informe guía - semestre de práqctica
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INFORME PRÁCTICA UNIVERSITARIA
EMPRESA SISO LTDA
JOHANN EDUARDO TORRES OROZCO
COD: 1210577
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PLAN DE ESTUDIOS ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SAN JOSE DE CUCUTA
2016
INFORME PRÁCTICA UNIVERSITARIA
EMPRESA SISO LTDA
JOHANN EDUARDO TORRES OROZCO
COD: 1210577
TUTOR(A)
IVAN ENRIQUE VILLAMIZAR RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PLAN DE ESTUDIOS ADMINISTRACION DE EMPRESAS
2016
Introducción
Por medio de este informe se dará a conocer y analizar el proceso de facturación
de los servicios ambulatorios de la empresa SERVICIO INTEGRAL DE SALUD
OCUPACIONAL SISO LTDA, así como también saber la misión, objetivo y propósitos de
la empresa en su desarrollo social.
Se entenderá que, para las organizaciones dedicadas a la prestación de servicios, el
manejo adecuado de los procedimientos para tramitación de órdenes de compra, facturación
y recaudo de cartera poseen gran importancia.
En la empresa S.I.S.O LTDA (servicio integral de salud ocupacional limitada),
existen problemas de confusión al realizar los procedimientos para la tramitación de
órdenes de compra, facturación y recaudo de cartera, ya que estos procesos no están siendo
aplicados correctamente por parte del personal administrativo y deben ser estandarizados
para prestar un servicio eficiente que conlleve al pago oportuno de facturas por parte de los
clientes.
La empresa S.I.S.O LTDA, se dedicada a la prestación de servicios médicos y
laboratorio clínico ocupacional, así como en la atención domiciliara integral para el cuidado
de los pacientes que hacen un episodio de enfermedad aguda con posibilidades de regresar
a su estado de salud anterior o de alcanzar un nuevo estado de equilibrio.
1. Marco Referencial
1.1.Situación Problemática (Descripción de la Situación Problema)
La prestación de los servicios de salud cambió ostensiblemente con la puesta en
marcha del Sistema General de Seguridad Social en Salud, por una parte, los prestadores
cambiaron su denominación convirtiéndose en INSTITUCIONES PRESTADORAS DE
SERVICIOS DE SALUD IPS.
El estado a su vez, entregó la administración de los recursos a las EMPRESAS
PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD EPS, las cuales pasaron a administrar los
sistemas contributivo y subsidiado. La prestación de servicios de salud surte efecto luego de
la firma de un CONTRATO DE PRESTACIÓN, en el cual se define la MODALIDAD de
prestación, la FORMA de pago y los SOPORTES que la entidad prestante debe aportar para
cobrar los servicios prestados.
Posteriormente se fueron reglamentando varios de los aspectos consignados en la Ley
100 de 1.993, Uno de estos fue el decreto 1876 de 1996, que permitió que las tradicionales
entidades de salud del orden público se transformen en Empresas Sociales del Estado.
Adicionalmente impuso la Ley 100, introdujo un nuevo vocabulario en el sector salud, uno
de ellos CLAVE para las empresas fue CLIENTE, otro concomitante fue VENTA de un
servicio, previo CONTRATO entre las partes.
Surge así la necesidad de transformar las tradicionales CAJAS del modelo anterior en
verdaderos centros de FACTURACIÓN, encargados de OBJETIVIZAR ese bien intangible
que es el servicio y que puede en una entidad ser una arteria tan importante que sostenga o
una vena rota que desangre la Institución, de allí que un buen sistema de facturación de
servicios de salud, debe estar acompañado de un excelente proceso de auditoría. Esta
referida ley introduce otro concepto en salud, que, sin ser nuevo en el área, lo va
perfeccionando en el tiempo como lo es “CALIDAD”, entendida en salud como sistema
obligatorio de garantía de calidad que la garantice y desde entonces las entidades han
invertido 13 recursos para ir a la vanguardia de la norma.
Los sistemas de facturación de las entidades han sufrido enormes cambios y
transformaciones, poco a poco se han ido ajustando a las normas y a la tecnología. Se han
tenido que romper mitos, cambiar la cultura de trabajo, introducir la tecnología y cambiar
las sumadoras por equipos de cómputo con software cuya variedad en el mercado es
amplia. Pese al esfuerzo realizado por las Instituciones, no es desconocida la cantidad de
recursos que se pierden por la facturación incorrecta de los servicios, por soportes
incompletos, por canalización inadecuada de la factura, etc., lo que genera altos índices de
glosa, producen desgaste administrativo, iliquidez y demás consecuencias.
Nuestro proyecto pretende diseñar un instrumento de auditoría que permita a las
instituciones disponer de un sistema de facturación efectivo, oportuno ajustado a la norma,
a la necesidad y requerimiento de la institución, teniendo en cuenta el talento humano y el
desarrollo tecnológico.
1.2.Justificación
La importancia del área de facturación como encargada de la recuperación de los
recursos empleados en cualquier tipo de empresa y en especial en las prestadoras de
servicios de salud en Colombia, ameritan un estudio de evaluación a través de la aplicación
de un Instrumento de auditoria.
En el área de facturación de SISO LTDA se busca brindar herramientas que permitan
disminuir las inconsistencias y tomar correctivos oportunos en los servicios prestados, tener
mejores posibilidades de competitividad en el sector y la posibilidad de unificar criterios
para un eficiente manejo de la facturación, conociendo las condiciones mínimas que deben
tener las Instituciones para garantizar que el total de las actividades, procedimientos e
intervenciones realizadas se desarrollen bajo un manual de procedimientos y tarifas fijadas
en los contratos que ejecuta la institución.
1.3.Objetivos
1.3.1. General.
Desarrollar un informe que permita determinar las fallas en el área de facturación
en SISO LTDA IPS que incluya las condiciones mínimas que deben tener las Instituciones
para garantizar que el total de las actividades, procedimientos e intervenciones realizadas se
encuentran de acuerdo con un manual de procedimientos y tarifas fijadas en los contratos
que ejecuta la institución.
1.3.2. Específicos.
Identificar el proceso de facturación y sus etapas en la empresa SISO LTDA Cúcuta.
Definir los responsables y sus funciones en el proceso de facturación en la empresa
SISO LTDA Cúcuta.
Identificar los riesgos en facturación asociados al incumplimiento de las
condiciones mínimas.
1.4.Diagnostico
Servicio integral de salud ocupacional limitada (S.I.S.O Ltda.)
Reseña histórica.
Servicio integral de salud ocupacional SISO Ltda cuenta con más de 19 años en el
mercado desde su origen el 20 de julio de 1996 en la ciudad de Cúcuta - Norte de
Santander. Después de 18 años contamos con la experiencia y compromiso en la prestación
de los servicios de salud en la población Norte Santandereana, en el cual hemos decidido
transformar nuestra razón social, infraestructura, talento humano, ubicación y calidad en los
servicios.
Con el transcurso de los años hemos incorporado nuevas líneas de productos con el
objetivo de proveer a nuestros clientes una solución integral a sus necesidades.
Actualmente está ubicada en la calle 19 N° 0-49 esquina Barrio Blanco – Cúcuta.
Quienes somos
SISO LTDA está conformado por empresas institucionales prestadoras de servicios
de salud en el Departamento de Norte de Santander y actualmente habilitadas por la
Secretaria de Salud para prestar los servicios en el primer nivel de atención.
Contamos con la experiencia y compromiso en la prestación de los servicios de salud
en la población Norte Santandereana, en el cual hemos decidido transformar nuestra razón
social, infraestructura, talento humano, ubicación y calidad en los servicios.
Misión
Ser una empresa líder en la prestación de servicios de salud en primer nivel de
atención, garantizando la calidad del servicio a través del mejoramiento continuo en los
procesos de atención.
Visión
En el 2020 SISO LTDA se consolidará como la empresa prestadora de servicios de
salud líder y preferida por los usuarios, contribuyendo a su bienestar y desarrollo personal
siendo modelo de gestión, calidad y responsabilidad en el Departamento de Norte de
Santander, con proyección Nacional.
Objetivos
(i) Prestación de servicios de Salud y vacunación con calidad, cumplimiento y
garantía, que cumplan las expectativas y la necesidad de cada usuario.
(ii) Prestación de Servicios de Salud Domiciliaria con calidad, seguridad,
versatilidad y confiabilidad.
(iii) Vacunación acorde y a tiempo con el esquema de vacunación establecido por
el ministerio de protección social.
(iv) Servicio de Salud Ocupacional orientado a velar el bienestar físico y mental
de los trabajadores.
(v) Servicio de medicina general enfocado a mejorar el estado de salud de la
población norte santandereana.
Valores: Responsabilidad, Honestidad, Cumplimiento, Solidaridad, Calidez Humana.
Política de calidad
SISO LTDA Está comprometido con sus usuarios a prestar servicios de salud en
forma oportuna y segura; dentro de un sistema de Gestión de Calidad y el mejoramiento
continuo contando para ello con un equipo de trabajo humano dispuesto, comprometido y
profesional para la prestación de los servicios de salud.
Servicios prestados
Vacunación: Empresarial, familiar, viajeros nacional e internacional, vacunación
domiciliaria. Las Vacunas que aplicamos son de laboratorios reconocidos a nivel nacional
e internacional (Sanofi Pasteur, GSK, Wieht, Distrifarmed S.A.S) avalados por el
Ministerio de Protección Social en Colombia.
Medicina preventiva y del trabajo:
Examen médico de ingreso Tiene como objetivo ubicar al trabajador donde mejor se
pueda desempeñar teniendo en cuenta su experiencia y estados antropométricos,
fisiológicos e intelectuales.
Examen médico periódico: Son exámenes que se practican para descubrir
prematuramente cualquier alteración de la salud de origen laboral, con objeto de hacer una
intervención temprana que garantice buenos resultados.
Examen médico de retiro: Evaluación médica ejecutada cuando se termina la relación
laboral, con el objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador
se retira de la Institución.
Otros: Examen Médico Por Reintegro, Examen Médico Orientado Al Riesgo,
Examen Médico Osteomuscular., Examen Médico Por Cambio De Oficio
Medicina laboral: Calificación origen de enfermedad, Calificación grado de
invalidez., Evaluación médica ocupacional, Trabajo protegido o transicional, Reubicación
laboral, Prueba de trabajo, Concepto Final de Rehabilitación.
Pruebas complementarias
Audiometrías: Tamiz, Clínica
Optometría: Visiometría, Agudeza visual por optometría, Tamizaje optométrico,
Optométrico general, Test ISHIHARA
Psicología: Evaluación y selección de Personal, Consultas a niños y adulto, Visitas
Domiciliaria, Capacitación en riesgo psicosocial, Otras de acuerdo a la necesidad de la
empresa.
Espirometría
Toma de muestra de laboratorio clínico
Capacitaciones
Programas de Fortalecimiento de clima organizacional (Sentido de Pertenencia,
motivación laboral, liderazgo, resolución de conflictos, comunicación y trabajo en equipo).
Programa Estilos de Vida Saludables
Riesgos laborales
Asesoría Jurídica en riesgos y seguridad social
Acompañamiento programa salud ocupacional
Otras de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Higiene y seguridad industrial: Riesgos Laborales, Panorama de riesgo, Planes de
emergencia, Elementos de protección, Manejo seguro de herramientas, Programa de
sistemas de vigilancia epidemiológica, Conformación y capacitación del COPASO.
Procedimiento
El aspirante o los aspirantes a ingresar a su institución, es decir los seleccionados para
poder realizarles los exámenes obligatorios requeridos deben asistir con una autorización
por medio escrito debidamente firmada por la empresa encargada, para tener certeza de su
identificación y que realmente pertenezca a dicho proceso, para así evitar contratiempos
indebidos.
Así mismo, teniendo definido el listado de dichos aspirantes se procede a dar las
siguientes instrucciones el día anterior a la toma de los exámenes, para que asistan a partir
de las 7 a.m. con la preparación de acuerdo al área de especialidad.
El proceso comienza de la siguiente forma:
Laboratorio clínico
El paciente debe presentarse a las 7:00 a.m. en nuestras instalaciones en ayunas,
recoger la muestra del parcial de orina para que sea entregado a la auxiliar de laboratorio y
ella pueda proceder a la toma de muestra de sangre.
Radiología
El día anterior el paciente deberá comprar un rasco de citromel o travado oral, para
que sea administrado vía oral, es decir, deberá tomárselo de la siguiente manera: ½ frasco a
las 5:0 p.m. y ½ frasco a las 5:30 p.m. del día anterior, puede ser consumido con jugo de
naranja o gaseosa roja, manteniendo una dieta de solo consume de pollo, galleta o gelatina,
no debe consumir ningún alimento pesado por ejemplo: arepa, frijoles, sopas, etc., para asi
prevenir que a la hora de la toma del RX sea más evidente detectar cualquier anomalía o
está dentro de los límites normales, se le miden los diferentes ángulos a las placas.
Optometría
El profesional se centra en la medida del estado refractivo de ambos ojos mediante
procedimientos como la esquiascopia o retinoscopia y sobre todo, a través del método de
refracción ocular. De esta forma se detectan, compensan y corrigen numerosas anomalías
visuales como la miopía, hipermetropía, astigmatismo, queratocono o estrabismo, entre
otras. El profesional emite su resultado de acuerdo a la valoración obtenida.
Audiometría
Es un examen que tiene por objeto cifrar las alteraciones de la audición en relación
con los estímulos acústicos, resultados que se anotan en un gráfico denominado
audiograma. Se evalúa mediante la prueba de conducción de los sonidos por vía aérea
mediante la utilización de tonos puros. Se evalúan las frecuencias de 125-250-500-1000-
2000-3000-4000-6000 y 8000 ciclos por segundo o Hertz. Un atenuador de intensidad de
decibeles entre los 0 y 110 db y un generador de ruidos en mascarados. LE paciente es
valorado y de acuerdo a su diagnóstico se da el resultado final.
Electrocardiograma
Un ECG es uno de los procedimientos más rápidos y sencillos que se utilizan para
evaluar el corazón. Un técnico de ECG, una enfermera o un médico le pondrán 10
electrodos diferentes (pequeños parches de plástico) en lugares específicos del pecho, los
brazos y las piernas. Le colocarán seis electrodos en el pecho y un electrodo en cada brazo
y en cada pierna. Los electrodos son autoadhesivos y se peguen a la piel. Tendrá que estar
acostado o tendido en una camilla, y las derivaciones (cables) se conectarán a los
electrodos.
Electroencefalograma
El electroencefalograma (EEG) es un análisis que se utiliza para detectar anomalías
relacionadas con la actividad eléctrica del cerebro. Este procedimiento realiza un
seguimiento de las ondas cerebrales y las registra. Se colocan pequeños discos metálicos
con cables delgados (electrodos) sobre el cuero cabelludo y después se envían señales a una
computadora para registrar los resultados. La actividad eléctrica normal del cerebro forma
un patrón reconocible. Por medio de un EEG, los médicos pueden buscar patrones
anormales que indiquen convulsiones u otros problemas.
Preparación
El paciente se realizará un EEG, la preparación es mínima. El cabello debe estar
limpio y sin aceites, espray o acondicionador para ayudar a que los electrodos se adhieran
al cuero cabelludo
Si el paciente toma medicamentos que podrían alterar los resultados del estudio, es
probable que el médico le recomiende interrumpirlos, cabello como fijadores o gel.
Infórmele al médico sobre todos los medicamentos (con receta y de venta libre) y
suplementos de hierbas que esté tomando.
Suspenda el uso de medicamentos que puedan interferir con el examen si su médico
se lo ha indicado. No interrumpa el uso de medicamentos sin antes consultar a su médico.
Evite el consumo de alimentos o bebidas que contengan cafeína entre 8 y 12 horas
antes del examen.
Siga todas las indicaciones de su médico acerca de acortar el sueño la noche anterior
al examen.
Algunos EEG requieren que el paciente duerma durante el procedimiento y otros no.
Si el EEG debe realizarse mientras el paciente duerme, es posible que la noche
anterior al examen los adultos deban dormir 4 ó 5 horas.
Evite ayunar la noche anterior y el mismo día del procedimiento ya que tener un nivel
de azúcar bajo en la sangre puede incidir en los resultados.
En función de su estado clínico, el médico puede solicitar otra preparación específica.
Nota: Cada aspirante deberá presentarse con su documento de identidad original y
deberá firmar cada planilla de cada médico específico, con su debida huella de su dedo
índice derecho para dar soporte seguro y real de cada uno de ellos.
Después de corroborar dichos resultados, a los tres días siguientes serán entregados
todos los exámenes individuales de cada aspirante, en su debido orden en una carpeta que
será emitida a la persona delegada para recibir dicha información, y así dar entrega
satisfactoria de dicho proceso.
Programa de atención integral domiciliaria
SISO LTDA tiene como objetivo brindar servicios de salud domiciliarios que
contribuyan al bienestar y satisfacción del usuario mediante prácticas médico-asistenciales
seguras, trato humanizado y la participación activa dentro de su entorno familiar.
Servicios incluidos
Medicina General
Atención por Enfermera Profesional
Cuidados básicos enfermería 24 horas (Turnos de 4,6 y 12 Horas Diarias).
Realización de procedimientos específicos.
Terapia Respiratoria.
Fisioterapia.
Fonoaudiología.
Terapia Ocupacional.
Nutrición y Dietética.
Psicología.
Delimitación del área de trabajo en la empresa
Estructura organizacional
Fuente: S.I.S.O Ltda., 2015.
La estructura organizacional de la empresa, se encuentra a cargo y administrada por
la gerente general, seguido de esta encontramos los coordinadores de calidad y después los
distintos jefes de cada departamento.
Recursos Humanos Recursos Físicos Recursos Tecnológicos
Gerente general
Contador publico
Auxiliar administrativo
Auxiliar contable
Enfermera jefa de calidad
Auxiliares de enfermería
Médico general
Médico especialista en
salud ocupacional
Psicóloga
Nutricionista
Fonoaudiólogo
Fisioterapeuta
Bacteriólogo
Oficina
Escritorio
Silla
Impresora
Fotocopiadora
Teléfono
Grapadora
Lapiceros
Resmas de papel
Carpetas
Equipo de cómputo
Programa contable visual
TNS
Microsoft Word
Microsoft ExcWindows
MicrosoftCuenta de
Microsoft Hotmail
Conexión a internet
Matriz DOFA
Positivo Negativo
O
rigen
inte
rno
Fortalezas
Debilidades
Cuenta más de 19 años de experiencia
en el sector salud.
Tiene la aprobación y habilitación
para la prestación de servicios.
Cuenta con personal capacitado.
Posee alianzas estratégicas y
convenios con grandes empresas.
Disposición de herramientas y equipos
especializados.
Ofrece y brinda servicios de salud
ocupacional domiciliaria y
personalizada.
Falencias en la gestión administrativa.
Falta de remodelación y mejora de
infraestructura.
Insuficiencia en la implementación y
ejecución de los procesos de mercadeo y
publicidad.
Falencia en la implementación de
herramientas informáticas para la ejecución y
trámites en los procesos administrativos.
Tarifas de prestación de servicios no acordes
y convenientes frente a los de la competencia.
Ori
gen
ext
erno
Oportunidades Amenazas
Tiene alta demanda en los servicios
por parte de pequeñas y medianas
empresas de la ciudad de Cúcuta.
Implementación de marketing
publicitario.
Posee experiencia en el mercado y
amplio conocimiento en materia de
los servicios ofertados.
Posicionamiento.
Ubicación estratégica.
Alta competencia por parte de entidades
locales.
Tarifas y precios bajos en la prestación de los
distintos servicios de salud ocupacional por
parte de los competidores.
Crisis económica y en el sector salud.
Incumplimiento en el pago oportuno de los
servicios prestados a convenios empresariales.
Competencia.
Análisis DOFA
Observando las anteriores variables de la matriz DOFA, podemos estudiar y
comparar como se encuentra y se consolida la empresa S.I.S.O Ltda frente a los niveles de
competencia y calidad que exige el entorno empresarial. También podemos hallar los
distintos factores que hacen que la empresa no pueda tener una mejora continua y óptimo
desarrollo de sus actividades.
Enfocándonos en el análisis interno se puede decir que la empresa está consolidada
en el mercado local de servicios de salud ocupacional, contando con un buen personal de
planta capacitado y la disposición de las herramientas y equipo de trabajo esenciales para el
cumplimiento de sus actividades, así mismo, añadiendo valor agregado a servicios de salud
ocupacional como el de medicina general y enfermería a domicilio, los cuales logran
marcar la diferencia frente a la competencia y resultan ser muy demandados por personas y
empresas de la ciudad, todo esto permite y hace que la empresa sea reconocida en el sector
salud.
A pesar de todo esto la empresa posee algunas variables que no le permiten tener
una mejora en la ejecución de los procesos administrativos, fundamentales en el desempeño
y realización de su actividad económica, por lo tanto, la base para contrarrestar todo esto es
que la empresa aplique buenos fundamentos de administración, los cuales son muy
importantes para que la empresa pueda salir de las dificultades internos que posee y así
luego pueda crecer en el futuro.
Por otra parte, podemos analizar que la situación externa de la empresa presenta
dificultades relacionadas a la alta competencia y otros factores relacionados a la crisis
financiera que presenta el sistema de la salud en Colombia. Esto conlleva a que la empresa
valla a la busca de nuevas estrategias de mercado y alianzas que le permitan fortalecerse y
consolidarse en el mercado local.
2. Plan de acción
Para el desarrollo e implementación de un mecanismo que permita auditar el sistema
de facturación se deben tener en cuenta:
(i) Análisis del estado actual del proceso de facturación y admisiones.
(ii) Revisión de formatos de captura de información actuales.
(iii) Revisión del flujo de información.
(iv) Verificación de funciones del personal involucrado en los procesos.
(v) Determinación de procedimientos actuales del área
El mecanismo utilizado para la recolección de datos y estudio de los procesos será el
siguiente:
(i) Se enviarán notas al área de Facturación, Departamento Contable, solicitando
información referente al funcionamiento del proceso de facturación.
(ii) Se llevará a cabo actividad presencial que permita conocer y evaluar el
mecanismo de facturación, en el lugar.
(iii) Se realizarán entrevistas con el área Contable, con el área de Facturación.
De ese modo, se identificarán los responsables del procesamiento de las facturaciones
del IPS SISO LTDA en todos los niveles. Simultáneamente se realizaron consultas con
Entidades Prestatarias y otros centros de facturación a fines de realizar comparaciones
(benchmarking).
Recopilación de la información
Para el desarrollo e implementación de un mecanismo que permita auditar y mejorar
el sistema de facturación se deben tener en cuenta:
(i) Análisis del estado actual del proceso de facturación.
(ii) Revisión de formatos de captura de información actuales.
(iii) Verificación de funciones del personal involucrado en los procesos.
(iv) Determinación de procedimientos actuales de las áreas
Procedimiento para recopilar información
(i) Enviar notas al área de Facturación, Departamento Contable, solicitando
información referente al funcionamiento del proceso de facturación.
(ii) Realizar reuniones con el área administrativa para identificar posibles errores en
la prestación del servicio que conlleve a la generación de glosas por parte de
algunas entidades.
(iii) Identificar los responsables del procesamiento de las facturaciones del IPS SISO
en todos los niveles.
(iv) Realizar una entrevista semi-estructurada que permita conocer e identificar las
fallas en los procesos de la empresa.
Análisis de la información obtenida
Como primer análisis del mecanismo del sistema de facturación permitió identificar
que la IPS SISO tiene falencias en los siguientes procedimientos:
No tiene una estandarización en los procesos de facturación.
Existe mala parametrización en el sistema contable que maneja la empresa.
Resultan incoherentes los datos de las cuentas por cobrar debido a que no existe una
buena estrategia de recaudo de cartera y actualización del sistema contable.
Existen convenios que no se han renovado desde hace varios años, por lo tanto, se
dificulta la gestión de cobranza.
No existe gestión para el seguimiento de cartera vencida.
Los profesionales de salud no evidencian adecuadamente el servicio prestado a los
pacientes, por lo tanto, se causan glosas en las facturas.
El personal encargado del proceso no tiene un manual de funciones que permita
realizar correctamente los procesos y delimite responsabilidades.
Se evidencian quejas por parte de los usuarios debido a que el personal de salud no
cuenta con el plan adecuado del paciente, salen sin permiso del lugar de prestación de
servicio.
La facturación no se radica en las fechas estipuladas por las entidades, debido a que
no se le exige al personal de salud entregar semanalmente las evidencias para ser revisadas
oportunamente.
Facturación en los Servicios de Salud
La factura es un documento legal que refleja la operación de un servicio que se le
presta a los usuarios o personas siendo esta un registro, valorización y liquidación de los
procedimientos, actividades y consumos (suministros y medicamentos) prestados a un
paciente hospitalario o ambulatorio, para efectos de cobro, que generen ingresos con los
cuales se financiará la entidad.
De igual forma es importante en tanto es medio de información intra y extra
institucional (Entidades Promotoras de Salud-subsidiado y contributivo-Compañías
aseguradoras, Fondo de Solidaridad y Garantía, etc.) que favorece de esta forma la
supervivencia o sostenibilidad, el crecimiento y la rentabilidad del prestador de servicios.
Procesos administrativos que sirven de apoyo a una correcta Facturación
El proceso de facturación en una IPS, definido como aquella actividad en la cual
intervienen personas jurídicas o naturales, que mediante una negociación se contrata un
producto o un servicio, valorizándolo con el objeto de convertirlo en dinero, debe activarse
al momento de un usuario solicitar un servicio, seguir con su atención y finalizar con el
egreso de la institución. Para una correcta facturación se tiene como apoyo la norma y los
servicios que se pactan en la contratación y acuerdo con la entidad responsable de pago y la
institución.
Modalidades de las Contrataciones
EVENTO: Es decir hay un pago por servicio o actividad que presta la IPS
Requerimientos de la factura
Información de la entidad o institución que expide la factura. Razón social; NIT,
dirección, teléfono, fecha, número del consecutivo.
Información del paciente.
Descripción detallada de servicios prestados
Firmas
Soportes de la factura
Según el procedimiento ejecutado por el prestador, se debe anexar: Remisión,
Referencia, Autorización de Servicios, fotocopia del carnet y cedula, Epicrisis, RIPS, hojas
de descripción de procedimientos quirúrgicos, hojas de medicamentos, hojas de
administración de líquidos, hoja de evolución de Enfermería, informe de procedimientos de
apoyo diagnostico como imagenología, laboratorios; entre otros. Listados Estándares de
Soportes de Facturas (Anexo Técnico No.5, Resolución 3047 De 2008): Listado Estándar
De Soportes De Las Facturas Para El Mecanismo De Pago Por Caso, Conjunto Integral De
Atenciones, Paquete O Grupo Relacionado Por Diagnóstico:
a. Factura o documento equivalente.
b. Autorización.
c. Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo
con lo establecido en el acuerdo de voluntades.
d. Resumen de atención o epicrisis.
e. Descripción quirúrgica. Si aplica.
f. Registro de anestesia. Si aplica.
g. Comprobante de recibido del usuario.
h. Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
i. Informe patronal de accidente de trabajo (IPAT), o reporte del accidente por el
trabajador o por quien lo represente.
j. En el caso de medicamentos para pacientes hospitalizados cuando el prestador no
haya recibido respuesta de la solicitud antes del egreso del paciente, debe anexar la
copia de la solicitud y la prueba de envío de la misma a la entidad responsable del pago.
Glosas
Según el anexo técnico No. 6 de la Resolución 3047 de 2008, una glosa es una no
conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de
servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión
integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud; mientras que
una devolución es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación
de servicios de salud encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión
preliminar y que impide dar por presentada la factura. Las causales de devolución son
taxativas y se refieren a falta de competencia para el pago, falta de autorización, falta de
epicrisis, hoja de atención de urgencias u ordinograma, factura o documento equivalente
que no cumple requisitos legales, servicio electivo no autorizado y servicio ya cancelado.
Las causas de mayor presentación de glosas ante una factura son:
1. Documentos sin diligenciar o mal diligenciados
2. Documentos enmendados
3. Inconsistencias en los soportes anexos
4. Cobros sin la comprobación de los derechos de usuario, como lo son los documentos
tarjeta, cédula
5. Errores en los cobros facturados ante lo pactado en el contrato como
6. Tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas
7. Falta de la relación de pacientes
8. Falta de documentos
9. Prestación de servicios por fuera del POS sin realizaciones de CTC.
10. Falta de pertinencia técnico científica entre diagnóstico y procedimientos realizados y/o
servicios prestados.
Presentación de glosas
Ante la presentación de una glosa se debe tener una adecuada gestión y manejo de las
glosas, por lo tanto, es necesario que en el contrato que se haya estipulado con la empresa
contratante de prestación de servicios se establezcan, claramente, los requisitos y plazos
para su presentación, por parte de la entidad contratante. En caso de no pactarse el plazo, se
adopta el estipulado en la normatividad vigente como lo está en el Decreto 4747 del 2007.
La glosa debe contener la relación de facturas o documentos equivalentes glosados,
donde se especifique: número del documento, nombre del usuario, concepto glosado y
causa de la glosa. Adicionalmente, debe traer anexas las facturas o documentos
equivalentes y los soportes presentados por dichos servicios. La empresa prestadora del
servicio debe presentar un adecuado procedimiento para la recepción y trámite de las
glosas, en el que se
Considere la verificación del cumplimiento de los requisitos acordados para su
presentación y las acciones a seguir, en caso de incumplimiento. Para establecer claramente
la fecha de recepción de la glosa por parte de la IPS, el funcionario encargado de esta labor,
debe dejar constancia en el original, consignando su nombre, firma, fecha y hora de recibo.
El proceso de este debe ser complementario y llevar un registro consecutivo de cuentas de
cobro presentadas.
PLAN DE TRABAJO PARA EL DISEÑO DE UN INSTRUMENTO DE
AUDITORIA AL PROCESO DE FACTURACION DE LOS SERVICIOS
AMBULATORIOS DE SERVICIO INTEGRAL DE SALUD OCUPACIONAL SISO
LTDA
Propuesta para manual de procedimientos de orden de servicios, facturación y
cobranza. Identificando los responsables del proceso.
Emitir una circular informando a todos los profesionales la forma correcta de llenar
las notas de enfermería para evitar posibles glosas.
Implementación del formato de Evolución de enfermería.
Implementación de formato para revisión de evolución de enfermería.
Solicitud de capacitación del sistema contable (TNS).
Solicitud de parametrización del sistema contable (TNS)
Capacitación informativa para explicar los nuevos procedimientos para tramitar
facturación, manejo de software, proceso de cobranza y llenado correcto de
formatos de enfermería.
Desarrollar normas de control interno y procedimientos escritos, que especifiquen
los pasos exactos a seguir en el otorgamiento, manejo y cobro de los créditos.
Considerar normas para regular las actividades en el Departamento de Contabilidad
Mantener la información actualizada, para obtener datos confiables de los
Estados de cada cliente.
Realizar un reporte mensual a fin de evitar acumular provisiones para cuentas
incobrables.
PROPUESTA PARA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TRAMITACION DE ORDEN DE SERVICIOS, FACTURACION Y
COBRANZA
EMPRESA: ESTANDAR
No. DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Recibir orden de servicio por correo electrónico o física. RECEPCION 2 Imprimir la orden y hacerla firmar por el paciente. RECEPCION 3 Solicitar e imprimir orden de compra. RECEPCION 4 Coordinar médicos y demás exámenes para prestar el servicio. RECEPCION 5 Realizar exámenes correspondientes según orden emitida por la empresa (examen médico de
ingreso, egreso, periódico, osteomuscular, laboratorios, etc)
RECEPCION 6 Adjuntar a la historia médica los exámenes adicionales realizados a cada paciente. RECEPCION 7 Emitir concepto médico. RECEPCION 8 Enviar por correo electrónico concepto medico una vez el paciente culmine todos los
exámenes. RECEPCION
9 Crear un paquete que contenga:
Original del concepto medico de cada paciente.
Orden de compra de cada paciente.
Orden de servicio firmada por el paciente.
RECEPCION
10 Entregar paquete del 27 al 30 de cada mes en contabilidad para revisión y emisión de la factura.
RECEPCION
11 Entregar a la auxiliar administrativa las historias clínicas de todos los pacientes vistos en el mes para archivar.
RECEPCION
9 Emitir factura por servicios prestados cumpliendo con los requisitos establecidos por el código y por la empresa
Fecha de elaboración
Razón social del cliente
NIT
Dirección fiscal
Descripción del servicio prestado
Solo permite describir exámenes de ingreso y/o egreso en una misma factura.
Solo permite describir exámenes periódicos en una misma factura.
Valor unitario, Valor total
Sello de la empresa emisora, Firma del responsable de emitir factura.
Las facturas serán emitidas del 1 al 2 de cada mes relacionando todos los exámenes realizados del 1 al 30 del mes inmediatamente anterior.
CONTABILIDAD
10 Diligenciar formato de prestación de servicios en su totalidad y adjuntarlo. CONTABILIDAD
12 Entregar paquete el día 2 de cada mes, adjuntando original y una copia de la factura emitida por cada paciente.
CONTABILIDAD
13 Fecha de radicación: Los 3 primeros días del mes.
Radicar en las oficinas de ventas y servicios Cúcuta los siguientes documentos:
Original del concepto medico de cada paciente.
Orden de compra de cada paciente.
Orden de servicio firmada por el paciente.
Formato de prestación de servicios diligenciada en su totalidad.
2 copias de las facturas emitidas en el ítem anterior.
AUX. ADMIN
PROPUESTA PARA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TRAMITACION DE ORDEN DE SERVICIOS, FACTURACION Y
COBRANZA
EMPRESA: EPS COOMEVA
No. DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Recibir orden de servicio en físico firmada por el paciente. RECEPCION 2 Verificar dirección y teléfonos del paciente. RECEPCION 3 Solicitar orden médica y fotocopia del documento de identidad del paciente. RECEPCION 4 Entregar inmediatamente la orden médica, orden de servicios, copia de la cedula del
paciente dirección y teléfono a la coordinadora de servicios de atención domiciliaria RECEPCION
5 Coordinar y asignar los profesionales para la prestación de los servicios. Entregar insumos para prestar servicios.
JEFE ATENCION
DOMICILIARIA 6 Entregar la orden médica, orden de servicios, copia de la cedula del paciente
dirección y teléfono a contabilidad para registrar en sistema.
JEFE ATENCION
DOMICILIARIA 7 El personal asignado para prestar el servicio debe traer semanalmente para su
revisión los siguientes formatos debidamente diligenciados:
Hoja de firmas (firmada por el profesional, el paciente o familiar) para verificar que le hicieron los procedimientos ordenados.
Evolución del paciente, firmada y sellada por el profesional.
JEFE
ATENCION DOMICILIARIA
8 Crear un paquete que contenga:
Copia de la evolución de todos los pacientes atendidos en el mes firmada y sellada por el profesional.
Copia de la orden medica de todos los pacientes atendidos en el mes.
Original autorización de servicios. Entregarlo en contabilidad del 1 al 3 de cada mes.
JEFE ATENCION
DOMICILIARIA
9 Emitir factura por servicios prestados cumpliendo con los requisitos establecidos por el código y por la empresa
Fecha de elaboración
Razón social del cliente
NIT
Dirección fiscal
Descripción del servicio prestado según autorización. (una por paciente)
Valor unitario, Valor total
Sello de la empresa emisora, Firma del responsable de emitir factura.
Las facturas serán emitidas del 1 al 5 de cada mes
CONTABILIDAD
10 Entregar paquete con todos los documentos mencionados en el punto 8 y adjuntar original y copia de la factura emitida por cada paciente, RIC, carta de relación de factura y pacientes del mes.
CONTABILIDAD
13 Radicar los primeros 5 días del mes en las oficinas de Coomeva Cúcuta. AUX. ADMIN
CIRCULAR No. 01
De: Gerencia SISO servicio integral de salud ocupacional Para: Profesionales de la salud Asunto: Forma correcta de llenar las notas de enfermería Cordial Saludo.
La IPS SISO servicio integral de salud ocupacional informa que la forma correcta para llenar las notas de enfermería son las siguientes:
El encabezado de nota debe ir completo, (nombres, identificación, dirección, teléfono, edad y los diagnósticos completos).
Al iniciar la nota se debe justificar claramente las condiciones de como recibe al paciente haciendo una revisión visual y física del estado del paciente.
Si tiene heridas de cualquier tipo indicar como se encuentran al recibir turno y como las entrega al terminar turno.
Se debe indicar hora a hora las actividades realizadas al paciente, cuando tenga citas médicas justificar las horas de salida del domicilio, las condiciones en las que sale el paciente, los signos vitales y el tiempo que se tardan en la consulta médica o procedimiento.
Se debe indicar hora a hora las actividades realizadas al paciente durante la cita médica o procedimientos fuera del domicilio.
Se debe indicar nombre completo del Doctor que atendió al paciente en la cita médica o procedimiento en general (quimioterapias, tomas de muestras etc..) que se le realicen al paciente por fuera de su domicilio.
Se debe indicar la hora en que se le suministra los medicamentos formulados por el médico tratante.
Se deben indicar la hora en la que se le realizan terapias físicas, respiratorias y el nombre del personal médico tratante.
Las notas de enfermería se deben entregar semanalmente en la calle 19 No. 0-49 barrio blanco para su revisión y aprobación.
Atentamente,
AMPARO FUENTES VERGARA REPRESENTANTE LEGAL
IPS Programa de Atención Domiciliaria
SISO SERVICIO INTEGRAL DE SALUD OCUPACIONAL
EVOLUCIÓN EMFERMERIA No: autorización
Nombre:
Identificación: Dirección: EPS:
DX Medico: Edad Teléfono:
Fecha Hora
PROPUESTA PARA REVISION DE NOTAS DE ENFERMERIA
Revisar que el encabezado de evolución de enfermería este completo, (nombres, identificación, dirección, teléfono, edad y los diagnósticos completos).
Revisar justificación clara de las condiciones de como recibe al paciente indicando signos vitales, estado del paciente y hora.
Revisar las actividades realizadas al paciente hora tras hora incluyendo salidas a visita médica y procedimientos realizados en domicilio o fuera del domicilio.
Revisar que se evidencie hora en que se le suministra los medicamentos formulados por el médico tratante.
Revisar que se evidencia la hora en la que se le realizan terapias físicas, respiratorias y el nombre del personal médico tratante.
Revisar que se evidencia la hora en la que se le realizan diálisis al paciente si lo requiere.
Revisar hora en que se hace entrega de turno indicando condiciones del paciente, signos vitales y novedades.
Señores:
JHON FREDDY SIERRA
REVISOR FISCAL SISO
CUCUTA.
Cordial Saludo.
Como gerente de la IPS SISO Servicio Integral de Salud ocupacional, me dirijo a
Usted, con el fin solicitarle asigne al auxiliar contable para parametrizar
correctamente el sistema contable.
Esperando una respuesta positiva y deseándole éxitos en sus labores
encaminadas.
Atentamente;
AMPARO FUENTES VERGARA REPRESENTANTE LEGAL
Propuesta para la recuperación de cartera
Táctica Comunicacional
Una organización puede constar de gerencia, empleados, edificios,
equipos, materiales, etc., pero no próspera a menos que las comunicaciones
liguen de manera efectiva todas las partes y coordinen sus actividades. Las
decisiones de la gerencia deben darse a conocer a los empleados, y debe
establecerse también un sistema de control para asegurarse que esta decisiones
se cumplan éstas en si mismas, deben estar basadas en un flujo de información
que alcance a la gerencia y que prevengan de todas las partes involucradas en el
proceso del tratamiento de las cuentas por cobrar que han sido aprobadas en tales
reuniones y evitar de esta manera que los entes que componen la organización
trabajen de forma aislada e inadecuada, convirtiéndola así en un ente inoperante.
Para ello se sugiere la implantación de métodos formales en la
comunicación que contribuyan con su aplicación efectiva en el área en cuestión,
entre estas se tienen:
Instrucciones escritas y anuncios mediante notas fijadas en tableros,
memorando interno, avisos, cartas, entre otros que permitan la
divulgación en la organización.
Reuniones de empleados dirigidas mediante un gerente principal para
confirmar la información posteriormente por escrito, para hacer
extensiva tales acciones.
Formar comité entre los departamentos involucrados en el proceso y
efectuar resúmenes escritos de las deliberaciones y las decisiones
alcanzadas.
Tratamiento de Cuentas Vencidas
Con respecto al procedimiento para cuentas vencidas se hace necesario
la elaboración de formularios destinados para el control en el tratamiento y control
de la misma, entre ellos pueden señalarse:
Hoja de Itinerario: Formulario para llevar el control de la trayectoria de
cada cliente a fin de evaluar su conducta en créditos anteriores, en la puntualidad
de los pagos, en el tipo de producto y la cantidad comprada, con la intención se
efectuar la clasificación de clientes para el otorgamiento de créditos a corto o
mediano plazo.
Tarjetas de Seguimiento: Empleado para informar a los clientes
morosos del estado de cuentas vencido en su saldo con la empresa, anexado a la
misma la relación detallada de las facturas o cuentas por pagar.
Carta de Notificación: Se emplea en última instancia, (Cuando las
cuentas se vuelven irrecuperables) para dar aviso al cliente que su cuenta se
entregará al departamento de accesoria legal de la empresa a fin de que se
encargue de efectuar la cobranza y recuperar las cuentas por cobrar.
Políticas de Cobranza
Para la elaboración de políticas de cobranzas deben considerarse
factores determinantes, tales como: las condiciones de ventas a créditos, la
gestión de cobranza, los plazos de cobro y las condiciones de pago. Además de
seguir una serie de pasos que hay que observar en detalle para asegurar la
efectividad del control interno de las cuentas por cobrar, tales como:
Clasificar periódicamente las cuentas, de acuerdo a su antigüedad.
Verificar con frecuencia los saldos de los libros auxiliares, con la cuenta
de control de los mismos en el libro Mayor General, Investigar ampliamente las
cuentas declaradas incobrables y considerar la posibilidad de su cobro en el
futuro, que sólo personas suficientemente autorizadas puedan dar por incobrable
las cuentas, o emitir notas de créditos, debidamente numeradas, preparar estados
de cuentas mensuales de los clientes y solicitar de ellos su conformidad. Estos
estados deben ser elaborados por una persona que no tenga acceso al control de
los ingresos, ni a los créditos, todo despacho debe estar emparado por una factura
y contabilizarse de inmediato, para realizar su efectivo y posterior cobro
ANEXO A EVIDENCIAS
ANEXO B
ENTREVISTA
1. ¿En la IPS SISO existen manuales y procedimientos administrativos
escritos, por las cuales se rigen las actividades diarias de la organización?
SI___ NO___
2. ¿El sistema contable de la empresa cumple su función?
SI___ NO___
3. ¿Existen procedimientos para la emisión de facturas?
SI___ NO___
4. ¿Existen procedimientos para la radicación de facturas?
SI___ NO___
5. ¿Existen pasos a seguir para que la empresa otorgue crédito a los
clientes?
SI___ NO___
6. ¿existen convenios con los clientes para otorgar créditos por la empresa?
7. SI___ NO___
8. ¿Cuáles son los plazos de tiempo para que los clientes cancelen las
deudas contraída con la empresa?
9. SI___ NO___ indique cuanto tiempo______
10. ¿Existen procedimientos para la recuperación de las cuentas por cobrar?
SI___ NO___
Cuales__________________________________________________
11. Explique breve y claramente porqe se presentan inconvenientes a la hora
de facturar y cobrar los servicios prestados por la empresa.
______________________________________________________________
__________________________________________________________
12. Explique breve y claramente porque se presentan glosas en los servicios
facturados por la empresa.
______________________________________________________________
__________________________________________________________
CARTA DE COBRANZA
SAN JOSE DE CUCUTA
_____________________
Señor(es):
Cordial saludo,
Por medio de la presente la IPS SISO emite la relación de las facturas
vencidas del mes de _____________ del año en curso, las cuales se encuentran
detalladas a continuación:
Atentamente
Nombre y sello de la empresa
Firma del Responsable
Fecha Nº de Factura Descripción Interés de Mora Monto
RECOMENDACIONES
De acuerdo a la evaluación y diagnostico que se le realizo a la IPS SISO
SERVICIO INTEGRAL DE SALUD OCUPACIONAL:
Aplicar normas y procedimientos propuestos, con la finalidad de
asegurar el buen funcionamiento del sistema, además de mantener informado a todo
el personal de las actividades desarrolladas en su puesto de trabajo, así como
también brindarle facilidades para realizar cursos de capacitación, para asimilar
dichos cambios.
Incorporar a la empresa, un pasante universitario que se encargue de
revisar semanalmente el correcto llenado de las evoluciones de enfermería
siguiendo el procedimiento paso a paso.
Parametrizar el sistema contable de la empresa.
Mantener actualizado el sistema contable
Implementar los procedimientos para el manejo de cartera vencida.