““El Protocolo se convierte en El Protocolo se convierte en una herramienta clave de la una herramienta clave de la

comunicación de la empresa”comunicación de la empresa”

Qué es el Protocolo

Conjunto de técnicas, normas y tradiciones que nos permiten organizar con eficacia y rigor los eventos y ceremonias que la Universidad promueve.

Técnicas de Protocolo.

Todos los invitados a un acto deben ser recibidos por el anfitrión o por un alto representante de la Universidad.

La presidencia estará ocupa por el rector, máximo representante de la Universidad.

Las autoridades se colocarán en un lugar relevante del acto.

Debe procurarse que en una mesa principal una dama no cierre fila.

En el caso de comidas, el anfitrión ofrece el brindis, siendo contestado por el invitado de honor.

En comidas u otros actos de carácter social se procura, en el caso de que haya varias mesas, que en cada una de ellas se sitúe un representante de la Universidad.

Tarjetas

Cargo, nombre, apellidos del anfitrión, quien además NO FIRMA.

Carácter del acontecimiento.

En honor de quien o con qué motivo.

Hora de iniciación y duración si hay acto.

Tipo de traje.

R.S.V. o “Por favor confirme asistencia al teléfono …”

El sitio y el día.

Logotipo.

Tarjetas

Nunca es recomendable utilizar abreviaturas.

Marcar el sobre a mano.

Tarjetas preimpresas: llenar espacios a mano.

Dichos espacios no deben contener líneas.

Ser entregadas, como mínimo, con una semana de antelación.

A veces es necesario un mapa.

Cuando quien ocupa el cargo es mujer y es casada.

Utilizar en el tratamiento la profesión.

Cuando somos anfitriones

La adecuada actitud en un evento interno nos permite compartir con nuestros compañeros y lograr mostrar a los invitados una buena imagen de nosotros y por ende de la Universidad.

Hacer pasar a la mesa en primer lugar a los invitados.

Orientarlos y acompañarlos sin caer en el empalgo.

No abalanzarse con avidez sobre la comida. No coger una cantidad exagerada ni mucho menos empacar.

No tomar licor en exceso.

Cuando somos anfitriones

Evitar el protocolo ficticio.

Seleccionar los invitados.

Alternar con todos los invitados.

No demostrar preferencias por un invitado.

No excederse en disculpas por algún incidente.

Corresponde al anfitrión determinar cuando tiempo se espera a un invitado.

Dar por terminada la reunión.

Buena comida, buen licor, buena conversación, buena compañía y magnífica atención.

PRE EVENTO

Definir grupo responsable

Nombrar coordinador

Establecer objetivos del evento

Definir público objetivo

Definir programa

PRE EVENTO

Definir fechas y horarios

Solicitar cotizaciones

Elaborar presupuesto

Hacer requisiciones

Actualización y consolidación de las bases de datos existentes

Consecución de recinto y adecuación técnica

Definir programa

EVENTO

Promoción y publicidad:

Diseño de piezas e imagen corporativa: invitaciones, backing, pendones, señalización, portanombres, carpetas, lapiceros, formatos de preguntas, evaluación del evento, escarapelas, certificados de asistencia, diplomas, cumplidos, página web y/o banner, plegable de promoción, afiches, pasacalles, papelería membreteada, memorias: carátula para CD, tiqueteras, estandarte de ubicación para recibir personajes en el aeropuerto, semáforo de tiempo y formatos de preguntas.

EVENTO

Alimentación Transporte Tiquetes Ornato Grupos culturales Necesidades de equipos: impresoras, computadores, teléfonos, fax, amplificación de sonido, micrófonos: de pie, solapa e inalámbrico, video beam, pantalla, etc.

EVENTO

Personal de apoyo: guías, traductores, fotógrafos, maestros de ceremonias, periodistas, mensajería, Servicios de apoyo: embalaje, distribución de correspondencia Seguros Regalos corporativos Atenciones sociales Hospedaje

EVENTO

• Elaboración de bases de datos

• Seguimiento y proceso de inscripción

Montaje Logístico

Silletería Mesas: auxiliares y principal Ubicación de Pendones Instalación backing Tapetes Arreglos florales Mantelería Portanombres

Montaje Logístico

Atril Amplificación de sonido y micrófonos de solapa, inalámbrico y de pie. Ayudas audiovisuales: Video beam, pantalla, grabación en audio o audiovisual, etc. Aseo del lugar Ubicación de la señalización del recinto y zonas aledañas y de servicio

Protocolo

Carta de invitación a autoridades y otras personalidades a la inauguración y la clausura

Disposición de mesa directiva: Precedencias, portanombres, papelería

específica, saludo protocolario, orden del día Elaboración de libreto Designación de maestro de ceremonias Disposición de himnos y banderas

Actos culturales

Inauguración y clausura

Definición del tipo de acto Locación Elementos técnicos como: luces,

sonido, plataforma Transporte, alimentación e hidratación de los artistas, si no está

incluido en el contrato.

Pos evento

Pago a proveedores

Cartas de agradecimiento

Devolución de elementos y utilería

La imagen personal

Servicio RelacionesImagen

Vivimos en un mundo de :

IMAGEN Buena presentación Sumatoria de varios aspectos Comportamiento Percepción Gestos

Aspectos a considerar de la imagen

Son los hábitos que se adquieren, se desarrollan inconscientemente y se manifiestan como reacciones automáticas

Reacciones automáticas : Son las posturas, los gestos, el caminar, la expresión del rostro, las manos , el cuerpo , los ojos.

El Lenguaje Corporal

El peinado El vestuario Los accesorios El perfume El lenguaje corporal Los modales Tono de voz y forma de expresarse

Aspectos de la imagen

El autoconocimiento El arte de mirar hacia adentro y sonreír Armonía y nitidez Sobriedad Flexibilidad

Fundamentos de la imagen

Ser y sentirnos agradables Es la apariencia visible Es aquello que los demás perciben

de nosotros en una mirada Tenemos que proyectar una

imagen acorde con la actividad que desempeñamos

Qué es una imagen agradable???

La edad La configuración física El clima La hora El evento La imagen de la empresa y la actividad que se desarrolla

El vestuario debe escogerse de acuerdo con…

IdentidadMadurezAceptaciónGustoEnergíaNaturalidad

Qué imagen da el éxito IMAGEN

La imagen que proyectamos es como una tarjeta de presentación

personal

Tu imagen como proyección interior

“Nadie da de lo que no tiene…”

Todos nos observan