INFORME CAPITULOIX

“INFORMES Y DOCUMETOS DE GRAN ENVERGADURA”

LOS INFORMES

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIA. SENA.

Los informes son documentos que se elaboran con el propósito de transmitir algún tipo de información. En ciertos casos los informes pueden ser de una única pagina son los llamados informes informales.

1. Los informes tratan temas muy diversos y tienen una extensión muy dispar. Un informe eficaz, además de aportar información, ilustrada, debe ser objetivo y proponer alternativas o soluciones en relación con el objetivo del informe. Algunos tipos de informes son:

Informe económico-financieros: recogen la información económica de una empresa.

Informes de auditoría: constituyen el producto final que los auditores elaboran para la alta dirección. Entre los que encontramos:

Auditorias de gestión logística: estos examinan los procesos de planificación, programación, ejecución y seguimiento de los aprovisionamientos.

Auditorias medioambientales: examinan los sistemas de control medioambiental y su eficacia.

Auditoria de la gestión comercial: con estos documentos se analizan los problemas derivados de incoherencias en la determinación de políticas comerciales o de prácticas comerciales inapropiadas.

Auditoría de gestión de recursos humanos: analiza el tipo de estructura organizativa de la empresa y las características de cada puesto de trabajo, evaluando los mecanismos de planificación y control.

Auditorias de Calidad: en las que se examina el sistema de calidad de la empresa y el cumplimiento.

Auditorias Laborales: cuyo objetivo es la verificación, análisis y evaluación de las posibles anomalías laborales en relación con la empresa, sus trabajadores y con la administración.

Auditoria con los sistemas de gestión de la prevención de riesgos laborales de acuerdo con la legislación vigente: Estos sistemas deberán someterse periódicamente a una auditoria periódicamente para asegurar su correcta organización.

Informes Técnicos: Informes Comerciales: describen la actividad comercial de una

empresa, del departamento comercial o las incidencias en la comercialización de un producto, servicio o equipamiento.

Informe Personal: Se exponen los datos correspondientes a los recursos humanos de la empres, su gestión, productividad o sus costes.

Informes de Marketing: Analiza las necesidades del mercado, estudios de precios, características de la distribución de un producto o productos en particular, necesidades de promoción, etc.

2. DESARROLLO DEL INFORME: la importancia de la presentación del mismo, los pasos que debemos seguir para su elaboración.Algunos de los pasos a seguir en el desarrollo del informe son.

Análisis del destinatario y objetivo: en el que el autor debe considerar la posición jerárquica, los conocimientos que se tenga sobre el teme del informe y la preferencia, necesidades y circunstancias que motivan el informe, el objetivo del informe ya sea el apoyo de decisiones o un análisis de una cuestión concreta.

Búsqueda de la Información: comprende el objetivo facilita la elección de la información que se va a exponer, así como la organización de los documentos.

Organización de los documentos: cuando se posee la información debemos proceder a organizarla, analizando previamente su relevancia respecto al objetivo. Teniendo en cuenta la portada la cual debe ser lo más atractiva posible, luego debemos incluir como mínimo el titulo del informe, el nombre del autor y la fecha de emisión. Los informes sin tener en cuenta su extensión, constan de tres partes: Introducción Cuerpo del informe Conclusiones o recomendaciones

Redacción: debemos tener en cuenta el rigor y la exactitud de la información.

Edición y correcciones: Los procesadores de texto disponen de correctores ortográficos y gramaticales, que facilitan la organización de documentos, debemos tener en cuenta que estos permiten cambiar el estilo y el formato por ello debemos verificar la ortografía y la gramática.

3. BUSQUEDA DE LA INFORMACIÓN: Las persona que realizan el informe debe ser capaz de dar soporte a la toma decisiones, que se ocupe de la búsqueda de la información necesaria y de realizar las gestiones que faciliten esta toma de decisiones. Debe estar capacitada para identificar fuentes de información, selección y sintetizar la información.

4. IDENTIFICAR Y SELECCIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN: la fuente de información más efectiva es el archivo general de la compañía, revistas, periódicos, memorias anuales, ficheros de altos cargos de la Administración y directorios de la empresa, documentos técnicos, información comercial, registros mercantiles o el internet. Cualquiera que sea la fuente de información es imprescindible selecciona, contrastar y por supuesto, descartar todo aquello que hay quedado obsoleto o carezca de fiabilidad.

Sopó, Cundinamarca, 7 de mayo de 2010

Luz Ángela Castiblanco Pardo

Asistente Administrativa.