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CODIGO: SGII-SG-007-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL

UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL

TITULO:

INTERNAMIENTO, CONSERVACION,

TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL

DEL INDECI

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual

de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Revisado por: Secretaría General e Imagen

Institucional

VºBº por: Oficina de Planificación y

Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: SGII-SG-007-05 PAG

Sede Central INTERNAMIENTO, CONSERVACION, TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 2/31

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento para el Internamiento, Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo General del INDECI, en el que se determinan las responsabilidades para el Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo General, la Formulación y Aprobación del Programa de Control de Documentos, la Transferencia de Documentos del Archivo General del INDECI al Archivo General de la Nación, y la Eliminación de Documentos del Archivo General.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para todas las Unidades Orgánicas y los Organos Desconcentrados del INDECI, quienes deben solicitar el ingreso de la documentación al Archivo General a través de la Secretaría General.

Describe las actividades desde la comunicación de la Secretaría General a cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado acerca de la documentación concerniente al penúltimo año o periodo anterior a éste, para su respectivo archivamiento en el Archivo General del INDECI hasta la transferencia o eliminación de las unidades de archivamiento al Archivo General de la Nación.

3. BASE LEGAL

3.1. Constitución Política del Perú.

3.2. Decreto Ley Nº 19338 – Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000.

3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento.

3.4. Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.

3.5. Decreto Ley Nº 19414 – Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.

3.6. Decreto Supremo Nº 022-75-ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Nº 19414.

3.7. Ley Nº 25323 – Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.

3.8. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 25323 – Reglamento del Sistema Nacional de Archivo.

3.9. Decreto Legislativo Nº 120 – Ley Orgánica del Archivo General de la Nación.

3.10. Decreto Legislativo Nº 007-82-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación.

3.11. Ley Nº 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación.

3.12. Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.



3.13. Resolución Jefatural Nº 117-86-AGN-J, que aprueba la Directiva Nº 003-86-AGN-DGAI: Normas para la Formulación del Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

3.14. Resolución Jefatural Nº 133-86-AGN-J, que precisa que la RJ Nº 073-85-AGN-J es de aplicación para la documentación con menos de 30 años de antigüedad, y que la documentación mayor a 30 años de los archivos de los sectores públicos serán transferida al Archivo General de la Nación o los Archivos Departamentales, según corresponda.

3.15. Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN-J, que aprueba las siguientes Directivas:

3.15.1. Directiva Nº 004-86-AGN-DGAI: Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

3.15.2. Directiva Nº 005-86-AGN-DGAI: Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

3.15.3. Directiva Nº 006-86-AGN-DGAI: Normas para la Eliminación de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

3.15.4. Directiva Nº 007-86-AGN-DGAI: Normas para la Conservación de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo General:

4.1.1. Cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado debe solicitar a la Secretaría General el ingreso de la documentación para su respectivo archivamiento en el Archivo General del INDECI.

4.1.2. La documentación ha transferir debe estar adecuadamente ordenada y completa por parte de cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI.

4.2. Formulación y Aprobación del Programa de Control de Documentos:

El Jefe del INDECI designará mediante Resolución Jefatural a los miembros del Comité de Evaluación de Documentos, el que se encargará de formular el Programa de Control de Documentos y estará integrado por el Jefe del INDECI o su representante, el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica, el Director o Jefe de cada unidad orgánica u órgano desconcentrado del INDECI y el Secretario General del INDECI.

4.3. Transferencia de Documentos del Archivo General del INDECI al Archivo General de la Nación, y Eliminación de Documentos del Archivo General:

4.3.1. Programa de Control de Documentos debidamente aprobado.



4.3.2. Solicitud dirigida al Archivo General de la Nación, para que autorice la transferencia o de eliminación de documentos del INDECI, adjuntando el inventario de documentos para transferencia o eliminación, según corresponda.

4.3.3. Si el Programa de Control de Documentos no se encuentra aprobado, el INDECI deberá solicitar al Archivo General de la Nación la transferencia o la eliminación de los documentos, según corresponda, adjuntando un informe de opinión favorable elaborado por el Comité Evaluador de Documentos.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Jefe del INDECI.

5.2. Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica.

5.3. Director o Jefe de cada Unidad Orgánica y Organo Desconcentrado del INDECI.

5.4. Secretario General del INDECI.

5.5. Unidad de Secretaría General.

5.6. Comité de Evaluación de Documentos.

6. CONSIDERACIONES

CONSIDERACIONES GENERALES

6.1. El Archivo General deberá contar con locales apropiados, equipo, mobiliario y materiales necesarios para la protección y conservación de los documentos. El local del Archivo General deberá estar distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y de lugares excesivamente húmedos, asimismo deberá contar con sistemas de alarmas para prevenir robos, incendios u otro tipo de siniestros.

6.2. El personal que labora en el Archivo General del INDECI debe tener formación y experiencia en la gestión y administración de archivos, trámite documentario y administración pública, con el objeto de llevar un mejor manejo, control y conservación de la documentación de la Institución.

6.3. Es necesario que el usuario interno tenga conocimiento de la ubicación de los documentos solicitados, los plazos de retención en el Archivo General del INDECI o la ruta de trámite o de transferencia del documento.

6.4. Este proceso estará conformado por cuatro (4) subprocesos, son los siguientes:

a) Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo General: Se refiere a la transferencia de los documentos de los archivos de las unidades orgánicas o de los órganos desconcentrados al Archivo General del INDECI, y su posterior ubicación en los estantes respectivos.



b) Formulación y Aprobación del Programa de Control de Documentos (PCD): proceso conducido por el Comité de Evaluación de Documentos, designado por el Jefe del INDECI. Este PCD establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación.

Lo recomendable es que el PCD sea elaborado cuando la documentación, materia de análisis, se encuentre en las unidades orgánicas u órganos desconcentrados, con un máximo de un año de antigüedad. Determinando:

� El tiempo que se quedarán almacenados en los archivos de cada unidad orgánica.

� El tiempo que se quedarán almacenados en el Archivo General del INDECI.

� Cuando van a ser transferidos al Archivo General de la Nación.

c) Transferencia de Documentos del Archivo General del INDECI al Archivo General de la Nación: Este proceso consiste en trasladar aquellos documentos cuyo periodo de retención en el Archivo General del INDECI haya concluido, de acuerdo al Programa de Control de Documentos (PCD). Teniendo en cuenta que toda transferencia al Archivo General no necesariamente conlleva a la eliminación definitiva del documento.

La finalidad de este proceso es descongestionar los archivos administrados; aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales archivísticos; y, garantizar la integridad de la conservación del patrimonio documental. Todo documento mayor a 30 años de antigüedad deberá ser transferido al Archivo General de la Nación.

d) Eliminación de Documentos del Archivo General: El principal objetivo de este proceso, es eliminar los documentos innecesarios en los archivos administrativos del INDECI. El requisito para que se lleve a cabo este proceso (al igual que para el proceso anterior), es que el PCD haya sido formulado y aprobado.

En caso de no haber sido aprobado el PCD se podrá solicitar la eliminación con un informe de opinión favorable del Comité de Evaluación de Documentos. Toda eliminación de documentos será autorizada y ejecutada por el Archivo General de la Nación.

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS

6.5. Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo General

6.5.1. En los meses de Febrero y Marzo se recepcionarán y revisarán los documentos de las distintas unidades orgánicas para su internamiento en el Archivo General del INDECI, respetando las fechas y plazos comunicados oportunamente por la Secretaría General a cada unidad orgánica para que efectúe el internamiento del Acervo Documentario en el Archivo General del INDECI.



Para ello cada unidad orgánica u órgano desconcentrado deberá preparar con anticipación su documentación según el tipo de serie documental y el orden correlativo de las fechas de los documentos, sin esperar la comunicación de la Secretaría General.

6.5.2. Toda coordinación para dicho internamiento, se realizará con el responsable del Archivo General del INDECI.

6.5.3. El Sistema de Correspondencia (SISCO), el cual sirve para ingresar los datos de la documentación, ya sea correspondencia recibida o enviada: Nº de Orden; Nº de Hoja de Trámite o Registro del documento, según corresponda; fecha de Hoja de Trámite (fecha de registro); fecha del documento; número del documento; clasificación de seguridad; nombre de la entidad o de la unidad orgánica que remite o envía el documento; y por último, una breve descripción del asunto principal del documento. Estos datos de registro deberán estar contemplados en el Indice de cada legajo.

6.5.4. Internada la documentación de las unidades orgánicas u órganos desconcentrados en el Archivo General del INDECI, el Técnico en Archivo debe ingresar al Sistema1 de Correspondencia (SISCO) la ubicación del legajo correspondiente, es decir, Letra y Número del estante, con la finalidad de ubicar en forma rápida la documentación, a través del sistema se emitirán los reportes de la documentación internada al Archivo General por unidad orgánica u órgano desconcentrado.

6.5.5. Una vez revisada la documentación completa de la Unidad Orgánica que desea realizar la transferencia al Archivo General, ésta deberá ser internada de la siguiente manera:

i. La correspondencia deberá ser archivada con un documento sustentatorio, debidamente legajado, en forma correlativa y cronológica (día, mes y año).

ii. Asimismo, se indicará si es correspondencia enviada o recibida (todo documento de correspondencia recibida deberá ir acompañado de su respectiva Hoja de Trámite), insertándose una hoja adicional (índice del legajo) en la que se detalle el contenido del mismo, según modelo que se muestra en el Anexo 1, de ser posible este detalle puede ser digitado en un diskette para su posterior migración a la Base de Datos del Archivo General.

iii. Con la finalidad de uniformar la presentación de los legajos, éstos deberán forrarse con papel lustre y vinifán, adecuándose en ellos los lomos diseñados para tal fin, de acuerdo al modelo que se muestra en el Anexo 2 que se adjunta.

6.5.6. La clasificación de los documentos en el Archivo General se regirá por el principio de procedencia administrativa y el principio de orden original. De acuerdo a dichos principios, la clasificación se hará respetando la unidad orgánica de origen de los documentos y manteniendo el orden que se les dio en ella.

1 O al Sistema de Trámite Documentario equivalente.



6.6. Formulación, Aprobación y Remisión del Programa de Control de Documentos

6.6.1. Para la formulación del Programa de Control de Documentos (PCD) se tendrán en cuenta los valores temporal y permanente de los documentos:

� Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originó.

� Son documentos de valor permanente:

a) Los relativos a los asuntos administrativos fiscales, contables, legales, financieros y otros indispensables para la entidad de origen o para otras entidades.

b) Los referentes a la protección de los derechos de los ciudadanos.

c) Los que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus atribuciones y las funciones establecidas por la Ley, la estructura orgánica, los planes operativos y los procedimientos administrativos.

d) Los que aportan una contribución sustancial al estudio y a la investigación en cualquier campo del conocimiento.

6.6.2. El PCD estará conformado por el Inventario de las Series Documentales (ISD), la Tabla General de Retención de Documentos (TGRD), y el Indice Alfabético de las Series Documentales (IASD).

6.6.3. El proceso de formulación del PCD será conducido por el Comité de Evaluación de Documentos (CED), designado por el Jefe del INDECI y estará integrado por los siguientes miembros:

a) Un representante de la Alta Dirección del INDECI, quien lo presidirá.

b) El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante.

c) El Jefe o Director de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI cuya documentación será evaluada.

d) El Técnico Administrativo responsable de la gestión del Archivo General del INDECI.

6.6.4. El Director o Jefe de cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado en coordinación con el Técnico Administrativo responsable de la Gestión del Archivo General, elaborará el inventario de las Series Documentales correspondiente a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado de la cual pertenece, y lo remitirá al Comité de Evaluación de Documentos para su aprobación.

6.6.5. Al elaborarse el inventario de las series documentales, deberá describirse cada serie en hojas diferentes a fin de facilitar su actualización.



6.6.6. Los inventarios de las series documentales serán analizados por el Comité de Evaluación de Documentos - CED, a fin de determinar el valor de cada una de las series e indicar sus periodos de retención en los archivos correspondientes.

6.6.7. La Tabla General de Retención de Documentos y el Indice Alfabético de las Series Documentales, se elaborarán luego del estudio referido en el punto anterior.

6.6.8. El PCD será aprobado por Resolución Jefatural con el dictamen favorable del Archivo General de la Nación. Una vez aprobado será remitido al Archivo General de la Nación en un plazo no mayor de 10 días útiles a partir de la fecha de su aprobación.

6.6.9. Los formatos y las instrucciones de uso de los documentos que integra el Programa de Control de Documentos - PCD, es decir, el Inventario de las Series Documentales (ISD), la Tabla General de Retención de Documentos (TGRD), y el Indice Alfabético de las Series Documentales (IASD) se encuentran en los Anexos de la Directiva Nro. 004-86-AGN-DGAI: Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

6.7. Transferencia de los documentos del Archivo General del INDECI al Archivo General de la Nación.

6.7.1. La finalidad de la transferencia de los documentos de un archivo a otro es: a) Descongestionar los archivos administrativos del sector público

nacional. b) Aprovechar la disponibilidad del espacio físico, equipos y materiales

de los archivos públicos. c) Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio

documental.

6.7.2. La remisión del cronograma Anual de transferencia al Archivo General de la Nación se realizará antes del 31 de marzo de cada año.

6.7.3. Se solicitará al AGN la transferencia de los documentos que estén considerados en el Cronograma de Anual de Transferencia, dicha solicitud de transferencia será acompañada del Inventario de Transferencia de Documentos y será remitida al AGN treinta días (30) antes de la fecha de traslado para la verificación e inspección del supervisor del AGN.

6.7.4. Para la transferencia de los documentos se utilizarán unidades de archivamiento de tamaño uniforme. En cada unidad de archivamiento se empacará una serie documental, manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente.

6.7.5. Las unidades de archivamiento serán rotuladas en el lado frontal. En el ángulo superior izquierdo se anotará el código del INDECI y de la Secretaría General, el año y el número de remisión. En el ángulo superior derecho se indicará el número correlativo correspondiente a la unidad de archivamiento.



6.7.6. Finalizada la transferencia, el responsable del AGN anotará en la parte superior de la parte central de cada unidad de archivamiento el número correlativo que le corresponda dentro del archivo. Luego señalará en el inventario de transferencia de documentos la ubicación de la unidad de archivamiento respectiva.

6.7.7. El original del Inventario de Transferencia de Documentos servirá para organizar el Inventario General de Transferencia que será ordenado cronológicamente de acuerdo al ingreso de los documentos de archivo, la primera copia será archivada de acuerdo a la dependencia remisora y la segunda devuelta a la dependencia remitente, es decir la Secretaría General.

6.7.8. Las instrucciones para la elaboración del Inventario de Transferencia de Documentos, así como sus respectivos formatos, se encuentran en el Anexo 1 de la Directiva Nº 005-86-AGN-DGAI.

6.8. Eliminación de los documentos del Archivo General del INDECI

6.8.1. La finalidad de la eliminación de los documentos del Archivo General es:

a) Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los archivos administrativos del sector público nacional de acuerdo a lo establecido por la Ley.

b) Descongestionar periódicamente los archivos de la administración pública.

c) Aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles en los archivos públicos.

6.8.2. El cronograma anual de eliminación de documentos será remitida al Archivo General de la Nación antes del 31 de marzo de cada año.

6.8.3. Se solicitará al Archivo General de la Nación la autorización para la eliminación de los documentos al vencimiento de los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos.

6.8.4. La solicitud de eliminación estará acompañado con el inventario en original, dos copias de éste y las muestras documentales correspondientes 30 días antes de la fecha establecida en su respectivo cronograma.

6.8.5. El Archivo General de la Nación informará sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud. Si el informe es favorable, el expediente pasará a dictamen de a Comisión Técnica de Archivos a base del cual el Jefe del Archivo General de la Nación expedirá la Resolución que autoriza la eliminación respectiva.

6.8.6. El Archivo General de la Nación es el único facultado para eliminar los documentos cuya destrucción haya autorizado, de acuerdo a las disposiciones legales.

6.8.7. Las instrucciones para la elaboración del Inventario de Documentos para su Eliminación, así como sus respectivos formatos, se encuentran en el Anexo 1 de la Directiva Nº 006-86-AGN-DGAI.



7. SIGLAS

7.1. AGN: Archivo General de la Nación.

7.2. CATD: Cronograma Anual de Transferencia de Documentos.

7.3. CAED: Cronograma Anual de Eliminación de Documentos.

7.4. CED: Comisión Evaluadora de Documentos.

7.5. DGAI: Dirección General de Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación.

7.6. IASD: Indice Alfabético de las Series Documentales.

7.7. IDE: Inventario de Documentos para su Eliminación.

7.8. ITD: Inventario de Transferencia de Documentos.

7.9. OA: Oficina de Administración.

7.10. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

7.11. PCD: Programa de Control de Documentos.

7.12. RD: Resolución Directoral.

7.13. RJ: Resolución Jefatural.

7.14. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.

7.15. SISCO: Sistema de Correspondencia.

7.16. SNA: Sistema Nacional de Archivos.

7.17. TGRD: Tabla General de Retención de Documentos.

7.18. UO: Unidad Orgánica.

8. DEFINICIONES

8.1. Clasificación: La clasificación de los documentos es un procedimiento de gestión documental que se inicia desde la gestación del documento hasta el archivo del mismo. La clasificación consiste en organizar la documentación que ingresa y/o se genera en función al ámbito funcional de cada una de las áreas formando las series documentales.

8.2. Hoja de Trámite: Hoja que adjunta la Secretaría General a todo documento que ingresa por Mesa de Partes y que resume la actividad administrativa que se desarrolla en el proceso de trámite al interior del INDECI.

8.3. SISCO - Sistema de Correspondencia: Software que se emplea para el registro de documentos recibidos y enviados. Permite realizar la búsqueda de documentos y generar reportes para agilizar actividades relacionadas con el control y seguimiento de documentos.



9. GLOSARIO DE TERMINOS

9.1. Administración de Archivos: Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.

9.2. Documento: Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual, cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que se generen en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional, como resultado de sus actividades.

9.3. Eliminación de Documentos: Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación.

9.4. Organización de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

9.5. Programa de Control de Documentos: Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación.

9.6. Serie Documental: Es el conjunto de documentos que poseen características comunes: el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados, y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad.

10. ANEXOS

Anexo 1: Registro de Correspondencia Recibida.

Anexo 2: Diseño del Lomo del Legajo.

INDECI CODIGO: SGII-SG-007-05 PAG

Sede Central

PROCEDIMIENTO: INTERNAMIENTO, CONSERVACION, TRANSFERENCIA Y

ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 12/31

11. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

11.1. SUBPROCESO: INTERNAMIENTO DEL ACERVO DOCUMENTARIO EN EL ARCHIVO GENERAL

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Supervisor Administrativo

1. Elabora un memorando comunicando las fechas y plazos de recepción de los documentos que cada unidad orgánica u órgano desconcentrado desee transferir al Archivo General del INDECI.

Secretario General 2. Firma memorándum y devuelve.

SGII


3. Envía memorándum a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado correspondiente.

Secretaria 3. Recibe memorándum y entrega al Director o Jefe.

Director / Jefe 4. Recibe solicitud, conoce y asigna al responsable.

Responsable

5. Prepara documentación, teniendo en cuenta las consideraciones señaladas en el numeral 6. del presente documento.

6. Elabora y entrega solicitud de ingreso de documentación al Archivo General al Director o Jefe.

Director / Jefe 7. Firma la solicitud y deriva a la Secretaria.

UO / OD

Secretaria 8. Envía solicitud a la Secretaría General, solicita firma de cargo y archiva.

SGII Secretario General

9. Revisa la solicitud de ingreso. NO autoriza el ingreso de la documentación 10. Devuelve la solicitud e indica observaciones.

Secretaria 11. Recibe observaciones y entrega al Director o Jefe, según corresponda.

Director / Jefe 12. Conoce las observaciones de la Secretaria

General y deriva al Responsable para que subsane.

UO / OD

Responsable 13. Recibe indicaciones y subsana. Regresar a la actividad 6.

Secretario General

Autoriza el ingreso de la documentación 14. Ordena la revisión, evaluación e internamiento

del Acervo Documentario al Archivo General. SGII


15. Recibe y deriva autorización al Técnico en Archivo. Entrega autorización a la Secretaria de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado.

Secretaria 16. Entrega autorización al Responsable.

Responsable 17. Conoce autorización, elabora y entrega memorándum de envío de documentos. UO / OD

Director / Jefe 18. Firma memorándum.


Sede Central



UO / OD Responsable 19. Entrega documentación y memorándum a la SGII.


19. Supervisa entrega de documentación de la unidad orgánica al Técnico Administrativo.

Técnico en Archivo

19. Recibe, revisa y firma cargo. 20. Evalúa la documentación recibida. Documentación NO se encuentra completa 21. Elabora informe de observación y entrega al

Supervisor Administrativo.


22. Recibe informe y elabora memorándum de solicitud a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado para su subsanación.

Secretario General 23. Firma el memorándum, regresar a la actividad 11.

SGII

Técnico en Archivo

Documentación se encuentra completa 24. Clasifica la documentación, la ordena y asigna el

número y letra de ubicación en el legajo y en el estante correspondiente.

25. Registra datos en el Sistema de Correspondencia (SISCO).

26. Elabora el índice de registro de cada legajo, prepara el legajo y lo archiva.

27. Coloca el legajo en el estante asignado. Existen más series documentales Ir a la actividad 24. No existen más series documentales Fin del Proceso.


Sede Central



11.2. SUBPROCESO: FORMULACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS


SGII Secretario General 1. Solicita a la Jefatura, designación del CED.

JEFATURA Jefe del INDECI 2. Encarga elaboración del proyecto de RJ para

designar al CED, y da lineamientos para la integración del Comité.

Jefe 3. Asigna responsable para la elaboración del proyecto de RJ y da lineamientos.

OAJ Asesor

4. Recibe asignación del proyecto de RJ. 5. Elabora proyecto de RJ, de acuerdo a los

lineamientos recibidos. Se inicia el proceso “Trámite de Resoluciones”, el que concluye con la recepción de la Resolución Jefatural de cada uno de los miembros del CED.

SGII Secretario General 6. Conoce RJ y asume designación.

UO / OD Director / Jefe 6. Conoce RJ y asume designación.

OAJ Jefe 6. Asume designación.

JEFATURA Jefe 6. Asume designación o delega.

UO / OD Director / Jefe

7. Elabora el Inventario de las Series Documentales (ISD) en coordinación con el Secretario General, el Técnico Administrativo de la SGII y el Técnico en Archivo de la SGII.

Secretario General 7. Coordina la elaboración del ISD.

Técnico Administrativo 7. Coordina la elaboración del ISD. SGII

Técnico en Archivo 7. Coordina la elaboración del ISD.

CED Miembros

8. Analizan el ISD. 9. Determinan los valores de las series

documentales y los periodos de retención. 10. Firman el ISD. 11. Elaboran la Tabla General de Retención y el

Indice Alfabético de las Series Documentales.

OAJ Jefe

Se inicia el proceso de “Trámite de Resoluciones”, el que concluye con la recepción, por parte de cada uno de los miembros del CED, de la Resolución Jefatural que aprueba el PCD.

CED Miembros 12. Reciben y conocen RJ que aprueba el Programa de Control de Documentos (PCD).

SGII Unidad de Secretaría General

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción por parte de la AGN, de la RJ que aprueba el PCD.


Sede Central



AGN Responsable 12. Recibe RJ, Oficio y PCD. 13. Da VºBº al PCD. 14. Notifica la aprobación del PCD al INDECI.

SGII Responsables

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción, por parte del CED, del PCD visado por la AGN.

CED Miembros 15. Conocen la aprobación del Programa de Control

de Documentos (PCD) por parte del Archivo General de la Nación, dando fin al proceso.


Sede Central



11.3. SUBPROCESO: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Secretario General

1. Verifica en el Programa de Control de Documentos, el vencimiento de los periodos de retención y asigna elaboración del Cronograma Anual de Transferencia de Documentos (CATD).

Técnico Administrativo

2. Elabora el CATD en coordinación con el Técnico en Archivo y elabora el oficio para enviar CATD al AGN.

Secretario General

3. Revisa el CATD. NO está conforme con el CADT 4. Emite observaciones. Ir a la actividad 2. Está conforme con el CATD 5. Aprueba el CATD y firma el oficio respectivo.

Continúa en la actividad 7.

SGII

Responsable

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción del CATD del INDECI, por parte de la AGN.

AGN Responsable 6. Recibe y conoce CATD del INDECI.

Secretario General

7. Asigna la elaboración del ITD, al Técnico Administrativo.


8. Elabora el ITD, en coordinación con el Técnico en Archivo, y el oficio dirigido al AGN solicitando la transferencia respectiva.

Técnico en Archivo

8. Coordina la elaboración del ITD con Técnico Administrativo.

Supervisor Administrativo 8. Supervisa y asesora en la elaboración del ITD.

Secretario General

9. Revisa el ITD. NO está conforme con el ITD 10. Emite observaciones, regresar a la actividad 8. Está conforme con el ITD 11. Firma el ITD y la solicitud de transferencia.

Técnico en Archivo

12. Prepara la documentación a transferir al AGN y rotula las unidades de archivamiento.

SGII


12. Prepara la documentación a transferir al AGN y rotula las unidades de archivamiento.

Se aprobó el PCD Ir a la actividad 16. NO se aprobó el PCD 13. Solicita al CED opinión favorable.


Sede Central



CED Miembros 14. Elaboran y firman el Informe de Opinión Favorable para que proceda la transferencia.


15. Recibe y adjunta el Informe de Opinión Favorable al ITD, con la solicitud de transferencia.

16. Entrega el ITD (el original y las 2 copias) con el oficio de solicitud de transferencia al AGN. SGII

Responsable

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega del Oficio y adjuntos al AGN, previa firma del oficio por parte de la Jefatura del INDECI.

Responsable 17. Recibe el ITD, conoce, firma cargo y asigna a un supervisor.

AGN Supervisor

18. Se dirige al INDECI para la verificación respectiva.

19. Verifica e inspecciona el Inventario Físico con el ITD.

SGII

Técnico Administrativo y/o

Técnico en Archivo

19. Reciben y atienden al Supervisor del AGN.

AGN Supervisor

Está conforme con el ITD Continúa en la actividad 27. NO está conforme con el ITD 20. Solicita la subsanación del ITD.

Técnico en Archivo 21. Coordina subsanación del ITD.


21. Subsana el ITD en coordinación con el Técnico en Archivo. Subsanación se realiza inmediatamente 22. Solicita firma del Secretario General.

Secretario General

22. Firma el ITD corregido, regresa a la actividad 19.


Subsanación NO se realiza inmediatamente 23. Verifica el ITD.

NO está conforme con el ITD corregido 24. Emite observaciones, regresa a la

actividad 21. Está conforme con el ITD corregido 25. Elabora oficio solicitando la verificación

del inventario por parte del Supervisor del AGN.

SGII

Secretario General

26. Firma el ITD corregido, ir a la actividad 16.

AGN Supervisor 27. Da conformidad al ITD y concede Transferencia

de Documentos.


Sede Central



SGII Técnico Administrativo

28. Coordina con la OA, e inicia acciones para transportar los documentos a transferir al Archivo General de la Nación.

OA SSGG

Se inicia el proceso de “Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, en el que se trasladan los documentos del Archivo General del INDECI al Archivo General de la Nación.

AGN Responsables

29. Reciben documentación respectiva, verifican unidades de archivamiento con el ITD, si es conforme, anota el Nº correlativo en cada unidad de archivamiento y señala en el ITD su ubicación respectiva. Luego el Jefe del Archivo General de la Nación firma el ITD (original y las dos copias) y entrega al Técnico Administrativo de la SGII una copia como cargo. Continúa en la actividad 31.

30. Archiva el ITD del INDECI. Fin del proceso.


31. Recibe y archiva cargo. 32. Solicita al Técnico en Archivo el registro de la

transferencia realizada. SGII

Técnico en Archivo

33. Registra los documentos transferidos al AGN en el SISCO, dando fin al subproceso de Transferencia de Documentos al Archivo General de la Nación.


Sede Central



11.4. SUBPROCESO: ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL


Secretario General

1. Verifica en el Programa de Control de Documentos el vencimiento de los periodos de retención y asigna elaboración del Cronograma Anual de Eliminación de Documentos (CAED).


2. Elabora el CAED en coordinación con el Técnico en Archivo y elabora el oficio para enviar CAED al AGN. Presenta al Secretario General.

Secretario General

3. Revisa el CAED. NO está conforme con el CAED 4. Emite observaciones, regresa a la actividad 2. Está conforme con el CAED 5. Aprueba el CAED y firma el oficio respectivo.

Continúa en la actividad 7.

SGII

Responsable Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción por parte del AGN del CAED del INDECI.

AGN Responsable 6. Recibe y conoce CAED del INDECI.

Secretario General

7. Asigna la elaboración del IDE al Técnico Administrativo.


8. Elabora el IDE y el oficio dirigido al AGN, solicitando la eliminación de documentos del INDECI, en coordinación con el Técnico en Archivo. Presenta al Secretario General.

Técnico en Archivo

8. Coordina la elaboración del IDE con Técnico Administrativo.

Supervisor Administrativo 8. Supervisa y asesora en la elaboración del IDE.

Secretario General

9. Revisa el IDE. NO está conforme con el IDE 10. Emite observaciones, regresar a la actividad 8. Está conforme con el IDE 11. Firma el IDE, y deriva al Técnico en Archivo.

Técnico en Archivo

12. Prepara la documentación a eliminarse y las muestras representativas de éstos.

SGII


NO se aprobó el Programa de Control de Documentos 13. Solicita al Comité de Evaluación de Documentos

(CED) opinión favorable.

CED Miembros 14. Elaboran y firman el Informe de opinión favorable

para que proceda la eliminación de documentan. Entregan al Técnico Administrativo.


Sede Central




15. Recibe y adjunta el Informe de opinión favorable al Inventario de Documentos para su Eliminación (IDE) con el oficio solicitando la eliminación, luego ir al procedimiento “Administración del Proceso de Trámite Documentario”

Se aprobó el Programa de Control de Documentos 16. Envía el IDE (el original y las 2 copias) con el

oficio de solicitud de eliminación al Archivo General de la Nación.

SGII

Responsable

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de la documentación en el AGN, previa firma del Oficio por la Jefatura del INDECI.

AGN Responsable

17. Recibe el ITD, conoce y firma cargo. 18. Revisa IDE y emite un Informe que declara

procedente o improcedente la eliminación de los documentos.

NO procede la eliminación 19. Envía Informe que sustenta la improcedencia.

Responsable

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de la documentación que sustenta la improcedencia en la SGII.

Secretario General

20. Recibe y conoce Informe de improcedencia para eliminar los documentos.

SGII


21. Recibe y conoce improcedencia. 22. Archiva Informe de improcedencia, dando fin al

proceso.

AGN Responsable

Procede la eliminación 23. Expide una Resolución que autoriza la

eliminación de los documentos. 24. Se envía la Resolución e informe correspondiente

al INDECI.

Responsable

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de la documentación que aprueba el pedido de eliminación de documentos en la SGII.

SGII

Secretario General

25. Conoce la Resolución del AGN autorizando la eliminación de los documentos.

Se inicia el subproceso de “Transferencia de los Documentos del Archivo General del INDECI al Archivo General de la Nación”.

AGN Responsable 26. Elimina los documentos y entrega registro al Técnico Administrativo.


26. Solicita y recibe el registro de los documentos eliminados.

SGII Técnico en

Archivo 27. Registra los documentos eliminados en el SISCO,

dando fin al proceso.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

SGII

Secretaria SecretarioGeneral

INDECI

INTERNAMIENTO DEL ACERVO DOCUMENTARIO EN EL ARCHIVO GENERAL

SupervisorAdministrativo

UO / OD

Responsable

Inicio

1Elabora memorándumcomunicando fechas yplazos para transferir

documentos al ArchivoGeneral del INDECI

Director / JefeUNIDAD DE SECRETARIA GENERAL

Técnico en ArchivoARCHIVO GENERAL

2Firma memorándum

3Envía memorándum

3Recibe memorándum

y entrega

4Recibe memorándumy asigna responsable

5Prepara documentación

6Elabora y entrega solicitud

de ingreso dedocumentación alArchivo General

7Firma solicitud

8Envía solicitud

8

Cargo

9Revisa solicitud

Autorizaingreso

?

Si

No

10Devuelve solicitud eindica observaciones

11Recibe observaciones y

entrega al Director o Jefe

12Conoce observaciones

y deriva

13Recibe indicaciones y

subsana 14Ordena internamiento delAcervo Documentario alArchivo General, previa

revisión y evaluación

15Deriva autorización.Entrega a UO / ODa

15Toma conocimiento de

autorización

16Recibe y entrega

autorización17

Conoce autorización yelabora memorándum de

envío de documentos

18Firma memorándum

19Envía documentación y

memorándum

19

Cargo

19Supervisa

19Recibe, revisa

documentación yfirma cargo

Estácompleto

?

21Elabora y entrega

informe de observaciones

20Evalúa documentos

22Recibe informe y

elabora memorándumsolicitando a la UO

subsanación

23Firma memorándum

24Clasifica documentación,asigna número y letra deubicación en el legajo yestante correspondiente

25Registra en el Sistema

26Elabora el Indice de

Registro de cada legajo,prepara legajo y lo archiva

27Coloca el legajo en el

estante asignado

Másseries

documentales?

Fin

c

Si

No

Si

No

b

a

b

c

SGII

SecretarioGeneralTécnico en Archivo

OAJ

INDECI

FORMULACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Miembros Director / Jefe

JEFATURA

Inicio

1Solicita al Jefe del INDECI

la designación del CED

TécnicoAdministrativo Jefe Asesor

2Encarga elaboración del

proyecto de RJ paradesignar CED, da

lineamientos

CED

3Asigna responsable para la

elaboración del proyectoRJ y da lineamientos

4Recibe asignación

5Elabora proyecto de

RJ de acuerdo alineamientos

Trámite deResoluciones

UO

Jefe

6Asume designación

6Asume designación

6Asume designación

6Asume designación

7Coordina elaboración

del ISD


del ISD


del ISD

7Elabora el ISD en

coordinación con elSecretario General,

Técnico Administrativo yTécnico en Archivo

8Analizan el ISD

9Determinan los valores

de las seriesdocumentales y

periodos de retención

10Firman el ISD

α

α

11Elaboran la tabla

general de retención yel indice alfabético deseries documentales

SGII

SecretarioGeneral

OAJ

INDECI

FORMULACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Miembros Director / Jefe

JEFATURA

Responsable Jefe Secretaria Asesor

CED UO

Jefe

Trámite deResoluciones

12Reciben y conocen RJque aprueba el PCD

Administración delProceso de Trámite

Documentario

AGN

13Recibe RJ, oficio

y PCD

14VºBº PCD

15Notifica aprobación

del PCD


Documentario

16Conocen aprobación

del PCD

Fin

SGII


INDECI

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI AL ARCHIVOGENERAL DE LA NACION

Inicio

1Verifica en el PCD el

vencimiento de los periodosde retención y asignaelaboración del CATD

TécnicoAdministrativo

AGN UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL SecretarioGeneralTécnico en

Archivo

CED

2Elabora el CATD, yel oficio para enviar

al AGN

3Revisa el CATD

Conforme?

Si

No

4Emite observaciones

5Aprueba CATD y

firma oficio

Administración deProceso de Trámite

Documentario

6Recibe y conoce

CATD 7Asigna elaboración

del ITD

8Elabora el ITD y

oficio de solicitud detransferencia

8Supervisa

elaboracióndel ITD

8Coordina

elaboración delITD con el Técnico

Administrativo

9Revisa ITD

Conforme?

11Firma ITD y solicitud

de transferencia


12Prepara documentos atrasladarse y rotula las

unidades dearchivamiento

12Prepara

documentos y rotulalas unidades dearchivamiento

Se aprobóel PCD

?

13Solicita al CED

opinión favorable

14Elaborán y firmanopinión favorable

15Recibe y adjunta

opinión favorable alITD con la solicitud de

transferencia

Responsable

a

a

b

b

16Envía ITD y oficio de

solicitud al AGN

α

Administración deProceso de Trámite

Documentarioe

No

Si

No

Si

2Apoya en

elaboración delCATD

α

SGII


INDECI

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI AL ARCHIVOGENERAL DE LA NACION

TécnicoAdministrativo

AGNUNIDAD DE SECRETARIA GENERAL

SecretarioGeneralTécnico

en Archivo

17Recibe ITD, conoce y

firma cargos

18Supervisor del AGN se

dirige al INDECI

19Verifica e inspecciona

inventario

Conforme?

20Solicita subsanación

del ITD

21Subsana ITD en

coordinación con elTécnico en Archivo

21Coordina

subsanación del ITD

Se subsanainmediatamente

?

23Verifica ITD

22Solicita firma ITD

22Firma ITD

Conforme?


25Elabora oficio

solicitando verificacióndel inventario

26Firma ITD corregido

27Da conformidad al ITD yconcede transferencia

28Coordina con la OA einicia acciones para

transferir documentos alAGN

Servicio de Transportepara Atender a las

Unidades Orgánicas dela Sede Central

OA

SSGG

29Se recibe documentación, yverifican con el ITD, de estarconforme registra, firma ITD

y entrega cargo

30

ITDINDECI

31

Cargo

32Solicita registro de

transferencia en el SISCO

33Registra

transferenciaen el SISCO

FinFin

d

d

c

e

c

No

Si

No

Si

No

Si

19Atiende al Supervisor

del AGN

19Atiende al Supervisor

del AGN

SGII

Responsable

AGNTécnico en Archivo

INDECIELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL

SecretarioGeneral

UNIDAD DE SECRETARIA GENERALTécnico

Administrativo

1Verifica en el PCD el

vencimiento de los periodosde retención y asignaelaboración del CAED

Inicio


2Apoya en elaboracióndel CAED al Técnico

Administrativo

2Elabora el CAED yoficio para enviar al

AGN

3Revisa CAED

Conforme?


5Aprueba CAED y firma

oficio


Documentario

6Recibe CAED y

conoce

7Asigna elaboración del

IDE

8Elabora IDE y oficio desolicitud de eliminación

de documentos

8Supervisa

elaboración del IDE

8Apoya en

elaboración del IDE

9Revisa el IDE

Conforme?


11Firma IDE y solicitud

12Prepara documentos a

eliminarse y las muestrasrepresentativas de éstos

Seaprobó el PCD

?

13Solicita al CED opinión

favorable de eliminación

α

c

Si

No

Si

No

Si

No

OficioCAED

a

a

b

b

14Elaboran y firman

Informe con opiniónfavorable

α

SGII

Responsable

AGNTécnico en Archivo

INDECI

ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL

SecretarioGeneral

UNIDAD DE SECRETARIA GENERALTécnico

Administrativo

CED

15Recibe y adjunta opiniónfavorable al IDE, con lasolicitud de eliminación

16Envía IDE, oficio de

solicitud de elimnación ylas muestras de los

documentos a eliminarse

c


Documentario

17Recibe IDE, conoce y

firma cargos

18Revisa IDE y emite uninforme que declara

procedente oimprocedente la

eliminación

Procede laeliminación dedocumentos

?

19Envía informe que

sustenta laimprocedencia


Documentario

20Recibe, conoce informe

de improcedenciay deriva

21Recibe y conoceimprocedencia

22

Informe

Fin

23Expide una

Resolución paraeliminar documentos

24Envía la Resolución e

Informe

25Conoce Resolución

del AGN


Documentario

SP - Transferenciade Documentos delArchivo General del

INDECI al AGN

26Se eliminan los

documentos y entregaregistro

26Solicita y recibe registro

de documentoseliminados

27Registra documentos

eliminados en el SISCO

Fin

Fin

Si

No

OficioCopia 1

Copia 2IDE

ANEXOS

Anexo 1

Nº ORDEN Nº H.TRAM. F.H.TRAM. F.DOCUM. Nº DOC. C/S PROMOTOR ASUNTOEjemplo:

1 2001001532 23/12/2001 22/12/2001 148-2001 PCM O Presidencia del Consejo de Ministros Remite Información Solicitada

INSTRUCCIONES DE LLENADO:1.- Nº ORDEN: Es el orden de los documentos archivados en el legajo, empezando con el número 1.2.- Nº H.TRAM.: Número de Hoja de Trámite o Registro de Ingreso según corresponda (10 DIGITOS) 4 PRIMEROS CORRESPONDEN AL AÑO DE EMISION3.- F.H.TRAM.: Fecha del registro del documento4.- F.DOCUM.: Fecha del documento.5.- Nº DOC: Número del documento, consignando las siglas de la entidad como extensión.6.- C/S: Clasificación de Seguridad (O:Ordinario, R:Reservado, S:Secreto, C:Confidencial) según corresponda7.- PROMOTOR: Nombre de la Entidad (necesario para poder generar código en el Sistema de Correspondencia)8.- ASUNTO: Breve resumen del asunto del documento.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA AÑO _________

Anexo 2

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

NOMBRE DE DIRECCION U

OFICINA

DOCUMENTOS

ENVIADOS

DEL: AL:

AÑO

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

internamiento, conservacion, …sinpad.indeci.gob.pe/intranetoracle/documentos/sgii_sg...archivo...

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