informe de gestion 100 dias

ADECUACIÓN LOCACIONES SEDE CENTRO

LOS PRIMEROS 100 DIAS

INTRODUCCIÓN Se ha logrado proyectar la

Planeación en una labor de equipo con los funcionarios del Departamento y los demás Jefes de Departamento de EMCARTAGO ESP creando la necesidad de cambio y de visión de futuro para la empresa, a través de la documentación e implementación de procesos e instrumentos efectivos.

PLANEACIÓN FINANCIERA De la mano con la Subgerencia Financiera se

inició el proceso de construcción del PLAN FINANCIERO 2012-2015 haciendo uso de herramientas e instrumentos de proyección de escenarios financieros con indicadores presupuestales y financieros con el fin de identificar las necesidades de ajuste a las finanzas de EMCARTAGO ESP y determinar las cuantías mínimas de inversiones que estarán soportadas con el PLAN ESTRATEGICO 2012-2015.

Actualmente se ha logrado recopilar la

información histórica 2008 -2011 y se encuentra en proceso de consolidación el Diagnostico final de las finanzas de EMCARTAGO ESP.

• Adicionalmente, se aportaron

instrumentos para la reformulación del Presupuesto 2012 y la Construcción del Plan Anual Mensualizado de Caja (P.A.C.).

• Se rindieron los informes reglamentarios de COSTOS ABC en el SUI (Sistema Único de Información) y se llevó a cabo la Auditoría de AOM en Costos ABC por la firma Sistemas 2000.

PLANEACION FINANCIERA

Plan financiero

Define las metas máximas de pagos por efectuar

durante cada año

Distribuye la ejecución de los proyectos en el

tiempo

Permite hacer el seguimiento

permanente de las políticas financieras adoptadas

Permite armonizar el

plan estratégico y los

presupuestos.

Permite hacer el seguimiento a

las metas.

Traza las metas

Define las pre inversiones de

ingresos, gastos, déficit y su financiación.

Se ha logrado:

La revisión, ajuste, implementación y seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca

Presentación oportuna de RCL (Rendición de Cuentas en Línea) a la CDV (Contraloría Departamental del Valle del Cauca).

La Construcción del Plan de Acción de GOBIERNO EN LINEA

El inicio del Diagnóstico Situacional de la Organización Administrativa de EMCARTAGO ESP.

La definición de Instrumentos de Medición del Desempeño de Directivos de EMCARTAGO ESP (Metodología ACUERDOS DE GESTION)

PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

Se ha logrado: 1. Alistar los instrumentos y

procedimientos reglamentarios, para el montaje del Banco de Proyectos de EMCARTAGO ESP.

2. La revisión y priorización de inversiones a realizar según lo proyectado en el Plan Tarifario en coordinación con la Subgerencia Técnica.

3. La Rendición de Cuentas oportuna en el SUI (Sistema Único de Información) a la Superintendencia de Servicios Públicos.

PLANEACIÓN TECNICA

Se ha logrado:

Realizar la Medición de los Indicadores y diseño de herramienta para medición de resultados de indicadores de gestión.

Elaborar el Plan de Trabajo para la formulación del Plan Estratégico 2012-2015

Iniciar la Formulación del Plan Estratégico 2012-2015 con la participación Activa de Actores Internos y Externos a EMCARTAGO con la difusión pertinente en los diferentes medios de comunicación locales y regionales.

Iniciar un proceso de sensibilización a los Jefes de Departamento de tal forma que se garantice la participación activa y fortalecimiento de sus competencias buscando el cumplimiento de los planes de trabajo y las metas a alcanzar en el cuatrienio 2012-2015

Iniciar el proceso de diagnóstico y construcción de la Dimensión de Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental de EMCARTAGO con miras a la formulación de proyecto y gestión de recursos.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

Socialización Plan de Trabajo Plan Estratégico 2012 - 2015

Jornada

Construcción de la Misión

En cumplimiento de la responsabilidad asignada al Departamento de Planeación en el sentido de representar a la Gerencia General en el Sistema Integrado de Gestión, se ha gestionado lo siguiente: La Aprobación del Plan de Auditorias de Control Interno para la vigencia 2012 La Revisión y Actualización del Manual de Calidad de EMCARTAGO ESP La Revisión y Ajuste de los Procesos y Procedimientos del Departamento de

Planeación y de algunos departamentos especialmente los pertenecientes al grupo de apoyo del mapa de procesos de EMCARTAGO ESP

La contratación del Diagnostico del Sistema de Gestión de la Calidad en términos previamente definidos en coherencia con la Oficina de Gestión de la Calidad y Ambiental.

PLANEACIÓN DE LA CALIDAD

El propósito principal de la Oficina de Gestión y Control de la Calidad y Ambiental, es Dirigir y evaluar el desempeño de la empresa en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, determinar el grado de significancia de los impactos ambientales y velar por la aplicación y el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente.

CALIDAD Revisión del Sistema de Gestión de Calidad de EMCARTAGO,

cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTCGP 1000:2009.

Modificación, adopción y distribución del nuevo logo, eslogan y colores institucionales de EMCARTAGO ESP y de la Administración Municipal 2012-2015.

Inducción y reinducción a 71 funcionarios en la Norma Técnica Colombiana para la Gestión Publica, Direccionamiento Estratégico y Modelo de Operación por Procesos adoptado mediante Resolución No 002 de 2011.

Codificación de 17 caracterizaciones, 12 matrices de riesgo y 87 procedimientos que comprenden el sistema de gestión de calidad.

Atención de 7 solicitudes de modificación de documentos controlados del SGC.

AMBIENTAL

Proyecto: Convenio Interinstitucional Alcaldía – Emcartago para la

instalación de un sistema de alertas tempranas de los niveles del Rio La Vieja en Puerto Alejandría, Departamento del Quindío.

Gestión para la inclusión de Empresas Municipales de Cartago en el comité

Ambiental Municipal. Revisión, ajuste y socialización del Plan de contingencia por Ola Invernal de

EMCARTAGO ESP.

Visitas de seguimiento al proyecto de Reforestación con 1.500 especies de arboles nativos en el predio La Hoya, propiedad de Empresas Municipales de Cartago ESP.

AMBIENTAL

Conmemoración día internacional del Agua. Conferencias a la comunidad estudiantil, Juntas de Acción Comunal y entidades de Socorro del Municipio.

Proyecto de Separación en la fuente y recuperación del Material reciclable en la sede administrativa, multiservicios, laboratorios, almacén y subgerencia técnica de Emcartago.

Capacitación a 119 funcionarios de Empresas Municipales en el tema de reciclaje y separación en la fuente.

AMBIENTAL

LABORATORIO DE CALIDAD DEL AGUA

Concertación de puntos de muestreo de calidad de agua potable con la secretaria de salud municipal, para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1575 y la Resolución 2115 de 2007.

Revisión de procedimientos, instructivos y formatos de las técnicas de análisis.

Agua apta para Consumo Humano, Según parámetros establecidos en la Resolución 2115 de

2007.


CONTRATOS

TIPO DE CONTRATO No. CONTRATOS VALOR TOTAL

ARRENDAMIENTO DE VEHICULO PARTICULAR CON CONDUCCION

14 $484.873.000=

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES

5 $208.613.333=

SUMINISTRO 6 $508.711.129=

ORDEN DE SERVICIOS 9 $81.292.301=

PRESTACION DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES

1 $48.292.800=

GARANTIA, SOPORTE Y ACTUALIZACION 1 $5.707.200=

TOTAL 36 $1.337.489.763=

PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN ESTE PERIODO SE RECIBIERON DOCE (12) DERECHOS DE PETICION CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION

DOCUMENTAL

Solicitud información sobre obras de mitigación en la Calle 16 con Av. del Rio.

Solicitud de información del estado de ejecución de unos contratos de obra publica.

Complementación de información de contratos de obras publicas.

Solicitud Acción de Repetición por multa causada a EMCARTAGO E.S.P. en investigación administrativa por violación del régimen

tarifario

Solicitud informes sobre estado en que recibe dependencias de EMCARTAGO E.S.P.

Cumplimiento Sentencia No. 200 del 28 de junio de 2010 del Juzgado Único Administrativo del Circuito de Cartago.

Tres solicitudes Derecho Convencional Pensión de Jubilación.

Informe personal vinculado a la Administración Municipal – Remitido por comunicación oficial 2490 Municipio de Cartago.

Solicitud copias documentos proceso cierre fiscal 2011.

Solicitud de información sobre los funcionarios encargados de ordenar el corte y reconexión de los servicios públicos domiciliarios.

ACCIONES CONSTITUCIONALES

Acciones Populares

Están en curso siete (7) acciones que por su cuantía ascienden a un total de $34.200.000.000=, aclarando que en este periodo se interpusieron dos acciones populares cuya pretensión es 1. La construcción de las redes de alcantarillado en el Porvenir y 2. La construcción de obras inundaciones Zaragoza.

PROCESOS JUDICIALES

PROCESOS ORDINARIOS

Procesos Laborales: Están en curso en primera instancia cuatro (4) procesos cuya cuantía asciende a $1.685.000.000=. En segunda instancia están en curso veintitrés (23) procesos cuya cuantía asciende a $526.909.000= y once (11) procesos con sentencia de segunda instancia.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Están en curso en primera instancia seis (6) procesos de Reparación Directa, uno (1) de Nulidad y Restablecimiento del Derecho, cuya cuantía asciende a $1.165.700.000=.

PROCESOS JUDICIALES

SUPERVISORIA Hace referencia al control y verificación del cumplimiento del objeto contratado por parte de ésta Jefatura como supervisora, en cuanto a lo ejecutado en el contrato, dado que en la actualidad tiene a su cargo a los asesores jurídicos externos, cuyas actividades fueron:

Notificación y lectura del Proceso Ordinario Civil de Joaquín Gómez. Concepto sobre suscripción de Estados Financieros 2012. Reunión en el Departamento de Planeación sobre Régimen de Contratación. Dos reuniones en el Departamento Jurídico sobre reforma al Manual de

Contratación. Reunión en el Departamento de Normalización sobre cuentas con Centroaguas

E.S.P. Concepto sobre el 5% de Contrato de Obras Reunión en el Departamento de Acueducto y Alcantarillado para tratar caso

Joaquín Gómez. Contestación Demanda de Joaquín Gómez ante el Juzgado Primero Civil del

Circuito de Cartago.

Cuatro sesiones en el Departamento Jurídico sobre reformas al Estatuto de Contratación.

Concepto en el caso Gema.

Concepto sobre Impuesto de Timbre en contratación de uso de posteria

Asesoría sobre petición economista Diego Ospina.

Reuniones los días martes y jueves en mesa de trabajo para adelantar el proyecto de la actualización del Manual de Contratación.

Estudio y análisis del proceso del señor German Villa

Concepto sobre el Comité de Conciliación.

Designación para llevar la representación en la Audiencia de Conciliación en el caso de German Villa.

Reunión grupo directivo para concertar los criterios técnicos y financieros del proceso en mención.

Asesoría expedición certificaciones para emisión bonos pensionales Fabio López Díaz.

SUPERVISORIA

Asesoría proyección respuesta Acción de Tutela presentada por el señor Obed Antonio Marín Arana.

Proyección respuesta Derecho Petición al señor Luis Fernando Uchima Agudelo.

Asesoría proyección oficio enviado a Sully Milena Mena Zapata – en cuanto reconocimiento sustitución pensional.

Asesoría proyección Impugnación Tutela Obed Antonio Marín Arana.

Asesoría proyección respuesta reclamación administrativa Jorge Ospina Ospina.

Asesoría Caso Julia Rosa Sánchez Blandón, Carlos Fredy Vargas y Gustavo Gómez.

Elaboración y recolección de información para el proceso de las acciones de repetición en los que la Empresa ha sido condenada a para pagar sumas de dinero a terceros.

SUPERVISORIA

GESTIÓN JURIDICA

COBRO DE COSTAS PROCESALES Y AGENCIAS EN DERECHO A FAVOR DE EMCARTAGO E.S.P.

Esta actividad ha sido delegada a la Doctora Diana Marcela Hoyos Toro, Profesional Universitaria del Departamento, con el procedimiento establecido Art. 335 C.P.C. Modificado por el Art. 35 de la Ley 794 de 2003

PROCESOS DE CALIDAD DE ARCHIVO E INFORMACIÓN

Creación del formato para actas de reunión que sirve como sustento jurídico en las decisiones tomadas por acuerdo entre las partes.

Implementación de la planilla para el control de los documentos enviados y recibidos aprobados por el Departamento de Gestión de la Calidad.

Creación de archivos de las dependencias en los cuales se llevan acciones de control o comunicación referentes al funcionamiento legal del Departamento.

Se realizó la actualización y modificación al Manual de Contratación con base en la normatividad vigente, los principios contractuales y demás procedimientos en la contratación que se encontraban confusos y desactualizados.

MANUAL DE CONTRATACIÓN

Se realizó la actualización y modificación al Manual de Interventoría teniendo en cuenta la normatividad vigente y procedimientos para la aplicación y control del cumplimiento de los objetos de los contratos celebrados por la Empresa.

MANUAL DE INTERVENTORIA

PLAN DE ACCIÓN

Creación del Comité de Conciliación (Ley 448 de 1998 Art. 75, modificado por el Decreto 1716 de 2009 y la Directiva 05 de 2009)

Diseño de la planilla para actividades de apoyo a las demás dependencias

Socialización del Manual de Interventoría a los funcionarios encargados de ejercerla.

Orientación e información del Estatuto Anticorrupción

Capacitación jurídica sobre normas de tránsito por parte del programa de seguridad vial del Instituto Nacional de Transito.

Orientación e información sobre “Novedades de la Ley Antitramites en el Derecho Laboral”

INTRODUCCIÓN

• El Departamento de Control Interno siendo fiel a sus objetivos establecidos en el artículo 2 de la Ley 87 de 1993, por medio de los cuales se pretende garantizar la eficiencia, la eficacia, la transparencia y buscando un buen funcionamiento institucional de EMCARTAGO E.S.P, durante el primer trimestre del año 2012 ha realizado una serie de actividades, las cuales van encaminadas a cumplir con la misión, la visión y los objetivos trazados por la nueva administración.

LOS ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DEFINIDAS EN LA LEY 87 DE 1993 SON LOS SIGUIENTES: Acompañamiento y asesoría a la alta dirección. Fomento de la cultura del autocontrol. Coordinación en la identificación de riesgos. Relación con entes externos. Evaluación y seguimiento para cumplir con los

objetivos

AUDITORIAS PRIMER TRIMESTRE 2012

Auditoria Inventario Almacén.

Auditoria facturación.

Auditoria Software.

Auditoria Suministro de Combustible.

Auditoria Liquidación prestaciones sociales ex-funcionarios EMCARTAGO.

Auditoria caja menor Gerencia General.

Auditoria Entrega Bombillos ahorradores al publico en PQR, Cartera y Multiservicios.

Auditoria Horas extras.

Auditoria y seguimiento al Plan de Mejoramiento 2012.

Auditoria Cuentas por cobrar deudores varios.

Auditoria cuentas por pagar, ingresos recibidos para terceros, Cartagüeña de Aseo Total y UT DISELECSA.

Auditoria Proceso de cartera.

Auditoria proceso de Normalización de servicios.

Auditoria Jurídica al proceso de contratación según requisitos legales ley 1474 de 2011.



Auditoria jurídica a la división técnica, proceso de elaboración manual de interventoría según ley 1474 de 2011.

Auditoria a cuotas partes pensiónales adeudadas a la empresa.

Auditoria en almacén y compras sobre proceso de adquisición de productos químicos para el tratamiento de agua potable

Auditoria Inspecciones Técnicas, Acueducto, Energía y Alcantarillado.

INFORMES PRESENTADOS

Informe Control Interno Contable . Vigencia 2.011

Informe de Austeridad del Gasto Ultimo trimestre 2.011

Informe Auditoria de Software Consejo Asesor Gobierno Nacional en Materia de Software Legal.

Informe Sistema de información Gestión del Empleo Publico (SIGEB) al Departamento de la Función Publica (DAFP).

Informe de contratación para atención de la emergencia por ola invernal ( R. C. L.)

DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO EMCARTAGO E.S.P 2012

CAMPAÑA

• El Departamento de Control Interno durante el primer trimestre de 2012 a implementado la campaña de la CULTURA DEL AUTOCONTROL, la cual se ha difundido a través del correo institucional llegando a cada dependencia la información y a su vez se ha socializado con los funcionarios.

COMPROMISOS DEL PROCESO El Dpto. de Control Interno continuara fomentando la cultura del

autocontrol a través de plegables, folletos, carteleras, pagina web institucional y evaluaciones de acuerdo al Plan Fomento Cultura del Autocontrol.

Para lo que resta de la vigencia 2012 el Dpto. de Control Interno seguirá implementando planes de mejoramiento a todos los procesos auditados, con el propósito de adelantar acciones correctivas en los procesos y lograr una mejora continua en los mismos.

Para mejorar el funcionamiento del Dpto. de Control Interno se requiere de la reposición de los equipos de computo existentes por equipos de última generación ya que se ha presentado dificultades en la presentación y rendición de informes a entes de control y al interior de la empresa pues de 5 equipos de computo 4 ya están obsoletos.

Adquirir 3 equipos de computo y escritorios para los nuevos funcionarios.

LOGROS

1. Cumplir en forma eficiente, eficaz y efectiva el rol determinado por la Ley 87 de 1993, ya que el Departamento de Control Interno, ha asesorado y acompañado a cada uno de los procesos que se cumplen en la entidad.

2. Acompañar el proceso de Implementación del MECI 1000:2005.

3. Asesoría a la alta dirección en los temas de Control Fiscal.

4. Acompañamiento y asesoría a los procesos en la elaboración de los planes de mejoramiento Institucional y por Procesos

TAREAS PENDIENTES

Cumplir en su totalidad con el Plan Anual de Auditorias Internas.

Acompañar y asesorar a los procesos en las actividades del Control Fiscal.

Evaluar el cumplimiento del plan de mejoramiento institucional para el año 2012.

La presentación del Informe de Gestión y Resultados al S. U. I. ( 5 de mayo de 2.012).

La Subgerencia Administrativa y Talento Humano, bajo la dirección del Abogado JUAN CARLOS ARIAS MONTOYA, con su equipo de trabajo, se ha constituido en el soporte logístico y funcional de la Gerencia General, y de las demás dependencias sirviendo de apoyo en la coordinación y armonización de los procesos y procedimientos para alcanzar la misión y la visión de la Entidad, atendiendo directamente todos los aspectos relacionados con las políticas adoptadas para el logro del rendimiento en la actuación de la Empresa, para llevarla a obtener niveles superiores de eficiencia y eficacia, mediante un sistema de administración que integre el recurso humano, técnico, tecnológico y financiero, en procura del bienestar, la dignidad y el mejoramiento de la calidad de vida del trabajador, para la cual se relacionan las ejecutadas hasta la fecha:

DEMANDAS LABORALES Y ACCIONES DE TUTELA

ACTOS ADMINISTRATIVOS LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES

En el mes de enero se realizaron las liquidaciones de prestaciones sociales del personal retirado a diciembre 31 de 2011, (119 personas), las cuales ascienden a un total de ($282’150.197.oo),que fueron cancelados el 30 de marzo de 2012.

CLIMA ORGANIZACIONAL

El clima laboral en EMCARTAGO E.S.P., para el año 2012, es de absoluta armonía, el cual se ve reflejado en el sentido de pertenencia, el amor y la alegría por el trabajo, que se ve reflejado en el mejoramiento de las relaciones empleador – trabajador.

Se ha apoyado las jornadas de tardes saludables, a través de COMFENALCO.

En cabeza de esta Subgerencia, se ha dado importancia al “Cliente interno”, es así como en los diferentes departamentos se han venido implementando incentivos para los trabajadores, un claro ejemplo, fue la actividad denominada “Mejor Empleado del Mes”, realizada en el Departamento de Comercial, la cual se tiene prevista ejecutarse en todas las dependencias de la Empresa.

De igual forma, esta Subgerencia, ha impartido instrucciones a todo el personal, sobre la importancia en la atención al “Cliente Externo”, por ser la razón de ser de la Empresa.

Ahora bien, se ha presentado un notorio mejoramiento de las relaciones con la organización sindical, para lo cual se ha venido respetando las garantías sindicales y convencionales, de tal suerte que el personal sindicalizado se ha sentido bien atendido por parte de la Gerencia General y la Subgerencia Administrativa y Talento Humano.

Las siguientes son las actividades realizadas en el primer trimestre del 2012, a través de la Oficina de Administración y Desarrollo de Personal:

Presentación del portafolio de A.R.P Sura, sobre las actividades que se van a realizar en el presente año.

Capacitación sobre reporte de accidentes.

Valoración médico laboral de ingresos y egresos.

Mantenimiento, recuperación y pintura de la oficina en cuanto a limpieza y organización de los lugares de trabajo del personal de la dependencia (mes de enero).

Entrega de elementos de aseo a las diferentes dependencias para la jornada de limpieza del día sábado 28 de enero de 2012.

Convocatoria para aplicación de pruebas psicológicas al personal ubicado en el edificio central.

Convocatoria y realización de capacitación “Causas y peligros del consumo de drogas de inicio”.

Elaboración del listado de funcionarios que cumplen años en los meses de enero febrero y marzo para dar la respectiva tarjeta de felicitación.

Visitas domiciliarias para aplicación de tarifa de empleado.

Elaboración del panorama de riesgo en Plantas, Bombeos, Guayabal y Multiservicios.

Revisión de procedimientos de la oficina de Administración y Desarrollo (Bienestar e Incentivos, Salud Ocupacional y Seguridad industrial.

Recolección de información de las necesidades de capacitación de cada una de las áreas.

Convocatoria a los funcionarios para su participación activa en las distintas disciplinas deportivas, como son fútbol y tenis de mesa (ping pong).

Realización de tamizaje por parte de la enfermera a los funcionarios de Emcartago.

Revisión y actualización de medicamentos en los botiquines de las distintas dependencias.

Proceso de curación e inyectología a trabajadores de la empresa.

Inspección de extintores en las subestaciones, Plantas, Bombeos, multiservicios y edificio central.

Carnetización a todos los funcionarios por parte de la A.R.P Sura.

Glucometría y toma de presión arterial.

Torneo interno de tenis de mesa.

Elaboración del Plan de Bienestar.

Asesoría y pruebas psicológicas

Entreno y partido de fútbol en Comfandi.

Valoración médica con deportólogo.

Presentación de portafolio de Comfandi

Presentación de portafolio de Comfenalco

Capacitación sobre primeros auxilios de la A.R.P. SURA

Capacitación sobre prevención de cáncer de próstata y testículos

Reuniones mensuales de Comité Paritario de Salud Ocupacional.

Actividad recreativa ofrecida por Comfenalco en el Auditorio de Emcartago con el fin de oficializar su vinculación con la Empresa.

Inducción sobre el manejo de la empresa colombiana de petróleos Ecopetrol.

Diligenciamiento Panorama de Factores de Riesgo

Promoción comercial de diferentes entidades (Banco Davivienda, Funeraria García, Funeraria Los Olivos, Comfenalco y Renault)

Elaboración de la Matriz para valoración de planes de acción

Socialización del Panorama de Riesgos

Entrega de dotación al personal de Servicios Generales

Manejo y reporte de accidentes de trabajo

Radicación de documentos del señor Fabio de Jesús Quintero para valoración de la AFP Porvenir

Charla para los funcionarios de talleres sobre trabajo en alturas y espacios confinados

Gestión y entrega de agua y material didáctico a la ciudadanía “Día del Agua”.

Inspección de procesos mecánicos de la empresa por parte de la ARP Sura.

ESPACIOS DE MOTIVACIÓN

Participación charla sobre manejo de situaciones de Riesgo y afiliación y registro de independientes al régimen de riesgos profesionales

Organización y celebración Día de la Mujer.

Reunión ARP Sura (accidentes de trabajo)

Inspección de Extintores en talleres

Requerimientos de Lentes y Monturas

Revisión de documentación de vehículos de la Empresa

Entrega de dotación (guantes)

Elaboración plan de Estímulos llamado (día de los mejores)

Reunión con auditora externa para definir lo que tiene actualmente la oficina sobre procesos y procedimientos.

Capacitación con funcionaria de Calidad para organizar y definir procedimientos de la oficina.

Torneo Municipal de Voleibol.

Organización de cronograma del personal a capacitar por fechas

Gestión con el Sena para certificación de competencias de trabajo en alturas, servicio al cliente y espacio confinado (fecha y horario)

Organización de logística para capacitaciones en: gestión integral de residuos sólidos, normalización de energía y acueducto.

Organización de necesidades de Capacitación (PIC)

Organización y definición de programa de inducción al nuevo personal para realizarlo durante el mes de abril

Gestión, organización y participación de la Minga barrio Guayabal

Gestión de Brigada barrio Alcázares (comuna 7)

Charla empleados talleres sobre manejos y funciones correspondientes a la Oficina de Administración y Desarrollo.

Entreno y partido de fútbol en Comfandi.

Presentación oficial del equipo de fútbol de Emcartago y premiación de torneo de tenis de mesa.

Reunión con el Psicólogo Julián Giraldo para tratar temas sobre los pro y los contra del manejo de la empresa y sus posibles soluciones

Organización y realización de la actividad Tardes saludables en las instalaciones de Comfenalco Valle.

Durante los meses de enero a marzo del 2012, la Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos a continuado implementando los procesos en busca del mejoramiento de estos en el corto y largo plazo, al igual que una buena atención al usuario, como lo ha querido implementar la nueva administración de acuerdo a la misión y visión de la empresa.

La Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos, continua aplicando el mejoramiento en el proceso de recepción y respuesta a las peticiones y reclamos, es así como a nivel de casillas donde se reciben las quejas verbales, el compromiso del personal es definitivo con nuestros usuarios, ya que en la actualidad se les está dando respuesta satisfactoria y oportuna, en un lapso de cuatro (5) días, logrando en algunos casos efectuar revisiones de un día para otro y respuestas en tres (3) días, se sigue reduciendo las reclamaciones debido a que se busca mejorar la calidad de las mismas, informando al usuario sobre situaciones que no ameritan reclamación y que en repetidos casos se hacen por desconocimiento de estos.

Se reactivó un nuevo buzón de sugerencias, en el cual se espera que los usuarios depositen a través de un formulario su satisfacción en la calidad de la información y atención recibida por los funcionarios de casillas.

El Departamento de Informática diseñó la pagina web a través de la cual los usuarios realizan sus peticiones o quejas, cumpliendo de esta manera con los requerimientos de los entes de control, Contraloría y Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

En la actualidad se atiende al usuario vía telefónica recepcionando las quejas por daños ocasionados en Energía, Acueducto y Alcantarillado, direccionándolo a la dependencia competente a través de memorando, además de realizar el seguimiento telefónico para verificar la reparación de estos, observando que un gran porcentaje las reparaciones se realizan de forma ágil y eficaz logrando la satisfacción del usuario.

ACTIVIDADES

MEJORAS EN LAS LOCACIONES DE ATENCIÓN AL CLIENTE

La entrega a los usuarios de más de 10.000 bombillos ahorradores, entre los meses de enero y febrero, causando un impacto positivo entre los usuarios que se acercaron a las casillas a hacer sus reclamos.

A finales del mes de febrero se atendió a los usuarios del corregimiento de Molina, desplazándonos de la oficina 2 funcionarios y 2 lectores, acompañados además por 1 periodista y un camarógrafo, se recepcionaron aproximadamente 70 reclamaciones y se entregaron mas de 100 bombillos, además a raíz de dicha visita se acordó con Gerencia condonar a dichos pobladores el pago de la factura del mes de diciembre, para aliviar en parte los estragos causados por el invierno en dicho mes.

Comparativo detallado, de la cantidad de reclamaciones atendidas y resueltas, tanto en Casillas como por los Auxiliares Jurídicos de la oficina de Peticiones, Quejas y Recursos presentados en el ultimo trimestre del año 2011 contra el primer trimestre del año 2012.

SERVICIO TOTAL USUARIOS A

DICIEMBRE 31 DE 2011.

TOTAL USUSARIOS A

MARZO 31 DE 2012.

ENERGIA 38.842 38.999

ACUEDUCTO 37.071 37.243

ALCANTARILLADO 35.086 35.244

RECLAMOS VERBALES O POR CASILLAS SEPTIEMBRE 1 A DICIEMBRE 31 DE 2011.

SERVICIO CANTIDAD ACCEDEN NO ACC. PARCIAL

ENERGIA 1.370 726 644 0

ACUEDUCTO 1.848 1.249 599 0

ALCANTARILLADO 8 3 5 0

TOTAL 3.226 1.978 1.248 0

RECLAMOS VERBALES O POR CASILLAS ENERO 1 A MARZO 31 DE 2012.


ENERGIA 1.026 567 448 0

ACUEDUCTO 1.152 769 356 0


TOTAL 2.182 1.339 805 0

DERECHOS DE PETICIÓN SEPTIEMBRE 1 A DICIEMBRE 31 DE 2011.


ENERGIA 314 127 153 6

ACUEDUCTO 258 125 115 4


TOTAL 906 407 405 17

DERECHOS DE PETICIÓN ENERO 1 A MARZO 31 DE 2012.


ENERGIA 288 92 103 7

ACUEDUCTO 288 93 92 5


TOTAL 850 275 282 17

RECURSOS DE REPOSICIÓN SEPTIEMBRE 1 A DICIEMBRE 31 DE 2011.


ENERGIA 310 125 151 6

ACUEDUCTO 31 4 19 0


TOTAL 370 133 188 6

RECURSOS DE REPOSICIÓN ENERO 1 A MARZO 31 DE 2012.


ENERGIA 24 1 13 0

ACUEDUCTO 22 1 12 0


TOTAL 110 14 67 0

RECURSOS DE APELACIÓN SEPTIEMBRE 1 A DICIEMBRE 31 DE 2011.


ENERGIA 10 4 3 0

ACUEDUCTO 11 7 2 0


TOTAL 31 17 7 0

RECURSOS DE APELACIÓN ENERO 1 A MARZO 31 DE 2012.


ENERGIA 6 0 0 0

ACUEDUCTO 5 0 0 0


TOTAL 15 0 0 0

Con el fin de generar un Crecimiento en el Departamento Comercial se implementó un Plan de Mejoramiento con el cumplimiento de unas metas mes a mes, relacionadas a continuación

Integración al proceso comercial de nuevos funcionarios

Integrar a los Funcionarios en los Procesos, dando el conocimiento de la misión, la visión y los objetivos no solo de la empresa, sino de la nueva administración.

COMUNICACIÓN entre los departamentos.

Un Carro solo para uso del Depto. Comercial.

Topes máximos para autorizar las Notas Crédito y así tener un control sobre las mismas.(Hasta 2 millones y de ahí en adelante. Pasaran al comité de Notas Crédito y Previa Autorización de Gerente.

se definió el proceso que se tendrá el cuenta para aprobar el Tema de exención de Contribución a Industriales según el DECRETO 2915 DE 2011.

Capacitación para el Funcionario Ricardo Ching en Aplicación de Tarifas.

Capacitación en todas las áreas que generen optimización en los procesos, por parte de empresas del sector y Asesores externos.

Seguimiento y Acompañamiento a los Lectores, se les pide que reporten todas las anomalías que encuentren en Terreno, q sirvan para detectar Fraudes y Medidores Dañados, con el fin de reportarlos a Normalización y darles una solución inmediata, fue una Propuesta bien recibida por nuestros lectores, para obtener resultados óptimos se hace necesario una mejor respuesta del Departamento de Normalización.

Se tomo la decisión de conservar el proceso de Activaciones y desactivaciones en el Depto. Comercial, comprometiéndose a generar agilidad y eficiencia en el Proceso, teniendo comunicación directa con Normalización.

La integración de los procesos, manteniendo una comunicación entre, Comercial, Normalización, técnica, Cartera e informática.

Revisión de Contratos de Alquiler de Postes y envío de cuentas de cobro a las empresas a las que les prestamos este servicio.

En febrero se dio inicio al proceso de Reubicación de los usuarios pertenecientes a la ruta 200 o Grandes Consumidores, q se encuentran en la Ruta residencial y viceversa, será Progresivo.

Con el fin de disminuir y encontrar Fraudes en las haciendas, se determino cambiar las rutas de Lectura de atrás para Adelante.

LECTOR DEL MES

Estamos generando espacios de Motivación, donde se resalte la buena labor de un funcionario y la importancia de su buen desempeño, denominado “LECTOR DEL MES” en Feb-Marzo fueron exaltados:

LUIS FERNANDO ORTIZ JORGE OCTAVIO SALGUERO

Con el fin de optimizar los procesos del departamento Comercial, se realizó la Rotación del personal en los cargos de mas responsabilidad e interés, Identificando a cada funcionario según sus competencias y su alto nivel de compromiso:

• Coordinador de Lectores, CESAR SANCHEZ.

• Auxiliar Matriculas, JULIÁN CORTÁZAR.

• Auxiliar Notas Crédito, ALEJANDRO MEJÍA

CONTRA EL FRAUDE

Supervisión de los consumos bajos que no se reflejan en el proceso de Critica, esto genera hallazgos de Fraudes, de problemas en terreno de la medición lo cual es para Beneficio de la Empresa, están siendo soportados con visitas Técnicas, Fotografías, Previas, Memorandos y Solución del Problema encontrado en conjunto con el Departamento de Normalización.

Supervisión de los predios DESOCUPADOS que reportan los lectores y los Usuarios de manera externa, esto nos permitió encontrar predios a los que no se les cobraba por encontrarse con servicio directo y que si estaban ocupados, empezamos a aplicar promedios y a predios con medición que tenían posible Manipulación o Anomalía, donde se están haciendo las respectivas correcciones en Terreno y en Facturación.

ENERGIA

MES TOTAL USUARIOS

(Q) TOTAL MEDICION

(Kws) TOTAL FACTURADO

($) TOTAL RECAUDADO

($) 2012

ENERO 38840 8818967 3,069,745,880 $ $ 2,363,787,446 FEBRER

O 38987 8838430 2,837,012,160 $ $ 2,520,809,551 MARZO 39016 8681562 2,511,642,220 $ $ 2,536,968,427 TOTAL 5,906,758,040 $ $ 7,421,565,424

ACUEDUCTO

MES TOTAL USUARIOS

(Q) TOTAL MEDICION (Mts

3) TOTAL FACTURADO

($) TOTAL RECAUDADO

($)

2012

ENERO 37070 538031 985,179,620 $ $ 896,057,131 FEBRER

O 37119 552094 1,000,255,900 $ $ 931,524,585

MARZO 37152 541660 986,325,480 $ $ 1,005,609,733 TOTAL 1,985,435,520 $ $ 2,833,191,449

ALCANTARILLADO

MES TOTAL USUARIOS

(Q) TOTAL MEDICION (Mts

3) TOTAL FACTURADO

($) TOTAL RECAUDADO

($)

2012

ENERO 35075 512440 769,545,620 $ $ 709,225,729 FEBRER

O 35120 516373 776,163,220 $ $ 701,939,140

MARZO 35151 500675 757,843,580 $ $ 781,903,822 TOTAL 1,545,708,840 $ $ 1,411,164,869

RECAUDO RECAUDO ENERO - FEBRERO Y MARZO 2012 EMCARTAGO

MES ENERGIA ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ADMINISTRACION (ANTICIPOS) ACUMULADO

2012 ENERO $ 2,363,787,446 $ 896,057,131 $ 709,225,729 $ 53,066,659 $ 4,022,136,965

FEBRERO $ 2,520,809,551 $ 931,524,585 $ 701,939,140 $ 1,671,156 $ 4,155,944,432 MARZO $ 2,536,968,427 $ 1,005,609,733 $ 781,903,822 $ 30,363,739 $ 4,354,845,721

TOTAL $ 12,532,927,118

RECAUDO ENE - FEB Y MARZO 2012 ASEO - ALUMBRADO

MES DISELECSA CARTAGÜEÑA DE

ASEO ENELAR ACUMULADO

2012

ENERO $ 343,972,642 $ 440,641,957 $ 5,158,533 $ 789,773,132

ENERO $ 338,806,855 $ 428,147,955 $ 5,156,948 $ 772,111,758

MARZO $ 358,806,104 $ 479,110,236 $ 5,234,866 $ 843,151,206

TOTAL $ 2,405,036,096

NOVEDADES EN TERRENO No. FECHA NOMBRE ID LECTOR CODIGO DIRECCION NOVEDAD

1 22/03/201

2 Edgar Hernandez 3645 11040800 K 3A 26 09 legalizar servicio de energia

2 22/03/201

2 Edgar Hernandez 3645 11103600 C 1E 3 74

predio con servicio de acto no se factura

3 23/03/201

2 Edgar Hernandez 3645 118575300 C 25B 3A 50 tienda, servicio directo visitar

4 23/03/201

2 Edgar Hernandez 3645 12016100 K 3B 24A 27

predio con servicio de acto no se factura

5 29/03/201

2 Carlos Cruz 3645 68928000 K 61 12 02 revisar tarifa, tienda

7 23/03/201

2 Edgar Hernandez 3645 90081400 C 35 2N 35 legalizar servicio de energia

8 23/03/201

2 Edgar Hernandez 3645 80500400 C 33 6N 41 LOCAL legalizar servicio de acto

9 23/03/201

2 Carlos Cruz 2005 11093600

C 30 2N 03 MZ-5 CS16

legalizar servicio de acto

10 23/03/201

2 Carlos Cruz 2005 10073200 C 30 2N 03 MZ7 CS5

predio con servicio. no se factura

11 23/03/201

2 Carlos Cruz 2005 11056500 K 1 27 35 legalizar servicio de energia

12 04/04/201

2 Carlos Mejia 4734 C 30 5N 03

alfrente de esta direccion

legalizar ambos servicios const varias casas

NOVEDADES EN TERRENO

NOMBRE ID LECTOR CODIGO DIRECCION LECT ACTUAL NOVEDAD OBSERVACION

Edgar Hernández 3645 52350000 K 2 31 32 86 Derivacion Acto Posible Fraude Edgar Hernandez 3645 107184700 K 10AN 36A 43 7430 Cont. Descolgado Pegar Contador Edgar Hernández 3645 11121000 C 35 1BN 60 P2 11 Cont. Descolgado Pegar Contador Edgar Hernandez 3645 11083800 C 34 1BN 67 98 Predio Ocupado 4 Meses Edgar Hernandez 3645 107495900 K 2N 35 08 MZ L C 12 11293 Consumo Bajo Revisar Equipo Edgar Hernandez 3645 68693000 K 62 C 19 CASIERRA 0 Directo Varios congeladores Edgar Hernandez 3645 68555000 C 10 61 71 5364 Nro med energia.. No corresponde Edgar Hernandez 3645 45762000 K 4 2E 15 21425 Med E-191985231 no aparece sistema Edgar Hernandez 3645 45806200 C 2E 3A 22 21053 Medidor energia…. descolgado Edgar Hernandez 3645 45137000 D 3 2A 40 0 sin medición montallantas Edgar Hernandez 3645 26432500 K 10C 3 28 4563 registro tracado Revisar Equipo Edgar Hernandez 3645 47938000 T 4 10D 37 P 2 443 Nro med energia.. diferente Dario Quintero 6460 62406000 D 12 1 63 1194 medidor acto al reves Dario Quintero 6460 60861200 C 48 11D 33 39927 Revisar energia Posible Fraude

Dario Quintero 6460 95065300 K 4 2E 65 9545 m.ener

nro10436634 no aparece sistema

Carlos Cruz 2005 23310000 C 1 3A 05-03 0 SIn medicion

energia tienda enfriadores

Carlos Cruz 2005 23280000 C 1A 2A 20 6423 med.energia muy

alto bajar

Carlos Cruz 2005 23280100 C 1A 2A 22 21433 Med. energi muy

alto bajar

Carlos Cruz 2005 144500 K 3 1A 89 12898 med.energia muy

alto bajar

ACOMPAÑAMIENTO EXPOBORDADOS “CAMPAÑA DE CONCIENTIZACIÓN”

Durante la vigencia 2011 el Departamento de Cartera no cumplía en su totalidad la Resolución 1737 del 2008 por medio de la cual se reglamenta las políticas para el recaudo de cartera, el cobro persuasivo y coactivos, a raíz de esto la Contraloría Departamental del Valle del Cauca en auditoria impuso un hallazgo administrativo en el cual se exige el cumplimiento total de la Resolución antes mencionada.

Finalizando el año 2011 la cartera corriente era de $1.169.391.873 y la cartera vencida de $2.280.909.796 para un total cartera de $3.450.301.669.

Para el 2012 se esta dando cumplimiento a esta resolución en cumplimiento al hallazgo permitiendo una recuperación de cartera eficaz y eficiente

CONVENIDOS Durante el mes de marzo se realizaron 2.467 convenidos, 273 más que el mes pasado,

recaudando $424.440.673 por concepto de cuota inicial, lo que representa el 43.93% del valor total de la cartera.

SEGUIMIENTO CONVENIDOS

PERIODO CONVENIDOS CUOTA INICIAL SALDO DEUDA PARTICIPACI

ON

Dic-11 3224 $ 687,601,680 $ 1,408,702,851 $ 2,096,304,531 32.80%

Ene-12 1951 $ 409,359,088 $ 973,347,272 $ 1,382,706,360 29.61%

Feb-12 2035 $ 520,733,640 $ 1,141,188,762 $ 1,661,922,402 31.33%

Mar-12 2467 $ 424,440,673 $ 541,763,076 $ 966,203,749 43.93%

El recaudo de cartera por concepto de convenidos presento una disminución de $96.292.967 con respecto al mes anterior, en este mes se mejoro la efectividad del recaudo en un 43.93% incrementándose un 12.6% con respecto al mes anterior.

ACUERDOS DE PAGO Durante el mes de marzo se realizaron 25 acuerdos de pago con los

propietarios, con una cuota inicial de $20.953.311, lo que representa un

24.63% del total de la deuda. ACUERDOS DE PAGO

PERIODO ACUERDOS TOTAL FACTURADO CUOTA INICIAL PARTICIPACION

Ene-12 5 $ 21,604,270 $ 11,173,183 51.72%

Feb-12 11 $ 119,469,314 $ 45,411,100 38.01%

Mar-12 25 $ 85,062,066 $ 20,953,311 24.63%

El recaudo de cartera por concepto de acuerdos de pago presento una disminución de $24.457.789 con respecto al mes anterior.

TAPONAMIENTOS Durante el mes de febrero se realizaron 320 cortes con taponamientos, de los

cuales 100 predios se reconectaron pues cancelaron el total de las facturas o realizaron convenio de pago por $85.154.354 lo que representa el 25.26% del total de la deuda.

CONTROL TAPONAMIENTOS

PERIOD

O CORTES

TOTAL

FACTURADO RECONEXION CANCELADAS

NO

CANCELADAS

SALDO

FACURADO

PARTICIPACI

ON

Ene-12 57 $ 65,197,229 11 $ 16,468,331 46 $ 48,728,898 25.26%

Feb-12 343 $ 390,959,911 101 $ 76,947,578 242 $ 314,012,333 19.68%

Mar-10 320 $ 337,099,746 100 $ 85,154,354 220 $ 251,945,392 25.26%

El recaudo de cartera por concepto de taponamientos se incremento en $8.206.76 con respecto al mes anterior.

NOTA CREDITO

El Departamento de Cartera solicita realizar notas crédito a los predios con más de 4 meses de deuda por concepto de servicios no prestados, ya sea por predios demolidos, casetas, kioscos o predios que ya no existen y que actualmente figuran en el sistema sobreestimando el valor de la cartera vencida .

Durante el mes de marzo se realizaron 51 notas crédito por $17.309,855 de los cuales se recaudaron 6.570.7725 lo que representa el 35.98%

Se realizaron 5 notas crédito menos que en el mes anterior y se mejoro el porcentaje de recuperación de cartera como se puede observar en el siguiente cuadro.

Analizando el cuadro anterior se puede deducir que gran parte de la cartera se encuentra sobreestimada por el cobro de servicios no prestados a lotes, casas desocupadas y/o abandonadas, por cobros por promedios que se les vienen aplicando a este tipo de predios, el total facturado durante este último trimestre fue de $164.493.008 de los cuales solo $67.757.133 obedece a consumo real, lo que significa que la cartera vencida se encuentra sobreestimada en un 41.19%.

NOTAS CREDITO

PERIODO CANTIDAD TOTAL

FACTURADO NOTA CREDITO

CANCELA PARTICIPACION

EFECTIVO CONVENIO

Ene-12 25 $ 37,498,968 $ 27,888,750 $ 14,554,345 52.19%

Feb-12 56 $ 78,889,718 $ 22,558,528 $ 7,480,024 $ 122,228 33.70%

Mar-12 51 $ 48,104,322 $ 17,309,855 $ 4,900,772 $ 1,670,000 37.96%

DEPURACION DE CARTERA

DEPURACION CARTERA

CANTIDAD PREDIOS TOTAL DEUDA

33 Casetas y Kioscos $ 64,673,954

24 Ciprés y Puerto Caldas (Zona de Riesgo) $ 54,242,892

6 Plaza de Mercado/Carnes $ 19,927,947

33 Platanera (Reubicados) $ 31,795,264

91 predios congelados $ 107,999,251

TOTAL DEPURACION $ 278,639,308

En la actualidad se está revisando los expedientes de los predios a depurar, se están levantando los expedientes que faltan, se aplicara medida cautelar a los predios que tienen deuda recuperable.

PLAN DE MEJORAMIENTO

• El Departamento de Control Interno realizo seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, evidenciando un cumplimiento del 50% en el hallazgo impuesto al departamento de Cartera.

PLANTA DE TRATAMIENTO NRO. 2 PLANEACION CONTABILIDAD ALMACEN COMERCIAL NORMAILIZACION CARTERA CORTE Y RECONEXION

GESTIÓN DE DESARROLLO DE SOFTWARE

ELECTRICA CONSULTORIA PLAN DE PERDIDAS PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS TESORERIA MULTISERVICIOS SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CONTROL INTERNO

PLANTA DE TRATAMIENTO NRO. 2 Implementación de software para cálculo del IRCA (Índice de Riesgo para el Consumo de Agua) con un avance del 50%.

Trabajo de campo para el levantamiento de nuevos requerimientos para el módulo de control de consumo de combustible.

Se genera reporte subsidios puerto caldas, formatos FSRI y factura para el mes de enero 2012.

Se genera reporte subsidios Cartago y factura para el mes de enero y febrero 2012.

SUI (SISTEMA UNICO DE INFORMACION) Se crea la opción recuperación energía en el módulo FORMATOSV2 (Reportes SUI) para reportar la energía recuperada desde Noviembre de 2010 hasta Diciembre 2011.

PLANEACIÓN

Se creó un procedimiento almacenado en la base de datos para calcular el recaudo por facturación y servicios de EMCARTAGO. El procedimiento se llama PR_RECAUDO_SERVICIO_FACT.

Se crea interfaz Reporte x Proveedor, con el fin de generar Facturación de contado, financiada global y detallada, recaudo financiada y última cuota en el modulo FACTURACIÓN VARIOS en la unidad de FACTURAS.

Implementación de reporte recaudado por concepto 2025 (Desincentivo).

Generación de reportes de ingresos y recaudo para el departamento de Contabilidad.

CONTABILIDAD

• En el módulo FACTURACIÓN VARIOS en la unidad SALIDAS DE ALMACÉN se desarrolló un análisis de las salidas de almacén del sistema ORIÓN, con el fin de replicarlas en SITAC y enlazarlas a las misceláneas, para determinar lo que se factura por cada salida de almacén. • Se crea la unidad salidas de almacén en el módulo FACTURAS VARIAS con las siguientes opciones: Importar las salidas, desde el sistema contable ORION. Asignar material a operarios, con el fin de controlar el material que sale del almacén.

ALMACÉN

Creación de Causal Nota Crédito - Decreto 2915, reconocimiento excesión de contribución usuarios industriales.

Implementación código CIIU – Grandes Consumidores de Energía. Implementación de Auditoria predios transformador propio. Se crea interfaz para subir lecturas reportadas por los comercializadores a las

fronteras comerciales, dicho aplicativo de fronteras comerciales, se crea la opción para subir los datos del comercializador cuando no se pueda hacer la tele medida.

Se hizo mantenimiento al algoritmo de liquidación de las facturas para que no se incremente la edad cuando el saldo anterior es negativo.

COMERCIAL

NORMALIZACIÓN

Informes estadísticos comportamiento de usuarios. Generación de datos estadísticos para informes de gestión. Se agregan las opciones para crear entradas y salidas del laboratorio, así como la

asignación de sellos en el módulo LABORATORIO en la unidad de CONTADORES. Modulo LABORATORIOS Unidad INSTALACION: Se crea completamente la interfaz con la

posibilidad de relacionar los materiales de instalación. Se finaliza la implementación con la primera versión del módulo de Laboratorios, listo para

producción. Pendiente de revisión por parte de Normalización, antes de iniciar su uso.

Resumen del corte de Enero a la fecha Se generó reconexión sin suspensión. Reporte para identificar el número de la suspensión y/o corte que genera la

reconexión. Implementación de reporte de usuarios con repaso en resumen plazos. Informes estadísticos para el departamento de corte y re conexión.

CORTE Y RECONEXIÓN

Elaboración de propuesta para el censo de usuarios. Se entregó, con capacitación incluida, una nueva versión del módulo de Redes de Energía

con reportes de amarre, propios para responder a una auditoría del proceso realizada en el mes de marzo y así gestionar en la base de datos el inventario de la infraestructura eléctrica.

ELECTRICA

En la unidad CAUSAL NOTAS se crea interfaz que registra las causales para realizar nota

crédito. En la unidad CAUSAL NOTA RECLAMO se crea interfaz que registra la relación que existe

entre las causales de reclamación y las causales de notas. En la unidad NOTA RECLAMOS se crea interfaz que registra la anotación y el consumo

debido cobrar en caso que un reclamo sea procedente. Actualización visualización de reclamos en www.sitaconline.com.

PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS

http://www.sitaconline.com/





Implementación de la opción en el módulo de PUNTO DE PAGO en la interfaz de servicio cajas, se hace cierre automático de los bancos del mes anterior para impedir cargar estas fechas en la interfaz de pago en la opción recaudo bancos. Dicho cierre se realiza automáticamente los días 8 de cada mes según instrucciones de la tesorera enviadas en el memorando 444.002266.

Implementación de auditoria impresión colillas. Capacitación módulo de recaudo al funcionario encargado de Multiservicios.

TESORERIA Y MULTISERVICIOS

Implementación de seguridad para el acceso a la interfaz de impresión del desprendible de nómina y exportación automática de la nómina a SITAC online.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

• Se construyeron reportes en la interfaz de estadísticas del módulo de facturación para revisión de las tarifas a aplicar en facturación, previo a la liquidación.

CONTROL INTERNO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DE EMCARTAGO E.S.P.

GESTIÓN DE TICS

Documentación y elaboración de manuales para el manejo de servidores y servicios informáticos.

Actualización de Portal Web con múltiples comunicados de Prensa y actualización de diseños del nuevo Slogan.

Maquetación de diseño de un nuevo portal. Maquetación para el portal interno donde se manejaría información relevante del

cliente interno. Conversión al formato de Tarifas y publicación en el Sitio Web. Mantenimiento preventivo a los Servidores de Emcartago E.S.P Compilación de todos los manuales e instructivos para el soporte a usuarios internos

de la organización.

GESTIÓN DE TIC´S

TODAS LAS DEPENDENCIAS DE EMCARTAGO E.S.P.

SOPORTE A USUARIOS

593 soportes de primer nivel a todas las dependencias de EMCARTAGO ESP. 27 formateos de equipos de todas las dependencias. Apoyo al Departamento de Calidad con los diseños de los formatos externos e internos. Apoyo con diseños corporativos, elaboración de Reciclín, Mascota para el programa de reciclaje a

cargo de la oficina de gestión de calidad y medio ambiente. Apoyo a la Oficina de Prensa con diferentes diseños. Apoyo al Departamento de Desarrollo Personal Y Talento Humano con diferentes diseños. Elaboración de Carnets para la planta de funcionarios. Diagramación de la Gaceta NotiEmcartago Elaboración de volantes, pendones e información para las carteleras, relacionadas con las

diferentes campañas que la empresa realiza a través del la oficina de Desarrollo de Personal y la Gerencia General.

SOPORTE A USUARIOS

TAREAS PENDIENTES

Rediseño y cambio de la infraestructura de red de todas las sedes (cableado estructurado).

Construcción cuarto de servidores.

Proyecto de tele medición grandes consumidores.

Actualización Base de datos comercial (catastro de usuarios).

Migración del sistema comercial a un entorno web.

Fortalecimiento proyecto gobierno en línea.

Actualización de licenciamiento.

Capacitaciones en SilverLight y Oracle.

Adquisición servidores espejo para instalación en una sede alterna.

Adquisición de UPS para todas las sedes para los cuartos de telecomunicaciones.

LOS PRIMEROS 100 DIAS

Se ha logrado fortalecer las relaciones con las entidades financieras, logrando que estas permanezcan al lado de Emcartago E.S.P; siendo este sector, conciente del mejoramiento continuo y progresivo logrado por la nueva administración.

ACOMPAÑAMIENTO DEL SECTOR FINANCIERO

En acompañamiento de la Gerencia General y la

Subgerencia Financiera, se realizó una medición en el consumo de energía de la emrpesa Cablevista, quien desde su creación ha instalado Switches, Amplificadores y Antenas, utilizando la infraestrucura de la empresa, aparatos que después del seguimiento con la medición, arrojó consumo considerable, deberá entonces pagar los últimos 5 meses de consumo y en lo posterior continuar con el pago COMO USUARIO DE ENERGÍA usuario de energia de tensión II.

IDENTIFICACIÓN DEL CONSUMO DE ENERGÍA

IDENTIFICACIÓN DEL CONSUMO DE ENERGÍA

EMPRESA SERIVICIO UTILIZADO INICIO DE PAGO

ERT POSTERIA ABRIL

TELEFONOS CARTAGO POSTERIA POSTERIORMENTE

MEDIA COMMERCE POSTERIA ABRIL

CABLE VISTA POSTERIA-ENERGIA ABRIL

EMPRESAS QUE NUNCA HABIAN PAGADO POR UTILIZACION DE NUESTRAS REDES

La reestructuración de los créditos de tesoreria de la vigencia anterior ($2.662.000.000.oo), serán cancelados de la siguiente manera:

1. Se realizará el pago trimestralmente. 2. Se logró un periodo de gracia de 6 meses. 3. La última cuota sera pagada a finales del diciembre de

2013.

REESTRUCTURACIÓN DE CRÉDITOS DE TESORERIA

Las deudas con terceros, Diselecsa y Cartagueña de Aseo, pertenecientes a la vigencia 2011, se han reconocido ofreciéndoles la posibilidad de pago de acuerdo a los flujos de caja que hoy maneja la empresa, quedando de la siguiente manera:

CARTAGUEÑA DE ASEO: El recaudo de la presente vigencia es consignado inmediatamente se realiza el cierre de

recaudo y la conciliación del mismo.

La deuda recibida de la adminiostración anterior será pagada con abonos de $50.000.000, el dia 20 de cada mes, iniciando en el mes de abril.

Se realizaran pagos adicionales de $50.000.000, en el mes de agosto, octubre y diciembre, siendo el monto total recibido extra durante estos meses de $100.000.000.

DISELECSA: El recaudo de la presente vigencia es consignado inmediatamente se realiza el cierre de

recaudo y la conciliación del mismo. (POR PROPONER) La deuda recibida de la Administración anterior será pagada con abonos de

$50.000.000, el dia 20 de cada mes, iniciando en el mes de mayo. Se realizaran pagos adicionales de $50.000.000, en el mes de agosto, octubre y diciembre,

siendo el monto total recibido extra durante estos meses de $100.000.000.

CARTAGUEÑA DE ASEO-DISELECSA

Empresa de alumbrado publico de la ciudad de Pereira, correspondiente al corregimiento de Puerto Caldas, a la que se le realiza recaudo, esta lista para firmar OTRO SI, que permita tener una mejor tarifa por ese concepto, planteandoles que los gastos de recuperacion de cartera debian ser compartidos.

RECAUDO A ENELAR

CONTRATOS NUEVOS

Se realizó contrato con la emrpesa AGUAS Y AGUAS de la ciudad de Pereira, ofreciendoles agua en bloque para el corregimiento de Puerto Caldas, sector del Cofre, haciendo valer nuestras condiciones y nuestra tarifa.

AGUAS Y AGUAS:

ACUERDO DE PAGO La sanción de la Superintendencia de Servicios Públicos

Domiciliarios, con resolución del mes de noviembre de 2011, por un valor de $54.722.179, Se absorvió con un acuerdo de pago que permite que realicemos cada 20 de mes un abono, terminando de pagar en el mes de octubre de 2012.

MES VALOR

Marzo $ 10,000,000

Abril $ 5,000,000

Mayo $ 10,000,000

Junio $ 5,000,000

Julio $ 10,000,000

Agosto $ 5,000,000

Septiembre $ 9,722,179

TOTAL $ 54,722,179

APROBACION EN JUNTA En la última Junta Directiva se logro la aprobacion para el

Representante Legal, el Abg. CARLOS MARIO MORA VARELA, del monto maximo de endeudamiento por año, quedando en los mismos $10.000.000.000, de esta manera se pretende cubrir las obligaciones existentes y disminuir el endeudamiento paulatinamente.

Asi mismo, la aprobacion para el incremento en la tarifa de Miscelaneos, ajustada a las Resoluciones de la CRA Y LA CREG, permitiendo que todos esos conceptos que aun son utilizados, presenten la indexación a hoy correrspondiente.

CUENTAS POR PAGAR AÑO 2011 CONCEPTO VALOR TOTAL

CUENTAS POR PAGAR DEVOLUCIONES A PROVEEDORES 79,800

CUENTAS POR PAGAR OBLIGACIONES FINANCIERAS 3,147,677

CUENTAS POR PAGAR PAGO ESPECIAL 3,478,220

CUENTAS POR PAGAR INVERSIONES 151,905,254

CUENTAS POR PAGAR ZANJON EL HERRERO 161,686,511

CUENTAS POR PAGAR DE NOMINA 899,619,372

CUENTAS POR PAGAR GASTOS GENERALES 1,049,879,540

CUENTAS POR PAGAR A TERCEROS 1,203,862,761

CUENTAS POR PAGAR DE ENERGIA 1,263,618,615

CUENTAS POR PAGAR PLAN MUNICIPAL DE AGUAS 1,295,566,182

TOTAL 6,005,509,106

SALDO POR FUENTES CIERRE FISCAL 2011

C X P 2011 ESTADO DE

TESORERÍA

DIFERENCIA

Recursos Propios $ 3,344,493,652 113,942,603 $ (3,230,551,049)

Fondos Especiales $ -

Sistema General de

Participación $ -

Regalías Destilación Especifica $ - $ -

El herrero Destinacion

Especifica $ 161,686,511 $ 29,766 $ (161,656,745)

Plan municipal $ 1,295,466,182 $ 202,114,708 $ (1,093,351,474)

Otras Destinaciones

Especificas $ 13,354,131 $ 13,354,131

Terceros $ 1,203,862,761 $ 37,670,641 $ (1,166,192,120)

TOTAL $ 6,005,509,106 $ 367,111,849 $ (5,638,397,257)

COMPORTAMIENTO RECAUDO COMPARATIVO PRIMER TRIMESTRE

FECHA TOTAL RECAUDO

2012 TOTAL RECAUDO 2011 DIFERENCIA VAR. %

ENERO $ 4,812,261,348.00 $ 3,143,471,470.00 $ 1,668,789,878.00

34.68

FEBRERO $ 4,928,454,080.00 $ 4,334,407,671.00 $ 594,046,409.00

12.05

MARZO $ 5,201,125,824.00 $ 4,640,321,403.00 $ 560,804,421.00

10.78

TOTAL $ 14,941,841,252.00 $ 12,118,200,544.00 $ 2,823,640,708.00

57.51

NOTA: EL RECAUDO DEL MES DE ENERO DEL AÑO 2011 FUE DE $ 1.181.907.872.oo DEBIDO QUE FUERON

INCORPORADOS AL RECAUDO DEL MES DE DICIEMBRE DEL AÑO 2010

COMPORTAMIENTO DE RECAUDO MULTISERVICIOS VS. BANCOS

FECHA RECAUDO EMCARTAGO VAR

% RECAUDO BANCOS VAR

% TOTAL VAR

%

ENE-

2011 $ 2,527,089,047

80.39 $ 616,382,423

19.61 $ 3,143,471,470 100

ENE-

2012 $ 3,738,540,567

77.69 $ 1,073,587,609

22.31 $ 4,812,128,176 100


FECHA RECAUDO

EMCARTAGO VAR % RECAUDO DE

TERCEROS VAR % TOTAL %

FEB-2011

$

3,576,958,082

82.52 $

757,449,589 17.48 $

4,334,407,671 100

FEB2012

$

3,992,597,702

81.01 $

935,856,378 18.99 $

4,928,454,080 100


FECHA RECAUDO EMCARTAGO VAR %

RECAUDO DE

TERCEROS VAR % TOTAL %

MARZ-2011 $ 3,693,187,410

79.59

$

947,133,993 20.41

$

4,640,321,403 100

MARZ-2012 $ 4,363,370,508

83.89

$

837,755,316 16.11

$

5,201,125,824 100

COMPORTAMIENTO DE EGRESOS COMPARADO PRIMER TRIMESTRE

FECHA TOTAL EGRESOS 2012 TOTAL EGRESOS 2011 VARIACION VAR. %

ENERO $ 5,478,499,291.00 $ 6,549,115,982.00 $ -1,070,616,691.00 -19.54

FEBRERO $ 5,235,083,073.00 $ 7,562,073,671.00 $ -2,326,990,598.00 -44.45

MARZO $ 6,990,530,348.00 $ 8,112,014,391.00 $ -1,121,484,043.00 -16.04

TOTAL 17,704,112,712.00 22,223,204,044.00 -4,519,091,332.00 -80.03

PAGOS REALIZADOS EN ENERO 2012

EGRESOS POR CONCEPTOS VALOR

PAGO LIQUIDACION NOMINA 903,344

APERTURA CAJA MENOR 1,500,000

PAGOS VIATICOS ENERO 2012 2,738,477

PAGO DE PUBLICIDAD EN ENERO 2012 4,085,400

ANTICIPO DE CESANTIAS 16,432,856

PAGOS VACACIONES ENERO 2012 17,869,550

PAGOS LEASING EN ENERO 2012 45,233,970

PAGOS ORDENES DE SERVICIOS DICIEMBRE 2011 47,335,690

PAGOS A LA CVC ENERO 2012 101,243,702

PAGO DE INTERESES A LAS CESANTIAS ENERO 2012 171,742,620

PAGO DESCUENTOS DE NOMINA ENERO 2012 216,911,138

PAGOS SEGURIDAD SOCIAL ENERO 2012 235,948,874

GASTOS GENERALES 272,181,085

PAGO DE IMPUESTOS MES DE ENERO 2012 275,809,000

PAGOS PARA TERCEROS ENERO 2012 CARTAGUEÑA DE ASEO 300,000,000

PAGOS AL CREDITO ROTATIVO 2663 ENERO 2012 324,077,804

PAGOS NOMINA ENERO 2012 513,331,577

OBLIGACIONES FINANCIERAS ENERO 2012 1,091,118,301

PAGOS ENERGIA ENERO 2012 1,840,035,903

TOTAL PAGOS ENERO DE 2012 5,478,499,291

PAGOS REALIZADOS EN FEBRERO 2012


APERTURA CAJA MENOR TECNICA $ 1,500,000

PAGOS VIATICOS $ 3,103,048

PAGO DE PUBLICIDAD $ 3,481,200

PAGO DE CUOTA ALIMENTARIA $ 3,994,118

SENTENCIAS JUDICIALES $ 5,328,795

COMISION DE REGULACION CREG Y CRA $ 15,281,672

PAGO SEGUROS FEBRERO $ 15,738,572

PAGO LIQUIDACION PRESTACIONES SOCIALES $ 20,601,076

PAGOS LEASING $ 33,875,321

PAGOS VACACIONES $ 35,086,091

ANTICIPO DE CESANTIAS $ 40,733,544

GASTOS GENERALES $ 51,523,574

PAGO DE IMPUESTOS $ 74,467,000

PAGOS A LA CVC $ 50,621,851

CESANTIAS $ 159,683,872

PAGO DESCUENTOS DE NOMINA $ 189,165,707

PAGOS SEGURIDAD SOCIAL $ 224,093,734

PAGO A PROVEEDORES $ 241,167,266

PAGOS PARA TERCEROS DISCELECSA $ 260,000,000

GARANTIAS ENERGIA $ 261,679,928

PAGOS PARA TERCEROS CARTAGUEÑA DE ASEO $ 280,000,000

PAGOS AL CREDITO ROTATIVO 2663 $ 437,884,109

PAGOS NOMINA $ 558,086,099

OBLIGACIONES FINANCIERAS $ 655,124,863

PAGOS ENERGIA $ 1,612,861,633

TOTAL PAGOS FEBRERO DE 2012 $ 5,235,083,073

PAGOS REALIZADOS EN MARZO 2012


CAJA MENOR $ 1,496,925

PAGOS VIATICOS $ 2,865,769

PAGO DE PUBLICIDAD $ 14,296,073

PAGO DE SEGUROS $ 15,642,478

SENTENCIAS JUDICIALES $ 16,571,948

PAGO DE PAPELERIA $ 17,486,820

PAGOS VACACIONES $ 27,783,505

PAGO COMBUSTIBLE $ 28,557,501

PAGO DE PRESTACION DE SERVICIOS $ 31,437,248

ANTICIPO DE CESANTIAS $ 42,000,000

PAGOS LEASING $ 59,983,560

PAGOS PARA TERCEROS DISCELECSA $ 77,000,000

PAGO DE IMPUESTOS $ 109,838,000

PLAN DE PERDIDAS $ 126,000,000

GASTOS GENERALES $ 173,610,832

PAGOS AL CREDITO ROTATIVO 2663 $ 193,633,743

PLAN MUNICIPAL $ 199,850,000

PAGO DESCUENTOS DE NOMINA $ 199,288,358

PAGOS SEGURIDAD SOCIAL $ 247,181,246

PAGO LIQUIDACION PRESTACIONES SOCIALES $ 276,949,257

PAGOS PARA TERCEROS CARTAGUEÑA DE ASEO $ 260,433,342

PAGOS NOMINA $ 560,017,576

GARANTIAS ENERGIA $ 834,198,472

OBLIGACIONES FINANCIERAS $ 848,742,453

PAGOS ENERGIA $ 2,625,665,243

TOTAL PAGOS MARZO DE 2012 $ 6,990,530,348

CRÉDITOS CON ENTIDADES FINANCIERAS

RECAUDOS A TERCEROS

TAREAS PENDIENTES

• INCENTIVOS AL TALENTO HUMANO CON CAPACITACIONES.

• GESTIONAR EL PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS CON TARJETAS VISA.

• REVISION DEL CONVENIO DE PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS DE TODOS LOS USUARIOS A TRAVES DE LA PAGINA WEB DE EMCARTAGO CON EL BANCO COMERCIAL AV VILLAS

RECAUDO COMPARATIVO PRIMER TRIMESTRE 2012

$ 0

$ 1,000,000,000

$ 2,000,000,000

$ 3,000,000,000

$ 4,000,000,000

$ 5,000,000,000

$ 6,000,000,000

ENERO FEBRERO MARZO

COMPARATIVO VALORES

2011

2012

2011 2012

RECAUDADO RECAUDADO Variación

ENERO $ 3,143,471,320 $ 4,812,261,356 $ 1,668,790,036

FEBRERO $ 4,334,407,671 $ 4,928,454,080 $ 594,046,409

MARZO $ 4,640,271,403 $ 5,201,125,824 $ 560,854,421

$ 12,118,150,394 $ 14,941,841,260 $ 2,823,690,866

REGISTROS COMPARATIVOS PRIMER TRIMESTRE 2012

COMPARATIVO REGISTROS

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

ENERO FEBRERO MARZO

2011

2012

2011 2012

ENERO 24.728 34.295

FEBRERO 31.670 33.207

MARZO 35.939 34.864

92.337 102.366

MEDIOS DE RECAUDO PRIMER TRIMESTRE 2012

MEDIOS DE RECAUDO

68%

19%

6%

4%

2%

1%

Efectivo

Bancos codigo de barras

Bancos consignaciones

Cheques

Cruces

Tarjetas

Efectivo $ 10,128,097,267 67.8%

Bancos código de barras $ 2,847,332,491 19.1%

Bancos consignaciones $ 914,856,700 6.1%

Cheques $ 560,941,168 3.8%

Cruces $ 334,925,857 2.2%

Tarjetas $ 155,687,777 1.0%

TOTAL $ 14,941,841,260 100.0%

RECAUDADO EN LOS DIFERENTES BANCOS

RECAUDO BANCOS 2012

5%

21%

33%

41%Banco colpatria

Banco davivienda

Banco bogota

Banco occidente

Banco colpatria $ 148,726,122 5%

Banco davivienda $ 608,518,502 21%

Banco bogota $ 941,362,221 33%

Banco occidente $ 1,148,725,646 40%

$ 2,847,332,491 100.0%

COMPARATIVO RECAUDO POR BANCOS PRIMER TRIMESTRE 2011- 2012

2012



Banco bogota $ 941,362,221 33%


$ 2,847,332,491 100.0%

2011



Banco bogota $ 233,367,122 10%


$ 2,320,797,395 100.0%

FORTALEZAS

- Ubicación estratégica. - Infraestructura optima y adecuada. - Personal capacitado con sentido social y talento humano. - Agilidad en el proceso de recaudo. - aceptación por los usuarios.

DEBILIDADES

- Seguridad con falencias.

- Actualización tecnológica.

Teniendo en cuenta que el presupuesto es una herramienta de política gubernativa, planeación y control, mediante la cual se asignan recursos y se determinan gastos, para cubrir los objetivos trazados en los planes de desarrollo económico y social en un período determinado y con base a la necesidad de contar con un presupuesto acorde a la realidad, a continuación se informa la gestión del Departamento de Presupuesto:

Los Principios del Sistema Presupuestal establece que a partir del presupuesto de ingresos se debe proyectar el presupuesto de Gastos, es por ello, que se tomo la decisión de cambiar la estructura de los ingresos, basados en la información que provee el Sistema Técnico y de Atención al Cliente (SITAC), expresado en cada uno de los conceptos y servicios por el cual captamos recursos, con el fin de facilitar y optimizar la conciliación entre los 3 departamentos para no tener diversidad en la información financiera.

Como es de suma importancia que la Gestión Financiera (Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y financiera), suministre a la alta gerencia información oportuna y confiable, el departamento de Presupuesto ha establecido procedimientos de conciliación de acuerdo a los pagos que realiza la entidad, ciñéndonos a información que provee de Departamento de Tesorería con el fin de conocer y difundir en las ejecuciones presupuestales la realidad de EMCARTAGO.

Igualmente, es de suma importancia los ingresos no operacionales que posee la entidad, como lo es: el SDL (Sistema de Distribución Local), arrendamiento de postes, arrendamiento de Local, Cobro de cupones por facturación y recaudo a terceros, distribución de volantes y demás conceptos por el cual la entidad puede generar un incremento en la percepción de sus ingresos, siendo así, el Departamento de presupuesto envió al Departamento de Comercial un memorando sugiriendo la necesidad de implementarle un seguimiento a la facturación que se le hace a cada uno de estos clientes, con el ánimo de mejorar el indicador de rotación de cartera y aumentar nuestro flujo de efectivo. Contribuyendo a la gestión financiera.

En vista de la necesidad que el Departamento de presupuesto manifiesta frente a la proyección y formulación del presupuesto, y su importancia en la ejecución del mismo, se está trabajando en la implementación de unos formatos estándar para captar y recopilar la información de las diferentes dependencias, para la proyección de un presupuesto ceñido a la realidad, esto como herramienta correctiva frente a los hallazgos que presenta el presupuesto actual, teniendo como actividad pendiente la socialización de los formatos con cada una de las dependencias para aplicarlo en la proyección del presupuesto 2013, y de esta manera armonizar y concientizar a los funcionarios, la misión del Departamento de Presupuesto.

Se ha establecido reuniones periódicas para evaluar temas que atañen al mejoramiento del flujo de efectivo y de información, aprovechando el conocimiento y la experiencia que tiene los funcionarios de éste departamento, se han discutido temas del recaudo por bancos, llegando a la conclusión que es importante para esta dependencia conocer si estos convenios con las entidades financieras tienen un costo para la empresa y si la información que ellos nos suministran es oportuna para aplicar los procedimientos de cierre en el área financiera, es por ello que estamos apuntando a tener una comunicación fluida con el Departamento de contabilidad y tesorería.

Respondiendo a las exigencias de las entidades de regulación y control respecto a la rendición de informes el Departamento de Presupuesto ha diseñado e implementado un cronograma de rendición de Informes tanto internos como externos, para que de una manera eficiente se presente la información requerida y así mismo medir a través de indicadores la gestión de la empresa en materia presupuestal.

Se revisó y actualizó la tabla de retención Documental, con el ánimo de cumplir con la ley de archivo.

El siguiente informe hace relación a los hallazgos encontrados en el departamento de contabilidad y las medidas que se están implementando para el mejoramiento de los procesos, estos datos fueron tomados del análisis que se le realizo al Balance General donde se encontraron los siguientes hallazgos:

Realizando una depuración de cuentas se encontró un saldo en caja a diciembre 31 de 2011 por valor de $ 50.000, se realizó la verificación del dinero encontrando, este valor no era real dado que solo existía en papeles, dicho valor correspondía a un billete falso al cual nunca le habían hecho el debido proceso contable. Ante esta situación se realizó una nota de contabilidad en enero 2012 borrando de la caja este valor, la nota quedo soportada con la constancia que envía el banco donde certifica la falsedad del billete.

El valor de la cartera proveniente de los clientes que se les prestan los servicios públicos registrados en la contabilidad, no muestra los mismos valores que se tienen en el departamento de cartera, ni con el dato que posee el departamento de informática el cual es el encargado de realizar la facturación, se pudo detectar que esta inconsistencia proviene de situaciones tales como: al momento de realizar pagos convenidos se generan un interés de mora que no se registra contablemente, los saldo de años anteriores no están conciliados con las demás dependencias involucradas por tal motivo se traslada un saldo antiguo que no fue conciliado, por tal motivo se están implementando procesos en donde el departamento de contabilidad pueda conciliar mensualmente con las áreas involucradas en el registro de cartera y saber de donde provienen las diferencias de valores para de esta manera tomar medidas correctivas ante las situaciones encontradas.

Dentro del rubro de la cuenta 1470 denominada otros deudores se registra un valor de $ 2.430.816.288 por conceptos como: cuotas partes pensiónales, arrendamiento de postes, publicidad, SLD, análisis de agua, entre otros, los cuales no han sido cobrados ya que conservan los mismo valores desde periodos anteriores, por tal motivo para buscarle una solución se informo al departamento de control interno y a la subgerencia administrativa para el debido proceso ante el cobro de este dinero.

Al momento de hacer el registro contable de la obligaciones bancarias se encontraron créditos en donde no se discriminada el valor a capital y el valor de los intereses, como medida correctiva se empezó a conciliar los valores contables con los valores que reposan en tesorería de las obligaciones bancarias tomando como base los extractos bancarios, ya que no estaban quedando los gastos registrados detalladamente lo cual nos ayuda a la toma acertada de decisiones.

El valor del inventario a diciembre 31 del año 2011 reportado no concuerda con el valor que se encuentra registrado al corte de esta misma fecha contablemente, por tanto se realizó un ajuste contable, se propone realizar un inventario mensual con el animo de detectar inconsistencias y de esta manera buscar soluciones rápidas o medidas correctivas dependiendo de la causa, se mandara por escrito la propuesta al departamento del almacén para llegar a un acuerdo y poder conciliar los inventarios físicos con la parte contable.

El modulo de activos fijos no esta desarrollado en su totalidad, falta el registro de información para alimentar completamente al modulo de contabilidad en el programa Orión, y aprovechar al máximo todas sus propiedades, como medida correctiva se propone desligar este proceso del departamento de almacén, que sea dirigido por el área contable y crear nuevos procesos para el registro de estos activos, en el momento se efectúa una reevaluación de funciones y procedimientos.

El impuesto de Industria y Comercio del año 2011 se presentó, se contabilizo y no fue pagado, por tal motivo le debemos al Municipio de Cartago la suma de $ 222.080.432, para este año se presento y se llego a la conciliación de realizar cruce de cuentas y así saldar las cuentas por pagar de las empresas municipales al municipio de Cartago.

Se conciliaron los valores registrados en la contabilidad de cuentas por pagar con el departamento de tesorería y presupuesto para establecer la procedencia de las diferencias y de esta manera realizar las correcciones pertinentes entre el área financiera, este proceso se realiza mensualmente entre las 3 dependencias.

Se encontró una deuda con las empresas Cartagueña de Aseo, Enelar y Diselecsa por transferencias a destiempo del recaudo mensual, por tal motivo se llegó a un acuerdo de pago para esta vigencia el cual se esta cancelando puntualmente.

Se encontró una factura de la empresa MELEI proveniente del recaudo de instalación de medidores la cual no había sido registrada en el mes correspondiente, tampoco se tenia claridad como se ejecutaría el contrato y de esta manera realizar los registros contables correspondientes, el departamento de contabilidad socializó con el área financiera la situación encontrada y se tomaron las correcciones pertinentes, posteriormente con el gerente de Medidas Eléctricas Ingeniería Ltda. Se llego a un acuerdo en la forma de negociación y de esta manera tomar las medidas respectivas, a la fecha se dio por terminado el contrato que se tenia como cuentas en participación donde se obtuvo un 10 % por el pronto pago de la deuda y un 3% por intermediación, así se dio por concluido en los mejores términos.

Dentro de las cuentas por pagar se registra una deuda con la Universidad Tecnológica de Pereira por prestación de servicio en el análisis de muestras de agua, el valor por cobrar que registra la Universidad Tecnológica de Pereira no coincide con el valor que se tiene registrado en nuestra contabilidad, se solicitó la relación de facturas para encontrar la diferencia de las mismas, una por valor de $ 2.734.400 con fecha de Mayo 3 del 2011 y otra por valor de $ 1.086.400 con fecha de agosto 8 de 2011, se envió una carta explicando que esas facturas no se encuentran registradas en el sistema, por lo tanto solicitamos saber por quien fueron recibidas para nosotros proceder, hasta la fecha no se tenido respuesta.

El proceso de registro de las facturas de ventas en el departamento de Contabilidad emitidas por el departamento de comercial por concepto de otros servicios, como arrendamiento de postes, publicidad y propaganda, se realizaba al finalizar el mes, lo que hacia que la información no estuviera al día y retrasara algunos procesos, se determinó que al momento de realizar las facturas de venta deben ser enviadas a contabilidad para su registro, a la fecha este proceso se realiza diariamente.

Se le dio respuesta a los hallazgos encontrados por la Contraloría para el plan de mejoramiento en cuanto a registros contables y procesos que faltaban dentro del departamento de contabilidad, de igual manera ya se empezaron a realizar las acciones correctivas que se determinaron, tales como informar por medio de cartas a las dependencias que correspondan el cobro de dineros como es el caso puntual de las cuotas partes pensiónales.

En la contabilidad estaba registrado un crédito rotativo con el Banco de Bogotá un pasivo de $ 1.000.000.000.oo, éste, solo era el valor del cupo aprobado por el banco, lo cual quiere decir que hasta que no dispusiéramos del dinero no es un pasivo para nosotros, por tanto se investigo el fin y la naturaleza del crédito rotativo para así saber cual era el debido proceso, con base en eso se determino el siguiente procedimiento para el registro contable: Solo se convertirá en un pasivo con el banco el monto que se solicite del crédito rotativo para el pago de obligaciones con proveedores, los pagos o abonos que se realicen para la cancelación del monto, serán registrados mediante comprobantes de egreso elaborados por el departamento de tesorería, además, este será contabilizado con el tercero del banco no con el tercero del proveedor para el cual se utilizo el dinero, por ultimo el departamento de contabilidad emitirá un memorando para evidenciar el debido proceso en el caso particular de créditos rotativos.

Para este departamento se ha convertido en una meta lograr presentar de la mejor manera la información exógena en medios magnéticos, por eso hemos asistido a varias conferencias en el transcurso del mes de febrero en dicho tema y en actualizaciones tributarias, también se han recurrido a otros métodos como lo son libros y paginas de Internet donde se puedan ampliar conocimientos sobre este tema particular , cabe resaltar que todos los colaboradores de este departamento están involucrados en el proceso que para algunos es nuevo y han asumido con gran interés y alta responsabilidad para que el departamento cumpla la meta trazada en un 100%.

Con el animo de conciliar los saldo entre las diferente dependencias involucradas en un mismo proceso estamos implementando una reestructuración de las cuentas contables que están enlazadas a los recaudos, dado que los ingresos provienen del programa SITAC allí están discriminados muy detalladamente, los conceptos del recaudo, caso contrario sucede en la parte contable ya que muchos de estos rubros que ellos tienen bien detallados están llegando a una misma cuenta contable, se quiere lograr, que como lo discrimina el programa SITAC quede igualmente una cuenta para cada concepto, con el fin de efectuar una conciliación de valores entre los departamentos implicados.

En el transcurso de la próxima semana se organizara un plan de trabajo diseñado por el departamento de contabilidad apoyándonos en toda el área financiera, esto es con el objetivo de analizar los estados financieros con corte a enero 31 de 2012 , mediante un comparativo entre los meses de febrero y marzo del presente año, identificando las cuentas que han tenido cambios mas representativos para la toma de decisiones de la Alta Gerencia frente al comportamiento de este primer trimestre del año 2012.

• Durante el primer trimestre del año se realizo el mantenimiento preventivo en los circuitos, haciendo corte de ramas previendo el invierno anunciado por el IDEAM. Así mismo se corrigieron soluciones provisionales que se implementaron en la pasada ola invernal.

• Se continuó con el inventario de postes con las diferentes empresas de comunicaciones para realizar el cobro del servicio de arrendamiento de postes.

• Se contrató con la firma SISTEMAS 2.000 la asesoría y certificación para el procedimiento de vinculación de usuario a transformador, con el fin de cumplir uno de los requisitos para presentar a la CREG el plan de control y reducción de pérdidas no técnicas de energía.

• Se contó con buena continuidad en el parque automotor ya que se solucionó el problema de repuesto y taller.

GENERAL

• Se realizó el corte de ramas bajo las redes de distribución tanto en la zona urbana como rural, esta actividad nos ayuda a tener una buena continuidad del servicio en caso de lluvias y vendavales.

MANTENIMIENTO DE REDES

CONSTRUCCIÓN DE REDES POR PERSONAL DE

EMCARTAGO

DIRECCION DESCRIPCION METROS FECHA VALOR

Terrazas de la 14Construcciónde red secundaria en cable

autosoportado calibre 2x2/0+2/0210 02/02/2012 9,576,000

Terrazas de la 14Construcciónde red secundaria en cable


Ciudad JardinConstrucciónde red secundaria en cable


K 19 entre calles 4 y 5Cambio de red secundaria por cable 2 x 2/0 + 2/0

entorchado27 06/02/2012 1,231,200

Balcones de las CometasConstrucciónde red secundaria en cable

autosoportado calibre 2x2/0+2/015 06/02/2012 684,000

C 9 entre K 12 y 13 Cambio de red secundaria por cable 3 x 2/0 + 2/0

entorchado90 07/02/2012 4,914,000

K 1A C 20Cambio de red secundaria por cable 2 x 2 + 2

entorchado25 09/02/2012 985,000

K 8 # 11 - 06Cambio de red secundaria por cable 2 x 2 + 2

entorchado12 10/02/2012 472,800

C 10 K 15Cambio de red secundaria por cable 2 x 2/0 + 2/0

entorchado82 14/02/2012 3,739,200

Red subterránea: Terrazas de la 14, Ciudad Jardín Red aérea: C 10 K 15 Boulevar de las Palmas, Balcones de las Cometas, C 9 K12 y 13, K 1 C20, K 8 # 11 06,

C 11 K 6 y 7Cambio de red secundaria por cable 3 x 1/0 + 1/0

entorchado70 15/02/2012 3,591,000

C 17 K 5N Cambio de red secundaria por cable 2 x 2 + 2

entorchado18 24/02/2012 709,200

Barrio AlamedaConstrucciónde red secundaria en cable

autosoportado calibre 2x2+2100 09/03/2012 3,940,000

K 11 C 15 Cambio de red secundaria por cable 2 x 2/0 + 2/0

entorchado31 15/03/2012 1,413,600

Parque BolivarCambio de red secundaria por cable 1 x 4 + 4

entorchado60 15/03/201 1,791,000

Mariscal Robledo C 16 K 10Cambio de red secundaria por cable 2 x 2 + 2

entorchado70 27/03/2012 2,758,000

B/ GuayabalCambio de red secundaria por cable 2 x 2 + 2

entorchado100 29/03/2012 3,940,000

TOTAL PRIMER SEMESTRE 2012 49,412,200

Red aérea: C 11 K 6 y 7, C 17 K 5N, Barrio La Alameda, K 11 C 15, Parque Bolivar, Mariscal Robledo, Barrio Guayabal

CONSTRUCCIÓN DE REDES POR PERSONAL DE

EMCARTAGO

INVENTARIO DE POSTES

INVENTARIO DE POSTES A 31 DE MARZO DE 2012

EMPRESA AVANCE

(%) CANTIDAD DE POSTES

UNE Pereira 100 3210

Media Commerce 90 340

Global TV 100 3991

ERT 100 2644

Teléfonos de Cartago 90 Por finalizar digitación

Inventario General 90 Por finalizar digitación

• Las quejas por problemas del servicio de energía, se reciben en la subestación PLANTA DIESEL y de allí se transmite al vehículo de turno que para tal fin se programa. Se ejecutaron en enero 294 en Febrero 299 y en Marzo 276 órdenes de atención de daños.

• Se atendieron en enero 12, en febrero 15, en marzo 13 derechos de petición, para suministrar la información con el fin de que la oficina de PQR responda a los peticionarios.

ATENCIÓN DE QUEJAS DEL SERVICIO

El Departamento Eléctrico, fuera de las actividades normales de mantenimiento, presta el servicio de corte y reconexión, asistencia a la oficina de PQR en la atención de reclamos y derechos de petición.

En apoyo al Departamento Comercial personal del Departamento Eléctrico trabajó en las acciones para la recuperación de cartera ejecutando en Enero 225 y en Febrero 245, marzo 266 actividades de corte y reconexión de servicios.

LABORES DE APOYO A LA GESTIÓN COMERCIAL

Se presentan a continuación los indicadores de calidad de servicio, se puede apreciar la incidencia de la ola invernal; a pesar de ello se conservan los indicadores por debajo de los indicadores establecidos por la CREG, DES = 2.5 horas por trimestre y FES = 6 interrupciones por trimestre. El buen resultado de estos indicadores se debe a la gestión de mantenimiento preventivo sobre las redes.

CALIDAD DE SERVICIO

CILI

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 0.00 0.8

FEBRERO 0.00 0.8

MARZO 0.00 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

ENERO FEBRERO MARZO

CILI

DES DES ADMISIBLE

INFORMES DES POR CIRCUITO PRIMER TRIMESTRE DE 2012

CALIDAD DE SERVICIO

CIILI

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 1.07 0.8

FEBRERO 0.00 0.8

MARZO 0.00 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

ENERO FEBRERO MARZO

CIILI

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CILII

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 0.32 0.8

FEBRERO 0.00 0.8

MARZO 0.60 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

ENERO FEBRERO MARZO

CILII

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CIILII

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 0.00 0.8

FEBRERO 0.03 0.8

MARZO 0.00 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

ENERO FEBRERO MARZO

CIILII

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CILIII

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 0.73 0.8

FEBRERO 0.42 0.8

MARZO 0.00 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

ENERO FEBRERO MARZO

CILIII

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CIILIII

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 0.00 0.8

FEBRERO 0.00 0.8

MARZO 0.00 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

ENERO FEBRERO MARZO

CIILIII

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CIIILIII

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 0.00 0.8

FEBRERO 0.00 0.8

MARZO 0.00 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

ENERO FEBRERO MARZO

CIIILIII

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

LIII

MES DES DES

ADMISIBLE

ENERO 0.03 0.8

FEBRERO 0.38 0.8

MARZO 0.45 0.9

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

ENERO FEBRERO MARZO

LIII

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

PRIMER TRIMESTRE

Código

alimentador

DE

S

DES

ADMISIBLE

CILI 0.0 2.5

CIILI 1.1 2.5

CILII 0.9 2.5

CIILII 0.0 2.5

CILIII 1.2 2.5

CIILIII 0.0 2.5

CIIILIII 0.0 2.5

LIII 0.9 2.5

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

CILI CIILI CILII CIILII CILIII CIILIII CIIILIII LIII

PRIMER TRIMESTRE

DES DES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

INFORMES FES POR CIRCUITO PRIMER TRIMESTRE DE 2012

CILI

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 0 2

FEBRERO 0 2

MARZO 0 2

0

1

1

2

2

3

ENERO FEBRERO MARZO

CILI

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CIILI

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 4 2

FEBRERO 0 2

MARZO 0 2

0

1

2

3

4

5

ENERO FEBRERO MARZO

CIILI

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CILII

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 1 2

FEBRERO 0 2

MARZO 2 2

0

1

1

2

2

3

ENERO FEBRERO MARZO

CILII

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CIILII

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 0 2

FEBRERO 1 2

MARZO 0 2

0

1

1

2

2

3

ENERO FEBRERO MARZO

CIILII

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CILIII

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 1 2

FEBRERO 1 2

MARZO 0 2

0

1

1

2

2

3

ENERO FEBRERO MARZO

CILIII

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CIILIII

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 0 2

FEBRERO 0 2

MARZO 0 2

0

1

1

2

2

3

ENERO FEBRERO MARZO

CIILIII

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

CIIILIII

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 0 2

FEBRERO 0 2

MARZO 0 2

0

1

1

2

2

3

ENERO FEBRERO MARZO

CIIILIII

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

LIII

MES FE

S

FES

ADMISIBLE

ENERO 1 2

FEBRERO 2 2

MARZO 2 2

0

1

1

2

2

3

ENERO FEBRERO MARZO

LIII

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

PRIMER TRIMESTRE

Código

alimentador

FES FES

ADMISIBLE

CILI 0 6

CIILI 4 6

CILII 3 6

CIILII 1 6

CILIII 2 6

CIILIII 0 6

CIIILIII 0 6

LIII 5 6

0

1

2

3

4

5

6

7

CILI CIILI CILII CIILII CILIII CIILIII CIIILIII LIII

PRIMER TRIMESTRE

FES FES ADMISIBLE

CALIDAD DE SERVICIO

2012 CANTIDAD

ENERO 174

FEBRERO 105

MARZO 180

TOTAL 459

NUMERO DE CONTADORES INSTALADOS

PRIMER TRIMESTRE 2012

2012 ACOMETIDA 1X8+8 ACOMETIDA 2X8+8

ENERO 16 4

FEBRERO 38 11

MARZO 45 11

TOTAL 99 26

INSTALACIÓN DE ACOMETIDAS POR

NUMERO DE USUARIOS NORMALIZADOS PRIMER TRIMESTRE 2012

NU

MER

O A

CO

MET

IDA

S

CAUSA CANTIDAD PORCENTAJE

MEDIDOR FRENADO 49 3.01 %

MEDIDOR PARADO 18 1.11 %

MEDIDOR GIRO INVERSO 18 1.11 %

ALTO CONSUMO 98 6.03 %

BAJO CONSUMO 834 51.29 %

ANOMALIAS 425 26.14 %

REVISIONES 184 11.31%

TOTAL 1.626 100.00 %

REVISIONES EFECTUADAS

POR NOVEDADES EN TERRENO PRIMER TRIMESTRE 2012

REVISIONES EFECTUADAS

POR NOVEDADES EN TERRENO PRIMER TRIMESTRE 2012

2012

SERVICIO DIRECTO

PARADOS

FRENADOS

OBSOLETOS (MAYORES A

40 AÑOS)

ENERO 3.197 994 4.173 398

FEBRERO 3.500 1.004 4.184 394

MARZO 3.161 1.099 4.430 393

ESTADO ACTUAL PARQUE DE CONTADORES

2012 CANTIDAD

ENERO 165

FEBRERO 213

MARZO 220

TOTAL 598

INSTALACION DE MEDIDORES PRIMER TRIMESTRE 2012

CAUSA CANTIDAD PORCENTAJE

BAJOS CONSUMOS 83 20.85%

ALTOS CONSUMOS 96 24.12%

NOVEDADES 152 38.19%

REVISIONES 42 10.56%

RECLAMACIONES 25

6.28%

TOTAL 398 100.00 %

REVISIONES EFECTUADAS POR NOVEDADES

EN TERRENO PRIMER TRIMESTRE 2012

REVISIONES EFECTUADAS POR NOVEDADES

EN TERRENO PRIMER TRIMESTRE 2012

2012

FUGA PERCEPTIBLE

FUGA IMPERCEPTIBLE

ENERO 12 4

FEBRERO 12 15

MARZO 10 2

TOTAL 34 21

REVISIONES CON GEOFONO

REVISIONES CON GEOFONO

0

2

4

6

8

10

12

14

16

FUGA PERCEPTIBLE

FUGA IMPERCEPTIBLE

12

4

12

15

10

2

ENERO

FEBRERO

MARZO

2012

SERVICIO DIRECTO

PARADOS

OBSOLETOS

LECTURA MAYOR A 3000 M3

ENERO 7.488 3.650 9.283 2.142

FEBRERO 7.496 3.945 9.135 2.152

MARZO 7.408 3.783 9.001 2.194

ESTADO ACTUAL PARQUE DE MEDIDORES PRIMER TRIMESTRE 2012

APOYO OFICINA PQR


TIPO DE REVISION NUMERO SOLICITUDES

PORCENTAJE

ENERGIA 47 47.00%

ACUEDUCTO 53 53.00 %

TOTAL 100 100.00 %

APOYO DEPARTAMENTO COMERCIAL


2012 LECURA RUTA 200

LECTURA RUTA 201

ENERO 439 145

FEBRERO 439 147

MARZO 449 151

TOTAL 1.327 443

CAUSAL CANTIDAD

Usuarios notificados mediante correo certificado por presunta manipulación de los equipos de medición. (perforados, sin sellos, con puentes, servicio directo y otras anomalías).

394

Inspección Judicial a predios 10

Suspensión del servicio de energía 2

Aporte de equipos de medida por los usuarios «acueducto» 252

Aporte de equipos de medida por los usuarios «energía» 213

ACTIVIDAD JURIDICA PRIME TRIMESTRE 2012

INDICE DE PERDIDAS PRIMER

TRIMESTRE AÑO 2012

2012

USUARIOS CON

MEDICION

USUARIOS SIN

MEDICION

NUMERO DE

USUARIOS

TOTALES

RELACION DE

SUSCRIPTORES

SIN MEDICION

ENERGIA

ENERO

38.286

554

38.840

1.43 %

FEBRERO 38.405 582 38.987 1.49 %

MARZO 38.453 563 39.016 1.44 %

RELACION DE USUARIOS SUBNORMALES

ENERGIA PRIMER TRIMESTRE 2012

RELACION USUARIOS CON MEDICION VS USUARIOS SIN MEDICIÓN ENERGIA

2012 USUARIOS CON

MEDICION

USUARIOS SIN

MEDICION

NUMERO DE

USUARIOS

TOTALES

RELACION DE

SUSCRIPTORES

SIN MEDICION

ACUEDUTO

ENERO

35.932

1.138

37.070

3.07 %

FEBRERO 36.013 1.106 37.119 2.98 %

MARZO 36.051 1.101 37.152 2.96 %

RELACION DE USUARIOS SUBNORMALES ACUEDUCTO PRIMER TRIMESTRE 2012

RANGO MAX. PERMITIDO 2.87 %

2012

VOLUMEN DE

AGUA PRODUCIDA

VOLUMEN DE AGUA

FACTURADO IANC

ENERO 832.789 538.031 35.39 %

FEBRERO 779.320 552.094 29.16 %

MARZO 855.706 541.660 36.70 %

ACUMULADO 2.467.815 1.631.785 33.88 %

INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA IANC PRIMER TRIMESTRE 2012

RANGO MAX. PERMITIDO 30.00 %

INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA - IANC PRIMER TRIMESTRE 2012

% I

AN

C

PERSONAL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

ACUEDUCTO SECCION ACDTO. 12 30 PLANTA Y

BOMBEO 18

ALCANTARILLADO SECCION ALCAN. 13

22 SECCION REPARCHEO

6

LAGUNAS-GUAYABAL

3

ADMINISTRATIVA OFICINA 6 8 COMISION

TOPOGRAFIA 2

TOTAL 60

ACUEDUCTO ENERO - MARZO 2012

El Departamento de Acueducto y Alcantarillado atendiendo alrededor de 99 solicitudes presentadas por los usuarios de diferentes comunidades del Municipio de Cartago.

ACTIVIDAD SECTORES CANTIDAD DIAMETRO MATERIAL

INSTALACION ACOMETIDAS NUEVAS

Cra 5N #29-44, Calle 19 #5-43, Calle 16ª #2-07 etc.

15

1/2”

PEALPE

REPOSICION DE ACOMETIDAS

Cra 8 #13-90, Calle 5 #13-27, Cra 5 #2-83, Cra 5 #12-30 etc.

79

1/2”

PEALPE

ATENCION DAÑOS RED PRINCIPAL

Conjunto Cerrado Villa Campestre, Calle 5 No. 4-64, Calle 5 con Calle 12 y 13

17

2”,3”, 8”, 10”

PVC,ETERNIT

DRENAJES A TRAVES DE HIDRANTES

Santa María, Villa Elena, CVD, Puerto Caldas.

20

3”,4”

-----------

INSTALACION VALVULA Cra 2ª entre 16 y 17

1 3” HF

INSTALACION HIDRANTE Cra 2 con calle 1E 1

4” HF

ALCANTARILLADO ENERO -MARZO 2012

ACTIVIDAD SECTORES CANTIDAD DIAMETRO MATERIAL LONGITUD (ML)

ACOMETIDAS NUEVAS Cra 5N con calle 29, Cra 14B #19-03

2 6” CONCRETO 6.0

REPOSICION DE ACOMETIDAS

Calle 23 con 3AN, Cra 2 #1ª-101, Cra 5 #16-28, Cra 7 #2-99, Calle 5 #12-03, cra 2 #11-73, calle 20 #4-84, etc .

14

6”

CONCRETO

74.00

ATENCION DAÑOS Y OBSTRUCCIONES RED PPAL

Cra 4 entre calles 19 y 20, Calle 2 con pasaje 7C, Calle 10 #15-45, Cra 2 #1ª-20, Calle 5ª #10ª-102, Carrera 2 No. 30-45, etc

20

8” ,10”,12”

CONCRETO

216.60

MANTENIMIENTO DE ALIVIADEROS Y COMPUERTAS

Calle 11 entre 1N y Av. del Rio, Calle 10 con Cra 14, Parque La Floresta, Pasaje 20ª B/ La Paz , Villa Juliana, Caballerizas, etc

14

18”,24”,10,

8”,12”

CONCRETO

-----------

ALCANTARILLADO ENERO-MARZO 2012

ACTIVIDAD SECTORES CANTIDAD DIAMETRO MATERIAL LONGITUD (ML)

LIMPIEZA DE SUMIDEROS (Nº SECTORES)

La Paz, Álamos, Guayacanes, El Prado, Prado Norte, La Independencia, Calle 4 #24-03, Parque de Bolívar, Cra 2, 3 Y 4 con calle 24, etc.

49

------------

CONCRETO

------------

CONSTRUCCION DE REJILLAS METALICAS

Calle 18 con Cra 3CN Álamos

1 --------- HIERRO ---------

CAMBIO DE COMPUERTAS

Carrera 7N con Calle 16B B/Prado Norte

1 HIERRO ---------

MANTENIMIENTO DE REDES ALCANTARILLADO CON EQUIPO TIPO CARROTANQUE

La Platanera, Los Álamos

2

8” Y 12”

CONCRETO

90.00

RESUMEN SOLICITUDES DE CONEXIÓN AL SERVICIO

CONEXIÓN AL SERVICIO DE ACUEDUCTO

92%

8% CONEXIÓN AL SERVICIO

ACOMETIDAS - NUEVACONEXIÓN AL SERVICIOREALIZADAS POREMCARTAGO

CONEXIÓN AL SERVICIO DE ALCANTARILLADO

REGISTRO FOTOGRAFICO ACTIVIDADES REALIZADAS DEPARTAMENTO DE ACUEDUCTO

Y ALCANTARILLADO ENERO-MARZO 2012

ACTIVIDADES ACUEDUCTO

REPARACION RED PPAL. CRA 2ª CON CALLE 16 B/ LA ISABELA REPARACION RED PPAL. CALLE 19BIS CON

CRA 11

ATENCION EMERGENCIA INUNDACION EN SECTOR DE ZARAGOZA

CONSTRUCCION DE REJILLA EN EL SECTOR DE LA CALLE 18 CON CRA 3CN B/ALAMOS

LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE SUMIDEROS Y REJILLAS EN EL B/ LA INDEPENDENCIA

ACTIVIDADES ALCANTARILLADO ENERO- MARZO 2012

ACTIVIDADES ALCANTARILLADO ENERO- MARZO 2012

CONSTRUCCIÓN CAMARA DE INSPECCION BARRIO LOS ALAMOS

ALCANTARILLADO ENERO- MARZO 2012

INSTALACION RED DE ALCANTARILLADO DE 8” CCTO EN EL SECTOR DE LA PAZ PASAJE 20A

ATENCION A DAÑO ACOMETIDA ALCANTARILLADO CRA 3N CON CALLE 18 B/ VILLA HELENA

VISITAS TECNICAS DPTO. ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO - MARZO 2012

VISITA TECNICA CONJUNTA CON LA ENTIDAD CONCESIONARIA DE OCCIDENTE PARA TRASLADO DE RED DE ACUEDUCTO 14” AV. CIRCUNVALAR FRENTE AL B. LOS SAUCES

VISITA DE INSPECCION EN EL SECTOR DEL PALATINO EN ATENCION A DERECHO DE PETICIÒN

INSTALACION DE COMPUERTAS MARZO 2012 SENTENCIA T974 DE 2009

INSTALACION DE COMPUERTAS EN LOS SECTORES DE CARRERA 7N CON CALLE 16B B/ EL PRADO Y CARRERA 6N CON CALLE 22 B/ GUAYACANES

REPOSICION COMPUERTA CHAPALETA CABALLERIZAS CALLE 23 CON CRA 5N FEBRERO 2012 SENTENCIA T974 DE 2009

ATENCIÓN A RECLAMACIONES ENERO - MARZO 2012

TIPO DE

RECLAMACION

RECIBIDO(A)S

ATENDIDO(A)S

VISITAS TECNICAS

DERECHO DE PETICION

75 69 69

SOLICITUD VIA TELEFONICA

40 30 13

TUTELAS 1 1 1

ACCIONES POPULARES

2 2 2

NOTA: LOS DERECHOS DE PETICION Y SOLICITUDES VIA TELEFONICA QUE NO HAN SIDO ATENDIDOS SE DEBE A TRABAJOS PENDIENTES POR REALIZAR EN EL MES DE ABRIL DEL 2012

ELABORACIÓN DE INFORMES ENERO - MARZO 2012

Informe para la Superintendencia (Avance PSMV), Plan de Contingencia Informe para el DNP Regalías (Proyecto el Herrero) Informe para la CRA (Estudio de Tarifas) Informe Plan Municipal de Aguas (Jurídica Alcaldía) Reunión Grupo de apoyo y Asesoría y Apoyo técnico Sentencia T -974 Elaboración de Estudios y Presupuestos (Barrio El Paraíso y Guayabal) Participación en la preparación de documentos técnicos Proyecto de

Alcantarillado Calle 4 presentado al Ministerio de Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

Reunión con la Ingeniera Leidy Johana Ospina de FONADE, el día 11 de Febrero del 2012, para la entrega de documentos técnicos Proyecto de Zaragoza, Santa Ana y Pinares.

Informe para el DNP Regalías (Proyecto el Herrero) Informe del Departamento Jurídico Tutela Calle 16 y Acción Popular

Zaragoza Diseño del cárcamo para válvula de chapaleta de 24” a construir contigua a

la curtiembre en la calle 22 (Entregado a Clopad) Diseño y presupuesto Alcantarillado calle 11 Bis entre carrera 10 y 10ª B/ El

Palatino Diseño y presupuesto Alcantarillado Carrera 3N y Carrera 4N con calle 16 Elaboración Fichas resumen Proyecto Alcantarillado Calle 14 Presupuesto Carrera 2AN con calle 19 y 19ª B/ La Independencia Informe de Gestión de la Sentencia T-974 Elaboración informes SUI

ELABORACIÓN DE INFORMES ENERO - MARZO 2012

TIPO DE PERSONAL NUMERO

ADMINISTRATIVO 7

OPERATIVOS ACUEDUCTO 7

OPERATIVOS ENERGIA 1

CONDUCTORES 3

PERSONAL DAÑOS, CORTE Y RECONEXION

PERSONAL DAÑOS, CORTE Y RECONEXIÓN


15%

53%

32%

SUSPENSIONES FACTURADAS

USUARIOS ENCONVENIDO

USUARIOS SIN REPASO

USUARIOS CON REPASO


12%

50%

38%

SUSPENSIONES NO FACTURADAS


USUARIOS SIN REPASO

USUARIOS CON REPASO


14%

52%

34%

TOTAL SUSPENSIONES


USUARIOS SIN REPASO

USUARIOS CON REPASO

ACTIVIDADES MAQUINARIA

PESADA

ACTIVIDADES APOYO MAQUINARIA PESADA

LADRILLERA SAN JOSE – ENERO DE 2012. Retiro de

Residuos Limpieza realizada en el Zanjon Lavapatas durante

el mes de Octubre de 2011).


CARRERA 2 No. 16-48 BARRIO LOS PERIODISTAS, ENERO 27 DE 2012, (Retiro de Escombros, Acueducto Redes).


CARRERA 5 CON CALLE 16 ESQUINA - ENERO 27 DE 2012

(Retiro de Escombros, Alcantarillado Redes)


CALLE 16 No. 5-25 - ENERO 27 DE 2012, (Retiro de Escombros,

Alcantarillado Redes).


CALLE 10 CON CARRERA 15 Y 16 - ENERO 27 DE 2012, (Retiro de

Material Orgánico). Solicitud CLOPAD


CARRERA 8 ENTRE 15 Y 15 BIS, (Retiro de Escombros Alcantarillado

Redes). Febrero 02 de 2012.


CARRERA 1N No. 54-58 – BARRIO LOS ALCAZARES, (Retiro de

Escombros instalacion acometida Alcantarillado). Febrero 03 de 2012.


CARRERA 1N No. 54-58 – BARRIO LOS ALCAZARES, (Retiro de

Escombros instalacion acometida Alcantarillado), Febrero 03 de 2012.


ESCOMBROS MALECON SEGUN OFICIO No. 0166. (Oficina de

Ordenamiento territorial y Desarrollo físico). Febrero 07 de 2012.


ESCOMBROS MALECON SEGUN OFICIO No. 0166. Oficina de Ordenamiento

Territorial y Desarrollo Físico. Febrero 07 de 2012.


CARRERA 4 CON CALLE 8 – BARRIO GUADALUPE, Retiro de

Escombros, Alcantarillado Redes. FEBRERO 08 DE 2012.


CARRERA 10 No. 10-58 BARRIO SAN NICOLAS, Retiro escombros.

Acueducto Redes. FEBRERO 08 DE 2012.


SECTOR FLOR DE DAMAS – JORNADA DE LIMPIEZA. Retiro de

escombros y basuras. FEBRERO 10 DE 2012.


CARRERA 2 No. 1A-101 BARRIO LA ARENERA, Retiro de escombros.

Acueducto Redes. FEBRERO 13 DE 2012.


CONTINUACION LIMPIEZA SECTOR LA ESTACION. FEBRERO 13 DE 2012.

APOYO PROGRAMA ALCALDIA MUNICIPAL.


CALLE 2 No. 5-47 BARRIO LIBERTADOR – FEBRERO 17 DE 2012

(Retiro de Escombros Alcantarillado Redes).


CARRERA 5 No. 8-06 – FEBRERO 17 DE 2012

(Retiro de Escombros Alcantarillado y Acueducto Redes).


TRANSVERSAL 7 15-34 BARRIO SAN JERONIMO. FEBRERO 20 DE

2012. Retiro de Escombros Acueducto Redes.


CARRERA 8 No. 13-90 BARRIO LA LIBERTAD

FEBRERO 20 DE 2012. Retiro de Escombros Acueducto Redes).


CARRERA 9 No. 19-40 BARRIO LAURELES. FEBRERO 20 DE 2012.

(Retiro de Escombros Acueducto Redes)


CARRERA 4 CON CALLE 24 BARRIO SANTA MARIA. FEBRERO 20 DE

2012. Retiro de Escombros y Basura.


CARRERA 4 CON CALLE 24 BARRIO SANTA MARIA. FEBRER 20 DE 2012. Retiro de Escombros y Basura.


CARRERA 4 CON CALLE 24 BARRIO SANTA MARIA. FEBRERO 20

DE 2012. Retiro de Escombros y Basura


CARRERA 4 CON CALLE 24 BARRIO SANTA MARIA. FEBRERO20

DE 2012. Retiro de Escombros y Basura.


CARRERA 5 No.16-28 - FEBRERO 23 DE 2012

(Suministro material relleno y Retiro de Escombros Alcantarillado Redes)


CARRERA 5 No.16-28 - FEBRERO 23 DE 2012. Retiro de Escombros

(Alcantarillado Redes).


CARRERA 5 No.16-28 - FEBRERO 27 DE 2012. Retiro de Escombros

Alcantarillado Redes)


CARRERA 2 ENTRE 17 Y 18 PARQUE LINEAL. FEBRERO 27 DE

2012. Retiro de Escombros Acueducto Redes)


CARRERA 2B CON CALLE 23 BARRIO SANTA MARIA

FEBRERO 27 DE 2012. Retiro de Escombros Acueducto Redes.


CALLE 2 No. 5-47 BARRIO LIBERTADOR – FEBRERO 27 DE 2012

(Retiro de Escombros Alcantarillado Redes)


CIUDADELA DE PAZ – VIA PRINCIPAL. Retiro de Lodos. FEBRERO

29 DE 2012.


CALLE 19 No. 6-06 – FEBRERO 29 DE 2012

(Retiro de Escombros Alcantarillado Redes)


CALLE 8 BIS No. 12-29. Retiro de Escombros Alcantarillado Redes.

Marzo 01 de 2012


CARRERA 5 No. 6-10

(Suministro de tierra instalación acometida Alcantarillado)

Marzo 06 de 2012.


CARRERA 5 CON CALLE 8 ESQUINA. Retiro de Escombros

Reparcheo. Marzo 16 DE 2012


CALLE 20 ENTRE CARRERAS 4 Y 5. Retiro de Escombros

Alcantarillado. MARZO 16 DE 2012.


CALLE 5 No. 12-03 BARRIO MELQUESIDEC. Retiro de Escombros

Acueducto Redes. Marzo 16 de 2012.


LABORES DE APOYO. AEROPUERTO SANTA ANA. MARZO 16

DE 2012. ALCALDIA MUNICIPAL.


CALLE 7 CON CARRERAS 8 Y 9. Retiro de Escombros Alcantarillado.

Marzo 22 de 2012


CARRERA 11 CON CALLE 12 ESQUINA. Retiro de Escombros

Acueducto Redes). Marzo 22 de 2012


LIMPIEZA CANAL DE SANTA ANA NORTE. RETIRO DE

SOBRANTES. Marzo de 2012.


SECTOR GUAYACANES – REALCE JARILLON, Transporte y

colocación en sitio material construcción Jarillon. Marzo 22 y 30 de

2012


INTERIOR PARQUE LA ISLETA - SEGUN OFICIO No. 0166

(Retiro de do lozas sobrantes Obra Malecón). Marzo 23 de 2012


CALLE 10 CON CARRERA 13. Retiro de Escombros Acueducto

Redes). Marzo 23 de 2012


CALLE 11 No.1-40 - MARZO 29 DE 2012

(Retiro de Escombros Acueducto Redes)


AVENIDA DEL RIO CON CALLE 10 - MARZO 29 DE 2012

(Retiro de Escombros Reparcheo)


AVENIDA DEL RIO CON CALLE 10. Retiro de escombros Caseta en

Guadua junto al CAI. MARZO 29 DE 2012


CALLE 8 CARRERA 4 ESQUINA. Retiro de escombros Reparcheo.

Marzo 29 de 2012


CARRERA 5 No. 6-10, Retiro de Escombros Acueducto Redes)

Marzo 29 de 2012


TRANSVERSAL 6 NO. 16-113 – BARRIO SAN JERÓNIMO. Retiro de

Escombros Alcantarillado Redes. Marzo 29 de 2012


CARRERA 13N No. 18-03 BARRIO VILLA ELENA. Retiro de

Escombros Alcantarillado Redes. Marzo 30 de 2012


COSTO MANTENIMIENTO Y REPARACION PARQUE AUTOMOTOR

DEPARTAMENTO ELECTRICO $ 5,041,708.00

DEPARTAMENTO DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO $ 7,054,200.00

CORTE Y RECONEXION $ 2,824,400.00

VEHICULOS APOYO $ 5,450,000.00

MAQUINARIA PESADA $ 14,207,650.00

COSTO MANTENIMIENTO Y REPARACION $ 34,577,958.00

PARQUE AUTOMOTOR

COSTO LABORES ALCALDIA MUNICIPAL

REPARCHEO

REPARCHEO EN VIAS DE LA CIUDAD

REPARCHEOS CARRERA 4 CON CALLE 8 ESQUINA, CALLE 19 CON CARRERA 6

REPARCHEO EN VIAS DE LA CIUDAD

REPOSICION DE TAPAS

REPOSICION DE TAPAS DE SUMIDEROS BARRIO SAN PABLO

REPOSICION DE TAPAS

RECUPERACION SISTEMA DE TRATAMIENTO PLANTA GUAYABAL

SE INSTALARON CON PERSONAL PROPIO LOS IMPULSORES QUE HABIAN SIDO ADQUIRIDOS APROXIMADAMENTE HACE UN AÑO. EL AHORRO EN ESTA OCASIÓN ASCENDIO A $ 2’400.000

En revisión llevada a cabo se encontraron deficiencias en la instalación de los motores a gas, se evidencio que el personal no fue capacitado para el manejo de los motores, tampoco se tuvieron en cuenta las medidas de seguridad industrial y salud ocupacional.

No se instalaron los equipos necesarios para el monitoreo constante del funcionamiento de los motores a gas. No existe en la actualidad forma alguna de evaluar el desempeño y eficiencia de los mismos.

MOTORES A GAS ESTACIÓN DE BOMBEO Nº 3

Se constato el suministro de cuatro motores a gas dos (02) de 175 HP y dos (02) de 70 HP, suministro que no corresponde al objeto inicial contratado, y el cual fue modificado sin anexar al acta de modificación el estudio técnico necesario como soporte.

MOTORES A GAS ESTACIÓN DE BOMBEO Nº 3

informe de gestion 100 dias

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