introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa

Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona

Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa

2

1 Introducció a l’autorització de la despesa

1.1 Introducció

1.2 Canals i arquitectura

1.3 Detalls de la delegació

1.4 Operativa i bases d’execució del pressupost

2 Guia ràpida de l’aplicació d’autorització de la despesa

2.1 Accés a l’aplicació

2.2 Funcions comunes per a totes les pestanyes

2.3 Reserva, autorització i disposició

2.4 Obligacions

2.5 Modificacions de crèdit

2.6 Notes de càrrec

3 Consultes, suggeriments i incidències

0 Índex de continguts

3

• El projecte Atenea Ecofin consisteix en la implantació d’un sistema de gestió econòmica basat en l’aplicació SAP.

• El sistema d’aprovació de la despesa es basa en la confirmació d’una pregunta del sistema sobre l’acció d’autoritzar.

• L’autorització s’executa prement un botó d’una pantalla del sistema de gestió (SAP) o de la nova aplicació d’autorització de la despesa, que s’allotja a la intranet.

• La necessitat d’autoritzar resulta del procediment de tramitació.

• La persona que autoritza la despesa és, per definició, la persona responsable del crèdit.

• Com que es tracta d’un document intern de la Universitat de Barcelona, la seguretat de l’acció d’autoritzar la garanteixen:

o El sistema informàtic: pel que fa tant a l’accés com al control d’autoritzacions per manipular la base de dades.

o El disseny funcional definit en el projecte: pel que fa a qui és l’actor que actua en cada cas.

1.1 Introducció a l’autorització de la despesa

4

1.2 Una acció, dos canals d’execució

• Un document pressupostari, inclòs en un expedient comptable, arriba a un punt en què es pot dur a terme l’autorització, tant des del sistema informàtic com des de la intranet.

• Com a norma general, els responsables dels centres gestors i projectes fan l’autorització de la despesa a través de la intranet.

• En cas de delegació, hi ha d’haver el document de delegació (formulari) i el document pressupostari, signats pel responsable del crèdit, en paper o en format electrònic.

Creació del document pressupostari (expedient comptable)

Creació del document pressupostari (expedient comptable)

Adjunció de la documentació

Adjunció de la documentació

Autorització de la despesa


Validació de l’autorització

Validació de l’autorització

FiFi

Gestors administratius

Gestors administratius

Delegat del responsable del crèdit (gestor administratiu)

Control Intern

Responsable del crèdit (nominal) Autorització

de la despesa


Documentació justificativa de la despesa (PDF)

Documentació justificativa de la delegació, en general

Formulari amb les dades SAP imprès i signat manualment pel responsable nominal

5

1.2 Arquitectura involucrada en l’aplicació web d’autorització

Sempre s’accedeix a l’aplicació web d’autorització de la despesa via la intranet. Aquesta aplicació resideix en un servidor, amb la resta d’aplicacions web de la Universitat de Barcelona i accedeix via web service al sistema informàtic SAP.

Sempre s’accedeix a l’aplicació web d’autorització de la despesa via la intranet. Aquesta aplicació resideix en un servidor, amb la resta d’aplicacions web de la Universitat de Barcelona i accedeix via web service al sistema informàtic SAP.

6

La delegació de l’autorització permet que els responsables del crèdit deleguin l’acte informàtic d’autorització (en el marc del sistema informàtic) a un gestor administratiu.

• La delegació s’aplica en un sentit ampli, no per a un document, un projecte o un centre de cost concrets, sinó per a tot.

• La delegació implica que el responsable del crèdit signi un document que ho autoritza. Aquest document (en suport electrònic o en paper) forma part de l’expedient.

• L’autorització delegada queda enregistrada com a dada de l’expedient.

• L’oficina de Control Intern pot consultar, posteriorment, el document de delegació en la tramitació massiva o com a dada de l’expedient.

• La persona delegada que rep l’autorització només pot ser un usuari del sistema informàtic (no del web) i no pot, al seu torn, tornar a delegar l’acció en algú altre.

• Si escau, una persona que n’hagi delegat una altra pot continuar autoritzant via la intranet. Per tant, pot haver-hi competència múltiple d’autorització sobre un mateix document.

1.3 Detalls de la delegació

7

Tant via el sistema informàtic com via la intranet:• L’usuari ha d’autenticar-se amb un nom d’usuari i una contrasenya, i estar donat d’alta a l’LDAP de la Universitat de Barcelona amb un atribut concret.

• L’usuari només veu l’opció d’autoritzar un determinat document si té permisos per fer-ho. La determinació del permís segueix la lògica següent:

• El NIF de l’usuari de la intranet que fa l’acció d’autoritzar o de rebutjar queda enregistrat en la base de dades del sistema informàtic. El nom i els cognoms associats al NIF s’extreuen del mestre de creditors.

o Aquest mestre s’actualitza a diari per mitjà d’un procés que llegeix del XIPER.

o Per tant, quan Control Intern miri qui ha autoritzat la despesa, veurà el NIF, el nom i els cognoms del responsable de l’autorització, o el NIUB, el nom i els cognoms del responsable delegat que l’ha autoritzada.

1.4 Operativa

Documents de lògica senzilla (un únic projecte, un únic centre gestor, imports baixos...)

Documents de lògica senzilla (un únic projecte, un únic centre gestor, imports baixos...)

Documents de lògica complexa (diversos projectes o centres gestors de responsables diferents, imports alts...)

Documents de lògica complexa (diversos projectes o centres gestors de responsables diferents, imports alts...)

Els autoritza el responsable directe.Els autoritza el responsable directe.

El responsable d’autoritzar-los es determina segons la taula de decisió.

El responsable d’autoritzar-los es determina segons la taula de decisió.

8

1.4 Bases d’execució del pressupost: fonament de la distribució

• Les bases d’execució del pressupost de la Universitat de Barcelona estableixen qui ha d’autoritzar la despesa.

• Com que se segueixen criteris complexos d’assignació de responsabilitat, és possible que en un moment donat el responsable trobi a faltar algun document. En qualsevol cas, sempre podrà consultar via USEF qui ha d’autoritzar-lo.

2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació

9

http://intranet.ub.eduhttp://intranet.ub.edu

44444444f

2.2 Guia ràpida: funcions comunes per a totes les pestanyes

Identificació del teu nom i NIFIdentificació del teu nom i NIF

10

Per seleccionar tots els documents

d’aquesta pestanya

Per seleccionar tots els documents

d’aquesta pestanya

Per seleccionar només aquest document

Per seleccionar només aquest document

Document següentDocument següent

Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que

prèviament has seleccionat

Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que

prèviament has seleccionat

Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents

Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents

Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que

estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi

hagi documents nous

Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que

estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi

hagi documents nous

Document amb dues línies de posició

Document amb dues línies de posició

Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop

Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop

2.3 Guia ràpida: reserva, autorització i disposició

11

Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament

pel gestor administratiu



Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)

i per data

Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)

i per data

Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb

comanda no menor)

Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb

comanda no menor)

Altres exemples de centres gestors (Física i Química ):2575QU00915000 - Departament d’Enginyeria Química2575QU00918000 - Departament de Ciència dels Materials2574QU00206000 - Facultat de Química2576FI01675000 - Institut de Nanociència i Nanotecnologia25730000200000 - Administració de Centre de Física i de Química25730000203000 - Oficina d’Afers Generals de Física i Química

2.4 Guia ràpida: obligacions

12

Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament




Document PDF escanejat de la

factura corresponent

Document PDF escanejat de la

factura corresponent

Fase pressupostàriaFase pressupostària

Tipus d’IVATipus d’IVA

44444444f

2.5 Guia ràpida: modificacions de crèdit

13

Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per dataDocument PDF que justifica la despesa, annexat prèviament




Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost

Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupost

Altres exemples de projectes:PDZDL05R PROJECTES DOCENTS FINANÇATSRLZDL05J Altres projectes de recerca conv 09RLZ92100 PROJECTES NO AFECTATS DE RECERCARLZNL00K Altres projectes de recerca conv 09

La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen


44444444f

44444444f

2.6 Guia ràpida: notes de càrrec

14

Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data

Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost







Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupost


• En l’apartat de «Gestió Gestió Econòmica» de la intranet podreu trobar:

o Introducció i guia ràpida en PowerPoint.

o Formulari per sol·licitar la delegació d’autorització a un gestor administratiu.

15

o Formulari per sol·licitar un canvi de responsable de centre de cost, centre gestor o projecte.

o Formulari per sol·licitar l’alta, la baixa o la modificació d’un usuari amb llicència per accedir al nou sistema informàtic.


16

•Incidències tècniques, dubtes, consultes i suggeriments: Tel. 93 402 16 87, web: www.ub.edu/iub o bé:

http://www.ub.edu/iub