INFORME PORMENORIZADO CONTROL INTERNO MARZO-JULIO DE 2018 ERUM

La Dirección de Evaluación y control de la entidad, en el informe pormenorizado del cuatrimestre correspondiente a los meses de noviembre- diciembre de 2017 y enero y febrero de 2018, presentó su informe dando una visión general del esquema organizacional en el cual se basa la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, dando publicidad a las actividades adelantadas para el logro de esta finalidad, por ello, la presentación del informe pormenorizado, obedece a una estructura que permitió para su momento, dar mayor claridad respeto de los temas informados en dicho informe. En tal sentido y con el fin de dar continuidad al proceso de implementación que se viene adelantando por la entidad y con la pretensión de dar a conocer cada una de las acciones adelantadas en la entidad para lograr el objetivo de desarrollar una cultura organizacional fundada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua; el seguimiento pormenorizado por parte de la Dirección de Evaluación y Control, se enmarca en los postulados del MIPG, en su séptima (7) dimensión, de la cual hace parte el control interno.

Séptima dimensión – Control Interno

Este informe pormenorizado se elabora con el propósito central de aportar a la permanente mejora de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales y contribuir a los lineamientos y directrices fijadas por la administración en el marco de una cultura organizacional con componentes de control, enfocado en la dimensión de control interno dentro del MIPG, con un esquema de cinco (5) componentes: 1. Ambiente de Control; 2. Evaluación del Riesgo; 3. Actividades de Control; 4. Información y Comunicación; 5. Actividades de Monitoreo.

1. Ambiente de Control

Este componente focaliza primordialmente el compromiso de la Entidad con la integridad, el cual en el caso de la Empresa de Renovación Urbana, tiene evidencia en los valores que fueron fijados en la entidad y que se encuentran publicitados en la página web en el siguiente link http://erum.gov.co/conocenos/#idSecNuesValo, logro alcanzado por la administración y que vino aparejado a una serie de cambios institucionales como

la nueva estructura de planta de personal y fijación de honorarios por medio de la resolución número 165 de 20171. Los principios y valores institucionales dan base y sustento a las actuaciones sobre las cuales se desenvuelven todas las actuaciones de los funcionarios en la entidad y son a su vez, el faro guía en el ejercicio de interpretación de todas las actividades que se desarrollan conforme los procesos y procedimientos internos en las diferentes dependencias que hacen parte del esquema organizacional de la ERUM. De otra parte, y con el fin de atender los procesos de integridad, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, en lo transcurrido de la presente vigencia, y específicamente durante el primer semestre, ha llevado a cabo tres reuniones, en dichas reuniones se aprobó el plan anual de auditorías, así como el plan de acción de la Dirección de Evaluación y Control, se han aprobado cambios al cronograma de auditorías internas y se aprobaron el manual de auditorías y el código de ética del auditor, del mismo modo se han adelantado temas relacionados con la gestión y seguimiento del control institucional, cumpliéndose en parte las funciones de supervisor del desempeño del sistema de control interno.

- Dimensión de Gestión Estratégica del Talento Humano La Dirección de Talento Humano con el fin de realizar los logros y objetivos de la entidad, y conforme a los lineamientos de esta dimensión, reportó para la vigencia 2018, conforme a seguimiento efectuado por parte del comité de Gestión y Desempeño el plan de anual de vacantes, el plan de previsión de recursos humanos, el plan estratégico de gestión humana, plan de bienestar social e incentivos Resolución número 068 de 2018, plan de capacitación, inducción, y reinducción para vigencia 2018, cuyas construcciones se han dado a partir de diagnóstico de necesidades e intereses de los servidores y trabajadores de la empresa estos planes pueden ser consultados en la página http://erum.gov.co/actas/. En este periodo evaluado, una primera revisión por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño llevado a cabo en el pasado mes de abril, presenta avances en la implementación de los lineamientos de MIPG en cuanto a una Planeación estratégica del Talento Humano, considerando la normatividad correspondiente, y la adecuada articulación de los planes asociados, todo

1 http://erum.gov.co/resoluciones/page/4/

encaminado al logro de los objetivos institucionales. A continuación, avances puntuales reportados:

• Gestión de la información del Talento Humano a través de SIGEP • Estrategias para la inducción y reinducción implementadas • Aplicación de pruebas de psicotécnica. • Programas de bienestar y capacitación acordes a las necesidades, proceso

de liderazgo personal en 2018. • Medición de clima organizacional.

El Grupo de Talento Humano reporta en este periodo evaluado, actividad significativa en los avances a los palanes institucionales. Inicialmente el área revisó los documentos solicitados por el decreto 612 de 2018 a fin de levantar los correspondientes planes y presentarlos dentro de los términos fijados en el decreto. Frente al monitoreo y/o seguimiento del SIGEP, se llevaron a cabo ejercicios de revisión y ajustes, lo mismo que los seguimientos y control para asegurar la confiabilidad de la información registrada en el Sistema. Producto de lo anterior y en razón a la verificación realizada por parte de la Dirección de evaluación y control se pudo evidenciar que de 64 hojas de vida reportadas en el SIGEP 19 se encuentran actualizadas y 45 no actualizadas. Igualmente, en el presente seguimiento se pudo observar que la dirección de Talento Humano, ha venido desarrollando las actividades propuestas en sus planes de gestión. Algunas de las actividades realizadas en el cuatrimestre evaluado, en materia de clima organizacional, evaluación de desempeño, concertación de objetivos, capacitación, y bienestar entre otros, se presentan a continuación:

Sensibilización del Sistema Propio de Evaluación del Desempeño, mediante ejercicios participativos, que tuvieron en cuenta las sugerencias recibidas de parte de los asistentes a los mismos.

Actividades del programa de bienestar - las llevadas a cabo por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

Talento Humano tiene encuestas que aplica al finalizar las distintas jornadas y eventos de capacitación y de bienestar, y tiene programado el informe de seguimiento para comienzos del segundo semestre 2018.

Fuente: talento humano – meses de marzo a junio 2018

Implementación del programa de capacitación en Excel dictado por instructor del SENA con participación de contratistas y funcionarios de la entidad.

A la fecha del presente seguimiento (junio 2018), el Grupo de Talento Humano ha llevado a cabo actividades de revisión del Manual de Funciones y Competencias Laborales de la planta global, la cual se adelanta conjuntamente con la Dirección de secretaria general.

Las evidencias de las distintas actividades adelantadas por la Dirección de Gestión del Talento Humano, tienen sus documentos soporte, en archivos electrónicos del área: correos electrónicos, actas de reunión, fotos y documentos publicados en página web, matrices de seguimiento.

- Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación Para la vigencia 2018, la Profesional universitaria de planeación estratégica de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, realizó con las diferentes dependencias de la entidad reuniones con el fin de identificar las actividades que

se llevarían a cabo en el periodo 2018 y los demás elementos necesarios para levantar el plan de acción institucional. El plan de acción institucional se encuentra publicado en la página web de la entidad en el link http://erum.gov.co/planes-metas-e-indicadores/. El plan de acción institucional es una herramienta estratégica que permite a la entidad realizar control y seguimiento con criterios previamente definidos a todas las actividades institucionales previamente fijadas; paralelo al plan de acción institucional se encuentran los planes de (i) plan operativo anula de inversiones, (ii) plan anticorrupción y atención al ciudadano (ii) plan estratégico 2016-2019. Planes que pueden ser verificados en el enlace http://erum.gov.co/planes-metas-e-indicadores/. Durante lo que va de la vigencia 2018, algunas de las actividades estratégicas han estado dirigidas a realizar un diagnóstico real de los procesos institucionales, a fin de definir, con criterios determinados, el punto de partida para la implementación del MIPG. En tal sentido, se programó reunión con el comité de gestión y desempeño con el objeto de entregar y discutir los resultados obtenidos con el diagnostico, y establecer la ruta de acción que se adelantará a efectos de realizar una correcta implantación del modelo conforme a los perfiles y roles definidos por el mismo comité. A nivel Estratégico, en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se presentaron avances en el diagnóstico necesario para el establecimiento de los lineamientos de MIPG en cuanto al Direccionamiento Estratégico, obteniendo como resultado la necesidad de:

• Verificación de la visión estratégica en el marco de la planeación institucional ajuste y validación de misión, visión, objetivos y portafolio de la ERUM.

• Identificación y caracterización de los grupos de valor. • Planeación 2018 participativa, articulada a dimensiones, planes, políticas,

plan de desarrollo y objetivos estratégicos. • Identificación de acciones de los diferentes planes en la planeación

institucional 2018. • Identificación de las necesidades de los grupos de valor, medición de

percepción y análisis de información, a través de encuestas. • Formulación y articulación de indicadores, mejoramiento de herramienta y

tableros de control. • Revisión y actualización de política y metodología del riesgo en la ERUM. • Publicación de información a la ciudadanía en diferentes espacios para su

participación o conocimiento. - Dimensión de gestión con valores para resultados

Durante este cuatrimestre evaluado, se observa permanente desarrollo de las actividades que conforman el accionar de la Entidad relacionada con cada uno de las actividades programadas en el plan de acción institucional, entre ellas el proyecto Betania y la entrega de apartamentos de la unidad de ejecución 2 del patrimonio PAVID en el macro proyecto san José y que corresponden ejecución de su Plan de acción – 2018 y cumplimiento de su misión, prioritariamente las relacionadas con la asesoría y la difusión de las políticas, especialmente la asesoría en temas sociales con la comunidad brindada por parte del grupo de Gestión Social. Se tiene planteadas las alternativas institucionales para inculcar en los grupos de valor la principios y valores de convivencia, así como la capacitación sobre los reglamentos de convivencia interna. estas actividades se encuentran programas por el grupo social de la entidad y tiene como fin mejorar la convivencia en las unidades 2 que fueron entregadas a los copropietarios y que se encuentran en tránsito del otorgamiento de escrituración. Actividades Áreas Misionales Durante la vigencia la entidad ha venido realizando una serie de actividades que se encontraban programadas en el plan de acción de la entidad y que previamente fueron publicadas en la página web de la entidad en el enlace http://erum.gov.co/category/proyectos/. de los cuales se pude destacar: proyectos vigentes: Unidad de ejecución urbanista 2, en este proyecto que hace parte del macro proyecto San José con cargo al patrimonio autónomo PAVIP, el pasado 29 de junio se realizaron entrega de 103 apartamentos en compañía de gerente de la entidad y el señor alcalde. A la fecha hay una ocupación de 60% de las personas adjudicadas, estando pendiente dentro del cronograma de entrega, realizar la escrituración de cada uno de los apartamentos con el objeto de entregar la titularidad del dominio a cada uno de los adjudicados y poder llevar a cabo la reunión de copropietarios para nombrar la junta de administración y el administrador de la copropiedad. En este sentido, la Dirección Social de la entidad ha direccionando todos sus esfuerzos en concientizar a la población de la copropiedad respecto de las buenas prácticas de convivencia, para tal efecto se tiene programado adelantar las siguientes acciones:

TEMÁTICA

Contextualización Lúdico – Participativa de la ley de propiedad horizontal

Concejo de administración -Miembros - Funciones -Obligaciones -Derechos -Periodicidad de encuentros

Comité de Convivencia

Manual de Convivencia

Estudios de Caso Juego de Roles- Escenificación de Casos puntuales

JORNADA APLICADA

Teniendo en cuenta la contextualización teórica de la ley de propiedad horizontal, se hace necesario aplicar las reflexiones y aprendizajes de los estudios de casos a la cotidianidad, por lo tanto, posteriormente, se realizará una toma de sensibilización y motivación frente a las buenas prácticas vecinales, con el apoyo interinstitucional de la Policía Comunitaria con el Código de Policía y con la Empresa Metropolitana de aseo EMAS, con el buen manejo ambiental del entorno.

ESTATUTOS Y CONFORMACIÓN DEL CONCEJO DE ADMINISTRACIÓN

La Unidad de Ejecución Urbanística 2, está conformada por cuatro torres las cuales según el reglamento de propiedad Horizontal quedan distribuidas de la siguiente manera: TORRE 55: Torres del Centro TORRE 54: Nuevo Renacer TORRE 53 Y 52: Mirasol y Mirador de la Avanzada De acuerdo a lo anterior se conformarán tres (3) concejos de administración legalmente establecidos con personería jurídica. La metodología de la elección estará sujeta a la normatividad, además del acompañamiento de la Personería Municipal.

ELABORACIÓN MANUAL DE CONVIVIENCIA El propósito de este manual es expresar de forma clara y sencilla, las normas de convivencia, considerando que la convivencia es la acción de convivir “Vivir en armonía”; de una manera solidaria comprendiendo que cada uno tiene un espacio, que debe ser respetado. Este documento se convierte entonces en una herramienta esencial para propiciar la solidaridad y el entorno cordial y agradable de quienes habitan en una propiedad horizontal, siendo de gran utilidad para todos. Es importante entender que nuestras acciones tienen que ver con la de los demás, por tanto, es imperioso que ajustemos nuestra conducta a unas normas que no afecten a otros y que apoyen el fortalecimiento de las relaciones de vecindad, basados en el respeto, a la tolerancia, la solidaridad, como una forma de aportar a la sociedad que queremos. Este Manual de convivencia se realiza de manera participativa con el concejo de administración electo; este se aplica a todos los propietarios y demás personas que usan y gozan la copropiedad. GESTIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES En materia de riesgos, la empresa ERUM ha venido trabajando para que el tema sea gestionado de manera continua, al interior de todos los procesos y dentro del que hacer institucional de manera cotidiana. Esto, en parte se puede observar en los instrumentos que para este tema se han configurado dentro de la estructura que soporta la gestión, en este caso, la profesional de planeación ha venido trabajando en la institucionalización de las políticas de operación, actualización y consolidación de procesos y procedimientos, y mapa de riesgos. Entre otras actividades, en el presente seguimiento se observa ejecución en: el seguimiento al mapa de riesgos institucional y las directrices fijadas por parte del comité de gestión y desempeño en el rol que compete al área de planeación a efectos de realizar una gestión de riesgos participativa que permita no solo la identificación y retroalimentación, sino la gestión oportuna de los mismos. La política de riesgos fue socializada al Equipo Directivo en el mes de marzo de 2018 a través de correo electrónico. Así mismo actualizada en la página web Ruta: http://erum.gov.co/planes-metas-e-indicadores/.

Respecto al Control de los riesgos, el área de Planeación informó en el presente seguimiento, que es necesario avanzar un poco más en la consolidación de criterios que permitan un mejor control y revisión de estos, incluyendo para ello el diseño del control (Responsable, objetivo, frecuencia; entre otros. ACTIVIDADES DE CONTROL Durante la vigencia reportada las actividades de control, no solo se circunscriben al cumplimiento de los roles que específicamente fueron fijados en la resolución número 165 de 2017 a cada uno de los servidores de la empresa, sino que a su vez los procesos internos y las actividades de actualización han permitido identificar una serie de actividades que requieren de proceso y procedimientos regulados en la entidad con el fin de tener un mayor control de la gestión institucional. La alta dirección, ha impartido directrices a la profesional universitaria de la entidad con el fin de que programa reuniones con cada una de las Direcciones y se actualicen los manuales y procesos internos a fin de ajustar la operatividad institucional con el negocio en marcha, esta situación implica realizar un primer diagnóstico relacionado con todos los proyectos institucionales y que a su vez tengan una sinergia con los manuales operativos de las fiducias constituidas por la empresa. de otro lado la Dirección de Evaluación y Control ha venido adelantando una serie de auditorías programas en su plan de acción que se encuentra publicado en la página web de la entidad en el siguiente link: http://erum.gov.co/control-interno/. De los resultados de las auditorias, del cumplimiento de roles y de los seguimientos a los planes de mejora externos se tiene: del seguimiento efectuado a los planes de mejoramiento que a la fecha tiene suscritos la empresa ERUM con la contraloría Municipal de Manizales con la descripción de cuales se encuentran al 100%

1. a la fecha la entidad tiene como suscritos los siguientes planes de mejora: a. PM 1.13.2017. Grado de avance 100%. b. PM 1.16. 2017. Grado de avance 91%. c. PM 3.17.2018. Grado de avance 70%.

Se informa que la entidad referido a los planes de mejora 1.13.2017 y el 1.16.2017 remitió con destino a la contraloría oficio conforme a lo establecido resolución 332

del 30 de agosto de 2011 “por la cual se reglamenta lo concerniente a los planes de mejoramiento que deben implementar los sujetos de control de la contraloría general del municipio de Manizales”, informando el cumplimiento de la auditoría 1.16 de 2017 y 1.13.2017 de la Contraloría Municipal de Manizales, respecto de las acciones que a la fecha tienen un grado de avance del 100% conforme al seguimiento y se aportaron todas las evidencias. Y en los términos del artículo 9 de la citada resolución informamos (i.) las acciones ejecutadas, y (ii.) los resultados obtenidos. De igual forma, se dio a conocer con el informe de cumplimiento las acciones que a la fecha no tienen un grado de avance del 100% exponiendo las razones de tal situación y poniendo de presente la solicitud de prórroga del plazo para la ejecución en los términos del artículo 13 de la Resolución 333 de 2011. Se anexan los oficios. Respecto al PM 3.17.2018, tiene vigencia hasta el mes de octubre del presente año; por lo que, solo se pone de presente las actuaciones adelantadas y el grado de avance.

INFORME 1.13.2017 La entidad con el fin de ejecutar las acciones necesarias para prevenir y/o corregir los hallazgos dejados por el ente de control en la auditoria 1.13.2017, llevo a cabo las siguientes actividades

1. Modificación del manual de contratación de la entidad: Con esta actividad se incluyeron, en el manual de contratación de la entidad, en el numeral 1.9 del manual se establecen los criterios para establecer la idoneidad del contratista. en el numeral 4.1 del título cuarto se fijan las reglas de planeación contractual incluida en el numeral 4.2 los estudios previos y la ficha técnica.

2. Ajustes a los contratos en lo relacionado con las pólizas: En el numeral 5.1, referido a la contratación directa se establecen las actividades, el responsable y el registro, dentro del cual, como actividad número 9 se fija la revisión y aprobación de garantías a cargo de la secretaria general de la entidad.

3. En el numeral 5.2 de la contratación directa se estableció como actividad número 7 la afiliación a la ARL, fijan la ruta para realizar la afiliación de la siguiente manera, la dependencia interesada solicitara la afiliación a la subgerencia administrativa, indicando la clase de riesgo correspondiente, quienes activan la afiliación y en caso de ser riesgo 5 lo asume la entidad.

4. Durante la vigencia 2017 y 2018 el director de gestión social ha venido adelantando las gestiones de supervisión de los contratos de prestación de servicios de los activadores urbanos de la entidad, de las evidencias aportadas al proceso, se pudo evidenciar que en los informes de

supervisión de los contratos 034 y 035 de 2018 se describen las actividades adelantadas por los contratistas debidamente discriminados por cada una de las obligaciones asumidas contractualmente con la entidad, actividades que hacen parte del plan de acción de que fue remitido por gestión social a la dirección de evaluación y control.

5. La Secretaria General de la entidad informó a la Dirección de Evaluación y Control que por medio de la Resolución número 167 de 2017 se reglamentó el manual de contracción de la ERUM, en el numeral 6 del manual de contracción se pudo evidenciar que fueron reglamentados en el mismo los OTRO SI referidos a la adición y ampliación de los contratos en el ERU. Evidenciándose, además, que fueron regulados, en el mismo manual, los casos en que es necesario realizar ampliar en plazo y valor el contrato, indicando que la necesidad es un elemento esencia y determinante para que se pueda presentar la prórroga, adición o ampliación.

Resultados las acciones que fueron descritas, son actividades que adelantó la entidad con el fin de prevenir y/o corregir los aspectos evidenciados en la auditoria, obteniéndose como resultados una mejora en el proceso precontractual y contractual por prestación de servicios en la entidad, ya que se actualizó el manual de contratación, se fijaron reglas claras para esta modalidad contractual y se determinó el paso a paso en actividades que se deben seguir al momento de realizar el proceso contractual. Del mismo modo, se establecieron paramentos clave para la obligatoriedad de las garantías que se avala con la aprobación de las mismas como un requisito para ejecución del contrato. obtuvo

INFORME 1.16-2017

HALLAZGO NÚMERO 1: La Dirección de Evaluación y Control en el seguimiento adelantado a esta actividad, solicitó a la contadora de la entidad, por medio de oficio, se remitiera con destino a la oficina, el calendario de pagos de impuestos, a fin de poder realizar seguimiento a los pagos efectuados por estos conceptos. Mediante oficio número 2018-II-00000565 y 969 DE 2018 se pudo evidenciar que la proyección para el pago de impuestos para la vigencia 2018, calendario que se anexa al presente seguimiento se pudo evidenciar que: Del mismo modo se anexa: 1. Pago de impuesto de industria y comercio enero- febrero. marzo- abril, mayo - junio. 2. Declaración retención en la fuente periodo 01 de 2018. 3. Declaración retención en la fuente periodo 02 de 2018. 4. Declaración retención en la fuente periodo 03 de 2018. 5. Declaración retención en la fuente periodo 04 de 2018. 6. Declaración retención en la fuente periodo 05 de 2018. 7. Declaración retención en la fuente periodo 06 de 2018.

8. Pago IVA 10 de mayo. 9. Industria y comercio 07 de mayo. Verificada la programación de pagos que fue presentada por parte de la contadora de la entidad y teniendo en cuenta que los soportes aportados se evidencia el cumplimiento oportuno de los pagos de impuestos. Conforme al cronograma de pagos se evidencia un grado de avance en pagos del 100%. HALLAZGO NUMERO 3: La dirección de Evaluación y Control en verificación de las evidencias aportadas para sustentar las actividades adelantadas en el hallazgo número 3 verificó: Oficio 238-2018 mediante el cual, la directora de Gestión Humana remite la composición de la planta de personal de la ERUM, evidenciándose que la entidad cuanta con 15 cargos de confianza (libre nombramiento y remoción) y 10 cargos de trabajadores oficiales. Por otro lado, se remite oficio anexo con el perfil que corresponde a los trabajadores de la ERUM. esto verificado con la resolución 165 de 2017 “Nueva estructura planta de personal”, y la reforma estatutaria planteada artículo 6° objeto de la sociedad, se pudo evidenciar que las obligaciones contractuales vinculadas a los contratos de prestación de servicios, contratados para la dirección de gestión social están dirigidos al apoyo en gestiones que hacen parte de un solo proyecto de la entidad. y que, confrontado con la planta de personal, se evidencia un deslinde entre las obligaciones contractuales establecidas en los contratos de prestación de servicios y los cargos misionales de la entidad. Ya que, siendo el proyecto San José un negocio empresarial con vigencia determinada, el mismo, se evidencia, no es criterio para definir la misión empresarial. evidenciándose un grado de avance del 100% de las acciones establecidas. HALLAZGO NUMERO 5. (I) La Dirección de Evaluación Y Control realizó seguimiento a las actividades adelantadas por la Subgerencia Administrativa y Financiera de la entidad, evidenciado que el plan Anual de Adquisiciones fue publicado en la página Web de la entidad desde el mes de enero de 2018, del mismo modo la Dirección de Evaluación Y Control remitió oficio 569 de 2018 con el objeto de recomendar que los cambios realizados por CONFIS sean adoptados mediante resolución, publicados y remitidos a la oficina de Evaluación y Control para el correspondiente seguimiento. (II) Se pudo evidenciar que al inicio de la vigencia se estructuró un Plan de Adquisiciones de Bienes y Servicios requeridos para el cumplimiento del objetivo misional de la entidad el cual se aprueba en el Comité de Adquisidores de Bienes y/o Servicios y se adopta mediante Resolución. A su vez este es publicado en la página web. se encuentra en la página web de la entidad la resolución número 050 de 2018 por medio de la cual se autoriza adición presupuestal ERUM vigencia 2018. además, se encuentra la resolución 119 de 2018, por medio de la cual se modifica la resolución número 02 de 2018 que adoptó el plan anula de adquisiciones. y se anexa el acta de comité de

adquisiciones bienes y servicios, evidenciándose a la fecha un avance del 100% de las actividades programadas. HALLAZGO NUMERO 6: La Dirección de Evaluación Y Control realizó seguimiento a las actividades adelantadas para esta acción y evidencio que, la firma Nexia Montes y Asociados en calidad de revisores fiscales remitieron con destino a la personería de Manizales el resultado del informe, y, además, como se indicó en el primer seguimiento el nuevo contrato de la revisoría Fiscal, trae expresamente la disposición que obliga al revisor fiscal el deber de denunciar posibles actos de corrupción y dicha situación será verificada por el supervisor del contrato, evidenciándose un avance del 100%. HALLAZGO NUMERO 9: Por información brindada a la Dirección de Evaluación Y control, por parte de la Dirección de Proyectos, se pudo evidenciar que el acta de adjudicación de los predios a demoler se realiza por parte de la empresa de manera individualizada, indicándose no solo el predio a demoler, sino también las dimensiones de la estructura, además, se evidenció que esta Dirección actualizó dentro de su Manual de Procesos y Procedimiento el instructivo de presupuesto para demoliciones y un instructivo para demoliciones. Evidenciándose un avance del 100%. HALLAZGO NUMERO 10. En verificación del manual de contratación (resolución 167 de 2017) se pudo evidenciar que: (i) el manual de contratación de la entidad en los numerales 4.4 certificado de disponibilidad presupuestal y 6.5 compromiso presupuestal, determina la necesidad vinculante para los procesos contractuales las etapas en las cuales se deben expedir y los lineamientos que derivan de ellos. se pudo constatar, además, de los contratos números 004-2018, que la entidad en el proceso contractual atiende los preceptos del manual de contratación al expedir los correspondientes certificados. así: contrato 004 del 2018: CDP No.3 valor 9.156.834. del 02 de enero de 2018 con una vigencia hasta el 30 de junio de 2018 y un RP No. 3 valor de 9.156.834 de fecha 04 de enero de 2018, y en contrato de fecha 05 de enero de 2018 por un valor de 9.156.834 y una vigencia de 180 días contados a partir del 05 de enero fecha suscripción del acta de inicio, avance del 100%. HALLAZGO NUMERO 11. la Dirección de Evaluación Y control realizó seguimiento a los contratos y la modalidad de selección o escogencia de los contratistas en la entidad conforme los presupuestos fijados en el Manual de Contratación Resolución 167 de 2017, en tal sentido, se adelantó informe de seguimiento y se pudo evidenciar que la entidad cuenta con 3 modalidades de selección. Contratación directa, invitación abierta y pago contra factura evidenciándose además que la misma resolución establece los parámetros de selección del contratista. La secretaria general de la entidad programó y realizó capacitación en el manual de contratación de la entidad a fin de prevenir que la circunstancia descrita en el hallazgo no se vuelva a presentar avance del 100%.

HALLAZGO NUMERO 12. En relación con este hallazgo fueron remitidos a la Oficina de Evaluación y Control: (i) Manual operativo convenio 14775-08-2010 donde se especifican las actividades, las definiciones y los requisitos que se deben tener en cuenta en el desarrollo de las funciones que realiza la ERUM como gerente integral del macro proyecto. Además, siendo el contrato de gerencia integral de tracto sucesivo, que implica una serie de actuaciones de carácter administrativo que permite el correcto desarrollo de una actividad de tipo empresarial, la fiduciaria, en su calidad de administradora de los recursos del patrimonio contrató con la empresa ERUM por un año la gerencia integral del Macroproyecto, actuación que se hizo por medio de ampliación del contrato, cumpliendo así con los presupuestos que establece el mismo manual operativo, y además, es el mismo comité fiduciario cumpliendo con las reglas del negocio jurídico quienes brinda las herramientas de legalidad y transparencia a la selección de la gerencia integral, situación que se sale de las orbitas negóciales de la ERUM, Avance del 100%. HALLAZGO NUMERO 13. En verificación del manual de contratación (resolución 167 de 2017) se pudo evidenciar que: (i) el manual de contratación de la entidad en los numerales 4.4 certificado de disponibilidad presupuestal y 6.5 compromiso presupuestal, determina la necesidad vinculante para los procesos contractuales las etapas en las cuales se deben expedir los RP y CDP y los lineamientos que derivan de ellos. Se pudo constatar, además, de los contratos números 004-2018, que la entidad en el proceso contractual atiende los preceptos del manual de contratación al expedir los correspondientes certificados. así: contrato 004 del 2018: CDP No.3 valor 9.156.834. del 02 de enero de 2018 con una vigencia hasta el 30 de junio de 2018 y un RP No. 3 valor de 9.156.834 de fecha 04 de enero de 2018, y en contrato de fecha 05 de enero de 2018 por un valor de 9.156.834 y una vigencia de 180 días contados a partir del 05 de enero fecha suscripción del acta de inicio. Se anexaron como evidencias 4 CDPs y 4 RPs de la vigencia 2018 en el cual se evidencia el cumplimiento de los términos contables. de lo expuesto se evidencia que, se han adelantado acciones preventivas que permite subsanar los aspectos evidenciados por el ente de control, avance del 100%. HALLAZGO NUMERO 14. Para el día 2 de mayo del presente año, la secretaria General de la entidad emitió circular única de urgencia manifiesta, con instructivo que indica el procedimiento a seguir en caso de que las mismas se presenten en el ejercicio empresarial. Se evidencia una acción preventiva a efectos de prevenir la ocurrencia de la situación descrita en el presente hallazgo, durante la vigencia no se han presentado urgencias manifiestas en la entidad, avance del 100%. HALLAZGO NUMERO 16. En verificación del manual de contratación (resolución 167 de 2017) se pudo evidenciar que: (i) el manual de contratación de la entidad en los numerales 4.4 (certificado de disponibilidad presupuestal y 6.5 compromiso presupuestal, determina la necesidad vinculante para los procesos contractuales las etapas en las cuales se deben expedir y los lineamientos que derivan de ellos.

se pudo constatar, además, de los contratos números 004-2018, que la entidad en el proceso contractual atiende los preceptos del manual de contratación al expedir los correspondientes certificados. así: contrato 004 del 2018: CDP No.3 valor 9.156.834. del 02 de enero de 2018 con una vigencia hasta el 30 de junio de 2018 y un RP No. 3 valor de 9.156.834 de fecha 04 de enero de 2018, y en contrato de fecha 05 de enero de 2018 por un valor de 9.156.834 y una vigencia de 180 días contados a partir del 05 de enero fecha suscripción del acta de inicio. Se anexaron como evidencias 4 CDPs y 4 RPs de la vigencia 2018 en el cual se evidencia el cumplimiento de los términos contables los hallazgos descritos fueron objeto de seguimiento por parte de la dirección y control evidenciándose un grado de avance del 100 de las acciones programadas como acciones correctivas y/o preventivas.

ACTIVIDADES QUE NO SE ENCUENTRAN AL 100% HALLAZGO NUMERO 2: La Subgerencia Financiera remitió evidencias del acta final y liquidación del convenio 1604190223 entre la Secretaria de obras pública y la ERUM Manizales, en el balance del contrato a la fecha se tiene un saldo a favor del Municipio de 3.500.816, en la verificación de las obligaciones un porcentaje de avance del 100%, en tal sentido, las partes declaran estar a paz y salvo por todo concepto y en constancia firman las partes intervinientes. Se evidencia además constancia de pago Banco Davivienda por concepto de devolución convenio 16054190223 por valor de 3.500.816. Se evidencia además certificación Bancaria del Municipio de Manizales Bancolombia, cuenta corriente número 070-070-873-67. Se evidencia registro compensaciones convenio OOPP 160419023 11 de abril de 2016, con una devolución de saldo Bancolombia por valor de 3.500.816. Y se evidencia además la exposición de movimientos banco Davivienda a Julio de 2017. Verificada la información reportada, si bien se evidencia un avance en la liquidación del convenio con obras públicas, no ha sido remitida a la Dirección de Evaluación y Control, un instructivo y, o acto administrativo por medio del cual la entidad formalice el procedimiento para la liquidación de convenios y la devolución de saldos. Respecto al convenio 01202230105 la Dirección de Evaluación y Control remitió mediante oficio 2018-295 a la Subgerencia Administrativa y Financiera con el objeto de que se informara las actividades adelantadas con el fin de definir la forma en que la secretaria de obras públicas debe tramitar los remanentes del convenio liquidado. Mediante oficio 2018-300 la Subgerencia Administrativa Financiera da cuenta de lo actuado en el comité de seguimiento avenida colon, indicando que según instrucciones del comité la ERUM procede a girar saldo existente por valor de 1360´.946.44 a la cuenta de la Secretaria de obras pública, se anexa

comprobante. Mediante oficio 740 de 2018 el subgerente administrativo y financiero informa a control interno que mediante oficio número 701 de 2018 se dio respuesta a la secretaria de obras públicas. Por otro lado, la Dirección de evaluación y control recomendó a la secretaria general de la entidad realizar un instructivo para la liquidación de convenios mediante oficio 934 de 2018. Por información brindada por parte de la secretaria general la entidad se encuentra proyectando un instructivo de liquidación de convenios, además se evidencia de respuesta dada por parte de la secretaria de obras públicas un instructivo para la devolución de los rendimientos financieros de las cuentas convenio que no ha podido ser verificado por control Interno. Por las situaciones expuestas, para la Dirección de Evaluación y Control se evidencia un avance solo de 70% de las actividades programadas ya que es necesario, para esta dirección poder corroborar el cumplimiento normativo en el proceso de devolución de los rendimientos financieros de las cuentas convenio. HALLAZGO NUMERO 4 la Dirección de Evaluación y Control pudo evidenciar que:

La Oficina de Evaluación y Control mediante oficios número 2018-175, 174, 185, 180, 178, 179, 177, 176, 184, y 183 remitió a cada uno de los dueños de procesos los correspondientes formatos con las instrucciones para el diligenciamiento de los mismos, atendiendo a los establecido por la contraloría del municipio, una vez reportada la información se verificó por parte de control interno que la información se hubiera reportado al SIA en debida forma, evidenciándose que en el reporte de la información no fue cargado el anexo de planta de personal, dando un reporte de información para la contraloría de 95.5% de la cuenta, en tal sentido, y estando calificado este ítem por la Contraloría, el grado de avance evidenciado es del 95.5.

HALLAZGO NÚMERO 7. Respecto a los estados financieros la Dirección de Evaluación y Control solicitó a la Secretaría General de la entidad mediante oficio 2018-574 la información relacionada con el cumplimiento de los términos para la solicitud de aprobación de los estados financieros, en respuesta a dicha solicitud, la Secretaría General informa mediante 2018-525 que la reunión ordinaria tuvo lugar el 2 de abril de 2018, la cual se fue suspendida por solicitud de la junta de socios, con el objeto de revisar más a fondo la información presentada para aprobación. Mediante correo institucional de 2 de mayo de 2018, la Secretaria General de la entidad remite el orden del día, así como la fecha y hora para continuar con la junta de socios, a efectos de aprobar los estados financieros del año 2017. Mediante correo electrónico, la contadora de la entidad remite a la Dirección de Evaluación y Control los estados financieros aprobados. en tal

sentido y verificados los términos se evidencia un avance del 90% de la actividad tal y como se programó. HALLAZGO NUMERO 8. La Dirección de Evaluación Y Control realizó seguimiento a las actividades adelantadas por parte de la Secretaria General a efectos de verificar las evidencias correspondientes a las capacitaciones. Evidenciándose que, mediante oficio número 2018-570 se solicitó a la Secretaria General información referida al plan de capacitaciones, a dicho oficio se dio respuesta por parte de Gestión Humana remitiendo las evidencias de las capacitaciones vigencia 2017, donde se evidencia que los señores Diana Milena Ramos Ramírez y Mariano Parga Restrepo, realizaron capacitación en la ESAP y GEDES respectivamente en temas de supervisión e interventoría en la supervisión, además, se verificaron los contratos 004-006-021 de 2018, evidenciándose en los mismos el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución número 167 de 2017 Manual de Contratación. Se verificó además como evidencia el Manual de Contratación Resolución 167 de 2017, evidenciándose una actualización al manual de contratación de la entidad, lo que representa una posible acción preventiva para la ocurrencia de los aspectos identificas como hallazgo por la Contraloría Municipal. Mediante los oficios 570 y 935 la Dirección de evaluación y control recomendó la capacitación en los procesos contractuales de la entidad a fin de que se lleven a cabo las gestiones necesarias para prevenir la ocurrencia de los aspectos evidenciados por la contraloría municipal. En tal sentido, y teniendo en cuenta las actividades programadas a ejecutar se tiene un grado de avance a la fecha del 70%. hallazgo número 15: la Dirección de Evaluación Y control verificó como evidencias del proceso lo siguiente:

1. La secretaria General de la entidad remitió, con destino a cada uno de los dueños de proceso, comunicación, indicando que las funciones de supervisión realizadas en cada uno de los contratos deberán ser cargadas en el servidor de la entidad ruta “Información (\\192.168.1.250)”, además se verificaron las evidencias de las actas de supervisión y los informes de trabajo realizados en los contratos 133-2017 y 134-2017. 2. En verificación del manual de contratación (resolución 167 de 2017) se pudo evidenciar que: (i) el manual de contratación de la entidad en los numerales 4.4 (certificado de disponibilidad presupuestal y 6.5 compromiso presupuestal, determina la necesidad vinculante para los procesos contractuales las etapas en las cuales se deben expedir y los lineamientos que derivan de ellos. se pudo constatar, además, de los contratos números 004-2018, que la entidad en el proceso contractual atiende los preceptos del manual de

contratación al expedir los correspondientes certificados. así: contrato 004 del 2018: CDP No.3 valor 9.156.834. del 02 de enero de 2018 con una vigencia hasta el 30 de junio de 2018 y un RP No. 3 valor de 9.156.834 de fecha 04 de enero de 2018, y un contrato de fecha 05 de enero de 2018 por un valor de 9.156.834 y una vigencia de 180 días contados a partir del 05 de enero fecha suscripción del acta de inicio. Se anexaron como evidencias 4 CDPs y 4 RPs de la vigencia 2018 en el cual se evidencia el cumplimiento de los términos contables. de lo expuesto se evidencia que, se han adelantado acciones preventivas que permite subsanar los aspectos evidenciados por el ente de control. Se evidencia un avance a la fecha del 90% de las acciones programadas ya que es necesario una circular institucional que fije los criterios bajo los cuales se realizaran todas las supervisiones de la entidad, siendo además necesario una charla informativa a todos los funcionarios de la entidad sobre los certificados y registro de fondos rotatorios.

HALLAZGO NÚMERO 17. En relación con este hallazgo fueron remitidos a la Oficina de Evaluación y Control: (i) Manual operativo convenio 14775-08-2010 donde se especifican las actividades, las definiciones y los requisitos que se deben tener en cuenta en el desarrollo de las funciones que realiza la ERUM como gerente integral del macro proyecto. Además, siendo el contrato de gerencia integral de tracto sucesivo, que implica una serie de actuaciones de carácter administrativo que permite el correcto desarrollo de una actividad de tipo empresarial, la empresa ERUM amplio el pazo de su contrato con la FIDU-PREVISORA en un término de un año, cumpliendo así con los presupuestos que establece el mismo manual operativo y además, es el mismo comité fiduciario cumpliendo con las reglas del negocio jurídico quienes brinda las herramientas de legalidad y transparencia a la selección de la gerencia integral. Para la Dirección de evaluación y Control esta actividad requiere que se de aplicación al manual de contratación de la fiducia y por lo tanto se hace necesario la vinculación en la acción al comité fiduciario, grado de avance del 80%. HALLAZGO NÚMERO 18. En cumplimiento de las facultades y obligaciones contractuales derivadas de la gerencia integra la empresa ERUM el día 06 de abril de 2017 suspendió por medio de la fidu-previsora el contrato de obra número 20768-02 -2015, del mismo modo se remitieron las evidencias relacionadas con el otro si firmado con la fidu-previsora y ERUM por el término de un año. Además, se pudo evidenciar tanto del manual operativo PAVIP como MATRIZ, que el comité fiduciario fijo las reglas bajo las cuales se adelantarán los procesos contractuales, las solicitudes de prorrogas y suspensión de procesos, evidenciándose en el proceso de suspensión el cumplimiento de dichos requisitos. Grado de avance

80% ya que es necesario que se vincule a la fiduciaria a la acción con el objeto de que se soporten en debida forma el cumplimiento de facultades y obligaciones. HALLAZGO NÚMERO 19: Se remitieron 13 archivos con información relacionada con la supervisión del contrato 20768-8 de 2014, en el cual se puede evidenciar un proceso de auditoria o supervisión per se hace necesario que sean aportadas más evidencias, por lo que a la fecha se evidencia un avance del 50% de esta actividad. HALLAZGO NÚMERO 20: La Secretaria general de la entidad remitió a evaluación y control el manual de contratación con el fin de entregar evidencias, mediante las cuales se pueda corroborar el proceso de selección objetiva conforme al manual de contratación vigente en la entidad. Esta situación es la única que puede llegar a ser verificada por medio de evidencias a la fecha, ya que no se han realizado nuevos contratos de fiducia por parte de la entidad, en tal sentido, será permanente la verificación de esta situación en la entidad por parte de control interno. En tal sentido, se solicitó a la Contraloría Municipal de los planes de mejora 1.13.2017 y 1.16.2017 lo siguiente:

1. verificar las acciones ejecutadas en los hallazgos 1, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16. Acciones del plan de mejora que se encuentran al 100% y que se solicita sean verificadas para su cumplimiento. Se anexan todas las evidencias.

2. Verificar las acciones ejecutadas en los hallazgos 2, 4, 7, 8, 15, 17, 18, 19, 20. Acciones que a la fecha del presente seguimiento se encuentran con un grado de avance inferior al 100%, y que atendiendo a lo establecido en el artículo 13 de la resolución 332 de 2011 se solicita sean prorrogados los términos para cumplimiento.

3. Se informa, además, que el plan de mejora, en general, a la fecha del presente seguimiento tiene un grado de avance del 91%.

INFOMRE 3.17.2018

Único Hallazgo: Inconsistencia en la rendición de la cuenta vigencia fiscal 2017. Talento humano. La entidad no reporto el anexo de la relación del personal, el cual se debe relacionar de manera detallada el personal de la entidad donde se indique. Nombre, cargo, nivel, sueldo, tipo de vinculación, y dependencia o proceso. Como actividad adelantada a la fecha se tiene: La dirección de gestión

humana de la entidad, remitió con destino a la contraloría Municipal oficio a fin de entregar de manera formal la información que no fue reportada en el aplicativo SIA. Por su parte la dirección de evaluación y control realizó informe de cargue de información al aplicativo. se encuentra a la espera para efectos de realizar nuevo seguimiento y acompañamiento en el cargue de información futura. Grado de avance a la fecha 70%.

AUDITORÍAS INTERNAS E INFORMES DE SEGUIMIENTOS La Dirección de Evaluación y Control de la Empresa de Renovación Urbana se permite presentar informe ejecutivo de los aspectos más generales de la gestión adelantada por la Oficina durante la vigencia 2018. Para tal efecto, se ha venido adelantando la gestión atendiendo el principio de administrativo de planeación y por ello, la Dirección adoptó y publicó en la página web de la entidad el programa anual de auditorías y el plan de acción vigencia 2018. Atendiendo a las actividades programadas para el primer semestre se han adelantado las siguientes actividades:

1. Informe contratación. 2. Informe PQRS. 3. Informe gestión predial. 4. Informe gestión social. 5. Informe gestión técnica. 6. Informe rendición publica de cuentas. 7. Informe de seguimiento mapas de riesgos. 8. Informe de reporte información al SIA. 9. Informe pormenorizado de Control Interno. 10. Informe de Control Interno contable. 11. Informe de derechos de autor. 12. Acompañamiento a Comités. 13. Acompañamiento entrega de cargo de Gerencia, Secretaria General y

gestión social. 14. Enlace y acompañamiento en procesos de auditoria exprés y

requerimientos de la contraloría.

RESULTADOS GENERALES

1. En términos generales, el Control Interno de la entidad se encuentra en un proceso de consolidación y requiere de más elementos formales para poder

llevar a cabo el control de las diferentes áreas de la entidad, es decir, es necesario actualizar algunos procesos y procedimientos internos con el objeto de establecer funciones claras y detalladas respecto de las cuales se puede ejercer el control.

2. Se pudo evidenciar que el proceso administrativo de consolidación de información institucional requiere de un sistema de calidad que permita operativizar el esquema estructural de la entidad, para tal efecto, es necesario articular las fases organizacionales y de planeación mediante directrices que permitan posteriormente ejercer el control interno de la empresa.

3. Se pudo evidenciar, que, como práctica generalizada en la entidad, las ordenes que se imparten, entre las diferentes dependencias, con fines de productividad empresarial, son en su mayoría verbal o en su defecto ordenes muy generales. Esta situación impide: (i) Realizar trazabilidad a la cadena de valor, si bien, es posible verificar y medir las actividades adelantadas por cada dependencia, no es posible establecer si el valor agregado es el esperado, porque, al no existir una directriz formal (documentada), es decir, una directriz que indique los objetivos, el alcance y los resultados esperados, el margen de control se traslada al campo de la discrecionalidad del funcionario que realiza la función encomendada. (ii) No es posible verificar los resultados esperados, si bien, cada Dirección documenta en su mayoría las actividades realizadas, no es posible verificar los resultados obtenidos con las actividades adelantadas, ya que no es una posición institucional levantar informes ejecutivos de las actividades adelantadas. La situación descrita se debe a que la comunicación entre Direcciones se ve distorsionada por lenguaje técnico que cada dependencia utiliza, sumado a la falta de fijación de objetivos y alcances claros en los procesos que se adelantan en común, siendo esta situación un caldo de cultivo para que se presenten disputas internas siempre que se den retrasos o errores en la entrega de productos finales.

4. La entidad, dentro de su negocio social constituyó una fiducia mercantil con fines establecidos en el propio negocio jurídico, se pudo evidenciar que, con el objeto de establecer los derechos, facultades, obligaciones y reglas de juego, se constituyeron manuales operativos para los patrimonios MATRIZ Y PAVIP, con el objeto de que las actividades adelantadas por la fiduciaria se encuentren previamente reglamentadas y sea posible realizar trazabilidad a su gestión como administradora y vocera del patrimonio. Ahora bien, se pudo evidenciar una desactualización de los manuales operativos del patrimonio MATRIZ que es de fecha 2010 y el manual operativo del patrimonio PAVIP que esta actualizado a fecha 2014, el manual operativo de contratación que es de fecha 2010. Por otro lado, se pudo evidenciar, además, que los manuales operativos no tienen una

relación directa con los manuales, procesos y procedimientos internos de la ERUM, lo que dificulta la relación negocial que se tiene con la FIDUCIARIA como gerentes integrales del Macroproyecto. Además, es sumamente evidente que el pago de las compensaciones debió haber sido aprobado en comité fiduciario tanto MATRIZ como PAVIP y luego operativizado por medio de un manual operativo. En términos generales, se hace necesario que la entidad, (i) fije sus alcances y procederes respecto al patrimonio con base en las reglas de juego de dicho negocio jurídico, (ii) que la entidad articule los procederes internos a las reglas fijadas en los manuales operativos, o que, en su defecto, guarden una sistematicidad que impida contradicciones entre ambos. (iii) es necesario que entidad realice una mesa de trabajo interdisciplinar con la fiduciaria, a fin de actualizar los manuales operativos y coordinar las funciones e información para evitar traumatismos al momento del vencimiento del contrato fiduciario.

5. Respeto al negocio social de la entidad, es necesario tener en cuenta que: (i) se requiere registrar en la Cámara de Comercio por Caldas el nombre del Gerente Suplente de la entidad, y a su vez, verificar siempre, que los actos que sean firmados por quienes ostenten la representación legal de la entidad tengan las plenas garantías para los terceros, situación que implica seguir las reglas fijadas en el código del comercio, ya que, de no ser así, las actuaciones jurídicas realizadas por la entidad pueden ser nulas. (ii) Se requiere tener claridad frente a la modificación estatutaria respecto a las competencias fijadas a la junta de socios en la Ley 489 de 1998 y los estatutos sociales; del mismo modo, habrá de tenerse en cuanta para la modificación de los estatutos sociales las funciones otorgadas a la junta de socios y las asignadas estatutariamente al gerente de la entidad con el fin de atender los aspectos evidenciados por la contraloría de Manizales. Se requiere, además, verificar el termino de duración de la sociedad conforme a los estatutos sociales y estudiar la posibilidad de ampliar su vigencia para que la empresa no entre en estado de liquidación.

6. Mediante resolución número 165 de 2017 la empresa adoptó la nueva planta de personal, dentro de dicha estructura organizacional y funcional no se evidencia una dependencia que tenga a su cargo la gestión de los negocios empresariales, en tal sentido, y teniendo en cuenta que la ERUM es una empresa que compite en el mercado y su objeto se encuentra dirigido a la obtención de réditos por los servicios o productos que genera, es evidente la necesidad institucional de un funcionario encargado de la comercialización de los productos o servicios de la entidad.

7. Se hace necesario que la entidad realice una actualización del censo poblacional y predial con el que se dio inicio al Macroproyecto San José, con el objeto de (i) Establecer el nivel de impacto generado con la intervención de la empresa de renovación urbana, (ii) Actualizar la base de

datos para determinar el estado actual de avance que tiene el Macroproyecto en términos de gestión y de ejecución presupuestal. (iii)

RESULTADOS ESPECÍFICOS

Auditoria gestión técnica:

1. Del mismo modo se evidencia que algunos de los procesos específicos de la subgerencia de proyectos están enfocados exclusivamente macro-proyecto San José y a la ciudad de Manizales situación que limita el campo de operación fijado en los procesos a una determinada situación, limitación que no se encuentra en el objeto social de la entidad.

2. Se hace necesario, además, ajustar el proceso a la nueva estructura organizacional, ya que, todas las actividades que se tiene modeladas en los procesos y procedimientos se encuentran en cabeza del Director Técnico (hoy director de ejecución) y no se evidencia ninguna actividad a desarrollar por el subgerente de proyectos. (en términos generales se hace necesario determinar si el subgerente de proyectos adelanta actividades o tiene establecidas responsabilidades en los procesos que se adelantan en la subgerencia de proyectos).

3. En el numeral 6.2.3 (anteproyecto) del manual de proceso y procedimientos general de la dirección técnica, se especifica “vale la pena decir que se realiza la gestión de un inversionista para la ejecución, lo cual se desarrolla en forma paralela” (sic), verificadas las funciones que corresponden en el manual de funciones del subgerente de proyectos y el director de ejecución, dicha responsabilidad no se encuentra asignada a ninguna de estas dependencias, y además, no se encuentra determinada específicamente como actividad, en el proceso, con un responsable definido.

4. De las evidencias aportadas al proceso, y de las informaciones brindadas en la apertura de la auditoria respecto de los proceso y procedimientos que se adelantan en la subgerencia, no se evidencia actuación alguna tendiente a la estandarización de los procesos de compra de predios y expropiación, función que se encuentra en cabeza del Subgerente de Proyectos en el numeral 13 de la Resolución 165 de 2017.

5. Se evidencia en el numeral 2 de la descripción de funciones especiales de la subgerencia de proyectos en la Resolución 165 de 2017; la función asignada de: “evaluar técnica, social, ambiental y económicamente actuaciones integrales en áreas deterioradas del suelo urbano y en zonas de expansión”. En el numeral 8 se evidencia: “dirigir y diseñar estrategias que contribuyan a mitigar los impactos negativos generados por la adquisición de predios para obras de renovación urbana y por acciones de relocalización de las poblaciones afectadas, cuando sea necesario”. En

el Numeral 9: “dirigir la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de gestión social de los proyectos prioritarios de la empresa”. en el Numeral 10: “Dirigir y Diseñar metodologías de acercamiento a las comunidades impactadas por el desarrollo de proyectos de renovación urbana”. En el Numeral 11 “Dirigir el acompañamiento interinstitucional en el traslado de las residentes que lo requieran, así como la reubicación de las actividades productivas”. Las actividades previamente descritas, tiene una relación directa y casi similar con algunas funciones específicas que fueron asignadas por la Resolución 165 de 2017 a la Dirección De Gestión Social entre ellas las establecidas en los numerales 1, 2, 7, 8, 9, 10, y 11, evidenciándose, además, que entre estas áreas no existe dependencia alguna, en tal sentido, se evidencia una posible colisión de funciones específicas entre estas dos áreas de la empresa.

Auditoria gestión Predial:

1. Se evidencia un deficiente proceso de archivo de las actuaciones que se adelantan en los procesos de expropiaciones judiciales en la entidad, de lo verificado en las carpetas de los expedientes 010303140010000 y 01302740028000 periodos (2013-2018). Se pudo evidenciar (i) que no se encuentran completas las carpetas, (ii) que no es posible hacer trazabilidad a todo el proceso adelantado. (iii) No es posible determinar si el proceso aún se encuentra en curso o si ya finalizó. (iv) no es posible determinar si el bien inmueble se encuentra en cabeza de la fiduprevisora como vocera de los patrimonios. En síntesis, las carpetas no son un insumo suficiente para llevar a cabo un buen proceso de auditoría, ni permite realizar trazabilidad a todo lo acontecido con el caso por medio del cual se tramitó la expropiación judicial.

2. En el estudio de títulos se determinó como titular del derecho de dominio a la Sra. Eudoxia Gutiérrez evidenciándose además que, dentro del expediente reposa la escritura pública 1608 donde el Sr. Francisco Javier Martínez realiza venta de posesión y mejoras al Sr. Gilberto Cortes en abril de 2009, sobre el bien objeto de expropiación. Dentro del expediente se evidencian las fichas sociales de caracterización de la población que habitaba el inmueble y en las cuales se deja constancia de que (a) como propietario se tiene al Gilberto Cortes Román (b) como arrendatarios Gladys Velásquez, Rubén Darío Granada y Gloria Stella Castrillón. Se

evidencia a folio 186 declaración extraproceso de la notaria segunda de Manizales donde el Sr. Gabriel Ramírez Ospina afirma ser propietario y tener como lugar de domicilio el inmueble objeto de expropiación por más de 35 años. Se evidencia la Resolución número 010 del 14 de enero de 2015 por medio de la cual se asigna subsidio de vivienda al Sr. Gabriel Ramírez Ospina por un valor de 43.120.000. Se evidencia acta de entrega del inmueble entre la ERUM y el Sr. Gabriel Ramírez Ospina en el portal San José producto de beneficio de vivienda.

i. Resultado: Se evidencia, de la documentación que reposa en el expediente, una deficiencia en el estudio de la tradición del inmueble, que pudo haberse traducido en un posible detrimento patrimonial para la ERUM. En el estudio de título se evidencia que, el abogado informa a la entidad que la titular del derecho de dominio es la señora Eudoxia Gutiérrez, ante quien se debe iniciar el proceso de expropiación, una de las fichas técnicas del proceso es la adelantada por el grupo social, quienes en las fichas sociales (que reposan en el expediente), dejaron constancia que para la fecha 12 de mayo 2010 el propietario o tenedor reconocido en el inmueble como dueño por los inquilinos arrendatarios era el señor Gilberto Cortes Román y como arrendatarios censados los señores Gladys Velásquez, Rubén Darío Granada y Gloria Stella Castrillón. Se evidencia dentro del expediente a su vez, que mediante escritura pública 1608 el Sr. Francisco Javier Martínez realiza venta de posesión y mejoras al Sr. Gilberto Cortes en abril de 2009, sobre el bien objeto de expropiación; tal situación corrobora el resultado de las fichas técnicas. Se evidencia con posterioridad a la demanda de expropiación y a la orden de entrega del inmueble por parte del despacho judicial, A folio 186, declaración extraproceso de la notaria segunda de Manizales donde el Sr. Gabriel Ramírez Ospina afirma ser propietario y tener como lugar de domicilio el inmueble objeto de expropiación por más de 35 años, esta situación contradice por completo el estudio de títulos y el resultado de las fichas sociales adelantadas por parte de la entidad, ya que de la documentación que reposa en el expediente no es posible que el señor Gabriel Ramírez Ospina ostentara esta calidad, por lo menos hasta la fecha en que se adelantaron las fichas sociales en el año 2010.

ii. Se evidencia, además, que a pesar que el señor Gabriel Ramírez Ospina, quien no ostentaba la calidad de poseedor para la fecha del estudio de título, fue la persona con la cual

se adelantó contrato de promesa de compraventa por mejoras, las cuales ya se encontraban tasadas en el avaluó inicial; y siendo evidente, además, que con el señor Gabriel Ramírez Ospina la ERUM realizó proceso de adjudicación de vivienda por un valor de $43´120.000. en tal sentido se tiene:

1. Valor avaluó del inmueble cancelado: $ 40.459.320. 2. Valor promesa de venta con el señor Gabriel Ramírez

Ospina $21´879.000. De los cuales $16´013.721 como base cierre financiero y permitirá la postulación para obtener subsidio de vivienda nacional, el saldo restante $5´775.279 se canceló al promitente vendedor por cheque girado al señor Gabriel Ramírez Ospina.

De lo evidenciado se puede concluir, que las sumas canceladas por el inmueble en mención fueron: (i) $40.459.320, que correspondían al valor de avaluó realizado por la lonja así: $18.580.320 por concepto de 207 metros cuadrado de terreno, $21.879.000 por concepto de 143 metros cuadrados de construcción, de los cuales se evidencia registro de pago en el proceso judicial de expropiación radicado 2011-384. En la compraventa con el señor Gabriel Ramírez Ospina se evidencia acuerdo de pago por valor de $ 21´879.000 por concepto de la posesión material y plena que tiene sobre las mejoras y/o construcciones que se encuentran ubicadas en el predio que fue objeto de expropiación. evidenciándose un posible doble pago respecto de las mejoras, una en el juzgado por medio de la expropiación y otro al señor Gabriel Ramírez Ospina por medio de la promesa de compraventa. Ante este panorama y teniendo en cuenta el deber de denunciar los posibles actos de corrupción o detrimentos patrimoniales el resultado del presente informe será remitido a la contraloría general de la nación y la procuraduría, para los fines que dichos entes estimen pertinentes.

Respecto al tema de la entrega de los apartamentos de la unidad de ejecución número 2, la Dirección de Evaluación y Control solicitara aprobación del comité institucional de control interno, a efectos de que se programe una auditoria especial a la entrega de los apartamentos, el proceso de escrituración y la satisfacción de los adjudicados respeto a los inmuebles que les fueron entregados. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA cuenta en su estructura con un proceso para las comunicaciones tanto internas como externas, el cual mantiene una dinámica permanente de entrega de información sobre el que hacer institucional, a través de los distintos medios dispuestos para este propósito, siendo su portal web uno de los más importantes.

La disposición de los medios de comunicación para sus comunicaciones y espacios de información, va desde la página web institucional, donde cotidianamente se publican las novedades y aspectos relevantes de la gestión institucional, hasta los encuentros que se realizan con la junta directiva, los comités de los patrimonios, las actividades del gerente, del municipio y las actividades de las diferentes áreas de la entidad, pasando por boletines varios entre ellos el externo, mensajes a través del correo interno, comités, y disposiciones como reuniones internas de las áreas, particularmente para la socialización de los Comités de Dirección. Igualmente, la entidad cuenta con redes sociales, administradas por la Dirección de Comunicaciones, entre otras: Twitter, Facebook y WhatsApp. A través de estos medios permanentemente se publica información, sobre la gestión y las actividades ejecutadas por las diferentes dependencias para el cumplimiento de la misión Institucional. En cuanto al direccionamiento para el adecuado flujo de información interna y externa, que facilite la operación institucional y permitan la interacción con los grupos de valor, a través de los diferentes canales dispuestos por la Entidad para este propósito; la ERUM tiene publicados lineamientos generales en su Manual de Funciones, el cual a su vez remite al Proceso de Comunicación, para consulta de la Política del mismo (actualmente en proceso de definición) consultar resolución número 165 de 2017. Al cierre del presente seguimiento, el documento de política de operación del Proceso de Comunicación se encontraba para revisión del comité de gestión y desempeño, como gestión previa a su correspondiente aprobación y publicación.

Actividades de reinducción equipo ERUM julio de 2018

Con el objetivo de dar a conocer a los integrantes de las diferentes áreas de la empresa los planes y proyectos que vienen ejecutando la entidad dentro de su proceso de gestión, la gerencia general en cabeza del Dr. Mario Alberto Urrea Buitrago, solicito realizar un proceso de reinducción, el cual tuvo dos componentes uno teórico y otro recorrido de campo, los cuales fueron dictados por la

Subgerencia de proyectos en su parte magistral, y en el recorrido de campo desarrollado con el área de gestión social de la entidad. Las actividades se realizaron en dos jornadas, evitando con ello paralizar la labor de la entidad. Durante el proceso de inducción el área técnica presentó los distintos proyectos donde viene interviniendo la empresa y el impacto que los mismos generarán en la ciudad.

Una vez informados los equipos de trabajo sobre la gestión de proyectos dela entidad se pasó a realizar un recorrido por la principal unidad de negocios de la erum, el Macroproyecto San José, proceso de transformación urbana de la cual es gerente integral la entidad.

Los funcionarios y colaboradores de la entidad tuvieron la oportunidad de recorrer los diferentes sectores que componen el Macroproyecto San José, durante el recorrido pudieron conocer sobre los procesos que se adelantan en proyectos como la ampliación de la Avenida Marcelino Palacio, donde la erun realiza la gestión predial.

Para finalizar se llegó a las unidades de ejecución Urbanística 1,2,3 donde se construyen los apartamentos que se adjudicarán a las familias que se encuentran habitando sectores de la comuna de alto riesgo no mitigable. Recientemente se entregaron 108 unidades de vivienda a familias que fueron postuladas al subsidio de vivienda que otorga el ministerio del ramo, durante los años 2015, 2016 y 2017.

GESTIÓN DOCUMENTAL Hasta el momento en la parte de gestión documental tenemos, la aprobación de las tablas de retención documental por resolución 041-2017, al igual que la aprobación del programa de gestión documental (PGD), tablas de valoración documental, se tiene elaborado el pinar en un 95%, igualmente se tiene elaborado un manual de cómo se debe clasificar y archivar cada uno de los documentos en los archivos de gestión, se elaboró el reglamento interno de gestión documental, el archivo central se encuentra organizado en un 65%, ya que hacen falta estantería para terminarlo en un 100%, y así poder seguir haciendo depuración de documentos que se encuentran duplicados, también se encuentra el archivo inactivo de la erum baja suiza, que consta de 45 cajas y 146 tomos. Dentro del pinar se elaboró un plan de mejora del archivo dentro de cada una de las fases, pues se necesita un lugar más amplio, es necesario contar con más estanterías al igual que una Planoteca, para así poder ir dándole un orden lógico al archivo y una mejor organización a cada uno de los planos con los que cuenta la entidad.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

- Se hace necesario continuar con el proceso de implementación de cada uno de los sistemas que deben ser articulados para el modelo MIPG.

- se recomienda realizar lo más pronto posible la escrituración de los inmuebles que fueron entregados los adjudicados de la unidad de ejecución número 2, esto, con el fin, que la administración de las zonas comunes pasen a ser responsabilidad de la junta de copropietarios.

- Los seguimientos de control interno, han permitido apreciar los avances significativos en el posicionamiento local, para lo cual es necesario mayor comunicación externa y un portafolio en la web.

- La adecuada administración de los riesgos que puedan afectar la gestión y logros institucionales, es tema neurálgico en el desempeño organizacional. Los avances de la ERUM en este sentido deben fortalecerse con la

participación de todos los profesionales en las dinámicas de revisión y ajustes.

- Es importante continuar revisando las metas y/o compromisos que en los seguimientos de la Oficina de Control Interno, ya que a la fecha hay algunas dependencias que no han suscrito los planes de mejora internos que permitan hacer seguimiento a las acciones de mejora respecto de los aspectos evidenciados en las auditorias.

- Se considera importante en el presente seguimiento, insistir en la publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de manera clara y sencilla, para facilitar su ubicación y consulta, por parte de los grupos de valor (Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción – artículo 73, y Metodología para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano – versión 2015).

- Se sugieren ajustes y/o implementación de medidas de control y calidad que garanticen aspectos claves en cuanto a las publicaciones de la Entidad, para lo cual se recomienda una revisión del contenido de la página web institucional.

JHON DAVID FLOREZ CANO DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL