MUNICIPIO DE HISPANIA – ANTIOQUIA “HISPANIA DE TODOS”

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 2012 -2015

Hispania - 2013

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

CATALINA BOLIVAR LONDOÑO

Período evaluado: Julio a Noviembre -2013

Fecha de elaboración: Noviembre de 2013

Subsistema de Control Estratégico

Avances

Ambiente de Control: Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.

La Alta Dirección refleja su compromiso con el subsistema de control estratégico en su elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos, por cuanto se creó el Código de Ética; este documento contiene los Principios Éticos de la entidad y fue construido participativamente con el Equipo de Gobierno y Equipos de Trabajo.

La administración municipal cuenta con el Código de Ética aprobado mediante acto administrativo, instrumento que vierte los principios y reglas que rigen a los servidores públicos de la municipalidad, desde la óptica de la rectitud, transparencia y legalidad, ante los demás y ante la comunidad, en los asuntos propios del que hacer administrativo, demostrando respeto hacia los compromisos y responsabilidades adquiridas, promoviendo el logro de los objetivos personales y mostrando una cara amable de la Entidad.

Este elemento se considera de vital importancia en el actuar de la administración, razón que se debe continuar realizando de socialización del mismo para una plena apropiación por parte de los funcionarios y consecuente articulación con la cultura organizacional, teniendo en cuenta políticas gubernamentales como la Transparencia y Anticorrupción – Ley 1474 de 2011 y nueva normatividad que regule la materia.

La Administración Municipal, continua con el fortalecimiento y socializando los elementos ya implementados en este subsistema con los empleados, y ajustando con la nueva normatividad dada por el DAFP.

En la Entidad se han definido y aplicado mecanismos de socialización de los valores a todos los servidores de la entidad y los particulares que ejercen funciones públicas; ellos son curso de inducción – re inducción y se continua esta actividad con los nuevos y antiguos funcionarios.

Planes y Programas.

Se trabaja con base en el Plan de Desarrollo vigencia 2012 – 2015 y el compromiso de la alta dirección en el

adecuado funcionamiento al interior Administración haciendo los cambian que sean del caso con sus soportes jurídicos.

También se continuó haciendo el proceso de inducción y reinducción del Manual de Funciones y Competencias con los nuevo y antiguos empleados.

Todos los planes y programas de la entidad se están cumpliendo en su totalidad según plan de desarrollo; incluso, por la gestión del Gobierno Municipal, hay nuevos planes y programas en beneficio de la comunidad que se reflejan por el impacto que causan en la población beneficiada.

La Entidad cuenta con documentos adoptados y divulgados que contienen Misión, Visión, objetivos institucionales e indicadores; estos documentos están representados en el Plan de Desarrollo 2012 – 2015

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Desarrollo del Talento Humano. La entidad da cumplimiento a las políticas de Talento Humano según parámetros del Departamento

Administrativo de la Función Pública y la Comisión Nacional del Servicio Civil, el diseño del Manual específico

de funciones y competencias laborales adoptado mediante el Decreto 098 de 2012. Para la vigencia 2013, con ayuda del equipo de trabajo (secretario de educación, gobierno y servicios

administrativos, secretaria de hacienda y secretaria de planeación) hay compromiso de trabajo constante y continúo por el desarrollo del talento humano donde se programo una jornada de bienestar laboral para ser realizadas por la Secretaria de educación, gobierno y Servicios Administrativos, Secretaria de Salud y todos los funcionarios de la administración municipal buscando mejorar el clima organizacional y competencias humanas en lo referente al compartir y relaciones humanas. Se espera para la vigencia 2014 mejorar ese componente que es para beneficios de todos los funcionarios y sus familias.

Estilo de Dirección

El compromiso de la alta dirección para con la aplicación de las herramientas y políticas que permiten la implementación y mejora continua del MECI se expresan a través del Código del Buen Gobierno, Código de Ética, Manual de Auditorías Internas, Manual de Administración del Riesgo.

Se está haciendo seguimiento al MECI por la Alta Dirección, con el apoyo del asesor de control externo de control interno y evidenciar la aplicabilidad para tener información suficiente para el reporte del informe ejecutivo anual con sus evidencias.

La Alta Dirección desde su rol estratégico, ha dado lineamientos y ha priorizado temas como el mejoramiento de las comunicaciones, el establecimiento de las estrategias anticorrupción y atención al ciudadano con su personal de planta y contratistas.

Se continuó revisando los diferentes documentos MECI implementados mirando su aplicabilidad y su actualización.

Además se está ajustando el Manual de Procesos y Procedimientos y poder caracterizar los procesos de acuerdo a cada dependencia con la nueva actualización manual de Funciones y Competencias laborales; se le entrego al Comisario de Familia y la Inspectora de Tránsito y Transporte para continuar con los funcionarios que faltan.

Dificultades

• En lo referente al Talento Humano falta lo referente a los incentivo pero la Alta Dirección ve la importancia por esos se esta trabajando en su manejo y aplicación para vigencia 2014.

En cuanto al Manual de Proceso y Procedimiento se está ajustando según nuevo Manual de Funciones en vigencia 2013 y se va continuar en la vigencia 2014 con los secretarios de dependencia y funcionarios del Municipio de Hispania que falten.

Hay un poco de desconocimiento MECI por los empleados pero hay compromiso por el manejo y aplicabilidad de la Alta Dirección y funcionarios.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

Actividades de Control, Políticas de Operación, Procedimientos, Controles.

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La Entidad cuenta con un modelo de operación por procesos orientado al cliente y que fue diseñado por la administración anterior pero no fue socializado con los funcionarios, pero esta nueva administración en cabeza del señor alcalde y ayuda de su Secretaria de Educación, Gobierno y Servicios Administrativos ve la importancia de darle aplicabilidad y ser socializado y ajustado según cada puesto de trabajo con el nuevo Manual de Funciones y Competencias en vigencias 2013 y 2014.

Finalmente es factible afirmar que el Modelo de Operación por Procesos implementado en la entidad esta en proceso de ser entendido para ser aplicado por todos los funcionarios en vigencia 2014.

La Administración Municipal continúa trabajando en la revisión y fortalecimiento MECI, procesos, procedimientos, formatos y controles, para lograr el cumplimiento de la gestión institucional y el mejoramiento continuo en vigencia 2013, y esperar seguir mejorando y afianzando los conocimientos y lo ajustado para el 2014.

• Para vigencia del 2013, se continúa trabajando en el manejo de la información interna y externa que se maneja al interior Administración por medio correo interno, carteleras, megáfonos, circulares.

Estructura Organizacional

La Administración Municipal cuenta con una estructura organizacional planta de funcionarios, la cual contribuye a la gestión por procesos, esta característica se argumenta en el hecho de que la estructura ha pasado a tener tres niveles con los que cuenta en la actualidad para un mejor desarrollo administrativo y para darle cumplimiento ley 617.

Indicadores

La administración municipal continua la revisión de los indicadores para hacer un seguimiento al cumplimiento vigencia 2013 y vigencia 2014 y mirar Plan de Desarrollo su ejecución, además se está en proceso de creación del manual de indicadores de gestión para ser adoptado por acto administrativo y socializado, para la consolidación del informe de gestión, lo anterior y tener herramientas para hacer la rendición de cuentas a la comunidad.

Además se realizo una evaluación independiente a las secretarias mirando el cumplimiento de las metas, proyectos, manejando un porcentajes que servirán para los indicadores de gestión.

Información y Comunicación Pública. La Entidad cuenta con canales de información virtual página web, los cuales permiten la interacción con los

usuarios para la rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas y la validación de los instrumentos, entre otras.

• En lo referente a la información y comunicación la Entidad cuenta con página web y el perifoneo y carteleras, correos interno para comunicarse entre dependencias, circulares.

Dificultades

• Se está trabajando en las políticas de operaciones ya que no se tiene conocimiento ni aplicabilidad de ellas. • Se está ajustando el Manual de Procesos y Procedimientos por dependencia según nuevo manual de

Funciones.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

Auditorias:

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• La Administración Municipal con apoyo del asesor externo de control interno se creo el Manual de Auditorías Internas para tener herramientas en auditorias que se realicen al interior de la Entidad.

• Se aprobó el Manual de Auditorías Internas mediante resolución 153 del 22 de noviembre 2013; y el Manual de Administración Riesgo se aprobó mediante resolución 155 del 29 noviembre 2013 y se esta proceso de socialización, que van a servir para hacer seguimiento a la Administración Municipal y son herramientas muy útiles para evaluar la gestión y cumplimiento de las funciones internas y hacer seguimiento al plan anticorrupción presentado el 30 de abril de 2013 y al que hacer administrativo mirando la mejora continua.

• También contamos con los planes de mejoramientos suscritos con la Contraloría General de Antioquia en las diferentes vigencias, para hacer una retroalimentación y poder identificar las falencias administrativas y trabajar en ellas.

• Se realizó auditoria integral por la Contraloría General de Antioquia en la última semana de agosto 2013 donde le fue bien a la Administración Municipal ya que auditaron vigencia 2012 y dijeron que tenía muy buena organización en todos los campos contratación y hacienda; además se realizó seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento que se cumplió en su mayoría.

• Se está en la creación de un nuevo Manual de Atención al Usuario, para mejorar la calidad en la prestación de los servicios administrativos que ofrece la Entidad a la Comunidad de Hispania para vigencia 2014, ya que se vio la necesidad en la vigencia 2013.

Evaluación Independiente.

Se realizó evaluación independiente a las secretarias haciendo seguimiento al Plan de Desarrollo, mirando cumplimiento de metas, proyectos mirando cómo va y en que van agrazados o al contrario ya cumplieron.

La oficina de Control Interno, en el período comprendido entre los meses de julio y noviembre de 2013, presentó los siguientes informes: • Se apoyo en la elaboración del Reporte de Empleos de Servidores Públicos y Contratistas ante la Comisión

Nacional del Servicio Civil y la Contraloría General de la República.

• Se apoyo en la elaboración en el Reporte de Ley de Cuotas o Participación Femenina en la Administración Municipal y que cargos ocupan ante el Departamento Administrativo de la Función Publica

Dificultades

• No se tenía manual de Auditoria Internas en cuanto a la importancia y transcendencia al interior de la Entidad, para hacer seguimiento y evaluación por lo tanto no se hizo auditoría interna pero si evaluación independiente a las secretarias.

• El compromiso de los funcionarios en los planes individuales, y en poner en práctica esa cultura de control y autocontrol, autogestión.

Estado general del Sistema de Control Interno

El Modelo Estándar de Control Interno para las Entidades del Estado Colombiano - MECI 1000:2005, se ha implementado y ajustado y se viene desarrollando en la Administración Municipal, siguiendo los criterios de las normas constitucionales y legales vigentes, así como los lineamientos emitidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno para los Entes Territoriales y el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. La Entidad se encuentra en un nivel medio y avanzando en la Implementación del Sistema de Control Interno; además hay un alto compromiso de la Alta Dirección para que se aplique y funcione en beneficio de la

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Administración Municipal. Además se están dando cumplimiento a todos los requerimiento de ley plan anticorrupción, informe pormenorizado ley 1474 de 2011. La administración municipal en cabeza del señor alcalde y sus secretarias están con un alto compromiso para que funcione el sistema de control interno al interior; y sirva de herramienta administrativa en el quehacer diario.

Recomendaciones

- Se recomienda darle continuidad y hacer seguimiento al Sistema de Control Interno, con el fin de que se sostenga en el tiempo y se le pueda hacer un seguimiento en su aplicabilidad y beneficios.

- Se recomienda hacer seguimiento a los diferentes informes que debe presentar Municipio de Hispania tanto en la página web del municipio como ante la Comisión Nacional del Servicio Civil y ante Departamento Administrativo de la Función Pública Plan y así no entrar en una omisión y un posible proceso disciplinario.

- Seguir fortaleciendo los elementos ya implementados para darle continuidad y no se caiga el sistema o sea obsoleto; con el acompañamiento del personal idóneo según las competencias exigidas ley 1474 de 2011 estatuto anticorrupción.

CATALINA BOLIVAR LONDOÑO Secretaria de Educación, Gobierno y Servicios Administrativos