insinstructivo de validaciontruct ivo general valid ac i on informacion

7/24/2019 InsInstructivo de Validaciontruct Ivo General Valid Ac i on Informacion

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Ministerio de Educacin Nacional

Repblica de ColombiaProyectode Modernizacin de Secretaras de Educacin

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PROCESO DE VALIDACIN DE DATOS

El Proceso de Validacin de Informacin de HUMANO, es un proceso a travsdel cual la Secretara de Educacin busca validar la veracidad de lainformacin de datos bsicos y de historia laboral del funcionario.

Este proceso es realizado a travs de HUMANO en Lnea, que es la aplicacinen la cual los funcionarios pueden consultar su desprendible de pago y sucertificado de ingresos y retenciones. De esta forma la secretara pondr adisposicin del funcionario, toda la informacin bsica y de historia laboral,para que sea consultada y revisada a travs de Internet, una vez el funcionario

desee consultar su comprobante pago.

En este orden de ideas el Proceso de Validacin de datos evita eldesplazamiento del funcionario para verificar la validez de la informacin ypermite que la Secretara tenga informacin real, consistente y actualizadasobre los funcionarios, para llevar a cabo los diferentes procesos de nmina yrecursos humanos que la entidad requiera

1. VALIDAR INFORMACIN BSICA

Para poder consultar de manera exitosa su comprobante de pago es necesariorealizar los siguientes pasos que le indica el Sistema; Paso 1, consiste en validar lainformacin bsica(Imagen 1):


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Ministerio de Educacin NacionalRepblica de Colombia

Proyecto de Modernizacin de Secretaras de Educacin

Instructivo HUMANO EN LNEA-Docentes

Paso 4

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Imagen 1

Una vez seleccione el vnculo Paso 1: Validar informacin bsicavisualizar lasiguiente ventana (Imagen 2):


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Imagen 2


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En esta ventana podr identificar la informacin bsica de la cual dispone la

Secretara sobre el funcionario. Si la informacin contenida en esta ventana escorrecta continue con el proceso, si es incorrecta o est desactualizada, tienela oportunidad de modificarla. Recuerde que el diligenciamiento de todos loscampos es obligatorio.

En caso de necesitar corregir la informacin de direccin, debe dar clic en elbotn buscador del respectivo campo y el Sistema abrir la siguiente ventanade insercin de datos (Imagen3):

Imagen 3

En el campo Abrevieturas, se encuentran los diversos items por los cuales puedeestar constituida una direccin; si se desea elegir alguna, es necesario dardoble clic en la opcin elegida, al realizar esta accin, la opcin elegida sevisualizar de forma abreviada, en el campo de Direccin y en caso de sernecesario en este campo se puede ingresar informacin adicional.


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Si desea borrar la informacin ingresada en el campo Direccin, la opcin

Limpiar permite el borrado total de toda la informacin ingresada en el campo.

Una vez se haya ingresado la direccin correctamente, es necesario dar clic enel checkbox de Confirmar Direccin y posteriormente en el botn Aceptarparaguardar la informacin de direccin.

Para finalizar Toda la Validacin de Informacin Bsica se debe dar clic en elbotn Aceptar.

Nota: todos los campos que esten en rojo son obligatorios. El campo de Ttulo

Profesional se activar unica y exclusivamente si en el campo Nivel Educativoseleccion una opcin que requiere ttulo profesional. El campo rea EducativaTcnica slo se activar para validacin si en el campo rea Educativa se eligela opcin No Aplica.


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2. DESCARGAR REPORTE HISTORIA LABORAL

Una vez validada la Informacin Bsica en el Paso 1 y despus de dar clic en elbotn Aceptar, ser redirigido a la primera ventana donde ver el vnculo delPaso 2: Descargar Reporte Historia Laboral, como se ilustra en la siguienteimagen:

Imagen 4

Cuando d clic en el vnculo observar la siguiente ventana (Imagen 5), dondeautomticamente se generar el reporte de Revisin Historia Laboral:


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Imagen 5

Para poder obtener el reporte de Historia Laboral es necesario dar clic sobre laopcin Ver.

En caso de que el reporte se visualice en blanco, es necesario dar clic en elBotnActualizarhasta que el campo de DetalleEstado, sealado en la figuraanterior, indique Terminado.

Nota: Al dar clic en el Botn Aceptar se generar un nuevo reporte de HistoriaLaboral.

Una vez se d clic en el vnculo Ver, visualizar el reporte de Historia Laboral(imagen 6) del que dispone la Entidad, donde es posible revisar y verificar la


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validez de las novedades de planta actual e histrica que conforman su historia

laboral:

Imagen 6

Una vez se visualice el reporte de Historia Laboral, se determin la validez de lainformacin y se desee continuar el proceso de validacin es necesario dar clic

en el vnculo de Continuar Proceso.


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3. VALIDACIN HISTORIA LABORAL

Una vez d clic en el vnculo de Continuar procesoser redirigido a la ventanainicial donde el Paso 3 de: Validar Historia Laboralestar habilitado para quereporte las inconsistencias presentadas (si es que existen), como se muestra enla siguiente Imagen (Imagen 7):

Imagen 7

Al dar clic en Validar Historia Laboral visualizar la siguiente ventana (Imagen 8)donde se encontrarn algunos datos de su vinculacin actual y las opcionesRegistrar Inconsistencia y Continuar Proceso:


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Imagen 8

Si en la revisin de las novedades del reporte de Historia Laboral se encontraron

inconsistencias es necesario seleccionar la opcin Registrar inconsistencia.

Cuando haya seleccionado la opcin Registrar inconsistencia, ver la siguienteventana de insercin de datos (Imagen 9). En sta se podr reportarespecficamente qu tipo de inconsistencia se encontr en el reporte de

Historia Laboralque fue generado:


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Imagen 9

A continuacin se describir brevemente a qu hace referencia cada campo.

Inconsistencia:Se refiere al tipo de inconsistencia que encontr en el reporte.

Fecha Inicial:Fecha inicial en la cual inici la novedad de Planta.

Fecha Final:Fecha inicial en la cual finaliz la novedad de Planta.

Acto Administrativo:Corresponde al tipo de Acto Administrativo con el cual fuegenerada la novedad de planta: Resolucin, Acta, Decreto etc.


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Fecha Acto Admvo: Fecha del acto administrativo con el cual fue generada la

novedad de planta.

Nmero Acto Admvo: Nmero del Acto Administrativo con el cual fue generadala novedad de planta.

Institucin Educativa: Institucin Educativa asociada a la novedad de planta.

Ciudad de Ubicacin Laboral: Este campo corresponde a la ciudad deubicacin laboral del funcionario para la novedad de planta.

Observaciones Empleado: El funcionario debe diligenciareste campo en casode que tenga que realizar alguna observacin a la Secretara con respecto a lainconsistencia que est reportando.

Observaciones Secretara: El diligenciamiento de este campo estar nica yexclusivamente a cargo de la entidad una vez el funcionario haya reportado lavalidacin y sea necesario realizar observaciones con respecto a lainconsistencia registrada.

3.1INCONSISTENCIAS

En el campo Inconsistenciase podr seleccionar el tipo de inconsistencia quese encontr en el reporte:


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Nota: Los campos que estn en rojo son estrictamente obligatorios, por eso esnecesario verificar su diligenciamiento. Cada tipo de inconsistencia requiereciertos campos como obligatorios

A continuacin se explicar a qu hace referencia cada tipo de inconsistencia.

En caso que se vaya a reportar un error en una novedad existente en la historialaboral del funcionario, el campo Novedad contendr todas las novedadesque ha tenido el funcionario en su historia laboral, junto con la fecha de lamisma.

- No existe una Novedad en la historia laboral: Se debe seleccionar estetipo de inconsistencia si en el reporte de historia laboral no est registradauna novedad de planta. El campo Novedad contendr todos los tiposde novedad que tiene contemplados la Secretara. Se debe seleccionarel tipo de novedad que no se encontr y llenar todos los campos de laventana de insercin. Todos los campos son requeridos.


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- Ciudad de Ubicacin laboral incorrecta:Se debe seleccionar esta opcin

nica y exclusivamente si dentro de las novedades del reporte, seencontr que la ciudad de Ubicacin laboral est errada.

- Dependencia y ubicacin laboral Inexistente: Se debe seleccionar estaopcin en caso de que la inconsistencia corresponda a que elestablecimiento educativo asociado a la novedad est errado y laciudad de ubicacin laboral sea incorrecta.


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- Fecha inicial incorrecta: En caso de que la fecha inicial y/o final de la

novedad est incorrecta, se debe seleccionar esta opcin.

- Institucin Incorrecta: Se debe seleccionar esta opcin nica yexclusivamente si dentro de las novedades del reporte, se encontr quela institucin asociada a la novedad de planta est errada.

- Tipo de Acto administrativo incorrecto: En caso de que esta sea lainconsistencia.

- La fecha de Ingreso es incorrecta: En caso de que la fecha de ingreso a

la empresa sea errnea se debe seleccionar esta opcin

- Falta una novedad en Ausencias: Si existi una novedad de ausenciasque no est registrada en el reporte, es necesario seleccionar este tipo deinconsistencia para diligenciar la informacin respectiva.

- La fecha de afiliacin a fondo es incorrecta: Esta opcin debeseleccionarse si la fecha de afiliacin a fondo es incorrecta.

- La fecha final de una novedad de Ausentismo es incorrecta: Si en el

reporte existe una novedad de ausencia con una fecha inicial errada esnecesario seleccionar esta opcin.

- La informacin del retiro no es correcta: En caso de que existainformacin de retiro en el reporte y sta sea errada, es necesarioseleccionar este tipo de inconsistencia.

- Las observaciones registradas no son vlidas: Si en el reporte el campo deobservaciones tiene errores o informacin no veraz se debe seleccionareste tipo de inconsistencia.

- Los fondos anteriores a la afiliacin al FPM son incorrectos: Esta opcindebe seleccionarse si muestra informacin errada de los fondos anterioresa la afiliacin a FPM.


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3.2 EDITAR INCONSISTENCIAS

En caso de que se haya reportado una inconsistencia y sta necesitemodificaciones o correcciones, se podr editar en la ventana de Validacin DeHistoria Laboral en la opcin Editar. Este vnculo mostrar la ventana deinsercin de inconsistencias con la informacin que ya haya sido ingresada.

Una vez se hayan registrado todas las inconsistencias encontradas, parafinalizar el Paso 3 se debe dar clic en el botn Continuar Proceso.


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4. REPORTAR VALIDACIN DE INFORMACIN.

Despus de dar clic en el vnculo de Continuar Proceso, ser redirigido a laventana inicial, donde se visualizar un checkbox de certificacin de lainformacin: (Imagen 10)

Imagen 10

Para certificar que la informacin reportada por usted es vlida debe dar clicen el checkbox de certificacin de la informacin. Inmediatamente de clicsobre ste, se activar el vnculo de Reportar Toda La Revisincomo se indicaen la siguiente imagen (Imagen 11):


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Imagen 11

Al dar clic sobre el vnculo de Reportar Toda La Revisinel Sistema mostrar unmensaje de confirmacin del reporte del proceso de validacin de datos:


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Paso 4

Una vez d clic en el botn Aceptarel reporte de la revisin ser enviado a la

Secretara de Educacin, pero no estar sujeto a modificaciones, sin embargopuede consultar su reporte a travs del men de Humano En Lnea.

Cuando de clic en el botn Aceptar, el Sistema habilitar el acceso a lasfuncionalidades para que pueda consultar su desprendible de pago y elcertificado de Ingresos y Retencin en HUMANO En Lnea.

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