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INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL PRIMER SEMESTRE DE 2014
HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO DE VILLAMARIA E.S.E
MONICA LILIANA DIAZ HENAO GERENTE
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 5
REFERENTE NORMATIVO ............................................................................................................... 6
POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN DEL HOSPITAL SAN ANTONIO DE VILLAMARIA E.S.E ............................................................................................................................ 7
POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL .................................................................................. 7
ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DEL HOSPITAL.............................................................................. 8
IDENTIFICACIÓN Y NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD ..................................................... 9
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA ................................................................................. 9
PLATAFORMA ESTRATEGICA ....................................................................................................... 10
Misión ............................................................................................................................................... 10
Visión ............................................................................................................................................... 10
VALORES CORPORATIVOS........................................................................................................... 10
MAPA DE PROCESOS .................................................................................................................... 12
PORTAFOLIO DE SERVICIOS ........................................................................................................ 13
CAPACIDAD INSTALADA................................................................................................................ 17
PROCESOS ESTRATEGICOS ........................................................................................................ 18
PLAN OPERATIVO ANUAL ALINEADO CON LOS OBJETIVOS DEL PLAN DESARROLLO DE LA INSTITUCIÓN .................................................................................................................................. 19
SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ....................................................................... 24
GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN ................................................................................. 25
INVERSIÓN Y RENOVACIÓN DE DOTACIÓN HOSPITALARIA .................................................... 26
NUESTROS CLIENTES ................................................................................................................... 28
PORCENTAJE DE ATENCIONES POR CLIENTE - ASEGURADORAS CON PRESENCIA EN EL MUNICIPIO ................................................................................................................................. 29
PROCESOS MISIONALES .............................................................................................................. 33
INFORMACIÓN ESTADISTICA HOSPITAL SAN ANTONIO DE VILLAMARIA E.S.E ..................... 34
PERFIL EPIDEMIOLOGICO ............................................................................................................ 37
ODONTOLOGIA ............................................................................................................................... 39
ANALISIS DE INDICADORES DE CONSULTA EXTERNA ............................................................. 48
DETECCION TEMPRANA Y PROTECCIÓN ESPECÍFICA ............................................................. 51
LABORATORIO CLÍNICO ................................................................................................................ 57
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PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL ..................................... 62
GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................................................... 63
SISTEMA UNICO DE HABILITACIÓN ............................................................................................. 63
SISTEMA DE INFORMACIÓN ......................................................................................................... 73
OTRAS ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE CALIDAD ....................................................................... 77
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN ................................................................................................ 79
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO ............................................................................... 80
Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y Administracion del Riesgo ......................... 80
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................. 81
Actividades de Control, Información, Comunicación Pública............................................................ 81
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION ........................................................................... 82
Autoevaluación, Evaluación Independiente, Planes de Mejoramiento ............................................ 82
GESTIÓN Y AUDITORIA MÉDICA .................................................................................................. 86
APH EN PROCESO DE REFERENCIA – CONTRARREFERENCIA .............................................. 87
CONTROL DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES ................................................................................. 87
CONSULTA EXTERNA .................................................................................................................... 87
GESTIÓN DE CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO ....................................................................... 87
PLAN DE EMERGENCIA ................................................................................................................. 87
GESTIÓN DE NUEVAS CONTRATACIONES ................................................................................. 87
GESTION DE GLOSAS ................................................................................................................... 88
PROCESOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................................... 89
GESTIÓN JURÍDICA ........................................................................................................................ 90
Comportamiento Total de tutelas ..................................................................................................... 90
Comportamiento de acciones administrativos ante Organos de Control .......................................... 90
PROCESOS JUDICIALES EN CURSO ........................................................................................... 91
COMPORTAMIENTO DE CONTRATACION PUBLICA VIGENCIA 2014 ........................................ 91
GESTIÓN FINANCIERA .................................................................................................................. 92
RESUMEN VARIACIONES .............................................................................................................. 94
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO ...................... 95
BALANCE GENERAL COMPARATIVO A JUNIO 30 DE 2014 ........................................................ 97
INDICADORES FINANCIEROS PRIMER SEMESTRE DE 2014................................................... 100
FACTURACIÓN ............................................................................................................................. 101
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ............................................................................................. 105
ESQUEMA DE PERSONAL POR SERVICIOS .............................................................................. 106
ANALISIS DE ROTACION DE PERSONAL ................................................................................... 107
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ACCIDENTALIDAD ........................................................................................................................ 108
% DE AUSENTISMO LABORAL .................................................................................................... 108
ROTACIÓN POR SERVICIO.......................................................................................................... 108
SISTEMA DE ATENCIÓN AL USUARIO Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA ................................. 110
SATISFACCIÓN GLOBAL COMPARATIVO PRIMER SEMESTRE 2013-2014............................. 113
MANIFESTACIONES DE LOS USUARIOS POR AREAS.............................................................. 114
ANALISIS DE MANIFESTACIONES POR TIPO ............................................................................ 114
MEDIOS DE RESPUESTA............................................................................................................. 115
OTRAS ESTRATEGIAS PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO Y GERENCIA ......................... 117
SEGUIMIENTO GERENCIAL A LA GESTION DE LAS AREAS .................................................... 118
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL .......................................................................................... 120
CONCLUSIONES Y OTROS ASPECTOS DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL............................. 123
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INTRODUCCIÓN
Con el fin de contribuir al desarrollo de los principios de transparencia, responsabilidad, e imparcialidad en la gestión pública, la Gerencia del Hospital Departamental San Antonio de Villamaria, presenta informe de Gestión correspondiente al primer semestre de 2014.
Para la elaboración del informe se siguieron los contenidos establecidos en la Guía para la Rendición de Cuentas de la Escuela Superior de Administración Pública. El HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO DE VILLAMARIA E.S.E viene aplicando esquemas operacionales de Entidad productiva, eficiente y viable financieramente, presentando un claro crecimiento organizacional, complementado con una importante gestión en proyectos de inversión y políticas de calidad en la prestación de servicios de salud. El presente documento, contiene el análisis de los factores de mayor incidencia en la gestión institucional correspondiente al periodo de enero a junio de 2014 y se estructura desde lo técnico en los resultados corporativos que la E.S.E refleja soportados en los indicadores de Gestión de la Entidad, los cuales demuestran la competitividad del Hospital en el mercado. Para socializar el informe de gestión se utilizarán espacios de participación ciudadana, relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo del Hospital. Los medios de información que podrán utilizarse son, entre otros, la rendición de cuentas a la comunidad, la Oficina de Atención a los Usuarios, boletines, folletos o circulares, línea telefónica gratuita, correo electrónico y página Web.
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REFERENTE NORMATIVO
Ley 489 de 1998, articulo 33- Democratización y Control Social de la Administración Pública “La rendición de cuentas, es un espacio que fortalece la transparencia de la gestión pública e incentiva al dialogo y Democratización y control social de la administración pública.
Documento CONPES 3654 de 2010- Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos.
Ley 1474 de 2011-articulo 78- democratización de la administración pública.
Resoluciones 482 de 2010 y 324 de 2011- Emanadas de la Contraloría General de Caldas, relacionadas con la transparencia de la gestión pública.
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POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN DEL HOSPITAL SAN ANTONIO DE VILLAMARIA E.S.E
Compromiso con la Comunicación Pública: El Hospital Departamental San Antonio de Villamaria asume la comunicación y la información como un proceso de carácter estratégico y orientarlas hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y a la expansión de la capacidad productiva de los miembros de la entidad, para lo cual las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos comunicativos y el plan de comunicación de la entidad.
Compromiso con la Circulación y Divulgación de la información: El Hospital Departamental San Antonio de Villamaria se compromete a establecer una política de comunicación informativa adecuada para establecer un contacto permanente y correlativo con sus grupos de interés. Con este fin se adoptan mecanismos para que la información llegue a sus grupos de interés de manera integral, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable, bajo políticas efectivas de producción, manejo y circulación de la información, para lo cual se adoptan los mecanismos de información a los cuales haya acceso, de acuerdo con las condiciones de la comunidad a la que va dirigida.
POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Información y Comunicación con la Comunidad: Los estados e informes, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control por el Hospital Departamental San Antonio de Villamaria, así como cualquier otra información sustancial, deben ser dados a conocer y estar disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro del Hospital Departamental San Antonio de Villamaria y que no sean materia de reserva. De igual manera se publicarán los informes y recomendaciones que los órganos de regulación y control presenten a Hospital Departamental San Antonio de Villamaria respecto a su gestión y mejoramiento continuo.
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ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DEL HOSPITAL
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IDENTIFICACIÓN Y NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD
Hospital Departamental San Antonio de Villamaría Caldas Empresa Social del
Estado E.S.E., con NIT 890.801.944.4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA:
NIVEL DIRECTIVO.
Conformado por la Junta Directiva compuesta por: El Gobernador o su Delegado,
el Director de la Dirección Territorial de Salud de Caldas, o su delegado, el
Representante del Área Científica de los Empleados, el Representante de los
Empleados del área administrativa y el Representante de los Usuarios del Hospital
San Antonio de Villamaría, elegido a través de asamblea por periodo de dos años
y el Gerente (cargo de periodo fijo).
El Hosital Departamental San Antonio está conformado por dos áreas funcionales:
administrativa y asistencial y cada una de ellas está conformada por las siguientes
dependencias:
AREA ADMINISTRATIVA:
Presupuesto, Tesorería, Recursos Humanos, Almacén, Contabilidad, Sistemas,
Facturación, Estadística y SIAU.
AREA ASISTENCIAL:
Urgencias y Hospitalización, Consulta externa, Promoción y prevención, Salud
Publica, Odontología e Higiene Oral, Laboratorio, Terapia Respiratoria,
Saneamiento ambiental, Farmacia, Trabajo social, Radiología. Riesgo
Cardiovascular.
NIVEL ASESOR:
Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir y asesorar directamente
a los empleados públicos de la alta dirección. Estos son: Asesor Jurídico, Asesor
Financiero, Asesor en Calidad, Asesor en direccionamiento estratégico vinculados
a través de contrato de prestación de servicios. El Jefe de Control Interno (de
planta y de periodo).
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PLATAFORMA ESTRATEGICA (EN PROCESO DE APROBACIÓN POR LA JUNTA DIRECTIVA)
Misión Somos una Empresa Social del Estado, integrada a la red Hospitalaria del Departamento, que presta servicios de salud de baja y mediana complejidad tipo A, comprometida con la promoción, protección y el mejoramiento de la salud de nuestra comunidad. con atención centrada en el usuario, mejoramiento continuo, humanización de la atención, gestión del riesgo, seguridad del paciente, gestión de la tecnología, afianzamiento de la cultura organizacional y la responsabilidad social.
Visión El Hospital San Antonio de Villamaría E.S.E en el año 2017 será reconocido por la comunidad usuaria como Hospital de referencia por mejoramiento del acceso a los servicios de salud, solidez Financiera, administrativa y la prestación de servicios con altos estándares de calidad, que satisfacen las necesidades sentidas de la población usuaria de nuestros servicios.
VALORES CORPORATIVOS
Humanización: En el Hospital San Antonio de Villamaría, diseñamos y desarrollamos políticas y programas que direccionan a nuestros colaboradores hacia los cuidados, el respeto por la intimidad y dignidad de nuestros usuarios y su entorno familiar.
Honestidad: Los colaboradores del Hospital San Antonio de Villamaría nos comprometemos a orientar todas nuestras actuaciones hacia el logro de objetivos y el cumplimiento de misión y visión institucional.
Trabajo en equipo: En el Hospital San Antonio de Villamaría somos un grupo de personas que interactuamos en nuestro ámbito laboral como una unidad de trabajo de manera permanente, buscando alcanzar conjuntamente los objetivos de nuestra empresa.
Respeto: En nuestra E.S.E. reconocemos y toleramos la diversidad de creencias, sentimientos y afinidades de cada uno de nuestros compañeros de trabajo y usuarios.
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Responsabilidad: Promovemos en nuestro personal el compromiso con el medio ambiente, la sociedad, la disciplina y el cumplimiento de sus labores con el objetivo de realizar mejora continua en los procesos institucionales.
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MAPA DE PROCESOS (EN PROCESO DE APROBACIÓN POR LA JUNTA DIRECTIVA)
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PORTAFOLIO DE SERVICIOS Homologado con la normatividad vigente (Res. 2003 de 2014)
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CAPACIDAD INSTALADA
Fuente. Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud REPS
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PROCESOS ESTRATEGICOS
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PLAN OPERATIVO ANUAL ALINEADO CON LOS OBJETIVOS DEL PLAN DESARROLLO DE LA INSTITUCIÓN
Desde el inicio de la vigencia, la gerencia y el equipo directivo del Hospital planearon en el POA estratégico las acciones prioritarias, para impactar las metas del plan de desarrollo trazadon por la actual administración. El siguiente cuadro refleja la articulación los procesos institucionales, con las metas del plan de desarrollo y las metas de las áreas estratégicas de la E.S.E.
PROCESOS OBJETIVOS
DEL PLAN DE DESARROLLO
METAS PLAN DE DESARROLLO
ACTIVIDADES POA 2014 INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA
PR
OC
ES
OS
ES
TR
AT
ÉG
ICO
S
DIR
EC
CIO
NA
MIE
NT
O G
ER
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CIA
Incrementar oferta y mejorar los ingresos por venta de servicios
Redefinir el proyecto para ofrecer servicios de segundo nivel tipo A.
Ajustar el proyecto xx en la metodología MGA, de acuerdo a los requerimientos del Ministerio
Proyecto radica y aprobado por el Ministerio de salud y protección Social
Mercadear servicios con el regimen contributivo
Ampliar la contratación con entidades del regimen contributivo
Contratos formalizados y activos
Fortalecimiento de las actividades organziaciones tendientes a darle existencia real y práctica a la visión institucional
Fortalecer el modelo de operaciòn por procesos, orientado al mejoramiento continuo,mediante estrategia unificada de los procesos de evalauciación (Control interno y Calidad), armonizando las normas de calidad aplicables a la E.S.E (SOGC, NTCG P1000 y MECI).
Sistema de Gestión de Calidad unificado.
Acto administrativo formalizado, socializado y operativo
Actualizar la Plataforma estratécica, mapa de procesos, manual de procesos y procedimientos, código de buen gobierno, tablas de retención documental.
Documentos actualizados y aprobados.
Actos administrativos formalizados
Estandarizar e implementar la metodología para el seguimiento gerencial a la gestión de las áreas
Metodología documentada e implementada
Metodología documentada, socializada e implementada
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Fortalecer el proceso de Planeación estratégica en la Institucion
Incorporar el apoyo de un grupo asesor que integre la gestión de mejoramiento organizacional de los procesos directivos.
Resultados de la gestión integradora del grupo asesor contratado
Informes de gestión
Mejora contínua para cumplir estándares de calidad
Ejecutar las acciones priorizadas de los Planes de Mejoramiento de los Estándares de Calidad (Resultado de la autoevaluación con estándares de acreditación).
Promedio de la calificación de la Autoevalaujción en la vigencia / Promedio d ela calificación en la autoevalaución de la vigencia anterior
Mejojamiento igual o superior al 20% entre vigencia y vigencia
Gestionar recursos vía proyectos de inversión para mejoramiento de dotación e infraestructura hospitalaria.
Número de Proyectos radicados y formalizados en plan bienal /Número de proyectos formulados
Proyectos aprobados por el Ministerio de Salud y Protección Social
Desarrollar acciones tendientes a ejecutar el plan de desarrollo 2012 - 2016
Elaborar plan Operativo anual por unidad funcional (Asistencial - Administrativa)
Número de metas del Plan Operativo anual cumplidas/ Nº de metas del plan operativo anual programadas
Evaluación del cumplimiento de actividades del POA
PR
OC
ES
OS
ES
TR
AT
ÉG
ICO
S
Fortalecer el Programa de Auditoria para el mejoramiento de la Calidad de la atención en Salud
Número de acciones ejecutadas derivadas de las auditorias realizadas /Total acciones de mejoramiento programadas para la vigencia
Mayor o igual al 90 %
PR
OC
ES
OS
MIS
ION
AL
ES
GE
ST
ION
C
LIN
ICA
Mejora contínua para cumplir con estándares de calidad
Ajustar los procesos misionales a los criterios de la normatividad vigente del Sistema único de Habilitación
Número de Acciones corregidas /Número de acciones detectadas
% de cumplimiento de los planes de mejoramiento de habilitación
Ejecutar las acciones priorizadas del Plan de Mejoramiento de los Estándares de Atención al Cliente Asistencial (Resultado de la autoevaluación con estándares de Acreditación)
Número de acciones ejecutadas/Número de acciones del plan de mejoramiento priorizado de los estándares de atención al cliente asistencial
% de cumplimiento del Plan deMejoramiento
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Mejorar la adherencia de las guías clínicas de manejo
Evaluación de adherencia a las guías del Ministerio de Salud y protección Social. Enfasis en los Programas de CyD - HTA - Prenatal
Número de historias clínicas que hacen parte de la muestra representativa con aplicación estricta de la guía /Total historias clínicas de la muestra representativa para los programas
Adherencia mayor a 80 %
SA
TIS
FA
CC
ION
DE
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L U
SU
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IO
Mejorar la percepción del usuario frente a los servivios prestados por el Hospital
Generar espacios académicos para fomentar en todo el personal del Hospital la cultura de comunicación asertiva y atención humanizada
Total de colaboradores capacitados en la atención humanizada / Total de colaboradores adscritos a la E.S.E
Informe consolidado del , SIAU que refleje mejoramiento de la satisfacción del usuario
Evaluar mediante estrategia lúdica realizada por personal externo a la entidad, el desempeño de los diferentes servicios frente a la atención del usuario.
Estrategia desarrollada en todos los procesos misionales
Informe del contratista que desarrolla la metodología de evaluacion
PR
OC
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OS
DE
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GE
ST
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FIN
AN
CIE
RA
Disminuir el nivel de riesgo de la ESE
Ejecutar medidas preventivas a nivel financiero
Aplicación trimestral de la matriz de seguimiento a riesgo financiero
Sin riesgo
Fortalcer el proceso de facturación de servicios
Hacer seguimiento a la oportunidad y la Calidad de la Facturación de Servicicios y la Gestión de Glosas.
Monto total glosado en el mes / Monto total facturado en el mismo mes)*100 Número total de facturas glosadas / Número total de facturas radicadas
Calidad de la facturación
Equilibrio presupuestal y financiero
Mantener el equilibrio presupuestal operativo con recaudo
Valor de la ejecución de ingresos totales recaudados en la vigencia (incluye recaudo de CxC de vigencias anteriores) / Valor de la ejecución de gastos comprometidos incluyendo cuentas por pagar de vigencias anteriores.
Mantener el punto de equiliobrio
GE
ST
ION
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
Fortalecimiento de la Gestión del Talento Humano
Ejecutar las acciones priorizadas del Plan de Mejoramiento de los Estándares de Gerencia del Talento Humano (Resultado de la autoevaluación con estándares de acreditación).
Número de acciones ejecutadas/Número de acciones del plan de mejoramiento priorizado de los estándares de Gerencia del Talento Humano
% ejecución Plan de Mejoramiento
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Ajustar el proceso de Talento humano a los requerimientos del Sistema Unico de Habilitación
Número de acciones ejecutadas/Número de acciones del plan de mejoramiento priorizado de los estándares de habilitación de Talento Humano
Plan de Mejoramiento
PR
OC
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Mantenimiento del modelo estàndar de Control Interno
Cumplimiento al Plan de Auditorias de Gestión
Número de auditorias realizadas/Número de Auditorias programadas
Plan de auditorias
Evaluación al cumplimiento de las acciones del Plan Operativo Anual (POA).
Auditoria de Seguimiento Informe de Auditoria
Evaluación al cumplimiento de los POA de las áreas
Evaluación al cumplimiento del Plan Anticcorrupción
Planeación y Seguimiento al Cumplimiento de los Planes de Mejoramiento de las auditorias Internas y externas
Revisión y actualización del MECI según la normatividad vigente
Documento actualizado Acto administrativo de adopción
Evaluación del mapa de riesgos institucional
Acciones correctivas/ Acciones planteadas de mejora
% Ejecucion planes de mejoramiento
Evaluación al cumplimiento de las acciones de los Planes de Mejoramiento de órganos de control y vigilancia.
Controlar el cumplimiento de los téminos para rendir la información institucional ente las diferentes entes de vigilancia y control.
Total Informes rendidos en los tiempos de ley en el periodo/Total Informes a rendir en el periodo
Tablero de control
AU
DIT
OR
IA C
LÍN
ICA
Sistema obligatorio de Garantìa de
Calidad
Implementar auditoria continua para el Mejoramiento contínuo de la Calidad (PAMEC)
Número de acciones de mejoramiento ejecutadas/ Número de acciones de mejoramiento programadas
% de ejecución del Cronograma
Evaluación al cumplimiento de las acciones de los Planes de Mejoramiento con estándares de acreditación
Auditoria de Seguimiento Informe de Auditoria
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Evaluación al cumplimiento de las acciones de los Planes de Mejoramiento con estándares de habilitación
Evaluación al cumplimiento de las acciones de los Planes de Mejoramiento de entes externos de salud (EPS-SUPERSALUD-DTSC...)
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SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE CALIDAD
Para la vigencia 2014 la Gerencia del Hospital se propueso integrar la gestión estratégica del Hospital, fortaleciendo los procesos y orientando el engranage institucional a un crecimiento organizado e integrado mediante el Sistema Integrado de Gestión que armonice las normas de calidad que le aplican a la E.S.E.
El esquema de trabajo unificado ha fortalecido los procesos de evaluación y los resultados institucionales.
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GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
El Hospital presentó ante Ministerio de Salud y Protección Social, como ajuste al
Plan Bienal 2014-2015 los siguientes proyectos :
"Construcción e implementación de Nueva infraestructura ..." para la
prestación de servicios de baja complejidad tipo A, toda vez que luego de las
revisiones a cargo del área de infraestructura del Ministerio se replanteó el diseño
arquitectónico y la distribución de las áreas, ajustando el proyecto a un área 5.238
Mts2 por un valor total de $ 8.267.088 millones en infraestructura y $ 1.446.668
millones en dotación y equipos biomédicos.
"Remodelación puestos de Salud", proyecto registrado en Ministerio de Salud,
con el fin de gestionar recursos para la adecuación de los Centros de Salud de Rio
claro, Llanitos, Cuervos, San Julián, Gallinazo, Santo Domingo, Nueva Primavera,
Alto Castillo, Papayal, los cuales requieren remodelación de áreas para prestar
servicios en condiciones de calidad; adecuación de consultorios, áreas de
odontología, citologías, vacunación, curaciones, en lo que respecta a techos,
pisos, paredes, sala de espera de pacientes, baño para discapacitados.
Para estos proyectos, tanto la Dirección Territorial de Salud de Caldas como
Ministerio de Salud y Protección Social, emitieron concepto de viabilidad técnica y
pertinencia dentro del diseño de red de salud del Departamento de Caldas; siendo
este el primer paso para que la Gerencia del Hospital continúe con las gestiones
para acceder a la asignación de recursos de cofinanciación.
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INVERSIÓN Y RENOVACIÓN DE DOTACIÓN HOSPITALARIA
El Hospital mediante proyecto de inversión presentado por la Gerencia al nivel Central accedió a recursos de cofinanciación de recursos del Ministerio de Salud y Proteccion social para el mejoramiento de la dotación Hospitalaria. Nombre del proyecto: Reposición de dotación Hospitalaria servicios de Hospitalización y Sala de partos. Total Inversión de 64. 229.200 de los cuales $ 31.047.000 Ministerio y el resto recursos propios del Hospital. Tipo de dotación adquirida:
CAMAS HOSPITALARIAS ELECTRICAS: 13
Mesa de noche: 11
Mesa puente: 6
ANTES
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DESPUÉS
ANTES DESPUES
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NUESTROS CLIENTES
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PORCENTAJE DE ATENCIONES POR CLIENTES - ASEGURADORAS CON PRESENCIA EN EL MUNICIPIO
ENTIDAD % DE ATENCIONES
CAFESALUD 52.875%
CAPRECOM 39.593%
DTSC 2.179%
SALUD TOTAL 0.935%
NUEVA EPS 0.793%
SALUDCOOP 0.629%
SERVICIO ACCIDENTAL DE SALUD 0.391%
COOMEVA 0.386%
QBE 0.385%
SEGUROS DEL ESTADO 0.385%
SEGUROS COLPATRIA 0.196%
SALUD VIDA 0.165%
EPS SURA 0.164%
MUNDIAL DE SEGUROS 0.127%
ASMET SALUD 0.115%
FISALUD FOSYGA 0.109%
POLICIA NACIONAL 0.102%
LA PREVISORA 0.065%
COLPATRIA SEGUROS DE VIDA 0.057%
BATALLON 0.055%
COSMITET 0.055%
COLMENA 0.045%
SANITAS 0.040%
POSITIVA 0.035%
SURAMERICANA 0.023%
CARDIF SOAT 0.017%
PROINSALUD 0.016%
FAMISANAR 0.011%
COMPARTA 0.009%
CRUZ BLANCA 0.008%
EMSSANAR 0.007%
LIBERTY 0.006%
COOSALUD 0.006%
ASEGURADORA SOLIDARIA 0.006%
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ENTIDAD % DE ATENCIONES
CONFAMILIARES 0.005%
ALIANZA MEDELLIN 0.003%
GENERALI COLOMBIA 0.003% Fuente: Oficina de Facturación Hospital San Antonio
Para nuestra entidad es de vital importancia afianzar lazos con el entorno, representado en el mercado por las entidades de salud que aseguran la población del municipio, es así como el Hospital San Antonio consciente del compromiso con los residentes en el municipio de Villamaría y en su interés de ofrecer a nuestra comunidad usuaria servicios oportunos en salud, atendió durante el primer semestre de 2014 usuarios afiliados a 37 entidades, donde el 93,8% de las atenciones fueron orientadas a usuarios del régimen subsidiado, el 3,5% correspondieron a atenciones del régimen contributivo y el 2,8% de los usuarios estaban adscritos a régimen especial, vinculados y otros dentro de los cuales están atenciones de accidentes de tránsito, riesgos laborales, seguros estudiantiles y seguros de vida.
Fuente: Oficina de Facturación Hospital San Antonio
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Fuente: Oficina de Facturación Hospital San Antonio
El 98,6% de nuestros clientes están concentrados en diez aseguradoras; Cafesalud representa el 52,9 % del total de las atenciones, en los regímenes subsidiado y contributivo; el 39,6% de las atenciones correspondió a usuarios de Caprecom; entre estas dos entidades suman el 92,5% del total de las atenciones en el primer semestre del año.
Fuente: Oficina de Facturación Hospital San Antonio
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Del total de aseguradoras (37) con las cuales el Hospital tiene relaciones comerciales, con el 87,5% se tienen convenios para atención de pacientes por evento y el 12,5% para atención de pacientes por cápita, no obstante este último representa el 78% del total de las atenciones del Hospital y el 22% de las atenciones a pacientes es bajo la modalidad de contratación por evento, porcentaje que ha venido en aumento en el último año, producto de los resultados mostrados por el Hospital y los continuos acercamientos con los diferentes nichos de mercado.
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PROCESOS MISIONALES
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INFORMACIÓN ESTADISTICA HOSPITAL SAN ANTONIO DE
VILLAMARIA E.S.E El total de egresos hospitalarios en el primer semestre de 2014, fue mayor en comparación con el comportamiento del mismo período del año anterior, con un promedio de 48 egresos por mes en el 2014 frente al promedio del I semestre del 2013 que fue de 40 egresos por mes; este incremento ha sido el resultado de la gestión de mercado adelantada con los aseguradores que tienen presencia en el municipio, con quienes se han establecido convenios, situación que se refleja con mayor énfasis en el mes de junio, donde se presentó un aumento del 15.25 % frente al mes de mayo.
Teniendo en cuenta que los días de estancia están directamente relacionados con el comportamiento mensual de los egresos, se puede concluir que durante el primer semestre de 2014, en promedio un paciente es dado de alta a los 3,3 días de su hospitalización.
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La tendencia en relación con la estancia de los egresos obstétricos es un día de hospitalización, si se tiene en cuenta que para el primer semestre de 2014 se atendieron 25 partos.
Durante el primer semestre de la actual vigencia, en promedio cada cama fue ocupada por 3.2 pacientes; igualmente teniendo en cuenta que la capacidad instalada es de 15 camas hospitalarias, el porcentaje ocupacional estuvo en un promedio del 39%.
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De las 27 defunciones certificadas por los médicos del Hospital, 12 corresponden a personas que fallecieron en su domicilio, una asociada al servicio de hospitalización y 14 a pacientes atendidos en el servicio de urgencias, es decir derivadas de la atención inicial, lo que equivale al 93% del total de defunciones derivadas de atenciones en el Hospital.
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PERFIL EPIDEMIOLOGICO
PRIMERAS 10 CAUSAS DE CONSULTA POR EL SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
1. Hipertensión esencial (primaria).
2. Caries de la dentina
3. Diarrea y gastroenteritis
4. Infección de vías urinarias
5. Rinofaringitis aguda
6. Enfermedad Pulmonar Obstructiva Crónica (EPOC)
7. Cefalea tensional
8. Lumbago
9. Gastritis - dispepsia
10. Síndrome de colon irritable
PRIMERAS 10 CAUSAS DE CONSULTA POR EL SERVICIO DE URGENCIAS
1. Insuficiencia Cardiaca Congestiva (ICC)
2. Síncope y colapso
3. Dolor abdominal, sitio no especificado
4. Estado asmático
5. Trastorno de ansiedad
6. Rinofaringitis aguda
7. Amenaza de parto pretérmino
8. Celulitis, sitio no especificado
9. Fractura, sitio no especificado
10. Crisis hipertensiva
38
PRIMERAS 10 CAUSAS DE INGRESO AL SERVICIO DE HOSPITALIZACION
1. Infección de vías urinarias
2. Enfermedad Pulmonar Obstructiva Crónica (EPOC)
3. Insuficiencia Cardiaca Congestiva (ICC)
4. Amenaza de aborto
5. Angina inestable
6. Neumonía
7. Crisis hipertensiva
8. Celulitis, sitio no especificado
9. Fractura de cadera
10. Amenaza de parto pretérmino
PRIMERAS 5 CAUSAS DE TRASLADO ASISTENCIAL BASICO
1. Desproporción Cefalopélvica
2. Fractura; sitio no especificado
3. Dolor abdominal (quirúrgico)
4. Trauma Encéfalo Craneano (TEC) Severo-Moderado
5. Herida por arma cortopunzante (tórax – abdomen)
6. Infarto Agudo de Miocardio
39
ODONTOLOGIA
PLANES DE MEJORAMIENTO COMITÉ DE GERENCIA
1er SEMESTRE 2014
El 50% de los planes de mejoramientos instaurados ya fueron ejecutados. El 25% no se iniciaron por causas ajenas al servicio de odontología.
ACCESIBILIDAD / OPORTUNIDAD
ENERO FEBRERO MARZO
3,7 DIAS
3,1 DIAS
2,1 DIAS
ABRIL MAYO JUNIO
5,9 DIAS
6,1 DIAS
5,9 DIAS
Se observa un promedio de 4,4 días de oportunidad en la asignación de citas odontológicas con un aumento significativo en el segundo trimestre de 2014.
40
CITAS CANCELADAS
El total de citas canceladas en el primer semestre de 2014 fue de 221 en total,
con un promedio mensual de 51 citas canceladas, mientras que en el 2013 fue de
304 en total, con un promedio mensual de 37 citas canceladas.
CITAS INASISTIDAS
41
El total de citas inasistidas en el primer semestre de 2014 fue de 349 en total, con
un promedio mensual de 58 citas inasistidas, mientras que en el 2013 fue de 407 en total, con un promedio mensual de 68 citas inasistidas.
INDICADORES DE ATENCIÓN DEL USUARIO
Se recibieron siete quejas durante el primer semestre de 2014, las cuales en su totalidad fueron respondidas a los usuarios
42
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Consultas Odontológicas-
Encontramos que el mayor porcentaje de asistencia a citas odontológicas corresponde a citas de control o seguimiento del tratamiento, mientras que el menor porcentaje corresponde a consultas de urgencias
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Sesiones Odontológicas-
43
Se observa en las sesiones odontológicas que corresponde al número de pacientes atendidos, un promedio de 758 en el primer semestre de 2014 con respecto al mismo periodo del 2013 que fue de 831
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Exodoncias-
Se presenta una disminución en el promedio de exodoncias del primer semestre de 2014 que fue de 87 con respecto al primer semestre de 2013 que fue de 97
INDICADORES DE PRODUCCIÓN
-Obturaciones-
Se encuentra una leve disminución en el número de obturaciones realizadas en el primer semestre de 2014 con respecto al mismo período de 2013, ya que en el 2014 se tuvo un promedio de 1008, mientras que en el 2013 fue de 1075.
44
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Exámenes de 1ra vez-
Se realizó un promedio de 297 exámenes de 1ra vez en la consulta odontológica del primer semestre de 2014 con respecto al mismo período de 2013 que fue de 337
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Urgencias odontológicas-
45
Se presentó una leve disminución en la consulta de urgencias odontológicas en el primer semestre de 2014 que fue en promedio de 70 consultas, con respecto al mismo periodo de 2013 que fue de 79.
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Tratamientos terminados-
Se presentó una disminución en la cantidad de tratamientos terminados durante el primer semestre de 2014 que fue en promedio de 196, con respecto al mismo período de 2013 que fue de 259
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Sellantes aplicados-
46
Se observa una gran disminución en el número de sellantes aplicados en el primer semestre de 2013 con respecto al mismo periodo de 2014, ya que en el 2013 se tuvo un promedio de 1686, mientras que en el 2014 fue de 683. Esto se debe a que en el 2014 se presentó una restricción que se ciñe a la resolución 412 de 2000 y en la cual se restringe la cantidad de sellantes que se aplican a determinados dientes según la edad. En el 2013 se aplicaban los sellantes en todos los dientes que se pudiera sin importar la edad, pero estando dentro de la edad que lo permite la norma.
INDICADORES DE PRODUCCIÓN -Actividades realizadas-
Se observa una cantidad de actividades odontológicas que se pierden con respecto al potencial de actividades que se pueden realizar, debido en mayor porcentaje a la cantidad de citas canceladas e inasistentes, y en menor número a las capacitaciones programadas y otro pequeño porcentaje que corresponde a permisos asignados a los funcionarios e incapacidades.
47
PLANES DE MEJORAMIENTO -DTSC-
Respecto a los planes de mejoramiento instaurados por la Dirección Territorial de Salud al área de odontología, se instauraron 6 planes de mejoramiento, de los cuales se ejecutaron 5 que corresponde al 83.3% y está en ejecución 1 que corresponde al 16.6%
PLANES DE MEJORAMIENTO -Auditoria Interna-
En auditoria interna realizada por el área de Auditoria de Calidad y Control Interno, se instauraron 17 planes de mejoramiento al área de odontología, los cuales se ejecutaron en su totalidad un 47%, un 23.5% aún está en ejecución y no se han iniciado un 29.4%, ya que estos corresponden a modificaciones en la planta física del área lo que depende totalmente a la aprobación de la Gerencia del hospital
48
ANALISIS DE INDICADORES DE CONSULTA EXTERNA
Para el periodo Enero – Junio del 2014 se presentó un leve aumento en la oportunidad para la consulta externa al pasar de 3 a 4 días para la atención.
El aumento de la oportunidad para la asignación de citas para consulta con médico general obedece específicamente a la renuncia de 2 médicos durante el periodo. Es importante resaltar que la metodología definida por la norma a través de la cual se mide la oportunidad no contempla dos aspectos que inciden negativamente en el cumplimiento del indicador como son: 1. El concepto de libre escogencia por el cual, independientemente de que se
disponga de una mejor oportunidad para la atención, el usuario solicita la atención por parte de determinado profesional y afecta el indicador.
2. La Consulta de Control que hace que el usuario solicite el servicio para varios días después de su primera atención, de manera que, así el Hospital pudiera asignar una cita más oportuna”, se le debe asignar para la fecha establecida por parte del profesional.
3. Finalmente, es de resaltar que el indicador mide días calendario transcurridos, que conlleva a una mayor exigencia para su cumplimiento, independientemente si de los días en que no se presta servicio.
49
La cancelación de citas durante el periodo ha disminuido sustancialmente esto debido a: Se corrigió algunos errores del sistema que aumentaban de manera significativa el indicador. 2. Se enfatizó en el programa de insistentes y las multas pedagógicas
50
La proporción de gestantes captadas entes de la semana 12 de gestación ha permanecido en un nivel óptimo, sin embargo en el inicio del semestre se observa una disminución del indicador, posterior a esto se intensifican las medidas para captación temprana de gestantes mediante los programas de promoción y prevención. Igualmente se está desarrollando el paquete instruccional del maternidad segura donde se inicia todo el proceso de gestación desde la consulta preconcepcional, la consulta de planificación familiar y la consulta de detección temprana de alteraciones en el joven donde se dan pautas básicas de responsabilidad sexual y reproductiva.
Durante el primer semestre del 2014 no se presentaron casos de Sifilis congénita, esto debido a diagnósticos y tratamiento oportunos, además del reforzamiento de las actividades de prevención de la sífilis aprovechando la expansión de los programas de prevención de la transmisión vertical del VIH para realizar detección y tratamiento de sífilis de la embarazada, además se involucró en la captación temprana de gestantes, en actividades educativas y de sensibilización y en la vigilancia epidemiológica.
51
DETECCION TEMPRANA Y PROTECCIÓN ESPECÍFICA
Se observa durante este semestre un comportamiento estable en los controles de crecimiento y desarrollo por enfermería se ha visto un aumento en los meses de febrero, marzo, mayo y junio. En promedio se realizan 47 consultas de CyD de primera vez por medico mensuales y 214 consultas de crecimiento y desarrollo por enfermería.
En control prenatal por enfermería se observa una disminución a partir del mes de abril, teniendo un promedio de 72 atenciones por mes y los controles prenatales por medico han tenido un comportamiento variable, con promedios de 85 por mes.
52
En promedio se realizan 74 valoraciones de agudeza visual al mes.
Fueron programadas actividades de control de planificación, mostrándose efectividad en el método, por lo tanto se evidencia un crecimiento asertivo para los meses de mayo y junio de 2014, con respecto a los meses anteriores, contando con un promedio de actividades de 46 por enfermería y 77 por medico.
53
En promedio se realizan 515 atenciones a pacientes del programa de crónicos mensualmente.
En promedio se realizan 41 atenciones al adulto mensualmente.
54
En promedio se realizan 123 atenciones al joven mensualmente.
En promedio se realizan 14 atenciones de postparto mensualmente.
55
En promedio se realizan 15 atenciones del recién nacido mensualmente.
En promedio se realizan 184citologias mensualmente.
56
57
LABORATORIO CLÍNICO
En el primer semestre del 2014 en el laboratorio clinico se realizaron 11.880
pruebas en total.
Haciendo un analisis del año anterior en el primer semestre se realizaron 8.522
con una diferencia creciente de 3.358.
Comparativo
Numero total de Laboratorios
Número total de laboratorios realizados en el primer nivel por servicios y
entidades.
58
Número total de laboratorios servicio de urgencias
Numero total de laboratorios en el servicio de hospitlización
Numero total de laboratorios remitidos
59
Promedio de examenes solicitados vs numero total de usuarios urgencias
Consulta Externa Morbilidad
Alto Costo
60
Oportunidad en la toma de muestras de Consulta Externa
Oportunidad en la entrega de resultados de Consulta Externa
Oportunidad en el servicio de urgencias
61
Oportunidad en el servicio de hospitalización
Oportunidad en la entrega de resultados de mayor complejidad
62
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL
63
GESTIÓN DE CALIDAD
Prestar servicios de salud en Colombia obliga a cumplir con el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (SOGC) y dentro de éste con el Sistema Único de Habilitación (SUH), el Sistema Único de Acreditación, los Sistemas de Información, el Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC) y las Normas Complementarias que aplican de acuerdo con los servicios que se presten y oferten.
La gestión de Calidad en el Hospital Departamental San Antonio de Villamaría E.SE y su impacto en el mejoramiento continuo ha permitido adelantar, consolidar y enfatizar toda la gestión integral del sistema obligatorio de garantía de la calidad, logrando incursionar en temas críticos y muy importantes para la prestación del servicio de salud en la actualidad como es todo el programa de seguridad del paciente.
SISTEMA UNICO DE HABILITACIÓN:
Según la resolución 2003 de 2014 la “autoevaluación de las condiciones de habilitación consiste en la verificación que hace el prestador sobre las condiciones de habilitación definidas en el Manual de Inscripción de Prestadores de Servicios de Salud y de Habilitación de Servicios de Salud y la posterior declaración de su cumplimiento en el REPS. La autoevaluación y la declaración en el REPS sobre el cumplimiento por parte del prestador, son requisitos indispensables para la inscripción o para el trámite de renovación”
Se realizó autoevaluación de la Resolución 1441 y de la resolución 2003, y se observa:
64
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: TODOS LOS
SERVICIOS
El principal incumplimiento en este aspecto es relacionado con la infraestructura.
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: DETECCION
TEMPRANA Y PROTECCION ESPECIFICA
Los incumplimientos de este servicio se dan por el programa de madre canguro, que le corresponden a todos los prestadores que atienden recién nacido independientemente del nivel de complejidad.
65
Respecto a este punto ya se empezó a documentar el proceso con la estudiante de la universidad Católica, quien será la encargada de iniciar con el proceso de maternidad segura en la ESE.
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: CONSULTA
EXTERNA
El no cumplimiento en el servicio de consulta externa básicamente es de dotación, ya que las camillas no se encuentran en buen estado, además, la sala de procedimientos menos no cumple con la infraestructura para la prestación del servicio. % DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: ODONTOLOGIA
En la autoevaluación de la resolución 2003 de 2014 se encuentra que los incumplimientos están relacionados con la infraestructura. No tiene área independiente para la disposición de residuos.
66
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: URGENCIAS
En el área de urgencias los incumplimientos están dados por la infraestructura básicamente, ya que los pisos y paredes no son de fácil limpieza y desinfección, en dotación las camillas no se encuentran en óptimas condiciones para la prestación del servicio. Sin embargo para estos dos aspectos están contemplados en la remodelación y construcción de la nueva infraestructura, proyecto que se encuentra preaprobado ante el Ministerio de Salud y la Protección Social.
67
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: SERVICIO
FARMACEUTICO
En el servicio farmacéutico durante este primer periodo del año se ha trabajado
sobre procesos prioritarios, especialmente el enfoque y la implementación de los
procesos en la organización, sin embargo los inclumplimientos de esta área tiene
que ver básicamente con la infraestructura, ya que los pisos y techos de esta
dependencia no son de fácil limpieza y desinfección.
Se socializó con todo el personal el programa de fármaco y tecnovigilancia, se
capacito a la regente encargada del servicio acerca de la información que debe
ser reportada ante la red de farmacovigilancia del INVIMA
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: TOMA DE
MUESTRAS DE LABORATORIO CLINICO
68
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION: LABORATORIO
CLINICO
Después de realizar la autoevaluación al servicio de laboratorio clínico de la ESE,
se verifican las condiciones de habilitación, donde se encuentra que se tiene
avanzado el proceso y cumple con los requerimientos básicos, sin embargo, se
deben certificar todas las auxiliares de enfermería en toma de muestras de
laboratorio.
69
El enfoque dado a este servicio específicamente es la asesoría en cada estándar
para mantener la calidad esperada.
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION:
HOSPITALIZACIÓN DE BAJA COMPLEJIDAD
En el servicio de hospitalización se ha trabajado en procesos prioritarios,
básicamente en lo relacionado con guías clínicas de atención donde se
documentaron las guías de las 10 primeras causas y además de todo el manual
de enfermería con cada uno de los procedimientos que se realizan en esta área.
Se está documentado mensualmente por medio de una plantilla específica para
este fin todo lo relacionado con auditorias de historia clínica, no solo en el área de
consulta externa sino también en las áreas de urgencias y hospitalización
garantizando la verificación de la adherencia a los procesos institucionales.
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION:
HOSPITALIZACIÓN OBSTETRICA
Desde la hospitalización obstétrica el principal incumplimiento se debe a la
infraestructura, se tiene debilidad en la parte de procesos prioritarios, pero se tiene
programado en el mes de septiembre se adelante todo lo relacionado al programa
de maternidad segura.
70
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION:TAB
El cumplimiento de los estándares a de habilitación con las ambulancias está
determinado por la dotación básicamente, en este aspecto solo quedaría faltando
en este momento los monitores y desfibriladores correspondientes para completar
la dotación requerida por la resolución.
El resto de los estándares se deben seguir trabajando para obtener la calidad
esperada y mantener el proceso en correcto funcionamiento.
71
% DE CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACION:
ESTERILIZACIÓN
La central de esterilización es un servicio crítico en infraestructura y dotación de acuerdo a la normatividad vigente. SISTEMA UNICO DE ACREDITACION
A través de la acreditación los Directivos, Personal Misional, Personal de Apoyo y
el Personal con funciones administrativas se empezaron a revisar los estándares y
los indicadores para confirmar el logro de los estándares e identificar las áreas
institucionales que requieran fortalecerse o mejorarse. Esta evaluación ha
requerido que la Institución disponga de datos, información, evidencias y
resultados documentados que validen el alcance de cada estándar.
La ESE Hospital San Antonio de Villamaría, inicio el proceso de autoevaluación
con la capacitación a los equipos de cada estándar sobre la metodología a seguir
para calificar cada estándar.
Hasta la fecha se han evaluado todos los estándares del componente cliente
asistencial, (54 en total), el grupo encargado de la evaluación de los estándares de
direccionamiento y gerencia igualmente está trabajando para concluir los planes
de mejoramiento y calificación de estos.
72
% DE AVANCE DE EVALUACION DE ESTANDARES DE ACREDITACIÓN
PROGRAMA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
Se actualizó todo el documento del PAMEC, se ajusto a la normatividad vigente,
se realizó la priorización de procesos y se propusieron planes de mejoramiento por
área
LISTADO DE PROCESOS A MEJORAR RIESGO VOLUMEN COSTO TOTAL
DERECHOS DE LOS PACIENTES 5 5 5 125
SEGURIDAD DEL PACIENTE 5 5 5 125
ACCESO 4 4 4 64
REGISTRO E INGRESO 3 4 4 48
EVALUACION DE NECESIDADES AL INGRESO 5 4 4 80
PLANEACION DE LA ATENCION 5 4 4 80
EJ 5 5 5 125
73
4 5 4 80
SALIDA Y SEGUIMIENTO 4 5 3 60
REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA 4 4 4 64
ESTANDAR DE MEJORAMIENTO 5 4 5 100
DIRECCIONAMIENTO 5 5 5 125
Se ha realizado seguimiento a los planes de mejoramiento basados en estándares
de acreditación que se han establecidos con las autoevaluación pertinentes.
De este seguimiento se tiene un avance del 71% en el cumplimiento de estos por
parte de los coordinadores de área.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Se realiza análisis y consolidado mensual de indicadores de manera conjunta y se
presentan a los entes respectivos los informes requeridos. A continuación alguno
de los indicadores del primer semestre
74
75
Los promedios de atención de urgencias son variables y están determinados por la cantidad de usuarios que asisten al servicio, para mejorar estos tiempos la institución ha implementado un sistema de Triage donde se clasifican los paciente antes de llegar a la consulta médica, en promedio están 20 y 30 minutos por paciente
76
77
OTRAS ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE CALIDAD
Organización y participación de la primera jornada de seguridad del paciente
El Hospital Departamental San Antonio de Villamaría E.S. presentó en el mes de
junio la Primera Jornada de Seguridad del paciente. Esta jornada tuvo el objetivo
de establecer un foro de intercambio de información y experiencias exitosas entre
profesionales e instituciones en el marco de un encuentro educativo, orientado a
un servicio de excelencia.
78
Se celebró bajo el lema “La seguridad del paciente no es una opción, es un
compromiso!”, en el marco de un encuentro educativo, orientado a un servicio de
excelencia,en el que participaron aproximadamente 300 personas del sector salud
de los departamentos de Caldas, Risaralda y Quindío: Hospitales, Clínicas
Universidades, Entidades Prestadoras de Servicios de Salud, Secretaria de salud
del Municipio de Manizales y Dirección Territorial de Salud de Caldas.
Se tuvo el acompañamiento y la participación de diferentes entidades de salud con
experiencia en el tema de seguridad del paciente como:
• Clínica Nuestra Señora del Rosario de la Ciudad de Santiago de Cali
• IPS Universitaria. Clínica León XIII de la ciudad de Medellín
• Centro Médico Imbanaco de la Ciudad de Santiago de Cali
• Dra. Olga Patricia Arias Jiménez (Asesora Icontec)
• DTSC
• Secretaria de salud Publica del municipio de Manizales
• Universidad de Caldas
• Clínica Versalles
• Servicios Especiales de Salud (SES). Hospital de Caldas
• Instituto del Corazón de Manizales. DIACORSAS
• ESE Hospital Departamental Santa Sofía
• Alkamedica
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CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
(CUMPLIMIENTO A LA LEY 1474, ARTICULO 9)
80
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y Administración del Riesgo
Los acuerdos, compromisos y protocolos éticos, fueron dados a conocer a todo el personal, mostrando un indicador de satisfacción del 100%, en cuanto al conocimiento, publicación y adherencia por parte del Recurso Humano vinculado al Hospital San Antonio de Villamaría, El año 2014 inicia con actividades de capacitación continuada, estableciéndose el cronograma para los 12 meses, dentro del Plan de Capacitaciones PIC. El estilo de Dirección A través de Calidad fueron agendados los comités, para la vigencia 2014, a junio 30 de 2014, se encuentra conformidad en el cumplimiento, en ellos se evalúan indicadores, metas, debilidades, fortalezas y amenazas, se suscriben los compromisos con fechas ciertas de cumplimiento. La Gerencia también programó las reuniones gerenciales en las que permite involucrar a todas las áreas y cruzar la información con la producción generada, se retroalimenta el Plan de Desarrollo Institucional vigente. En cuanto a la administración del Riesgo: la Entidad diseño el mapa de riesgos vigencia 2014, el mismo que fue socializado y se encuentra monitoreado se realiza control seguimiento de forma adecuada, encontrando en una situación a la fecha sin riesgo.
81
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Actividades de Control, Información, Comunicación Pública
Las políticas de operación adoptadas para el año 2014, se constituyen en los lineamientos necesarios para la evaluación del sistema de control Interno y el cumplimiento del Plan de Desarrollo aprobado por la Junta Directiva a la Gerente del Hospital San Antonio de Villamaría, apoya la ejecución eficiente y eficaz de las operaciones desarrolladas por el Recurso. Control Interno también constató el cumplimiento de 100% de los informes de obligatorio cumplimiento dirigidos a las diferentes instituciones, Contaduría General de la Nación; Departamento Administrativo de la Función Pública, La Resolución No. 2193, Dirección Territorial de Salud de Caldas y Contraloría General de Caldas, con cortes al 31 de diciembre de 2013 y primer trimestre vigencia 2014. La información primaria proveniente de las fuentes externas, nuestros usuarios con quienes estamos permanentemente en contacto, por lo tanto es analizada de forma permanentemente la producción y los niveles de satisfacción. Dando cumplimiento al plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Caldas el Hospital San Antonio de Villamaría Caldas tiene como meta para el mes de diciembre de 2014 actualizado el Manual de procesos y procedimientos y aprobado el mapa de procesos por la Junta Directiva. El Rediseño de la página
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WEB, sigue marcando la pauta para cumplir con la política de comunicación de manera ágil y dinámica donde interactúen los usuarios y la ESE.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
Autoevaluación, Evaluación Independiente, Planes de Mejoramiento
Las diferentes dependencias presentaron cronograma de auditoria, con acciones, indicadores y fechas de cumplimiento evidenciándose acciones y documentos propuestos para su autoevaluación. La Autoevaluación del Control se basó en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determinando la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas, la implementación y aplicación de las listas de chequeo por área se convirtió en la herramienta clave para determinar el autocontrol de los procesos existentes en el Hospital Departamental San Antonio de Villamaría Caldas. La oficina de control Interno presentó en el mes de enero el cronograma de auditoria vigencia 2014, fue ajustado y aprobado por los miembros del Comité de Control Interno.
83
La contraloría realizó visita al Hospital San Antonio, para lo cual se implementó el plan de mejoramiento institucional con fecha de cumplimiento hasta el 21 de diciembre de 2014, Las auditorias conjuntas con calidad han permitido establecer los planes de mejoramiento funcionales a las áreas asistenciales y administrativas y se han suscrito los planes de mejoramiento individualizados, lo anterior le permite a la institución mejorar en sus procesos y procedimientos acercándose exitosamente a la misión que es nuestra razón de ser, El prestar servicios de salud con calidad, eficacia, eficiencia y efectividad optimizando los recursos humanos, tecnológicos, financieros y científicos..
TEMAS EVALUADOS
Desatacado; Calidad con su sistema de habilitación y proceso de acreditación, Por mejorar en el Área de Tesorería, Gestión Documental y sistemas se ha convertido en un reto: diseñar estrategia de mejoramiento en la página WEB, En Desarrollo El archivo de gestión documental de la institución y aplicación de las tablas de retención documental.
Procesos Califica
CALIDAD 98%
LABORATORIO 92%
CONTABILIDAD 90%
PRESUPUESTO 90%
ODONTOLOGIA 86%
JURIDICA 80%
COORD MEDICA 79%
URGEN Y HOSPI 77%
ALMACEN 77%
CONTROL INTERNO 75%
TESORERÍA 66%
ESTADÍSTICA, FACTURACIÓN ,
65%
RECURSO HUMANO 64%
CONSULTA EXTERNA 50%
FARMACIA 45%
CARTERA 42%
SISTEMAS 35%
84
Auditorias Cantidad Planes de
Mejoramiento Control y Seguimiento
% de Avance
Gestión Asistencial 9 8 Permanentemente 82%
Gestión Administrativa 16 5 Permanentemente 52%
Auditorias Conjuntas Calidad
25 15 Permanente 32%
Externas (Contraloría, 1 1 En Ejecución 10%
CUMPLIMIENTO DE LA LEY 943 DEL 21 DE MAYO DE 2014 “DAF”
ACTUALIZACION MECI El nuevo esquema propone re direccionar las estrategias de Gestión, Estratégica y de Control desde el siguiente esquema:
MODULO COMPPONENTE ELEMENTOS
1 CONTROL DE
PLANEACION Y GESTION
TALENTO HUMANO ACUERDOS Y COMPROMISOS ETICOS
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRAGICO
PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
INDICADORES DE GESTION
POLITICAS DE OPERACIÓN
ADMON DEL RIESGO
POLITICA DE ADMON DEL RIESGO
IDENTIFICACION DEL RIESGO
ANALIS Y VALORACION DEL RIESGO
2 EVALUACION Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
AUTOEVALUACION DEL CONTROL Y GESTION
AUDITORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA
PLANES DE MEJORAMIENTO
PLAN DE MEJORAMIENTO
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El Hospital cumple con el diseño del cronograma para su actualización el cual se avanza satisfactoriamente:
FAS ACTIVIDAD PERIODO AÑO 2014
JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 CONOCIMIENTO 1 MES 18
2 DIAGNOSTICO 1 MES
3 PLANEACION DE LA ACTUALIZACION
1 MES
4 EJECUCION Y SEGUIMIENTO 4 MESES
5 CIERRE 1 MES 21
Finalmente y de Acuerdo con la Calificación otorgada por el Departamento Administrativo de la Función Publica vigencia 2013, el Control Interno para este primer semestre se mantiene. Adecuadamente.
86
GESTIÓN Y AUDITORIA MÉDICA
CAPACITACIONES MÉDICAS Semanalmente se está reentrenando al grupo médico en guías de atención de las 10 primeras causas de consulta, tanto al servicio de urgencias como de consulta externa, así como en temas de interés tales como análisis de casos. Entre los temas revisados a la fecha contamos:
1. Reanimación cardiopulmonar 2. Evento coronario agudo 3. Revisión de tema sobre chikungunya y rabia 4. Antibioticoterapia 5. Neumonía 6. EDA 7. IRA 8. Protocolos AIEPI 9. Neumonía 10. Enfermedades huérfanas 11. Psoriasis sistémica 12. Vértigo
IMPLEMENTACIÓN DEL TRIAGE En el servicio de urgencias se estandarizó la realización de triage por parte de una enfermera con entrenamiento en el área, adicionalmente se actualizó el protocolo de triage de la institución. ACTUALIZACIÓN DE PROTOCOLOS INSTITUCIONALES El grupo médico del Hospital realizó la actualización de los protocolos de las 10 primeras causas. EVALUACIÓN MÉDICA Se ha realizado a la fecha 2 examenes al grupo médico, éstos orientados al tratamiento de las 10 primeras causas de atención, adicionalmente se está implementando un modelo estandarizado de análisis de historia clínica del cual han derivado 3 planes de mejoramiento.
87
APH EN PROCESO DE REFERENCIA – CONTRARREFERENCIA Actualmente se cuenta con una tecnóloga en atención prehospitalaria, quien se encarga de la realización de traslados asistenciales y del proceso de referencia contrarreferencia de la institución. CONTROL DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES En compañía de la líder de facturación se han revisados todos los procesos de facturación y médicos, con miras a mejorar tanto el diseño de la historia clínica, como el manejo de la contratación vigente. CONSULTA EXTERNA Se ha ampliado la disponibilidad de horarios de consulta externa hasta 8 horas los sábados, así como el uso de los consultorios de ésta área, aumentando la productividad de los mismos. GESTIÓN DE CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO En el momento está vigente el convenio docencia servicio con la Universidad de Caldas, ya está firmado el convenio marco con la Universidad de Manizales, está en proceso de levantamiento el convenio con la Universidad Autónoma de Manizales y se están iniciando las negociaciones con la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales, todo esto con miras en darle el carácter de Universitario al Hospital, lo que redundará en le generación de producción académica, investigación y elevación de los estándares de calidad institucional. PLAN DE EMERGENCIA Se reactivó el comité hospitalario de emergencias, del cual se han realizado a la fecha 3 reuniones, se realizó la actualización del mapa de riesgos y está en proceso el plan de mitigación y evacuación. Para el año 2013 la evaluación de dicho plan por parte de la Dirección Territorial de Salud fue de 42% de cumplimiento, para el mes de septiembre del presente año es de 78%.
GESTIÓN DE NUEVAS CONTRATACIONES A la fecha ya se ha firmado un nuevo convenio para la atención de urgencias y hospitalización de baja complejidad con la Nueva EPS, de la misma manera se
88
amplió la contratación de consulta domiciliaria, nebulizaciones, traslado asistencial y atención a usuarios del IMPEC con Caprecom a evento.
GESTION DE GLOSAS
Al momento se ha concluido la revisión y corrección de más de 39000 RIPS del año 2013, 24000 de caprecom y 15000 de Cafesalud, ésta actividad en colaboración de personal de enfermería y de facturación, con dicha gestión se logró levantar las glosas por cumplimiento en PyP de Cafesalud, correspondientes a aproximadamente $ 80’000.000, queda pendiente la liquidación del contrato vigente para ese año con dicha entidad. Y para Caprecom se envió la corrección de todos los RIPS de 2014, lo cual queda listo para conciliar y dar paso a la liquidación del contrato del año 2013. Se ha dado respuesta a las glosas de todos las entidades que reportan a nuestra entidad. Se ha realizado conciliación en el momento con las siguientes entidades: Nueva EPS, Cafesalud, Policía Nacional. Está programada la conciliación con Seguros del Estado, Asmetsalud y QBE (con ésta última se han programado ya 3 conciliaciones fallidas.
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PROCESOS ADMINISTRATIVOS
90
GESTIÓN JURÍDICA
Comportamiento Total de tutelas:
Comportamiento de acciones administrativos ante Organos de Control
91
PROCESOS JUDICIALES EN CURSO
COMPORTAMIENTO DE CONTRATACION PÚBLICA VIGENCIA 2014
92
GESTIÓN FINANCIERA
Comparativos financieros primer semestre de 2013 – primer semestre 2014
COMPARATIVO PASIVO
CONCEPTO VALOR 2013 VALOR 2014 VARIACIÓN
Servicios Personales Indirectos 41,415,490 61,523,630 20,108,140
Prestaciones Sociales 4,476,325
(4,476,325)
Proveedores 276,485,113 232,017,494 (44,467,619)
Aportes Parafiscales y Patronales 6,108,068 6,016,727 (91,341)
Servicios Públicos 2,464,761 5,385,181 2,920,420
Recursos Recibos en Administración
69,541,045 69,541,045
Otras Cuentas por Pagar 43,695,314 55,905,878 12,210,564
Ingresos Recibos por Anticipado 33,656,182
(33,656,182)
Pasivos Estimados 35,026,004 30,067,350 (4,958,654)
Total Pasivos 443,327,257 460,457,305 17,130,048
SIN ESTIMADOS 409,671,075 390,916,260 (18,754,815)
93
COMPARATIVO FACTURACIÓN
CONCEPTO VALOR 2013 VALOR 2014 VARIACION
Régimen Contributivo 23,122,740 43,218,440 20,095,700
Régimen Subsidiado 1,335,670,355 1,465,573,147 129,902,792
Vinculados 3,914,773 229,000 (3,685,773)
Soat 9,215,998 15,433,770 6,217,772
Plan de Intervenciones Colectivas 141,084,500 42,214,000 (98,870,500)
Otras Ventas de Servicios de Salud 18,149,321 23,123,458 4,974,137
TOTALES 1,531,157,687 1,589,791,815 58,634,128
COMPARATIVO CONTABLE
CONCEPTO VALOR 2013 VALOR 2014
VARIACION
Total Activo 2,529,580,702 2,943,342,519 413,761,817
Total Pasivos 443,327,257 460,457,305 17,130,048
Total Patrimonio 2,086,253,445 2,482,885,214 396,631,769
Venta de Servicios de Salud 1,329,251,027 1,589,791,815 260,540,788
Costo de Ventas de Servicios 921,422,784 1,145,489,859 224,067,075
Gastos de Operación 579,397,039 428,969,520 (150,427,519)
Provisiones Depreciaciones Amortizaciones
- 18,837,778 18,837,778
Excedente o Deficit Operacional (171,568,796) 15,332,436 186,901,232
94
RESUMEN VARIACIONES
Año Reconocimientos Salud Recaudos Compromisos Obligaciones TOTALES
2.013 1.897.557.176 1.653.252.779 1.840.037.830 2.340.644.115 2.070.380.696 443.086.939
2.014 1.925.248.534 1.569.736.513 1.712.459.646 2.120.669.554 2.120.669.554 195.421.020
VARIACIONES 27.691.358 -83.516.266 -127.578.184 -219.974.561 50.288.858 -247.665.919
Otros Ingresos 590,645,974 341,208,819 (249,437,155)
Gasto Público Social 808,479 918,616 110,137
Otros Gastos 13,338,424 387,328,759 373,990,335
Excedente o Deficit del Ejercicio 404,930,275 (31,706,120) (436,636,395)
95
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO
CONCEPTO 30/06/2013 30/06/2014
INGRESOS OPERACIONALES 1.329.251.027,00 1.589.791.815,72
...42 VENTA DE BIENES 0 0
......4210 Venta de Bienes Comercializados (421060 y 421061) 0 0
...43 VENTAS DE SERVICIOS 1.329.251.027,00 1.589.791.815,72
......4312 Venta de servicios de salud 1.329.251.027,00 1.589.791.815,72
......439512 (-) Devoluciones, rebajas y descuentos en venta de SS (No incluye glosas) 0 0
6 COSTO DE VENTAS Y OPERACION 921.422.784,00 1.145.489.859,82
...62 COSTO DE VENTAS DE BIENES 0 0
......6210 Costo de Ventas de Bienes Comercializados (621023 y 621024) 0 0
...63 COSTO DE VENTA DE SERVICIOS 921.422.784,00 1.145.489.859,82
......6310 Servicios de Salud 921.422.784,00 1.145.489.859,82
MARGEN BRUTO 407.828.243,00 444.301.955,90
(-) GASTOS DE OPERACION 579.397.039,00 428.969.519,79
...51 DE ADMINISTRACION 579.397.039,00 410.131.741,79
......5101 Sueldos y salarios GA 409.893.108,00 283.425.166,51
......5102 Contribuciones imputadas GA 0 0
......5103 Contribuciones efectivas GA 21.889.022 17.886.932
......5104 Aportes sobre la nómina GA 3.049.056 2.161.940
......5111 Gastos generales (Diferentes a la 511160) 137.487.641,00 100.733.473,28
......511160 Margen en la Contratación de Servicios de Salud 0 0
......5120 Impuestos, contribuciones y tasas GA 7.078.212 5.924.230
...53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES 0 18.837.778
......Provisiones 0 9.128.504
......Depreciación 0 8.549.274
......Amortizaciones 0 1.160.000
EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL -171.568.796,00 15.332.436,11
96
...4428 Otras Transferencias 0 0
...47 Operaciones Interinstitucionales 0 0
...48 OTROS INGRESOS 590.645.974,00 341.208.819,32
......4805 Financieros 895.819,00 39.875,61
......4808 Otros Ingresos Ordinarios (diferentes a la 480822) 5.818.430,00 175.498.943,71
......480822 Margen en la contratación de servicios de salud 222.608.594 110.996.019
......4810 Extraordinarios 74.629.771,00 54.673.981,00
......4815 Ajuste de ejercicios anteriores 286.693.360 0
...55 Gasto Público Social 808.479 918.616
...57 Operaciones Interinstitucionales 0 0
...58 OTROS GASTOS 13.338.424,00 387.328.759,44
......5805 Financieros 61.426,00 134.893,22
......5808 Otros gastos ordinarios (diferentes a la 580802) 3.940.301 0
......580802 Pérdida en retiro de activos (incluye glosas definitivas) 1.233.050 59.732.045
......580814 Margen en la Contratación de Servicios de Salud 0 90.673.148
......580890 Otros Gastos Ordinarios 0 23.106.847
......5810 Extraordinarios 8.103.647 202.195.980
......5815 Ajuste de ejercicios anteriores 0 0
5.815
5815 Ajustes de Ejercicios Anteriores 0,00 11.485.846,58
EXCEDENTE Ó DEFICIT DEL EJERCICIO 404.930.275,00 -31.706.120,01
97
BALANCE GENERAL COMPARATIVO A JUNIO 30 DE 2014
CONCEPTO 30/06/2013 30/06/2014
1. TOTAL ACTIVO 2.529.580.702,00 2.943.342.519,53
ACTIVO CORRIENTE 688.784.515,00 1.068.137.052,41
......11 Efectivo AC 169.733.597,00 168.996.054,73
......12 Inversiones e instrumesntos derivados AC 0 0
......14 Deudores AC 260.405.343 452.059.023
.........1406 Ventas de Bienes 0 0
.........1409 Servicios de salud 260.405.343 382.517.978
.........1413 Transferencias por cobrar 0 0
.........1420 Avances y anticipos entregados 0 0
.........1425 Depositos entregados en garantía 0 0
.........1470 Otros deudores 0 0
.........1424 Recursos Entregados en Administración 0 69.541.045
.........1480 Provisión para deudores (-)
......15 Inventarios AC 8.021.939,00 10.989.527,00
......19 Otros activos AC 250.623.636,00 436.092.447,21
ACTIVO NO CORRIENTE 1.840.796.187,00 1.875.205.467,12
......12 Inversiones e instrumesntos derivados 4.561.428 4.561.428
......14 Deudores 326.125.703,00 435.971.967,80
.........1406 Venta de Bienes 0 0
.........1409 Servicios de salud
.........1413 Transferencias por cobrar 0 0
.........1420 Avances y anticipos entregados 0 0
.........1425 Depositos entregados en garantía 0 0
.........1470 Otros deudores 0 0
98
.........1475 Deudas de dificil cobro (diferentes a la 147511)
.........147511 Servicios de Salud 326.125.703,00 445.100.471,80
.........1480 Provisión para deudores (-) 0,00 -9.128.504,00
.........Otros (Diferentes a 1406, 1409, 1413, 1420, 1425, 1470, 1475, 147511 y 1480)
0 0
......16 Propiedades planta y equipos 1.510.109.056,00 1.434.672.071,32
......17 Bienes de beneficio y uso público 0 0
......19 Otros activos 0,00 0,00
2. TOTAL PASIVO 443.327.257,00 460.457.305,00
PASIVO CORRIENTE 356.116.402 337.060.604
......22 Operaciones de crédito público PC 0 0
......23 Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados PC
0 0
......24 Cuentas por pagar PC 282.957.891 306.993.254
.........2401 Adquisición de bienes y servicios 189.273.758 108.620.793
.........2425 Acreedores 88.438.535 123.316.217
.........2436 Retención en la fuente 5.245.598 5.515.199
.........2453 Recursos Recibidos en Administración 0 69.541.045
......25 Obligaciones laborales y de seguridad social integral PC
4.476.325 0
.........2505 Salarios y prestaciones sociales 4.476.325
.........2510 Pensiones y prestaciones económicas por pagar
0 0
......26 Otros bonos y títulos emitidos PC 0 0
......27 Pasivos estimados PC 35.026.004 30.067.350
......29 Otros pasivos PC 33.656.182,00 0,00
PASIVO NO CORRIENTE 87.210.855 123.396.701
......22 Operaciones de crédito público 0 0
......23 Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados
0 0
......24 Cuentas por pagar 87.210.855 123.396.701
.........2401 Adquisición de bienes y servicios 0 0
.........2425 Acreedores 0 0
99
.........2450 Avances y anticipos recibidos 0 0
.........Otras cuentas por pagar (diferentes a la 2401, 2425 y 2450)
0 0
......25 Obligaciones laborales y de seguridad social integral
0 0
.........2505 Salarios y prestaciones sociales 0 0
.........2510 Pensiones y prestaciones económicas por pagar
0 0
......26 Otros bonos y títulos emitidos 0 0
......27 Pasivos estimados 0 0
......29 Otros pasivos 0 0
3. TOTAL PATRIMONIO 2.086.253.445,00 2.482.885.214,53
...31 Hacienda pública 0 0
...32 Patrimonio institucional 1.681.323.170,00 2.514.591.334,54
Utilidad o Perdida del Ejercicio 404.930.275,00 -31.706.120,01
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 2.529.580.702,00 2.943.342.519,53
100
INDICADORES FINANCIEROS PRIMER SEMESTRE DE 2014
NOMBRE DEL INDICADOR
ECUACION DATOS RESULTADO ANALISIS
Capital de Trabajo
Activo Corriente Menos Pasivo Corriente
$ 1,068,137,052 - $ 337,060,604
$ 731,076,448
El hospital posee $ 731,076,448 para cumplir con sus compromisos a corto plazo
Razón Corriente
Activo Corriente Dividido Pasivo Corriente
$ 1.,068,137,052 / $ 337,060,604
3,16%
El hospital puede disponer del 3.16% de sus activos corrientes para cubrir sus obligaciones a corto plazo
Prueba Ácida
Activo Corriente Menos Inventarios Dividido Pasivo Corriente
$1.068,137,052 - $ 10,989,527 / $ 337,060,604
3,13% El hosptial posee el 3.13% de capacidad de pago inmediato para cubrir sus obligaciones a corto plazo
Endeudamiento Total Pasivo Dividido Total Activos
$ 460,457,305 / $2.943,342,519
15,64% El 15.64% de los bienes que posee el hospital corresponden a los acreedores
Levarage Total Pasivos Dividido Total Patrimonio
$ 460,457,305 / $ 2.482,885,214
18,54%
El hospital debe utilizar un 18.54% del total de su patrimonio para cumplir con sus obligaciones con los acreedores
Financiación Total Patrimonio Dividido Total Activos
$ 2.482,885,214 / $ 2.943,342,519
84,35% El 84.35% de los bienes que posee el hospital pertenecen al Estado Colombiano
Margén Neto de Utilidad
Utilidad Neta Dividido Venta de Servicios
$ -31,706,120 / $ 1.589,791,815
-1,99% El hospital obtuvo un decrecimiento del 1,99% del producto de la venta de servicios de salud
101
FACTURACIÓN
PRIMER SEMESTRE DE 2014
Los meses de enero y junio reportan un índice más bajo de facturación debido a
los periodos de vacaciones escolares, esto dado a que disminuyen las atenciones
y visitas a colegios, escuelas y jardines infantiles, nuestra población base para
Promoción y Prevención en odontología, crecimiento y desarrollo, atención al
joven y planificación familiar, en cuanto febrero y marzo de identificó una
sobrefacturación, por detartrajes facturados a Caprecom.
La facturación promedio mes corresponde al comportamiento de los meses de
abril y mayo.
102
El porcentaje actual demuestra que la oportunidad ha mejorado en su atención,
esto por el aumento en el número de médicos tanto para la consulta de morbilidad
como para el PyP, así como se le ha dado mayor organización a los procesos y
los gestores de los mismos, unificando criterios, direccionamientos y prioridades,
desde Consulta externa, urgencias y veredas:
La oportunidad global en la generación de la facturación se ha mejorado en
un 85%, ya que el seguimiento a las admisiones abiertas se hace
permanentemente.
Cada facturador es responsable del proceso desde el momento en que el
usuario se acerca a legalizar el servicio por el cual asiste al Hospital San
Antonio de Villamaría.
Con el seguimiento permanente a las admisiones se garantiza la
facturación de los servicios que presta el Hospital y el posterior recaudo de
los mismos.
Lo anterior se logró gracias al plan de mejoramiento que vinculó al
Coordinador de Odontología, Farmacia y al Jefe de Urgencias y
Hospitalización ya que son estas áreas las de mayor incidencia en los
resultados.
103
La oportunidad para la asignación de citas médicas y odontológicas concentra los
esfuerzos institucionales en busca de mejorar el proceso y con ello dar respuesta
efectiva a la demanda de servicios de nuestros ususarios.
104
Tanto las citas incumplidas como canceladas obedece a que el promedio más alto
de atención en la Institución corresponde a pacientes crónicos, multi consultantes
que por sus patologías terminan cancelando sus citas por consulta externa y
acudiendo directamente al servicio de urgencias, claro está sin previa cancelación
como seria su deber ser, además de ello los pacientes de vereda incumplen o
llegan tarde, lo que refleja una cancelación, esto dado a los condiciones para
realizar sus traslados para asistir a la consulta, reflejadas como incumplidas, para
lo cual el hospital está ampliando su atención durante todo el día sin restricción de
horarios a pacientes de tercera edad y de veredas tanto telefónicamente como
personal.
105
0204060
Administrativo
Asistencial
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Distribución del personal por nivel
RECURSO HUMANO
106
ESQUEMA DE PERSONAL POR SERVICIOS
107
13%
87%
Procentaje de Rotación
de Personal
Rotacion
No rotacion
INGRE
SOS48%
EGRESOS
52%
Egresos vs Ingresos
ANALISIS DE ROTACION DE PERSONAL
108
0
5
10
Ingresos
Egresos
5%
95%
SI
NO
0
5Urgencias
Otros
ROTACIÓN POR SERVICIO
% DE AUSENTISMO LABORAL
ACCIDENTALIDAD
109
ANALISIS DE ACCIDENTALIDAD
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO PLAN DE CAPACITACIONES
92%
8%
% de cumplimiento del plan de Capacitaciones
Capacitaciones
realizadas
Capacitaciones
canceladas
83%
17%
RiesgoBiologico
Otros
110
SISTEMA DE ATENCIÓN AL USUARIO Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
GESTION INSTITUCIONAL
A través del Sistema de Atención al Usuario se brinda información a los
usuarios sobre temas relacionados con el acceso a los servicios que presta
nuestra entidad, horarios de visita, derechos y deberes entre otros de interés
común; adicionalmente se realizó demanda inducida remitiendo a los diferentes
programas de P y P.
GESTION INTERINSTITUCIONAL
Se remitieron usuarios a la oficina del SISBEN, allí inicia el proceso para
carnetizarlos en salud.
Usuarios con carné de otro Municipio: Se gestiona por SISBEN y/o con las
gestoras de CAPRECOM quienes les colaboran en el proceso de traslado.
Se realiza el trámite de autorizaciones para servicios de otro nivel de atención
ya sea en urgencias, consulta externa u hospitalización, en casos especiales.
Criterios:
A solicitud médica.
Cuando se presenta la necesidad de ayudarlo y/o cuando el usuario lo
requiere.
Apoyo para agilizar los trámites de algún usuario en su E.P.S.
Según el grado de escolaridad y la capacidad de entendimiento del usuario, se
ubica con dirección, nombre de la Institución y si es posible con la cita, fecha,
hora, profesional ó especialista, N° de teléfonos anotados y el nombre de quien
dio la cita.
111
GESTIÓN CON LA POBLACIÓN PRIORITARIA: Las Gestantes: Acordamos con la Jefe de la oficina del SISBEN del Municipio
dar prioridad a la población de mujeres gestantes, de tal manera que de la Alcaldía
salgan con el formulario para la E.P.S. y de allí al Hospital a iniciar sus controles
en lo posible antes de las doce semanas de embarazo. En el trimestre se han
remitido 12 gestantes desde la oficina del SISBEN.
Población Victima: Sin seguridad Social: Personas que vienen al Hospital y se
remiten de manera inmediata y efectiva hacia Secretaria de Gobierno, previa
instrucción acerca de los beneficios.
El SIAU en coordinación con la funcionaria de citas de P/P, remite usuarios
victimas, a programas de P/P y al SISBEN para que les realicen la encuesta como
un requisito que solicita el Ministerio de la Protección Social.
PARTICIPACIÓN COMUNITARIA DEL HOSPITAL CONSEJO DE POLITICA SOCIAL: Asisten todas las Instituciones del Municipio, lo encabeza el Señor Alcalde y desde allí se desarrollan las acciones sociales en beneficio de la primera infancia. Se hacen reuniones bimestrales. MESA DE LA PRIMERA INFANCIA Dentro de ella se encuentra MESA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL (SAN). Las reuniones son mensuales. COMITÉ MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD
• Las reuniones son bimestrales, las lidera el señor Alcalde, todas las
Instituciones del Municipio y los epresentantes de cada una de las
discapacidades: visual, auditiva, múltiple y física.
• Este año estamos trabajando dos Actividades importantes:
112
• El censo de discapacidad para subir la información a la plataforma del
Ministerio para lo cual el Hospital es una U.G.D. con la dificultad que no entra
la clave.
• El Municipio será la sede de los primeros juegos departamentales para las
personas con discapacidad que se realizarán del 26 al 28 de noviembre de
este año. Estamos empezando a organizarlos.
COMITÉ MUNICIPAL DE VICTIMAS
Las reuniones se realizan cada dos meses, y tenemos un subcomité que se denomina: “COMITÉ DE JUSTICIA TRANSICIONAL”: donde hemos venido trabajando la “Ruta Municipal de Atención a Víctimas”, donde fui la responsable por el Hospital de construir la ruta de atención en salud. PARTICIPACION EN LA RONDA MÉDICA Se realizaron actividades interdisciplinarios con el propósito de intervenir de manera oportuna los casos que requieran atención por SIAU y/o Trabajo Social tales como: Maltrato infantil, abandono social o familiar, los casos de sisbenización y orientación para afiliación al R.S.
DERECHOS Y DEBERES DE LOS HOSPITALIZADOS Se socializaron y entregaron folletos de derechos y deberes a Usuarios del servicio de hospitalización, de los cuales se conservan los respectivos registros.
113
SATISFACCIÓN GLOBAL
COMPARATIVO PRIMER SEMESTRE 2013-2014
Durante el primer semestre de 2014 la satisfacción Global se mantuvo en los rangos superiores del estándar de calidad esperada. El Hospital se encuentra en permanente proceso de sensibilización e intervención de las causas de insatisfacción, con el fin de mejorar la percepción del usuario frente a los servicios prestados por la entidad.
114
MANIFESTACIONES DE LOS USUARIOS POR AREAS SEGUNDO TRIMESTRE
ANALISIS DE MANIFESTACIONES POR TIPO
Recibidas por medio del buzón, corresponden al municipio de Villamaria. Segundo semestre 2014
115
MEDIOS DE RESPUESTA
116
ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN REALIZADAS
117
OTRAS ESTRATEGIAS PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO Y GERENCIA
Durante el primer semestre la gerencia dinamizaron metodologías estratégicas
para articular los procesos en torno al logro de metas institucionales, mediante la
gestión integrada del grupo de apoyo directivo.
Objetivos: Desarrollar actividades que le permitan a la Alta Gerencia interactuar en forma continua con las unidades funcionales, de tal forma que se promuevan el seguimiento y la mejora continua de los procesos e identificar y remover de barreras para el mejoramiento. Consolidar la información institucional generada a través de los diferentes procesos, que permita realizar un análisis sistemático de las variaciones presentadas y definir acciones de mejora.
118
SEGUIMIENTO GERENCIAL A LA GESTION DE LAS AREAS
La gerencia del Hospital realizó análisis periódico de cada área funcional con el fin de hacer evaluaciones oportunas para la toma de decisiones.
Para este fin estableció sesiones periódicas de Gerencia para evaluar los resultados de los indicadores inherentes a cada servicio y crear compromiso de gestión frente a las variaciones evidenciadas.
Informe de gestión periodo enero a marzo de 2014.
119
Informe de gestión periodo abril a junio de 2014.
Las conclusiones de esta estrategia se sintetizan en:
• Avance de todos los integrantes de la organización en el apersonamiento
de la gestión y los procesos en evidente mejoramiento.
• Fortalecimiento de las estrategias de seguimiento y la evaluación a los resultados de las áreas, como herramienta para el mejoramiento continuo.
• Fortalecer las acciones de seguimiento, control y retroalimentación a los planes institucionales de todos los procesos.
120
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Socialización, sensibilización y capacitación al personal de la institución sobre la importancia del buen uso del manual de imagen e identidad corporativa.
Capacitación sobre Comunicación Organizacional, con el objetivo de propiciar la apropiación y vivencia de habilidades comunicativas que aporten al mejoramiento de las relaciones entre el cliente interno y de este hacia la organización como preparación para los cambios a los que se enfrente la entidad en el futuro.
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Proceso de formación en habilidades comunicativas y atención al usuario dirigido a todo el personal de la institución, dada la necesidad de reforzar el mejoramiento de la comunicación, la humanización de laatención, el clima organizacional y potencializar la buena atención al usuario.
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Sensibilización orientada por psicología organizacional sobre liderazgo. Actividad dirigida a los coordinadores de área
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CONCLUSIONES Y OTROS ASPECTOS DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
El Hospital Departamental San Antonio de Villamaría ESE está proyectado a la gestión integral de la calidad, con la base transversal de los estándares de acreditación definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social. La actual administración de la entidad ha aplicado durante el primer semestre de 2014 estrategias que fortalecen el direccionamiento estratégico basado en los siguientes criterios:
• Enfoque organizacional del mejoramiento continuo. • Remoción de barreras de mejoramiento, por parte de todos los
colaboradores de la organización.
• Articulación entre los diferentes procesos y grupos de trabajo.
• Seguimiento a los resultados del mejoramiento.
• Fortalecimiento de la comunicación organizacional La actual administración del Hospital Departamental San Antonio de Villamaría está empeñada en demostrar que las E.S.E puede ser reconocida en el medio por su buena gestión, calidad humana y proyección futura, si se adoptan esquemas administrativos comprometidos con la comunidad, orientados a la calidad del servicio y al mejoramiento continuo. El Hospital viene respondiendo a las necesidades de la región, ampliando su capacidad de atención, especializando la entidad, gestionando recursos para adquirir equipos y modernizar la planta física, proceso de cambio, en el que es fundamental la continuidad de los esquemas de direccionamiento comprometidos con la comunidad, orientados a la calidad del servicio y al mejoramiento continuo de los procesos tanto asistenciales como administrativos. Los principales factores administrativos definidos por el equipo de trabajo del Hospital Departamental San Antonio de Villamaría E.S.E que vienen mejorando el posicionamiento de la entidad son: • La redefinición de la plataforma institucional, con énfasis en los servicios de
mediana complejidad.
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• Las estrategias de venta de servicios de salud con las entidades de salud, para captar otros nichos de mercado..
• La proyección de la modernización de Planta física y dotación de equipos.
• La exploración del mercado, que permite detectar las necesidades de la región y con base en ello el Hospital proyecta la ampliación de su portafolio de servicios.
La mejor ventaja comparativa y competitiva que tiene la entidad, es la posibilidad de poder ofrecer en Villamaria los servicios que hoy no están al alcance de la población y que se convertirán en una realidad exitosa y habitual en el Hospital Departamental San Antonio de Villamaria, Caldas E.S.E. La posibilidades del Hospital de permanecer en el mercado y ampliar su plataforma corporativa en beneficio de la comunidad de Vilamaria han aumentado, gracias a la gestión del entorno y la dinámica en el direccionamiento de la entidad. Villamaria, Octubre de 2014
MONICA LILIANA DIAZ HENAO Gerente