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Instructivo Cargue de Archivos Póliza Caución y consulta cargues Proceso Asociado: Gestionar Servicios de Información Procedimiento Asociado: SG.P.01 Modelo operacional RUNT Código: SG.I.189 Versión: 1 Aprobado: 24-10-2012 Página: 1 de 29 1 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público APROBACIONES Elaborado por: Sandra Esperanza Araque / Cargo: Analista de Pruebas Aprobado por: Alberto Quevedo Barragán / Cargo: Jefe de procesos funcionales Revisado por: Alberto Quevedo Barragán / Cargo: Jefe de procesos funcionales CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Modificación aprobada Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado 1 24-10-2012 Elaboración inicial del documento NA

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    Caución y consulta cargues

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    1 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    APROBACIONES

    Elaborado por: Sandra Esperanza Araque / Cargo: Analista de Pruebas Aprobado por: Alberto Quevedo Barragán /

    Cargo: Jefe de procesos funcionales Revisado por: Alberto Quevedo Barragán / Cargo: Jefe de procesos funcionales

    CONTROL DE CAMBIOS

    Versión Fecha de

    Modificación aprobada

    Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado

    1 24-10-2012 Elaboración inicial del documento NA

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    2 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    TABLA DE CONTENIDO

    1. OBJETIVO 3

    2. ALCANCE 3

    3. DESCRIPCIÓN 3

    4. CARGUE DE ARCHIVOS DE PÓLIZAS DE CAUCIÓN 5

    5. CONSULTAR CARGUE DE ARCHIVOS DE PÓLIZAS DE CAUCIÓN 16

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    3 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    1. Objetivo Proporcionar una guía detallada a los usuarios autorizados del sistema HQ-RUNT, para realizar el ingreso de los datos específicos para el Cargue de Archivos de Pólizas de Caución .

    2. Alcance Inicia con la selección de la funcionalidad en el aplicativo HQ-RUNT cargue de archivos , y termina con la pantalla de confirmación del cargue del archivo.

    3. Descripción A continuación se describe el procedimiento que debe seguir un usuario del sistema para realizar el Cargue de Archivos .

    Es importante tener en cuenta que:

    • La presentación de los procedimientos está en el mismo orden en el cual el menú se visualiza dentro de la aplicación HQ-RUNT.

    • Los campos de color salmón que aparecen dentro de cada una de las pantallas, son obligatorios, el no ingreso de información en los mismos, genera un mensaje informativo y no permite continuar con el proceso.

    • La descripción de este proceso inicia después que el usuario del sistema RUNT, que se encargará de la realización del trámite o solicitud, se encuentra autenticado, es decir ha registrado su usuario, contraseña y huella digital (Instructivo Ingreso Aplicativo HQ-RUNT) .

    • El símbolo antepuesto a un campo indica que el campo es de doble digitación. Si el campo no coincide, luego de digitar la información dos veces, cambia a color rosado

    Si las dos digitaciones coinciden, el campo cambia a color verde

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    4 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    • En los campos de fecha, se presenta el ícono que permite buscar una fecha. Dé clic sobre este ícono y el sistema despliega una ventana con el mes actual.

    Con los botones y puede desplazarse un mes adelante y atrás. Con los

    botones y puede desplazarse un año adelante y atrás.

    Al dar clic sobre la fecha deseada, el sistema transfiere la información al campo

    desde el cual se hizo el llamado .

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    5 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    4. Cargue de Archivos de Pólizas de Caución

    A continuación se describe el procedimiento general que se debe seguir para el registro por parte del usuario del sistema RUNT, de una solicitud de Cargue de Archivo de Pólizas de Caución.

    Paso 1

    Para iniciar el proceso de Cargue de Archivo de Pólizas de Caución, seleccione la opción Incorporar Autorizaciones/Certificaciones del menú principal.

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    6 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Dé clic en la opción Cargues

    Dé clic en la opción Cargue de Información

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    7 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    El sistema despliega la siguiente pantalla:

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    8 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Datos del formulario

    Tipo de archivo:

    Campo obligatorio. Seleccione de la lista el tipo de archivo Póliza de Caución.

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    9 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Seleccionar:

    Esta opción permite buscar en una dirección específica el archivo de pólizas de caución que se va a cargar.

    Guardar:

    Con esta opción se envía la solicitud de cargue del archivo de pólizas de caución.

    Paso 2

    Seleccione el tipo de cargue Póliza de Caución y con la opción busque el archivo a cargar en la ubicación existente, el sistema despliega una ventana emergente “Elegir archivo”.

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    10 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Seleccione el archivo y dé clic en el botón , el archivo a cargar sube a pantalla,

    mostrando la ruta del archivo en el campo .

    Si por el contrario el usuario selecciona el botón el sistema retorna a la pantalla principal de cargues.

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    11 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Cuando el sistema transfiere el archivo, se habilita el botón y la opción

    . Estas opciones permiten eliminar el archivo seleccionado.

    Dé clic en el botón para enviar la información al HQ-RUNT, el sistema hace las respectivas validaciones de cargue. El archivo a cargar debe estar firmado digitalmente.

    Si el archivo que se envió presenta alguna anomalía, el sistema indica a través de un mensaje en rojo “El cargue finalizó con errores”, mostrando una pantalla con la Trazabilidad de los estados de la solicitud.

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    12 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    De lo contrario el archivo cumple con las validaciones iníciales (nombre, firma digital), el sistema genera un mensaje en verde indicando “se cargó el archivo satisfactoriamente”, mostrando una pantalla con la Trazabilidad de los estados de la solicitud.

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    13 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Datos del Formulario

    Numero de la solicitud:

    Este campo corresponde al número de solicitud generado por el sistema.

    Nombre del estado:

    Fecha y Hora:

    Este campo corresponde a la fecha y hora de cargue.

    Usuario:

    Este campo corresponde al usuario autenticado en el sistema.

    Consultar Log:

    Esta opción permite consultar el detalle del proceso de cargue.

    Descargar Archivo:

    Esta opción permite descargar en formato .txt el detalle del proceso de cargue.

    Paso 3

    Dé clic en el botón , el sistema muestra por pantalla el detalle del proceso de cargue.

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    14 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Dé clic en el botón para volver a la pantalla Trazabilidad de cargues.

    Paso 4

    Dé clic en el botón , el sistema despliega una nueva ventana “Descarga de Archivos” donde el usuario puede cancelar, guardar o abrir el archivo en formato .txt .

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    15 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Si el usuario elije la opción , el sistema retorna a la pantalla principal de trazabilidad de los estados de cargue, es decir cancela la generación informe.

    Si el usuario elije la opción , el sistema permite almacenar el archivo en un destino seleccionado, para posterior apertura.

    Si el usuario elije la opción , el sistema muestra el informe generado en formato .txt .

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    16 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    5. Consultar Cargue de archivos de Pólizas de Cauci ón

    A continuación se describe el procedimiento general que se debe seguir para la consulta por parte del usuario del sistema RUNT, de una solicitud de cargue de archivo de pólizas de caución .

    Siga los siguientes pasos:

    Paso 1

    Seleccione la opción Incorporar Autorizaciones/Certificaciones del menú principal.

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    17 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Dé clic en la opción Cargues del menú principal.

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    18 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Dé clic en la opción Consultar trazabilidad de solicitud de Cargue del menú principal.

    El sistema despliega la siguiente pantalla:

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    19 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Datos del formulario

    Consulta por número de solicitud

    Número de solicitud:

    Corresponde al número de solicitud que se va a consultar. Es obligatorio si la consulta se realiza por número de solicitud.

    Buscar por número de solicitud:

    Esta opción permite consultar el estado de un cargue por número de solicitud.

    Consulta por rango de fechas

    Fecha inicial:

    En este campo se selecciona utilizando el calendario o en su defecto digitando la información con formato (dd/mm/aaaa) , correspondiente a la fecha inicial del rango de fechas que se desea consultar. Es obligatorio si la consulta se realiza por rango de fechas.

    Fecha Final:

    En este campo se selecciona utilizando el calendario o en su defecto digitando la información con formato (dd/mm/aaaa) , correspondiente a la fecha final del rango de fechas que se desea consultar. Es obligatorio si la consulta se realiza por rango de fechas.

    Buscar por rango de fechas:

    Esta opción permite consultar el estado de un cargue por rango de fechas.

    Paso 2

    Si la búsqueda no tiene datos asociados, el sistema muestra el siguiente mensaje:

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    20 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Consulta por número de solicitud

    Registre el número de solicitud

    Dé clic en el botón , el sistema recupera el estado del cargue al momento de la consulta, habilitando una ventana de Resultados de Búsqueda, como se muestra a continuación.

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    21 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Consulta por rango de fechas

    Registre el rango de fechas a consultar

    Dé clic al botón , el sistema muestra en pantalla todas las solicitudes de cargue que se encuentren en el rango de fechas consultadas.

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    22 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Mediante la barra el usuario se puede desplazar a través de las páginas que devuelve la consulta.

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    23 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Campos Resultados de la Búsqueda

    Número de solicitud:

    Campo no editable, corresponde al número de solicitud consultada.

    Usuario:

    Campo no editable, corresponde al usuario que realizó el cargue.

    Fecha de envío:

    Campo no editable, corresponde a la fecha de envío de la información.

    Nombre del archivo:

    Campo no editable, corresponde al nombre del tipo de archivo cargado.

    Estado:

    Campo no editable, corresponde al estado del cargue de la información (exitoso, fallido, inconsistente).

    Detalle:

    Esta opción permite consultar al detalle del log del cargue de información.

    Paso 3

    Dé clic al ícono para ver al detalle el procesamiento del archivo.

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    24 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Datos de la pantalla

    Número de la solicitud:

    Campo no editable, corresponde al número de solicitud consultado.

    Nombre del estado:

    Campo no editable, muestra los diferentes estados del archivo, desde el momento que fue recibido hasta que termina el proceso.

    Fecha y Hora:

    Campo no editable, corresponde a la fecha y hora de procesamiento y cargue del archivo.

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    25 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Usuario:

    Campo no editable, corresponde al usuario que realizó el cargue.

    Consultar Log detallado:

    Esta opción permite consultar el detalle del proceso de cargue.

    Regresar:

    Esta opción permite regresar a la pantalla principal Consultar cargues de usuario.

    Descargar reporte txt:

    Esta opción permite descargar en formato .txt el detalle del proceso de cargue.

    Descargar reporte excel:

    Esta opción permite descargar en formato excel el detalle del proceso de cargue

    Paso 4

    Dé clic en el botón , el sistema muestra por pantalla el detalle del proceso de cargue.

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    26 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Dé clic en el botón para volver a la pantalla de consultar el cargue.

    Paso 5

    Dé clic en el botón , el sistema despliega una nueva ventana “Descarga de Archivos” donde el usuario puede cancelar, guardar o abrir el archivo en formato .txt

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    27 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Si el usuario elige la opción , el sistema retorna a la pantalla principal de trazabilidad de los estados de cargue, es decir cancela la generación informe.

    Si el usuario elige la opción , el sistema permite almacenar el archivo en un destino seleccionado, para posterior apertura.

    Si el usuario elige la opción , el sistema muestra el informe generado en formato txt.01 .

    Paso 5

    Dé clic en el botón , el sistema despliega una nueva ventana “Descarga de Archivos” donde el usuario puede cancelar, guardar o abrir el archivo en formato Excel

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    28 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Si el usuario elige la opción , el sistema retorna a la pantalla principal de trazabilidad de los estados de cargue, es decir cancela la generación informe.

    Si el usuario elige la opción , el sistema permite almacenar el archivo en un destino seleccionado, para posterior apertura.

    Si el usuario elige la opción , el sistema muestra el informe generado en formato excel .

    Paso 6

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    29 SG.I.189 Cargue de archivos poliza caución y consultas cargues.doc Uso Público

    Dé clic en el botón para volver a la pantalla de consultar el cargue y con ello puede ejecutar nuevamente otra consulta de Cargue de archivos de Pólizas de Caución.