios previos y diseños. (La exigencia de diseños no regirá cuando

el objeto de la contratación sea la construcción o fabricación con diseños de los proponentes).

La Licencia de construcción. (si no requiere, deberá indicarse la disposición o fundamento del por que no se exige, con su respectivo documento soporte).

El documento soporte de la titularidad de la propiedad de La Terminal sobre

el bien en donde se realizará la obra.

La obras civiles que impliquen adecuación, restauración, terminación, construcción de obra nueva, cerramientos entre otras, requieren tener licencia de construcción, siempre y cuando implique aumento del número o metros cuadrados construidos; si el proyecto no tiene esta licencia, La Terminal, deberá en primer instancia formular el trámite de obtención de la misma, con cargo al presupuesto del proyecto. O contratarlo directamente.

Verificación de la obra. En la cual se verifica que el espacio donde se

realizará la obra y que esta no esta siendo realizada por otra entidad o persona y que no afecte ningún bien común o servicio público.

Estudio de suelos.

Para los proyectos de Compra Venta de Inmuebles: El líder del proyecto, debe remitir para el estudio del proyecto, de otra parte la siguiente documentación:

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El área aproximada que deberá tener el inmueble para el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Un listado de los inmuebles de La Terminal, que puedan resultar idóneos para

el desarrollo del proyecto. El concepto favorable del uso del suelo del inmueble emitido por Planeación

Distrital. El Certificado de Libertad y tradición del inmueble.

Copias de las escrituras públicas del inmueble, para la realización del estudio

de títulos. El líder del proyecto con cargo al presupuesto del proyecto, deberá formular y

solicitar la contratación del avalúo comercial del inmueble. Para los proyectos de Compraventa: Se hace necesario un análisis o estudio de precios del mercado que permita fijar el tope del presupuesto oficial asignado para determinado proyecto. En la formulación del proyecto deberá incluir los componentes técnico económico, jurídico y financiero. Para los proyectos de Arrendamiento: El objeto social que desarrollan las diferentes empresas transportadoras es netamente comercial, al igual lo es, el fin para el que se crearon esos inmuebles por parte de La Terminal, lo cual es, para el desarrollo de la actividad comercial. En consecuencia, se determina que el tipo de contrato que rige esta clase de arrendamientos es el Comercial y que por tanto se deben cambiar y modificar todos los contratos existentes aclarando que se regulan por el Código de Comercio, las normas de arrendamiento comercial y demás concordantes y reglamentarias. La Terminal, teniendo en cuenta su calidad de sociedad de economía mixta, considerará que los inmuebles ofrecidos en arrendamiento sean sometidos a ofrecimiento público, en aras de aplicar los principios propios de la contratación estatal; en consecuencia de ello la adjudicación se realizará a quien presente la oferta más favorable para La Terminal, de acuerdo a los principios establecidos en la Resolución No.37 del 8 de mayo de 2008.

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Los precios de arrendamiento serán los aplicables a la actividad comercial por lo que no serán aplicables los de vivienda urbana. Para los proyectos de inversión: Planeación de todos los proyectos conforme a este manual de contratación, para lo cual debe tenerse en cuenta principalmente: Identificación: de todos los proyectos de inversión deben estar previamente definidos e identificados en el Plan de Inversiones aprobado por la Asamblea General de Accionistas, como cada uno de sus subproyectos, componentes, actividades y cuantías. Definición de Estudios Previos: Una vez identificados los proyectos, debe definirse si sus estudios previos van a ser desarrollados por personal interno o externo. Las consultarías externas son la regla general, sin embargo a criterio del Comité de Contratación podrán adelantarse internamente.

Formulación y Viabilización: Una vez realizadas las consultarías se deben llenar los formatos de la viabilización de proyectos y radicarlos con toda la documentación exigida en la Secretaria General. Se deben radicar solamente los proyectos aprobados por el comité de contratación para ser programados dentro de cronograma de ejecución contractual establecido. En lo relativo a los proyectos que requieran el proceso licitatorio debe tenerse en cuenta que deben estar viabilizados, formulados y radicados con la documentación completa mínimo diez días antes del inicio del procedimiento seleccionado. Será competencia única del Comité de Contratación, la autorización del inicio de los procesos contractuales relativos a los proyectos de inversión. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN. La solicitud de contratación por parte del

líder del proyecto, al Gerente General. Es un oficio suscrito por el líder del proyecto dirigido al Gerente General, solo podrá solicitarse una vez se haya cumplido con el lleno de los requisitos establecidos en este manual.

INDICADORES DE GESTIÓN. Una vez implementado el sistema de Control de

Gestión, debe anexarse el reporte del respectivo indicador de Gestión.

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Actividad No. 5: Aprobación del proyecto

Puesto de trabajo: Comité de contratación Comité de Compras

Abre carpetas Contractuales con todos los soportes del proyecto y previo

debate y análisis del proyecto, elabora el acta de aprobación del proyecto firmada por todos los miembros del respectivo comité.

Actividad No. 6: Análisis de Cotizaciones

Puesto de trabajo: Líder del proyecto

CONTRATACIÓN CON UNA OFERTA

Se podrá contratar con una sola oferta, teniendo en cuenta las condiciones y precios del mercado, en los siguientes casos:

1. Cuando el valor estimado del contrato no supere la cuantía de ciento veintiocho (128) SMLMV

2. Prestación de servicios profesionales, Los servicios profesionales corresponden a aquellos de naturaleza intelectual que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, o para la realización de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas.

3. Prestación de servicios de apoyo, Servicios de apoyo a la gestión serán aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad.

4. Contratos para la ejecución de proyectos de gestión comunitaria para ejecutar recursos públicos y/o privados

5. Contratos para la ejecución de proyectos de capacitación, bienestar social o estímulos laborales.

6. Contratos en los que La Terminal como contratista deba cumplir las obligaciones emanadas de los dueños de los recursos, entidades contratantes; por delegación o convenio.

7. Los convenios o contratos interadministrativos. 8. Cuando no exista pluralidad de oferentes, es decir, cuando el contratista

sea propietario de los derechos de autor o propiedad industrial; o cuando de acuerdo con la información que se pueda obtener, solo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios en el mercado local.

9. Cuando se trate de adquisición de bienes y/o servicios cuyos precios estén fijados y/o regulados por autoridad competente

10. Cuando el proveedor sea único o exclusivo del bien y/o servicio a adquirir. 11. Cuando tenga por objeto adquirir nuevas tecnologías (know how), por

transferencia o desarrollo de las mismas en La Terminal.

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12. Contratos para la actualización, ampliación o modificación de software o la adquisición de licencias de uso.

13. Contratos de asesoría en comunicación, publicidad y mercadeo. 14. Cuando sean bienes y/o servicios de socios estratégicos. 15. De arrendamiento o adquisición de inmuebles. 16. En los demás casos en los que la Gerencia General, previa justificación

técnica, económica o jurídica, determine. DOCUMENTOS PREVIOS:

Análisis de conveniencia y oportunidad Estudio de Mercado. Inclusión en el Plan de compras. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Solicitud de cotización escrita o por medios electrónicos, con la

información básica sobre las características generales y/o particulares de los bienes o servicios y las cláusulas contractuales.

Oferta por escrito y/o medios electrónicos. EL PROPONENTE DEBERÁ PRESENTAR:

Cuando se trate de persona jurídica, aportar el respectivo certificado de existencia o representación legal con vigencia no mayor de un mes y cuando se trate de consorcios o uniones temporales o promesa de los mismos o de sociedad, los documentos de integración o la promesa según el caso. Cuando se trate de proponente extranjero, debe aportar los documentos apostillados o consularizados y legalizados para la celebración del contrato.

Garantías solicitadas. Manifestación escrita del contratista de no encontrarse bajo las causales

de inhabilidad o incompatibilidad consagradas en la Ley 80 de 1993 y demás normas complementarios.

Inscripción en el Registro Único Tributario – RUT- Formato de hoja de vida para personas naturales de la Función Pública. Los demás requisitos necesarios, que garanticen el cumplimiento de los

principios constitucionales y legales que guían la contratación en La Terminal.

Actividad No. 7: Elaborar Resolución de Adjudicación

Puesto de trabajo: Profesionales Secretaria General

Elabora la Resolución de Adjudicación una vez efectuada la evaluación de las

propuestas y se remite paraa la firma del Gerente General. Notifica al proponente favorecido y comunica a los no favorecidos en el caso

de invitación pública.

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Archiva notificación y documentos del proponente favorecido en la carpeta

contractual, para la correspondiente revisión legal. Actividad No. 8: Elaborar Minuta del contrato

Puesto de trabajo: Profesionales Secretaria General

Revisa carpeta contractual analizando la documentación anexa y elabora

minuta del contrato. Actividad No. 9: Revisar Minuta Puesto de trabajo: Auditoria

Interna, Departamento Financiero Revisa la carpeta contractual analizando la documentación anexa y la minuta

del contrato. Revisa proyecto de la minuta elaborada.

Si hay objeciones las comunica al Secretario General.

Comunica la aprobación de la minuta al líder del proyecto y remite a la Gerencia General para la firma del Contrato Actividad No. 10: Perfeccionar el Contrato

Puesto de trabajo: Secretaria General Departamento Financiero

Perfecciona el contrato mediante la suscripción de las partes: Firma del

Gerente General y el adjudicatario. Remite copia del contrato para legalizar al Departamento Financiero, para la

elaboración de la Reserva presupuestal. Hacer exigible el pago del impuesto de timbre y demás obligaciones a que

hubiere lugar Actividad No. 11: Elaborar Reserva Presupuestal

Puesto de trabajo: Departamento Financiero

Verifica la disponibilidad presupuestal asignada para el contrato y elabora el

certificado de reserva presupuestal. Registra en el Libro de Ejecución Presupuestal los asientos del certificado de

reserva presupuestal de acuerdo a los soportes suministrados y los códigos de imputación presupuestal afectados.

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Verifica y cruza información de la disponibilidad y la reserva teniendo en cuenta las fechas de expedición o elaboración de los mismos.

Remite certificado de Reserva Presupuestal debidamente diligenciado y

firmado a la Secretaria General. Guarda copia de la minuta correspondiente para control de pagos.

Actividad No. 12: Legalizar Contrato

Puesto de trabajo: Secretaria General

Recibe del Contratista: Garantía constituida que ampara los riegos de cumplimiento, de calidad de los bienes o de los equipos; de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, anticipo, responsabilidad civil extracontractual o estabilidad de la obra dependiendo el caso. APROBACIÓN GARANTÍA: Requisito Previo e indispensable para la ejecución de un contrato, por lo que su aprobación es fundamental para iniciar su ejecución y legalizar la vinculación del asegurador. La aprobación se efectuara por el Secretario General, para lo cual se expedirá el correspondiente documento. Los requisitos para perfeccionamiento del contrato y realiza el formato de

autocontrol. Actividad No. 12.1: Preparación de Contrato

Puesto de trabajo: Analista Secretaria General

Recibe reserva presupuestal del Departamento Financiero.

Estudia documentos y aprueba pólizas.

Remite los respectivos soportes contractuales a la responsable de ejecución

presupuestal de La Terminal para efectos de los pagos estipulados en el contrato, previa expedición del certificado de los requisitos de ejecución.

Actividad No. 13: Nombramiento del Interventor

Puesto de trabajo: Gerencia General - Secretaria General

Una vez se cumpla con los requisitos de ejecución, la Secretaria General notificará al respectivo trabajador que sea designado por el Gerente General, como interventor del contrato, a quien se le enviara copia de la propuesta ganadora, del

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contrato y de la respectiva aprobación de la garantía, documentos sin los cuales no podrá suscribir la correspondiente acta de iniciación. Para todas sus actividades, deberá cumplir por lo establecido en el manual del interventor, el cual hace parte integrante del presente documento. Actividad No. 14: Efectuar Pago Puesto de trabajo: Gerencia

Administrativa Pago Anticipo Estudia contrato legalizado para efectuar pago del anticipo.

Para pagar, previamente a ello, verifica que se haya expedido el respectivo

certificado del cumplimiento de los requisitos de ejecución, expedido por la Secretaria General.

Pago Parcial Estudia el pago parcial correspondiente y recibe la certificación a satisfacción

del interventor para diligenciar el correspondiente pago. Pago Final El contrato debe contener: Acta de iniciación. Acta de recibo Final, o Actas de satisfacción firmada por el interventor. Certificación de ingreso al Almacén cuando el contrato es de compra venta.

Actividad No. 15: Elaborar Orden de Pago

Puesto de trabajo: Gerencia Administrativa

Elabora orden de pago debidamente diligenciada en original y dos copias.

Remite orden de pago para la firma del responsable de presupuesto y

ordenador del gasto. Actividad No. 16: Firma Orden de Pago

Puesto de trabajo: Gerencia Administrativa

Revisa orden de pago y autoriza mediante la firma el correspondiente pago.

Remite a la Secretaria General, para archivar los documentos en el expediente

del contrato.

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Actividad No. 17: Liquidación y archivo del contrato

Puesto de trabajo: Interventor

Una vez cumplido el objeto del contrato, expedido el certificado de

cumplimiento por parte del interventor del mismo y firmada el acta de terminación, se procederá a liquidar el contrato cuando se trate de contratos de obra o de tracto sucesivo

Se debe anexar al documento de liquidación el documento de control y ejecución.

81

BIBLIOGRAFIA

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Bogotá: Diario Oficial. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1150 de 2007: Por medio del cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Bogotá: Diario Oficial. DECRETO 066 DE 2008. 1 ed. Bogota. ; Momo publicaciones. 2008. SANCHEZ, Manuel. Regulación Jurídica de la Contratación Pública en Colombia. Bogota: Panamericana Formas e Impresos S.A. Tercera Edición Febrero 2008.

82

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El desconocimiento de la normatividad vigente en materia de contratación, como la ley 1150 de 2007 genera un desinterés e incumplimiento por parte de los trabajadores de la Terminal de Transporte, lo cual permite que se lleven a cabo constantes fallas en la contratación, condescendiendo a incumplir con los principios de esta y llevando a la entidad a incurrir en sanciones por parte de los entes de control estatal . Dentro de la Secretaria General se cuenta con el equipo humano adecuado y actualizado para el desarrollo de la contratación, pero por ser este un tema el cual relaciona a la gran mayoría de las personas que laboran en esta entidad, se hace necesario que se de a conocer los cambios que se han venido introduciendo dentro del sistema contractual. El manual que se presenta es una herramienta de uso y manejo que proporcionara a La Terminal una guía práctica para todos los que tengan alguna relación en el tema de contratación. La puesta en marcha deberá hacerse con la colaboración principalmente de la Secretaria General, para así poder dar a conocer los principales cambios a todos los colaboradores de la entidad. De otro lado la implementación de este manual le permitirá a la Terminal de Transporte cumplir con la normatividad vigente en materia de contratación y estar al día con la actualización de sus procesos en materia contractual. Como la normatividad en materia de contratación esta en constante cambio se hace necesario actualizar constantemente los conocimientos y normatividad aquí impresos para hacer de este manual una herramienta de apoyo y consulta para las diferentes áreas de la empresa.

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TABLA DE CONTENIDO

Pag. INTRODUCCION 4 1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU

RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR 7 2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 8

2.1. Objetivo General: 8 2.2. Objetivos Específicos: 8 2.3. Resultados Esperados: 8

3. MARCO DE REFERENCIA 9

3.1. Marco Teórico. 9 3.2. Marco Conceptual. 9 3.3. Marco Contextual O Geográfico. 10

3.3.1 Ubicación 11 3.3.3. Plan Estratégico 2008 13

3.4. Marco Histórico. 14 3.5. Marco Normativo O Legal. 17

3.5.1 Constitución 18 3.5.2 Leyes 18 3.5.3 Decretos 19 3.5.4 Resoluciones 20

4. METODOLOGÍA 21

4.1. Tipo De Estudio, Método Y Técnicas De Recolección De Información.21 4.2. Fases Y Actividades. 21 4.3. Fuentes De Información. 22

4.3.1. Fuentes de Información Primarias. 22 4.3.1. Fuentes de Información Segundarias. 23

5. MANUAL DE CONTRATACIÓN 25

5.1. GLOSARIO 25 5.2. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN 36 5.3. MARCO NORMATIVO O LEGAL 40 5.4. REGÍMEN DISCIPLINARIO APLICABLE 43 5.5. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN 44 5.6. COMITÉS DE CONTRATACIÓN 46 5.7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 47

5.7.1 PARA EL PROCESO DE LICITACION 47 5.7.2 PARA EL PROCESO DE SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA. 58 5.7.3 PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN CON UNA OFERTA. 69

84

BIBLIOGRAFIA 81 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 82

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LISTA DE FIGURAS

Pag

Figura 1. Organigrama de La Terminal de Transporte S.A. 13 Figura 2. Mapa de Bogota 13 Figura 3. Terminal de Transporte de Bogota y su entorno 14 Figura 4. Vista aérea de la Terminal de Transporte 14 Figura 5. Plano general de la Terminal de Transporte 15

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LISTA DE ANEXOS

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Anexo A. Resolución 37 del 8 de mayo de 2008 99

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