INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA CONTABLE APLICADA A SERVICIOS GRÁFICOS PERÚ S. R. L.

1. ANTECEDENTES

Servicios Gráficos Perú SRL, inició sus actividades el 17 de septiembre de 2006; su domicilio legal es Av. Santa Anita Nº 250 - Chorrillos. Es una empresa que presta servicios de maquila a empresas que tienen problemas para gestionar sus procesos de etiquetado, embolsado, embalaje y almacenaje de sus productos. Ocasionalmente recibe encargos de servicios de impresión, los cuales terceriza.

Cuenta con un cliente/socio, el cual les entrega toda la mercadería que importan para que le hagan el servicio de maquila; este cliente comparte los gastos de alquiler del local donde funciona la empresa. Si bien no hay un acuerdo escrito, tácitamente se entiende que el local es para el almacenamiento exclusivo de la mercadería de este cliente; lo cual les impide recibir trabajos de otros clientes.

La estructura orgánica está conformada por un Gerente General, un Gerente de Operaciones, un Administrador – Contable y un Jefe de Planta. Los primeros dos cargos están ocupados por los dos socios de la empresa. El organigrama se muestra a continuación.

Desde la fecha de inicio de sus operaciones, Servicios Gráficos Perú SRL no ha tenido una auditoría del Sistema Contable

2. HALLAZGOS

Durante la realización de la Auditoría Interna del Sistema Contable de Servicios Gráficos Perú S.R.L., se llevó a cabo una inspección en las instalaciones de la empresa se encontraron las siguientes observaciones:

1.1 Revisión del ambiente, hardware y software

a) En la oficina administrativa, donde se encuentra el equipo de cómputo que soporta el sistema, se encontró una caja de cartón conteniendo 5,000 USB, además restos de espuma y otros materiales de embalaje que no habían sido retirados.

b) Los cables no están protegidos dentro de canaletas, c) No existe un plan de mantenimiento correctivo ni preventivo d) Se evidencia que el equipo de cómputo no tiene capacidad al 100% para soportar

el Sistema Contable, esta es bastante antigua, y se pone lenta, demorando algunas transacciones. La capacidad del disco duro es de 40 GB.

e) El sistema operativo utilizado es el Windows XP, pero ni este ni los software utilizados: Microsoft Office y Concar, tienen licencia

f) El Sistema Contable no cuenta con informes de seguridad, es decir, no se puede auditarse la fecha y el usuario que modificó los registros. Asimismo, por ser un software sin licencia, no permite generar automáticamente las copias de seguridad.

g) No existe un procedimiento establecido para realizar la copia de seguridad,

1.2 Comprobación del entrenamiento del personal responsable de los registros

h) El personal encargado de registrar los ingresos y egresos en el Concar no tiene el entrenamiento suficiente en el manejo del Concar, los otros usuarios tampoco dominan el manejo de este sistema.

i) No existe un manual para operar el sistema, sólo con una cartilla de códigos.

1.3 Revisión Estados Financieros correspondientes al año 2010j) Si bien el nuevo Plan Contable Empresarial ha sido adaptado a los

requerimientos de registro de la empresa, la adaptación ha sido parcial, es decir, se han creado las tablas de clientes, proveedores, documentos y otras tablas básicas, pero no se han hecho los amarres correspondientes para obtener Estados Financieros de manera correcta. Para corroborar esto, se pidió al sistema que proporcione el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas del 2010; como resultado, el Balance General salió en blanco y en el Estado de Ganancias y Pérdidas no se reflejaba el Costo de Ventas, mostrando una utilidad mucho mayor de la realmente obtenida. Al ser consultado, el Administrador Contable manifestó que eso lo hacía el contador.

k) No se aplica la normatividad establecida para la impresión y empaste de los resultados. Hasta la fecha no se ha realizado la impresión y empaste del ejercicio de 2010

3. COMPLEMENTACIÓN A LA APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

a) Durante la aplicación de este cuestionario, la Gerente de Operaciones mencionó que, si bien el proveedor del servicio de Internet era Telefónica, no habían activado el servicio de correo al que tienen derecho, sino que utilizaban el Hotmail, y que por seguridad no se tenían instalados software gratuito de música, video, redes sociales, etc.

b) Asimismo, manifestó que se utiliza como medio de pago el cheque para todas las operaciones, se respeta el cronograma tributario (pago dos días antes del vencimiento), los presupuestos consideran el rubro de imprevistos y tienen un fondo de reserva para ellos.

4. CONCLUSIONES

a) El ambiente es seguro para albergar al computador que contiene al Sistema Contable

b) El Hardware cumple medianamente su funciónc) El Software no cumple con los requisitos legales d) Tanto el responsable de realizar los registros de las operaciones, como los

usuarios no dominan el manejo del sistema contablee) El sistema contable no ha sido programado adecuadamente para proporcionar

reportes financieros confiables.

5. RECOMENDACIONES a) Ubicar otro ambiente seguro dentro del local para guardar mercadería de cierto

valor, para no utilizar la oficina. b) Repotenciar o cambiar la computadora que soporta al sistema contablec) Solicitar al proveedor de Internet que instale el correo al que tiene derecho la

empresad) La empresa deberá obtener licencia para el sistema operativo, sistema contable y

otras aplicaciones que utilice; de manera especial la licencia del software contable, ya que de esta manera se podrán generar las copias de seguridad de manera automática y evitar sanciones de INDECOPI

e) La empresa deberá documentar un procedimiento para la realización de las copias de seguridad mensuales, así como para la recuperación de la misma en caso sea necesario.

f) Tanto el Administrador Contable como los demás usuarios deberán llevar un curso sobre el manejo del Concar, a fin de que puedan obtener la información que necesiten en el momento oportuno, sin depender del contador

g) La empresa deberá crear un manual para la operación general del sistema, es decir, tanto para el registro como para la generación de reportes.

h) La empresa deberá solicitar al contador que programe en el sistema contable los amarres correspondientes para que se pueda obtener los reportes financieros de manera correcta en el momento adecuado.

6. COMENTARIOS ADICIONALES

a) La oficina de la Administración, donde se encuentra la computadora que soporta el Sistema Contable es segura, la llave la manejan sólo dos personas, el Administrador-Contable y la Gerente de Operaciones; además la puerta y la ventana tienen rejas de fierro. Durante la entrevista, la Gerente de Operaciones explicó que se había guardado temporalmente esa mercadería en la oficina, con

todo su material de embalaje por seguridad, ya que cada uno tenía un valor de US$10 y no contaban de otro ambiente seguro.

b) Los equipos (CPU, monitor, impresora y router) están conectados en un supresor de picos, y este directamente al tomacorriente. El gerente manifestó que el hecho de que la conexión fuera directa a la toma corriente no permitía colocar canaletas.