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Informe pormenorizado del
estado de Control Interno En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de
la Ley 1474 de 2011
Julio de 2015 a Octubre de 2015
Oficina de Control Interno
Diana Paola Gaitán Martínez- Jefe de control interno (e)
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Contenido
Módulo de planeación y de gestión 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 2. Desarrollo del Talento Humano 3. Planes y Programas 4. Administración del Riesgo Módulo de evaluación y seguimiento 1. Actividades de control, políticas de operación , procedimientos,
controles. 2. Informes oficina de control interno 3. Evaluación independiente Eje transversal información y comunicación 1. Información y comunicación pública
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Acuerdos, compromisos y protocolos éticos • Actividades desarrolladas por la dirección con el
acompañamiento de la subdirección administrativa y financiera y el grupo de talento humano, tendientes a abordar elementos del clima laboral desde una perspectiva de la ética de las palabras, el cuidado y respeto por los otros y las diferencias.
• Se desarrollaron dos jornadas de trabajo con todos los funcionarios, en donde no se trató de manera directa el código de ética, pero si su aplicación en nuestra vida laboral cotidiana.
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Desarrollo del talento humano El área de talento humano gestiona el desarrollo programas de capacitación y bienestar de manera articulada con los demás procesos de gestión de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas acorde con las necesidades de los servidores. Teniendo en cuenta la situación de provisionalidad de la mayoría de funcionarios estas capacitaciones no tuvieron costo.
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Fuente: Grupo de Talento Humano
Curso Mes Asistentes
Rendición de cuentas con enfoque en derechos humanos IX Congreso nacional de
contabilidad pública Julio 5
Presupuesto público para administradores públicos
Gestión PQRS y participación ciudadana
Implementación de la Cuenta Única Nacional
Innovación tecnológica
Gestión PQRS Agosto 12
XII Encuentro nacional de archivos audiovisuales
IV Simposio nacional de patrimonio bibliográfico y documental
Servicio al ciudadano Septiembre 2
Herramientas para leer y escribir mejor en ámbitos institucionales
Ciclo de negocio contable - SIIF Octubre 30
Desarrollo del talento humano
Las actividades de bienestar desarrolladas en este periodo tuvieron como objetivo atender las necesidades de los funcionarios públicos y sus familias.
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Mes Actividad Participantes
Julio Socialización de los beneficios de Emermédica Proceso de dotación – Colombia compra eficiente Charla “El significado de servir”
Funcionarios Contratistas
Agosto Manejo de la póliza de Emermédica Presentación de sistemas y proposición de comunicación por redes sociales
Estudiantes SAB
Septiembre Jornada de bienestar Funcionarios Contratistas
Octubre Charla Nuevos procedimientos FNA Sensibilización Jornada donación de sangre
Funcionarios Contratistas
Fuente: Grupo de Talento Humano
Desarrollo del talento humano
Las actividades de salud ocupacional desarrolladas se encuentran en el marco del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en cumplimiento del Decreto 1441 de 2014.
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Actividad Mes
Programa Vigilancia epidemiológica Julio
Fomentos de estilo de vida y trabajo saludables Motivación para hacer pausas activas
Agosto
Actualización Matriz de peligros Prevención en cáncer de piel Prevención en lesiones deportivas Tamizaje riesgo cardiovascular
Septiembre
Hábitos de vida saludable
Octubre
Fuente: Grupo de Talento Humano
Planes y programas
En el Aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) se encuentran cuatro proyectos de inversión los cuales enmarcan el quehacer misional del Instituto.
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Fuente: SPI corte 31/10/2015
Planes y programas
Para el periodo de corte reportado la ejecución presupuestal general es del 73.24% en obligaciones y de 92.44% en cdp. La información se desagrega de la siguiente manera.
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Fuente: Reporte SIIF- Nación con corte 31/10
PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO OCTUBRE 31
CONCEPTO CORTE OCTUBRE 31
Apropiación vigente 5.724.889.185
CDP
5.263.867.898
% CDP 92%
Pagos realizados
4.215.318.673
%Pagos 74%
PRESUPUESTO INVERSION OCTUBRE 31
CONCEPTO EJECUCION REAL A
OCTUBRE 31
Apropiación vigente
3.612.368.012
CDP
3.367.863.188
% CDP 93%
Pagos realizados
2.623.475.650
% Pagos 73%
Planes y programas
Acciones desarrolladas en el periodo evaluado.
Seguimiento mensual (presupuesto) y trimestral (avance) del plan de acción de la entidad.
Aprobación del Manual Integrado de Calidad y Operaciones Versión 4.0
Actualización Documental de Procesos y Procedimientos
Actividades de levantamiento y consolidación del Plan de Gestión Ambiental, (Campañas de socialización y repsonsabilidad ambiental)
Actividades previas de información para la formulación del Plan Estratégio Institu
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Administración del Riesgo Se tienen identificados, valorados y analizados un total de 68 riesgos
institucionales actualizados los cuales se registraron en mesas de trabajo realizadas con los lideres de cada procedimiento.
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Fuente: Profesional de calidad.
Tipo de riesgo Número de
riesgos
Riesgos estratégicos 11
Riesgos operativos 27
Riesgos de
cumplimiento
6
Riesgos financieros 9
Riesgos tecnológicos 6
Riesgos de imagen 6
Riesgos de corrupción 3
Zona de
riesgo
Número de
riesgos
Extrema 7
Alta 16
Moderada 11
Baja 34
Actividades de control
De la plataforma de soporte de solicitudes se obtiene el siguiente resultado para el período de reporte.
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Área # de solicitudes
atendidas
Servicios en la nube 11
Soporte técnico de TI 580
Recursos físicos 68
Préstamo de espacios y equipos 72
Fuente: Oficina de Sistemas a corte 31/10/2015
Autoevaluación institucional Se llevó a cabo el comité de desarrollo administrativo el 16 de Octubre del presente
año, se aprobó la versión final del MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2015, publicada en la página Web del Instituto.
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A. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO.
Plan de acción
•Tercer seguimiento presupuestal y de ejecución. • Aprobación Mapa de Riesgos Institucional
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Informes oficina de control interno
En el periodo comprendido entre los meses de julio y
octubre se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las copias publicadas en la página web.
Austeridad del gasto Revisión del informe de PQRS Trimestral de contratación Informe pormenorizado de control interno II informe E-kogui.
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Evaluación independiente
En el periodo comprendido entre los meses de julio a octubre se
realizaron las siguientes actividades de control:
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Auditorias en proceso Seguimiento a planes de mejoramiento
Revisión venta de publicaciones Fiesta del Libro y la Cultura en Medellín
Gestión documental
Convenios interinstitucionales
Información y comunicación pública
El Instituto cuenta con canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica.
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Fuente: Oficina de gestión documental
1. AVANCE
INDICADORES DE GESTION Y PONDERACION
1. Radicación y control de documentos (enviados) 41
2. Radicación y control de documentos (recibidos) 53
1. Radicación y control de documentos (enviados) 43
2. Radicación y control de documentos (recibidos) 81
1. Radicación y control de documentos (enviados) 54
2. Radicación y control de documentos (recibidos) 93
1. Radicación y control de documentos (enviados) 49
2. Radicación y control de documentos (recibidos) 96OCTUBRE
COMUNICACIONES
EXTERNAS
CANTIDAD DE
COMUNCIACIONES
AÑO 2015
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
Información y comunicación pública
Peticiones, quejas y reclamos recibidos por los diferentes medios
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16 Fuente: Oficina de atención al ciudadano corte 31/10/2015
RADICACIÓN Y CONCEPTO Total
Quejas y reclamos
8
Derechos de petición-denuncias radicados por oficio, según reporte Grupo de gestión documental. 5
Felicitaciones y Agradecimientos 15
Ciudadanos participantes en chats 15
Ciudadanos participantes en los Hangouts. 18
SUBTOTAL CONSULTAS, QUEJAS RECLAMOS Y/O SOLICITUDES 42
Ciudadanos atendidos canal presencial 533
Ciudadanos atendidos Telefónicamente 170
Ciudadanos atendidos Electrónicamente 110
Ciudadanos atendidos por Redes Sociales 57
TOTAL DE CIUDADANOS ATENDIDOS POR LOS CANALES, EN LOS DIFERENTES SERVICIOS Y TRÁMITES DE LA ENTIDAD
947
Información y comunicación pública
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TEMA INVITADOS DURACIÓN ENLACE
PARTICIPANTES / INTERACCIONES
DIVULGACIÓN
Líneas y Proyectos de Investigación
Ofelia Ros; Coordinación de Investigación y
Líderes de proyectos 48 minutos
https://youtu.be/
mIKIRSjOx5w 15/4
Avances y Proyectos
Victor Ogliastri Posso Director emisora CyC radio.
26 minutos
https://youtu.be/CfSk2oHEmho?list=PLddip9xtzY_xgKHXXa48xVtFvy_ztCR
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8/6
Logros, avances y proyectos de la Imprenta Patriótica y Sello editorial
Juan Camilo González Galvis César Augusto Buitrago Quiñones Coordinador de Divulgación editorial Director Imprenta Patriótica
50 minutos https://youtu.be/2
mqKIYuIw9w 9/2
Programa ELE in Colombia
Alejandra Olarte - Coordinadora General del Programa ELE Colombia Viviana Nieto - Coordinadora Académica
31 minutos https://youtu.be/I
ppspwAcqdU 15/3
Información y comunicación pública
Encuesta de satisfacción de ciudadanos
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NIVEL MALO
NIVEL REGULAR
NIVEL BUENO NIVEL EXCELENTE
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40%
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60%
70%
80%
90%
A B
C D
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NIVEL MALO
NIVEL REGULAR
NIVEL BUENO
NIVEL EXCELENTE
A CONOCIMIENTO Y DOMINIO DEL TEMA
B CLARIDAD PARA TRANSMITIR EL CONOCIMIENTO
C TIEMPO DE RESPUESTA
D ACTITUD Y DISPOSICIÓN
E SATISFACCIÓN DEL SERVICIO
Fuente: Oficina de Atención al ciudadano
Información y comunicación pública
Canal Virtual. Página web
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Fuente: Oficina de comunicaciones
La entidad no cuenta con un software o sistema de radicación que permita
oportunidad en este proceso y en el reporte de la información. La entidad cuenta con un software para el control de inventarios pero es
necesario que los controles y procedimientos se socialicen y se cumplan eficazmente para no generar desajustes.
Dada la vacancia del Jefe de Control Interno se han proyectado programas de
auditoria que no cubren la totalidad de procesos.
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En el marco del Sistema de Control Interno, el Instituto Caro y Cuervo debe:
Continuar apoyando la implementación, actualización y fortalecimiento del Sistema de Control Interno a través de sus áreas y dependencias funcionales a fin de alcanzar un alto grado de madurez del mismo.
Fortalecer la política de gestión del riesgo y realizar el seguimiento periódico a los riesgos identificados en cada una de las áreas.
Realizar actividades para reforzar la revisión y aplicación efectiva de los indicadores de gestión de la entidad y su respectivo seguimiento.
Realizar el seguimiento al plan de mejoramiento presentado por el área gestión documental, proceso que es vital de cara a la Ley de transparencia de la información.
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Además de las dificultades planteadas, para cada subsistema se recomienda:
Continuar con el fortalecimiento del componente administración del riesgo como una herramienta para gestionar acciones preventivas en el logro de los objetivos institucionales
Realizar la revisión de los puntos de control en cada unos de los procedimientos y el estricto cumplimiento de cada uno de ellos.
Diana Paola Gaitán Martínez
Jefe de control Interno (E)
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