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CODIGO: DNP-UEEP-001-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION

UNIDAD DE EVALUACION Y EJECUCION DE PROYECTOS

TITULO:

ATENCION DE COMBUSTIBLE O

SUMINISTRO DE HERRAMIENTAS A LOS

GOBIERNOS REGIONALES O LOCALES

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por: Dirección Nacional de Prevención

VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNP-UEEP-001-05 PAG

Sede Central ATENCION DE COMBUSTIBLE O SUMINISTRO DE HERRAMIENTAS

A LOS GOBIERNOS REGIONALES O LOCALES FECHA: 19/07/2005 2/33

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento para la asignación de combustible bajo acciones de reciprocidad entre las Direcciones Regionales de Defensa Civil (DRDC) del INDECI y los Gobiernos Regionales (GGRR) o Locales (GGLL), con la finalidad de desarrollar acciones orientadas a efectuar trabajos de emergencia ante peligro inminente o desastre.

En caso de no considerarse procedente la atención de combustible se efectúa el suministro de herramientas para los trabajos de emergencia.

2. ALCANCE

Describe las actividades desde la solicitud del Gobierno Regional o Local para la firma del Convenio con la Dirección Regional de Defensa Civil del INDECI correspondiente, hasta la entrega del Expediente de Liquidación Técnico-Financiera del convenio por parte del Gobierno Regional a la Dirección Nacional de Prevención (DNP) del INDECI.

Así como, las actividades para el suministro de herramientas a los Gobiernos Regionales o Locales una vez que la calificación de las fichas técnicas determine que no es necesario el empleo de maquinaria pesada.

3. BASE LEGAL

3.1. Decreto Ley N° 19338 y sus modificatorias, aprobadas por Decretos Legislativos N° 442, 735, 905, de creación del Sistema Nacional de Defensa Civil.

3.2. Ley N° 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales. 3.3. Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. 3.4. Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, Reglamento de la Ley del SINADECI, y

su modificatoria Decreto Supremo N° 058-2001-PCM. 3.5. Decreto Supremo N° 059-2001-PCM, Reglamento de Organización y

Funciones del INDECI, modificado por Decreto Supremo N° 005-2003-PCM. 3.6. Resolución Jefatural N° 262-2003-INDECI del 22AGO03, Delegación de

facultades de firma de Convenios de Cooperación Interinstitucional con los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales.

3.7. Resolución Jefatural N° 017-2004-INDECI del 28ENE04, Nueva denominación de Organización y Funcionamiento de Direcciones Regionales de Defensa Civil.

3.8. Resolución Jefatural N° 166-2004-INDECI del 20MAY04, que aprueba la Directiva N° 009-2004-INDECI/10.0 “Procedimiento para la Suscripción de Convenios con los GGRR y/o GGLL para entrega de Combustible para la Ejecución de Trabajos y Atención de Emergencia ante Peligro Inminente.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Solicitud de parte del Gobierno Regional o Local a la Dirección Regional de Defensa Civil del INDECI que corresponda.

4.2. Fichas Técnicas remitidas por las autoridades del Gobierno Regional o Local a la Dirección Nacional de Prevención (DNP) del INDECI para su evaluación y aprobación.




4.3. Registro del peligro y/o emergencia por parte de las autoridades del Gobierno

Regional o Local en el Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres (SINPAD), donde se detalla una evaluación preliminar de riesgos y/o daños.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos de la Dirección Nacional de Prevención.

5.2. Dirección Nacional de Prevención (DNP). 5.3. Dirección Nacional de Operaciones (DNO). 5.4. Dirección Nacional de Logística (DINALOG). 5.5. Oficina de Administración (OA). 5.6. Dirección Regional de Defensa Civil del INDECI, que corresponda.

6. DIAGRAMA DE BLOQUES

7. CONSIDERACIONES

7.1. La información de las fichas técnicas presentadas por los Gobiernos Regionales o Locales antes de ser evaluadas por la Dirección Nacional de Prevención (DNP) deben de ser verificadas en el Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres (SINPAD) del que se obtendrá un reporte con la verificación y registro del peligro inminente, de la emergencia ocurrida y los trabajos de rehabilitación (como parte de la respuesta de la emergencia).

7.2. Las cotizaciones de las estaciones de servicio de gasolina (grifos) presentadas por el Gobierno Regional o Local deben contar con la visación de la Dirección Regional de Defensa Civil del INDECI correspondiente.

ATENCION DE COMBUSTIBLE O SUMINISTRO DE HERRAMIENTAS

GG.RR O GG.LL SOLICITA

ASIGNACION DE COMBUSTIBLE

Pel

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ia

INFORME DE EVALUACION DE RIESGOS ANTE PELIGRO INMINENTE

DD

RR

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DE

CE

NTR

AL

GG.RR O GG.LL FIRMA CONVENIO PARA LA ATENCION DE

EMERGENCIA

INFORME DE EVALUACION DE DAÑOS EN EMERGENCIA, REHABILITACION (APOYO DE LA EMERGENCIA)

SUMINISTRO DE MATERIAL LOGÍSTICO

(HERRAMIENTAS)




7.3. El consumo del combustible será controlado por medio de los reportes de consumo que presente el Gobierno Regional o Local a la Dirección Regional de Defensa Civil del INDECI correspondiente.

7.4. En el caso, que habiéndose calificado las fichas técnicas no se apruebe la firma del convenio, la Dirección Regional de Defensa Civil del INDECI que corresponda proporcionará apoyo logístico consistente en herramientas (picos, palos, carretillas, etc.), al Gobierno Regional o Local para la ejecución de los trabajos de rehabilitación.

7.5. En caso que el Gobierno Regional o Local, no cumpla con la ejecución de las obras y trabajos en zonas críticas o disponga del combustible de manera no contemplada en el convenio firmado entre el Gobierno Regional o Local y la Dirección Regional de Defensa Civil, ésta última podrá dar por culminado el convenio firmado y notificar a la Oficina de Asesoría Jurídica para las acciones legales correspondientes.

7.6. Las herramientas que el INDECI adquiere se encuentran consignadas como bienes de distribución gratuita, no constituyendo bienes patrimoniales, considerado así por las normas de la Superintendencia de Bienes Nacionales, por tanto el INDECI no está obligado a ejercer supervisión y control sobre dichos bienes.

7.7. Las herramientas son entregadas con PECOSA a los Alcaldes, en su calidad de Presidente del Comité de Defensa Civil (bienes que deben ser usados para trabajos comunales), su uso está destinado tanto para labores preventivas contra peligros inminentes, emergencias, y rehabilitación en apoyo a la emergencia.

7.8. Al culminar las obras el Gobierno Regional o Local debe presentar la liquidación correspondiente para el sustento del combustible solicitado, y los documentos que deberá contener el expediente de Liquidación son los siguientes:

a. Documentos Obligatorios: Son aquellos que deben estar presentes como mínimo para considerar aceptable la liquidación practicada, de acuerdo a la modalidad contractual:

Por Contrata: � Expediente Técnico del Proceso. � Resolución Directoral de Aprobación del Expediente Técnico. � Resolución Directoral de Adjudicación de la Buena Pro. � Contrato de ejecución de Obra. � Acta de Entrega del Terreno. � Ensayos de control de calidad de los materiales (solo para los casos

en que exista concreto estructural, en volumen mayor a 50 m3 y que no sea verificable) o Declaración Jurada del Contratista de haber cumplido con las Especificaciones Técnicas y procesos constructivos.

� Valorizaciones (no obligatorias en el caso de ser pago único). � Comprobantes de Pago y/o Facturas. � Declaración Jurada de no adeudos a SENCICO, IPSS, FONAVI,

CONAFIVER, del contratista. � Cuaderno de obra en copia legalizada, fedateada o copia simple.




� Ficha técnica de documentos de archivo con el Visto Bueno del

Supervisor.

� Informe Final del contratista, el que deberá contener: o Memoria descriptiva valorizada. o Memoria descriptiva del proceso de construcción con sus

conclusiones y recomendaciones. Por Convenio: � Expediente Técnico (memoria descriptiva, especificaciones técnicas,

presupuesto, análisis de costos unitarios, planos). � Convenio base y/o Proyecto de Convenio. � Resolución Directoral de Aprobación del Expediente Técnico. � Convenio de Ejecución de Obra. � Acta de Entrega del Terreno (si se encuentra estipulado en el

convenio). � Ensayos de control de calidad de los materiales y que no sea

verificable (solo para los casos en que exista concreto estructural). � Cuaderno de Obra en original, o una de las tres copias y/o Libreta de

Campo simple. � Ficha técnica de documentos de archivo con el Visto Bueno del

Supervisor. � Informe Final del Ejecutor, el que deberá contener: Memoria

descriptiva del proceso de construcción con sus conclusiones y recomendaciones, metrados de post construcción, panel fotográfico del proceso constructivo, planos de replanteo (solo si ha habido modificaciones al proyecto).

� Rendición de cuentas en concordancia con lo estipulado en el Convenio, o notas de contabilidad preparado por la Oficina de Rendición de Cuentas de la Oficina de Administración.

b. Documentos Prescindibles: Son aquellos documentos que podrán ser reemplazados por el Acta de Constatación a cargo de la Comisión de Liquidación, con participación del profesional liquidador, y/o convalidado por otro documento. En el caso de existir la Liquidación Final del contratista, ésta será tomada referencialmente y no exime de continuar con el procedimiento Por Contrata: � Informe Final del supervisor de obra. � Acta de Recepcion de obra. � Liquidación Final de Obra ejecutada por el contratista. � Notificación u oficio al contratista indicando la Adjudicación de la

Buena Pro. � Informe Final del contratista, el que deberá contener:

o Memoria de post construcción. o Panel fotográfico del proceso constructivo.

Por Convenio: � Informe Final del supervisor de obra. � Acta de Recepción de obra.




� Liquidación final de obra. � Liquidación Financiera. � Oficio a la Entidad comunicando el encargo de ejecución de obra por

Convenio.

8. DEFINICIONES

8.1. Expediente Técnico: Conjunto de documentos requeridos oficialmente para definir una determinada obra pública. Comprende, entre otros: memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudios de suelos, fórmulas polinómicas, proforma de contrato y bases de licitación según el caso.

8.2. Autorización: Es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección.

8.3. Metrados: Constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se han previsto ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo de obra, por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida.

9. GLOSARIO DE TERMINOS

9.1. Emergencia: Estado de daños sobre la vida, el patrimonio y el medio ambiente ocasionados por la ocurrencia de un fenómeno natural o tecnológico que altera el normal desenvolvimiento de las actividades de la zona afectada.

9.2. Peligro: La probabilidad de ocurrencia de un fenómeno natural o tecnológico potencialmente dañino, para un período específico y una localidad o zona conocida. Se identifica, en la mayoría de los casos, con el apoyo de la ciencia y la tecnología.

9.3. Peligro Inminente: Peligro natural o tecnológico (inducido por la actividad del hombre) que puede presentarse en un lugar con una alta probabilidad de causar riesgos (probables víctimas, daños a la infraestructura de desarrollo y al medio ambiente), situación que puede ser superada con la adopción de medidas de prevención inmediatas.

9.4. Rehabilitación: Acciones que se realizan inmediatamente después del desastre. Consiste fundamentalmente en la recuperación temporal de los servicios básicos (agua, desagüe, comunicaciones, alimentación y otros) que permitan normalizar las actividades en la zona afectada por el desastre. La rehabilitación es parte de la Respuesta ante una Emergencia.

10. ANEXOS

10.1. Anexo 1: Convenio de Cooperación Interinstitucional entre el Instituto Nacional de Defensa Civil y el Gobierno Regional.

10.2. Anexo 2: Convenio de Cooperación Interinstitucional entre el Instituto Nacional de Defensa Civil y la Municipalidad Provincial (Gobierno Local).

10.3. Anexo 3: Convenio de Cooperación Interinstitucional entre el Instituto Nacional de Defensa Civil y la Municipalidad Metropolitana de Lima.

10.4. Anexo 4: Ficha Técnica para solicitar combustible.




11. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

11.1. Atención de Combustible de los Gobiernos Regionales o Locales

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

GGRR / GGLL Presidente

1. Al ocurrir una emergencia o existir un peligro inminente el Gobierno Regional registrará en el Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres (SINPAD) la emergencia o el peligro inminente o acciones de rehabilitación en apoyo ante la emergencia.

Se trata de un peligro inminente 2. Coordinará con la DRDC para que realice la

evaluación de riesgos correspondiente.

DRDC Unidad de Prevención

Se inicia el proceso “Evaluación de Riesgos realizada por Dirección Regional de Defensa Civil”, en la DRDC correspondiente, luego ir a la actividad 5.


Se trata de una emergencia 3. Ocurrida la emergencia el Gobierno Regional o

Local prepara la evaluación preliminar de daños producidos en la zona afectada y la registra en SINPAD.

DRDC Unidad de Operaciones

4. Asesora al Gobierno Regional o Local en la evaluación de daños producidos y su registro en el SINPAD.

DNO / COEN

Módulo de Monitoreo y

Análisis/ Comunicaciones

Se lleva a cabo el proceso de “Recepción de Información Preliminar, Complementaria, EDAN sobre Emergencia” en el COEN y se comunica a la Dirección Nacional de Prevención sobre el peligro inminente o la emergencia.


5. El Presidente del Gobierno Regional o Local solicita a la DRDC correspondiente la suscripción del convenio para la entrega de combustible que posibilite la ejecución de obras de emergencia o peligro inminente. La DRDC por intermedio de la UP comunica al Evaluador de la UEEP.

DNP / UEEP Evaluador

6. Accesa al SINPAD, identifica el peligro inminente, emergencia o rehabilitación.

7. Imprime reporte sobre el peligro inminente o la emergencia, revisa el reporte y espera la llegada de fichas técnicas de los Gobiernos Regionales o Locales solicitando la firma de convenio para la entrega de combustible.


8. Solicita modelos de convenio, ficha técnica vía correo electrónico a la Unidad de Prevención de la DRDC correspondiente.

9. Llena las fichas técnicas en coordinación con los sectores involucrados y las remite a la DRDC correspondiente.





10. El personal de la Unidad de Prevención de la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente recibe, verifica y evalúa las fichas técnicas enviadas por el Gobierno Regional o Local.

Ficha Técnica NO es conforme 11. Realiza las observaciones a las Fichas Técnicas

y se las envía al Gobierno Regional o Local vía correo electrónico para su corrección, luego ir a la actividad 9.

Ficha Técnica ES conforme 12. La Dirección Regional de Defensa Civil remite la

Ficha Técnica calificada con oficio a la DNP - UEEP.

SGII Secretaría General

Recibe las Fichas Técnicas y el oficio, inicia el proceso “Administración del Proceso Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de dichos documentos a la Dirección Nacional de Prevención.

Secretaria

13. Recibe fichas técnicas y hoja de trámite, registra en cuaderno de documentos externos, entrega hoja de trámite a Operador PAD (Procesador y Administrador de Datos).

Operador PAD

14. Registra datos de hoja de trámite en la base de datos: fecha de ingreso a INDECI, fecha de ingreso a DNP, tipo de documento, número de hoja de trámite, entre otros datos.

15. Entrega hoja de trámite a Secretaria para elevar al Director.

Director 16. El Director revisa oficio y fichas técnicas, decreta

atención y deriva a Secretaria para que entregue al Jefe de la UEEP.

DNP

Secretaria 17. Registra personal asignado y entrega

documentación, haciendo firmar el cuaderno de cargo.

Jefe 18. Registra y deriva documentos al Evaluador.


19. Recibe fichas técnicas, oficio y hoja de trámite, firma cuaderno de cargo de documentos externos.

20. Evalúa la necesidad del uso de maquinaria pesada en la zona de peligro inminente o que ha sido afectada por el desastre.

NO requiere maquinaria pesada 21. Coordina con el Jefe UEEP en la elaboración de

un informe, donde se detalle que no se requiere de maquinaria pesada y que la Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente, debe tomar acciones.

22. Presenta informe técnico determinando que no es necesario el empleo de maquinaria pesada y anexa memorándum dirigido al Director Regional de Defensa Civil.




Director 23. Revisa informe y memorándum para que la

Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente, tome acción. DNP

Secretaria 24. Registra, eleva memorándum e informe para el

Director Regional de Defensa Civil, el que se remitirá a través de la Secretaría General.


Recibe documentación y se da inicio al proceso “Administración del Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de la documentación al Director Regional de Defensa Civil.

DRDC Director

25. Recibe memorándum y comunica al Gobierno Regional o Local desestimación del pedido de combustible.

Coordina con Gobierno Regional o Local la entrega de herramientas. Ir al proceso de “Suministro de Herramientas”. Se da por terminado el proceso.


SI requiere maquinaria pesada Fichas Técnicas NO están bien elaboradas 26. Envía observaciones de las fichas a los

Gobiernos Regionales o locales vía correo electrónico. Ir a la actividad N° 9.

Fichas Técnicas bien elaboradas 27. Selecciona fichas técnicas bien elaboradas. 28. Evalúa en coordinación con el Jefe de la

UEEP, si procede o no la firma del convenio para la asignación de combustible.

NO procede firma del convenio 29. En caso que para realizar los trabajos

de emergencia no se pueda utilizar maquinaria pesada, por las condiciones de la zona, comunica a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, que no procede la firma del convenio.

DRDC Director

30. Comunica al Gobierno Regional que no procede la firma del convenio, coordina con Gobierno Regional o Local la entrega de herramientas. Ir al proceso “Suministro de Herramientas”. Se da por terminado el proceso.


SI Procede firma del convenio 31. Elabora Informe Técnico favorable, así

como oficio coordinando con el Jefe de la UEEP y lo entrega al Director. Espera hasta la Autorización del Jefe de INDECI.




Director

32. Revisa el informe y oficio, si hay observaciones le entrega a Evaluador UEEP para que realice correcciones. Si documentación esta conforme deriva a la Secretaria para remitirlos a la Secretaría General quienes elevan a la Jefatura del INDECI.

DNP

Secretaria

33. Registra acciones tomadas en cuaderno de documentos internos, envía informe, proyecto de oficio y antecedentes a Secretaría General.


Recibe el Informe Técnico favorable, oficio y antecedentes para iniciar el proceso “Administración del Proceso Trámite Documentario”. Se eleva documentación al Jefe de INDECI para autorizar la firma del convenio.

JEFATURA Jefe del INDECI

Autoriza la firma del convenio 34. Autoriza firma del convenio y coordina acciones

a seguir con el Director de la DNP, quien a su vez coordinará con el Jefe y el Evaluador de la UEEP. Continúa antes de la actividad 44.

No autoriza la firma del convenio Ir a la actividad 28.


35. Con la autorización del Jefe INDECI, prepara memorándum dirigido a la Oficina de Planificación y Presupuesto (OPP), solicitando Informe de Disponibilidad Presupuestaria para asignación de combustible de acuerdo a las fichas técnicas aprobadas; presenta al Director para su aprobación.

Director 36. Revisa memorándum, firma en señal de

conformidad, entrega a Secretaria para que derive al área correspondiente. DNP

Secretaria 37. Registra en cuaderno de documentos internos,

envía memorándum a Oficina de Planificación y Presupuesto.

OPP Especialista en Presupuesto

Recibe memorándum y se da inicio al proceso “Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria”, el que concluye con la recepción del Informe de Disponibilidad Presupuestaria en la Dirección Nacional de Prevención.

Jefe

38. Recibe Informe de Disponibilidad Presupuestaria de la Oficina de Planificación y Presupuesto.

39. Solicita al Evaluador elaboración de memorándum dirigido a la OA. DNP / UEEP

Evaluador 40. Prepara memorándum dirigido a Oficina de

Administración con el Informe de Disponibilidad Presupuestaria y lo entrega al Director.

DNP Director 41. Revisa memorándum, firma en señal de

conformidad, entrega a Secretaria para que derive al área correspondiente.




DNP Secretaria 42. Registra en cuaderno de documentos internos,

envía memorándum a Oficina de Administración.

OA Unidad de Economía

43. Recibe memorándum, espera hasta que la DRDC firme convenio con Gobierno Regional y confirme el nombre de la Estación de Servicio, entonces ir al proceso “Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados del INDECI”.


Con la autorización del Jefe de INDECI se remite oficio a la DRDC correspondiente para la firma del convenio con el Gobierno Regional o Local. Se inicia el proceso “Administración del Proceso Trámite Documentario”.

DRDC Director

44. Firma convenio para la entrega de combustible con el Gobierno Regional o Local.

45. Presenta cotizaciones de 3 estaciones de servicio a DINALOG, que previamente fueron entregadas por el Gobierno Regional o Local y verificadas por la DRDC.

DINALOG Director

Se inicia el proceso “Adjudicación de Menor Cuantía”, que termina con la selección de la Estación de Servicio que va a entregar el combustible al Gobierno Regional o Local.


46. Recibe nombre de la Estación de Servicio seleccionada por la DINALOG.

47. Envía oficio a la DRDC correspondiente con el nombre de la Estación de Servicio seleccionada.

DRDC Director 48. Coordina con el Jefe de la OA para la asignación de recursos a la DRDC.

OA Jefe

Coordina con la DRDC para la asignación de recursos. Realiza el proceso “Remesas y Reembolsos para la Sede Central y los Organos Desconcentrados del INDECI”, destinando una cuenta con la cantidad necesaria para cancelar a la Estación de Servicio seleccionada.

DRDC Director

49. Retira recursos financieros de la entidad bancaria donde se apertura la cuenta, cancela el monto correspondiente a la Estación de Servicio seleccionada.

50. Entrega vales de consumo de combustible al Gobierno Regional o Local hasta agotar stock y efectúa supervisión de las obras que debe ejecutar el Gobierno Regional o Local.


51. Recibe vales y realiza reportes de consumo de combustible mensuales y los presenta a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente para su revisión, hasta concluir con lo asignado de acuerdo al Convenio.

52. Realiza la liquidación del convenio. 53. Presenta Expediente de Liquidación que

incluyen los reportes de consumo de combustible y los documentos obligatorios de




GGRR / GGLL Presidente acuerdo al punto 7.8 de Consideraciones, a la DRDC correspondiente.


54. Prepara requerimiento dirigido a la Unidad de Administración para cubrir los gastos de la Comisión de Servicio para la verificación de las obras ejecutadas por el GGRR o GGLL.

El evaluador inicia el proceso de “Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicios”, el que concluye con la recepción de fondos para realizar la visita de campo a la zona donde se ejecutaron las obras. 55. Prepara Informe Técnico, y lo remite con

memorándum firmado por el Director Regional de Defensa Civil junto con el Expediente de Liquidación a la DNP-UEEP.


Se inicia el proceso “Administración del Proceso Trámite Documentario”, que termina con la entrega del expediente de liquidación y el informe técnico a la DNP.

Secretaria 56. Recibe expediente de liquidación e informe

técnico, firma cargo, registra en cuaderno de documentos externos.

Operador PAD

57. Registra datos del documento (número de hoja de trámite, fecha de ingreso a INDECI, fecha de ingreso a DNP, otros datos) en Base de Datos y eleva a Director.

Director 58. Asigna atención del expediente, deriva a

Secretaria para que entregue al Jefe de la UEEP.

DNP

Secretaria 59. Registra personal asignado, entrega al Jefe de la UEEP con cargo.

Jefe 60. Recibe, y deriva documentos al Evaluador.


61. Recibe Expediente de Liquidación y partes de consumo, firma cuaderno de documentos externos.

62. Revisa Expediente de Liquidación, así como revisa informe de la DRDC; de estar conforme, visa y prosigue el trámite, caso contrario solicita al Gobierno Regional o Gobierno Local a través de la DRDC subsanar las observaciones de los documentos.

63. Saca dos copias del Expediente de Liquidación. 64. Prepara memorándum para la OAJ y para la

OA, adjuntando a cada memorándum, una copia del Expediente de Liquidación.

Director 65. Revisa documentación, de estar conforme firma y deriva a la Secretaria. DNP

Secretaria 66. Registra documentación en cuaderno de cargo correspondiente, entrega a la OA y a la OAJ.

OA Unidad de Economía

Recibe copia del Expediente de Liquidación, se inicia el proceso de “Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicios”.




OAJ Jefe Recibe copia del Expediente de Liquidación, se inicia el proceso “Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal”.

DNP / UEEP Evaluador 67. Entrega Expediente de Liquidación a Técnico Administrativo de la DNP.

DNP Técnico Administrativo

68. Registra y archiva Expediente de Liquidación.




11.2. Suministro de Herramientas

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Cuando los trabajos de emergencia no requieran o no puedan ser ejecutados con maquinaria pesada

GGRR / GGLL Autoridad

1. Una vez informados que fue desestimada la atención de combustible, el Presidente del Gobierno Regional o Local solicita el suministro de herramientas a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, para realizar trabajos que reduzcan el riesgo del peligro o los daños de la emergencia.

DRDC Unidad de Logística

2. Prepara las herramientas para ser entregadas al Gobierno Regional o Local.

3. Formula Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), especificando el tipo de herramientas que van a ser entregadas desde el Almacén Central o desde Almacén Adelantado.

4. Realiza la entrega de las herramientas solicitadas a las autoridades o representantes del Gobierno Regional o Local.

5. Firma Acta de Entrega-Recepción con autoridades regionales o locales que han recibido las herramientas. Espera el uso de las herramientas por el Gobierno Regional o Local para realizar el monitoreo correspondiente.

GGRR / GGLL Autoridad / CDC

6. Utiliza las herramientas para realizar trabajos de prevención, rehabilitación o reconstrucción, luego ir a la actividad 10.


7. Monitorea el uso adecuado de las herramientas entregadas a los Gobiernos Regionales o Locales las herramientas entregadas en la ejecución de trabajos de emergencia.

8. Informa a la Dirección Nacional de Logística y a la Dirección Nacional de Operaciones sobre las herramientas entregadas a los Gobiernos Regionales o Locales y el uso que se les ha dado, así también remite copia del Acta de Entrega-Recepción.


Recibe copia del Acta de Entrega-Recepción e Informes sobre el uso de las herramientas entregadas, se inicia el proceso de “Administración del Proceso Trámite Documentario”, que termina con la entrega del Informe de Supervisión y copia del Acta a la DNO, y la DIINALOG.

DINALOG / DNO Director

9. Reciben información sobre entrega de herramientas y el uso que da el Gobierno Regional o Local así como copia del Acta de Entrega - Recepción de herramientas.

GGRR / GGLL Autoridad / CDC

10. Entrega las herramientas a la DRDC una vez terminados los trabajos de emergencia.





11. Se reciben las herramientas y se ingresan al Almacén Adelantado o Central de la DRDC generándose la Nota de Entrada al Almacén (NEA) correspondiente.

12. Almacenan herramientas, informando vía correo electrónico a la DINALOG y a la DNO, dando fin al proceso.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

GGRR / GGLLDRDC

DNPDNO

Inicio

3Elabora evaluación

preliminar sobre dañosocasionados por la

emergencia

RequiereMaq.pesada

d

SI

NO

4Asesora

Recepción deInformaciónPreliminar,

Complementaria,EDAN sobreEmergencia

INDECI

20Evalua necesidadde uso de maq.

pesada

UEEPSecretaria /PAD Jefe

7Imprime reporte

del SINPAD

DirectorEvaluador

6Accesa al SINPAD,

identifica peligroinminente o emergencia

9Llena y EnviaFT a DRDC

Evaluador COEN

Cuenta conFT, modeloconvenio

SI

8Solicita FT,modelo deconvenio a

UEEP

NO

8Envía FT,modelo deconvenio

5Solicita suscripcion deconvenio para entrega

de combustible

5Recibe solicitud,

registra enSINPAD

10Verificacion

FT

FT Conforme

12Remite FTcalificadas

No

Si

11Realiza

observaciones,envia

b

SGII

FT

Administracióndel Proceso

TrámiteDocumentario

13Recibe FT,Registra encuaderno,

entrega a PAD

14Registra en BD

BD

15Entrega aDirector

16Recibe FT,

Decreta

17Registra

destinatario,entrega a Jefe

UEEP

FT

19Recibe FT, firma

cuaderno de cargo

FT bienelaboradas

26Envia maila GGRRcon obs.

d

NO

SI

...

...

...

...

1Registra peligro inminente o

emergencia en SINPAD

1SINPAD

α

c

b

ATENCION DE COMBUSTIBLE DE LOS GOBIERNOS REGIONALES O LOCALES

...

2Solicita a DRDC

realice evaluaciónde riesgos

Peligroinminente

Evaluaciónde Riesgo

realizada porDRDC

Si

No a

a

18Registra ydferiva alEvaluador

GGRR /GGLL

DRDC

DNP

INDECI

UEEPSecretaria / PAD

JefeDirector

Evaluador

JEFATURA /SGII

25Recibe oficio y

comunica aGGRR/GGLL

eSuministro deherramientas

FIN

22Presenta informesustentando no

necesidad deMaq.pesada a

Director

23Revisa yentrega

24Registra, envia

informeinf.



27Selecciona

FT

28Evalúa

autorizacion delconvenio

Procedefirma

convenio

No

Si

31Elabora Informe

Técnico favorable,proy.oficio dirigido

a Director

32Recibe y

evalúa informefavorable yproy oficio

OPP

29Comunica a

DRDC

oficio

e



44Firman

convenio

44Firman

convenio

37Registra y envíaMemorandum a

OPP

Oficio

35Prepara memorando

solicitandoInf.Disp.Presup.a

OPP

36Firma

OA

Emisión deInforme de

DisponibilidadPresupuestaria

g

45Presenta 3

cotizaciones de Est.Serv aDINALOG

β firmaconv.

28Coordina

33Registra en

cuaderno, enviainforme a SG

Administración delProceso Trámite

Documentario

Autoriza firmade convenio

34Coordina con

DNP

34Coordina

34Coordina

Aut.Jefatura

f

SI

NO

21Coordina con

Jefe

21Coordina

αc

Suministro deherramientas

30Coordina con

GG.RR

31Coordina

f

Memo38

Recibeinforme

40Prepara memorándum

para OA, eleva

42Registra y

enviamemorándum

41Firma

Memo


proyoficioInf.Tec.

fav.

43Recibe

memorándum

39Deriva

indicación alEvaluador

GGRR /GGLL

DRDCDNP

DINALOG OA OAJ

INDECI

UEEPSecretaria /PAD Jefe

DirectorEvaluador

TécnicoAdministrativo

49Retira rec.fin.y cancela aestación de

servicio

51Reporta

consumo aDRDC

53Presenta exp.

técnico de liq.+partes

consumo aDRDC

Fin

β

46Recibe nombrede estacion de

serv.seleccionada

47Envia oficiocon nombreEst.Serv a

DRDC

48Coordinacon OA

50Entrega vales

y efectúasupervisión

51Recibe

Reportes

61Recibe y revisaExp. Tec.Liq.

66Registra

memoranda, yremite

documentos67

Entrega Exp.Liqa Técnico

Administrativo

FIN FINExp.Liq.

g

52Liquidación

Remesas yReembolsos parala Sede Central y

los OrganosDesconcentrados

del INDECI

SGII

Adjudicaciónde MenorCuantía



56Registra encuadernodoc.ext.

57Registra en BD,

entrega58

Decretaatención deexpediente

59Registra y

entrega a Jefe

Autorización,Control y Rendición

de Cuenta de losViajes en Comisión

de Servicios

Asesoramientoy Opinión de

CarácterTécnico- Legal

FIN FIN

47Coordina

BD

55Prepara y

remite Informey expediente

técnico

vales

copia2copia

1


64Prepara

memoranda paraOAJ y OA, adjunta

copias, entrega

63Saca 2 copias de

ExpedienteTécnico

65Revisa, firma

y deriva

54Presenta

requerimientopara cubrir

gastos

Autorización,Control y

Rendición deCuenta de

los Viajes enC.S.

60Recibe Exp.Liq. y deriva

62Revisa Exp.

Tec.Liq.

68ArchivaExp.Liq.

DRDCGGRR (CRDC) /GGLL (CPDC o CDDC) DINALOG DNO

Inicio

INDECI

1Solicita donación de

herramientas a DRDCpara la atención de laemergencia o peligro

inminente

2Prepara las

herramientasnecesarias para donar

Unidad de Logística

3Formula PECOSA de

salida deherramientas delalmacén regional

4Realiza la entrega de

herramientas aGobierno Regional oLocal en calidad de

donación

4Recibe

herramientas

5Firman Acta de

Entrega-Recepción

5Firman Acta de

Entrega-Recepción

9Informa a DINALOG yDNO, remite copia del

Acta

10Recibe informaciónsobre herramientas

entregadas

10Recibe informaciónsobre herramientas

entregadas

7Utiliza herramientas en

trabajos por peligroinminente o desastre

SUMINISTRO DE HERRAMIENTAS

SGII

Secretaría General



12Se almacenan

herramientas enalmacén adelantado

6Genera NEA y PECOSA,

para su ingreso y salida delAlmacén Adelantado

FIN FIN

FIN

8Realiza el monitoreo

del uso de lasherramientas

Cuando los trabajos deemergencia no requieran o no

puedan ser ejecutados conmaquinaria pesada

11Se genera NEA para el

almacenamiento deherramientas en almacén

adelantado

Inf.Acta

uso de herr.

ANEXOS

ANEXO 1

CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL INSTITUTO NACIONAL

DE DEFENSA CIVIL Y EL GOBIERNO REGIONAL......

Conste por el presente documento, el Convenio de Cooperación Interinstitucional para efectuar trabajos de emergencia, que suscriben, de una parte el Instituto Nacional de Defensa Civil – INDECI, debidamente representado por el ............................., Director de la ...............Dirección Regional de Defensa Civil - ........., designado en el cargo por Resolución Jefatural N° .......-2003-INDECI y de acuerdo a las facultades delegadas por el Titular del Instituto Nacional de Defensa Civil, según Resolución Jefatural N° ..... –2003-INDECI, identificado con DNI N° ............ y con domicilio legal sito en ......................, que en adelante se denominará EL INDECI y de la otra parte, El Gobierno Regional de ..........., debidamente representada por el Señor ............................, identificado con DNI N° .............. y con domicilio legal en ................., que en adelante se denominará EL GOBIERNO REGIONAL, en los términos y condiciones siguientes: CLAUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES El Perú, por su ubicación geográfica está expuesto a la acción de fenómenos naturales, que por su magnitud e intensidad pueden originar desastres o calamidades que atentan contra la vida, el patrimonio y el medio ambiente; asimismo está propenso a sufrir otros tipos de desastres ocasionados o inducidos por el hombre. Esta situación obliga a las Entidades a unir esfuerzos para adoptar las acciones necesarias que permitan desarrollar actividades de prevención y proporcionar la ayudad necesaria a la población afectada y/o damnificada inmediatamente después de producido un desastre, resultando por ello imperativo contar con los recursos materiales indispensables. En el mes de .......... del presente año, como consecuencia de las intensas precipitaciones pluviales y desborde de los ríos, se produjo una inundación en el Distrito, ................., Provincia de ................, Departamento de ............, que afectó gravemente a los habitantes de ..................., ocasionando, entre otros, la inundación de viviendas, afectación de: servicios básicos, infraestructura vial y otros, lo que generó la necesidad de realizar los trabajos de descolmatación del lecho del río. A este efecto, se realizaron las coordinaciones pertinentes, entre el Comité de Defensa Civil Regional, El Gobierno Regional de ........... y el INDECI, cuyo resultado se plasma en el presente convenio. CLAUSULA SEGUNDA: LAS PARTES EL INDECI, conforme a la normatividad contenida en el Decreto Ley N° 19338, sus normas modificatorias, es un Organismo Público Descentralizado, adscrito a la Presidencia del Consejo de Ministros y constituye el Órgano central, conductor y rector del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), encargado del planeamiento, dirección, asesoramiento, supervisión y control de las actividades relacionadas con la Defensa Civil a nivel nacional, en cuyo contexto coordina las actividades que ejecutan los Comités de Defensa Civil, Sectores e Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en beneficio d la población afectada y/o propensa a desastres en el ámbito de su jurisdicción. EL GOBIERNO REGIONAL, de conformidad con la Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales N° 27867, está representado por el Presidente Regional, quien preside el Comité Regional de Defensa Civil de acuerdo al Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil, aprobado por Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, y tiene a cargo la ejecución de las acciones de prevención y rehabilitación en casos desastre, en coordinación con las Entidades del Sector Público y la población involucrada en la problemática creada por la Emergencia.

CLAUSULA TERCERA: OBJETO El presente Convenio tiene por objeto establecer vínculo formal, que permita afianzar las acciones de reciprocidad y cooperación Interinstitucional, entre el INDECI y el GOBIERNO REGIONAL, a fin de desarrollar las acciones orientadas a efectuar trabajos de emergencia ante el peligro inminente de inundaciones en la población del Distrito de .........., ubicada en la Provincia de ................, Departamento de ................ CLAUSULA CUARTA: COMPROMISO Y OBLIGACIONES DE INDECI En el marco del presente Convenio, corresponde a INDECI: 4.1. Entregar a EL GOBIERNO REGIONAL, en calidad de Donación y a través de la

.................Dirección Regional de Defensa Civil -........, la cantidad de un .....(....,000) galones de Combustible – Petróleo Diesel 2, equivalente al valor de .................... con 00/100 Nuevos Soles (S/.................) para ser utilizados en la ejecución de los trabajos de emergencia a fin de proteger a los pobladores del Distrito de ...................., Provincia de ............., Departamento de ..............

4.2. La entrega se efectuará de acuerdo al cronograma de avance en los trabajos de emergencia,

los mismos que no deben exceder del plazo de ejecución indicado en la Ficha Técnica que forma parte del presente Convenio como Anexo 01.

4.3. Supervisar, controlar y verificar, a través de la Dirección de Defensa Civil de ..........., la

utilización del combustible por parte del GOBIERNO REGIONAL, en la ejecución de los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma parte del presente Convenio como Anexo 01.

CLAUSULA QUINTA: COMPROMISO Y OBLIGACIONES DEL GOBIERNO REGIONAL En el marco del presente Convenio, corresponde a EL GOBIERNO REGIONAL: 5.1. Utilizar el combustible en la ejecución de los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma

parte del presente Convenio como Anexo 01. 5.2. Contar con los expedientes técnicos de los trabajos a ser ejecutados, los cuales deben esta

debidamente autorizados por un Ingeniero Colegiado que cuente con experiencia sobre la materia. La Ficha Técnica de los trabajos que en Anexo forman parte del presente Convenio, constituyen los documentos base para la elaboración de los expedientes técnicos señalados.

5.3. Asumir todos los costos que irrogue los trabajos de emergencia, excepto el combustible que

es materia de donación por parte de INDECI.

5.4. Devolver al INDECI el combustible en el caso de que no sea utilizado, justificando su no utilización.

CLAUSULA SEXTA: COMPROMISO DEL GOBIERNO REGIONAL 6.1. En el marco del presente convenio el Gobierno Regional de .......... se compromete a

considerar en el presupuesto anual, los recursos necesarios para la ejecución de obras y trabajos de prevención en su circunscripción, los que se ejecutaran durante el año con fechas de culminación que no excedan al inicio de la temporada de lluvias, de acuerdo a lo establecido en el Título IV, Capítulo 2, Artículo 61 Funciones en materia de Defensa Civil de la Ley N° 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales del 8 de noviembre del 2002.

6.2. Mantener activada la Comisión Coordinadora de Obras de Prevención del Comité Regional de Defensa Civil y asegurar la ejecución de las obras y trabajos en zonas críticas y prioritarias de atención.

6.3. Desarrollar la máxima iniciativa para coordinar acciones a nivel regional, provincial y distrital a

efectos de conjugar esfuerzos entre todos los organismos del Sistema Regional de Defensa Civil en la ejecución de obras y trabajos de prevención.

CLAUSULA SETIMA: VIGENCIA El presente Convenio tiene vigencia desde la fecha de su suscripción hasta que se concluya con los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma parte del presente Convenio como Anexo 01, debiendo efectuarse la correspondiente liquidación con la conformidad de ambas partes, a cuyo efecto, El GOBIERNO REGIONAL presentará a EL INDECI la documentación sustentatoria sobre la utilización del combustible. CLAUSULA OCTAVA: RESOLUCIÓN DEL CONVENIO El presente Convenio puede ser resuelto por decisión unilateral de cualquiera de las partes, para lo cual bastará cursar a la otra parte una carta simple con anticipación no menor de siete (07) días calendario. Asimismo es causal de resolución el incumplimiento por parte de EL GOBIERNO REGIONAL, de las obligaciones señaladas en la cláusula quinta o cuando se generan situaciones externas que imposibilite la continuación de los trabajos destinados a la descolmatación de ríos. CLAUSULA NOVENA: DISPOSICIONES GENERALES 9.1. Las partes pueden modificar las cláusulas establecidas en el presente convenio, debiendo

suscribirse a este efecto la adenda respectiva. 9.2. Los asuntos no previstos en el presente convenio, así como las controversias que se deriven

de su ejecución, se solucionará de común acuerdo entre las partes. De persistir el conflicto se recurrirá a la conciliación extrajudicial, de acuerdo a las normas de la materia.

9.3. El uso del combustible en situaciones ajenas al objeto del presente Convenio, determina las

responsabilidades administrativas, civiles y/o penales de los funcionarios públicos.

9.4. Toda comunicación entre las partes se realizará en los domicilios consignados en la introducción del presente documento.

En señal de conformidad, se suscribe el presente documento en tres ejemplares, en la Ciudad de .............................., a los ...........días del mes ................ del dos mil .... Por INDECI Por EL GOBIERNO REGIONAL Director Regional de ................

ANEXO 2


DE DEFENSA CIVIL Y LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE...... Conste por el presente documento, el Convenio de Cooperación Interinstitucional para efectuar trabajos de emergencia, que suscriben, de una parte el Instituto Nacional de Defensa Civil – INDECI, debidamente representado por el ............................., Director de la ...............Dirección Regional de Defensa Civil - ........., designado en el cargo por Resolución Jefatural N° .......-2003-INDECI y de acuerdo a las facultades delegadas por el Titular del Instituto Nacional de Defensa Civil, según Resolución Jefatural N° ..... –2003-INDECI, identificado con DNI N° ............ y con domicilio legal sito en ......................, que en adelante se denominará EL INDECI y de la otra parte, La Municipalidad Provincial de ..........., debidamente representada por el Señor ............................, identificado con DNI N° .............. y con domicilio legal en ................., que en adelante se denominará LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL, en los términos y condiciones siguientes: CLAUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES El Perú, por su ubicación geográfica está expuesto a la acción de fenómenos naturales, que por su magnitud e intensidad pueden originar desastres o calamidades que atentan contra la vida, el patrimonio y el medio ambiente; asimismo está propenso a sufrir otros tipos de desastres ocasionados o inducidos por el hombre. Esta situación obliga a las Entidades a unir esfuerzos para adoptar las acciones necesarias que permitan desarrollar actividades de prevención y proporcionar la ayudad necesaria a la población afectada y/o damnificada inmediatamente después de producido un desastre, resultando por ello imperativo contar con los recursos materiales indispensables. En el mes de .......... del presente año, como consecuencia de las intensas precipitaciones pluviales se produjo una colmatación del río ....... en su cause normal desviando el cause del mismo en la dirección de la ciudad de ...........Considerando el inicio de la temporada de lluvias y el riesgo de desborde que afectaría un promedio de .........familias se ha generado la urgente necesidad de descolmatar el lecho del río para reorientarlo a su cauce normal y generar defensas ribereñas. A este efecto, se realizaron las coordinaciones pertinentes, entre el Comité de Defensa Civil Provincial de ........... y el INDECI, cuyo resultado se plasma en el presente Convenio. CLAUSULA SEGUNDA: LAS PARTES EL INDECI, conforme a la normatividad contenida en el Decreto Ley N° 19338, sus normas modificatorias, es un Organismo Público Descentralizado, adscrito a la Presidencia del Consejo de Ministros y constituye el Órgano central, conductor y rector del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), encargado del planeamiento, dirección, asesoramiento, supervisión y control de las actividades relacionadas con la Defensa Civil a nivel nacional, en cuyo contexto coordina las actividades que ejecutan los Comités de Defensa Civil, Sectores e Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en beneficio d la población afectada y/o propensa a desastres en el ámbito de su jurisdicción. LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL, de conformidad con la Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972, está representado por el Alcalde Provincial de la Municipalidad, quien preside el Comité Provincial de Defensa Civil de acuerdo al Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil, aprobado por Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, y tiene a cargo la ejecución de las acciones de prevención y rehabilitación en casos desastre, en coordinación con las Entidades del Sector Público y la población involucrada en la problemática creada por la Emergencia.

CLAUSULA TERCERA: OBJETO El presente Convenio tiene por objeto establecer vínculo formal, que permita afianzar las acciones de reciprocidad y cooperación Interinstitucional, entre el INDECI y LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL, a fin de desarrollar las acciones orientadas a efectuar trabajos de emergencia ante el peligro inminente u ocurrencia de inundaciones en la población de la ciudad de .........., el Distrito de .........., ubicada en la Provincia de ................, Departamento de ................ CLAUSULA CUARTA: COMPROMISO Y OBLIGACIONES DE INDECI En el marco del presente Convenio, corresponde a INDECI: 4.1. Entregar a LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL, en calidad de Donación y a través de la

.................Dirección Regional de Defensa Civil -........, la cantidad de un ..... mil (....,000) galones de Combustible – Petróleo Diesel 2, por un equivalente a .................... Nuevos Soles ($.................) para ser utilizados en la ejecución de los trabajos de emergencia a fin de proteger a los pobladores de la ciudad de la ...... del Distrito de ...................., Provincia de ............., Departamento de ..............



4.3. Supervisar, controlar y verificar, a través de la Dirección de Defensa Civil de ..........., la

utilización del combustible por parte de LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL, en la ejecución de los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma parte del presente Convenio como Anexo 01.

CLAUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL En el marco del presente Convenio, corresponde a LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL: 5.1. Utilizar el combustible en la ejecución de los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma






CLAUSULA SEXTA: COMPROMISO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL 6.1. En el marco del presente convenio la Municipalidad Provincial de .......... se compromete a

considerar en el presupuesto municipal ......., los recursos necesarios para la ejecución de obras y trabajos de prevención en su circunscripción, los que se ejecutaran durante el año con fechas de culminación que no excedan al inicio de la temporada de lluvias, de acuerdo a lo establecido en el Título V, Capítulo 1, Artículo 73 inciso 6.2 y otros de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades del 6 de mayo del 2003.

6.2. Desarrollar la máxima iniciativa para coordinar acciones a nivel regional y provincial a efectos de conjugar esfuerzos entre todos los organismos del Sistema Regional de Defensa Civil en la ejecución de obras y trabajos de prevención.

CLAUSULA SETIMA: VIGENCIA El presente Convenio tiene vigencia desde la fecha de su suscripción hasta que se concluya con los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma parte del presente Convenio como Anexo 01, debiendo efectuarse la correspondiente liquidación con la conformidad de ambas partes, a cuyo efecto, LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL presentará a EL INDECI la documentación sustentatoria sobre la utilización del combustible. CLAUSULA OCTAVA: RESOLUCIÓN DEL CONVENIO El presente Convenio puede ser resuelto por decisión unilateral de cualquiera de las partes, para lo cual bastará cursar a la otra parte una carta simple con anticipación no menor de siete (07) días calendario. Asimismo es causal de resolución el incumplimiento por parte de LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL, de las obligaciones señaladas en la cláusula quinta o cuando se generan situaciones externas que imposibilite la continuación de los trabajos destinados a la descolmatación de ríos. CLAUSULA NOVENA: DISPOSICIONES GENERALES 9.1. Las partes pueden modificar las cláusulas establecidas en el presente convenio, debiendo






En señal de conformidad, se suscribe el presente documento en tres ejemplares, en la Ciudad de .............................., a los ...........días del mes ................ del dos mil .... Por INDECI Por LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL Director Regional de ................

ANEXO 3


DE DEFENSA CIVIL Y LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA

Conste por el presente documento, el Convenio de Cooperación Interinstitucional para efectuar trabajos de emergencia, que suscriben, de una parte el Instituto Nacional de Defensa Civil – INDECI, debidamente representado por el ............................., Director de la ...............Dirección Regional de Defensa Civil - ........., designado en el cargo por Resolución Jefatural N° .......-2003-INDECI y de acuerdo a las facultades delegadas por el Titular del Instituto Nacional de Defensa Civil, según Resolución Jefatural N° ..... –2003-INDECI, identificado con DNI N° ............ y con domicilio legal sito en ......................, que en adelante se denominará EL INDECI y de la otra parte, La Municipalidad Metropolitana de Lima ..........., debidamente representada por el Señor ............................, identificado con DNI N° .............. y con domicilio legal en ................., que en adelante se denominará LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA, en los términos y condiciones siguientes: CLAUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES El Perú, por su ubicación geográfica está expuesto a la acción de fenómenos naturales, que por su magnitud e intensidad pueden originar desastres o calamidades que atentan contra la vida, el patrimonio y el medio ambiente; asimismo está propenso a sufrir otros tipos de desastres ocasionados o inducidos por el hombre. Esta situación obliga a las Entidades a unir esfuerzos para adoptar las acciones necesarias que permitan desarrollar actividades de prevención y proporcionar la ayudad necesaria a la población afectada y/o damnificada inmediatamente después de producido un desastre, resultando por ello imperativo contar con los recursos materiales indispensables. En el mes de .......... del presente año, como consecuencia de las intensas precipitaciones pluviales se produjo una colmatación del río ....... en su cause normal desviando el cause del mismo en la dirección del(os) AAHH ...........Considerando el inicio de la temporada de lluvias y el riesgo de desborde que afectaría un promedio de .........familias se ha generado la urgente necesidad de descolmatar el lecho del río para reorientarlo a su cauce normal y generar defensas ribereñas. A este efecto, se realizaron las coordinaciones pertinentes, entre el Comité de Defensa Civil Metropolitano de Lima ........... y el INDECI, cuyo resultado se plasma en el presente Convenio. CLAUSULA SEGUNDA: LAS PARTES EL INDECI, conforme a la normatividad contenida en el Decreto Ley N° 19338, sus normas modificatorias, es un Organismo Público Descentralizado, adscrito a la Presidencia del Consejo de Ministros y constituye el Órgano central, conductor y rector del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), encargado del planeamiento, dirección, asesoramiento, supervisión y control de las actividades relacionadas con la Defensa Civil a nivel nacional, en cuyo contexto coordina las actividades que ejecutan los Comités de Defensa Civil, Sectores e Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en beneficio d la población afectada y/o propensa a desastres en el ámbito de su jurisdicción. LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA, de conformidad con la Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972, está representado por el Alcalde Metropolitano, quien preside el Comité de Defensa Civil de acuerdo al Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil, aprobado por Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, y tiene a cargo la ejecución de las acciones de prevención y rehabilitación en casos desastre, en coordinación con las Entidades del Sector Público y la población involucrada en la problemática creada por la Emergencia. CLAUSULA TERCERA: OBJETO

El presente Convenio tiene por objeto establecer vínculo formal, que permita afianzar las acciones de reciprocidad y cooperación Interinstitucional, entre el INDECI y LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA, a fin de desarrollar las acciones orientadas a efectuar trabajos de emergencia ante el peligro inminente u ocurrencia de inundaciones en la población del Asentamiento Humano .........., en el Distrito de .........., Provincia de ................, Departamento de Lima. CLAUSULA CUARTA: OBLIGACIONES DEL INDECI En el marco del presente Convenio, corresponde a INDECI: 4.1. Entregar a LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA, en calidad de Donación y a través de

la Segunda Dirección Regional de Defensa Civil - Lima, la cantidad de un ..... mil (....,000) galones de Combustible – Petróleo Diesel 2, por un equivalente a .................... Nuevos Soles ($.................) para ser utilizados en la ejecución de los trabajos de emergencia a fin de proteger a los pobladores del(os) AAHH ...... del Distrito de ...................., Provincia de ............., Departamento de Lima.



4.3. Supervisar, controlar y verificar, a través de la Segunda Dirección Regional de Defensa Civil,

la utilización del combustible por parte de LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA, en la ejecución de los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma parte del presente Convenio como Anexo 01.

CLAUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA En el marco del presente Convenio, corresponde a LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA: 5.1. Utilizar el combustible en la ejecución de los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma






5.5. Entregar a INDECI un informe final respecto a la utilización del combustible.

CLAUSULA SEXTA: COMPROMISO DE LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA 6.1. En el marco del presente convenio la Municipalidad Metropolitana de Lima se compromete a

considerar en el presupuesto municipal ......., los recursos necesarios para la ejecución de obras y trabajos de prevención en su circunscripción, los que se ejecutaran durante el año con fechas de culminación que no excedan al inicio de la temporada de lluvias del ....., de acuerdo a lo establecido en el Título V, Capítulo 1, Artículo 73 inciso 6.2 y otros de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades del 6 de mayo del 2003.

6.2. Mantener activada la Comisión Coordinadora de Obras de Prevención del Comité de defensa Civil y asegurar la ejecución de las obras y trabajos en zonas críticas y prioritarias de atención.

6.3. Desarrollar la máxima iniciativa para coordinar acciones a nivel regional y provincial a efectos

de conjugar esfuerzos entre todos los organismos del Sistema Regional de Defensa Civil en la ejecución de obras y trabajos de prevención.

CLAUSULA SETIMA: VIGENCIA El presente Convenio tiene vigencia desde la fecha de su suscripción hasta que se concluya con los trabajos indicados en la Ficha Técnica que forma parte del presente Convenio como Anexo 01, debiendo efectuarse la correspondiente liquidación con la conformidad de ambas partes, a cuyo efecto, LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA presentará a EL INDECI la documentación sustentatoria sobre la utilización del combustible. CLAUSULA OCTAVA: RESOLUCIÓN DEL CONVENIO El presente Convenio puede ser resuelto por decisión unilateral de cualquiera de las partes, para lo cual bastará cursar a la otra parte una carta simple con anticipación no menor de siete (07) días calendario. Asimismo es causal de resolución el incumplimiento por parte de LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA, de las obligaciones señaladas en la cláusula quinta o cuando se generan situaciones externas que imposibilite la continuación de los trabajos destinados a la descolmatación del cauce del río........ CLAUSULA NOVENA: DISPOSICIONES GENERALES 9.1. Las partes pueden modificar las cláusulas establecidas en el presente convenio, debiendo






En señal de conformidad, se suscribe el presente documento en tres ejemplares, en la Ciudad de Lima, a los ...........días del mes ................ del dos mil .... Por INDECI Por LA MUNICIPALIDAD METROPOLITANA

ANEXO 4

FICHA TECNICA PARA SOLICITAR COMBUSTBLE

CODIGO

I. PLIEGO Y SECTOR RESPONSABLE DEL PROYECTO

II. DENOMINACION DE LA ACTIVIDAD O PROYECTO

III. UBICACIÓN

DEPARTAMENTOPROVINCIADISTRITOLOCALIDAD

IV. ENTIDAD RESPONSABLE DE LA IDENTIFICACION DEL PROYECTO

V. EN EL CASO DE INFRAESTRUCTURA PUBLICA INDICAR EL NOMBRE DE LA ENTIDAD RESPONSABLE DE SU ADMINISTRACION Y/O OPERACIÓN

VI. DESCRIPCION DEL PROBABLE DESASTRE QUE PUEDE EVITAR LA EJECUION DEL PROYECTO

VII. DAÑOS QUE PUEDE OCASIONAR EL FENOMENO NATURAL

DIRECTOS: (Total, parcial o leve)

INDIRECTOS: (Total, parcial o leve)

7.2. Situación de la Infraestructura antes de ocurrir el desastre natural (productiva o servicio social de cualquier proyecto que este en operación o en construcción)

1. Colapso Parcial de infraestructura o proyecto

2. Daños parciales: afectan parcialmente la Operación y pueden ser revertidos con la Ejecución de acciones de rehabilitación

3. Daños simples que requieren reparación

4. Infraestructura en buen estado

7.1. Identificación de Daños.

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

FICHA TECNICA N°_____

DIRECCION NACIONAL DE PREVENCIONCONVENIO INDECI-GOBIERNO REGIONAL, LOCAL

VIII. BREVE DESCRIPCION DE LAS OPERACIONES PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA (se debe cuantificar principales unidades físicas)

IX. PRINCIPALES CARCTERISITICAS DE LOS PROYECTOS A EJECUTAR

9.01. Costo estimado para ejecutar las acciones de preparación y prevención en el Proyecto (en miles de nuevos soles)

UNIDADES FISICASCOSTO

UNITARIOMONTO (S/.)

12345678

nTOTAL

9.02. Maquinaria y Equipo requerido

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD HORAS COSTO DE MAQUINARIA MAQUINA COMBUSTIBLE (S/.)

9.03. Plazo de ejecución de las obras (en días calendario)

9.04. Modalidad de Ejecución

Administración Directa

Por contrato

Por Convenio

9.05. Cronograma de desembolsos programado:

DESCRIPCION MONTO DIAS OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

X. RESPONSABLES DE LA IDENTIFICACION DEL PROYECTO

10.1 Funcionario que IDENTIFICO EL PROYECTO Y ELABORO LA FICHA TECNICA

NOMBRECARGO

ENTIDADTELEFONO E-MAILDIRECCION

PRINCIPALES RUBROS

10.2 Funcionario Público que REFRENDA LA VERACIDAD DE LA FICHA DEL PROYECTO

NOMBRECARGO

ENTIDADTELEFONO E-MAILDIRECCION

XI. CROQUIS DE UBICACIÓN DEL PROYECTO

XII. FECHA DEL REPORTE

Ciudad y fecha:___________ _______ de _________ del ___________

dnp-ueep-001-05. atención de combustiblesinpad.indeci.gob.pe/intranetoracle/documentos/dnp... ·...

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