introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa

Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona

Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa

Barcelona, 14 de juny de 2011

2

1 Introducció a l’autorització de la despesa

1.1 Introducció

1.2 1 acció – 2 canals

1.3 Detalls de la delegació

2 Guia ràpida de l’aplicació d’autorització de la despesa

2.1 Accés a l’aplicació

2.2 Funcions comunes per a totes les pestanyes

2.3 Reserva, autorització i disposició

2.4 Obligacions

2.5 Modificacions de crèdit

2.6 Notes de càrrec

3 Consultes, suggeriments i incidències

0 Índex de continguts

3

• El projecte Atenea Ecofin consisteix en la implantació d’un sistema de gestió econòmica basat en l’aplicació SAP.

• El sistema d’aprovació de la despesa es basa en la confirmació d’una pregunta del sistema sobre l’acció d’autoritzar.

• L’autorització s’executa prement un botó d’una pantalla del sistema de gestió (SAP) o de la nova aplicació d’autorització de la despesa, que s’allotja a la intranet.

• La necessitat d’autoritzar resulta del procediment de tramitació.

• La persona que autoritza la despesa és, per definició, la persona responsable del crèdit.

• Com que es tracta d’un document intern de la Universitat de Barcelona, la seguretat de l’acció d’autoritzar la garanteixen:

o El sistema informàtic: pel que fa tant a l’accés com al control d’autoritzacions per manipular la base de dades.

o El disseny funcional definit en el projecte: pel que fa a qui és l’actor que actua en cada cas.

o El NIF de l’usuari de la intranet que fa l’acció d’autoritzar o de rebutjar queda enregistrat en la base de dades del sistema informàtic. El nom i els cognoms associats al NIF s’extreuen del mestre de creditors. registre electrònic que substitueix la signatura manuscrita que fins ara es feia.

1.1 Introducció a l’autorització de la despesa

4

1.2 Una acció, dos canals d’execució

• Com a norma general, els responsables dels centres gestors i projectes fan l’autorització de la despesa a través de la intranet. Sinó ho fa el responsable delegat.

Creació del document pressupostari (expedient comptable)

Creació del document pressupostari (expedient comptable)

Adjunció de la documentació

Adjunció de la documentació

Autorització de la despesa


Validació de l’autorització

Validació de l’autorització

FiFi

Gestors administratius

Gestors administratius

Delegat del responsable del crèdit (gestor administratiu)

Control Intern

Responsable del crèdit (nominal) Autorització

de la despesa


Documentació justificativa de la despesa (PDF)

Documentació justificativa de la delegació, en general

Formulari amb les dades SAP imprès i signat manualment pel responsable nominal

Necessitat de despesa

Ordinària

1º - Circuit Comanda (AD)1º - Circuit Comanda (AD)

2º - Circuit Factura (O)2º - Circuit Factura (O)+

P. Ex. > 18.000 EUR

Exe

mp

le

5

La delegació de l’autorització permet que els responsables del crèdit deleguin l’acte informàtic d’autorització a un gestor administratiu, però no és pas una delegació de la responsabilitat del càrrec.

• La delegació s’aplica en un sentit ampli, no per a un document, un projecte o un centre de cost concrets, sinó per a tot.

• La delegació implica que el responsable del crèdit:

• Signi un document que ho autoritza.

• Signi cada document pressupostari

• Aquests dos document (en suport electrònic o en paper) forma part de l’expedient.

• L’autorització delegada queda enregistrada com a dada de l’expedient.

• La persona delegada que rep l’autorització només pot ser un usuari del sistema informàtic SAP (no del web) i no pot, al seu torn, tornar a delegar l’acció en algú altre.

• Si escau, una persona que hagi delegat a una altra pot continuar autoritzant via la intranet.

1.3 Detalls de la delegació del acte informàtic

2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació

6

http://intranet.ub.eduhttp://intranet.ub.edu

44444444f

2.2 Guia ràpida: funcions comunes per a totes les pestanyes

Identificació del teu nom i NIFIdentificació del teu nom i NIF

7

Per seleccionar tots els documents

d’aquesta pestanya

Per seleccionar tots els documents

d’aquesta pestanya

Per seleccionar només aquest document

Per seleccionar només aquest document

Document següentDocument següent

Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que

prèviament has seleccionat

Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que

prèviament has seleccionat

Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents

Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents

Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que

estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi

hagi documents nous

Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que

estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi

hagi documents nous

Document amb dues línies de posició

Document amb dues línies de posició

Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop

Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop

2.3 Guia ràpida: reserva, autorització i disposició

8

Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament

pel gestor administratiu



Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)

i per data

Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)

i per data

Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb

comanda no menor)

Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb

comanda no menor)

2.4 Guia ràpida: obligacions

9

Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament




Document PDF escanejat de la

factura corresponent

Document PDF escanejat de la

factura corresponent

Fase pressupostàriaFase pressupostària

Tipus d’IVATipus d’IVA

44444444f

2.5 Guia ràpida: modificacions de crèdit

10

Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per dataDocument PDF que justifica la despesa, annexat prèviament




Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost

Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupostLa persona que autoritza és responsable

del projecte o centre gestor a l’origen

La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen

44444444f

44444444f

2.6 Guia ràpida: notes de càrrec

11

Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data

Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost







Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupost


• En l’apartat de «Gestió Gestió Econòmica» de la intranet podreu trobar:

o Introducció i guia ràpida en PowerPoint.

o Formulari per sol·licitar la delegació d’autorització a un gestor administratiu.

12

o Formulari per sol·licitar un canvi de responsable de centre de cost, centre gestor o projecte.

o Formulari per sol·licitar l’alta, la baixa o la modificació d’un usuari amb llicència per accedir al nou sistema informàtic.


13

•Incidències tècniques, dubtes, consultes i suggeriments: Tel. 93 402 16 87, web: www.ub.edu/iub o bé:

http://www.ub.edu/iub