informe final de auditoria concejo municipal de yopal

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INFORME FINAL DE AUDITORIA

CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

AUDITORIA MODALIDAD REGULAR

VIGENCIAS 2012-2013

PLAN GENERAL DE AUDITORIAS – 2014

YOPAL, DICIEMBRE DE 2014

mailto:[email protected]

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CARMENZA MOTTA RODRIGEZ Contralora Departamental de Casanare

FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Vicecontralor

ANNY YOMARY BELTRAN MOLANO Directora de Vigilancia Fiscal

EQUIPO AUDITOR:

ROCIO QUIROGA MORENO Profesional Universitario

Coordinadora de Auditoría

NANCY TARACHE RODRIGUEZ Profesional Universitario

ANNY YOMAY BELTRAN MOLANO Directora de Vigilancia Fiscal


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TABLA DE CONTENIDO

PAGINA

INTRODUCCION

1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

1.2 COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN

1.3 COMPONENTE CONTROL FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 8

2.1 COMPONENTE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 8

2.1.1. Gestión Presupuestal 8

2.1.1.1 Ejecución presupuestal de ingresos 8

2.1.1.2. Ejecución Presupuestal de Gastos 9

2.1.2. Cumplimiento Ley 617de 2000 11

2.1.3. Gestión Financiera y Contable 12

2.1.3.1 Análisis a los Estados Financieros 12

2.1.3.2 Observaciones a los Estados Financieros 17

2.2. CONTROL DE GESTIÓN 18

2.2.1. Rendición y Revisión de la Cuenta 18

2.2.2. Legalidad 20

2.2.3. Gestión Administrativa 20

2.2.3.1. Trámites de la Corporación 21

2.2.3.2. Sistema de control interno, e implementación del MECI 24

2.2.3.3. Talento Humano 26

2.2.4. Gestión Contractual 34

3. OTRAS ACTUACIONES 63

3.1. DENUNCIAS 63

4. RELACION DE HALLAZGOS 70


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Yopal, 30 de Diciembre de 2014 Honorable LIBARDO CARREÑO FERNANDEZ Presidente Concejo Municipal de Yopal Ciudad

1. DICTAMEN INTEGRAL

La Contraloría Departamental de Casanare, en cumplimiento de las funciones señaladas en la Constitución Política y demás disposiciones legales, en especial las conferidas por las leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, dispuso dentro del plan general de auditorías PGA-2014 realizar una auditoria regular al Concejo Municipal de Yopal, Corporación administrativa que ejerce funciones de carácter deliberatorio, elegida popularmente para un periodo de cuatro años, integrada por diecisiete (17) miembros conforme lo determina el art. 22 de la Ley 136 de 1994. Para el desarrollo de la auditoría se tuvieron en cuenta las normas de auditoria gubernamental colombianas y las contenidas en la resolución 039 de 2014, por medio de la cual se adopta la guía de auditoría territorial - GAT como metodología del procesos auditor. El trabajo de campo se llevó a cabo en el recinto de la Corporación, tomando como factores esenciales la planeación y la ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar nuestro concepto. El presente ejercicio del control fiscal practicado mediante la aplicación de la nueva guía, se orienta a la consecución de resultados, que permitan establecer sí los recursos humanos, físicos, financieros, así como las tecnologías de información y comunicación puestos a disposición del sujeto fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, económica, con equidad y de manera transparente según el cumplimiento de los propósitos, planes y programas de la Corporación auditada.

Basados en la información suministrada por la Corporación y una vez analizada, este Ente de Control, tiene como responsabilidad, realizar un pronunciamiento a través de un documento integral, sobre el fenecimiento de la cuenta, basado en los resultados sobre la gestión adelantada por la Administración de la Corporación en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados.


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En la presente auditoría se evaluaron los siguientes componentes y factores: control de gestión, integrado por los factores de gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, legalidad y gestión administrativa; control financiero y presupuestal integrado por los factores de estados contables, gestión presupuestal y gestión financiera.

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO.

Con base en los resultados arrojados por la tabla matriz de evaluación de los componentes de gestión y financiero, de 77.6 puntos, la Contraloría Departamental de Casanare, NO FENECE la cuenta fiscal de la Corporación para las vigencias 2012 y 2013, dado que la opinión de los Estados Contables es negativa y el concepto sobre el componente control de gestión es desfavorable.

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de Gestión 81.1 0.8 64.9

3. Control Financiero 63.8 0.2 12.8

Calificación total 1.00 77.6

Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal DESFAVORABLE

En aplicación de la guía de auditoría territorial, los rangos de calificación para el fenecimiento y para emitir el concepto sobre la gestión fiscal y de cada uno de los componentes, son los siguientes:

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Los fundamentos de este pronunciamiento se dan a conocer a continuación: 1.2. COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN Con el objeto de evaluar el componente control de gestión, se asignaron las ponderaciones de los factores y variables a evaluar, según la matriz de evaluación de la gestión de la nueva guía de auditoria territorial.


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Como resultado de la auditoria adelantada, la Contraloría Departamental de Casanare, determina que el control de gestión es FAVORABLE, teniendo en cuenta que la calificación fue de 81.1 puntos, resultante de ponderar los factores que a continuación se relacionan:

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión Contractual 50.6 0.82 41.5

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 590.0 0.06 35.4

3. Legalidad 34.8 0.12 4.2


Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.3 COMPONENTE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la auditoría desarrollada, precisa que el control financiero y presupuestal es DESFAVORABLE, como resultado de la evaluación de los Estados Contables, la gestión presupuestal y financiera, lo que arrojó una calificación de 63.8 puntos, proveniente de ponderar los factores que a continuación se relacionan.

Factores Mínimos Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Estados Contables 0.0 0.10 0.0

2. Gestión presupuestal 62.5 62.5 43.8

3. Gestión financiera 100.0 100.0 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Presupuestal Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Opinión sobre los Estados Contables.

La Contraloría Departamental de Casanare, con fundamento en las facultades conferidas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó auditoría regular al Concejo Municipal de Yopal, a través del examen a los estados financieros balance general, estado de actividad financiera, económica, social y ambiental preparados con corte a diciembre 31 del 2012 y 2013, además de la comprobación de operaciones financieras conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables, a los estados financieros. La preparación de los estados financieros y de la información analizada es responsabilidad del Concejo de Yopal, mientras que a la Contraloría Departamental de Casanare le


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corresponde producir informe técnico en el cual se exprese la opinión sobre la razonabilidad de los estados, la eficiencia y la eficacia del sistema de control interno. La revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Departamental de Casanare contenidas en la Resolución 301 de 2014, por medio de la cual se ajusta el proceso auditor, así como la metodología de la nueva guía de auditoría territorial proferida por la Contraloría General de la República; para su aplicación, la labor de auditoría se fundamentó en una adecuada planeación y su ejecución, en la obtención de evidencias razonables que permitieron emitir una opinión y conceptos objetivos. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad; las cifras o revelaciones; presentación del balance y estado de actividad financiera, económica, social y ambiental y cumplimiento de las disposiciones legales, por lo que el examen proporciona una información suficiente para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe de auditoría. Como resultado del análisis financiero, se observó que la entidad no tiene individualizados sus bienes, no se están depreciando ni amortizando sus activos, generando riesgos inherentes en la existencia real de los mismos, no realizó el registro del resultado del ejercicio y las diferencias en la información reportada, son situaciones que conllevan a que se presente incertidumbre y subestimación en las cifras reportadas en los estados financieros, como se enunció en las observaciones a los mismos.

Para la Contraloría Departamental de Casanare, no presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos para las vigencias 2012 y 2013 de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. Situación que incorporada en la tabla No. 3 denominada control financiero y presupuestal, de la matriz de evaluación, arrojó el concepto DESFAVORABLE, señalado anteriormente. Atentamente, CARMENZA MOTTA RODRIGUEZ Contralora Departamento de Casanare


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2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

2.1 COMPONENTE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

2.1.1. Gestión Presupuestal. El objetivo específico de este factor, es evaluar la programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución presupuestal de ingresos y gastos del Concejo Municipal de Yopal, a fin de obtener criterios base para conceptuar sobre la gestión presupuestal.

En virtud de su autonomía administrativa y financiera, la Corporación goza de independencia en materia presupuestal frente a la Administración Municipal, como consecuencia de ello mediante resolución Nº 001 del 2 de enero de 2012, liquidó el presupuesto de ingresos y gastos de funcionamiento del Concejo Municipal de Yopal para la vigencia 2012, por valor de $1.098.774.482, teniendo en cuenta el Acuerdo Nº 19 del 30 de Noviembre de 2011 por medio del cual se expidió el Presupuesto de Ingresos, gastos e inversiones del Municipio de Yopal.

Para el año 2013, la Corporación mediante resolución Nº 001 del 2 de enero de 2013 liquidó el presupuesto del Concejo Municipal por valor de $1.306.652.759 de conformidad con el Acuerdo N° 12 del 28 de noviembre de 2012 por medio del cual se expidió el presupuesto de ingresos, gastos e inversiones del Municipio de Yopal.

2.1.1.1. Ejecución presupuestal de ingresos

El Concejo Municipal de Yopal, para la vigencia fiscal 2012 presentó un presupuesto inicial de ingresos por valor de $1.098 millones, y unas adiciones por valor de $164 millones, para un presupuesto definitivo de $1.262 millones, de los cuales se comprometió el 100%; con respecto a la vigencia 2013, el presupuesto inicial fue de $1.335 millones, adicionado en $307 millones, para un presupuesto definitivo de $1.641 millones, observándose una ejecución del 97%. El presupuesto presentó un aumento de $236 millones equivalente al 21.5% con respecto al año 2012; a continuación se presenta el comportamiento del presupuesto de ingresos.


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Fuente: Cuenta Reportada en el SIA. Resolución No. 001/2012 Alcaldía Yopal

El presupuesto de ingresos del Concejo Municipal de Yopal proviene de transferencias del municipio, el cual corresponde a un porcentaje de los ingresos corrientes de libre destinación recaudados de acuerdo con lo establecido en la ley 617 de 2000.

2.1.1.2. Ejecución Presupuestal de Gastos.

El Concejo de Yopal, para la vigencia 2012 presentó un presupuesto definitivo de gastos de $1.262 millones, de los cuales comprometió el 100%, y para la vigencia 2013 el presupuesto definitivo se dio por $1.641 millones, con un porcentaje de ejecución del 99%, como se observa a continuación:

Fuente: Cuenta Reportada en el SIA

Presupuesto total de gastos Total apropiación CompromisosSaldo

apropiación %

Presupuesto total de gasto 2012 1,262,527,893 1,262,527,893 - 100

Presupuesto total de gasto 2013 1,641,349,147 1,629,387,090 11,962,057 99


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Con respecto a la vigencia 2012, para el 2013 se presentó un incremento en los gastos de $378 millones, equivalente al 23%. Los compromisos tuvieron una variación del 29%. A continuación, se presentan los conceptos de mayor participación en el gasto, durante las vigencias auditadas:

La representación gráfica de los conceptos de mayor representación del gasto es la siguiente:


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Durante la vigencia 2012, los gastos de mayor participación se dieron por los gastos de honorarios, seguido por gasto de nómina los cuales representan el 59% y 20% del total del gasto para la vigencia. En cuanto a la vigencia 2013, los gastos de mayor participación se dieron por los gastos de honorarios, seguido por gasto de gastos generales los cuales representan el 47% y 29% del total del gasto para la vigencia. Se verificó la existencia de actos administrativos de programación, elaboración, presentación, aprobación, traslados y ejecución presupuestal de ingresos y gastos. Todos los procedimientos desarrollados se encuentran soportados en los respectivos papeles de trabajo los cuales hacen parte integrante del presente informe. Cabe señalar que respecto a la vigencia 2013, la Corporación no realizó apropiaciones por valor de $11.962.057, del total de transferencias recibidas del Municipio, sin evidenciarse el reintegro a la Administración Municipal de estos recursos no comprometidos. Sobre este caso en particular, es de resaltar que la Corporación en virtud del informe preliminar aceptó la observación formulada por este Ente de Control y reintegró los recursos a la Administración Municipal, constituyéndose así como un Beneficio fiscal de la auditoría por dicho valor. 2.1.2. Cumplimiento Ley 617de 2000

Los gastos asignados al Concejo Municipal para la vigencia 2012 fueron por valor de $1.262.527.893, y para el 2013 ascendieron a $1.629.387.090.

La Ley 617 de 2000 y Ley 1368 de 2009, establecen que los gastos de los Concejos no podrán superar el valor correspondiente de los honorarios causados por el número de sesiones autorizado, más el 1.5% de los ingresos corrientes de libre destinación de cada Municipio, teniendo en cuenta la categoría a la cual pertenece. Para el caso de Yopal, respecto a las vigencias auditadas, se clasificaba en segunda categoría. A continuación se presenta el cálculo del límite del gasto según la normatividad vigente:

Concepto 2012 2013

ICLD del Municipio de Yopal 41.775.258.000 57.584.032.000

Límite según L.617-2000 1.5% ICLD del Municipio 626.628.870 863.760.480

Total Pagado por Honorarios a Concejales 750.038.300 768.333.020

Numero de sesiones autorizadas 190 190

Valor máximo del gasto del Concejo Ley 617/2000 143.133.905.870 146.847.034.280

Gasto real general del Concejo para la vigencia 1.376.667.170 1.632.093.500

Gasto general reportado 1.262.527.893 1.629.387.090

Diferencia 114.139.277 2.706.410


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Al verificar las cifras, del límite de gastos de la Corporación para la vigencia 2012 y 2013, se concluye que los gastos de funcionamiento del Concejo, se fijaron dentro de los límites establecidos en la Ley 617 de 2000.

Evaluación Gestión Presupuestal

En virtud de la aplicación de la guía de auditoría territorial, al evaluar este factor de conformidad con la matriz diseñada para el caso, arrojó un puntaje de 62.5, con una calificación de 1 CON DEFICIENCIAS, según se muestra en la tabla 3-2 de la matriz de evaluación, lo que indica, que ésta gestión no fue eficiente, de conformidad con la normatividad vigente, así:

2.1.3. Gestión Financiera y contable.

Para el análisis de la información contable y financiera se tuvieron en cuenta los estados financieros correspondientes a las vigencias 2012 y 2013 presentados por el Concejo Municipal de Yopal, para lo cual se realizaron algunas pruebas de auditoria en cuanto a los soportes y documentos contables que la sustentan; a efecto de indicar su realidad financiera y fiscal. La función del ente de control es emitir un concepto en cuanto a los resultados obtenidos durante la auditoria de los mismos; es decir, si dichos estados financieros reflejan razonablemente en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la entidad.

2.1.3.1. Análisis a los Estados Financieros.

Para el análisis contable y financiero de la entidad se utilizaron métodos de reconocido valor técnico como son la variación relativa y la variación absoluta. La variación relativa refleja el comportamiento de las cuentas mayores dentro del grupo que representan y se hacen por cada vigencia, mientras que la variación absoluta refleja el comportamiento de las cuentas entre un periodo y otro, como se describen a continuación.


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Balance General Comparativo Vigencias 2012-2013. Realizado el análisis de la variación absoluta del balance general de las vigencias 2013 frente a 2012, se observa que de acuerdo a las cifras reportadas, se presentó un incremento en los activos por valor de $30.307.248 equivalente al 151%, debido al incremento de la cuenta de deudores por concepto de transferencias, las demás cuentas de los activos no presentaron movimiento alguno frente al año 2012, con excepción de la cuenta de efectivo que a 2013 no registró saldo.

Dentro del grupo de los pasivos, se observa una variación absoluta de $30.307.070 frente al 2012, que se radicó principalmente por el incremento en las cuentas de adquisición de bienes y servicios y retención en la fuente e impuesto de timbre y en menor variación se encuentran las cuentas de acreedores y salarios y prestaciones sociales.

Fuente: Estados Financieros Concejo Municipal

A continuación se presenta la estructura del balance.

DETALLE AÑO 2013 AÑO 2012 VARIACION

ABSOLUTA

VARIACION

RELATIVA

ACTIVO 50.328.390 20.021.142 30.307.248 151%

EFECTIVO - 16.761.142 16.761.142 - -100%

Banco de Occidente - 16.761.142 16.761.142 - -100%

DEUDORES 47.068.390 - 47.068.390 100%

Transferencias por Cobrar 47.068.390 - 47.068.390 100%

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2.948.000 2.948.000 - 0%

Muebles y Enseres 20.681.000 20.681.000 - 0%

Otros equipos de Oficina 8.727.000 8.727.000 - 0%

Equipos de Comunicaciòn 64.287.000 64.287.000 - 0%

Depreciacion Acumulada 90.747.000 - 90.747.000 - - 0%

OTROS ACTIVOS 312.000 312.000 - 0%

Intangibles 3.084.000 3.084.000 - 0%

Amortización Acumulada de Intangibles 2.772.000 - 2.772.000 - - 0%

PASIVO 37.713.360 7.406.290 30.307.070 409%

CUENTAS POR PAGAR 37.595.854 7.406.290 30.189.564 408%

Adquisición de bienes y servicios nacionales 28.646.001 28.646.001 100%

Aportes por pagar Afiliados - 7.406.290 7.406.290 - -100%

Acreedores 664.853 664.853 100%

Retención en la Fuente Impuesto de Timbre 8.285.000 8.285.000 100%

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL117.506 117.506 100%

Salarios y Prestaciones Sociales 117.506 117.506 100%

PATRIMONIO 12.615.030 12.615.030 - 0%

HACIENDA PUBLICA 12.615.030 12.615.030 - 0%

Capital Fiscal 12.615.030 12.615.030 - 0%


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Vigencia 2012

A continuación se presenta la incidencia de la participación de cada una de las cuentas que conforman el Balance por cada una de las vigencias auditadas.


De acuerdo a las cifras anteriores, se observa que el total de los activos para el año 2012, ascendió a $20.021.142, donde el grupo más representativo se dio por la cuenta de efectivo que representa el 83.72% del total de activo, seguida de propiedad, planta y equipo con el 14.72% de participación y en menor porcentaje de participación se encuentran otros activos con el 1.56% del total de activos.

En cuanto al Pasivo, para el año 2012, este se conformó en el 100% por el grupo de cuentas por pagar que ascendieron a $7.406.290, y de acuerdo a los estados financieros registra un saldo por pagar por concepto de aportes por pagar afiliados – cesantías e intereses por pagar.

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

Estructura del Balance

AÑO 2013 AÑO 2012

DETALLE VALOR%

PARTICIPACION

ACTIVO 20.021.142 100,00

EFECTIVO 16.761.142 83,72

Bancos y Corporaciones 16.761.142 83,72

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2.948.000 14,72

Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 29.408.000 146,88

Equipos de Comunicación y Computación 64.287.000 321,10

Depreciacion Acumulada 90.747.000 - 453,26 -

OTROS ACTIVOS 312.000 1,56

Intangibles 3.084.000 15,40

Amortización Acumulada de Intangibles 2.772.000 - 13,85 -

PASIVO 7.406.290 100,00

CUENTAS POR PAGAR 7.406.290 100,00

Aportes por pagar a afiliados 7.406.290 100,00

PATRIMONIO 12.615.030 100,00

HACIENDA PUBLICA 12.615.030 100,00

Capital Fiscal 12.615.030 100,00


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El patrimonio de la Corporación, resultante del total activo menos pasivo, para la vigencia 2012 se dio por valor de $12.615.030.

Vigencia 2013


De acuerdo a los estados financieros suministrados por la Corporación, reflejan que los activos en el año 2013, ascendieron a la suma de $50.328.390, donde la mayor participación se dio por el grupo de deudores por concepto de transferencias por cobrar al municipio que representan el 93.52% del total de los activos, seguida del grupo de propiedad, planta y equipo con una participación de 5.86% y otros activos con tan solo el 0.62%.

A 31 de diciembre de 2013, la Corporación contaba con un total de pasivos por valor de $37.313.360, observándose con mayor participación las cuentas por pagar por concepto de adquisición de bienes y servicios que representan el 75.96% del total pasivo, seguido de la obligaciones por concepto de retención en la fuente e impuesto de timbre con el 21.97% y en menor porcentaje se encuentran las cuentas de acreedores y salarios y prestaciones sociales con tan solo el 1.76% y el 0.31% respectivamente. Según los estados financieros del Concejo Municipal, el patrimonio a 31 de diciembre de 2013, asciende a $12.615.030.

Estado de Actividad Económica y Financiera.

De acuerdo a los Estados de Actividad financiera, Económica, Social y Ambiental presentados por el Concejo Municipal de Yopal de las vigencias 2012 y 2013, a

DETALLE VALOR%

PARTICIPACION

ACTIVO 50.328.390 100,00

DEUDORES 47.068.390 93,52

Transferencias por Cobrar 47.068.390 93,52

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2.948.000 5,86

Muebles, Enseres y Equipo de oficina 29.408.000 58,43

Equipos de Comunicación y Computación 64.287.000 127,74

Depreciacion Acumulada 90.747.000 - 180,31 -

OTROS ACTIVOS 312.000 0,62

Intangibles 3.084.000 6,13

Amortización Acumulada de Intangibles 2.772.000 - 5,51 -

PASIVO 37.713.360 100,00

CUENTAS POR PAGAR 37.595.854 99,69

Adquisición de bienes y servicios nacionales 28.646.001 75,96

Acreedores 664.853 1,76

Retención en la Fuente Impuesto de Timbre 8.285.000 21,97

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL 117.506 0,31

Salarios y Prestaciones Sociales 117.506 0,31

PATRIMONIO 12.615.030 100,00

HACIENDA PUBLICA 12.615.030 100,00

Capital Fiscal 12.615.030 100,00


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continuación se puede observar el comportamiento presentado por los ingresos, gastos y costos durante las vigencias auditadas.


Analizados los ingresos de la vigencia 2013 frente a los de 2012, se observa que estos presentaron una variación absoluta de $378.821.255 que represento el 30%, es decir, que estos se incrementaron con respecto al año anterior, ocasionado por las transferencias recibidas por parte del municipio.

En cuanto a los gastos en que incurrió la Corporación, se incrementaron con respecto a la vigencia 2012, en $366.858.678, que representó el 29%.

Al tener en cuenta los datos registrados en los estados financieros, se observa que en el año 2012 no se refleja utilidad o pérdida alguna, a diferencia de la vigencia 2013 que reflejan utilidad por valor de $11.962.577.

DETALLE AÑO 2013 AÑO 2012VARIACION

ABSOLUTA

VARIACION

RELATIVA

INGRESOS

TRANFERENCIAS 1.641.349.147 1.262.527.892 378.821.255 30%

Otas Transferencias 1.641.349.147 1.262.527.892 378.821.255 30%

GASTOS

DE ADMINISTRACIÒN 1.629.386.570 1.262.527.892 366.858.678 29%

Sueldos y Salarios 447.340.071 279.017.076 168.322.995 60%

Contribuciones Efectivas 49.209.760 45.198.031 4.011.729 9%

Aportes Sobre Nomina 3.250.627 3.113.267 137.360 4%

Generales 1.129.586.112 935.199.518 194.386.594 21%

RESULTADO DEL EJERCICIO 11.962.577 - 11.962.577 100%


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2.1.3.2. Observaciones a los estados financieros

A continuación se reflejan algunas situaciones encontradas durante el proceso auditor que inciden en la razonabilidad de las cifras reveladas en los estados contables, así: H1 Reporte de Información

Revisados los auxiliares de la cuenta de bancos de la Corporación frente a la conciliación bancaria a 31 de diciembre de 2012, se observó que según la conciliación bancaria refleja un saldo en libros de $13.866.142, no obstante, el valor reportado en los estados financieros y libro mayor y balances registran la suma de $16.761.142, razón por la cual se configura un hallazgo administrativo, a fin de que se tomen las medidas pertinentes de tal forma que la información reportada sea fidedigna. H2 Causación depreciaciones y amortizaciones

De acuerdo a los saldos de las cuentas que conforman los grupos de “propiedad, planta y equipo” y “otros Activos”, se observa que la entidad durante las vigencias 2012-2013 no realizó depreciación ni amortización de los bienes de acuerdo con la normatividad vigente, encontrándose que el saldo de las cuentas de depreciación acumulada y amortización es el mismo de las vigencias anteriores, sin que se haya presentado movimiento alguno durante las vigencias auditadas. Lo anterior, conlleva a que se genere incertidumbre en el saldo del total de los grupos citados, por no realizar la causación de la depreciación y amortización. Por lo anterior, se configura un Hallazgo administrativo. H3 Diferencias estados financieros frente a los libros oficiales

Según las cifras reportadas en los estados financieros a 31 de diciembre de 2013 suministrados por la Corporación, se observa que las cuentas que conforman los gastos difieren a los valores reflejados en el libro mayor y balances, situación que genera incertidumbre pese a que las diferencias presentadas no varían el total del resultado del ejercicio. Por lo anterior, se configura un Hallazgo administrativo.

H4 Identificación de bienes

El Concejo Municipal de Yopal, tiene registrados los bienes devolutivos como muebles y enseres, equipos de comunicación y equipos de cómputo, pero los mismos no están individualizados, así mimo, se evidenció que estos no están plaqueteados con códigos o nomenclaturas que permitan su identificación y control, razón por la cual se determina un Hallazgo administrativo.


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H5 Subestimación por resultado del ejercicio

Al tener en cuenta las cifras reportadas en los estados financieros de la vigencia 2013, se observa que el resultado del ejercicio a 31 de diciembre arrojó utilidad por valor de $11.962.576, sin embargo, este no se ve reflejado en la cuenta del patrimonio respectiva, pues el saldo de este corresponde al mismo valor de la vigencia anterior. Conforme a lo anterior, este ente de control determina una subestimación en dicho valor en el grupo del patrimonio. Así mismo, conlleva a que se presente una subestimación en el grupo del pasivo, toda vez que esta utilidad corresponde a los recursos no ejecutados por la Corporación pendiente por reintegrar a la alcaldía municipal, como se indicó en el análisis a la gestión presupuestal. Conforme a lo anterior, este ente de control configura un hallazgo administrativo, a fin de que se tomen las medidas pertinentes. H6 HD1 Retención en la fuente

De acuerdo a pruebas de auditoría realizadas por el equipo auditor, se observó que la Corporación no está practicando la retención en la fuente de conformidad con lo establecido en el estatuto tributario para el personal profesional, administrativo y asistencial contratado. En cuanto a la retención a practicar a los concejales la Corporación está teniendo en cuenta lo establecido en la ley 1368 de 2009, sin tener presente que esta tiene unos límites, es decir, que aplica siempre para los concejales no declarantes del impuesto sobre la renta y que no supere el rango de 150 UVT; en caso contrario de ser declarante o que supere el valor de las UVT establecidas, se debe aplicar la tarifa de honorarios correspondiente al 10%, que trata el artículo 392 del estatuto tributario.

Conforme a lo expuesto anteriormente, este ente de control determina un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario a fin de que la Corporación tome las medidas pertinentes, so pena de las investigaciones que adelante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN.

2.2 CONTROL DE GESTION 2.2.1 Rendición y Revisión de la Cuenta. Con la evaluación de este factor, se determina el cumplimiento de la rendición de cuenta, su oportunidad, suficiencia y calidad, como deber legal y ético que tiene todo servidor público o persona particular que tenga bajo su responsabilidad la administración y manejo de recursos públicos.


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Se revisaron los formatos que deben presentarse según las disposiciones establecidas en la Resolución No. 346 de 2011, proferida por la Contraloría Departamental de Casanare. Igualmente se analizó la información rendida en cada una de las cuentas en los términos requeridos y el diligenciamiento de los mismos.

Una vez ingresada la información auditada a la matriz de evaluación de gestión fiscal según la nueva metodología de la Guía de auditoría territorial - GAT, se evidenció que la rendición de la cuenta correspondiente a las vigencias auditadas, obtuvo un puntaje atribuido de 59.0 para una calificación definitiva ineficiente:

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 100.0 1.00 100.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

56.7 3.00 170.0

Calidad (veracidad) 53.3 6.00 320.0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 590.0

Calificación

Ineficiente 0

La calificación obtenida en la variable de calidad, se debió a las siguientes situaciones evidencias en la información reportada:

En el formato 201213_F20_CDCAS.FMT, mediante el cual se rindió la contratación adelantada por la Corporación, se reportaron conceptos propios de funcionamiento que se deberían haber registrado en éste.

Se observan objetos contratados que deberían haberse reflejados en la ejecución como inversión, lo cual no se hizo.

Se evidencian objetos contractuales que describen actividades de pagos de honorarios a concejales, nómina a empleados y otros que no corresponden a contratación sino a actividades administrativas.

La información contractual rendida, no correspondió a la evidenciada en las carpetas contractuales.

Para la vigencia 2012, la Corporación pagó un total de $769.627.090 por concepto de honorarios. No obstante reportó haber pagado la suma de $763.644.190.

En la labor de campo, al solicitar las carpetas de los contratos determinados en la muestra, los cuales habían sido seleccionados de la plataforma SIA, se observó que los números de los contratos no concordaban con el objeto, contratista, ni con el valor, por lo que el equipo auditor se vio obligado a


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replantear la muestra de contratos a auditar. Este hecho que no permitió reflejar la real contratación suscrita por el Concejo.

H11

Para la vigencia 2013, la Corporación pagó un total de $749.923.556 por concepto de honorarios. No obstante, reportó en la cuenta fiscal rendida en la plataforma SIA, la suma de $750.038.300.

Los contratos CMY-MC-003 del 2012, CMY-MC-012 de 2012, CMY-MC-002 2013, CMY-MC-013 de 2013, CMY-MC-014 de 2013, y CMY-MC-029 de 2013, con los cuales la Corporación contrató la compra de elementos de aseo y cafetería para los funcionarios del Concejo, no fueron reportados en la cuenta fiscal de la plataforma SIA, omisión que se configura como una observación administrativa que se adiciona a la observación H1 Reporte de Información, además da lugar al inicio de un proceso sancionatorio, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 440 del 9 de noviembre de 2012.

2.2.2. Legalidad

El objetivo específico de la evaluación de este factor, es verificar el cumplimiento de las normas aplicables al Concejo Municipal de Yopal, en cada uno de los factores a evaluar.

Se evaluó la legalidad de los factores de gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, gestión administrativa, estados contables, gestión presupuestal, y gestión financiera, que de acuerdo a la tabla 1-3 de la matriz evaluación de legalidad, obtuvo un puntaje de 34.8, obteniéndose una calificación de 0 INEFICIENTE, según se muestra a continuación:

Variables a evaluadas calificación parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Financiera 62.5 0.20 12.5

De Gestión 27.8 0.80 22.3

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 34.8

Calificación Ineficiente

Ineficiente 0

2.2.3. Gestión Administrativa

Como objetivo específico de este factor, se tiene la verificación de los trámites administrativos que adelanta la Corporación y todo lo relacionado con talento humano.


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2.2.3.1. Trámites de la Corporación

Procedimiento para la elección del personero.

Se verificó el procedimiento de elección del personero, adelantado por el Concejo de Yopal, para el período 2012-2016, observándose los siguientes aspectos:

Para aspirar al cargo de Personero del Municipio de Yopal, se postularon seis (6) profesionales, que allegaron las respectivas hojas de vida, así:

- Yony Abdel Rodríguez Prieto: Abogado, especialista en Derecho Administrativo - María Cistina Piragauta Prieto: Abogada, especialista en Derecho del Medio Ambiente - Juan Carlos Olivares Nieto: Abogado, especialista en contratación estatal - Blanca Cecilia Chaparro Barrera. Abogada, especialista Derecho Administrativo - Juan Carlos Olivares: Abogado, especialista en Derecho Público. - Diego Alejandro Aranguren Riveros: Abogado titulado

Analizadas las hojas de vida, se observó que todos los profesionales contaban con el perfil para desempeñar el citado cargo, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 136 de 1994, que para la época de los hechos señala como requisito título de abogado. H7 Hoja de vida Personero Municipal.

Revisada la hoja de vida del profesional favorecido en la elección como Personero Municipal, quien era el que venía ocupando este cargo desde el 2008, se observó que corresponde a la misma hoja de vida presentada para su primer elección de personero en ésta vigencia, toda vez que se encuentra adjunta al oficio del 4 de enero de 2008, con recibido del Concejo de la misma fecha, sin evidenciarse actualización de la misma en cuanto a experiencia, formación y actualización de bienes y rentas, en el formato único de hoja de vida de la función pública; situación que se configura como un Hallazgo administrativo, a fin de que para futuras elecciones se verifique que los postulantes presenten sus hoja de vida actualizada.

Trámite de acuerdos municipales, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 136 de 1994.

El equipo auditor constató que el Concejo Municipal de Yopal, durante la vigencia 2012 aprobó 18 proyectos de acuerdos de los 28 presentados a la Corporación, y para el 2013, aprobó 24 proyectos de los 37 presentados. Así mismo, se analizó el 33% de los proyectos aprobados en la vigencia 2012 y el 29% de los aprobados en el 2013, como se observa en los siguientes cuadros:


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ACUERDOS 2012

ITEM NO.

ACUERDO FECHA

OBJETO

1 001 13-02-2012 Por medio de la cual se reestructura el Consejo Territorial de Planeación Municipal y se dictan otras disposiciones

2 002 27-04-2012 Por medio del cual se adopta el Plan de desarrollo “Yopal con sentido social”, para el periodo 2012 – 2015.

3 003 27-05-2012 Por medio del cual se establecen los factores de subsidios para los estratos 1, 2 y 3 y los factores de aporte solidario en los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo para el Municipio de Yopal

4 004 28-05-2012 Por el cual se implementa el cobro de los servicios por la utilización de las instalaciones de la planta de sacrificio de ganado vacuno y porcino de Yopal

5 005 11-06-2012 Por el cual se fijan las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleos y del alcalde para la alcaldía Municipal de Yopal vigencia fiscal 2012

6 006 13-07-2012 Por el cual se fijan las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de los funcionarios y empleados públicos de la empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de Yopal – EAAAY- E.I.C.E.-E.S.P. vigencia fiscal 2012

ACUERDOS 2013

ITEM NO.

ACUERDO FECHA OBJETO

1 001 25-02-2013 Por medio de la cual se reglamenta el pago de la seguridad social, salud, riesgos profesionales y pólizas de vida de los ediles de Yopal el Concejo Municipal de Yopal.

2 003 08-05-2013 Por medio del cual se crea el Comité Municipal de Ciencia, Tecnología e Innovación COMCITI y determina funciones.

3 006 10-05-2013 Por medio del cual se modifica acuerdo No. 003 del 27 de mayo de 2012.

4 010 10-08-2013 Por medio del cual se crea y se declara la “casa museo de ocho de julio de Yopal”, como bien de interés Cultural del Municipio de Yopal.

5 014 23-09-2013 Por medio del cual se deroga el acuerdo Municipal No. 027 del 30 de noviembre de 2006, y se clasifican los parqueaderos públicos en el Municipio de Yopal y se dictan otras disposiciones.

6 016 25-10-2013 Por medio del cual se concede una autorización de celebrar compromisos que afectan vigencias futuras4

7 020 01-12-2013 Por medio del cual se modifica parcialmente el acuerdo 01 del 25 de febrero de 2013, Artículo Segundo, que reglamenta el pago de la seguridad social

Durante la visita de auditoría, se verificó el procedimiento surtido para el efecto y se determinaron los siguientes aspectos:

Una vez revisada la totalidad de los acuerdos, se corroboró que estos cumplieron con los términos establecidos en el artículo 73 de la Ley 136 de 1994, el cual ordena que: Para que un proyecto sea Acuerdo, debe aprobarse en

dos debates, celebrados en distintos días. El proyecto será presentado en la Secretaría del Concejo, la cual lo repartirá a la comisión correspondiente donde se

surtirá el primer debate. Los acuerdos fueron sancionados por el alcalde municipal, de conformidad con

los términos señalados en el artículo 76 de la Ley 136 de 1994 que cita: Aprobado en segundo debate un proyecto de acuerdo, pasará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al alcalde para su sanción.

Los mismos fueron publicados en diferentes emisoras (La voz de Yopal y Violeta estéreo) del Departamento de Casanare, dentro de los diez (10) días siguientes a la sanción de conformidad con el Artículo 81 ley 136 de 1994.

Se evidenciaron certificaciones de publicación expedidas por la personería municipal, secretaria de gobierno del departamento y de la persona encargada de la página web, las cuales se encontraron anexas a cada acto administrativo.


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Las comisiones para primer debate de los proyectos de acuerdo se ajustan a los lineamientos establecidos en el artículo 25 de la ley 136 de 1994.

Actas de sesiones comisiones permanentes y de plenaria.

El Concejo Municipal para el año 2012, suscribió 246 actas de sesiones, correspondientes a comisiones permanentes y de plenaria, de las cuales 182 corresponden a sesiones ordinarias, incluidas las prórrogas y 64 extraordinarias; así mismo, para la vigencia 2013, se suscribieron 195 sesiones ordinarias, incluidas las prórrogas y 77 extraordinarias para un total de 272 actas.

La Contraloría Departamental, realizó una muestra aleatoria al total de actas de sesiones a comisiones permanentes y de plenaria suscritas, por lo que se realizó un análisis al 89% vigencia 2012 y 91% vigencia 2013, a lo que se concluye que las actas se encuentran debidamente firmadas por el señor Presidente y la Secretaria General, con sus respectivos soportes de asistencia de los señores Concejales, dando cumplimiento al artículo 26 de la ley 136 de 1994. Revisión de comisiones para primer debate de los proyectos de acuerdo

Dentro del análisis a la conformación de comisiones para primer debate de los proyectos de acuerdo, se logró evidenciar que cumplen con los lineamientos del artículo 25 de la Ley 136 de 1994.

Trámite de peticiones, quejas y reclamos interpuestos por la ciudadanía, en el Concejo Municipal.

Se realizó la verificación del procedimiento utilizado para la recepción de las quejas allegadas al Concejo, en el cual se encuentra plasmado el procedimiento para dar curso a las mismas, en el cual se evidenció que la Corporación dispone de los mecanismos para la recepción de las quejas.

Autorizaciones otorgadas al alcalde para contratar.

Las autorizaciones expedidas para el alcalde, relacionadas con la contratación, se expiden teniendo en cuenta un reglamento proferido y aprobado según Acuerdo No. 04 de 2010. Durante las vigencias auditadas el Concejo profirió tres autorizaciones para contratar, las cuales se ajustaron al reglamento dispuesto para tal fin.


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2.2.3.2. Sistema de control interno, e implementación del MECI.

Respecto al sistema de control interno – Modelo Estándar de Control Interno – MECI, correspondiente a la vigencia 2012, no se evidenciaron actuaciones administrativas de implementación por parte de la Corporación; en lo referente al 2013, se observó lo siguiente:

Ítem PRODUCTOS VERIFICADOS OBSERVACIONES

1 Acto Administrativo que adopta el documento con los principios valores de la Entidad

Se evidencia código de ética, implementado mediante resolución No. 050 de 2011

2 Manual de Funciones y Competencias Laborales La Corporación cuenta con manual de funciones, implementado mediante resolución No. 033 del 26 de febrero de 2012

3 Plan Institucional de Formación y Capacitación

Se evidencian documentos empastados denominados PROGRAMA PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION, no obstante, no cuentan con acto administrativo de implementación. Las capacitaciones que brindan a los concejales es gratuita, gestionada a través de la alcaldía, invitaciones o por sus propios medios.

4 Programa de Inducción realizado a los servidores vinculados a la Entidad

La Corporación efectúa reinducción al personal vinculado, a través del profesional contratado para las labores de control interno. No se evidencia programa formalmente implementado. 5

Programa de reinducción realizado en respuesta a cambios organizacionales, técnicos o Normativos

6 Programa de Bienestar El profesional contratado para las labores de control interno manifiesta que la Corporación incentiva al funcionario del mes, a través de la secretaría general, el cual se trata de un reconocimiento en plenaria, y publicación en cartelera con registro fotográfico. Se le concede igualmente un día de descanso. No se evidencian actos administrativos de implementación de los programas de bienestar e incentivos. El profesional contratado para los asuntos de control interno, adelanta encuestas periódicas de plan de bienestar y clima organizacional.

7 Plan de Incentivos

8

Evidencias que soporte el compromiso de la alta dirección con la aplicación de las herramientas y políticas que facilitan la implementación del MECI y Sistema de Calidad, donde se aplique.

El profesional contratado para los asuntos que tienen que ver con el control interno, manifiesta que a nivel de mesa directiva se tratan los temas que tengan que ver con el sistema de control interno así como la implantación del MECI y se levantan las respectivas actas de mejoramiento

9 Documento diagnostico estratégico

El concejo de Yopal, elabora anualmente el plan de acción a cumplir para la vigencia respectiva, en el cual plasma el diagnóstico de la entidad, la acciones a realizar, el cronograma de cumplimiento, las personas responsabilidad de las tareas y las metas a lograr. Cuenta con un manual de indicadores versión 3. actualizado en enero de 2012

10 Acciones, cronogramas, responsabilidades y metas

11 Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas.

12 La Misión y visión institucionales adoptados y divulgados El concejo cuenta con un reglamento interno , implementado mediante Acuerdo No 03 del 23 de febrero de 2009 13 Objetivos Institucionales

14 Partes Interesadas

15

Modelo de Operación por Procesos de la entidad que contemple procesos caracterizados (Identificación de las interrelaciones, proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, indicadores, normas entre otros) - mapa de procesos

Se evidencia documento empastado en aproximadamente 700 folios, un manual de procedimientos VERSION 01 No se encuentra implementados mediante acto administrativo.

16 Estructura organizacional de al entidad que facilite la gestión por procesos.

El concejo cuenta con un organigrama que permite ver la estructura organizacional de la Corporación. Las decisiones se centralizan en cabeza del presidente de la Corporación, por ser el único nivel de autoridad establecido. Se realizan reuniones de mesa directiva para tomar cualquier decisión que tenga que ver con la Corporación

17

Definición de metodología e instrumentos para adelantar el proceso de administración del riesgo adoptados por la alta dirección.

La Corporación cuenta con una guía de administración del riesgo, en medio magnético, con última fecha de actualización el 07 de febrero de 2012. No se evidencia su implementación

Identificación de los factores Internos y externos de riesgo

18 Riesgos identificados por procesos que pueden afectar el cumplimiento de objetivos de la Entidad.

Se evidencia documento empastado en 16 hojas, denominado GUIA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS 2012. No se evidencian soportes de la divulgación de los mapas de riesgos

19 Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, por parte de al ciudadanía.

La Corporación no recibe quejas formalmente determinadas sino solicitudes o derechos de petición. Como mecanismo para la recepción tiene previsto buzón de sugerencias, una línea telefónica y atención personalizada al ciudadano.

20 Mecanismos de información y consulta La Corporación cuenta con página web, así como medios de comunicación necesarios para los procedimientos de información y consulta


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Ítem PRODUCTOS VERIFICADOS OBSERVACIONES

21 Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la Normatividad (Ley 594 de 2000)

Mediante acuerdo 07 de 1994 el concejo expidió el reglamento general de archivos. Creó el comité de archivos mediante acuerdo 12 de 1995. se evidencia última actualización el 21 de febrero de 2013 según resolución 025. Cuenta con archivo rodante, y la documentación archivada según la ley de archivo, Se encuentran implementadas las tablas de retención según la normatividad vigente.

22 Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia El control de la correspondencia es llevada en libros radicadores. No se evidenciaron bases de datos o algún medio magnético de control.

23 Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos

El concejo cuenta con una software contable el cual arroja los informes que se requieran sobre los recurso

24 Política de comunicación institucional definida: Proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos, grupos de interés.

Las políticas de la Corporación, entre las, las de compromiso con la comunidad, comunicación e información, información y comunicación con la comunidad, se encuentran establecidas en el código de buen gobierno. El documento se presenta en medio magnético. No se encuentra implementado mediante acto administrativo.

25 Publicación en página web de los resultados de la última rendición de cuentas realizada.

Los informes de gestión se publican en página web. Se suscribieron contratos de publicidad en medios masivos, a fin de informar sobre la gestión.

26 Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

La Corporación presenta dos archivos magnéticos correspondientes a la rendición anual de cuentas vigencias 2012 y 2013. No se evidencia el procedimiento o soportes de la socialización.

27 Informe Ejecutivo Anual de Control Interno No se evidencio informe ejecutivo anual de control interno de la vigencia 2012.

28 Procedimiento de Auditoría Interna Programa de Auditorías

Se evidencio documento contenido en treinta folios, denominado PLAN ANUAL DE AUDITORIAS 2012, la Corporación presentó ante el equipo auditor los documentos de trabajo o soportes de las acciones adelantadas dentro del plan de auditorías.

29 Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del Plan de Mejoramiento Institucional.

No se evidencia un procedimiento concreto para el seguimiento a planes de mejoramiento. No obstante la Corporación ha efectuado informes de ajustes y los ha remitido al organismo de control, en las vigencias 2011 y 2012.

30 Atención a quejas y reclamos Se tiene a disposición un buzón de quejas y sugerencias que se evalúa mensualmente, se manejan encuestas, se evidencias 17 PQRSS y 15 encuestas de satisfacción del cliente

31 Implementación del control interno disciplinario No se evidencia acto administrativo de implementación del control interno disciplinario

32 Métodos de publicación de los actos del concejo La Corporación publica sus actos administrativos en la cartelera que tienen dispuesta en el recinto, así como en la página web.

H8 Implementación Sistema de Control Interno

Como se observa en el cuadro anterior, la gran mayoría de documentos e información existente sobre la implementación y seguimiento tanto al sistema de control interno como al MECI, no cuentan con acto administrativo de reglamentación y ante las diferentes falencias encontradas descritas en el contenido del informe, este Ente de Control determina un hallazgo administrativo. La función de control interno se ha venido ejerciendo con personal vinculado a través de contratos de prestación de servicios. Al respecto, cabe señalar lo citado en el artículo 7 de la Ley 87 de 1993, permite la contratación del ejercicio de la evaluación y el seguimiento del sistema, así como la valoración del riesgo, determinó, igualmente, las siguientes condiciones: Se contratará la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de

las auditorías internas. Los contratos que se suscriban deberán ser con empresas privadas

colombianas, de reconocida capacidad y experiencia.


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Los contratos serán a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes casos:

a) Cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa.

b) Cuando se requieran conocimientos técnicos especializados. c) Cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable

2.2.3.3. Talento Humano.

A continuación se presenta un análisis de la situación encontrada, respecto al manejo dado por el Concejo Municipal de Yopal, en cuanto a la vinculación de personal:

Estructura del Concejo Municipal.

El Concejo Municipal de Yopal, presenta una estructura conformada por la mesa directiva, el secretario general del Concejo, las comisiones permanentes, una oficina asesora de control interno y un grupo de apoyo, de acuerdo al siguiente organigrama: Planta de Personal

De acuerdo a información suministrada por la secretaria general del Concejo, como personal de planta, la Corporación cuenta con tres (3) empleados, en los siguientes niveles:

Nivel asistencial: Dos (2) por carrera administrativa (secretaria ejecutiva, auxiliar de servicios generales).

Nivel directivo: Uno (1) de período fijo (secretaria general).

Estos empleos se encuentran ubicados en los siguientes grados:


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Número De Cargos

Denominación del Empleo Código Grado

Planta Global

1 Secretario (a) General 020 25

1 Secretario (a) Ejecutivo (a) 438 08

1 Auxiliar de Servicios Generales 470 02

Observaciones a hojas de vida

Analizado el historial laboral, se evidenciaron las siguientes situaciones, en la hoja de vida de la Secretaria General.

Fecha Observaciones

01-enero-2001 Presenta renuncia al cargo de técnico. Radicación de recibido del Concejo de la misma fecha.

13-marzo-2002 En calidad de secretaria general, solicita vacaciones por el tiempo laborado entre el 11 de marzo de 2000 al 11 de marzo de 2001.

* Las vacaciones proporcionales entre marzo del 2000 y enero de 2001, debieron haberse liquidado ante la renuncia al empleo de técnico.

* Al parecer fue elegida secretaria general de marzo de 2001 a febrero de 2002, por lo que a la fecha de la solicitud de vacaciones, se estaba ante la expectativa de la nueva elección de secretario general del Concejo para el siguiente año.

22-marzo-2002 Mediante resolución No. 061 el presidente del Concejo concede vacaciones a partir del 1 de abril hasta el 19 de abril de 2002

6-febrero-2003 La Secretaria General presenta hoja de vida para que sea tenida en cuenta ante la elección del nuevo secretario general.

18-marzo-2003 Solicita vacaciones por el tiempo laborado entre el 11 de marzo de 2001 al 11 de marzo de 2002.

31-marzo-2003 El presidente del Concejo mediante resolución 054 concede vacaciones a la secretaria general del 01 de abril de 2003 al 28 de abril de 2003.

11-junio-2004 El presidente del Concejo mediante resolución 080 concede vacaciones a la secretaria general del 17 de junio de 2004 al 09 de julio de 2004.

21-septiembre-2007 Solicita vacaciones haber cumplido un año de servicio. No especifica periodo.

12-junio-2009 El presidente del Concejo mediante resolución 083 concede vacaciones por el periodo laborado entre el 01 de marzo de 2008 y el 01 de marzo de 2009.

9-diciembre-2010 El presidente del Concejo mediante resolución 158 concede vacaciones por el periodo laborado entre el 01 de marzo de 2009 y el 01 de marzo de 2010.

A la resolución se adjunta liquidación de vacaciones, en la cual se evidencia mayor valor pagado por concepto de bonificación por servicios, según lineamientos del Decreto 600 de 2007. Así mismo se observa un mayor valor pagado en la liquidación de la prima de vacaciones. No se efectuaron los descuentos de seguridad social.

06-noviembre-2012 Solicita vacaciones por año de servicio laborado. No especifica periodo.

12-febrero-2014 Mediante resolución No. 042 el presidente del Concejo concede vacaciones a partir del 13 de febrero hasta el 5 de marzo de 2014

27-febrero-2014 Mediante resolución No. 049 el presidente del Concejo, argumentando necesidades del servicio, suspende vacaciones.

Una vez revisados los diferentes documentos, se observó que el cargo de Secretaria General, ha sido ejercido por una misma persona durante quince (15) años consecutivos, caracterizándose por el reconocimiento y pago de vacaciones, las cuales se aprueban días antes de terminar el periodo para el cual fue elegido e inicio del nuevo proceso de elección. Al respecto, este Ente de Control insta a la Corporación a que evalúe la oportunidad en el reconocimiento y pago de vacaciones, así mismo, se verifique el procedimiento de elección del cargo establecido.


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Honorarios a concejales

El período de sesiones ordinarias para municipios de categoría segunda, que es el aplicable para Yopal, es el siguiente:

Primer periodo

Para el primer año del periodo de los Concejos, es del dos (2) de enero, al último día del mes de febrero del respectivo año. Para el segundo y tercer año del periodo de los Concejos, es del primero (1) de marzo, al treinta (30) de abril.

Segundo periodo Del primero (1) de junio al último día de julio.

Tercer periodo Del primero (1) de octubre al treinta (30) de noviembre.

Por otra parte, en lo que respecta a los honorarios de los concejales, la Ley 1368 de 2009 establece: …los honorarios por cada sesión a que asistan los Concejales

(exceptuando los del Distrito Capital) obedecerán a la categorización establecida en la Ley 617 de 2000 y que a partir del primero (1°) de enero de 2010, cada año los honorarios establecidos se incrementarán en un porcentaje equivalente a la variación del IPC durante

el año inmediatamente anterior; de la misma manera, señala el número límite de sesiones anuales que podrán ser pagadas en los municipios de categoría especial, primera y segunda: ..En los municipios de categoría especial, primera y

segunda, se pagarán anualmente ciento cincuenta (150) sesiones ordinarias y hasta cuarenta (40) extraordinarias al año…

Honorarios Vigencia 2012:

Para el pago de los honorarios de los concejales, la Corporación durante el 2012 emitió las siguientes resoluciones, mediante las cuales reconoció y ordenó el pago de los mismos, así:

No. Resolución

Fecha Concepto autorizado Valor

Reconocido

10 30-ene-12 Sesiones ordinarias del 1 al 31 de enero de 2012 97,532,604

24 24-feb-12 Por la cual se autorizan sesiones ordinarias del 01 al 29 de febrero de 2012.

94.741.680

58 30-ene-12 Sesiones extraordinarias del 30 de marzo al 30 de abril de 2012 (Decreto de convocatoria No. 23/2012)

104,494,500

70 28-may-12 Sesiones extraordinarias del 15 al 28 de mayo de 2012 (Decreto de convocatoria No.39/2012)

50,853,990

77 26-jun-12 Por la cual autoriza sesiones ordinarias del 01 al 29 de junio de 2012 63.857.750

79 30-jun-12 Por la cual autoriza sesiones ordinarias del 01 al 30 de junio de 2012 34.831.500

85 18-jul-12 Por la cual autoriza sesiones ordinarias en el mes de enero de 2012 5.104.216

87 27-jul-12 Sesiones ordinarias del 1 al 30 de julio de 2012 102,636,820

105 30-agos-12 Autoriza sesiones extraordinarias del 21 al 4 de septiembre de 2012- según Decreto 0117 de agosto de 2012

2.554.310

123 30-oct-12 Sesiones ordinarias del 1 al 30 de Octubre de 2012 94,741,680

134 26-No-12 Sesiones ordinarias del 1 al 30 de Noviembre de 2012 92,884,000

140 8-Dic.12

"Que la Honorable Concejal del Municipio de Yopal FLOR MARINA HERNANDEZ sesiono el mes de noviembre y 8 días de diciembre que corresponden a la prórroga de las sesiones ordinarias del mes de noviembre de 2012"

5,805,250

Total 749.923.556


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Vigencia 2013:

Para la vigencia 2013, se evidenciaron los siguientes Decretos de convocatoria del alcalde para extraordinarias y resoluciones de autorización de sesiones ordinarias emitidas por la Corporación:

No. Res.

Fecha Concepto autorizado Valor

Autorizado

28 01-mar-13 Sesiones extraordinarias del 04 al 28 de febrero de 2013 (Decreto de convocatoria No.002 y 912 de 2013)

92,771,640

48 01-abr-13 Sesiones ordinarias del 1 al 31 de marzo de 2013 95,388,276

60 29-abr-13 Sesiones ordinarias del 1 al 30 de abril de 2013 57,803,868

62 10-may-13 Sesiones ordinarias del 1 al 30 de abril de 2013 47,399,554

68 31-may-13 Autoriza sesiones extraordinarias del 23 al 31 de mayo de 2013, según Decreto 048 del 15 de mayo de 2013

31.637.508

75 26-jun-13 Sesiones ordinarias del 1 al 30 de junio de 2013 71,362,800

78 02-jul-13 "Que la Honorable Concejal del Municipio de Yopal FLOR MARINA HERNANDEZ sesiono el mes de junio y 8 días correspondientes a las sesiones ordinarias del mes de junio de 2012"

1,070,442

84 24-jul-13 Sesiones ordinarias del 1 al 31 de julio de 2013 98,956,416

99 09-ago-13 "Que la Honorable Concejal del Municipio de Yopal FLOR MARINA HERNANDEZ asistió a 15 sesiones plenarias correspondientes a las sesiones ordinarias el mes de julio y su prorroga del año 2013

3,211,326

102 20-ago-13 Sesiones extraordinarias del11 al 20 de agosto de 2013 (Decreto de convocatoria No.103 de 2013)

26,404,236

115 11-sept-13 Por la cual autoriza sesiones extraordinarias del 30 de agosto al 23 de septiembre de 2013, según Decreto No. 103 y 107 de agosto de 2013

6.898.404

119 24-sep-13 "Que la Honorable Concejal del Municipio de Yopal FLOR MARINA HERNANDEZ asistió a 9 sesiones plenarias correspondientes a las sesiones extraordinarias el mes de septiembre del año 2013

2,140,884

131 24-oct-13 Sesiones ordinarias del 1 al 31 de octubre de 2013 85,635,360

134 28-oct-13 "Que la Honorable Concejal del Municipio de Yopal FLOR MARINA HERNANDEZ asistió a 9 sesiones plenarias correspondientes a las sesiones ordinarias el mes de octubre del año 2013

5,709,024

137 31-oct-13 Por la cual autoriza sesiones ordinarias del mes de octubre de 2013 4.757.720

151 26-nov-13 Sesiones ordinarias del 1 al 31 de noviembre de 2013 77,309,700

156 2-dic-13 Autoriza sesiones ordinarias del mes de noviembre de 2013 23.787.600

166 16-dic.13 Autoriza sesiones ordinarias y extraordinarias mes de diciembre de 2013 951.504

177 30-dic-13 Autoriza sesiones extraordinarias y ordinarias mes de diciembre 2.616.636

NOMINA

De acuerdo a la información reportada por el Concejo en la plataforma SIA, los pagos de sueldos de personal de nómina ascienden a $60.488.914. Las asignaciones salariales del Concejo se encuentran determinadas mediante resolución No. 099 del 23 de agosto para la vigencia 2012, y para el 2013, mediante resolución 028 del 01 de marzo, emitidas por el presidente de la Corporación.

A pesar que los sueldos que pagó la Corporación para las vigencias auditadas se encuentran dentro de los límites establecidos por el gobierno nacional para las


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entidades territoriales, en la verificación de las 12 de nóminas de cada vigencia se evidenciaron las siguientes situaciones:

H9 Subsidio de alimentación.

En las nóminas de enero, febrero y marzo de 2012, se le reconoció al señor Daniel Romero la suma de $44.997 por concepto de subsidio de alimentación. Como a la fecha de este pago aún el gobierno nacional no había expedido la tarifa por este concepto para el 2012, la Corporación debería haber pagado el susidio de alimentación determinado en el Decreto 1048 del 4 de abril de 2011, es decir la suma de $42.528. De otra parte, se evidenció que para los meses de abril, mayo, junio, que se debió haber tenido en cuenta el incremento señalado en el Decreto No. 0840 del 25 de abril de 2012, que ascendía a $44.655, sin embargo, la Corporación reconoció la suma de $44.997.

Este hecho aunque genera un mayor valor pagado mínimo, sí constituye un incumplimiento a las disposiciones legales que reglamentan valores exactos para este tipo de reconocimientos, por lo que se determina un hallazgo administrativo. H10 HD2 HF1 Bonificación servicios Se observa liquidación y pago de bonificación por servicios vigencia 2012 y 2013, reconociendo los siguientes valores:

Nombre del empleado Cargo Salario Valor pagado por bonificación de

servicios

2012

Aleyda del Pilar Ospina Secretaria General 2.607.858 1.303.929

Daniel Romero Mensajero 1.023.538 511.769

2013

Aleyda del Pilar Ospina Secretaria General 3.120.600 1.560.300

Daniel Romero Mensajero 1.154.380 577.190

Claudia Tuay Peñalosa Secretaria Ejecutiva 1.586.968 793.484

Total pagado por bonificaciones vigencias 2012 - 2013 4.746.672

La bonificación por servicios, creada mediante el artículo 45 del Decreto 1042 de 1978 debe ser reconocida al empleado que haya cumplido un año continuo de labores, y pagado de acuerdo a los porcentajes determinados según su asignación salarial.

Por otra parte, el artículo 1 del Decreto 1158 de 1994, reguló los factores salariales a tener en cuenta para liquidar los aportes al sistema general de seguridad social integral:

El salario mensual base para calcular las cotizaciones al Sistema general de Pensiones de los servidores públicos incorporados al mismo, está constituido por los siguientes factores:


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a) La Asignación básica mensual. b) Los gastos de representación c) La prima técnica, cuando sea factor de salario d) Las primas de antigüedad, ascensional de capacitación cuando sea factor de salario e) La remuneración por trabajo dominical o festivo. f) La remuneración por trabajo suplementario o de horas extras, o realizado en jornada nocturna g) La bonificación por servicios prestados

Por lo anterior, para la vigencia 2012 y 2013, a continuación se presenta el cálculo realizado por este Ente de Control, para la liquidación de la bonificación en la que se incluye los descuentos y apropiaciones de seguridad social y aportes parafiscales, así:

De acuerdo a lo anterior, aplicando las deducción de ley que la Corporación no descontó, se observa un total a pagar por concepto de bonificaciones durante las vigencias auditadas, la suma de $3.575.030, no obstante, el pago fue de $4.746.672, obteniéndose un mayor valor pagado de $1.171.642, suma que se constituye como un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario por vulnerar los topes máximos para pago de bonificaciones ordenados por ley, y presunto fiscal por valor de $1.171.642, como mayor valor pagado por concepto de bonificación. H11 HD3 HF2 Reconocimiento y pago de prima de servicios.

El Concejo liquidó y pago para el 2012 la siguiente prima de servicios:

De acuerdo a los Decretos 1042 de 1978 y 600 de 2007, la prima de servicios es un reconocimiento en dinero de quince días de remuneración que se pagará los primeros quince días del mes de julio, a los empleados que a 30 de junio de cada año hayan laborado en la entidad un año completo. Establece la norma que

511.769 40.943

577.190 47.555

793.484 63.479

4.746.672 1.171.643

555.467

Valor Pagado Diferencia

1.303.929 464.199

1.560.300

Nombre CargoDias

trabajados

Asignacion

salarial

Sub.

Alimen

Sub.

Trans

1/2

Bonificaciòn Sueldo base Valor Prima

Pilar Ospina RodríguezSecretaria

General180 2,607,858 108,661 2,716,519 1,358,259

Claudia PeñalozaSecretaria

ejecutiva113 1,409,348 1,409,348 442,379

Daniel Romero Mensajero 180 1,023,538 44,997 67,800 42,647 1,178,982 589,491

2,390,129 Total pagado por prima de servicios vigencia 2012


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cuando a 30 de junio de cada año el empleado no haya trabajado el año completo, tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma proporcional, siempre y cuando hubiere laborado en la entidad por un término mínimo de seis (06) meses.

Al tener en cuenta la norma, la funcionaria que ejerce el cargo de secretaria ejecutiva, ingresó a la Corporación el día 7 de marzo de 2012, es decir que al momento del pago de la prima de servicios llevaba 3 meses y 23 días trabajados, según las liquidaciones de nómina, por lo que no ostentaba éste derecho, aun así, el Concejo pago $442.379, que se configura como un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario y fiscal por el valor cancelado.

Vacaciones

De acuerdo a los soportes evidenciados durante la auditoría este Ente de Control observó que se vienen indemnizando las vacaciones por periodos consecutivos, inobservando lo señalado en el artículo 20 del Decreto 1045 de 1978 que establece que las vacaciones sólo podrán ser compensadas en dinero en los siguientes casos: Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios

en el servicio público, evento en el cual sólo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año.

Cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces.

Así mismo, la Corte Constitucional en Sentencia C-598 de 1997 afirmó lo siguiente:

“Las vacaciones constituyen un derecho del que gozan todos los trabajadores, como quiera que el reposo es una condición mínima que ofrece la posibilidad de que el empleado renueve la fuerza y la dedicación para el desarrollo de sus actividades. Las vacaciones no son entonces un sobre sueldo sino un derecho a un descanso remunerado. Por ello, la compensación en dinero de las vacaciones está prohibida, salvo en los casos taxativamente señalados en la ley, puesto que la finalidad es que el trabajador efectivamente descanse. Una de las situaciones de excepción es en caso de que los trabajadores se desvinculen del servicio, y no hayan gozado de su derecho al descanso remunerado, pueden recibir una indemnización monetaria.”

Conforme a lo anterior, este Ente de Control insta a la Corporación a que verifique los procedimientos utilizados en cuanto a la indemnización de vacaciones de los funcionarios, ya que si bien es cierto se pueden compensar en casos específicos,


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también lo es que los funcionarios deben gozar de un descanso remunerado después de un (1) año continuo de servicios. Seguro de vida de concejales

En la labor de campo se evidenció factura expedida por la Compañía de Seguros Previsora S.A., en la cual especifica: póliza Nº 1001770, del 3 de enero de 2012, por un valor total asegurado de $4.581.500.000, expedida por un año comprendido desde el 03 de enero de 2012 hasta el 03 de enero de 2013, se observó la póliza, que cuenta con las mismas especificaciones de la factura, pero difiere en que como valor asegurado total especifica cero pesos, no tiene firma del tomador.

Como soportes de la adquisición de la póliza, el Concejo presento al equipo auditor los siguientes documentos:

Certificado de disponibilidad presupuestal No. 0000002 de fecha 02 de enero de 2012, por valor de $40.000.000, como respaldo presupuestal del proceso de adquisición de la póliza.

Estudios previos de fecha 2 de enero de 2012 se elaboraron, argumentando en numeral 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD:

…Que de acuerdo al Artículo 3º de la ley 1148 de Julio 10 de 2007, se constituye en una obligación para las Entidades Territoriales Contratar la Póliza de Vida para los concejales y el Alcalde del respectivo Municipio… …Que el Concejo Municipal de Yopal requiere de manera urgente adquirir la póliza seguro de vida a favor de los 17 concejales electos…se deberá proferir la respectiva resolución para proceder a la adquisición de las mismas.

En el numeral 2 se especificó: DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR…

FORMA DE PAGO. EL CONCEJO municipal de Yopal pagará el valor a través de resolución motivada una vez se expidan las respectivas pólizas y las mismas sean entregadas en la secretaría general de la Corporación.

Se observó igualmente en el numeral 5: INFORMACION PRESUPUESTAL:

FUENTE DE RECURSOS: INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACIÒN. RUBRO…32101. NOMBRE PRESUPUESTAL: SEGUROS DE VIDA Y SEGUROS MEDICOS. VALOR: $40.000.000.

Resolución No. 02 del 04 de enero de 2012 proferida por el presidente del Concejo, mediante la cual se reconoció y ordenó pagar a la PREVISORA S.A. la suma de CUARENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($40.000.000), con cargo al presupuesto del Concejo CAP.III Art. 32101. $40.000.000.

Registro presupuestal No. SS000000002 del 04 de enero de 2012. Beneficiario LA PREVISORA S.A., por valor de $40.000.000.


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Obligación/Orden de pago No. 200000002 del 04 de enero de 2012. Beneficiario LA PREVISORA S.A., por $40.000.000

Sobre este tema, el artículo 68 de la Ley 136 de 1994 estableció que los concejales tienen derecho a una póliza de seguro de vida con cobertura equivalente al periodo para el cual fueron elegidos. Deberá ser igual a veinte veces el salario del alcalde.

H12 HD4 Adquisición de seguros sin adelantar proceso de contratación.

Del análisis de la documentación, se evidenció que la Corporación emitió la Resolución No. 02 del 04 de enero de 2012, mediante la cual adquirió y ordenó el pago del seguro de vida, sin mediar proceso contractual según lo determinado en el Decreto 734 de 2012, así como la publicación del proceso en el SECOP según el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Este hecho se configura como una observación administrativa con presunto alcance disciplinario. 2.2.4. Gestión Contractual

El objetivo de la evaluación a la gestión contractual, determinará si la Corporación adelantó los procesos contractuales, conforme a los principios establecidos en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 y artículo 3 de la Ley 489 de 1998.

De acuerdo a la información contractual reportada en el SIA, durante las vigencias de 2012 y 2013, el Concejo Municipal de Yopal suscribió 114 contratos por valor de $897 millones, de los cuales, teniendo en cuenta su mayor valor, se tomó una muestra de 32 contratos que suman $493 millones y representan el 55% del total contratado, según se muestra en la siguiente tabla:


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Observaciones Generales.

Del análisis contractual se evidenciaron las siguientes observaciones comunes a la contratación auditada durante las vigencias 2012 y 2013: H13 HD5 HF3 Pago de Impuestos

En la totalidad de los contratos suscritos por el Concejo Municipal de Yopal, no se efectuó el pago de impuesto de estampilla Pro Cultura y Bienestar del Adulto Mayor. Estos impuestos se encuentran reglamentados en la siguiente normatividad:

El artículo 38-2 de la ley 666 del 30 de julio de 2001, autorizó a los Concejos para determinar los relacionados con la estampilla pro cultura, en los siguientes términos: Artículo 38-2. Autorízase a las asambleas departamentales, a los concejos

distritales y a los concejos municipales para que determinen las características, el hecho generador, las tarifas, las bases gravables y los demás asuntos referentes al uso obligatorio de la estampilla "Procultura" en todas las operaciones que se realicen en su respectiva entidad territorial. (Subrayado nuestro).

La citada ley estableció los límites mínimos y máximos de las tarifas que debe respetar la entidad territorial para su implementación, señalando: Artículo 38-

3. La tarifa con que se graven los diferentes actos sujetos a la estampilla "Procultura" no podrá ser inferior al cero punto cinco por ciento (0.5%), ni exceder el dos por ciento (2%) del valor del hecho sujeto al gravamen. (Subrayado nuestro).

Por su parte el artículo 2 de la ley 1276 del 05 de enero de 2009, la cual modificó la Ley 687 de 2001, se refirió a éste alcance, en lo que respecta a la estampilla adulto mayor, estableciendo su aplicabilidad en todo el territorial nacional, en los siguientes términos: Artículo 2°. Alcances. La presente ley aplica

en todo el territorio nacional; en las entidades territoriales de cualquier nivel, que a la

fecha hayan implementado el cobro de la estampilla… (Subrayado nuestro).

El artículo 4 de la Ley 1276 estableció los límites mínimos y máximos que deben respetar las entidades territoriales para la implementación de la estampilla adulto mayor, así: Artículo 4. Departamentos y Municipios de 2a. y 3a.

Categorías: 3% del valor de todos los contratos y sus adiciones. (Subrayado nuestro). Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se pronunció sobre las estampillas, a través del boletín No. 24 de diciembre de 2010, en los siguientes términos:


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… son tributos generales porque gravan a quien incurre en el hecho generador…se deben clasificar presupuestalmente como impuestos en razón a que se pagan de manera obligatoria cuando el ciudadano incurre en el hecho generador que ha establecido la ley.

“1. Las estampillas son tributos que tradicionalmente el legislador colombiano ha creado para que las entidades territoriales los adopten al interior de sus jurisdicciones. Según el Consejo de Estado son impuestos en la medida “que cumplen las siguientes características: 1. Son generales, lo cual significa que se cobran indiscriminadamente a quienes se encuentren dentro del hecho generador y no a un grupo social, profesional o económico determinado. 2. Son obligatorios. 3. No conllevan contraprestación Directa e inmediata. 4. El Estado dispone de estos recursos de acuerdo con lo previsto en los planes y presupuestos, por lo tanto van a las arcas generales, para atender los servicios y necesidades públicas. (…)”.2 Los elementos tributarios en las estampillas no se pueden establecer con absoluta autonomía, las corporaciones administrativas deben adoptar estos impuestos en el marco de las limitantes que impone la Constitución y la ley (Subrayado nuestro).

En conclusión, el hecho generador de la estampilla en estudio es la realización de operaciones gravadas ante las administraciones municipales de la jurisdicción departamental que adoptó el impuesto.

En cumplimiento de la normatividad vigente, en el municipio se implementaron estas estampillas a través de los siguientes Acuerdos:

Estampilla Pro cultura, determinada en el numeral 2, artículo 1 del acuerdo 010 de 2003, el cual estableció como hecho generador de la estampilla Pro Cultura: c) Todos los contratos y sus modificaciones, sin formalidades plenas, suscritos por el Municipio de Yopal, sus entidades descentralizadas, y demás entidades del orden Municipal. a la tarifa del cero punto cinco por ciento (0.5%) aplicada sobre el valor total del contrato o sus modificaciones.

Estampilla Adulto Mayor, contemplada en el acuerdo No. 012 del 07 de septiembre de 2009, señalando el equivalente al 3% del valor de los contratos, siendo el hecho generador, todos los contratos y adiciones suscritos por entes municipales y descentralizados, sin señalar excepciones.

Ahora bien, en desarrollo de la autonomía presupuestal, establecida en el artículo 51 de la ley 179 de 1994, el cual fue compilado por el decreto 111 de 1996, otorgó la facultad de contratar, comprometer y ordenar el gasto de recursos a todos los órganos que sean secciones del presupuesto general de los municipios, entre ellos, a los Concejos Municipales, los cuales a través de su presidente, ostentan la capacidad de contratar, y ordenar el gasto, y bajo estos preceptos organizan su propio presupuesto.


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Si bien es cierto, que el Concejo no es una entidad descentralizada del municipio, sí es una sección de su presupuesto general, y se encuentra en la obligación de velar por el uso eficiente de los recursos que el municipio le transfiere, así como cumplir todas las obligaciones tributarias que se deriven del manejo de los mismos. A continuación este Ente de Control presenta la liquidación de los impuestos según la normatividad vigente:

Ítem Contrato No. Objeto Fecha Valor

Impuestos dejados de pagar

Estampilla Pro cultura

0.5%

Estampilla .Adulto Mayor

3%

1 003-2012

Compra de elementos de papelería y tóner para los equipos de cómputo del Concejo municipal de Yopal conforme a la invitación pública

09-Oct-12 12,184,084 60,920 365,523

2 003-2012

Compra de elementos de cafetería y aseo para la sede administrativa del Concejo municipal de Yopal conforme a la invitación pública

19-Oct-12 9,612,616 48,063 288,378

3 004-2012

Suministro de productos y servicios publicitarios radiales y de prensa escrita para navidad y año nuevo en pro del mejoramiento de la imagen institucional del Concejo Municipal de Yopal

19-Oct-12 13,300,000 66,500 399,000

4 005-2012 Suministro de bienes y servicios para bienestar social de los miembros y cabildantes de la Corporación Concejo Municipal de Yopal

28-Dic-12 6,484,509 32,423 194,535

5 011-2012 Compra de artículos de papelería para el archivo del concejo municipal de Yopal

10-Feb-12 6,150,000 30,750 184,500

6 012-2012 Prestación de servicios logísticos de apoyo a la gestión para el ejercicio de las actividades administrativas propias del Concejo Municipal

14-Feb-12 17,000,000 85,000 510,000

7 013-2012

prestación de servicios de fotocopiadora y anillado de los documentos que se requieran para el ejercicio de las actividades propias del Concejo Municipal de Yopal

24-feb-12 1,000,000 5,000 30,000

8 015-2012 servicios de apoyo para el fortalecimiento de la imagen institucional del Concejo Municipal de Yopal

29-feb-12 10,000,000 50,000 300,000

9 016-2012

Prestación de servicios de mantenimiento preventivo de equipos, redes, sistemas, software y soporte a todo costo del Concejo Municipal de Yopal

6-marz-2012 17,492,000 87,460 524,760

10 023-2012 realizar un seminario-taller de capacitación en “liderazgo para el trabajo en equipo”

9-julio-2012 5,000,000 25,000 150,000

11 001-2013 compra de muebles y demás elementos de mobiliario para el Concejo Municipal de Yopal

28-ener-2013 20,384,003 101,920 611,520

12 002-2013 suministro de elementos de papelería y cafetería para el Concejo Municipal de Yopal

29-ener-2013 5,716,600 28,583 171,498

13 003-2013 compra de placas y escudos relieve y madera para el concejo resinados en alto municipal de Yopal

08-feb-13 3,828,000 19,140 114,840

14 006-2013 mantenimiento reparación y restauración de elementos muebles y enseres de la planta administrativa del Concejo Municipal de Yopal

15-feb-13 13,945,000 69,725 418,350

15 008-2013 suministro de materiales y servicio acabados y elementos eléctricos concejo municipal de Yopal

27-feb-13 12,758,000 63,790 382,740

16 013-2013 suministro de elementos de cafetería para el concejo municipal de Yopal

15.499.700 77.499 464.991

17 014-2013 suministro de elementos de aseo para el concejo municipal de Yopal

15.499.700 77.499 464.991


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38




0.5%


3%

18 024-2013 estudio organizacional para la modernización institucional del Concejo Municipal de Yopal

14-nov-13 15,000,000 75,000 450,000

19 025-2013

suministro e instalación de monitores industriales de tecnología led y sistemas multiplicadores de pantalla de video para el Concejo Municipal de Yopal

14-nov-13 15,435,424 77,177 463,063

20 027-2013

suministro de incentivos navideños para los miembros y cabildantes de la Corporación concejo municipal de Yopal y sus núcleos familiares con motivo de la navidad y año nuevo

22-dic-13 18,350,000 91,750 550,500

21 028-2013

suministro de bienes y servicios para bienestar social con motivo de la celebración de navidad de los miembros y cabildantes de la Corporación concejo municipal de Yopal

22-dic.13 22,900,000 114,500 687,000

22 029-2013 suministro de elementos de cafetería para el concejo municipal de Yopal

15.534.007 77.670 466.020


9.534.007 47.670 286.020

24 040-2013

prestación de servicios de actualización flash contable, flash activos fijos, flash efectivo tesorería, flash presupuesto versiones 5.3 y actualización licencias adicionales

18-oct-13 5,800,000 29,000 174,000

25 CPS 004-

2014

prestación de servicios profesionales para el apoyo y fortalecimiento de la democracia participativa y de los organismos comunales en desarrollo de la ley 1551 de 2012 articulo 18 numeral 11 en el municipio de Yopal

2-ener-2014 27,000,000 135,000 810,000

26 003-2014

realizar la divulgación, a través de programas periodísticos radiales y escritos bajo el esquema del plan de medios para el concejo municipal de Yopal

11-feb-14 17,000,000 85,000 510,000

27 005-2014

diseño e impresión de una cartilla informativa sobre fortalecimiento de democracia participativa y de los organismos comunales, en el marco del plan de acción para el concejo municipal de Yopal 2014

28-feb-14 14,380,000 71,900 431,400

28 007-2014

suministro e instalación de unidad principal para sistema conferencias, estación para presidente con control de prioridad estaciones para delegado con función speak

10-abril-14 25,561,572 127,808 766,847


11.589.547 57.948 347.686

30 011-2014 suministro de elementos de cafetería con destino al concejo municipal de Yopal

24-abril-14 15,280,500 76,403 458,415

31 012-2014

Servicios de apoyo logístico en la celebración del día de la familia, integración de funcionarios y concejales, día de la secretaria, y del trabajador del concejo municipal de Yopal.

06-jun-14 17,153,750 85,769 514,613

32 013-2014

realizar la divulgación, a través de programas periodísticos radiales y escritos bajo el esquema del plan de medios para el concejo municipal de Yopal

15-jun-14 17,000,000 85,000 510,000

33 014-2014

prestación de servicios consistentes en veintidós (22) jornadas lúdico educativas desarrolladas en obras de teatro al aire libre, como parte de la socialización de la cartilla “comunidad actividad herramientas para la democracia” en cumplimiento del plan de acción del concejo municipal, en el municipio de Yopal

18-jul-14 16,850,000 84,250 505,500

34 017-2014 suministro de elementos de cafetería con destino al concejo municipal de Yopal

20-agos-14 17,164,500 85,823 514,935

35 CPS-001-

2012

prestación de servicios profesionales de asesoría externa en los procesos administrativos y contractuales del concejo de Yopal

4-ener-2012 42,000,000 210,000 1,260,000


______________________________________________________________________


39




0.5%


3%

36 CPS-002-

2012 prestación de servicios profesionales de asesoría en contabilidad y presupuesto

4-ener-12 24,000,000

120,000

720,000

37 CPS-003-

2012

prestación de servicios profesionales para asesor la operatividad del modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de la calidad

4-ener-12 24,000,000 120,000 720,000

38 CPS-024-

2012

prestación de servicios profesionales para asesor la operatividad del modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de la calidad

04-jul-12 20,000,000 100,000 600,000

39 CPS-001-

2013 prestación de servicios profesionales asesoría jurídica

3-ener-13 39,000,000 195,000 1,170,000

40 CPS-002-

2013 prestación de servicios profesionales asesoría en contabilidad y presupuesto

3-ener-13 18,000,000 90,000 540,000

41 CPS-025-

2013 prestación de servicios profesionales asesoría jurídica

02-jul-13 27,000,000 135,000 810,000

42 CPS-017-

2013 prestación de servicios profesionales apoyo a la operatividad del sistema de control interno

19-02-2013 15,000,000 75,000 450,000

43 CPS-027-

2013 prestación de servicios profesionales en contabilidad y presupuesto

02-jul-13 9,000,000 45,000 270,000

Sub totales 685.387.519 3.426.938 20.561.626

Total impuestos dejados de pagar 23.988.565

Al no evidenciarse el pago de los impuestos anteriormente liquidados, se determina un hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal por valor de $23.988.565; así mismo presunto alcance disciplinario por inobservancia al numeral 2.1 del manual de contratación de la Corporación y el artículo Artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, que establece: “(…) Por su parte, los interventores

responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan

las funciones de interventoría”, en concordancia con los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, trasgrediendo presuntamente el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Contratos de prestación de servicios.

El Concejo Municipal de Yopal celebró contratos de prestación de servicios profesionales y asistenciales, así: para la vigencia 2012, 26 contratos de prestación de servicios que ascendieron a $191.474.528, de los cuales 6 fueron para el área de asesoría profesional y 20 asistenciales. En el 2013, suscribió 44 contratos que sumaron $307.107.083, de los cuales 10 fueron para el área de asesoría profesional y 34 asistenciales, tal y como se señala en la siguiente tabla:


______________________________________________________________________


40

El presupuesto de los Concejos tiene dos (2) grandes componentes: el de funcionamiento y el destinado para pago de honorarios a los concejales. Los contratos de prestación de servicios suscritos representaron el 31% del total del presupuesto de funcionamiento para la vigencia 2012 y para el 2013 representó el 37.30%.

Teniendo en cuenta los valores de los contratos de prestación de servicios, se revisaron cuatro (4) de la vigencia 2012, los cuales suman $110.000.000, que representan el 57.45% del total contratado por prestación de servicios.

Igualmente para la vigencia 2013, se tomaron cinco contratos de mayor valor, los cuales suman $108.000.000, que representan el 35% del total contratado por prestación de servicios para la vigencia 2013.

A continuación se relacionan los contratos de prestación de servicios seleccionados por el equipo auditor para las vigencias 2012 y 2013, a fin de realizar análisis a los procesos precontractuales, contractuales y de ejecución surtidos.

No. contratos suscritosNo.

personas

Valor

contratado

% Ppto.

Funcionamiento

No.

contratos

suscritos

No.

personas

Valor

contratado

% Ppto.

Funcionamiento

Profesionales 6 5 133,495,000 10 9 134,504,575

Asistenciales 20 12 57,979,528 34 20 172,602,508

Totales 26 17 191,474,528 44 29 307,107,083

37 31

Nivel

cotratado

2012 2013


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41

NÚMERO CONTRATO

NOMBRE DEL CONTRATISTA

NIT OBJETO DEL CONTRATO FECHA DE

CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

2012

1 Juan Manuel

Nossa Fuentes 74770480

Prestación de servicios profesionales de asesoría externa en los procesos administrativos y contractuales del Concejo municipal de Yopal

2012/01/29 42,000,000

2 Edgar Puentes 9656154 Prestación de servicios profesionales de asesoría en contabilidad y presupuesto.

2012/01/04 24,000,000

3 Liliana Agudelo

Cifuentes 63483232

Prestar servicios profesionales para asesorar la operatividad del modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de la calidad del Concejo

2012/01/04 24,000,000

24 Liliana Agudelo Cifuentes

63483232 Prestar servicios profesionales para asesorar la operatividad del modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de la calidad del Concejo

2012/07/04 20,000,000

Subtotal 110,000,000

2013

1 Rincón Albarracín Luis Alejandro

74861135 Prestación de Servicios profesionales acompañamiento jurídico.

2013/01/04

39,000,000

2 Edgar Puentes 9656154 Prestación de Servicios Profesionales como Contador 2013/01/09 18,000,000

25 Rincón Albarracín Luis Alejandro

74861135

Prestación de servicios profesionales para la realizar el acompañamiento jurídico a la elaboración y seguimiento a los procesos precontractuales y contractuales del Concejo municipal de Yopal.

2013/07/02

27,000,000

17 Salcedo Albarracín William Alberto

74860760

Prestación de servicios profesionales de apoyo en la operatividad del sistema de gestión de calidad y sustanciación de los procesos de control disciplina rio que se requieran.

2013/02/19 15,000,000

27 Puentes Edgar 9656154 Prestación de servicios profesionales en asesoría en contabilidad y presupuesto o a la Corporación Concejo municipal de Yopal

2013/07/02

9.000,000

Subtotal 108.000.000

Total 218.000.000

OBSERVACIONES COMUNES Informes de ejecución. En los contratos de prestación de servicios anteriormente detallados, se evidenciaron todos los documentos esenciales del proceso precontractual y contractual, sin embargo se insta a la Corporación para que implemente las medidas de archivo ya que todos los informes de actividades no reposaban en los expedientes contractuales, así mismo, la exigencia de informes más detallados. Contratación prestación de servicios Vigencia 2012.

El Concejo Municipal de Yopal, reportó en la plataforma SIA, según formato No. F14 Planta de Cargos, un total de 11 cargos provistos con personal supernumerario, por un valor total de $47.792.007, distribuidos así:

Ítem Denominación del cargo Supernumerario

1 TECNICO 2

2 ASISTENCIAL 4

3 PROFESIONAL 3

4 ASESOR 2

Total 11


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42

Se verificó igualmente el formato F7 Presupuesto de Gastos, donde la Corporación reportó para el 2012, el siguiente gasto por concepto de supernumerarios: Identificación Rubro

Presupuestal Nombre Rubro Presupuestal

Presupuesto Inicial

Adiciones Presupuesto

Definitivo Pagos

Realizados

A131111 Supernumerarios 54,354,697 994,598 46,906,658 46,906,658

Vigencia 2013.

Para la vigencia 2013 se evidenció igual situación, al verificar en la plataforma SIA, el formato F14 Planta de Cargos, la Corporación reportó un total de 13 supernumerarios, dos más con respecto a la vigencia anterior, distribuidos así:

Se verificó igualmente el formato F7 Presupuesto de Gastos, donde para el 2013 reportó, el siguiente gasto por concepto de supernumerarios:

Identificación Rubro Presupuestal

Nombre Rubro Presupuestal

Presupuesto Inicial

Contra créditos Presupuesto

Definitivo Pagos

Realizados

A131111 Supernumerarios 70.204.454 3.647.331 66.557.123 66.213.939

H14 HD6 Pago de personal contratado Del análisis de los soportes de vinculación de este personal contratado, se logró evidenciar que los recursos que soportaron esta contratación, se realizaron con cargo al rubro presupuestal denominado SUPERNUMERARIOS, inobservando lo contenido en las Resoluciones Nos. 001 del 02 de enero de 2012 y Res…. 2013 por medio de las cuales se liquidó el presupuesto de ingresos y gastos del Concejo Municipal de Yopal, las cuales, en las disposiciones generales, señalan en el numeral 13 del artículo cuarto en la definición de los gastos de funcionamiento, lo siguiente: “Supernumerarios: Pago al personal que se vincule

ocasionalmente para suplir temporalmente a los empleados en caso de licencias,

vacaciones o para desarrollar actividades de carácter netamente transitorio”. Con forme a lo anterior, este Ente de Control determina un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria.

Ítem Denominación del cargo Supernumerario

1 TECNICO 2

2 ASISTENCIAL 6

3 PROFESIONAL 5

Total 13


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43

Contratación vigencia 2012.

El grado de cumplimiento de la gestión contractual adelantada por el Concejo de Yopal durante la vigencia 2012, se puede observar en la tabla 1.1 GESTION

CONTRACTUAL de la matriz de la evaluación de la gestión implementada con la nueva guía de auditoria territorial, la cual arrojó una calificación de 1 CON

DEFICIENCIAS, según se detalla en la tabla siguiente:

Consolidado de variables evaluadas

Prestación Servicios

Q Contratos

Suministros

Q Promedio Ponderación Puntaje

Atribuido

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

56 8 29 7 43.33 0.40 17.3

Cumplimiento deducciones de ley

0 8 0 7 0.00 0.01 0.0

Cumplimiento del objeto contractual

67 8 52 7 60.00 0.18 10.8

Labores de Interventoría y seguimiento

0 8 29 7 13.33 0.01 0.2

Producto obtenido y liquidación 100 8 100 7 100.00 0.40 40.0

Cumplimiento en gestión contractual 1.00 68.3

Calificación Con deficiencias

Con deficiencias 1

A continuación se presenta un análisis, a los contratos seleccionados que fueron objeto de revisión por parte del equipo auditor, en el que se incluyen observaciones administrativas, con presunto alcance disciplinario y fiscal.

CONTRATO Nº: CMY-MC-003 del 09 de octubre de 2012

CLASE COMPRAVENTA

OBJETO: COMPRA DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA Y TONNERS PARA LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL CONFORME A LA INVITACIÓN PÚBLICA

CONTRATISTA: KIMOSAVI INTERNACIONAL E.U

VALOR: $12.184.084

PLAZO: CINCO (5) DÍAS

CONTRATO Nº: CMY-MC-003 del 19 de octubre de 2012.

CLASE COMPRAVENTA

OBJETO: COMPRA DE ELEMENTOS DE CAFETERÍA Y ASEO PARA LA SEDE ADMINISTRATIVA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL CONFORME A LA INVITACIÓN PÚBLICA

CONTRATISTA: KIMOSAVI INTERNACIONAL E.U

VALOR: $9.612.616

PLAZO: CINCO (5) DÍAS


______________________________________________________________________


44

CONTRATO Nº: CMY-MC-012 del 14 de febrero de 2012

CLASE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS LOGISTICOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL EJERCICIO DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS PROPIAS DEL CONCEJO MUNICIPAL

CONTRATISTA: FREDY ANDRES MELO DIPAGAUTA R/L KIMOSAVI INTERNACIONAL E.U

VALOR: $17.000.000

PLAZO: DIEZ (10) MESES

CONTRATO Nº: CMY-MC-002 del 29 de enero de 2013

CLASE COMPRAVENTA

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA Y CAFETERÍA PARA EL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: KIMOSAVI INTERNACIONAL E.U.

VALOR: $5.716.600

PLAZO: DIEZ (10) DIAS

CONTRATO Nº: CMY-MC-013 DE 2013

CLASE SUMINISTRO

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE CAFETERIA PARA EL CONCEJO UNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: JOSE LUIS ACERO SILVA

VALOR: $15.499.700


CONTRATO Nº: CMY-MC-029 DE 2013

CLASE SUMINISTRO

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE CAFETERIA CON DESTINO AL CONCEJO UNICIPAL DE YOPAL


VALOR: $9.534.007

PLAZO: DOS (02) DIAS

OBSERVACIONES COMUNES

H15 HD7 Exigencia de marcas en la suscripción de contratos

El Concejo Municipal de Yopal, suscribió los contratos Nº CMY-MC-003-2012, CMY-

MC-003-2012, CMY-MC-012-2012, CMY-MC-013-2013, y CMY-MC-029-2013 detallados anteriormente, en los cuales se evidenciaron las siguientes situaciones:

En los estudios previos se exigieron algunas marcas de productos como café Sello Rojo, Leche Klim x 1000CC, chocolate Corona, avena Promasa, cera mansión roja, cera Mansión Bril, varsol Bonaroma, Fabuloso Aroma de Bebe, limpiavidrios Fullfres, lavaplatos Axion, caja de jabón Rey, Clorox Desinfectante, ácido muriatico Bonaroma, servilletas Familia, guantes Delfin, Nescafé granulado, aromática surtida Hindú, galletas Saltinas, maní con sal la especial, mermelada,


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45

Yogo Yogo, jamón, queso, pan tajado para sándwich, agua con gas, cereal granola en caja, y mentas chao.

Caso similar se evidenció en el contrato CMY-MC-003-2012, en el cual se observa que en los estudios previos de adquisición de elementos de papelería y tonners, se exigieron algunas marcas tales como: Resma Reprograf, Gancho Clip Colores Tritón, Posit Kores, Esfero Faber Castell, Lápiz N° 2 Hb, Grabadora Sony Z5-Rs09cp, Pilas Aaa X 2 Energizer, Borrador de Nata Pelikan, Micrófono Audífono Hs-110s Negro Genius.

Este hecho se constituye en un incumplimiento a las disposiciones establecidas en el parágrafo 3º del artículo 3.2.1.1. del Decreto 734 de 2012, el cual determina: No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente

subjetivas…, hecho por el cual este organismo de control determina un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por incumplimiento a las disposiciones legales sobre exigencia de marcas en la contratación pública.

La Contraloría Departamental de Casanare, insta a la Corporación, a fin de reconsiderar dentro del marco de austeridad, los productos que para el servicio de cafetería se han venido contratando, toda vez que si bien es cierto, que es permitida la compra de elementos de cafetería en las entidades del Estado, ésta debe ser para suplir las necesidades mínimas que permitan una atención adecuada pero justa tanto de clientes internos como externos en pro de un ambiente laboral favorable y una óptima imagen institucional.

El comportamiento ascendente que ha tenido la contratación de elementos de aseo y cafetería durante las vigencias 2012 y 2013, incluyendo los contratos de atención a quejas que fueron atendidas dentro de la presente auditoría, se demuestra en la siguiente tabla:

La representación gráfica de la magnitud de las anteriores cifras, se observa a continuación:

No.

Contrato Valor

No.

ContratoValor

No.

Contrato Valor

003-2012 9,612,606 002-2013 5,716,600 009-2014 11,589,547

012-2012 17,000,000 013-2013 15.499.700 11-2014 15,280,500

014-2013 15,499,400 17-2014 17,164,500

029-2013 9,534,007

030-2013 9,534,007

Totales 26,612,606 40,284,014 44,034,547

2012 2013 2014


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46

Con esta observación, este Ente de Control advierte la necesidad de que el Concejo Municipal de Yopal, tome medidas de austeridad en este tipo de contratación, más aún si se tiene en cuenta que para la fecha de la presente auditoría, la contratación de elementos de aseo y cafetería asciende a $44.034.547, y que de no impartir las directrices del caso, este gasto desbordaría los límites de austeridad al finalizar el año. Observaciones específicas:


CLASE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS LOGISTICOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL EJERCICIO DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS PROPIAS DEL CONCEJO MUNICIPAL

CONTRATISTA: FREDY ANDRES MELO DIPAGAUTA R/L KIMOSAVI INTERNACIONAL E.U

VALOR: $17.000.000

PLAZO: DIEZ (10) MESES

H16 Denominación del Contrato

La Corporación suscribió el contrato No. CMY-MC-012-2012, denominándolo como un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión. No se fijaron en el estudio previo ni en el contrato, las actividades específicas a cumplir por parte del contratista para dar cumplimiento al objeto contractual.

Una vez revisados los soportes de ejecución se observó que mediante comprobante de egreso No. 05115879 del 14 de mayo de 2012, se efectuó pago al contratista por concepto de adquisición de bienes y servicios. De acuerdo a las entradas de almacén corresponden $6.033.300 a elementos de aseo y cafetería y $4.993.399 a papelería, por lo que se concluye que el contrato correspondía a un contrato de suministro, razón por la cual se configura un hallazgo administrativo.


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47

H17 HD8 HF4 Soportes de ejecución.

De otra parte, se evidenció que mediante comprobante de egreso No.05115879 del 14 de mayo de 2012, se efectuó pago al contratista por valor de $6.033.300, sin que se evidenciaran soportes del cumplimiento de esta ejecución, ni entrada almacén que permitiera determinar la clase de bienes adquiridos, observándose con ello, falencias por parte de la supervisión al no exigir los respectivos soportes que permitan evidenciar el cumplimiento del objeto contractual. Por lo anterior, se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario por inobservancia del numeral 1º del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y presunto fiscal por valor de $6.033.300.

CONTRATO Nº: CMY-MC-005 del 28 de diciembre de 2012

CLASE SUMINISTRO

OBJETO: SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS PARA BIENESTAR SOCIAL DE LOS MIEMBROS Y CABILDANTES DE LA CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: NUBIA ESPERANZA HERNÁNDEZ CACHAY

VALOR: $6.484.504

PLAZO: TRES (3) DÍAS


CLASE SUMINISTRO

OBJETO: SUMINISTRO DE INCENTIVOS NAVIDEÑOS PARA LOS MIEMBROS Y CABILDANTES DE LA CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL Y SUS NÚCLEOS FAMILIARES CON MOTIVO DE LA NAVIDAD Y AÑO NUEVO

CONTRATISTA: JAIME ARMANDO CANTOR

VALOR: $18.350.000


CLASE SUMINISTRO

OBJETO: SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS PARA BIENESTAR SOCIAL CON MOTIVO DE LA CELEBRACIÓN DE NAVIDAD DE LOS MIEMBROS Y CABILDANTES DE LA CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: JAIME ARMANDO CANTOR

VALOR: $22.900.000

OBSERVACIONES COMUNES.

H18 HD9 HF5 Austeridad en el gasto público

El análisis de esta contratación se efectúa a la luz del artículo 2º del Decreto 2445 del 23 de noviembre de 2000, el cual reza: "Está prohibida la realización de

recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”.


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48

El Concejo de Yopal efectuó la planeación de los contratos CMY-MC-005-2012,

CMY-MC-027-2013, CMY-MC-028-2013, especificando en los estudios previos los siguientes aspectos:

Numeral 1. Descripción de la necesidad, contrato CMY-MC-005-2012:

“Que el concejo municipal de Yopal cuenta con una gran número de personal entre empleados, cabildantes y contratistas siendo obligación de la entidad mejorar el bienestar social el mejoramiento del nivel de vida y el desarrollo integral de las personas que componen la Corporación por lo cual en temporada navideña es necesario fortalecer los lazos de hermandad y compromiso hacia la entidad y ello se logra con el fortalecimiento

del personal humano a fin de mejorar la efectividad y el compromiso con la entidad”.

“Teniendo en cuenta lo anterior se hace necesario contratar una persona natural o jurídica que suministre 26 anchetas navideñas para el personal y cabildantes de la Corporación al igual que para el suministro de 26 cenas navideñas o de fin de año a todo costo junto con la correspondiente organización del evento en sitio contratado para ello.”.

Numeral 1. Descripción de la necesidad, contrato CMY-MC-027-2013: Que el concejo municipal de Yopal cuenta con un gran número de personal entre empleados, cabildantes y contratistas siendo obligación de la entidad mejorar el bienestar social el mejoramiento del nivel de vida y el desarrollo integral de las personas que componen la Corporación por lo cual en temporada navideña es necesario fortalecer los lazos de hermandad y compromiso hacia la entidad y ello se logra con el fortalecimiento del personal humano a fin de mejorar la efectividad y el compromiso con la entidad.

Teniendo en cuenta lo anterior se hace necesario contratar el suministro de 35 anchetas navideñas para el personal y cabildantes de la Corporación al igual que para el suministro de 35 cenas navideñas o de fin de año a todo costo junto con la correspondiente organización del evento en sitio contratado para ello.

Numeral 1. Descripción de la necesidad, contrato CMY-MC-028-2013: Teniendo en cuenta lo anterior se hace necesario contratar el suministro de arreglos navideños decorativos para el recinto del concejo municipal a fin de incentivar el espíritu de la navidad y con ello fortalecer los lazos de amistad entre cabildantes empleados y personal en general de igual forma se hace necesario incentivar al personal y sus núcleos familiares a través de incentivos navideños los cuales deberán ser entregados a los hijos de los cabildantes y funcionarios pertenecientes a la entidad (50 NIÑOS).

Para el cumplimiento de los objetos contractuales, la Corporación, en el numeral 3.ACTIVIDADES A DESARROLLAR de los estudios previos, determinó las siguientes actividades a desarrollar por el contratista:


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49

Actividades Contrato CMY-MC-005-2012:

Entregar en la sede de la Corporación de 26 anchetas navideñas con los elementos detallados en la parte técnica (vino casillero del diablo, maní salado,

Panetón, duraznos 800 g, Atun VanCamps x 2, Jamoneta Zenu 370g, Salchicha Ronda 380g, Escoses 12 años, Tarro galleta surtida 750g., Crema de leche, Leche condensada,

Galleta navideña, Natilla, salsa de tomate, Mayonesa)

Organización, Elaboración y distribución a todo costo de 26 cenas navideñas o de fin de año en establecimiento para el día 29 de Diciembre de 2012.

Presentar informe final de las actividades realizadas junto con los soportes para pago.

Al respecto cabe indicar, que de conformidad con el estudio previo, el costo de los productos de las 26 anchetas navideñas, ascendieron a $5.418.504 y la cena navideña se pactó por valor de $41.000 cada una, es decir, $1.066.000 las 26 cenas, para un total contratado de $6.484.504.

Este Ente de Control, señala que con la adquisición de las anchetas navideñas la Corporación inobservó los lineamientos normativos que rige las políticas de austeridad en el gasto con cargo a los recursos del Tesoro Público, razón por la cual configura un detrimento al patrimonio del Estado el valor relacionado con las anchetas navideñas, es decir, por la suma de $5.418.504. Actividades Contrato CMY-MC-027-2013:

Según los estudios previos iniciales, el contratista debería entregar en la sede del Concejo Municipal los siguientes elementos: 35 postres de natilla, 35 cenas (menú adjunto), 35 vasos de naranjada, 70 botellas de agua, 9 botellas de OLD PARD, banquetearía y meseros, invitaciones y accesorios, alquiler del sitio y 35 anchetas navideñas. La Corporación elabora estudios previos para un adicional en valor y plazo, aduciendo: …Que se hace necesario adicionar el contrato CMY - MC - 0027 - 2013

teniendo en cuenta que la cena navideña a desarrollar debe ser un evento que una a los empleados, contratistas y funcionarios junto con sus familias por lo cual es necesario invitar al personal completo y a los núcleos familiares de los mismos por lo cual se deberá adicionar el valor de los gastos en alimentos bebidas y demás.

El 20 de diciembre de 2013 la Corporación elabora contrato adicional en valor por $6.000.000 más, y en plazo cinco (05) días más. El adicional comprendió los siguientes elementos:


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50

En el informe de actividades del contratista, se ratifica ésta irregular contratación, en el cual señala: ENTREGA DE REGALOS PARA HIJOS DE

CABILDANTES Y MIEMBROS DE LA CORPORACION CONCEJO MUNICIPAL DE

YOPAL. Se anexa registro fotográfico. A continuación se presenta el total de los elementos adquiridos según el contrato principal más el adicional.

Por lo anterior, este Ente de Control señala que con la adquisición de los siguientes productos y actividades, la Corporación inobservó los lineamientos normativos que rige las políticas de austeridad en el gasto con cargo a los recursos del Tesoro Público, razón por la cual se configura un detrimento al patrimonio del Estado por valor de $14.444.000, como se determina a continuación:

DETALLECANTIDAD

INIALVALOR

CANTIDAD

ADICIONADAVALOR

CANTIDAD

TOTALTOTAL

Postres de natilla 35 168.000 35 168.000 70 336.000

Cena (menu adjunto) 35 1.400.000 35 1.400.000 70 2.800.000

Vaso naranjada 35 140.000 35 140.000 70 280.000

Agua Botella 70 245.000 80 245.000 150 490.000

Botella Old Pard 9 1.620.000 16 1.620.000 25 3.240.000

Banqueteria y Meseros 1 350.000 1 246.000 2 596.000

Invitaciones y Accesorios 1 279.000 1 221.000 2 500.000

Alquiler de sitio 1 448.000 1 200.000 2 648.000

Anchetas navideñas 35 7.700.000 8 1.760.000 43 9.460.000

TOTAL 12.350.000 6.000.000 18.350.000

DETALLECANTIDAD

INIALVALOR

CANTIDAD

ADICIONADAVALOR

CANTIDAD

TOTALTOTAL

Botella Old Pard 9 1.620.000 16 1.620.000 25 3.240.000

Banqueteria y Meseros 1 350.000 1 246.000 2 596.000

Invitaciones y Accesorios 1 279.000 1 221.000 2 500.000

Alquiler de sitio 1 448.000 1 200.000 2 648.000

Anchetas navideñas 35 7.700.000 8 1.760.000 43 9.460.000

TOTAL 12.350.000 6.000.000 14.444.000


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51

Actividades Contrato CMY-MC-028-2013:

Dentro de las actividades pactadas, la Corporación contrató la actividad “JUGUETERIA DE ALTA GAMA” por 50 unidades, el contrato fue adicionado el 20 de diciembre y adicionan a esta actividad 10 unidades. Al tener en cuenta los lineamientos normativos que rige las políticas de austeridad en el gasto con cargo a los recursos del Tesoro Público, este Ente de Control observa que la actividad vulnera los gastos permitidos por la Ley, razón por la cual se configura como un detrimento patrimonial por valor de $7.200.000, correspondiente al costo unitario de la juguetería por valor de $120.000, de conformidad con la propuesta presentada por el contratista y aceptada por la Corporación. En consecuencia de lo anterior, este Ente de Control configura un hallazgo administrativo, con presunto alcance disciplinario por la inobservancia a los lineamientos normativos que rige las políticas de austeridad en el gasto con cargo a los recursos del Tesoro Público. Así mismo, se configura presunto alcance fiscal por valor de $35.562.504, según se detalla a continuación:

CONTRATO OBJETO VALOR

PRESUNTO FISCAL

CMY-MC-005 de 2012 Suministro de bienes y servicios para bienestar social de los miembros y cabildantes de la corporación concejo municipal de Yopal

5,418,504

CMY-MC-027 del 2013 Suministro de incentivos navideños para los miembros y cabildantes de la corporación concejo municipal de Yopal y sus núcleos familiares con motivo de la navidad y año nuevo

14,444,000

CMY-MC-028 del 2013 Suministro de bienes y servicios para bienestar social con motivo de la celebración de navidad de los miembros y cabildantes de la corporación concejo municipal de Yopal

15,700,000

Total Presunto Fiscal 35,562,504


CLASE COMPRA VENTA

OBJETO: COMPRA DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA PARA EL ARCHIVO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: MARÍA EUGENIA SÁNCHEZ GUTIÉRREZ

VALOR: $6.150.000

PLAZO: DIEZ (10) DÍAS

OBSERVACIONES.

H19 Falencias en la Planeación

Una vez analizado el contenido de los estudios previos elaborados para la suscripción del contrato No. CMY-MC-011 del 10 de febrero de 2012, y la


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invitación a ofertar, se evidenció que la Corporación determinó la necesidad de contratar los elementos para archivo que a continuación detallan:

Según Estudio Previo Según Invitación Según contrato

Item 3. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Cant. 5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Cant. Elementos contratados

Cant.

1 Suministrar Carpetas cuatro solapas en propal cote color blanco con su respectivo adhesivo

1000 Carpetas cuatro solapas en propal cote color blanco con su respectivo adhesivo

1000

2 Suministrar carpetas cuatro solapas plastificadas color amarillo norma con su respectivo adhesivo

1000 carpetas cuatro solapas plastificadas color amarillo norma con su respectivo adhesivo

1000 Carpetas cuatro solapas norma

1000

3 Suministrar Cajas L-100 archivo inactivo con impresos color café

500 Cajas L-100 archivo inactivo con impresos color café

500

4 Suministrar cajas L-100 archivo inactivo con impresos color blanco

500 cajas L-100 archivo inactivo con impresos color blanco

500 cajas L-100 archivo inactivo con impresos color blanco

500

Se observa que las cantidades efectivamente entregadas por el contratista, fueron inferiores a las planeadas, sin que se evidenciara justificación de esta situación, razón por la cual se configura un hallazgo administrativo. Por otra parte, en la CLAUSULA TERCERA del contrato, se estableció como obligaciones del contratista: …1. Mil (1.000) carpetas cuatro solapas de norma. 4.

Quinientas (500) cajas L-100 archivo inactivo color blanco., situación que contraría las disposiciones establecidas en el Parágrafo 3º del artículo 3.2.1.1. del Decreto 734 de 2012, el cual determina: “No se individualizarán los bienes o servicios de carácter

homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones

puramente subjetivas…”, por lo que se configura como un Hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, la cual se adiciona a la observación denominada H15 HD7 Exigencia de marcas en la suscripción de contratos.


CLASE PRESTACION DE SERVICIO

OBJETO: SERVICIOS DE APOYO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DEL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL.

CONTRATISTA: OMAR REY MARTINEZ

VALOR: $10.000.000

PLAZO: CUATRO ( 04) MESES

OBSERVACIONES

Una vez revisados los soportes contractuales, se evidenció que las actividades a cumplir por el contratista serían las siguientes:

1. Diseño elaboración y reproducción de 1000 cartillas de presentación del cabildo local en tamaño 10 páginas internas cocidas, papel bond de 75 gramos, 4 por 4


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53

tintas portada y contraportada en propalcote de 240 gramos, 4 por 0 tintas con redacción fotográfica y textos.

2. Producción de 5 mensajes institucionales para radio. 3. Emisión de 100 cuñas radiales en las principales emisoras de la ciudad. 4. Presentar informe final de las actividades realizadas junto con los soportes para

pago.

En el informe de actividades presentado por el contratista, en fecha 3 de julio de 2012, manifiesta haber ejecutado, entre otras, las siguientes actividades:

“RADIO.

Se contrataron los servicios de emisión de 100 mensajes radiales en emisiones noticiosas de tres reconocidas emisoras departamentales con cobertura total en el municipio de yopal.

Fecha de emisión 15 de mayo a 15 de junio de 2012 Referencia 1. Mensaje madres . Referencia 2. Mensaje campesinos. Referencia 3. Mensaje potros de casanare. Referencia 4. Mensaje sentido de pertenencia Referencia 5. Mensaje participación comunitaria.”

Elaboración de cartilla de presentación del cabildo abierto local Redacción, fotografía y textos. Cantidad. 1000 unidades… Costo. $6.000.000 Producción de 5 mensajes institucionales para radio. Costo. Un millón de pesos. $1.000.000

H20 HD10 HF6 Publicidad

Como se puede evidenciar, de las 100 cuñas radiales se evidencian algunas que no se relacionaron directamente con las funciones que la ley ha otorgado a los Concejos Municipales según la Constitución y la Ley 136 de 1994, situación que contraria lo establecido en el artículo 232 del Decreto 19 de 2012, el cual establece: …En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán

patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relaciona con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar la impresión de

ediciones de lujo…Referente al objeto contratado, los artículos 1 y 2 del Decreto 4326 del 11 de noviembre de 2011, el cual se reglamentó parcialmente el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, determinaron: Artículo 1°. Actividades de divulgación. De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, las entidades públicas podrán adelantar directa o indirectamente, actividades de divulgación de sus programas y políticas, para dar cumplimiento a la finalidad de la respectiva entidad en un marco de austeridad en el gasto y reducción real de costos, acorde con los criterios de efectividad, transparencia y objetividad.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#10

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54

Artículo 2°. Actividades no comprendidas. No se consideran actividades de divulgación de programas y políticas, ni publicidad oficial, aquellas que realicen las entidades públicas con la finalidad de promover o facilitar el cumplimiento de la Ley en relación con los asuntos de su competencia, la satisfacción del derecho a la información de los ciudadanos o el ejercicio de sus derechos, o aquellas que tiendan simplemente a brindar una información útil a la ciudadanía. (Subrayado y negrita nuestro).

Por lo anteriormente expuesto, se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, al vulnerar la normatividad que rige la publicidad con cargo al Tesoro Público.

Así mismo, se determina un presunto alcance fiscal, por valor de $2.400.000, según la siguiente tabla:

DESCRIPCION VALOR PRESUNTO FISCAL

Mensajes radiales: Madres , campesinos, potros de Casanare, sentido de pertenencia

2.400.000

Total presunto fiscal 2.400.000

CONTRATO Nº: CMY-MC-016 del 06 de marzo de 2012

CLASE PRESTACION DE SERVICIOS

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS, REDES, SISTEMAS, SOFWARE Y SOPORTE A TODO COSTO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL.

CONTRATISTA: ROLDAN ROA JHON LENYN

VALOR: $17.492.000

PLAZO: CUATRO ( 04) MESES

OBSERVACIONES

H21 HD11 Inclusión de actividades ajenas al objeto contractual.

El contrato objeto de análisis, se suscribió para la prestación de servicios de mantenimiento preventivo de equipos, redes, sistemas, sofware y soporte a todo costo del Concejo Municipal de Yopal, no obstante, dentro de las actividades a desarrollar por el contratista se incluyeron ítems que no se relacionan con éste objeto, a saber:

PRODUCTO UNID. CANT. VALOR UNIT. VALOR TOTAL

Mantenimiento de aires acondicionados Und. 8 290.000 2.320.000

Cargas de gas aire acondicionado Und 5 140.000 700.000

Reparación y mantenimiento techo de las instalaciones concejo Municipal

Und 1 2.800.000 2.800.000

Mantenimiento pisos del concejo Municipal (baldosas)

Und 1 870.000 870.000

Total 6.690.000


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El contrato se suscribió por un valor de $17.492.000, de los cuales $6.690.000 fueron invertidos en actividades ajenas al objeto contractual, y $10.802.000 en asuntos relacionados con el mantenimiento de equipos, redes y sistemas, por lo que se determina un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario. Por otra parte, se evidenciaron las siguientes situaciones en el desarrollo de la etapa contractual:

El Contrato CMY-MC-016-2012 fue suscrito el 6 de marzo de 2012. En el numeral 2 DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, los estudios previos, así como en el numeral 1.4 de la invitación y en la CLAUSULA CUARTA del contrato se estableció como forma de pago: un anticipo del 50%, es decir $8.746.000 a la suscripción del contrato, 25%, es decir $4.373.000 mediante acta parcial y el 25% restante una vez presentado informe final de actividades y acta de recibo y liquidación.

El acta de recibo y liquidación final fue elaborada en la misma fecha de suscripción del contrato, es decir, del 06 de marzo de 2012, por el presidente el Concejo en calidad de interventor, contratista y secretaria general, como supervisora. El valor a pagar con el acta sería la suma de $8.746.000.

Mediante Comprobante de Egreso No. 05110566 del 08 de marzo de 2012, respaldado con la Resolución No. 037 de la misma fecha, la cual autorizó el pago, se giró a favor del contratista la suma de $8.746.000, menos retención, por concepto de anticipo.

En fecha 06 de marzo de 2012, el Presidente del Concejo elabora la Orden de Compra No. 05, mediante la cual ordena, con cargo al presupuesto del Concejo Municipal, Rubro 32102, la adquisición de los siguientes elementos, que además se encuentran dentro de las actividades a que el contratista estaba obligado a cumplir:

Se pactaron dos pagos cada uno por el 25% del valor total del contrato, es decir $4.373.000, previo informe de actividades, no obstante, se evidencia comprobante de egreso No. 05115950 del 11 de julio de 2012, correspondiendo a un pago al contratista por valor de $8.746.000 y como

Item Cantidad Nombre y Especificaciones V. Unitario V. Total

1 3 Fuente de poder 550 WATS 85,000 255,000

2 2 Disco Duro 160GB 190,000 380,000

3 2 Disco Duro 250 GB 280,000 560,000

4 3 Menoría RAM DDR DE 1 GB 180,000 540,000

5 3 Menoría RAM DDR2 DE 2 GB 170,000 510,000

6 3 Batería UPS 95,000 285,000

2,530,000 Total


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resolución de autorización de pago se adjunta fotocopia de la misma 037 con que se giró el anticipo.

Se evidencian dos informes presentados por el contratista como representante de la firma COMPUACER INFORMATICA, uno de fecha 08 de mayo de 2012, y otro en el mes de julio, sin recibido de la Corporación, actividades de la oferta, sin especificar cantidades ejecutadas, valores o algún otro soporte con el que se pueda determinar la real ejecución del contrato

Soportes de Ejecución. Ante las inconsistencias anteriormente señaladas, sumado a la ausencia de soportes que demuestren la ejecución del objeto contractual, se configura en un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario y alcance fiscal, por el valor total del contrato, es decir, por $17.492.000, que se adiciona a la observación H17 HD8 HF4 Soportes de Ejecución, por tratarse de similar situación.

CONTRATO Nº: CMY-MC-023 del 9 de julio de 2012


OBJETO: REALIZAR UN SEMINARIO-TALLER DE CAPACITACION EN “LIDERAZGO PARA EL TRABAJO EN EQUIPO”

CONTRATISTA: CARLOS ALBERTO ROBAYO ULLOA

VALOR: $5.000.000

PLAZO: UN (01) MES

OBSERVACIONES

El Concejo de Yopal suscribió con el señor Carlos Alberto Robayo Ulloa, el contrato de prestación de servicios No. CMY-MC-023-2012 del 09 de julio de 2012, para la realización de un seminario-taller de capacitación en liderazgo para el trabajo en equipo, por valor de $5.000.000, respaldado por el CDP No. 00000065 del 03 de julio de 2012, registro presupuestal No. AA000000068, ambos documentos del 9 de julio y orden de pago No. 2000000067 del 10 de julio de 2012.

Analizados los estudios previos y el contrato, no se evidencia especificación alguna sobre a quienes iba dirigida la capacitación, el lugar donde se debería haber ejecutado y las actividades a realizar por parte del contratista que permitieran ejercer un efectivo control sobre la ejecución y resultados, por lo que este organismo de control determina un hallazgo administrativo, el cual se adiciona a la observación denominada H19 Falencias de planeación, por tratarse de hechos similares.


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Soportes de ejecución.

El contrato se liquidó mediante acta del 09 de agosto de 2012, ordenándose el pago al contratista de $5.000.000, sin evidenciarse soportes de ejecución, por lo que se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario y fiscal por la suma total del contrato, es decir por $5.000.000, la cual se adiciona a la observación denominada H17 HD8 HF4 Soportes de Ejecución, por tratarse de hechos similares.

Contratación Vigencia 2013.

El grado de cumplimiento de la gestión contractual adelantada por el Concejo de Yopal durante la vigencia 2013, se evidencia en la siguiente tabla 1.1 GESTION

CONTRACTUAL de la matriz de la evaluación de la gestión implementada con la nueva guía de auditoria territorial, la cual arrojó una calificación de 1 CON

DEFICIENCIAS:

Consolidado de variables evaluadas Prestación Servicios

Q Contratos

Suministros

Q Promedio Ponderación Puntaje

Atribuido

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

58 7 75 6 60.71 0.50 30.4

Cumplimiento deducciones de ley 0 7 0 6 0.00 0.05 0.0

Cumplimiento del objeto contractual 72 7 100 6 80.37 0.20 16.1

Labores de Interventoría y seguimiento 14 7 0 6 6.67 0.20 1.3

Producto obtenido y liquidación 100 7 100 6 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento en gestión contractual 1.00 52.8

Calificación Con deficiencias

Con deficiencias 1

Análisis de los Contratos


CLASE SUMINISTRO

OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIO ACABADOS Y ELEMENTOS ELÉCTRICOS CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: CORPORACIÓN CUMACANAE ONG R/L JAIME ALBERTO SAENZCAMACHO

VALOR: $12.758.000


OBSERVACIONES.

Denominación del contrato.

El Concejo Municipal de Yopal, celebró el contrato No. CMY-MC-008-2013, el cual lo denominó como contrato de suministro. En el numeral 1. DESCRIPCION DE


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LA NECESIDAD de los estudios previos, la Corporación argumentó, en uno de sus apartes, la necesidad de esta contratación, así: …Que el concejo municipal de Yopal

es una Corporación de elección popular que cuenta con UNA SEDE Y RECINTO PARA LAS CESIONES Y EN LA ACTUALIDAD REQUIERE DE REALIZAR UNA SERIE DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA A FIN DE MEJORAR LA IMAGEN DE LA ENTIDAD Y COMPLEMENTAR LAS OBRAS FÍSICAS LLEVADAS A CABO CON EL OBJETIVO DE RENOVAR

LA IMAGEN INSTITUCIONAL. Para realizar esa serie de obras se requiere el suministro de elementos y su correspondiente servicio de instalación tales como Drywall sheetrock, pintura y aplicación de la misma, estuco curvo veneciano y su correspondiente aplicación,

lámparas bombillos puntos eléctricos y batería de baños. (Subrayado nuestro).

Las actividades necesarias para cumplir con el objeto del contrato, las especificó la entidad en el numeral 3. ACTIVIDADES A DESARROLLAR, de los estudios previos, de la siguiente manera:

Al analizar los datos anteriores, se puede determinar que $11.666.000 del total contratado, se utilizaron en obras de infraestructura, que representan el 91.74% del contrato y tan sólo $1.050.000 corresponden a compra o suministro de elementos de consumo, que representan el 8.26% del total del contrato, tal y como se demuestra en la siguiente gráfica:

Cant. Detalle V/Unit. V/Total

350 M2

Suministro y aplicación de

pintura sobre muro dos manos

tipo 1

11,000 3,850,000

17 M2

Suministro y aplicación de

estuco muro curvo tipo

veneciano

50,000 850,000

90 M2 Suministro e instalación

DRYWALL SHEETROCK 45,000 4,050,000

2 Un. Suministro e instalación de

unidades sanitarias 450,000 900,000

4 Un. Suministro lámpara

policarbonato 12 amperios 75,000 300,000

4 Un. Suministro de bombillos 65 w 30,000 120,000

49 Un. Instalación de puntos

eléctricos 42,000 2,016,000

14 Un. Suministro e instalación de

balas de 6" doble bombillo 45,000 630,000

12,716,000 Total


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En este aparte del análisis, es pertinente citar el numeral 1º del artículo 32, Capítulo III de la ley 80 de 1993, el cual define los contratos de obra: …1o. Contrato

de Obra. Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Por lo anteriormente expuesto, se concluye que el contrato a suscribir correspondía a un contrato de obra, no de suministro, situación que se configura como un hallazgo administrativo, la cual se adiciona a la observación denominada H16 Denominación del contrato, por tratarse de hechos similares H22 HD12 HF7 Contribución contratos de obra. El hecho de haber denominado el contrato como de suministro y no de obra, conllevó a la omisión del cobro de impuestos adicionales propios de este tipo de contratación, específicamente el reglamentado en el artículo 119 de la ley 418 de 1997, el cual ordenó la creación de los fondos de seguridad con carácter de fondo cuenta, con aplicación en todo el territorio nacional. Es de aclarar que este impuesto fue acogido por el municipio a través del acuerdo 018 del 25 de julio de 2008.

La contribución fue reglamentada por el artículo 6° de la ley 1106 de 2006, y el parágrafo del Decreto 399 del 14 de febrero de 2011, los cuales ordenaron:

…todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento 5% del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición. Parágrafo. Las adiciones en valor a todos los contratos a que se refiere el artículo 6° de la Ley 1106 de 2006 están gravadas con la contribución prevista en dicha norma.

La omisión del impuesto que dejó de pagarse al Estado, es el que se liquida a

continuación:

Esta situación vulneró lo señalado en el artículo 120 de la Ley 418 de 1997, así como lo dispuesto en el Acuerdo No. 018 de 2008, por lo que se configura como un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario por contravención del

CONTRATO No.

OBJETO DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

CONTRIBUCION 5%

CMY-MC-008-2013

SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIO ACABADOS Y ELEMENTOS ELÉCTRICOS CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

$ 12,758,000 $ 637.900


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numeral 1° del artículo 34 de la ley 734 de 2002. Así mismo, se establece un presunto alcance fiscal en cuantía de $637.900, que corresponde al valor dejado de pagar al erario por concepto de impuesto de seguridad, según la normatividad expuesta. Por otra parte, se efectúa una observación, en el sentido que una vez cumplido el objeto contractual, el Concejo procedió a ingresar al almacén de la Corporación, como elementos de consumo: 350 M2 de obra de pintura, 17 M2 de estuco, instalación de los 90 M2 de drywall, instalación de los 49 tomas eléctricas y la instalación de las dos unidades sanitarias, según consta en los comprobantes de entrada y salida No. 05 del 13 de marzo de 2013. Las actividades de obra e infraestructura anteriormente citadas, no son elementos de consumo, sino que son obras ejecutadas para el mantenimiento de la edificación donde funciona el Concejo.

CONTRATO Nº: CMY-MC-024 del 14 de noviembre de 2013

CLASE CONSULTORIA

OBJETO: ESTUDIO ORGANIZACIONAL PARA LA MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL DEL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: HECTOR ALIRIO PEREZ SALAMANCA

VALOR: $15.000.000

PLAZO: TREINTA (30) DIAS

OBSERVACIONES.

H23 HD13 HF8 Gestión fiscal antieconómica

La planeación del contrato CMY-MC-024-2013, la argumentó el Concejo de Yopal, en el numeral 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD de los estudios previos elaborados el 19 de septiembre de 2013, de la siguiente manera:

El concejo municipal de Yopal es una Corporación pública de elección popular que cuenta con 17 concejales y una planta de personal de 3 empleados, los cuales componen el grupo humano que desarrolla las funciones y actividades que le competen a la Corporación en cumplimiento de las funciones asignadas por la constitución y la ley.

Dicha planta de personal es insuficiente y no alcanza a cumplir a cabalidad con los objetivos de la Corporación, por lo que se hace necesario adelantar un estudie que evalúe la estructura de los actuales cargas laborales, procesos, procedimientos, actividades y perfiles de cada dependencia y cada cargo, la distribución técnica de cada funcionario en éstos de acuerdo a unos requisitos, competencias y capacidades que permitan cumplir con los objetivos y la misión de la entidad.

Esta evaluación logrará identificar las causas de los problemas de gestión, comprender la interrelación de funciones entre el personal y de este con los demás entes con los que se


______________________________________________________________________


61

relaciona, permitiendo conocer posibles fallas como la duplicidad de funciones e identificando aquellas que pudieran ser obsoletas o desactualizadas. Asimismo se analizará la priorización de los procesos con el objeto de lograr una mejor aplicación de los procesos de acuerdo a las necesidades más apremiantes de la entidad.

Se espera que el estudio consiga que la Corporación mejore el desarrollo de sus procesos con una planta de personal ajustada a las necesidades actuales, para que la función del Concejo de establecer mediante decisiones de carácter general el marco normativo local

se desarrolle de manera fluida y eficaz. (subrayado nuestro).

En el numeral 3. ACTIVIDADES Y CRONOGRAMA A DESARROLLAR de los estudios previos, señaló: La firma contratista elegida deberá efectuar un estudio de diagnóstico

organizacional del Concejo de Yopal, analizando los procedimientos y procesos ejecutados por la planta de personal actual, determinando las necesidades de personal para el eficiente desarrollo de la entidad, de acuerdo a los lineamientos metodológicos propuestos por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- y llevando a

cabo el siguiente cronograma y actividades:…(subrayado nuestro). La Corporación requirió también como obligación del contratista determinar las necesidades de personal. Frente a lo cual en el informe presentado por el consultor, a folio 9 y 11, el consultor manifiesta: El número de profesionales que se

necesitan en la corporación de acuerdo al estudio de cargas de trabajo realizado es de cinco y el número de personal en el nivel asistencial es de once sin tener en cuenta los que hay. Esta sería la planta de personal ideal de acuerdo a todo el trabajo que se debe

realizarse. No obstante, se observa que como único personal propuesto por la consultoría son tres Auxiliares de Servicios Generales, lo cual se evidencia en las dos tablas una que corresponde a la planta actual y otra la planta propuesta, tal y como se observa a continuación:

Planta de personal actual:


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62

Planta de personal propuesta por el consultor:

Con el producto obtenido de esta contratación, es decir con la propuesta de creación de tres cargos Auxiliares de Servicios Generales, se considera que, por su perfil, y de acuerdo a lo planeado en los estudios previos, en cuanto a que con esta contratación se lograría la modernización de la Corporación, y el cumplimiento de los objetivos misionales del Concejo, lo cual no se evidenció, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario y fiscal por el valor del contrato, es decir, por $15.000.000.


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63

3. OTRAS ACTUACIONES.

3.1. DENUNCIAS.

En atención a denuncias presentadas ante este Ente de Control, y de acuerdo a solicitud de apoyo técnico de la oficina de participación ciudadana, se procedió a evaluar una muestra contractual adicional a la requerida inicialmente, para realizar análisis a las denuncias presentadas.

Denuncia No. 900.19.3.20-2014: Presentada ante este Ente de Control, con radicación interna No. 3258 del 28 de julio de 2014, relacionada con presuntas irregularidades por parte del Concejo Municipal de Yopal, por la contratación de 5.000 cartillas de participación ciudadana, y presuntas irregularidades con la contratación del asesor externo, señor Ernesto Guarnizo Llanos. Denuncia No. 900.19.3.27-2014:

Denuncia interpuesta, a través del correo institucional de la Contraloría Departamental de Casanare, el 19 de septiembre de 2014, en la cual presenta queja sobre posibles irregularidades en la contratación que a continuación se relaciona: 1. CMY-MC-012-2014, suscrito con la fundación recreativa formativa deportiva y

cultural los Araucos R/L Elba Yanire Ardila, cuyo objeto era: “Servicios de apoyo logístico en la celebración del día de la familia, integración de funcionarios y concejales, día de la secretaria, y del trabajador del Concejo Municipal de Yopal”.

2. CMY-MC-013-2014, suscrito con la Casa Editorial Prensa Llanera R/L Amparo Acuña, cuyo objeto era “Realizar la divulgación, a través de programas periodísticos radiales y escritos bajo el esquema del plan de medios para el Concejo del Municipio de Yopal”.

3. CMY-MC-014-2014, suscrito con Corpohuella de Colombia R/L Carlos Eduardo Infante P, cuyo objeto era “ Prestación de servicios consistentes en veintidós (22) jornadas lúdicas educativas desarrolladas en obras de teatro al aire libre, como parte de la socialización de la cartilla “Comunidad activa herramientas para la democracia, en cumplimiento del plan de acción del Concejo en el Municipio de Yopal”.


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64

Análisis de los contratos.


CLASE CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

OBJETO: REALIZAR LA DIVULGACIÓN, A TRAVÉS DE PROGRAMAS PERIODÍSTICOS RADIALES Y ESCRITOS BAJO EL ESQUEMA DEL PLAN DE MEDIOS PARA EL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL

CONTRATISTA: YESENIA BAYONA NIÑO

VALOR: $17.000.000

PLAZO: TRES (03) MESES

OBSERVACIONES

Especificación de actividades a contratar El Concejo de Yopal, suscribió el contrato No. 003 de 2014, por un valor de $17.000.000, para la realización de la divulgación, a través de programas periodísticos radiales y escritos, bajo el esquema del plan de medios para el Concejo Municipal de Yopal, sin embargo, no se especifica dentro de las actividades el tema que debe divulgar la contratista a través de los medios, sino es a través de los soportes de ejecución e informe de actividades, donde se refleja que obedecieron a temas de competencia de la Corporación, no obstante, se insta a la Corporación al respecto para futuras contrataciones tome las medidas correctivas.

CONTRATO Nº: CMY-MC-004 del 02 de enero de 2014

CLASE CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

OBJETO:

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL APOYO Y FORTALECIMEINTO DE LA DEMOCRACIA PARTICIPATIVA Y DE LOS ORGANISMOS COMUNALES EN DESARROLLO DE LA LEY 1551 DE 2012 ARTICULO 18 NUMERAL 11 EN EL MUNICIPIO DE YOPAL

CONTRATISTA: JESÚS ERNESTO GUARNIZO LLANOS

VALOR: $27.000.000

PLAZO: SEIS (06) MESES

OBSERVACIONES

El Concejo de Yopal, celebró el contrato No. No. 004 de 2014, con el señor Jesús Ernesto Guarnizo Llanos, por un valor de $22.500.000, para ser ejecutado en cinco (05) meses, posteriormente, se suscribió adicional de $4.500.000 para un total de $27.000.000.

La planeación del contrato se efectuó, fundamentalmente, bajo el siguiente argumento establecido en el numeral 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD, de los estudios previos:


______________________________________________________________________


65

Que la ley 1551 de 2012 Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios, en su Artículo 18 numeral 11 señala que son atribuciones de los concejos municipales, garantizar el fortalecimiento de la democracia participativa y de los organismos de acción comunal, teniendo en cuenta que el concejo municipal de Yopal dentro de su plan de acción para el periodo 2014, pretende desarrollar con las comunidades y organizaciones cívicas, comunitarias y juveniles del municipio de Yopal procesos de promoción, fortalecimiento y capacitación en acciones públicas constitucionales y mecanismos de participación ciudadana y establecer desde el concejo municipal de Yopal formas de comunicación con el gobierno central y demás entes descentralizados, con el fin de coordinar y dirigir acciones para el fortalecimiento de

la democracia participativa en el municipio de Yopal. (Subrayado nuestro).

H24 Procedimiento contractual

Una vez revisados los soportes de pago de las actas parciales, se evidenció, que en la mayoría de los casos las mensualidades fueron pagadas antes de la rendición del informe y suscripción del acta parcial, situación que se configura como un hallazgo administrativo. H25 HF9 Actividades no ejecutadas. Se evidencia en la carpeta oficio del 01 de junio emitido por el presidente del concejo dirigido al contratista, solicitándole adicional en valor por $4.500.000 y plazo por un mes más, para efectuar la socialización de la cartilla democracia participativa. El valor del adicional fue pagado el 4 de julio de 2014, a pesar que en el informe del contratista informa no haber hecho la socialización de la cartilla pues este evento se haría hasta el 10 de julio en el recinto de la TRIADA. El contrato fue liquidado el 03 de julio de 2014, sin que se hubiese cumplido con la totalidad de la ejecución, aunado a lo anterior, el lanzamiento de la cartilla se realizó el 10 de julio en la sede del Concejo.

Por lo anterior se concluye que la Corporación canceló al contratista el valor del adicional equivalente a $4.500.000, por una actividad no ejecutada, aun cuando el contratista lo señaló en su informe de actividades, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal, por valor de $4.500.000.



OBJETO:

DISEÑO E IMPRESIÓN DE UNA CARTILLA INFORMATIVA SOBRE FORTALECIMIENTO DE DEMOCRACIA PARTICIPATIVA Y DE LOS ORGANISMOS COMUNALES, EN EL MARCO DEL PLAN DE ACCIÓN PARA EL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL 2014

CONTRATISTA: MARTHA ELENA SÁNCHEZ LANCHEROS

VALOR: $14.380.000

PLAZO: UN (01) MES


______________________________________________________________________


66

OBSERVACIONES.

Austeridad en el gasto. El Concejo de Yopal suscribió con la señora Martha Elena Sánchez Lacheros, el contrato de prestación de servicios No. CMY-MC-005-2014, el 28 de febrero de 2014,

por valor de $14.380.000.

En el numeral 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD, de los estudios previos, señaló como uno de los argumentos de justificación para la celebración de este contrato lo siguiente: Que la ley 1551 de 2012 Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios, en su Artículo 18 numeral 11 señala que son atribuciones de los concejos municipales, garantizar el fortalecimiento de la democracia participativa y de los organismos de acción comunal, teniendo en cuenta que el concejo municipal de Yopal dentro de su plan de acción para el periodo 2014, pretende desarrollar con las comunidades y organizaciones cívicas, comunitarias y juveniles del municipio de Yopal procesos de promoción, fortalecimiento y capacitación en acciones públicas constitucionales y mecanismos de participación ciudadana a través de la publicación y divulgación a las diferentes comunidades de una cartilla informativa sobre fortalecimiento de la democracia participativa y de los organismos comunales en cumplimiento de la atribución legal que se le confiere a los concejos municipales contemplada en la ley 1551 de 2012. (Subrayado nuestro).

Una vez analizada la cartilla “Comunidad activa herramientas para la Democracia”, se evidencia que efectivamente se trata de una cartilla, elaborada en todo su contenido en material brillante a full color, en el que no se tuvieron en cuenta las normas mínimas de austeridad en el gasto contenidas en el artículo 232 del Decreto 19 de 2012, situación que se configura como un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario por vulnerar las disposiciones de austeridad en el gasto, y presunto fiscal por el valor total del contrato, es decir, por $14.380.000, la cual se adiciona a la observación H18 HD9 HF5 Austeridad en el gasto público, por tratarse de hechos similares.

De otra parte, se señala el impacto costo beneficio, así como la austeridad en el gasto de publicidad, observado tras la contratación de la cartilla “COMUNIDAD

ACTIVA HERRAMIENTAS PARA LA DEMOCRACIA”, por parte del Concejo Municipal de Yopal, si se tienen en cuenta que para la elaboración se invirtieron $14.380.000 y $21.350.000 para su socialización, como se relaciona a continuación:

COSTO DE LA CARTILLA "COMUNIDAD ACTIVA HERRAMIENTAS PARA LA DEMOCRACIA"

Observación Valor

Elaboración de cartilla - CTO. CMY-MC-05-2014 14,380,000

Adicional en valor al contrato CMY-MC-04-2014 para socializar la cartilla 4,500,000

Actividades lúdicas para socializar la cartilla CMY-MC-14-2014 16,850,000

Total 35,730,000


______________________________________________________________________


67

CONTRATO Nº: CMY-MC-012 del 5 de junio de 2014


OBJETO: SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO EN LA CELEBRACIÓN DEL DÍA DE LA FAMILIA, INTEGRACIÓN DE FUNCIONARIOS Y CONCEJALES, DÍA DE LA SECRETARIA, Y DEL TRABAJADOR DEL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL.

CONTRATISTA: FUNDACIÓN RECREATIVA FORMATIVA DEPORTIVA Y CULTURAL LOS ARUCOS R/L ELBA YANIRE ARDILA VARGAS

VALOR: $17.153.750

PLAZO: DOS (02) MESES

OBSERVACIONES.

Austeridad en el gasto público El Concejo Municipal de Yopal, planeó la suscripción de este contrato, estableciendo en el numeral 1 Descripción de la necesidad lo siguiente:

Que teniendo en cuenta que en el mes de marzo se celebra el dia de la secretaria, abril es el mes de los niños y mayo y junio son los meses de la familia, por lo que son fechas que revisten una especialidad y agrado para la Corporación concejo municipal de Yopal, y con el fin de hacer una sola integración de estas importantes fechas especiales, el concejo municipal de Yopal requiere contratar los servicios de apoyo logístico en la celebración del día de la familia, del niño y de la secretaria, para concejales y funcionarios del concejo municipal...

…se desarrollara un evento con participación de todo el personal de concejales, funcionarios y sus familias el cual deberá ser a todo costo en un establecimiento público de la zona rural del municipio de Yopal a fin de festejar estas importante fechas mencionadas en el objeto contractual mediante una integración en un ambiente de tranquilidad y agradable para los asistentes y que permitirá distencionar las tensas relaciones existentes al interior de la Corporación como consecuencia del ambiente político, laboral y social dentro del recinto de la Corporación (subrayados nuestros).

El análisis de esta contratación se efectúa a la luz del artículo 2º del Decreto 2445 del 23 de noviembre de 2000, el cual reza: "Está prohibida la realización de

recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”.

Para el cumplimiento de los objetos contractuales, la Corporación, en el numeral 3.ACTIVIDADES A DESARROLLAR de los estudios previos, incluyó entre otras, las siguientes actividades a desarrollar por el contratista:


______________________________________________________________________


68

Conforme a lo anterior, este Ente de Control señala que con la contratación de estas actividades la Corporación inobservó los lineamientos normativos que rige las políticas de austeridad en el gasto con cargo a los recursos del Tesoro Público, razón por la cual se configura un hallazgo administrativo, con presunto alcance disciplinario y presunto alcance fiscal por valor de $8.480.000, la cual se adiciona a la observación denominada H18 HD9 HF5 Austeridad en el gasto público, por tratarse de hechos similares.

CONTRATO Nº: CMY-MC-011 del 24 de abril de 2014


OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE CAFETERIA CON DESTINO AL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL.


VALOR: $15.280.500


CONTRATO Nº: CMY-MC-017 del 20 de agosto de 2014


OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE CAFETERIA CON DESTINO AL CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL


VALOR: $17.164.500

PLAZO: CUATRO (04) MESES ONCE (11) DIAS

Item Cant. Detalle

1 1

Alquiler de sitio campestre con zona húmeda

(no mayor a

urbano de Yopal )

15 minutos del casco

700.000

2 1

Recursos de tipo logístico (Carpas-silleteria y

mesas vestidas , menaje, sonido.

decoración para 85 personas

1.360.000

6 1 Grupo musical llanero 4 horas 800.000

Item Cant. Detalle

1 1


(no mayor a

urbano de Yopal )

15 minutos del casco

700.000

2 1

Recursos de tipo logístico (Carpas-silleteria y

mesas vestidas . menaje, sonido,

decoración y salvavidas para 100 personas

[70 adultos - 30 niños, por 8 Horas )

1.360.000

6 1 Grupo re creacionista por 5 horas 700.000

Item Cant. Detalle

1 1


(no mayor a 15 minutos del casco

urbano de Yopal)

700.000

2 1

Recursos de tipo logístico {Carpas-silleteria,

mesas vestidas , Menaje, sonido,

decoración, para 50 personas

1.360.000

6 1 Grupo musical llanero 4 horas 800.000

8.480.000

INTEGRACION DE FUNCIONARIOS Y CONCEJALES

Valor

TOTAL

DIA DE LA SECRETARIA Y DEL TRABAJADOR DEL CONCEJO

MUNICIPAL DE YOPAL

DIA DE LA FAMILIA


______________________________________________________________________


69

OBSERVACIONES COMUNES

Exigencia de marcas en la suscripción de contratos

El Concejo Municipal de Yopal, suscribió los contratos Nº CMY-MC-003-2012, CMY-

MC-003-2012, CMY-MC-012-2012, CMY-MC-013-2013, y CMY-MC-029-2013 detallados anteriormente, en los cuales se evidenciaron las siguientes situaciones:

En los estudios previos se exigieron algunas marcas de productos como café Sello Rojo, Leche Klim x 1000CC, chocolate Corona, avena Promasa, cera mansión roja, cera Mansión Bril, varsol Bonaroma, Fabuloso Aroma de Bebe, limpiavidrios Fullfres, lavaplatos Axion, caja de jabón Rey, Clorox Desinfectante, ácido muriatico Bonaroma, servilletas Familia, guantes Delfin, Nescafé granulado, aromática surtida Hindú, galletas Saltinas, maní con sal la especial, mermelada, Yogo Yogo, jamón, queso, pan tajado para sándwich, agua con gas, cereal granola en caja, y mentas chao.

Caso similar se evidenció en el contrato CMY-MC-003-2012, en el cual se observa que en los estudios previos de adquisición de elementos de papelería y tonners, se exigieron algunas marcas tales como: Resma Reprograf, Gancho Clip Colores Tritón, Posit Kores, Esfero Faber Castell, Lápiz N° 2 Hb, Grabadora Sony Z5-Rs09cp, Pilas Aaa X 2 Energizer, Borrador de Nata Pelikan, Micrófono Audífono Hs-110s Negro Genius.

Por lo anterior, se señala que la Corporación inobservó las disposiciones establecidas en el parágrafo 3º del artículo 3.2.1.1. del Decreto 734 de 2012, el cual determina: No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo

mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente

subjetivas…, hecho por el cual este Ente de Control determina un Hallazgo administrativo a fin de que se tomen las medidas pertinentes en futuras contrataciones, en cuanto a la exigencia de marcas específicas, la cual se adiciona a la observación denominada H15 HD7 Exigencia de marcas en la suscripción de contratos.


______________________________________________________________________


70

4. RELACION DE HALLAZGOS

CODIGO DESCRIPCIÓN HA HD HF

Reporte de Información

Diferencias en información reportados

Causación depreciaciones y amortizaciones

No se realizó amortizacion y ni depreciación a los bienes

Diferencias estados financieros frente a los libros oficiales

Incertidumbre en cuentas de gastos

Identificación de bienes

Deficiencias en la identificación de bienes

Subestimación por resultado del ejercicio

Se evidenció subestimación del patrimonio

Retención en la fuente

La corporación no practicó retecion en la fuente de acuerdo a los

lineamientos legales

Hoja de vida del personero

El concejo evaluó una hoja de vida desactualizada, sin soportes de

ley como formato único DAFP, y antecedentes.

Implementación sistema de control interno

Ausencia de actos administrativos de implementación de control

interno

Subsidio de alimentación

La Corporación reconoció por subsidio de alimentación valores que

difieren del determinado en la ley.

Bonificación por servicios

Por errores en la liquidación, la Corporación pago mayor valor del que

debía, por concepto de bonificación de servicios.

Reconocimiento y pago de prima de servicios

La Corporación reconoció y pago prima de servicios a un funcionario,

sin que éste reuniera los requisitos para el derecho.

Adquisición de seguros sin adelantar procesos de contratación

La Corporación adquirió póliza de seguros sin adelantar proceso

contractual

Pago de impuestos

No se evidencia el pago de estampillas pro cultura y adulto mayor en

ninguno de los procesos contractuales

X X X

X X X

X X XH11 HD3

HF2

H12 HD4

H1

H2

H3

H4

H5

H6 HD1

H9

H10 HD2

HF1

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X X

H13 HD5

HF3

H7

H8


______________________________________________________________________


71

CODIGO DESCRIPCIÓN HA HD HF

Pago personal contratado

Celebración de contratos con cargo al rubro de supernumerarios

Exigencia de marcas en la suscripción de contratos

Se evidenció exigencia de marcas en la adquisición de productos

Denominación del contrato

Suscribción de contratos por concepto diferente al objeto y

actividades contractuales

Soportes de Ejecución

No se evidenció soportes que permitieran verificar el cumplimiento

del objeto contractual.

Austeridad en el gasto público

Se contrataron elementos de cafetería suntuosos vulnerando las

directrices de la austeridad en el gasto público

Falencias en la Planeación

Se evidenció falencias de planeación en la elaboración de los

estudios previos

Publicidad

Contratación de publicidad no relacionada con las funciones del

Concejo Municipal

Inclusión actividades ajenas al objeto contractual

Se evidenció la inclusión de actividades no pactadas en el contrato

Contribución contrato de obra

No se descontó el impuesto propio de los contratos de obra

Gestión fiscal antieconómica

No se evidenció el impacto esperado de conformidad con lo

establecido en el estudio previo

Procedimiento Contractual

Se evidenció pagos realizados antes de la presentación de informes

y suscripciòn de acta parcial

Actividades no ejecutadas

Se evidenció pago de actividades no ejecutadas

25 13 9

X

X X

X X X

X X X

X X X

X X

X X

X

X X X

X

X X

H23 HD13

HF8

H24

H16

H25 HF9

H20 HD10

HF6

H21 HD11

H22 HD12

HF7

H18 HD9

HF5

H19

TOTAL

X X

X

H14 HD6

H15 HD7

H17 HD8

HF4


______________________________________________________________________


72

RESUMEN PRESUNTOS FISCALES

SUBTOTAL TOTAL

Bonificación de servicios 1.171.642 Liquidación de bonificación con porcentajes que difieren del 1.171.642Reconocimiento y pago de prima de servicios 442.379 La corporación reconoció y pago en el 2012 prima de 442.379Pago de impuestos 23.988.565 En los procesos contractuales adelantados por el concejo CMY-MC-003-2012 426.443CMY-MC-003-2012 336.442CMY-MC-004-2012 465.500CMY-MC-005-2012 226.958CMY-MC-011-2012 215.250CMY-MC-012-2012 595.000CMY-MC-013-2012 35.000CMY-MC-015-2012 350.000CMY-MC-016-2012 612.220CMY-MC-023-2012 175.000CMY-MC-001-2013 713.440CMY-MC-002-2013 200.081CMY-MC-003-2013 133.980CMY-MC-006-2013 488.075CMY-MC-008-2013 446.530CMY-MC-013-2013 542.490CMY-MC-014-2013 542.490CMY-MC-024-2013 525.000CMY-MC-025-2013 540.240CMY-MC-027-2013 642.250CMY-MC-028-2013 801.500CMY-MC-029-2013 543.690CMY-MC-030-2013 333.690CMY-MC-040-2013 203.000CPS 004-2014 945.000CMY-MC-003-2014 595.000CMY-MC-005-2014 503.300CMY-MC-007-2014 894.655CMY-MC-09-2014 405.634CMY-MC-011-2014 534.818CMY-MC-012-2014 600.381CMY-MC-013-2014 595.000CMY-MC-014-2014 589.750CMY-MC-017-2014 600.758CPS 001-2012 1.470.000CPS 002-2012 840.000CPS 003-2012 840.000CPS 024-2012 700.000CPS 001-2013 1.365.000CPS 002-2013 630.000CPS 025-2013 945.000CPS 017-2013 525.000CPS 027-2013 315.000

28.525.300 No se evidencian soportes de ejecucion del contratoCMY-MC-012-2012 6.033.300CMY-MC-016-2012 17.492.000CMY-MC-023-2012 5.000.000

Soportes de ejecuciòn

PRESUNTO VALOR FISCAL DESCRIPCIONITEM

HF1

HF2

HF3

HF4


informe final de auditoria concejo municipal de yopal

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