SISTEMA DE ASIGNACIN CDIGO PERSONAL 2,010

INSTRUCTIVO APLICACIN GESTIONAR Y PROMOVER A MIS ALUMNOS NIVEL MEDIO: CICLOS BSICO Y DIVERSIFICADO TODOS LOS SECTORES Y MODALIDADES EDUCATIVAS CICLO ESCOLAR 2010

Este instructivo le indica los pasos a seguir para el registro de informacin de alumnos en la aplicacin Gestionar y Promover a mis Alumnos, para establecimientos del Nivel Medio: Ciclos Bsico y Diversificado de todos los sectores y modalidades educativas. Importante: Para poder registrar la informacin de sus alumnos deber tener una computadora con conexin a Internet, debido a que este proceso se realiza en lnea con el Ministerio de Educacin. La aplicacin Gestionar y Promover a mis Alumnos solo puede ser utilizada con Internet Explores y Mozilla Firefox. PASO 1: Ingrese a la pgina del Ministerio de Educacin: http://www.mineduc.gob.gt .

Cuando est en la pgina, busque hacia el lado derecho la Seccin RECURSOS EDUCATIVOS y de un clic.

Al ingresar a Recursos Educativos, encontrar la Seccin de Cdigo Personal 2010, haga clic y lo llevar a otra ventana en donde se visualiza la informacin de los distintos procesos.

PASO 2: Al ingresar a la seccin de Cdigo Personal le aparecer una ventana en donde se visualizan cuatro pestaas con diferente color, en donde aparece publicada informacin de Cdigo Personal, sobre los distintos procesos, instructivos, accesos para descargar listados de alumnos con cdigo asignado, la aplicacin y noticias, que cada establecimiento debe leer detenidamente para tener conocimiento de le todos los procesos de Cdigo Personal que debe realizar durante el ao lectivo.

PASO 3: Despus de haber ledo toda la informacin de Cdigo Personal, de un clic en la pestaa de color marrn que dice Aplicacin, aqu se detalla la informacin de la aplicacin que deben utilizar todos los establecimientos de todos los niveles, sectores y modalidades educativos, para realizar los distintos procesos de Cdigo Personal, en esta oportunidad la aplicacin nicamente est habilitada para los establecimientos del NIVEL MEDIO: CICLOS BSICO Y DIVERSIFICADO, de todos los sectores y modalidades educativos.

La aplicacin que utilizan todos los establecimientos para realizar los distintos procesos de Cdigo Personal es Gestionar y Promover a mis Alumnos, para accesar a la misma debe clic sobre el icono Gestionar y Promover a mis Alumnos.

PASO 4: Al ingresar a la aplicacin aparece un cuadro en donde debe escribir el cdigo de su establecimiento y la clave de acceso, luego haga clic en Aceptar.

Nota:

Si no tiene clave de acceso o la extravi, deber solicitarla por medio de una carta firmada y sellada por el Director del establecimiento, dirigida al Encargado de la Determinacin de la Demanda, del Depto. De Planificacin en la DIDEDUC que le corresponda. Esta clave por seguridad del establecimiento, no se podr proporcionar va telefnica y es responsabilidad del Director el uso y divulgacin que le de a la misma.

PASO 5: Despus de ingresar su cdigo de establecimiento y su clave de acceso, aparecer otra ventana, en donde se visualiza la informacin de su establecimiento.

En la parte superior del cuadro que contiene la informacin de su establecimiento hay un men, el cual contiene submens que le permitirn realizar los diferentes procesos necesarios para la administracin correcta y oportuna de sus estudiantes

PASO 6:

Para utilizar el men debe dar un clic en la opcin que necesite utilizar, dependiendo del proceso que va a realizar. MEN ESTUDIANTE: Este men contiene los siguiente submens, en cada uno podr realizar distintos procesos: Buscar cdigo Agregar Listar Traslado

SUBMEN EN ESTUDIANTE: Para poder utilizar los submens, de un clic en el men Estudiante, le desplegar una lista con 4 opciones, seleccione y de clic sobre la opcin que va a utilizar: Buscar Cdigo: Esta opcin se utiliza cuando el establecimiento necesita realizar consultas sobre informacin de un determinado alumno y para ubicarlo dentro de su listado debe ingresar el cdigo personal del alumno.

Ingrese el cdigo personal del alumno, seguidamente de un clic en Buscar, le desplegar una ventana con toda la informacin del alumno.

Agregar: Esta opcin se utiliza para agregar al sistema, a alumnos nuevos sin cdigo personal. De un clic en agregar, seguidamente se desplegar una ventana en donde se requiere informacin personal del alumno, es indispensable llenar todos los campos para que se guarde la informacin de cada alumno. Para una mejor visualizacin se ha desagregado

por bloques, en cada uno se indica qu informacin es la que debe escribir en cada campo.

Datos Establecimiento:

1. Establecimiento: aparece el cdigo del establecimiento el cual no se puede modificar pues aparece bloqueado. 2. Rama de Enseanza: seleccione la carrera en la cual ser inscrito el alumno, de un clic en la flechita y se desplegar un listado de carreras autorizadas por el Ministerio de Educacin, para los establecimientos del Nivel Medio: CICLO BSICO, aparecer nicamente la rama que corresponde a Bsico, para los establecimientos del CICLO DIVERSIFICADO, debern seleccionar la carrera en la cual ser inscrito el alumno. 3. Mostrar Todas las Carreras: si al seleccionar Rama de Enseanza no aparece alguna de las carreras en que ser inscrito el alumno, debe dar un clic en el cuadrito que dice Mostrar todas las Carreras, luego regrese a Rama de Enseanza y de nuevamente un clic en la flechita, seguido se desplegar un listado de todas las carreras autorizadas por el Ministerio de Educacin, busque y seleccione la carrera en donde va a inscribir al alumno. 4. Ramas Oficiales: indica que todas las carreras que tienen un asterisco, estn autorizadas por el Ministerio de Educacin. 5. Grado: debe seleccionar el grado en el cual ser inscrito el alumno. 6. Estado: indica el estado actual del alumno en el establecimiento, ste no puede ser modificado porque aparece bloqueado.

Datos Personales:

7. Primer Nombre: en esta casilla se escribe el primer nombre del alumno, favor tomar en cuenta que el sistema cambia a mayscula todas las palabras, por lo que sera conveniente que cuando ingrese los datos de sus alumnos lo haga de una vez en

mayscula, teniendo especial cuidado de que se deben tildar los nombres y apellidos tal y como aparece en la partida de nacimiento del alumno. 8. Segundo Nombre: en esta casilla se escribe el segundo o dems nombres del alumno, en caso que el alumno solo tenga un nombre, esta casilla se deja en blanco. 9. Primer Apellido: en esta casilla se escribe el primer apellido del alumno. 10. Segundo Apellido: en esta casilla se escribe el segundo apellido del alumno, en caso de que el alumno tenga solo un apellido, esta casilla se deja en blanco. 11. Departamento de Residencia: seleccione el departamento en donde reside el alumno. 12. Municipio de Residencia: seleccione el municipio que corresponde al departamento donde reside el alumno. 13. Direccin: en esta casilla debe escribir la direccin exacta en donde reside el alumno.

Datos de Nacimiento:

14. Fecha de Nacimiento: en esta casilla se escribe la fecha de nacimiento del alumno, debe tomar en cuenta que el formato es da, mes y ao. 15. Gnero: debe seleccionar el gnero del alumno, masculino o femenino. 16. Departamento de Inscripcin: seleccione el departamento en donde fue inscrito el alumno al nacer, si el alumno no es guatemalteco seleccione la opcin Extranjero. 17. Municipio de Inscripcin: seleccione el municipio que corresponde al departamento en donde fue inscrito el alumno al nacer, si el alumno no es guatemalteco seleccione la opcin Extranjero. 18. Idioma Materno: seleccione el idioma que habla la madre del alumno, si por algn motivo o circunstancia se desconoce, seleccione el idioma que habla el alumno. 19. Idioma del Estudiante: seleccione el idioma que habla el alumno.

Datos de Partida: 20. Acta: en esta casilla se escribe el nmero de la partida de nacimiento del alumno, si por algn motivo o circunstancia el alumno no tiene partida de nacimiento o la misma est en trmite, debe escribir ceros o pendiente. 21. Libro: en esta casilla se escribe el nmero de libro que aparece en la partida de nacimiento del alumno, si por algn motivo o circunstancia el alumno no tiene la partida de nacimiento o la misma est en trmite, debe escribir ceros o pendiente. 22. Folio: en esta casilla se escribe el nmero de folio que aparece en la partida de nacimiento del alumno, si por algn motivo o circunstancia el alumno no tiene partida de nacimiento o la misma est en trmite, debe escribir ceros o pendiente.

Datos RENAP: 23. Cdigo nicos de Identificacin (CUI): en esta casilla se escribe el Cdigo nico de Identificacin (CUI), en las nuevas certificaciones que est emitiendo el RENAP ya no se consigna el nmero de partida, folio y libro sino que aparece este cdigo el cual consta de 13 dgitos, si el alumno no cuenta con la nueva certificacin del RENAP, deja en blanco esta casilla y utiliza las casillas para partida, libro y folio.

Datos Cdula del Estudiante: 24. No. de Orden: seleccione el nmero de orden de la Cdula de Vecindad del alumno. (Esta casilla se llena nicamente para los alumnos que son mayores de edad y cuentan con la misma). 25. No. de Registro: seleccione el nmero de registro de la Cdula de Vecindad del alumno. (Esta casilla se llena nicamente para los alumnos que son mayores de edad y cuentan con la misma). 26. Extendida en el Municipio: seleccione el municipio en donde fue extendida la Cdula de Vecindad del alumno. (Esta casilla se llena nicamente para los alumnos que son mayores de edad y cuentan con la misma).

Datos de la Madre:

27. Nombres: en esta casilla se escriben los nombres de la madre del alumno, si por algn motivo o circunstancia se desconocen, debe escribir DESCONOCIDO.

28. Apellidos: en esta casilla se escriben los apellidos de la madre del alumno, si por algn motivo o circunstancia se desconocen, debe escribir DESCONOCIDO. 29. No. de Cdula: seleccione el nmero de orden de la Cdula de Vecindad de la madre del alumno, si se desconoce seleccione el que le corresponde al departamento en donde reside el alumno. 30. No. de Registro: escriba en la casilla el nmero de registro de la cdula de vecindad de la madre del alumno, si se desconoce escriba ceros. 31. Extendida en el Municipio: seleccione el municipio en donde fue extendida la Cdula de Vecindad de la madre del alumno, si se desconoce seleccione el municipio en donde reside el alumno.

Datos del Padre:

32. Nombres: en esta casilla se escriben los nombres del padre del alumno, si por algn motivo o circunstancia se desconocen, debe escribir DESCONOCIDO. 33. Apellidos: en esta casilla se escriben los apellidos del padre del alumno, si por algn motivo o circunstancia se desconocen, debe escribir DESCONOCIDO. 34. No. de Cdula: seleccione el nmero de orden de la Cdula de Vecindad del padre del alumno, si se desconoce seleccione el que le corresponde al departamento en donde reside el alumno. 35. No. de Registro: escriba en la casilla el nmero de registro de la cdula de vecindad del padre del alumno, si se desconoce escriba ceros. 36. Extendida en el Municipio: seleccione el municipio en donde fue extendida la Cdula de Vecindad del padre del alumno, si se desconoce seleccione el municipio en donde reside el alumno.

Datos del Encargado:

37. Nombres: en esta casilla se escribe los nombres del encargado del alumno, si es la madre o el padre deben escribirse nuevamente, estos datos son obligatorios. 38. Apellidos: en esta casilla se escribe los apellidos del encargado del alumno, si es la madre o el padre deben escribirse nuevamente, estos datos son obligatorios. 39. No. de Cdula: seleccione el nmero de orden de la Cdula de Vecindad del encargado del alumno, este dato es obligatorio. 40. No. de Registro: escriba en la casilla el nmero de registro de la Cdula de Vecindad del encargado del alumno, este dato es obligatorio. 41. Extendida en el Municipio: seleccione el municipio en donde fue extendida la Cdula de Vecindad del alumno, este dato es obligatorio. 42. Parentesco: seleccione el parentesco del encargado del alumno con el alumno, este dato es obligatorio. 43. Guardar datos: al tener llenos todos los campos con la informacin requerida del alumno, de clic en Guardar Datos para que se guarde en nuestro sistema los datos ingresados. 44. Cancelar: este botn sirve para cancelar el registro del alumno.

Nota importante: Por cada alumno que agregue en el sistema, debe regresar al men y seleccionar nuevamente Estudiante, luego seleccione la opcin Agregar para registrar a todos sus Alumnos.

Listar En esta opcin el establecimiento puede verificar a todos los alumnos que tiene inscritos en el presente ciclo escolar, realizar consultas y modificaciones en datos de alumnos. Al ingresar en Listar, aparece una ventana en donde el establecimiento puede filtrar la informacin por: rama de enseanza, grado, cdigo personal del alumno o bien puede ver su listado completo. Si desea imprimir su listado de alumnos con cdigo

personal, puede descargar el mismo dando un clic en el cuadro Generar Listado en PDF.

Para poder modificar datos de un alumno seleccione y haga clic en el botn Modificar, para que el sistema acepte los cambios deber llenar todos los campos, luego haga clic en guardar datos o cancelar si no desea continuar con la operacin.

Traslados

Esta opcin se utiliza para realizar traslados de alumnos de un establecimiento a otro, para lo cual el alumno debe tener su cdigo asignado. Para trasladar un alumno de otro establecimiento a su establecimiento, de un clic en Traslado, le aparecer una ventana, escriba el cdigo personal del alumno en la casilla Por favor ingrese Cdigo Personal del Estudiante que desea Trasladar, luego presiona el botn Buscar.

Seguidamente aparecer una ventana en donde se visualizan los datos del alumno: Establecimiento donde se encuentra registrado Datos personales Datos de nacimiento Datos de la madre Datos del encargado

Para continuar con el proceso de traslado deber presionar el botn Ejecutar Traslado.

Luego le aparecer otra ventana similar a la anterior, con la diferencia que en los datos del establecimiento, aparecen los datos de su establecimiento, seleccione la rama de enseanza, para los establecimientos de Ciclo Bsico nicamente les aparecer Bsico, para los de Ciclo Diversificado les aparecern las carreras que tienen registradas en el sistema.

Seleccione la carrera a la cual se traslada el alumno y de un clic en el botn Confirmar

A continuacin le aparece un cuadro de Confirmacin de transferencia, en donde tiene que escribir la fecha de nacimiento del alumno tal y como aparece en la partida de nacimiento, luego da un clic en trasladar.

Y para finalizar le aparecer un mensaje en donde le indica que el traslado fue realizado con xito, da un clic en aceptar y el alumno aparecer en el listado de su establecimiento.

MEN CASOS: Este men contiene los siguiente submens, en cada uno podr realizar distintos procesos: Consultar. Solicitudes.

SUBMEN EN CASOS: Para poder utilizar los submens, de un clic en el men Casos, le desplegar una lista con 2 opciones, seleccione y de clic sobre la opcin que va a utilizar: Consultar: En esta opcin podr consultar los casos que gener el sistema, los cuales puede filtrar, de acuerdo a los procesos que realiz: Agregar alumnos sin cdigo (1 Bsico, genera caso solucionado). Agregar alumnos sin cdigo (2 y 3 Bsico, 4, 5 y 6 Diversificado, genera caso pendiente). Traslados de alumnos (Por esta nica vez no generan caso). Modificaciones en datos de alumnos (Cambio de un nombre o apellido, o nombres y apellidos completos y cambio en la rama de enseanza, generan caso pendiente). Modificaciones en datos de alumnos (Cambio de una letra, tilde, fecha de nacimiento, direccin del alumno, etc., no generan caso).

IMPORTANTE: Los establecimientos NO PODRN realizar CAMBIOS DE GRADO en el Sistema de Cdigo Personal por Internet, nicamente el Encargado de la Determinacin de la Demanda de la DIDEDUC, puede realizar estos cambios por medio de la Intranet y NO ES PERMITIDO REALIZAR CAMBIOS DE GRADO POR PROBLEMAS DE PROMOCIN 2009.

Los alumnos que se registran en 1 Bsico aparecern con caso solucionado, es importante que tomen nota que los cdigos personales no se asignan en el momento de ser agregados los alumnos al sistema, ni al ser solucionados los casos pendientes, previo a ello se realiza un proceso de depuracin de informacin, posterior a ello se asignan los Cdigos Personales. Para los traslados y modificaciones los cambios se reflejarn en el sistema al momento de ser realizados los mismos.

Solicitudes: En esta opcin puede consultar las solicitudes de traslado que otros establecimientos han generado en relacin a estudiantes que no continuaron el actual Ciclo Escolar en su establecimiento.

MEN CONSTANCIAS: Este men contiene la opcin para poder imprimir la constancia de cdigo personal de sus alumnos.

Esta constancia contiene la siguiente informacin: Datos del Establecimiento: cdigo, nombre y nivel educativo. Datos del Estudiante: cdigo personal, nombre, grado, carrera, fecha de nacimiento, departamento de nacimiento, municipio de nacimiento y fecha de asignacin del cdigo personal.

Para imprimir la constancia de cdigo personal, de un clic en el men Constancia, de clic en la opcin De Cdigo Personal, le aparecer una ventana en donde dice IMPRESIN DE CONSTANCIAS DE CDIGO PERSONAL, ac, puede obtener la constancia de un solo alumno, ingresando el cdigo personal en el cuadro con fondo amarillo y dando un clic en el botn Imprimir, o bien imprimir las constancias de todos sus alumnos, dando un clic en el cuadro IMPRIMIR LA CONSTANCIA DE TODOS MIS ESTUDIANTES.

En cualquiera de las dos opciones que elija, para imprimir la constancia le aparecer un cuadro con 3 opciones: abrir, guardar y cancelar. Para imprimir la constancia debe dar un clic en Abrir, si no la va a imprimir, pero necesita tenerlas todas para imprimirlas despus, entonces de un clic en Guardar y si por algn motivo no desea imprimir, de un clic en Cancelar.

La constancia que genera el sistema, es como la que se visualiza en la siguiente imagen:

IMPORTANTE TOMAR NOTA:

Se les informa a todos los establecimientos educativos, que todos los procesos de Cdigo Personal estn descentralizados en cada una de las Direcciones Departamentales de Educacin DIDEDUC-, por lo que cualquier trmite que necesiten realizar, deben hacerlo nicamente en la DIDEDUC que les corresponda, ante el Encargado de la Determinacin de la Demanda, del Departamento de Planificacin. Para todo trmite que se realice sobre Cdigo Personal, es necesario presentar una solicitud formal, cual debe estar firmada y sellada por el director del establecimiento, dirigida al Encargado de la Determinacin de la Demanda, de la Direccin Departamental de Educacin a la que corresponda el establecimiento, adjuntando el o los expedientes completos de los alumnos. Si se necesita realizar ms de un trmite es importante que se haga en una misma solicitud, de manera que se garantice tener al da todos los procesos del establecimiento. Se solicita que los trmites se realicen personalmente por el Director del establecimiento o persona autorizada por ste, para que se atienda la solicitud y de una vez se devuelvan los expedientes al establecimiento, evitando cualquier riesgo de prdida o extravo de un expediente o de documentos que lo conforman. Por lo tanto queda bajo la responsabilidad del establecimiento, seguir estas instrucciones.