instructivo pdf

FRANCISCO HERNANDEZ 1


CONTENIDO

1. INTRODUCCION 2. CARTAS COMERCIALES 3. MEMORANDOS 4. CIRCULARES 5. SOBRES 6. ACTAS ADMINISTRATIVAS 7 .CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS 8. ELABORACION DE DOCUMENTOS

.


1. INTRODUCCION

Teniendo en cuenta la valiosa participación activa que tenemos en el campo de organización documental, somos conocedores de la importancia de el manejo y control de los documentos en la entidad y por tanto la elaboración de los mismos por lo cual hemos diseñado el siguiente instructivo con el fin de ser implementado por nuestros funcionarios y así también de una forma garantizar nuestros servicios.


2. CARTAS COMERCIALES Comunicación interna o externa entre la entidad y empresas públicas o privadas. Estas pueden ser de carácter comercial o informativo. MEMBRETE: Datos de la empresa (Document Express nit.900.305.628) CONSECUTIVO: Numero de radicación o consecutivo que se le da al documento. FECHA: Día y lugar de origen de la comunicación. DATOS DEL DESTINATARIO: Datos de la empresa o persona natural a quien se le envía la comunicación (Nombre, Cargo, Entidad, y Dirección). ASUNTO: Es la síntesis o resumen del contenido de la comunicación. SALUDO O VOCATIVO: Línea opcional de cortesía. Para elaborar la carta debemos tener en cuenta Las siguientes observaciones: MARGENES -Superior; entre 3 y 4 cts., Inferior; 3 cts. -Lateral izquierdo 4 cts., Lateral derecho 3 cts. Zonas: Zona uno: Espacio destinado para datos del remitente. Zona Dos: dirección, apartado aéreo, teléfono. Zona tres: registro o sello del destinatario.


PARTES DE LA CARTA: CODIGO O NUMERO Consecutivo de la comunicación o carta, se escribe a tres interlineas del margen superior. FECHA: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del número así: San José de Cúcuta, 02 de abril de 2009. DATOS DEL DESTINATARIO Se dirige en forma personalizada es decir a un funcionario especifico si es posible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable, los datos se colocan entre cuatro y seis interlineas después de la fecha. Contenido del destinatario: Tratamiento: Titulo Académico: Señor, Doctor, Ingeniero. Nombre del destinatario: Carlos Alberto Forero, puede ir en mayúscula inicial o sostenida. Cargo: se escribe con mayúscula inicial. (Gerente).

DOCUMENT EXPRESS (ZONA UNO)

NIT: 900.305.628

(ZONA TRES) destinatario

Avenida Aeropuerto Teléfono: 582 44 44 ext. 2750 (ZONA DOS)


Empresa: Línea donde se ubica la razón social, sigla o acrónimo, en caso de nombre completo se coloca en mayúscula inicial. DIAN (Dirección Nacional de Impuestos) Dirección o apartado: se utiliza una de las dos. En la carta se escribe de la misma dirección que se registra en el sobre. No se deben abreviar calles, carreras o avenidas. Calle 29 45-90 cuando es apartado (apartado 3809). Ciudad: se identifica así sea local la correspondencia., San José de Cúcuta, Norte de Santander. Si va al exterior se coloca en este mismo espacio la ciudad y luego el país: BUENOS AIRES ARGENTINA Asunto: esta línea es opcional síntesis del tema de la carta (Contrato de Obra). Saludo o Vocativo: Para damas el nombre y caballeros el apellido. Como saludo independientes se ubica a dos interlineas del asunto, y como parte inicial del texto a tres interlineas. Apreciado doctor Hernández Respetada doctora Amanda. Texto: se ubica a tres interlineas del saludo o el asunto se trata un solo tema por carta se omiten temas personales, se emplea tratamiento de usted, no debe presentar errores técnicos ni mecanográficos.

Para las páginas subsiguientes el papel debe ser el mismo color y tamaño, el encabezado se ubica a dos interlineas del logotipo o a tres del borde superior, este puede contener tratamiento y cargo del destinatario al borde izquierdo y al derecho el numero de pagina consecutivo. La última página debe contener como mínimo el último párrafo del texto antes de la despedida. (Doctora Martha patricia Gómez 2). Despedida: Línea de Cortesía se escribe a dos interlineas del texto, Cordialmente, Remitente: Se ubica a cuatros o seis interlineas. Se debe tener en cuenta como se diligenciaron los datos del destinatario, si se utilizo mayúscula


inicial o sostenida se hace de la misma forma. (Antonio María Cañas, ANTONIO MARIA CAÑAS). Anexos: se ubican a dos interlineas del firmante, seguida de dos puntos y a dos espacios se especifica el contenido (Anexo uno: 5 hojas). Transcriptor: se ubica a dos interlineas del ultimo renglón escrito y se coloca con letra mas pequeña. (Francisco Rodolfo Hernández Medina). .


3. MEMORANDOS

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales. También se utiliza bloque y bloque extremo. Márgenes y zonas igual que la carta. La ubicación de la palabra MEMORANDO se realiza a dos o tres interlineas del encabezado de la pagina esta va centrada y en mayúscula sostenida. El contenido de este documento va de la siguiente forma: NUMERO: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO. FECHA: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número. PARA: Se coloca a tres interlineas de la fecha y seguida de dos puntos se escriben los datos del destinatario. DE: A dos interlineas de la preposición PARA, seguida de dos puntos se colocan los datos del remitente. ASUNTO: Resumen o síntesis del texto El TEXTO se coloca a tres o cuatro interlineas del asunto. Para las páginas subsiguientes se utiliza el papel de las mismas características, puede ser con logotipo o en blanco.


4. CIRCULARES

Comunicación de carácter general o normativa con el mismo contenido y va dirigida a varios destinatarios esta pueda ser nivel de la misma entidad para dar a conocer algún cambio o política. En este caso también aplican los estilos de bloque o bloque extremo, los márgenes utilizados son:

Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm

De acuerdo al destinatario las circulares pueden ser:

CARTA CIRCULAR OCIRCULAR EXTERNA: Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas. CIRCULAR INTERNA O GENERAL: Se ubica en mayúscula inicial y centrada la palabra circular centrada y destacada. PÁGINAS SUBSIGUIENTES: Se utiliza la misma calidad de papel, encabezado a tres interlineas del borde superior o a dos del logo el primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlineas del borde superior. DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto. REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. (Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita. Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.


5. SOBRES

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío. ZONAS: Zona 1: En este se encuentran ubicados razón social, nit, acrónimo o logotipo de la entidad si lo poseen, se localiza entre 3 y 4cm verticales del borde superior. Zona 2: En esta se ubica dirección, apartado, teléfono, dirección electrónica entre otras características según disposiciones legales, ciudad y país. Se encuentra entre 1.5 y 2 cm. del borde inferior del borde, puede abarcar todo el ancho. Zona 3: Espacio en blanco destinado para uso de correo. El sobre se divide en tres tercios horizontales:

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central: para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho: para uso exclusivo de la oficina de correo.

Recomendaciones: Se recomienda que los sobres de Manila lleven impresos el membrete. El tamaño debe ser el adecuado según anexos. Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad. Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.


6. ACTAS ADMINISTRATIVAS

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. MARGENES: Igual a la carta TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter extraordinario. PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con gerundio. No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin borrones ni repisados. PAGINAS SUBSIGUIENTES Papel del mismo color, calidad y tamaño. Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al margen derecho se escribe el número. Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado. RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla). DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número. FECHA Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la fecha. HORA Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a las 10:30 horas)


LUGAR Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)

ASISTENTES Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.

DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.

ANEXOS: Si los hay IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.


7. CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS

CONSTANCIAS: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc. CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc... ESTILOS BLOQUE EXTREMO Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo) BLOQUE Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. Los márgenes igual que la carta. CONTENIDO NÚMERO : Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo. FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA. IDENTIFICACION: Después de las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR van seguidas de dos puntos de 3 a 4 interlineas y en mayúscula sostenida. TEXTO: se escribe de 3 a 4 interlineas.


FIRMANTE: Se escribe con mayúscula sostenida de 4 a 6 interlineas.

ELABORACION DE DOCUMENTOS

Con anterioridad vimos paso a paso las el contenido e indicaciones para realizar cada uno de los documentos generados por la entidad a continuación veremos los ejemplos para soportar con mayor objetividad su posterior elaboración para cuando sean requeridos.


03-39 San José de Cúcuta, 26 de enero de 2010 Doctora: Gladis Albarracin Villamizar Coordinador CAID Centrales Eléctricas de Norte de Santander San José de Cúcuta Asunto: Prestación de Servicios Respetada señora Gladys: Con el agrado de ofrecer nuestros servicio en la organización de fondos documentales atendemos su solicitud mediante comunicado con numero de radicado 320-15-325 la cual llego a nuestras instalaciones a las 15:25 horas del día 20 de enero del año en curso, en el cual nos hace referencia al cobro de nuestros servicios y este es de $1.500.360 (un millón quinientos mil trescientos sesenta pesos). Cualquier información favor comunicarse al numero celular 31 12 56 98 66. Agradeciendo su atención. Atentamente. Carlos Alberto Forero Gerente Anexos: uno (una hoja) Francisco H.


03-40

San José de Cúcuta,

Doctora: Gladis Albarracin Villamizar Coordinador CAID Centrales Eléctricas de Norte de Santander San José de Cúcuta

Asunto: Prestación de Servicios Respetada señora Gladys: Con el agrado de ofrecer nuestros servicio en la organización de fondos documentales atendemos su solicitud mediante comunicado con numero de radicado 320-15-325 la cual llego a nuestras instalaciones a las 15:25 horas del día 20 de enero del año en curso, en el cual nos hace referencia al cobro de nuestros servicios y este es de $1.500.360 (un millón quinientos mil trescientos sesenta pesos). Cualquier información favor comunicarse al numero celular 31 12 56 98 66. Agradeciendo su atención. Atentamente.

Carlos Alberto Forero Gerente Anexos: uno (una hoja) Francisco H.


MEMORANDO

03-41 San José de Cúcuta, 01 de febrero de 2010 PARA: Personal Contratista DE: Gerente General ASUNTO: Invitación Reunión Invitamos cordialmente a reunión para informar sobre nuevas pautas de

contratación implementadas en el año 2010 esperamos contar con su

asistencia puntual, dicha reunión se llevará a cabo a las 08:00 horas el

día jueves 04 de febrero del año en curso en las oficinas donde se

ejecutan las labores dentro de Centrales Eléctricas de Norte de

Santander.

Cordialmente, Carlos Alberto Forero Francisco H:


CIRCULAR

03-42 San José de Cúcuta, 01 de febrero de 2010 PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS Asunto: Seminario Se Informa al personal que se estará ofreciendo un seminario realizado

por un funcionario del Archivo General de la Nación sobre

recomendaciones y pautas para el manejo de las historias clínicas favor

acercase a la oficina principal ubicada dentro de las instalaciones de

CENS para realizar la respectiva inscripción.

Se les agradece acercarse a talento humano para darles más información

y realizar su respectiva inscripción.

CARLOS ALBERTO FORERO Gerente General Anexo: Folleto Francisco H.


ZONA 1

SEÑOR LUIS ALBERTO RANGEL GERENTE CENS SAN JOSE DE CUCUTA ZONA 2

ESPACIO CORREO ZONA 3

ZONA 1

SEÑOR LUIS ALBERTO RANGEL GERENTE CENS SAN JOSE DE CUCUTA

Zona 2


ACTA 001 CONTRATO 310-069-2009

FECHA: 25 DE JULIO DE 2009 HORA: 14:00 HORAS LUGAR: Centrales Eléctricas De Norte de Santander ASISTENTES: Doctor Luís Alberto Rangel Becerra-Gerente Doctora Gladys Albarracin-Profesional P1 Caid Ingeniero Carlos Alberto Forero-Contratista ORDEN DEL DIA 1. Verificación de documentos 2. Análisis posibles cambios de sitios de ejecución DESARROLLO: 1. Verificación de documentos Se Reviso la documentación dada por document Express para la ejecución de el contrato quedando pendiente por presentar hoja de vida del señor Javier Eduardo Martinez. 2. Análisis posibles cambios de sitios de ejecución de contrato Se propuso el cambio de sitio de ejecución del contrato, fue aprobado por el doctor Luís Alberto Rangel Becerra. Luís Alberto Rangel Becerra Carlos Alberto Forero Gerente CENS Contratista

Gladys Albarracin Profesional P1 Caid

Francisco Rodolfo Hernández Medina


EL REPRESENTANTE DEL CONSORCIO DOCUMEN EXPRESS-

DIGITAL COMPANY NIT: 900.305.682-8

CERTIFICA

Que el señor FRANCISCO RODOLFO HERNANDEZ MEDINA

identificado con cedula de ciudadanía No. 88.243.857 de expedida en

Cúcuta, presto sus servicios en nuestra empresa mediante orden de

trabajo 3504 de 2008 con Centrales Eléctricas del Norte de Santander

para la organización técnica de los archivos desde el 14 de octubre de

2008 hasta el 30 de junio de 2009 con el cargo de auxiliar de archivo

mostrándose como una persona seria y responsable en el cumplimiento

de sus deberes.

La presente solicitud se expide a solicitud del interesado. Dada en San José de Cúcuta a los 08 días del mes de julio del 2009. CARLOS ALBERTO FORERO DIAZ Gerente FRANCISCO RODOLFO HERNANDEZ MEDINA

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