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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GF-PT-55
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / COMPRA O ARRENDAMIENTO DE SEDE
EN EL EXTERIOR (RESIDENCIA U OFICINA) VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:
MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR
SECRETARIA GENERAL
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO DEL FONDO ROTATORIO
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Fecha de Vigencia: 14/09/2018
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Adopción del procedimiento.
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
ADRIANA DEL PILAR GUZMÁN OTÁLORA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo
de Servicios Al Exterior 29/08/2018
ANDREA VERÓNICA CAICEDO LÓPEZ Segundo Secretario 29/08/2018
MÓNICA PAOLA AREVALO MORALES Técnico Administrativo 29/08/2018
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
MARÍA PEÑA SARMIENTO Asesora 05/09/2018
REVISÓ CARGO FECHA
LUIS ARMANDO LÓPEZ BENITEZ Director Administrativo y Financiero 13/09/2018
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRÁN Jefe (e) Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 14/09/2018
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GF-PT-55
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1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades requeridas para la compra, cambio de sede por arriendo y/o
adecuaciones de residencias y oficinas en el exterior, en cumplimiento del lineamiento de eficiencia y
eficacia en la utilización de los recursos.
2. ALCANCE
Este documento aplica para las Misiones de Colombia en el Exterior y para el Grupo Interno de Trabajo
de Servicios al Exterior. Inicia con la recepción del estudio por parte del Jefe de Misión y finaliza con la
compra, cambio de sede por arriendo y/o adecuación de la sede.
3. BASE LEGAL
• Convención de Viena Sobre Relaciones Consulares, 24 de abril de 1963.
• Decreto 1082 de 2015: “Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación
Nacional” Subsección 3, “Contratos Ejecutados Fuera del Territorio Nacional”, artículo
2.2.1.2.4.3.1. “… Los Procesos de Contratación adelantados por las Entidades Estatales en el
exterior para los contratos que deban ejecutarse fuera del territorio nacional pueden someterse a la
ley extranjera.”
• Decreto 111 de 1996: “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225
de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
• Decreto 20 de 1992: “Por el cual se determina la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del
Ministerio de Relaciones Exteriores y se asignan sus funciones”.
• Resolución 6356 de 2018: Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas de las Misiones
Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior y se deroga la
Resolución 032F de 2017.
• Resolución 7177 de 2018: Por la cual modifica la conformación y funciones del Comité para asuntos
de Inmuebles en el Exterior y se deroga la Resolución 6168 de 24 de julio de 2018.
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4. DEFINICIONES
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal
JEFE DE MISION: Hace referencia al Embajador, Jefe de Delegación o Cónsul que puede hacer una
solicitud de cambio de sede, bien sea por compra o arriendo.
OFICINAS: Bien Inmueble utilizado por las Misiones Diplomáticas con el fin de atender a los
connacionales y tratar temas diplomáticos en la representación de Colombia en el exterior.
RESIDENCIA EMBAJADA: Bien inmueble utilizado por las Embajadas, Delegaciones y Consulados
Generales Centrales en la representación de Colombia en el exterior.
SEDE ADECUADA: Corresponde a un inmueble sobre el cual se adelantan obras de edificación que
cambian, de manera completa o parcial, el uso del inmueble, garantizando la permanencia total o parcial
del inmueble original (Corresponde a la licencia de construcción por adecuación).
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación, es una herramienta modular
automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar
una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de
brindar información oportuna y confiable1
SISE: Sistema de Información de Servicio al Exterior, es la herramienta oficial de rendición de cuentas
de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior.
SUIFP: Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas, Sistema utilizado para la administrar y
hacer seguimiento a los Proyectos de Inversión.
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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
• GF-PT-19 Ordenar Giros Periódicos y Ocasionales a las Misiones
• GF-PT-44 Confrontar Gastos de las Misiones
6. REGISTROS
• GF-FO-137 Solicitud compra de sedes en el exterior.
• GF-FO-135 Autorización arriendo de sedes en el exterior.
• GF-FO-136 Solicitud adecuación de sedes en el exterior.
• CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos.
• Correo electrónico.
• Memorando.
• Estudio de viabilidad para la compra de sedes y oficinas.
• Estudio de viabilidad de cambio de sede por arriendo.
• Escrituras o documentos de propiedad (Según aplique).
• Estudio de viabilidad para las adecuaciones.
• Inmueble registrado en el SIIF.
• Informe de rendición de cuentas – SISE.
• Propuestas de compra.
• Propuestas de adecuación
7. SISTEMAS DE INFORACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS
• Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE)
• Sistema de Información Financiera (SIIF)
• Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas – SUIFP (Si aplica)
• Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro.
• Sistema de Correspondencia Oficial.
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8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
La Dirección Administrativa y Financiera durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Misiones
Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior, sus necesidades para el año siguiente y
serán distribuidas de acuerdo con el Presupuesto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores y su
Fondo Rotatorio.
8.1. Compra de sedes (Residencia u Oficina)
➢ La asignación de recursos para compra de inmuebles en el Exterior estará sujeta a la a disponibilidad
de recursos.
➢ La ejecución de los recursos en el marco de la austeridad, eficiencia y transparencia, será
responsabilidad del Jefe de Misión.
➢ Para la compra del inmueble (Residencia u Oficina), el Jefe de Misión deberá asegurar el cumplimiento
de la normatividad legal y de seguridad aplicable en el país receptor. Esto quiere decir que cumple con
los protocolos de atención al público.
➢ En los casos en que se requiera efectuar la compra de un inmueble en el exterior (Residencia u Oficina),
el Jefe de Misión Diplomática deberá elaborar un estudio dirigido al Secretario General o al Director
Administrativo y Financiero, con tres (3) propuestas, entre ellas la situación del inmueble actual y anexar
el formato GF-FO-137 Solicitud compra de sedes en el exterior. Para la elaboración de este estudio
deberá tener como mínimo los criterios aplicados a las propuestas mencionadas en el formato GF-FO-
137 Solicitud compra de sedes en el exterior.
➢ El estudio se deberá remitir a través de memorando (por valija diplomática y por correo electrónico) con
una antelación de sesenta (60) días, previo a la fecha estimada para iniciar el proceso de compra de la
sede.
➢ El Jefe de Misión deberá acompañar el informe con un registro fotográfico detallado (de las propuestas
señaladas en el estudio), con el fin de facilitar la verificación de la información relacionada.
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➢ Una vez adquirida la sede de la Misión, Residencia de Embajada u Oficina Consular, el Jefe de Misión
tendrá un plazo máximo de cinco (5) meses para él envío del original de las escrituras o título de
posesión (según corresponda), contados a partir del giro de los recursos.
➢ Una vez recibidas las escrituras o título de posesión, estas deberán ser custodiadas en el archivo de
gestión de la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio.
8.2. Arrendamiento de la sede (Residencia u Oficina)
➢ El Ministerio de Relaciones Exteriores arrendará sedes en los siguientes casos:
• Creación de una nueva Misión Diplomática
• Cambio de la sede actual de la Misión Diplomática
• Renovación o Prórroga del contrato de Arrendamiento de la sede vigente.
➢ La asignación de recursos para el arrendamiento de inmuebles en el exterior estará sujeta a la
disponibilidad de recursos.
➢ La ejecución de los recursos en el marco de la austeridad, eficiencia y transparencia, será
responsabilidad del Jefe de Misión.
➢ Para el arrendamiento del inmueble (Residencia u Oficina), el Jefe de misión deberá asegurar el
cumplimiento de la normatividad legal y de seguridad aplicable en el país receptor. Esto quiere decir
que cumple con los protocolos de atención al público.
➢ En los casos en que se requiera efectuar el arrendamiento de un inmueble en el exterior (Residencia u
Oficina), el Jefe de Misión Diplomática deberá elaborar un estudio dirigido al Secretario General o al
Director Administrativo y Financiero, con tres (3) propuestas, entre ellas la situación actual del inmueble
y anexar el formato GF-FO-135 Autorización arriendo de sedes en el exterior. Para la elaboración de
este estudio deberá tener como mínimo los criterios, aplicados a las propuestas mencionadas en el
formato GF-FO-135 Autorización arriendo de sedes en el exterior.
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➢ El estudio se deberá remitir a través de memorando (por valija diplomática y por correo electrónico) con
una antelación de sesenta (60) días a la fecha máxima establecida en la cláusula de terminación del
contrato, con el fin de evitar el pago de sanciones o incurrir en cláusulas de incumplimiento.
➢ El Jefe de Misión debe acompañar el informe con un registro fotográfico detallado (de las propuestas
señaladas en el estudio), con el fin de facilitar la verificación de la información relacionada.
➢ Los gastos adicionales que se ocasionen en el cambio de sede, serán girados a la misión de acuerdo
con el procedimiento GF-PT-19 Ordenar Giros Periódicos y Ocasionales a las Misiones.
➢ El contrato y las facturas que se generen para el nuevo contrato se confrontarán, conforme a los
lineamientos establecidos en el procedimiento GF-PT-44 Confrontar Gastos de las Misiones.
8.3. Adecuaciones de la sede (Residencia u Oficina)
El Ministerio de Relaciones Exteriores adecuará sedes en los siguientes casos:
• Creación de una nueva Misión Diplomática
• Cambio de la sede actual de la Misión Diplomática
• Modificación del inmueble por necesidades del servicio.
➢ La asignación de recursos para la adecuación de los inmuebles en el Exterior estará sujeta a la
disponibilidad de recursos.
➢ La ejecución de los recursos en el marco de la austeridad, eficiencia y transparencia, será
responsabilidad del Jefe de Misión.
➢ Para la adecuación del inmueble (Residencia u Oficina), el Jefe de Misión deberá asegurar el
cumplimiento de la normatividad legal y de seguridad aplicable en el país receptor. Esto quiere decir
que cumple con los protocolos de atención al público.
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➢ En los casos en que se requiera efectuar la adecuación de un inmueble en el exterior (Residencia u
Oficina), el Jefe de Misión Diplomática deberá elaborar un estudio dirigido al Secretario General o al
Director Administrativo y Financiero, con tres (3) propuestas de las obras a realizar y anexar el formato
GF-FO-136 Solicitud adecuación de sedes en el exterior. Para la elaboración de este estudio deberá
tener como mínimo los criterios aplicados a las propuestas mencionadas en el formato GF-FO-136
Solicitud adecuación de sedes en el exterior.
➢ El estudio deberá remitirse a través de memorando (por valija diplomática y por correo electrónico) con
una antelación de un (1) mes, al inicio de las obras.
➢ El Jefe de Misión deberá acompañar el informe con un registro fotográfico detallado (de las propuestas
señaladas en el estudio), con el fin de facilitar la verificación de la información relacionada.
➢ El contrato y las facturas que se generen de las obras de adecuación se confrontarán conforme a los
lineamientos establecidos en el procedimiento GF-PT-44 Confrontar Gastos de las Misiones.
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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
9.1 COMPRA DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir solicitud de compra de sede.
Secretario General.
Director Administrativo y
Financiero.
Memorando.
Correo electrónico.
Estudio de viabilidad para la
compra de sedes y oficinas.
GF-FO-137 Solicitud compra
de sedes en el exterior
El jefe de Misión será el
responsable de remitir esta
solicitud a la Secretaria
General o a la Dirección
Administrativa y Financiera.
2.1 ¿Es viable la compra de la
sede?
Si Remítase a la actividad 5.
No Remítase a la actividad 4.
3
Responder la solicitud al Jefe de Misión,
indicando las razones por las cuales no es
posible efectuar la compra de la sede.
Director Administrativo y
Financiero
Memorando.
Correo electrónico.
Se responde por Memorando
o correo electrónico y finaliza
el trámite.
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4 Responder la solicitud al Jefe de Misión, Director Administrativo y
Financiero
Memorando.
Correo electrónico.
remitiendo los criterios para sustentar la
compra.
5 Recibir estudio con mínimo 3 propuestas. Secretario General
Memorando.
Correo electrónico
Propuestas de compra.
Estudio de viabilidad para la
compra de sedes y oficinas.
GF-FO-137 Solicitud compra
de sedes en el exterior.
El jefe de Misión será el
responsable de remitir el
informe a la Secretaria
General.
6 Remitir la solicitud a la Dirección
Administrativa y Financiera. Secretario General
Memorando.
Correo electrónico
Propuestas de compra.
Estudio de viabilidad para la
compra de sedes y oficinas.
GF-FO-137 Solicitud compra
de sedes en el exterior.
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7 Analizar el estudio con las propuestas
remitidas por el Jefe de Misión.
Comité para asuntos de
inmuebles en el
exterior.
CO-FO-05 Control de
asistencia y seguimiento a
compromisos.
Propuestas de compra.
Estudio de viabilidad para la
compra de sedes y oficinas.
GF-FO-137 Solicitud compra
de sedes en el exterior.
7.1 ¿Se aprueba la compra de
la sede?
SI
Remítase a la actividad 10.
NO Remítase a la actividad 9.
8 Informar al Jefe de Misión que no es
posible efectuar la compra de la sede. Secretario General
Memorando.
Correo electrónico.
Se responde por Memorando
o correo electrónico y finaliza
el trámite.
9
Elaborar resolución con asignación de
partida y efectuar el giro a la Misión
Disiseplomática.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo de Servicios al
Exterior.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo Financiero del
Fondo Rotatorio –
Tesorería.
Para efectuar este giro se
aplican las actividades
descritas en el desarrollo
del procedimiento del
procedimiento: GF-PT-19
Ordenar giros periódicos y
ocasionales a las Misiones.
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9.2 ARRENDAMIENTO DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir estudio con mínimo 3 propuestas.
Director Administrativo
y Financiero.
Secretario General
Memorando.
Correo electrónico.
Estudio de viabilidad de
cambio de sede por
arriendo.
El jefe de Misión será el
responsable de remitir esta
solicitud, acompañada del
estudio y propuestas para el
arrendamiento.
10 Recibir las escrituras originales del
inmueble adquirido.
Coordinador Financiero
Grupo Interno de
Trabajo del Fondo
Rotatorio
Escrituras o documentos
de propiedad (Según
aplique).
La escritura se archiva de
acuerdo con la Tabla de
Retención Documental
Coordinación del Grupo
Interno de Trabajo del
Fondo Rotatorio.
11
Incluir el inmueble en la contabilidad del
Fondo Rotatorio del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Coordinador Financiero
Grupo Interno de
Trabajo del Fondo
Rotatorio.
Inmueble registrado en el
SIIF.
12 Finalizar proceso.
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9.2 ARRENDAMIENTO DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Propuestas de
arrendamiento.
GF-FO-135
Autorización arriendo
de sedes en el exterior.
2.1 ¿Es viable el
arrendamiento de la sede?
SI Remítase a la actividad 4.
NO Remítase a la actividad 3.
3
Responder la solicitud al Jefe de Misión,
indicando las razones por las cuales no es
posible efectuar el arrendamiento de la
sede.
Director Administrativo
y Financiero
Memorando.
Correo electrónico.
Se responde por
Memorando o correo
electrónico y finaliza el
trámite.
4 Analizar el estudio con las propuestas
remitidas por el Jefe de Misión.
Comité para asuntos de
inmuebles en el
exterior.
CO-FO-05 Control de
asistencia y
seguimiento a
compromisos
Estudio de viabilidad de
cambio de sede por
arriendo.
Propuestas de
arrendamiento.
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9.2 ARRENDAMIENTO DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
GF-FO-135
Autorización arriendo
de sedes en el exterior.
4.1 ¿Se aprueba el
arrendamiento de la sede?
SI Remítase a la actividad 6.
NO Remítase a la actividad 5.
5
Informar al Jefe de Misión que no es
posible efectuar el arrendamiento de la
sede.
Director Administrativo
y Financiero
Memorando.
Correo electrónico.
Se responde por
Memorando o correo
electrónico y finaliza el
trámite.
6
Elaborar resolución con asignación de
partida y efectuar el giro a la Misión
Diplomática.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo de Servicios al
Exterior.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo Financiero del
Fondo Rotatorio –
Tesorería.
Para efectuar este giro se
aplican las actividades
descritas en el desarrollo del
procedimiento del
procedimiento: GF-PT-19
Ordenar giros periódicos y
ocasionales a las Misiones.
Cabe aclarar que el giro se
realiza si la Misión no cuenta
con los recursos suficientes
para llevar a cabo el
arrendamiento del inmueble.
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9.2 ARRENDAMIENTO DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
7 Recibir información con legalización del
gasto.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo de Servicios al
Exterior
Informe de rendición de
cuentas - SISE
8 Hacer la confrontación del Gasto.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo de Servicios al
Exterior
Informe de rendición de
cuentas - SISE
En esta actividad se tendrá
en cuenta el procedimiento:
GF-PT-44 Confrontar gastos
de las Misiones.
9 Finalizar proceso.
9.3 ADECUACION DE LA SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso.
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9.3 ADECUACION DE LA SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
2 Recibir solicitud de adecuación de la
sede.
Director Administrativo
y Financiero.
Secretario General
Memorando.
Correo electrónico.
Estudio de viabilidad
para las
adecuaciones.
Propuestas de
adecuación.
GF-FO-136 Solicitud
adecuación de sedes
en el exterior.
El jefe de Misión será el
responsable de remitir esta
solicitud, acompañada del
estudio de viabilidad para
las adecuaciones.
2.1 ¿Es viable la adecuación
de la sede?
SI Pasa a la actividad 4
NO Pasa a la actividad 3
3
Responder la solicitud al Jefe de Misión,
indicando las razones por las cuales no es
posible efectuar la adecuación de la sede.
Director Administrativo
y Financiero.
Secretario General.
Memorando.
Correo electrónico.
Se responde por
Memorando o correo
electrónico y finaliza el
trámite.
4 Analizar el estudio con las propuestas
remitidas por el Jefe de Misión.
Comité para asuntos de
inmuebles en el
exterior.
CO-FO-05 Control de
asistencia y
seguimiento a
compromisos.
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9.3 ADECUACION DE LA SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Estudio de viabilidad
para las
adecuaciones.
Propuestas de
adecuación.
GF-FO-136 Solicitud
adecuación de sedes
en el exterior.
4.1 ¿Se aprueba la adecuación
de la sede?
SI Pasa a la actividad 6
NO Pasa a la actividad 5
5 Informar al Jefe de Misión que no es
posible efectuar la adecuación de la sede.
Director Administrativo
y Financiero.
Secretario General.
Memorando.
Correo electrónico.
Se responde por
Memorando o correo
electrónico y finaliza el
trámite.
6
Elaborar resolución con asignación de
partida y efectuar el giro a la Misión
Diplomática.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo de Servicios al
Exterior.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo Financiero del
Para efectuar este giro se
aplican las actividades
descritas en el desarrollo
del procedimiento del
procedimiento: GF-PT-19
Ordenar giros periódicos y
ocasionales a las Misiones.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GF-PT-55
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / COMPRA O ARRENDAMIENTO DE SEDE
EN EL EXTERIOR (RESIDENCIA U OFICINA) VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:
MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR
SECRETARIA GENERAL
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO DEL FONDO ROTATORIO
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.3 ADECUACION DE LA SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Fondo Rotatorio –
Tesorería.
7 Recibir información con legalización del
gasto.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo de Servicios al
Exterior
Informe de rendición
de cuentas - SISE
8 Hacer la confrontación del Gasto.
Funcionario Asignado
del Grupo Interno de
Trabajo de Servicios al
Exterior
Informe de rendición
de cuentas - SISE
En esta actividad se tendrá
en cuenta el procedimiento:
GF-PT-44 Confrontar
gastos de las Misiones.
9 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GF-PT-55
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / COMPRA O ARRENDAMIENTO DE SEDE
EN EL EXTERIOR (RESIDENCIA U OFICINA) VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:
MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR
SECRETARIA GENERAL
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO DEL FONDO ROTATORIO
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
10. PUNTOS DE CONTROL
9.1 COMPRA DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No.
ACTIVID
AD
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA
RESPONSABLE REGISTRO
7
Presentar en el comité estudios sin
el lleno de los requerimientos
mínimos de compra, o que no
cumplan con el principio de
pluralidad.
Verificar que el informe
remitido por el Jefe de
Misión se encuentre
completo y que
adicionalmente contenga
las diversas propuestas.
Por cada solicitud
recibida.
Funcionario
encargado
(Dirección
Administrativa y
Financiera)
Estudio de viabilidad
para la compra de
sedes y oficinas.
11 No recibir de parte del Jefe de
Misión el original de la Escritura.
Hacer seguimiento al
envío de la escritura
cada quince días,
después de vencido el
plazo de envío.
En caso de ser
necesario.
Funcionario
encargado
(Dirección
Administrativa y
Financiera)
Memorando y/o Correo
electrónico (Según
aplique)
9.2 ARRENDAMIENTO DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No.
ACTIVID
AD
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA
RESPONSABLE REGISTRO
4
Presentar en el comité estudios sin
el lleno de los requerimientos
mínimos de arrendamiento, o que
no cumplan con el principio de
pluralidad.
Verificar que el informe
remitido por el Jefe de
Misión se encuentre
completo y que
adicionalmente contenga
las diversas propuestas.
Por cada solicitud
recibida
Funcionario
encargado
(Dirección
Administrativa y
Financiera)
Estudio de viabilidad
de cambio de sede por
arriendo.
7
No recibir de parte del Jefe de
Misión copia del contrato, con los
parámetros aprobados.
Hacer seguimiento al
envío del contrato.
En caso de ser
necesario
Funcionario
encargado
(Dirección
Administrativa y
Financiera)
Memorando y/o Correo
electrónico (Según
aplique)
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GF-PT-55
NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / COMPRA O ARRENDAMIENTO DE SEDE
EN EL EXTERIOR (RESIDENCIA U OFICINA) VERSION: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:
MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR
SECRETARIA GENERAL
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR
GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO DEL FONDO ROTATORIO
Página 20 de 20
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.3 ADECUACION DE LA SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)
No.
ACTIVID
AD
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA
RESPONSABLE REGISTRO
4
Presentar en el comité estudios sin
el lleno de los requerimientos
mínimos de adecuación, o que no
cumplan con el principio de
pluralidad.
Verificar que el informe
remitido por el Jefe de
Misión se encuentre
completo y que
adicionalmente contenga
las diversas propuestas.
Por cada solicitud
recibida
Funcionario
encargado
(Dirección
Administrativa y
Financiera)
Estudio de viabilidad
para las adecuaciones.
7
No recibir de parte del Jefe de
Misión copia del contrato, con los
parámetros aprobados.
Hacer seguimiento al
envío del contrato.
En caso de ser
necesario
Funcionario
encargado
(Dirección
Administrativa y
Financiera)
Memorando y/o Correo
electrónico (Según
aplique)
11. ANEXOS
No aplica.