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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

ESTHER MADERO MARTINEZ Período evaluado:

SEPTIEMBRE - DICIEMBRE DE 2013

Entidad: MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Fecha de elaboración: 15 a 23 DE ENERO DE 2014

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI)

La Oficina de Control Interno dando cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, presenta el informe pormenorizado del estado del control interno correspondiente al tercer cuatrimestre de 2013 destacando los principales avances y dificultades que han ocurrido durante el citado período. Para la elaboración del informe, la OCI se fundamentó en la información reportada por las distintas dependencias responsables de productos del MECI y la publicada en la intranet institucional y web.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

AVANCES

AMBIENTE DE CONTROL Mediante la Resolución 4458 de octubre de 2013, se adoptó el Código de Ética del Ministerio de Salud y

Protección Social. De acuerdo con la información, el Código contó con los aportes de 300 servidores públicos y contratistas que participaron en una encuesta. La responsabilidad, autonomía, confianza, transparencia, justicia, honestidad, servicio, asertividad, dignidad e inclusión, fueron los valores que de manera concertada y participativa se acogieron en el Ministerio. El código fue publicado en la intranet el 6 de noviembre de 2013, y a través de este mecanismo se han estado socializando los valores. Igualmente, la Subdirección de Gestión de Talento Humano, en el marco de la primera feria de las dependencias MinSalud, “Venga le cuento", hizo el lanzamiento oficial y actividades de identificación y apropiación por parte de los servidores públicos.

La entidad cuenta con el Manual de Funciones y de Competencias Laborales, establecido con la Resolución 001 de 2011 modificada con las resoluciones 279, 3036, 4219 de 2012 y 260 de 2013. El Manual puede ser consultado por los servidores a través de la intranet: Entorno Laboral saludable/verificación de requisitos, encargos y nombramientos.

Bajo el nombre de Entorno Laboral Saludable, se formuló el Programa de Talento Humano para la vigencia 2013, con el objetivo de promover la salud, bienestar y seguridad de los servidores públicos y la sostenibilidad del ambiente de trabajo. En este sentido se cumplieron actividades a través de cinco estrategias: a) Formación y Capacitación, incluyendo los programas de inducción y reinducción. b) Desarrollo Familiar. c) Calidad de Vida Laboral (Salud Ocupacional). d) Desarrollo y Gestión Laboral: Evaluación del Desempeño. Provisión de vacantes. Preparación de los prepensionados para el retiro del servicio. Sistema de Información del Empleo Público - SIGEP. Plan de Incentivos. e) Hábitos Saludables.



En junio y agosto se practicó encuesta de Clima Organizacional, y con base en los resultados se hicieron actividades de intervención de Clima Organizacional en octubre a servidores en general y a Directores y Subdirectores entre el 12 y 29 de noviembre de 2013.

De acuerdo con información reportada por la Subdirección de Gestión del Talento Humano, en el

Ministerio se encuentran vinculados 31 Gerentes Públicos, quienes suscribieron sus respectivos acuerdos de gestión. La Subdirección de Gestión del Talento Humano, mediante memorando solicitó remisión del informe final de evaluación año 2013 y solicitud de fijación de compromisos año 2014.

En el informe de resultados del programa institucional de Talento Humano “Entorno Laboral Saludable”, la Subdirección de Gestión de Talento Humano, en reunión del pasado 22 de enero de 2014, señaló que durante la vigencia 2013 realizó 164 actividades que contaron con la participación de 17.252 asistentes. Dentro de la estrategia Hábitos Saludables se destacan actividades como: Alimentación saludable (cursos de cocina, agua), Día de la Escalera, Deportivas (torneos, maratones), Caminatas ecológicas y Acondicionamiento físico (Gimnasio, rumba, yoga, Pilates) “ZONA SALUDABLE”. En la estrategia Desarrollo Familiar, se desarrollaron actividades como: Día de la Familia, Vacaciones recreativas, formativas y culturales Infantiles y de Preadolescentes (plan A, talleres y cursos), Taller de cocineritos (plan A), Cursos y talleres (finanzas familiares, manejo del duelo, manualidades, manejo de pacientes, cuidadores, etc.), Facilitación en trámites de interés familiar (RUT, Licencia de conducción, etc.), Asesoría Psicológica, Sala amiga de la familia lactante. En Calidad de Vida Laboral, se cumplieron actividades relacionadas con Medicina Preventiva e Higiene y de Seguridad Industrial. En Gestión, Incentivos, Estímulos y Reconocimientos se implementó el Plan de Estímulos con las siguientes actividades: Encargos, Reconocimiento a la antigüedad, exaltación a los mejores servidores públicos, Programa de orientación al retiro y Fechas especiales: día secretaria, del conductor, día de las diferentes profesiones, cumpleaños del Ministerio. El consolidado es el siguiente:

TOTAL ACTIVIDADES ESTRATEGIA TOTAL ASISTENTES

34 HABITOS SALUDABLES 3112

17 EL MINISTERIO EN FAMILIA

1095

55 CALIDAD DE VIDA LABORAL

11832

58 FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

1213

El documento Acta de Compromiso de la Alta Dirección fue firmado por el señor Ministro en diciembre de 2013. A la fecha se encuentra publicado en la Intranet. El documento es la expresión de compromiso frente a la aplicación de herramientas y políticas que faciliten la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional.



En octubre de 2012 se ajustó y aprobó el documento Estilo de Dirección para el Ministerio de Salud y Protección Social, que se encuentra publicado en la página WEB del MSPS.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO En diciembre de 2012, fueron aprobados y adoptados los documentos: Diagnóstico y Contexto

Estratégico, Misión y Visión y Mapa de Procesos, documentos que están disponibles en la página Web:http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/Misi%c3%b3n,Visi%c3%b3nyPrincipios.aspx A nivel interno, los documentos fueron socializados a través de la intranet institucional y mensajes de correo electrónico. De acuerdo con lo informado por la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales, durante la vigencia 2013 se estuvo definiendo una metodología para la aplicación del contexto estratégico 2013, basado en objetivos estratégicos y perspectivas, que será publicado una vez surta las revisiones por parte de esa Oficina.

La Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales en su informe de seguimiento al Plan de Acción a tercer trimestre de 2013, indica que a cierre de septiembre, el Plan de Acción del MSPS alcanzó el 98% de ejecución física. Las dependencias del despacho de la Secretaria General presentaron el mejor comportamiento al ejecutar durante los tres trimestres del 2013 el 100% de las actividades planeadas, seguidas del Viceministerio de Protección con el 99%. En la gráfica se observa la consolidación de la información efectuada por la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales.

90,00%

91,00%

92,00%

93,00%

94,00%

95,00%

96,00%

97,00%

98,00%

99,00%

100,00%

Despacho Ministro Vice. Salud Vice. Protección Secretaria General

97,90%

96,2%

100,0% 100,0%

97,70%

93,4%

97,0%

100,0%

94,80%

96,0%

100,0%

100,0%

Trimestre I Trimestre II Trimestre III

Teniendo en cuenta la Metodología para la Implementación del Nuevo Modelo Integrado de la Planeación y Gestión se definió un instrumento en Excel para registrar el Plan de Acción, que permite asociar las actividades y productos propuestos por las distintas dependencias del Ministerio, a las políticas de desarrollo administrativo y a sus compontes.



Con base en esto, en noviembre se capacitó a las dependencias para la formulación de los planes de acción a través de este instrumento. A 20 de diciembre de 2013 todas las dependencias habían cumplido con la elaboración y envío del Plan de Acción a la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales.

El 23 de diciembre se publicó la versión preliminar del Plan de Acción vigencia 2013. La versión definitiva, de acuerdo con la Ley, se publicará a más tardar el 31 de enero de 2014.

La Oficina de Control Interno de manera cuatrimestral verifica la oportunidad, calidad y cumplimiento en el reporte que debe realizar el Ministerio de Salud y Protección Social al Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados, SINERGIA, en el que tiene a cargo cinco programas con un total de 52 indicadores. Se ha evidenciado el interés de la organización por actualizar las fichas técnicas tanto de los programas como de cada uno de los indicadores.

De acuerdo con las cifras que a diciembre reportó la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, y que se encuentran publicadas en la intranet a 24 de enero de 2014, sobre el estado general de la documentación de procesos y procedimientos en el Ministerio, se tiene que se identificaron 53 procesos y 124 procedimientos, para un total de 177 documentos que presentaban la siguiente situación:

0

20

40

60

Terminados En revisión Sin elaborar En elaboración

31%

(55)29%

(51) 24%

(42) 16%

(29)

Estado de los 177 documentos identificados a diciembre

De los 53 procesos, se terminaron 19 (36%) y de los 124 procedimientos, se concluyeron 36 (29%).

Teniendo en cuenta el total de los procesos y procedimientos terminados (55) frente al total de identificados (177), se evidencia que por despachos, el Viceministerio de Protección lidera el proceso con un cumplimiento del 40%, seguido de la Secretaria General que alcanzó el 38%, el despacho del Ministro el 32%; y el Viceministerio de Salud a diciembre no contaba con documentación terminada.

Por otra parte, se tenía prevista para 2013 la definición y aprobación de una metodología para la

formulación y seguimiento de los indicadores en los procesos y del sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI. La meta, que se debía cumplir en noviembre, consistía en tener la metodología elaborada (procedimiento y guía de indicadores), aprobada y divulgada.



El reporte de la Oficina de Planeación de enero de 2013, explica que en la propuesta de guía para indicadores se incluye información relacionada con la herramienta que contiene la hoja de vida del indicador, el cuadro general de indicadores y el cuadro resumen para el seguimiento a la política y objetivos del SIGI. En diciembre, se informa a la OCI que se levantó el procedimiento SIG-P05 Seguimiento y evaluación del SIGI al que se asociarán los indicadores de los procesos que estén aprobados en el marco del SIGI, teniendo como primera referencia los planes de acción en las respectivas dependencias y que estará publicado una vez surta la asociación con planes de acción programando la actividad para diciembre.

Evaluación de usuarios. El Ministerio aplica de manera semestral una encuesta virtual para evaluar la

satisfacción de los usuarios frente a la atención y la claridad de la información ofrecida por los servidores públicos y la facilidad para realizar los trámites y servicios de la entidad. A la fecha el Ministerio tiene a disposición de los ciudadanos 9 trámites publicados en la página Web. Durante el segundo semestre de 2013, la encuesta fue diligenciada por 646 usuarios. Del total de los encuestados, el 82.61% corresponde a usuarios que realizaron el trámite de Tarjeta Profesional de Médico, el 11.14% el de autorización de afiliación al SGSSS en forma colectiva y el 2.42% el de autorización de la especialización de anestesiología. El porcentaje restante corresponde a los trámites de licencias para seguridad radiológica y el permiso transitorio para profesionales de la salud. Para acceder a los trámites los usuarios cuentan con tres medios: Internet el 87% (562), presencial 12% (78) y dispositivo móvil el 1% (6).

El 58.87% de los encuestados que hizo trámites en forma presencial está "completamente de acuerdo" en que la atención por parte del personal fue amable y respetuosa, mientras que el 30.84% está "de acuerdo" y el 7.47% dice estar “medianamente de acuerdo”. Entre tanto, el 2.8% siente que la atención no fue amable y respetuosa, pues se manifestó “en desacuerdo”.

En cuanto a la información disponible para realizar el trámite, el 48.99% está "completamente de acuerdo" en que ésta es clara y completa y el 35.80% expresa "de acuerdo". El 10.24% se manifiesta “medianamente de acuerdo” y el 4.95% "en desacuerdo". En lo que tiene que ver con el acceso para realizar el trámite, el 85.20% considera que este fue fácil y adecuado y el 14.79% opina lo contrario.

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS La Política de Administración de Riesgos fue aprobada por el Comité Coordinador del Sistema de Control

Interno en sesión del 5 de diciembre de 2013.



A partir de esa fecha la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales apoyó a las dependencias junto con la Oficina de Control Interno, en la documentación de los mapas de riesgos de gestión y planes de manejo asociados, que pueden ser consultados en el siguiente vinculo de la intranet: http://intranet.minsalud.gov.co/SIGI/Paginas/Mapa-de-Riegos-e-Indicadores.aspx Para realizar la divulgación y socialización de la Política de Administración de Riesgos se efectuaron las siguientes actividades:

Se realizó la publicación de la Política de Administración de riesgos en la Intranet del Ministerio –sección SIGI-. Vínculo: http://intranet.minsalud.gov.co/SIGI/Paginas/Politicas-Internas.aspx.

Durante el ejercicio de levantamiento de mapas de riesgos se expuso la metodología a utilizar, siendo parte integral la política.

DIFICULTADES

AMBIENTE DE CONTROL

Al verificar el registro de avance del cuatrienio de los indicadores Sinergia, se evidenció que de los 52 indicadores once aparecen con cero. De acuerdo con las explicaciones ofrecidas por la Oficina de Planeación algunas situaciones obedecen a problemas de parametrización del Sistema Sinergia, otras a la existencia de rezagos técnicos de hasta de 18 meses especialmente de aquellos que tienen como fuente DANE-Estadísticas Vitales o del Sistema de Calidad y del Observatorio VIH-SIDA y otras, a la periodicidad del indicador. De acuerdo con la información reportada por la Oficina de Planeación, de los 52 indicadores, 12 requieren modificación en la periodicidad. El hecho de los rezagos técnicos y de la periodicidad quinquenal de algunos indicadores, afecta el registro de datos en cuanto a metas y resultados de las vigencias 2011, 2012 y 2013.

Respecto a capacitación se ha venido dando cumplimiento a las actividades previstas en el plan de capacitación. No obstante, es importante revisar la articulación entre las distintas actividades de capacitación programadas para la presente vigencia, respecto al diagnóstico institucional, los lineamientos estratégicos del Ministerio, los planes institucionales y de acción, así como de los objetivos y metas de cada una de las dependencias, y por ende los resultados del análisis que debe generarse de los procesos de evaluación de desempeño y acuerdos de gestión. De igual forma, es necesario señalar los mecanismos de retroalimentación que se están efectuando con las distintas áreas sobre la aplicación e impacto de las actividades de capacitación. Lo anterior en concordancia con los preceptos del artículo 65 de la Ley 1227 de 2005.

En la Intranet, la Subdirección de Gestión de Talento Humano tiene dispuesto un espacio llamado

“Entorno Laboral Saludable”, destinado a informar a los servidores públicos del Ministerio sobre sus planes y programas, cronogramas y avances sobre los mismos. Al verificar la información publicada se observa que los planes de capacitación, bienestar y salud ocupacional no se publicaron con su respectiva programación. Tampoco se observan informes consolidados de gestión y resultados así como resultados de aplicación de encuestas de satisfacción de usuarios de cada uno de los programas.

http://intranet.minsalud.gov.co/SIGI/Paginas/Mapa-de-Riegos-e-Indicadores.aspx

http://intranet.minsalud.gov.co/SIGI/Paginas/Politicas-Internas.aspx



DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO De acuerdo con la metodología del Nuevo Modelo de Planeación y Gestión, y a partir de los lineamientos

de la Política de Buen Gobierno y Gestión Pública Efectiva las entidades deben definir estrategias sectoriales acordes con el Plan de Gobierno y el Plan Nacional de Desarrollo, las cuales serán implementadas a través de Planes Estratégicos Sectoriales y Planes Estratégicos Institucionales; entiéndase éstos últimos como el Plan Indicativo Cuatrienal de la Ley 152 de 1994. Planes que las entidades diseñaron para el periodo de gobierno 2010 a 2014 y que debían ser actualizados y ajustados con base en las políticas y componentes del Sistema de Desarrollo Administrativo definidas en el Decreto 2482 de 2012. Dicha actualización debía responder a la metodología para la implementación del nuevo modelo, en la que se advierte que: Estos planes, en su componente estratégico contemplan: la misión de cada entidad, su visión, los objetivos, las metas cuatrienales, los indicadores, las estrategias, los programas, acciones y productos. A partir del componente estratégico, las entidades definen las actividades, productos e indicadores a seguir, en un plazo de un año, para el cumplimiento de las metas cuatrienales fijadas.

Adicionalmente, para la formulación de los planes es necesario tener en cuenta las cinco políticas de desarrollo administrativo: Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y de apoyo, tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal, al igual que los resultados de la evaluación del ejercicio de planeación del período anterior. Teniendo en cuenta las prioridades sectoriales, los Ministros y Directores de Departamento lideran y coordinan la elaboración de los Planes Estratégicos Institucionales coherentes con la misión de cada entidad, su visión, los objetivos, las metas cuatrienales, los indicadores, las estrategias, acciones y productos, y su respectivo plan de acción anual, que contiene, a su vez, acciones, productos, metas e indicadores y los recursos asociados, tanto del Presupuesto General de la Nación como de otras fuentes de financiamiento. Todos los años, las entidades deberán revisar el Plan Estratégico Sectorial e Institucional y, en caso necesario, actualizarlo y publicarlo en su respectiva página web, junto con el Plan de Acción Anual y el balance de resultados alcanzados en el año inmediatamente anterior.

No obstante, cuando se revisa en la página WEB del Ministerio, Direccionamiento del Sector/Plan Estratégico se evidencia que los Planes Estratégicos Sectorial e Institucional 2012 – 2014 deben ajustarse a las directrices antes señaladas. En el Plan Estratégico Sectorial se parte de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo y se definen estrategias, productos y responsables, pero no se relacionan los objetivos sectoriales, metas, acciones e indicadores. En cuanto al Plan Estratégico Institucional, hay correspondencia entre los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, los objetivos sectoriales y los objetivos estratégicos del MSPS, pero no se contemplan estrategias, productos, responsables, acciones, presupuesto e indicadores. Así mismo, en la formulación de los dos Planes, no se visualizan las cinco políticas de Desarrollo Administrativo.



En el Plan SIGI se contemplo la definición de una metodología para aplicar el Nuevo Modelo de Planeación y Gestión contemplado en el Decreto 2482 de 2011. La meta a diciembre de 2013 consistía en tener un documento elaborado y divulgado. Se adecuó la matriz en Excel que venía utilizando la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales para registrar el Plan de Acción, matriz a la que se le incluyeron las opciones de las políticas, componentes y elementos del nuevo modelo. Está pendiente el documento metodológico que ofrezca a los usuarios las instrucciones para ingresar información o desplegar ventanas, elegir opciones y ofrezca orientaciones y criterios necesarios sobre un nuevo modelo de planeación y gestión.

De acuerdo con el Plan SIGI, la documentación de las fichas de caracterización de procesos y la

documentación de los procedimientos, instructivos, guías, manuales y formatos en los procesos, eran actividades que inicialmente estaban programadas para finalizar entre los meses de julio y agosto de 2013, actividades que fueron reprogramadas.

En atención a los resultados, en el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno del 5 de diciembre de 2013 se solicitó a los responsables que a 30 de diciembre de 2013 se debía concluir la documentación, aprobación y divulgación de procesos y procedimientos estratégicos, de apoyo y de evaluación y que a enero 31 de 2014, la documentación, aprobación y divulgación de procesos y procedimientos misionales debería estar lista. En razón a los tiempos, la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales solicitó a las dependencias, la designación de un grupo de trabajo permanente con el fin de efectuar sesiones de trabajo diarias y la revisión y aprobación de 51 documentos que aún estaban en este proceso por parte de algunos jefes de dependencia.

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS La definición e implementación de la política y metodología de Administración de Riesgos de Gestión y la

documentación de los Mapas, se tenía programada para cumplir en el mes de mayo de 2013. Se pospuso hasta diciembre, de acuerdo con lo informado por la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales por las revisiones, ajustes y validaciones que tuvo que hacerse frente a las Metodologías de Administración de Riesgos del DAFP y de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano así como frente al aplicativo Suite Visión Empresarial, que servirá como herramienta de gerencia estratégica para el manejo de planes, riesgos e indicadores.

La consulta en Intranet, permite evidenciar la publicación de siete mapas de riesgos de corrupción con sus respectivos planes de manejo: Asistencia Técnica, Gestión de la Contratación en la etapa de planeación, Gestión de la contratación en la supervisión de contratos, Gestión del Talento Humano, Gestión Financiera, Ordenación del gasto y autorización de giro y Recobros y/o reclamaciones. Así como el Mapa de Riesgos Institucional asociado a riesgos de corrupción.

En cuanto a los Mapas de Riesgos de Gestión se han publicado 11 de los 21 Mapas de Riesgos que debían estar documentados y publicados a 31 de diciembre de 2013. La Política se encuentra publicada, se sugiere que la metodología igualmente sea publicada.



SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

AVANCES

ACTIVIDADES DE CONTROL Políticas de Operación. En la Intranet se han publicado las caracterizaciones de nueve procesos de apoyo

con sus respectivos procedimientos, manuales, guías, formatos y/o instructivos. Se distinguen las guías de Organización de archivos de gestión; de Aplicación de Tablas de Retención Documental; Manual para el Manejo Administrativo de Bienes; Instructivos para elaboración de certificaciones laborales para exfuncionarios de entidades liquidadas; Expedición de Certificaciones de Estudios del CEADS; Distribución de Documentos que Conforman Orden Secuencial de Pagos; Supervisión de Contratos de Prestación de Servicios de Archivo. Los procesos de Gestión de la Comunicación, Contratación de los Fondos de la Protección Social, Gestión de Talento Humano y Gestión de Talento Humano de los Fondos de la Protección Social, cuentan con sus caracterizaciones pero aún no están acompañados de sus procedimientos y demás documentación. Así mismo, están publicadas las Políticas del SIGI, de Comunicación Institucional, de Talento Humano y de Tratamiento de Riesgos Asociados a los Procesos.

Está publicado la caracterización del proceso de evaluación y control, pendiente los ajustes y aprobación de sus dos procedimientos, formatos y Manual de Auditoría. El proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional que pertenece a los procesos estratégicos, está publicado con el procedimiento elaboración y control de documentos del SIGI con su respectiva Guía y sus formatos. Dentro de los procesos misionales publicados están: Administración de los recursos de los Fondos de la Protección Social, su procedimiento Cálculo de la provisión judicial y su Guía así como la Guía para el reconocimiento de la UPC régimen subsidiado. Otros procesos misionales dispuestos en la Intranet son: Gestión de recobros, de reclamaciones, de portafolio de inversiones a corto plazo, de regulación del régimen de licencias e incapacidades y proceso actualización del Plan de Beneficios.

Se definió la publicación de las normas en el link normatividad de la página web del Ministerio, y se estableció el formato a través del cual las diferentes dependencias del Ministerio deben reportar las normas inherentes a su actividad asociándolas al proceso respectivo. Se documentó la versión preliminar del proceso de normograma, un formato y guía asociados con la Subdirección de Asuntos Normativos de la Dirección Jurídica, para su validación con la Oficina de TIC y el Grupo de Comunicaciones. Se validó la metodología de normograma y se están incorporando aspectos de publicación en la Web para normas expedidas por el Ministerio y que afecten su gestión, y normograma en la intranet para normas asociadas a procesos.

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/AEL-I02%20Expedici%c3%b3n%20de%20Certificaciones%20de%20Estudios%20del%20CEADS.pdf

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/AEL-I03%20Distrib.%20de%20Documentos%20que%20Conforman%20Orden%20Secuencial%20de%20Pagos.pdf

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/AEL-I03%20Distrib.%20de%20Documentos%20que%20Conforman%20Orden%20Secuencial%20de%20Pagos.pdf

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/AEL-I04%20Superv.%20de%20Contratos%20de%20Prestaci%c3%b3n%20de%20Servicios%20de%20Archivo.pdf

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/AEL-I04%20Superv.%20de%20Contratos%20de%20Prestaci%c3%b3n%20de%20Servicios%20de%20Archivo.pdf

http://intranet.minsalud.gov.co/Biblioteca/Documentos/5%20Resoluci%c3%b3n%203250%20de%202013%20-%20Adopci%c3%b3n%20Pol%c3%adtica%20de%20Comunicaciones.pdf

http://intranet.minsalud.gov.co/SIGI/Documentos%20SIGI/Pol%c3%adtica%20de%20tratamiento%20de%20riesgos%20asociados%20a%20los%20procesos.pdf



Manual de Procedimientos o Manual del Sistema Integrado de Gestión. La Oficina de Planeación informó que cuenta con una propuesta de documento denominado “Manual del SIGI” que se va actualizando en la medida en que el Sistema define sus elementos. Estará publicado una vez en el Ministerio se adopte la totalidad de los elementos y productos del SIGI. Como apartes de su contenido están: Misión y visión, principios éticos, Estilo de Dirección, políticas de operación que se definan, objetivos del SIGI, Alcance y exclusiones para el SIGI, Modelo de operación por procesos, relación de procesos y procedimientos documentados, Productos y servicios definidos con diagrama de contexto, complementariedad entre productos NTCGP1000 y MECI y políticas de operación.

En diciembre, la Subdirección de Gestión de Operaciones informó sobre las dependencias ganadores de la campaña de ahorro de papel y consumo de material de impresión. Los organizadores de la campaña reconocen el compromiso de las áreas ganadoras, la cuales mostraron un ahorro de 100% en el segundo semestre de este año. Los cinco primeros puestos fueron ocupados por: Oficina de Comunicaciones, Subdirección de Enfermedades transmisibles, Subdirección Financiera, Grupo de Contabilidad y Secretaría General.

INFORMACIÓN Mecanismos de recepción de PQRS. Se definió como mecanismo electrónico para el trámite de PQRS por

parte del Grupo de Atención al Ciudadano, el módulo que para este efecto tiene dispuesto el Sistema de Gestión Documental ORFEO. Durante la vigencia 2013, el líder funcional del tema el Grupo de de Atención al Ciudadano, hizo una serie de requerimientos técnicos para ajustar el módulo a las necesidades del Ministerio, que a diciembre de 2013, estaban en revisiones y ajustes para su implementación. Así mismo, se documentó el procedimiento para trámite de sugerencias, quejas, reclamos y felicitaciones, con el objetivo de tramitar adecuada y oportunamente las sugerencias, quejas, reclamos y felicitaciones que los ciudadanos presenten frente al servicio prestado por las dependencias del Ministerio. Para el efecto se ha dispuesto un buzón físico o urna ubicado en la sala de espera del Grupo de Atención al Ciudadano, el Área de Correspondencia (Grupo de Administración Documental) y en la Recepción del Ministerio. Y un buzón virtual o formulario disponible en el link “Contáctenos” de la página del MSPS. Su apertura se hace cada quince días calendario. Las felicitaciones y sugerencias que sean presentadas por los ciudadanos frente a los servicios prestados por las dependencias del Ministerio, tienen una respuesta a manera de agradecimiento en tanto que las quejas y reclamos deben seguir el procedimiento de trámite de peticiones, de acuerdo al canal por el que son recibidas.

El Ministerio de Salud y Protección Social en cumplimiento de las directrices de Gobierno en Línea y de

las funciones asignadas en procura de mejorar los servicios y trámites que ofrece a la ciudadanía, tiene dispuestos canales de atención (telefónico, presencial, correspondencia y virtual) a través de los cuales el usuario puede registrar sus peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias (PQRSD) y además consultar la información relacionada con la gestión institucional.



El Grupo de Atención al Ciudadano dando cumplimiento a lo establecido en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, elabora trimestralmente informes sobre el comportamiento de las PQRS, con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos. De acuerdo con el informe del cuarto trimestre de 2013:

En el Centro de Contacto al Ciudadano recibió un total de 8.971 llamadas, de las cuales fueron atendidas 8.513 y abandonadas 458, logrando un ANS promedio del 86% para el periodo. El concepto de abandono guarda relación con interferencias, llamadas colgadas, bromas, entre otras.

Se atendió un total de 734 orientaciones a ciudadanos de forma presencial, siendo Octubre el mes que presentó el mayor registro de atenciones: 357 usuarios, equivalente a un 49% del total del trimestre. Las estadísticas permiten observar una disminución del 24% de atenciones, entre los meses de Octubre a Diciembre.

Se atendieron 684 PQRSD recibidas a través del canal correspondencia, siendo el mes de octubre el de mayor participación con el 53.07% solicitudes, con respecto al total del periodo.

En canal virtual Buzón PQRS Contáctenos, se reciben las PQRSD que ingresan los ciudadanos en la página Web del MSPS y se tramitan a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO. En total se recibieron 3.049, octubre fue el de mayor número de PQRSD radicadas: 1.243, debido a que se llevo a cabo el sorteo sobre el Servicio Social Obligatorio. Para la vigencia 2013, se gestionó un total de 14.472 PQRSD, que ingresaron a través del canal virtual, presentando un incremento de 7.119 peticiones con respecto al año 2012.

Por la Urna Virtual, debido a la aprobación en segundo debate del proyecto de reforma a la salud, desde el 18 hasta el 31 de octubre se incrementaron las preguntas sobre este tema. En este periodo ingresaron 132 preguntas y a finales de noviembre la cifra llegó al pico más alto: 423 preguntas. Fue necesario implementar un plan de contingencia, para lo cual se contó con la colaboración del Viceministerio de Protección Social. De esta manera, durante el mes diciembre se dio respuesta a 401 preguntas, quedando pendientes de atención 22 de ellas a 31 de diciembre. De acuerdo con los reportes enviados por la Urna de Cristal de la Presidencia de la República, a 31 de octubre el cumplimiento del Ministerio bajó a 75% (rango aceptable, categoría azul) y a 30 de noviembre llegó al 51% (rango deficiente, categoría morada). El reporte del mes de diciembre aún no ha sido enviado por la Presidencia, donde se espera se refleje la gestión adelantada con las 401 atenciones referidas.

Buzón de sugerencias, quejas y reclamos. En el trimestre se contabilizaron seis quejas que fueron direccionadas al área competente para tomar los respectivos correctivos y correspondieron a la atención a usuario por parte del personal de vigilancia y atención en ventanilla de Gestión Documental.

Como medios de comunicación internos se definieron: Correo electrónico, fondos y protectores de

pantalla de los computadores de la entidad, carteleras físicas, carteleras virtuales, actividades e intranet.



Tablas de Retención Documental – TRD. El día 10 de Octubre de 2013 el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobó el Programa de Gestión Documental del MSPS. Sobre las Tablas de Retención Documental se informó que no se han aprobado y está pendiente presentarlas ante el Comité. El diseño final de las TRD se cumplió en tres fases: Una primera de investigación y fuentes documentales, una segunda de análisis e interpretación de la información recolectada y la última de elaboración y presentación de la TRD para su aprobación. El trabajo incluyó análisis de funciones de cada una de las dependencias y grupos de trabajo, para identificar su producción y trámite documental, así como la determinación de los valores de la documentación. Una vez concluida esta labor se conformaron las series, subseries y tipos documentales estableciendo los tiempos de retención en cada una de las etapas del archivo, posteriormente se realizó la valoración documental y se especificó la disposición final. El proceso concluyó con reuniones de validación de la propuesta de las TRD.

Sistema de Información. Sistema de Gestión Documental- SGD. En el año 2012, desde la alta dirección, se tomó la decisión de implementar un Sistema de Gestión Documental en el MSPS a través del uso de las tecnologías. Para el efecto se eligió un software libre llamado Orfeo y mediante un proyecto denominado de Gestión Documental inició su proceso de planeación a nivel de infraestructura tecnológica, recursos humanos y de actividades propias de la gestión documental. Posteriormente se definieron dos fases para su implementación, la primera de ajustes, adecuaciones y desarrollos básicos para su entrada en producción y la segunda con líneas para el mejoramiento de la herramienta. A la fecha el aplicativo, se encuentra en funcionamiento, destacándose como fortalezas del mismo cuatro condiciones especialmente: el acceso a los documentos, su conservación, su trazabilidad y el proceso de radicación. Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP. Desde el año 2012, entró en proceso de implantación y ajuste el SIGEP. A la fecha se encuentran registradas el 100% de las hojas de vida en el correspondiente módulo. A través de la Intranet, en el link Entorno Laboral Saludable, los servidores públicos del MSPS pueden acceder al SIGEP y elegir por una de las siguientes opciones: Bajar el desprendible de nómina, capacitarse virtualmente para actualizar lo hoja de vida y la declaración de bienes y rentas y actualizar la hoja de vida. Sistema de recursos físicos e inventarios. Sigue en implementación el sistema ACT&BO para el manejo de los inventarios de activos en servicio y bienes en bodega del MSPS. Sistema de Información Financiera SIIF. La información se registró según lo dispuesto en el manual de SIIF, en cuanto al uso de esta herramienta se llevó a cabo con base en los módulos. Las operaciones se hicieron en tiempo real y su aplicación se hizo con base en el Decreto 2674 de 2012. Sistema de Información Tecnológica. Mediante el Software Aranda se hace monitoreo a los equipos de cómputo del Ministerio, se hace inventario al hardware y el software de cada uno de los equipos, soporte especializado en mesa de ayuda.



COMUNICACIÓN PÚBLICA La Política de Comunicación Institucional fue adoptada con la Resolución número 3250 del 27 de agosto

de 2013, documento que incluyó los procedimientos editoriales y de actualización del portal Web, así como las directrices para la comunicación interna y externa y manejo de la imagen institucional. Su socialización fue realizada a través de la Intranet.

Como medios de comunicación externa se definieron: Medios de comunicación masiva, directos y alternativos (BTL) y digitales (web, redes sociales, e-mailing).

Como públicos externos figuran: Población en general, medios de comunicación, actores del Sistema

General de Seguridad Social en Salud, Entidades Territoriales, Entidades del orden nacional, entidades del sector administrativo de salud y de protección social, entidades de las ramas legislativa y judicial, organismos de control, organismos y gobiernos internacionales.

Informes de Resultados e informes exigibles.

Se elaboraron los informes de gestión y resultados del Ministerio, los cuales se encuentran publicados en los siguientes links: Rendición de cuentas: http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/informesGestion.aspx http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/planAccionProgramada.aspx Igualmente se viene cumpliendo con la información exigible en materia de contratación, ejecución presupuestal, proyectos de inversión, informes de empalme, información financiera y contable, metas e indicadores, Plan de Mejoramiento, Plan de Acción, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Plan de Compras y Pormenorizado de control Interno.

Rendición de Cuentas. De acuerdo con la información recibida, en el Ministerio de Salud y Protección Social las Oficinas de Planeación y Estudios Sectoriales, Tecnología de la Información y Comunicaciones y el Grupo de Comunicaciones son los encargados de coordinar el tema de rendición de cuentas. La rendición de cuentas de la vigencia 2013 está programada para el 14 de febrero de 2014. Se realizará una reunión con el Señor Ministro para aprobar contenidos y proceder con la convocatoria y organización.

El Ministerio de Salud y Protección Social, ha dispuesto en su página Web de 9 trámites, cuatro de ellos en línea. Los nueve trámites se encuentran publicados tanto en SUIT 2 como 3. Cinco de ellos están a cargo del Ministerio, tres de ellos están en proceso de traslado a las entidades competentes (Permiso para Experimentación de Plaguicidas, Dictamen Técnico Toxicológico para Plaguicidas Químicos de Uso Agrícola, Registro sanitario para un producto Plaguicida de uso en salud pública). Para el trámite Licencia para la Prestación de servicios a Terceros en Protección Radiológica, Seguridad Radiológica y Estudios de Control de Calidad, se está proyectando Resolución en la que el Ministerio de Minas y tres dependencias del MSPS integrarán un comité que se encargará del trámite temporalmente, hasta que se defina las acciones a seguir.

http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/planAccionProgramada.aspx



La documentación de los procedimientos de los trámites se presenta así: cuatro están en versión preliminar y cinco están pendientes de documentar.

Así mismo, el MSPS cuenta con cinco servicios: Consulta de Acuerdos del Plan Obligatorio de Salud, Consulta del acuerdo que fija la UPC, Certificado de Escolaridad, Certificado de Supervivencia, Asignación de plazas servicio social obligatorio. Los cuatro primeros están en SUIT 2 y en proceso de publicación en el SUIT 3 por parte del DAFP. En cuanto a la documentación de procedimientos se reporta que dos de ellos están en versión preliminar. El Grupo de Atención al Ciudadano informa que dado que el trámite o servicio en línea optimiza el tiempo y la gestión que adelanta el ciudadano, la OTIC proyecta para 2.014 disponer en línea para el primer semestre los siguientes trámites y servicios: Permiso experimentación de plaguicidas, Registro Sanitario y Dictamen Técnico para plaguicidas. Y para el segundo semestre: Permiso transitorio para profesionales de la salud y Constancia de necesidad de recursos humanos. Por parte, la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales en coordinación con la OTIC, están adelantando un proceso de “Gestión de Trámites y Servicios” para tener asociados los trámites y servicios que genere cada área técnica, documentarlos, realizar la solicitud de aprobación al Departamento Administrativo de la Función Pública y evaluar la necesidad de su automatización.

Desde el año 2010 el Ministerio viene haciendo adecuaciones al Área de Atención al Ciudadano teniendo

en cuenta la comodidad de todos los usuarios con adaptaciones para personas discapacitadas y/o adultos mayores, por esta razón dispuso para ellos un elevador especial de acceso a las instalaciones de la entidad y un área especial adecuada con rampas de desplazamiento, baño para usuarios, sala de espera, puestos de orientación y ventanilla preferencial. Para 2014 se remodelará el área y se espera que la adecuación cumpla con las directrices del El Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (PNSC).

A principios de la vigencia 2013, se puso en marcha la intranet institucional, en plataforma SharePoint.

Desde esa fecha hasta ahora, ha estado en ajustes, registro de nueva información y diseño de espacios y campañas orientados a la divulgación y socialización de temas de interés para los servidores públicos del MSPS.



Para diseñar el portafolio de servicios y los protocolos de atención al ciudadano, se gestionó un proceso contractual. Durante el mes de noviembre se realizó apertura del proceso del CMA 03-2013 y se publicaron los prepliegos en el Sistema Electrónico de Contratación Publica (SECOP); se recibieron y publicaron respuestas a las observaciones con sus respectivas adendas. Se publicó el pliego definitivo y se atendieron las respuestas a las observaciones finales. No obstante, fue declarado desierto según Resolución No.5168 de diciembre de 2013. Cabe resaltar que este proceso se volverá a retomar en enero de 2014, donde se espera contar con los productos establecidos para mejorar y fortalecer los servicios de atención al ciudadano. En cuanto al Protocolo de atención al Ciudadano, el GAC participó en el proceso adelantado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación (DNP), donde se construyó de forma colectiva el protocolo de atención al ciudadano para las entidades públicas. De este ejercicio el DNP publicó y entregó a las entidades participantes el documento resultante de las mesas de trabajo, denominado “Protocolos de Servicio al Ciudadano 2013”. Este documento será la base para adaptar el protocolo de atención al ciudadano a nivel sectorial, liderado por el MSPS, como está contemplado en el proceso de Consultoría a contratar en 2014.

Se elaboró la Carta del Buen Trato al Ciudadano y se socializó a través del protector de pantalla de los equipos de los funcionarios del MSPS y se publicó en la página WEB y en el Minisitio de Servicio al Ciudadano.

Con el fin de poner a disposición de la ciudadanía en un lugar visible información actualizada sobre derechos y deberes de usuarios, se adelantaron mesas de trabajo para la actualización de la cartilla virtual de los deberes y derechos de los ciudadanos en el SGSS, actualmente se está construyendo un sitio dentro de la página web con dicha información. Se elaboraron dos propuestas de cuadernillo de derechos y deberes para niños y niñas, las cuales se remitieron al Grupo de Comunicaciones, una vez cumplido su proceso de validación y ajustes se unificó una propuesta final y se remitió para su diseño e impresión a través del convenio del Grupo de comunicaciones del MSPS con Imprenta Nacional.

Continúan en operación los mecanismos para la obtención de información requerida por parte de la Entidad, los cuales se han traducido en convenios de intercambio de información con otras entidades públicas. Con el fin de permitir la disposición de la información asociada a Convenios para consulta interna, se concluyó el desarrollo y pruebas del aplicativo para disponer de manera interna la consulta de convenios de cruce de información realizados por la Oficina TIC.

Continúan en operación los sistemas de información del SISPRO. Su diseño se basa en una Bodega de Datos en la cual se encuentra información para la construcción de indicadores y reportes. Los datos provienen de fuentes de información internas y externas al Ministerio. En el SISPRO se consolida y dispone la información a través de los siguientes componentes:

El Sistema de Gestión de Datos - SGD. (Módulo geográfico del SGD y módulo de Cuentas de Salud del

SGD)



El Sistema de Información de Precios de Medicamentos – SISMED. El Registro Único de Afiliados a la Protección Social – RUAF (módulo de nacimientos y defunciones -

RUAF ND) La Plataforma de Integración de Información del SISPRO - PISIS. Cuentas Maestras. Planilla Integrada de Pago de Aportes a la Seguridad Social - PILA. Sistema de Afiliación Única a la Protección Social. Registro de localización y caracterización de personas con discapacidad. Base de Datos Única de Afiliados a Salud - BDUA. Registro Individual de Prestaciones en Salud – RIPS. Gobierno en Línea - GEL.

DIFICULTADES

ACTIVIDADES DE CONTROL - INFORMACIÓN - COMUNICACIÓN La documentación de procesos, procedimientos, instructivos, guías, manuales y formatos, que

constituyen políticas de operación a diciembre de la vigencia anterior presenta los siguiente: de los 177 documentos identificados, el 69% no estaba terminado, y no se había efectuado el inventario de documentos en las Direcciones de Prestación de Servicios y Atención Primaria, Medicamentos y Tecnologías en Salud, Desarrollo del Talento Humano en Salud y la Oficina de Gestión Territorial, Emergencias y Desastres. La situación obedeció a que el proceso contractual que se tenía previsto con el objeto de adelantar el levantamiento de los procesos dentro de cada una de las dependencias no se pudo concluir porque se presentaron inconvenientes, razones por las que se decidió cancelar el proceso y posponer para el 2014 para continuar con los temas pendientes.

Al cierre de la vigencia 2012, se había cumplido con la elaboración de 58 TRD, no obstante de acuerdo con los reportes del Grupo de Administración Documental, las Tablas tuvieron que ser revisadas y actualizadas. Hacia mediados del año 2013, el Ministerio modificó la operación del Programa de Gestión Documental ORFEO y se debieron concertar nuevos lineamientos para el cargue de las TRD en la plataforma y con ello nuevos ajustes. A octubre se informó que finalmente las Tablas de Retención estaban elaboradas, ajustadas y validadas por las áreas. Cabe destacar que los indicadores se fijaron así: TRD elaboradas (a junio 30); TRD aprobadas (a septiembre); TRD divulgadas (a diciembre) y TRD implementadas (octubre a diciembre). Metas que no se llevaron a cabo en las fechas definidas, por las revisiones y ajustes que fueron necesarios. A la fecha se espera que el Comité de Desarrollo Institucional se reúna para su aprobación y dar inicio a su divulgación e implementación.



Se definió como mecanismo electrónico para el trámite de PQR por parte del Grupo de Atención al Ciudadano, el módulo de PQR del sistema de correspondencia ORFEO. Módulo, que aún no se ajusta a las necesidades del Grupo de Atención al Ciudadano en lo relacionado con su labor de seguimiento a las PQRS, por cuanto la fragmentación de los datos arrojados por el sistema Orfeo no permite contar con los consolidados de las PQRS que se direccionan a las distintas dependencias responsables de las respuestas, imposibilitando por este medio hacer el seguimiento de manera oportuna. Otros requerimientos efectuados por el Grupo han sido: Actualizar criterios en el formulario web, Implementación de prueba piloto para determinar la funcionalidad de la Respuesta Rápida (incluidas las plantillas), Estadísticas, Activación de alertas para términos de respuestas a PQRSD, integración de sistemas de registros (Base de Datos Única) y Políticas de seguridad en la información. En el informe del cuarto trimestre de 2013, el Grupo ratifica que no es posible presentar el seguimiento y control de las PQRSD, debido a que a través del Sistema de Gestión Documental – ORFEO, no se han podido obtener los requerimientos con la salida de datos para el seguimiento y análisis de la gestión a PQRSD. Se realizaron reuniones entre el Grupo de Atención al Ciudadano y Une – Orfeo donde se determinaron las necesidades y se detectaron los errores arrojados por el sistema.

La definición, divulgación e implementación de la Política de Seguridad de la Información fue

prevista para julio de 2013, no obstante el compromiso se prorrogó hasta diciembre de 2013.

La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones informó en febrero de 2013 sobre una propuesta de política que se tenía y que estaba pendiente de aprobación por parte del Comité de Seguridad creado mediante la Resolución 509 de 2013, sin que a la fecha se haya surtido el trámite.

Está pendiente la metodología para el control del producto y/o servicio no conforme; la identificación total de los productos y servicios generados en los procesos con características y acciones para no conformes y la aprobación de la metodología de Acciones preventivas, correctivas y de mejora.

La evaluación a la satisfacción del cliente externo diferente a trámites y servicios, el diseño del portafolio de servicios y los protocolos de atención al ciudadano, fueron productos que no se lograron durante el 2013, por cuanto el proceso contractual por medio del cual se iban a ejecutar fue declarado desierto.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

AVANCES

AUTOEVALUACIÓN La Oficina de Control Interno evidenció que durante el período en evaluación la organización dentro su

rol de autoevaluación adelantó seguimiento a: indicadores Sinergia, Plan de Acción, ejecución presupuestal, ejecución de reservas presupuestales, transferencias, plan de compras, peticiones, quejas y reclamos, proyectos de inversión, contratos, evaluación del desempeño, acuerdos de gestión, política de talento humano, plan de implementación del SIGI, evaluación de la satisfacción de usuario interno y externo, trámites, Gobierno en Línea entre otros.



La Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales informó que en lo relacionado con actividades de sensibilización se adelantaron las siguientes actividades: Sensibilizaciones a las dependencias sobre el Sistema Integrado de Gestión Institucional en los temas

de: Generalidades del Sistema, Documentación de procesos y procedimientos (beneficios y avances), Indicadores y mecanismos de evaluación de procesos, Prevención de no conformidades, Subcomités de Gestión como elemento clave al interior de las dependencias y Mejoramiento continuo con la formulación de acciones de mejora.

Se definió un esquema para la publicación de los documentos del SIGI en la Intranet, que se está alimentando gradualmente con los productos obtenidos de la implementación y mantenimiento del Sistema. Este esquema contiene los temas de: 1 Generalidades del SIGI, 2. Direccionamiento Estratégico, 3. Políticas Internas, 4. Procesos y procedimientos, 5. Formatos, 6. Mapas de riesgos e indicadores, 7. Seguimiento, evaluación y mejora y 8. Divulgación. Puedes ser consultados en el siguiente vínculo: http://intranet.minsalud.gov.co/SIGI/Paginas/SIGI.aspx

Durante la feria del 26 de noviembre “Venga le cuento", se efectuaron sensibilizaciones a los visitantes sobre el Sistema Integrado de Gestión Institucional y la planeación institucional, a través de dinámicas (cuestionarios de autoevaluación) con premios en los juegos de “Tiro al blanco", "Quien quieres ser millonario" y "Triqui".

El 14 de Noviembre se capacitó a las dependencias sobre la formulación de planes de acción incluyendo la información referente al Modelo Integrado de Planeación y Gestión). A partir de esta capacitación las dependencias iniciaron la formulación de sus planes de acción en la herramienta.

Las dependencias efectuaron seguimiento a la ejecución de sus respectivos planes de acción, cuyo reporte trimestral puede ser consultado en el siguiente vínculo de la página Web del Ministerio: http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/planAccionProgramada.aspx Durante la construcción de los mapas de riesgos asociados a los procesos, las dependencias identificaron los controles existentes y los calificaron. Esto condujo a una valoración producto de la cual se definieron planes de mejoramiento o planes de contingencia correspondientes.

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE De acuerdo con el Plan de Acción y Plan Operativo de la OCI, se cumplió con la entrega de los informes

legales programados para el cuarto cuatrimestre de 2013.

La Ejecución del Programa Anual de Auditorías presenta la siguiente situación:

http://intranet.minsalud.gov.co/SIGI/Paginas/SIGI.aspx

http://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/planAccionProgramada.aspx



NOMBRE DE PROCESO INICIO CIERRE

Programa de reorganización, rediseño y modernización de redes

de prestación de servicios en salud01/10/2012 15/05/2013

Programa de Salud Mental 07/05/2012 06/06/2013

Auditoría de gestión y resultados: Evaluación del Sistema de

Control Interno Contable09/05/2013 15/06/2013

Gestión de Peticiones 15/07/2013 12/11/2013

Plan de Mejoramiento Contraloría General de la República 02/09/2013 29/11/2013

Asistencia técnica a las entidades en el desarrollo, construcción,

dotación y mantenimiento.24/06/2013 16/12/2013

Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social –

Giro Directo25/11/2013 16/12/2013

Gestión Documental - ORFEO 15/07/2013 15/01/2014

Regulación en la importación de la materia prima para la

producción y comercialización de medicamentos monopolio del

Estado (Unidad Administrativa Especial Fondo Nacional de

Estupefacientes).

25/11/2013

Participación Ciudadana 04/12/2013

Procedimientos transferencias de recursos a las Entidades

TerritorialesEn planeación

Base de Datos Única Afiliados - BDUA En planeación

Gestión de la Planeación Organizacional En planeación

En cuanto a procesos y procedimientos, la OCI remitió al Grupo de Desarrollo Organizacional los procedimientos de Auditoría y Plan de Mejoramiento, así como el Manual de Auditoría actualizado con la Guía de Auditoría para Entidades Públicas del DAFP. Se recibieron sugerencias de ajustes, los cuales al cierre de este informe se habían remitido nuevamente al Grupo de Desarrollo Organizacional para su publicación.

La OCI continuó con actividades relacionadas con:

Seguimiento a las acciones que cumplen los responsables dentro de la entidad para atender las Funciones de Advertencia de la CGR.

Coordinación para la atención de los requerimientos generales de la Contraloría General de la República.

Coordinación para la atención de los requerimientos efectuados por las Comisiones de Auditoría de la CGR cuando cumplen dichos procesos al interior de la entidad.

Presentación de informes exigidos por los entes externos.

PLANES DE MEJORAMIENTO Seguimiento y evaluación sobre las acciones de mejoramiento con fecha de cumplimiento a 30 de

diciembre de 2013, resultados que serán transmitidos vía SIRECI.



Concluyó la Auditoría al Plan de Mejoramiento, cuyos resultados fueron presentados al Comité Coordinador del Sistema de Control Interno en sesión del pasado 5 de diciembre de 2013. La Auditoria concluyó que existe un total de 577 hallazgos, de los cuales 377 están cumplidos y 200 se encuentran sin cumplir. Los 577 hallazgos, están conformados por 1009 acciones, de éstas 676 están cumplidas, 158 no han sido cumplidas y 175 se encuentran en ejecución. De las 676 acciones cumplidas, 358 no tienen observación por parte de la auditoría; 177 acciones tienen alguna anotación relacionada con los soportes o porque no se consideraron pertinentes.

En atención a los resultados, la OCI propuso una serie de actividades entre las cuales se señala el diseño de Planes de Mejoramiento Internos en cada una de las dependencias y designación de responsables, para la revisión de las acciones propuestas y entrega de evidencias. Lo anterior permitió registrar en el SIRECI, un plan de mejoramiento revisado, ajustado y con la identificación de evidencias documentales.

DIFICULTADES

AUTOEVALUACIÓN - EVALUACIÓN INDEPENDIENTE - PLANES DE MEJORAMIENTO De acuerdo con el Plan que se elaboró para hacer seguimiento a la implementación del Sistema Integrado

de Gestión Institucional – SIGI- en la tercera fase denominada seguimiento y mejora, se distinguen varias actividades que se relacionan con el componente de autoevaluación del control y la gestión, que no se lograron, algunas de ellas: Formular y ejecutar acciones de la encuesta de evaluación al Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad - Aplicativo DAFP; Definir y aplicar la encuesta para la autoevaluación del control; Formular planes de mejoramiento con fuente autoevaluación del control; Medir la eficacia del SIGI a través de los indicadores; Evaluar la satisfacción del cliente externo diferente a trámites y servicios.

Dentro del Plan Operativo del SIGI se propuso realizar la semana del SIGI, no obstante la actividad no se desarrolló de acuerdo con lo previsto. Teniendo en cuenta que la Subdirección de Gestión de Talento Humano lideró la feria de las dependencias llamada "Venga le cuento", el día 26 de noviembre de 2013 las dependencias participaron a través del diseño de cubículos, con el objetivo de Generar un espacio de integración, cooperación, creatividad y esparcimiento que contribuya al mejoramiento del clima organizacional y al ambiente laboral del Ministerio, mediante estrategias innovadoras que permitan presentar de forma ágil y eficaz los servicios que presta cada dependencia para cumplir las metas institucionales. La Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales participó mediante la presentación de temas del SIGI, realizando dinámicas a través de juegos conceptuales SIGI: "Tiro al blanco", "Quien quieres ser millonario" y "Triqui".

En la entidad aún no se han implementado los Planes de Mejoramiento Individual y los Planes de Mejoramiento por Proceso, producto de Auditorías Internas de Calidad, se tiene previsto realizar auditorías de calidad una vez se cuente con la totalidad de los procesos documentados, su aprobación y divulgación.



RECOMENDACIONES

Se sugiere que el Código de Ética, que fue publicado en la Intranet, sea estructurado en forma de documento virtual de aprendizaje interactivo. Igualmente es importante que se planeen actividades que permitan una socialización en puesto de trabajo del Código, que a través de la Intranet se promocione su lectura y aplicación y que en los procesos de inducción se incluya una referencia al Código. Es importante lograr su interiorización como fuente de formación de cultura organizacional.

Los roles frente a la Evaluación del Desempeño y a los Acuerdos de Gestión, están bien definidos en las distintas normas internas y externas, se ha afianzado la responsabilidad en la elaboración, seguimiento y evaluación por parte de los jefes inmediatos, de los servidores públicos de carrera y de los gerentes públicos según el caso. La Subdirección de Talento Humano adelanta una gestión para que unos y otros cumplan de manera oportuna con su suscripción, evaluación y reporte de resultados. Se sugiere que la Subdirección de Talento Humano, en su condición de, dependencia asesora de la alta dirección en materia de talento humano, ofrezca los resultados de dichos mecanismos de gestión y control, a través de cuadros estadísticos de cumplimiento a reportes que contribuyan a la toma de decisiones para mejorar las capacidades y competencias de los servidores públicos.

Condición que además se encauza al cumplimiento de lo dispuesto en el acuerdo 137 de 2010, artículo 5, Responsables de la Evaluación del Desempeño Laboral, que en el numeral 5.4 le señala a las Unidades de Personal la responsabilidad de Presentar al jefe de la entidad informes sobre los resultados obtenidos en las evaluaciones y calificaciones del servicio, con base en los informes de evaluación dispuestos por cada una de las áreas o dependencias y así como la articulación generada con los procesos de capacitación de los funcionarios, de acuerdo con los registros evidenciados en las evaluaciones de desempeño. En relación con los acuerdos de gestión suscritos por los gerentes públicos, es importante hacer seguimiento a la aplicación y cumplimiento de los mismos, en relación con la visión, misión y objetivos del Ministerio y en forma comparativa con los planes de acción y metas institucionales, de acuerdo con los resultados de las evaluaciones trimestrales emitidas por la Oficina de Planeación y Estudios Sectoriales, toda vez que no se hace alusión alguna en el informe a los procesos aplicados durante el período en referencia. Es importante señalar que la información resultante de los acuerdos de gestión debe tomarse como un insumo para la formulación de los planes institucionales de capacitación, así como los resultados de evaluación del desempeño de los funcionarios.

Se sugiere hacer ejercicios de socialización de los documentos del SIGI denominados Acta de

Compromiso de la Alta Dirección y Estilo de la Alta Dirección los cuales fueron publicados en la intranet.



Se sugiere revisar la Política Institucional de Comunicaciones frente al Modelo Estándar de Control Interno MECI, en especial los temas que tienen que ver con los mecanismos de consulta con grupos de interés, la identificación de fuentes primarias (externas), los mecanismos para la obtención de información para la gestión y las fuentes Internas de Información.

La Oficina de Control Interno igualmente, considera que los aspectos señalados en las dificultades de

cada subsistema, deben ser tomados como alertas y oportunidades de mejora especialmente en temas como:

La planeación sectorial, institucional y por dependencias. Aspecto importante que debe cumplirse en

atención al marco normativo vigente, a los compromisos de gobierno, a la misión y objetivos del sector y de la organización.

El compromiso institucional en el desarrollo de la gestión. Los objetivos y las funciones que les han sido asignados a cada una de las dependencias del Ministerio, deben cumplirse de manera integral y los responsables deben verificar su cumplimiento y que las actividades que se han definido en los diferentes planes y programas se alcancen en términos de oportunidad, calidad, eficiencia, eficacia y efectividad. Es importante recordar el Decreto 2145 de 1999 que en el artículo 5, literal e) señala como uno de los responsables del control interno a los servidores públicos, que como ejes del sistema de control interno tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.

Es importante el compromiso de todos los funcionarios del Ministerio para cumplir con la documentación

de los procesos, procedimientos y formatos, para que en el año 2014 se cuente con los documentos incluyendo el levantamiento de mapas de riesgos y sus respectivos planes de manejo.

Fortalecer el autocontrol y la autoevaluación en los procesos de la Entidad, como principios orientados a mejorar los aspectos mencionados con el fin de contribuir a lograr un sistema de gestión que opere con calidad y con niveles altos de satisfacción para los usuarios por los servicios prestados.

Fortalecer las actividades de socialización de las políticas de operación, la publicación en la WEB es un

medio que contribuye a su transmisión y conocimiento, pero es indispensable que se planeen e implementen acciones que aseguren su comprensión y asimilación por parte de los servidores públicos.

Fortalecer el conocimiento y aplicación de la filosofía de los componentes y elementos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, especialmente en lo relacionado con el componente de autoevaluación del control y la gestión. Se sugiere diseñar mecanismos, métodos, procedimientos encaminados a cumplir con una función evaluadora en dos momentos:

Uno, los propios servidores públicos que desde sus diferentes niveles de jerarquía y autoridad deben liderar procesos de autocontrol, entendidos como la capacidad que tiene cada servidor público de controlar su trabajo para detectar desviaciones y efectuar correcciones oportunas y efectivas, surge de la observación y cuidado constante que debe tener el servidor público sobre su gestión.



Dos, desde la Oficina de Control Interno cuyos procesos de evaluación y seguimiento deben mirarse como una labor preventiva y una oportunidad de mejora de la gestión organizacional. Las Auditorías Internas son un elemento clave para agregar valor y propiciar el conocimiento y aprendizaje organizacional, con el propósito de maximizar el cumplimiento de nuestras metas, alcanzar los objetivos y satisfacer de mejor manera las necesidades de nuestros usuarios. Los dos momentos que además son simultáneos, deben arrojar como resultado acciones de mejora que a su vez deben traducirse en Planes de Mejoramiento.

Aquí juega un papel importante la autoevaluación entendida como un proceso a través del cual la efectividad del Control Interno es examinada y evaluada y cuyo objetivo es proveer seguridad razonable para que todos los objetivos de la entidad sean alcanzados… La autoevaluación del control implica que los responsables de los procesos sean los encargados de evaluar y analizar sus propios controles. Esto permite que tengan mayor conciencia sobre su injerencia en la gestión de las dependencias o procesos a su cargo y no descansar su responsabilidad en el Jefe de Oficina de Control Interno1. (Negrilla fuera de texto)

ESTHER MADERO MARTINEZ Jefe Oficina de Control Interno Elaboró: Ruby Rocío Castro Contreras Profesional Especializado OCI.

1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces. Bogotá. Septiembre

de 2009

informe pormenorizado del estado del … · la oficina de control interno dando cumplimiento al...

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