INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO MARZO - JUNIO DE 2014.

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Empresa de Desarrollo Urbano –EDU- a continuación presenta informe detallado de avances en cada uno de los tres (3) Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno “MECI” – Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

Ambiente de Control: Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos. La Entidad actualizó el Código Ética y Buen Gobierno, el cual se constituye en una herramienta de acción que aplicará el equipo de servidores para direccionar el quehacer cotidiano en la perspectiva de facilitar y fortalecer la gobernabilidad, lograr objetivos misionales y, con ello, los fines esenciales del Estado. Fue socializadado a todos los servidores, se publicó en Intranet para consulta. Se realiza la actualización del Manual de Interventoría con el apoyo de un equipo técnico, jurídico, social y ambiental, liderado por la Subgerencia de Contratación. La EDU publicó el libro “EQUIDAD TERRITORIAL EN MEDELLIN”, que da cuenta del asombroso proceso de transformación de la ciudad en las últimas décadas; su lanzamiento se realizó el pasado 8 de abril.

La EDU participó en la organización del Séptimo Foro Mundial del Hábitat realizado en Medellín del 5 al 11 de abril de 2014, evento en el que fuimos protagonistas por nuestro aporte fundamental en la transformación integral del hábitat de la ciudad anfitriona.

La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la Resolución No. 18566 del 21 de marzo de 2014, concedió el registro de la marca EDU; esto lleva a que los usuarios o consumidores de los servicios que ofrece la entidad identifiquen y recuerden la calidad de los mismos. La marca registrada construye confianza empresarial, impide que cualquier otra persona natural o jurídica haga uso de ella porque tiene protección legal y patrimonial a favor de la entidad.

Se inició la actualización del Modelo Estándar de Control Interno –MECI-, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 943 de 2014, se realizó la primera reunión con el ánimo de establecer los parámetros para la revisión, mejora continua, fortalecimiento, actualización, seguimiento y evaluación del MECI, para verificar su grado de implementación, de cumplimiento y que sus elementos y componentes se encontraran de acuerdo a la normatividad vigente. En desarrollo de talento humano se realizaron programas de celebración de fechas especiales tales como el día de la secretaria, día del niño, día de la familia, eventos en los que se hizo entrega de obsequios y se realizaron actividades lúdicas y de integración propiciando un mejor clima laboral lleno de confianza y respeto. Se dictaron capacitaciones en Gestión de Calidad MECI - GP 1000 - Formación de Auditores, Curso de inglés, Curso de manejo de archivos de gestión. Seguridad y Salud Ocupacional: Se realizó la semana de salud ocupacional, con las siguientes actividades:

Optometría.

Scanner Multidiagnóstico.

Capacitación conferencia del ser.

Odontología.

Capacitación manejo de estrés.

Silla Masajeadora.

Hidratación de la piel.

Clase de Yoga.

Actividad lúdica COPASO

Otras actividades realizadas:

Actualización del panorama del Riesgo Psicosocial con el apoyo de asesora de ARL SURA.

Actualización del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo 2014.

Inspección de botiquines y extintores y actualización del inventario

Actualización de carteleras (tema campaña camine seguro)

Actualizaciones de Riesgos laborales personal contratista

Capacitación Brigada de Emergencia 10 horas (Primeros auxilios).

Programación exámenes médicos personal nuevo

Elaboración línea basal premio excelencia categoría mejor gestión SURA Del mes de mayo.

Jornada donación de sangre. Estilo de Dirección. Se evidencia en la Alta Dirección un fuerte compromiso en el ejercicio de la planeación institucional y el cumplimiento de los objetivos propuestos, a través de la realización de reuniones permanentes y coordinadas con cada uno de los responsables de procesos, en donde se establecen los diferentes proyectos a desarrollar y metas de ejecución.

PLANEACION ESTRATEGICA: Planificación Empresarial. Se culminó el trabajo de indicadores de gestión, se está a la espera de la retroalimentación y socialización. Se busca sincronizar el modelo técnico MECI recientemente actualizado y su adecuada integración con los demás procesos, lo que a su vez servirá como precedente para suplir la necesidad de articular procedimientos. Se acogió la nueva disposición de buen gobierno para actualizar el plan de probidad y transparencia, de acuerdo a lo establecido en el Código de Ética y Buen Gobierno de la EDU, recientemente promulgado. La EDU estructuró, por primera vez en su historia institucional, un plan de negocios construido con aportes de la Junta Directiva, la Gerencia General y las áreas misionales y de apoyo. Este es una herramienta de planificación empresarial que le permitirá a la EDU identificar el potencial de las líneas de acción según las necesidades del mercado, los escenarios financieros y la estructura operativa necesaria para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Nuevos Negocios: A partir de los contactos realizados durante el VII Foro Urbano Mundial, se ha recibido diferentes cartas de intención para desarrollar Alianzas con instituciones de otros países. Banco de proyectos y de tierras:

Se realizó y retroalimentó el flujograma del banco de negocios con el área de Sistemas y de Calidad, con el fin de complementar sus componentes y darle mayor coherencia al modelo para su análisis frente a las alternativas del software. Administración del riesgo: Actividades realizadas: 1. Se presentó al Comité Directivo el Proceso de Administración de Riesgos,

metodología Estándar Australiano, utilizado por el DAFP en el MECI. 2. Se socializó el informe de Riesgos administrativos y de Fraude, el estudio comprendió

de manera principal una auscultación de las amenazas, los procedimientos y controles, con el fin de evaluar numéricamente el riesgo y se presentaron las recomendaciones pertinentes.

3. Acompañamiento al proceso contractual con las revisiones de las matrices de riesgos, con el fin de minimizar posibles riesgos y eventos futuros que puedan impactar el proyecto y el patrimonio de la EDU.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.

Actividades de Control, Políticas de Operación, Procedimientos, Controles. La Entidad continúa en la revisión y fortalecimiento de sus procesos, procedimientos, formatos y controles, para lograr el cumplimiento de la gestión institucional y el mejoramiento continuo. 1. Proveedores:

Se realizan pruebas aleatorias a la base de datos exportada desde la

plataforma de proveedores para validar que contenga la información correcta.

Pruebas al módulo de selección de proveedores en la plataforma.

Seguimiento periódico y consolidación a evaluaciones de proveedores

realizadas.

2. ISOLUCIÓN:

Ingreso de las acciones de mejora pendientes de la auditoría externa del

ICONTEC.

Acompañamiento y soporte al personal en seguimiento y desarrollo de

acciones de mejora.

Asistencia del equipo de Mejoramiento Continuo a videoconferencias de

ISOLUCIÓN para capacitación en el manejo de la herramienta.

Revisión de los perfiles de cargo y ajuste de la experiencia de acuerdo al

Manual de Perfiles.

Ingreso de evaluaciones de proveedores para requerimiento de planes de

mejora a los mal calificados.

3. Responsabilidad Social Empresarial:

Consolidación de la matriz de requisitos para certificación en Responsabilidad Social Empresarial en el GRI clasificada por responsable.

Revisión de la norma ISO 26000 en Responsabilidad Social para inicio de proceso de certificación de la Entidad en la misma.

4. Calidad.

Consolidación de Indicadores por proceso, actualizados hasta el mes de mayo

de 2014.

Revisión y actualización de la matriz de producto no conforme con las

Subgerencias Misionales.

Revisión de formatos y procedimientos de Auditorias para inicio de

programación de Auditorías Internas.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PÚBLICA. La Entidad cuenta con canales de información virtual como el correo institucional, las redes sociales y la página web, los cuales permiten la interacción con los usuarios para la información a la ciudadanía y partes interesadas.

GESTIÓN SOCIAL. La Dirección de Gestión Social y Ambiental tiene como tarea estratégica, el acompañamiento social a los proyectos que están en formulación, diseño y ejecución de obra La Empresa de Desarrollo Urbano ha venido desarrollando el acompañamiento social de los proyectos, dichos proyectos cuentan con comité ciudadano de obra al cual asisten personas líderes naturales de la zona, JAC, JAC, Veeduría ciudadana, Mesa ambiental y comunidad en general. Desde el trabajo con la comunidad se identifica un trabajo articuladamente con los líderes que han mostrado gran interés por la intervención y han participado activamente en los procesos.

Actividades de Gestión Social

Reuniones Comités - Mesas de trabajo - Comunidad

Empleos generados

Talleres de capacitación/ formación

Jornadas Culturales o de apropiación

Recorridos

Jornadas Medellín se Pinta de Vida

Talleres de Imaginarios

PETICIONES - QUEJAS - RECLAMOS – DENUNCIAS Y SUGERENCIAS

PERIODO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

CANTIDAD 131 156 116 127 158 139

TIPO CANT

PETICION, SOLICITUD, SUGERENCIA 129

QUEJA Ó RECLAMO 10

0

50

100

150

200

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

131 156 116 127

158 139

POR MES

0 50

100 150

PETICION, SOLICITUD,

SUGERENCIA

QUEJA Ó RECLAMO

129 10

POR TIPO

DAÑO SERVIDOR OBRA Y CALIDAD EN

MATERIALES OTRAS

3 1 1 5 10 30% 10% 10% 50% 100%

DAÑO

Es el tipo de queja mas presentada en la entidad, se da por que en la construcción de los diferentes proyectos, el contratista ocasiona daños a los inmuebles o espacio público ó por que los mismos proyectos generan humedades, la entidad una vez recibida la queja procede a realizar una visita técnica, con el fin de verificar la veracidad de la misma y de proceder a realizar las reparaciones o solicitar al contratista que las realice.

SERVIDOR Este tipo de queja es mínima y se debe a la actitud y a la conciencia que cada servidor de la entidad tiene, sobre la importancia de las relaciones con los clientes externos e internos.

CALIDAD OBRA Y

MATERIALES

Este tipo de queja es muy subjetiva y se presenta por la inconformidad de la comunidad ya sea en la realización de la obra, el diseño de la obra, el tipo de materiales que se utilizan, colores utilizados, entre otros.

OTRAS

Hay otras quejas presentadas por la limpieza en las obras, por el incumplimiento en los cronogramas de las obras, por el no pago oportuno de los inmuebles o de los cánones de arrendamiento, por inconformidad en los avalúos y en algunos casos han sido quejas a las cuales se les ha debido dar traslado a otras dependencias por no ser competencia de la entidad.

Através del sistema MERCURIO se envían correos electrónicos a los servidores responsables de dar respuesta a una PQRS, con antelación de por lo menos cinco días hábiles antes del vencimiento del término para dar respuesta al reclamante, lo que facilita a cada área tener tiempo suficiente para proyectar y enviar la respuesta solicitada.

0 2 4 6

DAÑO SERVIDOR OBRA Y CALIDAD EN MATERIALES

OTRAS

% 30% 10% 10% 50%

CANT. 3 1 1 5

ANALISIS QUEJA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Autoevaluación del Control y de la Gestión. La Entidad continua realizando seguimiento y control a su gestión mediante la realización de los Comités Directivos, los cuales se realizan semanalmente y se levantan actas en las que se consigna los compromisos. Evaluación Independiente. De acuerdo a las responsabilidades que le otorga la ley 87 de 1993 y el Departamento de la Función Pública DAFP a la Oficina de Control Interno, se han efectuado las siguientes actividades:

En todas las auditorias e informes presentados a la Alta Dirección se han evaluado los

riesgos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión y a su vez se han identifican los riesgos asociados a los hallazgos encontrados.

Acompañamiento a cierres de contratación con el fin de garantizar la

transparencia en los procesos contractuales.

Acompañamiento a los diferentes Comités con el objetivo de verificar el

cumplimiento de procedimientos, hacer seguimiento a las decisiones tomadas y

realizar las recomendaciones pertinentes.

Se han realizado auditorías enfocadas a los siguientes temas:

1. Proceso de compra de predios.

2. Almacén de suministro de la EDU.(2 Auditorias )

3. Contratación de Orden Compra.

4. Estados financieros 2013.

5. Proceso Talento Humano.

Se han presentado informes relacionados con los siguientes temas:

1. Actas de comité de contratación.

2. Comités de Conciliación.

3. Cierres de procesos contractuales.

4. Austeridad en el gasto Trimestre.

5. PQRS semestre 2 – 2013.

6. Cumplimiento de términos PQRS.

7. Seguimiento al plan anticorrupción.

8. Arqueos de caja menor.

Se visitaron obras con el fin de verificar los procesos constructivos y los

cronogramas de cumplimiento de las obras.

Asistencia a comisiones accidentales convocadas por el Concejo de Medellín,

con el fin de verificar las necesidades e inconformidades de la comunidad, frente

a los proyectos que ejecuta la entidad.

La Dirección de Evaluación y Control permanentemente realiza campañas con el

fin de concientizar al personal de su aporte frente al Control Interno de la entidad.

La Dirección de Evaluación y Control es el enlace de la entidad con los entes de control y a través de ella la EDU y todas sus dependencias gestionan y tramitan todos los requerimientos realizados, su principal función en este rol es realizar seguimiento y asesoría a las áreas para lograr una atención oportuna de los requerimientos.

ENTE DE CONTROL NÚMERO DE

REQUERIMIENTOS

Contraloría General de Medellín

30

Procuraduría 7

Concejo de Medellín 53

Personería 32

Fiscalía 4

Total de requerimientos atendidos

126

Rendición de la Cuenta a la Contraloría General de Medellín.

Auditoría. En el presente año la Contraloría General de Medellín, ha realizado auditoría gubernamental con enfoque integral para la vigencia 2013,”. Planes de Mejoramiento. La Dirección de Evaluación y Control ha realizado seguimiento a los planes de mejoramiento producto de auditorías internas y las realizadas por la Contraloría General de Medellín.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

De acuerdo a la escala de valoración del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), la calificación establecida para la evaluación del modelo estándar de Control Interno MECI 1000:2005, en la vigencia 2013, muestra un indicador de madurez del 84,3%, nivel satisfactorio; según el cual el modelo de control interno se cumple, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos. Existe tendencia a mantener la mejora en los procesos. La entidad ha identificado los riesgos para la mayoría de sus procesos, pero no realiza una adecuada administración del riesgo, por lo tanto se debe fortalecer la gestión del riesgo. Es importante que tenga en cuenta que estos resultados no son comparables con los resultados obtenidos en la vigencia 2012 y anteriores, evaluados con una metodología y niveles de valoración diferentes.

RECOMENDACIONES

Fortalecer el proceso de Gestión del Riesgo y de Calidad. Analizar los resultados del informe de análisis de riesgos administrativos y de fraude, para introducir algunas correcciones en los procedimientos internos de la Entidad. Realizar seguimiento al Plan de Negocios y el cumplimiento de las metas. Mantener informados a los servidores de la Entidad. Implementar sistema de estímulos e incentivos para los servidores de la Empresa. Implementar la actualización del MECI con la participación de los servidores. Medellín, 15 de julio de 2014