informe de seguimiento a la gestión
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Informe de Seguimiento a la Gestión
PROYECTO DE INVERSIÓN: 1166- Consolidación de la gestión pública eficiente
del IDIGER, como entidad coordinadora del SDGR-CC
Periodo de Seguimiento: 1 de Enero de 2020 a 31 de Mayo de 2020.
Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios
Bogotá D.C, Mayo 2020
NOMBRE PROYECTO DE INVERSIÓN: Consolidación de la gestión pública eficiente del IDIGER,
como entidad coordinadora del SDGR-CC
INFORMACIÓN DE LA META PLAN DE DESARROLLO
METAS PLAN DE DESARROLLO
Y/O PROYECTO
MAGNITUD FÍSICA
PROGRAMADO
A 2020
PROGRAMADO
RESERVA
EJECUCIÓN
A 31 DE
MAYO DE
2020
EJECUCIÓN
RESERVA A
31 DE MAYO
DE 2020
Gestionar el 100% del plan de
adecuación y sostenibilidad SIGD-
MIPG
100% - 100 %
-
1. CAPÍTULO 1: INFORME A LA GESTIÓN DE LAS METAS PDD Y PROYECTO
METAS PROYECTOS DE INVERSIÓN
MAGNITUD FÍSICA
PROGRAMADO A
MAYO DE 2020
PROGRAMADO
RESERVA 2020
EJECUCIÓN A
31 DE MAYO DE
2020
EJECUCIÓN
RESERVA A 31
DE MAYO DE
2020
1. Formular e implementar 100 Porciento de
los Planes de trabajo definidos para el
fortalecimiento de la función administrativa y el
desarrollo institucional.
(Tipo: Constante)
100% - 100% -
2.Implementar y Mantener 100 Porciento la
provisión de bienes y servicios de soporte a
todas las áreas que conforman la Entidad.
(Tipo: Constante)
100% - 40% -
3.Mantener al 100 Porciento el funcionamiento
y seguridad de los servicios del Sistema de
Riesgos y Emergencias (SIRE), así como la
instrumentación, las telecomunicaciones y la
infraestructura tecnológica de T.I. de la
entidad.
(Tipo: Constante)
100% - 68% -
METAS PROYECTOS DE INVERSIÓN
MAGNITUD FÍSICA
PROGRAMADO A
MAYO DE 2020
PROGRAMADO
RESERVA 2020
EJECUCIÓN A
31 DE MAYO DE
2020
EJECUCIÓN
RESERVA A 31
DE MAYO DE
2020
4.Ejecutar el 100 % de la programación del
plan de acción de la vigencia con respecto a la
implementación del MIPG.
(Tipo: Constante)
100% - 100% -
5. Pagar el 100 porciento de los compromisos
de las vigencias anteriores fenecidas para
identificar los pasivos exigibles generados del
proyecto de inversión 1166.
100% - 100% .
1.1 FORMULAR E IMPLEMENTAR 100 % DE LOS PLANES DE TRABAJO DEFINIDOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y EL DESARROLLO INSTITUCIONAL.
1.1.1 LOGROS Y/O AVANCES:
GESTIÓN FINANCIERA – PRESUPUESTO
Con el fin de dar cumplimiento a la meta del proyecto, durante el periodo de enero a mayo de 2020, el área de Gestión Financiera – Presupuesto, dio continuidad y trámite oportuno a las actividades propias del área.
En consecuencia, se realizó el control y seguimiento de la ejecución de gastos y demás gestiones asociadas a la dinámica presupuestal, cumpliendo con los objetivos y metas de la entidad y la normatividad vigente en general, con el fin de lograr una adecuada gestión del gasto y de los recursos de forma eficiente, eficaz y efectiva, por parte de los gerentes responsables de la ejecución.
Los recursos del Presupuesto del IDIGER para la vigencia 2020 se ejecutaron a medida que se adquirieron los compromisos contractuales, con lo cual la entidad alcanzo a la fecha una ejecución presupuestal acumulada del 24.13%, es importante mencionar que, para el pago de dichos compromisos, la ejecución acumulada de giros al finalizar el periodo a mayo es del 13.90%.
Para las reservas presupuestales, se gestiona con los gerentes responsables el pago y anulación de los recursos constituidos, para el periodo de enero a mayo de la vigencia 2020, se logró una ejecución acumulada del 62%, con un total de $38.171.219 de anulaciones gestionadas y un total de $2.296.508.621 de giros efectuados. Igualmente se realizó el registro de los ingresos por Recursos Propios y por Transferencias
Distritales, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se asumen en la vigencia y
de las reservas constituidas, de acuerdo a la forma de pago pactada en los contratos suscritos
con cargo a los Proyectos de Inversión y Gastos de Funcionamiento de la entidad, según
requerimientos de los supervisores, líderes y/o responsables de la ejecución de los pagos. Para
tal fin la entidad al corte 31 de mayo ha recaudado $5.766.236.473 correspondiente a
Transferencias Distritales – Aportes Ordinarios; $1,024,231,000 Recursos del Balance - Otros
Recursos del Balance de Destinación Específica- Recursos propios
Así mismo, se adelantó la Gestión del control del PAC del IDIGER, a través de la programación
y reprogramación realizada por las áreas ejecutoras, referente a las actividades que le
competen en la consolidación y cargue del Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC de
reserva y vigencia, realizando seguimiento a los pagos gestionados vs el PAC programado de
vigencia y reserva velando porque las áreas ejecutoras del gasto realicen las modificaciones a
que haya lugar en la programación estimada por ellos, mostrando en el periodo ejecución de
PAC de funcionamiento por valor de $5.191.790.648, inversión $574.445.825 y en reservas el
valor gestionado fue de $383.501.505 de funcionamiento y $3.288.334.218 de inversión.
El Área de Presupuesto rinde informes mensuales de Ejecución de Gastos e Inversiones y de
Rentas e Ingresos de Vigencia y Reserva, Actas de Cancelación Reserva; con destino a
Secretaría Distrital de Hacienda, Comisión Tercera del Concejo de Bogotá y a la Personería de
Bogotá, para el sistema SIVICOF CBN 1092, 1093 y 1095 y a los responsables de la ejecución
del presupuesto y de los pagos.
Adicionalmente, se realizaron los trámites de traslados presupuestales en el presupuesto de Gastos e Ingresos del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER, ante Secretaría Distrital de Hacienda, con el fin de cubrir necesidades de la entidad y se han adelantado las actividades de armonización presupuestal vigencia 2020 de conformidad con la Circular Externa Nº 007 de 2020.
GESTIÓN FINANCIERA – CONTABILIDAD
El área de gestión contable tiene como misión principal elaborar y presentar estados financieros
veraces, razonables, oportunos y acordes a la realidad financiera, económica social y ambiental
que permitan el registro, revelación y análisis de la información contable a través de los estados
financieros, los informes, reportes y notas contables, satisfaciendo el conjunto de necesidades
específicas y las demandas de cada uno de los usuarios de la información.
Él IDIGER, como Estableciendo Público está obligado a rendir cuentas, a controlar el uso de los
recursos públicos y a aplicar las normas técnicas impartidas para la preparación de los estados,
informes y reportes contables de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, en especial
el Marco Normativo para Entidades de Gobierno bajo la Resolución 533 de 2015 y su
modificación (Resolución 693 de 2016
Durante el periodo reportado, el Área de Gestión Contable elaboró y reportó oportunamente la
información financiera con corte a marzo 31 2020, a través del Sistema Consolidador de
Hacienda Pública (CHIP) a la Contaduría General de la Nación, y en la plataforma Distrital
Bogotá Consolida, en los formatos establecidos para tal fin.
Por otra parte, en cumplimiento de las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación,
Resolución 357 del 23 de Julio de 2008 y con el propósito de obtener saldos totalmente
conciliados en cuanto a las operaciones reciprocas, el Área de Gestión Contable adelantó una
importante labor de circularización, conciliación y verificación de los valores a reportar con las
entidades sector gobierno con quienes han sostenido transacciones económicas, logrando de
esta manera mitigar las diferencias que se venían presentando en el reporte de cada trimestre
presentado a la Contaduría General de la Nación y Secretaria de Hacienda Pública Distrital.
En cuanto las obligaciones Tributarias, el área de Gestión Contable cumplió a cabalidad en
cuanto oportunidad y veracidad con la elaboración y presentación de: Información Exógena
Distrital, información exógena nacional, información exógena en un grado de avance del 80%,
contribución de estampillas, información exógena de contribución de obra pública, impuestos de
industria y comercio, declaración de ingresos y patrimonio año 2019, declaraciones mensuales
de retención en la fuente.
Adicionalmente, desde el mes de enero de 2020 hasta mediados de mayo se atendió al grupo Auditor de la Contraloría de Bogotá, y se suscribió Plan de mejoramiento con ocasión a la Auditoria Regular año 2019. Se trabajó conjuntamente con Subdirectora Corporativa y gestión de pagos, en virtud al Acuerdo de servicios para la administración Tesoral delegada con la SHD, en cuanto todo lo que tiene que ver de conciliación, verificación, y reconocimiento contable de las donaciones del proyecto Bogotá solidaria en Casa. De otra parte se trabajó con el formato de emisión del certificado de donación en conjunto con la Subdirección Corporativa, gestión de pagos y Oficina Tics. Finalmente, se realizaron reuniones y mesas de trabajo con el Asesor designado para el IDIGER, por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad, en los temas de depuración y saneamiento Contable.
GESTIÓN FINANCIERA – PAGOS
Pago a Contratistas:
El área de gestión de pagos de enero de 2020 a mayo de 2020 ha tramitado un total de 1.529
órdenes de pago por valor de $33.330.659.867, de las cuales 831 órdenes de pago
corresponden a recursos FONDIGER tramitadas a través de Fiducia Pública por valor de
$23.764.604.056 y 698 órdenes de pago de recursos IDIGER tramitadas a través de la Cuenta
Única Distrital por valor de $9.566.055.811, las cuales clasificadas por unidad ejecutora quedan
así:
FONDIGER
PERIODO OP VALOR
Enero 224 $ 3.001.619.328
Febrero 231 $ 4.797.270.401
Marzo 187 $ 3.681.468.998
Abril 102 $ 4.221.120.383
Mayo 87 $ 8.063.124.946
TOTAL 831 $ 23.764.604.056
IDIGER VIGENCIA RESERVA TOTAL IDIGER
PERIODO No. OP Valor No. OP Valor No. OP Valor
Enero 10 $ 809.340.132 32 $ 192.958.034 42 $ 1.002.298.166
Febrero 21 $ 1.007.918.990 233 $ 1.897.860.946 254 $ 2.905.779.936
Marzo 25 $ 1.117.977.693 182 $ 1.364.867.281 207 $ 2.482.844.974
Abril 61 $ 1.395.264.319 27 $ 217.753.376 88 $ 1.613.017.695
Mayo 83 $ 1.434.218.611 24 $ 127.896.429 107 $ 1.562.115.040
Totales 2020 200 $ 5.764.719.745 498 $ 3.801.336.066 698 $ 9.566.055.811
Las 1.529 órdenes de pago fueron tramitadas con un promedio de 3,06 días por cada cuenta.
Con relación al tiempo promedio de trámite de las 885 órdenes de pago para los contratos de
prestación de servicios – CPS se obtuvo un promedio de 3,13 días y para las 644 órdenes de
pago de otros tipos de contrato – No CPS se obtuvo un promedio de 2,98 días.
MES Cuentas
Mes CPS
Promedio
Días x Mes
CPS
Cuentas
Mes
No CPS
Promedio
Días x Mes
No CPS
Total
Cuentas
Promedio
Total
Cuentas
Enero 129 3,00 137 2,11 266 2,55
Febrero 287 2,37 200 2,86 487 2,57
Marzo 275 4,32 117 3,84 392 4,17
Abril 89 3,55 102 3,60 191 3,58
Mayo 105 2,42 88 2,48 193 2,45
Totales 2020 885 3,13 644 2,98 1.529 3,06
Pago a Funcionarios:
Cumplimiento del 100% de los pagos por concepto de nómina, liquidaciones de prestaciones
sociales del personal retirado, cesantías, intereses a las cesantías, aportes a la seguridad
social, parafiscales, descuentos autorizados que corresponde a un promedio mensual de 151
funcionarios de planta, en el tiempo establecido por la Secretaría Distrital de Hacienda en
cuanto que debe ser el quinto (5) día hábil antes de finalizar el mes.
Contratos de Fiducia Pública para Administración de Recursos FONDIGER
En virtud de lo dispuesto en el Decreto 174 de 2014, por el cual se reglamentó el
funcionamiento del FONDO DISTRITAL PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO
CLIMÁTICO DE BOGOTÁ - FONDIGER, la administración de los recursos debe realizarse a
través de una Fiducia Pública. En tal sentido, durante este periodo de enero a mayo de 2020
debemos informar la gestión de los siguientes contratos Fiduciarios:
Contrato de Fiducia Pública No 359 de 2018 para Administración de Recursos
FONDIGER:
Que el contrato de Fiducia Publica No 359 del 29 de noviembre de 2018, suscrito entre el
Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER y la Fiduciaria
Colombiana de Comercio Exterior - FIDUCOLDEX, dicho contrato estuvo vigente hasta el día 15
de enero de 2020 y mediante Resolución 058 de 2020, se reconoció pasivo exigible por valor de
$4.306.995 correspondiente a 121 órdenes de pago, el valor fue cancelado en el mes de abril
de 2020. A la fecha se encuentra en proceso de liquidación.
Contrato de Fiducia Pública No
359 de 2018
Resolución 058 de 2020 $4.306.995,00
Remuneración por Pago $ 35.595,00
PERIODO
Pagos
Efectivos
Facturados
Valor Factura %
Ejecutado
Valor por
Ejecutar
% por
Ejecutar
Enero 121 $ 4.306.995,00 100% $ 0,00 0,00%
Totales 2020 121 $ 4.306.995,00 100% $ 0,00 0,00%
Contrato de Fiducia Pública No 482 de 2019 para Administración de Recursos
FONDIGER:
El 16 de enero de 2020 se firmó acta de inicio del contrato fiduciario 482 de 2019 con
FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX, contrato por
valor de $100.000.000 y valor unitario de la comisión por pago efectivamente realizado de
$23.187.
En desarrollo del contrato 482 de 2019 con corte a mayo de 2020 se ha pagado por concepto
de comisión fiduciaria por pagos efectivos la suma de $ 18.132.234, lo que corresponde a una
ejecución financiera del 18,13% del valor total del contrato y un valor pendiente por ejecutar de
$ 81.867.766 que corresponde al 81,87%.
Contrato de Fiducia Pública No
482 de 2019
Valor del Contrato $ 100.000.000,00
Remuneración por Pago $ 23.187,00
PERIODO
Pagos
Efectivos
Facturados
Valor Factura %
Ejecutado
Valor por
Ejecutar
% por
Ejecutar
Enero 185 $ 4.289.595,00 4,29% $ 95.710.405,00 95,71%
Febrero 240 $ 5.564.880,00 5,56% $ 90.145.525,00 90,15%
Marzo 183 $ 4.243.221,00 4,24% $ 85.902.304,00 85,90%
Abril 87 $ 2.017.269,00 2,02% $ 83.885.035,00 83,89%
Mayo 102 $ 2.365.074,00 2,37% $ 81.519.961,00 81,52%
Totales 2020 797 $ 18.480.039,00 18,48% $ 81.519.961,00 81,52%
Comité de Seguimiento y Control Financiero:
Con el fin de velar por el cumplimiento de las políticas y lineamientos que soportan la toma de
las decisiones de Inversión y Riesgo del IDIGER, mediante la Resolución 261 del 20 de mayo
de 2019, se creó el Comité de Seguimiento y Control Financiero. Se ha realizado el respectivo
comité los días 29 de enero de 2020 y el 29 de abril de 2020, resaltando que a la fecha el
Instituto cumple con los límites de concentración de recursos establecidos en la Resolución
SDH-315 del 17 de octubre de 2019, tanto para las unidades ejecutoras 01-IDIGER y 02-
FONDIGER.
01-IDIGER – Saldos Bancos Mayo 31 de 2020
BANCOS Valor % % Permitido
por SHD
Banco AV Villas $ 1.044.244.164,78 71,15% 80%
Bancolombia $ 423.375.631,68 28,85% 80%
TOTAL $ 1.467.619.796,46 100,00%
02-FONDIGER – Saldos Bancos Mayo 31 de 2020
BANCOS Valor % % Permitido
por SHD
Banco AV Villas $ 79.460.375.586,15 18,45% 25%
Banco Sudameris $ 73.011.372.743,57 16,95% 25%
Banco Popular $ 80.273.575.651,54 18,64% 25%
Bancolombia $ 71.246.397.163,63 16,54% 27%
Banco Caja Social $ 46.969.636.942,78 10,91% 27%
Banco de Occidente $ 79.666.838.420,20 18,50% 25%
TOTAL $ 430.628.196.507,87 100,00%
ATENCIÓN AL CIUDADANO
En el marco de la Política Publica de Servicio a la ciudadanía y de la dimensión 3 de MIPG se
elaboró y presento ante La Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios la primera
propuesta de Política Institucional de Servicio a la Ciudadanía PISC, para su aprobación ante el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad.
Por otra parte se realizó el seguimiento al avance en la implementación de La Política Pública
de Servicio al Ciudadano en la entidad se identificó que el avance para este periodo se
encuentra en un 85,5% en temas relacionados con Accesibilidad, plan de capacitación,
tratamiento de datos personales, divulgación de trámites y servicios de la entidad por diferentes
medios, caracterización de usuarios, manejo de peticiones ciudadanas entre otros.
Como parte del proceso del fortalecimiento de la capacidad ciudadana identificada en la Política
Publica de Servicio a la ciudadanía, en este periodo se emitió la circular 11 de 2020 sobre los
lineamientos frente al manejo de las peticiones de PQRS en la entidad, durante el estado de
emergencias sanitaria declarada la cual se socializó en la página web de la entidad con un
video informativo.
Con el propósito de crear y fortalecer una relación de confianza y credibilidad institucional, el grupo de Atención al Ciudadano, garantizó la atención al 100% de ciudadanos que solicitaron orientación a través de los diferentes canales oficiales definidos por la entidad de manera ininterrumpida en un horario de lunes a viernes de 7:30 AM a 4:30 PM, de los cuales 4657 ciudadanos fueron atendidos a través de los siguientes canales presencial 171 usuario por canal presencial, 923 usuario por canal telefónico, 3563 usuario por cana virtual.
Adicionalmente, con el fin de garantizar que la ciudadanía reciba una atención enmarcada en
los preceptos de buen gobierno, la oficina de atención al ciudadano adelantó durante el periodo
comprendido entre el 1 de enero al 31 de Mayo de 2020 el levantamiento de 76 encuestas de
percepción sobre la satisfacción de la atención recibida dando como resultado que el 100% de
los ciudadanos consideraron que la atención brindada se encuentra entre excelente y buena.
Finalmente, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de Mayo de 2020 el
grupo de Atención al Ciudadano, continuó con la implementación de la estrategia del manejo de
peticiones de teniendo como resultado seguimiento permanente de las peticiones a través de
137 reportes remitidos a las diferentes dependencias, envío de dos informes sobre el estado de
PQRS y la calidad de cierre en el CORDIS.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Los logros y avances a la fecha que responden a la meta del componente 8 Gestión
documental: “Garantizar al 100% la implementación del Sistema de Gestión Documental en la
Entidad, en cumplimiento de la normatividad vigente” son los siguientes:
1. Actualización del Programa de Gestión Documental a la vigencia 2020 publicado en la
página del IDIGER sección de Transparencia numeral 10
https://www.idiger.gov.co/transparencia.
2. Se realizó traslado de las series documentales de 6 (seis) de los 8 (ocho) grupos de la
Subdirección de Reducción.
3. Se realizaron socializaciones de las Tablas de Retención Documental para su aplicación.
Las evidencias (listas de asistencia) se encuentran ubicadas en el repositorio NAS-
Archivo Central.
4. Reajuste del proceso de radicación de entradas, incorporando la radicación por VPN con
el fin de evitar desplazamientos y dar continuidad a los diferentes trámites de la Entidad en
el periodo de emergencia por Covid-19.
5. Reporte del estado de la gestión documental para la vigencia 2019 del IDIGER a la
Secretaria General en cumplimiento al artículo 25 del Decreto Distrital 514 de 2006.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Se diseñaron y establecieron los planes de Provisión, Vacantes, Capacitación, Bienestar e
Incentivos, Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Estratégico de Talento Humano, mediante la
Resolución 038 del 31 de enero de 2020.
Dando cumplimiento a la Resolución 038 del 31 de enero de 2020, se desarrollaron actividades
correspondientes al cumplimiento del Plan Estratégico de Talento Humano, desarrollando los
diferentes temas de Bienestar, Capacitación y Salud en el Trabajo, sin embargo, teniendo en
cuenta las medidas de aislamiento preventivo y de emergencias declaradas por el Gobierno
Nacional y Distrital derivados por el COVID-19, las acciones del área de Gestión del Talento
Humano se volcaron a efectuar y diseñar medidas de autocuidado y de prevención.
Con la finalidad de cubrir las vacantes temporales y definitivas de la planta de personal, se
desarrollaron tres (3) procesos de encargo con los servidores públicos de carrera administrativa,
obteniendo como resultado, la posesión de tres (3) funcionarios en los cargos de Profesional
Especializado Código 222 Grado 23 en la Subdirección de Análisis de Riesgos y Efectos del
Cambio Climático – Conceptos Técnicos, Profesional Universitario Código 219 Grado 12 de la
Oficina TICS – Administración de Tecnologías de la Información y Profesional Universitario
Código 219 Grado 12 de la Oficina Asesora Jurídica – Gestión Precontractual. Así como, un (1)
nombramiento, en el cargo Profesional Especializado Código 222 Grado 23 de la Subdirección
para el Manejo de Emergencias y Desastres – Servicios de Respuesta a Emergencias, el cual
está pendiente de posesión, por cuanto la funcionaria se encuentra en licencia no remunerada
hasta el día 1 de junio de 2020.
Así mismo, se logró cubrir la vacante del Almacenista General el día 5 mayo de 2020, cargo que
se encontraba vacante desde el 26 de enero del mismo año.
Con respecto a la Convocatoria 431 de 2016, durante el periodo del presente informe se logró
gestionar el pago del uso de la lista de elegibles de la OPEC 41489 y la OPEC 24337, con la
finalidad de cubrir las vacancias definitivas del Profesional Especializado Código 222 Grado 23
de la Subdirección de Análisis de Riesgos y Efectos del Cambio Climático y del Técnico
Administrativo Código 367 Grado 19 de la misma Subdirección.
En cuanto, al desarrollo del Plan de Bienestar e Incentivos, se logró un cumplimiento del 62,3%
de las actividades programadas para este período, las cuales beneficiaron a los servidores
públicos a nivel de calidad de vida, dentro de las actividades desarrolladas estuvieron
relacionadas con la celebración de los cumpleaños, día conmemoración del día de la mujer, día
del hombre y salario emocional. El mayor logro, fue el diseño de la metodología para otorgar
incentivos para los equipos de trabajo por primera vez en el IDEGER, la cual fue aprobada en
reunión extraordinaria de la Comisión de Personal el día 16 de abril de 2020.
Por otro lado, el Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo tuvo un cumplimiento del 62,3% de las actividades programadas para este período, las cuales estuvieron dirigidas a la realización de los exámenes médicos de ingreso y de retiro de los funcionarios, seguimiento de casos especiales de salud, pago mensual del nivel V de la ARL, pausas mentales, reporte y seguimiento de accidentes de trabajo y la realización de inspecciones. Otras actividades desarrolladas en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y de gran importancia, pero que no se encontraban planeadas fueron las relacionadas con la prevención, promoción y mitigación del COVI-19. Como resultado, se emitieron las Circulares 04, 05, 07, 09 y 14 de 2020, a través de las cuales se impartieron directrices y lineamientos para garantizar el distanciamiento social, las medidas de autocuidado y la atención en caso de presentarse contagios de Coronavirus al interior de la Entidad, así como se expidieron además, la Guía para personal del área de Puesto de Mando Unificado - PMU, Atención Emergencias y Asistencia Social y la Guía de Manejo de Empresas para Prevenir y Contener el Covid-19. Así mismo, mediante la Resolución No. 154 del 19 de mayo de 2020, se adoptó el protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo del COVID-19 en el retorno de las actividades laborales del IDIGER. Igualmente, se ha realizado la entrega de elementos de bioseguridad, toma de temperatura, capacitaciones de lavado de manos y tapaboca, talleres virtuales del manejo de ansiedad y se han realizado inspecciones periódicas en este tema.
ASUNTOS DISCIPLINARIOS
En el transcurso de la vigencia 2020, y mediante el ejercicio de la acción disciplinaria, el área de Asuntos Disciplinarios ha garantizado que la conducta de los funcionarios y exfuncionarios adscritos a la entidad, se haya desplegado en marco del respeto a los parámetros éticos que en su rol de servidores públicos les resulta exigibles como un presupuesto para cumplir los principios de eficiencia, eficacia y moralidad de la administración pública. Así pues, de conformidad con lo establecido en el Artículos 6 de la Constitución Política y lo regulado por la Ley 734 de 2002, las diligencias que durante la vigencia 2020 se han adelantado, plantean un avance significativo en la sustanciación de procesos disciplinarios que, representado y medido únicamente en decisiones, esto es, descartando las actividades propias de instrucción y valoración, refleja los siguientes resultados: - Frente al inventario total de 35 procesos en etapa de indagación existente a 1 de enero de
2020, se han adoptado 15 decisiones. (Porcentaje de cumplimiento en plan de acción equivalente a un 83%)
- Frente al inventario total de 28 procesos en etapa de investigación existente a 1 de enero de
2020, se han adoptado 3 decisiones. Porcentaje de cumplimiento en plan de acción equivalente a un 21 %)
- Frente a las 4 noticias recibidas con posterioridad al 1 de enero de 2020, se han tramitado
2. (Porcentaje de cumplimiento en plan de acción equivalente a un 50%) El detalle de la referida gestión es el siguiente:
ETAPA
PROCESAL
MES
DECISIÓN
EN
ER
O
FE
BR
ER
O
MA
RZ
O
AB
RIL
MA
YO
JU
NIO
JU
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BR
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VIE
MB
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IEM
BR
E
TO
TA
L
IND
AG
AC
IÓN
ACUMULACIÓN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARCHIVO 2 4 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8
INVESTIGACION 0 2 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5
CARGOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CITACIÓN A
AUDIENCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
REMISIÓN POR
COMPETENCIA 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2
Total general 2 8 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15
IIN
VE
ST
IGA
CIÓ
N
ACUMULACIÓN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARCHIVO 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1
CARGOS 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1
CITACIÓN A
AUDIENCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
REMISIÓN POR
COMPETENCIA 0 1* 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1
Total general 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3
*Información tomada de la base de expedientes disciplinarios del Área de Asuntos Disciplinarios y contrastada con lo informado por las abogadas adscritas a la dependencia **Se trata de proceso disciplinario sobre el cual la procuraduría ejercicio poder preferente
MES
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NOTICIA
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Tota
l
RECIBIDAS
1 1 1** 0 1 0 0 0 0 0 0 0 4
TRAMITADAS
1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2
*La cifra representa el número de noticias recibidas sobre el número de noticias tramitadas por mes.
**La noticia no tramitada fue recibida durante periodo cobijado por la medida de suspensión de términos. Covid 19
OFICINA ASESORA JURÍDICA
La Oficina Asesora Jurídica, para la implementación de la meta, ha dado cumplimiento a sus
funciones de asesorar, representar judicialmente a la Entidad, coordinar la gestión contractual y
acompañar los procesos de gestión predial.
En cuanto a la asesoría, las consultas elevadas por las diferentes áreas, han sido atendidas
oportunamente. Las tutelas y demás acciones judiciales se han contestado en términos y se
han interpuesto los recursos de ley para los fallos adversos a la Entidad. Se proyectaron los
actos administrativos para atender la emergencia “suspensión de términos para garantizar el
debido proceso a los disciplinados”, modificación de los términos para atender PQRS de
conformidad con la normatividad nacional y distrital en la materia, revisión de los actos
administrativos, resolución modificación del comité de Control Interno, Circular Atención al
Ciudadano, entre otros.
Dentro de la gestión contractual, el área de asesoría legal proyectó las resoluciones a través de
las cuales se creó el comité de contratación y el comité de compras, lo que ha permito organizar
la adquisición de bienes y servicios con ocasión de la calamidad declarada por el COVID-19.
Igualmente se han adelantado los contratos radicados en la oficina Asesora jurídica y revisado
los procesos de selección, de los cuales se suscribieron los contratos de combustible, nube,
correo, Oracle y personal profesional y de apoyo a la gestión, los cuales contribuyen al
funcionamiento de la entidad.
En el área de gestión predial se han cumplido con las obligaciones adquiridas por la Entidad
con los propietarios y poseedores de predios en zonas de alto riesgo no mitigable, pese a las
condiciones generadas por la pandemia.
1.1.2 RETRASOS:
GESTIÓN FINANCIERA – PRESUPUESTO
No se cuenta con la información de nómina de manera integrada y reflejada de PREDIS hacia el
aplicativo PERNO CDPS y de este al PREDIS CRPS, relaciones de autorización PERNO-
OPGET-PREDIS; razón por la cual actualmente se digita la información en forma manual en
PREDIS LOCAL para el desarrollo del ciclo financiero (presupuestal, de pagos y contable);
situación que conlleva a que se realicen de forma manual las actividades de registro en los
diferentes módulos, con el riesgo que se puedan cometer errores en la digitación.
El Sistema Financiero de SISFONDIGER no ha logrado implementarse en su totalidad,
finalizando para el periodo de enero a mayo de este año, se sigue llevando el control
presupuestal en Excel.
GESTIÓN FINANCIERA – CONTABILIDAD
Para el desarrollo de la gestión, durante este periodo no se contó con el personal completo que integra el grupo contable, por lo que no se le dio cumplimiento a 3 actividades del Plan de Acción, lo cual se hace necesario reprogramarla para darle inicio a partir del 1° de agosto de 2020. GESTIÓN FINANCIERA – PAGOS
Con relación a las dificultades presentadas durante el periodo enero – mayo de 2020, se resalta
que a pesar de los intentos del área de pagos por cumplir la circular 001 del 27 de enero de
2020 “Programación Financiera Vigencia 2020”, en lo relacionado a la fecha máxima para
radicar facturas y/o cuentas de cobro en la oficina de pagos, no ha sido posible su estricto
cumplimiento, debido a que los supervisores de los contratos solicitan autorización para radicar
facturas y/o cuentas de cobro, posterior a la fecha de cierre establecida, y con el objetivo de
aumentar el nivel ejecución de PAC y cumplir con los compromisos adquiridos por el IDIGER, el
área de pagos recibe y tramita estas cuentas de cobro, lo que genera retraso en el cierre
mensual programado.
Del mismo modo, se evidencia que los supervisores de los contratos radican con las facturas
y/o cuentas de cobro documentos con errores, lo que genera desgaste administrativo en el
área, producto de las múltiples revisiones que se deben realizar sobre los documentos
radicados. Por ejemplo, en lo corrido de la vigencia 2020, se hizo devolución de 400 cuentas, un
21% de las 1.935 cuentas recibidas para trámite, teniendo en cuenta que estas son las cuentas
que al final de cada mes pueden quedar sin trámite ante la Secretaría Distrital de Hacienda o
FONDIGER para su respectivo pago.
ATENCIÓN AL CIUDADANO
Durante el periodo comprendido entre enero a mayo de 2020, en el proceso de brindar
orientación clara y oportuna a la ciudadanía se presentaron fallas tecnológicas en las
plataformas de SUGA, SURE, módulo PQRS, CORDIS, lo que demora la orientación a la
población en general que requiere adelantar un trámite o servicio y también retrasa la
elaboración de algunos reportes semanales del estado de los PQRS.
Por otra parte, de acuerdo a los informes y reportes periódicos se evidencia demora en la
oportunidad de respuesta de algunas dependencias de la entidad.
La falta de disponibilidad de recursos en el proyecto de inversión 1166 y gastos de
funcionamiento, propició que no se implementará el sistema de medición de tiempo de espera
para el canal telefónico y presencial, así como los ajustes razonables de accesibilidad que
quedaron programados para la vigencia de 2020.
Debido a la declaratoria de emergencia sanitaria en el territorio nacional en los meses de abril y
mayo los ciudadanos no diligenciaron encuestas de percepción. Pese a que se promovió la
encuesta publicada en la página web de la entidad con los ciudadanos que recibieron atención
por el canal telefónico
La disminución de recurso de personal en el grupo de atención al ciudadano retraso el
cumplimiento de actividades establecidas en el plan de acción y plan anticorrupción.
GESTIÓN DOCUMENTAL
El cumplimiento de las metas establecidas para el Plan de Acción de correspondiente al 2020,
no se ha podido ejecutar por las siguientes razones:
1. Finalización de contratos por prestación de servicios de diez (10) personas del área de
Gestión Documental, desde el mes de febrero hasta el mes de abril.
2. El proceso de contratación se llevó a cabo de manera gradual a ocho (8) de los diez (10)
contratos establecidos para el área de Gestión Documental.
3. Retiro voluntario del líder del proceso desde 31 de enero de 2020 hasta la fecha.
4. Se contaba con cuatro (4) funcionarios desde febrero hasta abril para ejecutar las
actividades que surge en el día a día: radicación y préstamos.
5. Declaración de emergencia sanitaria por COVID-19, desde el 19 de marzo de 2020 hasta
la fecha. Retomando actividades dentro protocolos establecidos por la Alcaldía Mayor de
Bogotá y bajo la Resolución 154 de 19 de mayo 2020 (bioseguridad ejecución
actividades).
6. Apoyo a la Dirección General por parte del área de Gestión Documental en registro y
digitalización de Ayudas Alimentarias. Proceso que se seguirá desarrollando bajo la
declaratoria de emergencia sanitaria COVID-19.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Los retrasos principales en este período se presentaron en el desarrollo de los planes de capacitación, bienestar y seguridad y salud en el trabajo, dadas las medidas de distanciamiento social y de emergencia sanitaria emitidas por el Gobierno Nacional y Distrital, dejándose de ejecutar actividades que se encontraban planeadas como el torneo de bolos, baloncesto, la salida a museos, las caminatas, la celebración del día de la familia en Lagosol de Compensar, capacitaciones, talleres presenciales, la semana de las 3P, la jornada de vacunación, entre otros. Otro retraso generado por el mismo motivo, fue el proceso de negociación del pliego laboral 2020-2022 con SINTRAIDIGER. ASUNTOS DISCIPLINARIOS El respeto a la vida, la salud, el derecho a la defensa y el debido proceso son presupuestos
ineludibles para garantizar la validez de las actuaciones que se surten dentro de cualquier
proceso judicial o administrativo, es por eso que, de cara a la coyuntura actual ocasionada por
la Covid-19 se optó por suspender totalmente los términos procesales en primera instancia
desde el día 18 de marzo y hasta el 30 de mayo de 2020 (se adjuntan actos administrativos).
La anterior medida, aunque acorde con las exigencias de nuestro ordenamiento jurídico,
particularmente, con las adoptadas por el gobierno nacional y distrital en relación con la
pandemia e igualmente con la realidad del área de Asuntos Disciplinaria que a la fecha no
cuenta con todas las herramientas necesarias para avanzar en temas como audiencia virtual y
la creación de expedientes electrónicos; trajo consigo un fuerte represamiento en la
sustanciación de los procesos disciplinarios.
En igual sentido, se detectó que las abogadas del área no contaban con todas las herramientas
para adelantar el trabajo desde casa, principalmente por el equipo de cómputo.
Adicionalmente, sigue siendo una causa de retraso, la inexistencia de personal de apoyo
asistencial para la realización de las tareas de índole administrativa, ya que éstas demandan la
destinación de una considerable cantidad de tiempo, como por ejemplo, copiar gran cantidad de
información de los expedientes en CD`S, la toma de copias físicas de la documentación, el
seguimiento de las comunicaciones recibidas y emitidas por la dependencia, el archivo de los
documentos dentro de los expedientes, la actualización del Sistema de Información de
Procesos – SID, que precisa del rol de auxiliar.
De otra parte, es necesario considerar que solo existe una funcionaria de planta cuyas labores
no son exclusivamente de sustanciación de procesos disciplinarios, pues le corresponde
además realizar tareas administrativas que también requieren dedicar una gran cantidad de
tiempo.
Por último, sigue siendo otro punto de represamiento, la labor de revisión de los expedientes. La
profesional que colabora en esa labor tiene otras funciones asignadas, hecho que lleva a que el
proceso de retroalimentación y corrección no sea ágil.
OFICINA ASESORA JURÍDICA
A la fecha están en proceso de articulación los nuevos procedimientos que se requieren
conforme a la implementación del comité contratación.
En el área de saneamiento predial aún no se ha podido elaborar el manual institucional de saneamiento predial, toda vez que por la calamidad, el personal fue enfocado a atender la contratación derivada de la calamidad.
1.1.3 SOLUCIONES: GESTIÓN FINANCIERA – PRESUPUESTO
Las soluciones que se han dado a los temas retrasados, consisten en las conciliaciones
mensuales de los diferentes sistemas de Si capital y de SISFONDIGR con la base de datos
generada y alimentada en Excel. Ahora bien, la solución definitiva es la adquisición de un
software integrado para el desarrollo de las actividades administrativas y financieras de la
entidad.
GESTIÓN FINANCIERA – PAGOS
Cumplimiento por parte de los supervisores de contratos de la circular 001 del 27 de enero de
2020 “Programación Financiera Vigencia 2020”. Motivo por el cual, mensualmente se reenviara
a través del correo electrónico institucional, la circular 001 del 27 de enero de 2020
“Programación Financiera Vigencia 2020”, con el objeto que los supervisores de contratos
conozcan la fecha máxima para radicación de cuentas de cobro en el área de pagos.
Se envía mediante correo institucional, pieza de comunicación recordando la fecha de cierre del
recibido de cuentas.
Se brinda asesorías a los supervisores de contratos y contratistas del IDIGER, relacionadas con
el correcto diligenciamiento de los formatos y documentos requeridos para el trámite de las
cuentas de cobro, sin horarios de específico, buscando estar disponibles para revisar sus
documentos y resolver sus inquietudes en el momento que lo requieran, antes que procedan a
radicar en atención al ciudadano. Lo anterior con el fin disminuir la devolución de cuentas de
cobro.
ATENCIÓN AL CIUDADANO
Para las fallas se remitió el caso a TICS mediante la plataforma ARANDA
Se socializó los resultados de la oportunidad y cierre de las peticiones ciudadanas del primer
trimestre de 2020, y se generó la alternativa de proponer acciones de mejora encaminadas a la
atención oportuna de las PQRS.
Se solicitó a la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios, estudiar la viabilidad
presupuestal para la adquisición del sistema estadístico de medición de espera en el canal
presencial.
Se promovió la encuesta publicada en la página web de la entidad con los ciudadanos que
recibieron atención por el canal telefónico
Inicio de proceso de contratación de un apersona como apoyo a la gestión de la dependencia
de Atención al Ciudadano.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Revisar la posibilidad de replantear los productos del componente correspondiente al área de Gestión Documental. Lo anterior, teniendo en cuenta las contingencias que se han venido presentando durante este primer semestre; las cuales no estaban contempladas y afectan el desarrollo de las actividades ya que en su mayoría son presenciales.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Reprogramar las actividades de los planes de bienestar, capacitación y seguridad y salud en el trabajo, que sólo puedan ser desarrolladas de tipo presencial en los dos últimos trimestres del año, así como evaluar las alternativas para efectuar el desarrollo virtual de la gran mayoría de ellas. Por otro lado, el Ministerio del Trabajo aprobó que se desarrolle el proceso de negociación de manera virtual con los sindicatos de las Entidades del Estado y Distritales. ASUNTOS DISCIPLINARIOS Para minimizar las contingencias que generaron retrasos, las profesionales del área adquirieron por cuenta propia equipos de cómputo adecuados para lograr sustanciar los expedientes disciplinarios desde su casa. Desde el mes de enero se contrataron los servicios de una profesional con experiencia en disciplinarios para apoyar la labor de sustanciación de los expedientes. En el mes de mayo se realizó una segunda contratación con estos mismos fines. OFICINA ASESORA JURÍDICA
A la fecha el equipo predial será reforzado para que en el segundo semestre sea posible la
elaboración del manual de gestión predial.
1.1.4 BENEFICIOS PARA LA CIUDADANÍA:
GESTIÓN FINANCIERA – PRESUPUESTO
La ejecución de los recursos asignados para la vigencia al IDIGER, genera que se entreguen a
la comunidad los bienes y servicios en el marco de los objetivos misionales del Instituto Distrital
de Gestión de Riesgos y Cambio Climático- IDIGER.
GESTIÓN FINANCIERA – CONTABILIDAD
En lo corrido de 2020 fueron publicados los Estados Financieros a la página Web del IDIGER acorde a lo estipulado en la norma. GESTIÓN FINANCIERA – PAGOS
Apoyar el cumplimiento de los objetivos misionales del IDIGER, a través del pago oportuno a los compromisos adquiridos, es de resaltar que dichos compromisos son producto de procesos de contratación celebrados con entidades privadas y públicas, pago de ayudas humanitarias de carácter pecuniario, compra de predios, servicios públicos domiciliarios, entre otros.
ATENCIÓN AL CIUDADANO
Los logros relacionados contribuyen a aumentar el grado de satisfacción, la imagen y
percepción institucional frente a la atención recibida, como una entidad, transparente, calidad,
oportuna y eficiente.
Información clara y disponible en la página web de la entidad, análisis de riesgos y aplicación de
controles para su mitigación de tal manera que se logre aceptar o intervenir el riesgo.
GESTIÓN DOCUMENTAL
A continuación, se relacionan los impactos más significativos para la ciudadanía con el
cumplimiento de la meta del componente 8 (ocho):
1. Acceso a la información pública que genera la entidad en cumplimiento de sus
funciones.
2. Continuidad en los trámites que tiene la Entidad con la ciudadanía.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
El principal beneficio para la ciudadanía en relación con las actividades generadas por el área
de Gestión del Talento Humano se vio reflejado en las acciones de autocuidado y medidas de
prevención, promoción y mitigación generadas en relación con el COVID-19.
ASUNTOS DISCIPLINARIOS La gestión que ha venido realizando el área de Asuntos Disciplinarios durante esta vigencia, permite visibilizar la existencia de controles sobre las actuaciones de los funcionarios y exfuncionarios con el fin de disciplinar su conducta cuando a ello haya lugar; hecho que muestra a la ciudadanía en general, que se están tomando las acciones necesarias para garantizar que el personal vinculado es idóneo para cumplir la misionalidad de la Entidad. OFICINA ASESORA JURÍDICA
Gracias a las resoluciones y circulares expedidas con los lineamientos para la atención a la
comunidad, se pudo seguir brindada atención a las peticiones quejas y reclamos de la
ciudadanía. De igual forma, se han efectuado compras reguladas por el comité de compras para
atender la calamidad de manera ágil y reglamentada, conforme a los lineamientos dados por la
normatividad nacional y distrital. Y gracias a la oportuna gestión en material de contratación han
sido atendidas las necesidades de la entidad, lo cual ha garantizado su funcionamiento.
1.1.5 REGISTRO FOTOGRAFICOS: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Medidas de Autocuidado – Trabajo desde Casa
1.1.6 SOPORTES DE LOS AVANCES REGISTRADOS: ASUNTOS DISCIPLINARIOS
Se anexa copia de Auto proferido por la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios el día 18 de marzo de 2020 y Resolución No. 111 de 2020 por medio de las cuales se suspendieron los términos procesales. GESTIÓN DOCUMENTAL
Los soportes de los avances registrados se pueden visualizar en la página de la entidad como
se destaca en el numeral 1.1.1 y en el sistema de correspondencia donde se encuentra el
registro de la radicación por VPN. De igual forma, se adjunta el archivo con el que se reporta la
gestión de la vigencia 2019 a la Secretaria General.
1.2 IMPLEMENTAR Y MANTENER 100 PORCIENTO LA PROVISIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS DE SOPORTE A TODAS LAS ÁREAS QUE CONFORMAN LA ENTIDAD.
1.2.1 LOGROS Y/O AVANCES: Durante los meses de Enero a Mayo de 2020, el equipo de trabajo de Gestión Administrativa
fue reducido en 13 personas entre profesionales y conductores y adicionalmente el almacenista
General se fue, no obstante fue un logro sacar todos los procesos a cargo del área adelante,
con los criterios de calidad y de manera oportuna, encontrando alternativas de mejora continua
que serán reflejadas en el próximo semestre
Fue suministrado oportunamente el transporte.
Se efectuó toda la gestión pertinente para la contratación de suministro de combustible,
prestación de servicio de aseo y cafetería, arrendamiento bodega 12, seguros Entidad,
profesionales y asistenciales del área y conductores.
Fueron implementadas las medidas de bioseguridad a nivel de infraestructura física en el
marco del COVID19
Fueron registrados todos los movimientos de ingresos, traslados y salidas de elementos
de almacén, así mismo se entregaron todas las certificaciones de paz y salvo solicitadas
por los contratistas.
Para cumplir la meta del proyecto y suministrar de manera eficiente la provisión de
bienes y servicios, se efectuó seguimiento a todos los contratos y solicitudes de las
demás dependencias, también se brindó el apoyo a todos los procesos de la Entidad en
el cumplimiento de los objetivos a través de los siguientes procesos:
Administración y control de bienes
Administración parque automotor
Mantenimiento y suministro de bienes y servicios
Seguros, siniestros y reclamaciones
1.2.2 RETRASOS: En los meses de Enero a Mayo de 2020 el principal retraso obedece al proceso de contratación de bienes y servicios, pese al constante seguimiento del plan de adquisiciones es importante resaltar que hubo cambio de administración, calamidad por COVID19 y por ende cambio en los protocolos, los procedimientos no han sido claros del paso a paso que defina los responsables en el proceso precontractual y contractual; por esta razón tampoco existe un criterio único de revisión de documentos lo que perjudicó al área en los tiempos previstos de contratación, ejemplos claros de procesos que no fueron contratados en la fecha prevista son: arrendamiento de la bodega 12, mantenimiento hidráulico y Profesional requerido para realizar seguimiento a los vehículos de la entidad. De igual forma existe una dificultad con la depreciación de los bienes que se encuentra en el sistema, es un tema que requiere una atención importante.
1.2.3 SOLUCIONES: Durante el periodo enunciado se efectuó constante seguimiento y comunicación con la Oficina
Asesora Jurídica, para dar cumplimiento al plan de adquisiciones, con el fin de optimizar la
contratación a cargo de gestión administrativa y dar cumplimiento al plan de acción.
1.2.4 BENEFICIOS PARA LA CIUDADANÍA:
Suministrar los bienes y servicios para el funcionamiento de la Entidad, lo que conlleva a que
las áreas misionales puedan ejecutar mejor sus actividades. Por ejemplo, el transporte para la
entrega de mercados, el pago a tiempo de los celulares para que las personas que trabajan en
campo puedan tener acceso al servicio (PMU, gestores locales, personal de emergencia), entre
otros.
1.2.5 REGISTRO FOTOGRAFICOS:
Foto. Implementación medida de bioseguridad Fecha en la que fue tomada. Mayo de 2020 Lugar / Localidad: Instalaciones IDIGER Bodega 1 y 2/Fontibón
Foto. Apoyo logístico entrega de mercados Fecha en la que fue tomada. Abril de 2020 Lugar / Localidad: Instalaciones IDIGER Bodega 1 y 2/Fontibón
1.3 MANTENER AL 100 PORCIENTO EL FUNCIONAMIENTO Y SEGURIDAD DE LOS SERVICIOS DEL SISTEMA DE RIESGOS Y EMERGENCIAS (SIRE), ASÍ COMO LA INSTRUMENTACIÓN, LAS TELECOMUNICACIONES Y LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE T.I. DE LA ENTIDAD.
1.3.1 LOGROS Y/O AVANCES:
Infraestructura tecnológica
Dentro del periodo evaluado, el área de infraestructura tecnológica logró la implementación de
los certificados seguros SSL en los servidores de aplicaciones y despliegues de la entidad para
los dominios idiger.gov.co y sire.gov.co sobre los servidores RedHat y Windows Server; de igual
manera se crearon 175 VPNs para soportar el trabajo desde casa de los funcionarios y de los
contratistas del IDIGER, en el marco de la medida de aislamiento por COVID-19; se realizó la
actualización de las políticas y restricciones para la conexión remota y algunas tareas
programadas de apagado y actualización de equipos de cómputo. Igualmente se apoyó
tecnológicamente, tanto con equipos como personal, la instalación del PMU en el C4 con motivo
de la contingencia por la pandemia. También se ha venido apoyando la realización de
diferentes reuniones virtuales con las áreas de la entidad.
Finalmente se adjudicaron los procesos de correo electrónico, soporte y mantenimiento de Oracle e implementación de portales web en la nube. Se prorrogaron los contratos de alquiler de equipos y conexión a internet con sus respectivos canales de datos. Por último, se realizó el redireccionamiento del PBX y se logró la contratación de personal para dar soporte técnico a la entidad. Se realizó por parte del proveedor la instalación de las diferentes actualizaciones a nivel de sistema operativo en los servidores ubicados en el centro de datos del IDIGER. Desarrollo tecnológico
Para el periodo evaluado el área de desarrollo tecnológico logro la finalización y puesta en
producción de la primera fase del módulo automatizado de diagnósticos técnicos, del módulo de
certificado de donaciones y las pruebas del aplicativo de certificaciones de riesgo. También se
realizó el despliegue en producción del módulo SURR del Sistema de Gestión Predial y por
último, el nuevo módulo de bitácora de emergencias quedó disponible para realizar las pruebas
de carga de información.
SIRE
En el periodo evaluado el grupo de sistemas de información ha atendido 150 casos de soporte y
administración del SIRE. Se crearon 30 nuevos usuarios y se reactivaron 20 más. Para la
biblioteca digital se crearon alrededor de 3.633 metadatos y se ajustó el diseño del aplicativo
mismo de acuerdo con el manual de imagen corporativa formulado para las entidades distritales
del sector ambiente. Igualmente se generó el documento para el proyecto de fortalecimiento TIC
por FONDIGER y la inscripción del mismo proyecto en el formato respectivo.
Página web
Durante el periodo evaluado se realizó el cambio de diseño de colores para los portales web del
IDIGER, Intranet y SIRE. También se realizaron cerca de 439 publicaciones en los portales web
de la entidad entre las que se destacan las publicaciones de piezas publicitarias por COVID-19,
publicaciones de información de recorridos y donaciones, publicaciones asociadas al nuevo
plan de desarrollo y finalmente la publicación de boletines de prensa.
Telecomunicaciones y redes de monitoreo
Dentro del periodo evaluado el área de redes y monitoreo avanzó en las siguientes actividades:
Se finalizó el contrato 472 de 2019, que consistía en el mejoramiento y ampliación del
sistema de comunicaciones de las redes de monitoreo, con esto se alcanza a tener un
100% de las estaciones de la RAB con enlaces de un mayor ancho de banda y mayores
velocidades en la transmisión de datos para conexiones en tiempo real. En cuanto la RHB
se generaron enlaces redundantes con radios de banda angosta y se incluyeron estaciones
al sistema de comunicaciones de microondas.
Se recibieron los equipos del contrato 003 de 2020 para la actualización de la de RHB, que reducirá los tiempos de comunicación con las estaciones.
Se establecieron los contratos de arrendamiento de los espacios para los equipos de las
estaciones Gran Bretaña, Kennedy y la repetidora de Cerro Cazadores.
Por otra parte, el grupo de telecomunicaciones garantizó la correcta operación de los equipos
que soportan la Red Distrital de Comunicaciones de Emergencias. Igualmente realizó la gestión
precontractual para la migración de siete (7) entidades del SDGR-CC al componente
troncalizado de la Red Distrital de Comunicaciones de Emergencias. Por último, efectuó la
migración de la Secretaría Distrital de Ambiente al mismo componente troncalizado de la Red
Distrital de Comunicaciones de Emergencias.
1.3.2 RETRASOS: Para el periodo evaluado se presentaron los siguientes retrasos: No se realizaron los mantenimientos de servidores y bases de datos programados por falta
de personal calificado para dichas tareas. No se pudieron realizar la totalidad de los mantenimientos preventivos de las redes de
monitoreo igualmente por falta de personal. Adicionalmente debido a la declaratoria de la medida de aislamiento en el marco de la pandemia por COVID-19, en varios sitios donde están instaladas las estaciones de la Red de Monitoreo del IDIGER, especialmente en tanques y plantas de la EAAB y en colegios, no permitieron el ingreso a personal externo
No se contó con personal técnico para finalizar las pruebas de varios aplicativos desarrollados y poder sacarlos a producción. De igual forma en algunas áreas funcionales
tampoco se contó con el personal que permitiera realizar el acompañamiento a dichas pruebas.
Varias entidades del SDGR-CC aún no han enviado los oficios de solicitud de radio que permitan continuar con la migración al componente troncalizado de la Red Distrital de Comunicaciones de Emergencias
1.3.3 SOLUCIONES:
Parte de las soluciones que se proponen desde la Oficina TIC para los diferentes inconvenientes presentados durante el periodo evaluado, son las siguientes: Realizar la contratación del personal faltante por cada uno de los procesos de la Oficina TIC Finalizar los aplicativos tecnológicos en desarrollo y las pruebas pendientes Finalizar los mantenimientos preventivos programados para las redes de monitoreo Realizar los mantenimientos programados para los servidores físicos y las bases de datos
de la entidad Solicitar el apoyo de la alta dirección de la entidad frente a la entrega de lineamientos para
la migración de las entidades del SDGR-CC al componente troncalizado de la Red Distrital de Comunicaciones de Emergencias
Mejorar las estadísticas y métricas de la biblioteca digital de gestión de riesgos. De igual manera incorporarle nuevos metadatos y desarrollos para hacerla más usable.
1.3.4 BENEFICIOS PARA LA CIUDADANÍA:
Los impactos a la ciudadanía se ven visualizados de la siguiente manera:
Al contar con una infraestructura tecnológica más eficiente se puede dar respuesta de una
manera ágil y oportuna a los requerimientos de la ciudadanía. Así mismo permite contar con
portales web más dinámicos y actualizados para consulta y entrega de información a la
comunidad.
El mantener consolidada la información de gestión de riesgos de la entidad permite una
mejor toma de decisiones de diferentes sectores de la ciudadanía y del SDGR-CC, así como
un mayor conocimiento de la gestión de riesgos en la ciudad
Igualmente, el correcto mantenimiento de las redes de monitoreo permite disponer de
información en tiempo real frente a las diversas variables ambientales de la ciudad contando
así con un sistema de alerta actualizado al servicio de la comunidad
Por otra parte, la finalización y puesta en producción de los aplicativos informáticos
pendientes permite dar celeridad a la generación de certificaciones de riesgo y de
diagnósticos técnicos. Así mismo permite centralizar la información de la fichas técnicas y
sociales para los procesos de adquisición predial
Finalmente la comunidad se ve beneficiada con la gestión de las telecomunicaciones dado
que la Red Distrital de Comunicaciones de Emergencias es la plataforma tecnológica que
permite la intercomunicación permanente de las diferentes entidades ejecutoras de los
servicios de respuesta, y su correcta operación facilita las activaciones de entidades
ejecutoras de acuerdo con los servicios de respuesta que requieran ser prestados, así como
la recepción de requerimientos de recursos para la respuesta a las emergencias que se
presentan en la ciudad.
1.3.5 SOPORTES DE LOS AVANCES REGISTRADOS: Los soportes de los avances realizados se describen a continuación: Contrato de la nube LINKTIC SAS número 152-2020
Certificados seguros instalados en las páginas web https://www.sire.gov.co/,
https://www.idiger.gov.co/ y subdominio
Contrato de correo electrónico EFORCERS número 202-2020
Contrato de ORACLE número 203-2020
Consulta de metadatos: http://bibliotecadigital.sire.gov.co/handle/123456789/1/browse
Aplicaciones desplegadas en el servidor de producción y en el de pruebas
appprueba.sire.gov.co y app2.sire.gov.co
1.4 EJECUTAR EL 100 % DE LA PROGRAMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN DE LA
VIGENCIA CON RESPECTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG.
1.4.1 LOGROS Y/O AVANCES: En el acumulado del cuatrienio se desarrollaron diversas actividades tales como la Actualización general de documentos (Procedimientos, Formatos, Guías, Mapas de Riesgos) del SIG, Se reportó la actualización de 14 de los 17 mapas de riesgos de la entidad, que incluyen el componente de Corrupción, Se desarrollaron 11 mesas técnicas de trabajo con los referentes de los equipos para el sistema integrado de gestión, a fin de empoderarlos para el apoyo en la sostenibilidad y el mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión también se desarrollaron tres sesiones de sensibilización frente a elementos propios del SIG para fortalecer las competencias del personal de la Entidad de esta misma manera Se estructuraron los documentos de planeación ambiental (documento de Concertación del PIGA para la vigencia 2016-2020; Concertación PACA 2016- 2020) Presentado a la Secretaría Distrital de Ambiente para su revisión y aprobación, el desarrollo de la auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión con COTECNA, para evidenciar las oportunidades generales del sistema que deben ser abordadas previo a la presentación a la Auditoría de Seguimiento, para garantizar la sostenibilidad de la certificación del SIG del IDIGER. se realizó la adopción de la plataforma estratégica (misión, visión, objetivos estratégicos, política integrada de gestión y objetivos del sistema) y se realiza la respectiva divulgación a las
partes interesadas, se revisó el sistema y su articulación a la nueva plataforma estratégica, la alta dirección define el mapa de procesos de la entidad: 5 procesos estratégicos, 5 procesos misionales, 6 procesos de soporte y 1 proceso de evaluación y gestión. En el marco de esta actividad se crean dos procesos nuevos para la entidad (Motivación y desarrollo del personal) y (Promoción de la autogestión ciudadana del Riesgo). Estos procesos permitirán a la entidad fortalecer el capital humano y las actividades tendientes a la autogestión del riesgo para el fortalecimiento de las actividades hacia la comunidad. Así mismo, se definieron las caracterizaciones de los 17 procesos definiendo las actividades en el marco de P-H-V-A, acorde a los nuevos lineamientos de la plataforma estratégica. EL sistema integrado de Gestión del IDIGER, se encuentra implementado en un 100%, lo
anterior se soporta al renovar la conformidad con los requisitos definidos en la ISO 9001: 2015 e
ISO 14001:2015 y adquirir así las certificaciones por parte de ICONTEC, por lo anterior el
Sistema integrado de gestión se considera implementado en un 100%,por otra parte el
mantenimiento del SIG, se realiza en el marco de la mejora continua, por lo cual es un proceso
dinámico y de seguimiento, para lo cual se generan planeación de las actividades a
implementar, se ejecutan de acuerdo a los parámetros definidos, se verifica a partir de la
medición de indicadores y se plantean acciones para corregir o prevenir desviaciones.
Se logra el cumplimiento del 100% al plan de adecuación y sostenibilidad SIGD- MIPG, la ejecución del plan de vacantes de acuerdo a lo definido en el plan de incentivos institucional, se genera el documento implementación código de integridad IDIGER, el cual define las actividades y acciones que permitan fortalecer la cultura organizacional orientada al servicio, la integridad, la transparencia y rechazo a la corrupción y el plan de Integridad: A partir del Autodiagnóstico realizado, en el cual el nivel de cumplimiento fue de 47.5, se realiza el plan de acción correspondiente, se diseña y publica el plan de Integridad del IDIGER, el cual establece a partir del diagnóstico de integridad, las acciones a aplicar en la entidad, con el fin de dar respuesta a las necesidades de transparencia y prevención de la corrupción, se revisó y publicó los indicadores de gestión de procesos relacionados con las metas de proyecto de inversión, se realiza el seguimiento al esquema de publicación, se conformó el grupo de gestión de conocimiento e innovación.
1.4.2 RETRASOS:
No se presentaron retrasos.
DIANA MILENA ROJAS RAMÍREZ
Subdirectora Corporativa y Asuntos Disciplinarios
Gerente Proyecto
Consolidó – Mabel Rueda Acosta - Contratista