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Ilustre Colegio de Abogados de Madrid 1

Webminar 16 junio 2020

Ponente: D. Vicente Diaz

Introducción a los Servicios de

Videoconferencia


• Presentación, alcance y objetivos de los servicios interactivos.

• Funcionalidades y usos: ¿ qué tipo de comunicación queremos establecer y que servicio necesitamos?

• Características técnicas; ¿ qué equipos requiere cada tipo de servicio?

• Alternativas del mercado: ¿ qué soluciones nos ofrecen? , sus costes y sus funcionalidades.

• Mejores prácticas y consejos para mejorar la seguridad y calidad en una teleconferencia.

• Preguntas.

Contenido

Introducción a los Servicios de Videoconferencia







• Preguntas.

Contenido



¿ Qué tipo de

Colaboración estamos

buscando establecer?

La Colaboración toma

diferentes formas y las

tecnologías funcionan de

forma diferente

dependiendo del tipo de

Colaboración (p.ej. Co-

Desarrollo, Coordinación,

Codecisión, Compromiso

o Comunidad.

¿ Cual es el beneficio

que se busca de la

tecnología

seleccionada?

Pueden utilizarse para:

ampliar la participación,

disciplina, eficiencia,

información, dinámicas de

grupo...

¿ Se usa la tecnología

colaborativa teniendo a

su receptor en nuestra

mente?

La colaboración a

menudo depende de un

ejercicio voluntario de uso

del tiempo que es algo

discrecional de los

participantes.

¿ Qué está intentando

comunicar y a quién?

¿ Es estrictamente de

negocios, estrictamente

personal o una

combinación? ¿ es

sensible? ¿ debe

perdurar?, etc..

Las Herramientas Colaborativas: ¿ Qué preguntas debemos hacernos antes de empezar?


Ilustre Colegio de Abogados de Madrid 5Introducción a los Servicios de Videoconferencia

• Comunicación personal (pocos): llamada telefónica, Chat, videollamada, etc.

• Reuniones de equipos (varios): entorno controlado, homogéneas, con objetivos definidos.

• Reuniones de negocio (bastantes a bastantes): Interactivas, involucran a terceros, requieren preparación previa y un moderador

• Presentaciones, Webinars (uno o varios a muchos)

Qué tipo de colaboración vamos a realizar?


• Es una evolución de la comunicación telefónica

• Incluye servicios multimedia e interactivos a la voz tradicional


Persona a Persona(s)


• Es una “extensión” de la sala de reuniones incorporando a personas

en otras ubicaciones.

• Los equipos son diferentes e incluye servicios multimedia e

interactivos a la voz tradicional


Persona a Grupo


• La cantidad de participantes es mayor y normalmente

se realiza en un aula o en un auditorio.


Grupos a Grupos







• Preguntas.

Contenido



• … comunicarnos con el resto de las personas: Red de telecomunicaciones

• … que nos oigan: Altavoz

• … oír a las otras personas: Micrófono

• … que nos vean: Cámara

• … ver a las otras personas: Monitor / TV

• … compartir documentos/ficheros ofimáticos: Equipo Informático (PC, portátil, smartphone, Tablet, …)

El equipamiento esta relacionado son los servicios de la interacción, luego necesitamos..


• Conexión a Internet: ADSL/Fibra (Wifi, cable RJ45), Red Corporativa, 3G/4G

• Equipo: PC sobremesa, Portátil, Tablet, ¿ Smartphone?

• Accesorios (para complementar o para mejorar): Altavoces, Micrófono, micro auriculares, Webcam, Sistemas de manos libres, TV

Conexión individual

Aseguremos la compatibilidad de los conectores informáticos (p.ej. USB, USB-C, etc.) y los Audiovisuales (Jack

3,5”, HDMI, etc.): el mismo equipo puede tener distintas alternativas de conexionado.


• Conexión: ADSL/Fibra (Wifi, RJ45), Red Corporativa, 3G/4G

• Equipo: PC sobremesa, Portátil

• Accesorios: Webcam, Sistemas de manos libres, TV

Conexión sala (sencilla)


• Conexión: ADSL/Fibra (Wifi, RJ45), Red Corporativa.

• Equipo: PC sobremesa, Portátil

• Equipo de Videoconferencia de Sala: integra cámara, altavoces y micrófono(s)

• TV/Sistema de proyección de video

Conexión sala (compleja)


• Conexión: Dedicada

• Equipo de Telepresencia: integra y gestiona todos los elementos

• Infraestructura: mobiliario de sala y elementos constructivos específicos.

Conexión Telepresencia


El elemento de peor calidad condiciona la calidad total de la videoconferencia

La red de comunicaciones suele ser el elemento más incontrolable.

Ojo con las baterías: todo mi equipo es perfecto pero a veces lo más importante es un ¡¡¡ enchufe!!!

Compruebe la compatibilidad de conexión de los conectores antes de comprar

El precio si influye: hay webcams desde 20 € hasta 300 €

Puntos a considerar en el equipamiento







• Preguntas.

Contenido



• Redes Sociales de Mensajería

• Aplicaciones Colaborativas

• Aplicaciones de Videoconferencia “en la nube” (Cloud)

Clasificación de las Aplicaciones de Videoconferencia


• Son gratuitas

• Se limitan a unos pocos interlocutores

• El elemento fundamental es que hay que ser

“miembro” de la red social.

• Están orientadas a los smartphones (teléfonos

inteligentes) y tabletas.

Videoconferencia a través de las Redes Sociales de Mensajería.

• Las aplicaciones de Redes Sociales de

Mensajería, en los últimos tiempos, están

incorporando comunicaciones multimedia de

voz y vídeo en sus servicios de interacción.

• Ejemplos:

• Facetime (Apple)

• WhatsApp

• Telegram

• Facebook Messenger.

• ….

Características


• Son parte de las “suite” Ofimáticas (Office 365 de

Microsoft, Google Docs) y están incluidas en su

precio.

• Están orientadas a funcionar en modo “equipos” y la

videoconferencia se complementa con otras

funcionalidad para el trabajo colaborativo:

almacenamiento y trabajo en documentos

compartidos, Chats, flujos de trabajo, etc..

• Están orientadas a comunicaciones multipersona.

• Están orientadas a los PCs (de sobremesa o

portátiles), aunque permiten conexiones de móviles o

Salas.

Videoconferencia a través de Aplicaciones Colaborativas.

• Las aplicaciones de Ofimática y Colaboración

incorporan comunicaciones multimedia de voz y

vídeo en sus servicios de interacción.

• Ejemplos:

• Microsoft Teams (Skype)

• Google Meet (Hangout)

• Slak

• ….

Características


• Tienen versiones gratuitas (con funcionalidad

limitada) y de pago por uso (entre 15 y 20 € por

usuario y mes).

• Disponen de soluciones específicas (educación,

Webminars), etc..

• Están orientadas a comunicaciones multipersona y/o

salas de reuniones.

• Están orientadas a todos los dispositivos (PCs,

Tabletas, Smartphones, Equipos de Sala)

• Son “plug and play” y, en muchos casos funcionan

directamente con el navegador de Internet (Explorer,

Chrome, Firefox, etc.).

Videoconferencia a través de aplicaciones en la nube.

• Son las más utilizadas para entornos

profesionales y tienen interfaces muy parecidos

(íconos, organización de reuniones, acceso a

reuniones, etc.).

• Ejemplos:

• Zoom. www.zoom.us

• Cisco Webex:. www.webex.com

• GoToMeeting. www.gotomeeting.com

• Bluejeans. www.bluejeans.com

• Jitsi Meet (gratuita). www.jitsi.org

• Etc.

Características

http://www.zoom.us/

http://www.webex.com/

http://www.gotomeeting.com/

http://www.bluejeans.com/

http://www.jitsi.org/


Comparación de soluciones

Fuente; Ricoh


• Es similar a crear una cita de calendario (incluso algunas soluciones disponen de conectores para generarlas desde las aplicaciones de calendario como Outlook, Google Calendar, etc.)

• Permiten realizar Videoconferencias “Instantáneas”

¿ Cómo funciona la organización de la videoconferencia?. Programar


• Las citas necesitan hasta tres datos que se pueden remitir por mail yo cita de calendario.

• Enlace: https://us02web.zoom.us/j/@@@@91270950

• Número identificador de la videoconferencia: @@@@ 9127 0950

• Contraseña/Password: jXXxx0020

¿ Cómo funciona la organización de la videoconferencia?. Convocar

¡¡¡ Cuidado con la Seguridad!!!:

Cuanto más fácil es el acceso, más inseguro

https://us02web.zoom.us/j/@@@@3791270950

https://us02web.zoom.us/j/@@@@3791270950


• Dos formas de acceder.

• “pinchar” el enlace e introducir los datos de la videoconferencia.

• Iniciar la app o el programa, seleccionar la opción de “entrar en una reunión” e introducir los datos.

• Ojo con los permisos (móviles y navegadores en PCs) para acceder a la cámara, al micrófono, etc.

• Cuidado con los caracteres especiales en la contraseña.

• Escriba su nombre para que se le identifique correctamente.

¿ Cómo funciona la organización de la videoconferencia?. Acceder.


La barra “aparece” al mover el ratón, tocar una tecla,

tocar la pantalla touchscreen, etc..

En la barra hay botones para:

• La activación y selección de la cámara

• La activación, selección y silencio (mute) del

micrófono

• Compartir pantalla

• Invitar a asistentes

• Chat

• “levantar la mano”, votar, preguntar.

• Etc.

• Y los “puntos” .


¿ Como funciona la barra de herramientas?.


¿ Como funciona la visualización de los asistentes?

“Todos” (los que quepan…) los participantes “Orador en primer plano”

·”Ventana minimizada”

limitaciones

La visualización en móviles y tabletas tiene muchas limitaciones


• Consejo importante: No compartir el Escritorio sino,

únicamente, la aplicación con el documento que

queremos mostrar a la audiencia

• ¡¡¡ Cuidado con el tamaño de letra!!!; en

presentaciones se recomiendan los títulos a 30

puntos y el texto a 20

¿ Cómo compartir pantalla?


Facilidad de uso:

• Los mejores servicios de videoconferencia permiten iniciar sesión, conectarse con las personas adecuadas y listo.

• El servicio de videoconferencia debe ser intuitivo: sin necesidad de consultar un manual o leer instrucciones para cada inicio de sesión.

Buena experiencia:

• La experiencia de videollamada no debe tener videos “congelados”, calidad de audio pobre, o “caídas” del servicio.

• No se conforme con una solución de videoconferencia sin al menos varias pruebas para tomar la decisión.

Criterios de una solución de video conferencia

Interoperabilidad

• Un servicio de videoconferencia interoperable debe permitir a los usuarios conectarse en la misma reunión desde casi cualquier dispositivo o servicio (navegador, Apps de móviles, aplicaciones de Windows o de Mac).

Seguridad

• Accesos seguros con contraseña y control del acceso (p.ej. salas de espera)

• Comunicaciones cifradas.

No busque la solución más barata, busque la mejor solución: Elija una solución que ofrece la

capacidad de hacer todo en la lista anterior, y encontrará que paga sola en poco tiempo.








• Preguntas.

Contenido



• Verifique el audio y la iluminación con anticipación: tome algo de tiempo para asegurarte de que tu micrófono esté funcionando y la iluminación sea correcta.

• Asegúrate de estar en un entorno profesional: Solo porque estás accediendo a tu videoconferencia desde la “oficina de tu casa” no significa que las personas en el otro extremo deberían ver tu cesta de la ropa. Coloque la cámara para que capture su área de escritorio y asegúrese de que esté ordenada. Si estas haciendo videollamadas profesionales, asegúrese de estar en un ambiente profesional (la gente lo nota).

• Mantenga su micrófono silenciado cuando no esté en uso: Es posible que desee silenciar su micrófono cuando no es su turno de hablar. Si no, otros pueden escuchar que tose, tragar, susurrar, respirar o golpearse las manos el escritorio.

• Cuidado con el eco: si te unes desde una ubicación que está cerca de otro participante de la reunión, usted puede escuchar un eco. Una forma de evitar un eco es usar auriculares.

• No tenga conversaciones paralelas: a menos que sea un proceso completo emergencia, no hable con personas fuera de cámara. Es grosero y poco profesional.

Uso y mal uso de las Aplicaciones de Videoconferencia



• Intenta no moverte demasiado: No tienes que sentarte completamente quieto, pero trata de no ser demasiado nervioso porque los otros te verán rebotando en el otro extremo y, además, los micrófonos son directivos.

• Mira directamente a la cámara: Mira a la cámara cuando hablas aunque esté un poco más alto que nivel de la cara. Quieres que la gente piense que estás hablando para ellos, no la pantalla de la PC.

• Ser un moderador activo. Gestionar la conferencia con más formalidad que en un cara a cara. Seguir quién ha intervenido y quién no.

• Asegurarse que la conferencia es audible. Antes de empezar comprobar que todos pueden oír y ser oídos y asegurarse que se utiliza la función de mute para evitar el ruido ambiental.

• Asegurarse que la conferencia tiene un inicio claro: al inicio explicar el propósito, expectativas y duración e informar de qué personas están en línea.

• Preguntas directas a participantes específicos, no lancemos preguntas genéricas a todos.

• Usar técnicas de escucha reflexiva: “así que lo que estas diciendo es…”

Uso y mal uso de las Aplicaciones de Videoconferencia (2)



• Resumir de tiempo en tiempo.

• Despedir la conferencia formalmente: agradecimiento, oportunidad para comentarios finales. “Un buen final es el mejor inicio de la siguiente”

• Mantener la atención de forma que se eviten que se utilicen otros canales (p.ej. el mail). No es gratis, hay competir por la atención.

• Hay que formarse en técnicas de video conferencia.

• En las Salas de Conferencia:

• Haz zoom con el objetivo de la cámara lo más que te atrevas, y luego… haz más zoom.

• Para parecer natural, hay que practicar gestos no naturales o exagerados (la cámara ansía la emoción)

• Comenzar una videoconferencia sin retrasos es más difícil que una reunión cara a cara (comprobar enlaces y mandos)

Uso y mal uso de las Aplicaciones de Videoconferencia (y3)



Soluciones en el ICAM


¿ Como participar en una vista judicial virtual?

https://video.justicia.es

https://video.justicia.es/


¿ Como participar en una vista judicial virtual? (2)


¿ Como participar en una vista judicial virtual? (3)


¿ Como participar en una vista judicial virtual? (y4)


• Cloud- Based Video Conferencing for Dummies. Wiley Brand

• Cómo participar en una vista judicial virtual http://www.icpm.es/downNews/3367_vistas%201.jpg

• Introducción al uso de Zoom https://www.ubu.es/system/files/portal_page/files/vt_manual_usuario_zoom.pdf

• Centro Criptológico Nacional, “El uso de Zoom y sus implicaciones para la seguridad y privacidad. Recomendaciones y buenas prácticas”: https://www.google.com/search?q=seguridad+uso+zoom+centro+criptogra&ie=&oe=

• Guía de referencia rápida de Cisco Webex (en inglés): https://www.cisco.com/c/dam/en/us/td/docs/collaboration/webex_centers/esp/Cisco_WebEx_Meeting_Center_Video_Device_Enabled_Meetings_QRG.pdf

• Guías de referencia rápida de GoToMeeting: https://www.gotomeeting.com/es-mx/meeting/join-meeting?sc_lang=es-mx

Bibliografía y enlaces de interés

http://www.icpm.es/downNews/3367_vistas%201.jpg

https://www.ubu.es/system/files/portal_page/files/vt_manual_usuario_zoom.pdf

https://www.google.com/search?q=seguridad+uso+zoom+centro+criptogra&ie=&oe=

https://www.cisco.com/c/dam/en/us/td/docs/collaboration/webex_centers/esp/Cisco_WebEx_Meeting_Center_Video_Device_Enabled_Meetings_QRG.pdf

https://www.gotomeeting.com/es-mx/meeting/join-meeting?sc_lang=es-mx


Gracias

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