informe de auditorÍa con enfoque … · trimestre del año 2013, actividades de mantenimiento...

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INFORME DE AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Exprés

UNIVERSIDAD DE CORDOBA Denuncia N°23 de 2016

INFORME FINAL

CGDC- MAYO DE 2016.

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Contralor Departamental de Córdoba EMILIO OTERO DAJUD

Vice contralor JULIO ELIECER LORA HERNANDEZ.

Contralor Auxiliar Delegado para el Control Fiscal OMAR ANDRES MONTES DIAZ

Equipo de Auditores:

Integrante del Equipo Auditor DIANA LUCIA ÁLVAREZ HUMÁNEZ

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TABLA DE CONTENIDO Página 1 CARTA DE CONCLUSIONES 4 2 RESULTADO DE AUDITORIA 5 3 CONCLUSIONES 13

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Montería Doctor JAIRO TORRES OVIEDO Rector de la Universidad de Córdoba Montería – Córdoba Asunto: Carta de Conclusiones Cordial saludo: La Contraloría Territorial, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Exprés a la Universidad de Córdoba en atención a denuncia radicada No. 23-2016, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia y eficacia. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento de Córdoba. La responsabilidad de la Contraloría General del Departamento de Córdoba consiste en producir un Informe de Auditoría Exprés que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría General del Departamento de Córdoba, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión adelantada en el proceso de contratación UP-0025-2013 y 0118-2014, no vulneró los principios de economía, eficiencia y eficacia. Por lo tanto, se considera que no presenta méritos suficientes para establecer ningún tipo de observaciones y/o hallazgos, y procede al cierre y archivo de la Denuncia de fecha 19 de febrero de 2016, radicada en la oficina de participación ciudadana con el

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número 23, que señala como hechos “Presuntas irregularidades en el manejo de los recursos propios de la Universidad de Córdoba durante la vigencia fiscal 2013 y 2014, en especial en la ejecución de los contratos UP-0025-2013 y 0118-2014”. RELACIÓN DE OBSERVACIONES En desarrollo de la presente auditoría, no se establecieron hallazgos administrativos, disciplinarios, fiscales o penales. RESULTADO DE LA AUDITORIA 1. ANTECEDENTES En el proceso de Participación Ciudadana se radicó la denuncia No. 23 de 2016, que hace referencia a “Presuntas irregularidades en el manejo de los recursos propios de la Universidad de Córdoba durante la vigencia fiscal 2013 y 2014, en especial en la ejecución de los contratos UP-0025-2013 y 0118-2014”, una vez analizados los hechos denunciados se consideró pertinente Articularla al Proceso de Control Fiscal en el cual se procedió a adelantar una Auditoria Exprés. Mediante comunicación No. 0187 de fecha 12 de abril de 2016, el Contralor Auxiliar Delegado para el Control Fiscal, comisiona para desarrollar una auditoria exprés a la denuncia radicada en el proceso de Participación Ciudadana bajo el No. 023 - 2016. 2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA EXPRÉS Una vez comisionada y puesto en conocimiento la denuncia de referencia, la auditora Diana Álvarez Humánez, se traslada a las instalaciones de la Universidad de Córdoba los días 13, 14 y 15 de abril de 2016, para practicar visita y verificar la información relacionada con la investigación; para determinar y pronunciarse sobre las presuntas irregularidades. En el desarrollo de la auditoria la funcionaría comisionada procedió a solicitar los contratos UP-0025-2013 y 0118-2014, suscritos por la Universidad de Córdoba en las vigencias 2013 y 2014, relativos a “MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LAS INSTALACIONES FISICAS Y ELECTRICAS DE LAS CAFETERIAS DE LA SEDE CENTRAL, BERASTEGUI Y LORICA DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA” y “REMODELACION Y MODERNIZACION DE LAS CAFETERIAS CENTRAL SEDE MONTERIA Y SEDE BERASTEGUI EN LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA”, respectivamente. Analizada la información suministrada por la entidad y como resultado de las visitas de campo correspondientes a las obras relacionadas en los contratos, se determinó lo siguiente:

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En la vigencia 2013, la Secretaría de Salud y seguridad Social de la Alcaldía de Montería realizó visita de inspección, vigilancia y control a las Cafeterías de la Universidad de Córdoba, con el fin de verificar las condiciones higiénico-sanitarias de espacios de servicio a la Comunidad Universitaria, de conformidad con lo establecido en la legislación sanitaria vigente; como resultado de ésta visita se generó el informe S.S.M. 101-2013 presentado por la Secretaría de Salud en fecha 20-02-2013. El informe en referencia, establece que las cafeterías universitarias no están cumpliendo con los requisitos sanitarios que exige la ley por el pésimo estado de las instalaciones y la obsolescencia tecnológica de sus equipos, además de no disponer de los espacios suficientes para atender el 100% de la demanda diaria (se atendía el 23% de la población estudiantil), por lo que se emitió concepto Desfavorable para la institución y se requirió el cumplimiento de las exigencias relacionadas en el cuerpo del informe. Mediante Acta de Consejo de Planeación No 2 de fecha 18 de abril de 2013, en la cual asistieron los jefes de las dependencias que conforman el consejo de planeación: Rectora, Vicerrector Académico, Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo, y el Vicerrector Administrativo, se evidencia que se definieron los siguientes acuerdos, como se detalla a continuación: “… 1. En primera instancia, se leyó el informe presentado por la secretaría de salud , el informe muy preocupante por la cantidad de debilidades encontradas: pisos en mal estado, cielos rasos mal acabados, problemas de roedores e insectos, enchapes no adecuados, mesones en mal estado, campana extractoras completamente sucias y la de Berasategui sin funcionar, no hay áreas de trabajo bien delimitadas en las cafeterías existentes, capacidad muy limitada para el número de usuarios actuales de la universidad (más de 11000 estudiantes), la cafetería actual fue construida hace más de treinta años. Entre otras observaciones que se pueden verificar en dicho informe. 2. A sabiendas de que en el informe la secretaría de salud concluye: ¨” Hacer una Remodelación total o hacer una nueva cafetería”, se decide aumentar el presupuesto hasta 293 millones en áreas de hacer las adecuaciones necesarias , más relevantes, que permitan ofertar los más de 2000 almuerzos diarios en las cuatro cafeterías en las distintas sedes. Estos recursos serán destinados a las adecuaciones físicas y eléctricas mínimas que permitan mantener abiertas las cafeterías , con el compromiso de que el próximo año (Plan de Inversión 2014) se destinará un recurso económico suficiente para subsanar las debilidades de mayor costo, dado que los recursos de inversión de este año son limitados y están comprometidos en otros proyectos que también son muy importantes para satisfacer las necesidades físicas y tecnológicas de los planes operativos de las distintas facultades de la Universidad de Córdoba. 3. Modificación de la Resolución 046 de fecha 4 febrero del 2013, Plan de Inversiones 2013. En aras de dar cumplimiento a las necesidades mínimas de adecuación de las cafeterías de la Universidad de Córdoba se decidió asignar un presupuesto mayor(293 millones) en el plan de inversiones 2013, lo cual conduce a la modificación del plan inicial y será presentado a la rectora para su firma. Queremos dejar claro que dentro del plan de desarrollo presentado por la rectora, para su designación, y aprobado por el consejo superior para el periodo rectoral 2013 – 2015 se contempla dentro de los compromisos prioritarios la Remodelación y Modernización de las Cafeterías de la Universidad de Córdoba. Compromiso que será cumplido en la vigencia 2014 (Plan de Inversión

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2014), donde se le asignará el recurso económico suficiente para dar cumplimiento a una cafetería más amplia y moderna atendiendo sugerencias de secretaría de salud….”

Lo anterior, evidencia que en atención al informe de la secretaría de salud y en aras de evitar el cierre de las cafeterías de las diferentes sedes, la Universidad de Córdoba, le dio cumplimiento parcial a los requerimientos, realizando en el primer trimestre del año 2013, actividades de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos existentes (estufas industriales y campanas extractoras) y las instalaciones eléctricas, reparación de humedades y filtraciones en cubiertas y paredes, montaje y sustitución de griferías de baño, reparación de grifería, carpintería metálica y pintura en general a las cafeterías de las Sedes Central y Berastegui, a través del contrato de obra No 0025-2013, como se detalla a continuación: CONTRATO DE OBRA No UP-0025-2013, DE FECHA 2 DE MAYO DE 2013

OBJETO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LAS INSTALACIONES FISICAS Y ELECTRICAS DE LAS CAFETERIAS DE LA SEDE CENTRAL, BERASTEGUI Y LORICA DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA.

CONTRATISTA ML DISEÑO Y CONSTRUCCION SAS

VALOR INICIAL $292.961.408

PLAZO 15 DIAS

SUPERVISOR WILSON NAVARRO HERNANDEZ

ACTA DE INICIO 10 DE MAYO DE 2013

ACTA FINAL 20 DE MAYO DE 2013

ACTA DE LIQUIDACION SIN FECHA

Posteriormente, mediante Acta de consejo de planeación No 1 de fecha 30 de enero de 2014, se tomaron las siguientes decisiones: “….La rectora, Alba Durango, y el Jefe de planeación Dr Everaldo Montes explican que es un compromiso establecido en el plan de desarrollo, aprobado por el consejo superior de la universidad y con el cual fue elegida como rectora para el periodo 2013 – 2015; El de remodelar y modernizar las cuatro cafeterías de la Universidad de Córdoba. Así como también un compromiso verbal adquirido con la funcionaria de secretaría de salud una vez presentado el informe en febrero del 2013. Pero dada las limitaciones en el recurso económico de que disponemos para abarcar la mayoría de la necesidades de infraestructura de los distintos programas académicos de la Universidad, se decidió asignar un recurso de Mil millones para “REMODELAR Y MODERNIZAR LA CAFETERIA CENTRAL (Sede Montería) Y BERASTEGUI (Sede Berasategui). Se explica que en caso de tener algún recurso adicional en recaudo de estampilla serán incluidas las cafeterías faltantes:( SALUD, Sede Central y Cafetería de Lorica). En caso de no hacerse estas serán incluidas en posteriores planes de inversión. Las dos cafeterías priorizadas en este plan (2014) están fundamentadas en que hay una gran población de estudiantes estratos 1 y 2 que se beneficiaran con esta remodelación y ampliación de la

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infraestructura mencionada(aproximadamente 1500 almuerzos diarios).Queremos resaltar que de acuerdo al informe de la secretaría se hace necesario una remodelación total donde se incluyan las áreas bien delimitadas de procesamiento de los alimentos(picado de verduras, procesamiento, almacenamiento de granos, picado de verduras, entrada de materias primas y zona de residuos entre otras) donde se practiquen las buenas prácticas de manufactura(BPM), Lo que no se aprecia en la cafetería actual. De acuerdo a los criterios del personal técnico de planeación se recomienda abordar en esta Remodelación lo siguientes aspectos: La solución debe incluir todos los servicios profesionales requeridos para llevar a cabo el objeto convenido, consistente en la remodelación de las Cafeterías Central Sede Montería y Sede Berástegui, cumpliendo con los requerimientos de la Norma. 1. Obras Preliminares 2. Demoliciones, desmontes y retiros 3. Excavaciones y rellenos 4. Estructuras en concreto 5. Mampostería 6. Cubierta 7. Pañetes 8. Pisos y enchapes 9. Carpintería metálica 10. Instalaciones eléctricas 11. Instalaciones hidrosanitarias 12. Estuco y pintura 13. Equipos especiales 14. Aseo y limpieza Después de una amplia discusión el consejo de planeación consideró prioritaria los siguientes proyectos(los cuales hacen parte de las necesidades de las facultades expresadas en los planes operativos de los distintos programas académicos de la Universidad de Córdoba: 1. Cabeado estructurado de Edificio administrataivo 2. Dotación de Mobiiarios y cableado estructurado de la sala de informatica de departamento de

Informatica y medios audiovisuaes. 3. Cableado estructurado de la sala de Maestría en Geografía 4. Cableado estructurado, adecuaciones físicas y dotación de algunos aires acondicionados en las

sedes de Sahagún, planeta rica y MonteLíbano, 5. Renovación de puntos de cableado estructurado de la Biblioteca, 6. Conexión de fibra en planta piloto, anfiteatro y Laboratorio de Labras sede Berástegui. 7. Adecuación física y cableado estructurado de la sala de informática de la Facultad de Ciencias de

la salud. 8. Sostenimiento y seguridad de los centros de cableado 9. Adquisición de derechos de actualización y asistencia a los sistemas(Power campus, Seven y

kactus). 10. Adquisición de software para acreditación institucional. 11. Adquisición de software de Gestión documental. 12. Fase II de Construcción, adecuación, montaje y puesta en marcha del Data center Institucional. 13. Dotación y Renovación tecnológica de equipos (saa 2 de matemática , 3,4 y 5 de informática aula

móvil de informática y salud, 14. Adquisición , configuración e implementación de sistema de control de acceso peatonal en sede

central, 15. Adquisición. de cámaras de seguridad en la sede central, 16. Complemento de a infraestructura Blade. 17. Adecuaciones, remodelaciones y dotaciones de oficinas administrativas de ODESAD sede central

e Ingeniería Industrial. 18. Construcción de a segunda parte de a tercera fase de as pantas pilotos sede berastegui, 19. Pavimentación de a vía de acceso principal de la sede de Berástegui, 20. Renovación de cubiertas en áreas administrativas y de apoyo de docencia de la sede berastegui, 21. Instalación de cubierta en área de la piscina de la sede central Unicor. 22. Adecuación y ampliación de las cafeterías principal de la sede central y Cafetería de Berastegui. 23. Estudios previos Edificio Altos de centros estudios para la paz, 24. Adquisición e implementación de sistemas de aires acondicionados en el laboratorio de Morfo

fisiología en Berástegui.

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25. Adecuación de sistemas de aires acondicionados

26. Adquisición e implementación de sistemas de aires acondicionados en la biblioteca central. Conclusiones y varios. A pesar de que en los planes operativos existen necesidades de infraestructura tanto física como tecnológica, las cuales superan el total de los recursos disponibles de inversión (Recursos Nación, estampilla), quedarán pendientes en orden de prioridad para ejecutarse con recursos CREE y adicionales que se generen por recursos adicionales a los proyectados en el rubro de estampilla departamental…..”

Es así, que siendo requisito gestionar en el menor tiempo posible, proyectos de remodelación y modernización de las instalaciones actuales que respondieran a las nuevas necesidades sociales, ambientales, culturales y administrativas de la Institución, garantizando la prestación de un buen servicio y por consiguiente, el mejoramiento de la calidad de vida y el bienestar de operarios y usuarios. En la vigencia 2014 la Universidad de Córdoba realiza Invitación a Licitación Pública UC No 037-2014, suscribiéndose el Contrato de Obra Pública No 0118-2014, el cual se detalla a continuación: CONTRATO DE OBRA PUBLICA No

0118-2014, DE FECHA 10 DE DICIEMBRE DE 2014

OBJETO REMODELACION Y MODERNIZACION DE LAS CAFETERIAS CENTRAL SEDE MONTERIA Y SEDE BERASTEGUI EN LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA.

CONTRATISTA CONSTRUCTORA GENESAB S.A

VALOR INICIAL $1.000.000.000

PLAZO 5 MESES

SUPERVISOR WILSON NAVARRO HERNANDEZ

ACTA DE INICIO 5 DE ENERO DE 2015

ADICION 1 Y PRORROGA 1 03 DE JUNIO DE 2015

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE OBRAS

28 DE JULIO DE 2015

ACTA DE LIQUIDACION 31 DE JULIO DE 2015

Con relación a las inspecciones de obras de los contratos 0025-2013 y 0118-2014, realizadas por la comisión auditora en las cafeterías de las diferentes sedes de la Universidad de Córdoba, se constató el cumplimiento de los objetos contractuales, evidenciándose que se ejecutaron las actividades contratadas y que se encuentran prestando el servicio a la comunidad estudiantil, tal como se evidencia en el siguiente registro fotográfico:

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Cafetería sede Montería:

Cafetería Sede Central:

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Cafetería Sede Salud

Cafetería Sede Lorica:

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Cafetería Sede Berastegui:

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3. CONCLUSIONES En el desarrollo de la Auditoria Exprés realizada a la Universidad de Córdoba, como consecuencia de la denuncia No. 23 de 2016, que hace referencia a “Presuntas irregularidades en el manejo de los recursos propios de la Universidad de Córdoba durante la vigencia fiscal 2013 y 2014, en especial en la ejecución de los contratos UP-0025-2013 y 0118-2014”, se concluyó una vez analizado los hechos denunciados que no se establecieron hallazgos administrativos, disciplinarios, fiscales o penales, teniendo en cuenta lo siguiente: En la revisión documental se pudo establecer que la Universidad de Córdoba en la vigencia 2013, a través del contrato No UP-0025-2013 realizó mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones físicas y eléctricas de las cafeterías de la sede central, Berastegui y Lorica de las diferentes dependencias de la Universidad de Córdoba; y por otro lado, en la Vigencia 2014, mediante Contrato 0118-2014 la Universidad de Córdoba realizó la remodelación y modernización de las cafeterías central sede Montería y sede Berastegui. Con relación a las inspecciones de obras de los contratos 0025-2013 y 0118-2014, realizadas por la comisión auditora en las cafeterías de las diferentes sedes de la Universidad de Córdoba, se constató el cumplimiento de los objetos contractuales, evidenciándose que se ejecutaron las actividades contratadas y que se encuentran prestando el servicio a la comunidad estudiantil. Por lo dicho anteriormente, la comisión auditora no encuentra méritos suficientes para establecer ningún tipo de observaciones y procede al cierre y archivo de la presente denuncia referente a las presuntas irregularidades en el manejo de los recursos propios de la Universidad de Córdoba durante la vigencia fiscal 2013 y 2014, en lo relativo a la ejecución de los contratos UP-0025-2013 y 0118-2014. DIANA LUCIA ALVAREZ HUMANEZ Auditor

informe de auditorÍa con enfoque … · trimestre del año 2013, actividades de mantenimiento...

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