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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Asesor con funciones de Jefe de Control Interno

Bogotá

2016-11-11

Informe pormenorizado de control interno Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno

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1. Introducción En cumplimiento del artículo 9 de la ley 1474 de 2011, la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno, presenta informe detallado del estado del Sistema de Control Interno del Instituto Nacional de Metrología de julio a octubre de 2016. Las recomendaciones, sugerencias generadas por la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno están dadas a partir de la orientación impartida por Función Pública (DAFP) a través de las guías, cartillas y en general lineamientos en cumplimiento al Decreto 1083 de 2015, así: “Artículo 2.2.21.5.5 Políticas de control interno diseñadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán directrices generales a través cuales se diseñan las políticas en materia control interno, las cuales deberán ser implementadas al interior cada organismo y entidad del Estado. El Departamento Administrativo de Función Pública elaborará prioritariamente guías e instructivos, elaboración de manuales de procedimientos, y guías sobre diseño de indicadores para evaluar gestión institucional, los cuales se constituirán en herramientas básicas de eficiencia y transparencia de organizaciones”. 2. Alcance El período objeto de este informe abarca el periodo comprendido entre el 12 de julio de 2016 y el 10 de noviembre de 2016. 3. Descripción metodológica Las principales fuentes de información tenidas en cuenta para la elaboración de este informe son:

Sistema Integrado de Gestión: Z:\ Página web: http://www.inm.gov.co/ Inmtranet: http://intranet/ Sistemas de información Personal vinculado a los diferentes procesos

En este informe se describe los avances y logros tenidos por el Instituto Nacional de Metrología en cada uno de los componentes de la actual estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI; así: 4. Resultados.


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Modelo Estándar de Control Interno – MECI

1. Módulo de control de planeación y gestión 1.1 Componente Talento Humano

Este componente tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos

Este elemento busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad pública y frente a este elemento el Instituto Nacional de Metrología cuenta con productos mínimos como:

Productos mínimos Observaciones Comentarios

Documento con los principios y valores de la entidad

Carta de valores y políticas éticas de la entidad, decálogo de ética, código de ética

El Instituto Nacional de Metrología expidió Resolución 236 de 2013, socializado en el año 2013, mediante actividad

lúdica. El documento está publicado en la página web de la entidad: http://www.inm.gov.co/index.php/normativa/resoluciones Y en la intranet http://192.168.10.84/intranet/images/Resolucion-236-2013.pdf

Acta de elección de valores por concertación entre las diferentes dependencias.

La versión preliminar del código de ética fue puesta a disposición del personal el 2 de mayo de 2013, para que hicieran aportes u observaciones previos a la liberación del documento.

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad

Decreto, Resolución, Acta u otro Acto administrativo que permita evidencias la adopción de los principios y valores de la entidad

Mediante Resolución número 236-2013, de fecha 5 de julio de 2013, por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Nacional de Metrología; la entidad definió: Principios éticos: 1) Integridad, 2) Equidad, 3) Interés Público, 4) Objetividad, 5) Apertura, 6) Cumplimiento de la legalidad, 7) Responsabilidad social.

http://www.inm.gov.co/index.php/normativa/resoluciones

http://www.inm.gov.co/index.php/normativa/resoluciones

http://192.168.10.84/intranet/images/Resolucion-236-2013.pdf

http://192.168.10.84/intranet/images/Resolucion-236-2013.pdf


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Valores Institucionales: 1) Compromiso, 2) Honestidad, 3) Respeto, 4) Solidaridad, 5) Responsabilidad, 6) Justicia, 7) Lealtad. En la misma Resolución número 236-2013 por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Nacional de Metrología, quedaron definidas las políticas de buen gobierno para la administración de la entidad. Adicional a lo anterior Control Interno diseñó y dio a conocer a la Alta Dirección:

Código de Ética de Auditoría de Control Interno.

Estatuto de auditoría de control interno.

Estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la entidad

Instrumentos herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de los principios y/o valores adoptados por la entidad. (Cartilla, correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros)

Mediante correos institucionales a través de Comunicaciones, se transmiten mensajes de recordación e información relacionados con los principios y/o valores institucionales, tal cual como se ilustra con el siguiente resumen:

Fecha Mensaje

2016-08-18 Recordación principio ético: Interés Público

2016-08-22 Recordación

principio ético: Objetividad

2016-09-06 Recordación valor:

Solidaridad

2016-09-23 Recordación principio: Apertura

2016-09-06 Recordación al principio de solidaridad


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2016-09-30 Publicación ganador principio: Solidaridad

2016-10-31 Publicación e

inclusión del ganador en el árbol de ética y valores.

2016-10-26 Recordación al principio: Cumplimiento de la Legalidad.

Con ocasión del día nacional de Lucha contra la Corrupción que se celebra el 18 de agosto, la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República hizo extensiva la invitación al INM para participar en la suscripción de compromiso de Integridad y Transparencia, actividad esta que fuera promocionada al interior de la entidad por Control Interno.

Recomendación: Tal cual como lo sugieren los consejos para la práctica que da Función Pública a través del Manual Técnico MECI se propone efectuar revisión del Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Nacional de Metrología y para el caso que nos ocupa en este aparte considerar de manera especial la Política Gestión del Recurso Humano, teniendo presente por ejemplo el resultado de encuestas de clima organizacional.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y prácticas de gestión humana que debe aplicar. A través de este elemento se evidencia el compromiso del Instituto Nacional de Metrología para desarrollar competencias y habilidades en los servidores vinculados a la entidad.


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Productos mínimos

Observaciones Comentarios

Manual de funciones y competencias laborales

Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de los cargos de la entidad.

Con ocasión a la expedición de la Resolución DG-069 de 2016 por la cual se modifica y adopta el manual de funciones y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal, se le notificó al personal las funciones consagradas en dicho Acto Administrativo. Con posterioridad a la emisión de la Resolución 126 del 7 de abril de 2016, hasta la fecha de emisión de este informe no se tiene conocimiento haya sido modificada la

resolución en comento. Mediante Resolución número DG 368, 369 y 370 del 13 de octubre de 2016, se establecen los Grupos Internos de Trabajo del Instituto Nacional de Metrología y se les asignan funciones a dichos grupos.

Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual)

Plan de Formación y Capacitación formulado de acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos.

El Plan Institucional de Capacitación PIC 2016, está publicado en la página web de la entidad, el cual tiene por objeto contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo competencias laborales, conocimientos, habilidades de formación y capacitación expresadas por los servidores en la detección de necesidades. A modo de conclusiones para el informe con corte a 30 de septiembre de 2016 se tuvo:

Fueron desarrolladas el 64% de las actividades programadas (7/11) para el trimestre.

Se contó con la Red Institucional de Capacitación para el desarrollo de dos (2) actividades programadas en el trimestre y de dos (2) no programadas.

Se realizaron trece (13) actividades que no se encontraban programadas en el Plan para el tercer trimestre y se llevó a cabo la tercera jornada de Inducción.

En el transcurso del trimestre se logró que el 74% de los funcionarios vinculados a la fecha (103), hayan participado en algún tipo de capacitación.

Del total de recursos asignados para la presente vigencia ($30.688.000) se han ejecutado al segundo trimestre $25.288.000 correspondiente al 82% acumulado.

Programa de inducción y reinducción

Programa de Inducción o reinducción establecido, en el cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción para

En las actividades publicadas para el mes de septiembre de 2016, estuvo incluida la jornada de inducción para los días 14 y 15.


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empleados nuevos o reinducción en el caso de cambios organizacionales, técnicos y/o normativos.

Fuente: http://intranet/index.php/bienestar/actividades#actividades-2016

Programa de bienestar (Anual)

Establecer un Programa de bienestar social de conformidad con los artículos 70 y 75 del Decreto 1227 de 2005

El Plan de Bienestar social e incentivos de 2016 tiene como propósito intervenir básicamente 2 áreas:

Calidad de vida laboral

Protección y servicios sociales.

Plan de incentivos (Anual)

Plan de incentivos adoptado por medio de un acto administrativo.

En informe remitido por Talento Humano se indica:

Se dio cumplimiento al 100% de las actividades programadas (7/7) para el trimestre.

Del total de funcionarios (103) vinculados a la fecha, se logró la participación del 59% en las actividades realizadas durante el trimestre.

Del total de recursos asignados para la vigencia ($48.772.670), se han ejecutado al tercer trimestre $24.405.910 correspondiente al 50% acumulado.

Sistema de evaluación del desempeño

Formatos de Evaluación del desempeño de acuerdo a la normatividad que aplique a la entidad.

Los resultados de evaluación del desempeño / acuerdos de gestión para los Asesores del Despacho, Subdirectores, Jefe de Oficina de Planeación y Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno, están publicados en la página web desde el año 2012 hasta el 2015. (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-del-talento-humano) Los resultados según publicación de la página web a 2015, para los miembros de la Alta Dirección fueron:

Funcionario Resultado Nivel

Sandra Lucía López Pedreros

98.60% Sobresaliente

Antonio García Tarquino 93.00% Sobresaliente

José Alvaro Bermudez Aguilar

93,00% Sobresaliente

Luis Alfredo Chavarro Medina

91.20% Sobresaliente

Diana Marcela López Victoria

90.70% Destacado


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Álvaro Bermudez Coronel 85.50% Destacado

Se tiene documentado el formato de evaluación de desempeño para gerentes públicos (A4-01F-15 / versión 1) y Formato de evaluación de desempeño laboral provisionales (A4-01-F-12 / versión 1). Se expidió la Resolución No. DG-097 DE 2016 “ Por medio de la cual se reglamentan los factores para acceder al nivel sobresaliente en el sistema tipo evaluación del desempeño laboral en el Instituto Nacional de Metrología”

Recomendación: En aras de promover el desarrollo de competencias y habilidades personales y/o profesionales se sugiere gestionar y dar a conocer al personal de la entidad programas, cronogramas de actividades de aprendizaje de fácil acceso, de tipo flexible o remoto, sin costo para acceder a espacios de formación o simplemente de actualización. Motivar e incentivar al personal para que participe o atienda invitaciones en diferentes escenarios como por ejemplo el que promoviera en octubre de 2016 la Asociación Colombiana para el Avance de la Ciencia ACAC


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Adicional a lo anterior se sugiere revisar las publicaciones realizadas a través de actualizar en intranet la publicación del Plan Institucional de Capacitación vigente, toda vez que por ejemplo allí se encuentra publicada como documento de interés el Plan Institucional del año 2014, en el link http://intranet/index.php/bienestar/documentos-de-interes donde se tiene:

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico

Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión.

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos

Productos mínimos


http://intranet/index.php/bienestar/documentos-de-interes


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Planeación

Planes de la entidad alineados con las Políticas de Desarrollo Administrativo.

El INM a través de la página web (http://www.inm.gov.co) publicó los diferentes planes a saber:

Plan Estratégico Institucional Plan Estratégico Sectorial Plan de Acción Plan de Mejoramiento FURAG Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Plan de Acción Programas Ambientales PIGA Plan de Gobierno en Línea Plan de Garantía de discapacidad

A través de las auditorías realizadas por Control Interno se han realizado observaciones relacionadas por ejemplo con Planes de Acción y Plan Estratégico Institucional, registradas a través de los informes.

La misión y visión institucionales adoptados y divulgados

Acto administrativo a través del cual se adoptan la misión y visión y demás documentos o elementos de carácter institucional

La versión 10 del manual integrado de gestión (E1-02-M-01), registra en los numerales 5.4 y 5.5 la Misión y la Visión del INM.

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de la misión, visión y demás documentos y/o elementos de carácter institucional. (Cartillas, correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

En la página web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision) desde el año 2015 también están publicadas la misión y la visión de la entidad.

http://www.inm.gov.co/

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision


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Objetivos institucionales

Los objetivos son parte integral de la planeación de la entidad, dado que los Programas y proyectos deben estar orientados a su cumplimiento

Mediante Decreto 4175 de 2011, quedó definido el Objetivo del Instituto Nacional de Metrología, de la siguiente manera:

Adicionalmente en la página web del INM se encuentra publicado el siguiente texto de creación, objetivos y funciones:

Planes, programas y proyectos

Planes de acción anuales que definen las metas a cumplir con respeto al Plan de desarrollo.

En la carpeta de Planes Institucionales se encuentra dispuesta la documentación relacionada. En la página web están publicados para la vigencia 2016, en el link de Planes y Programas (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-estrategico-institucional#):

a. Plan estratégico 1.


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Nota: No se evidencian metas, se observa simplemente la ponderación de cada objetivo. Solo se miden actividades.

b. Plan Estratégico Sectorial.

A partir de la página web del INM, mediante el enlace

http://www.mincit.gov.co/publicaciones.php?id=27 puede consultarse la planeación estratégica sectorial.

c. Plan de acción

En la página web están publicados los planes de acción por área de la siguiente manera

http://www.mincit.gov.co/publicaciones.php?id=27


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En el informe con corte a septiembre de 2016, publicado en la página web se tuvo para las 6 dependencias el siguiente resultado:

Actividades programadas 128

# Actividades del período programadas 55

Actividades con cumplimiento de avance programado

43

Actividades Incumplidas 6

Actividades finalizadas 7

d. Plan de Mejoramiento FURAG Mediante acta de Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se aprobó el Plan de Mejoramiento publicado en la página web en el link: http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_MEJORAMIENTO_FURAG/Plan_Mejoramiento_FURAG_2016.pdf

e. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano El miércoles 3 de agosto como mensaje de interés se informó a través del correo de comunicaciones acerca de los ajustes y

modificaciones de algunos componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – PAAC del INM 2016, en los siguientes términos

En la página web del INM está publicado el informe de seguimiento de la estrategia anticorrupción y de atención al ciudadano con corte al 31 de agosto de 2016, emitido por la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno en el siguiente link:

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_MEJORAMIENTO_FURAG/Plan_Mejoramiento_FURAG_2016.pdf

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_MEJORAMIENTO_FURAG/Plan_Mejoramiento_FURAG_2016.pdf


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http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/CONTROL_INTERNO/2016/SEGUIMIENTO_PAAC_20160831.pdf.

f. Plan de Acción Programas Ambientales

A través de la página web del INM la Oficina Asesora de Planeación da a conocer el Plan de Acción: http://www.inm.gov.co/images/Docs/2016/Plan_de_Gestion_Ambiental-2016.pdf

g. Plan de Gobierno en Línea

El cronograma de actividades de la Estrategia de Gobierno en Línea para el 2016 está publicada a través de la página web (http://www.inm.gov.co/images/Docs/2016/Cronograma_de_Actividades_GEL_INM_2016-v2.pdf), bajo la siguiente titulación: TIC Para servicios TIC Gobierno abierto TIC Seguridad de la información

h. Plan de Garantía de Discapacidad

La Oficina Asesora de Planeación mediante informe publicado en la página web (http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/DISCAPACIDAD/Informe_de_Discapacitados_Jul-Sep.pdf) da a conocer resumen de las actividades realizadas entre julio y septiembre de 2016 y donde se concluye a 30 de septiembre de 7 actividades programadas hay 2 finalizadas

Planes Anuales mensualizados de caja (PAC), que permiten conocer las metas planificadas por año para cumplir con los ingresos y gastos de la entidad.

La Tesorería del Instituto cuenta con los formatos diligenciados con el detalle de la distribución de PAC para el 2016 (Gastos personales, Gastos generales, Transferencias corrientes e Inversión ordinaria) - SIIF.

Acuerdos de gestión donde se definen las responsabilidades y metas frecuentes por parte de los gerentes públicos.

Se tuvo conocimiento para el 2016 hubo suscripción de acuerdos de gestión pero a la fecha de emisión de este informe no reposan archivados los soportes en las hojas de vida, dado que aún no ha expirado el plazo.

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/CONTROL_INTERNO/2016/SEGUIMIENTO_PAAC_20160831.pdf

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/CONTROL_INTERNO/2016/SEGUIMIENTO_PAAC_20160831.pdf

http://www.inm.gov.co/images/Docs/2016/Cronograma_de_Actividades_GEL_INM_2016-v2.pdf

http://www.inm.gov.co/images/Docs/2016/Cronograma_de_Actividades_GEL_INM_2016-v2.pdf

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/DISCAPACIDAD/Informe_de_Discapacitados_Jul-Sep.pdf

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Cronogramas de los diferentes comités de trabajo.

El 13 y el 19 de enero de 2016, a través de correo electrónico la Oficina Asesora de Planeación dio a conocer a todo el personal del INM el calendario de los Comités ordinarios y extraordinarios Institucionales de Desarrollo Administrativo, así como las fechas máximas en las que se recibirá la información para ser incluida. A través de la carpeta compartida de calidad se puede acceder a la carpeta denominada 200.1 ACTAS en donde por año están las actas del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. A la fecha reposan en el sitio en comento 19 actas, la última de ellas con fecha del 23 de agosto de 2016.

Recomendación: Se sugiere emprender acciones tendientes a gestionar de manera eficaz y eficiente el capital intelectual de la entidad, maximizando los recursos disponibles e incentivando al personal para que con especial interés ponga a disposición el saber y toda su capacidad innovadora como bien intangible necesario para el desarrollo, potencialización y la evolución de la entidad y por ende de nuestro país. Adicional a lo anterior se sugiere crear espacios que permitan al personal dar a conocer de manera libre y espontánea sus necesidades y tener presente dichas situaciones a la hora de diseñar políticas, planes y/o programas. De otro lado se sugiere también estudiar la posibilidad de buscar mecanismos menos rígidos, con carácter un poco más lúdico como por ejemplo el que tuviera por objeto el concurso lanzado por el grupo cuadriculados el 1° de septiembre de 2016 a través del correo de comunicaciones:


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Nota: De este concurso (Tour de la eficiencia 2016) aparte del lanzamiento no se ha tenido conocimiento el grado de avance y/o acogida que tiene, no se generó ninguna expectativa al respecto y conforme a las bases del concurso finaliza en 20 días contados a partir de la fecha de emisión de este informe (2016-11-10).

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos

Mediante el control ejercido a través de la puesta en marcha de este elemento, las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

Productos

mínimos


La entidad debe establecer un mapa de procesos donde se evidencia la interrelación de estos, articulados entre estratégicos, misionales, de apoyo, y de evaluación y seguimiento.

En la página web desde el link de calidad se puede consultar el siguiente mapa de procesos:


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Mapa de Procesos

El mapa de procesos, que gráficamente presenta la versión número 10 del Manual Integrado de Gestión es el siguiente:

Mediante correo electrónico del 13 de septiembre de 2016, la Oficina Asesora de Planeación informa a través del correo de comunicaciones que atendiendo las recomendaciones de los auditores de la norma NTC-GP 1000de la ONAC, relacionadas con el ajuste al Mapa de Procesos, envía a todos los servidores públicos la propuesta del ajuste del Mapa de Procesos del Instituto Nacional de Metrología. La propuesta fue elaborada por la Oficina Asesora de Planeación y revisada por los delegados de las áreas de los Sistemas de Gestión y del Grupo MECI que asistieron a las sesiones de trabajo.


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A la fecha de emisión de este informe (2016-11-10) no se tiene conocimiento si la propuesta de ajuste será tenida en cuenta para la próxima versión del mapa de procesos institucional.

Divulgación de los procedimientos

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o

demás actividades que demuestren la socialización y difusión del Mapa de procesos y los procedimientos de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la Entidad, Concursos, Actividades entre otros.

Desde la óptica de evaluación constituye una oportunidad de mejora para el Sistema Integrado de Gestión en el INM

la ausencia de un procedimiento (documento o instructivo) a través del cual se den los lineamientos y/o pasos a seguir para la liberación, publicación y divulgación de la documentación del sistema como tal y en general de los documentos que hacen parte integral del mismo. A través de correos institucionales se lleva a cabo socialización y divulgación de procedimientos, en donde a modo de ejemplo se tiene: 2016-11-08: Socialización del procedimiento PQRSD 2016-11-08: Divulgación procedimiento del proceso de Gestión Documental 2016-11-04: Socialización del procedimiento PQRSD 2016-10-31: Divulgación procedimiento del proceso de

Gestión Documental 2016-10-25: Divulgación procedimiento del proceso de Gestión Documental 2016-10-21: Socialización Manual de Comunicaciones INM 2016-10-20: Socialización Manual de Comunicaciones INM 2016-10-18: Divulgación procedimiento del proceso de Gestión Documental 2016-10-11: Divulgación procedimiento del proceso de Gestión Documental.


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Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas

La entidad debe establecer procedimientos que le permitan evaluar permanentemente la satisfacción de los clientes con respecto a los servicios ofrecidos en la organización, y el seguimiento respectivo.

Está documentado el procedimiento de medición de la satisfacción del cliente (E4-01-P-02 / versión 4) el cual tiene consigo asociados los formatos 4, 5 9 y 10. De la auditoría realizada por Control Interno el proceso suscribió plan de mejoramiento compuesto por un total de 37 actividades.

Recomendación: Se sugiere al interior de los procesos efectuar revisiones de tal forma que se tenga presente la actualización que debe darse en los mismos y no esperar a la llegada de una auditoría para realizar dicha actividad y de paso darlos a conocer entre el personal que está involucrado o relacionado de alguna manera. A partir del comentario realizado en la observación del producto Divulgación de los Procedimientos

se propone diseñar e implementar un procedimiento para realizar de manera concreta y muy

práctica la socialización, divulgación y publicación de los procedimientos toda vez que la

información que registran las actas no es transmitida y/o no desciende en su máximo nivel de

detalle por parte de los asistentes a los comités donde se aprueban documentos.

1.2.3 Estructura Organizacional

Se considera como aquel aspecto de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

Productos mínimos

Observaciones

Comentarios

Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

La entidad debe tener una estructura flexible que le permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de responsabilidad y autoridad.

Mediante Decretos 4175 de 2011(de creación) y los y decretos 4888 de 2011 y 2705 de 2012 el Gobierno Nacional creó y modificó la estructura y planta de personal del Instituto Nacional de Metrología determinando las funciones de las dependencias y la planta de empleos. El artículo 8 del Decreto 4175 de 2011, definió para el desarrollo de sus funciones la siguiente estructura:


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Tanto en el anexo número 26 del Manual Integrado de Gestión como en la página web del INM (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/estructura-organizacional/organigrama) la estructura organizacional del INM gráficamente está dispuesta de la siguiente manera:

Manual de Funciones y Competencias laborales

Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de los cargos de la entidad.

A través de Resolución No. DG 063 de 2016 del 25 de febrero de 2016 se distribuyeron los cargos de la planta global del Instituto Nacional de Metrología - INM. Mediante memorandos se realizó la notificación de las funciones al personal. A partir del 28 de octubre de 2016 fue nombrado como Director General el ingeniero Rafael José Gil Angarita y como

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/estructura-organizacional/organigrama

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/estructura-organizacional/organigrama


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Secretaria General Lucelly Mora Arias desde el 1° de noviembre de 2016.

Recomendación A propósito del ingreso de dos integrantes de la Alta Dirección (Director General y Secretaria General) se sugiere emprender acciones a todo nivel para tener presente la comunicación como factor y canal clave para el desarrollo de los procesos institucionales.

1.2.4 Indicadores de Gestión

Son el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

Productos mínimos


Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes,

programas y proyectos

Dentro de los planes, programas y proyectos

de la entidad, se debe construir indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan tomar decisiones para evitar desviaciones.

Los formatos de Plan de Acción tienen inmerso un campo

destinado para registro de la fórmula de cálculo de indicadores y en ese mismo orden de ideas en los informes de seguimiento de los planes de acción se da en forma porcentual el grado de avance.

Debe haber indicadores

por procesos que aportan a la medición de la gestión.

Con corte a septiembre de 2016, se pudo evidenciar en archivo de seguimiento de la Oficina Asesora de Planeación, fueron reportados 28, de un total a reportar de 37


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A nivel de los procesos se han diseñado o definido indicadores, los cuales en medio de la mejora han sido objeto de reformulación o cambio.

Deben existir fichas de los indicadores que permitan consultarlos de manera fácil.

Los indicadores diseñados tienen ficha a modo de hoja de vida

Seguimiento de los indicadores

Los responsables y sus equipos de trabajo, deberán hacer seguimiento según la periodicidad definida en la política de operación de cada entidad, la cual no podrá ser superior a seis (6) meses

Se observa en reporte de la Oficina Asesora de Planeación los indicadores un consolidado de enero a septiembre de 2016 con el histórico:

Tras recomendaciones efectuadas en diversos informes de auditoría de control interno se pudo evidenciar hubo cambios en la periodicidad de los indicadores quedando en la actualidad con periodos inferiores a un año.

Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores

Se debe revisar la batería de indicadores con el fin de establecer que los indicadores cumplan con su propósito.

En las auditorías realizadas por Control Interno se revisan además de la medición el diseño de los indicadores de cada uno de los procesos y se realizan recomendaciones y observaciones cuando a ello hay lugar.

Recomendación: Construir un Cuadro de Mando Integral el cual integre los indicadores derivados de la estrategia o los categorice conforme a su nivel de importancia.


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Tener presente al momento de definir indicadores para los procesos que sean una herramienta que facilita información y es factor a tener en cuenta para la toma de decisiones a nivel de proceso. Adicionalmente a la hora de construir o ajustar un indicador se sugiere tener en cuenta las pautas y en general toda la orientación que en materia de indicadores entrega el Departamento de la Función Pública a través de la Guía para la Construcción y Análisis de Indicadores de Gestión. Sensibilizar al personal con la importancia que reviste el cálculo de un indicador y los resultados o logros que se pueden alcanzar a partir de la información que muestran por si y a través del seguimiento de los mismos.

1.2.5 Políticas de Operación

Este elemento es fundamental para el direccionamiento dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

Productos mínimos


Establecimiento y divulgación de las políticas de operación

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de las Políticas de Operación de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

Mediante resolución 157 del 17 de mayo de 2013, se crea el Comité de Desarrollo Administrativo del Instituto Nacional de Metrología – INM como grupo asesor interno, responsable de definir políticas que desarrollan el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En Resolución 236-2013 por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del INM, quedaron consignadas las políticas de Buen Gobierno para la Administración de la entidad tales como: lineamientos directivos, compromiso con los fines de estado, responsabilidad con el acto de delegación, políticas en relación con órganos de control externo, políticas frente al sistema de desarrollo administrativo, gestión ética, etc. En el Manual Integrado de Gestión, están consignadas entre otras políticas: de riesgos, presión indebida, de imparcialidad, de conflicto de intereses, de protección de la información confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes, de revisión de pedidos, ofertas y contratos, de peticiones, quejas, reclamos solicitudes y denuncias y trabajo no conforme.


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Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado

Acto administrativo a través del cual se adopta el Manual de Operaciones de la entidad (Manual de procedimientos.- Manual de Calidad) como documento de consulta.

El Manual Integrado de Gestión en la versión 10, fue aprobado el 23 de agosto de 2016 en sesión del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, según registro del documento en campo de aprobación mediante acta número 19.

Recomendación: Se sugiere unificar en un sitio y/o documento las políticas y en general las orientaciones con las que cuenta la entidad de todo tipo (misional, administrativo) de fácil acceso y consulta. Si bien hay consignadas políticas en diferentes fuentes; para efectos de familiarización e interiorización es más práctico hacerlo en un único sitio y/o documento de fácil acceso como por ejemplo a través de la intranet, de paso sacando el mayor provecho de las bondades tecnológicas existentes en la actualidad.

1.3 Componente administración del riesgo

Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en el Instituto Nacional de Metrología se establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo.

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

La política de administración de riesgo está a cargo de la Dirección General y debe señalar que hacerse para efectuar el control y su seguimiento basándose en los planes y los objetivos institucionales.


Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos

Acto administrativo o documento a través del cual se definen y

adoptan las Políticas de Administración del Riesgo

Tanto en la página web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion) como en el Manual Integrado de

Gestión (E1-02-M-01) en la versión 10, la Política de Administración del Riesgo, está publicada de la siguiente manera: “El Instituto Nacional de Metrología coherente con su política de calidad, con los componentes y elementos que define el MECI y con las políticas del Modelo Integrado Planeación Gestión, se compromete a ejercer control sobre aquellos riesgos que puedan afectar negativamente el desarrollo de los objetivos institucionales, de SIG y de los procesos,

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion



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mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda al estilo de Dirección Actual, con la participación de todos los funcionarios y contratistas responsables de identificar, analizar y establecer las acciones de mitigación.”

Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión

de los Mapas de Riesgos de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

La socialización de los mapas de riesgos por procesos que en total son 25, bajo la denominación Matriz de Riesgos integrados está publicada en Página web: http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Mapa_Riesgos_proceso_2016-2T.pdf

En la página web del INM también se tiene publicado otro mapa de riesgos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Matriz_de_Riesgos_SGSI_2015_V2.pdf, compuesto por 10 riesgos. Adicionalmente para consulta de Control Interno en la Carpeta de documentos de la Oficina Asesora de Planeación: Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.8 Riesgos\Proceso\2016-07-21, está dispuesto un archivo de nombre Mapa Riesgos proceso 2016-2T y en la hoja 3 denominada Matriz de riesgos integrados 25 matrices de riesgos por procesos.

Recomendación Se sugiere a la Alta Dirección además de sensibilizar al personal de la importancia de la Administración en Riesgos, motivarlos para que asista y participe activamente de actividades como la que se programara a través de Control Interno el 18 de octubre de 2016

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Mapa_Riesgos_proceso_2016-2T.pdf

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Mapa_Riesgos_proceso_2016-2T.pdf

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Matriz_de_Riesgos_SGSI_2015_V2.pdf

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Matriz_de_Riesgos_SGSI_2015_V2.pdf


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Donde la acogida y la atención a la invitación estuvo bien escasa tal cual como se aprecia en la siguiente imagen capturada en medio de la jornada y no alcanzaron a quedar completamente en el registro fotográfico las 5 personas que asistieron de la Oficina Asesora de Planeación.

1.3.2 Identificación del Riesgo

En esta etapa se deben establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus causas y sus consecuencias. Para el análisis se pueden involucrar datos históricos de las partes involucradas.

Productos mínimos


Identificación de los factores internos y externos de

riesgo

Identificación de condiciones internas o externas que puedan generar eventos de riesgo para la entidad

En este paso de la Identificación del riesgo, se da la etapa de establecimiento de fuentes o factores de riesgo. En archivo de consulta pudo observarse el INM estableció 137 factores entre internos y externos, los cuales están

registrados en el aparte de identificación del mapa considerados entonces para la administración del riesgo así:


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Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad

Documento de identificación los riesgos de cada proceso, programas y/o proyectos que contengan las causas, descripción y las posibles consecuencias de los mismos.

El INM tiene en el documento denominado Matriz de Riesgos Integrados un total de 25 matrices, en donde cada una conforma el mapa de riesgos de un proceso. En seguimiento realizado a 31 de marzo de 2016 por parte de la Oficina de Control Interno se observó algunas debilidades en la inclusión de los riesgos de corrupción en el mapa de riesgos institucional.

Recomendación: Se sugiere tener presente las recomendaciones de Función Pública en tener un mapa de riesgos que no precisamente corresponde a la sumatoria de los riesgos de los diferentes procesos y en virtud de la armonización con otras políticas de Gobierno hacer lo propio respecto a la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. ARTÍCULO 73. PLAN A NTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias Antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano (…) Por lo anterior tal cual como ha señalado Función Pública en un único mapa de riesgos identificar los riesgos de Gestión y los de corrupción, en concordancia con lo expresado concretamente en el Documento Administración del Riesgo E1-02-D-01:

1.3.3. Análisis y Valoración del Riesgo


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Mediante el análisis del riesgo se busca establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y sus consecuencias o impacto con el fin de estimar la zona de riesgo inicial o el riesgo inherente. En la valoración del riesgo se busca confrontar los resultados del análisis de riesgos inicial frente a los controles establecidos, con el fin de determinar la zona de riesgo final o el riesgo residual

Productos mínimos


Análisis del riesgo

Documento de análisis del riesgo teniendo en cuenta su probabilidad y factibilidad de ocurrencia y el posible impacto en caso de materialización

A Partir de la consulta realizada en el archivo de mapa de riesgos se observó:

Evaluación de controles existentes

Documento dónde se evalúe si los controles para valorar los riesgos son adecuados o no.

A través del Informe de Seguimiento a la Administración de Riesgos con corte a 30 de septiembre de 2016, emitido por Control Interno, se efectuaron recomendaciones para diseño de controles, dada las oportunidades de mejora que se detectaran en algunos de las actividades reportadas como tal.

Valoración del riesgo

Documento en el cual se analizan los riesgos frente a los controles existentes para mitigar su impacto o su probabilidad de

ocurrencia.

En el archivo Mapa Riesgos proceso 2016-2T se observó el 10 de noviembre de 2016:


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Controles

Se deben identificar controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad para mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos

Control Interno evidenció a través de la matriz de riesgo integrada en cada uno de los mapas de proceso a partir de los riesgos inherentes campos para Criterios ERCA ( Evitar, Reducir, Compartir y/o Asumir), Controles, Tipos de Control y evaluación del riesgo residual.

Las oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, no participan en labores administrativas y en tal virtud no recomienda cambios precisos o la adopción de controles específicos, dado que se estaría perdiendo la independencia para efectuar las evaluaciones posteriores.

Mapa de riesgos de proceso

La entidad debe establecer un mapa de Riesgos que contendrá toda la información establecida anteriormente

En el archivo publicado en la página web se denomina de manera concreta el archivo como Mapa de riesgos por proceso. La hoja del libro está compuesta por 25 matrices o mapas para igual número de procesos, tal cual como se aprecia con la siguiente ilustración obtenida desde la página web: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion

Mapa de riesgos institucional

La entidad construirá un Mapa de Riesgos Institucional, en el cual se elevan todos los Riesgos que afecten a la entidad

en su conjunto y los riesgos identificados de los procesos Misionales y se incluirán los Riesgos de Corrupción de los que trata la Ley 1474 de 2011

En la página web del INM, están publicados 2 mapas de riesgos: Mapa de riesgos por proceso Mapa de riesgos del Sistema de Seguridad de la Información http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion




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Recomendación Si bien la Administración del Riesgo es un proceso efectuado por la Alta Dirección y por todo el personal de la entidad para proporcionar un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos, Control Interno recomienda tener presente el enfoque de riesgos no se determine solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación. Adicional a lo anterior se recomienda efectuar más que sensibilización recordación a todos los responsables de los procesos son ellos los encargados de realizar las acciones asociadas a los controles establecidos para cada uno de los riesgos identificados en los diferentes procesos, manteniendo de forma adecuada la documentación de todas las actividades realizadas.

2. Módulo de evaluación y seguimiento Este módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad.


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2.1 Componente autoevaluación institucional

Este componente le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión

El objeto de este elemento es verificar el desarrollo y cumplimiento de acciones individuales.

Productos mínimos


Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la sensibilización sobre la autoevaluación en la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.).

Por solicitud expresa de Desde Control Interno de manera periódica se publican a través de los fondos de pantalla de los computadores frases o mensajes con el objeto de sensibilizar en asuntos de autoevaluación y autocontrol. El 4 de septiembre de 2016, mediante correo electrónico hizo extensivo mensaje a modo de ¿Sabías Que…?

Permanentemente a través de la cuenta de twitter de la Oficina de Control Interno del INM (@InmControlintern) de forma constante se tiene participación en las redes sociales compartiendo

información relacionada con temas y asuntos varios en materia de Control Interno.


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La entidad debe determinar cómo a partir de los Riesgos, indicadores, Controles establecidos y demás elementos que le permitan tomar información, puede realizar la autoevaluación de la gestión, tomando los correctivos necesarios.

En la carpeta de Planes Institucionales (W:\2016\210.1 PLANEA INST) se puede consultar documentos relacionados con Planes de Acción y Planes de Mejora en donde se puede apreciar también hay información correspondiente a acciones tomadas a partir de las mismas. La Oficina Asesora de Planeación a través de mensajes de correo institucional transmitió el 27 de septiembre de 2016, información relacionada con Planes de Acción, así:


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Herramientas de autoevaluación

La entidad debe estar en capacidad de alimentar el proceso de autoevaluación a partir de otros sistemas que le permitan ejercer el proceso de manera correcta. El Aplicativo MECI (Informe Ejecutivo Anual de Control Interno), el Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión puede ser, entre otros, parte de esos

sistemas.

A modo de concurso se llevó a cabo lanzamiento del concurso de rendición de cuentas entre las áreas de la entidad actividad esta que finaliza en el mes de diciembre

Adicionalmente el concurso que hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contó con campaña de expectativa, a través de los mensajes de correo electrónico de cada una de las áreas, como :


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Recomendación:


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Incluir como elemento básico y activo la Autoevaluación del Control para la mejora continua dentro del Modelo Estándar de Control Interno, ya que dinamiza la forma como es desarrollado el Control Interno en la entidad. La Autoevaluación del Control se lleva a cabo a través de las evaluaciones que se realizan a los procesos con la intención de verificar la efectividad de las acciones que desarrollan y su aporte a los objetivos institucionales, es realizada con la participación de los líderes y sus equipos de trabajo, lo que permite la intervención de todas las personas que intervienen en el desarrollo de los mismos dinamizando de este modo el Control Interno. La estructuración de la Autoevaluación del Control y el desarrollo de esta permiten a los funcionarios a todo nivel:

Participar en la evaluación del control interno. Evaluar los riesgos. Desarrollar planes de acción para abordar debilidades identificadas. Evaluar la probabilidad de lograr los objetivos de la entidad

A modo de consejo se recomienda por ejemplo mensualmente realizar encuentros o reuniones donde los integrantes de un área o proceso tengan la oportunidad de realizar sus propias evaluaciones y se convierta esta práctica en una buena práctica para la entidad.

2.2 Componente auditoría interna

Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces es la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración.

En cumplimiento de la Ley 87 del 20 de noviembre de 1993, en el Instituto Nacional de Metrología el control interno se expresa a través de políticas a cumplir en toda la escala administrativa.

2.2.1 Auditoría Interna


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El Instituto hace uso de la auditoría interna de gestión como herramienta para el seguimiento del Sistema de Control Interno en el marco del Modelo Estándar de Control Interno, con el fin de verificar la gestión a nivel de los procesos.


Procedimiento de auditoría Interna

Se debe definir un procedimiento de auditorías internas basado en evidencia documental que permita

ejercer control permanente a la gestión administrativa.

Mediante acta número 21 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 20 de septiembre de 2016 hubo actualización de documentos del proceso. En los informes de las auditorías realizadas por Control Interno,

las observaciones presentan la estructura recomendada por Función Pública a través de la Guía de Auditoría para Entidades Públicas: Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad). Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser). Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada). Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o

potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada). Recomendaciones: Están dadas o apuntan al mejoramiento del sistema de control interno en aquellos aspectos en los cuales hay debilidades o irregularidades, en principio no son obligatorias para el responsable del Sistema de Control Interno, salvo que las mismas sean de tal magnitud que de no tomarse en cuenta se afectaría gravemente el funcionamiento del sistema de control interno o de uno de sus componentes.

Programa de auditorías - Plan de Auditoría

El programa de Auditorías debe incluir las Auditorías de Gestión y las de calidad (En caso de que la entidad cuente con el sistema de Gestión de Calidad), este debe ser aprobado por el Comité de Coordinación de Control interno. Por otra parte el plan de auditoría que entraría a

La Asesora con funciones de Jefe de Control Interno presentó y obtuvo aprobación del mismo en Comité de Coordinación de Control Interno del programa de auditorías para el 2016 (de gestión y de calidad); lo cual quedo registrado en acta de Comité de Coordinación de Control Interno número 02 de fecha 29 de febrero de 2016. El 29 de septiembre de 2016, mediante correo electrónico se da a conocer al personal la actualización del Programa de Auditorías Internas para la vigencia 2016


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planear las auditorías que se incluyen dentro del “Programa anual de auditoría”

Se tiene establecido un formato a través del cual se registran en forma detallada las actividades previstas o para llevar a cabo

durante la auditoría. Cualquier cambio y/o modificación al Plan de la Auditoría, es debidamente solicitado por alguna de las partes involucradas. Como insumo para planear las auditorías Control Interno en el INM ha tenido en cuenta aspectos como los que recomienda Función Pública

Con el fin de mejorar y mantener competencia profesional en el grupo de Control interno hubo formación así: Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno: Curso virtual en optimización de compras públicas TI. Técnico Administrativo 07: Implementación de la Norma Técnica de Calidad ISO 9001


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Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

El Informe debe ser realizado de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública. Sirve como insumo para el fortalecimiento continuo y mejora del Sistema de Control Interno en la entidad.

El 27 de febrero de 2016 se rindió informe a Función Pública bajos los lineamentos establecidos por dicha entidad. De igual manera, por cada una de las auditorías de control interno realizadas queda como soporte un informe, donde se deja detalle de las observaciones o hallazgos detectados. De igual manera, se suscribe plan de mejoramiento tras las auditorías realizadas.

Recomendación: Tener siempre presente a todo nivel, que la Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. La Auditoría Interna ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

2.3. Componente planes de mejoramiento

Los planes de mejoramiento generados por la auditoría realizada por los entes de control operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la auditoría interna (calidad).

2.3.1. Plan de mejoramiento

En el plan de mejoramiento institucional se tiene el resultado del análisis efectuado por el ente de control así como también los planes de mejoramiento por proceso que surgen a partir de las auditorías internas de gestión.

Productos mínimos


Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento

Debe existir un proceso, procedimiento o mecanismo a través del cual se trabajen recomendaciones y análisis generados en el desarrollo del Componente de Auditoría Interna y

Está documentado el Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora el cual tiene por objeto establecer los parámetros para desarrollar actividades tendientes a eliminar las causas de no conformidades detectadas y no conformidades potenciales con el fin de prevenir su recurrencia y/o mitigar su impacto, así como documentar las ideas de mejora que se implementan en los procesos y que contribuyen a la mejora continua en el sistema. Se adoptó el procedimiento denominado seguimiento cumplimiento planes de mejoramiento auditorías Control Interno y dos formatos


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las observaciones del Órgano de Control Fiscal. Debe ser un Proceso, procedimiento o mecanismo documentado que permite realizar seguimiento a las acciones emprendidas por los responsables y la

verificación de estas.

denominados Plan de mejoramiento por procesos y seguimiento plan de mejoramiento a través de acta No. 14 Fecha: 2015-10-02 siguiendo los lineamientos de Función Pública. El objetivo de este procedimiento es establecer las actividades asociadas al seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento producto de las auditorías realizadas por Control Interno.

Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de mejoramiento

Se debe establecer un mecanismo para el seguimiento y evaluación de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento.

Control Interno desde el mes de agosto de 2016 tiene en producción y al servicio de los funcionarios desde septiembre de 2016 la herramienta que se diseñara para realizar seguimiento a los planes de mejoramiento que se suscriben con ocasión de las observaciones registradas en los informes de auditoría de Control Interno. A la fecha de emisión de este informe (2016-11-10) los procesos que han suscrito planes de mejoramiento pueden consultar y verificar el estado de las actividades tal cual como se aprecia en el siguiente ejemplo:

Recomendación: Con la implementación de la herramienta y las alarmas de las que dispone el Sistema de Seguimiento de Planes de Mejoramiento SISEPM se sugiere dar tratamiento de manera oportuna a las actividades, concretando de manera fácil y práctica acciones tendientes a la mejora de los procesos.

3. Eje transversal: información y comunicación Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera,


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que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad. La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la organización.

3.1. Información y comunicación interna y externa

La información y comunicación interna es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Productos mínimos


Identificación de las fuentes de información externa

Se deben establecer mecanismos para identificar la información externa. (Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Denuncias, Buzón de sugerencias, Encuestas de satisfacción, entre otras)

El INM cuenta con canales formales de comunicación como:

Intranet http://192.168.10.84/intranet/ Correo institucional (Outlook) Carteleras (3er piso y cafetería) Pantallas de TV (1er y 2° piso)

El 21 de octubre de 2016 se realizó socialización del Manual de Comunicaciones con invitación a través del correo institucional.

El 8 de noviembre de 2016 se efectuó socialización del procedimiento de PQRSD

http://192.168.10.84/intranet/


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Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso

Debe existir un documento (electrónico, físico o como determine la entidad) que permita consultar toda la documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad

Electrónicamente a través de la página web se publica información de carácter general e institucional y en la intranet se publica y se divulga información de carácter e interés para los funcionarios. A través del sistema de información SURDO se puede consultar la información de entrada y salida que llega al Instituto. Aún no se observa que la información radicada a través del correo [email protected] sea radicada en el SURDO.

Rendición anual de cuentas con

la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

La entidad debe tener establecido un mecanismo donde

se comunique información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos.

La rendición de cuentas en el segundo semestre de 2016 ha tenido una connotación diferente y especial ya que se está realizando por

separado para cada una de las áreas a modo de concurso. En el marco de Metrocol 2016 se llevó a cabo rendición de cuentas y como parte de la logística del evento hubo facilidad para realízalo vía streaming, aviso que fuera dado vía correo electrónico en los siguientes términos:

Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad

La entidad debe establecer su proceso y/o actividades de Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de 2000 o la norma que la modifique o sustituya

A través de la página Web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental) el INM ha publicado instrumentos archivísticos conforme a las disposiciones de ley así:

mailto:[email protected]

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental


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A través de mensajes de correo institucional se ha dado a conocer actividades a nivel de proceso y los documentos en materia de Gestión Documental que han sido objeto de actualización:

2016-10-25


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2016-10-31:


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El Plan de Mejoramiento al 2 de noviembre presenta para las 5 acciones un 79% de cumplimiento sobre 100%;

Política de Comunicaciones

La entidad debe establecer un mecanismo de comunicación con los usuarios internos y externos. Dicha política, proceso o procedimiento debe contener entre otros, los siguientes elementos: matriz de comunicaciones, guía de comunicaciones, proceso de comunicación organizacional, proceso de comunicación y convocatoria, etc.

Documentalmente hablando la entidad cuenta con: Política Editorial Página Web (E3-01-D-01 / versión 2) Manual de Comunicaciones (E3-01-M-01 / versión 5) Manual Comunicación Interna V2 (E3-01-M-02 / versión 2) Procedimiento Comunicación Interna ( E3-01-P-01 / versión V3) Proceso Comunicación Externa (E3-01-P-02 / versión 2) De la auditoría realizadas al proceso de comunicaciones se tiene al 11 de noviembre de 2016 el plan de mejoramiento con el siguiente estado:

Recomendación: Para un óptimo y adecuado funcionamiento de un eje transversal como el de comunicaciones, se sugiere buscar los mecanismos para garantizar el registro y/o divulgación oportuna, permitiendo


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a los funcionarios un conocimiento más preciso y exacto de la entidad y las decisiones que se toman. Así las cosas se propone:

Crear herramientas o maximizar las existentes para que la información precisa fluya a todo nivel

Fomentar entre el personal del INM sentido de pertenencia, Propiciar una cultura organizacional en torno a una gestión ética, eficiente y eficaz Realizar ejercicios de motivación para el fortalecimiento del clima laboral.

3.2. Sistemas de información y comunicación

Productos mínimos


Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia

La entidad debe establecer directrices claras para el manejo documental de tal manera que no haya contratiempos entre la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés.

El INM desarrolló herramienta de software denominada Sistema Único de Radicación SURDO en la que se administran los procesos de gestión documental. A modo de reseña la intranet señala:

En términos documentales se cuenta con el Manual del Sistema Único de Radicación Documental SURDO (A3-01-M-01) en donde por expreso señalamiento introductorio del documento se tiene dispone de la descripción de los pasos que se deben seguir en cada


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una de las funcionalidades que contiene la herramienta, las cuales en términos generales están asociadas con el manejo de usuarios, radicación de documentos y consultas. Sigue constituyendo una oportunidad de mejora a nivel de proceso que la información radicada a través del correo [email protected] no se radique en el SURDO.

Manejo organizado o

sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos

Los recursos físicos y humanos de la organización deben tener

asociados procesos, procedimientos y guías donde se establece el manejo de éstos y su adecuada utilización.

El INM cuenta con servicios en línea, así:

Servicio de desprendible de pago

Servicios Metrológicos

Hoja de vida de Equipos

Solicitudes de proyectos de automatización

mailto:[email protected]


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Administración de cursos de Metrología

Sistema de recaudos

Formato de solicitud de mantenimiento de aplicaciones

El 30 de septiembre de 2016, se llevó a cabo un ejercicio de simulación de ataque de ciberseguridad mediante la suplantación de un correo electrónico para extraer datos personales con el fin de identificar y valorar cuál es el estado de concientización de los colaboradores del INM respecto a la seguridad de la información. Sobre el ejercicio no se tuvo conocimiento del resultado, la realimentación y/o las lecciones aprendidas a partir de la actividad en comento. Desde la óptica logística, técnica y administrativa se han documentado manuales como por ejemplo:

Manual de administración de recursos físicos Manual de servidores e interventores. Manual de comunicaciones manual gestión Red Colombiana Manuales imagen institucional; Manuales técnicos: metrología dimensional;

manual técnico laboratorio de volumen; manual técnico TF; manual calidad de fuerza; manual de datos; manual técnico laboratorio


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densidad; manual gestión de equipos; manual infraestructura redes.

El INM no cuenta con un manual de políticas contables, que oriente e ilustre de manera precisa a las diferentes áreas involucradas en el proceso contable de los pasos a seguir en la ejecución de algunas actividades en la que su intervención es trascendental para el proceso contable y financiero.

Mecanismos de

consulta con distintos grupos de interés parar obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio.

La entidad debe identificar los

usuarios y/o grupos de interés a quienes van dirigidas sus productos y/o servicios.

Además de la caracterización de Grupos de interés (E4-

01-I-01) que tiene por objeto establecer los lineamientos para la identificación, priorización y caracterización de los grupos de interés del Instituto Nacional de Metrología, ha documentado además:

Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

La entidad debe poner a disposición de sus usuarios y/o grupos de interés diferentes medios de acceso a la información como página Web, carteleras comunitarias, periódico oficial, buzón de sugerencias, entre otros que crea conveniente.

El Instituto tiene a disposición del público y la ciudanía:

Página web

Redes sociales: twitter: (@inmcolombia) y Facebook: (https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts)

Recomendación: En pro del fortalecimiento de la comunicación organizacional en el INM, se sugiere además de atender los consejos para la práctica que ofrece Función Pública en cuanto a Información y comunicación fundamentados en responsabilidades, estructuras, maximización de recursos, calidad y seguridad de la información, mediciones, etc., se sugiere buscar ideas y/o alternativas entre el personal del instituto (a todo nivel) para crear mecanismos que contribuyan a la mejora de tan importante elemento con accionar e impacto transversal para el instituto.

https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts

https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts


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ORIGINAL FIRMADO

Sandra Lucía López Pedreros

Asesora con funciones de Jefe de Control Interno Fecha: 2016-11-11

Elaboró: María Margarita Peña Vargas

Profesional Especializado

Fecha: 2016-11-11

informe pormenorizado de control interno...informe pormenorizado de control interno asesor con...

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